JP6495511B1 - 電子メール作成装置、方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールの内容に沿ったファイルを添付して行う電子メールの作成作業を効率的に行うこと。【解決手段】本発明に係る電子メール作成装置は、種類の異なる複数の項目の入力欄を含む電子メール作成画面を生成し、表示装置に表示させる入力画面生成部と、２以上の項目に入力された項目内容の組合せに基づく第１の検索条件を決定する検索条件決定部と、複数のファイルが格納されたファイル記憶装置の中から、第１の検索条件に該当する１以上のファイルを検索し、当該検索の結果を添付ファイル候補として表示装置に表示させる検索実行部と、添付ファイル候補に対する選択結果と第１の検索条件とを対応付けた履歴情報を記憶装置に登録する履歴登録部と、を備える。【選択図】図１

Description

本発明は、電子メール作成装置、方法及びプログラムに関するものである。

連絡手段として電子メールが利用されるようになって久しい。例えば、建設業では、業者間で膨大な種類の書類のやり取りが必要となるため、一通の電子メールの送信時に複数のファイルを添付することが一般的である。また、複数の物件にかかる工事（プロジェクト）が同時並行で進行することも多いため、同一種類の書類について、物件ごとに異なる内容のファイルを日々作成し、様々な宛先に対して、対応する複数の添付ファイルを選択して送信しなければならない。

そこで、特許文献１には、電子メール作成時に入力された宛先情報に関連性のあるファイルを抽出して添付ファイル候補とする技術が開示されている。

特開２０１１−９５８９６号公報

しかしながら、特許文献１では、添付ファイル候補の絞り込みが不十分であるという問題点がある。例えば、同一の宛先（取引先）と複数の異なるプロジェクトを同時並行してやり取りする場合があるため、宛先情報との関連性だけでは、無関係であるか、却って不必要なファイルまで候補に含まれてしまうおそれがある。

本発明は、このような問題点を解決するためになされたものであり、電子メールの内容に沿ったファイルを添付して行う電子メールの作成作業を効率的に行うための電子メール作成装置、方法及びプログラムを提供することを目的とする。

本発明に係る電子メール作成装置は、
種類の異なる複数の項目の入力欄を含む電子メール作成画面を生成し、表示装置に表示させる入力画面生成部と、
２以上の前記項目に入力された項目内容の組合せに基づく第１の検索条件を決定する検索条件決定部と、
複数のファイルが格納されたファイル記憶装置の中から、前記第１の検索条件に該当する１以上のファイルを検索し、当該検索の結果を添付ファイル候補として前記表示装置に表示させる検索実行部と、
前記添付ファイル候補に対する選択結果と前記第１の検索条件とを対応付けた履歴情報を記憶装置に登録する履歴登録部と、
を備える。

本発明に係る電子メール作成方法は、
コンピュータが、
種類の異なる複数の項目の入力欄を含む電子メール作成画面を生成し、表示装置に表示させる入力画面生成ステップと、
２以上の前記項目に入力された項目内容の組合せに基づく第１の検索条件を決定する検索条件決定ステップと、
複数のファイルが格納されたファイル記憶装置の中から、前記第１の検索条件に該当する１以上のファイルを検索する検索実行ステップと、
前記検索の結果を添付ファイル候補として前記表示装置に表示させる検索結果表示ステップと、
前記添付ファイル候補に対する選択結果と前記第１の検索条件とを対応付けた履歴情報を記憶装置に登録する履歴登録ステップと、
を実行する。

本発明に係る電子メール作成プログラムは、
種類の異なる複数の項目の入力欄を含む電子メール作成画面を生成し、表示装置に表示させる入力画面生成処理と、
２以上の前記項目に入力された項目内容の組合せに基づく第１の検索条件を決定する検索条件決定処理と、
複数のファイルが格納されたファイル記憶装置の中から、前記第１の検索条件に該当する１以上のファイルを検索する検索実行処理と、
前記検索の結果を添付ファイル候補として前記表示装置に表示させる検索結果表示処理と、
前記添付ファイル候補に対する選択結果と前記第１の検索条件とを対応付けた履歴情報を記憶装置に登録する履歴登録処理と、
をコンピュータに実行させる。

本発明に係る電子メール作成プログラムは、
サーバから種類の異なる複数の項目の入力欄を含む電子メール作成画面を受信し、表示装置に表示させる入力画面表示処理と、
２以上の前記項目に対する項目内容の入力を受け付ける第１の受付処理と、
複数のファイルが格納されたファイル記憶装置の中から、前記入力された項目内容の組合せに基づく検索条件に該当する１以上のファイルを検索させるために、当該組合せを前記サーバに送信する第１の送信処理と、
前記サーバから前記検索の結果を受信し、当該検索の結果を添付ファイル候補として前記表示装置に表示させる検索結果表示処理と、
前記添付ファイル候補に対する選択結果を受け付ける第２の受付処理と、
前記選択結果と前記検索条件とを対応付けた履歴情報を記憶装置に登録させるために、当該選択結果を前記サーバに送信する第２の送信処理と、
をコンピュータに実行させる。

本発明により、電子メールの内容に沿ったファイルを添付して行う電子メールの作成作業を効率的に行うための電子メール作成装置、方法及びプログラムを提供することができる。

本実施の形態１にかかるメール作成装置を含む全体構成を示すブロック図である。 本実施の形態１にかかる検索条件履歴の構成を示すブロック図である。 本実施の形態１にかかる電子メールの送受信履歴の構成を示すブロック図である。 本実施の形態１にかかるメール作成処理の詳細な流れを説明するためのフローチャートである。 本実施の形態１にかかるメール作成処理の詳細な流れを説明するためのフローチャートである。 本実施の形態１にかかるメール作成処理の詳細な流れを説明するためのフローチャートである。 本実施の形態１にかかる項目入力画面（入力前）の例を説明する図である。 本実施の形態１にかかる項目入力画面（入力中）の例を説明する図である。 本実施の形態１にかかる添付ファイル候補の検索結果画面の例を説明する図である。 本実施の形態１にかかる添付ファイル選択後の項目入力画面の例を説明する図である。 本実施の形態１にかかるメールテンプレートの例を説明する図である。 本実施の形態１にかかる本文作成画面の例を説明する図である。 本実施の形態５にかかる電子メール作成システムの全体構成を示すブロック図である。

以下、本発明を適用した具体的な実施形態について、図面を参照しながら詳細に説明する。ただし、本発明が以下の実施形態に限定される訳ではない。また、説明を明確にするため、以下の記載および図面は、適宜、簡略化されている。

以下に説明される複数の実施形態及び実施例は、独立に実施されることもできるし、適宜組み合わせて実施されることもできる。これら複数の実施形態及び実施例は、互いに異なる新規な特徴を有している。したがって、これら複数の実施形態及び実施例は、互いに異なる目的又は課題を解決することに寄与し、互いに異なる効果を奏することに寄与する。

＜実施の形態１＞
本実施の形態１では、ある建設会社のユーザ（メール作成者）が、本実施の形態にかかる電子メール作成装置を用いて、物件名等を入力しつつ、複数の添付ファイルを選択して電子メールを作成し、送信する作業を題材に説明する。

図１は、本実施の形態１にかかる電子メール作成装置３を含む全体構成を示すブロック図である。電子メール作成装置３は、ネットワークＮを介して電子メールサーバ（不図示）と通信可能に接続されており、ユーザの操作に応じて電子メールの送受信を行う情報処理装置である。ネットワークＮは、インターネット等の通信ネットワークである。尚、電子メール作成装置３は、複数台のコンピュータにより実現したものであってもよい。電子メール作成装置３は、取引先ＤＢ（DataBase）１１、物件ＤＢ１２、工事ＤＢ１３、ファイル記憶装置２１、入力装置２２及び表示装置２３と通信可能に接続されている。例えば、電子メール作成装置３は、取引先ＤＢ１１、物件ＤＢ１２、工事ＤＢ１３及びファイル記憶装置２１と、有線又は無線のＬＡＮ（Local Area Network）により通信可能に接続されている。または、取引先ＤＢ１１、物件ＤＢ１２、工事ＤＢ１３及びファイル記憶装置２１の一部又は全ては、電子メール作成装置３に内蔵されたものであってもよい。尚、本実施の形態１は、取引先ＤＢ１１、物件ＤＢ１２、工事ＤＢ１３、ファイル記憶装置２１、電子メール作成装置３、入力装置２２及び表示装置２３を含み、ネットワークＮと接続された電子メール作成システムと呼ぶこともできる。尚、以下の説明における「記憶装置」又は「ファイル記憶装置」は、ハードディスク又はフラッシュメモリ等の不揮発性記憶装置である。

取引先ＤＢ１１は、ユーザの業務上の複数の取引先の情報を管理するためのデータベースである。取引先の情報としては、例えば、取引先ＩＤ、取引先の名称（会社名等）、担当者の氏名、役職及びメールアドレス、取引先の種別等を含む。また、１つの取引先ＩＤに対して複数の担当者の氏名等が対応付けられていても良い。また、取引先の種別とは、例えば、ユーザにとっての顧客又は発注先等を示す情報である。

物件ＤＢ１２は、工事対象の複数の物件の情報を管理するためのデータベースである。物件の情報としては、例えば、物件ＩＤ、物件名、物件の住所等を含む。工事ＤＢ１３は、複数の工事の情報を管理するためのデータベースである。工事の情報としては、工事ＩＤ、工事名、物件ＩＤ等を含む。

つまり、取引先ＤＢ１１、物件ＤＢ１２及び工事ＤＢ１３のそれぞれは、データの集合であり、同一又は複数台のコンピュータが備える記憶装置に記憶された情報である。尚、取引先ＤＢ１１、物件ＤＢ１２及び工事ＤＢ１３は、当該コンピュータ上で稼働するデータベース管理システムにより実現可能である。

ファイル記憶装置２１は、複数のファイル２１１、・・・２１ｎ（ｎは、２以上の自然数。）を保存して管理する記憶装置である。ファイル２１１等は、ユーザが業務上のやり取りで用いる書類を作成した電子データであり、電子メールの送信時に添付ファイルとなり得るものを含む。ファイル２１１等は、データ内容と共に、属性情報としてファイル名、保存先フォルダパス、更新日時等を含む。また、ファイル記憶装置２１は、１又は複数台のコンピュータであり、コンピュータ上で稼働するＯＳ（Operating System）が提供するファイルシステムにより各ファイルの読み書きを管理するものである。または、上述した通り、ファイル記憶装置２１は、電子メール作成装置３に内蔵されたものであってもよい。

入力装置２２は、ユーザからの入力操作を受け付けて、受け付けた入力操作を電気信号として電子メール作成装置３へ出力する入力デバイスである。入力装置２２は、例えば、キーボード、マウス、タッチパネル等である。表示装置２３は、電子メール作成装置３からの出力内容を画面に表示する表示デバイスである。

電子メール作成装置３は、記憶装置３１、ＩＦ（InterFace）部３２、制御部３３及びメモリ３４を備え、それぞれが電気的に接続されている。記憶装置３１は、用件リスト３１１と、テンプレート３１２と、アドレス帳３１３と、検索条件履歴３１４と、送受信履歴３１５と、プログラム３１６とを記憶する。用件リスト３１１は、ユーザが作成する電子メール及び添付するファイルの内容に関する用件の候補となる複数の情報の集合である。用件リスト３１１には、例えば、見積書の送信、特記事項、スケジュールの連絡等の文字列情報が含まれる。

テンプレート３１２は、ユーザが作成する電子メール本文の複数のひな型を定義した情報である。テンプレート３１２は、文章内に、複数の項目の少なくとも一部と対応付けられた１以上の挿入位置が定義された情報である。つまり、テンプレート３１２は、定型文と共に、項目の入力内容の挿入箇所及び挿入定義がされたデータである。テンプレート３１２は、予めユーザが入力装置２２を操作することにより作成され、記憶装置３１に格納された情報である。尚、テンプレート３１２の具体例は後述する。

アドレス帳３１３は、電子メールのメールアドレスの集合を管理する情報である。尚、アドレス帳３１３は、既存の電子メールアプリケーションが管理するものを用いてもよい。また、アドレス帳３１３は、電子メール作成装置３と接続された外部の記憶装置に記憶されたものであってもよい。

検索条件履歴３１４は、後述する検索条件決定部３３２により決定された検索条件の履歴情報である。ここで、本実施の形態にかかる「検索条件」は、ファイル記憶装置２１内のファイル２１１から２１ｎに対して、ファイル名等のファイル属性や、ファイル内容等を検索する際の検索キーの組合せである。また、検索条件履歴３１４は、検索条件により検索された複数の添付ファイル候補について、ユーザにより添付ファイルとして選択されたか否かを示す選択結果が、検索条件と対応付けられた情報である。尚、選択結果は、添付ファイル候補のファイル名を、選択ファイル名の集合又は非選択ファイル名の集合のいずれかに分類した情報であってもよい。

図２は、本実施の形態１にかかる検索条件履歴３１４の構成を示すブロック図である。検索条件履歴３１４は、複数の検索条件情報５１、５２、・・・を含む。検索条件情報５１は、検索条件ＩＤ５１１と、複数の条件５１２１、５１２２、・・・と、検索日時５１３と、選択結果５１４とを含む。検索条件ＩＤ５１１は、検索条件の識別情報である。条件５１２１等は、個別の検索キーを示す文字列である。尚、条件５１２１等のそれぞれは、ＮＯＴ条件か否かを示す情報を含むものであってもよい。また、複数の条件５１２１等の組合せには、各条件間がＡＮＤ条件又はＯＲ条件であるか等の情報を含んでも構わない。検索日時５１３は、検索条件ＩＤ５１１が示す検索条件により検索処理が実行された日時を示す情報である。検索日時５１３は、少なくとも検索条件により検索処理が最後に実行された日時を示す情報を含む。尚、検索日時５１３は、同一の検索条件ＩＤ５１１による検索処理が複数回実行された場合には、各回ごとの検索日時を含めても良い。選択結果５１４は、検索条件により検索処理の結果として抽出された複数の添付ファイル候補のそれぞれについて、ユーザにより添付ファイルとして選択されたか否かを示す情報です。具体的には、選択結果５１４は、添付ファイルとして選択されたファイル名を選択ファイル名５１４１として、添付ファイルとして選択されなかったファイル名を非選択ファイル名５１４２として含む。尚、検索条件情報５２等は、検索条件情報５１と同等の構成であるため、詳細な説明を省略する。

図１に戻り説明を続ける。送受信履歴３１５は、電子メール作成装置３を用いて送受信された電子メール及び当該電子メールに添付された添付ファイルを含む履歴情報である。特に、送受信履歴３１５は、一般的な電子メールの送受信履歴に加え、添付ファイルが添付された送信済みメールに対して、当該電子メールを作成する際に後述する項目入力画面に入力した項目内容の組合せをさらに対応付けたものである。つまり、当該項目内容の組合せは、当該添付ファイルを検索する際に用いた検索条件の決定に用いられた情報である。

図３は、本実施の形態１にかかる電子メールの送受信履歴３１５の構成を示すブロック図である。送受信履歴３１５は、複数の送信メールについての履歴情報と、複数の受信メールについての履歴情報とを含む。例えば、送信メール６１１は、ヘッダ６１１１と本文６１１２とを含む。そして、送信メール６１１は、添付ファイル６１２及び項目入力内容６１３とが対応付けられている。ここで、項目入力内容６１３は、上述した通り、送信メール６１１を作成する際に入力された項目内容の組合せである。また、送信メール６２１は、ヘッダ６２１１と本文６２１２とを含む。そして、送信メール６２１は、添付ファイル６２２が対応付けられている。尚、送受信履歴３１５は、既存の電子メールアプリケーションが管理する送受信の履歴情報における各電子メールの識別情報と項目内容の組合せとの対応付けを管理するものであってもよい。その場合、既存の電子メールアプリケーションが管理する送受信の履歴情報は、電子メール作成装置３と接続された外部の記憶装置に記憶されたものであってもよい。

図１に戻り説明を続ける。プログラム３１６は、電子メール作成プログラムの一例であり、本実施形態にかかる電子メール作成処理が実装されたコンピュータプログラムである。

ＩＦ部３２は、電子メール作成装置３の外部との入出力を行うインタフェースである。例えば、ＩＦ部３２は、入力装置２２を介してユーザの操作内容を受け付け、受け付けた操作内容を示す電気信号を制御部３３へ出力する。また、ＩＦ部３２は、ネットワークＮを介して電子メール等のデータの受信を行い、受信したデータを制御部３３へ出力する。また、ＩＦ部３２は、制御部３３からの指示に応じて、表示装置２３へ出力を行う。また、ＩＦ部３２は、制御部３３からの電子メール及び添付ファイルの送信指示に応じて、ネットワークＮを介して電子メールサーバへ電子メール及び添付ファイルを送信する。また、ＩＦ部３２は、制御部３３からの指示に応じて、取引先ＤＢ１１、物件ＤＢ１２、工事ＤＢ１３及びファイル記憶装置２１に対して、参照及び更新要求を送信し、それぞれから応答を受信し、制御部３３へ出力する。メモリ３４は、ＲＡＭ（Random Access Memory）等の揮発性記憶装置である。

制御部３３は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のプロセッサであり、電子メール作成装置３の各構成を制御する。制御部３３は、記憶部３１からプログラム３１６をメモリ３４へ読み込み、プログラム３１６を実行する。これにより、制御部３３は、入力画面生成部３３１、検索条件決定部３３２、検索実行部３３３、履歴登録部３３４、本文作成部３３５及びメール送受信部３３６の機能を実現する。

入力画面生成部３３１は、新規の電子メール作成時に、種類の異なる複数の項目の入力欄を含む電子メール作成画面を生成し、表示装置２３に表示させる。ここで、項目は、ユーザが作成する電子メールや添付ファイルの内容に関する複数の観点、カテゴリ等を示す情報である。本実施の形態にかかる項目は、例えば、物件名、工事名、用件等である。これらの項目の少なくとも一部を用いることにより、本実施の形態を建設業の業務に効果的に適用できる。但し、項目はこれらに限定されず、複数種類であればよい。

また、電子メール作成画面は、上述した複数項目の入力欄により構成された項目入力画面を少なくとも含むものである。尚、電子メール作成画面には、電子メールの本文編集画面を含むものであっても構わない。そして、入力画面生成部３３１は、複数の項目の種類、表示文字列（キャプション）、各項目の入力欄の配置（レイアウト）等について、画面テンプレート等により予め定義されており、当該画面テンプレート等に基づいて、表示用の画面データを生成する。尚、以下の説明における「入力欄」には、データの入力欄及び表示欄の意味を含むものとする。

検索条件決定部３３２は、２以上の項目に入力された項目内容の組合せに基づく第１の検索条件を決定する。項目内容の組合せに基づく検索条件とは、例えば、物件名と工事名のＡＮＤ条件等である。また、検索条件決定部３３２は、項目の種類に応じて、検索結果の表示順序の優先度を設定してもよい。

検索実行部３３３は、ファイル記憶装置２１の中から、検索条件決定部３３２により決定された検索条件に該当する１以上のファイルを検索し、当該検索の結果を添付ファイル候補として表示装置２３に表示させる。検索条件に表示順序の優先度が設定されている場合、検索実行部３３３は、検索結果を優先度に応じて順序に並び替えて表示する。

履歴登録部３３４は、添付ファイル候補に対する選択結果と検索条件とを対応付けた検索条件履歴３１４を記憶装置３１に登録する。

これらの構成により、複数の項目に対して入力された項目内容の組合せを用いて、電子メールの内容に沿ったファイルを添付ファイル候補として検索することができる。そのため、ユーザの電子メール作成作業の効率を向上できる。

ここで、検索実行部３３３は、添付ファイル候補と共に第１の検索条件を表示装置２３に表示させる。そして、検索実行部３３３は、第１の検索条件から第２の検索条件への変更を受け付けた場合に、ファイル記憶装置２１の中から、第２の検索条件に該当する１以上のファイルを再検索し、当該再検索の結果と第２の検索条件とを表示装置２３に表示させることが望ましい。このように、自動的に決定された検索条件を検索結果と共に画面に表示することで、ユーザは自動的に決定された検索条件を容易に微修正できる。そのため、類似する検索キーワードによる再検索等により所望の添付ファイル候補をより速く見つけ出すことができる。

また、検索条件決定部３３２は、表示装置２３に表示された添付ファイル候補に対する選択を受け付けずに、再検索要求を受け付けた場合に、記憶装置３１内の検索条件履歴３１４や送受信履歴３１５に基づく履歴情報に基づいて第３の検索条件を決定するとよい。その場合、検索実行部３３３は、ファイル記憶装置２１の中から、第３の検索条件に該当する１以上のファイルを再検索するとよい。これにより、当初自動的に決定された第１の検索条件による検索結果（添付ファイル候補のリスト）がユーザにとって所望の結果ではなかったことを、リストに対して選択されなかったことを手掛かりにして検出することができる。そのため、各種履歴情報に基づき他の観点での検索条件に自動的に置き換えて、再検索を行うことで、所望の添付ファイル候補が検索される確率が向上する。

また、履歴登録部３３４は、表示装置２３に表示された添付ファイル候補の中から選択されたファイルを添付ファイルとした電子メールが送信された場合に、当該電子メールと、当該添付ファイルと、添付ファイル候補の検索条件に用いた項目内容の組合せと、を対応付けて送受信履歴３１５として記憶装置３１に登録するとよい。このように、電子メールと、実際に送信（選択）された添付ファイルと、画面での項目の入力内容とを対応付けて履歴とすることで、様々な分析に用いることができ、添付ファイル候補の検索精度を向上できる。

さらに、検索実行部３３３は、ファイル記憶装置２１の中を検索すると共に、検索条件決定部３３２により決定された検索条件に基づいて記憶装置３１内の送受信履歴３１５をさらに検索するとよい。ここで、送受信履歴３１５内の添付ファイルが検索された場合には、過去に検索条件に用いられた項目内容と今回の検索条件とが近いといえる。そのため、今回の作成対象の電子メールと関連性の高い添付ファイルといえ、今回添付しようとするファイルの修正や選択等が容易となる。特に、受信メールのヘッダ、本文、添付ファイルのファイル名、内容等に対して、今回の検索条件で検索することで、過去に先方から送付された添付ファイルを容易に見つけ出すことがで、受信した添付ファイルの修正も効率的となる。

さらに、入力画面生成部３３１は、電子メール作成画面内の複数の項目のうち一部に対して項目内容の入力を受け付けた場合に、記憶装置３１内の送受信履歴３１５を参照して当該入力された項目内容に関する統計情報を算出する。そして、入力画面生成部３３１は、当該統計情報を対応する項目と共に表示するように電子メール作成画面を更新して、表示装置２３に表示させるとよい。ここで、統計情報とは、例えば、ある物件について過去に送受信されたメールの件数の総数や月単位の件数等である。これにより、電子メールのやり取りが多い案件についての統計情報を参考とすることで、メール作成を効率化できる。

さらに、検索実行部３３３は、電子メール作成画面内の統計情報に対する指定を受け付けた場合に、記憶装置３１内の送受信履歴３１５の中から当該統計情報に該当する電子メールを検索し、当該検索の結果の電子メールに対応付けられた添付ファイル及び項目内容の組合せを表示装置２３に表示させるとよい。これにより、統計情報に基づく過去の添付ファイルや項目内容を参考として、添付ファイルの修正、選択、メール作成を効率化できる。

また、検索実行部３３３は、電子メール作成画面内の複数の項目のうち一つに対する指定を受け付けた場合に、記憶装置２３内の検索条件履歴３１４又は送受信履歴３１５等の中から当該指定された項目に対応する項目内容を抽出し、当該抽出した項目内容を入力候補として表示装置２３に表示させるとよい。このように、検索条件履歴３１４や送受信履歴３１５から入力する項目内容の候補をリスト表示することで、項目の入力を支援し、添付ファイルの検索精度を向上させ、メール作成を効率化できる。

本文作成部３３５は、電子メール作成画面内の２以上の項目への項目内容の入力後に、本文作成要求を受け付けた場合、記憶装置３１内の複数のテンプレート３１２の中から、入力された項目内容に基づいて１つのテンプレートを選択する。そして、本文作成部３３５は、当該選択したテンプレート内の挿入位置に対応付けられた、入力された項目内容を当該挿入位置に挿入した本文案を作成し、当該本文案を表示装置２３に表示させる。これにより、項目への入力内容に基づいて本文を効率的に作成できる。

メール送受信部３３６は、作成中の電子メールについての送信要求を受け付けた場合、本文案を電子メールの本文に、選択されたファイルを添付ファイルとして添付して、宛先等のメールアドレスに対して電子メールを送信する。

ここで、本実施の形態１にかかるメール作成処理の概要を説明する。本実施の形態１にかかるメール作成処理は、少なくとも以下の入力画面生成ステップ、検索条件決定ステップ、検索実行ステップ、検索結果表示ステップ及び履歴登録ステップを、電子メール作成装置３等のコンピュータが実行するものである。そして、入力画面生成ステップは、種類の異なる複数の項目の入力欄を含む電子メール作成画面を生成し、表示装置２３に表示させるものである。検索条件決定ステップは、２以上の前記項目に入力された項目内容の組合せに基づく第１の検索条件を決定するものである。検索実行ステップは、複数のファイルが格納されたファイル記憶装置２１の中から、前記第１の検索条件に該当する１以上のファイルを検索するものである。検索結果表示ステップは、前記検索の結果を添付ファイル候補として前記表示装置２３に表示させるものである。履歴登録ステップは、前記添付ファイル候補に対する選択結果と前記第１の検索条件とを対応付けた履歴情報を記憶装置３１に登録するものである。

図４、図５及び図６は、本実施の形態１にかかるメール作成処理の詳細な流れを説明するためのフローチャートである。前提として、例えば、ユーザは、取引先とやり取りをするための書類を電子データで作成し、ファイル記憶装置２１内にファイル２１１等として保存済みとする。また、記憶装置３１には、用件リスト３１１、１以上のテンプレート３１２、アドレス帳３１３、複数件の電子メールの送受信履歴３１５及びプログラム３１６が記憶されているものとする。

まず、ユーザは、入力装置２２に対して電子メールの作成開始の指示を入力する。入力装置２２は、入力された指示を電子メール作成装置３へ出力し、ＩＦ部３２は、入力装置２２からの指示を制御部３３へ出力する。

そして、入力画面生成部３３１は、受け付けた電子メールの作成開始の指示に応じて電子メール作成画面の生成及び表示を行う（Ｓ１０１）。ここでは、入力画面生成部３３１は、電子メール作成画面として項目入力画面７０００を生成するものとする。

図７は、本実施の形態１にかかる項目入力画面７０００（入力前）の例を説明する図である。項目入力画面７０００は、入力画面生成部３３１が生成する電子メール作成画面の一例である。項目入力画面７０００は、送信先メールアドレス入力欄７１、アドレス検索ボタン７１１〜７１３、管理者入力欄７２１、物件名入力欄７２２、物件住所入力欄７２３、工事名入力欄７２４、用件１入力欄７２５、用件２入力欄７２６、期日入力欄７２７、添付１入力欄７２８、添付２入力欄７２９、管理者検索ボタン７３１、物件名検索ボタン７３２、物件住所検索ボタン７３３、工事名検索ボタン７３４、用件１検索ボタン７３５、用件２検索ボタン７３６、期日検索ボタン７３７、添付１検索ボタン７３８、添付２検索ボタン７３９、統計情報表示欄７４、用件行追加ボタン７５１、添付行追加ボタン７５２及び本文作成ボタン７６を含む。

送信先メールアドレス入力欄７１は、作成対象の電子メールの送信先のメールアドレスの入力（及び表示）欄であり、例えば、宛先（ＴＯ）、ＣＣ（Carbon Copy、同報先）、ＢＣＣ（Blind Carbon Copy）のそれぞれの入力欄を含む。また、アドレス検索ボタン７１１から７１３のそれぞれは、宛先、ＣＣ，ＢＣＣのそれぞれの入力欄に対応し、押下されるとアドレス帳３１３の検索フォームを表示するものである。尚、以下の説明における「検索フォーム」は、検索実行部３３３が生成して、項目入力画面７０００の前面に表示されるものである。また、検索フォームの構成は、一般的なものでよく、少なくとも、検索キーワードの入力欄、検索実行ボタン、検索結果表示欄、検索結果の選択欄、選択確定ボタン、キャンセルボタン等を含むものであればよい。ここでは、当該検索フォームにおいて、ユーザが入力装置２２を介して検索キーワードの入力及び検索実行ボタンを押下すると、検索実行部３３３は、アドレス帳３１３を入力された検索キーワードにより検索し、該当するメールアドレスを検索結果として検索結果表示欄を表示装置２３に表示する。そして、ユーザが入力装置２２を介して選択欄に対する入力及び選択確定ボタンを押下すると、検索実行部３３３は、当該選択されたメールアドレスを、各アドレス検索ボタンに対応する入力欄に表示する。尚、送信先メールアドレス入力欄７１及びアドレス検索ボタン７１１から７１３は、公知のものと同様である。

管理者入力欄７２１は、電子メールを作成するユーザにおける業務上の管理者（上司）のメールアドレスの入力欄である。また、管理者入力欄７２１には、予め設定した管理者のメールアドレスが表示されてもよい。管理者検索ボタン７３１は、上述したアドレス検索ボタン７１１等と同等の機能である。尚、管理者入力欄７２１に表示されたメールアドレスは、電子メール送信時に、ＢＣＣの宛先に含められるものとする。

物件名入力欄７２２、物件住所入力欄７２３、工事名入力欄７２４、用件１入力欄７２５、用件２入力欄７２６及び期日入力欄７２７は、複数の項目の入力欄の一例である。物件名入力欄７２２は、作成対象の電子メールで対象とする業務の物件名称を入力する欄である。物件名検索ボタン７３２は、物件名入力欄７２２に対応し、押下されると、検索実行部３３３は、物件ＤＢ１２に対する検索フォームを表示するものである。尚、検索実行部３３３は、当該検索フォームによる検索結果に対して選択された物件名を物件名入力欄７２２に表示する。これにより、ユーザによる物件名の文字列をキーボード等により入力する煩雑さを解消し、かつ、入力ミスを防止できる。

物件住所入力欄７２３は、物件名称に対応する住所を入力する欄である。物件住所検索ボタン７３３は、物件住所入力欄７２３に対応し、押下されると、検索実行部３３３は、物件ＤＢ１２に対する検索フォームを表示するものである。尚、検索実行部３３３は、当該検索フォームによる検索結果に対して選択された物件住所を物件住所入力欄７２３に表示する。また、物件ＤＢ１２に対する検索フォームでは、物件名又は物件住所により検索が可能であり、検索結果として物件名及び物件住所の組が表示される。よって、物件名及び物件住所の組が選択されることにより、物件名入力欄７２２及び物件住所入力欄７２３に選択された物件名及び物件住所が表示される。または、ユーザからの入力により物件名入力欄７２２に物件名が文字列として入力された場合に、検索実行部３３３は、入力された物件名を検索キーワードとして物件ＤＢ１２を検索し、検索された物件名に対応付けられた住所を物件住所入力欄７２３に表示してもよい。これにより、ユーザによる物件住所の入力操作の煩雑さを解消し、かつ、入力ミスを防止できる。

統計情報表示欄７４は、物件名入力欄７２２の入力内容に対応する統計情報を表示する欄である。よって、項目入力画面７０００の初期画面では、統計情報表示欄７４には非表示となる。

工事名入力欄７２４は、作成対象の電子メールで対象とする業務の工事名称を入力する欄である。工事名検索ボタン７３４は、工事名入力欄７２４に対応し、押下されると、検索実行部３３３は、工事ＤＢ１３に対する検索フォームを表示するものである。尚、検索実行部３３３は、当該検索フォームによる検索結果に対して選択された工事名を工事名入力欄７２４に表示する。これにより、ユーザによる工事名の文字列をキーボード等により入力する煩雑さを解消し、かつ、入力ミスを防止できる。

用件１入力欄７２５及び用件２入力欄７２６は、作成対象の電子メールの用件を個別に入力する欄である。用件１検索ボタン７３５及び用件２検索ボタン７３６は、用件１入力欄７２５及び用件２入力欄７２６のそれぞれに対応し、押下されると、検索実行部３３３は、記憶装置３１内の用件リスト３１１を読み出して、複数の用件の候補をリスト表示する。尚、検索実行部３３３は、当該リストに対して選択された用件を用件１入力欄７２５又は用件２入力欄７２６に表示する。これにより、ユーザによる用件名の文字列をキーボード等により入力する煩雑さを解消し、かつ、入力ミスを防止できる。また、用件を個別に入力させることで、ユーザに対して用件を明確に意識させて、以後の本文を作成させることができる。用件行追加ボタン７５１は、押下されると、用件２入力欄７２６の下に新たに用件３入力欄及び用件３検索ボタンを挿入して表示する。また、用件４以降も同様である。

尚、物件名検索ボタン７３２、工事名検索ボタン７３４、用件１検索ボタン７３５又は用件２検索ボタン７３６が押下された場合に、検索実行部３３３は、対応する入力欄の項目が指定されたものとして受け付けて、後述するステップＳ１０４における検索処理を行っても良い。このとき、上述した検索フォームや用件のリストの表示と共に、又は、これらに代えて、検索結果が表示されてもよい。

期日入力欄７２７は、作成対象の電子メールの用件に対する期日を入力する欄である。期日検索ボタン７３７は、期日入力欄７２７に対応し、押下されると、検索実行部３３３は、カレンダー表示を行う。尚、検索実行部３３３は、カレンダー表示の中から選択された日付を期日入力欄７２７に表示する。尚、用件１と用件２とで異なる期日を設定する場合、期日入力欄を別々に設けても構わない。

添付１入力欄７２８及び添付２入力欄７２９は、作成対象の電子メールに添付するファイルを入力する欄である。添付１検索ボタン７３８及び添付２検索ボタン７３９は、添付１入力欄７２８及び添付２入力欄７２９のそれぞれに対応し、押下されると、検索条件決定部３３２は、検索条件を決定し、検索実行部３３３は、添付ファイル候補の検索処理の結果を検索結果画面に表示する。尚、添付１検索ボタン７３８及び添付２検索ボタン７３９の押下に応じた処理は後述する。添付行追加ボタン７５２は、押下されると、添付２入力欄７２９の下に新たに添付３入力欄及び添付３検索ボタンを挿入して表示する。また、添付４以降も同様である。

本文作成ボタン７６は、押下されると、本文作成要求を発行し、後述する本文作成画面８０００へ遷移する。

尚、項目入力画面７０００の管理者検索ボタン７３１、物件名検索ボタン７３２、物件住所検索ボタン７３３、工事名検索ボタン７３４、用件１検索ボタン７３５、用件２検索ボタン７３６は、プルダウンボタンであってもよい。そして、プルダウンボタンが押下された場合に、対応する入力欄に対応して、物件ＤＢ１２、工事ＤＢ１３、用件リスト３１１、検索条件履歴３１４、送受信履歴３１５を検索して、入力候補をリスト表示して、ユーザに選択させるようにしてもよい。

図４に戻り説明を続ける。ユーザは、表示装置２３に表示された項目入力画面７０００を見て、入力装置２２に対して各種入力を行う。そして、ＩＦ部３２は、入力装置２２からの入力内容を制御部３３へ出力する。そして、制御部３３は、入力を受け付ける（Ｓ１０２）。

ここで、制御部３３は、入力が項目の指定であるか否かを判定する（Ｓ１０３）。ユーザが入力装置２２を介して、物件名検索ボタン７３２、工事名検索ボタン７３４、用件１検索ボタン７３５又は用件２検索ボタン７３６のいずれかを押下した場合、検索実行部３３３は、各検索ボタンに対応する入力欄の項目が指定されたものと判定して、ステップＳ１０４へ進む。そして、検索実行部３３３は、記憶装置２３内の検索条件履歴３１４又は送受信履歴３１５等の中から当該指定された項目に対応する項目内容を抽出し、当該抽出した項目内容を入力候補として表示装置２３に表示させる。例えば、物件名検索ボタン７３２が押下された場合、検索実行部３３３は、検索条件履歴３１４及び送受信履歴３１５の中から、物件名についての履歴を検索し、過去に検索された物件名を抽出する。そして、検索実行部３３３は、抽出した物件名のリストを検索フォーム等に表示する。尚、ユーザは、検索フォームに対して上述した通り検索キーワードを入力し、検索実行ボタンを押下することもでき、その場合、検索実行部３３３は、物件ＤＢ１２を検索キーワードにより検索し、検索結果を検索フォームに表示するものとする。これらの後、ステップＳ１０２へ戻る。

また、ユーザが入力装置２２を介して、検索フォームに対する入力又は各種入力欄に対する入力を行ったものとする。その場合、制御部３３は、ステップＳ１０２において入力を受け付け、ステップＳ１０３において入力が項目の指定ではないと判定する。この場合、制御部３３は、項目内容の選択又は入力であるか否かを判定する（Ｓ１０５）。ここでは、制御部３３は、検索フォームに表示された項目内容の入力候補のリストの中からの選択、物件ＤＢ１２等からの検索結果の中からの選択、又は、各入力欄への直接の入力内容を受け付けたものとする。

そこで、検索実行部３３３は、対応する入力欄に選択又は入力された項目内容を表示する（Ｓ１０６）。そして、例えば、物件名入力欄７２２に、選択又は入力された物件名表示がされた場合、上述したように、検索実行部３３３は、表示された物件名を検索キーワードとして物件ＤＢ１２を検索し、検索された物件名に対応付けられた住所を物件住所入力欄７２３に表示する。

そして、入力画面生成部３３１は、記憶装置３１内の送受信履歴３１５を参照して、入力された物件名に関する統計情報を算出及び表示する（Ｓ１０７）。例えば、入力画面生成部３３１は、入力された物件名を検索キーワードとして、送受信履歴３１５内の送信メール６１１に対応付けられた項目入力内容６１３の中から該当する送信メールの件数を集計する。また、入力画面生成部３３１は、入力された物件名を検索キーワードとして、送受信履歴３１５内の送信メール６１１及び送信メール６２１のヘッダ（タイトル）及び本文、添付ファイル６１２及び６２２を検索し、該当する送信メール及び受信メールのそれぞれの件数、合計の件数、又は、月単位の件数等を算出する。そして、入力画面生成部３３１は、当該統計情報を対応する項目と共に表示するように項目入力画面７０００を更新して、表示装置２３の統計情報表示欄７４に表示させる。尚、統計情報表示欄７４は、物件名に関するものだけでなく、工事名や用件、宛先等に関する統計情報であっても構わない。

図８は、本実施の形態１にかかる項目入力画面７０００（入力中）の例を説明する図である。ここでは、送信先メールアドレス入力欄７１及び管理者入力欄７２１に、アドレス帳３１３内でメールアドレスに対応する氏名等が表示されていることを示す。また、物件名入力欄７２２及び工事名入力欄７２４には、直接入力された文字列、履歴から検索された入力候補、又は、物件ＤＢ１２若しくは工事ＤＢ１３の検索結果に対して選択された内容が表示されていることを示す。また、物件住所入力欄７２３には、物件名入力欄７２２の入力内容に対応する住所が表示されていることを示す。また、用件１入力欄７２５及び用件２入力欄７２６には、用件リスト３１１又は履歴から検索された入力候補に対して選択された内容が表示されていることを示す。また、期日入力欄７２７には、直接入力又はカレンダー表示から選択された日付が表示されていることを示す。

また、統計情報表示欄７４には、物件名入力欄７２２に表示された物件名に対応する送信メールの総数及び受信メールの総数が表示されていることを示す。

図４に戻り説明を続ける。尚、ステップＳ１０７は、必ずしも実行しなくて良い。その後、ステップＳ１０２へ戻る。

また、ユーザが入力装置２２を介して、統計情報表示欄７４に対する指定操作を行ったものとする。その場合、制御部３３は、ステップＳ１０２において入力を受け付け、ステップＳ１０３において入力が項目の指定ではないと判定し、ステップＳ１０５において項目内容の選択又は入力ではないと判定する。この場合、制御部３３は、統計情報の指定であるか否かを判定する（Ｓ１０８）。ここでは、制御部３３は、統計情報の指定であると判定し、検索実行部３３３は、記憶装置３１内の送受信履歴３１５の中から当該統計情報に該当する電子メールを検索し、当該検索の結果の電子メールに対応付けられた添付ファイル及び項目内容の組合せを表示装置２３に表示させる（Ｓ１０９）。その後、ステップＳ１０２へ戻る。

尚、ユーザが入力装置２２を介して統計情報に該当する添付ファイル及び項目内容の組合せの中から選択した場合、ステップＳ１０５において、項目内容の選択と判定され、検索実行部３３３は、対応する入力欄に選択された項目内容を表示するものとする。

また、ユーザが入力装置２２を介して、添付１検索ボタン７３８又は添付２検索ボタン７３９のいずれかを押下したものとする。その場合、制御部３３は、ステップＳ１０２において入力を受け付け、ステップＳ１０３において入力が項目の指定ではないと判定し、ステップＳ１０５において項目内容の選択又は入力ではないと判定し、ステップＳ１０８において統計情報の指定ではないと判定する。この場合、制御部３３は、添付ファイル候補の検索要求であるか否かを判定する（Ｓ１１０）。ここでは、制御部３３は、添付ファイル候補の検索要求であると判定し、図５のステップＳ１１１へ進む。

尚、ステップＳ１１０でＮＯと判定された場合、制御部３３は、本文作成要求であるか否かを判定する（Ｓ１２６）。そして、アドレス検索ボタン７１１から７１３、管理者検索ボタン７３１、物件住所検索ボタン７３３又は期日検索ボタン７３７が押下された場合は、ステップＳ１２６でＮＯと判定され、上述した通りの既存の処理が行われる。そして、ステップＳ１０２へ戻る。

続いて、図５において、検索条件決定部３３２は、入力済みの項目内容から検索条件を決定する（Ｓ１１１）。具体的には、検索条件決定部３３２は、添付１検索ボタン７３８又は添付２検索ボタン７３９のいずれかを押下された場合に、物件名入力欄７２２、工事名入力欄７２４、用件１入力欄７２５及び用件２入力欄７２６に入力された複数の項目内容を取得する。そして、検索条件決定部３３２は、取得した複数の項目内容のうち少なくとも２以上について、これらをＡＮＤ条件又はＯＲ条件で結合した検索条件を生成する。そして、生成（決定）した検索条件を検索実行部３３３及び履歴登録部３３４へ出力する。

そして、検索実行部３３３は、ファイル記憶装置２１の中から、検索条件決定部３３２により決定された検索条件に該当する１以上のファイルを検索する（Ｓ１１２）。例えば、検索実行部３３３は、ファイル記憶装置２１内の各ファイルのファイル名について、検索条件に該当するものを検索する。または、検索実行部３３３は、ファイル記憶装置２１内の各ファイル内のデータに対して検索条件に該当するものを検索してもよい。また、検索実行部３３３は、検索条件について部分一致検索を行っても良い。

また、ステップＳ１１２とは独立して、履歴登録部３３４は、検索条件決定部３３２が決定した検索条件を検索条件履歴３１４に登録する（Ｓ１１３）。例えば、履歴登録部３３４は、検索条件履歴３１４内の各検索条件情報のうち条件の組合せが今回の検索条件と一致するものを検索する。今回の検索条件と一致するものがなければ、履歴登録部３３４は、新規に検索条件ＩＤを発行して、検索条件ＩＤと検索条件を対応付けて検索条件履歴３１４に追加する。また、今回の検索条件と一致する検索条件情報があれば、履歴登録部３３４は、当該検索条件情報の検索日時に現在時刻を追加する。

そして、検索実行部３３３は、ステップＳ１１２による検索の結果を添付ファイル候補として、併せて、ステップＳ１１１で決定された検索条件を共に表示装置２３に表示させる（Ｓ１１４）。例えば、検索実行部３３３は、添付ファイル候補検索結果画面７１００を表示装置２３に表示させる。

図９は、本実施の形態１にかかる添付ファイル候補検索結果画面７１００の例を説明する図である。添付ファイル候補検索結果画面７１００は、検索条件表示欄７７と、添付ファイル候補表示欄７８と、再検索ボタン７９１と、選択確定ボタン７９２と、キャンセルボタン７９３とを備える。検索条件表示欄７７は、ステップＳ１１１において検索条件決定部３３２により決定された検索条件である。但し、図９では、物件名入力欄７２２及び工事名入力欄７２４をＡＮＤ条件で組み合わせた場合を示している。

添付ファイル候補表示欄７８は、検索条件表示欄７７に表示された検索条件によるファイル記憶装置２１に対する検索結果である複数の添付ファイル候補の表示欄である。但し、図９では、検索条件表示欄７７の部分一致検索の結果を含むものとする。また、添付ファイル候補表示欄７８は、ユーザが入力装置２２を介して添付ファイル候補に対する選択を受け付けるチェックボックスが含まれることを示す。特に、添付ファイル候補表示欄７８は、複数のファイルが選択されていることを示す。再検索ボタン７９１は、押下されると、検索実行部３３３は、検索条件表示欄７７に表示された検索条件により再度の検索を行うものである。選択確定ボタン７９２は、押下されると、検索実行部３３３は、添付ファイル候補表示欄７８において選択済みのファイルについて、添付１入力欄７２８等にファイル名を表示する。キャンセルボタン７９３は、押下させると、添付ファイル候補検索結果画面７１００が閉じられ、項目入力画面７０００へ戻る。

図５に戻り説明を続ける。ユーザは、表示装置２３に表示された添付ファイル候補検索結果画面７１００を見て、入力装置２２に対して各種入力を行う。そして、ＩＦ部３２は、入力装置２２からの入力内容を制御部３３へ出力する。そして、制御部３３は、入力を受け付ける（Ｓ１１５）。

ここで、制御部３３は、入力がファイルの選択であるか否かを判定する（Ｓ１１６）。入力がファイルの選択であると判定した場合、検索実行部３３３は、選択された添付ファイル候補を選択済みとして表示する（Ｓ１１７）。例えば、ユーザが入力装置２２を介して、添付ファイル候補表示欄７８のチェックボックスを選択した場合、検索実行部３３３は、選択されたチェックボックスをＯＮにする。そして、ステップＳ１１５へ戻る。

また、ユーザが入力装置２２を介して、検索条件表示欄７７の検索条件を変更する入力を行ったものとする。その場合、制御部３３は、ステップＳ１１５において入力を受け付け、ステップＳ１１６において入力がファイルの選択ではないと判定する。この場合、制御部３３は、検索条件の変更であるか否かを判定する（Ｓ１１８）。ここでは、制御部３３は、検索条件の変更であると判定し、検索実行部３３３は、変更された検索条件を検索条件表示欄７７に表示する（Ｓ１１９）。そして、ステップＳ１１５へ戻る。

また、ユーザが入力装置２２を介して、再検索ボタン７９１を押下したものとする。その場合、制御部３３は、ステップＳ１１５において入力を受け付け、ステップＳ１１６において入力がファイルの選択ではないと判定し、ステップＳ１１８において入力が検索条件の変更ではないと判定する。この場合、制御部３３は、再検索要求であるか否かを判定する（Ｓ１２０）。ここでは、制御部３３は、再検索要求であると判定し、検索実行部３３３は、選択済みの添付ファイル候補があるか否かを判定する（Ｓ１２１）。具体的には、検索実行部３３３は、添付ファイル候補表示欄７８のチェックボックスについてＯＮがあるか否かを判定する。ステップＳ１２１において選択済みの添付ファイル候補があると判定された場合、検索条件決定部３３２は、検索条件表示欄７７に表示された検索条件に決定する（Ｓ１２２）。つまり、ステップＳ１１９において検索条件が変更されている可能性が高いため、検索条件表示欄７７に表示された検索条件により再検索を行うことが効率的といえるためである。一方、ステップＳ１２１において選択済みの添付ファイル候補がないと判定された場合、検索条件決定部３３２は、記憶装置３１内の検索条件履歴３１４や送受信履歴３１５に基づいて第３の検索条件を決定する（Ｓ１２３）。例えば、検索条件決定部３３２は、検索条件表示欄７７に表示された検索条件のうち一部の条件が異なる検索条件を検索条件履歴３１４の中から検索する。または、検索条件決定部３３２は、検索条件表示欄７７に表示された検索条件のうち一部の条件が該当する項目内容を送受信履歴３１５の中から検索する。これは、再検索要求時に、選択済みの添付ファイル候補がないということは、直前の検索条件において該当する検索結果が得られなかったことを示すためである。そして、この場合、通常、ユーザは、検索条件を変更してから再検索ボタンを押下する。このとき、一部の検索条件を変更することが多いと考えられる。よって、ステップＳ１２３により過去の検索条件や項目内容の履歴を用いて、自動的に検索条件の一部を変更することで、ユーザの入力操作の負荷を軽減し、また、ユーザが気付かないが、履歴に存在するより妥当な検索条件により再検索を行うことができる。尚、ステップＳ１２２及びＳ１２３を逆にしても構わない。また、ステップＳ１２１及びＳ１２３を行わず、単にステップＳ１２２を実行しても良いことはもちろんである。その後、ステップＳ１１２及びＳ１１３へ戻る。このとき、ステップＳ１２２又はＳ１２３で決定された検索条件が用いられる。

また、ユーザが入力装置２２を介して、選択確定ボタン７９２を押下したものとする。その場合、制御部３３は、ステップＳ１１５において入力を受け付け、ステップＳ１１６において入力がファイルの選択ではないと判定し、ステップＳ１１８において入力が検索条件の変更ではないと判定し、ステップＳ１２０において入力が再検索要求ではないと判定する。この場合、制御部３３は、入力が選択確定であるか否かを判定する（図６のＳ１２４）。ステップＳ１２４において入力が選択確定でない場合、つまり、キャンセルボタン７９３が押下された場合、制御部３３は、添付ファイル候補検索結果画面７１００を閉じて、図４のステップＳ１０２へ戻る。

一方、ステップＳ１２４において入力が選択確定である場合、制御部３３は、添付ファイル候補検索結果画面７１００を閉じると共に、添付ファイル候補検索結果画面７１００において添付ファイル候補表示欄７８でチェックボックスがＯＮであるファイル名を添付１入力欄７２８及び添付２入力欄７２９に表示する（Ｓ１２５）。その後、制御部３３は、本文作成要求であるか否かを判定する（Ｓ１２６）。ステップＳ１２６において本文作成要求ではないと判定された場合、図４のステップＳ１０２へ戻る。

図１０は、本実施の形態１にかかる添付ファイル選択後の項目入力画面７０００の例を説明する図である。ここでは、添付１入力欄７２８及び添付２入力欄７２９に、添付ファイル候補検索結果画面７１００の添付ファイル候補表示欄７８において選択済みであったファイル名が表示されていることを示す。

図４に戻り説明を続ける。また、ユーザが入力装置２２を介して、本文作成ボタン７６を押下したものとする。その場合、制御部３３は、ステップＳ１０２において本文作成ボタン７６の押下を受け付け、ステップＳ１０３、Ｓ１０５、Ｓ１０８及びＳ１１０においてＮＯと判定される。そして、制御部３３は、本文作成要求であるか否かを判定する（Ｓ１２６）。ここでは、ステップＳ１２６において本文作成要求であると判定されて、図６のステップＳ１２７へ進む。

ステップＳ１２６において本文作成要求であると判定された場合、履歴登録部３３４は、添付ファイルの選択結果を検索条件履歴３１４に登録する（Ｓ１２７）。例えば、履歴登録部３３４は、まず、添付１入力欄７２８及び添付２入力欄７２９に表示されたファイル名を、選択ファイルとして特定する。また、履歴登録部３３４は、ステップＳ１１１、Ｓ１２２及びＳ１２３において決定された複数の検索条件の検索条件ＩＤを特定する。そして、履歴登録部３３４は、特定された複数の検索条件ＩＤのそれぞれにおいて検索された添付ファイル候補を特定する。そして、履歴登録部３３４は、特定された添付ファイル候補のうち特定された選択ファイルについて、該当する検索条件ＩＤ５１１における選択ファイル名５１４１に含めて検索条件履歴３１４を更新する。また、履歴登録部３３４は、特定された添付ファイル候補のうち選択ファイル以外について、該当する検索条件ＩＤ５１１における非選択ファイル名５１４２に含めて検索条件履歴３１４を更新する。

そして、本文作成部３３５は、テンプレートと入力項目内容に基づき本文案を作成及び表示する（Ｓ１２８）。ここで、記憶装置３１に予め登録されたテンプレート３１２について、図１１の具体例を用いて説明する。

図１１は、本実施の形態１にかかるメールテンプレート３１２の例を説明する図である。テンプレート３１２は、文章内に複数の所定の挿入ラベルが定義されていることを示す。挿入ラベル４１１は、送信先メールアドレス入力欄７１の宛先に対応する取引先名称を挿入する挿入位置を定義したものである。挿入ラベル４１２は、前記宛先に対応する取引先担当者の役職を挿入する挿入位置を定義したものである。挿入ラベル４１３は、前記宛先に対応する取引先担当者の氏名を挿入する挿入位置を定義したものである。挿入ラベル４２１は、送信先メールアドレス入力欄７１のＣＣに対応する取引先担当者の役職を挿入する挿入位置を定義したものである。挿入ラベル４２２は、前記ＣＣに対応する取引先担当者の氏名を挿入する挿入位置を定義したものである。挿入ラベル４３１は、前記宛先に対応する取引先の種別に応じた定型文を挿入する挿入位置を定義したものである。挿入ラベル４４１は、物件名入力欄７２２に表示された項目内容である物件名を挿入する挿入位置を定義したものである。挿入ラベル４４２は、物件住所入力欄７２３に表示された項目内容である物件住所を挿入する挿入位置を定義したものである。挿入制御文４５１は、｛｝で囲まれた範囲内に定義された挿入ラベルを所定数分、繰り返して定義するための制御文である。ここでは、作成対象の電子メールに添付される添付ファイル数（添付１入力欄７２８等の行数）分を繰り返すことが定義されている。挿入ラベル４５２は、挿入制御文４５１の繰り返し数の番号に対応する項番と、添付１入力欄７２８等に表示された項目内容である添付ファイル名を挿入する挿入位置を定義したものである。挿入ラベル４６１は、用件１入力欄７２５等に表示された項目内容である用件及び添付ファイル数と、定型文とを組み合わせて生成した文章を挿入する挿入位置を定義したものである。挿入ラベル４７１は、期日入力欄７２７に表示された項目内容である期日と定型文とを組み合わせて生成した文章を挿入する挿入位置を定義したものである。挿入ラベル４７２は、前記宛先及び用件と、定型文とを組み合わせて生成した文章を挿入する挿入位置を定義したものである。挿入ラベル４８１は、ユーザにより予め登録された署名の文字列を挿入する挿入位置を定義したものである。

図６に戻り説明を続ける。ステップＳ１２８において、本文作成部３３５は、まず、送信先メールアドレス入力欄７１の宛先に表示されたメールアドレスを検索キーワードとして、取引先ＤＢ１１を検索する。そして、本文作成部３３５は、検索された取引先の種別が顧客か発注先等かを判定する。そして、本文作成部３３５は、取引先の種別の判定結果に応じて該当するテンプレートを記憶装置３１内の複数のテンプレート３１２の中から選択する。ここでは、例えば、図１１に示すテンプレートが選択されたものとする。そして、本文作成部３３５は、選択されたテンプレート３１２を解析して挿入ラベルを検出するごとに、挿入ラベルが示す定義に応じて、挿入文字列を生成する。例えば、本文作成部３３５は、挿入ラベルに対応する項目内容を項目入力画面７０００から取得して、挿入文字列とする。または、本文作成部３３５は、挿入ラベルに対応する項目内容と定型文とを結合して挿入文字列を生成する。また、本文作成部３３５は、挿入制御文４５１に応じて、例えば、添付ファイル数を特定し、添付ファイル数分、｛｝内の挿入ラベルに応じた挿入文字列の生成を繰り返す。その後、本文作成部３３５は、挿入ラベルが検出された位置に生成した挿入文字列を挿入する。そして、本文作成部３３５は、テンプレート３１２内の全ての挿入ラベルの位置に挿入文字列を挿入して生成した本文案を、表示装置２３の本文作成画面８０００に表示させる。

そして、ユーザは、表示装置２３の本文作成画面８０００を見て、入力装置２２に対して各種入力を行う。そして、ＩＦ部３２は、入力装置２２からの入力内容を制御部３３へ出力する。そして、本文作成部３３５は、本文作成画面８０００内の本文案の編集処理を行う（Ｓ１２９）。例えば、ユーザは、本文案の文章を修正又は削除するか、文章を追加する。

図１２は、本実施の形態１にかかる本文作成画面８０００の例を説明する図である。本文作成画面８０００は、本文作成部３３５が生成した電子メール作成画面の一例である。取引先名称８１１は、送信先メールアドレス入力欄７１の宛先のメールアドレスに基づき取引先ＤＢ１１から検索された取引先名称が挿入文字列として挿入ラベル４１１の位置に表示されたものである。同様に、取引先担当者役職８１２及び取引先担当者氏名８１３は、送信先メールアドレス入力欄７１の宛先のメールアドレスに基づき取引先ＤＢ１１から検索された取引先担当者の役職及び氏名が挿入文字列として挿入ラベル４１２及び４１３の位置に表示されたものである。また、取引先担当者役職８２１及び取引先担当者氏名８２２は、送信先メールアドレス入力欄７１のＣＣのメールアドレスに基づき取引先ＤＢ１１から検索された取引先担当者の役職及び氏名が挿入文字列として挿入ラベル４２１及び４２２の位置に表示されたものである。

取引先種別定型文８３１は、送信先メールアドレス入力欄７１の宛先のメールアドレスに基づき取引先ＤＢ１１から検索された取引先の種別に応じて選択された定型文が挿入文字列として挿入ラベル４３１の位置に表示されたものである。物件名８４１及び物件住所８４２は、物件名入力欄７２２及び物件住所入力欄７２３に表示された物件名及び物件住所が挿入文字列として挿入ラベル４４１及び４４２の位置に表示されたものである。

添付ファイル名８５１及び８５２は、項目入力画面７０００における添付１入力欄７２８等の行数が２であるため、添付１入力欄７２８及び添付２入力欄７２９に表示されたファイル名が挿入文字列として挿入ラベル４５２の位置に表示されたものである。

添付ファイル数定型文８６１は、添付ファイル数が２であるため「二案」を挿入文字列Ａとし、用件１入力欄７２５に表示された用件名から「お見積り」を挿入文字列Ｂとし、定型文「添付致します。」を挿入文字列Ｃとし、挿入文字列Ａ、Ｂ、Ｃを結合して、挿入ラベル４６１の位置に表示されたものである。

自由入力文８６２は、ユーザが入力装置２２を介して入力した文字列が表示されたものである。

期日定型文８７１は、期日入力欄７２７に表示された期日とカレンダーを参照し、「○○○○年○○月○○日（○曜日）」を挿入文字列Ａとし、定型文と挿入文字列Ａとを決等して、挿入ラベル４７１の位置に表示されたものである。

用件定型文８７２は、用件１入力欄７２５又は用件２入力欄７２６に表示された用件名に基づいて選択された定型文を挿入文字列として挿入ラベル４７２の位置に表示されたものである。

署名８８１は、ユーザにより予め登録された署名の文字列挿入文字列として挿入ラベル４８１の位置に表示されたものである。

送信ボタン８９は、押下されると、メール送信要求を発行する。

図６に戻り説明を続ける。そして、ユーザが表示装置２３の本文作成画面８０００の送信ボタン８９を押下したものとする。そこで、メール送受信部３３６は、メール送信要求を受け付け、本文案の電子メールに選択済みの添付ファイル候補を添付して、宛先等へ送信する（Ｓ１３１）。具体的には、メール送受信部３３６は、本文作成画面８０００内の本文案を電子メールの本文とする。そして、メール送受信部３３６は、電子メールのヘッダのＴＯに送信先メールアドレス入力欄７１の宛先、ＣＣに送信先メールアドレス入力欄７１のＣＣ、ＢＣＣに送信先メールアドレス入力欄７１のＢＣＣ及び管理者入力欄７２１のメールアドレスをそれぞれ設定する。そして、メール送受信部３３６は、添付１入力欄７２８及び添付２入力欄７２９に表示されたファイル名に対応するファイルをファイル記憶装置２１から読み出して添付ファイルとする。その後、メール送受信部３３６は、当該電子メールに添付ファイルを添付して、ヘッダの宛先等に対して、ネットワークＮを介して送信する。

その後、履歴登録部３３４は、送信した電子メール、添付ファイル及び項目内容の組合せを対応付けて送受信履歴３１５に登録する（Ｓ１３２）。つまり、履歴登録部３３４は、物件名入力欄７２２、工事名入力欄７２４、用件１入力欄７２５及び用件２入力欄７２６の組合せを項目入力内容６１３として、送信メール６１１及び添付ファイル６１２に対応付ける。

このように、本実施の形態により、電子メールの内容に沿ったファイルを添付して行う電子メールの作成作業を効率的に行うことができる。特に、添付ファイルの選択を効率的に行うことができる。

＜実施の形態２＞
本実施の形態２は、上述した実施の形態１の変形例である。本実施の形態２は、本発明を生命保険業に適用するものである。その場合、例えば、項目の種類として、保険種別（定期、終身、養老）、オプション（三大疾病、入院保障）、用件（見積、ライフプラン）等を用いることができる。これにより、上述した実施の形態１と同等の効果を奏することができる。

＜実施の形態３＞
本実施の形態３は、上述した実施の形態１又は２の変形例である。本実施の形態３は、本発明を食品製造業に適用するものである。その場合、例えば、管理者として食品衛生管理者をＣＣ又はＢＣＣとして設定し、項目の種類として、食品を製造する工場の名称、住所、用件等を用いることができる。これにより、上述した実施の形態１又は２と同等の効果を奏することができる。

＜実施の形態４＞
本実施の形態４は、上述した実施の形態１から３の変形例である。本実施の形態４は、本発明を製鉄業に適用するものである。その場合、例えば、管理者として安全衛生管理者をＣＣ又はＢＣＣとして設定し、項目の種類として、製鉄を製造する工場の名称、住所、用件等を用いることができる。これにより、上述した実施の形態１から３と同等の効果を奏することができる。

＜実施の形態５＞
本実施の形態５は、上述した実施の形態１から４の他の実施例である。本実施の形態５にかかる電子メール作成システムは、クライアントサーバシステムで実現されたものである。例えば、クライアント端末としては、タブレット等を用いることができる。

図１３は、本実施の形態５にかかる電子メール作成システム２００の全体構成を示すブロック図である。電子メール作成システム２００は、電子メール作成支援サーバ３ａと、取引先ＤＢ１１と、物件ＤＢ１２と、工事ＤＢ１３と、端末３ｂとがネットワークＮを介して通信可能に接続されている。尚、図１と同等の構成には、同一の符号を付し、詳細な説明を省略する。

電子メール作成支援サーバ３ａは、１又は複数台のコンピュータで実現されたサーバ装置である。尚、電子メール作成支援サーバ３ａは、既存の電子メールサーバ内に実現してもよい。電子メール作成支援サーバ３ａは、記憶装置３１と、通信部３２ａと、制御部３３ａと、メモリ３４とを備える。記憶装置３１に記憶されたプログラム３１６ａは、電子メール作成プログラムの一例であり、本実施形態にかかるサーバ用の電子メール作成処理が実装されたコンピュータプログラムである。

通信部３２ａは、端末３ｂからネットワークＮを介して電子メールの作成要求、送信要求、各種入力データを受信し、制御部３３ａへ出力する。また、通信部３２ａは、制御部３３ａからの指示に応じて、各種画面データ等をネットワークＮを介して端末３ｂへ送信する。

制御部３３ａは、記憶装置３１からプログラム３１６ａをメモリ３４へ読み込み、プログラム３１６ａを実行する。これにより、制御部３３ａは、入力画面生成部３３１、検索条件決定部３３２、検索実行部３３３、履歴登録部３３４、本文作成部３３５及びメール送受信部３３６の機能を実現する。特に、入力画面生成部３３１、検索条件決定部３３２、検索実行部３３３、履歴登録部３３４、本文作成部３３５及びメール送受信部３３６は、端末３ｂ内の入力装置２２への入力データ、端末３ｂのメール作成部３３７からの要求に基づき処理を行い、画面データや処理結果を端末３ｂ内の表示装置２３へ表示させるために送信する点を除き、上述した図１の対応する各構成と同等である。

端末３ｂは、タブレット、スマートフォン、パーソナルコンピュータ等の情報処理装置である。端末３ｂは、記憶装置２１ｂと、入力装置２２と、表示装置２３と、通信部３２ｂと、制御部３３ｂと、メモリ３４ｂとを備える。記憶装置２１ｂは、ファイル２１１等とプログラム３１６ｂとを記憶する。プログラム３１６ｂは、電子メール作成プログラムの一例であり、本実施形態にかかるクライアント用の電子メール作成処理が実装されたコンピュータプログラムである。

ここで、プログラム３１６ｂは、少なくとも以下の入力画面表示処理、第１の受付処理、第１の送信処理、検索結果表示処理、第２の受付処理及び第２の送信処理を端末３ｂ等のコンピュータに実行させるものである。そして、入力画面表示処理は、サーバから種類の異なる複数の項目の入力欄を含む電子メール作成画面を受信し、表示装置に表示させるものである。第１の受付処理は、２以上の前記項目に対する項目内容の入力を受け付けるものである。第１の送信処理は、複数のファイルが格納されたファイル記憶装置の中から、前記入力された項目内容の組合せに基づく検索条件に該当する１以上のファイルを検索させるために、当該組合せを前記サーバに送信するものである。検索結果表示処理は、前記サーバから前記検索の結果を受信し、当該検索の結果を添付ファイル候補として前記表示装置に表示させるものである。第２の受付処理は、前記添付ファイル候補に対する選択結果を受け付けるものである。第２の送信処理は、前記選択結果と前記検索条件とを対応付けた履歴情報を記憶装置に登録させるために、当該選択結果を前記サーバに送信するものである。

通信部３２ｂは、制御部３３ｂからの指示に応じて、電子メールの作成要求、送信要求を、ネットワークＮを介して電子メール作成支援サーバ３ａへ送信する。また、通信部３２ｂは、入力装置２２に対する各種入力データをネットワークＮを介して電子メール作成支援サーバ３ａへ送信する。また、通信部３２ｂは、電子メール作成支援サーバ３ａからネットワークＮを介して各種画面データや処理結果等を受信し、表示装置２３や制御部３３ｂへ出力する。メモリ３４ｂは、ＲＡＭ等の揮発性記憶装置である。

制御部３３ｂは、記憶装置２１ｂからプログラム３１６ｂをメモリ３４ｂへ読み込み、プログラム３１６ｂを実行する。これにより、制御部３３ｂは、メール作成部３３７、表示制御部３３８の機能を実現する。メール作成部３３７は、ユーザが入力装置２２を介して入力した内容に応じて、電子メールの作成要求、送信要求を電子メール作成支援サーバ３ａへ送信する。メール作成部３３７は、例えば、上述した第１の受付処理、第１の送信処理、第２の受付処理及び第２の送信処理を行う。表示制御部３３８は、電子メール作成支援サーバ３ａからネットワークＮを介して受信した各種画面データや処理結果等を表示装置２３に表示させる。表示制御部３３８は、例えば、上述した入力画面表示処理及び検索結果表示処理を行う。

以上のことから、本実施の形態５は、上述した実施の形態１から４と同等の効果を奏することができる。
＜その他の実施の形態＞

上記に示した全ての実施形態において、様々な処理を行う機能ブロックとして図面に記載される各要素は、ハードウェア的には、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、メモリ、その他の回路で構成することができ、ソフトウェア的には、メモリにロードされたプログラム等によって実現される。したがって、これらの機能ブロックがハードウェアのみ、ソフトウェアのみ、又はそれらの組合せによっていろいろな形で実現できることは当業者には理解されるところであり、いずれかに限定されるものではない。

上述の例において、プログラムは、様々なタイプの非一時的なコンピュータ可読媒体（non-transitory computer readable medium）を用いて格納され、コンピュータに供給することができる。非一時的なコンピュータ可読媒体は、様々なタイプの実体のある記録媒体（tangible storage medium）を含む。非一時的なコンピュータ可読媒体の例は、磁気記録媒体（例えばフレキシブルディスク、磁気テープ、ハードディスクドライブ）、光磁気記録媒体（例えば光磁気ディスク）、ＣＤ−ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−Ｒ／Ｗ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、半導体メモリ（例えば、マスクＲＯＭ、ＰＲＯＭ（Programmable ROM）、ＥＰＲＯＭ（Erasable PROM）、フラッシュＲＯＭ、ＲＡＭ（Random Access Memory））を含む。また、プログラムは、様々なタイプの一時的なコンピュータ可読媒体（transitory computer readable medium）によってコンピュータに供給されてもよい。一時的なコンピュータ可読媒体の例は、電気信号、光信号、及び電磁波を含む。一時的なコンピュータ可読媒体は、電線及び光ファイバ等の有線通信路、又は無線通信路を介して、プログラムをコンピュータに供給できる。

なお、本開示は上記実施の形態に限られたものではなく、趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更することが可能である。また、本開示は、それぞれの実施の形態を適宜組み合わせて実施されてもよい。

１１ 取引先ＤＢ、１２ 物件ＤＢ、１３ 工事ＤＢ、２１ ファイル記憶装置、２１１ ファイル、２１ｎ ファイル、２２ 入力装置、２３ 表示装置、３ 電子メール作成装置、３１ 記憶装置、３１１ 用件リスト、３１２ テンプレート、３１３ アドレス帳、３１４ 検索条件履歴、３１５ 送受信履歴、３１６ プログラム、３２ ＩＦ部、３３ 制御部、３３１ 入力画面生成部、３３２ 検索条件決定部、３３３ 検索実行部、３３４ 履歴登録部、３３５ 本文作成部、３３６ メール送受信部、３４ メモリ、Ｎ ネットワーク、４１１、４１２、４１３、４２１、４２２、４３１、４４１、４４２、４５２、４６１、４７１、４７２、４８１ 挿入ラベル、４５１ 挿入制御文、５１ 検索条件情報、５１１ 検索条件ＩＤ、５１２１ 条件、５１２２ 条件、５１３ 検索日時、５１４ 選択結果、５１４１ 選択ファイル名、５１４２ 非選択ファイル名、５２ 検索条件情報、６１１ 送信メール、６１１１ ヘッダ、６１１２ 本文、６１２ 添付ファイル、６１３ 項目入力内容、６２１ 送信メール、６２１１ ヘッダ、６２１２ 本文、６２２ 添付ファイル、７０００ 項目入力画面、７１ 送信先メールアドレス入力欄、７１１ アドレス検索ボタン、７１２ アドレス検索ボタン、７１３ アドレス検索ボタン、７２１ 管理者入力欄、７２２ 物件名入力欄、７２３ 物件住所入力欄、７２４ 工事名入力欄、７２５ 用件１入力欄、７２６ 用件２入力欄、７２７ 期日入力欄、７２８ 添付１入力欄、７２９ 添付２入力欄、７３１ 管理者検索ボタン、７３２ 物件名検索ボタン、７３３ 物件住所検索ボタン、７３４ 工事名検索ボタン、７３５ 用件１検索ボタン、７３６ 用件２検索ボタン、７３７ 期日検索ボタン、７３８ 添付１検索ボタン、７３９ 添付２検索ボタン、７４ 統計情報表示欄、７５１ 用件行追加ボタン、７５２ 添付行追加ボタン、７６ 本文作成ボタン、７１００ 添付ファイル候補検索結果画面、７７ 検索条件表示欄、７８ 添付ファイル候補表示欄、７９１ 再検索ボタン、７９２ 選択確定ボタン、７９３ キャンセルボタン、８０００ 本文作成画面、８１１ 取引先名称、８１２ 取引先担当者役職、８１３ 取引先担当者氏名、８２１ 取引先担当者役職、８２２ 取引先担当者氏名、８３１ 取引先種別定型文、８４１ 物件名、８４２ 物件住所、８５１ 添付ファイル名、８５２ 添付ファイル名、８６１ 添付ファイル数定型文、８６２ 自由入力文、８７１ 期日定型文、８７２ 用件定型文、８８１ 署名、８９ 送信ボタン、２００ 電子メール作成システム、３ａ 電子メール作成支援サーバ、３１６ａ プログラム、３２ａ 通信部、３３ａ 制御部、３ｂ 端末、２１ｂ 記憶装置、３１６ｂ プログラム、３２ｂ 通信部、３３ｂ 制御部、３４ｂ メモリ、３３７ メール作成部、３３８ 表示制御部

Claims (13)

1. 種類の異なる複数の項目の入力欄を含む電子メール作成画面を生成し、表示装置に表示させる入力画面生成部と、
   ２以上の前記項目に入力された項目内容の組合せに基づく第１の検索条件を決定する検索条件決定部と、
   複数のファイルが格納されたファイル記憶装置の中から、前記第１の検索条件に該当する１以上のファイルを検索し、当該検索の結果を添付ファイル候補として前記表示装置に表示させる検索実行部と、
   前記添付ファイル候補に対する選択結果と前記第１の検索条件とを対応付けた履歴情報を記憶装置に登録する履歴登録部と、
   を備える電子メール作成装置。
2. 前記検索実行部は、
   前記添付ファイル候補と共に前記第１の検索条件を前記表示装置に表示させ、
   前記第１の検索条件から第２の検索条件への変更を受け付けた場合に、前記ファイル記憶装置の中から、前記第２の検索条件に該当する１以上のファイルを再検索し、
   当該再検索の結果と前記第２の検索条件とを前記表示装置に表示させる
   請求項１に記載の電子メール作成装置。
3. 前記検索条件決定部は、
   前記表示装置に表示された前記添付ファイル候補に対する選択を受け付けずに、再検索要求を受け付けた場合に、前記記憶装置内の前記履歴情報に基づいて第３の検索条件を決定し、
   前記検索実行部は、
   前記ファイル記憶装置の中から、前記第３の検索条件に該当する１以上のファイルを再検索する
   請求項１又は２に記載の電子メール作成装置。
4. 前記記憶装置は、前記電子メール作成装置を用いて送受信された電子メール及び当該電子メールに添付された添付ファイルを含む送受信履歴をさらに記憶し、
   前記履歴登録部は、
   前記表示装置に表示された前記添付ファイル候補の中から選択されたファイルを添付ファイルとした電子メールが送信された場合に、当該電子メールと、当該添付ファイルと、前記添付ファイル候補の検索条件に用いた前記項目内容の組合せと、を対応付けて前記送受信履歴として前記記憶装置に登録する
   請求項１乃至３のいずれか１項に記載の電子メール作成装置。
5. 前記検索実行部は、
   前記ファイル記憶装置の中を検索すると共に、前記検索条件決定部により決定された検索条件に基づいて前記記憶装置内の前記送受信履歴をさらに検索する
   請求項４に記載の電子メール作成装置。
6. 前記入力画面生成部は、
   前記電子メール作成画面内の前記複数の項目のうち一部に対して前記項目内容の入力を受け付けた場合に、前記記憶装置内の前記送受信履歴を参照して当該入力された項目内容に関する統計情報を算出し、当該統計情報を対応する項目と共に表示するように前記電子メール作成画面を更新して、前記表示装置に表示させる
   請求項４又は５に記載の電子メール作成装置。
7. 前記検索実行部は、
   前記電子メール作成画面内の前記統計情報に対する指定を受け付けた場合に、前記記憶装置内の前記送受信履歴の中から当該統計情報に該当する前記電子メールを検索し、当該検索の結果の電子メールに対応付けられた前記添付ファイル及び前記項目内容の組合せを前記表示装置に表示させる
   請求項６に記載の電子メール作成装置。
8. 前記検索実行部は、
   前記電子メール作成画面内の前記複数の項目のうち一つに対する指定を受け付けた場合に、前記記憶装置の中から当該指定された項目に対応する項目内容を抽出し、当該抽出した項目内容を入力候補として前記表示装置に表示させる
   請求項１乃至７のいずれか１項に記載の電子メール作成装置。
9. 前記記憶装置は、文章内に、前記複数の項目の少なくとも一部と対応付けられた１以上の挿入位置が定義された複数のテンプレートを予め記憶し、
   前記電子メール作成装置は、
   前記電子メール作成画面内の２以上の前記項目への項目内容の入力後に、本文作成要求を受け付けた場合、前記記憶装置内の前記複数のテンプレートの中から、前記入力された項目内容に基づいて１つのテンプレートを選択し、当該選択したテンプレート内の前記挿入位置に対応付けられた前記入力された項目内容を当該挿入位置に挿入した本文案を作成し、当該本文案を前記表示装置に表示させる本文作成部をさらに備える
   請求項１乃至８のいずれか１項に記載の電子メール作成装置。
10. 前記複数の項目として、物件名、工事名及び用件名のいずれか１つを少なくとも含む
    請求項１乃至９のいずれか１項に記載の電子メール作成装置。
11. コンピュータが、
    種類の異なる複数の項目の入力欄を含む電子メール作成画面を生成し、表示装置に表示させる入力画面生成ステップと、
    ２以上の前記項目に入力された項目内容の組合せに基づく第１の検索条件を決定する検索条件決定ステップと、
    複数のファイルが格納されたファイル記憶装置の中から、前記第１の検索条件に該当する１以上のファイルを検索する検索実行ステップと、
    前記検索の結果を添付ファイル候補として前記表示装置に表示させる検索結果表示ステップと、
    前記添付ファイル候補に対する選択結果と前記第１の検索条件とを対応付けた履歴情報を記憶装置に登録する履歴登録ステップと、
    を実行する電子メール作成方法。
12. 種類の異なる複数の項目の入力欄を含む電子メール作成画面を生成し、表示装置に表示させる入力画面生成処理と、
    ２以上の前記項目に入力された項目内容の組合せに基づく第１の検索条件を決定する検索条件決定処理と、
    複数のファイルが格納されたファイル記憶装置の中から、前記第１の検索条件に該当する１以上のファイルを検索する検索実行処理と、
    前記検索の結果を添付ファイル候補として前記表示装置に表示させる検索結果表示処理と、
    前記添付ファイル候補に対する選択結果と前記第１の検索条件とを対応付けた履歴情報を記憶装置に登録する履歴登録処理と、
    をコンピュータに実行させる電子メール作成プログラム。
13. サーバから種類の異なる複数の項目の入力欄を含む電子メール作成画面を受信し、表示装置に表示させる入力画面表示処理と、
    ２以上の前記項目に対する項目内容の入力を受け付ける第１の受付処理と、
    複数のファイルが格納されたファイル記憶装置の中から、前記入力された項目内容の組合せに基づく検索条件に該当する１以上のファイルを検索させるために、当該組合せを前記サーバに送信する第１の送信処理と、
    前記サーバから前記検索の結果を受信し、当該検索の結果を添付ファイル候補として前記表示装置に表示させる検索結果表示処理と、
    前記添付ファイル候補に対する選択結果を受け付ける第２の受付処理と、
    前記選択結果と前記検索条件とを対応付けた履歴情報を記憶装置に登録させるために、当該選択結果を前記サーバに送信する第２の送信処理と、
    をコンピュータに実行させる電子メール作成プログラム。

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