JP2007013229A - 電子メール受渡しネットワーク - Google Patents

Abstract

【課題】 本発明は、容易に電子メールの受渡し記録を作成して、管理者にとって扱いやすい記録とする電子メール受渡しネットワークを提供する。
【解決手段】 登録会員からの電子メールの送信を受け付ける電子メール送信受付手段３１、および、送信を受け付けた電子メールごとに、その電子メールの証跡を記録する送信側電子メール証跡記憶手段２６Ａを有する電子メール送信サーバ２Ａと、受信した電子メールごとに、その電子メールの証跡を記録する受信側電子メール証跡記憶手段２６Ｂ、および、受信した電子メールの宛先である登録会員に受信した電子メールを提示する電子メール提示手段４２を有する電子メール受信サーバ２Ｂとを備える。
【選択図】図３

Description

本発明は、コンピュータネットワークを介して電子メールを受け渡す電子メール受渡しネットワーク、より詳細には業務文書からなる電子メールを受け渡す電子メール受渡しネットワークに関する。

業務文書の受渡しには、通常、電子メール（以下、「メール」に省略することもある）が用いられている。ここで、メールは一方的に送信されるので、宛先に確実に到達したことを送信元が知りたい場合、例えばメールの開封の際に送信元に開封確認が伝送されるようになっている（特許文献１参照）。
特開平２−１１６２３９号公報

一方、2005年4月1日から個人情報保護法が施行されて、認証管理、つまりセキュリティ管理が個人情報の漏洩のリスクの対策に力を発揮しているが、万が一漏洩してしまった際の証跡管理も極めて重要である。これより、個人情報を含む業務文書などはメールで受け渡しされる際に、メールの受渡し記録が保管されていることが望まれる。

しかし、メールの送信記録や受信記録はメールサーバに蓄積されてはいるが、現状ではメールの受渡し記録の管理は、各個人に任されている。つまり、メールの送信者が開封確認を受け取ることでメールの受渡し記録を各個人が作成することはできるが、業務全体の記録にはならず、例えば業務の管理者が各メール送信者からそれぞれの受渡し記録を収集しなければならず、手間がかかる。さらに、メールの開封確認はメール送信者が意図した受信者以外が開封した場合でもメール送信者に到達するので、確実にメールが届いたことを完全に示すことができるわけではない。

そこで、本発明は、容易に電子メールの受渡し記録を作成して、管理者にとって扱いやすい記録とする電子メール受渡しネットワークを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明に係る電子メール受渡しネットワークは、一の登録会員から他の登録会員に電子メールを受け渡す電子メール受渡しネットワークであって、登録会員からの電子メールの送信を受け付ける電子メール送信受付手段、および、送信を受け付けた電子メールごとに、その電子メールの証跡を記録する送信側電子メール証跡記憶手段を有する電子メール送信サーバと、受信した電子メールごとに、その電子メールの証跡を記録する受信側電子メール証跡記憶手段、および、受信した電子メールの宛先である登録会員に受信した電子メールを提示する電子メール提示手段を有する電子メール受信サーバとを備える。
なお、電子メール送信サーバと電子メール受信サーバは、単一の電子メール送受信サーバからなるものであってもよい。

本発明によれば、電子メール送信サーバは電子メールごとに送信側電子メール証跡記憶手段を有し、電子メール受信サーバは電子メールごとに受信側電子メール証跡記憶手段を有するので、例えば業務の管理者はサーバの電子メール証跡記憶手段をチェックさえすれば、業務の遂行状況を把握することができる。さらに、個人情報を含むメールについても、この電子メール証跡記憶手段から容易に受渡しの証跡を取り出すことができる。

本発明の好ましい実施形態では、前記電子メール送信サーバが、さらに、送信を受け付けた電子メールを発送する際に、発送日時をこの電子メールに付加し、発送日時をこの電子メールの発送日時として送信側電子メール証跡記憶手段に書込む、送信側発送日時書込み手段と、送信した電子メールの到着日時が通知されると、到着日時をこの電子メールの到着日時として送信側電子メール証跡記憶手段に書込む、送信側到着日時書込み手段と、送信した電子メールの開封日時が通知されると、開封日時をこの電子メールの開封日時として送信側電子メール証跡記憶手段に書込む、送信側開封日時書込み手段と、送信した電子メールの受領日時または否認日時が通知されると、受領日時または否認日時をこの電子メールの受領日時または否認日時として送信側電子メール証跡記憶手段に書込む、送信側受領否認日時書込み手段とを有し、前記電子メール受信サーバが、さらに、電子メールを受信すると、到着日時をこの電子メールの送信元に通知して、到着日時と電子メールと共に通知された発送日時をこの電子メールの到着日時および発送日時として受信側電子メール証跡記憶手段に書込む、受信側発送到着日時書込み手段と、受信した電子メールが開封されると、開封日時をこの電子メールの送信元に通知して、開封日時をこの電子メールの開封日時として受信側電子メール証跡記憶手段に書込む、受信側開封日時書込み手段と、開封された電子メールについて受領手続きまたは否認手続きが行われると、受領日時または否認日時をこの電子メールの送信元に通知して、受領日時または否認日時をこの電子メールの受領日時または否認日時として受信側電子メール証跡記憶手段に書込む、受信側受領否認日時書込み手段とを有する。

この構成によれば、各電子メール証跡記憶手段には、電子メールごとに、発送日時、到着日時、開封日時、受領否認日時が記録されるので、電子メールの詳細な証跡が保管される。したがって、電子メールの件名や送信者の所属部署なども電子メールごとに共に記録すれば、業務の責任者が担当者の間での業務の遂行状況をさらに十分に把握することができる。

本発明の電子メール受渡しネットワークによれば、サーバに電子メールの証跡が記録されるので、管理者にとって扱いやすい記録となる。

本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
図１は、本発明の一実施形態である業務文書からなる電子メールを受け渡す電子メール受渡しネットワークの構成を示す図である。前提として、本ネットワークは、複数の登録会員の間での業務文書の受渡しをサポートするものであり、例えば、登録会員は様々な部署に属する従業員であって、会社内での業務文書の受渡しをサポートする場合が該当する。インターネット１には、ウェブメールサーバ２が複数接続されている。各ウェブメールサーバ２には例えばＬＡＮ３を介して複数のパーソナルコンピュータ（以下、「ＰＣ」に省略する）４が接続されている。

ウェブメールサーバ２は、ＰＣ４のウェブブラウザからのリクエストを受けて、ＨＴＭＬ文書などをウェブブラウザに対して送り、そこでメールの送信を受け付け、このメールを他のサーバに送信するか、またはこのサーバ２に接続されたクライアントＰＣに送出する。ウェブメールサーバ２は、また、他のサーバからメールを受信すると、メールの宛先のＰＣ４のウェブブラウザからのリクエストを受けて、受信したメールをＨＴＭＬ文書にしてウェブブラウザに対して送ることで、メールの受信者にメールを提示する。なお、本実施形態ではウェブメールサーバ２は複数存在することとしているが、１つのみしか存在せず、このサーバ２に接続されたＰＣ４間でメールを受渡しするものであってもよい。

ウェブメールサーバ２について、図２に詳細を示す。ウェブメールサーバ２は記憶部２１および処理部２２を備え、記憶部２１は例えばハードディスクのような記憶装置の記憶領域であり、処理部２２はＣＰＵで実行される処理である。記憶部２１は、登録会員ごとに会員の識別子や所属部署などの会員情報を記憶する登録会員情報記憶手段２５、送信を受け付けた電子メールごとに、その電子メールの証跡を記録する送信側電子メール証跡記憶手段２６Ａ、および、受信した電子メールごとに、その電子メールの証跡を記録する受信側電子メール証跡記憶手段２６Ｂを有する。

送信側および受信側電子メール証跡記憶手段２６Ａ，２６Ｂについて、図３を用いてさらに詳細に説明する。

送信側電子メール証跡記憶手段２６Ａは、送信元（送信者の識別子）、宛先（宛先の識別子）、送信元所属部署（送信者の所属部署）、文書番号、件名、ならびに、この電子メールの証跡に該当する発送日時、到着日時、受領日時もしくは否認日時および文書状態などからなる電子メール情報８を、送信を受け付けた電子メールごとに記憶する。なお、受信側電子メール証跡記憶手段２６Ｂも、同様に、受信した電子メールごとに電子メール情報８を記憶するが、その詳細は送信側証跡記憶手段２６Ａの電子メール情報８と同一である。ここで、文書番号と件名は、例えば送信者が割り当てるものである。このように、電子メール証跡記憶手段２６Ａ，２６Ｂには電子メールごとに詳細な電子メール情報８が記憶されているので、例えば業務の責任者が件名をキーとして該当する業務に関する電子メールを抽出すれば、業務の遂行状況を容易に把握することができる。

次に、図２に戻って、処理部２２について、詳細に説明する。
処理部２２は、送信用処理部２２Ａおよび受信用処理部２２Ｂからなる。送信用処理部２２Ａは、登録会員からの電子メールの送信を受け付ける電子メール送信受付手段３１と、送信を受け付けた電子メールを発送する際に、発送日時をこの電子メールに付加してこの電子メールの宛先に通知し、発送日時をこの電子メールの発送日時として送信側電子メール証跡記憶手段２６Ａに書込む、送信側発送日時書込み手段３２と、送信した電子メールの到着日時が通知されると、到着日時をこの電子メールの到着日時として送信側電子メール証跡記憶手段２６Ａに書込む、送信側到着日時書込み手段３３と、送信した電子メールの開封日時が通知されると、開封日時をこの電子メールの開封日時として送信側電子メール証跡記憶手段２６Ａに書込む、送信側開封日時書込み手段３４と、送信した電子メールの受領日時または否認日時が通知されると、受領日時または否認日時をこの電子メールの受領日時または否認日時として送信側電子メール証跡記憶手段２６Ａに書込む、送信側受領否認日時書込み手段３５とを有する。

受信用処理部２２Ｂは、電子メールを受信すると、到着日時をこの電子メールの送信元に通知して、到着日時と、電子メールと共に通知された発送日時とをこの電子メールの到着日時および発送日時として受信側電子メール証跡記憶手段２６Ｂに書込む、受信側発送到着日時書込み手段４１と、受信した電子メールの宛先である登録会員に受信した電子メールを提示する電子メール提示手段４２と、受信した電子メールが開封されると、開封日時をこの電子メールの送信元に通知して、開封日時をこの電子メールの開封日時として受信側電子メール証跡記憶手段２６Ｂに書込む、受信側開封日時書込み手段４３と、開封された電子メールについて受領手続きまたは否認手続きが行われると、受領日時または否認日時をこの電子メールの送信元に通知して、受領日時または否認日時をこの電子メールの受領日時または否認日時として受信側電子メール証跡記憶手段２６Ｂに書込む、受信側受領否認日時書込み手段４４とを有する。

なお、ウェブメールサーバ２を電子メールの送信および受信の両方を行うことができるものとして説明しているが、サーバ２は送信および受信のいずれか一方のみを行うものであってもよい。

次に、本電子メール受渡しネットワークの動作について説明する。
前提として、図１のＰＣ４Ａを操作する登録会員の送信者ＡがＰＣ４Ｂを操作する登録会員の受信者Ｂに業務文書を送信する場合であって、ウェブメールサーバ２Ａからウェブメールサーバ２Ｂにメールが送出される場合の動作とする。なお、送信者Ａと受信者Ｂは、例えば各自に割当てられているＩＣカードをＰＣ４ＡまたはＰＣ４Ｂの図示しないカードリーダに読み込ませて本人認証が行われてから、ＰＣ４ＡまたはＰＣ４Ｂを操作するので、他人が送信者Ａまたは受信者Ｂになりすますことは防止されている。

図４において、まず、電子メール送信受付手段３１（図２）が、送信者Ａからのメールの送信を受け付ける（イベントＩ１）。具体的には、送信者ＡがＰＣ４Ａのウェブブラウザからウェブメールサーバ２Ａ上でメールを作成してメールの送信を要求する。さらにウェブメールサーバ２Ａは、登録会員情報記憶手段２５（図２）を検索して、メールの宛先が登録会員であるかを確認し、また、メールの送信者の所属部署を抽出して送信側電子メール証跡記憶手段２６Ａ（図３）に書き込む。次に、メールをインターネットに送出する（イベントＩ２）。この際、送信側発送日時書込み手段３２（図２）が、送出時の日時すなわち発送日時ｔ１を、このメールに付加しておくと共に送信側電子メール証跡記憶手段２６Ａ（図３）の発送日時に書き込む（ステップＳ１）。なお、発送日時ｔ１は発送時に宛先に通知されるものなので、正確には発送日時よりもわずかに前の日時である。

ウェブメールサーバ２Ｂ（図２）がこのメールを受信すると、ウェブメールサーバ２Ｂの受信側発送到着日時書込み手段４１（図２）が、メールと共に受信した発送日時ｔ１を、サーバ２Ｂの受信側電子メール証跡記憶手段２６Ｂ（図３）の発送日時に書き込み（ステップＳ２）、さらに、サーバ２Ｂの受信側電子メール証跡記憶手段２６Ｂ（図３）の到着日時に、メールを受信した日時すなわち到着日時ｔ２を書き込む。サーバ２Ｂでは、さらに、この到着日時ｔ２を送信側サーバ２Ａに通知し（イベントＩ３）、受信者ＢのＰＣ４Ｂに、メールを受信している旨を通知する（イベントＩ４）。送信側サーバ２Ａが到着日時ｔ２の通知（イベントＩ３）を受信すると、送信側到着日時書込み手段３３（図２）がこの通知された到着日時ｔ２を送信側電子メール証跡記憶手段２６Ａ（図３）の到着日時に、到着日時ｔ２を書き込む（ステップＳ３）。

この後、電子メール提示手段４２が、受信した電子メールの宛先である登録会員の受信者Ｂに受信した電子メールを提示する。具体的には、受信者ＢがＰＣ４Ｂのウェブブラウザからウェブメールサーバ２Ｂにアクセスすると、例えばＨＴＭＬ文書として電子メールをＰＣ４Ｂのウェブブラウザに表示させる。ここで、受信者ＢがＰＣ４Ｂのウェブブラウザを用いて受信メールを開封すると（イベントＩ５）、サーバ２Ｂの受信側開封日時書込み手段４３（図２）が、サーバ２Ｂの受信側電子メール証跡記憶手段２６Ｂ（図３）の開封日時に、開封された日時ｔ３を書き込む（ステップＳ４）。サーバ２Ｂでは、さらに、この開封日時ｔ３を送信側サーバ２Ａに通知する（イベントＩ６）。この通知を受けたサーバ２Ａでは、通知された開封日時ｔ３を送信側電子メール証跡記憶手段２３Ａ（図３）の開封日時に書き込む（ステップＳ５）。

さらに、受信者Ｂが開封したメールを閲覧して、例えばウェブブラウザに表示される選択用のチェックボタンで受領ボタンを選択した場合、つまり、このメールの内容は、例えば受信者Ｂの業務に関係するものであって受信者Ｂ宛のものであることを受信者Ｂが認めた場合、サーバ２Ｂの受信側受領または否認日時書込み手段４４（図２）が、サーバ２Ｂの受信側電子メール証跡記憶手段２６Ｂの受領または否認日時に、受領ボタンが選択された日時ｔ４を書き込む（ステップＳ６）。サーバ２Ｂでは、さらに、この受領日時ｔ４を送信側サーバ２Ａに通知する（イベントＩ８）。この通知を受けたサーバ２Ａでは、通知された受領日時ｔ４を送信側電子メール証跡記憶手段２６Ａ（図３）の受領日時または否認日時に書き込む（ステップＳ７）。

一方、受信者Ｂが開封したメールを閲覧して、例えば受信者Ｂが受け取るには不適当なメールであると判断した場合、受信者Ｂが否認ボタンを選択するので、上述の受領日時ｔ４の代わりに日時ｔ４が否認日時として書き込まれて（ステップＳ６）通知される（イベントＩ８）。

なお、送信側および受信側電子メール証跡記憶手段２６Ａ，２６Ｂ（図３）では、メールごとにメールの証跡を示す情報を記憶するものとしているが、複数の宛先を有するメールの場合では、宛先ごとにメールの証跡を示す情報を記憶する。

以上説明したようにメールの受渡しの一連の動作が実行されると、図３の送信側電子メール証跡記憶手段２６Ａおよび受信側電子メール証跡記憶手段２６Ｂにはメールの証跡を示す各日時などが記録されて、受渡し記録が作成される。これにより、例えば業務を監査する監査人がこの受渡し記録を閲覧して、例えば文書状態を検索キーとして状態が正常でないメールを容易に特定できる。また、例えば業務の責任者がこの受渡し記録を閲覧して、送信元の所属部署を検索キーとして検索して所定の部署のメールのみを取り出し、メールの件名や各日時に基づいて、業務が複数の担当者の間で正常に遂行されているかを把握することができる。さらに、このように受渡し記録が出来上がっているので、個人情報を含むメールが受渡しされたような場合、個人情報を含むことがメールの件名から明らかであれば、容易に個人情報の受渡しの証跡を作成できる。

本発明の一実施形態に係る電子メール受渡しネットワークの構成図である。 図１の電子メール受渡しネットワークにおけるウェブメールサーバのシステム構成図である。 図２の電子メール証跡記憶手段の詳細を示す図である。 本発明の一実施形態に係る電子メール受渡しネットワークにおける、送信者および受信者のＰＣ、ならびに送信側ウェブメールサーバおよび受信側ウェブメールサーバのメール受渡しの動作を示すフローチャートである。

符号の説明

２Ａ 電子メール送信サーバ
２Ｂ 電子メール受信サーバ
２６Ａ 送信側電子メール証跡記憶手段
２６Ｂ 受信側電子メール証跡記憶手段

Claims (2)

1. 一の登録会員から他の登録会員に電子メールを受け渡す電子メール受渡しネットワークであって、
   登録会員からの電子メールの送信を受け付ける電子メール送信受付手段、および、送信を受け付けた電子メールごとに、その電子メールの証跡を記録する送信側電子メール証跡記憶手段を有する電子メール送信サーバと、
   受信した電子メールごとに、その電子メールの証跡を記録する受信側電子メール証跡記憶手段、および、受信した電子メールの宛先である登録会員に受信した電子メールを提示する電子メール提示手段を有する電子メール受信サーバとを備えた電子メール受渡しネットワーク。
2. 請求項１において、
   前記電子メール送信サーバが、さらに、
   送信を受け付けた電子メールを発送する際に、発送日時をこの電子メールに付加し、発送日時をこの電子メールの発送日時として送信側電子メール証跡記憶手段に書込む、送信側発送日時書込み手段と、
   送信した電子メールの到着日時が通知されると、到着日時をこの電子メールの到着日時として送信側電子メール証跡記憶手段に書込む、送信側到着日時書込み手段と、
   送信した電子メールの開封日時が通知されると、開封日時をこの電子メールの開封日時として送信側電子メール証跡記憶手段に書込む、送信側開封日時書込み手段と、
   送信した電子メールの受領日時または否認日時が通知されると、受領日時または否認日時をこの電子メールの受領日時または否認日時として送信側電子メール証跡記憶手段に書込む、送信側受領否認日時書込み手段とを有し、
   前記電子メール受信サーバが、さらに、
   電子メールを受信すると、到着日時をこの電子メールの送信元に通知して、到着日時と電子メールと共に通知された発送日時をこの電子メールの到着日時および発送日時として受信側電子メール証跡記憶手段に書込む、受信側発送到着日時書込み手段と、
   受信した電子メールが開封されると、開封日時をこの電子メールの送信元に通知して、開封日時をこの電子メールの開封日時として受信側電子メール証跡記憶手段に書込む、受信側開封日時書込み手段と、
   開封された電子メールについて受領手続きまたは否認手続きが行われると、受領日時または否認日時をこの電子メールの送信元に通知して、受領日時または否認日時をこの電子メールの受領日時または否認日時として受信側電子メール証跡記憶手段に書込む、受信側受領否認日時書込み手段とを有する、電子メール受渡しネットワーク。

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