JPH0749803A - ファイル管理システムとファイル削除方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【目的】保存したファイルの中で日時に基づいた削除規
則により、削除対象のファイルを容易に決定しかつ削除
処理を簡単な操作で行なえるファイル管理システムの提
供。 【構成】保存対象の各ファイルは、作成・校正・参照等
のファイル処理を実行したときの日時情報が付加され
て、保存ユニット５に保存され、ファイル管理ユニット
１は保存対象のファイルと従属関係にあるファイルのフ
ァイル名を従属関係管理テーブル８に登録する。ファイ
ル管理ユニット１は、保存された各ファイルの日時情報
とファイルを削除するための基準日時情報とを比較し、
日時情報が基準日時情報の日時前のファイルで、従属関
係管理テーブル８のファイル名とは異なるファイル名を
ファイル削除候補テーブル９への登録と、ファイル削除
候補テーブル９から指定された削除対象ファイルを削除
対象テーブル１０に登録して、登録された削除対象ファ
イルを、保存ユニット５から削除する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、例えばハードディスク
装置等のファイル装置を備えて、文書ファイル等のファ
イルを保存・管理するファイル管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、例えば日本語ワードプロセッサは
文書情報を作成・編集し、この文書情報を文書ファイル
としてハードディスク装置（ＨＤＤ）に保存・管理する
一種のファイル管理システムである。また、パーソナル
コンピュータは文書ファイルだけでなく、各種のファイ
ルを保存・管理するファイル管理システムである。

【０００３】このようなファイル管理システムにおい
て、作成・編集した文書情報をＨＤＤに一時的に保存
し、後で校正や印刷する処理を行なうことがある。ま
た、複数のユーザが共通で利用する文書情報をＨＤＤに
一時的に保存して、必要に応じて保存した文書情報を利
用することもある。具体的には、例えば定型の原紙文書
を保存しておき、この原紙文書に各項目の内容を合成し
て印刷するためのフォーム・オーバレイ文書等を作成す
る場合である。

【０００４】このような一時的に保存した文書ファイル
は、利用された後でもＨＤＤに保存されたままの状態で
放置されていることが多い。これは、不用な文書ファイ
ルを検索して削除する作業は比較的手間が掛かり、また
複数の共用者が存在する場合には共通の取決めを決める
必要があるためである。このため、ファイル装置である
ＨＤＤ等の格納スペースが無駄に占有されている場合も
多くなり、保存すべきファイル量が増大すると、格納ス
ペースが不足するような事態も発生する。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】一時的に保存した不用
な文書ファイルを削除する作業は比較的手間が掛かるた
め、保存したまま放置されていることが多い。また、複
数のユーザが共用している文書ファイルの場合には、保
存の維持または削除することを決定するための規則を設
定しにくい面がある。このため、既に不用な文書ファイ
ルの保存のために、ＨＤＤ等のファイル装置の格納スペ
ースを無駄に使用している場合がある。特に保存すべき
ファイル量が増大したときに、格納スペースが不足する
ような事態が発生して不都合を来すこともある。

【０００６】本発明の目的は、保存したファイルの中で
日時に基づいた削除規則により、削除対象のファイルを
容易に決定しかつ削除処理を簡単な操作で行なうことが
可能なファイル管理システムを提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明の第１は、保存対
象の各ファイルをファイル保存手段に保存するときに、
作成・校正・参照等のファイル処理を実行したときの日
時情報を付加するファイル管理システムである。本シス
テムは、各ファイルの日時情報とファイルを削除するた
めの基準となる基準日時情報との比較結果に基づいてフ
ァイル削除候補を作成する削除候補作成手段、ファイル
削除候補から削除対象のファイルを指定するための指定
手段および削除対象のファイルを削除するファイル削除
手段を備えている。

【０００８】本発明の第２は、保存対象の各ファイルを
ファイル保存手段に保存するときに、作成・校正・参照
等のファイル処理を実行したときの日時情報を付加し、
従属関係にあるファイルのファイル名を従属関係管理テ
ーブルに登録する従属関係管理手段を有するファイル管
理システムである。本システムは、各ファイルの日時情
報とファイルを削除するための基準となる基準日時情報
との比較結果と従属関係管理テーブルのファイル名とに
基づいてファイル削除候補をファイル削除候補テーブル
に登録する削除候補作成手段、ファイル削除候補から削
除対象のファイルを指定するための指定手段および削除
対象のファイルを削除するファイル削除手段を備えてい
る。

【０００９】

【作用】本発明の第１では、保存対象の各ファイルは、
作成・校正・参照等のファイル処理を実行したときの日
時情報が付加されて保存される。削除候補作成手段は、
ファイル保存手段に保存された各ファイルの日時情報と
ファイルを削除するための基準となる基準日時情報とを
比較し、この比較結果に基づいて保存された各ファイル
からファイル削除候補を作成する。ファイル削除手段
は、ファイル削除候補から指定された削除対象のファイ
ルをファイル保存手段から削除する。

【００１０】本発明の第２では、保存対象の各ファイル
は、作成・校正・参照等のファイル処理を実行したとき
の日時情報が付加されて保存される。この保存時に、従
属関係管理手段は保存対象のファイルと従属関係にある
ファイルのファイル名を従属関係管理テーブルに登録す
る。削除候補作成手段は、保存された各ファイルの日時
情報とファイルを削除するための基準となる基準日時情
報とを比較し、この比較結果に基づいて日時情報が前記
基準日時情報の日時前のファイルであって、従属関係管
理テーブルのファイル名とは異なるファイル名をファイ
ル削除候補テーブルに登録する。ファイル削除手段は、
ファイル削除候補テーブルから指定された削除対象のフ
ァイル名に対応するファイルをファイル保存手段から削
除する。

【００１１】

【実施例】以下図面を参照して本発明の実施例を説明す
る。図１は同実施例に係わるファイル管理システムの構
成を示すブロック図、図２は同実施例に係わるファイル
管理テーブルとファイルの構成を説明するための概念
図、図３乃至図６は同実施例の動作を説明するためのフ
ローチャート、図７は同実施例の動作を説明するための
表示画面の一例を示す概念図である。

【００１２】本システムは、システムの中央処理ユニッ
トであるファイル管理ユニット１、入力ユニット２、入
力制御ユニット３、メモリユニット４、ファイルを保存
するための保存ユニット５およびファイルや各種テーブ
ルの内容を表示するための出力ユニット６を備えてい
る。ファイル管理ユニット１は、同実施例に係わるファ
イルの保存や削除を含むファイル管理処理を実行するユ
ニットであり、具体的にはＣＰＵ（マイクロプロセッ
サ）とＯＳ（オペレーティングシステム）からなる。入
力ユニット２は、ファイル管理に必要な各種コマンドや
データを入力するためのユニットであり、具体的にはキ
ーボードである。入力ユニット２は同実施例に必要な削
除キー２ａ、保存キー２ｂおよび選択キー２ｃを有す
る。入力制御ユニット３は、入力ユニット２からのキー
入力を識別し、ファイル管理ユニット１に入力操作に応
じた指示を与えるものであり、具体的にはキーボードコ
ントローラである。

【００１３】メモリユニット４は保存する前の作業ファ
イルや保存ユニット５から呼出された各種テーブル等を
一時的に格納する作業エリアを有し、具体的にはＲＡＭ
である。保存ユニット５は保存対象のファイルや各種テ
ーブル等を保存するユニットであり、具体的にはＨＤＤ
等のファイル装置である。出力ユニット６は表示装置で
あるディスプレイや印刷装置である。

【００１４】さらに、本システムは、計時ユニット７、
従属関係管理テーブル８、削除候補テーブル９および削
除対象テーブル１０を有する。計時ユニット７は、本発
明のファイル削除の基準である日時情報を生成するため
の計時データを出力するタイマである。ファイル管理ユ
ニット１は、計時ユニット７から出力された計時データ
により各ファイルの日時情報を生成する。

【００１５】従属関係管理テーブル８は、例えばフォー
ム・オーバレイ文書を作成するなどのときに必要な従属
関係の文書ファイルやデータファイルを管理するための
テーブルである。従属関係管理テーブル８には、従属関
係のファイルのある保存ファイル名（保存文書名）とそ
の従属関係のファイル名（文書名）が登録されることに
なる。削除候補テーブル９は、日時情報を使用した削除
規則により、保存ユニット５の保存ファイルから削除候
補と判定されたファイル名を登録するためのテーブルで
ある。削除対象テーブル１０は、削除候補テーブル９に
登録された削除候補から最終的に削除対象に指定された
ファイル名を登録するためのテーブルである。各テーブ
ル８〜１０はファイル管理ユニット１により管理されて
おり、具体的には保存ユニット５に確保された格納エリ
アに保持されている。

【００１６】次に、同実施例の動作を説明する。 （基本動作）ファイル管理ユニット１は、入力ユニット
２の保存キー２ｂの操作に応じて、メモリユニット４に
格納された作業ファイル（例えば文書情報）を保存ユニ
ット５に保存するとき、計時ユニット７からの計時デー
タに基づいて日時情報を求めて、各保存ファイルに付加
する処理を行なう。日時情報とは、作業ファイルが保存
される前に作成、校正、印刷、参照（被参照）の各ファ
イル処理が実行された現時点の日時を示す情報であり、
年月日と時刻からなる。保存ユニット５に保存されるフ
ァイルの構成は、図２（Ｂ）に示すように、ファイル
名、従属性情報、頁管理データ、文字データ等の実体デ
ータ等からなる。本発明では、日時情報がファイルの構
成要素として付加されている。

【００１７】保存ユニット５には、図２（Ａ）に示すよ
うに、ファイル管理テーブルが用意されている。ファイ
ル管理テーブルは、保存ユニット５に保存された各ファ
イルの一覧リストを作成するために必要な情報（全保存
ファイルのファイル名等）が登録される。

【００１８】さらに、ファイル管理ユニット１は、作業
ファイルを保存ユニット５に保存するときに、従属性情
報を従属関係管理テーブル８に登録する。例えばフォー
ム・オーバレイ文書を作成するためには、保存ユニット
５に既に保存されている定型の原紙文書ファイルをメモ
リユニット４に呼出して、この原紙文書ファイルの各項
目に文書情報を入力して新たな作業ファイルであるフォ
ーム・オーバレイ文書を作成することになる。この作業
ファイルに対して、原紙文書ファイルは従属関係の文書
ファイルに相当する。従属関係管理テーブル８には、保
存すべき作業ファイルの保存ファイル名（保存文書名）
とその従属関係のファイル名（原紙文書ファイル名）が
登録される。 （ファイル削除動作）次に、入力ユニット２の削除キー
２ａの操作に応じて、ファイル管理ユニット１は、保存
ユニット５に保存されたファイルの削除処理を実行す
る。まず、図３のステップＳ１に示すように、基準日時
の設定画面を出力ユニット６に表示する。基準日時の設
定画面は、図７（Ａ）に示すように、ファイル削除の基
準となる年月日と時刻を設定するための入力エリアから
なる。基準日時は、保存ファイルの日時情報により削除
するか否かを判別するための情報となる。

【００１９】入力ユニット２から基準日時情報が設定さ
れると、ファイル管理ユニット１は、図２（Ａ）に示す
ファイル管理テーブルにより、保存ユニット５に保存さ
れたファイルのファイル一覧リストを求める（ステップ
Ｓ２，Ｓ３）。ファイル管理ユニット１は、求めた判別
対象のファイルの日時情報と設定された基準日時情報と
を比較し、ファイルの全ての日時情報が基準日時より前
か否かを判定する（ステップＳ４，Ｓ５）。

【００２０】ここで、各ファイルの日時情報は、図２
（Ｂ）に示すように、ファイル処理毎に作成日時、校正
日時、印刷日時、参照日時の各情報からなる。ファイル
管理ユニット１は基準日時情報とそれらの全ての日時情
報とを比較し、全てが基準日時より前のファイル名を期
限切れテーブルに登録する（ステップＳ５のＹＥＳ，Ｓ
１１）。具体的には、図６のフローチャートに示すよう
に、作成日時、校正日時、最終参照日時のいずれかが基
準日時より後であれば、ファイル管理ユニット１はその
ファイルは期限内であると判定し、削除候補から除外す
る（ステップＳ３１のＮＯ、Ｓ３３のＮＯ、Ｓ３５のＮ
Ｏ、Ｓ３７）。逆に、作成日時、校正日時、最終参照日
時のいずれも基準日時より前であれば、ファイル管理ユ
ニット１はそのファイルは期限切れであると判定する
（ステップＳ３１のＹＥＳ、Ｓ３３のＹＥＳ、Ｓ３５の
ＹＥＳ、Ｓ３６）。

【００２１】この期限切れテーブルは、一時的に格納す
るためのテーブルであり、例えばメモリユニット４に格
納される。この処理は判別対象の全ファイルについて実
行されて、該当するファイル名の全てが期限切れテーブ
ルに登録されるまで繰り返される（ステップＳ６）。

【００２２】次に、ファイル管理ユニット１は、従属関
係管理テーブル８を検索して、期限切れテーブルに登録
された期限切れファイルに従属関係のファイルが存在す
るか否かを判定する（ステップＳ７〜Ｓ９）。ファイル
管理ユニット１は、従属関係のファイルが存在しない期
限切れファイルを、暫定的に削除候補として削除候補テ
ーブル９に登録する（ステップＳ１０）。

【００２３】全ての期限切れファイルについて判定処理
が終了すると、ファイル管理ユニット１は削除候補テー
ブル９に登録した削除候補のリストを作成し、出力ユニ
ット６の表示画面に表示する（ステップＳ１２）。具体
的には、図７（Ｂ）に示すように、削除候補テーブル９
に登録された削除候補ファイルのファイル名と日時情報
の中で最新の日時情報からなるリストが表示される。

【００２４】このリストが表示された表示画面に対し
て、入力ユニット２の選択キー（カーソルキー）２ｃ等
を操作して、各ファイル毎に削除、更新、保留の指示情
報を入力すると、ファイル管理ユニット１は各指示に応
じた処理を実行する（ステップＳ１３）。即ち、削除候
補ファイルの中で、削除指示が入力されたファイルにつ
いては、そのファイル名を削除対象テーブル１０に登録
する（ステップＳ１４のＹＥＳ，Ｓ１８）。また、更新
指示が入力されたファイルについては、ファイル管理ユ
ニット１は予め用意された参照日時更新テーブルにファ
イル名を登録し、後に参照日時を現在日時に更新する処
理を実行する（ステップＳ１５のＹＥＳ，Ｓ１９）。但
し、更新指示については必ずしも必要でない。さらに、
保留指示が入力されたファイルについては、ファイル管
理ユニット１はそのファイル名を削除対象テーブル１０
に登録しないで、現時点では削除対象から除外すること
になる。

【００２５】具体的には、図７（Ｃ）に示すように、表
示された削除候補ファイルの各操作エリアに削除、保留
等の指示入力に応じた表示がなされる。全ての削除候補
ファイルに対する指示が終了すると、ファイル管理ユニ
ット１は削除対象テーブル１０から順次ファイル名を検
索し、該当する保存ファイルを保存ユニット５から削除
する処理を実行する（ステップＳ２０，Ｓ２１）。この
とき、図２（Ａ）に示すファイル管理テーブルからファ
イル名を削除する。

【００２６】ここで、図３のステップＳ７〜Ｓ１０にお
いて、従属関係管理テーブル８を検索しないで削除候補
ファイルを設定した場合には、この削除処理時に従属関
係管理テーブル８を検索して、該当する削除対象ファイ
ル名をテーブル８から削除する（ステップＳ２２，Ｓ２
３，Ｓ２５）。ファイル管理ユニット１は削除対象テー
ブル１０の全ての削除対象ファイル名の検索が終了する
まで、ステップＳ２０からの処理を繰り返す（ステップ
Ｓ２４）。

【００２７】このようにして、保存ファイルに日時情報
を付加し、この日時情報を使用する削除規則により削除
候補ファイルを抽出する。具体的には、設定した基準日
時より前の日時情報を有する保存ファイルを削除候補フ
ァイルとしてリストアップする。このリストから削除指
示された削除候補ファイルを削除対象テーブル１０に登
録し、この削除対象テーブル１０に登録された削除対象
ファイルを実際に削除する。したがって、ユーザは削除
候補ファイルから実際に削除する削除対象ファイルを指
定するだけで、保存ファイルの中から不要なファイルを
簡単に削除することが可能となる。この場合、日時情報
による削除規則を採用することにより、複数のユーザが
共用している文書ファイルについて、保存の維持または
削除の選択を決定しやすくなる。

【００２８】さらに、従属関係管理テーブル８を利用す
ることにより、日時情報による削除規則に適用する場合
でも、従属関係を有するファイルについては削除候補フ
ァイルから除外することができる。したがって、例えば
フォーム・オーバレイ文書を作成するために使用する原
紙文書ファイルを誤って削除するような事態を防止する
ことができる。

【００２９】

【発明の効果】以上詳述したように本発明によれば、保
存した文書等のファイルから日時に基づいた削除規則に
より削除候補として抽出し、この削除候補から削除対象
のファイルを指定する操作だけで、保存ファイルの中か
ら不要なファイルを簡単に削除することが可能となる。
したがって、特に一時的に保存した不用な文書ファイル
等をファイル装置から効率的に削除することができるた
め、ファイル装置の格納スペースを無駄に使用している
事態を防止することができる。

【００３０】また、削除候補として抽出するための削除
規則の中に従属関係管理テーブルを利用することによ
り、日時に基づいた削除規則に適用されるファイルでも
削除候補から除外することができる。したがって、特に
複数のユーザが共用している従属関係のあるファイルに
ついては、誤って削除するような事態を防止することが
できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例に係わるファイル管理システム
の構成を示すブロック図。

【図２】同実施例に係わるファイル管理テーブルとファ
イルの構成を説明するための概念図。

【図３】同実施例の動作を説明するためのフローチャー
ト。

【図４】同実施例の動作を説明するためのフローチャー
ト。

【図５】同実施例の動作を説明するためのフローチャー
ト。

【図６】同実施例の動作を説明するためのフローチャー
ト。

【図７】同実施例の動作を説明するための表示画面の一
例を示す概念図。

【符号の説明】 １…ファイル管理ユニット、２…入力ユニット、３…入
力制御ユニット、４…メモリユニット、５…保存ユニッ
ト、６…出力ユニット、７…計時ユニット、８…従属関
係管理テーブル、９…削除候補テーブル、１０…削除対
象テーブル。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 保存対象の各ファイルを各種のファイル
   処理を実行したときの日時情報を付加して保存するファ
   イル保存手段と、 このファイル保存手段に保存された前記各ファイルの前
   記日時情報と前記ファイルを削除するための基準となる
   基準日時情報とを比較し、この比較結果に基づいて保存
   された前記各ファイルからファイル削除候補を作成する
   削除候補作成手段と、 この削除候補作成手段により作成された前記ファイル削
   除候補から削除対象の前記ファイルを指定するための指
   定手段と、 この指定手段により指定された削除対象の前記ファイル
   を前記ファイル保存手段から削除するファイル削除手段
   とを具備したことを特徴とするファイル管理システム。
2. 【請求項２】 保存対象の各ファイルを各種のファイル
   処理を実行したときの日時情報を付加して保存するファ
   イル保存手段と、 このファイル保存手段に前記各ファイルを保存するとき
   に、前記ファイル保存手段に保存された従属関係にある
   ファイルのファイル名を従属関係管理テーブルに登録す
   る従属関係管理手段と、 前記ファイル保存手段に保存された前記各ファイルの前
   記日時情報と前記ファイルを削除するための基準となる
   基準日時情報とを比較し、この比較結果に基づいて前記
   日時情報が前記基準日時情報の日時前の前記ファイルで
   あって前記従属関係管理テーブルのファイル名とは異な
   るファイル名をファイル削除候補テーブルに登録する削
   除候補作成手段と、 前記ファイル削除候補テーブルから削除対象の前記ファ
   イル名を指定するための指定手段と、 この指定手段により指定された前記ファイル名に対応す
   るファイルを前記ファイル保存手段から削除するファイ
   ル削除手段とを具備したことを特徴とするファイル管理
   システム。
3. 【請求項３】 保存対象の各ファイルを作成、校正、参
   照のファイル処理を実行したときの各日時情報を付加し
   て保存するファイル保存手段と、 このファイル保存手段に前記各ファイルを保存するとき
   に、前記ファイル保存手段に保存された従属関係にある
   ファイルのファイル名を従属関係管理テーブルに登録す
   る従属関係管理手段と、 前記ファイル保存手段に保存された前記各ファイルの前
   記日時情報と前記ファイルを削除するための基準となる
   基準日時情報とを比較し、この比較結果に基づいて前記
   日時情報が前記基準日時情報の日時前の前記ファイルで
   あって前記従属関係管理テーブルのファイル名とは異な
   るファイル名をファイル削除候補テーブルに登録する削
   除候補作成手段と、 前記ファイル削除候補テーブルを出力する出力手段と、 この出力手段により出力された前記ファイル削除候補テ
   ーブルから削除対象の指示がなされたファイル名をファ
   イル削除対象テーブルに登録する削除対象作成手段と、 前記削除対象テーブルに登録された前記ファイル名に対
   応するファイルを前記ファイル保存手段から削除するフ
   ァイル削除手段とを具備したことを特徴とするファイル
   管理システム。
4. 【請求項４】 保存対象の各ファイルをファイル保存手
   段に保存し、前記ファイル保存手段に保存するときの前
   記各ファイルに作成、校正、参照のファイル処理を実行
   したときの各日時情報を付加するファイル管理システム
   において、 前記ファイル保存手段に前記各ファイルを保存するとき
   に、前記ファイル保存手段に保存された従属関係にある
   ファイルのファイル名を従属関係管理テーブルに登録す
   るステップと、 前記ファイル保存手段に保存された前記各ファイルの前
   記日時情報と前記ファイルを削除するための基準となる
   基準日時情報とを比較し、この比較結果に基づいて前記
   日時情報が前記基準日時情報の日時前の前記ファイルで
   あって前記従属関係管理テーブルのファイル名とは異な
   るファイル名をファイル削除候補テーブルに登録するス
   テップと、 前記ファイル削除候補テーブルを出力するステップと、 この出力手段により出力された前記ファイル削除候補テ
   ーブルから削除対象の指示がなされたファイル名をファ
   イル削除対象テーブルに登録するステップと、 前記削除対象テーブルに登録された前記ファイル名に対
   応するファイルを前記ファイル保存手段から削除するス
   テップとからなることを特徴とするファイル削除方法。