JP2006092023A - 文書管理用コンピュータプログラムならびに文書管理装置および方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 ユーザーグループを考慮して有用な文書をランキングする。
【解決手段】 文書ランキング条件指定部１４は、文書ランキングを表示するための条件を指定する。文書ランキング集計部１５は、指定された条件に基づいて参照履歴を取得し、ユーザーグループの観点で重み付けしたスコアリングルールに基づいて文書のスコアを文書ごとに集計して文書ランキングを作成する。文書ランキング提示部１７は、文書ランキング集計部１５にて作成された文書ランキングを、ユーザーに提示する。
【選択図】 図１

Description

この発明は、文書管理システムにおいて文書の参照履歴に基づいた文書の重要度のランキングを利用者に提示する技術に関する。

従来の文書管理システムでは、ユーザーが有用な文書を知る方法として、文書のアクセス頻度に基づいてよく利用されている文書を判定する方法がある。

例えば、特許文献１では、文書の参照履歴と登録更新日時による重み付けから文書の有用度を計算し、有用度が境界値を上回る文書を一覧表示する技術を示している。また、特許文献２では、検索処理においてより最近登録された文書やより多く参照されている文書のスコアを高くする方法を示している。

しかしながら、多様なユーザーがアクセスする文書管理システムの場合、このようにシステム全体でのアクセス頻度に基づいて文書を抽出する方法では、ユーザー自身に関係の無いコミュニティでよく利用している文書も抽出される。そのような文書は、そのユーザーにとって必ずしも有用な文書ではなく、そのような文書が多く抽出されると、ユーザーにとって有用な文書を見つけづらくするという問題がある。
特開２００１−５７０５公報 特開２００１−８４２５６公報

この発明は、以上の事情を考慮してなされたものであり、ユーザーが属するグループに着目して文書を抽出できるようにする技術を提供することを目的としている。

この発明の原理的な構成例によれば、上述の目的を達成するために、ユーザーが文書を参照した履歴情報とユーザー・グループの関係からスコアを集計し、スコアの高い文書を順にランキング表示する。これによって、ユーザーに有用と考えられる文書を抽出提示することができる。

さらに、本発明を、後に詳述する実施例の参照番号等を参考に付して、説明する。参照番号等はあくまでも説明の便宜上付したものであり、限定的に解釈すべきものではない。

この発明の一側面によれば、上述の目的を達成するために、文書管理装置に：文書を登録管理する文書登録手段（文書管理部１０）と；ユーザーの参照要求に基づいて上記文書登録手段に登録されている文書を参照させる文書提示手段（文書参照部１３）と；文書の参照履歴を記憶する文書参照履歴記憶手段（参照履歴管理部１２）と；ユーザーと所属グループとの関係を規定するユーザー・グループ情報を記憶するユーザー・グループ情報記憶手段（ユーザー・グループ管理部）と；所定の範囲に属する文書に関して文書一覧要求を要求ユーザーから受け付ける文書一覧要求受け付け手段（文書ランキング条件指定部１４）と；上記所定の範囲に属する文書について、当該文書の参照履歴と上記ユーザー・グループ情報とに基づいてスコアを算出するスコア算出手段（文書ランキング集計部１５）と；上記スコアに基づいて文書を選択してその一覧を上記要求ユーザーに提示する文書一覧提示手段（文書ランキング提示部１７）とを設けるようにしている。

この構成においては、一覧を要求するユーザーの所属グループに着目して文書をスコア付けするので当該ユーザーに有用と考えられる文書を抽出することができる。

この構成において、上記スコア算出手段は、好ましくは、上記文書一覧要求を行なった要求ユーザーのグループに属するグループ所属ユーザーによる参照によりスコアを大きくなるようにする。

また、上記要求ユーザーと同じグループに属するグループ所属ユーザーが登録した文書についてはスコアが大きくなるようにすることが好ましい。

また、上記文書の参照履歴を文書のバージョンに基づいて管理し新しいバージョンの参照ほどスコアを大きくするようにしてもよい。

また、指定されたユーザーによる参照によりスコアが大きくなるようにしてもよい。

また、指定されたユーザー登録した文書についてはスコアが大きくなるようにしてもよい。

また、当該文書に参照しているユーザーの分散が大きいほどスコアが大きくなるようにしてもよい。

さらに、一定期間継続して参照されている文書のスコアを大きくするようにしてもよい。

なお、この発明は装置またはシステムとして実現できるのみでなく、方法としても実現可能である。また、そのような発明の一部をソフトウェアとして構成することができることはもちろんである。またそのようなソフトウェアをコンピュータに実行させるために用いるソフトウェア製品もこの発明の技術的な範囲に含まれることも当然である。

この発明の上述の側面および他の側面は特許請求の範囲に記載され以下実施例を用いて詳述される。

この発明によれば、一覧を要求するユーザーの所属グループに着目して文書をスコア付けするので当該ユーザーに有用と考えられる文書を抽出することができる。

以下、この発明の実施例について説明する。

図１は、本発明を文書管理システムに適用した実施例を示している。文書管理システムは例えばサーバコンピュータに文書管理用コンピュータプログラムを記録媒体またはダウンロードによりインストールして構成される。サーバコンピュータのＣＰＵ、外部記憶装置等のハードウェア資源とソフトウェア資源により文書管理システムの各機能（手段）が実現される。

図１において、文書管理システム１００は、通信ネットワーク３００を介してクライアント端末２００に接続されている。クライアント端末２００から文書管理システム１００に各種のリクエストを送り、文書登録、文書閲覧、検索等の種々のサービスを受けることができる。文書管理システム１００は、模式的に示すと、文書管理部１０、ユーザー・グループ管理部１１、参照履歴管理部１２、文書参照部１３、文書ランキング条件指定部１４、文書ランキング集計部１５、文書ランキング提示部１７等を含んで構成される。

文書管理部１０は、文書とその属性情報を管理する。文書の属性情報には、文書を一意に識別する文書ＩＤと文書の所有者（登録者）であるユーザーのＩＤが含まれる。文書の属性情報は例えば図３に示すとおりである。

ユーザー・グループ管理部１１は、ユーザーとグループの属性情報、およびユーザー・グループ間の関係を管理する。ユーザーとグループの属性情報には、それぞれ一意に識別するためのＩＤが含まれる。また、ユーザーは複数のグループに所属できる。

参照履歴管理部１２は、文書の参照履歴を管理する。参照履歴情報は、参照日時、文書ＩＤ、ユーザーＩＤから構成される。

文書参照部１３は、ユーザーが指定した文書を文書管理部１０より取得しユーザーに提示する。その際に参照履歴を作成し参照履歴管理部１２に登録する。

文書ランキング条件指定部１４は、文書ランキングを表示するための条件を指定する。条件としては、参照履歴のうちいつからいつまでを対象にするかといった期間指定が含まれる。

文書ランキング集計部１５は、指定された条件に基づいて参照履歴を取得し、後述のスコアリングルールに基づいて文書のスコアを集計して文書ランキングを作成する。

文書ランキング提示部１７は、文書ランキング集計部１５にて作成された文書ランキングをユーザーに提示する。

参照履歴管理部１２で管理される情報と、ユーザー・グループ管理部１１で管理される情報の関係を図２に示す。

文書ランキング集計部１５が参照履歴から文書のスコアを集計するためのスコアリングルールとしては以下のものがある。

（１） 同じグループに所属するユーザーによる参照

文書ランキングの提示を要求したユーザーと同じグループに所属するユーザーの参照した文書のスコアを高くする。具体的には、参照履歴情報から文書毎の参照回数を求める際に、同じグループに所属するユーザーが参照した場合は値が高くなるような係数をかけて参照回数を集計する。

これにより、同じグループに所属するユーザーがよく参照している文書、すなわちそのユーザーの業務にとって関係する可能性が高い文書を見つけることが容易になる。

（２） 同じグループに所属するユーザーが登録した文書

文書ランキングの提示を要求したユーザーと同じグループに所属するユーザーが登録した文書のスコアを高くする。具体的には、参照履歴情報から文書毎の参照回数を求めた後に、同じグループに所属するユーザーが登録した文書は値が高くなるような係数をかけて参照回数を集計する。

（３） 特定のユーザーによる参照

指定したユーザーの参照回数が多い文書のスコアを高くする。具体的には、あらかじめ特定のユーザーとそのユーザーによる参照履歴に対する係数を関連づけて保持しておき、参照履歴情報から文書毎の参照回数を求める際に前記のユーザーの参照については指定された係数をかけて参照回数を集計する。ユーザーと係数の組は、システム全体または文書ランキングの提示を要求するユーザーごとに保持するものとする。
これにより、一定の知識を持つユーザーに高い係数を設定しておけば、有用な可能性が高い文書を見つけることが容易になる。

（４） 多様なユーザーによる参照

多様なユーザーにより参照されている文書のスコアを高くする。具体的には、参照履歴情報から文書毎の参照回数を求めた後に、一つの文書に対する参照履歴情報のユーザーの異なり数が大きいほど値が高くなるような係数をかけて参照回数を集計する。もしくは、参照履歴情報から文書毎の参照回数を求める際に、一度出現したユーザーについては値が小さくなるような係数をかけて参照回数を集計する。

これにより、より多くのユーザーに参照されている汎用的な有用度が高い文書を見つけることが容易になる。

（５） 一定期間の継続した参照

一定期間継続して参照されている文書のスコアを高くする。具体的には、参照履歴情報から文書毎の参照回数を求める際に、その文書の登録日以降から週または月単位などで参照があったか否かを判定し、参照が無かった場合は集計結果から一定の値を引くことによって参照回数を集計する。

これらのスコアリングルールは互いに組み合わせても構わない。また、文書ランキング条件指定部で、集計に用いるスコアリングルールを選択できるようにしてもよい。

文書ランキング集計部１５における集計処理のフローチャートを図４に示す。

文書ランキング条件指定部１４のユーザーインターフェイスの例を図５に示す。デフォルトでは同じグループに所属するユーザーが参照したときに大きなスコアになるようにする。詳細ボタンを操作して詳細な条件を指定できる。この例では「グループユーザ参照を優先」、「グループユーザ登録を優先」、「特定ユーザ参照を優先」、「多様なユーザ参照を優先」および「登録後所定期間継続参照を優先」を選択できるようになっている。この例では重複して選択できるようにしているが、択一的に選択しても良い。他の条件を採用しても良い。

文書ランキング提示部１７によって提示される文書ランキングの例を図６に示す。

この実施例の変形例として、文書管理部１０が文書とバージョンの関係を保持し、参照履歴管理部１２が管理する参照履歴情報に文書ＩＤの代わりにバージョンＩＤを保持するようにした例を図７に示す。

この例では、ユーザーが文書を参照する際に、文書参照部がその時点での文書の公開バージョンのバージョンＩＤを参照履歴情報に設定する。

文書ランキング集計部１５は、文書とバージョンの関係に基づいて、バージョンの参照回数から文書のスコアを集計する。このとき、バージョンの更新日時またはその文書のバージョン全体でのバージョン番号に基づいて古いバージョンほど値が低くなるような係数をかけてスコアを集計する。

これにより、最新のバージョンがより多く参照されている文書を見つけることが容易になる。

つぎに、文書ランキング集計部１５における処理を図４を参照して説明する。

文書ランキング集計部１５における処理は以下のとおりである。

［ステップＳ１０］：指定された期間の参照履歴を参照履歴管理部１２から取得する。
［ステップＳ１１］：すべての参照履歴を処理し終えたらステップＳ１４へ進む。処理すべき参照履歴が残っていればステップＳ１２へ進む。
［ステップＳ１２］：参照履歴を１つ取りだし参照ユーザー、参照日時に基づいてスコアを計算する。例えば、古い参照ほど重みを小さくし、グループユーザーの参照の場合には重みを大きくする。これはスコアリングルールによる。
［ステップＳ１３］：参照された文書にスコアを加算する。
［ステップＳ１４］：文書ごとの累積スコアに基づいてソートしてランキングを作成する。

以上で実施例の説明を終了する。

なお、この発明は上述の実施例に限定されるものではなくその趣旨を逸脱しない範囲で種々変更が可能である。例えば、上述例では通常の参照動作の履歴に基づいて説明したが、ダウンロードや、更新等の種々の参照の履歴を用いても良い。

本発明の実施例の文書管理システムの構成を模式的に示すブロック図である。 上述実施例の参照履歴およびユーザー・グループ情報の例を説明する図である。 上述実施例の文書属性の例を説明する図である。 上述実施例の文書ランキング集計部の動作を説明する図である。 上述実施例の文書ランキング条件指定部で採用するユーザーインタフェースの例を説明する図である。 上述実施例の文書ランキングの表示例を説明する図である。 上述実施例の変形例を説明する図である。

符号の説明

１０ 文書管理部
１１ ユーザー・グループ管理部
１２ 参照履歴管理部
１３ 文書参照部
１４ 文書ランキング条件指定部
１５ 文書ランキング集計部
１７ 文書ランキング提示部
１００ 文書管理システム
２００ クライアント端末
３００ 通信ネットワーク

Claims (10)

1. 文書を登録管理する文書登録手段と、
   ユーザーの参照要求に基づいて上記文書登録手段に登録されている文書を参照させる文書提示手段と、
   文書の参照履歴を記憶する文書参照履歴記憶手段と、
   ユーザーと所属グループとの関係を規定するユーザー・グループ情報を記憶するユーザー・グループ情報記憶手段と、
   所定の範囲に属する文書に関して文書一覧要求を要求ユーザーから受け付ける文書一覧要求受け付け手段と、
   上記所定の範囲に属する文書について、当該文書の参照履歴と上記ユーザー・グループ情報とに基づいてスコアを算出するスコア算出手段と、
   上記スコアに基づいて文書を選択してその一覧を上記要求ユーザーに提示する文書一覧提示手段とを実現するためにコンピュータで実行されることを特徴とする文書管理用コンピュータプログラム。
2. 上記スコア算出手段は、上記文書一覧要求を行なった要求ユーザーのグループに属するグループ所属ユーザーによる参照によりスコアが大きくなるようにする請求項１記載の文書管理用コンピュータプログラム。
3. 上記要求ユーザーと同じグループに属するグループ所属ユーザーが登録した文書についてはスコアが大きくなるようにする請求項１または２記載の文書管理用コンピュータプログラム。
4. 上記文書の参照履歴を文書のバージョンに基づいて管理し新しいバージョンの参照ほどスコアを大きくする請求項１、２または３記載の文書管理用コンピュータプログラム。
5. 指定されたユーザーによる参照によりスコアが大きくなるようにする請求項１、２、３または４記載の文書管理用コンピュータプログラム。
6. 指定されたユーザーが登録した文書についてはスコアが大きくなるようにする請求項１〜５のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
7. 当該文書を参照しているユーザーの分散が大きいほどスコアが大きくなるようにする請求項１〜６のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
8. 一定期間継続して参照されている文書のスコアを大きくする請求項１〜７のいずれかに記載の文書管理用コンピュータプログラム。
9. 文書を登録管理する文書登録手段と、
   ユーザーの参照要求に基づいて上記文書登録手段に登録されている文書を参照させる文書提示手段と、
   文書の参照履歴を記憶する文書参照履歴記憶手段と、
   ユーザーと所属グループとの関係を規定するユーザー・グループ情報を記憶するユーザー・グループ情報記憶手段と、
   所定の範囲に属する文書に関して文書一覧要求を要求ユーザーから受け付ける文書一覧要求受け付け手段と、
   上記所定の範囲に属する文書について、当該文書の参照履歴と上記ユーザー・グループ情報とに基づいてスコアを算出するスコア算出手段と、
   上記スコアに基づいて文書を選択してその一覧を上記要求ユーザーに提示する文書一覧提示手段とを有することを特徴とする文書管理装置。
10. 文書登録手段に文書を登録するステップと、
    文書提示手段により、ユーザーの参照要求に基づいて上記文書登録手段に登録されている文書を参照させるステップと、
    文書の参照履歴を文書参照履歴記憶手段に記憶するステップと、
    ユーザーと所属グループとの関係を規定するユーザー・グループ情報をユーザー・グループ情報記憶手段に記憶するステップと、
    文書一覧要求受け付け手段により所定の範囲に属する文書に関して文書一覧要求を要求ユーザーから受け付けるステップと、
    スコア算出手段により、上記所定の範囲に属する文書について、当該文書の参照履歴と上記ユーザー・グループ情報とに基づいてスコアを算出するステップと、
    文書一覧提示手段により、上記スコアに基づいて文書を選択してその一覧を上記要求ユーザーに提示するステップとを有することを特徴とする文書管理方法。

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