JP4949368B2 - 機密情報管理システムおよび機密情報管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、電子メール本文について機密情報として管理する機密情報管理システムおよび機密情報管理方法に関する。

電子メールは、宛先に送信したい相手のメールアドレスを指定することによって誰とでもメッセージをやり取りできることから、企業内および企業間におけるコミュニケーション手段として広く用いられている。
近年、企業において管理すべき機密情報の漏洩が数多く発生しており、知的財産保護や個人情報保護の観点で企業が責任を問われ、企業に損害を及ぼす事態となっている。情報漏洩の中には電子メールを漏洩原因とするものも多く、電子メールを介してやり取りされる情報についての管理が求められる。

そこで、電子メールを介してやり取りされる情報を管理するものとして、電子メール受信者のための話題分類や重要度評価を行うことを目的とし、電子メールに対してメタ情報を付与する技術が知られている（非特許文献１参照）。また、電子メールの重要度判定によるフィルタリングを目的とし、電子メールに対して属性を付与する技術が知られている（非特許文献２、３参照）。
神堀真也、相田仁、"電子メールを基にした情報共有システムに関する考察"、情報処理学会研究報告、Ｖｏｌ．２００８，Ｎｏ．３４，ｐｐ．６１−６７，２００８ 獅子堀正幹、藤井誠、安藤一秋、青江順一"各個人のプロファイルを用いたメイル文書のフィルタリング手法"、電子情報通信学会技術研究報告、Ｖｏｌ．９８，Ｎｏ．４８６，ｐｐ．９−１６，１９９８ 獅子堀正幹、青江順一、藤井誠、安藤一秋"多属性項目の履歴情報に基づくメイル文書のフィルタリング手法"、情報処理学会論文誌、Ｖｏｌ．４１，Ｎｏ．８，ｐｐ．２２９９−２３０８，２０００

ところで、不正競争防止法において営業秘密は「秘密として管理されていること（秘密管理性）」が求められており、経済産業省における秘密管理指針の中で、「「秘密管理性」が認められるためには、その情報を客観的に秘密として管理していると認織できる状態にあることが必要である」とある。電子メールを介してやり取りされる情報の中で、電子メールに添付される電子ファイルについては営業秘密として個別に管理することが比較的容易であるが、電子メールの本文（添付ファイルを除く部分）については、利用者が自由に記述して送受信できることもあり、営業秘密として管理することは難しい。

また、企業における電子メールを用いたコミュニケーシヨンを営業秘密として管理することに関しては、以下のような課題が拳げられる。
１．同一の話題について、電子メールの返信を繰り返す形でメッセージがやり取りされるケースが多いが、メールのやり取りの中で話題が変わっていき、結果的に機密情報が送受信されるといったケースをトレースすることが困難である。
２．電子メールでのやり取りが終わった後に、環境の変化等の理由によって過去に送受信された電子メールが機密情報として扱われなければならなくなるケースへの対応が困難である。逆に、あるタイミングで機密情報から公開情報となるケースも存在する。

本発明は、このような問題点に鑑みてなされたものであり、本発明の目的は、メール本文や、同一の話題でやり取りされるメール群に対し、営業秘密であることを客観的に認識可能とする機密情報管理システムおよび機密情報管理方法を提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明の機密情報管理システムは、メールを受信して、受信したメールまたは当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲について追加、変更があると判定した場合、追加、変更となった取り扱い区分、配布範囲の情報を作成する手段と、追加、変更となった前記取り扱い区分、配布範囲の情報を受信し、追加、変更の適用対象がスレッドおよび相関関係のあるメールの集合である場合、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の全メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存し、追加、変更の適用対象がメールである場合、前記メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存する手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明の機密情報管理システムは、メールを転送する機能を有するとともに、受信したメールについて添付ファイルの有無を調べ、添付ファイルが存在した場合に、添付ファイルからメールの取り扱い区分および配布範囲の情報を抽出するメール転送手段と、前記メール転送手段によって抽出されたメールの取り扱い区分および配布範囲の情報から、取り扱い区分および配布範囲の適用先がメールであるか当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合であるかを判定し、適用先がスレッドおよび相関関係のあるメールの集合である場合は、当該スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲と前記添付ファイルから抽出された取り扱い区分の機密の範囲とを比較し、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲が、前記添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より広い場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を更新して、前記添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にし、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲が、前記添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より狭い場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を変更せず、適用先がメールである場合は、当該メールの取り扱い区分および配布範囲を、添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にするメール情報管理手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明の機密情報管理システムは、メールの送受信状況を監視することを可能とし、メールおよび当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を追加、変更する機能を有するとともに、前記メールまたはスレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲について追加、変更があると判定した場合、追加、変更となった取り扱い区分、配布範囲の情報を送信するメール情報監視手段と、前記メール情報監視手段から追加、変更となった取り扱い区分、配布範囲の情報を受信し、追加、変更の適用対象がスレッドおよび相関関係のあるメールの集合である場合、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の全メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存し、追加、変更の適用対象がメールである場合、前記メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存するメール情報管理手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明の機密情報管理システムは、受信したメールについて添付ファイルの有無を調べ、添付ファイルが存在した場合に、添付ファイルからメールの取り扱い区分および配布範囲の情報を抽出するとともに、前記メールまたは当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲について追加、変更があると判定した場合、追加、変更となった取り扱い区分、配布範囲の情報を送信するメール転送手段と、前記添付ファイルから抽出されたメールの取り扱い区分および配布範囲の情報から、取り扱い区分および配布範囲の適用先がメールであるかスレッドおよび相関関係のあるメールの集合であるかを判定し、適用先がスレッドおよび相関関係のあるメールの集合である場合は、当該スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲と前記添付ファイルから抽出された取り扱い区分の機密の範囲とを比較し、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲が、前記添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より広い場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を更新して、前記添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にし、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲が、前記添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より狭い場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を変更せず、適用先がメールである場合は、当該メールの取り扱い区分および配布範囲を、添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にするとともに、追加、変更となった前記取り扱い区分、配布範囲の情報を受信し、追加、変更の適用対象がスレッドおよび相関関係のあるメールの集合である場合、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の全メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存し、追加、変更の適用対象がメールである場合、前記メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存するメール情報管理手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明の機密情報管理方法は、メールを受信して、受信したメールまたは当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲の追加、変更を判定するステップと、スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲の追加、変更が行われた場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の全メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存し、メールの取り扱い区分および／または配布範囲の追加、変更が行われた場合には、前記メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存するステップとを含むことを特徴とする。

また、本発明の機密情報管理方法は、受信したメールについて添付ファイルの有無を調べ、添付ファイルが存在した場合に、添付ファイルからメールの取り扱い区分および配布範囲の情報を抽出するステップと、前記添付ファイルから抽出されたメールの取り扱い区分および配布範囲の情報から、取り扱い区分および配布範囲の適用先がメールであるか当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合であるかを判定するステップと、適用先がスレッドおよび相関関係のあるメールの集合である場合は、当該スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲と前記添付ファイルから抽出された取り扱い区分の機密の範囲とを比較し、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲が、前記添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より広い場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を更新して、前記添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にし、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲が、前記添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より狭い場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を変更せず、適用先がメールである場合は、当該メールの取り扱い区分および配布範囲を、添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にするステップとを含むことを特徴とする。

更に、本発明は、コンピュータに、メールを受信して、受信したメールおよび当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲の追加、変更を判定するステップと、スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲の追加、変更が行われた場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の全メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存し、メールの取り扱い区分および／または配布範囲の追加、変更が行われた場合には、前記メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存するステップとを実行させるためのプログラムとしても特徴付けられる。

本発明は、メール送受信時、送受信後の任意のタイミングにおいて、メール本文や、スレッド（およびスレッドに属するすべてのメール）や、同一の話題でやり取りされるメール群に対し、営業秘密であることを客観的に認識可能とするための取り扱い区分および配布範囲の付与、変更を行うことが可能である。
また、本発明は、添付ファイルに付与されている取り扱い区分および配布範囲を参照し、これをスレッド等のメール群の取り扱い区分および配布範囲として自動的に付与することにより、添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲に応じてスレッド等のメール群の取り扱い区分および配布範囲を動的に変更することが可能である。
さらに、本発明は、任意のタイミングにおいて、第三者（監視者）が監視可能な範囲において送受信されているメール群の状況を確認することが可能であり、スレッド等のメール群への取り扱い区分および配布範囲の付与、変更を行うことが可能である。

本発明の実施の形態について図面を参照して説明する。
電子的な機密情報を営業秘密として客観的に認識できるようにするための手法の例として、以下が挙げられる。
１．「社外秘」、「部外秘」、「関係者限り」といった取り扱いの区分に関するメタ情報（以後「取り扱い区分」とする）
２．営業秘密を誰に対して配布することができるのかを明確にするためのポリシ（以後「配布範囲」とする）
本発明は、上記の「取り扱い区分」、「配布範囲」を電子メールの本文に対して付与することにより、電子メールの本文についても営業秘密として客観的に認織することを可能とするものである。

また、従来の電子メールシステムでは、電子メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダを参照することによって電子メールの参照関係をトレースすることが可能であり、既存のＭＵＡ（Ｍａｉｌ Ｕｓｅｒ Ａｇｅｎｔ）では、このような電子メール間の関係を視覚的に表示する機能を有するものがある。一般的には、このような参照関係を有する一連のメール群の集まりを「スレッド」と呼び、同じスレッドに属する電子メールの中では、同一の話題についてのメッセージがやり取りされることが多い。
また、あるメールを転送したり、メールの本文を引用して新規のメールを作成する等、メールとメールとの間には同一の話題でメッセージをやり取りするための手段が存在する。
本発明は、スレッドおよび相関関係のあるメールの集合に着目し、取り扱い区分、配布範囲の付与については単独のメールだけでなく、スレッドや、相関関係のあるメール群に対して付与することを可能とするものである。ある電子メールにおいて機密情報が送受信された場合には、同一の話題でやり取りされる電子メール群すべてを機密情報として扱うといったことを可能とするものである。

メール群に対する取り扱い区分、配布範囲の付与は、以下のような形で自動または手動で行うことを可能とする。
（自動付与）
添付ファイル内に事前に記載された取り扱い区分、配布範囲を抽出し、これをスレッド等のメール群の取り扱い区分、配布範囲として自動的に付与する。
（手動付与）
メールの送受信者が取り扱い区分、配布範囲を手動でスレッド等のメール群に対して付与する。
第三者（例えば、従業員の上長やメールの管理者）が、監視対象（例えば、自身が管理する部署）において送受信されているメール一覧やスレッド一覧を監視し、必要に応じて取り扱い区分、配布範囲を手動でスレッド等のメール群に対して付与する。

図１は、本発明による実施例１の機密情報管理システムの構成を示す図であり、クライアントーサーバ型の構成を想定している。クライアント端末は、社外および社内からメールが送られて利用者がメールを受信した後、メールのスレッド情報や取り扱い区分等をサーバに問い合わせることにより、クライアント側において利用者に表示するための情報を構成する。また、メールの相関関係はスレッドを例としている。

本実施例の機密情報管理システムは、メール作成装置１１と、メール転送装置１２と、情報管理装置１３と、メール情報監視装置１４を備える。
クライアント端末であるメール作成装置１１は、利用者が電子メールを作成するためのユーザインタフェースを有し、メール転送装置１２との間でメールの送受信を行う機能を有する。例えば、ＭＵＡ（Ｍａｉｌ Ｕｓｅｒ Ａｇｅｎｔ）と呼ばれるメール作成ソフトウェアを基本とする構成が考えられる。さらに、このソフトウェアのＰｌｕｇ−ｉｎソフトウェアという形で、メールのスレッド情報や、取り扱い区分、配布範囲等をメール情報管理装置１３に問い合わせ、利用者に表示す情報を構成する機能を有する表示情報生成部１１１と、構成された情報を表示するメール情報表示部１１２を追加するといった実現形態が考えられる。

メール転送装置１２は、メール作成装置１１から送信されてきたメールを社内の別のメール作成装置１１やメール転送装置１２、もしくは社外へ転送する機能を有する。社外から社内に届いたメールについても同様に転送を行う。例えば、ＭＴＡ（Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ａｇｅｎｔ）と呼ばれるメール転送ソフトウェアを基本とする構成が考えられる。企業のネットワークにおいてはＭＴＡの機能を有するサーバを複数台設置するケースも多いため、本実施例ではメール転送装置１２が複数台存在する構成を想定している。さらに、メール転送ソフトウェアへのＰｌｕｇ−ｉｎソフトウェアという形で、本発明において利用されるスレッド情報を作成するために必要となるメールのＩＤ（例えば、メールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤヘッダ）、メールの親子関係を示す情報（例えば、メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダ）をメール情報管理装置１３へ送信する機能を有するメール情報送信部１２１を追加するといった実現形態が考えられる。

メール情報管理装置１３は、本発明において利用されるメールのスレッド情報を管理するとともに、メールの取り扱い区分および配布範囲を管理する機能を有する。具体的には、メール情報送信部１２１から送られてくる情報を受信し、構造情報管理部１３２、ポリシ情報管理部１３３、メールＩＤ情報管理部１３４へ情報を格納する機能を有するスレッド情報管理部１３１を備える。スレッド情報管理部１３１は、表示情報生成部１１１からの要求に対し、要求されたメールのスレッド情報を送信するという機能をも有する。構造情報管理部１３２は、メールの親子関係を示す情報（例えば、メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダ）を利用し、メールのスレッドに関する情報を保持しているデータベースである。ポリシ情報管理部１３３は、メールの取り扱い区分および配布範囲を保持しているデータベースである。また、メールＩＤ情報管理部１３４は、メールのＩＤ（例えば、メールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤヘッダ）を元にメール転送装置１２を介して送受信されるメールを一意に特定するためのＩＤを保持しているデータベースである。このＩＤをキーとして、構造情報管理部１３２やポリシ情報管理部１３３において管理されている情報群を抽出することを可能とする。

メール情報監視装置１４は、管理者によってメールの送受信状況を監視することを可能とし、メールの取り扱い区分および配布範囲を追加、変更する機能を有する。スレッド情報監視部１４１は、スレッド情報管理部１３１からスレッドに関する情報を受信し、メールの送受信状況を管理者が監視することを可能とする。ポリシ情報更新部１４２は、スレッド情報管理部１３１からメールの取り扱い区分および配布範囲に関する情報を受信し、管理者によってこれらの情報を編集することを可能とする。さらに、編集された情報をスレッド情報管理部１３１に対して送信し、新たな取り扱い区分、配布範囲を反映させることを可能とする。

図２は、本発明による実施例２の機密情報管理システムの構成を示す図であり、サーバ型の構成を想定している。クライアント端末は、サーバにアクセスし、サーバ上でメールの作成、送受信等を行う。企業においては、Ｗｅｂメールシステムを利用することにより、サーバ型のメールシステムを構成するケースも多いため、実施例の１つとして本構成を想定した。

本実施例の機密情報管理システムは、メール表示装置１５と、メール転送装置１６と、メール情報管理装置１８と、メール情報監視装置１９を備える。
クライアント端末であるメール表示装置１５は、メール転送装置１６へアクセスし、メール等の表示情報を受信して表示する機能を有する。例えば、Ｗｅｂブラウザのようなソフトウエアによる実現が可能である。
メール転送装置１６は、図１のメール転送装置１２と同様、メールを転送する機能を有する。例えば、Ｗｅｂメールサーバの機能を有するソフトウェアを基本とする構成が考えられる。さらに、このソフトウエアのＰｌｕｇ−ｉｎソフトウェアという形で、本発明において利用されるスレッド情報を作成するために必要となるメールのＩＤ（例えば、メールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤヘッダ）、メールの親子関係を示す情報（例えば、メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダ）をメール情報管理装置１３へ送信する機能を有するメール情報送信部１６１、さらには、メールのスレッド情報や、取り扱い区分、配布範囲等をメール情報管理装置１８に問い合わせ、利用者に表示する情報を構成する機能を有する表示情報生成部１６２を追加するといった実現形態が考えられる。メール情報送信部１６１は、図１のメール情報送信部１２１と同等のものであり、表示情報生成部１６２は、図１の表示情報生成部１１１と同等のものである。

メール情報管理装置１８は、本発明において利用されるメールのスレッド情報を管理するとともに、メールの取り扱い区分および配布範囲を管理する機能を有する。具体的には、メール情報送信部１６１から送られてくる情報を受信し、構造情報管理部１８２、ポリシ情報管理部１８３、メールＩＤ情報管理部１８４へ情報を格納する機能を有するスレッド情報管理部１８１を備える。スレッド情報管理部１８１は、表示情報生成部１６２からの要求に対し、要求されたメールのスレッド情報を送信するという機能をも有する。構造情報管理部１８２は、メールの親子関係を示す情報（例えば、メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダ）を利用し、メールのスレッドに関する情報を保持しているデータベースである。ポリシ情報管理部１８３は、メールの取り扱い区分および配布範囲を保持しているデータベースである。また、メールＩＤ情報管理部１８４は、メールのＩＤ（例えば、メールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤヘッダ）を元にメール転送装置１６を介して送受信されるメールを一意に特定するためのＩＤを保持しているデータベースである。このＩＤをキーとして、構造情報管理部１８２やポリシ情報管理部１８３において管理されている情報群を抽出することを可能とする。

メール情報監視装置１９は、管理者によってメールの送受信状況を監視することを可能とし、メールの取り扱い区分および配布範囲を作成、変更する機能を有する。スレッド情報監視部１９１は、スレッド情報管理部１８１からスレッドに関する情報を受信し、メールの送受信状況を管理者が監視することを可能とする。ポリシ情報更新部１９２は、スレッド情報管理部１８１からメールの取り扱い区分および配布範囲に関する情報を受信し、管理者によってこれらの情報を編集することを可能とする。さらに、編集された情報をスレッド情報管理部１８１に対して送信し、新たな取り扱い区分、配布範囲を反映させることを可能とする。

図３は、本発明による実施例３の機密情報管理システムの構成を示す図である。実施例３の機密情報管理システムは、各クライアント端末にスレッドやポリシ情報を一時的に保持する形態を想定している。
本実施例の機密情報管理システムは、メール作成装置２０と、メール転送装置２１と、メール情報管理装置２２と、メール情報監視装置２３を備える。
クライアント端末であるメール作成装置２０は、利用者が電子メールを作成するためのユーザインタフェースを有し、メール転送装置２１との間でメールの送受信を行う機能を有する。例えば、ＭＵＡ（Ｍａｉｌ Ｕｓｅｒ Ａｇｅｎｔ）と呼ばれるメール作成ソフトウェアを基本とする構成が考えられる。さらに、このソフトウェアのＰｌｕｇ−ｉｎソフトウェアという形で、メールのスレッド情報や、取り扱い区分、配布範囲等を後述するスレッド情報管理部２０３に問い合わせ、利用者に表示す情報を構成する機能を有する表示情報生成部２０１と、構成された情報を表示するメール情報表示部２０２を追加するといった実現形態が考えられる。
さらに、メール作成装置２０は、本発明において利用されるメールのスレッド情報を管理するとともに、メールの取り扱い区分および配布範囲を管理する機能を有する。具体的には、メール情報送信部２１１からスレッド情報分配部２２１を介して送られてくる情報を受信し、構造情報管理部２０４、ポリシ情報管理部２０５、メールＩＤ情報管理部２０６へ情報を格納する機能を有するスレッド情報管理部２０３を備える。スレッド情報管理部２０３は、表示情報生成部２０１からの要求に対し、要求されたメールのスレッド情報を送信するという機能をも有する。構造情報管理部２０４は、メールの親子関係を示す情報（例えば、メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダ）を利用し、メールのスレッドに関する情報を保持しているデータベースである。ポリシ情報管理部２０５は、メールの取り扱い区分および配布範囲を保持しているデータベースである。また、メールＩＤ情報管理部２０６は、メールのＩＤ（例えば、メールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤヘッダ）を元にメール転送装置２１を介して送受信されるメールを一意に特定するためのＩＤを保持しているデータベースである。このＩＤをキーとして、構造情報管理部２０４やポリシ情報管理部２０５において管理されている情報群を抽出することを可能とする。スレッド情報管理部２０３、構造情報管理部２０４、ポリシ情報管理部２０５、メールＩＤ情報管理部２０６は、図１のスレッド情報管理部１３１、構造情報管理部１３２、ポリシ情報管理部１３３、メールＩＤ情報管理部１３４と同等のものである。

メール転送装置２１は、メール作成装置２０から送信されてきたメールを社内の別のメール作成装置２０やメール転送装置２１、もしくは社外へ転送する機能を有する。社外から社内に届いたメールについても同様に転送を行う。例えば、ＭＴＡ（Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ａｇｅｎｔ）と呼ばれるメール転送ソフトウェアを基本とする構成が考えられる。企業のネットワークにおいてはＭＴＡの機能を有するサーバを複数台設置するケースも多いため、本実施例ではメール転送装置２１が複数台存在する構成を想定している。さらに、メール転送ソフトウェアへのＰｌｕｇ−ｉｎソフトウェアという形で、本発明において利用されるスレッド情報を作成するために必要となるメールのＩＤ（例えば、メールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤヘッダ）、メールの親子関係を示す情報（例えば、メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダ）をメール情報管理装置２２へ送信する機能を有するメール情報送信部２１１を追加するといった実現形態が考えられる。

メール情報管理装置２２は、スレッド情報分配部２２１と、スレッド情報管理部２２２と、構造情報管理部２２３と、ポリシ情報管理部２２４と、メールＩＤ情報管理部２２５を備える。スレッド情報分配部２２１は、メール情報送信部２１１より送信されてきたメールのＩＤ（例えば、メールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤヘッダ）、メールの親子関係を示す情報（例えば、メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダ）を、各メール作成装置２０のスレッド情報管理部２０３へ分配転送するとともにスレッド情報管理部２２２に同期転送する機能を有する。スレッド情報管理部２２２は、スレッド情報分配部２２１から送られてくる情報を受信し、構造情報管理部２２３、ポリシ情報管理部２２４、メールＩＤ情報管理部２２５へ情報を格納する機能を有する。構造情報管理部２２３は、メールの親子関係を示す情報（例えば、メールのＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダ）を利用し、メールのスレッドに関する情報を保持しているデータベースである。ポリシ情報管理部２２４は、メールの取り扱い区分および配布範囲を保持しているデータベースである。また、メールＩＤ情報管理部２２５は、メールのＩＤ（例えば、メールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤヘッダ）を元にメール転送装置２１を介して送受信されるメールを一意に特定するためのＩＤを保持しているデータベースである。このＩＤをキーとして、構造情報管理部２２３やポリシ情報管理部２２４において管理されている情報群を抽出することを可能とする。

メール情報監視装置２３は、管理者によってメールの送受信状況を監視することを可能とし、メールの取り扱い区分および配布範囲を作成、変更する機能を有する。スレッド情報監視部２３１は、スレッド情報分配部２２１からスレッドに関する情報を受信し、メールの送受信状況を管理者が監視することを可能とする。ポリシ情報更新部２３２は、スレッド情報管理部２０３からメールの取り扱い区分および配布範囲に関する情報を受信し、管理者によってこれらの情報を編集することを可能とする。さらに、編集された情報をスレッド情報管理部２０３に対して送信し、新たな取り扱い区分、配布範囲を反映させることを可能とする。

以下に、本発明の機密情報管理システムにおける「メール転送処理」、「添付ファイルからのポリシ更新処理」、「メール受信処理」、「ポリシ更新処理」、「ポリシ監視処理」を、実施例１の機密情報管理システムに基づいて説明する。
（メール転送処理）
図４は、本発明の機密情報管理システムの「メール転送処理」について説明するフローチャートである。
メール転送装置１２は、メール作成装置１１や他のメール転送装置１２からメールを受信する（ステップＳ１１）。メール転送装置１２では、下記のような状況でメール転送装置１２にメールが届いたことをトリガとし、ステップＳ１２以降の処理が発生する。
１．メール作成装置１１において利用者がメールを作成後、作成したメールがメール転送装置１２に届く。
２．外部からメール転送装置１２に対してメールが届く。
３．内部の別のメール転送装置１２からメールが届く。

メール転送装置１２のメール情報送信部１２１は、ステップＳ１１において届いた処理対象のメールから、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤヘッダ、Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダの情報を抽出し、スレッド情報管理部１３１へ送信する（ステップＳ１２）。スレッド情報管理部１３１では、メールのスレッド情報を再構成し、構造情報管理部１３２へ保存するとともに、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤをメールＩＤ情報管理部１３４へと保存する。
次に、メール情報送信部１２１は、処理対象のメールについて添付ファイルの有無を調べ（ステップＳ１３）、添付ファイルが存在しない場合（Ｙｅｓの場合）は、メールの宛先に従い、メール転送装置内でメールを保存する、もしくは次のメール転送先へメールを送信する（ステップＳ１８）。ステップＳ１３において添付ファイルが存在した場合（Ｎｏの場合）には、すべての添付ファイルの内容をスキャンし、テキストマッチングによってメールの取り扱い区分および配布範囲の情報を抽出する（ステップＳ１４）。例えば、図１０において枠内に記載された情報がこれに該当する。

次に、メール情報送信部１２１は、取り扱い区分および配布範囲の抽出に成功したか否かを判定し（ステップＳ１５）、すべての添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲の抽出に成功した場合（Ｙｅｓの場合）には、「添付ファイルからのポリシ更新処理」へと移行する。
ステップＳ１５において取り扱い区分および配布範囲の抽出に失敗したファイルが存在した場合（Ｎｏの場合）、メール情報送信部１２１は、ＯＣＲ（Ｏｐｔｉｃａｌ Ｃｈａｒａｃｔｅｒ Ｒｅａｄｅｒ）等の機能を用いることにより、添付ファイルを画像として読み込み、文字情報を抽出することによってメール取り扱い区分および配布範囲の情報を抽出する（ステップＳ１６）。
再び、メール情報送信部１２１は、取り扱い区分および配布範囲の抽出に成功したか否かを判定し（ステップＳ１７）、添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲の抽出に成功した場合（Ｙｅｓの場合）には、「添付ファイルからのポリシ更新処理」へと移行する。添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲の抽出に失敗した場合（Ｎｏの場合）は、メールの宛先に従い、メール転送装置内でメールを保存する、もしくは次のメール転送先へメールを送信する（ステップＳ１８）。

（添付ファイルからのポリシ更新処理）
図５は、本発明の機密情報管理システムの「添付ファイルからのポリシ更新処理」について説明するフローチャートである。
スレッド情報管理部１３１は、添付ファイルから抽出された情報から、取り扱い区分および配布範囲の適用先がメールであるかスレッドであるかを判定する（ステップＳ２１）。
ステップＳ２１において、適用先がスレッドである場合は、スレッド情報管理部１３１は、当該メールが属するスレッドの取り扱い区分と添付ファイルから抽出された取り扱い区分とを比較する（ステップＳ２２）。取り扱い区分は、機密の範囲に応じてランク付けがされており、例えば「社外秘」＜「部外秘」＜「関係者限り」の順序で、「関係者限り」が最もランクが高いとする。スレッドの取り扱い区分が添付ファイルの取り扱い区分よりランクが低い場合（Ｙｅｓの場合）、すなわち、スレッドの取り扱い区分の機密の範囲が、添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より広い場合には、当該メールが属するスレッドの取り扱い区分および配布範囲を更新し、添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にする（ステップＳ２３）。
ステップＳ２２において、スレッドの取り扱い区分が添付ファイルの取り扱い区分よりランクが高い場合（Ｎｏの場合）、すなわち、スレッドの取り扱い区分の機密の範囲が、添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より狭い場合には、当該メールが属するスレッドの取り扱い区分を変更する必要はないため、ステップＳ２５へ移行する。その際に、当該メールの取り扱い区分は、当該メールが属するスレッドの取り扱い区分が適用される。

ステップＳ２１において、適用先がメールである場合は、スレッド情報管理部１３１は、当該メールの取り扱い区分および配布範囲を、添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にする（ステップＳ２４）。
ステップＳ２５では、ステップＳ１８と同様、メールの宛先に従い、メール転送装置内でメールを保存する、もしくは次のメール転送先へメールを送信する。

（メール受信処理）
図６は、本発明の機密情報管理システムの「メール受信処理」について説明するフローチャートである。
メール作成装置１１において、メール転送装置１２からメールを受信したことをトリガとし、本処理が発生する。まず、メール作成装置１１の表示情報生成部１１１は、受信したメールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤを用いてスレッド情報管理部１３１へ問い合わせ、当該Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤを有するメールのスレッド情報、取り扱い区分、配布範囲の情報が存在するかどうかを調べる（ステップＳ３１）。

ステップＳ３１において情報が存在した場合（Ｙｅｓの場合）、この情報を表示情報生成部１１１がスレッド情報管理部１３１から受信する（ステップＳ３２）。ステップＳ３１において情報が存在しない場合（Ｎｏの場合）にはステップＳ３４へ移行する。
次に、表示情報生成部１１１は、受信したスレッド情報、取り扱い区分、配布範囲の情報を用いて利用者に対して表示するためのグラフィカルな情報を構成する（ステップＳ３３）。例えば、図９に示すような表示形態が考えられる。
次に、表示情報生成部１１１は、図９に示すようなメール情報をメール情報表示部１１２に表示し（ステップＳ３４）、その後、利用者がメールもしくはスレッドの取り扱い区分および／または配布範囲を追加、変更する操作を行ったかどうかを判定する（ステップＳ３５）。操作が行われなかった場合（Ｎｏの場合）、表示情報生成部１１１は、処理を終了する。
ステップＳ３５において追加、変更処理が行われた場合（Ｙｅｓの場合）、表示情報生成部１１１は、追加、変更対象となったメールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤ、取り扱い区分、配布範囲の情報を作成してスレッド情報管理部１３１へ送信する（ステップＳ３６）。この際に、メールの取り扱い区分、配布範囲を追加、変更する操作を行ったのか、スレッドの取り扱い区分、配布範囲を追加、変更する操作を行ったのかの情報、すなわち、追加、変更の適用対象が当該メールのみであるか、スレッドであるかの情報も併せて送信する。そして、スレッド情報管理部１３１への送信後「ポリシ更新処理」へと移行する。

（ポリシ更新処理）
図７は、本発明の機密情報管理システムの「ポリシ更新処理」について説明するフローチャートである。
スレッド情報管理部１３１は、取り扱い区分、配布範囲の追加、変更の適用対象がメールであるかスレッドであるかを判定する（ステップＳ４１）。
ステップＳ４１において、適用対象がスレッドである場合、追加、変更の適用対象となるメールが属するスレッドの全メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用し、ポリシ情報管理部１３３に情報を保存する（ステップＳ４２）。
ステップＳ４１において、適用対象がメールである場合、追加、変更の適用対象となるメールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用し、ポリシ情報管理部１３３に情報を保存する（ステップＳ４３）。

（ポリシ監視処理）
図８は、本発明の機密情報管理システムの「ポリシ監視処理」について説明するフローチャートである。
スレッド情報監視部１４１は、監視者に対し、監視範囲内でやり取りされるメールを監視できるようにするための機能を有しており、メール、スレッド、配布範囲の情報を監視者に対して表示する（ステップＳ５１）。例えば、図９に示すような表示形態が考えられる。
スレッド情報監視部１４１は、監視者がメールもしくはスレッドの取り扱い区分および／または配布範囲を追加、変更する操作を行ったかどうかを判定する（ステップＳ５２）。操作が行われなかった場合（Ｎｏの場合）、処理を終了する。
ステップＳ５２において追加、変更処理が行われた場合（Ｙｅｓの場合）、ポリシ情報更新部１４２は、追加、変更対象となったメールのＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤ、取り扱い区分、配布範囲の情報を作成してスレッド情報管理部１３１へ送信する（ステップＳ５３）。この際に、メールの取り扱い区分、配布範囲を追加、変更する操作を行ったのか、スレッドの取り扱い区分、配布範囲を追加、変更する操作を行ったのかの情報、すなわち、追加、変更の適用対象が当該メールのみであるか、スレッドであるかの情報も併せて送信する。

本発明による実施例１の機密情報管理システムの構成を示す図である。 本発明による実施例２の機密情報管理システムの構成を示す図である。 本発明による実施例３の機密情報管理システムの構成を示す図である。 本発明の機密情報管理システムの「メール転送処理」について説明するフローチャートである。 本発明の機密情報管理システムの「添付ファイルからのポリシ更新処理」について説明するフローチャートである。 本発明の機密情報管理システムの「メール受信処理」について説明するフローチャートである。 本発明の機密情報管理システムの「ポリシ更新処理」について説明するフローチャートである。 本発明の機密情報管理システムの「ポリシ監視処理」について説明するフローチャートである。 メール／スレッドに付与された取り扱い区分等の情報の表示イメージを示す図である。 本発明において処理対象となる電子メールの添付ファイルの例を示す図である。

符号の説明

１１，２０ メール作成装置
１２，１６，２１ メール転送装置
１３，１８，２２ メール情報管理装置
１４，１９，２３ メール情報監視装置
１５ メール表示装置
１１１，１６２，２０１ 表示情報生成部
１１２，２０２ メール情報表示部
１２１，１６１，２１１ メール情報送信部
１３１，１８１，２０３，２２２ スレッド情報管理部
１３２，１８２，２０４，２２３ 構造情報管理部
１３３，１８３，２０５，２２４ ポリシ情報管理部
１３４，１８４，２０６，２２５ メールＩＤ情報管理部
１４１，１９１，２３１ スレッド情報監視部
１４２，１９２，２３２ ポリシ情報更新部
２２１ スレッド情報分配部

Claims (7)

1. メールを受信して、受信したメールまたは当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲について追加、変更があると判定した場合、追加、変更となった取り扱い区分、配布範囲の情報を作成する手段と、
   追加、変更となった前記取り扱い区分、配布範囲の情報を受信し、追加、変更の適用対象がスレッドおよび相関関係のあるメールの集合である場合、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の全メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存し、追加、変更の適用対象がメールである場合、前記メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存する手段と、
   を備えることを特徴とする機密情報管理システム。
2. メールを転送する機能を有するとともに、受信したメールについて添付ファイルの有無を調べ、添付ファイルが存在した場合に、添付ファイルからメールの取り扱い区分および配布範囲の情報を抽出するメール転送手段と、
   前記メール転送手段によって抽出されたメールの取り扱い区分および配布範囲の情報から、取り扱い区分および配布範囲の適用先がメールであるか当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合であるかを判定し、適用先がスレッドおよび相関関係のあるメールの集合である場合は、当該スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲と前記添付ファイルから抽出された取り扱い区分の機密の範囲とを比較し、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲が、前記添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より広い場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を更新して、前記添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にし、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲が、前記添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より狭い場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を変更せず、適用先がメールである場合は、当該メールの取り扱い区分および配布範囲を、添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にするメール情報管理手段と、
   を備えることを特徴とする機密情報管理システム。
3. メールの送受信状況を監視することを可能とし、メールおよび当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を追加、変更する機能を有するとともに、前記メールまたはスレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲について追加、変更があると判定した場合、追加、変更となった取り扱い区分、配布範囲の情報を送信するメール情報監視手段と、
   前記メール情報監視手段から追加、変更となった取り扱い区分、配布範囲の情報を受信し、追加、変更の適用対象がスレッドおよび相関関係のあるメールの集合である場合、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の全メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存し、追加、変更の適用対象がメールである場合、前記メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存するメール情報管理手段と、
   を備えることを特徴とする機密情報管理システム。
4. 受信したメールについて添付ファイルの有無を調べ、添付ファイルが存在した場合に、添付ファイルからメールの取り扱い区分および配布範囲の情報を抽出するとともに、前記メールまたは当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲について追加、変更があると判定した場合、追加、変更となった取り扱い区分、配布範囲の情報を送信するメール転送手段と、
   前記添付ファイルから抽出されたメールの取り扱い区分および配布範囲の情報から、取り扱い区分および配布範囲の適用先がメールであるかスレッドおよび相関関係のあるメールの集合であるかを判定し、適用先がスレッドおよび相関関係のあるメールの集合である場合は、当該スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲と前記添付ファイルから抽出された取り扱い区分の機密の範囲とを比較し、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲が、前記添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より広い場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を更新して、前記添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にし、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲が、前記添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より狭い場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を変更せず、適用先がメールである場合は、当該メールの取り扱い区分および配布範囲を、添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にするとともに、追加、変更となった前記取り扱い区分、配布範囲の情報を受信し、追加、変更の適用対象がスレッドおよび相関関係のあるメールの集合である場合、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の全メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存し、追加、変更の適用対象がメールである場合、前記メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存するメール情報管理手段と、
   を備えることを特徴とする機密情報管理システム。
5. メールを受信して、受信したメールまたは当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲の追加、変更を判定するステップと、
   スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲の追加、変更が行われた場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の全メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存し、メールの取り扱い区分および／または配布範囲の追加、変更が行われた場合には、前記メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存するステップと、
   を含むことを特徴とする機密情報管理方法。
6. 受信したメールについて添付ファイルの有無を調べ、添付ファイルが存在した場合に、添付ファイルからメールの取り扱い区分および配布範囲の情報を抽出するステップと、
   前記添付ファイルから抽出されたメールの取り扱い区分および配布範囲の情報から、取り扱い区分および配布範囲の適用先がメールであるか当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合であるかを判定するステップと、
   適用先がスレッドおよび相関関係のあるメールの集合である場合は、当該スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲と前記添付ファイルから抽出された取り扱い区分の機密の範囲とを比較し、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲が、前記添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より広い場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を更新して、前記添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にし、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分の機密の範囲が、前記添付ファイルの取り扱い区分の機密の範囲より狭い場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および配布範囲を変更せず、適用先がメールである場合は、当該メールの取り扱い区分および配布範囲を、添付ファイルの取り扱い区分および配布範囲と同一にするステップと、
   を含むことを特徴とする機密情報管理方法。
7. コンピュータに、
   メールを受信して、受信したメールおよび当該メールが属するスレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲の追加、変更を判定するステップと、
   スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の取り扱い区分および／または配布範囲の追加、変更が行われた場合には、前記スレッドおよび相関関係のあるメールの集合の全メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存し、メールの取り扱い区分および／または配布範囲の追加、変更が行われた場合には、前記メールに対して新たな取り扱い区分、配布範囲を適用してデータベースに情報を保存するステップと、
   を実行させるためのプログラム。

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