JPH08314827A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【目的】電子メールの重要度などの属性により、属性に
応じたグループの構成員に転送する。 【構成】電子メールを受信すると、外部記憶装置にその
内容を記録し、次に、電子メールの属性から重要度の判
定を行う重要度判定部４の判定結果から、転送ユーザ定
義リスト６及び転送ユーザ選択方式定義リストを参照し
て転送先のユーザを決定し、電子メールを送信する。さ
らに、転送ユーザ選択方式及び再転送時間・回数定義リ
スト９の再転送時間の定義に基づき、電子メールを未受
理転送メールリスト１０に登録する。転送した電子メー
ルの受理確認が返信されて来た時、未受信転送メールリ
スト１０より、転送メールに関する登録を削除する。ま
た、一定時間が経過すると未受理転送メールリスト１０
に登録されている未受理電子メールの再転送日時と現在
の日時に応じて再転送の処理を行ない、前の転送者には
再転送した旨を通知する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、ネットワークで結ばれ
たコンピュータ機器間における電子メールシステムに係
わり、特にグループ宛に送付された電子メールをグルー
プの構成員に転送する機能を持った電子メールシステム
に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来の方法では、例えば、特開平6-2329
02号公報のように、回覧者が受信操作を行うことで回覧
メールが配送先から転送されてくる時間を監視し、メー
ル中で指定されたタイムリミットを超えると配送先にア
ラームを送る。指定のアラーム回数を超えると、電子メ
ール配送制御部は受理代理人テーブルに該当する回覧者
の代理人が登録されていればその代理人に登録されてい
なければ次の回覧者に、回覧メールを配送することが可
能である。

【０００３】また、特開平2-116242号公報に示されてい
る電子メールシステムでは、発信側で各電子メールに重
要度に応じた優先順位のデータを付加し，受信側では優
先順位のデータに応じて各電子メールの重要度を判断す
ることにより、重要度の高い電子メールの迅速な検索を
実現していた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】従来の電子メールシス
テムでは、特定の個人宛の電子メールではない業務用の
メール等の複数人の構成員を含むグループへのメールで
あっても、その業務担当者の中の特定の個人宛のＩＤへ
電子メールを送付していた。そのため、その特定の個人
の担当業務が変更になった時にも、旧業務のメールがそ
の人宛で送付されるという不具合が発生した。

【０００５】また、業務の担当者の特定の個人のユーザ
ＩＤが外部で広がると、その担当者の担当範囲外の業務
用の電子メールがその特定の個人宛に集中するこがあっ
た。

【０００６】本発明の目的は、電子メールがグループ用
のユーザＩＤ宛に送付されてきた時、自動的に電子メー
ルの重要度などの属性により、属性に応じたグループの
構成員に転送する機能を提供することにある。

【０００７】また、従来の技術では、特定の個人宛の回
覧メールを一定時間以上開かないときに、あらかじめ受
理代理人テーブルに登録しておいたユーザＩＤ宛に回覧
メールを転送できた。

【０００８】しかし、メールの属性によって転送先を変
更することはできず、業務用の電子メールなどで業務の
役割にあわないものでもあっても、あらかじめ決められ
た一定のユーザにしか転送できないという課題がある。

【０００９】本発明の他の目的は、上記電子システムに
より転送された電子メールを転送先のユーザが一定以上
開いていないときに、自動的に転送された電子メールの
属性に応じた他の業務の担当者にメールを再転送する機
能を提供することにある。

【００１０】

【課題を解決するための手段】上記目的は、担当業務な
どの役割ごとに構成員を定義する転送ユーザ定義リスト
および、転送ユーザを選択する方式を定義する転送ユー
ザ選択方式定義リストを設け、上記２つのテーブルより
転送ユーザを選択する転送ユーザ選択部を設けることに
より達成される。

【００１１】また、他の目的は、開かれていない転送メ
ールを管理する未受理転送メールリストと、タイマと、
一定時間ごとに未受理転送メールリストに登録したメー
ルが再転送時間になっていないかを監視する転送メール
未受理監視部と、転送ユーザを選択する方式及び再転送
時間及び再転送回数を定義する転送ユーザ選択方式及び
再転送時間・回数定義リストを設けることにより達成さ
れる。

【００１２】

【作用】本発明において、グループのメールＩＤ宛に電
子メールが送付されてきたとき、転送ユーザ選択部は、
受信した電子メールの重要度などの属性と、あらかじめ
登録しておいた役割ごと構成員を定義する転送ユーザ定
義リストおよび、転送ユーザを選択する方式を定義する
転送ユーザ選択方式定義リストを参照することにより、
受信した電子メールを転送するユーザを決定し、自動的
に電子メールの重要度などの属性により、属性に応じた
グループの構成員に電子メールを転送する。

【００１３】また、転送メール未受理監視部が、未受理
転送メールリストに登録されている電子メールの再転送
時間を監視し、再転送時間を超えているときは、上記と
同様の手順により再度転送先ユーザを決定して、電子メ
ールを再転送する。

【００１４】

【実施例】以下に本発明の第一の実施例を図面を用いて
詳細に説明する。

【００１５】図１は電子メール転送機能を持った電子メ
ールシステムの構成図を表す。

【００１６】１は受信メールの転送機能を持つ電子メー
ルシステムの端末装置である。２はメール受信部でネッ
トワークより電子メールを受信する機能を持つ。３は外
部記憶装置で受信した電子メールを記録する為の物であ
る。４は重要度判定部で、受信した電子メールの属性に
より電子メールの重要度を判定する。５は転送ユーザ選
択部で、４で判定した重要度に応じて、６の転送ユーザ
定義リストと７の転送ユーザ選択方法定義リストを元に
転送ユーザを決定する機能をもつ。８はメール送信部で
受信した電子メールをネットワークを介し５の転送ユー
ザ選択部で決定したユーザ宛てに送信する。

【００１７】図２は転送ユーザ定義リスト６の形式を表
し、本ユーザが受信した電子メールを転送するユーザ及
び、ユーザの集まりを表すグループを定義する。

【００１８】２０１はユーザ名の定義欄を表し、２０２
から下に順番に転送するユーザを定義する。２１１はグ
ループ名を表し、２１２から下には、２０２から定義す
るユーザが本グループに含まれているかどうかを表す。
例えば、２１１の「グループ１」には、２０２のユーザ
名「課長」と２０３のユーザ名「主任」の２ユーザが含
まれているという具合である。本グループに含まれてい
ない時は「×」と定義し、含まれているときは優先順位
を表す数字を定義する。さらに、グループは２１１から
右に２２１、２３１と複数個設定できる。

【００１９】図３は、転送ユーザ選択方式定義ファイル
７の形式を表し、受信した電子メールの属性より割り出
された重要度などのランクごとに、図２で定義したグル
ープ名と転送ユーザの選択方式を定義する。

【００２０】３０１は重要度などの序列の定義欄を表
し、３０２から下に順番に重要度の序列を定義する。３
１１はグループ名の定義欄を表し、３１２から下に順番
に重要度の序列ごとに図２で定義したグループ名を定義
する。３２１は転送ユーザ選択方式の定義欄を表し、３
２２から下に順番に重要度の序列ごとに転送ユーザ選択
方式を定義する。３２２の転送ユーザ選択方式の「全
員」は本ユーザが受信した電子メールを３１２で定義し
たグループ名に含まれるユーザのすべてに優先度に関係
なく転送することを示す。３２３の「優先度順」では３
１３で定義したグループ名に含まれるユーザの内、一番
優先順位の高いユーザに本ユーザが受信した電子メール
を転送することを示す。また、一番優先順位の高いユー
ザへの電子メールの転送が失敗した時は、次に優先順位
の高いユーザに転送する。３２４の「ランダム」は３１
４で定義したグループ名に含まれるユーザの内、優先順
位とは無関係にランダムに転送するユーザを決めること
を表す。

【００２１】次に図４のフローチャートを用い、重要度
Ａの電子メールの受信時を例に本実施例の処理の流れを
説明する。

【００２２】メール受信部２が電子メールを受信（４０
１）すると、まず、外部記憶装置３に電子メールの内容
を記録し、重要度判定部４にメールが来たことを通知す
る（４０２）。次に、重要度判定部４で電子メールの属
性より重要度「Ａ」の判定を行い（４０３）、転送ユー
ザ選択部５に伝える。次に、転送ユーザ選択部５が重要
度判定部の判定結果「Ａ」を元に、転送ユーザ定義リス
ト６と転送ユーザ選択方式定義リスト７を参照し、転送
ユーザを「グループ１」の全員、「課長」及び「主任」
の２ユーザに決定（４０４）し、メール送信部８に伝え
る。その後、メール送信部８より、「課長」及び「主
任」宛てに上記電子メールを送信する（４０５）。

【００２３】以上の様に本発明により、従来、特定の個
人あてに送付していた業務用の電子メールを業務係用の
メールＩＤ宛に送付することで、その業務担当者に確実
に電子メールを送付できる。また、本発明により、特定
のユーザに業務用の電子メールが集中することを防止で
きる。

【００２４】図５は本発明の他の実施例を示す電子メー
ルシステムの構成図である。

【００２５】本実施例では、第一の実施例で転送した電
子メールを、転送先のユーザが不在で長期間開かないと
きなどに、一定時間後に自動的に再転送する機能につい
て説明する。

【００２６】９は、第一の実施例の転送ユーザ選択方式
定義リストを拡張した転送ユーザ選択方式及び再転送時
間・回数定義リストで、転送先ユーザが転送された電子
メールを一定時間受理していないときの再転送時間の定
義と再転送を何度行うかの定義が追加されている。１０
は未受理転送メールリストで、転送先ユーザが開いてい
ない転送した電子メールを記録しておく。１１は転送メ
ール未受理監視部で１２のタイマにより一定時間ごとに
割り込み動作し、長時間受理されていない転送した電子
メールを監視する。

【００２７】図６は転送ユーザ選択方式及び再転送時間
・回数定義リスト９の形式である。

【００２８】６０１の重要度から６２１の選択方式まで
は図３の転送ユーザ選択方式定義リストと同様である。
６３１は再転送時間の定義欄を表し、６３２から下に順
番に重要度の序列ごとに転送先ユーザが転送された電子
メールを一定時間受理していないときの再転送時間を定
義する。６４１は再転送リミット回数の定義欄を表し、
６４２から下に順番に重要度ごとに転送先ユーザが転送
された電子メールを一定時間受理していないときの再転
送を何回行うかを示す。この欄が「無制限」のときは電
子メールが受理されるまで無制限に再転送を行うことを
示す。

【００２９】図７は未受理転送メールリスト１０であ
る。

【００３０】７０１は受信電子メール識別子の定義欄
で、７０２から下に受信した電子メールを一意に識別す
るための受信電子メール識別子を定義する。７１１は再
転送日時の定義欄で、７１２から下に順番に受信電子メ
ール識別子ごとに定義し、転送ユーザが転送された電子
メールを開いていないときの再転送日時を示す。７２１
は重要度の定義欄で、７２２から下に順番に受信電子メ
ール識別子ごとのメールの重要度を定義する。７３１は
転送ユーザの定義欄で、７３２から下に順番に受信電子
メール識別子ごとに電子メールを転送したユーザを表
す。７４１は転送回数の定義欄で、電子メールを転送し
た回数を表す。

【００３１】次に、図８及び図９のフローチャートを用
い、重要度「Ｂ」の電子メールが一定時間たっても、転
送先ユーザにより開かれない時を例に本実施例の処理の
流れを説明する。

【００３２】５の転送ユーザ選択部が転送ユーザ定義リ
スト６と転送ユーザ選択方式及び再転送時間・回数定義
リスト９を参照し、重要度「Ｂ」の電子メールの転送ユ
ーザを「主任」と決定（８０４）するところまでは第一
の実施例と同様であるが、本実施例では転送ユーザ選択
部５はさらに、転送ユーザ選択方式及び再転送時間・回
数定義リスト９の再転送時間の定義に基づき、本電子メ
ールを未受理転送メールリスト１０に登録する（８０
５）。 また、メール送信部８が電子メールを「主任」
に転送する時、電子メールにメール受理確認返信要求属
性を追加し（８０６）、転送先のユーザが転送された電
子メールを開いた時、本メールＩＤ宛てに転送メール受
理確認を返信するようにしておく。 転送した電子メー
ルの受理確認が返信されて来た時（８０７）、メール受
信部２は未受理転送メールリスト１０より、本転送メー
ルに関する登録を削除する（８０８）。

【００３３】次に一定時間が経過するとタイマ１２は、
転送メール受理監視部１１を起動する（８１０）。転送
メール未受理監視部１１は、未受理転送メールリスト１
０に登録されている未受理電子メールごとに再転送日時
と現在の日時を比較し（８１１）、現在の日時が再転送
日時を越えていないときは何もしない（８１２）。ま
た、現在の日時が再転送日時を越えているときは（８１
３）、転送ユーザ選択部５に指示を出し（８１４）、転
送ユーザ選択部５は転送ユーザ定義リスト６の優先順位
及び転送ユーザ選択方式及び再転送時間・回数定義リス
ト９及び未受理転送メールリスト１０を基に再転送ユー
ザを「担当者１」に決定し（８１５）、再転送の処理を
行ない（８１７）、前の転送者には再転送した旨を通知
する（８１８）。この時、未受理転送メールリスト１０
の転送回数が転送ユーザ選択方式及び転送時間・回数定
義定義リスト９の転送リミット回数を越えている場合
（８１６）は、転送メールの重要度を「Ｂ」から１つ上
げて（８１９）重要度「Ａ」にして再転送処理を行な
う。

【００３４】以上の様に本実施例により、不在の業務担
当者にメールを転送し転送メールが受理されない場合で
も、自動的に他の業務の担当者にメールを転送すること
ができる。そのため、重要な電子メールが不在の担当者
転送され受理されないままになることを防止できる。

【００３５】

【発明の効果】本発明によれば、電子メールの送信者は
業務用の電子メールなどを複数の担当者を含む業務係用
のメールＩＤ宛に送付することで、その業務の担当者の
ユーザＩＤを意識することなくその業務の担当者に確実
に電子メールを送付でき、送付先のメールＩＤの管理が
容易になる。

【００３６】また、本発明によれば、複数の担当者を含
む業務係ＩＤ宛てに送付されてきた電子メールを重要度
などの属性により、その属性に応じた担当者に転送する
ことができ、特定の担当者に業務用の電子メールが集中
することを防止できる。

【００３７】また、本発明によれば、不在の業務担当者
にメールを転送した場合など、転送メールが受理されな
い場合でも、あらかじめ設定した時間経過すると自動的
に電子メールの属性に応じた業務の担当者に電子メール
を再転送することができ、重要な電子メールが受理され
ないままになることを防止できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第一の実施例を示す電子メールシステ
ムの構成図である。

【図２】転送ユーザ定義リストの形式を示す図である。

【図３】転送ユーザ選択方式定義リストの形式を示す図
である。

【図４】本発明のフロ−チャ−トを示す図である。

【図５】本発明の他の実施例を示す電子メールシステム
の構成図である。

【図６】転送ユーザ選択方式及び再転送時間・回数定義
リストの形式を示す図である。

【図７】未受理転送メールリストの形式を示す図であ
る。

【図８】重要度「Ｂ」の電子メールが一定時間たって
も、転送先ユーザにより開かれない時の処理を示すフロ
ーチャートである（その１）。

【図９】重要度「Ｂ」の電子メールが一定時間たって
も、転送先ユーザにより開かれない時の処理を示すフロ
ーチャートである（その２）。

【符号の説明】

１…端末装置、 ２…メール受信部、 ３…外部記
憶装置、４…重要度判定部、５…転送ユーザ選択部、６
…転送ユーザ定義リスト、８…メール送信部、９…転送
ユーザ選択方式及び再転送時間・回数定義リスト、１０
…未受理転送メールリスト、１１…転送メール未受理監
視部、１２…タイマ。

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】ネットワークから電子メールを受信するメ
   ール受信部と、受信した電子メールを保存しておく外部
   記憶装置と、電子メールを送信するメール送信部を持っ
   た電子メールシステムと、受信した電子メールの属性よ
   り電子メールの重要度を判断する重要度判定部に、転送
   するユーザを定義するテーブルと、転送するユーザの選
   択方式を定義するテーブルと、転送するユーザを決定す
   る処理部を設けたことを特徴とする電子メールシステ
   ム。
2. 【請求項２】請求項１の電子メールシステムにおいて、
   受信した電子メールの属性に応じて、あらかじめ定義し
   ておいた転送先に自動的に電子メールを転送することを
   特徴とする電子メールシステム。
3. 【請求項３】請求項１の電子メールシステムにおいて、
   受信した電子メールの属性に応じて、あらかじめ定義し
   ておいた選択方式により転送先を選ぶことを特徴とする
   電子メールシステム。
4. 【請求項４】請求項１の電子メールシステムにさらに、
   転送者によって開かれていない電子メールを登録してお
   くテーブルと、タイマと、転送者によって開かれていな
   い電子メールを登録しておくテーブルを監視する処理部
   を設けたことを特徴とする電子メールシステム。
5. 【請求項５】請求項４の電子メールシステムにおいて、
   転送先のユーザが一定時間以上転送された電子メールを
   開いていないときに、電子メールを再転送することを特
   徴とする電子メールシステム。
6. 【請求項６】請求項４の電子メールシステムの転送する
   ユーザの選択方式を定義するテーブルの代わりに、転送
   するユーザの選択方式と再転送時間・回数を定義するテ
   ーブルを追加したことを特徴とする電子メールシステ
   ム。
7. 【請求項７】請求項６の電子メールシステムにおいて、
   指定回数の再転送をしたあと更に、転送先のユーザが一
   定時間以上転送された電子メールを開いていないとき
   に、電子メールの重要度等の属性を変更して、電子メー
   ルの再転送を行うことを特徴とする電子メールシステ
   ム。