JP2002082876A

JP2002082876A - 電子メールシステム

Info

Publication number: JP2002082876A
Application number: JP2000273243A
Authority: JP
Inventors: Minako Kobayashi; みな子小林
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2000-09-08
Filing date: 2000-09-08
Publication date: 2002-03-22

Abstract

(57)【要約】【課題】メーリングリスト宛てのメールを限定された
適切な宛先に送信することにより、不要な電子メールの
受信数を削減できる電子メールシステムなどを提供す
る。【解決手段】メーリングリスト宛ての電子メールを複
数の転送先へ転送する電子メールシステムにおいて、メ
ーリングリストの代表アドレスと複数の転送先アドレス
とを対応づけて管理するメーリングリスト管理部４、受
信した電子メールからキーワードを抽出するキーワード
抽出部７、代表アドレスごとに所定のカテゴリに対応づ
けてそのカテゴリに属するキーワードと転送先アドレス
を管理するカテゴリ管理部６を備え、所定のキーワード
が受信した電子メールから抽出されたとき、抽出された
キーワードの属するカテゴリに対応づけられた転送先ア
ドレスを受信した代表アドレスに対応づけられている転
送先アドレスから抽出し、受信した電子メールを抽出さ
れた転送先アドレスへ転送する構成にした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、パーソナルコンピ
ュータなど情報処理装置を用いて実現される、複数の宛
先への同報送信を可能にするメーリングリストを管理す
る電子メールシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】ネットワークを介した電子メールの送受
信を管理する電子メール管理システムでは、従来より、
基本的なサービスとして、送信、受信、返信、転送、保
存、削除などのサービスが提供されており、付加的なサ
ービスとして、同報送信、送信確認、回覧などのサービ
スが提供されている。これらのサービスのうち、同報送
信については、メーリングリストが知られている。メー
リングリストでは、メーリングリストを代表する代表ア
ドレスと、そこに参加する複数のメールアドレスとを対
応づけるデータベースを備え、代表アドレス宛てに送ら
れた電子メールをそれに対応づけられたすべてのメール
アドレスに転送する。また、従来のメーリングリストシ
ステムでは、ある代表アドレス宛てに送信された電子メ
ールは、メーリングリストに登録されたすべてのメール
アドレスに転送（配信）される。送信者は送信先の詳細
のメンバーを知らなくても、メーリングリストによっ
て、電子メールをメンバー全員に送信することができる
のである。同様に、従来のメーリングリストシステムで
は、メーリングリストを代表する代表アドレス宛てに返
信された返信メールは、そのメーリングリストに登録さ
れているすべてのメールアドレスに転送される。しか
し、メーリングリストに登録し、メールを受信する側に
とっては、膨大な量の電子メールが無差別に送信されて
くることになり、そのなかには必要ない電子メールが含
まれている可能性が高い。同じ代表アドレス宛てのメー
ルであっても、その内容によって個々の転送先ごとに送
信するかどうかを制御できなければ、本当に必要なメー
ルを簡単に取り出すことが困難となる。そのため、特開
平10−322386号公報に示された従来技術では、受信メー
ルボックスに配送されるメッセージの形態や量を制御で
きるようにすることで、利用者が特定のメールアドレス
からのみのメールを受け取ったり、配送されるメールの
量を制御できるようにしている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記公
報に示された技術は、きめ細かい制御を利用者ごとに行
なうものであって、メーリングリストを代表する代表ア
ドレス宛てに送られた電子メールを限定された適切な転
送先アドレスへ配信するものではない。また、受信者へ
転送される電子メールの処理優先度も設定できないし、
転送された電子メールの種類に応じた返信先も自動設定
できない。このように、従来のメーリングリストシステ
ムでは、代表アドレス宛てに送信された電子メールはす
べて無差別に全宛先に送信されてしまい、メーリングリ
ストに登録すると、必要のない電子メールを大量に受信
することになる。また、これを避けて適切な宛先にメー
ルを送信するためには、メーリングリストを細かく分類
すればよいが、この場合、送信者が、送信するメールに
よって適切なメーリングリストを選択せねばならず、間
違って送信した場合、必要な宛先にメールが届かない、
という事態が起こる。そのため、電子メールを受信した
人が適切なメーリングリスト宛てに転送せねばならない
というように、利用者の負荷が大きくなるし、迅速な情
報伝達が妨げられてしまうという問題がある。本発明の
目的は、このような従来技術の問題を解決し、送信者に
負荷を与えずに、メーリングリストを代表する代表アド
レス宛てのメールを限定された適切な宛先に送信するこ
とにより、受信者にとって不必要な電子メールの受信数
を削減することができたり、代表アドレス宛ての電子メ
ールにそのキーワードやカテゴリに対応づけて処理優先
度を付加することにより、受信者の対応順位決めを容易
にして迅速な対応を可能にしたりする電子メールシステ
ムを提供することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】前記の課題を解決するた
めに、請求項１記載の発明では、メーリングリストを代
表する代表アドレスを宛先として送信された電子メール
を複数の転送先へ転送することができる電子メールシス
テムにおいて、メーリングリストを代表する代表アドレ
スを宛先として送信された電子メールを受信するメール
受信手段と、電子メールを送信するメール送信手段と、
メーリングリストの代表アドレスと複数の転送先アドレ
スとを対応づけて管理するメーリングリスト管理手段
と、受信した電子メールからキーワードを抽出するキー
ワード抽出手段とを備え、さらに、前記代表アドレスご
とに所定のひとつまたは複数のキーワードと転送先アド
レスとを対応づけて管理する宛先管理手段を備え、前記
所定のキーワードが前記キーワード抽出手段により受信
した電子メールから抽出された場合、またはキーワード
抽出手段により受信した電子メールから抽出されたキー
ワードが所定のキーワードとして登録されていた場合、
抽出されたキーワードに対応づけられた転送先アドレス
を受信した代表アドレスに対応づけられている転送先ア
ドレスから抽出し、抽出された転送先アドレスに対し
て、前記メ−ル受信手段により受信された電子メールを
前記メール送信手段が転送する構成にした。また、請求
項２記載の発明では、メーリングリストを代表する代表
アドレスを宛先として送信された電子メールを複数の転
送先へ転送することができる電子メールシステムにおい
て、メーリングリストを代表する代表アドレスを宛先と
して送信された電子メールを受信するメール受信手段
と、電子メールを送信するメール送信手段と、メーリン
グリストの代表アドレスと複数の転送先アドレスとを対
応づけて管理するメーリングリスト管理手段と、受信し
た電子メールからキーワードを抽出するキーワード抽出
手段とを備え、さらに、前記代表アドレスごとに、所定
のカテゴリに対応づけてそのカテゴリに属するキーワー
ドと転送先アドレスとを管理する宛先管理手段を備え、
前記所定のキーワードが前記キーワード抽出手段により
受信した電子メールから抽出された場合、またはキーワ
ード抽出手段により受信した電子メールから抽出された
キーワードが所定のキーワードとして登録されていた場
合、抽出されたキーワードの属するカテゴリに対応づけ
られた転送先アドレスを受信した代表アドレスに対応づ
けられている転送先アドレスから抽出し、抽出された転
送先アドレスに対して、前記メ−ル受信手段により受信
された電子メールを前記メール送信手段が転送する構成
にした。

【０００５】また、請求項３記載の発明では、請求項１
または請求項２記載の発明において、メーリングリスト
を代表する代表アドレス宛てに送信された電子メールに
付加情報を付加する情報付加手段を備え、前記情報付加
手段が、抽出されたキーワードまたはそのキーワードの
属するカテゴリを転送される電子メールに付加する構成
にした。また、請求項４記載の発明では、請求項１また
は請求項２記載の発明において、メーリングリストを代
表する代表アドレス宛てに送信された電子メールに付加
情報を付加する情報付加手段を備えるとともに、キーワ
ードまたはカテゴリに対応づけて電子メールの処理優先
度を管理するように前記宛先管理手段を構成し、前記情
報付加手段が、抽出されたキーワードまたは特定された
カテゴリに対応した処理優先度情報を転送される電子メ
ールに付加情報として付加する構成にした。また、請求
項５記載の発明では、請求項１乃至４の何れか１項に記
載の発明において、キーワードまたはカテゴリに対応づ
けて返信先アドレスを設定するように宛先管理手段を構
成するとともに、転送される電子メールに前記返信先ア
ドレスを付加する返信先付加手段を備えた。また、請求
項６記載の発明では、請求項１乃至５の何れか１項に記
載の発明において、前記メール送信手段を、メーリング
リストを代表する代表アドレス宛てに電子メールを送信
した送信元に対して、前記宛先管理手段によって抽出さ
れた問い合わせ先情報を含んだ電子メールを送信する構
成にした。

【０００６】また、請求項７記載の発明では、メーリン
グリストを代表する代表アドレスを宛先として送信され
た電子メールを複数の転送先へ転送することができる電
子メール転送方法において、メーリングリストの代表ア
ドレスと複数の転送先アドレスとを対応づけて登録して
おくとともに、前記代表アドレスごとに所定のひとつま
たは複数のキーワードと転送先アドレスとを対応づけて
登録しておき、前記所定のキーワードが受信した電子メ
ールから抽出された場合、または受信した電子メールか
ら抽出されたキーワードが所定のキーワードとして登録
されていた場合、抽出されたキーワードに対応づけられ
た転送先アドレスを受信した代表アドレスに対応づけら
れている転送先アドレスから抽出し、抽出された転送先
アドレスに対して、受信された電子メールを転送する方
法にした。また、請求項８記載の発明では、メーリング
リストを代表する代表アドレスを宛先として送信された
電子メールを複数の転送先へ転送することができる電子
メール転送方法において、メーリングリストの代表アド
レスと複数の転送先アドレスとを対応づけて登録してお
くとともに、前記代表アドレスごとに、所定のカテゴリ
に対応づけてそのカテゴリに属するキーワードと転送先
アドレスとを登録しておき、前記所定のキーワードが受
信した電子メールから抽出された場合、または受信した
電子メールから抽出されたキーワードが所定のキーワー
ドとして登録されていた場合、抽出されたキーワードの
属するカテゴリに対応づけられた転送先アドレスを受信
した代表アドレスに対応づけられている転送先アドレス
から抽出し、抽出された転送先アドレスに対して、受信
された電子メールを転送する方法にした。

【０００７】

【作用】前記のような手段にしたので、請求項１および
請求項７記載の発明では、メーリングリストの代表アド
レスと複数の転送先アドレスとが対応づけて登録してお
かれ、さらに、前記代表アドレスごとに所定のひとつま
たは複数のキーワードと転送先アドレスとが対応づけて
登録しておかれ、前記所定のキーワードが受信した電子
メールから抽出された場合、または受信した電子メール
から抽出されたキーワードが所定のキーワードとして登
録されていた場合、抽出されたキーワードに対応づけら
れた転送先アドレスが受信した代表アドレスに対応づけ
られている転送先アドレスから抽出され、抽出された転
送先アドレスに対して、受信された電子メールが転送さ
れる。請求項２および請求項８記載の発明では、メーリ
ングリストの代表アドレスと複数の転送先アドレスとが
対応づけて登録しておかれ、さらに、前記代表アドレス
ごとに、所定のカテゴリに対応づけてそのカテゴリに属
するキーワードと転送先アドレスとが登録しておかれ、
前記所定のキーワードが受信した電子メールから抽出さ
れた場合、または受信した電子メールから抽出されたキ
ーワードが所定のキーワードとして登録されていた場
合、抽出されたキーワードの属するカテゴリに対応づけ
られた転送先アドレスが受信した代表アドレスに対応づ
けられている転送先アドレスから抽出され、抽出された
転送先アドレスに対して、受信された電子メールが転送
される。請求項３記載の発明では、請求項１または請求
項２記載の発明において、メーリングリストを代表する
代表アドレス宛てに送信された電子メールに、抽出され
たキーワードまたはそのキーワードの属するカテゴリが
付加される。請求項４記載の発明では、請求項１または
請求項２記載の発明において、メーリングリストを代表
する代表アドレス宛てに送信された電子メールに、キー
ワードまたはカテゴリに対応づけられている処理優先度
が付加される。請求項５記載の発明では、請求項１乃至
４の何れか１項に記載の発明において、キーワードまた
はカテゴリに対応づけて返信先アドレスが設定され、転
送される電子メールに前記返信先アドレスが付加され
る。請求項６記載の発明では、請求項１乃至５の何れか
１項に記載の発明において、メーリングリストを代表す
る代表アドレス宛てに電子メールを送信した送信元に対
して、抽出された問い合わせ先情報を含んだ電子メール
が送信される。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、図面により本発明の実施の
形態を詳細に説明する。図１は本発明の各実施の形態の
電子メールシステムを示す構成ブロック図である。図示
するように、この実施の形態の電子メールシステムは、
受信部１、送信部２、メーリングリストデータベース
（以下、ＭＬＤＢと称す）３、メーリングリスト管理部
４、カテゴリデータベース（以下、カテゴリＤＢと称
す）５、カテゴリ管理部６、キーワード抽出部７、情報
付加部８、返信メール管理部９などを備えている。な
お、この実施の形態では、請求項記載の宛先管理手段お
よびカテゴリ管理手段はカテゴリ管理部６により実現さ
れ、請求項記載のメール受信手段、メール送信手段、メ
ーリングリスト管理手段、キーワード抽出手段、情報付
加手段、および返信先付加手段は、それぞれその順に、
受信部１、送信部２、メーリングリスト管理部４、キー
ワード抽出部７、情報付加部８、および返信メール管理
部９により実現される。これらのなかで、受信部１はネ
ットワークに接続され、この電子メールシステムで管理
するメーリングリスト宛て（各メーリングリストを代表
する代表アドレス宛て）の電子メールを受信する。ま
た、送信部２はネットワークに接続され、電子メールシ
ステムからの電子メールを送信する。ＭＬＤＢ３は各メ
ーリングリストの代表アドレスとそのメーリングリスト
に所属する転送先アドレスとを対応づけて記憶する。メ
ーリングリスト管理部４はＭＬＤＢ３を管理し、ＭＬＤ
Ｂ３に対する操作を行なう。カテゴリＤＢ５は各メーリ
ングリストごとに、カテゴリと各カテゴリに属するキー
ワード、さらに各カテゴリごとの電子メールの転送先ア
ドレスを記憶する。カテゴリ管理部６はカテゴリごとの
キーワード、転送先アドレスを管理し、カテゴリＤＢ５
に対する操作を行なう。キーワード抽出部７は、受信し
た電子メールの送信者アドレス、題名（サブジェク
ト）、本文などからキーワードを抽出する。情報付加部
８は、メーリングリストの代表アドレス宛てに送られて
きた転送される電子メールに処理優先度情報やカテゴリ
情報などを付加する。また、返信メール管理部９は、受
信者が、転送された電子メールを開封したという情報を
受け取り、開封した電子メールの識別番号を得て、送信
元にその旨を知らせたり、問い合わせ先アドレスを知ら
せたり、返信メールを返信先アドレスへ出したりする。
このような構成で、この電子メールシステムでは、キー
ワード抽出部７が抽出したキーワードに基づいて、受信
した電子メールの転送先アドレスを決定し、情報付加部
８が必要な情報を付加して、抽出された転送先アドレス
へその電子メールを転送する。

【０００９】図２および図３に、第１の実施の形態の動
作フローを示す。以下、図２などに従って、この実施の
形態の動作を説明する。なお、この動作フローでは、企
業における商品などのユーザサポート窓口としてのメー
リングリストを例としている。図２は、メーリングリス
ト宛てに送られてきた電子メールを転送する動作であ
り、まず、送信元の利用者（ユーザ）がひとつのメーリ
ングリストを代表する代表アドレス宛てに電子メールを
送信する（Ｓ１）。たとえば、Ａ社のユーザサポート窓
口のメーリングリストの代表アドレスが suport@a.co.j
p であるとし、ある利用者がこの代表アドレス宛てにＡ
社の製品についての問い合わせを図４に示したような電
子メールで行なったものとする。なお、図４において、
１行目は送信元のメールアドレス、２行目は宛先である
メーリングリストの代表アドレス、３行目はこの電子メ
ールの題名である。電子メールシステムを構成している
前記メール受信部１は、このような電子メールを受信す
ると（Ｓ２）、その電子メールをキーワード抽出部７に
渡し、キーワード抽出部７は受け取った電子メールの宛
先である代表アドレスをメーリングリスト管理部４に渡
す。この例では、渡される代表アドレスはsuport@a.co.
jpである。メーリングリスト管理部４は受け取った代表
アドレスをＭＬＤＢ３内で検索し、その代表アドレスの
メーリングリストが見つかると、そのメーリングリスト
の識別子をＭＬＤＢ３から取得し、それをカテゴリ管理
部６に渡す。ＭＬＤＢ３は図５に示したようなテーブル
を持ち、図５の例では、suport@a.co.jpに対応する識別
子は「SUPORT」となる。

【００１０】続いて、カテゴリ管理部６は、受け取った
メーリングリストの識別子をカテゴリＤＢ内で検索し、
その識別子に対応したテーブルを取得し、そのテーブル
にキーワードが登録されているかどうかを調べる（Ｓ
３）。そして、登録されていれば（Ｓ４でＹｅｓ）、そ
のキーワードをキーワード抽出部７に渡す。図６に示し
たように、カテゴリＤＢ５にはメーリングリストごとに
カテゴリとキーワードが記憶されているのである。「SU
PORT」で表されるメーリングリストに関連するキーワー
ドは「製品Ａ」、「製品Ｂ」、「製品Ｃ」、「製品
Ｄ」、「故障」、「修理」、「@bbb」などである。キー
ワードが登録されていなくて（Ｓ４でＮｏ）、カテゴリ
管理部６からキーワードを全く渡されない場合には、キ
ーワード抽出部７はメーリングリスト管理部４からメー
リングリストに参加しているすべての転送先アドレスを
取得し、それを情報付加部８に渡し（Ｓ１０）、ステッ
プＳ８へ進む。それに対して、カテゴリ管理部６からキ
ーワードを１個以上渡された場合には、キーワード抽出
部７はそのキーワードについて受信メールからキーワー
ド抽出を行い（Ｓ５）、そのキーワードが、たとえば題
名中に１個以上、または本文中に所定数以上含まれてい
るかどうかを判定する（Ｓ６）。そして、条件を満たす
数のキーワードが含まれていた場合には（Ｓ６でＹｅ
ｓ）、そのキーワードをカテゴリ管理部６に渡し、含ま
れていなかった場合には（Ｓ６でＮｏ）、メーリングリ
スト管理部４から当該メーリングリストに参加している
すべての転送先アドレスを取得し、それを情報付加部８
に渡し（Ｓ１０）、ステップＳ８へ進む。なお、図４に
示した電子メールでは、題名に「修理」というキーワー
ドが含まれている。カテゴリ管理部６は、キーワード抽
出部７からキーワードを受け取ると、カテゴリＤＢを検
索し、キーワードに対応するカテゴリ情報を取得し（Ｓ
７）、そのキーワードとカテゴリ情報、そのカテゴリ情
報に対応づけられている転送先アドレス、返信先アドレ
ス、問い合わせ先アドレスなどを情報付加部８に渡し、
ステップＳ８へ進む。たとえば図６において、キーワー
ドが「修理」である場合には、対応するカテゴリは「メ
ンテナンス」であり、転送先アドレス、問い合わせアド
レスとしてservice@a.co.jpを渡す。ステップＳ８で
は、情報付加部８が、受け取った情報を元に、転送先ア
ドレス、カテゴリ情報、キーワードなど、必要な情報を
電子メールに付加し、情報を付加した電子メールを送信
部２に渡す。図７に、付加情報を加えた電子メールを示
す。こうして、送信部２は受け取った電子メールを示さ
れた転送先アドレスへ転送する（Ｓ９）。

【００１１】なお、前記においては、登録されている所
定のキーワードが送られてきた電子メールのキーワード
か否かを判定したが、たとえば送られてきた電子メール
の題名に含まれているひとつまたは複数の名詞をその電
子メールのキーワードとしてキーワード抽出部７が抽出
し、抽出されたキーワードが所定のキーワードとして登
録されていた場合にそのキーワードに対応づけられてい
る転送先アドレスまたはそのキーワードの属するカテゴ
リに対応づけられている転送先アドレスへ、送られてき
た電子メールを転送するようにしてもよい。また、図２
に示したような方法による場合でも、キーワードの属す
るカテゴリに対応づけられた転送先アドレスへ転送する
代わりに、転送先を直接キーワードに対応づけてキーワ
ードに対応づけられた転送先へ転送するようにしてもよ
い。また、この実施の形態では、キーワードまたはカテ
ゴリに対応づけて返信先アドレスを設定するようにし
て、転送される電子メールに返信先アドレスを付加す
る。当該カテゴリまたはキーワードに返信先アドレスが
登録されている場合（図６参照）、図２に示したステッ
プＳ７において、カテゴリ管理部６は返信先アドレスを
取得して、情報付加部８に渡し、ステップＳ８で、情報
付加部８が、受け取った情報を元に、転送先アドレス、
返信先アドレス、カテゴリ情報やキーワードなど、必要
な情報を電子メールに付加し、情報を付加した電子メー
ルを送信部２に渡すのである。また、ステップＳ７にお
いて、カテゴリ管理部６は返信先アドレスを返信メール
管理部９に渡す。これにより、返信メール管理部９は、
転送した電子メールのメッセージＩＤ（メッセージ識別
情報）とこの返信先アドレスを対にして記憶しておく。
そして、その後、転送先では返信先が登録しておいた所
定の返信先であることを知って、その返信先に対する返
信メール（返信先の設定は不要）を電子メールシステム
へ送ってくると、受信部１がその返信メールを受け取
り、返信メールとそのメッセージＩＤを返信メール管理
部９に渡す。これにより、返信メール管理部９は渡され
たメッセージＩＤと対になる返信先アドレスを検索し、
それらが記憶されている対と合致したならば、返信メー
ルとその返信先アドレスを送信部２に渡す。そうする
と、送信部２はその返信メールをその返信先アドレスへ
送信する。

【００１２】このように第１の実施の形態によれば、送
信者に負荷を与えずに、メーリングリストを代表する代
表アドレス宛てのメールを限定された適切な宛先にだけ
送信することができ、したがって、不必要な電子メール
の受信を削減することができるし、受信者が電子メール
に付加されたキーワードやカテゴリを見ることにより、
受信側において対応順位決めが容易になり、処理優先度
の高い電子メールなどへの迅速な対応が可能になる。ま
た、従来は、返信は登録されているすべての転送先へ送
信されたが、カテゴリなどに対応づけて登録されている
宛先にだけ送信することが可能であるので、たとえば、
送信元からの電子メールに対して転送先がコメントなど
を付け加えた電子メールを、それを必要としている返信
先だけに送信することができる。また、図６に示したよ
うに、カテゴリによっては問い合わせ先の情報を持つ
が、このような問い合わせ先の情報を持つカテゴリに属
する電子メールの場合は、次に示す動作が行なわれる。
以下、問い合わせ先情報がある場合の問い合わせ先通知
動作について、図３に示した動作フローを用いて説明す
る。図２に示したステップＳ７において、問い合わせ先
のアドレスが存在する場合、カテゴリ管理部６は問い合
わせ先アドレスを取得して、それを返信メール管理部９
に渡す（Ｓ１１）。これにより、返信メール管理部９は
予め登録しておいた問い合わせ先通知メールのテンプレ
ート（所定様式の用紙）に問い合わせ先アドレスを書き
込み、受信した電子メールの送信元のアドレスを送信先
にする。そして、転送した電子メールのメッセージＩＤ
（メッセージ識別情報）とこの問い合わせ先通知メール
を対にして記憶しておく（Ｓ１２）。その後、転送され
た電子メールを受信者が開いた時点で、受信確認メッセ
ージがこの電子メールシステムへ送られてくると、受信
部１がその受信確認メッセージを受け取り、そのメッセ
ージＩＤを返信メール管理部９に渡す（Ｓ１３）。これ
により、返信メール管理部９は渡されたメッセージＩＤ
と対になる問い合わせ先通知メールを検索し、図８に示
したような問合せ先通知メールを送信部２に渡す（Ｓ１
４）。そうすると、問い合わせ先通知メールを受け取っ
た送信部２はその問合せ先通知メールをそのメールに示
された宛先（最初の電子メールの送信元）へ送信する
（Ｓ１５）。こうして、利用者（ユーザ）は問合せ先へ
の直接問合せが可能になる。

【００１３】本発明の第２の実施の形態では、メーリン
グリストを代表する代表アドレス宛てに送信された電子
メールに付加情報を付加する情報付加部８を備えるとと
もに、キーワードまたはカテゴリに対応づけて電子メー
ルの処理優先度を管理するようにカテゴリ管理部６を構
成し、情報付加部８が、抽出されたキーワードまたは特
定されたカテゴリに対応した処理優先度情報を転送され
る電子メールに付加情報として付加する。図９はカテゴ
リＤＢ５に予めカテゴリに対応づけて処理優先度を登録
した例であり、カテゴリ管理部６は、キーワード抽出部
７からキーワードを受け取ると、カテゴリＤＢを検索
し、キーワードに対応したカテゴリ情報を取得し（図２
のＳ７）、そのカテゴリ情報に対応づけられている転送
先アドレス、処理優先度などを取得して情報付加部８に
渡し、ステップＳ８（図２）へ進む。たとえば図９にお
いて、キーワードが「修理」である場合には、対応する
カテゴリは「メンテナンス」であり、処理優先度は１
（最も優先度が高い優先度）である。そして、ステップ
Ｓ８（図２）では、情報付加部８が、図１０に示したよ
うに、処理優先度など付加情報を電子メールに付加す
る。こうして、第２の実施の形態によれば、受信者の対
応順位決めが容易になり、したがって、処理優先度の高
い電子メールへの迅速な対応が可能になる。

【００１４】

【発明の効果】以上説明したように本発明は以下のよう
な効果を奏する。請求項１および請求項７記載の発明で
は、メーリングリストの代表アドレスと複数の転送先ア
ドレスとが対応づけて登録しておかれ、さらに、前記代
表アドレスごとに所定のひとつまたは複数のキーワード
と転送先アドレスとが対応づけて登録しておかれ、前記
所定のキーワードが受信した電子メールから抽出された
場合、または受信した電子メールから抽出されたキーワ
ードが所定のキーワードとして登録されていた場合、抽
出されたキーワードに対応づけられた転送先アドレスが
受信した代表アドレスに対応づけられている転送先アド
レスから抽出され、抽出された転送先アドレスに対し
て、受信された電子メールが転送されるので、送信者に
負荷を与えずに、メーリングリストを代表する代表アド
レス宛てのメールを限定された適切な宛先に送信するこ
とができ、したがって、受信者にとって不必要な電子メ
ールの受信数を削減することができる。また、請求項２
および請求項８記載の発明では、メーリングリストの代
表アドレスと複数の転送先アドレスとが対応づけて登録
しておかれ、さらに、前記代表アドレスごとに、所定の
カテゴリに対応づけてそのカテゴリに属するキーワード
と転送先アドレスとが登録しておかれ、前記所定のキー
ワードが受信した電子メールから抽出された場合、また
は受信した電子メールから抽出されたキーワードが所定
のキーワードとして登録されていた場合、抽出されたキ
ーワードの属するカテゴリに対応づけられた転送先アド
レスが受信した代表アドレスに対応づけられている転送
先アドレスから抽出され、抽出された転送先アドレスに
対して、受信された電子メールが転送されるので、同様
に、送信者に負荷を与えずに、メーリングリストを代表
する代表アドレス宛てのメールを限定された適切な宛先
に送信することができ、したがって、受信者にとって不
必要な電子メールの受信数を削減することができる。ま
た、請求項３記載の発明では、請求項１または請求項２
記載の発明において、メーリングリストを代表する代表
アドレス宛てに送信された電子メールに、抽出されたキ
ーワードまたはそのキーワードの属するカテゴリが付加
されるので、受信者の受信メールに対する対応順位決め
を容易にして迅速な対応を可能にする。また、請求項４
記載の発明では、請求項１または請求項２記載の発明に
おいて、メーリングリストを代表する代表アドレス宛て
に送信された電子メールに、キーワードまたはカテゴリ
に対応づけられている処理優先度が付加されるので、同
様に、受信者の受信メールに対する対応順位決めを容易
にして迅速な対応を可能にする。また、請求項５記載の
発明では、請求項１乃至請求項４記載の発明において、
キーワードまたはカテゴリに対応づけて返信先アドレス
が設定され、転送される電子メールに前記返信先アドレ
スが付加されるので、たとえば、送信元からの電子メー
ルに対して転送先がコメントなどを付け加えた電子メー
ルを、それを必要としている返信先だけに送信すること
ができる。また、請求項６記載の発明では、請求項１乃
至請求項５記載の発明において、メーリングリストを代
表する代表アドレス宛てに電子メールを送信した送信元
に対して、抽出された問い合わせ先情報を含んだ電子メ
ールが送信されるので、利用者は問合せ先への直接問合
せが可能になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の各実施の形態の電子メールシステムを
示す構成ブロック図である。

【図２】本発明の第１の実施の形態を示す電子メールシ
ステムの動作フロー図である。

【図３】本発明の第１の実施の形態を示す電子メールシ
ステムの他の動作フロー図である。

【図４】本発明の第１の実施の形態を示す電子メールシ
ステムの説明図である。

【図５】本発明の第１の実施の形態を示す電子メールシ
ステム要部のデータ構成図である。

【図６】本発明の第１の実施の形態を示す電子メールシ
ステム要部の他のデータ構成図である。

【図７】本発明の第１の実施の形態を示す電子メールシ
ステムの他の説明図である。

【図８】本発明の第１の実施の形態を示す電子メールシ
ステムの他の説明図である。

【図９】本発明の第２の実施の形態を示す電子メールシ
ステム要部のデータ構成図である。

【図１０】本発明の第２の実施の形態を示す電子メール
システムの説明図である。

【符号の説明】

１受信部、２送信部、３メーリングリストデー
タベース、４メーリングリスト管理部、５カテゴリ
データベース、６カテゴリ管理部、７キーワード抽
出部、８情報付加部、９電子メール管理部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】メーリングリストを代表する代表アドレ
スを宛先として送信された電子メールを複数の転送先へ
転送することができる電子メールシステムにおいて、メ
ーリングリストを代表する代表アドレスを宛先として送
信された電子メールを受信するメール受信手段と、電子
メールを送信するメール送信手段と、メーリングリスト
の代表アドレスと複数の転送先アドレスとを対応づけて
管理するメーリングリスト管理手段と、受信した電子メ
ールからキーワードを抽出するキーワード抽出手段とを
備え、さらに、前記代表アドレスごとに所定のひとつま
たは複数のキーワードと転送先アドレスとを対応づけて
管理する宛先管理手段を備え、前記所定のキーワードが
前記キーワード抽出手段により受信した電子メールから
抽出された場合、またはキーワード抽出手段により受信
した電子メールから抽出されたキーワードが所定のキー
ワードとして登録されていた場合、抽出されたキーワー
ドに対応づけられた転送先アドレスを受信した代表アド
レスに対応づけられている転送先アドレスから抽出し、
抽出された転送先アドレスに対して、前記メ−ル受信手
段により受信された電子メールを前記メール送信手段が
転送するように構成したことを特徴とする電子メールシ
ステム。
【請求項２】メーリングリストを代表する代表アドレ
スを宛先として送信された電子メールを複数の転送先へ
転送することができる電子メールシステムにおいて、メ
ーリングリストを代表する代表アドレスを宛先として送
信された電子メールを受信するメール受信手段と、電子
メールを送信するメール送信手段と、メーリングリスト
の代表アドレスと複数の転送先アドレスとを対応づけて
管理するメーリングリスト管理手段と、受信した電子メ
ールからキーワードを抽出するキーワード抽出手段とを
備え、さらに、前記代表アドレスごとに、所定のカテゴ
リに対応づけてそのカテゴリに属するキーワードと転送
先アドレスとを管理する宛先管理手段を備え、前記所定
のキーワードが前記キーワード抽出手段により受信した
電子メールから抽出された場合、またはキーワード抽出
手段により受信した電子メールから抽出されたキーワー
ドが所定のキーワードとして登録されていた場合、抽出
されたキーワードの属するカテゴリに対応づけられた転
送先アドレスを受信した代表アドレスに対応づけられて
いる転送先アドレスから抽出し、抽出された転送先アド
レスに対して、前記メ−ル受信手段により受信された電
子メールを前記メール送信手段が転送するように構成し
たことを特徴とする電子メールシステム。
【請求項３】請求項１または請求項２記載の電子メー
ルシステムにおいて、メーリングリストを代表する代表
アドレス宛てに送信された電子メールに付加情報を付加
する情報付加手段を備え、前記情報付加手段が、抽出さ
れたキーワードまたはそのキーワードの属するカテゴリ
を転送される電子メールに付加するように構成したこと
を特徴とする電子メールシステム。
【請求項４】請求項１または請求項２記載の電子メー
ルシステムにおいて、メーリングリストを代表する代表
アドレス宛てに送信された電子メールに付加情報を付加
する情報付加手段を備えるとともに、キーワードまたは
カテゴリに対応づけて電子メールの処理優先度を管理す
るように前記宛先管理手段を構成し、前記情報付加手段
が、抽出されたキーワードまたは特定されたカテゴリに
対応した処理優先度情報を転送される電子メールに付加
情報として付加するように構成したことを特徴とする電
子メールシステム。
【請求項５】請求項１乃至４の何れか１項に記載の電
子メールシステムにおいて、キーワードまたはカテゴリ
に対応づけて返信先アドレスを設定するように宛先管理
手段を構成するとともに、転送される電子メールに前記
返信先アドレスを付加する返信先付加手段を備えたこと
を特徴とする電子メールシステム。
【請求項６】請求項１乃至５の何れか１項に記載の電
子メールシステムにおいて、前記メール送信手段は、メ
ーリングリストを代表する代表アドレス宛てに電子メー
ルを送信した送信元に対して、前記宛先管理手段によっ
て抽出された問い合わせ先情報を含んだ電子メールを送
信する構成であることを特徴とする電子メールシステ
ム。
【請求項７】メーリングリストを代表する代表アドレ
スを宛先として送信された電子メールを複数の転送先へ
転送することができる電子メール転送方法において、メ
ーリングリストの代表アドレスと複数の転送先アドレス
とを対応づけて登録しておくとともに、前記代表アドレ
スごとに所定のひとつまたは複数のキーワードと転送先
アドレスとを対応づけて登録しておき、前記所定のキー
ワードが受信した電子メールから抽出された場合、また
は受信した電子メールから抽出されたキーワードが所定
のキーワードとして登録されていた場合、抽出されたキ
ーワードに対応づけられた転送先アドレスを受信した代
表アドレスに対応づけられている転送先アドレスから抽
出し、抽出された転送先アドレスに対して、受信された
電子メールを転送するようにしたことを特徴とする電子
メール転送方法。
【請求項８】メーリングリストを代表する代表アドレ
スを宛先として送信された電子メールを複数の転送先へ
転送することができる電子メール転送方法において、メ
ーリングリストの代表アドレスと複数の転送先アドレス
とを対応づけて登録しておくとともに、前記代表アドレ
スごとに、所定のカテゴリに対応づけてそのカテゴリに
属するキーワードと転送先アドレスとを登録しておき、
前記所定のキーワードが受信した電子メールから抽出さ
れた場合、または受信した電子メールから抽出されたキ
ーワードが所定のキーワードとして登録されていた場
合、抽出されたキーワードの属するカテゴリに対応づけ
られた転送先アドレスを受信した代表アドレスに対応づ
けられている転送先アドレスから抽出し、抽出された転
送先アドレスに対して、受信された電子メールを転送す
るようにしたことを特徴とする電子メール転送方法。