JP2001022659A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】従来の電子メールシステムでは受信者が同報宛
先者のメール処理状況を確認できず、電話等の他情報伝
達手段を利用して確認する必要があった。また電子メー
ルシステムの普及によりメール通数が増えたが送信元ア
ドレスで判断するジャンクメール自動廃棄機能だけでは
十分でなく、メール処理効率の向上が必要である。 【解決手段】電子メールが同報メールである場合は、同
報者のメール受信および処理状況の通知機能を提供し、
特定指定ユーザに関してはメール本文を開封することな
く処理状況を通知する機能を提供する。また特定指定ユ
ーザがメールを開封している場合は、自らのメール処理
優先度を変更、例えば自動廃棄する機能を提供する。 【効果】電話等の他情報伝達手段が不要になり、またメ
ールの処理効率の向上を実現できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールシステ
ムに関し、さらに詳しくは、各ユーザのメール処理状況
を他ユーザに通知および表示する機能を持った電子メー
ルシステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来の装置は特開平５−２１１５２０号
公報や５―３４４１４８号公報のように受信者がメール
を読めば無条件に送信者に読んだことを通知する機能を
持つ電子メールシステムが提案されている。またこの機
能を装備した際に生じる通信データ増加問題を解決する
ため特開平９−２４７２０６号公報のように、通知設定
機能の動作設定機能を送信者に付与する電子メールシス
テムが提案されている。またメール処理を効率化を実現
するために特開平１１−１５７５６号公報のように、送
信元に応じて自動削除処理を実施する電子メールシステ
ムが提案されている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来の電子メールシス
テムでは送信者にのみユーザの受信もしくは開封情報が
通知される。したがってメールを配信されたユーザは他
ユーザの受信もしくは開封状況を確認することができな
い。このため送信先宛先がわずかに間違っていてメール
が到着していない場合でも、同報メールを受信したユー
ザは他ユーザにもきちんと配信されていると誤解してし
まう事態などが生じる。また開封して内容を把握したこ
とを確認するために電話する必要が生じることもある。
これを避けるためには受信もしくは開封状況を知りたい
ユーザに対して自らが送信者となって確認メールを送信
するか、電話等の他情報交換手段を利用して処理状況を
確認をする必要がある。さらに従来の電子メールシステ
ムでは送信ユーザは開封を確認できても読了を確認する
ことはできず、加えて読了後に転送や返信の意志を持っ
たかを確認することもできない。したがってこれらの情
報を得るためには、電話などの他情報交換手段や回答を
要望するメールを送信する必要がある。

【０００４】しかしこの方法では元のメールとの関連性
を相手に説明するための労力が必要となる。また電子メ
ールが普及して通数が増大した現在、たとえ送信者側で
重要性が高いと指定したメールであっても、受信ユーザ
からすると同報宛先ユーザが開封済みであれば内容確認
の重要度を下げても構わなくなるメールも存在する。部
下にまず判断を任せ、必要に応じて相談することを要望
する上司も存在する。

【０００５】本発明の目的は各ユーザのメール処理状況
を、送信ユーザだけでなく他ユーザにも通知および表示
する機能を提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的は、送信者のみ
が可能であった受信また開封状況確認を受信者にも可能
し、同時に受信メール一覧画面にて処理状況を表示し、
さらに返信や処理といったメール加工機能の起動をホス
トコンピュータに通知する機能を設けることによって達
成される。

【０００７】

【発明の実施の形態】以下に同報メールの各ユーザにお
けるメール処理状況を、送信ユーザだけでなく他ユーザ
にも通知および表示する機能について説明する。

【０００８】図１はシステムのハードウェア的な全体構
成を示す。送受信者端末とホストコンピュータは通信回
線やWAN/LANなどのネットワークを利用して接続されて
おり、電子メール送受信者はＡ０１のディスプレイ装置
を利用して電子メールを処理する。またこの際に利用さ
れる端末はＡ０３の一時記憶装置およびＡ０４の記憶装
置を持ち、電子メールデータおよび送受信者電子処理ソ
フトウェアを端末に格納することができる。

【０００９】図２および図３はシステムのソフトウェア
的な全体構成を示す。まずシステムは送信者側端末で実
行される送信側電子メールシステム、受信者側端末で実
行される受信側電子メールシステム、およびホストコン
ピュータで実行されるホストコンピュータ側電子メール
システムで構成される。これらの処理はさらに初期設定
の設定もしくは変更時に実行されるＢ０１〜Ｂ０６の初
期設定処理と、電子メールシステムを利用する際に実行
されるＢ０７〜Ｂ２１の一般処理部分に分かれる。なお
電子メール利用者はいずれも送受信者になる可能性があ
るので、送信側電子メールシステムと受信側電子メール
システムは全端末に格納する。またホストコンピュータ
側電子メールシステムは図１Ａ０７〜Ａ０９いずれかの
ホストコンピュータ記憶装置に保存され、図１のＡ０５
で示される中央演算処理装置を利用して実行される。

【００１０】図４は受信側端末の受信側電子メールシス
テムにおける受信メール一覧表示画面である。従来の電
子メールシステムが装備していた受信画面一覧に同報先
表示機能が付加されている。同報先が多い時は全件を表
示するために画面の横幅が理論的に無限だけ必要にな
り、同時にこの時は同報先の重要度も異なるために全件
を表示させても意味はない。そこで表示長はユーザ設定
可能な固定長にし、あらかじめシステムが設定した重要
度にしたがって宛先名と処理情報を文字情報で表示させ
るようになっている。そして同時にカラー表示機能を備
えた端末の場合は、処理状況を宛先と処理情報文字を特
定色で表現することによって識別の容易化を実現してい
る。さらに代行処理を想定し、指定代行者がメールを開
封した場合には時刻や題名まで含めた全概要情報を、特
定色で表示する機能も備えている。また送信者が送信メ
ールを開封して再送加工処理を開始した場合には、送信
者欄が特別に指定された色で表示されるようになってい
る。

【００１１】図５は受信メール表示画面である。従来の
電子メールシステムでは同報者宛先と送信者指定重要
度、および送信者名を表示する機能のみしか装備ない
が、本発明ではこれに送信者状況と同報受信者メール処
理状況が表示されるようになっている。

【００１２】図６は電子メールシステムのホストコンピ
ュータに蓄積される全ての電子メールを管理するための
データ・テーブルである。従来の電子メールシステムに
も存在するが、本発明ではホストコンピュータに通知さ
れる電子メール送受信ユーザのメール処理状況データを
管理するために、処理状況データ格納項目に格納可能な
データ項目内容を「受信」と「開封」に加えて、「転
送」、「返信」、「再送」も可能とするように拡張され
ている。またメールを識別するための識別子も本発明の
実現には必須であるが、これは従来電子メールシステム
で開封状況確認を実施するのには必須の機能として組み
込まれており、システムによって呼称が異なる。そこで
本発明では、「メール識別子」と呼ぶことにする。

【００１３】図７は従来の電子メールで採用されている
送信者側電子メールシステムの受信者開封確認機能であ
る。本発明では受信者も受信状況をホストコンピュータ
から収集することが必要であるが、この処理フローを流
用する。全体構成では、図２のＢ１２に含まれる。

【００１４】なおホストコンピュータのデータ・テーブ
ルの更新、すなわちメール処理状況の通知も、従来の受
信側電子メールシステムに組み込まれている開封処理を
通知する処理フローを流用する。開封はメール本文を画
面表示することであるが、再送、転送、返信処理も最初
に画面表示を実施する機構は同じである。したがって各
々の処理に図１１のＫ０９の処理を、送信データだけ変
更して組み込む。

【００１５】図８は従来の電子メールシステムに新たに
付加される初期設定時の処理フローであり、全体構成で
は図２のＢ０３に含まれる。新たに追加される処理は (１) 受信メールの開封確認機構を利用するかしないか
の選択 (２) 同報先表示の際のユーザ重要度指定 (３) 同報先表示の際の処理状況表示色設定 の３つの処理である。これらの処理はＧ０１とＧ０２，
Ｇ０４，Ｇ０５で実行される。

【００１６】図９は受信メール一覧画面を表示する時の
起動処理である。全体構成では図３のＢ１４に含まれ
る。本発明ではメール処理状況の表示が特徴であり、最
新情報を得るためにホストコンピュータとの送受信操作
がＨ０１〜Ｈ０５として追加されている。また受信メー
ル一覧画面では同報先として表示割り当て可能な領域は
限られており、さらに同報先でも確認必要な宛先は限ら
れていることに着目し、認識性を高めるためにＨ０６と
Ｈ０７の処理が提供される。

【００１７】なお受信画面の一覧表示は大半のユーザが
常時起動している性質の機能であり、定期的にメール処
理状況情報を更新する必要がある。そのために本発明で
は図１０のような表示内容更新処理を提供する。なおこ
の際は現時点でのコンピュータシステムが実現可能なネ
ットワーク処理能力を考慮し、表示更新対象となるメー
ルを指定可能な処理Ｉ０１〜Ｉ０３を提供している。

【００１８】なお本発明では不要メールのフィルタリン
グ機能、すなわちジャンクメールの削除処理フローを提
供している。その処理フローを示したのが図１１であ
る。従来の電子メールシステムとの違いは送信者だけで
はなく、同報受信者の処理状況まで加味してフィルタリ
ング可能なことである。ちなみにこの処理フローは本機
能が必要とされるの理由が受信メール一括処理の効率向
上にあることに着目して、図９のＨ０４のＹｅｓ選択後
と、図１０のＩ０４のＹｅｓ選択後の処理に組み込まれ
る。

【００１９】図５のような開封メールでのメール処理状
況の表示機能を実現するために、本発明では図１２のよ
うな受信メールの開封処理フローを提供する。全体構成
の中では、図３のＢ１６に含まれる。

【００２０】なお送信者の受信者処理状況の確認はホス
トコンピュータから送付されてくるデータが従来は送信
中、受信、開封の三種類程度だったのに転送、返信が加
わるだけであるのでデータ処理方式は変わらず、また表
示も既に表示処理機能をそのまま使用できるので、デー
タ表示方式を変更する必要もない。ただし受信者側から
は送信者の送付済みメール処理状況が分かった方が都合
良く、そのために再送処理起動部分にも、図１２のＫ０
９の処理を流用してホストコンピュータに通知する機能
を提供する。この処理は図２のＢ１２に含まれ、前述の
ユーザ重要度情報に基づいて表示される。また図２のＢ
０８に組み込まれ、送信メール一覧画面でも関係者処理
状況が表示できるようにする。

【００２１】

【発明の効果】本発明によればメール受信者は他の同報
ユーザがメールを受信、開封したかを知ることができ
る。また同報メールに対して転送もしくは返信メール作
成処理を開始したかを、すなわちメールを転送や返信処
理可能な程度は内容を理解したことを、電話などの他の
情報伝達手段を利用することなく一括して知ることがで
きる。また特定指定ユーザへの送付やメール処理状況
を、受信メール一覧表示画面で把握することや、特定指
定ユーザが開封済みである場合は自動削除処理を設定す
る機能により、メールの処理効率を向上させることがで
きる。さらにメール送信者が送付済みメールの再送処理
を起動したかを把握することができ、例えばメール本文
で約束した添付ファイルがなかった時など、送信者がな
んらかの処理を推進中であることを知ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】システムのハードウェア的な全体構成を示す図
である。

【図２】システムのソフトウェア的な全体構成を示す図
である。

【図３】システムのソフトウェア的な全体構成を示す図
である。

【図４】受信側端末の受信メール一覧表示画面を示す図
である。

【図５】受信側端末の受信メールの表示内容を示す図で
ある。

【図６】ホストコンピュータの全メールの概要情報を統
括するデータ・テーブルを示す図である。

【図７】電子メールの送信システムがメール処理状況情
報を収集する際に実行する処理フローを示す図である。

【図８】電子メールユーザの初期設定で新たに必要とな
る処理フローを示す図である。

【図９】受信一覧画面の起動処理フローを示す図であ
る。

【図１０】受信一覧画面の常時表示状態時の表示データ
更新処理フローを示す図である。

【図１１】ジャンクメールの自動削除フローを示す図で
ある。

【図１２】受信メールの開封処理フローを示す図であ
る。

【符号の説明】

Ａ０１…ディスプレイ表示装置、Ａ０２…端末側ＣＰＵ
(中央演算処理装置)、Ａ０３…一時記憶装置、Ａ０４…
端末側記憶装置、Ａ０５…ホストコンピュータ側ＣＰＵ
(中央演算処理装置)、Ａ０６…ホストコンピュータ側一
時記憶装置、Ａ０７，Ａ０８，Ａ０９…ホストコンピュ
ータ側記憶装置、Ａ１０…ネットワーク回線、Ａ１１…
通信回線。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B089 GA01 GA21 GB04 HA06 HA10 JA31 KA02 KB06 LA09 LA13 LB15 5K030 GA16 HA06 HC01 HC14 LA19 LD02 MB18

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 通信回線やWAN/LANでネットワーク接続
   されたホストコンピュータに送信側システムから電子メ
   ールを送り、ホストコンピュータが電子メールを記憶
   し、通信回線やWAN/LANなどのネットワークでホストコ
   ンピュータに接続された受信側システムが前記ホストコ
   ンピュータに記憶されている電子メールを読み出す電子
   メールシステムにおいて、受信ユーザが同報メール配信
   された他ユーザの開封状況を確認する機能を具備するこ
   とを特徴とする電子メールシステム。
2. 【請求項２】 請求項１の電子メールシステムにおい
   て、ユーザの処理状況を受信メール一覧表示の際に同時
   表示する機能を特徴とする電子メールシステム。
3. 【請求項３】 請求項１の電子メールシステムにおい
   て、ユーザの処理状況を開封だけでなく、返信や転送な
   どの加工処理機能起動状況まで通知する機能を具備する
   ことを特徴とする電子メールシステム。