JP2001005705A - 文書情報管理システム - Google Patents

文書情報管理システム

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JP2001005705A
JP2001005705A JP11175667A JP17566799A JP2001005705A JP 2001005705 A JP2001005705 A JP 2001005705A JP 11175667 A JP11175667 A JP 11175667A JP 17566799 A JP17566799 A JP 17566799A JP 2001005705 A JP2001005705 A JP 2001005705A
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JP11175667A
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English (en)
Inventor
Yasunori Kawahara
保則 川原
Shigeru Ueda
茂 上田
Tatsuya Kamimura
達也 上村
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Hitachi Software Engineering Co Ltd
Hitachi Ltd
Original Assignee
Hitachi Software Engineering Co Ltd
Hitachi Ltd
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Publication date
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 複数の文書情報の一覧表示を行う際に、各文
書情報の有用度を自動的に判断し、有用な情報のみを表
示する文書情報管理システムを提供する。 【解決手段】 各文書情報への参照履歴をテーブル11
0に記録し、各文書情報への参照履歴を元に予め決めた
時点で各情報の有用度を、有用度計算実行部107に算
出させ、各情報の有用度を元に一覧表示を行う項目を決
定して、有用度の高い情報のみを表示する。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書情報管理シス
テムに係り、特に、ワークステーション、パーソナルコ
ンピュータ等に搭載される文書処理システム、ワードプ
ロセッサ、あるいは、WWWベースの情報共有型文書管
理支援システム等における文書情報管理システムにおけ
る文書の管理のために使用して好適な文書情報管理シス
テムに関する。
【0002】
【従来の技術】従来、ワークステーション、パーソナル
コンピュータ等に搭載される文書処理システム、ワード
プロセッサ、あるいは、WWWベースの情報共有型文書
管理支援システム等における文書情報管理システムにお
いて、保存されている或る所定の文書情報の削除は、ユ
ーザの全責任の下に、そのユーザの判断に基づいて行わ
れていた。このようなユーザの判断による文書情報の削
除は、ユーザが知らない間に文書情報が消去されるよう
なことをなくし、文書情報の保全を確実なものとするこ
とができるものであり、その意味において、文書情報の
管理上の全責任をユーザに託すこと自体には合理性があ
った。しかし、文書情報の削除操作の実行は、その文書
情報を失うことに直結することであり、該当する削除操
作を実行するとき、ユーザがその文書情報が実際に不要
であるか否かの的確な判断をすることは極めて困難であ
った。
【0003】そこで、ユーザに対して、文書情報の削除
の可否の判断のための参考情報を提示する技術が提案さ
れている。この種の従来技術として、例えば、特開平7
−225704公報等に記載された技術が知られてい
る。この従来技術は、保存されている文書の最終アクセ
ス日時が古い文書情報を削除候補の一覧としてユーザに
提示して、ユーザにその文書の必要性を判断させ、文書
情報を削除するか否かを選択させるというものである。
しかし、このような方法によっても、一度文書を削除し
てしまうと、その後文書情報の検索要求があった場合、
検索が物理的に不可能になってしまうという問題を解決
することができない。
【0004】
【発明が解決しようとする課題】前述した従来技術は、
単に、最終アクセス日時の古さで文書情報削除候補を提
示し、有用度の判断をユーザ自身に行わせるものであ
る。このため、ユーザは、あくまでも、文書情報の削除
の可否を自身で判断して文書情報の削除操作を実行しな
ければならない。削除操作がその文書情報を失うことに
直結することを考慮すると、最終アクセス日時の古さで
文書情報削除候補を提示するだけで、ユーザに文書情報
の削除を行わせる前述の従来技術は、ユーザに対して充
分な参考情報の提示を行ったと言うことのできないもの
で、ユーザにとってその文書情報が実際に不要であるか
否かの的確な判断をすることが極めて困難であるという
問題点が残ったものである。
【0005】また、前述した従来技術は、一度削除を選
択実行してしまった文書情報については、その後必要と
なっても物理的に削除されているため参照を行うことが
できないという問題点を有している。
【0006】本発明の目的は、前述した従来技術の問題
点を解決し、予め決められた定量的な判断基準に基づい
て、保存されている文書情報の検索時に、保存されてい
るとして表示する文書情報を自動的に決定するように
し、しかも、表示されていない文書を物理的に削除する
ことなく保存しておくようにした文書情報管理システム
を提供することにある。
【0007】
【課題を解決するための手段】本発明によれば前記目的
は、文書処理システム、ワードプロセッサ、あるいは、
情報共有型文書管理支援システムにおける文書情報管理
システムにおいて、ユーザが文書情報の新規登録、文書
情報の更新または文書情報の詳細情報の参照を行った
際、その文書情報を表す情報番号、実行を行った日時を
表す登録参照日時及び入出力装置より行った操作を示す
登録参照種別を履歴情報としてデータベース内に格納す
る手段と、各履歴の日時から現在までの経過期間と基準
となる重みとを対応づけした登録参照頻度重みテーブル
により基準重みを割り出し、予め定められた履歴情報の
登録参照種別毎の重みに、前記基準重みを掛け合わせて
算出した重みを、文書情報に関連する全ての履歴に対し
て合計した値を文書情報の有用度として文書情報のデー
タの1つとして格納する手段と、ユーザが文書情報の一
覧表示または検索を行った際、予め設定した有用度境界
値に基づいて、文書情報の有用度が有用度境界値を上回
る文書情報について一覧表示の対象として表示すること
を備えたことにより達成される。
【0008】また、前記目的は、予め定義された次回実
行条件に基づいて算出された日時により、定期的に全文
書情報の有用度について再計算を行う手段を備えたこと
により、また、前記有用度境界値が、ユーザにより再設
定可能であることにより達成される。
【0009】前述した構成を有する本発明は、ユーザが
入出力端末より文書情報の一覧表示または検索を行った
際、予め設定した有用度境界値に基づいて文書情報の有
用度が有用度境界値を下回る文書情報について一覧表示
の対象としないようにすることができ、ユーザの有用度
が少ない情報に対する情報転送量の軽減及びユーザが本
当に必要とする文書情報へたどり着くまでの時間を短縮
することができる。
【0010】本発明は、また、有用度境界値の再設定を
簡易にGUI画面から行うことができるため、文書情報
検索時に初期表示状態では表示されない有用度の低い文
書情報の一覧表示や詳細表示の再活性化を図ることがで
きる。すなわち、本発明では、文書情報が削除されるこ
とがなく、文書情報の表示属性だけが不活性となるだけ
であるので、再選択の対象として有用度が高まれば、再
び文書情報の表示属性を活性化することができる。
【0011】
【発明の実施の形態】以下、本発明による文書情報管理
システムの一実施形態を図面により詳細に説明する。
【0012】図1は本発明の一実施形態による文書情報
管理システムの構成を示すブロック図、図2は文書情報
テーブルのデータ構造を説明する図、図3は登録参照履
歴テーブルのデータ構造を説明する図、図4は登録参照
頻度重みテーブルのデータ構造を説明する図である。図
1〜図4において、101は入出力端末、102は情報
管理装置、103は情報の登録制御部、104は情報の
詳細表示制御部、105は情報の一覧表示制御部、10
6は有用度の定期更新処理実行部、107は有用度計算
実行部、108はデータベース、109は文書情報テー
ブル、110は登録参照履歴テーブル、111は登録参
照頻度重みテーブル、112は有用度境界値、113は
次回実行条件、114は次回実行日時、115は文書情
報更新重み、116は文書情報新規登録重み、117は
文書情報参照重みである。
【0013】図1に示す本発明の実施形態は、本発明を
WWWベースの情報共有型文書管理支援システムに適用
した例であり、文書情報の登録、参照及び検索を行うた
めの複数の入出力端末101と情報管理装置102とに
より構成されている。入出力端末101が複数台存在す
る場合、各入出力端末101は、情報管理装置102に
対して同等にアクセスを行うことができる。
【0014】情報管理装置102は、情報の登録制御部
103、情報の詳細表示制御部104、情報の一覧表示
制御部105、有用度の定期更新処理実行部106、有
用度計算実行部107及びデータベース108を有して
構成されている。そして、データベース108には、文
書情報を格納する文書情報テーブル109、入出力端末
101からの文書情報の登録や詳細情報参照を行った際
の情報を記録する登録参照履歴テーブル110、有用度
の算出時に使用する重みを記録しておく登録参照頻度重
みテーブル111が格納されている。
【0015】情報の登録制御部103は、入出力端末1
01からの文書情報の新規登録または文書情報の更新の
処理を行う制御部であり、入出力端末101から入力さ
れた文書を文書情報として文書情報テーブル109に登
録し、登録参照履歴テーブル110に登録時の履歴情報
を記録する。その後、情報の登録制御部103は、有用
度計算実行部107に、その文書の有用度を再計算させ
る。
【0016】情報の詳細表示制御部104は、入出力端
末101から文書情報の詳細表示の要求があった際に、
文書情報テーブル109内の指定された文書情報を入出
力端末101に返すと共に、登録参照履歴テーブル11
0に文書情報参照時の履歴情報を記録する処理を行う。
その後、情報の詳細表示制御部104は、有用度計算実
行部107に、その文書の有用度を再計算させる。
【0017】情報の一覧表示制御部105は、内部に有
用度境界値112の情報を持ち、入出力端末101から
文書情報の一覧表示の要求があった際に、文書情報テー
ブル109にある各文書情報の内、有用度が前述の有用
度境界値112以上の文書情報のみを一覧表示を行う文
書情報の対象とする処理を行う。有用度境界値112
は、管理者により標準値としての値が設定されるが、一
覧表示時にユーザが指定することもできる。
【0018】有用度の定期更新処理実行部106は、情
報管理装置102内の文書情報テーブル109に記録さ
れている全文書について有用度計算実行部107により
有用度の再計算を行わせる処理を定期的に実行する。そ
して、有用度の定期更新処理実行部106は、有用度の
定期更新処理実行部106内の情報として、次回実行条
件113及び次回実行日時114を持つ。次回実行条件
113は、次回実行日時114を決定するために必要な
条件であり、実行する日付、曜日、時刻または定期的な
期間等の組み合わせにより示される条件である。この条
件の設定は、管理者が予め行うものである。次回実行日
時114は、有用度の定期更新処理実行部106を次に
実行する日時を表し、有用度の定期更新処理実行部10
6が前述の処理を行う度に更新される。
【0019】有用度計算実行部107は、指定された文
書に関して有用度の再計算を行うもので、情報の登録制
御部103、情報の詳細表示制御部104、有用度の定
期更新処理実行部106より文書情報の文書番号がパラ
メータとして渡されて、その文書情報についての有用度
を再計算する。有用度計算実行部107内の情報とし
て、文書情報更新重み115、文書情報新規登録重み1
16及び文書情報参照重み117を持つ。これらの3つ
の情報は、文書情報の詳細情報に対する重みであり、有
用度算出に関する情報の1つとなる。
【0020】これにより、有用度でソートされた文書情
報の一覧表示を行う際、新規登録または更新が行われた
ばかりの文書情報を他の参照数が多い文書情報よりも優
先的に表示させることができるようになる。文書情報更
新重み115、文書情報新規登録重み116及び文書情
報参照重み117の情報は、管理者により予め設定され
る。これらの重みは、通常、新規登録重み116>更新
重み115>参照重み117となるように設定される。
そして、文書情報参照重み117は、例えば、参照重み
117=1に設定される。
【0021】有用度計算実行部107は、登録参照履歴
テーブル110内で、該当する文書番号を持つ全履歴に
ついて、履歴中の日付と現在との間の期間を算出し、そ
の値に基づいて登録参照頻度重みテーブル111よりこ
の履歴の重みを参照する。そして、有用度計算実行部1
07は、履歴の種別が文書更新の場合、文書情報更新重
み115を、履歴の種別が文書新規登録の場合、文書情
報新規登録重み116を、また、履歴の種別が文書情報
参照の場合、文書情報参照重み117を、履歴の重みと
掛け合わせ、この重みを該当する文書情報の履歴に関し
て合計した値をその文書の有用度とし、文書情報テーブ
ル109中の該当する文書情報の有用度を更新する。
【0022】図2に示す文書情報テーブル109は、ユ
ーザが入出力端末101より文章登録時に入力した各デ
ータの他に、情報管理装置102が文書情報を特定する
ための情報として情報番号201と、文書情報の一覧表
示または検索を行う際の基準となる有用度202との情
報を持つ。入出力端末101からの要求により情報管理
装置102内で各種の処理を実行する情報の登録制御部
103、情報の詳細表示制御部104、情報の一覧表示
制御部105は、文書情報テーブル109内の文書情報
について登録、更新または参照を行う。また、有用度の
定期更新処理実行部106は、情報番号201を参照
し、有用度計算実行部107は、各文書情報の有用度2
02の更新を行う。
【0023】図3に示す登録参照履歴テーブル110
は、文書情報テーブル109内の情報番号201と対応
した情報番号301、登録参照日時302及び登録参照
種別303により構成されている。入出力端末101よ
り文書情報の登録、更新または詳細表示(参照)の要求
が出された際、情報の登録制御部103、情報の詳細表
示制御部104は、該当する文書情報に対応した情報番
号201、処理が行われた日時、及び、行われた制御の
種別(文書情報の新規登録、文書情報の更新または文書
情報の詳細表示を表わす情報)を、それぞれ情報番号3
01、登録参照日時302及び登録参照種別303とし
て登録参照テーブル110内に登録する。従って、何回
も参照等が行われた文書がある場合、登録参照テーブル
110には、同一の情報番号を持つ履歴の情報が複数格
納されることになる。登録参照履歴テーブル110内の
各情報は、有用度計算実行部107より参照され、有用
度計算のための情報の1つとして利用される。
【0024】図4に示す登録参照重みテーブル111
は、登録参照履歴テーブル110内の各情報中の登録参
照日時302から現在までの期間を表わす経過期間40
1及びこの経過期間401に対応する基準重み(履歴の
重み)402とにより構成されている。登録参照重みテ
ーブル111は、有用度計算実行部107が各登録参照
履歴からの経過期間から有用度計算のための情報の1つ
である基準重み402を割り出すために利用される。経
過期間401及び基準重み402の情報は、経過期間4
01が短いほど基準重み402が大きくなるように、必
要に応じて管理者が予め登録しておく。 なお、経過期
間401により一意的に基準重み402を決定する必要
があるため、登録参照重みテーブル111内の経過期間
401は、テーブル内で重複しないように管理者により
予め設定される。
【0025】図5は情報の登録制御部103による処理
動作を説明するフローチャートであり、以下、これにつ
いて説明する。この処理は、入出力端末101より文書
情報の新規登録または更新が行われる際に実行されるも
ので、文書情報テーブル109に文書情報を登録し、登
録参照履歴テーブル110に履歴情報を登録した後、登
録を行った文書情報に対する有用度を再計算する処理を
行わせるものである。
【0026】(1)処理の実行開始時、入出力端末10
1からの実際に登録する文書情報及び更新を行う場合の
文書番号をパラメータとして受け渡す。そして、まず、
登録を行う文書情報が新規登録か否かを判定する(ステ
ップ501)。
【0027】(2)ステップ501の判定で、登録を行
う文書情報が新規登録であれば、この文書情報に対する
ユニークな情報番号を生成し、文書情報テーブル109
内に、文書情報の各データと共に情報番号を格納して新
規登録を行う(ステップ502、503)。
【0028】(3)ステップ501の判定で、登録を行
う文書情報が新規登録でない場合、すなわち更新の場
合、文書情報テーブル109内で同一の情報番号を持つ
文書情報の更新を行う(ステップ504) (4)ステップ503、504の処理後、パラメータと
して渡された、あるいは、ステップ502の処理で生成
した文書番号と、処理を行った時点の日時、及び、新規
登録または更新を表わすデータを、登録参照履歴テーブ
ル110内の情報番号301、登録参照日時302、登
録参照種別303の各データに対応させて新規登録を行
う(ステップ505)。
【0029】(5)次に、新規登録または更新を行った
文書情報の情報番号及び登録参照種別を有用度計算実行
部107にパラメータとして引き渡し、有用度の計算を
行わせる。なお、この処理の詳細は後述する(ステップ
506)。
【0030】図6は情報の詳細表示制御部104による
処理動作を説明するフローチャートであり、以下、これ
について説明する。この処理は、入出力端末101より
文書情報の詳細表示(参照)の要求が行われた際に実行
されるもので、文書情報テーブル109から文書情報を
参照し、登録参照履歴テーブル110に履歴情報を登録
した後、登録を行った文書情報に対する有用度を再計算
する処理を行わせるものである。(1)処理の実行開始
時、入出力端末101からの実際に詳細情報を表示、登
録する文書情報の文書番号をパラメータとして受け渡
す。そして、まず、入出力端末101よりパラメータで
渡された情報番号を持つ文書情報を、文書情報テーブル
109より取り出し、要求を行った入出力端末101に
この文書情報を送信する(ステップ601、602)。
【0031】(2)次に、パラメータとして渡された文
書番号と、処理を行った時点の日時、及び、詳細参照を
表わすデータを、登録参照履歴テーブル110内の情報
番号301、登録参照日時302、登録参照種別303
の各データに対応させて新規登録を行う(ステップ60
3)。
【0032】(3)パラメータとして渡された情報番号
及び「詳細参照」を表わす登録参照種別を有用度計算実
行部107にパラメータとして引き渡し、有用度の計算
を行わせる。なお、この処理の詳細は後述する(ステッ
プ604)。
【0033】図7は情報の一覧表示制御部105による
処理動作を説明するフローチャートであり、以下、これ
について説明する。この処理は、入出力端末101より
文書情報の一覧表示の要求が行われた際に実行されるも
ので、文書情報テーブル109の各文書情報のうち、有
用度202が有用度境界値112以上の文書情報を出力
情報一覧としてまとめ、入出力端末101に出力情報一
覧として送信するという一連の処理を行う。
【0034】(1)まず、一覧表示用の画面を作る出力
情報一覧を初期化し、有用度境界値の値を取り出す(ス
テップ701、702) (2)次に、文書情報テーブル109をサーチし、ステ
ップ704以降の処理が済んでいない文書情報が存在す
るか否か判定し、処理が済んでいない文書情報が存在し
ている間、一覧表示に必要な文書情報及び文書情報の有
用度202を取り出す(ステップ703、704)。
【0035】(3)ステップ704で取り出した文書情
報の有用度202が、有用度境界値112より大きいか
否かの判定を行い、有用度202が有用度境界値112
以下の場合、その文書情報について何も行わずステップ
703の処理に戻って、次の文書情報に対する処理を続
ける(ステップ705)。
【0036】(4)ステップ705の判定で、取り出し
た分所情報の有用度202が有用度境界値112以上の
場合、ステップ704で取り出した一覧表示に必要な文
書情報を出力情報一覧に追加し、ステップ703の処理
に戻って、次の文書情報に対する処理を続ける(ステッ
プ706)。
【0037】(5)ステップ703で、処理が済んでい
ない文書情報がないと判定された場合、すなわち、文書
情報テーブル109内の全ての情報に対して処理を終え
た後、出力情報一覧として出力された文書情報につい
て、ユーザの指定により、有用度の値が大きいものから
順に、あるいは、有用度の値が小さいものから順に文書
情報をソートし、最終的に作成された出力情報一覧を生
成し、この一覧を要求元の入出力端末101に送信する
(ステップ707、708)。
【0038】図8は有用度の定期更新処理実行部106
による処理動作を説明するフローチャートであり、以
下、これについて説明する。この処理は、文書情報テー
ブル109内に登録されている全文書に対して、有用度
計算実行部107に有用度の更新を行わせる処理であ
る。
【0039】(1)この処理は、定期的に、例えば、1
時間おき等バックグランドで開始される処理であり、現
在の日時が、次回実行条件113により決定された次回
実行日時114以降となったか否か判定し、現在の日時
が、次回実行日時114以降となっていない場合、何も
せずに処理を終了する(ステップ801)。
【0040】(2)ステップ801で現在の日時が、次
回実行日時114以降となっている場合、文書情報テー
ブル109をサーチし、ステップ803以降の処理が済
んでいない文書情報が存在するか否か判定し、処理が済
んでいない文書情報が存在している間、文書情報テーブ
ル109から文書情報の情報番号を取り出す(ステップ
802、803)。
【0041】(3)ステップ803で文書情報テーブル
109から取り出した情報番号を有用度計算実行部10
7にパラメータとして引き渡し、その文書情報の有用度
の計算を行わせる。なお、この処理の詳細は後述する
(ステップ804)。
【0042】(4)ステップ802で、処理が済んでい
ない文書情報がないと判定された場合、すなわち、文書
情報テーブル109内の全ての情報に対して処理を終え
た後、次回実行条件113に基づいて、次回実行日時を
算出し、その値を更新する(ステップ805、80
6)。
【0043】図9は有用度計算実行部107による処理
動作を説明するフローチャートであり、以下、これにつ
いて説明する。この処理は、図5により説明した情報の
登録制御部103での処理、図6により説明した情報の
詳細表示制御部104での処理、図8により説明した有
用度の定期更新処理実行部106での処理のいずれかよ
りパラメータとして渡された情報番号に基づき、この情
報番号が登録参照履歴テーブル内110内の情報番号3
01と一致する全履歴に対して各履歴で重みを算出し、
重みの合計値を有用度として文書情報テーブル109内
の情報番号201が一致する文書の有用度202を更新
する処理である。
【0044】(1)与えられた情報番号の文書情報の有
用度の値を“0”に初期化し、登録参照履歴テーブル1
10内の情報番号301とパラメータとして与えられた
情報番号とが一致する履歴情報を選択する(ステップ9
01、902)。
【0045】(2)ステップ904以降の処理が済んで
いない情報番号を有する文書情報が存在するか否か判定
し、処理が済んでいない文書情報が存在している間、該
当する文書情報の履歴の参照日時及び登録参照種別を取
り出す(ステップ903、904)。
【0046】(3)ステップ904で取り出した参照日
付から現在までの経過期間を算出した後に、後述する重
みの算出処理にパラメータとして経過期間及び登録参照
種別を受け渡して重みの算出を行わせる(ステップ90
5、906)。
【0047】(4)ステップ906による重みの算出処
理で算出された重みを、有用度に加算し、ステップ90
3の処理に戻って次の履歴に対する処理を行う。1つの
文書情報に対する複数の重みが前述のようにして加算さ
れていくことにより、その文書の有用度が算出される
(ステップ907)。
【0048】(5)ステップ903で、処理が済んでい
ない文書情報がないと判定された場合、すなわち、パラ
メータとして与えられた情報番号の履歴情報に基づい
て、その文書情報に対する有用度の算出が終了した場
合、最終的に算出された有用度を、文書情報テーブル1
09内の該当する文書の有用度として格納する(ステッ
プ908)。
【0049】図10は図9により説明したフローにおけ
る重みの算出処理の詳細な動作を説明するフローチャー
トであり、以下、これについて説明する。この処理は、
有用度計算実行部107よりパラメータとして渡された
経過期間や登録参照種別に基づいて重みの算出を行うも
のである。重みは、登録参照頻度重みテーブル111の
経過期間401とパラメータで渡された経過期間とを比
較し、内輪で一番近い経過期間401に対する基準重み
402を取り出し、さらに、パラメータで渡された登録
参照種別の値により文書情報新規登録重み115や文書
情報更新重みを掛け合わせて最終的な重みとして算出す
ることができる。
【0050】(1)まず、重みの値を“0”に初期化
し、登録参照頻度重みテーブル111内の全データを、
経過期間401の昇順で選択する(ステップ1001、
1002)。
【0051】(2)登録参照頻度重みテーブル111内
にステップ1004以降の処理が済んでいないデータが
存在するか否か判定し、処理が済んでいないデータが存
在している間、登録参照頻度重みテーブル111より経
過期間401、基準重み402を取り出し、この経過期
間がパラメータで渡された経過期間以下か否かを判定す
る(ステップ1003、1004)。
【0052】(3)ステップ1004で、経過期間がパ
ラメータで渡された経過期間以下であると判定した場
合、登録参照頻度重みテーブル111の経過期間401
に対応する基準重み402の値を重みに代入し、ステッ
プ1003からの処理を繰り返す。経過期間401は、
昇順で取り出されるため、この値がパラメータで渡され
た経過期間よりも長くなった時点で登録参照頻度重みテ
ーブル111からのデータ取り出しを完了する(ステッ
プ1005、1006)。
【0053】(4)次に、パラメータとして渡された登
録参照種別が「新規登録」であるか否かを判定し、「新
規登録」であった場合、ステップ1003から1006
の処理で得られた重み(経過期間によって定められた基
準重み)に、文書情報新規登録重み116の値を乗算す
る(ステップ1007、1008)。
【0054】(5)ステップ1007で、パラメータと
して渡された登録参照種別が「新規登録」でなかった場
合、登録参照種別が「更新」であるか否かを判定し、
「更新」であった場合、ステップ1003から1006
の処理で得られた重み(経過期間によって定められた基
準重み)に、文書情報更新重み115の値を乗算する
(ステップ1009、1010)。
【0055】(6)ステップ1009で、パラメータと
して渡された登録参照種別が「更新」でなかった場合、
説明している例では、登録参照種別が「参照」であると
して、ステップ1003から1006の処理で得られた
重み(経過期間によって定められた基準重み)に、文書
情報参照重み117の値を乗算する(ステップ101
1)。
【0056】(7)最後に、最終的に算出した重みを、
戻り値として有用度計算実行部107に返す(ステップ
1012)。
【0057】前述した処理において、新規文書が登録さ
れる場合、経過期間によって定められ、ステップ100
3から1006の処理で得られる基準重みは、経過期間
が“0”であるため最も大きいものとなり、この結果、
ステップ1008の処理で得られる重み(結果的に新規
登録文書の有用度の値になる)は、非常に大きなものと
なる。
【0058】図11は入出力端末上に表示される文書情
報一覧の表示画面例を示す図である。図11に示す例で
は、文書情報テーブル109内に存在する文書情報のう
ち、有用度202の値が有用度境界値112以上である
文書の一覧が、有用度の降順に、その文書のタイトル、
作成日、有用度の値と共に表示されている。
【0059】図12は入出力端末上に表示される文書情
報の詳細情報の表示画面例を示す図である。図12に示
すような画面例は、図11に示す文書情報一覧の表示画
面から目的の文書タイトル部分をクリックすることによ
り表示することができる。
【0060】図13は入出力端末または図示しない管理
用端末上に表示される管理者による各種の設定を行うた
めの表示画面例を示す図である。図13に示す画面上
で、管理者は、有用度の定期更新実行部106を実行す
るための条件となる次回実行条件113、有用度境界値
112、文書情報更新重み115、文書情報新規登録重
み116及び文書情報参照重み117の設定を行う。
【0061】前述した本発明の実施形態によれば、算出
した有用度の値により、登録されている文書情報の検索
対象範囲を絞り込むことができ、情報転送量の軽減を図
ることができ、ユーザが本当に必要とする文書情報へた
どり着くまでの時間の短縮を図ることができる。
【0062】また、前述した本発明の実施形態によれ
ば、文書情報を削除することなく全て保存しているの
で、従来、削除された文書情報が検索の対象になること
はなかったが、有用度が低くなり通常の一覧に表示され
なくなった文書情報も、詳細情報を参照することがで
き、また、簡易GUI画面から有用度境界値の再設定を
行うことにより、文書情報検索時に初期表示状態では表
示されない有用度の低い文書情報の一覧表示や詳細表示
の再活性化を行うことができる。
【0063】
【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、予
め決められた定量的な判断基準に基づいて、保存されて
いる文書情報の検索時に、保存されているとして表示す
る文書情報を自動的に決定するようにし、しかも、表示
されていない文書を物理的に削除することなく保存して
おくようにしているので、登録されている文書情報の検
索対象範囲を絞り込んで、情報転送量の軽減を図ること
ができ、ユーザが本当に必要とする文書情報へたどり着
くまでの時間の短縮を図ることができ、さらに、有用度
が低くなり通常の一覧に表示されなくなった文書情報
も、詳細情報を参照するようにすることができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の一実施形態による文書情報管理システ
ムの構成を示すブロック図である。
【図2】文書情報テーブルのデータ構造を説明する図で
ある。
【図3】登録参照履歴テーブルのデータ構造を説明する
図である。
【図4】登録参照頻度重みテーブルのデータ構造を説明
する図である。
【図5】情報の登録制御部による処理動作を説明するフ
ローチャートである。
【図6】情報の詳細表示制御部による処理動作を説明す
るフローチャートである。
【図7】情報の一覧表示制御部による処理動作を説明す
るフローチャートである。
【図8】有用度の定期更新処理実行部による処理動作を
説明するフローチャートである。
【図9】有用度計算実行部による処理動作を説明するフ
ローチャートである。
【図10】図9により説明したフローにおける重みの算
出処理の詳細な動作を説明するフローチャートである。
【図11】入出力端末上に表示される文書情報一覧の表
示画面例を示す図である。
【図12】入出力端末上に表示される文書情報の詳細情
報の表示画面例を示す図である。
【図13】入出力端末または管理用端末上に表示される
管理者による各種の設定を行うための表示画面例を示す
図である。
【符号の説明】
101 入出力端末 102 情報管理装置 103 情報の登録制御部 104 情報の詳細表示制御部 105 情報の一覧表示制御部 106 有用度の定期更新処理実行部 107 有用度計算実行部 108 データベース 109 文書情報テーブル 110 登録参照履歴テーブル 111 登録参照頻度重みテーブル 112 有用度境界値 113 次回実行条件 114 次回実行日時 115 文書情報更新重み 116 文書情報新規登録重み 117 文書情報参照重み
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 上田 茂 神奈川県横浜市中区尾上町六丁目81番地 日立ソフトウェアエンジニアリング株式会 社内 (72)発明者 上村 達也 神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地 株 式会社日立製作所ソフトウェア事業部内 Fターム(参考) 5B009 SA12 SA14 5B075 PQ02 PQ38 PQ46 PR04 PR08 QM05 5B082 EA10 FA11 GC03

Claims (3)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 文書処理システム、ワードプロセッサ、
    あるいは、情報共有型文書管理支援システムにおける文
    書情報管理システムにおいて、ユーザが文書情報の新規
    登録、文書情報の更新または文書情報の詳細情報の参照
    を行った際、その文書情報を表す情報番号、実行を行っ
    た日時を表す登録参照日時及び入出力装置より行った操
    作を示す登録参照種別を履歴情報としてデータベース内
    に格納する手段と、各履歴の日時から現在までの経過期
    間と基準となる重みとを対応づけした登録参照頻度重み
    テーブルにより基準重みを割り出し、予め定められた履
    歴情報の登録参照種別毎の重みに、前記基準重みを掛け
    合わせて算出した重みを、文書情報に関連する全ての履
    歴に対して合計した値を文書情報の有用度として文書情
    報のデータの1つとして格納する手段と、ユーザが文書
    情報の一覧表示または検索を行った際、予め設定した有
    用度境界値に基づいて、文書情報の有用度が有用度境界
    値を上回る文書情報について一覧表示の対象として表示
    することを備えたことを特徴とする文書情報管理システ
    ム。
  2. 【請求項2】 予め定義された次回実行条件に基づいて
    算出された日時により、定期的に全文書情報の有用度に
    ついて再計算を行う手段を備えたことを特徴とする請求
    項1記載の文書情報管理システム。
  3. 【請求項3】 前記有用度境界値は、ユーザにより再設
    定可能であることを特徴とする請求項1または2記載の
    文書情報管理システム。
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