JP4821863B2 - 電子メールの転送制御方法および転送制御装置 - Google Patents

Description

本発明は、電子メールの転送を制限するための技術に関する。

電子メールの通信において、メールの受信者がそのメールを他者に転送することがある。その際、機密性が高い電子メールについては、当事者以外への転送を禁止することが求められる。電子メールの転送制限に関する技術として、例えば、後述の特許文献１に記載ものがある。

特許文献１に記載のシステムは、ある発信元からの電子メールを他者へ転送しようとする際に、その転送の可否を当該発信元に問い合わせ、許可の回答が得られた場合に転送を行うというものである。

特開２００４−３０２５６９号公報

上記特許文献１に記載のシステムによれば、電子メールに記述された機密性の高い情報が、発信元の意図しないユーザに転送されることを防止できる。

しかしながら、上記文献の技術にあっては、転送に先立って発信元へ問い合わせる必要があり、その問い合わせに対し、発信元でも回答操作を求められる。よって、転送者および発信元の双方に手間が掛かるという不都合がある。また、発信元の不在などにより、速やかに回答が得られない場合、転送可否の判明までに時間が掛かる。

そこで、本発明は、電子メールの転送可否を迅速かつ簡便に判定するための転送制御方法及び転送制御装置を提供することを目的とする。

本発明に係る転送制御方法は、発信元による転送制限が適用される転送制限メールであることを表すキーワードと当該発信元の識別情報との組み合わせ並びに当該転送制限の条件を関連付けて登録し、通信端末からの送信メールが転送制限メールか否かを前記キーワードを用いて判別し、前記送信メールを前記転送制限メールと判別した場合に当該送信メールの本文から前記発信元の識別情報を抽出し、前記抽出した識別情報と前記判別に用いたキーワードとの組み合わせに関し登録されている前記転送制限の条件をもとに前記送信メールの転送可否を決定するという方法である。

本発明に係る転送制御装置は、発信元による転送制限が適用される転送制限メールであることを表すキーワードと当該発信元の識別情報との組み合わせ並びに当該転送制限の条件を関連付けて登録するデータベース部と、通信端末からの送信メールが転送制限メールか否かを前記キーワードを用いて判別し、前記送信メールを前記転送制限メールと判別した場合に当該送信メールの本文から前記発信元の識別情報を抽出するメール処理部と、前記抽出した識別情報と前記判別に用いたキーワードとの組み合わせに関し登録されている前記転送制限の条件をもとに前記送信メールの転送可否を決定する転送判定部とを備える。

本願発明によれば、電子メールの転送可否を迅速かつ簡便に判定することができる。

本発明の実施形態におけるシステムの構成図である。 本発明に係る転送制御装置の実施形態のブロック図である。 本発明に係る転送制御装置の実施形態のフローチャートである。 本発明の実施形態におけるデータベース部の登録に関する説明図である。 本発明の実施形態におけるデータベース部の登録に関する説明図である。 本発明の実施形態における発信元からの転送制限メールに関する説明図である。 本発明の実施形態において転送された転送制限メールに関する説明図である。 本発明の実施形態における転送不可の通知に関する説明図である。 本発明の他の実施形態におけるデータベース部の登録に関する説明図である。

図１に、本発明の実施形態におけるシステム構成を示す。通信端末10は、本発明に係る転送制限メールの発信元に対応する。転送制限メールとは、予め発信元（10）により登録された転送制限が適用される電子メールであり、後述のキーワードが記述されることにより、一般の電子メールと区別される。通信端末40は、通信端末10からの転送制限メールをその他の通信端末50へ転送しようとする端末である。

送信メールサーバ20は、各通信端末（10,40,50）から出力された電子メールをＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）に従ってネットワークに送信するノードであり、本発明に係る転送制御装置の機能を備えるものである。受信メールサーバ30は、各通信端末（10,40,50）宛ての電子メールをＰＯＰ３に従ってそれらに供給するノードである。

図２に、送信メールサーバ20の構成を示す。通信部21は、各通信端末（10,40,50）からの電子メールを受信メールサーバ30に向けて送信する通信機能を果たす。また、通信部21は、ある特定のアドレスを宛先に含む電子メールについては、非転送の転送制限メール、すなわち発信元（10）から初めて送信された転送制限メールと認識する。発信元からの転送制限メールは、直ちに受信メールサーバ30へ送信する。

データベース部22は、転送制限メールであることを表すキーワードと発信元（10）の識別情報との組み合わせや、その発信元が設定した転送制限の条件を関連付けて登録する。これらの登録情報は、データベース部22にてリストＡ22a及びリストＢ22bとして保存される。

メール処理部23は、各通信端末（10,40,50）からの送信メールが転送制限メールか否かをデータベース部22のキーワードを用いて判別する。また、その送信メールが発信元（10）以外からの転送制限メールである場合に、メール本文から発信元の識別情報を検出する機能を持つ。

転送判定部24は、メール処理部23での判別に用いたキーワードと、検出された発信元の識別情報との組み合わせに対応した転送制限の条件をデータベース部22から検索し、それを参照して送信メールの転送可否を決定する。

通知部25は、送信メールの転送不可が決定された場合に、その送信メールを転送しようとした通信端末（40）に対し転送不可を通知する。より具体的には、後述するように、転送不可のエラーメッセージが記述された通信端末40宛ての電子メールを作成し、それを通信部21により送信する。

図３に示すフローチャートに沿って、送信メールサーバ20の動作を説明する。以下では、転送制限メールの発信元である通信端末10のメールアドレスが「abcd@***.**.**」であるとする。

通信端末10は、事前に、送信メールサーバ20のデータベース部22に転送制限の内容を登録する。送信メールサーバ20は、通信端末10からの登録情報をリストＡ22a及びリストＢ22bに保存する。図４及び図５に、各リストでの登録例を示す。

図４のリストＡ22aには、転送制限メールであることを表すキーワードと、発信元の識別情報としてのメールアドレスとの組み合わせが登録される。本実施形態において、キーワードは、電子メールの表題（subject）に記述される。リストＡ22aによれば、例えばアドレス「abcd@…」の通信端末10の場合は、転送制限メールの表題にキーワード［転送制限Ａ］あるいは［転送制限Ｂ］を設定することが登録されている。

図５のリストＢ22bには、上記のリストＡ22aに登録されているキーワードと発信元の組み合わせ別に、転送制限の条件が設定される。本実施形態において、転送制限の条件には、転送が許可されるアドレス（「転送可」）と、転送が禁止されるアドレス（「転送不可」）とが規定される。なお、「転送可」については、リストの項目から省略してもよい。その場合、「転送不可」のアドレス以外は、全て転送を許可するという条件となる。

かかるリストＢ22bの通信端末10（「abcd@…」）のレコードによれば、例えば「c234@…」のユーザに対して、［転送制限Ａ］の転送制限メールが転送されることを禁止する一方で、［転送制限Ｂ］の転送制限メールについては許可することが登録されている。このように、発信元が複数のキーワードを使い分けることで、同一ユーザに対する転送制限を変更することができる。

上記のような登録を終えた通信端末10が、例えば、図６に示す転送制限メールを送信したとする。このメールの表題には、キーワード［転送制限Ａ］が設定されている。また、メールの宛先（「TO:」，「Bcc:」）として、「a123@…」をはじめとする３件のユーザアドレスと、前述した特定アドレスである「seigenmail@…」が設定されている。

送信メールサーバ20に上記の送信メールが入力されると（図３：ステップS1）、通信部21が、そのヘッダの宛先フィールドに特定アドレスが含まれるか否かを確認する（ステップS2）。ここでは、宛先に特定アドレスが含まれていることが確認される（図６：「Bcc: seigenmail@…」）。通信部21は、今回の送信メールは、転送による送信ではなく、発信元から初めて送信された転送制限メールと判断する（ステップS3）。そして、転送制限メールを、転送判定を行うことなく直ちに受信メールサーバ30へ向けて出力する（ステップS4）。

次に、上記の転送制限メールを受信した通信端末40が、それを、通信端末50を含む複数のユーザへ転送するケースを説明する。以下では、通信端末40のメールアドレスが「a123@…」であり、転送先の通信端末50が「c123@…」であるとする。

通信端末40は、発信元（10）からの転送制限メール（図６）を転送すべく、図７に示す電子メールを作成して送信する。このメールでは、メール本文やキーワード［転送制限Ａ］を含む表題が、前述した発信元のメールから転記されている。また、図７のメール本文には、通信端末10からのメールを転送する旨の定型文や、その通信端末10のアドレス「abcd@…」が付記されている。

通信端末40からの上記メールが送信メールサーバ20に入力されると（図３：ステップS1）、通信部21が宛先を確認し、特定アドレスは含まれていないと認識する（ステップS2：No）。この場合、メール処理部23が、データベース部22のリストＡ22a（図４）を参照し、そこに登録されている何らかのキーワードが今回のメール表題にあるかどうかを判別する（ステップS5）。

メール処理部23は、表題にキーワード［転送制限Ａ］があることを認識し、本メールは転送された転送制限メールであると判断する（ステップS6）。なお、仮に、表題にキーワードの記載がない場合（ステップS5：No）、本実施形態では一般の電子メールとみなし、この時点で直ちに送信される（ステップS4）。

続いて、メール処理部23は、メール本文に発信元の識別情報があるかどうかを確認する（ステップS7）。前述したように、本実施形態では、発信元のメールアドレスをその発信元の識別情報として取り扱う。メール本文から発信元アドレスを検出するには、例えば、メール本文から「転送します」や「以下は転送メッセージ」といった転送に関する定型文を検索し、それに先行して記述されているメールアドレスを発信元アドレスと認識すればよい。

メール処理部23は、図７に示すメール本文の「abcd@…」を発信元アドレスと認識して抽出する（ステップS8）。そして、抽出したアドレスと、今回のキーワード［転送制限Ａ］との組み合わせがリストＡ22aに登録されているかどうかを確認する（ステップS9）。ここでは、リストＡ22a（図４）から「abcd@…」と［転送制限Ａ］との組み合わせが確認される。

なお、メール本文に発信元アドレスがない場合や（ステップS7：No）、発信元アドレスはあってもキーワードとの組み合わせが事前に登録されていない場合は（ステップS9：No）、その時点でメール送信される（ステップS4）。

次に、転送判定部24が、対象の「abcd@…」及び［転送制限Ａ］の組み合わせに関する転送制限の条件をリストＢ22bから検索する（ステップS10）。そして、検出された条件をもとに、今回の転送制限メール（図７）の各宛先について、転送可否を決定する。

より具体的には、図５のリストＢ22bにおける「abcd@…」及び［転送制限Ａ］の組み合わせのレコードにおいて、例えば宛先「a456@…」は、「転送可」として登録されている。転送判定部24は、この宛先「a456@…」については転送制限メールの転送を許可し（ステップS11：Yes）、「a456@…」への送信を通信部21に指示する（ステップS4）。

一方、同じく転送先の一つである通信端末50、すなわち宛先「c123@…」は、リストＢ22bの上記レコードにおいて「転送不可」として登録されている。この場合、転送判定部24は、宛先「c123@…」に対しては転送制限メールの転送を禁止すると決定する（ステップS11：No）。

なお、その他の宛先「a567@…」及び「pppp@…」の転送可否は、いずれもリストＢ22bに登録されていない。このような場合、「転送不可」と登録されている宛先と同様に、転送を禁止することが望ましい。

転送不可の候補が決定されると、通知部25が、通信端末40に対し、候補の宛先（「c123@…」等）へは今回の転送制限メールが転送されないことを通知する（ステップS12）。通知形態の一例として、図８にエラーメッセージの電子メールを示す。このエラーメッセージにより、通信端末40のユーザは、当該宛先にはメールが転送されなかったことを把握できる。

以上のように、本実施形態によれば、電子メールの転送可否が送信メールサーバ20にて自動的に判定されることから、転送可否が迅速に判明する。これにより、転送が許可されているユーザに対しては、速やかに転送メールを届けることができる。また、発信元が作成した電子メールが、その発信元の意図しないユーザに転送されることを簡便に防止することができる。

本発明は、上記の実施形態に限定されるものではない。本発明の実施は、特許請求の範囲内で、上記形態に対する変更が可能である。例えば、キーワードに関し、上記実施形態では、［転送制限Ａ］のような特定の形式でメール表題に設定したが、これに替えて、転送されるメール本文（転記部分）の一部をキーワードとしてもよい。また、本文のキーワードと表題のキーワードとの組み合わせにより転送制限メールを判別するようにしてもよい。

図９に、メール本文をキーワードに利用する場合のリストＡ22a-1を示す。図示の例は、前述のリストＡ22a（図４）に、メール本文中のキーワードを登録する項目を追加したものである。リストＡ22a-1の登録によれば、メール表題に［転送制限Ａ］があり、本文中の転記部分に「○×機器の△△について、・・・」等が含まれる場合、そのメールは、転送による転送制限メールであるとみなされる。

また、本文中のキーワードのみを用いて転送制限メールを判別するようにしてもよい。具体的には、本文中の転記部分に「○×機器の△△について、・・・」等を含むメールは、表題の記述内容にかかわらず、転送制限メールとみなす。これにより、表題からキーワード［転送制限Ａ］を削除して転送された転送制限メールであっても、本文中のキーワードから、そのメールが転送制限メールであると判別できる。

発信元の識別情報に関し、上記実施形態では発信元のメールアドレスを用いたが、転送されたメールから発信元（10）を特定できれば、メールアドレスに限らず、例えば、ユーザの氏名や端末の識別番号などであってもよい。

転送制限の条件に関し、上記実施形態では、リストＢ22b（図５）のように転送制限メールの宛先アドレスを登録したが、これに限らず、例えば転送回数を条件としてもよい。その場合、１回目の転送はすべて「転送可」とし、２回目以降は「転送不可」とするといった登録が可能である。転送回数は、例えば、転送ごとに付記される本文中の「〜を転送します」や、表題の「Fw：」のような定型部分の出現回数をカウントすることで取得できる。

また、その他、転送メールの送信時間帯を条件として転送制限を行うようにしてもよい。例えば、転送制限メールのヘッダから得られる送信時刻が特定の時間帯に該当する場合は「転送不可」にするという条件を登録しておく。これにより、対象のメールが特定の時間帯に転送されることを防止できる。

上記実施形態では、宛先に特定アドレス（「seigenmail@…」）が含まれるメールについては、発信元からの転送制限メールであるとみなして転送判定を省略したが、このようなメールも念のため転送判定を行うようにしてもよい。

本発明は、送信メールサーバ20の動作手順に対応したコンピュータプログラム、及び、そのプログラムを記憶している記録媒体として実施することができる。

10,40,50 通信端末
20 送信メールサーバ（転送制御装置）
30 受信メールサーバ

Claims (13)

1. 発信元による転送制限が適用される転送制限メールであることを表すキーワードと当該発信元の識別情報との組み合わせ並びに当該転送制限の条件を関連付けて登録し、
   通信端末からの送信メールが転送制限メールか否かを前記キーワードを用いて判別し、
   前記送信メールを前記転送制限メールと判別した場合に当該送信メールの本文から前記発信元の識別情報を抽出し、
   前記抽出した識別情報と前記判別に用いたキーワードとの組み合わせに関し登録されている前記転送制限の条件をもとに前記送信メールの転送可否を決定することを特徴とする転送制御方法。
2. 前記送信メールの転送を否と決定した場合、前記通信端末に対し当該送信メールの転送が不可である旨を通知することを特徴とする請求項１記載の転送制御方法。
3. 通信端末からの送信メールの宛先に特定のアドレスを含む複数のアドレスが設定されている場合は当該通信端末を前記発信元と認識し、当該送信メールを前記特定のアドレス以外の各アドレスへ送信することを特徴とする請求項１又は２記載の転送制御方法。
4. 前記キーワードは、送信メールの表題に記述されるデータであることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の転送制御方法。
5. 前記キーワードは、送信メールの表題および本文に記述されるデータであることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の転送制御方法。
6. 前記転送制限の条件は、前記転送制限メールの受信を禁止すべきアドレスに関する規定を含むことを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の転送制御方法。
7. 発信元による転送制限が適用される転送制限メールであることを表すキーワードと当該発信元の識別情報との組み合わせ並びに当該転送制限の条件を関連付けて登録するデータベース部と、
   通信端末からの送信メールが転送制限メールか否かを前記キーワードを用いて判別し、前記送信メールを前記転送制限メールと判別した場合に当該送信メールの本文から前記発信元の識別情報を抽出するメール処理部と、
   前記抽出した識別情報と前記判別に用いたキーワードとの組み合わせに関し登録されている前記転送制限の条件をもとに前記送信メールの転送可否を決定する転送判定部とを備えることを特徴とする転送制御装置。
8. 前記転送判定部が前記送信メールの転送を否と決定した場合に前記通信端末に対し当該送信メールの転送が不可である旨を通知する通知部を備えることを特徴とする請求項７記載の転送制御装置。
9. 通信端末からの送信メールの宛先に特定のアドレスを含む複数のアドレスが設定されている場合は当該通信端末を前記発信元と認識し、当該送信メールを前記特定のアドレス以外の各アドレスへ送信する通信部を備えることを特徴とする請求項７又は８記載の転送制御装置。
10. 前記キーワードは、送信メールの表題に記述されるデータであることを特徴とする請求項７乃至９のいずれか１項に記載の転送制御装置。
11. 前記キーワードは、送信メールの表題および本文に記述されるデータであることを特徴とする請求項７乃至９のいずれか１項に記載の転送制御装置。
12. 前記転送制限の条件は、前記転送制限メールの受信を禁止すべきアドレスに関する規定を含むことを特徴とする請求項７乃至１１のいずれか１項に記載の転送制御装置。
13. コンピュータを請求項７乃至１２記載の転送制御装置として機能させることを特徴とするプログラム。

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