JPH08314826A

JPH08314826A - 共同作業支援システムにおける電子対話返答方式および装置

Info

Publication number: JPH08314826A
Application number: JP7115453A
Authority: JP
Inventors: Yoshinobu Tanigawa; 嘉伸谷川; Yoshiyuki Nakayama; 良幸中山; Takeshi Ishizaki; 健史石崎; Toshimitsu Hayashi; 敏光林; Minoru Koizumi; 稔小泉; Masami Kameda; 正美亀田
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1995-05-15
Filing date: 1995-05-15
Publication date: 1996-11-29

Abstract

(57)【要約】（修正有）【目的】非リアルタイム系のコミュニケーションを支援
する電子メールに対して、ボタン押下などの簡単な操作
によって、リアルタイムに電子対話にて返答すること。【構成】電子メールアドレスから電子対話の接続に必要
な電話番号や電子対話アドレスを獲得するためにアドレ
スファイル３００、３０２をユーザ計算機１０１内と電
子メールサーバ１２０内に設ける。さらに電子メールア
ドレスを獲得するために電子メールソフトと通信を行う
プログラム３１０、そのアドレスに対する電子対話に必
要な電話番号と電子対話アドレスを獲得するために電子
メールサーバ内のアドレス管理サーバプログラム３１４
とユーザ計算機内にアドレス管理クライアントプログラ
ム３０６を設ける。そして、電子対話の接続の機能を果
たす電子対話接続制御部３０８を設ける。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明はネットワークで接続され
たマルチウインドウシステム機能を有する複数の計算機
において、互いにテキストやイメージなどのデータをや
り取りすることが可能な電子メールシステムを実装して
おり、かつユーザがリアルタイムで互いに共有ウインド
ウなどの共有された部分画面領域をアクセスしながら共
同作業を行う電子対話システムも実装した共同作業支援
システムに関し、特に、蓄積系のコミュニケーションを
支援する電子メールシステムと、リアルタイム系のコミ
ュニケーションを支援する電子対話システムの連携操作
に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、オフィスにおいては、パーソナル
コンピュータが一人一台と言えるほど普及しており、か
つ、それらは高速ネットワークで接続されるようになっ
てきている。このような環境の実現にともない、オフィ
ス業務を支援するグループウエアが発展しつつある。

【０００３】グループウエアの中には、テキスト交換を
主体とした蓄積系のコミュニケーションを支援する電子
メールシステムや複数のパーソナルコンピュータ間で、
同一の画面をリアルタイムに共有した打ち合わせを可能
にする電子対話システムなどがある。

【０００４】電子対話システムの例としては、特開平02
-117307、特開平02-84860がある。最近になって、オフ
ィス業務にともなうコミュニケーションを円滑に進める
ために、(1)パソコンと既存のオフィス機器である電話
間、(2)グループウエアシステムと電話間、(3)個々のグ
ループエウアシステム間の連携操作が重要になってきて
いる。

【０００５】パソコン上に蓄積されたデータを利用して
自動的に電話をかける技術としては、例えば、データベ
ースで検索した人物に対して、自動的に電話をかける技
術(特開昭60-172867)や、地図上の位置、マーク、記号
と電話番号を対応付けて表示し、ワンタッチ操作の選択
により、自動的に電話をかける技術(特開平4-358448)な
どがある。

【０００６】また、コンピュータから電話を起動するな
どの制御技術として、TAPI(Telephony Application Pro
gram Interface)、TSAPI(Telephony Services Applicat
ionProgram Interface)などがある(BYTE JULY 1994)。

【０００７】電子メールシステムから電話をかける技術
としては、受信した電子メールに対して、自動的に電話
をかける技術を記した特開平2-2267、特開平6-77995、
特開平6-6384などがある。

【０００８】さて、従来では、電子メールシステムから
視覚的かつ音声的なコミュニケーションを支援する電子
対話システムへ移行する場合、つまり、受け取った電子
メールに対して、電子対話による返事を行なう場合に
は、ユーザが手動で電子対話プログラムを起動し、かつ
メール送信元の電話番号と電子対話アドレスを入力する
手続きを行なっていた。また、電子メールに表示されて
いるデータや添付ファイルなどを電子対話にて利用する
場合は、次のような処理を行う必要があった。（１）メ
ールシステムにて、添付ファイルをメールから取り出し
ローカルなハードディスクなどの記憶装置に保存する。
（２）電子対話システムにて、上記保存された添付ファ
イルを読み込む。すなわち、記憶装置を介する保存と読
み込み処理という手間のかかる手続きを行う必要があっ
た。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術におい
て、受信した電子メールに対する返事を電子対話で行う
場合は、電子メール送信元との電子対話時に必要な電話
番号や電子対話アドレスを調べ、次に電子対話プログラ
ムを起動し、その後、その調べた相手に対して電子対話
で接続するというような複数の操作が必要であり、非常
に手間がかかった。また、電子対話に必要なアドレス類
を自分の計算機に保持していない場合は、電子対話を用
いて相手と接続できなかった。

【００１０】本発明の目的は、受信した電子メールに対
して、ボタン押下などの簡単な操作によりメール送信元
との電子対話を可能とする手段を提供し、非リアルタイ
ムのコミュニケーション支援システムである電子メール
システムからリアルタイム系のコミュニケーション支援
システムである電子対話システムへのスムーズな連携操
作を実現した電子対話返答方式を備えた共同作業支援シ
ステムを提供することである。

【００１１】

【課題を解決するための手段】上記の問題を解決するた
めに、本発明では、電子メールシステムにて受信したメ
ールを表示したときに、その送信元に対して電子対話で
即座に返答するための手段を有するウインドウを表示
し、さらに、電話番号や電子対話システム搭載計算機の
ネットワークアドレス（以後、電子対話アドレスと呼
ぶ）を格納するファイルを検索する手段や電子メール内
のヘッダ部、本文、そして添付ファイルを獲得する手段
と検索する手段を利用して、対話相手の電話番号と電子
対話アドレスを自動的に特定できる手段を設けた。

【００１２】

【作用】本発明では、受信した電子メールの表示後、
電話番号や電子対話アドレスを格納したファイルを検索
するか、あるいは、メール内のヘッダ部、本文、添付フ
ァイルを獲得し参照することによりメール送信元の電話
番号と電子対話アドレスを特定する。ユーザに対して
は、電子対話を開始するための機能を提供するウインド
ウを表示する。ユーザは上記のウインドウに対して、ボ
タン押下などの簡単な操作により電子対話による返答が
可能になる。

【００１３】

【実施例】以下、図１〜図２０を用いて、本発明の１つ
の実施例として、送られてきた電子メールに対し、本発
明を用いてメール送信元に電子対話にて返答する様子を
説明する。

【００１４】具体的なシナリオとしては、ある企業の本
社の田中さんが、電子対話時に利用するある資料を添え
て、支店の鈴木さんに電子対話を求める旨を記した電子
メールを送る。そして、そのメールに対して鈴木さんが
電子対話で即座に返答をするというものである。なお、
この電子メールは、この業務に関連する営業の井口さん
にも送られている。

【００１５】図１は、本発明を用いた共同作業支援シス
テムのシステム構成および画面表示例を示す。本システ
ムは、計算機１０１（１０１―Ａ、１０１―Ｂ、１０１
―Ｃ）、ＧＵＩ（Graphical User Interface）を備えた
計算機の処理結果を表示する計算機画面１０２（１０２
―Ａ、１０２―Ｂ、１０２―Ｃ）、マウス１０３（１０
３―Ａ、１０３―Ｂ、１０３―Ｃ）やキーボード１０４
（１０４―Ａ、１０４―Ｂ、１０４―Ｃ）などの入力装
置、電話機１０５（１０５―Ａ、１０５―Ｂ、１０５―
Ｃ）、そして計算機１０１と電話機１０５と電子メール
サーバ計算機１２０が接続する通信ネットワーク１１０
から構成される。

【００１６】計算機画面１０２―Ｃには電子メール画面
１３０が表示されている。一例として、この電子メール
画面は２つの要素から構成されている。１つの要素であ
る電子メールヘッダ部分１３１には、送信元の名前と電
子メールアドレスを表すFromフィールド、送信先の名前
と電子メールアドレスを表すToフィールド、電子メール
のコピーの配布先の相手の名前と電子メールアドレスを
表すCCフィールド、そして電子メールのタイトルを表す
Subjectフィールドからなる。ここでは、Fromフィール
ドには「田中＠本社」が、Toフィールドには「鈴木＠支
店」が、CCフィールドには「井口＠営業」が、そしてSu
bjectフィールドには「企画書検討の件」が、それぞれ
設定されている。

【００１７】もう一つの要素である電子メール本文部分
１３２には、電子対話を求める旨が書かれており、その
下には、電子対話用の資料１３３が添付されている。電
子対話時にはこの１３３を対話者間で共有して共同作業
することになる。

【００１８】電子対話返答制御画面１４０は、電子メー
ル画面１３０に対して、電子対話で即座に返答すること
を可能にする機能を提供するウインドウである。この機
能を利用するには、ここでは例として、マウス１０３と
このマウス１０３に連動したマウスカーソル１５０を使
用する。なお、使用方法については後述する。

【００１９】図２は、計算機１０１の基本的な構成を示
すブロック図である。２１２は共同作業を制御するプロ
グラムやデータを格納するための記憶装置である。２０
４は上記記憶装置２１２から読み出したプログラム命令
に従ってデータ処理を実行する中央処理装置（ＣＰ
Ｕ）、２０６は、上記記憶装置２１２から読み出したプ
ログラム命令に従って表示画面へ出力すべき内容をイメ
ージデータとしてフレームメモリ２０８に書き込むビッ
トマッププロッセッサ、ＢＭＰを示す。フレームメモリ
２０８の内容は、ディスプレイコントローラ２１０によ
って読みだされ、表示画面１０２に表示される。２１６
は入力装置の一つであるキーボード１０４から入力され
たデータをレジスタ２１４―Ａに格納するキーボードド
ライバを表す。２１８は入力装置の一つであるマウス１
０３から入力されたデータをレジスタ２１４―Ｂに格納
するマウスドライバを表す。計算機１０１は、通信イン
ターフェイス２０２を介して、ＷＡＮ（Wide Area Netw
ork）、ＬＡＮ（Local Area Network）などの通信ネッ
トワークと接続されている。なお、ここでは、ネットワ
ークがデータの同報サービスを提供しているものとす
る。

【００２０】図３は、受け取った電子メールに対して、
電子対話による返答を実現するためのソフトウエア構成
図である。計算機１０１の記憶装置２１２には、以下の
ものが格納されている。３００は電子メールアドレスと
電子対話の接続に必要な電話番号と電子対話アドレスが
保管されているアドレスファイルである。３０４は計算
機画面１０２に画面、ウインドウ、そしてシステムの機
能を提供する領域部分を表示したり、マウス１０３やキ
ーボード１０４などの入力機器によるユーザからの入力
を処理する部分である。また、入力・表示制御部３０４
は、後述するアドレス管理クライアント部３０６、電子
対話接続制御部３０８、そして電子メールプログラム間
通信部３１０と通信可能であり、これらからの信号に応
じて計算機画面１０２に表示したり、逆にユーザからの
入力を適切な部分へ送信する。

【００２１】３０６はアドレス管理クライアント部分で
あり、電子メールアドレスに基づいて電子対話に必要な
電話番号や電子対話アドレスをアドレスファイル３００
から検索するとともに電話番号や電子対話アドレスが見
つからなかった時は、電子メールサーバ１２０内にある
アドレス管理サーバ部３１４と通信を行ない、アドレス
ファイル３０２の検索サービスを依頼する。アドレス管
理サーバ部は検索を行ない、その結果をアドレス管理ク
ライアント部に伝える。

【００２２】３０８は電子対話接続制御部であり、電子
対話の接続要求信号や接続解除信号を通信制御部３１２
に中継したり、通信制御部からの信号を処理し、その結
果を入力・表示制御部３０４へ伝える。また、対話接続
において、電子メールプログラム間通信部３１０から受
け取った電子メールアドレスをアドレス管理クライアン
ト部３０６に伝え、そのアドレスに応じた電話番号と電
子対話アドレスを得る。

【００２３】３１０は電子メールプログラム間通信部で
あり、電子メールプログラムが保持する電子メールヘッ
ダ部分１３１と電子メール本文部分１３２と添付資料の
データを電子メールクライアントあるいは電子メールサ
ーバから獲得する部分である。獲得後は、これらのデー
タを処理し、その結果を入力・表示制御部３０４、電子
対話制御部３０８そして通信制御部３１２に伝える。

【００２４】図４は電子対話返答制御画面１４０の一例
である。４００は電子対話で返答する相手のメールアド
レスを表示する領域であり、ここでは「田中＠本社」と
なっている。４０２は電子メールヘッダ部分１３１のCC
フィールドに記された人とも電子対話する機能を提供す
る領域である。４０４は、アドレスファイル３００内に
格納されている対話相手に関する情報の表示機能を提供
する領域である。４０６は電子対話を開始する機能を提
供する領域を表す。４０８は電子対話による返事を即座
に行わず、後に行うために保留する機能を提供する領域
である。４１０は電子対話返答画面１４０を消去する機
能を提供する領域である。

【００２５】図５はアドレスファイル３００、３０２の
形式を表す一例である。一つのレコードは、７つのフィ
ールドから構成されており、５００は名前、５０２は所
属、５０４は電話番号、５０６は電子対話アドレス、５
０８は電子メールアドレス、５１０は編集した日時や時
刻、そして５１２は付加情報である。これらの情報によ
り、電子メールアドレスと電子対話接続時に必要な電話
番号と電子対話アドレスの関連性が示される。アドレス
ファイル３００と３０２は上記のレコードが複数個集ま
り構成される。

【００２６】図６はアドレス情報を表示する画面６００
の一例である。６０２は電子対話の相手を示す名前、６
０４はその人の所属、６０６は電話番号、６０８は電子
対話アドレス、６１０は電子メールアドレス、６１２は
アドレスファイル３００を編集した日時と時刻、そして
６１４は付加情報を表す領域である。尚、電話がＬＡＮ
に接続されているものであれば、電話番号は電子対話ア
ドレスと同一のネットワークアドレスになる。これらの
領域は、例えば、マウスカーソル１５０を電話番号を示
す６０６の領域内に置き、マウス１０３でクリックする
ことで、その電話番号の領域は編集可能となる。その
後、ユーザからのキーボード１０４の入力に対して、そ
の入力コードが以前のコードの代わりにこの領域を満た
す。６１６は編集操作の結果をアドレスファイル３００
に反映させ、この画面６００の表示を終了する機能を提
供する。６１８は編集操作を行なったとしても、その結
果をアドレスファイル３００に反映させず、その後この
画面６００の表示を終了する機能を提供する。

【００２７】図７は電子対話の接続に必要な電話番号と
電子対話アドレスが、メールの本文に明記されている電
子メール画面の一例である。７００には、電子対話に必
要な情報が”Reply[電子対話]”と”End”という２つの
識別子に挟まれている。電話番号は”Tel#:”識別子の
後に記され、電子対話アドレスは”電子対話アドレ
ス:”識別子の後に記される。電子メールプログラム間
通信部３１０はこれらの識別子を手掛かりとして、電話
番号や電子対話アドレスを獲得する。

【００２８】図８は電子対話の接続に必要な電話番号と
電子対話アドレスが含まれている電子メール画面の例で
ある。８００には、電子対話システム利用時に作成され
た共同作業結果ファイルが添付されている。このファイ
ルには、後述するコミュニケーション情報データ９００
が含まれている。図３で説明した電子メールプログラム
間通信部３１０はコミュニケーション情報データ９００
を抽出し、電話番号や電子対話アドレスを獲得すること
ができる。

【００２９】図９は電子対話システム利用時に、電子対
話システムによって作成される共同作業結果ファイル内
コミュニケーション情報データの形式の一例を表す。コ
ミュニケーション情報データ９００は、データのサイズ
９０２、電子対話参加者数の総数９０４、参加者Ａの名
前９０６―Ａ、参加者Ａの電子対話アドレス９０８―
Ａ、参加者Ａの電話番号９１０―Ａ、参加者Ｂ、Ｃ…の
名前、電子対話アドレス、そして電話番号が順次並ぶ９
１２、電子対話が終了した時刻９１４、そして注釈や覚
書を保持する付加情報９１６から構成される。

【００３０】図１０は電子対話の相手として、電子メー
ルヘッダ部１３１に記されていたCCフィールドで示され
る人物、「井口＠営業」も含める操作例を表す。マウス
カーソル１５０を４０２の四角の領域（以後、この領域
を”チェックボックス”と呼ぶ。）に持っていき、その
状態でマウス１０３をクリックする。すると、上記の四
角の領域に”×”の印が記される（以後、この”×”が
表示された状態を”チェックボックスがチェックされた
状態”と呼ぶ。）。チェックボックスがチェックされる
と、システムはCCフィールドで示されるメールアドレ
ス、「井口＠営業」に対応する電話番号と電子対話アド
レスを検索する。もしあれば、図のように電子対話の相
手を表示する領域４００に「井口＠営業」が追加表示さ
れる。

【００３１】図１１は、電子対話接続例を示す。計算機
画面１０２―Ｃは、電子メールを受け取り、電子対話で
返答しようとしている「鈴木＠支店」の画面であり、計
算機画面１０２―Ｂは電子メール送信元の「田中＠本
社」の画面である。計算機画面１０２―Ａは電子メール
のコピーを受け取った「井口＠営業」の画面である。

【００３２】１１００は電子対話の接続状況を示すウイ
ンドウである。１１０２は「田中＠本社」への接続要求
処理を解除する機能を提供する領域、１１０４は「田中
＠本社」との接続状況を示す領域である。図では”接続
要求中”となっている。同様に、１１０６は「井口＠営
業」への接続要求処理を解除する機能を提供する領域、
１１０８は「井口＠営業」との接続状況を示す領域であ
る。図では”接続要求中”となっている。１１１０は全
ての接続要求を解除し、この１１００の画面を消去する
機能を提供する領域である。

【００３３】１１１４―Ａと１１１４―Ｂの画面は「鈴
木＠支店」からの電子対話接続要求を表す。１１１６は
接続の要求に了解し、接続を確立させる機能を提供する
領域であり、１１１８は接続の要求に対して、拒否する
機能を提供する領域である。

【００３４】一般の電話回線に接続された電話を利用す
る場合、始めに、ユーザが対話相手へ電話をかける。そ
して、電話の接続が完了した後に電子対話の接続処理を
行う。

【００３５】一方、LANに接続されており、ネットワー
クアドレスを持つ電話を利用する場合は、電話は電子対
話と同様に、電子対話返答制御画面１４０を通じて、電
話をかけることができる。

【００３６】図の例では、まず始めに「鈴木＠支店」と
「井口＠営業」との電子対話の接続が確立する。確立後
は、電子対話の接続状況を示すウインドウ１１００内の
接続解除の機能を提供する領域１１０６が１１０６’の
ように表示上網がかかったような状態になり、この機能
が使用できない状態（以後、この状態を”非アクティブ
な状態”と呼ぶ。）となる。非アクティブな状態を表示
を終了することで表現してもよい。また、接続状態を示
す領域１１０８’は”接続中”と表示される。

【００３７】また、１１１２―Ｃと１１１２―Ａは電子
対話システムが表示した画面であり、鈴木さんと井口さ
んによって共有されている。この画面内では、電子メー
ル画面１３０に含まれていた電子対話用添付資料が表示
されている。

【００３８】図１２は、電子対話による返事を保留する
操作例を示す。電子対話返答制御画面１４０内の４０８
の領域をマウス１０３でクリックすると、ウインドウ１
４０は消去する。代わりに１２００のような計算機画面
１０２の領域に比べて小さい領域を占める画面（以後、
これを保留アイコンと呼ぶ。）が現われる。１２００の
下には、例として、”田中＠本社との電子対話保留”と
記され、誰に対する電子対話による返事を保留している
かを示している。電子対話を開始するときにはこの１２
００の領域をマウスでダブルクリックする。

【００３９】この保留アイコン１２００は「田中＠本
社」と違う相手からのメールを開いているときにも表示
されている。それゆえ、違う相手からの電子メールを開
きながら、「田中＠本社」に対して電子対話の返事が可
能である。

【００４０】このように本実施例では、アイコン表示さ
れた領域に対して、ダブルクリックをすることで電子対
話を開始することができるので、簡単な操作でリアルタ
イムコミュニケーションを行なうことができるようにな
る。

【００４１】図１３は、電子対話に必要な電話番号と電
子メールアドレスが特定できなかった時の計算機画面１
０２に表示されるウインドウ例である。この時、電子対
話返答制御画面１４０内にある電子対話相手を表す４０
０の領域には何も表示されない。

【００４２】１３００は対応する電話番号と電子対話ア
ドレスが特定できなかったことを示す画面である。１３
０２は電子対話の返事の代わりに電子メールで返事する
機能を提供する領域であり、１３０４は電子メールで返
事を行なわずに画面１３００の表示を終了する機能を提
供する。

【００４３】図１４は、１３０２の機能を利用して、返
事を電子対話で行なわずに電子メールにて行なう時に表
示される画面の例である。１４００は電子メール返答用
のウインドウである。１４０２は電子メールのヘッダ部
であり、受信した電子メールのヘッダ部分１３１内の送
信先と受信先を入れ替えて表示される。１４０４は電子
メール返答用の本文の入力と編集を行なうための領域で
ある。１４０６は返答用の電子メールを送信する機能を
提供する領域であり、１４０８は電子メールの返答操作
を無効にし、この１４００の画面の表示を終了する機能
を提供する領域である。

【００４４】図１５は電子メール画面１３０を表示した
ときに、電子メールアドレスに対応する電話番号と電子
対話アドレスを特定し、電子対話返答制御画面１４０を
表示する処理を表すフロー図である。

【００４５】電子メールプログラム間通信部３１０が、
電子メールプログラムと通信し、電子メール内の本文部
分を獲得する（１５０２）。次に、本文部分内に電子対
話返答先として電話番号と電子対話アドレスが明記され
ているかどうかを判断する（１５０４）。明記されてい
るのならば、これらの番号とアドレスを取得し（１５０
６）、その情報を元にアドレスファイル３００を更新す
る（１５０８）。明記されていない場合は、自計算機１
０１内のアドレスファイル３００を検索し、電子メール
アドレスに対応する電話番号と電子対話アドレスを探す
（１５１０）。ここで、合致する電話番号と電子対話ア
ドレスがあるかどうか判断し（１５１２）、あればこれ
らの番号とアドレスを取得する（１５１４）。もしアド
レスファイル３００に合致する電話番号と電子対話アド
レスがなければ、アドレス管理クライアント部３０６は
電子メールサーバ１２０内のアドレスサーバ部３１４と
通信し、アドレスファイル３０２内の検索サービスを依
頼する（１５１６）。依頼の結果、合致する電話番号と
電子対話アドレスがあれば（１５１８）、これらの番号
とアドレスを取得する（１５２０）。

【００４６】電話番号と電子対話アドレスの特定処理後
は、電子対話返答制御画面１４０を表示する（１５２
２）。次に、電子対話返答先の電話番号と電子対話アド
レスが確定されているかどうかの判断を行なう（１５２
４）。確定されていれば、返答先を４００の領域に表示
する（１５２６）。そして返答先確定後処理を行なう
（１５２８）。確定されていなければ、返答先が特定で
きなかった旨を示す１３００の画面を表示する（１５３
０）。その後、返答先未確定後処理を行なう（１５３
２）。

【００４７】図１６は電子対話返答先確定後の処理を表
すフロー図である。電子対話返答制御画面が表示される
と、ユーザ入力やシステム入力などのイベントを待つ。
イベントに対して以下の判断を行なう。ユーザが対話開
始の要求をすれば（１６０２）、電子対話返答用画面の
表示を終了し（１６０４）、電子対話接続処理を行なう
（１６０６）。

【００４８】対話保留の要求であれば（１６０８）、電
子対話返答先情報を格納し（１６１０）、電子メールプ
ログラム間通信部３１０に電子メール内の電子対話用添
付資料の取得サービスを依頼し、あればそのデータを格
納する（１６１２）。次に、電子対話返答用画面の表示
を終了し（１６１４）、保留アイコンを表示する（１６
１６）。ユーザの要求がCCフィールド４０２に対するア
クセスであれば（１６１８）、CCフィールドアクセス後
処理を行なう（１６２０）。

【００４９】入力要求がアドレス情報の表示であれば
（１６２２）、アドレス情報表示処理を行なう（１６２
４）。キャンセル要求であれば（１６２６）、電子対話
返答制御画面の表示を終了し（１６２８）、処理を終了
する（１６３０）。

【００５０】図１７は電子対話接続処理を表すフロー図
である。まず、電子対話接続状況を示すウインドウ１１
００を表示する（１７０２）。次に電子対話の相手に対
して、接続要求信号を送信する（１７０４）。その後、
イベントに対して以下の判断を行う。

【００５１】電子対話の相手から接続了解信号を受信す
れば（１７０６）、接続相手に応じて画面１１００内の
接続処理解除領域１１０２あるいは１１０６を非アクテ
ィブ化する（１７０８）。さらに、１１０４あるいは１
１０８の領域の接続状況を”接続中”と表示する（１７
１０）。最後に、対話相手に対して電子メール内に含ま
れていた電子対話用の添付資料データを送信する（１７
１２）。

【００５２】接続処理解除要求であれば（１７１４）、
対話相手に対して接続要求解除信号を送信する（１７１
６）。そして信号を送信した相手に応じて画面１１００
内の接続解除領域１１０２あるいは１１０６を非アクテ
ィブ化する（１７１８）。さらに、１１０４あるいは１
１０８の領域の接続状況を”接続解除”と表示する（１
７２０）。

【００５３】電子対話による返事のキャンセル要求であ
れば（１７２２）、対話相手全てに接続要求解除信号を
送信し（１７２４）、電子対話接続状況表示ウインドウ
９００の表示を終了する（１７２６）。接続解除機能を
提供する領域１１０２、１１０６が全て非アクティブ化
すれば（１７２８）、電子対話接続状況表示ウインドウ
１１００の表示を終了し（１７３０）、処理を終了する
（１７３０）。

【００５４】図１８はアドレス情報表示処理を表すフロ
ー図である。はじめに、アドレス情報画面６００を表示
する（１８０２）。次に、イベントに対して以下の判断
を行なう。６０２、６０４、６０６、６０８、６１０、
６１２、６１４に対する編集操作であれば（１８０
４）、編集操作処理を行なう（１８０８）。了解を表す
６１６に対するアクセスがあれば（１８０６）、自計算
機１０１内のアドレスファイル３００を更新し（１８１
０）、アドレス情報画面６００の表示を終了する（１８
１４）。６１８に対するアクセスであれば（１８１
２）、アドレス情報画面６００の表示を終了し（１８１
４）、処理を終了する（１８１６）。

【００５５】図１９は電子対話返答制御画面１４０のCC
フィールド４０２のチェックボックスをアクセスしたと
きの処理を表すフロー図である。まず、チェックボック
スがチェックされていれば（１９０４）、チェックボッ
クスのチェック表示をクリアし（１９０６）、返答先の
表示（４００）からCCフィールドに対応するアドレスを
削除する（１９０８）。

【００５６】チェックボックスがチェックされていなけ
れば、電子メールプログラム間通信部３１０が電子メー
ル内のテキスト部分を取得する（１９１０）。次に、テ
キスト部分にCCフィールドがなければ（１９１２）、ユ
ーザに対して”CCフィールドはない”との旨を伝える表
示を行なう（１９１６）。なお、この通知はビープ音の
ように音で表現してもよい。もしCCフィールドがあれ
ば、自計算機１０１内のアドレスファイル３００を検索
し、電子メールアドレスに対応する電話番号と電子メー
ルアドレスを探す（１９１４）。ここで、合致する電話
番号と電子対話アドレスがあるかどうか判断し（１９１
８）、あればこれらの番号とアドレスを取得する（１９
２０）。もしアドレスファイル３００に合致する番号と
アドレスがなければ、アドレス管理クライアント部３０
６は電子メールサーバ１２０内のアドレスサーバ部３１
４と通信し、アドレスファイル３０２内の検索サービス
を依頼する（１９２２）。依頼の結果、合致する電話番
号と電子対話アドレスがあれば（１９２４）、これらの
番号とアドレスを取得する（１９２６）。

【００５７】最後に、CCフィールドに対応する電子対話
返答先の電話番号と電子対話アドレスが特定されている
かどうかの判断を行なう（１９２８）。確定していれ
ば、４０２のチェックボックスのチェック表示を行なう
（１９３０）。確定していなければ、１３００を表示し
（１９３２）、返答先未確定後処理を行なう（１９３
４）。

【００５８】図２０は電子対話返答先が未確定の時の処
理を示すフロー図である。電子対話返答制御画面１３０
０を表示したまま、入力されたイベントに対して以下の
判断を行う。電子メールに切り換えて返答するとの要求
があれば（２００２）、電子メール返答用のウインドウ
１４００を表示する（２００４）。その後、入力待ちと
なり、入力に対する判断を行なう。テキストなどの入力
操作であれば（２００６）、入力操作処理を行なう（２
００８）。１４０６の領域がアクセスされると（２０１
０）、このメールの送信を行ない（２０１２）、電子メ
ール返答用のウインドウ１４００の表示を終了して（２
０１８）、処理を終了する（２０２０）。１４０８の領
域がアクセスされれば、電子メール返答用のウインドウ
１４００の表示を終了して（２０１８）、処理を終了す
る（２０２０）。

【００５９】電子メールに切り換えず、１３０４の領域
がアクセスされれば、返答先が未確定であることを示す
１３００のウインドウの表示を終了し（２０１８）、処
理を終了する（２０２０）。

【００６０】

【発明の効果】以上の説明から明らかのように、本発明
によれば、非リアルタイム系のコミュニケーションを支
援する電子メールシステムにてメール受信した時に、ボ
タン押下などの簡単な操作によって、リアルタイム系の
コミュニケーションを支援する電子対話にて、即座に返
答することが可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例による、電子メールに対し
て、即時、電子対話にて返答する方式を備えた共同作業
支援システムの全体構成を示すシステム図である。

【図２】共同作業支援システムを構成する計算機のハー
ドウエアを示すブロック図である。

【図３】電子メールに対して電子対話で返答することを
可能にする方式を表すソフトウエア構成を示す図であ
る。

【図４】電子対話による返事を可能にする機能を提供す
る電子対話返答用ウインドウを示す図である。

【図５】電子メールアドレスとそのアドレスに対応した
電子対話接続時に必要な電話番号と電子対話アドレスを
格納するアドレスファイルを示す図である。

【図６】アドレスファイルの中身をユーザに表示すると
きのウインドウを示す図である。

【図７】電子対話接続時に必要な電話番号と電子対話ア
ドレスを含む電子メールの一例を示す図である。

【図８】電子対話接続時に必要な電話番号と電子対話ア
ドレスを含む共同作業結果ファイルが添付された電子メ
ールの一例を示す図である。

【図９】共同作業結果内コミュニケーション情報データ
の形式を示す図である。

【図１０】CCフィールドアクセス操作例を示す図であ
る。

【図１１】電子対話の接続例を示す図である。

【図１２】電子対話の返事を保留するときの操作を示す
図である。

【図１３】電話番号と電子対話アドレスが特定しなかっ
た時に表示されるウインドウを示す図である。

【図１４】電子対話による返事が不可能であり、電子メ
ールにて返答するときに表示される電子メール返答用ウ
インドウを示す図である。

【図１５】電子対話接続に必要な電話番号と電子対話ア
ドレスを特定する時の処理図である。

【図１６】電子対話返答先が確定し、電子対話返答用画
面が表示された後の処理図である。

【図１７】電子対話接時の続処理図である。

【図１８】アドレスファイル内の情報を表示するときの
処理図である。

【図１９】電子対話返答用ウインドウ内のCCフィールド
にアクセスした時の処理図である。

【図２０】電子対話に必要な電話番号と電子対話アドレ
スが特定しなかった時の処理図である。

【符号の説明】

１０１…計算機、１０２…計算機画面、１０３…マウ
ス、１０４…キーボード、１０５…電話機、１１０…通
信ネットワーク、１２０…電子メールサーバ、１３０…
電子メールウインドウ、１３１…電子メールヘッダ部分
領域、１３２…電子メール本文部分領域、１３３…電子
対話用添付資料、１４０…電子対話返答用ウインドウ、
１５０…マウスカーソル、３００、３０２…アドレスフ
ァイル、３０４…入力・表示制御部、３０６…アドレス
管理クライアント部、３０８…電子対話接続制御部、３
１０…電子メールプログラム間通信部、３１２…通信制
御部、３１４…アドレス管理サーバ部、４００…電子対
話返答相手を表示する領域、４０２…電子メール内のCC
フィールドに記された相手を電子対話者として選択でき
る機能を提供する領域、４０４…アドレス情報の表示機
能を提供する領域、４０６…電子対話の接続開始機能を
提供する領域、４０８…電子対話の返事を保留する機能
を提供する領域、４１０…電子対話返答機能を提供する
領域の消去機能を提供する領域

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者林敏光神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地株式会社日立製作所システム開発研究所内 (72)発明者小泉稔神奈川県川崎市麻生区王禅寺1099番地株式会社日立製作所システム開発研究所内 (72)発明者亀田正美神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地株式会社日立製作所ソフトウェア開発本部内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】互いにネットワークで接続された複数の計
算機から構成された分散処理システムであって、少なく
とも一つ以上の計算機は、各計算機から送信されたメー
ルを蓄積し、該計算機上のユーザの要求に応じて、該ユ
ーザ宛の電子メールを該計算機に配送する電子メールシ
ステムを実装している計算機であり、また、少なくとも
二つ以上の計算機上には、ユーザがリアルタイムで互い
にウインドウ上の共有された部分画面領域にアクセス
し、当該共有領域上に図形や文字などのオブジェクトを
重ねて描画したり、指示棒を表示したりすることができ
るリアルタイム系の電子対話システムを有するシステム
において、あるユーザからの電子メールを表示する時
に、当該メールの送信元とのリアルタイム系であり、視
覚的なコミュニケーションを支援する該電子対話による
コミュニケーションを、表示画面上のボタン押下などの
単一オペレーションにて可能にする手段を有することを
特徴とする共同作業支援システムにおける電子対話返答
方式および装置。
【請求項２】送られてきた電子メール内に記された送信
元の電子メールアドレスから電子対話に必要な電話番号
や電子対話アドレスを特定する手段を有することを特徴
とする請求項１記載の共同作業支援システムにおける電
子対話返答方式および装置。
【請求項３】まず自分の計算機上にあるアドレスファイ
ルを調べるとともに、もし必要な番号やアドレスを得る
ことができなければ、次に電子メールサーバ上にあるア
ドレスファイルを検索することを特徴とする請求項２記
載の共同作業支援システムにおける電子対話返答方式お
よび装置。
【請求項４】電子対話に必要な電話番号や電子対話アド
レスを特定するときに、まず自分の計算機上にあるアド
レスファイルを調べたとき、必要な番号やアドレスを得
ることができず、さらに次の検索対象である電子メール
サーバ上にあるアドレスファイルを検索しても、必要な
番号やアドレスを得ることができなかった場合には、電
子対話の返事ではなく電子メールによって返事可能であ
ることを特徴とする請求項２記載の共同作業支援システ
ムにおける電子対話返答方式および装置。
【請求項５】電子対話に必要な電話番号や電子対話アド
レスを特定するときに、送られてきた電子メール内に返
答先として電話番号と電子対話アドレスが含まれている
ときには、その情報を元にして電話番号と電子対話アド
レスを特定することを特徴とする請求項２記載の共同作
業支援システムにおける電子対話返答方式および装置。
【請求項６】受信した電子メール内に電子対話プログラ
ムで作成したファイルが添付されている場合には、その
ファイル情報を利用して即座に相手と電子対話で接続で
きる手段を有することを特徴とする請求項１記載の共同
作業支援システムにおける電子対話返答方式および装
置。
【請求項７】電子メールの送信元に対してのみ電子対話
で返事できるばかりでなく、電子メール内のCCフィール
ドに書かれた相手、つまり電子メールのカーボンコピー
を受け取る相手を含めて電子対話を開始するための手段
を有することを特徴とする請求項１記載の共同作業支援
システムにおける電子対話返答方式および装置。
【請求項８】電子メールの送信元に関するアドレス情
報、つまり電話番号、電子メールアドレス、電子対話ア
ドレスなどの一覧表示を可能にする手段を有することを
特徴とする請求項１記載の共同作業支援システムにおけ
る電子対話返答方式および装置。
【請求項９】電子メール送信者のアドレス情報を一覧表
示する場合、それらの情報を編集する手段を有すること
を特徴とする請求項７記載の共同作業支援システムにお
ける電子対話返答方式および装置。
【請求項１０】電子メールに対する電子対話の返事を即
座に行わないで、ボタン押下などの簡単な操作によって
保留状態にし、メールシステム終了後に、ボタン押下な
どの簡単な操作により該電子対話による返事を実現する
手段を有することを特徴とする請求項１記載の共同作業
支援システムにおける電子対話返答方式および装置。
【請求項１１】電子対話による返事の保留状態が、計算
機画面上にて小さい領域を占めるアイコンなどの形によ
って表現することを特徴とする請求項９記載の共同作業
支援システムにおける電子対話返答方式および装置。