JP2011249950A - 誤送信防止機能付き電子メール通信装置 - Google Patents

Abstract

【課題】電子メールの誤送信を防止すると共に、電子メールを送信する毎に、宛名とメールアドレスの対応関係を登録する通信装置を提供する。
【解決手段】ＷＡＮを経由する電子メールの送信を受付けると、宛名文字列抽出部１０５は受付けた電子メールのメール本文から宛名文字列を抽出し、宛名・アドレスチェック部１０８は許可送信先記憶部１０９に登録されている送信先アドレスに対応する送信先名称を検索して抽出した宛名文字列と対応しているかをチェックし、対応していない場合に、アラーム部１１０は受付けた電子メールの発信元へアラームを送信し、そのアラームにも関らず発信元から送信を指示された場合に、ＷＡＮ宛転送部１０４は受付けた電子メールをその送信先アドレスへ転送すると共に、許可送信先記憶部１０９の登録内容を更新する。
【選択図】 図２

Description

本発明は電子メールサーバ等の電子メール送信機能を有する通信装置に係り、特に送信先アドレスの設定ミスによる電子メールの誤送信を防止する装置に関する。

近年、インターネット環境が整備拡充し、電子メール通信が家庭や企業で広く普及している。これに伴い、電子メールの誤送信によるトラブルが発生している。例えば、極秘資料や個人情報が誤送信により、間違った相手に送信され、その情報が悪用された場合、社会問題に発展する恐れもある。

このような電子メールの誤送信を防止するために、予め人名や会社名などの宛名とメールアドレスを対応付けて登録しておき、電子メールを送信する際に、電子メールの本文に記載された宛名を抽出し、抽出した宛名と登録されているメールアドレスが対応しているか否かをチェックし、対応している場合に電子メールの送信を許可し、対応していない場合は電子メール送信者に誤送信の可能性を警告する技術がある（例えば、特許文献１）。

特開２００９−２１７４１４号公報

しかしながら、特許文献１に記載されている技術は、予め人名や会社名などの宛名とメールアドレスを対応付けて記憶しておく必要があり、この宛名とメールアドレスを対応付けて登録する作業に多大な労力が掛かると共に、登録された宛名とメールアドレスの関係を維持管理することも大変である。

そこで、本発明の課題は、電子メールの誤送信を防止すると共に、電子メールを送信する毎に、宛名とメールアドレスの対応関係をチェックした上で登録または修正し、宛名とメールアドレスを対応付けて登録する作業とその維持管理に係る作業を軽減できる通信装置を提供することにある。

上記課題を解決するために、第１の発明は、電子メール送信機能を有する通信装置において、送信先の人名または部署の名称の前または後に記載される敬称または部署に係る１文字以上の宛名キーワードを登録する宛名キーワード登録手段と、電子メールの送信を受付けると前記宛名キーワード登録手段に登録されている宛名キーワードのいずれかが前記受付けた電子メールの本文に記載されているか否かを前記本文の冒頭から探索し前記本文に記載された最初の宛名キーワードを抽出する宛名キーワード抽出手段と、前記抽出した宛名キーワードの前または後の所定の文字列を宛名文字列として抽出する宛名文字列抽出手段と、送信を許可する送信先のメールアドレスと人名または部署名を含む送信先名称と対応付けて記憶する許可送信先記憶手段と、前記許可送信先記憶手段を参照して前記電子メールの送信先アドレスに対応する送信先名称を検索する送信先名称検索手段と、前記宛名文字列抽出手段が抽出した宛名文字列と前記送信先名称検索手段が検索した送信先名称を比較し前記宛名文字列が前記送信先名称に対応しているか否かを判定する宛名文字列判定手段と、を有し、前記宛名文字列判定手段が前記宛名文字列は前記送信先名称に対応していると判定した場合に、前記電子メールの送信を許可または実行し、前記宛名文字列判定手段が前記宛名文字列は前記送信先名称に対応していないと判定した場合に、前記電子メールの送信を許可または実行せずに、所定のアラーム情報を自通信装置が備える表示部に表示するまたは当該電子メールの発信元に通知することを特徴とする。

第２の発明は、さらに、前記宛名文字列判定手段が前記宛名文字列は前記送信先名称に対応していないと判定した場合に、当該電子メールおよび前記宛名文字列抽出手段が抽出した宛名文字列を記憶しておき、前記記憶した電子メールを送信することを要求する予め定められた特定操作が為された場合または特定コマンドもしくは特定メールを受信した場合に、前記記憶した電子メールを前記記憶した電子メールの送信先アドレスへ送信すると共に、前記記憶しておいた宛名文字列を前記許可送信先記憶手段の前記送信先アドレスに対応する送信先名称として上書きするまたは追加することを特徴とする。

第３の発明は、さらに、前記受付けた電子メールの送信先アドレスが前記許可送信先記憶手段に記憶されていないメールアドレスであった場合に、所定のアラーム情報を自通信装置が備える表示部に表示するまたは当該電子メールの発信元に通知し、当該電子メールと前記宛名文字列抽出手段が抽出した宛名文字列を記憶しておき、前記記憶した電子メールを送信することを要求する予め定められた特定操作が為された場合または特定コマンドもしくは特定メールを受信した場合に、前記記憶した電子メールを前記記憶した電子メールの送信先アドレスへ送信すると共に、前記記憶しておいた宛名文字列を送信先名称として、前記記憶しておいた電子メールの送信先アドレスをメールアドレスとして、前記送信先名称と前記メールアドレスを対応付けて前記許可送信先記憶手段に追加することを特徴とする。

第４の発明は、さらに、前記宛名文字列抽出手段が前記宛先文字列を抽出できなかった場合に、宛名または敬称もしくは部署に係る文字が記載されていない旨のアラーム情報を自通信装置が備える表示部に表示するまたは当該電子メールの発信元に通知することを特徴とする。

本発明によれば、送信先アドレスの設定ミスに伴う電子メールの誤送信を防止するために必要な人名や部署名などの送信先名称とメールアドレスの対応関係を、電子メールを送信する毎にチェックした上で送信を許可する許可送信先に追加登録する、または登録済みのデータを修正するので、許可送信先への登録作業が効率的であると共に、登録された宛名とメールアドレスの対応関係の維持管理も容易であるという利点がある。
また、本文に記載されている宛名文字列を自動的に抽出するので、送信先アドレスのミスを検出すると同時に、宛名の抜けや敬称が抜けた呼び捨ての宛名の記載を検出できるという利点がある。

図１は本発明の一実施の形態における全体構成図である。 図２は本発明装置の内部ブロック構成図である。 図３は宛名キーワードと宛名文字列抽出ルールの例である。 図４は本発明装置の動作フローチャートである。

以下、本発明の一実施の形態について説明する。なお、実施同一部位には同じ参照番号を付与し、説明は繰り返さない。

図１は本発明の一実施の形態における全体構成図であって、本発明のメールサーバ（以下、本発明装置と略す）１０と、本発明装置１０に帰属する複数のメール端末２０と、相手端末３０と、ＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）５０と、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）６０とから構成される。

本発明装置１０は、ＬＡＮ６０を介してメール端末２０から電子メールの送信を受付けると、当該電子メールの送信先アドレスをチェックし（具体的なチェック手段は後述する）、送信先アドレスに問題がないと判断した場合に、ＬＡＮ６０，ルータ４０およびＷＡＮ５０を介して当該電子メールの送信先アドレスである相手端末３０に当該電子メールを転送する。また、送信先アドレスに問題があると判断すると、本発明装置１０は電子メールをその送信先アドレスへ転送せずに、発信元のメール端末２０に誤送信になる可能性を示唆するアラームメールを送信する。このようにして、本発明装置１０は、各メール端末２０の誤送信を防止する。

なお、本実施の形態では、メールサーバを本発明装置の例として記載するが、本発明はこれに限定されない。例えば、本発明装置は、メール端末と一体化された通信装置であってもよい。また、メールサーバとメール端末の間でデータを中継する中継サーバと一体化された通信装置であってもよい。

さらに、本実施の形態では、本発明装置１０はメール端末２０から電子メールの送信をＬＡＮ６０を介して受付けているが、ＷＡＮ５０を介して受付けるようにしてもよい。

図２は本発明装置１０の内部ブロック構成図である。本発明装置１０は、通信制御部１０１、メール振分部１０２、ＬＡＮ宛転送部１０３、ＷＡＮ宛転送部１０４、宛名文字列抽出部１０５、宛名キーワード記憶部１０６、返信メールチェック部１０７、宛名・アドレスチェック部１０８、許可送信先記憶部１０９、アラーム部１１０、許可送信先登録処理部１１１とから構成される。

通信制御部１０１はＬＡＮ６０との接続インターフェースであり、パケット通信によるデータ通信全般を制御する。通信制御部１０１は、ＬＡＮ６０からＷＡＮ５０宛またはＬＡＮ６０宛ての電子メールを受信する（受付けると）と、その電子メールをメール振分部１０２に送り、ＬＡＮ宛転送部１０３、ＷＡＮ宛転送部１０４、アラーム部１１０からの指示に応じて、その電子メールをＷＡＮ５０宛に転送する、または、ＬＡＮ６０内の送信先へ配信する、または所定のメッセージをその電子メールの発信元へ送信する。

メール振分部１０２は、受付けた電子メールのヘッダに記載されている送信先アドレスをチェックし、ＬＡＮ６０に接続されたメール端末２０宛であったならばＬＡＮ宛転送部１０３に送り、ＷＡＮ５０を介して通信する相手端末３０宛であったらばＷＡＮ宛転送部１０４に送る。

ＬＡＮ宛転送部１０３はメール振分部１０２から送られてきた電子メールを、その送信先アドレスに従って、ＬＡＮ６０に接続されたメール端末２０に配信する。なお、電子メールの配信方法は、一般的なメールサーバにおけるＭＤＡ（Ｍａｉｌ Ｄｅｌｉｖｅｒｙ Ａｇｅｎｔ）の機能と同じなので詳細な説明は割愛する。

ＷＡＮ宛転送部１０４はメール振分部１０２から送られてきた電子メールを一旦記憶しておき、宛名文字列抽出部１０５および宛名・アドレスチェック部１０８と連動して、その電子メールのヘッダに記載されている送信先アドレスとメール本文から抽出した宛名文字列の対応関係をチェックし、問題がない場合、送信先アドレスに対応するＷＡＮ５０を介して通信する相手端末３０へ、一旦記憶しておいた電子メールを転送する。なお、電子メールの転送方法は、一般的なメールサーバにおけるＭＴＡ（Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ａｇｅｎｔ）と同じなので詳細な説明は割愛する。送信先アドレスとメール本文から抽出した宛名文字列の対応関係をチェックした結果、問題があった場合、ＷＡＮ宛転送部１０４は所定のアラーム動作を起動すると共に、許可送信先を更新する。なお、アラーム動作および許可送信先の更新については後述する。

宛名文字列抽出部１０５はＷＡＮ宛転送部１０４からの指示に応じて宛名キーワード記憶部１０６に記憶されている宛名キーワードを参照し、メール本文に記載されている宛名文字列の抽出を行う。

ここで、宛名文字列の抽出方法について説明する。図３は宛名キーワードと宛名文字列抽出ルールの例である。列１０６１は、宛名キーワード記憶部１０６に記憶されている宛名キーワードであり、予め登録されている。

図示するように宛名キーワード１０６１は、人名の前後につける「様」や「殿」等の敬称や、会社名／部署名の前後につける「御中」等の特有の文字である。そして、これらの宛名キーワードは、その文字を名称の前に書くのか、後に書くのかにより、前名称型と後名称型として分類されている。そして、前名称型か後名称型かに対応して宛名文字列抽出ルール１０６２を適用する。

なお、図３において、宛名キーワードの例として、「様」や「殿」「Ｍｒ．」等を挙げているが、例示以外にも「氏」、「女史」、「さん」、「君」、「ちゃん」などであってもよい。さらに特定の会社名、部署名、役職であってもよい。また、図３に示した宛名文字列抽出ルール１０６２も一例であり、公知の各種の特定文字抽出手段が適用可能である。

以下、具体例として、メール本文の文頭部分に、「□□□□□山田□太郎□様（□はスペース）」という文字列が記載されている電子メールを例に説明する。

まず、宛名文字列抽出部１０５は、ＷＡＮ宛転送部１０４から送られて来るメール本文の冒頭から、宛名キーワード１０６１として登録されている、「様」「殿」「Ｍｒ．」等の宛名キーワードのいずれかがメール本文に記載されていないかを探索する。

そして、最初の宛名キーワードである「様」を検出すると、宛名文字列抽出部１０５は、宛名文字列抽出ルール１０６２に従って、「様」の前の文字列でかつ連続スペース後の文字列である「山田□太郎」またはスペースを削除した「山田太郎」が宛名文字列として抽出される。

なお、上記の例は、「様」の前に記載された宛名文字列は連続スペース後の文字列としたが、この連続スペース後の文字列とした部分は、文頭または改行後からの文字列であってもよい。さらに、連続スペースや改行ではなく、文字ではない特殊記号（例えば◆）を宛名の前に記載する独自ルールとしてもよい（図示せず）。

宛名・アドレスチェック部１０８は、ＷＡＮ宛転送部１０４からの指示に応じて許可送信先記憶部１０９を参照して、受付けた電子メールの送信先アドレスと、宛名文字列抽出部１０５が抽出した宛名文字列の対応関係が適切か否かをチェックし、チェック結果をＷＡＮ宛転送部１０４に通知する。

許可送信先記憶部１０９は、メール誤送信か否かを判断するための許可送信先のメールアドレスおよび送信先名称を対応付けて記憶している。

許可送信先は、送信実績のある送信先であり、新たな送信先へ電子メールを転送する毎にその送信先のデータが追加される。なお、この許可送信先記憶部１０９は、送信を許可するか否かに係らない、任意のメールアドレスを蓄積する一般的なアドレスブックであってもよい。

次に、宛名文字列抽出部１０５が抽出した宛名文字列の対応関係が適切か否かの判断方法について説明する。ＷＡＭ宛転送部１０４は、宛名文字列抽出部１０５が抽出した宛名文字列と、受付けた電子メールの送信先アドレスを宛名・アドレスチェック部１０８に送る。

宛名・アドレスチェック部１０８は、ＷＡＭ宛転送部１０４から送られた送信先アドレスが許可送信先記憶部１０９に登録されているか否かを検索する。送信先アドレスが許可送信先記憶部１０９に存在している場合、そのメールアドレスに対応する送信先名称を検索し、検索した送信先名称と宛名文字列抽出部１０５が抽出した宛名文字列を比較する。

もし、送信先アドレスが存在しない場合、宛名・アドレスチェック部１０８は、ＷＡＮ宛転送部１０４に許可送信先記憶部１０９に新規の送信先アドレスであることを通知する。

検索した送信先名称と宛名文字列抽出部１０５が抽出した宛名文字列が対応していない場合、宛名・アドレスチェック部１０８は、宛名文字列抽出部１０５が抽出した宛名文字列を、許可送信先記憶部１０９全体から探索し、別のメールアドレスの送信先名称に一致する場合は、送信先アドレスまたは宛名にミスがある可能性をＷＡＮ宛転送部１０４に通知する。

送られた宛名文字列に対応する送信先名称が存在しない場合、宛名・アドレスチェック部１０８は、ＷＡＮ宛転送部１０４に新規の送信先名称であることを通知する。

送信先アドレスがおよび宛名文字列が一致する場合、宛名・アドレスチェック部１０８は、ＷＡＮ宛転送部１０４に電子メールの送信許可を通知する。

ＷＡＮ宛転送部１０４は、宛名・アドレスチェック部１０８からチェック結果を通知されると、その通知内容に応じて通信制御部１０１またはアラーム部１１０を制御して、一旦記憶しておいた電子メールをその送信先アドレスへ転送する、またはアラームメールの生成・送信を指示する。

アラーム部１１０はＷＡＮ宛転送部１０４からの指示に応じてアラームメールを生成し、生成したアラームメールを、通信制御部１０１を介して電子メールを送信してきた発信元のメール端末２０に送信する。

返信メールチェック部１０７は、アラーム部１１０が送信したアラームメールの送信先で当該電子メールの発信元であるメール端末２０からの返信の電子メール（以下返信メール）を解析する手段である。返信メールチェック部１０７は、メール振分部１０２とＷＡＮ宛転送部１０４を経由して届いた、返信メールのタイトルまたはメール本文を解析し、メール端末２０からの指示内容をＷＡＮ宛転送部１０４に返す。

許可送信先登録処理部１１１は、ＷＡＮ宛転送部１０４の指示に応じて許可送信先記憶部１０９に新たなデータを追加したり、登録されているデータを更新または削除する。

図４は本発明装置の動作フローチャートである。本フローは、本発明装置１０に電源が投入され、メールサーバとしてメール端末２０または相手端末３０からの電子メールを受信し、受信した電子メールの転送または配信が可能な状態から開始する。

まず、本発明装置１０はＷＡＮ５０を経由する相手端末３０宛の電子メールを受付けるのを待つ（Ｓ１０１）。なお、ＬＡＮ６０内のメール端末２０同士の電子メール送受信や相手端末３０からの受信メールに係る処理フローは割愛してる。

電子メールを受付けると（Ｓ１０１、Ｙｅｓ）、本発明装置１０は受付けた電子メールのメール本文の文頭から宛名キーワードを探索し（Ｓ１０２）、メール本文に宛名キーワードの有無をチェックする（Ｓ１０３）。ここで、探索する宛名キーワードは、宛名キーワード記憶部１０６に登録された全ての宛名キーワード１０６１である。また、宛名キーワードを探索するメール本文の処理単位（例えば１行毎）は任意であり、その処理単位の中に宛名キーワードが無く（Ｓ１０３、Ｎｏ）、メール本文の全文を探索が未了であれば（Ｓ１０４、Ｎｏ）、Ｓ１０３に戻って宛名キーワードの探索を繰り返す。

なお、本実施の形態ではメール本文の全文を宛名キーワードの探索範囲としているが、探索処理を高速化するために、メール本文の冒頭から所定の行数（例えば２０行）に限定してもよい。

宛名キーワードを検出すると（Ｓ１０３、Ｙｅｓ）、本発明装置１０は、宛名文字列抽出ルール１０６２に従って、その検出した宛名キーワードの前または後のメール本文の文字列を分析して、宛名と推定される宛名文字列を抽出する（Ｓ１０５）。

そして、本発明装置１０は許可送信先記憶部１０９に登録されたメールアドレスと受付けた電子メールの送信先アドレスを比較し（Ｓ１０６）、許可送信先記憶部１０９に一致する送信先アドレスがある場合（Ｓ１０７、Ｙｅｓ）、そのアドレスに対応付けられた送信先名称を検索する（Ｓ１０８）。

抽出した宛名文字列が検索した送信先名称と対応していると判定された場合（Ｓ１０９，Ｙｅｓ）、本発明装置１０はＷＡＮ５０を経由する相手端末３０に受付けた電子メールを転送する（Ｓ１１０）。

なお、本実施形態では本発明装置１０は発信元から受付けた電子メール送信先へ転送するメールサーバとしているが、本発明装置１０は送信先アドレスと宛先をチェックして誤送信を警告する装置であってもよい。その場合、Ｓ１１０は、発信元のメール端末２０に対して「送信許可」をメールで通知するようにすればよい。

メール本文の全文を探索しても宛名キーワードを検出しなかった場合（Ｓ１０４、Ｙｅｓ）、本発明装置１０は「宛名がない」および「送信しますか？」の旨を含むアラームメール（以下、宛名なしアラームメールと呼称）を生成して、受付けた電子メールの発信元であるメール端末２０へ送信する（Ｓ１１１）。そして、本発明装置１０は、受付けた電子メールの転送を保留したまま、所定の時間（例えば１０分間）、そのメール端末２０から宛名なしアラームに対する処置を指示する返信の電子メール（以下、返信メールと呼称）を待つ（Ｓ１１２）。所定の時間内に宛名なしアラームメールに対する返信メールを受信したならば（Ｓ１１２、Ｙｅｓ）、本発明装置１０は受信した返信メールを解析して転送を保留している電子メールの送信指示かどうかを判定する（Ｓ１１３）。

送信指示と判定した場合（Ｓ１１３、Ｙｅｓ）、本発明装置１０は、Ｓ１１０に進み、転送を保留している電子メールをその送信先アドレスへ転送して本フローを終了する。Ｓ１１２でＮｏ、またはＳ１１３でＮｏだった場合、本発明装置１０は、受付けた電子メールをその送信先アドレスへ転送せずに、本フローを終了する。なお、転送しなかった電子メールおよびその履歴に係るデータは、即削除してもよいし、一定期間（例えば１週間）が経過した後に削除してもよい。

Ｓ１０７で、許可送信先記憶部１０９に一致する送信先アドレスがない場合（Ｓ１０７、Ｎｏ）、本発明装置１０は「許可送信先に登録されていない新規の宛先である」および「送信しますか？」の旨を含むアラームメール（以下、新規宛先アラームメールと呼称）を生成し、受付けた電子メールの発信元へ送信し（Ｓ１１４）、返信を待つ（Ｓ１１６）。

また、Ｓ１０９で、抽出した宛名文字列と送信先名称が対応していない場合（Ｓ１０９、Ｎｏ）、本発明装置１０は「許可送信先に登録されていない宛名文字列である」および「送信しますか？」の旨を含むアラームメール（以下、宛名文字列未登録アラームメールと呼称）を生成して、受付けた電子メールの発信元へ送信する（Ｓ１１５）。

Ｓ１１４またはＳ１１５で、新規宛先アラームメールまたは宛名文字列未登録アラームメールを送信すると、本発明装置１０は所定の時間（例えば１０分間）、受付けた電子メールの発信元から新規宛先アラームメールまたは宛名文字列未登録アラームメールに対する返信メールを待つ（Ｓ１１６）。所定の時間内に返信メールを受信したならば（Ｓ１１６、Ｙｅｓ）、本発明装置１０は受信した返信メールを解析して電子メールの送信指示かどうかを判定する（Ｓ１１７）。

送信指示であった場合（Ｓ１１７、Ｙｅｓ）、本発明装置１０は、アラームした内容に応じて処置を判定し、Ｓ１１９またはＳ１２０へ処理を振り分ける（Ｓ１１８）。

新規宛先アラームメールに対する返信であった場合、本発明装置１０は許可送信先記憶部１０９に、新規の送信先として、受付けた電子メール送信先アドレスおよび抽出した宛名文字列を許可送信先記憶部１０９に登録追加する（Ｓ１１９）。

宛名文字列未登録アラームメールに対する返信であった場合、本発明装置１０は「宛名文字列を登録するか？」および「登録する場合、追加または上書きか？」の旨の電子メール（以下、追加／上書き確認メールと呼称）を送信する（Ｓ１２０）。そして本発明装置１０は追加／上書き確認メールの返信を待つ（Ｓ１２１）。

追加／上書き確認メールに対する返信メールを受信すると（Ｓ１２１、Ｙｅｓ）、本発明装置１０は、受付けた返信メールを解析して「追加」か「上書き」か「登録しない」を判定する。

判定結果が「追加」であった場合（Ｓ１２２、Ｙｅｓ）、抽出した宛名文字列が、登録されている送信先名称の別の呼称に対応しているケースであり、本発明装置１０は許可送信先記憶部１０９の送信先名称に抽出した宛名文字列を追加登録して（Ｓ１２３）、Ｓ１１０に移行する。

判定結果が「上書き」であった場合（Ｓ１２４、Ｙｅｓ）、登録されている送信先名称が変更されたケースであり、許可送信先記憶部１０９の送信先アドレスに対応する送信先名称を削除し（Ｓ１２５）、抽出した宛名文字列を許可送信先記憶部１０９の送信先アドレスに対応する送信先名称として登録した上で（Ｓ１２３）、Ｓ１１０に移行する。

また、追加／上書き確認メールに対する返信メールを受信しない場合（Ｓ１２１、Ｎｏ）または判定結果が「登録しない」の場合（Ｓ１２４、Ｎｏ）、許可送信先記憶部１０９の登録内容を変更せずに、保留した電子メールをその送信先アドレスへ転送し（Ｓ１１０）、本フローを終了する。

以上、説明した通り、本発明装置１０は、ＷＡＮ５０を経由する電子メールの送信を受付ける毎に、その送信先アドレスと抽出した宛名文字列と許可送信先記憶部１０９に登録されている内容を比較し、それらが対応関係に無いと判定した場合に、誤送信の可能性を示唆するアラームメールを、受付けた電子メールの発信元に送信する。そして、アラームしたにも関らず送信を指示してきた場合に、受付けた電子メールをその送信先アドレスへ転送すると共に、当該電子メールの送信先アドレスおよび抽出した宛名文字列を許可送信先記憶部１０９に反映し、以降、同じアラームが発生しないようにできる。

したがって、本発明によれば、ＷＡＮ５０を経由する電子メールの送信を受付ける毎に、許可送信先記憶部１０９に登録すべき許可送信先に係るデータが拡充および更新されるので、許可送信先記憶部１０９に登録すべき許可送信先の最初の登録作業およびデータの更新に係る作業が軽微である。

また、本発明装置１０の利用者（電子メール送信の依頼元）にとって、宛名の記載漏れ、送信先アドレスおよび宛名文字列を自動的にされるので、誤送信を事前に防止できると共に、宛名や敬称の記載漏れや名称間違い等、相手に失礼なメール本文の送信を防止できる利点がある。

なお、本実施の形態では、ＷＡＮ５０を経由する全送信メールについて、図４に示した処理を実施しているが、処理を効率化するために、例えば、特定の送信先（例えば、取引先）やＬＡＮ６０内の特定の発信元（例えば、重要データを扱う部署）に限定するようにしてもよい。この場合、チェックすべき特定の送信先や特定の発信元のリストをＷＡＮ宛転送部１０４が備えればよい（図示せず）。

なお、本実施の形態では、本発明装置がメールサーバと一体化されている場合を例について説明したが、本発明はこれに限定されない。例えば、本発明装置は、一般的なメールサーバや電子メール送信装置から宛先チェックを依頼される宛先チェック装置であってもよい。この場合、本発明装置は、許可送信先に係るデータを管理し、宛先チェック結果に応じて誤送信の可能性を示唆するアラームを依頼元に通知し、電子メールの送信自体はメールサーバまたは電子メール送信装置が実行するので、既存の電子メールシステムへの変更は軽微となる。

また、本発明装置は電子メール送信装置と一体化されていてもよい。この場合、誤送信に係るアラームは、自装置が備える表示部に表示するようにすればよい。

１０・・・本発明のメールサーバ、２０・・・メール端末、３０・・・相手端末、４０・・・ルータ装置、５０・・・ＷＡＮ、６０・・・ＬＡＮ、１０１・・・通信制御部、１０２・・・メール振分部、１０３・・・ＬＡＮ宛転送部、１０４・・・ＷＡＮ宛転送部、１０５・・・宛名文字列抽出部、１０６・・・宛名キーワード記憶部、１０７・・・返信メールチェック部、１０８・・・宛名・アドレスチェック部、１０９・・・許可送信先記憶部、１１０・・・アラーム部、１１１・・・許可送信先登録処理部、

Claims (4)

1. 電子メール送信機能を有する通信装置において、
   送信先の人名または部署の名称の前または後に記載される敬称または部署に係る１文字以上の宛名キーワードを登録する宛名キーワード登録手段と、電子メールの送信を受付けると前記宛名キーワード登録手段に登録されている宛名キーワードのいずれかが前記受付けた電子メールの本文に記載されているか否かを前記本文の冒頭から探索し前記本文に記載された最初の宛名キーワードを抽出する宛名キーワード抽出手段と、前記抽出した宛名キーワードの前または後の所定の文字列を宛名文字列として抽出する宛名文字列抽出手段と、送信を許可する送信先のメールアドレスと人名または部署名を含む送信先名称と対応付けて記憶する許可送信先記憶手段と、前記許可送信先記憶手段を参照して前記電子メールの送信先アドレスに対応する送信先名称を検索する送信先名称検索手段と、前記宛名文字列抽出手段が抽出した宛名文字列と前記送信先名称検索手段が検索した送信先名称を比較し前記宛名文字列が前記送信先名称に対応しているか否かを判定する宛名文字列判定手段と、を有し、
   前記宛名文字列判定手段が前記宛名文字列は前記送信先名称に対応していると判定した場合に、前記電子メールの送信を許可または実行し、
   前記宛名文字列判定手段が前記宛名文字列は前記送信先名称に対応していないと判定した場合に、前記電子メールの送信を許可または実行せずに、所定のアラーム情報を自通信装置が備える表示部に表示するまたは当該電子メールの発信元に通知することを特徴とする誤送信防止機能付き電子メール通信装置。
2. 請求項１に記載の通信装置であって、
   前記宛名文字列判定手段が前記宛名文字列は前記送信先名称に対応していないと判定した場合に、当該電子メールおよび前記宛名文字列抽出手段が抽出した宛名文字列を記憶しておき、
   前記記憶した電子メールを送信することを要求する予め定められた特定操作が為された場合または特定コマンドもしくは特定メールを受信した場合に、前記記憶した電子メールを前記記憶した電子メールの送信先アドレスへ送信すると共に、
   前記記憶しておいた宛名文字列を前記許可送信先記憶手段の前記送信先アドレスに対応する送信先名称として上書きするまたは追加することを特徴とする誤送信防止機能付き電子メール通信装置。
3. 請求項１に記載の通信装置であって、
   前記受付けた電子メールの送信先アドレスが前記許可送信先記憶手段に記憶されていないメールアドレスであった場合に、所定のアラーム情報を自通信装置が備える表示部に表示するまたは当該電子メールの発信元に通知し、当該電子メールと前記宛名文字列抽出手段が抽出した宛名文字列を記憶しておき、
   前記記憶した電子メールを送信することを要求する予め定められた特定操作が為された場合または特定コマンドもしくは特定メールを受信した場合に、前記記憶した電子メールを前記記憶した電子メールの送信先アドレスへ送信すると共に、
   前記記憶しておいた宛名文字列を送信先名称として、前記記憶しておいた電子メールの送信先アドレスをメールアドレスとして、前記送信先名称と前記メールアドレスを対応付けて前記許可送信先記憶手段に追加することを特徴とする誤送信防止機能付き電子メール通信装置。
4. 請求項１から３のいずれかに記載の通信装置であって、
   前記宛名文字列抽出手段が前記宛先文字列を抽出できなかった場合に、宛名または敬称もしくは部署に係る文字が記載されていない旨のアラーム情報を自通信装置が備える表示部に表示するまたは当該電子メールの発信元に通知することを特徴とする誤送信防止機能付き電子メール通信装置。

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