JPS60109349A

JPS60109349A - 電子メ−ルシステム

Info

Publication number: JPS60109349A
Application number: JP58216013A
Authority: JP
Inventors: Susumu Yoshimura; 吉村　晋; Katsuyo Ishida; 石田　勝世; Tsukasa Matoba; 司的場
Original assignee: Toshiba Corp
Current assignee: Toshiba Corp
Priority date: 1983-11-18
Filing date: 1983-11-18
Publication date: 1985-06-14

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】［発明の技術分野］この発明は、俵数の端末を適化回線あるいはイ・ットワ
ークで結び、電子的なメツセージを伝送する電子メール
システムに関スる。

［発明の技術的背貝とその問題点］電子メールとしては、電話を用いる音声によるボイスメ
ールやＦＡＸを利用するＦ”ＡＸメール、ｇｔ＋′ψ様
とその端末を用いたコンピュータメールなとが　゛ある
が、基本的機能としては同じであり以下コンピュータメ
ールを例に酷しを進める。

従来の電子メールでは、計Ｒ４ｇ４内にメツセージの送
信、受信、蓄積とそれらの制御を行うメールボックスを
もうけ、端末から入力された文書あるいは、ファイルの
中にすでにあり指定された文書と受信先のあて先を入力
することで、メツセージが作成され、送信される。これ
はあて先のメールボックスに送られ受信されることにな
る。ところが受信者が受信動作を端末から行って始めて
、相手に送達したいメツセージが伝わることになるため
、受信がなされない限りメールが読まれないでいつまで
もたまることになる。メツセージは、受信相手に読まれ
て始めて意味があり、特に会議の開催通知や、返答をめ
るメツセージでは受信者が受信し、回送を行う処理期限
までにメールが読まれ必要な処理がなされないという欠
点があった。

これを）＋１１１．決するために、自動的に印刷出力す
るシステムも存在するが、これでは、不り＃足の第３者
がメツセージを見る機会が増すことになり、機密保持の
点から問題点が多かった。

［発明の目的］本発明は、上記の問題点の解決を図り、送信されたメツ
セージが相手に必要な時点で適切に相手に伝わること、
相手が居ない場合でも適切な代行処置がとらｉすること
を目的とする。

［発明の概要］本発明は、電子メールシステムにおいて、受信者に対し
、その代行可能な者のリストをあらかじめ登録しておき
、送信したメツセージの処理期限が近すいてもそのメツ
セージが読まれない場合、あらかじめ登録されている代
行受信者のリストの内最近の利用頻贋の多い利用者１人
（あるいは複数人）を検索し、そのメツセージのコピー
を転送し代行処置を取ってもらう。また送信者には、代
行利用者名とともに代行者へ転送したことを送信者に通
知することにより、送信者は送信したメツセージかその
佐どうなっているかを確認で会る０さらにこノ１．らの
処ｆ成によっても受信省１代行受イー者ともに受信表示
を処理ルＪ　ＩＪ（までに行わなかった場合ににｔｌそ
の確認ができる。

［発明の効果］本発明によれば、電子メールで送信したにもかかわらず
受信者側が不在その他の理由により受信表示を行わない
場合、代行者によって受信表示がなされるため適切な代
行処置を取ることが出来る。

また常に受信者が自分の受信メールボックスを監視しな
くても、近くの代行者によって自分宛のメールが来てい
ることが確認できる。一方送信者は、期限までに必ず受
信を行ってもらう従来の電子メールより一層確実になり
、また万一期限までに受信がなされない場合には、その
旨通知が返る。これにより受信者の受イ＝Ｌ忘れによる
誤す、問題点が大幅に減少する。また送信者と受信者の
コミュニケーションがスムーズになる。

「発明の実施世〔以下に図に従って発明の実施例の旺卸１について説明す
る。

第１図は、′電子メールシステムのハードウェアの一構
成例を示す図である。第２図は情報処理装置の構成を示
す。メールの送信部（２０１，）　、メール受信部（２
０２）は、ネットワークにインターフェース（２０３）
を介して接続されており、制御部（２０４）のコントロ
ールにより受信部からの通信文はＩ／Ｄコントローラ（
２０５）を介して蓄桧部（２０６）のそれぞれ対応する
受信メールボックス（２０７）に’Ｆｉ’ｒ　Ｖ（され
、送信部より端末へ通信文を出力する。端末においては
、文章の作成機能と受信メールの表示機能ができる。

第３図は、制御装置の構成を示す。制御処理部（３０１
）は、メールの送受信等のコントロールを行う。通知情
報部（３０２）は代行受イ８省へ転送するメツセージへ
の付加情報及び代行父（ｉ＋転送通知、未受信通知の作
成、送出を行う。利用者悄ｍ’ｉイ理部（３０４）はオ
リ用者履歴記体部（３（Ｊ５）と結合されており、利用
者管理及びオＵ用者の履ＩＪ査を取ることになる。

第４図は、受信メールボックスに格稍され、受イ＾表示
時に表示されるメールの表示例である。送信者は、宛先
１題目、処理期限（？！Ｉえば回答Ｊｔｌｌ限）。

メツセージの内容を指定９人力して込イバすることにな
る。第５図は、処理期限が近づいても（ν１」えば処理
期限の１日前）受信者が受情表７Ｊ：　Ｌ、ない場合１
代行者へ転送するが、転送した小を送信者に通知するた
めの代行利用者転送通知である０第６図は、代行受信者
に転送されたメールの内容である。転送されたメールに
は、文頭に代行受信者に対するメツセージが挿入されて
いる０第７図は、受信メールが処理期限までに受信表示
されなく、また代行者によっても代行受信表示がなされ
ない時に、送信者に通知するための床受イば通知である
。

第８図は、利用者情報管理部において、焦録。

史新、削除、検索がなされる。利用者管理リストである
。ここには、部間情報１部所情報９課・グループ情報、
利用者情報、利用者属性情報、メールボックス番号１代
行者情報がリスト構造で格納されており検索時に利用さ
れる。

第９図は、利用者履歴記憶部に格納される利用者履歴テ
ーブルの例である。本例では、利用履歴は、過去−ケ月
分のｊｒｉｉ歴のみを保持しており、頻度は１ケ月当り
の頻度が各人に対し算出され記録されている０第１Ｏ図は、メールのデータ形式である。ここで（１０
０１）はメールヘッダ、　（１００２）はメール単位に
割付けられるメール番号、　（１００３）は送信元あて
先、　（１００４）は受信先あて先、（１００，５）は
受信者が受信表示を行った時点で’ＯＮ′になる受信済
フラッグ、　（１００６）は代行受信者（複数の場合に
は、その内少くとも１人）が受信表示を行つグこ時点で
’ＯＮ’になる代行受信街フラッグ、（１００７）は代
行者に転送を行った時点で“ＯＮ’になる代行転送フラ
ッグ、　（１００８）　Ｉｄ未受信通知を行った時点で
’ＯＮ’になる未受信通知θヤフラッグ、　（１００９
）はメツセージ本体、　（１０１０）はメールヘッダで
ある０第１１図は、制御装置の制御処理部（３０１）において
、クロックにより定時間間隔に起動さえシ、各々の受信
メールボックスを監視し、処理期限のチェックを行うと
ともに代行者へのメールの転送１代行利用者転通知、未
受信通知を行う処理期限監視モニタルーチンの流れ図で
ある。

第１２図は、オＵ用者が受信表示時に制御処理部（３０
１）の受信監視モニタルーチンが行う処理の流九図であ
る。

本発明を第２図１第３図の制御装置、第１０図のメール
のデータ形式、第１１図、第１２図の制御処理部の処理
の流れ図を中心にして述べる０利用′４は、あらかじめ
受信端末から制御装置の利用者情報管理部（３０４）内
に自分の代行をしてくれる可能性のある利用者を代行者
として登録する０（Ｉｔ録した状態が第８図の利用者管
理りストに示されている。例えば８図では、利用者［野
村正］に対して、代行者として［加藤犬介］、［川崎−
男］。

［米用二部］、［国井三部コが登録されている。

まずメールが情報処理装置（第２図）のメール受信部を
通じて到くとこれは、制御装置（８３図）の利用者情報
管理部の利用者管理リスト［第８図］の利用者でメール
のあて先「第１Ｏ図］に対応するものを見出す。そして
それに対応するメールボックス番号を選ひ、受信メール
は蓄積装置Ｉ１０コントローラを通じて％積装置のメー
ルボックス番号に相当するメールボックスに格納される
。例えば第４図の受信メールの例では、東京本社企画部
企画課野伺正へメールが送られている。従って利用者管
理リストの野村正のメールボックスの番号ＮＯ１が選ば
れる。この結果このメールはＮＯＩの受信メールボック
スに蓄積される。

ｆＩＩ！Ｊ御装置の制御処理部（３０１）でｄ％シ一時
時間間隔クロックにより割込呼れて処理期限監視モニタ
ルーチンが起動される。処理期限監視モニタルーチンの
処理の流れを第１】図に従って述べる。捷ず最初の利用
者が利用者肯埋りストで選はれ、対応するメールボック
スが選択される。そこで順次受信メールを選択しそれが
すでに［受１．□Ｕ丁］か［代行者受信済］かを調べる
。こｉｌ、□□□谷受イ６メールのデータ中の受信画フ
ラッグ（１００５）　（受信者が受信表示した時点で“
ＯＮ”に烙れる）址た代行者受信済フラッグ（１００６
）　（代行受信者の内１人が受信表示した時点で“ＯＮ
’にさ力、る）をチェックして確認される。受信済でな
ければ、そのメールが他の利用者から転送された代行受
信用のメールがどうかを確認する。その後受信メールの
処理期限がチェックされる。

本実施例では、処理期限より２４時間（１日）以下の場
合に代行者にメールのコピーが転送される。

第４図の受信メールでは、７月１９日１０時の時点で処
理期限の２４時間前以内となり、代行者にメールのコピ
ーを送ったかの確認がなされる。（これは代行転送フラ
ッグが確認できる。）、まだ送っていない場合代行利用
者リストを探索し、各代行利用者に対し、利用履歴記憶
部（３０５）の利用履歴テーブルから頻度を調べる。そ
の中で一番頻度の大きい代行利用者を選択し代行利用者
へメールのコピーを転送する。本実施例では、加藤犬介
氏が最大頻度５６（月）なのでまず加藤氏へメールのコ
ピーが転送される。第６図に転送されたメールの表示例
が示される。ここで利用頻度が６０（月）以上ならば１
人のみで終了するが、そうでないならば、次に大きな頻
度の代行利用者を選びメールのコピーを送る。本例では
米田二部氏へメールのコピーが転送される。ここで利用
頻度が３０以上ならば２人で終了するがそうでないなら
ば３人まで転送される０転送終了後代行転送フラッグ（
１００７）を”ＯＮ’にして、代行利用者転送通知を通
知情報部（３０２）で作成し送信者に通知する。例を第
５図に示す。

この後次の受信メールを選択することにより同様なチェ
ックを行う。受信メールの処理期限より現在の日時が後
ならば、送信者に未受信通知をすでに出したかを未受信
通知例フラッグ（１００８）で確認の後、まだ出してい
ない場合は、未受信通知例通知例を第７図に示す。処理
期限モニタルーチンは、各利用者について同様のチェッ
ク及び転送。

通知処理を行った後終了し、次の起動を待つことになる
。

一方利用者が受信表示時に制御処理部（３０１）の受１
Ｂ監視モニタルーチンの行う処理の流れ図を第１２図に
従って読切する。利用者が端本からメールの受信を選択
すると利用者管理リストより対応するメールボックス番
号が選択され対応するメールボックスから受信メールの
リスト表示が行われ、その中から利用者がメールを選択
することによりメール表示指示が行われ、受信者は端末
から表示されたメールを見ることになる。その時点で、
そのメールが代行受信メール（他からコピー転送された
メール）かどうかの確認をする。代行受信でなければメ
ールを受信済にする。これはメールの受信済フラッグ（
１００５）を”ＯＮ’にすることによりなされる。代行
受信の場合被代行者名をめメールボックス帯部をめる。

その後元のメールの番号をめ、元メールを代行受信済（
代行受信済フラッグ（１００６）を’ＯＮ“にする。そ
の後利用者の指示により受信表示を終了する。

以上により本発明の一実施例による説明を行った０［発明の変形例］本発明は、上６己実施例に限るわけではない。例えばメ
ールボックスは、蓄積装置に各自利に格納されている必
要はなく、各受信者ごとに来たメールが識別される方法
で格納されていればよい。また代行利用者すべてにメー
ルのコピーを転送することでもよい。代行利用者へ転送
する時期についても自由に変更できる。

実際にコピー転送される代行受信者の数や手順について
も本発明の主旨を変えずに変更することもできる。

【図面の簡単な説明】

第１図は電子メールシステムのハードウェアの一構成例
を示す図、第２図は情報処琲装置の構成例を示す図、第
３図／′ｉ情報処理装置内の；ｔｉｌＪ御装隨の構成例
を示す図、第４図は受信表示時に表示されるメールの表
示例を示す図、第５図は代行利用者転送通知の例を示す
図、第６図は代行受信者に転送されたメールの内容を示
す図、第７図は未受信通知例を示す図、第８図は利用者
情報管理部において使用される第１ｊ用者管理リストな
ボす図、第９図は利用者履歴記憶部に格納される利用者
服属テーブルの例を示す図、第１０図はメールのデータ
形式を示す図、第１１図は制御処理部（３０１）でクロ
ックにより定時間間隔に起動され、各々の受信メールボ
ックスを監視する処理期限監視モニタルーチンの流れ図
、第１２図は利用者が受信表示時に制御処理部で起動さ
れる受信監視モニタルーチンの処理の流れ図である。ここで２０１・・・メール送信部　２０２・・・メール受信部
２０３・・・送受信装置インタフェース２０４・・・制
御装置２０５・・・蓄積装置Ｉ１０コントローラ２０６・・・
蓄積装置　２０７・・・受信用メールボックス３０１・
・・制御処理部　３０２・・・通知情報部３０３・・・
クロック　３０４・・・利用者情報管理部３０５・・・
利用者履歴記憶部　１００１・・・ヘッダ１００２・・
・メール番号　１００３・・・送イキ元あて先１００４
・・・受信先あて先　１００５・・・受イｈ済フラッグ
１００６・・・代行受イに済フラッグ１００７・・・代行転送フラッグ１００８・・・未受信通知績フラッグ１００９・・・メツセージ本体　１０１０・・・ディル
代理人　弁理士　則　近　憲　佑（ほか１名）第１図第２図第３図第　４　ヌｖＳ５図第６図第７図第８図第９図〆ｌρプ　１ｔｌｌｔ／第１１　図（仄）第１１図（ム）第１２凶

Claims

【特許請求の範囲】（１）　メツセージを蓄積および制御する機能をもつ情
報処理装置が１個または複数個と複数個の端末が交換網
あるいはネットワークで結合される電子メールシステム
において、それが（イ）受イどを代行可能な者を複数人あらかじめ全弁で
きる手段と、（ロ）電子メールのメツセージに処理期限（回答期限）
を記入する手取と１（ハ）定時間間隔で、受信メールボックスを監視する手
段と、に）利用者の利用頻度、利用Ｂ歴を蓄積、確認する手段
と、（ホ）処理期限が近づいたメツセージに対し、利用頻度
の多い代行利用者を検索し、そのメツセージのコピーを
１人または複数の代行利用者へ転送する手段を有する電
子メールシステム。（２、特許請求の範囲第１項記載の電子メールシステム
において、代行利用者へ転送したことを送ａｔ者へ通知
する手段を有する電子メールシステム。（３）特許請求の範囲第２項記載の電子メールシステム
において、処理期限までに受イぎ表カくがなされなかっ
た場合、送信者にその旨通知する手段を有する電子メー
ルシステム。