JP2021101296A - 情報処理装置およびメール判定方法 - Google Patents

Abstract

【課題】承認する必要のあるメールを判定する。【解決手段】情報処理装置１０は、記憶部１２と制御部１１とを備える。記憶部１２は、受信するメールである受信メールのヘッダ部分から抽出した情報を管理情報１５として記憶する。制御部１１は、送信するメールである送信メールを受け付け、管理情報１５に基づき送信メールについて承認が必要か否かを判定し、判定した結果、送信メールについて承認が必要である場合は承認待ち状態とし、送信メールについて承認が必要でない場合は送信メールを宛先に送信する。【選択図】図１

Description

本発明は、情報処理装置およびメール判定方法に関する。

近年、コミュニケーションツールとして電子メール（以下、メールと記載する。）が用いられている。ビジネスにおけるメールの利用が増加していることに伴い、フィッシングメールや送信元を詐称したメールの増加、メール誤送信による情報漏洩の危険性の増加等の様々な問題が生じている。

このような問題に対処する技術として、たとえば、送信者を詐称したメールを検出することができる技術が知られている。

特開２００６−２６００９９号公報

メール誤送信による情報漏洩を防止する方法として、メールを宛先に送信する前に、承認者がメールの内容等を確認して承認し、承認されたメールのみを宛先に送信する方法がある。ただし、承認者が、送信予定のメールについて内容を全て査読した上で承認を行うのは、メールの数が多い場合には現実的ではない。また、承認者が、多数のメールについて承認作業をし続けた結果、承認作業が定常作業となり、個別のメールに対して的確な判断をせず、多数のメールを一括して承認を行う場合も発生し得る。

このような状況に対応するため、承認者が承認する必要のあるメールを判定し、承認者が承認する対象となるメールの件数を適切に削減し、承認者による承認作業の労力の低減を図る技術が望まれている。

一側面では、本発明は、承認する必要のあるメールを判定する情報処理装置およびメール判定方法を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、以下に示すような情報処理装置を提供する。情報処理装置は、記憶部と制御部とを備える。記憶部は、受信するメールである受信メールのヘッダ部分から抽出した情報を管理情報として記憶する。制御部は、送信するメールである送信メールを受け付け、管理情報に基づき送信メールについて承認が必要か否かを判定し、判定した結果、送信メールについて承認が必要である場合は承認待ち状態とし、送信メールについて承認が必要でない場合は送信メールを宛先に送信する。

一態様によれば、承認する必要のあるメールを判定する。

第１の実施形態の情報処理システムの一例を示す図である。 第２の実施形態の情報処理システムの一例を示す図である。 第２の実施形態のサーバのハードウェア構成の一例を示す図である。 第２の実施形態のメール送信イメージの一例を示す図である。 第２の実施形態のメール受信イメージの一例を示す図である。 第２の実施形態のメール承認判定処理イメージの一例を示す図である。 第２の実施形態の受信メール管理情報の一例を示す図である。 第２の実施形態の情報処理システムのシーケンスの一例を示す図である。 第２の実施形態の送信メール受付処理のフローチャートの一例を示す図である。 第２の実施形態の返信メール判定処理のフローチャートの一例を示す図である。 第２の実施形態の宛先判定処理のフローチャートの一例を示す図である。

以下、図面を参照して実施の形態を詳細に説明する。
［第１の実施形態］
まず、第１の実施形態の情報処理システムについて図１を用いて説明する。図１は、第１の実施形態の情報処理システムの一例を示す図である。

情報処理システム６０は、メールの送受信および管理を行うシステムである。情報処理システム６０は、情報処理装置１０と端末２０，３０，４０とを含む。情報処理システム６０に含まれる各装置は、ネットワーク５０を介して情報通信が可能である。ネットワーク５０は、有線ネットワーク、無線ネットワークの何れでもよい。なお、情報処理システム６０に含まれる情報処理装置１０、端末２０，３０，４０の台数は、図示した台数に限られるものではない。

情報処理システム６０の利用者（承認者）は、端末３０で実行されるブラウザ等のプログラムを介して情報処理装置１０が提供するシステムにログインし、メールの送信許可（承認処理）を行う機能を利用できる。また、情報処理システム６０の利用者（ユーザ、メール送信先ユーザ）は、端末２０，４０で実行されるメールの作成およびメールの送受信を行うプログラム（メーラ）を介して、メールの作成および送受信を行うことができる。ここで、ユーザ、承認者、メール送信先ユーザは、それぞれ別人であるものとし、以下の説明においても同様とする。

情報処理装置１０は、メールの送受信およびメールの宛先判定方法を実現するプログラムが実行されるコンピュータである。情報処理装置１０は、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）サーバ、ＰＯＰ（Post Office Protocol）サーバ、および、ＷＷＷ（World Wide Web）サーバとしての機能を備えている。情報処理装置１０は、端末２０からメールの送信要求を受け付け、受け付けた送信メールに承認者による承認が必要か否かを判定するメール判定方法を実現する。

情報処理装置１０は、制御部１１と記憶部１２を備える。制御部１１は、情報処理装置１０全体を制御するものであり、たとえば、プロセッサ等である。制御部１１は、各種装置と情報通信を行う。また、制御部１１は、記憶部１２に対して情報の記憶および読み出しが可能である。記憶部１２は、メモリやディスク等の記憶装置であり、管理情報１５を記憶する。管理情報１５は、情報処理装置１０が受け付けた受信メールのヘッダ部分から抽出した情報を記憶した情報である。

端末２０，３０，４０は、情報処理システム６０の利用者が用いるコンピュータである。利用者は、端末２０，３０，４０を介して情報処理装置１０にアクセスし、情報処理装置１０で実行されるプログラムの機能を利用する。利用者は、端末２０，３０，４０で実行されるブラウザ等を用いて情報処理装置１０にログインし、利用者ごとに提供される機能を利用するとともに、情報処理装置１０から利用者ごとに提示される情報を閲覧することが可能である。

ここで、情報処理システム６０におけるメール宛先判定方法について説明する。ユーザが、端末２０を用いてメールを送受信するものとする。また、承認者が、端末３０を用いて承認が必要なメールの承認を行うものとする。また、メール送信先ユーザが、端末４０を用いて送信メールを受信するものとする。

また、各利用者は、端末２０，３０，４０を介して予め情報処理装置１０にログインし、情報処理装置１０で実行されるプログラムの機能を利用できるものとする。また、各利用者は、端末２０，３０，４０が実行するメーラの機能を利用して、メールの作成、メールの送受信が可能であるものとする。

（１）情報処理装置１０は、受信メールを受け付け、受信メールのヘッダ部分から抽出した情報を管理情報１５に記憶する。
（２）情報処理装置１０は、受け付けた受信メールを宛先であるユーザに送信する。端末２０は、メールを受信する。

（３）端末２０は、ユーザからメール作成および送信の操作を受け付け、メールを送信する。
（４）情報処理装置１０は、送信メールを端末２０から受け付け、管理情報１５に基づき、送信メールについて承認者による承認が必要か否かを判定する。情報処理装置１０は、送信メールのヘッダ部分と管理情報１５とを比較することで、承認が必要か否かを判定する。なお、情報処理装置１０は、送信メールの本文の内容や、送信メールに対する添付ファイルの有無についても併せて判定することで、送信メールに承認者による承認が必要か否かをより適切に判定できる。

（５）情報処理装置１０は、送信メールについて承認が必要である場合、承認者による承認待ちの状態とする。情報処理装置１０は、承認者に対して承認待ちのメールが存在する旨を通知する。

承認者は、情報処理装置１０からの通知を受け、送信メールをチェックし、送信メールに問題がない場合、承認の旨の回答を行う。また、承認者は、チェックした結果、送信メールに問題がある場合、問題がある旨の回答を行う。情報処理装置１０は、承認の旨の回答を受け付けた場合、送信メールをメール送信先ユーザに送信する。情報処理装置１０は、問題がある旨の回答を受け付けた場合、ユーザに送信メールを見直す必要がある旨の通知をする。

（５’）情報処理装置１０は、送信メールについて承認が不要である場合、メール送信先に送信メールを送信する。
このように、情報処理装置１０は、承認者が承認する必要のあるメールを判定し、承認が不要なメールについては、メール送信先に送信する。これにより、情報処理装置１０は、承認者が承認する対象となるメールの件数を適切に削減し、承認者による承認作業の労力の低減を図ることができる。

こうして、情報処理装置１０は、承認する必要のあるメールを判定できる。
［第２の実施形態］
次に、第２の実施形態として、情報処理装置１０をサーバに適用した情報処理システムについて図２を用いて説明する。図２は、第２の実施形態の情報処理システムの一例を示す図である。

情報処理システム５００は、サーバ１００，１５０，１６０，１７０を介してユーザ間でメールの送受信を行うシステムである。情報処理システム５００は、サーバ１００，１５０，１６０，１７０、端末２００，３００，３１０を含む。

サーバ１００，１５０，１６０は、企業内システムにおいてネットワーク４００を介して端末２００，３００と情報通信を行う。また、企業内システムは、ネットワーク４１０を介して外部（サーバ１７０、端末３１０等）とメールの送受信が可能である。なお、ネットワーク４００は、企業内システムを接続するネットワークの一例であり、無線ネットワーク、有線ネットワークを問わない。ネットワーク４１０は、企業内システムと外部とを接続する広域ネットワーク（インターネット等）の一例であり、無線ネットワーク、有線ネットワークを問わない。また、サーバ１００，１５０，１６０，１７０、端末２００，３００，３１０は、図示した台数に限られるものではなく、２台以上であってもよい。また、サーバ１００，１５０，１６０の機能を、１台の情報処理装置で実現してもよい。

サーバ１００は、メールシステムにおいてメールの承認の判定を実現するプログラムを実行するコンピュータである。サーバ１００は、端末２００，３００，３１０が送受信するメールを管理する。サーバ１００は、端末２００，３００，３１０からメールの送信要求を受け付け、承認が必要と判定した場合、メール送信者（たとえば、ユーザＡ）に対する承認者（たとえば、ユーザＢ）にメールの承認が必要である旨の情報をシステム経由で提示する。なお、サーバ１００は、ユーザＡがユーザＣ宛に送信したメールについて、承認が必要ではないと判定した場合、メールを宛先であるユーザＣに送信する。

サーバ１００は、ＷＷＷサーバとしての機能も備えており、情報をＷｅｂページとして端末２００，３００，３１０に情報を提示することが可能である。また、サーバ１００は、各種記憶装置を備えており、情報を記憶および管理することが可能である。

サーバ１５０は、企業内におけるメールサーバ（内部メールサーバ）であり、主に企業内においてメールの送受信を行う機能を備える。サーバ１６０は、企業外とメールを送受信するメールサーバ（外部接続メールサーバ）であり、企業内システムの外部からメールを受信し、企業内システムから外部にメールを送信する機能を備える。たとえば、サーバ１５０，１６０は、ＳＭＴＰサーバ、ＰＯＰサーバの機能を備えるコンピュータである。メールの送受信については、後で図４および図５を用いて説明する。

端末２００は、ユーザＡが用いるコンピュータである。端末３００は、ユーザＢが用いるコンピュータである。端末３１０は、ユーザＣが用いるコンピュータである。端末２００，３００，３１０は、デスクトップ型コンピュータであってもよいし、ノート型コンピュータであってもよいし、タブレット型コンピュータであってもよいし、携帯型コンピュータであってもよい。端末２００，３００，３１０は、サーバ１００と情報通信が可能であり、ブラウザ等のプログラムを実行してサーバ１００が提供するプログラムの機能を利用できるものとする。また、端末２００，３００，３１０は、メールを作成し、メールを送受信する機能を備えたプログラム（メーラ）を実行するものとする。

情報処理システム５００において、企業内システムは、ファイアウォールや各種ネットワーク機器等を備えるが、図示を省略する。また、以下の説明において、ユーザＡをメール送受信者とし、ユーザＢを承認者とし、ユーザＣをメール送受信者として説明する場合がある。

次に、第２の実施形態のサーバのハードウェア構成について図３を用いて説明する。図３は、第２の実施形態のサーバのハードウェア構成の一例を示す図である。
サーバ１００は、プロセッサ１１１、ＲＡＭ（Random Access Memory）１１２、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１１３、画像信号処理部１１４、入力信号処理部１１５、媒体リーダ１１６、通信インタフェース１１７を含む。サーバ１００は、プロセッサ１１１によって装置全体が制御されている。プロセッサ１１１には、バス１１８を介してＲＡＭ１１２と複数の周辺機器が接続されている。プロセッサ１１１は、マルチプロセッサであってもよい。プロセッサ１１１は、たとえば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＭＰＵ（Micro Processing Unit）、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ＡＳＩＣ（Application Specific Integrated Circuit）、またはＰＬＤ（Programmable Logic Device）である。また、プロセッサ１１１は、ＣＰＵ、ＭＰＵ、ＤＳＰ、ＡＳＩＣ、ＰＬＤのうちの２以上の要素の組み合わせであってもよい。

ＲＡＭ１１２は、サーバ１００の主記憶装置として使用される。ＲＡＭ１１２には、プロセッサ１１１に実行させるＯＳ（Operating System）のプログラムやアプリケーションプログラムの少なくとも一部が一時的に記憶される。また、ＲＡＭ１１２には、プロセッサ１１１による処理に必要な各種データが記憶される。

バス１１８に接続されている周辺機器としては、ＨＤＤ１１３、画像信号処理部１１４、入力信号処理部１１５、媒体リーダ１１６および通信インタフェース１１７がある。
ＨＤＤ１１３は、内蔵したディスクに対して、磁気的にデータの書き込みおよび読み出しを行う。ＨＤＤ１１３は、サーバ１００の補助記憶装置として使用される。ＨＤＤ１１３には、ＯＳのプログラム、アプリケーションプログラム、および各種データが記憶される。なお、ＨＤＤ１１３に限らず、ＳＳＤ（Solid State Drive）を使用することもできる。なお、補助記憶装置としては、フラッシュメモリ等の半導体記憶装置を使用することもできる。

画像信号処理部１１４は、プロセッサ１１１からの命令に従って、サーバ１００に接続されたディスプレイ１１４ａに画像を出力する。ディスプレイ１１４ａとしては、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）ディスプレイ、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ：Liquid Crystal Display）、プラズマディスプレイ、有機ＥＬ（ＯＥＬ：Organic Electro-Luminescence）ディスプレイ等、任意の種類のディスプレイを用いることができる。

入力信号処理部１１５は、サーバ１００に接続された入力デバイス１１５ａから入力信号を取得し、プロセッサ１１１に出力する。入力デバイス１１５ａとしては、マウス、タッチパネル、タッチパッド、トラックボール、キーボード、リモートコントローラ、ボタンスイッチ等、任意の種類の入力デバイスを用いることができる。

媒体リーダ１１６は、記録媒体１１９に記録されたプログラムやデータを読み取る読み取り装置である。記録媒体１１９として、たとえば、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク（ＭＯ：Magneto-Optical disk）、半導体メモリ等を使用できる。磁気ディスクには、フレキシブルディスク（ＦＤ：Flexible Disk）やＨＤＤが含まれる。光ディスクには、ＣＤ（Compact Disc）やＤＶＤ（Digital Versatile Disc）が含まれる。

媒体リーダ１１６は、たとえば、記録媒体１１９から読み取ったプログラムやデータを、ＲＡＭ１１２やＨＤＤ１１３等の他の記録媒体にコピーする。読み取られたプログラムは、たとえば、プロセッサ１１１によって実行される。なお、記録媒体１１９は可搬型記録媒体であってもよく、プログラムやデータの配布に用いられることがある。また、記録媒体１１９やＨＤＤ１１３を、コンピュータ読み取り可能な記録媒体と言うことがある。

通信インタフェース１１７は、ネットワーク４００に接続されている。通信インタフェース１１７は、他のコンピュータ、記憶装置、または通信機器との間でデータの送受信を行う。

以上のようなハードウェア構成によって、第２の実施形態のサーバ１００の処理機能を実現することができる。また、第２の実施形態のサーバ１５０，１６０，１７０、端末２００，３００，３１０も図３に示したサーバ１００のハードウェア構成で実現できる。なお、第１の実施形態の情報処理装置１０、端末２０，３０，４０も、図３に示したサーバ１００のハードウェア構成で実現できる。

なお、上記の構成は一例であり、構成部の組み合わせは適宜決定できる。たとえば、端末２００が携帯型コンピュータである場合、ディスプレイ１１４ａおよび入力デバイス１１５ａに換えて、液晶画面およびタッチパネルを本体と一体型として備え、無線通信機能を備えるものとしてもよい。

サーバ１００は、たとえばコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されたプログラムを実行することにより、第２の実施形態の処理機能を実現する。サーバ１００に実行させる処理内容を記述したプログラムは、様々な記録媒体に記録しておくことができる。たとえば、サーバ１００に実行させるプログラムをＨＤＤ１１３に記憶しておくことができる。プロセッサ１１１は、ＨＤＤ１１３内のプログラムの少なくとも一部をＲＡＭ１１２にロードし、プログラムを実行する。また、サーバ１００に実行させるプログラムを、光ディスク、メモリ装置、メモリカード等の可搬型記録媒体に記録しておくこともできる。可搬型記録媒体に記憶されたプログラムは、たとえばプロセッサ１１１からの制御により、ＨＤＤ１１３にインストールされた後、実行可能となる。また、プロセッサ１１１が、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み出して実行することもできる。

次に、第２の実施形態のメール送信イメージの一例について図４を用いて説明する。図４は、第２の実施形態のメール送信イメージの一例を示す図である。
メール送信イメージ５１０は、情報処理システム５００において、企業内システムの内部におけるユーザＡが、外部のユーザＣにメールを送信する処理の概要のイメージを図示したものである。図４においては、ユーザＡがメール送信者であり、ユーザＣがメール受信者である。また、ユーザＢは、承認者である。

サーバ１００は、メールの承認の判定を行う機能を備える承認判定サーバである。サーバ１５０は、企業内システムにおいてメールの送受信を行う機能を備える内部メールサーバである。サーバ１６０は、企業内システムと外部とのメールの送受信を行う機能を備える外部接続メールサーバである。サーバ１７０は、企業内システムの外部においてメールの送受信を行う機能を備える外部メールサーバである。これらのシステム構成は、情報処理システム５００で説明した内容とほぼ同様であるため、詳細は省略する。

（１）ユーザＡは、端末２００においてメーラを用いてユーザＣ宛のメールを作成し、メールの送信処理を行う。端末２００は、メールを送信する。
（２）サーバ１５０は、送信されたメールを端末２００から受信し、サーバ１００に転送する。

（３）サーバ１００は、メールをサーバ１５０から受信し、メールを送信する前に承認者の承認が必要か否かを判定する。サーバ１００は、承認が必要であると判定した場合、承認者に対して承認を要求する通知を行う。たとえば、サーバ１００は承認者（ユーザＢ）宛てに承認を要求するメールを、サーバ１５０を介して送信する。

なお、サーバ１００が実行する処理については、後で図６、図８〜図１１を用いて説明する。
（４）承認者は、承認を要求するメール（承認要求メール）をサーバ１５０から受信し、ユーザＡが送信したメールの承認を行う。たとえば、承認者は、承認要求メールに含まれる承認システムへのログイン画面を示すＵＲＬ（Uniform Resource Locator）をクリックし、ブラウザにログイン画面を表示してユーザＩＤとパスワードを入力してログインし、ユーザＡのメールを承認する旨の操作（承認ボタンの押下）を行う。

（５）サーバ１００は、メールの承認が行われた後、メールをサーバ１６０に転送する。
（６）サーバ１６０は、サーバ１００からメールを受信し、メールの宛先に基づき、企業内システムの外部に送信する。

（７）サーバ１７０は、サーバ１６０からメールを受信し、ユーザＣに送信する。ユーザＣは、端末３１０でメーラを用いてメールを受信する。
このようにして、ユーザＡが送信したメールは、サーバ１５０と、サーバ１００と、サーバ１６０と、サーバ１７０とを介して外部のユーザＣに受信される。ユーザＡが送信したメールは、サーバ１００によって承認者による承認が必要か否か判断される。サーバ１００は、ユーザＡが送信したメールについて承認が必要な場合、承認者による確認（承認）の後でメールを送信するため、誤送信やデータの不正送信を低減できる。

また、サーバ１００は、承認が不要と判断されたメールを企業内システムの外部に送信する。このため、承認者は、外部に送信する全てのメールについて内容を確認する必要がなくなり、承認を行うメールの件数が低減する。

次に、第２の実施形態のメール受信イメージの一例について図５を用いて説明する。図５は、第２の実施形態のメール受信イメージの一例を示す図である。
メール受信イメージ５２０は、情報処理システム５００において、企業内システムの内部におけるユーザＡが、外部のユーザＣからメールを受信する処理の概要のイメージを図示したものである。図５においては、ユーザＡがメール受信者であり、ユーザＣがメール送信者である。なお、図５において、図２および図４と同様の内容については適宜説明を省略する。

（１）ユーザＣは、端末３１０においてメーラを用いてユーザＡ宛のメールを作成し、メールの送信処理を行う。端末３１０は、メールを送信する。サーバ１７０は、送信されたメールを端末３１０から受信し、サーバ１６０に転送する。

（２）サーバ１６０は、サーバ１７０からメールを受信する。
（３）サーバ１６０は、メールの宛先に基づき、企業内システムの内部のサーバ１００に転送する。

（４）サーバ１００は、メールをサーバ１６０から受信し、受信したメールのヘッダに含まれる情報を記憶部に記憶する。サーバ１００が記憶する情報については、後で図７を用いて説明する。

（５）サーバ１００は、メールの宛先に基づき、サーバ１５０に転送する。
（６）サーバ１５０は、サーバ１００からメールを受信し、ユーザＡに送信する。ユーザＡは、端末２００でメーラを用いてメールを受信する。

このようにして、ユーザＣが送信したメールは、サーバ１７０と、サーバ１６０と、サーバ１００と、サーバ１５０とを介して企業内システム内部のユーザＡに受信される。
次に、第２の実施形態のメール承認判定処理イメージの一例について図６を用いて説明する。図６は、第２の実施形態のメール承認判定処理イメージの一例を示す図である。

メール承認判定処理イメージ７００は、情報処理システム５００において、送信メールが承認者による承認が必要であるか否かを判定する処理の概要のイメージを図示したものである。

まず、サーバ１００は、受信メールのヘッダに含まれる情報を抽出し、受信メール管理情報６００に記憶する。サーバ１００は、受信メールを受け付けるごとに、受信メールのヘッダから情報を抽出し、受信メール管理情報６００を更新する。なお、受信メール管理情報６００の詳細については、後で図７を用いて説明する。

次に、サーバ１００は、送信メールを受け付け、送信メールについて、承認者による承認が必要なメールであるか否かを判定する。図６の説明において、送信メールは、受信メールに対する返信であり、新規に作成したメールではないものとする。言い換えると、受信メールは、返信メールに対応する返信元のメールである。

サーバ１００は、受信メール管理情報６００と送信メールのヘッダとを比較し、送信メールについて承認者による承認が必要なメールであると判定した場合、承認者の承認を受け付けるまで宛先に送信せず、送信メールを承認待ち状態とする。また、サーバ１００は、送信メールについて承認者による承認が不要なメールであると判定した場合、承認者による承認を行わず（サーバ１００が自動承認を行い）、送信メールを宛先に送信する。

このように、サーバ１００が、受け付けた送信メールのうち、承認者による承認が不要と判定したメールについてはサーバ１００が自動承認を行い、送信メールを宛先に送信するため、承認者が承認するメールの件数を削減することができる。なお、サーバ１００における処理の詳細については、後で図８〜図１１を用いて説明する。

次に、第２の実施形態のサーバ１００が記憶する受信メール管理情報の一例について図７を用いて説明する。図７は、第２の実施形態の受信メール管理情報の一例を示す図である。

受信メール管理情報６００は、ユーザが受信するメールを管理する情報である。また、受信メール管理情報６００は、サーバ１００が受け付けた送信メールについて、承認者による承認が必要なメールであるか否かを判定するために用いる情報でもある。受信メール管理情報６００は、ユーザごとに管理する情報である。サーバ１００は、ユーザが受信するメールのヘッダから情報を抽出し、受信メール管理情報６００に記憶する。サーバ１００は、サーバ１００が備えるＨＤＤ１１３やＲＡＭ１１２等の記憶部に受信メール管理情報６００を記憶してもよいし、ネットワーク４００を介してアクセス可能な記憶部に受信メール管理情報６００を記憶してもよい。

受信メール管理情報６００は、受信日時、送信元アドレス、送信先アドレス（ＴＯ）、送信先アドレス（ＣＣ）、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤ（メッセージＩＤ）の項目を含む。受信日時の項目には、メールの受信日時（年月日時分）が登録される。送信元アドレスの項目には、メール送信元のユーザのメールアドレスが登録される。送信先アドレス（ＴＯ）の項目には、メール送信先のメールアドレスが登録される。なお、送信先アドレスが存在しない場合「―」が登録される。

送信先アドレス（ＣＣ）の項目には、カーボン・コピー（Carbon Copy）の送信先のメールアドレスが登録される。Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤの項目には、受信したメールのヘッダに含まれるＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤの内容が登録される。なお、受信メール管理情報６００には、送信先アドレスに含まれるブラインド・カーボン・コピー（ＢＣＣ：Blind Carbon Copy）のメールアドレスを、記録しないものとする。

ここで、受信メール管理情報６００に含まれる項目に登録されるエントリについて説明する。受信メール管理情報６００には、受信日時が「２０１９／１０／１０ ７：００」、送信元アドレスが「ＣＢＡ＠ｊｐ．ｆｕｊｉ．ｃｏｍ」、送信先アドレス（ＴＯ）が「ＡＢＣ＠ｔａｋａ．ｃｏ．ｊｐ」、送信先アドレス（ＣＣ）が「―」、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤが「２０１９１０１００５５７．６Ｂ７Ｄ＠ｎａ．ｔａｋａ．ｃｏ．ｊｐ」という情報が登録される。

これは、受信日時が「２０１９年１０月１０日 ７時００分」にメールが送信され、送信元ユーザのメールアドレスが「ＣＢＡ＠ｊｐ．ｆｕｊｉ．ｃｏｍ」であり、送信先ユーザのメールアドレス（ＴＯ）が「ＡＢＣ＠ｔａｋａ．ｃｏ．ｊｐ」であることを示す。また、送信先アドレス（ＣＣ）が存在せず、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤが「２０１９１０１００５５７．６Ｂ７Ｄ＠ｎａ．ｔａｋａ．ｃｏ．ｊｐ」であることを示す。

なお、受信メール管理情報６００に含まれる項目は一例に過ぎず、項目の組み合わせは適宜決定できる。
次に、第２の実施形態の情報処理システム５００におけるシーケンスについて図８を用いて説明する。図８は、第２の実施形態の情報処理システムのシーケンスの一例を示す図である。

情報処理システム５００における端末２００とサーバ１００，１５０，１６０で実行される処理のシーケンスについて説明する。サーバ１７０の処理については、記載を省略する。シーケンスにおいて、企業内システムにおけるユーザＡが、端末２００でメーラを用いてメールを受信し、メールを送信する処理について説明する。

なお、端末２００が実行する処理は、端末２００が備える制御部（端末２００が備えるプロセッサ）が実行する。サーバ１００が実行する処理は、サーバ１００が備える制御部（プロセッサ１１１）が実行する。サーバ１５０が実行する処理は、サーバ１５０が備える制御部（サーバ１５０が備えるプロセッサ）が実行する。サーバ１６０が実行する処理は、サーバ１６０が備える制御部（サーバ１６０が備えるプロセッサ）が実行する。

端末２００は、端末２００が実行するメーラの機能を介してユーザからメールの送受信等の操作を受け付ける。サーバ１００は、サーバ１５０およびサーバ１６０と協働し、送信メールを受け付け、メールの承認判定の処理を行う。

図８のシーケンスの説明において、サーバ１００を、サーバ１００または承認判定サーバと記載する。また、サーバ１５０を、サーバ１５０または内部メールサーバと記載する。また、サーバ１６０を、サーバ１６０または外部接続メールサーバと記載する。

［ステップＳ１１］サーバ１６０は、企業内システムの外部からメールを受信し、承認判定サーバに転送する。
［ステップＳ１２］サーバ１００は、受信メールを外部接続メールサーバから受け付け、メールのヘッダ部分から受信日時、送信元（送信元アドレス）、宛先（送信先アドレス）、Ｍｅｓｓａｇｅ−ＩＤを抽出し、受信メール管理情報６００に記憶する。また、サーバ１００は、受信したメールを内部メールサーバに転送する。

［ステップＳ１３］サーバ１５０は、受信したメールを宛先のユーザに送信する。
［ステップＳ１４］端末２００は、内部メールサーバからメールを受信する。なお、端末２００は、メーラの機能でユーザＡ宛てのメールを受信するものとする。

［ステップＳ１５］端末２００は、ユーザＡからメール作成処理を受け付け、作成されたメールの送信処理を受け付ける。端末２００は、ユーザＡによって作成されたメールを内部メールサーバに送信する。

［ステップＳ１６］サーバ１５０は、端末２００から送信されたメールを受け付け、承認判定サーバに送信する。
［ステップＳ１７］サーバ１００は、内部メールサーバから送信要求を受けたメールについて、送信メール受付処理を実行する。送信メール受付処理は、サーバ１００が、送信メールを受け付け、メールの送信に際して承認要否を判定する処理である。送信メール受付処理は、後で図９を用いて説明する。

［ステップＳ１８］サーバ１００は、送信メール受付処理の結果に基づき、メールの送信前に承認が必要であるか否かを判定する。サーバ１００は、承認が必要である場合はステップＳ１９にすすみ、承認が必要でない場合はステップＳ２１にすすむ。

［ステップＳ１９］サーバ１００は、端末２００から送信要求を受けたメール（ステップＳ１７で受け付けたメール）について、承認待ち状態とする。具体的には、サーバ１００は、メールの承認者に対し、承認待ちメールが存在する旨をメール等で通知し、端末２００から送信要求を受けたユーザＡが送信したメールについて、承認待ち状態として保存する。

［ステップＳ２０］サーバ１００は、承認者からメールの承認を受け付けたか否かを判定し、承認を受け付けた場合はステップＳ２１にすすみ、受け付けていない場合はステップＳ２０に戻る。具体的には、サーバ１００は、承認者（ユーザＢ）からのログインを端末３００から受け付け、ステップＳ１７で受け付けたメールについての承認（送信許可）を受け付ける。

たとえば、承認者（ユーザＢ）は、端末３００を用いて、サーバ１００からサーバ１５０経由でメールを受信し、受信したメールに含まれるＵＲＬにアクセスし、ブラウザの機能でメールの承認処理を行う。

［ステップＳ２１］サーバ１００は、ステップＳ２０において承認者からメール送信許可の旨を受け付けた場合、ステップＳ１７で受け付けたメールを外部接続サーバに送信する。シーケンスの処理は、ステップＳ２２にすすむ。

サーバ１００は、ステップＳ２０において、承認者からメール送信不許可の旨を受け付けた場合、メールの送信が不可である旨をユーザＡにメールで通知する（不許可通知メールを送信）。シーケンスの処理は、ステップＳ２３にすすむ。

［ステップＳ２２］サーバ１６０は、承認判定サーバからメールを受信し、企業内システムの外部に送信する。
［ステップＳ２３］サーバ１５０は、承認判定サーバから受信した不許可通知メールを宛先のユーザに送信する。

［ステップＳ２４］端末２００は、内部メールサーバから不許可通知メールを受信する。ユーザＡは、端末２００でメーラを用いて不許可通知メールを受信し、送信したメールについて承認者から承認を得られず外部に送信できなかったことを確認する。

こうして、サーバ１００は、受信メールから抽出した情報を受信メール管理情報６００に記憶し、送信メールの承認の要否の判定に用いる。
次に、第２の実施形態のサーバ１００に送信メール受付処理について図９を用いて説明する。図９は、第２の実施形態の送信メール受付処理のフローチャートの一例を示す図である。

送信メール受付処理は、サーバ１００が、送信メールを受け付け、メールの送信に際して承認要否を判定する処理である。送信メール受付処理は、図８のシーケンスのステップＳ１７においてサーバ１００の制御部（プロセッサ１１１）が実行する処理である。

［ステップＳ３１］サーバ１００は、送信メールを受け付けたか否かを判定する。サーバ１００は、送信メールを受け付けた場合はステップＳ３２にすすみ、受け付けていない場合はステップＳ３１に戻る。

［ステップＳ３２］サーバ１００は、返信メール判定処理を実行する。返信メール判定処理は、サーバ１００が、受け付けた送信メールが返信メールであるか否かを判定する処理である。返信メール判定処理については、後で図１０を用いて説明する。

［ステップＳ３３］サーバ１００は、返信メール判定処理の結果に基づき、受け付けた送信メールが返信メールである場合はステップＳ３４にすすみ、そうでない場合はステップＳ４１にすすむ。

［ステップＳ３４］サーバ１００は、受信メール管理情報６００から所定期間内の情報を取得する。たとえば、サーバ１００は、ステップＳ３１で受け付けた送信メールを送信したユーザの受信メール管理情報６００から、ステップＳ３１で送信メールを受け付けた時点から過去３ヵ月分のエントリを取得する。なお、３ヵ月とは、所定期間の一例に過ぎず、システム管理者が所定期間を適宜（数日、数週間、半年、等）設定できる。

［ステップＳ３５］サーバ１００は、ステップＳ３４で取得した情報に基づき、ステップＳ３１で受け付けた送信メールが、所定期間内の受信メールに対する返信であるか否かを判定する。サーバ１００は、所定期間内の受信メールに対する返信である場合はステップＳ３６にすすみ、そうでない場合はステップＳ４１にすすむ。

ここで、本ステップにおいて、所定期間内の受信メールに対する返信であるか否かを判定する理由について説明する。過去のメールに返信する行為は、危険性が高い場合がある。たとえば、数年前の時点では安全な宛先として送受信が可能なメールアドレスであったとしても、数年後には別人が同一のメールアドレスを取得している場合がある。

また、同一人が同一のメールアドレスを長年に渡り使用中の状態であるとしても、メールアドレスの利用者が別な部署へ移動した場合は、部署の移動に伴い業務範囲や守秘義務契約等が変更する。このため、メールアドレスの利用者が同一人であっても、長年に渡りメールで情報を提示し続けることが許可されるとは限らない。

このため、本ステップにおいて、サーバ１００が、所定期間内の受信メールに対する返信であるか否かを判定することにより、過去のメールに返信することに起因する情報漏洩の危険性を低減させる。これにより、サーバ１００においてメール送信の自動承認の可否判定に対する安全性を向上させることができる。

なお、サーバ１００が、受信メール管理情報６００から取得する情報を所定期間内のエントリに限定することで、過去全ての多数のエントリを判定せずに済むため、判定を行う処理速度の向上を図ることもできる。

［ステップＳ３６］サーバ１００は、宛先判定処理を実行する。宛先判定処理は、サーバ１００が、受け付けた送信メールの宛先について承認が必要な宛先であるか否かを判定する処理である。宛先判定処理については、後で図１１を用いて説明する。

［ステップＳ３７］サーバ１００は、宛先判定処理の結果に基づき、受け付けた送信メールの宛先が適切である場合はステップＳ３８にすすみ、そうでない場合はステップＳ４１にすすむ。

［ステップＳ３８］サーバ１００は、送信メールに添付ファイルが存在するか否かを判定する。サーバ１００は、添付ファイルが存在する場合（送信メールに添付ファイルが付与されている場合）はステップＳ４１にすすみ、添付ファイルが存在しない場合はステップＳ３９にすすむ。

［ステップＳ３９］サーバ１００は、受け付けた送信メールの本文に個人情報を含むか否かを判定する。サーバ１００は、本文に個人情報を含まない場合はステップＳ４０にすすみ、本文に個人情報を含む場合はステップＳ４１にすすむ。

なお、サーバ１００が、個人情報を含むか否かの判定方法として様々な方法がある。たとえば、サーバ１００が、メール本文に電話番号や口座番号を示す数字が含まれているか判定する方法があるが、この方法に限られるものではなく、その他の方法であってもよい。

［ステップＳ４０］サーバ１００は、受け付けた送信メールについて承認不要と判定し（自動承認対象のメールと判定し）、処理を終了する。
［ステップＳ４１］サーバ１００は、受け付けた送信メールについて承認必要と判定し（承認者による承認待ち対象のメールと判定し）、処理を終了する。

次に、第２の実施形態のサーバ１００における返信メール判定処理について図１０を用いて説明する。図１０は、第２の実施形態の返信メール判定処理のフローチャートの一例を示す図である。

返信メール判定処理は、サーバ１００が、受け付けた送信メールが返信メールであるか否かを判定する処理である。返信メール判定処理は、送信メール受付処理のステップＳ３２においてサーバ１００の制御部（プロセッサ１１１）が実行する処理である。

［ステップＳ５１］サーバ１００は、受け付けた送信メールのヘッダを記憶する。
［ステップＳ５２］サーバ１００は、Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダが存在するか否かを判定する。サーバ１００は、Ｉｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏヘッダが存在する場合はステップＳ５３にすすみ、存在しない場合はステップＳ５４にすすむ。

［ステップＳ５３］サーバ１００は、受け付けた送信メールについて、返信メールと判定し、処理を終了する。
［ステップＳ５４］サーバ１００は、受け付けた送信メールについて、返信メールでないと判定し、処理を終了する。

次に、第２の実施形態のサーバ１００における宛先判定処理について図１１を用いて説明する。図１１は、第２の実施形態の宛先判定処理のフローチャートの一例を示す図である。

宛先判定処理は、サーバ１００が、受け付けた送信メールの宛先について承認が必要な宛先であるか否かを判定する処理である。宛先判定処理は、送信メール受付処理のステップＳ３６においてサーバ１００の制御部（プロセッサ１１１）が実行する処理である。

［ステップＳ６１］サーバ１００は、受信メール管理情報６００を読み出し、受け付けた送信メールのヘッダに含まれるＩｎ−Ｒｅｐｌｙ−Ｔｏの内容と一致するＭｅｓｓａｇｅ−ＩＤの内容を含む受信メールが存在するか否かを判定する。言い換えると、サーバ１００は、受け付けた送信メール（返信メール）に対応する元の受信メールが存在するか否かを判定する。

サーバ１００は、内容が一致する受信メールが存在する場合はステップＳ６２にすすみ、存在しない場合はステップＳ６４にすすむ。
［ステップＳ６２］サーバ１００は、受信メール管理情報６００を読み出し、受け付けた送信メールのヘッダに含まれる宛先アドレスが、当該送信メールに対応する元の受信メールの宛先および送信元に含まれているか否かを判定する。言い換えると、サーバ１００は、受信メールに対して返信メール（送信メール）を送信する場合において、返信メールの宛先のアドレスが受信メールの送信元および宛先に含まれているか否かを判定する。

サーバ１００は、受け付けた送信メール（返信メール）の宛先アドレスが、当該返信メールに対応する返信元の受信メールの宛先および送信元に含まれている場合はステップＳ６３にすすみ、そうでない場合はステップＳ６４にすすむ。

たとえば、サーバ１００は、受け付けた送信メール（返信メール）の宛先（ＴＯ、ＣＣ）が、元の受信メール（返信メールに対応する返信元の受信メール）の宛先（ＴＯ、ＣＣ）および送信元として記載されていたアドレスと同一またはアドレスのうち一部が削除されている場合、ステップＳ６３にすすむ。

また、サーバ１００は、受け付けた送信メール（返信メール）の宛先に、元の受信メールの宛先および送信元として記載されていない新規のアドレスが含まれている場合、ステップＳ６４にすすむ。

［ステップＳ６３］サーバ１００は、受け付けた送信メールの宛先が適切（承認者による承認が不要な宛先）と判定し、処理を終了する。
［ステップＳ６４］サーバ１００は、受け付けた送信メールの宛先が不適切（承認者による承認が必要な宛先）と判定し、処理を終了する。

なお、サーバ１００は、受信メールに含まれるＴＯおよびＣＣ宛先について承認者による承認が不要な宛先（宛先が適切）として判定するが、ＢＣＣ宛先については受信メール管理情報６００に記憶せず承認が必要な宛先（宛先が不適切）として判定するものとする。また、サーバ１００は、ユーザがＢＣＣ宛先として受信したメールに対する返信については、承認者の承認が必要なメール（宛先が不適切）として判定するものとする。サーバ１００において、ＢＣＣに記載された宛先については、承認者による承認が必要な宛先として処理する。これにより、サーバ１００が自動承認するメール（承認者による承認が不要なメール）の宛先は、メールの送受信者の全員が把握可能な宛先に限られるため、メール送受信における自動承認の安全性の向上を図ることができる。

このように、サーバ１００は、送信メールについて、送信メールのヘッダ部分に含まれる情報、本文の内容、添付ファイルの有無に基づき、承認者による承認が不要なメール（サーバ１００による自動承認が可能なメール）であるか否かを判定できる。サーバ１００は、承認者による承認が不要なメールについては宛先に送信を済ませ、承認者による承認が必要なメールのみを承認待ちの状態とするため、承認者による承認の作業を必要とするメールの件数の低減を図ることができる。

こうして、情報処理システム５００において、サーバ１００が、承認者が承認する必要のあるメールを判定することができる。
なお、上記の処理機能は、コンピュータによって実現することができる。その場合、情報処理装置１０およびサーバ１００，１５０，１６０が有すべき機能の処理内容を記述したプログラムが提供される。そのプログラムをコンピュータで実行することにより、上記処理機能がコンピュータ上で実現される。処理内容を記述したプログラムは、コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録しておくことができる。コンピュータで読み取り可能な記録媒体としては、磁気記憶装置、光ディスク、光磁気記録媒体、半導体メモリ等がある。磁気記憶装置には、ハードディスク装置（ＨＤＤ）、フレキシブルディスク（ＦＤ）、磁気テープ等がある。光ディスクには、ＤＶＤ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＣＤ−ＲＯＭ（Read Only Memory）／ＲＷ（ReWritable）等がある。光磁気記録媒体には、ＭＯ等がある。

プログラムを流通させる場合には、たとえば、そのプログラムが記録されたＤＶＤ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬型記録媒体が販売される。また、プログラムをサーバコンピュータの記憶装置に格納しておき、ネットワークを介して、サーバコンピュータから他のコンピュータにそのプログラムを転送することもできる。

プログラムを実行するコンピュータは、たとえば、可搬型記録媒体に記録されたプログラムもしくはサーバコンピュータから転送されたプログラムを、自己の記憶装置に格納する。コンピュータは、自己の記憶装置からプログラムを読み取り、プログラムにしたがった処理を実行する。なお、コンピュータは、可搬型記録媒体から直接プログラムを読み取り、そのプログラムにしたがった処理を実行することもできる。また、コンピュータは、ネットワークを介して接続されたサーバコンピュータからプログラムが転送されるごとに、逐次、受取ったプログラムにしたがった処理を実行することもできる。

また、上記の処理機能の少なくとも一部を、ＤＳＰ、ＡＳＩＣ、ＰＬＤ等の電子回路で実現することもできる。

１０ 情報処理装置
１１ 制御部
１２ 記憶部
１５ 管理情報
２０，３０，４０ 端末
５０ ネットワーク
６０ 情報処理システム

Claims (7)

1. 情報処理装置であって、
   受信するメールである受信メールのヘッダ部分から抽出した情報を管理情報として記憶する記憶部と、
   送信するメールである送信メールを受け付け、前記管理情報に基づき前記送信メールについて承認が必要か否かを判定し、
   判定した結果、前記送信メールについて承認が必要である場合は承認待ち状態とし、前記送信メールについて承認が必要でない場合は前記送信メールを宛先に送信する制御部を備える、
   情報処理装置。
2. 前記制御部は、
   前記受信メールのヘッダ部分から、前記受信メールの送信元のメールアドレスと、前記受信メールの送信先のメールアドレスと、前記受信メールの受信日時と、前記受信メールのメッセージＩＤとを抽出し、前記記憶部に前記管理情報として記憶する、
   請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記制御部は、
   前記管理情報と前記送信メールのヘッダ部分とを比較し、
   前記送信メールが、前記受信メールに対する返信であり、かつ、前記受信メールを受信した日時から所定期間内に返信したメールである場合、前記送信メールを前記承認が必要でないと判定する、
   請求項１記載の情報処理装置。
4. 前記制御部は、
   前記管理情報と前記送信メールのヘッダ部分とを比較し、
   前記送信メールが、前記受信メールに対する返信であり、かつ、前記送信メールの宛先が、前記受信メールの送信元のメールアドレスおよび送信先のメールアドレスに含まれている場合、前記送信メールを前記承認が必要でないと判定する、
   請求項１記載の情報処理装置。
5. 前記制御部は、
   前記送信メールに添付ファイルが付与されているか否かを判定し、
   前記送信メールに添付ファイルが付与されている場合、前記送信メールを前記承認が必要であると判定する、
   請求項１記載の情報処理装置。
6. 前記制御部は、
   前記送信メールの本文に個人情報が含まれているか否かを判定し、
   前記送信メールの本文に前記個人情報が含まれている場合、前記送信メールを前記承認が必要であると判定する、
   請求項１記載の情報処理装置。
7. 情報処理装置におけるメール判定方法であって、
   受信するメールである受信メールのヘッダ部分から抽出した情報を管理情報として記憶し、
   送信するメールである送信メールを受け付け、前記管理情報に基づき前記送信メールについて承認が必要か否かを判定し、
   判定した結果、前記送信メールについて承認が必要である場合は承認待ち状態とし、前記送信メールについて承認が必要でない場合は前記送信メールを宛先に送信する、
   メール判定方法。
   

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