JP2002324003A

JP2002324003A - 文書管理システムおよび文書管理方法

Info

Publication number: JP2002324003A
Application number: JP2001126795A
Authority: JP
Inventors: Hidenori Otsuka; 秀則大塚
Original assignee: Casio Computer Co Ltd
Current assignee: Casio Computer Co Ltd
Priority date: 2001-04-25
Filing date: 2001-04-25
Publication date: 2002-11-08

Abstract

(57)【要約】【課題】クライアント端末からの文書データが新規登録
された場合に、この登録文書の格納場所をその文書の配
布先に対して案内できると共に、その登録文書の閲覧状
況を逐次把握することができ、緊急を要する連絡文書や
重要文書等であっても、それに相応しい文書管理を実現
できるようにする。【解決手段】文書管理サーバ１は、クライアント端末２
から新規登録対象の文書として送信されて来た文書管理
情報付きの文書ファイルを文書データベースに登録した
場合に、その文書管理情報に含まれている文書配布先に
対して、その文書格納場所を示す格納先情報を含むメー
ルを配信すると共に、現在日時を「発信日時」として当
該文書に対応付けてモニタ情報ファイルに記録する。文
書配布先側のクライアント端末２が格納先情報を指定し
て文書閲覧が要求された場合に、現在日時を「受領日
時」として当該文書の配布先に対応付けてモニタ情報フ
ァイルに記録する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、通信ネットワー
クを介してクライアント端末から送信されて来た文書デ
ータを受信してデータベースに登録すると共に、このデ
ータベースに登録された文書データを閲覧可能に管理す
る文書管理システム、そのプログラム、文書管理方法に
関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、会社組織において構内通信網や広
域通信網を介して構築されている文書管理システムは、
文書ファイルをその文書管理情報に対応付けて登録管理
する文書管理サーバと、各部署毎に複数設置された各ク
ライアント端末とが通信ネットワークを介して接続され
ており、各クライアント端末側で入力作成された文書フ
ァイルが文書管理サーバへ送信されると、文書管理サー
バはこの文書ファイルを文書データベースに登録して一
元管理するようにしているが、その際、各クライアント
端末側で入力作成された文書ファイルをオリジナル文書
とし、それをビューワー用文書に変換した後、このオリ
ジナル文書とビューワー用文書とを対応付けて登録管理
するようにしている。つまり、オリジナル文書を保存用
の文書として登録管理すると共に、このオリジナル文書
をＰＤＦ（ＰｏｒｔａｂｌｅＤｏｃｕｍｅｎｔＦｏ
ｒｍａｔ）のファイル形式に変換して配布閲覧用のビュ
ーワー用文書を生成し、このビューワー用文書を正式文
書として登録管理するようにしている。ところで、新規
作成文書がデータベースに登録された場合に、その登録
の事実を電子掲示板に掲載して知らせるか、電子メール
によって通知するようにしている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、新規作
成文書がデータベースに登録された場合に、その登録の
事実を電子掲示板に掲載したり、電子メールによって通
知するだけでは、例えば、連絡文書等を該当する各受領
者が実際に閲覧したかを知ることはできず、しかも、誰
が何時、どの文書を閲覧したかも知ることはできず、緊
急を要する連絡文書や重要文書等においては、それに相
応しい文書管理が要望されていた。

【０００４】この発明の課題は、クライアント端末から
の文書データが新規登録された場合に、この登録文書の
格納場所をその文書の配布先に対して案内できると共
に、その登録文書の閲覧状況を逐次把握できる仕組みを
提供することで、緊急を要する連絡文書や重要文書等で
あっても、それに相応しい文書管理を実現できるように
することである。

【０００５】この発明の手段は、次の通りである。請求
項第１記載の発明（第１の発明）は、通信ネットワーク
を介してクライアント端末から送信されて来た文書デー
タを受信してデータベースに登録すると共に、このデー
タベースに登録された文書データを閲覧可能に管理する
文書管理システムであって、クライアント端末から新規
登録対象の文書として送信されて来た文書管理情報付き
の文書データをデータベースに登録した場合に、その文
書管理情報に含まれている文書配布先に対して、少なく
ともその文書格納場所を示す格納先情報を含むメールを
配信する配信手段と、前記文書配布先側のクライアント
端末が前記格納先情報を指定して当該文書データを閲覧
要求した場合に、このクライアントを識別する識別情報
と共に閲覧要求した日時情報を文書閲覧履歴として当該
文書データに対応付けて記録する閲覧履歴記録手段とを
具備するものである。したがって、請求項１記載の発明
においては、クライアント端末からの文書データが新規
登録された場合に、この登録文書の格納場所をその文書
の配布先に対して案内できると共に、その登録文書の閲
覧状況を逐次把握できる仕組みを提供することで、緊急
を要する連絡文書や重要文書等であっても、それに相応
しい文書管理を実現することができる。

【０００６】なお、この発明は次のようなものであって
もよい。前記閲覧履歴記録手段によって文書閲覧履歴が
記録された場合に、その文書データを登録した登録元の
クライアント端末に対して、その文書閲覧履歴の情報を
通知する通知手段を設ける（請求項２記載の発明）。

【０００７】他の発明は、コンピュータに対して、上述
した請求項１記載の発明に示した主要機能を実現させる
ためのプログラムを提供し（請求項３記載の発明）、ま
た、上述した請求項１記載の発明に示した主要手順にし
たがった処理を行う文書管理方法を提供するものである
（請求項４記載の発明）。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、図１〜図１１を参照してこ
の発明の一実施形態を説明する。図１は、この実施形態
における文書管理システムの全体構成を示したブロック
図である。この文書管理システムは、会社組織におい
て、会社全体の文書ファイルを登録管理する文書管理サ
ーバ１と、各部署毎に複数設置されている各クライアン
ト端末２とが通信ネットワーク（構内通信網あるいは広
域通信網）３を介して接続されているクライアント・サ
ーバシステムである。このクライアント・サーバシステ
ムは、インターネット技術を利用した構内通信システム
（イントラネットシステム）あるいは広域通信システム
（エクストラネットシステム）である。

【０００９】文書管理サーバ１側には、このシステム全
体で運用される文書ファイル群を一元管理する文書デー
タベース（ＤＢ）４が設けられており、文書管理サーバ
１は、クライアント端末２から文書登録要求と共に送信
されて来た文書ファイルを受信して、その受信バッファ
ＢＦ内に蓄えると共に、この受信バッファＢＦ内の文書
ファイルを読み出して文書データベース４に登録した
り、クライアント端末２からの文書アクセス要求に応答
して文書データベース４を検索し、該当する文書ファイ
ルを読み出して要求元のクライアント端末２へ送信する
ようにしている。なお、受信バッファＢＦは、１文書の
ファイルサイズにもよるが、大量の文書ファイルを格納
可能な比較的大容量のバッファであり、受信ファイル
は、受信バッファＢＦ内に順次蓄えられる。

【００１０】この場合、文書データベース４は、クライ
アント端末２側で入力作成された文書ファイルを保存用
のオリジナル文書として記憶管理すると共に、このオリ
ジナル文書を配布閲覧用の文書に変換したビューワー用
文書（正式文書）を記憶管理するものであり、文書管理
サーバ１は、保存用文書データベース４にオリジナル文
書を登録する際に、オリジナル文書を圧縮変換した圧縮
形式で登録したり、あるいは非圧縮形式で登録するよう
にしている。この場合、文書データベース４には、オリ
ジナル文書とビューワー用文書とが１：１に対応付けら
れて登録されている。ＰＤＦサーバ５は、オリジナル文
書をビューワー用文書に変換する為の専用サーバであ
り、文書管理サーバ１からの変換指令を受けて、受信バ
ッファＢＦ内のオリジナル文書をビューワー用文書に変
換する。

【００１１】各クライアント端末２は、例えば、デスク
トップ型やノート型のパーソナルコンピュータであり、
文書ファイルの流れ（ワークフロー）に応じた概念的な
分類として、作成者クライアント端末、審査者クライア
ント端末、承認者クライアント端末、閲覧者クライアン
ト端末に仕分けられる。作成者クライアント端末２は、
文書ファイル（オリジナル文書）を入力作成する作成者
側の端末であり、このシステムにおいて使用可能な文書
作成ツールは任意であり、どのような種類の文書作成ツ
ールＡ、Ｂ‥‥を使用して作成した文書ファイルであっ
てもい。審査者クライアント端末２は、作成者クライア
ント端末２側で作成された文書ファイルを１または２以
上の合議制で審査する審査者側の端末であり、この審査
を受けた文書ファイルは、更に承認者クライアント端末
２へ送信されて、承認可否の決定が下される。ここで、
正式承認を得られた文書ファイルは、文書データベース
４に登録される。

【００１２】なお、この実施形態においては、例えば、
ＴＣＰ／ＩＰ通信プロトコルを利用したＨＴＴＰプロト
コル等によって、文書管理サーバ１と各クライアント端
末２との間でデジタル化（パケット化）されたデータの
送受信を行うようにしており、また、コード化された制
御情報を含むデータによって互いに必要な処理内容を認
識しながら連携し合ってデータ処理を行うようにしてい
る。なお、文書管理サーバ１は、Ｗｅｂサーバ機能、各
クライアント端末２は、Ｗｅｂブラウザ機能を備えてい
る。また、文書管理サーバ１は、Ｗｅｂサーバ機能の
他、文書データベース４、５を管理制御するデータベー
スサーバ機能、電子メールを管理制御するメールサーバ
機能を有している。

【００１３】図２は、文書データベース４に登録された
文書ファイルのデータ構成を示し、オリジナル文書ファ
イル、ビューワー用文書ファイルが格納される文書ファ
イル領域と、この文書ファイル領域に対応付けられてい
る文書管理情報領域とを有している。この文書管理情報
は、対応する文書ファイルに添付されている付帯情報で
あり、図３に示すようなデータ構成となっている。すな
わち、文書管理情報は、「文書名」、「文書番号」、
「作成者名」、「作成者メールアドレス」、「配布先１
メールアドレス」、「配布先２メールアドレス」、「配
布先３メールアドレス」‥‥「配布先ｎメールアドレ
ス」、「文書属性」、「ＰＤＦ変換要否」、「保存形
式」‥‥の各項目を有している。

【００１４】「文書名」は、当該文書ファイルの識別情
報であり、この「文書名」によって文書ファイルがアク
セスされる。「作成者名」は、その文書作成登録した登
録元の名称を示し、「作成者メールアドレス」は、その
作成者宛に電子メールを送信する場合のメールアドレス
である。「配布先１メールアドレス」、「配布先２メー
ルアドレス」‥‥「配布先ｎメールアドレス」は、その
文書を閲覧配布する場合にその配布先（審査者、承認
者、閲覧者）のクライアント端末２をアクセス指定する
為の電子メールアドレスである。「ＰＤＦ変換要否」
は、オリジナル文書をＰＤＦ形式に変換して配布閲覧用
のビューワー用文書を生成するか否かを示す為の指定情
報であり、「保存形式」は、文書ファイルをどのような
形式で保存登録するかを指定する為の指定情報である。

【００１５】ここで、「保存形式」は、図４に示すよう
に、「保存タイプ〜」を有し、「保存タイプ」
は、“オリジナル文書ファイル（非圧縮）”、「保存タ
イプ」は、“オリジナル文書ファイル（圧縮）＋ビュ
ーワー用文書（ＰＤＦ文書）ファイル”、「保存タイプ
」は、“ビューワー用文書（ＰＤＦ文書）ファイルに
対応している。つまり、「保存タイプ」は、オリジナ
ル文書ファイルのみを非圧縮の形式で登録すべきことを
示している。「保存タイプ」は、オリジナル文書ファ
イルを圧縮した形式で登録すると共に、それをＰＤＦ変
換したビューワー用文書ファイルを対応付けて登録すべ
きことを示す保存形式を示している。「保存タイプ」
は、オリジナル文書ファイルをＰＤＦ変換したビューワ
ー用文書ファイルのみを登録することを示している。な
お、「保存タイプ」の場合、オリジナル文書ファイル
（圧縮文書）が保存用の文書となり、ビューワー用文書
ファイルが正式文書となる。また、「保存タイプ」の
場合は、オリジナル文書ファイル（非圧縮文書）が正式
文書となり、「保存タイプ」の場合、ビューワー用文
書ファイルが正式文書となる。

【００１６】文書管理サーバ１側には上述した受信バッ
ファＢＦ、文書データベース４の他、図５に示すよう
に、最新文書一覧リストファイル１１、モニタ情報ファ
イル１２が設けられている。図６は、最新文書一覧リス
トファイル１１の内容を示したもので、この最新文書一
覧リストファイル１１は、文書データベース４に登録さ
れた文書の一覧を記憶管理するもので、文書毎に、「文
書名」、「文書番号」、「作成者名」、「制限情報」の
各項目を有している。「制限情報」は、例えば、文書閲
覧者の所属部門や役職に応じて閲覧可能な文書を制限す
る為の情報（アクセス権限情報）であり、その「文書
名」のデータ内容に基づいて自動生成されたものであ
る。この場合、例えば、３段階、つまり、「０１」、
「０２」、「０３」の制限レベルを有し、「０１」レベ
ルは、“全部門”、「０２」レベルは、“同一部門”、
「０３」レベルは、“特定役職以上”を条件として文書
閲覧を許可するようにしている。

【００１７】図７は、モニタ情報ファイル１２の内容を
示した図である。このモニタ情報ファイル１２は、文書
毎にその配布先別の閲覧履歴を記録するもので、「文書
名」、「文書番号」、「作成者名」、「配布先１」、
「発信日時」、「受領日時」、「配布先２」、「発信日
時」、「受領日時」、‥‥の各項目を記憶する。「発信
日時」は、文書配布日時を示し、「受領日時」は、文書
閲覧が要求された日時を示している。この場合、文書管
理サーバ１は、クライアント端末２から新規登録対象の
文書として送信されて来た文書管理情報付きの文書ファ
イルを文書データベース４に登録した場合に、その文書
管理情報に含まれている文書配布先に対して、その文書
格納場所を示す格納先情報（Ｗｅｂ上のＵＲＬアドレ
ス）を含むメールを配信すると共に、現在日時を「発信
日時」として当該文書に対応付けてモニタ情報ファイル
１２に記録するようにしている。また、文書管理サーバ
１は、文書配布先側のクライアント端末２が格納先情報
を指定して文書閲覧が要求された場合に、現在日時を
「受領日時」として当該文書の配布先に対応付けてモニ
タ情報ファイル１２に記録するようにしている。

【００１８】図８は、文書管理サーバ１の全体構成を示
したブロック図である。ＣＰＵ１０１は、記憶装置１０
２内のオペレーティングシステムや各種アプリケーショ
ンソフトにしたがってこの文書管理サーバ１の全体動作
を制御する中央演算処理装置である。記憶装置１０２
は、オペレーティングシステムや各種アプリケーション
ソフト等が格納され、磁気的、光学的、半導体メモリ等
によって構成されている記録媒体１０３やその駆動系を
有している。この記録媒体１０３はハードディスク等の
固定的な媒体若しくは着脱自在に装着可能なＣＤ−ＲＯ
Ｍ、フロッピィデスク、ＲＡＭカード、磁気カード等の
可搬型の媒体である。また、この記録媒体１０３内のプ
ログラムやデータは、必要に応じてＣＰＵ１０１の制御
によりＲＡＭ（例えば、スタティックＲＡＭ）１０４に
ロードされたり、ＲＡＭ１０４内のデータが記録媒体１
０３にセーブされる。更に、記録媒体はサーバ等の外部
機器側に設けられているものであってもよく、ＣＰＵ１
０１は伝送制御部１０５を介してこの記録媒体内のプロ
グラム／データを直接アクセスして使用することもでき
る。

【００１９】また、ＣＰＵ１０１は記録媒体１０３内に
格納されるその一部あるいは全部を他の機器側から伝送
制御部１０５を介して取り込み、記録媒体１０３に新規
登録あるいは追加登録することもできる。更に、プログ
ラム／データはサーバ等の外部機器側で記憶管理されて
いるものであってもよく、ＣＰＵ１０１は伝送制御部１
０５を介して外部機器側のプログラム／データを直接ア
クセスして使用することもできる。一方、ＣＰＵ１０１
にはその入出力周辺デバイスである伝送制御部１０５、
入力部１０６、表示部１０７がバスラインを介して接続
されており、入出力プログラムにしたがってＣＰＵ１０
１はそれらの動作を制御する。

【００２０】図９は、クライアント端末２の全体構成を
示したブロック図である。クライアント端末２の各構成
要素は、上述した文書管理サーバ１の各構成要素と基本
的に同様であり、ＣＰＵ２０１、記憶装置２０２、記録
媒体２０３、ＲＡＭ２０４、伝送制御部２０５、入力部
２０６、表示部２０７の他、印刷装置２０８を有する構
成となっている。なお、クライアント端末２毎に印刷装
置２０８を設けずに、部署単位毎に共用される共用プリ
ンタを設けるようにしてもよい。

【００２１】次に、この実施形態における文書管理サー
バ１の動作アルゴリズムを図１０および図１１に示すフ
ローチャートを参照して説明する。ここで、これらのフ
ローチャートに記述されている各機能、つまり、図１０
に記述した文書登録処理、図１１に記述した受領モニタ
リング処理は、読み取り可能なプログラムコードの形態
で記録媒体１０３に格納されており、ＣＰＵ１０１はこ
のプログラムコードにしたがった動作を逐次実行する。
また、ＣＰＵ１０１は伝送媒体を介して伝送されてきた
上述のプログラムコードにしたがった動作を逐次実行す
ることもできる。すなわち、記録媒体の他、伝送媒体を
介して外部供給されたプログラム／データを利用してこ
の実施形態特有の動作を実行することもできる。

【００２２】図１０は、クライアント端末２から送信さ
れて来る文書データを受信して文書データベース４に登
録する場合の文書管理サーバ１側における文書登録処理
を示したフローチャートである。なお、文書管理サーバ
１とクライアント端末２との間においては、ＨＴＴＰプ
ロトコルによって対話画面情報が送信され、所定のタグ
情報と共に、テキスト情報を送信することで、表示情報
や入力情報および表示書式等を互いに認識可能となり、
これによってクライアント端末２を文書管理サーバ１の
入出力装置として機能させ、情報提示および情報入力を
可能としている。

【００２３】先ず、文書管理サーバ１は、クライアント
端末２からのアクセス要求待ち状態において（ステップ
Ａ１）、アクセス要求を受信すると、処理メニュー画面
を要求元のクライアント端末２へ送信した後（ステップ
Ａ２）、その返信結果に基づいて文書登録処理が選択さ
れたかを判別する（ステップＡ３）。いま、文書登録処
理要求でなければ、その他の処理、例えば、文書データ
の読み出し処理等の実行に移る。すなわち、文書管理サ
ーバ１は、クライアント端末２から文書呼び出しのアク
セス要求を受けた場合、文書データベース４をアクセス
して所望する文書ファイルを読み出し、要求元のクライ
アント端末２へ送信する文書読み出し処理等を実行す
る。

【００２４】また、作成者クライアント端末２からの文
書登録要求であれば、文書管理情報入力ページ画面を要
求元の作成者クライアント端末２に対して送信した後
（ステップＡ４）、作成者クライアント端末２から送信
待ち状態となる（ステップＡ５）。この文書管理情報入
力ページ画面は、「文書名」、「作成者名」、「配布
先」等を入力する項目領域を有するもので、作成者クラ
イアント端末２側において、この入力ページ画面内に必
要項目のデータを入力して送信指示を与えると、作成者
クライアント端末２は、新規登録対象としての文書ファ
イルと共に、その文書管理情報を文書管理サーバ１へ送
信する。

【００２５】文書管理サーバ１は、作成者クライアント
端末２から送信されて来た文書ファイルおよび文書管理
情報を受信すると（ステップＡ６）、文書管理情報内の
「保存形式」を参照し、指定されている保存タイプにし
たがってＰＤＦ変換を必要に応じて行い、文書ファイル
を文書データベース４へ格納登録する（ステップＡ
７）。つまり、「保存タイプ」が指定されていれば、
“オリジナル文書ファイル（非圧縮）”、「保存タイプ
」が指定されていれば、“オリジナル文書ファイル
（圧縮）＋ビューワー用文書ファイル”、「保存タイプ
」が指定されていれば、“ビューワー用文書ファイル
が文書データベース４へ格納登録される。次に、この文
書管理情報内の「文書名」を読み出し（ステップＡ
８）、この「文書名」に基づいて「制限情報」を自動生
成した後（ステップＡ９）、今回、文書データベース４
に登録した文書に関する情報を最新文書一覧リストファ
イル１１へ追加登録する（ステップＡ１０）。

【００２６】その後、文書管理サーバ１は、今回、新規
登録した文書ファイルの各配布先に対して文書登録が行
われたことを示すメールを配信する処理を行う。すなわ
ち、文書管理サーバ１は、新規登録した文書ファイルに
対応付けられている文書管理情報内に含まれている各
「配布先メールアドレス」を読み出して、それをメール
の宛先として設定すると共に（ステップＡ１１）、文書
データベース４に登録した文書の格納場所を示す格納先
情報を検出して、それをＷｅｂ上のＵＲＬアドレスとし
て各メールに設定した後（ステップＡ１２）、当該各メ
ールの配信処理を行う（ステップＡ１３）。そして、現
在日時を文書ファイルの発信日時とし（ステップＡ１
４）、今回、文書データベース４に登録した文書に関す
る情報をモニタ情報ファイル１２に書き込む（ステップ
Ａ１５）。

【００２７】図１１は、文書データベース４に登録され
ている文書ファイルがアクセスされてその文書閲覧が要
求された場合に文書管理サーバ１が実行する受領モニタ
リング処理を示したフローチャートである。先ず、文書
管理サーバ１は、文書配布先側のクライアント端末２が
格納先情報（ＵＲＬアドレス）を指定して文書閲覧が要
求されたかを判別し（ステップＢ１、Ｂ２）、ＵＲＬア
ドレスを指定したアクセスの場合には、その「アクセス
者ＩＤ」をセットした後（ステップＢ３）、この「アク
セス者ＩＤ」と閲覧対象として指定された文書ファイル
に付加されている文書管理情報内の「配布先」とを比較
し、両者の一致判別を行う（ステップＢ４）。

【００２８】この結果、両者が一致する場合には（ステ
ップＢ４）、現在日時を読み出し（ステップＢ５）、こ
の現在日時を文書の受領日時として、その配布先に対応
付けてモニタ情報ファイル１２に書き込む（ステップＢ
６）。そして、要求された文書ファイルをその閲覧要求
元へ送信して文書開示を行う（ステップＢ７）。次に、
文書管理サーバ１は、閲覧要求された文書ファイル対応
の文書管理情報から「作成者メールアドレス」を読み出
し、それをメールの宛先として設定すると共に（ステッ
プＢ８）、今回、閲覧要求された情報として、モニタ情
報ファイル１２から「文書名」、「配布先」、「受領日
時」読み出してそのメール内に設定し、それを受領メー
ルとして文書作成者に対して送信する（ステップＢ
９）。

【００２９】一方、「アクセス者ＩＤ」と「配布先」と
が不一致の場合には（ステップＢ４）、「アクセス者Ｉ
Ｄ」は予め登録されている「有効ＩＤ」かを判別する
（ステップＢ１０）。ここで、「有効ＩＤ」でなけれ
ば、つまり、部外者からのアクセスの場合には、エラー
処理に移るが（ステップＢ１１）、「有効ＩＤ」であれ
ば、アクセスされた文書をその要求元のクライアント端
末２へ送信して開示する（ステップＢ１２）。なお、最
新文書一覧リストファイル１１のアクセスが要求された
場合には、その文書に対応付けられている最新文書一覧
リストファイル１１内の「制限情報」を読み出してアク
セス権限を判別し、この判別結果に応じてリスト内容の
開示を制限するようにしている。

【００３０】以上のように、この実施形態における文書
管理サーバ１は、クライアント端末２から新規登録対象
の文書として送信されて来た文書管理情報付きの文書フ
ァイルを文書データベース４に登録した場合に、その文
書管理情報に含まれている文書配布先（審査者、承認
者、閲覧者）に対して、その文書格納場所を示す格納先
情報（Ｗｅｂ上のＵＲＬアドレス）を含むメールを配信
するようにしたから、新規登録された文書ファイルの格
納場所をその配布先に対して案内することができ、文書
配布先においては、文書ファイルが何処に新規登録され
たことを即座に知ることができる。したがって、その文
書ファイルを閲覧する場合には、その文書配布先側のク
ライアント端末２から格納先情報を指定して文書閲覧を
要求すればよい。この場合、新規登録された時の現在日
時を「発信日時」として当該文書ファイルに対応付けて
モニタ情報ファイル１２に記録保持するようにしたか
ら、何時登録されたかも知ることができる。

【００３１】また、文書管理サーバ１は、文書配布先側
のクライアント端末２が格納先情報を指定して文書閲覧
が要求された場合に、このクライアントを識別する識別
情報と共に現在日時（受領日時）を文書閲覧履歴として
モニタ情報ファイル１２に記録するようにしたから、文
書作成者にあってはその登録文書の閲覧状況を逐次把握
することができ、緊急を要する連絡文書や重要文書等で
あっても、それに相応しい文書管理を実現することが可
能となる。この場合、文書閲覧履歴が記録された場合
に、その文書ファイルを登録した登録元のクライアント
端末２に対して、その文書閲覧履歴の情報を通知するよ
うにしたから、誰が何時文書を閲覧したかを知ることが
できる。

【００３２】なお、上述した実施形態においては、保存
タイプとして〜を例示したが、保存タイプの種類
は、これに限らず、任意である。例えば、オリジナル文
書ファイルおよびビューワー用文書ファイルをそれぞれ
圧縮してデータベースに登録すると共に、圧縮前の文書
を印刷した印刷物を保存するような保存タイプであって
もよい。また、今回作成した文書と後で作成予定の他の
文書とを一緒にまとめて配布閲覧させる必要がある場
合、後で作成予定である他の文書の文書名を指定してお
き、この文書ファイルが登録対象として当該クライアン
ト端末２から送信されて来た場合に、それに関係付けら
れている先の文書ファイルと共に、文書閲覧を行うよう
にしてもよい。

【００３３】一方、コンピュータ（文書管理サーバ１）
に対して、上述した各手段を実行させるためのプログラ
ムコードをそれぞれ記録した記録媒体（例えば、ＣＤ−
ＲＯＭ、フロッピィデスク、ＲＡＭカード等）を提供す
るようにしてもよい。すなわち、コンピュータが読み取
り可能なプログラムコードを有する記録媒体であって、
クライアント端末から新規登録対象の文書として送信さ
れて来た文書管理情報付きの文書データをデータベース
に登録した場合に、その文書管理情報に含まれている文
書配布先に対して、少なくともその文書格納場所を示す
格納先情報を配信する機能と、前記文書配布先側のクラ
イアント端末が前記格納先情報を指定して当該文書デー
タを閲覧要求した場合に、このクライアントを識別する
識別情報と共に閲覧要求した日時情報を文書閲覧履歴と
して当該文書データに対応付けて記録する機能とを実現
させるためのプログラムを記録したコンピュータが読み
取り可能な記録媒体を提供するようにしてもよい。

【００３４】

【発明の効果】この発明によれば、クライアント端末か
ら新規登録対象の文書として送信されて来た文書管理情
報付きの文書データをデータベースに登録した場合に、
その文書管理情報に含まれている文書配布先に対して、
少なくともその文書格納場所を示す格納先情報を配信す
るようにしたから、配布先に文書登録を案内することが
でき、文書配布先においては、文書データが何処に新規
登録されたことを即座に知ることができる。この場合、
文書閲覧する際には、その文書配布先側のクライアント
端末から格納先情報を指定して文書閲覧を要求すればよ
い。一方、文書配布先側のクライアント端末が格納先情
報を指定して当該文書データを閲覧した場合に、このク
ライアントを識別する識別情報と共に閲覧要求した日時
情報を文書閲覧履歴として当該文書データに対応付けて
記録するようにしたから、各配布先が何時文書をアクセ
スしたかを配布先毎に記録できるので、各配布先におけ
る文書閲覧状況を逐次把握することができる。したがっ
て、緊急を要する連絡文書や重要文書等であっても、そ
れに相応しい文書管理を実現することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】文書管理システムの全体構成を示したブロック
図。

【図２】文書データベース４に登録された文書ファイル
のデータ構成を示した図。

【図３】文書管理情報のデータ構成を示した図。

【図４】文書の保存形式を説明する為の図。

【図５】文書管理サーバ１側に設けられている受信バッ
ファＢＦ、文書データベース４、最新文書一覧リストフ
ァイル１１、モニタ情報ファイル１２を示した図。

【図６】最新文書一覧リストファイル１１の内容を示し
た図。

【図７】モニタ情報ファイル１２の内容を示した図。

【図８】文書管理サーバ１の全体構成を示したブロック
図。

【図９】クライアント端末２の全体構成を示したブロッ
ク図。

【図１０】クライアント端末２から送信されて来る文書
データを受信して文書データベース４に登録する場合の
文書管理サーバ１側における文書登録処理を示したフロ
ーチャート。

【図１１】文書データベース４に登録されている文書フ
ァイルがアクセスされてその文書閲覧が要求された場合
に文書管理サーバ１が実行する受領モニタリング処理を
示したフローチャート。

【符号の説明】

１文書管理サーバ２クライアント端末３通信ネットワーク４文書データベース１１最新文書一覧リストファイル１２モニタ情報ファイルＢＦ受信バッファ、１０１ＣＰＵ１０２記憶装置１０３記録媒体１０５伝送制御部１０６入力部１０７表示部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】通信ネットワークを介してクライアント端
末から送信されて来た文書データを受信してデータベー
スに登録すると共に、このデータベースに登録された文
書データを閲覧可能に管理する文書管理システムであっ
て、クライアント端末から新規登録対象の文書として送
信されて来た文書管理情報付きの文書データをデータベ
ースに登録した場合に、その文書管理情報に含まれてい
る文書配布先に対して、少なくともその文書格納場所を
示す格納先情報を含むメールを配信する配信手段と、前
記文書配布先側のクライアント端末が前記格納先情報を
指定して当該文書データを閲覧要求した場合に、このク
ライアントを識別する識別情報と共に閲覧要求した日時
情報を文書閲覧履歴として当該文書データに対応付けて
記録する閲覧履歴記録手段と、を具備したことを特徴と
する文書管理システム。
【請求項２】前記閲覧履歴記録手段によって文書閲覧履
歴が記録された場合に、その文書データを登録した登録
元のクライアント端末に対して、その文書閲覧履歴の情
報を通知する通知手段を設けたことを特徴とする請求項
1記載の文書管理システム。
【請求項３】コンピュータに対して、クライアント端末
から新規登録対象の文書として送信されて来た文書管理
情報付きの文書データをデータベースに登録した場合
に、その文書管理情報に含まれている文書配布先に対し
て、少なくともその文書格納場所を示す格納先情報を配
信する機能と、前記文書配布先側のクライアント端末が
前記格納先情報を指定して当該文書データを閲覧要求し
た場合に、このクライアントを識別する識別情報と共に
閲覧要求した日時情報を文書閲覧履歴として当該文書デ
ータに対応付けて記録する機能と、を実現させるための
プログラム。
【請求項４】通信ネットワークを介してクライアント端
末から送信されて来た文書データを受信してデータベー
スに登録すると共に、このデータベースに登録された文
書データを閲覧可能に管理する文書管理方法であって、
クライアント端末から新規登録対象の文書として送信さ
れて来た文書管理情報付きの文書データをデータベース
に登録した場合に、その文書管理情報に含まれている文
書配布先に対して、少なくともその文書格納場所を示す
格納先情報を配信し、前記文書配布先側のクライアント
端末が前記格納先情報を指定して当該文書データを閲覧
要求した場合に、このクライアントを識別する識別情報
と共に閲覧要求した日時情報を文書閲覧履歴として当該
文書データに対応付けて記録する、ようにしたことを特
徴とする文書管理方法。