JP2014098981A - データ管理装置およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】業務データを安全に管理するシステムとリモートアクセスシステムを連動させることが可能なデータ管理装置およびプログラムを提供する。
【解決手段】ユーザ端末からのリモート操作に応じて内部ネットワークへのアクセスを制御し、リモートアクセス画面を表示するための情報を前記ユーザ端末に送信制御するリモートアクセス制御部と、ユーザの業務データをデータベースに格納して管理し、前記ユーザ端末からの閲覧要求に応じて所定の業務データを提供するデータ管理部と、を備え、前記データ管理部は、前記リモート操作に応じて前記リモートアクセス制御部が前記内部ネットワーク上の業務データを前記データベースに格納させた際、当該業務データの格納場所を示す情報をユーザに通知する、データ管理装置。
【選択図】図５

Description

本発明は、データ管理装置およびプログラムに関する。

近年、モバイル端末が急速に普及し、営業先や出張先等でもモバイル端末が利用されている。例えば、ノートＰＣ（パーソナルコンピュータ）、ＰＤＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｄｉｇｉｔａｌ Ａｓｓｉｓｔａｎｃｅ）、タブレット端末、スマートフォン、携帯電話等のモバイル端末が業務用として利用されている。

このようなモバイル端末の具体的な利用方法としては、例えばモバイル端末で会社内の個人ＰＣと同様の環境で作業できるよう、モバイル端末から個人ＰＣを遠隔操作し、個人ＰＣの画面をモバイル端末に転送するリモートアクセスシステムが知られている。

また、予めモバイル端末に必要な業務データを保持して利用する場合も散見される。例えば、モバイル端末から社内ネットワーク５０にアクセスして必要な業務データを取得したり、モバイル端末と会社の個人ＰＣをＵＳＢ接続して個人ＰＣ内の業務データを取得したりして業務データをモバイル端末に保持していた。

また、メールに必要な業務データを添付して送信し、モバイル端末側で当該メールを取得することで業務データを取得する方法も用いられている。メールを用いた所定データの取得に関する技術としては、例えば下記特許文献１、２が開示されている。下記特許文献１、２では、所定のフォルダに送信対象のデータがドラッグ＆ドロップされると、当該データのダウンロード用の暗号化されたＵＲＬが埋め込まれたメールを作成し、所定の送信先（自分宛）に自動送信するストレージシステムが開示されている。これにより、利用者は、大量のファイルをメールに添付する作業を省くことができ、また、大容量のファイルをネットワーク上のストレージを利用して取得することができる。

特開２００８−３７１６号公報 特開２００７−３１７１４１号公報

しかしながら、モバイル端末に業務データを常に保持して持ち歩くことは、情報漏洩の観点から好ましくなく、内部ネットワーク上の業務データを安全に外部から閲覧できるよう管理するシステムが求められている。

また、上記リモートアクセスシステムは、業務データをモバイル端末に保持せずに業務データを閲覧することができるが、オフラインでは利用することができない。また、社内システム（会社の個人ＰＣ等）にリモートアクセスしている際に閲覧している業務データをモバイル端末（ローカルストレージ）に一時的にでも保持することは、セキュリティ上許可されていない場合が多い。

そこで、本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、本発明の目的とするところは、業務データを安全に管理するシステムとリモートアクセスシステムを連動させることが可能な、新規かつ改良されたデータ管理装置およびプログラムを提供することにある。

上記課題を解決するために、ユーザ端末からのリモート操作に応じて内部ネットワークへのアクセスを制御し、リモートアクセス画面を表示するための情報を前記ユーザ端末に送信制御するリモートアクセス制御部と、ユーザの業務データをデータベースに格納して管理し、前記ユーザ端末からの閲覧要求に応じて所定の業務データを提供するデータ管理部と、を備え、前記データ管理部は、前記リモート操作に応じて前記リモートアクセス制御部が前記内部ネットワーク上の業務データを前記データベースに格納させた際、当該業務データの格納場所を示す情報をユーザに通知する、データ管理装置が提供される。

また、前記データ管理部は、前記ユーザ端末からの閲覧要求に応じて、前記ユーザ端末内のキャッシュに一時的に保存して業務データ閲覧を可能にし、閲覧が終了すると当該業務データを削除することを許可する参照属性を、前記所定の業務データと共に送信してもよい。

また、前記データ管理部は、前記ユーザ端末からの閲覧要求に応じて、前記所定の業務データを暗号化して端末内に保存することを許可する参照属性を、前記所定の業務データと共に送信してもよい。

また、前記データ管理部は、前記ユーザ端末内に保存された業務データを、所定の期限経過後に削除するための保持期限情報を含む参照属性を、前記所定の業務データと共に送信してもよい。

また、前記データ管理部は、前記格納場所を示す情報を含むメールをユーザ宛に送信してもよい。

また、前記データ管理部は、前記業務データが前記データベースの共有フォルダに格納された際、前記共有フォルダのアクセス権限者に前記格納場所を示す情報を通知してもよい。

また、前記データ管理部は、前記アクセス権限者のうち、新着通知の登録をしている者に、前記格納場所を示す情報を通知してもよい。

また、前記リモートアクセス制御部は、前記データ管理装置で起動する仮想デスクトップの画面を表示するための情報を前記ユーザ端末に送信するよう制御してもよい。

また、前記リモートアクセス制御部は、前記ユーザ端末からの操作に応じて、前記ネットワーク上の対象業務データを前記データベースへ格納するための操作メニューを表示してもよい。

また、前記データ管理部は、前記ユーザ端末からの閲覧要求に応じて前記データベースに格納されている業務データの一覧を提示する際、前記リモートアクセス制御部により新たに格納された前記業務データの表示に新着マークを付与してもよい。

また、上記課題を解決するために、本発明の別の観点によれば、コンピュータに、ユーザ端末からのリモート操作に応じて内部ネットワークへのアクセスを制御し、リモートアクセス画面を表示するための情報を前記ユーザ端末に送信制御するリモートアクセス制御部と、ユーザの業務データをデータベースに格納して管理し、前記ユーザ端末からの閲覧要求に応じて所定の業務データを提供するデータ管理部と、として機能させ、前記データ管理部は、前記リモート操作に応じて前記リモートアクセス制御部が前記内部ネットワーク上の業務データを前記データベースに格納させた際、当該業務データの格納場所を示す情報をユーザに通知する、プログラムが提供される。

また、上記課題を解決するために、本発明の別の観点によれば、コンピュータに、ユーザによるリモート操作情報をデータ管理装置に送信する第１の送信部と、前記データ管理装置から受信した情報に基づいて、内部ネットワークへのリモートアクセス画面を表示するよう制御する第１の表示制御部と、ユーザによる業務データ要求を前記データ管理装置に送信する第２の送信部と、前記データ管理装置から取得した業務データを表示するよう制御する第２の表示制御部と、前記データ管理装置から、前記内部ネットワーク上の業務データを格納した場所を示す情報を受信する受信部と、として機能させるための、プログラムが提供される。

以上説明したように本発明によれば、業務データを安全に管理するシステムとリモートアクセスシステムを連動させることが可能である。

本発明の一実施形態による業務データ管理システムの全体構成を示す図である。 本実施形態による端末装置の内部構成例を示すブロック図である。 本実施形態による管理サーバの構成を示すブロック図である。 本実施形態によるデータ管理システムとリモートアクセスシステムの連動を説明するための図である。 本実施形態による業務データ管理システムの動作処理を示すシーケンス図である。 本実施形態による業務データアップロード操作の一例について説明するための図である。 本実施形態による端末装置における業務データ一覧表示の一例を説明するための図である。

以下に添付図面を参照しながら、本発明の実施の形態について詳細に説明する。なお、本明細書及び図面において、実質的に同一の機能構成を有する構成要素については、同一の符号を付することにより重複説明を省略する。

＜１．業務データ管理システムの概要＞
図１は、本発明の一実施形態による業務データ管理システムの全体構成を示す図である。図１に示すように、本実施形態による業務データ管理システムは、端末装置（ユーザ端末）１Ａ、１Ｂ、１Ｃ、および管理サーバ２（データ管理装置）を含む。また、管理サーバ２は、ファイアーウォール３を介して社内ネットワーク５０（内部ネットワーク）と接続する。社内ネットワーク５０は、例えば複数の社内ＰＣ（社内で利用する個人用ＰＣ）４Ａ、４Ｂ、および社内サーバ５等を含む。なお、以下複数の端末装置１Ａ、１Ｂ、１Ｃを個々に区別する必要がない場合は、端末装置１と称する。同様に、社内ＰＣ４Ａ、４Ｂを個々に区別する必要がない場合も、社内ＰＣ４と称する。

図１に示すように、ファイアーウォール（ＦＷ）３は、外部との通信を制御し、内部のコンピュータネットワーク（社内ネットワーク５０）の安全を維持している。社内ネットワーク５０においては、社内ＰＣ４により業務データが処理され、社内ＰＣ４または社内サーバ５に業務データが格納される。利用者は、社内ＰＣ４を操作し、任意の業務データを管理サーバ２にアップロードすることができる。

一方、端末装置１は、例えば３Ｇ公衆網およびＶＰＮサーバを介して管理サーバ２と接続してもよいし、無線ＬＡＮ通信により管理サーバ２と接続してもよい。なお、図１では、端末装置１としてスマートフォンを示しているが、本実施形態による端末装置１はこれに限定されず、ノートＰＣ、ＰＤＡ、タブレット端末、携帯電話等のその他モバイル端末であってもよい。また、端末装置１がノートＰＣの場合、端末装置１は、インターネットを介して管理サーバ２と接続してもよいし、無線ＬＡＮ通信により管理サーバ２と接続してもよい。

このように各端末装置１は管理サーバ２に接続し、予め管理サーバ２にアップロードされた業務データを取得することができる。これにより、利用者は、社内ネットワーク５０に接続することなく、社内ネットワーク上の業務データと実質同じデータを外出先で端末装置１を利用して閲覧することができる。また、外部で閲覧する業務データを管理サーバ２で一元管理することで、端末装置１の紛失等による情報漏洩の危険性を低減することができる。

また、各端末装置１は、管理サーバ２で起動される仮想的なデスクトップをリモート操作し、社内ネットワーク５０に接続することができる。

ここで、上述したように、通常のリモートアクセスシステムは、社内システムにリモートアクセスしている際に閲覧している業務データをローカルストレージに一時的にでも保持することは、セキュリティ上許可されていない場合が多い。一方、リモートアクセスシステムはオフラインでは利用することができないので、一時的にでもローカルストレージに保持することが望まれる。

そこで、本実施形態による業務データ管理システムでは、社内ネットワークにリモートアクセスしている際に閲覧している業務データを、外部での業務データの閲覧を安全に管理するシステム上のストレージ（管理サーバ２）に格納できるようにする。また、リモートアクセスにより所定の業務データが社内ネットワーク５０から、業務データ閲覧の安全管理を行う管理サーバ２にアップロードされた際、管理サーバ２は、当該業務データの格納場所を示す情報を端末装置に通知する。

このように、本実施形態による業務データ管理システムは、業務データを安全に管理するシステムとリモートアクセスシステムを連動させ、リモートアクセスによる内部ネットワークからの業務データ持ち出しを実現すると共に、持ち出される業務データの安全を確保することができる。以下、このような本発明の一実施形態による業務データ管理システムに含まれる端末装置１および管理サーバ２の基本構成について順次説明する。

＜２．基本構成＞
［２−１．端末装置］
本実施形態による端末装置１は、モバイル型の情報処理装置であって、利用者（ユーザ）により外出先等に持ち運びされて利用される。端末装置１は、上述したようにスマートフォン、ノートＰＣ、タブレット端末等の様々な形態が想定されるが、ここでは、端末装置１の各形態に共通する主要な内部構成について説明する。

図２は、本実施形態による端末装置１の内部構成例を示すブロック図である。図２に示すように、端末装置１は、制御部１０、表示制御部１１、表示部１２、操作入力部１３、通信部１４、および記憶部１５を有する。

（制御部）
制御部１０は、端末装置１の各構成を制御する。例えば、リモートアクセス時には、制御部１０は、操作入力部１３により検出されたユーザ操作を管理サーバ２に送信し、管理サーバ２から受信した情報（仮想デスクトップ画面の情報等）を表示制御部１１に出力する。

また、制御部１０は、ユーザ操作に応じて、管理サーバ２に対して業務データ閲覧要求を行い、管理サーバ２から受信した情報（業務データ一覧の情報等）を表示制御部１１に出力する。

（表示制御部）
表示制御部１１は、表示部１２に各種画面を表示するよう制御する。より具体的には、表示制御部１１は、制御部１０の指示に従って、制御部１０から出力された情報に基づき、仮想デスクトップ画面（リモートアクセス画面）や、業務データ一覧画面を表示制御する。表示部１２に表示する各種画面の具体例については、図６、図７を参照して後述する。

（表示部）
表示部１２は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ）、ＯＬＥＤ（Ｏｒｇａｎｉｃ Ｌｉｇｈｔ−Ｅｍｉｔｔｉｎｇ Ｄｉｏｄｅ）またはＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ Ｒａｙ Ｔｕｂｅ）などにより実現される。

（操作入力部）
操作入力部１３は、利用者による操作を検出するためのデバイスであって、例えば、タッチパネル、ボタン、スイッチ等により実現される。

（通信部）
通信部１４は、外部装置と無線／有線接続してデータを送信または受信する機能を有する。より具体的には、通信部１４は、制御部１０の指示に従って管理サーバ２とデータの送受信を行う。

（記憶部）
記憶部１５は、制御部１０が各処理を実行するためのプログラムを記憶する。また、記憶部１５は、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）およびＨＤＤ（ハードディスクドライブ）等により実現される。

以上、本実施形態による端末装置１の内部構成例について説明した。続いて、図３を参照して本実施形態による管理サーバ２の構成について説明する。

［２−２．管理サーバ］
図３は、本実施形態による管理サーバ２の構成を示すブロック図である。図３に示すように、管理サーバ２は、制御部２０、通信部２５、個人ＤＢ（データベース）２７、および共有ＤＢ（データベース）２８を有する。

（通信部）
通信部２５は、外部装置と無線／有線接続してデータを送信または受信する機能を有する。より具体的には、通信部２５は、ＦＷ３を介して社内ネットワーク５０と接続し、社内ＰＣ４から業務データを受信する。また、通信部２５は、端末装置１からユーザ操作の情報や業務データの閲覧要求を受信し、制御部２０に出力する。また、通信部２５は、制御部２０の指示に従って、仮想デスクトップ画面の情報や、業務データ一覧の情報を端末装置１に送信する。

（制御部）
制御部２０は、管理サーバ２の各構成を制御する。より具体的には、本実施形態による制御部２０は、図３に示すように、データ管理部２１およびリモートアクセス制御部２３として機能する。

・データ管理部
データ管理部２１は、通信部２５を介して社内ネットワーク５０から送信された業務データを、利用者毎の個人ＤＢ２７または共有ＤＢ２８に格納し、業務データの管理を行う。業務データの管理とは、管理者の指示に応じて業務データを更新／削除したり、端末装置１から要求された業務データを検索し、検索した業務データ一覧の情報や業務データの情報を抽出したりする。これにより、利用者は、社内ＰＣ４から外部に持ち出す業務データを管理サーバ２に送信して個人ＤＢ２７または共有ＤＢ２８に格納した後、外出先から端末装置１で管理サーバ２に当該業務データの閲覧要求を行って閲覧することができる。このように、データ管理部２１は、社内ネットワーク５０から持ち出される業務データを一元管理することができ、業務データの安全性を確保する。

さらに、データ管理部２１は、次に説明するリモートアクセス制御部２３により端末装置１が社内ネットワーク５０にアクセスしている際に、社内ネットワーク５０から個人ＤＢ２７または共有ＤＢ２８に業務データを格納する操作が行われた場合、当該業務データの格納場所を示す情報を端末装置１に通知する。例えば、データ管理部２１は、ｍｄ：／／／ｆｏｌｄｅｒ１／ｆｉｌｅ１．ｐｄｆのような格納場所を示す文字列を端末装置１に通知する。

また、通知先は、業務データが格納された場所のアクセス権限を有する者であってもよい。例えば、利用者Ａが個人ＤＢ２７の自分のフォルダに業務データをアップロードした場合、データ管理部２１は、利用者Ａ（利用者Ａが所持する端末装置１Ａ）宛に通知を行う。また、利用者Ａが共有ＤＢ２８に業務データをアップロードした場合、データ管理部２１は、共有ＤＢ２８へのアクセスが許可されている（アクセス権限を有する）利用者宛に通知を行う。さらに、データ管理部２１は、共有ＤＢ２８のアクセス権限者のうち、新着通知の登録をしている者に対して通知を行ってもよい。

・リモートアクセス制御部
リモートアクセス制御部２３は、端末装置１からの要求に応じて仮想的なデスクトップを起動し、端末装置１からのリモート操作を受け付ける。また、リモートアクセス制御部２３は、起動した仮想的なデスクトップの画面を表示するための情報を端末装置１に送信する。

より具体的には、リモートアクセス制御部２３は、端末装置１からのリモート操作に応じて社内ネットワーク５０にアクセスし、社内ネットワーク５０上のファイルを仮想的なデスクトップ上で表示し、当該デスクトップ画面の情報を端末装置１に送信する。これにより、利用者は、外出先から端末装置１を利用して管理サーバ２上の仮想的なデスクトップをリモート操作し、社内ネットワーク５０にアクセスして、社内ネットワーク上の業務データを閲覧することができる。

また、リモートアクセス制御部２３は、リモートアクセス中に、閲覧している業務データを管理サーバ２に格納する操作（アップロード操作）が行われた場合、当該業務データを社内ネットワーク５０から取得し、個人ＤＢ２７または共有ＤＢ２８に格納するよう制御する。また、リモートアクセス制御部２３は、個人ＤＢ２７または共有ＤＢ２８に新たに業務データを格納したことをデータ管理部２１に通知してもよい。

（個人ＤＢ、共有ＤＢ）
個人ＤＢ２７および共有ＤＢ２８は、社内ネットワーク５０から送信された業務データを格納する記憶部である。より具体的には、個人ＤＢ２７は、各個人毎に業務データを格納する。例えば、社内ＰＣ４Ａを利用する利用者Ａは、所定の業務データを個人ＤＢ２７内の自分のフォルダ（利用者Ａのアクセスが許可されているフォルダ）に格納する。また、共有ＤＢ２８は、アクセス権限を有する１以上の所定の利用者に共有して利用され得る。

＜３．動作処理＞
以上、本実施形態による端末装置１および管理サーバ２の構成について詳細に説明した。続いて、本実施形態による業務データ管理システムの動作処理について説明する。

［３−１．データ管理システムとリモートアクセスシステムの連動］
まず、本実施形態によるデータ管理システムとリモートアクセスシステムの連動について図４を用いて概略を説明する。図４は、本実施形態によるデータ管理システムとリモートアクセスシステムの連動を説明するための図である。

図４に示すように、本実施形態による管理サーバ２では、上述したデータ管理部２１によりデータ管理システムが実行され、また、リモートアクセス制御部２３によりリモートアクセスシステムが実行される。

端末装置１が、管理サーバ２に対してリモート操作要求を行うと（１）、リモートアクセス制御部２３は、仮想的なデスクトップ２３１を起動する（２）。そして、仮想的なデスクトップ２３１は、端末装置１からリモート操作に応じて、社内ネットワーク５０にアクセスする（３）。

社内ネットワーク５０には、図４に示すように、様々なファイルや、サーバ、ＤＢ等が存在し、いずれも機密性が高い。リモートアクセス制御部２３は、社内ネットワーク上のデータを仮想的なデスクトップ２３１上で展開し、同時に仮想的なデスクトップ２３１の画面を端末装置１に転送する。これにより、利用者は、端末装置１で社内ネットワーク上の業務データを閲覧することができる。

ここで、利用者は、端末装置１で社内ネットワーク上の業務データを閲覧することはできても、閲覧している業務データを端末装置１（ローカルストレージ）に保持することはセキュリティ上制限される。そこで、利用者は、リモートアクセスで閲覧している業務データを、業務データの持ち出しを安全に管理できるデータ管理システム（クラウドストレージ）側にアップロードするようリモート操作を行う。これにより、社内ネットワーク５０から所定の業務データがデータ管理システムを実行する管理サーバ２に送信される（４）。

データ管理システム側では、データ管理部２１により、社内ネットワーク５０から送信された業務データが個人ＤＢ２７または共有ＤＢ２８に格納される（５）。そして、データ管理部２１は、新たな業務データを格納した場所を示す情報を端末装置１に送信する（６）。

以上説明したように、管理サーバ２で実行されるリモートアクセスシステムとデータ管理システムが連動し、リモートアクセス中に閲覧している社内ネットワーク上の機密性の高い業務データを、安全性が確保されたデータ管理システム側に移動させることができる。なお、データ管理部２１による端末装置１への通知は、例えばメール送信により行われる。具体的には、データ管理部２１は、新たな業務データを格納した場所を示す情報を埋め込んだメールを作成し、端末装置１宛に送信する。端末装置１の利用者は、当該メールに埋め込まれた格納場所を示す情報を選択し、管理サーバ２に格納された業務データにアクセスすることができる。

［３−２．リモート操作による業務データのアップロード］
続いて、本実施形態による業務データ管理システムの動作処理について図５を参照して具体的説明する。図５は、本実施形態による業務データ管理システムの動作処理を示すシーケンス図である。

図５に示すように、まず、ステップＳ１０３において、端末装置１Ａは、ユーザ操作に応じて、リモートアクセスシステムを利用するためのアプリケーションを起動し、リモートアクセスを開始する。

次いで、ステップＳ１０６において、端末装置１Ａは、通信部１４から管理サーバ２に対してリモートアクセス要求を行う。

次に、ステップＳ１０９において、管理サーバ２のリモートアクセス制御部２３は、仮想デスクトップを起動する。

次いで、ステップＳ１１２において、管理サーバ２の制御部２０は、起動した仮想デスクトップの画面を表示するための情報を通信部２５から端末装置１Ａに継続的に送信する。

続いて、ステップＳ１１５において、端末装置１Ａの表示制御部１１は、管理サーバ２から継続的に送信される情報に基づいて、仮想デスクトップの画面を継続的に表示部１２に表示する。端末装置１Ａの利用者は、表示部１２に表示される仮想デスクトップ画面に対して操作し、操作情報が継続的に管理サーバ２に送信されることで、管理サーバ２で起動されている仮想デスクトップをリアルタイムでリモート操作することができる。特に本実施形態では、利用者が仮想デスクトップ画面に社内ネットワーク５０上のファイルを表示する操作を行い、社内ネットワーク５０上の業務データを閲覧することが想定される。

次に、ステップＳ１１８において、社内ネットワーク５０上の業務データをデータ管理システム（管理サーバ２）側に移動（アップロード）するリモート操作が行われると、端末装置１Ａは当該操作情報を管理サーバ２に送信する。ここで、図６を参照して、端末装置１における業務データアップロード操作の一例について説明する。

図６は、本実施形態による業務データアップロード操作の一例について説明するための図である。図６左側に示すように、端末装置１Ａの表示部１２には、管理サーバ２で起動されている仮想デスクストップの画面３０（リモートアクセス画面）が表示される。また、仮想デスクトップの画面３０には、社内ネットワーク５０上のデータを閲覧するためのウィンドウ３１が展開されている。利用者は、ウィンドウ３１内のファイルタイトルをタップして社内ネットワーク５０上の所定の業務データを閲覧することができる。

社内ネットワーク５０上の業務データをデータ管理システム側にアップロードしたい場合、表示部１２がタッチパネル式液晶ディスプレイであれば、利用者はアップロードしたいファイルタイトルを長押しする。長押し操作の情報が端末装置１Ａから管理サーバ２に送信されると、管理サーバ２は、長押しされたファイルタイトルに対して実行可能なメニュー表示３２を表示するための情報を端末装置１Ａに送信する。そして、図６中央に示すように、端末装置１Ａの表示部１２には、管理サーバ２から送信された情報に基づいて、メニュー表示３２が表示される。

メニュー表示３２の各メニューのうち、利用者が、データ管理システム側に業務データをアップロードする操作を示す「システムに送る」の項目に指をドラッグすると、図６右側に示すように、送り先（格納先）の選択表示３４が表示される。ここでは、一例として管理サーバ２の記憶領域のうち個人ＤＢ２７と共有ＤＢ２８の選択が可能である。なお、メニュー表示３２の「システムに送る」の項目に指がドラッグされる操作に応じて選択表示３４を表示する制御は、上記と同様に管理サーバ２で行われ、管理サーバ２は、選択表示３４を表示するための情報を端末装置１Ａに送信する。

そして、選択表示３４の項目のうち例えば「共有ＤＢ」がタップされると、端末装置１Ａは、Ｓ１１８に示すように、業務データのアップロード操作情報を管理サーバ２に送信する。以上、業務データのアップロード操作の一例について詳細に説明した。

次いで、図５のステップＳ１２１において、管理サーバ２は、端末装置１Ａから送信された業務データのアップロード操作に応じて仮想デスクトップを制御し、続くステップＳ１２４において、社内ネットワーク５０に業務データのアップロード指示を行う。

次に、ステップＳ１２７において、社内ネットワーク５０では、社内サーバ５や社内ＰＣ４が、所定の業務データを管理サーバ２にアップロード（送信）する。

次いで、ステップＳ１３０において、管理サーバ２は、社内ネットワーク５０から送信された業務データを、端末装置１Ａからのアップロード操作により指示されたＤＢ、例えば共有ＤＢ２８に格納する。この時、アップロードした業務データに、端末装置１に暗号化して保持できる期限を示す保持期限情報や、当該業務データへのアクセス権限、または端末装置１への業務データの保存の可否等を含む業務データの参照属性が与えられてもよい。また、アップロードするフォルダ（管理サーバ２のフォルダ）に対して、予め保持期限情報を始めとする参照属性を与え、そのフォルダに置かれた業務データには全て同じ参照属性が与えられるようにしてもよい。

そして、社内ネットワーク５０から新たに業務データがアップロードされると、ステップＳ１３３において、管理サーバ２は、当該業務データが格納された場所を示す情報を端末装置１Ａに通知する。端末装置１Ａへの通知は、例えば格納場所を示す文字列が埋め込まれたメール通知により行われる。

これにより、利用者は、リモートアクセス中に所望の業務データを社内ネットワーク５０から外部に持ち出し、後に管理サーバ２から送信されたメールに埋め込まれた格納場所を示す文字列をタップして管理サーバ２に格納された業務データにアクセスすることができる。

なお、管理サーバ２は、社内ネットワーク５０からアップロードされた業務データが格納された場所のアクセス権限を有する１以上の者に、格納場所の通知を行ってもよい。例えば、社内ネットワーク５０から送信された業務データが格納された共有ＤＢ２８のアクセス権限が利用者Ａ〜Ｃに設定されている場合、管理サーバ２は、ステップＳ１３６において、端末装置１Ｂおよび１Ｃにも格納場所の通知を行う。

［３−２．業務データの閲覧要求］
以上、本実施形態による業務データ管理システムの動作処理について詳細に説明した。次に、管理サーバ２のデータ管理システムを利用して端末装置１から管理サーバ２に格納されている業務データを閲覧する場合について説明する。

端末装置１は、ユーザ操作に応じて、データ管理システムを利用するためのアプリケーションを起動し、管理サーバ２に対して業務データの閲覧要求を行う。例えば、端末装置１は、上述した管理サーバ２から送信されたメールに埋め込まれた格納場所を示す情報がタップされた場合に、データ管理システムを利用するためのアプリケーションを起動し、管理サーバ２に対して業務データの閲覧要求を行ってもよい。

管理サーバ２のデータ管理部２１は、端末装置１からの閲覧要求に応じて、例えば個人ＤＢ２７のうち、閲覧要求者の個人フォルダに格納されている業務データの一覧情報を抽出し、端末装置１に送信する。若しくは、データ管理部２１は、端末装置１からの閲覧要求に応じて、所定の業務データを端末装置１に送信してもよい。

端末装置１は、管理サーバ２から受信した情報に基づいて、業務データの一覧または業務データを表示部１２に表示する。ここで、業務データ一覧の表示例について図７を参照して説明する。

図７は、本実施形態による端末装置１における業務データ一覧表示の一例を説明するための図である。図７に示すように、端末装置１の表示部１２に、業務データ一覧画面３５が表示される。業務データ一覧画面３５は、各業務データのファイル名を含む。また、社内ネットワーク５０から管理サーバ２にアップロードされて新たに格納された業務データ３６には、「ＮＥＷ」マーク３８（新着マーク）が付与されている。これにより、利用者は、業務データ一覧のうち、新たにアップロードした業務データを直感的に把握することができる。

そして、端末装置１は、一覧の中から利用者に選択された業務データの取得要求を管理サーバ２に対して行う。管理サーバ２は、端末装置１からの取得要求に応じて、個人ＤＢ２７／共有ＤＢ２８に格納している業務データと、その業務データに対応する保持期限情報を始めとする参照属性を端末装置１に送信する。参照属性には、保持期限情報のほか、端末内の保存を許可する情報や、端末内の保存時に暗号化を指示する情報などの属性が含まれる。

端末装置１は、業務データと参照属性を受信し、記憶部１５のキャッシュメモリ領域に一時的に保存する。本実施形態による端末装置１は、受信した業務データをこのようにキャッシュメモリ領域に一時的に保存し、参照属性で決められる属性により、例えばデータ管理システムのアプリケーションがバックグラウンドへ移動または、終了した場合に削除したり、アプリケーションの起動時に削除に失敗した業務データを削除したりする。これにより、端末装置１に業務データを残すことが無い、業務データの安全な閲覧が可能になる。また、業務データに保持期限情報を与えて端末装置１のストレージ領域に暗号化して保存することを許可することで、オフラインでも業務データを閲覧できると共に、機密性が高い業務データの安全性を確保することができる。また、端末装置１は、受信した参照属性に含まれる保持期限情報に基づいて保持期限を超過した場合に業務データを削除する機能により、安全性を確保することができる。

＜４．まとめ＞
以上説明したように、本実施形態による業務データ管理システムによれば、業務データを安全に管理するシステムとリモートアクセスシステムを連動させ、リモートアクセスによる内部ネットワークからの業務データ持ち出しを実現すると共に、持ち出される業務データの安全を確保することができる。

なお、添付図面を参照しながら本発明の好適な実施形態について詳細に説明したが、本発明はかかる例に限定されない。本発明の属する技術の分野における通常の知識を有する者であれば、特許請求の範囲に記載された技術的思想の範疇内において、各種の変更例または修正例に想到し得ることは明らかであり、これらについても、当然に本発明の技術的範囲に属するものと了解される。

例えば、管理サーバ２から端末装置１への格納場所の通知は、メール通知の他、ＳＭＳ（Ｓｈｏｒｔ Ｍｅｓｓａｇｅ Ｓｅｒｖｉｃｅ）を利用した通知であってもよい。

１、１Ａ、１Ｂ、１Ｃ 端末装置（ユーザ端末）
１０ 制御部
１１ 表示制御部
１２ 表示部
１３ 操作入力部
１４ 通信部
１５ 記憶部
２ 管理サーバ
２０ 制御部
２１ データ管理部
２３ リモートアクセス制御部
２５ 通信部
２７ 個人ＤＢ
２８ 共有ＤＢ
３ ファイアーウォール
４ 社内ＰＣ
５ 社内サーバ
３０ 仮想デスクトップの画面
３１ ウィンドウ
３２ メニュー表示
３４ 選択表示

Claims (12)

1. ユーザ端末からのリモート操作に応じて内部ネットワークへのアクセスを制御し、リモートアクセス画面を表示するための情報を前記ユーザ端末に送信制御するリモートアクセス制御部と、
   ユーザの業務データをデータベースに格納して管理し、前記ユーザ端末からの閲覧要求に応じて所定の業務データを提供するデータ管理部と、
   を備え、
   前記データ管理部は、前記リモート操作に応じて前記リモートアクセス制御部が前記内部ネットワーク上の業務データを前記データベースに格納させた際、当該業務データの格納場所を示す情報をユーザに通知する、データ管理装置。
2. 前記データ管理部は、前記ユーザ端末からの閲覧要求に応じて、前記ユーザ端末内のキャッシュに一時的に保存して業務データ閲覧を可能にし、閲覧が終了すると当該業務データを削除することを許可する参照属性を、前記所定の業務データと共に送信する、請求項１に記載のデータ管理装置。
3. 前記データ管理部は、前記ユーザ端末からの閲覧要求に応じて、前記所定の業務データを暗号化して端末内に保存することを許可する参照属性を、前記所定の業務データと共に送信する、請求項１または２に記載のデータ管理装置。
4. 前記データ管理部は、前記ユーザ端末内に保存された業務データを、所定の期限経過後に削除するための保持期限情報を含む参照属性を、前記所定の業務データと共に送信する、請求項２または３に記載のデータ管理装置。
5. 前記データ管理部は、前記格納場所を示す情報を含むメールをユーザ宛に送信する、請求項１〜４のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
6. 前記データ管理部は、前記業務データが前記データベースの共有フォルダに格納された際、前記共有フォルダのアクセス権限者に前記格納場所を示す情報を通知する、請求項１〜５のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
7. 前記データ管理部は、前記アクセス権限者のうち、新着通知の登録をしている者に、前記格納場所を示す情報を通知する、請求項６に記載のデータ管理装置。
8. 前記リモートアクセス制御部は、前記データ管理装置で起動する仮想デスクトップの画面を表示するための情報を前記ユーザ端末に送信するよう制御する、請求項１〜７のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
9. 前記リモートアクセス制御部は、前記ユーザ端末からの操作に応じて、前記ネットワーク上の対象業務データを前記データベースへ格納するための操作メニューを表示する、請求項１〜８のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
10. 前記データ管理部は、前記ユーザ端末からの閲覧要求に応じて前記データベースに格納されている業務データの一覧を提示する際、前記リモートアクセス制御部により新たに格納された前記業務データの表示に新着マークを付与する、請求項１〜９のいずれか１に記載のデータ管理装置。
11. コンピュータに、
    ユーザ端末からのリモート操作に応じて内部ネットワークへのアクセスを制御し、リモートアクセス画面を表示するための情報を前記ユーザ端末に送信制御するリモートアクセス制御部と、
    ユーザの業務データをデータベースに格納して管理し、前記ユーザ端末からの閲覧要求に応じて所定の業務データを提供するデータ管理部と、
    として機能させ、
    前記データ管理部は、前記リモート操作に応じて前記リモートアクセス制御部が前記内部ネットワーク上の業務データを前記データベースに格納させた際、当該業務データの格納場所を示す情報をユーザに通知する、プログラム。
12. コンピュータに、
    ユーザによるリモート操作情報をデータ管理装置に送信する第１の送信部と、
    前記データ管理装置から受信した情報に基づいて、内部ネットワークへのリモートアクセス画面を表示するよう制御する第１の表示制御部と、
    ユーザによる業務データ要求を前記データ管理装置に送信する第２の送信部と、
    前記データ管理装置から取得した業務データを表示するよう制御する第２の表示制御部と、
    前記データ管理装置から、前記内部ネットワーク上の業務データを格納した場所を示す情報を受信する受信部と、
    として機能させるための、プログラム。
    
    
    

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