JP2007156624A - 文書処理装置及びその制御方法、文書管理システム、並びに制御プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書やフォルダの操作に関する情報を電子メールにより通知する際に、メール通知設定を効率的に行うことができる文書処理装置を提供する。
【解決手段】操作対象がフォルダの場合はそのフォルダのメール通知設定を、操作対象が文書である場合にはその親フォルダのメール通知設定を、それぞれフォルダ管理テーブル３０２から取得する。取得したメール通知設定からメール通知の必要があると判定された場合には、メール通知設定に格納されているルールリスト内のメール通知条件の詳細をメール通知条件テーブル３０６から取得し、直前に行われた操作が、メール通知条件に指定された通知対象の操作であるかどうかの判断を行う。直前に行われた操作が通知対象の操作である場合には、通知メールの作成を行う。
【選択図】図１２

Description

本発明は、ネットワーク上に構成された文書処理装置及びその制御方法、前記文書処理装置を含む文書管理システム、並びに前記制御方法を実現するための制御プログラムに関する。

従来から、クライアントコンピュータと文書管理サーバ装置等が互いにネットワーク接続されたクライアント・サーバシステム型の文書管理システムが知られている。

また、特許文献１には、文書閲覧を許可された利用者の名前を文書ごとに管理し、その利用者名をメールアドレスに展開して、自動的に閲覧文書が登録されたことを通知するシステムが開示されている。このシステムでは、登録者は、端末装置を用いて電子化文書を作成し、この文書の格納先（文書管理装置内）と閲覧を許可する利用者名とを入力設定する。その後、端末装置からの電子化文書が前記格納先に格納された旨を通知する通知文書を作成し、電子メールとして閲覧を許可した利用者へ送信するものである。
特開平４−３３２２３４号公報

しかしながら、上記特許文献１のシステムでは、文書ごとにメール通知の設定操作を行わなければならない、という煩雑さがあった。

本発明は上記従来の問題点に鑑み、文書やフォルダの操作に関する情報を電子メールにより通知する際に、メール通知設定を効率的に行うことができる文書処理装置及びその制御方法、文書管理システム、並びに制御プログラムを提供することを目的とする。

本発明は上記目的を達成するため、ネットワーク上に構成された文書処理装置において、文書またはフォルダに対して操作を行うための操作手段と、前記操作が行われたことを通知するための通知メールを作成するメール作成手段と、前記メール作成手段が前記通知メールを作成する際の条件を設定する条件手段と、前記条件をフォルダに関連付けする条件関連付け手段とを備え、前記メール作成手段は、前記操作が前記フォルダ内で行われたとき、該操作が前記条件に合致している場合に前記通知メールを作成するようにしたことを特徴とする。

また、本発明は、ネットワーク上に構成された複数のコンピュータから成る文書管理システムであって、請求項１乃至４のいずれかに記載の文書処理装置を、前記複数のコンピュータのうちの１つまたは複数のコンピュータで構成したことを特徴とする。

また、本発明は、ネットワーク上に構成された文書処理装置の制御方法であって、文書またはフォルダに対して操作を行う工程と、前記操作が行われたことを通知するための通知メールを作成する際の条件を設定する工程と、前記条件をフォルダに関連付けする工程と、前記操作が前記フォルダ内で行われたとき、該操作が前記条件に合致している場合に前記通知メールを作成する工程とを有することを特徴とする。

また、本発明は、ネットワーク上に構成された文書処理装置の制御方法を実行するための、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、文書またはフォルダに対して操作を行うステップと、前記操作が行われたことを通知するための通知メールを作成する際の条件を設定するステップと、前記条件をフォルダに関連付けするステップと、前記操作が前記フォルダ内で行われたとき、該操作が前記条件に合致している場合に前記通知メールを作成するステップとを有することを特徴とする。

本発明によれば、文書またはフォルダに対して操作が行われたことを通知するための通知メールを作成するに際し、メール通知の設定を、文書ごとでなくフォルダごとにまとめて行うことができ、メール通知設定を効率的に行うことが可能になる。

本発明の実施の形態について、図面を参照しながら説明する。

＜システム構成＞
図１は、本発明に係る実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。

本システムは、文書管理サーバ１２１、Ｗｅｂサーバ１２２、メール送信サーバ１２３、クライアントＰＣ１２４，１２５、及びＷｅｂクライアントＰＣ１２６，１２７がイーサネット（登録商標）などのネットワーク１００を介して接続されたシステムである。即ち、イーサネット（登録商標）などのネットワーク上に構築されたクライアント・サーバシステム型の文書管理システムであって、後述詳細に説明するように、文書やフォルダの操作に関する情報を電子メールにより通知する機能を有する。

文書管理サーバ１２１では、ネットワーク管理機能を有するサーバアプリケーション１０４０が稼動している。Ｗｅｂサーバ１２２では、Ｗｅｂアプリケーション１０５０が稼動している。メール送信サーバ１２３では、メール通知サービス２０１０が稼動している。クライアントＰＣ１２４，１２５では、ＧＵＩ等の機能を有するクライアントアプリケーション１０１０が稼動している。ＷｅｂクライアントＰＣ１２６，１２７では、一般的なＷｅｂブラウザアプリケーションが稼動しているものとする。

＜ソフトウェア構成＞
図２は、図１に示した文書管理システムに用いられるソフトウェアの全体構成を示すブロック図である。

本システムのソフトウェアは、クライアントアプリケーション１０１０と、サーバアプリケーション１０４０と、Ｗｅｂアプリケーション１０５０とから構成される。クライアントアプリケーション１０１０とサーバアプリケーション１０４０は、一般的なコンピュータのオペレーティングシステム上で動作可能なアプリケーションソフトウェアとして提供されるものである。また、Ｗｅｂプリケーション１０５０は、ＨＴＴＰ（Ｈｙｐｅｒ Ｔｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバと連携して動作するＷｅｂアプリケーションとして動作する。

なお、本実施の形態では、クライアントアプリケーション１０１０とサーバアプリケーション１０４０は、前述したようにそれぞれ別なコンピュータの上で動作することとするが、これらは、同一のコンピュータ上で動作していても構わない。

まず、クライアントアプリケーション１０１０の構成を説明する。

図２中の１０１１は、オペレータが操作するための操作画面を制御するユーザインターフェイス制御部である。オペレータは、ユーザインフェイス制御部１０１１が表示する操作画面を操作することにより、本文書管理システムに管理されている文書の閲覧、登録、移動、コピー、削除が行える。更に、該操作画面を操作することにより、フォルダの作成、移動、コピー、削除や、キャビネットの作成、削除、メール通知条件の管理、及びメール通知設定なども行えるようになっている。ここで、オペレータの操作を解釈し、主制御部１０１２により、実際の作業を行う。

主制御部１０１２では、オペレータの操作に応じて、必要に応じてデータベースの操作や、ファイルの変換処理を行うなどの制御を行う。キャビネット管理部１０１３では、キャビネットに対する操作が行われたときにデータベースを操作し、キャビネットの作成や削除などの処理を行う。フォルダ管理部１０１４では、フォルダに対する操作が行われたときにデータベースを操作し、フォルダの作成、削除、移動、コピーなどの処理を行う。

文書管理部１０１５では、文書に対する操作が行われたときにデータベースを操作し、文書の登録、削除、移動、コピーなどの処理を行う。ユーザ・グループ管理部１０１６では、ユーザやグループに対する操作が行われたときにデータベースを操作し、ユーザやグループの登録、削除、属性変更、またグループへのユーザの登録、削除などの処理を行う。また、フォルダ管理部１０１４、文書管理部１０１５と連携して、アクセス権の設定処理も行う。さらに、キャビネットを使用するための認証処理もここで行う。

キーワード管理部１０１７では、ユーザが独自に作成した分類キーワードを管理する。ここで、分類キーワードの作成、削除、分類キーワードへの値の設定などを行う。メール管理部１０１８では、システムから送信するメールの作成を行う。例えば、フォルダ管理部１０１４や文書管理部１０１５でフォルダや文書に対する操作が行われた場合に、操作通知メールを作成しメール送信キューに登録する処理を行う。また、メール通知条件管理部１０１９では、メールを通知する条件（メール通知条件）の作成や編集、削除などの管理を行い、フォルダへの関連付けの処理を行う。

データベースアクセス部１０２０は、キャビネット管理部１０１３、フォルダ管理部１０１４、文書管理部１０１５、ユーザ・グループ管理部１０１６、キーワード管理部１０１７でのデータベース操作命令を、ネットワーク通信により、サーバアプリケーション１０４０に送信し、その結果を受信し依頼元へ転送する部分である。

ファイル操作部１０３０では、オペレーティングシステムが提供するファイルシステムを操作する。例えば、オペレーティングシステムのファイルシステムで管理されているファイルを文書管理システムへ文書として登録する処理を行う。また、文書管理システムに登録されている文書をオペレーティングシステムのファイルシステムへファイルとして取り出したりする処理も行う。

次に、Ｗｅｂアプリケーション１０５０について説明する。

Ｗｅｂアプリケーション１０５０は、ＷｅｂクライアントＰＣ１２６，１２７からのＨＴＴＰリクエストに応じて、要求されたＨＴＭＬページやイメージファイルなどのコンテンツをＨＴＴＰレスポンスとしてＷｅｂクライアントＰＣ１２６，１２７に送信する。また、ＷｅｂクライアントＰＣ１２６，１２７からのプログラム実行要求に応じてプログラムを実行し、その結果をＨＴＴＰレスポンスとしてＷｅｂクライアントＰＣ１２６，１２７に送信する処理を行う。このＷｅｂアプリケーション１０５０は、ＣＧＩ（Ｃｏｍｍｏｎ Ｇａｔｅｗａｙ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）や、ＪＳＰ（Ｊａｖａ（登録商標） Ｓｅｒｖｅｒ Ｐａｇｅｓ）、ＡＳＰ（Ａｃｔｉｖｅ Ｓｅｒｖｅｒ Ｐａｇｅｓ）などを用いて構築されているものとする。

Ｗｅｂアプリケーション１０５０では、クライアントアプリケーションと同様の機能を提供するが、ユーザインターフェイス部分が異なる。即ち、構成はクライアントアプリケーション１０１０とほぼ同様であるが、オペレータとの入出力部分であるＨＴＭＬ／ＨＴＴＰ処理部１０５１が異なる。ＨＴＭＬ／ＨＴＴＰ処理部１０５１では、ＷｅｂクライアントＰＣ１２６，１２７からのプログラム実行要求に応じてプログラムを実行する。そして、その実行結果をＨＴＭＬを用いた画面情報として構成し、ＨＴＴＰレスポンスとしてＷｅｂクライアントＰＣ１２６，１２７に送信する処理を行う。

次に、サーバアプリケーション１０４０の構成について説明する。

サーバアプリケーション１０４０は、データベースアクセス部１０４１を備えている。データベースアクセス部１０４１は、ネットワーク通信により、クライアントアプリケーション１０１０からの要求に応じてデータベース１０４２の操作を行い、その結果を返送する。

次に、図３を用いて、本実施の形態に係るメール送信に関するプログラムについて説明する。

図３は、図１に示した文書管理システムに用いられるメール送信に関するプログラムの構成を示すブロック図である。

このプログラムは、メール通知サービス２０１０と、サーバアプリケーション１０４０と、メール送信サービス２０２０とから構成されている。これらは、共に一般的なコンピュータのオペレーティングシステム上で動作可能なアプリケーションソフトウェアとして提供されるものである。

ここで、メール通知サービス２０１０、サーバアプリケーション１０４０、及びメール送信サービス２０２０が動作するコンピュータは、図１で示したようにイーサーネット１００などでネットワーク接続されているものとする。なお、本実施の形態では、メール通知サービス２０１０とサーバアプリケーション１０４０とメール送信サービス２０２０はそれぞれ別なコンピュータの上で動作することとするが、これらは、同一のコンピュータ上で動作していても構わない。

まずメール通知サービス２０１０の構成を説明する。

２０１１は、オペレータが操作するための操作画面を制御するユーザインターフェイス制御部である。オペレータは、ユーザインフェイス制御部２０１１が表示する操作画面を操作することにより、本文書管理システムに管理されているメール送信に必要な情報を管理することができるようになっている。メール送信に必要な情報とは、メール送信サーバ１２３のアドレスやメールキューの監視間隔などである。ここで、オペレータの操作を解釈し、主制御部２０１２により、実際の作業を行う。

主制御部２０１２では、オペレータの操作に応じて、または定期的に必要に応じてデータベースの操作や、メール送信処理などの制御を行う。メール送信設定部２０１３では、オペレータの操作に応じて、メール送信サーバ１２３のアドレス、メール送信サーバ１２３の認証方法や認証情報、及びメールキューの監視間隔を設定するための画面表示を行う。そして、画面に入力された情報をデータベース１０４２内のテーブルに格納する。なお、この情報に関しては、特にデータベースに登録せずとも設定ファイルなどに格納しても構わない。

メールキュー監視部２０１５では、メール送信設定部２０１３により設定されたメールキューの監視間隔に従い、一定の間隔で後述するメール管理テーブル３０７を監視し、メール管理テーブル３０７に送信すべきメールレコードがあるかどうかを検出する。データベースアクセス部１０２０は、クライアントアプリケーション１０１０の場合と同様であるので説明を省略する。

メール送信処理部２０１６では、メールキュー監視部２０１５で送信すべきメールが検出されたときに、メールの送信を行う。メールの送信処理については、図１４を用いて後述する。サーバアプリケーション１０４０は図２で説明したものと同様であるので、ここでは、説明を省略する。

メール送信サーバ１２３で稼動するメール送信サービス２０２０は、メール送信サーバプログラム２０２１を有している。メール送信サーバプログラム２０２１は、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）により電子メールの送信や中継を行う一般に知られたプログラムである。

＜データベースのデータ構成＞
次に、図４及び図５を用いて、データベース１０４２内に保持されているデータ構成について説明する。

このデータベース１０４２は、リレーショナルデータベースであり、キャビネットを１単位として、複数のキャビネットを保持可能に構成されている。

図４及び図５は、キャビネット内のデータ構成を示すデータ構成図である。

キャビネットは少なくとも、図４に示すように、キャビネット管理テーブル３０１、フォルダ管理テーブル３０２、文書管理テーブル３０３、ユーザ管理テーブル３０４、及びグループ管理テーブル３０５を含む。さらに、図５に示すように、メール通知条件テーブル３０６、メール管理テーブル３０７、及びアドレス管理テーブル３０８を含んでいる。

キャビネット管理テーブル３０１は、キャビネットＩＤとキャビネット属性情報から成る。キャビネットＩＤは、キャビネットを識別するための識別情報である。キャビネット属性情報は、キャビネット名、キャビネット作成時刻、今年度キャビネット識別情報などから構成される。今年度キャビネット情報は、新年度キャビネットの作成の際に、キャビネット作成時のテンプレートとして使用されるキャビネットであることを示し、システム内で１つのキャビネットにのみ設定することができる。

フォルダ管理テーブル３０２は、フォルダＩＤ、親フォルダＩＤ、フォルダ属性情報、アクセス権リスト、及びメール通知設定などから成るフォルダレコードが複数登録されたテーブルである。フォルダレコードは１フォルダにつき１件登録されている。フォルダレコードはオペレータがフォルダを作成したときに作成され、フォルダを削除したときに削除される。フォルダＩＤはフォルダ管理テーブル３０２内で一意の値をもつフォルダの識別子である。親フォルダＩＤには親フォルダのフォルダＩＤが格納される。親フォルダＩＤをもつことにより、フォルダをツリー上の階層構造で管理することができる。

フォルダ属性情報には、フォルダ名、フォルダの作成時刻、更新時刻、作成者、オーナ、常用文書識別情報、及び保存期限などのフォルダ管理上に必要な情報が格納される。アクセス権リストには、後述するユーザＩＤまたはグループＩＤとフォルダに対するアクセス権の組のリストが登録される。アクセス権には、文書名や文書属性のみを参照可能な「参照権」、文書の内容まで閲覧可能な「読み出し権」、文書の登録や文書内容の変更、フォルダの作成、属性変更までが可能な「書き込み権」、及び文書やフォルダの削除まで可能な「削除権」などがある。

このようなフォルダ管理においてフォルダや文書の操作を行った場合でも、メール通知設定には、以下の設定のいずれかが保持される。

（１）操作通知メールを送信しない「メールを通知しない」、
（２）上位のフォルダに設定されているメール通知設定を引き継いで動作する「上位フォルダの設定を引き継ぐ」、
（３）このフォルダ独自にメール通知の設定を適用する「フォルダ独自に設定する」。

また、「フォルダ独自に設定する」が設定されている場合には、メール通知条件のリストが格納される。

文書管理テーブル３０３は、文書ＩＤ、親フォルダＩＤ、文書属性情報、及びアクセス権リストなどから成る文書レコードが複数登録されたテーブルである。文書レコードは、１文書につき１件登録されている。文書レコードはオペレータが文書を登録したときに作成され、文書を削除したときに削除される。文書ＩＤは文書管理テーブル３０３内で一意の値をもつ文書の識別子である。親フォルダＩＤには文書が格納されているフォルダのフォルダＩＤが格納される。文書属性情報には、文書本体、文書名、文書の作成時刻、更新時刻、文書の最終アクセス時刻、作成者、オーナ、及び分類情報などの文書管理上に必要な情報が格納される。アクセス権リストは、上記フォルダ情報テーブル３０２の場合と同様である。

ユーザ管理テーブル３０４は、ユーザＩＤ、ユーザ情報などからなるユーザレコードが複数登録されたテーブルである。ユーザレコードは１ユーザにつき１件登録されている。ユーザレコードはオペレータがユーザを作成したときに作成され、ユーザを削除したときに削除される。ユーザＩＤは、ユーザ管理テーブル３０４内で一意の値をもつユーザの識別子である。ユーザ情報には、ユーザ名、パスワード、ユーザの作成時刻、更新時刻、メールアドレスＩＤ、及び承認者のユーザＩＤなどのユーザ管理上に必要な情報が格納される。

グループ管理テーブル３０５は、グループＩＤ、グループ情報、及びユーザリストなどから成るグループレコードが複数登録されたテーブルである。グループレコードは１グループにつき１件登録されている。グループレコードはオペレータがグループを作成したときに作成され、グループを削除したときに削除される。グループＩＤはグループ管理テーブル３０５内で一意の値をもつグループの識別子である。グループ情報には、グループ名、グループの作成時刻、及び更新時刻などのグループ管理上に必要な情報が格納される。ユーザリストには、このグループに登録されているユーザのユーザＩＤのリストが格納される。

図５に示すメール通知条件テーブル３０６は、ルールＩＤ、ルール属性情報、操作リスト、受信者リストなどから成るルールレコードが複数登録されたテーブルである。ルールレコードは、１ルールにつき１件登録されている。ルールレコードはオペレータがルールを作成したときに作成され、ルールを削除したときに削除される。ルールＩＤは、メール通知条件テーブル３０６内で一意の値をもつルールの識別子である。ルール情報には、ルール名、ルールの作成時刻、及び更新時刻などのルール管理上に必要な情報が格納される。操作リストには、新規作成や変更、削除などの操作のうちどの操作を行ったときにメール通知を行うのかを決定するための、操作種別のリストが格納される。受信者リストには、このルールに登録されている受信者のアドレスＩＤのリストが格納される。

メール管理テーブル３０７は、メールＩＤやメール情報などからなるメールレコードを複数格納するためのテーブルであり、送信待ちのメールを一時的に格納するメール送信キューの役目をする。メールレコードは、メール通知を行うような操作をしたときに作成され、メールが正常に送信された場合に削除される。メールＩＤはメール管理テーブル３０７内で一意の値をもつメールの識別子である。メール情報には、メールの送信元情報、受信者アドレス、メールの件名、及びメールの本文が格納されている。メールの送信元情報には、メール送信サーバ１２３のアドレスなどシステム固有の情報や、「操作者」に関する情報が含まれる。

メールアドレス管理テーブル３０８は、アドレスＩＤ、アドレス情報などからなるアドレスレコードが複数登録されたテーブルである。

アドレスレコードは１アドレスにつき１件登録されている。アドレスレコードはオペレータがアドレスを作成したときに作成され、アドレスを削除したときに削除される。アドレスＩＤはアドレス管理テーブル３０８内で一意の値をもつアドレスの識別子である。アドレス情報には、アドレス名、アドレスの作成時刻及び更新時刻のほか、アドレスの種別アドレス管理上に必要な情報が格納される。アドレスの種別には、「文書のオーナ」、「フォルダのオーナ」、「操作者」、「承認者」、「通常」、及び「外部」などの情報が格納される。ここで、アドレスの種別として、「通常」、「外部」が設定されている場合には、さらにメールアドレスが格納される。アドレスの種別が「文書のオーナ」、「フォルダのオーナ」、「操作者」、「承認者」などの場合は、場合に応じてメールアドレスが変わるため、メールのアドレスは格納されない。

次に、図６を用いて、キャビネット内のフォルダにおけるツリー状の階層構造を表示するユーザインターフェイスの例を説明する。

図６は、フォルダ表示の画面構成例を示すツリー図である。

同図中、「２００３年度」、「２００２年度」、「保存」という文字列が付加された部分がキャビネットである。この例では、「２００３年度」のキャビネット構成を示している。

「２００３年度」のキャビネット内には、最上位に「１０ 資料」、「２０ 資産管理」、「３０ 予算・実績」、「４０ 議事録」、「５０ 購買」、「６０ 報告書」、「７０ 勤務管理」というフォルダが配置されている。また、「２００２年度」のキャビネット内には最上位に、「２０ 資産管理」、「３０ 予算・実績」、「４０ 議事録」、「５０ 購買」、「６０ 報告書」、「７０ 勤務管理」というフォルダが配置されている。

＜メール通知条件の作成／編集画面＞
図７は、本実施の形態に係るメール通知条件の作成／編集画面（メール通知ルール画面）の一例を示す画面表示図である。

このメール通知ルール画面５００１は、オペレータが、クライアントアプリケーション１０１０からメール通知条件の作成または編集の操作を行ったときに起動される。

図７中のルール名５０１１は、メールの通知条件にオペレータが任意に命名できるルール名を入力するための入力領域である。編集領域５０１２では、どの操作を行ったときに操作通知メールを送信すべきかを設定するための操作選択項目が表示される。本実施の形態では、操作は類似の操作を分類してあり、分類をまとめて選択できるようにしてある。操作の種類としては、「文書の作成」、「文書の変更」、「文書の削除」、「フォルダの作成」、「フォルダの変更」、「フォルダの削除」、「文書のコピー」、「文書の移動」、「文書の編集」、「文書の閲覧」、「文書のページ分割」、「文書のページ結合」、「フォルダのコピー」、及び「フォルダの移動」などがある。表示しきれない部分に関しては、スクロールバー５０１２ａでスクロールすることにより、表示することが可能になっている。領域内のチェックボックスにチェックをつけた操作が行われたときに通知メールが送信される。

チェックボックス５０１３は、通知メールにショートカットファイルを添付するかどうかを選択するためのものである。チェックされていれば、通知メールにショートカットファイルが添付される。ショートカットファイルは、文書管理システム内の特定の文書、フォルダへのアクセス情報が記録されたファイルであり、通知メールの受信者がこのファイルをクリックすることにより、クライアントアプリケーション１０１０が起動されて、通知された文書やフォルダが表示されるようになっている。

チェックボックス５０１４は、通知メールにアクセスＵＲＬを記載するかどうかを選択するためのものである。チェックされていれば、通知メールにアクセスＵＲＬが添付される。アクセスＵＲＬは、文書管理システム内の特定の文書、フォルダへのアクセス情報が埋め込まれたＵＲＬである。通知メールの受信者がＷｅｂブラウザを用いてこのアクセスＵＲＬにアクセスすることにより、Ｗｅｂアプリケーション１０５０が起動されて、通知された文書やフォルダが表示されるようになっている。

図中の５０１５は、通知メールの受信者の一覧を表示する受信者リスト領域である。５０１６は受信者リストに受信者を追加するためのボタンであり、このボタンをクリックすると、後述する図９の画面が表示される。５０１７は受信者リストから受信者を削除するためのボタンであり、領域５０１５で受信者を選択した状態で、このボタン５０１７をクリックすると、受信者リストから選択した受信者が削除される。

５０１８は終了ボタンであり、このボタンをクリックすると、この画面で行った操作内容をデータベース１０４２に反映し、画面５００１を閉じる。５０１９はキャンセルボタンであり、このボタン５０１９をクリックすると、何もせず画面５００１を閉じる。

＜メール通知条件の作成／編集画面の処理内容＞
図８は、メール通知条件の作成／編集画面の処理内容を示すフローチャートである。

この処理は、図１０を用いて後述するメール通知設定画面でオペレータが「追加」７０３１、「編集」ボタン７０３２、「複製」ボタン７０３３をクリックしたときに起動される。

まず、ステップＳ８０１はどのボタンにより起動したかを判断し、処理を分岐する。「追加」７０３１の場合は、新規ルールの作成を行うためにステップＳ８０２へ処理を進める。その他のボタンの場合には、ステップＳ８０３へ処理を進める。

ステップＳ８０２では、新規作成時のデフォルト時の設定を行う。例えばルール名５０１１を空白とし、通知すべき操作の編集領域５０１２を非選択とし、ショートカット添付用のチェックボックス５０１３とアクセスＵＲＬ５０１４は非選択とし、さらにメールの受信者リスト領域５０１５は空欄とするような処理を行う。

ステップＳ８０３では、「編集」ボタン７０３２または「複製」ボタン７０３３をクリックしたときに、ルール一覧７０２０で選択しているルールに関する情報をデータベース１０４２のメール通知条件テーブル３０６から取り出し、ルール名５０１１、通知すべき操作の編集領域５０１２、ショートカット添付用のチェックボックス５０１３、アクセスＵＲＬ５０１４、及びメールの受信者リスト領域５０１５に適切に表示されるような処理を行う。ここで、画面５００１の起動に使用されたボタンが「複製」ボタン７０３３であった場合は、ルール名５０１１として、ルール一覧７０２０で選択しているルールのルール名ではなくデフォルトのルール名、例えば、空白などを使用する。

ステップＳ８０４では、ステップＳ８０２またはステップＳ８０３で処理された内容に基づき画面を作成し、初期表示を行う。ステップＳ８１０はオペレータの操作を待ち、オペレータの操作に従って、処理を分岐する。

ステップＳ８１１は、オペレータがルール名５０１１の編集操作を行ったときに行われる処理であり、ルール名５０１１の文字をオペレータが入力した文字列に置き換える処理を行う。処理終了後再びステップＳ８１０に処理を戻す。ステップＳ８１２は、オペレータが通知すべき操作の編集領域５０１２の操作を行ったときに行われる処理である。オペレータによる操作グループの展開処理や、チェックボックスのチェック、アンチェック操作に応じて、表示制御を行う。

ステップＳ８１３は、オペレータがチェックボックス５０１３または５０１４を操作したときに実施される処理であり、チェックボックスのチェック、アンチェック操作に応じて、表示制御を行う。ステップＳ８１４は、「追加」ボタン５０１６をクリックしたときに実施される処理である。図９のメールの受信者一覧画面６００１を起動する。

ステップＳ８１５は、メールの受信者一覧画面６００１で選択された受信者のリストを受け取り、メールの受信者リスト領域５０１５に追加し、適切な表示を行う処理である。ステップＳ８１６は、「削除」ボタン５０１７をクリックしたときに実施される処理である。このボタン５０１７をクリックしたときに、メールの受信者リスト領域５０１５で選択状態になっている受信者を受信者リストから削除し、適切な表示を行う処理である。

ステップＳ８１７は、「ＯＫ」ボタン５０１８がクリックされたときに行う処理である。ステップＳ８１８では、操作結果が有効かどうかを判断する。操作結果が有効な場合には、ステップＳ８１８へ処理を進め、操作された結果をデータベース１０４２のメール通知条件テーブル３０６に反映した後に、画面５００１を閉じる。操作結果が無効な場合、例えば、ルールの新規作成時、即ち、「追加」７０３１または「複製」ボタン７０３３で本処理が起動された場合において、ルール名５０１１が既に使用されているようなときなどには、編集操作が無効と判断し、警告メッセージを表示するなどして、操作のやり直しを促す。ステップＳ８１９ではこの画面５００１で行った操作を無視し、画面を閉じる。

次に、図９を用いて、メールの受信者一覧画面６００１について説明する。

図９は、メールの受信者一覧画面の一例を示す画面表示図である。この画面６００１は、前述したメール通知ルール画面５００１で「追加」ボタン５０１６がクリックされたときに表示される。メールの受信者領域６００２には、データベース１０４２のメールアドレス管理テーブル３０８に格納されている全てのアドレスが一覧で表示されている。一度に複数のアドレスを選択可能であり、選択状態のアドレスについては反転表示される。

「ＯＫ」ボタン６００３は、この画面６００１の操作を保存し、画面を閉じるためのボタンである。この「ＯＫ」ボタン６００３をクリックすると、メールの受信者領域６００２で選択されているアドレスのリストをこの画面６００１の起動元に返送する。「キャンセル」ボタン６００４はこの画面６００１の操作を無視し、画面を閉じるためのボタンである。このボタン６００４をクリックすると、画面６００１の起動元には、空のアドレスリストを返送し、画面を閉じる。

＜メール通知設定画面＞
次に、フォルダにメール通知条件を関連付けるためのメール通知設定画面について説明する。

図１０は、フォルダにメール通知条件を設定するためのメール通知設定画面の一例を示す画面表示図である。

このメール通知設定画面７００１は、クライアントアプリケーション１０１０でオペレータがフォルダを選択し、メール通知条件を設定する操作を行ったときに起動される。

図中の７０１０は、フォルダに対するメール通知条件の種類を選択するためのラジオボタングループである。メール通知条件の種類としては、「メールを送信しない」、「上位のフォルダの設定を引き継ぐ」、「このフォルダ独自に設定する」があり、オペレータはこの中から１つだけ選択可能である。また、「このフォルダ独自に設定する」を選択している場合のみ、これより下に表示されている項目の操作が可能となる。

７０２０はメール通知条件の一覧を表示する領域であり、ここには、データベース１０４２内のメール通知条件テーブル３０６に格納されているメール通知条件（ルール）が全て表示される。また、各ルールの先頭にはチェックボックスが設けられており、このフォルダに対して適用されるルールにはチェックボックスがチェックされている。また、選択状態のルールは反転表示され、一度に１つだけルールを選択可能である。

既に説明したように、「追加」ボタン７０３１、「編集」ボタン７０３２、「複製」ボタン７０３２をクリックするとメール通知条件の編集画面であるメール通知ルール画面５００１が起動される。「追加」７０３１ボタンは、新規にデフォルトの設定でルールを作成するためのボタンである。「編集」ボタン７０３２は既存のルールの設定を変更するためのボタンである。「複製」ボタン７０３３は、既存のルールの設定を基に新規ルールを作成するためのボタンである。「編集」ボタン７０３２と「複製」ボタン７０３３は、メール通知条件の一覧７０２０で１つのルールを選択しているときのみ、操作可能になっている。

「削除」ボタン７０３４をクリックすると、メール通知条件の一覧７０２０で選択されているルールを削除する。ルールの内容７０４０には、メール通知条件の一覧７０２０で選択されている、ルールの内容が表示されている。「ＯＫ」ボタン７０５１がクリックされると、操作結果をフォルダ管理テーブル３０２に保存し、このメール通知設定画面７００１を終了する。「キャンセル」ボタン７０５２がクリックされると、操作結果を無視して、この画面７００１を終了する。

＜メール通知設定画面を操作した時の処理＞
次に、上記メール通知設定画面７００１の処理内容について、図１１を用いて説明する。

図１１は、メール通知設定画面を操作した時の処理を示すフローチャートである。

初めのステップＳ９０１では、この画面７００１の初期表示処理を行う。即ち、まず、メール通知条件テーブル３０６に格納されているルールの一覧を取得し、ルール一覧領域７０２０に設定する。次に、オペレータが選択しているフォルダの情報をフォルダ管理テーブル９０２から取得し、メール通知設定情報をフォルダの通知設定７０１０に設定する。メール通知設定情報で「このフォルダ独自に指定」が設定されている場合は、どのルールＩＤが設定されているか、そのリストを取得し、ルール一覧領域７０２０のチェックボックスをチェック状態にする。

ステップＳ９０１後のステップＳ９１０では、オペレータの操作に応じて処理を分岐する。即ち、ステップＳ９１１は、フォルダ設定７０１０のラジオボタングループを操作したときに行われる。選択されたラジオボタンを選択表示に換え、さらに、「メールを送信しない」、「上位のフォルダの設定を引き継ぐ」が選択された場合には、これより下に表示される項目を操作できないようにする。「このフォルダ独自に設定する」が選択された場合には、これより下に表示される項目を操作できるようにする。

ステップＳ９１２は、ルールの一覧７０２０でルールを選択した時に行われる処理であり、選択されたルールの詳細をメール通知条件テーブル３０６から取得し、ルールの内容をルールの内容領域７０４０に表示する。ステップＳ９１３は、ルールの一覧７０２０でルールごとに表示されるチェックボックスを操作したときに行われる処理であり、チェックボックスのチェック、アンチェック状態をトグル処理する。

ステップＳ９１４は、「追加」ボタン７０３１、「編集」ボタン７０３２、または「複製」ボタン７０３３）を操作したときに行われる処理であり、メール通知ルール画面５００１を起動する。ステップＳ９１５は、メール通知ルール画面５００１が閉じられたときに行われる処理であり、変更された内容をルールの内容領域７０４０に反映する。この編集内容はメール通知条件テーブル３０６にも反映される。

ステップＳ９１６は「削除」ボタン７０３４が操作されたときに行われる処理であり、このボタンが操作されたときにルールの一覧７０２０で選択状態になっているルールを削除する。削除されたルールは、メール通知条件テーブル３０６からも削除される。ステップＳ９１７は、「ＯＫ」ボタン７０５１を操作されたときに行われる処理である。

ステップＳ９１８では、操作内容が有効かどうかを判断し、有効であれば、フォルダ管理テーブル３０２に操作結果を反映し、このメール通知設定画面７００１を閉じる。操作が無効であれば、警告メッセージを表示し、操作のやり直しを促す。ステップＳ９１９は、「キャンセル」ボタン７０５２を操作されたときに行われる処理であり、この画面７００１で行われた操作を無視して、画面を閉じる。

＜メール作成処理＞
図１２及び図１３は、本実施の形態に係るメール作成処理を示すフローチャートである。

このメール作成処理は、クライアントアプリケーション１０１０でフォルダまたは文書に関する操作が行われた後に引き続き実施される処理である。例えば、フォルダの新規作成、フォルダの名称変更、フォルダの削除、文書の新規登録、文書の属性変更、文書の削除などの操作が行われた後に実行される。

まずステップＳ９３０は、メール通知を行う必要があるかどうかを判断する処理である。メール通知を行う必要がなければ処理を終了する。メール通知をする必要があるかどうかは次のように判断する。即ち、操作対象がフォルダの場合はそのフォルダのメール通知設定を、操作対象が文書である場合にはその親フォルダのメール通知設定を、それぞれフォルダ管理テーブル３０２から取得する。メール通知設定が「メールを送信しない」の場合には、メール通知を行う必要がないと判断する。メール通知設定が「このフォルダ独自に指定する」である場合には、メール通知を行う必要があると判断する。メール通知設定が「上位のフォルダの設定を引き継ぐ」である場合には、親フォルダのメール通知設定を取得し、メール通知を行うかどうかの判定を行う。メール通知設定が「上位のフォルダの設定を引き継ぐ」である限り、さらにその親フォルダのメール通知設定を取得し、メール通知の必要があるかどうかを判定する。

そして、ステップＳ９３０でメール通知の必要があると判定された場合には、ステップＳ９３１へ進む。ステップＳ９３１では、メール通知設定に格納されているルールリスト内のルール（メール通知条件）の詳細をメール通知条件テーブル３０６から取得し、直前に行われた操作が、ルールに指定された通知対象の操作であるかどうかの判断を行う。直前に行われた操作が通知対象の操作である場合には、ステップＳ９３２以降へ進んで通知メールの作成を行う。通知メールはＳＭＴＰで規定される電子メールで送信されるものとする。

次のステップＳ９３２では、メール作成バッファを確保し、メール作成バッファにメール送信者の書き出しを行う。メール送信者は、システムで定義されている唯一の送信者であるか、操作の実行オペレータのいずれでも構わない。ステップＳ９３３では、受信者リストの取得処理を行う。受信者リストはステップＳ９３１で取得されたルールから取得する。

ステップＳ９３４は、ステップＳ９４６までの繰り返し処理の開始処理である。この繰り返し処理は、ステップＳ９３３で取得した受信者リスト内の受信者の数だけ繰り返される。ステップＳ９４６では、繰り返し処理の終了処理として、メールの件名をメール作成バッファに書き出す。件名はシステムで固定ものでも、ルールごとに設定されたものでも構わない。前記繰り返し処理において、ステップＳ９４０は、受信者リストから受信者を１つ取り出しその種別を判定し、受信者種別により以下のように分岐を行う。

即ち、ステップＳ９４１は受信者種別が「フォルダのオーナ」または「文書のオーナ」である場合に行われる処理である。受信者が「フォルダのオーナ」であった場合には、フォルダ管理テーブル３０２に問い合わせを行い、フォルダのオーナのユーザＩＤを取得する。引き続き、ユーザ管理テーブル３０４に問い合わせを行い、このユーザのアドレスＩＤを取得する。さらに、メールアドレス管理テーブル３０８に問い合わせを行いアドレス情報を取得する。受信者が「文書のオーナ」であった場合には、文書管理テーブル３０３に問い合わせを行い、文書のオーナのユーザＩＤを取得する。引き続き、ユーザ管理テーブル３０４に問い合わせを行い、このユーザのアドレスＩＤを取得する。さらに、メールアドレス管理テーブル３０８に問い合わせを行いアドレス情報を取得する。

ステップＳ９４２は、受信者が「操作者」の場合に行われる処理である。操作者のユーザＩＤで、ユーザ管理テーブル３０４に問い合わせを行い、このユーザのアドレスＩＤを取得する。さらに、メールアドレス管理テーブル３０８に問い合わせを行いアドレス情報を取得する。

ステップＳ９４３は、受信者が「承認者」であった場合に行われる処理である。操作者のユーザＩＤで、ユーザ管理テーブル３０４に問い合わせを行い、このユーザの承認者のユーザＩＤを取得する。さらに、承認者のユーザＩＤでユーザ管理テーブル３０４に問い合わせを行い、承認者のアドレスＩＤを取得する。アドレスＩＤを取得する。さらに、メールアドレス管理テーブル３０８に問い合わせを行い、アドレス情報を取得する。

ステップＳ９４４は、受信者が「通常」であった場合に行われる処理である。この場合には、受信者としてアドレスＩＤが格納されているので、メールアドレス管理テーブル３０８に問い合わせを行い、アドレス情報を取得する。

そして、ステップＳ９４５へ進んで、前記したステップＳ９４１、ステップＳ９４２、ステップＳ９４３、またはステップＳ９４４で取得したアドレス情報に基づきメール作成バッファに受信者を書き出す。

次に、図１３のステップＳ９５０へ進んで、メールにショートカットを添付するかどうかを判断し分岐する。即ち、ショートカットを添付する場合にはステップＳ９５１へ処理を進め、添付しない場合には、ステップＳ９７０へ処理を進める。

ステップＳ９５１では、マルチパートのメールを作成するために、テキスト書き出し用のＭＩＭＥ（Ｍｕｌｔｉｐｕｒｐｏｓｅ Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｍａｉｌ Ｅｘｔｅｎｓｉｏｎ）パートを作成し、メール作成バッファに書き出す。続くステップＳ９５２では、メール本文をメール作成バッファに書き出す。メール本文の内容は、システム固有のものでも、ルールごとに設定されたものでも構わない。

ステップＳ９６０では、メールにアクセスＵＲＬを掲載するかどうかを判定し、分岐する。アクセスＵＲＬを掲載する場合には、ステップＳ９６１に、そうでなければ、ステップＳ９６２へ処理を進める。ステップＳ９６１では、操作対象のフォルダ、または文書のアクセスＵＲＬを作成し、これをメール作成バッファに書き出す。ステップＳ９６２では、バイナリファイル用のＭＩＭＥパートを作成し、メール作成バッファに書き出す。

その後のステップＳ９６３では、ショートカットファイルをバイナリファイルとして作成し、このファイルをＢＡＳＥ６４などの方法により、バイナリコードを文字コードにエンコードする。引き続き、文字コードにエンコードしたショートカットファイルをメール作成バッファに書き出す。そして、続くステップＳ９６４では、メール作成バッファに書き出されたメール情報をメール管理テーブル３０７に格納し、メール作成バッファの開放を行う。

ステップＳ９７０では、ステップＳ９５２と同様のメール本文書き出し処理を行い、続くステップＳ９８０では、ステップＳ９６０と同様の判断、分岐処理を行う。そして、ステップＳ９８１では、ステップＳ９６１と同様のアクセスＵＲＬ書き出し処理を行う。

＜メール送信処理＞
次に、図１４を用いて、メール通知サービス２０１０におけるメール送信処理の説明を行う。

図１４は、本実施の形態に係るメール送信処理を示すフローチャートである。

メール通知サービス２０１０は、定期的にメール管理テーブル３０７を監視しており（ステップＳ９９１、メール管理テーブル３０７にメール情報が格納されていれば、メールの送信処理を行う。

次のステップＳ９９２は、ステップＳ９９６までの繰り返し処理の開始処理を行う。この繰り返し処理は、メール管理テーブル３０７に格納されているメール情報レコードの数分繰り返される。この繰り返し処理において、まずステップＳ９９３では、メール情報レコードを１つ取り出し、次のステップＳ９９４では、取り出したメールをメール送信サービス２０２０へ送信する。このとき、認証が必要であれば予め設定されている認証情報により、認証を行ってから送信処理を行う。そして、ステップＳ９９５では、メール管理テーブル３０７から送信済みのメール情報レコードを削除する。

＜実施の形態の利点＞
本実施の形態によれば、操作対象がフォルダの場合はそのフォルダのメール通知設定を、操作対象が文書である場合にはその親フォルダのメール通知設定を、それぞれフォルダ管理テーブル３０２から取得する。取得したメール通知設定からメール通知の必要があると判定された場合には（図１２のステップＳ９３０）、メール通知設定に格納されているルールリスト内のメール通知条件の詳細をメール通知条件テーブル３０６から取得する。そして、その取得した条件に基づいて、直前に行われた操作が、メール通知条件に指定された通知対象の操作であるかどうかの判断を行う（ステップＳ９３１）。直前に行われた操作が通知対象の操作である場合には、通知メールの作成を行う。

これにより、オペレータが行った操作を通知する通知メールの設定を、文書ごとでなくフォルダごとにまとめて行うことができるようになり、メール通知設定を効率的に行うことが可能になる。また、受信者の種別として、フォルダのオーナ、文書のオーナ、操作者、承認者などといった操作ごとに受信者の実態が変化するような場合の設定も効率的に行うことができる。

なお、上記実施の形態では、メールの受信者のアドレスをメールアドレス管理テーブル３０８で管理するものとした。しかし、メールの受信者が文書管理システム内に登録されているユーザに限られる場合は、メールアドレス管理テーブル３０８でメールアドレスを管理するのではなく、ユーザ管理テーブル３０４のユーザ情報の１項目としてメールアドレスを管理することも可能である。

また、上記実施の形態では、主にクライアントアプリケーションによる実施の形態を示したが、図７、図９及び図１０で説明されるのと同様の画面をＨＴＭＬページとして構成することにより、Ｗｅｂアプリケーション１０５０を用いて実施することも容易である。

また、上記実施の形態の文書管理サーバ１２１では、データベース１０４２を単一のものとしたが、図１５で示したように、文書本体を管理するデータベースを分離させるようにしてもよい。即ち、データベース１０６２で文書本体以外の情報を管理し、文書本体データベース１０６３で文書を管理し、さらに、これらのデータベース１０６２，１０６３へのアクセスを提供するデータベースアクセス部１０６１を設けるようにする。この場合、システム構成は、文書管理サーバが分離した構成となる。

なお、本発明の目的は、前述した各実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記憶した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても達成される。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した各実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ等の光ディスク、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した各実施の形態の機能が実現されるだけではなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その拡張機能を拡張ボードや拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。 図１に示した文書管理システムに用いられるソフトウェアの全体構成を示すブロック図である。 図１に示した文書管理システムに用いられるメール送信に関するプログラムの構成を示すブロック図である。 キャビネット内のデータ構成を示すデータ構成図である。 キャビネット内のデータ構成を示すデータ構成図である。 フォルダ表示の画面構成例を示すツリー図である。 実施の形態に係るメール通知条件の作成／編集画面の一例を示す画面表示図である。 メール通知条件の作成／編集画面の処理内容を示すフローチャートである。 メールの受信者一覧画面の一例を示す画面表示図である。 フォルダにメール通知条件を設定するためのメール通知設定画面の一例を示す画面表示図である。 メール通知設定画面を操作した時の処理を示すフローチャートである。 実施の形態に係るメール作成処理を示すフローチャートである。 図１２の続きのフローチャートである。 実施の形態に係るメール送信処理を示すフローチャートである。 実施の形態の変形例を示すブロック図である。

符号の説明

１００ ネットワーク
１２１ 文書管理サーバ
１２２ Ｗｅｂサーバ
１２３ メール送信サーバ
１２４，１２５ クライアントＰＣ
１０１０ クライアントアプリケーション
１０４０ サーバアプリケーション
１０４２ データベース

Claims (7)

1. ネットワーク上に構成された文書処理装置において、
   文書またはフォルダに対して操作を行うための操作手段と、
   前記操作が行われたことを通知するための通知メールを作成するメール作成手段と、
   前記メール作成手段が前記通知メールを作成する際の条件を設定する条件手段と、
   前記条件をフォルダに関連付けする条件関連付け手段とを備え、
   前記メール作成手段は、
   前記操作が前記フォルダ内で行われたとき、該操作が前記条件に合致している場合に前記通知メールを作成するようにしたことを特徴とする文書処理装置。
2. 前記通知メールが作成されたことを検出するメール作成検出手段と、
   前記通知メールが作成されたことを検出したときに前記通知メールを送信するメール送信手段とをさらに備えたことを特徴とする請求項１に記載の文書処理装置。
3. 前記操作は、文書またはフォルダの作成、属性変更、削除、コピー、及び移動と、文書の編集、文書のページ分割、及び文書のページ結合を含む操作であることを特徴とする請求項１または２に記載の文書処理装置。
4. 文書の所有者、フォルダの所有者、前記操作の操作者、または該操作者が承認した承認者のメールアドレスを取得する取得手段と、
   前記取得手段で取得したメールアドレスを用いて、前記通知メールの宛先として、文書の所有者、フォルダの所有者、前記操作者、または前記承認者を設定可能な宛先設定手段とを有することを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書処理装置。
5. ネットワーク上に構成された複数のコンピュータから成る文書管理システムであって、
   請求項１乃至４のいずれかに記載の文書処理装置を、前記複数のコンピュータのうちの１つまたは複数のコンピュータで構成したことを特徴とする文書管理システム。
6. ネットワーク上に構成された文書処理装置の制御方法であって、
   文書またはフォルダに対して操作を行う工程と、
   前記操作が行われたことを通知するための通知メールを作成する際の条件を設定する工程と、
   前記条件をフォルダに関連付けする工程と、
   前記操作が前記フォルダ内で行われたとき、該操作が前記条件に合致している場合に前記通知メールを作成する工程とを有することを特徴とする文書処理装置の制御方法。
7. ネットワーク上に構成された文書処理装置の制御方法を実行するための、コンピュータで読み取り可能な制御プログラムであって、
   文書またはフォルダに対して操作を行うステップと、
   前記操作が行われたことを通知するための通知メールを作成する際の条件を設定するステップと、
   前記条件をフォルダに関連付けするステップと、
   前記操作が前記フォルダ内で行われたとき、該操作が前記条件に合致している場合に前記通知メールを作成するステップとを有することを特徴とする制御プログラム。

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