JP2957687B2 - 電子メールシステム - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔産業上の利用分野〕 本発明は、電子メールシステムに係り、例えば往復メ
ールに対して返答を出す場合のように、特にある期日
に、あるいは期日までに応答を行う必要がある場合のス
ケジュール管理に好適な電子メールシステムに関する。

〔従来の技術〕

ネットワークの進展に伴い、電子メールシステムが広
く普及するようになってきた。

この電子メールシステムでやりとりする電子メールに
は、一般の郵便と同様に、受信者に対して期日を指定し
て相手の行動を促したり、自分のこれからの行動を知ら
せるなど、スケジュールに関する内容のものがある。従
来、このような電子メールにおいて、電子メールにスケ
ジュール情報を付加し、受信側で受信メールからスケジ
ュールカレンダーを自動生成することは、例えば特開昭
62−155652号公報に記載されている。また、例えば往復
メールに対する返信の要求等の注意喚起のため、送信側
で送り手本人が指定した注意喚起の期日を管理テーブル
に保存し、指定の期日になった時に送り手本人に注意を
喚起することは、例えば特開昭63−211841号公報に記載
されている。更に、センタ装置で往復メールを確認し
て、復信メールの期限管理を行い、受信者に対して復メ
ール送信の注意を喚起することは、例えば特開平２−79
639号公報に記載されている。

〔発明が解決しようとする課題〕

上記従来技術においては、次のような問題点がある。

同報メール内に同報メール送信先の各々に対して別の
スケジュール情報を付加した場合、従来の電子メールシ
ステムにおいては、どのスケジュール情報が誰に関する
ものであるか識別する手段がないため、適切なスケジュ
ールカレンダーを自動生成することができない。

また、電子メールに含まれるスケジュール情報には次
の４種類がある。つまり、自分に行動を依頼してくるス
ケジュール情報、相手が自分に対して行動を約束してく
るスケジュール情報、相手に行動を依頼するスケジュー
ル情報、自分が相手に行動を約束するスケジュール情報
という４種類である。これらのスケジュール情報は全て
個人の仕事に深く関わっているが、従来の電子メールシ
ステムは、その全てのスケジュール情報を一括して管理
する手段がない。また、これら４種類のスケジュール情
報のうち、受信メールに含まれるスケジュール情報を管
理する場合においても、自動生成されたスケジュールを
自分のスケジュールと、自分に関係のある相手スケジュ
ールに分けておらず、大変わかりにくいものとなってい
る。

さらに、往復メールの管理に関しては、１通の往メー
ルにて２通の復信メールを要求してい場合や、復信メー
ルがさらにそれに対する復信メールを要求している場合
などの複雑な往復メールに対する注意喚起や、受発信の
記録などの管理は出来ない。

本発明の目的は、上述した従来技術の欠点を除去する
電子メールシステムを提供することにある。

〔課題を解決するための手段〕

上記目的を達成するために、請求項（１）は、端末装
置間で伝達される電子メールの特定領域に、自分に関係
のある相手のスケジュール情報あるいは相手に関係のあ
る自分のスケジュール情報を、いずれのスケジュール情
報であるかを識別する識別子を付加して設定するととも
に、端末装置では、電子メールの受発信時に、上記識別
子をもとにスケジュール情報を区分し、自分に関係のあ
る相手のスケジュールカレンダーと自分のスケジュール
カレンダーを各々のユーザごとに作成して保持すること
を特徴とする。

請求項（２）では、電子メールの特定領域に、自分に
関係のある相手のスケジュール情報や、相手に関係のあ
る自分のスケジュール情報を複数記入できるレコード領
域を設け、１通の電子メールで複数のスケジュール情報
を、あるいは同じ同報メールを受信する受信者間で違う
スケジュール情報を伝達することを特徴とする。

請求項（３）では、スケジュールカレンダーを定期的
にサーチし、指定期間に近いスケジュール情報がある
と、ユーザに注意を喚起することを特徴とする。

請求項（４）では、同様にスケジュールカレンダーを
定相的にサーチし、指定期間に近いスケジュール情報が
あると、その電子メールを該当ユーザ宛に送信すること
を特徴とする。

請求項（５）では、スケジュールカレンダーに登録さ
れているスケジュール情報に対する復信電子メールを送
受信した際に、スケジュールカレンダーより該当スケジ
ュール情報を削除することを特徴とする。

〔作 用〕

電子メールのスケジュール情報から自分に関係のある
他人のスケジュールカレンダーと自分のスケジュールカ
レンダーの２種類が作成されることにより、自分のスケ
ジュールと自分に関わる相手のスケジュールを容易に区
別することが出来、さらに複雑な往復メールに関する注
意喚起が可能となる。また、電子メールの特定領域にス
ケジュール情報を複数記入できるレコード領域を設ける
ことにより、１つの電子メールで複数のスケジュール情
報を伝達することが可能となる、さらに、スケジュール
カレンダーに登録されている事項の用件に対する復信メ
ールを送受信した際には、スケジュールカレンダーより
その事項を削除することにより、復信メール送受信され
たあとに注意喚起が行われることを防ぐことが出来る。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例について図面により説明す
る。

第１図は本発明で対象とする電子メールシステムの全
体構成図を示したものである。第１図において、100は
通信回線網、110はメッセージ蓄積交換機能を有する端
末装置、120は端末装置間で伝達される電子メールであ
る。端末装置110は、装置全体の制御の他、後述するス
ケジュールカレンダーの作成、その内容の更新、削除な
どを行う中央処理装置111、キーボードやプリンタ等の
データ入出力装置112、送受信メールやスケジュールカ
レンダーを蓄積する記憶装置113、及び、他端末装置と
の通信制御を行う通信制御装置114よりなる。

端末装置110間で伝達される電子メール120にはスケジ
ュール情報が含まれる。このスケジュール情報は、次の
４種類に分類できる。つまり、相手が自分い対して行
動を約束してくるもの、相手が自分に行動を要求して
くるもの、自分が相手に対して行動を約束するもの、
自分が相手に行動を要求するものの４つである。本実
施例においては、これらのうち、との相手が自分に
対して行動を約束してくるものと、自分が相手に行動を
要求するものについては、自分に関係のある相手のスケ
ジュールという意味で「your−action」と名付ける。ま
た、との相手が自分に行動を要求してくるものと、
自分が行動を約束するものについては、相手に関係のあ
る自分のスケジュールという意味で「my−action」と名
付ける。そして、「your−action」に係わるスケジュー
ルカレンダーを「your−actionスケジュールカレンダ
ー」、「my−action］に係わるスケジュールカレンダー
を「my−actionスケジュールカレンダー」と名付け、そ
れぞれ区別して作成して記憶装置105に保持する。

第２図は本発明により電子メールに付加されるスケジ
ュール情報のフォーマット例である。第２図において、
201には「your−action」「my−action」の別（受能動
の別）を記入する。202は原則として、201が「your−ac
tion」なら行動を促す相手名を、「my−action」なら行
動を約束する相手名を記入するが、空白の場合はそれに
準ずるもの、例えば201が「your−action」なら受信者
名、「my−action」なら発信者名が指定されているもの
とみなす。203にはスケジュールの期限、または期日
を、204はその用件を記入する、電子メールの発信者
は、電子メールの特定領域に、201〜204のスケジュール
情報を必要に応じて複数付加することができる。205は
イベント識別子（ID）であり、201〜204のスケジュール
情報が１つあるいはそれ以上付加された電子メールを発
信する場合に付加される。

第３図にスケジュール情報の具体例を示す。ここで、
（ａ）はＡからＢへの発信メールに含まれるスケジュー
ル情報の具体例、（ｂ）はＢからＡへの着信メールに含
まれるスケジュール情報の具体例である。

第４図は記憶装置113内に用意されるスケジュールカ
レンダーの構成例を示したものである。第４図におい
て、400−１は「my−actionスケジュールカレンダ
ー」、400−２は「your−actionスケジュールカレンダ
ー」である。スケジュールカレンダー400−1,400−２の
１つのローは電子メールにおける１つのスケジュール情
報に対応する。スケジュールカレンダーの構成402〜405
は、「my−actionスケジュールカレンダー」400−１お
よび「your−actionスケジュールカレンダー」400−２
ともに同様である。なお、スケジュールカレンダー400
−1,400−２の相手名欄402と第２図のスケジュール情報
の相手名202とは、必ずしも同一とは限らない。

受信メールの場合、それのスケジュール情報のaction
別（受能動の別）201が「your−action」を示している
と、当該スケジュール情報を「my−actionスケジュール
カレンダー」400−１に登録し（受信者から見ると「my
−action」であるため）、「my−action」を示している
と、当該スケジュール情報を「your−actionスケジュー
ルカレンダー」400−２の登録する（受信側から見ると
「your−action」であるため）。送信メールの場合は、
スケジュール情報のaction別201が「my−action」を示
していると、当該スケジュール情報を「my−actionスケ
ジュールカレンダー」400−１に登録し、「your−actio
n」を示していると、当該スケジュール情報を「your−a
ctionスケジュールカレンダー」400−２に登録する。

次に、本実施例における種々の動作を第５図乃至第13
図のフローチャートに従って詳述する。

第５図は電子メール受信時のスケジュールカレンダー
登録手順のフローチャートである。受信メールにスケジ
ュール情報が含まれているか判定し（ステップ501）、
含まれていない場合には、該受信メールを単に蓄積する
などして終了となる。受信メールにスケジュール情報が
含まれている場合は、まず、１つ目のスケジュール情報
を取り出し（ステップ502）、そのaction別の欄が「my
−action」か「your−action」か判定し（ステップ50
3）、「my−action」の場合は該スケジュール情報を「y
our−actionスケジュールカレンダー」に登録し（ステ
ップ504）、「your−action」の場合は該スケジュール
情報を「my−actionスケジュールカレンダー」に登録す
る（ステップ505）。その後、受信メールに更にスケジ
ュール情報が含まれているかどうか判定し（ステップ50
6）、含まれている場合は次のスケジュール情報を取り
出し（ステップ507）、ステップ503以降の処理を繰り返
すこととなる。

なお、復信メールの受信時は、対応するスケジュール
情報が既に「your−actionスケジュールカレンダー」に
登録されているはずであり、第５図の処理に替えて「yo
ur−actionスケジュールカレンダー」から当該スケジュ
ール情報を削除する必要があるが、これについては後述
する。

第６図は第５図におけるステップ504の詳細フローチ
ャートである。まず、スケジュール情報に相手名が記入
されているかどうか判定する（ステップ601）。相手名
が記入されている場合は、該相手名が受信者（自分）で
あるかどうか判定する（ステップ602）。ここで、相手
名と受信者が等しくない場合は、該スケジュール情報を
管理する必要がないので（第３図（ｂ）の（iv）のケー
ス）、直ちに第５図にステップ506に進む。また、相手
名と受信者が等しい場合（第３図（ｂ）の（iii）のケ
ース）には、「your−actionスケジュールカレンダー」
に発信者名（相手名ｉ）、期日（期限ｉ）、用件（用件
ｉ）、イベント識別子（IDi）を登録する（ステップ60
3）。相手名が記入されていない場合は、そのままステ
ップ603の処理を行う。

第７図は第５図におけるステップ505の詳細フローチ
ャートである。まず、スケジュール情報に相手名が記入
されているかどうか判定する（ステップ701）。相手名
が記入されている場合は、該相手名が受信者（自分）で
あるかどうか判定する（ステップ702）。そして、相手
名と受信者が等しくない場合（第３図（ｂ）の（ii）の
ケース）は、直ちに第５図のステップ506に進む。ま
た、相手名と受信者が等しい場合（第３図（ｂ）の
（ｉ）のケース）あるいは相手名が記入されていない場
合には、「my−actionスケジュールカレンダー」に発信
者名（相手名ｉ）、期日（期限ｉ）、用件（用件ｉ）、
イベント識別子（IDi）を登録する（ステップ703）。

第８図は電子メール発信時のスケジュールカレンダー
登録手順のフローチャートである。発信メールにスケジ
ュール情報が含まれているか判定し（ステップ801）、
含まれていない場合には、該登録処理を行わない。発信
メールにスケジュール情報が含まれている場合は、ま
ず、１つ目のスケジュール情報を取り出し（ステップ80
2）、そのaction別の欄が「my−action」か「your−act
ion」か判定し（ステップ803）、「my−action」の場合
は該スケジュール情報を「my−actionスケジュールカレ
ンダー」に登録し（ステップ804）、「your−action」
の場合は該スケジュール情報を「your−actionスケジュ
ールカレンダー」に登録する（ステップ805）。その
後、発信メールに更にスケジュール情報が含まれている
かどうか判定し（ステップ806）、含まれている場合は
次のスケジュール情報を取り出し（ステップ807）、ス
テップ803以降の処理を繰り返すこととなる。

第９図は第８図におけるステップ804の詳細フローチ
ャートである。まず、スケジュール情報が相手名に記入
されているかどうか判定する（ステップ901）。相手名
が記入されている場合（第３図（ａ）の（iii）のケー
ス）は、「my−actionスケジュールカレンダー」に該ス
ケジュール情報の相手名（相手名ｉ）、期日（期限
ｉ）、用件（用件１）、イベント識別子（IDi）を登録
する（ステップ902）。また、相手名が記入されていな
い場合は、「my−actionスケジュールカレンダー」に受
信者名（相手名ｉ）、期日（期限ｉ）、用件（用件
ｉ）、イベント識別子（IDi）を登録する。

第10図は第８図におけるステップ805の詳細フローチ
ャートである。まず、スケジュール情報に相手名が記入
されているかどうか判定する（ステップ1001）。相手名
が記入されている場合（第３図（ａ）の（ｉ）のケー
ス）は、「your−actionスケジュールカレンダー」に該
スケジュール情報の相手名（相手名ｉ）、期日（期限
ｉ）、用件（用件ｉ）、イベント識別子（IDi）を登録
する（ステップ1002）。また、相手名が記入されていな
い場合は、「your−actionスケジュールカレンダー」に
受信者名（相手名ｉ）、期日（期限ｉ）、用件（用件
ｉ）、イベント識別子（IDi）を登録する。

第11図はスケジュールカレンダーを定期的にサーチし
て、指定期限の近いスケジュール情報が残っている場
合、本人に注意を喚起する手順のフローチャートであ
る。タイマにより起動されると（ステップ1101）、まず
当該カレントの日付に、ユーザにより指定された日数を
加えた日付以前の期日のスケジュール情報がmy/yourの
いずれかのスケジュールカレンダー内にあるか調べ（ス
テップ1102）、その条件をみたすスケジュール情報があ
れば、それらをユーザ宛にメールで送信する（ステップ
1103）。

第12図及び第13図はスケジュールカレンダーからスケ
ジュール情報を削除する手順のフローチャートである。

スケジュールカレンダーからスケジュール情報を自動
削除する代表的な例として、相手から要求されているメ
ールを発信する場合と、相手がそれを受信する場合、ま
た発信者が自分から相手に約束していたメールを発信す
る場合と、相手がそれを受信する場合の４つが挙げられ
る。

第12図は相手から要求されている復メール発信時のス
ケジュール情報の削除処理手順を示したものである。こ
の場合、既に「my−actionスケジュールカレンダー」に
は復メールに対応するスケジュール情報が登録されてい
る。復メールを作成したユーザは、「my−actionスケジ
ュールカレンダー」からその復メールに対応するスケジ
ュール情報を指定し発信要求を行う。これを契機に、ま
ず、「my−actionカレンダー」内の指定されたスケジュ
ール情報から、相手名、IDを取出し（ステップ1201）、
復信メールのイベント領域に取出したIDをセットし、相
手先に発信する（ステップ1202）。その後、「my−acti
onスケジュールカレンダー」内から指定されたスケジュ
ール情報を削除する（ステップ1203）。

第13図は、この復信メールの受信時のスケジュール情
報の削除処理手順を示したものである。受信要求により
起動されると、受信メールのイベント識別領域からIDを
取出し（ステップ1301）、「your−actionスケジュール
カレンダー」内から受信したメールに対応するスケジュ
ール情報を探し出す（ステップ1302）。そして、なかっ
た場合はそのまま通常の受信処理に戻り（先の第５図は
この場合の処理手順を示している）、あった場合は、そ
のスケジュール情報を「your−actionスケジュールカレ
ンダー」から削除する（ステップ1303）。

なお、［my−action」で約束したメールの送受信に関
しても同様である。

〔発明の効果〕

以上の説明から明らなように、本発明によれば、電子
メールに付加されるスケジュール情報から自分に関係の
ある相手のスケジュールカレンダーと、相手に関係のあ
る自分のスケジュールカレンダーの２種類を作成し、こ
のスケジュールカレンダーに予定された電子メールの受
発信時にはその旨スケジュールカレンダーに登録するた
め、複雑な往復メールに対する注意喚起、受発信の記録
などのスケジュール管理が容易になる。また、電子メー
ルの特定領域にスケジュール情報を複数記入できるレコ
ード領域を設けることにより、１つの電子メールで複数
のスケジュール情報を伝達することが可能になる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明で対象とする電子メールシステムの全体
構成図、第２図は本発明によるスケジュール情報のフォ
ーマット例を示す図、第３図はスケジュール情報の具体
例を示す図、第４図はスケジュールカレンダーの構成例
を示す図、第５図は電子メール受信時のスケジュールカ
レンダー登録手順の全体フローチャート、第６図は電子
メール受能動の別の欄にmy−actionと記入された電子メ
ール受信時のスケジュールカレンダー登録手順の詳細フ
ローチャート、第７図は受能動の別の欄にyour−action
と記入された電子メール受信時のスケジュールカレンダ
ー登録手順の詳細フローチャート、第８図は電子メール
発信時のスケジュールカレンダー登録手順の全体フロー
チャート、第９図は受能動の別の欄にmy−actionと記入
された電子メール発信時のスケジュールカレンダー登録
手順の詳細フローチャート、第10図は受能動の別の欄に
your−actionと記入された電子メール発信時のスケジュ
ールカレンダー登録手順の詳細フローチャート、第11図
はユーザへの注意喚起手順のフローチャート、第12図は
電子メールの発信時のスケジュールカレンダーからのス
ケジュール情報削除手順のフローチャート、第13図は電
子メールの受信時のスケジュールカレンダーからのスケ
ジュール情報削除手順のフローチャートである。 100……通信回線網、110……端末装置、120……電子メ
ール、400−１……my−actionスケジュールカレンダ
ー、400−２……your−actionスケジュールカレンダ
ー。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 藤井 健 神奈川県横浜市中区尾上町６丁目81番地 日立ソフトウェアエンジニアリング株 式会社内 (56)参考文献 特開 昭63−214832（ＪＰ，Ａ) (58)調査した分野(Int.Cl.⁶，ＤＢ名) H04L 12/54 H04L 12/58

Claims (5)

(57)【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】端末装置間で通信回線を介して電子メール
   を伝達する電子メールシステムにおいて、 電子メールの特定領域に、自分に関係のある相手のスケ
   ジュール情報あるいは相手に関係のある自分のスケジュ
   ール情報を、いずれのスケジュール情報であるかを識別
   する識別子を付加して設定するとともに、 端末装置では、電子メールの受発信時に、上記識別子を
   もとにスケジュール情報を区分し、自分に関係のある相
   手のスケジュールカレンダーと自分のスケジュールカレ
   ンダーを各々のユーザごとに作成して保持することを特
   徴とする電子メールシステム。
2. 【請求項２】電子メールの特定領域に、自分に関係のあ
   る相手のスケジュール情報や、相手に関係のある自分の
   スケジュール情報を複数設定できるレコード領域を設
   け、１通の電子メールで複数のスケジュール情報を、あ
   るいは同じ同報メールを受信する受信者間で違うスケジ
   ュール情報を伝達することを特徴とする請求項（１）記
   載の電子メールシステム。
3. 【請求項３】スケジュールカレンダーを定期的にサーチ
   し、指定期間に近いスケジュール情報があると、ユーザ
   に注意を喚起することを特徴とする請求項（１）もしく
   は（２）記載の電子メールシステム。
4. 【請求項４】スケジュールカレンダーを定期的にサーチ
   し、指定期間に近いスケジュール情報があると、その電
   子メールを該当ユーザ宛に送信することを特徴とする請
   求項（１）もしくは（２）記載の電子メールシステム。
5. 【請求項５】スケジュールカレンダーに登録されている
   スケジュール情報に対する復信電子メールを送受信した
   際に、スケジュールカレンダーより該当スケジュール情
   報を削除することを特徴とする請求項（１）、（２）、
   （３）もしくは（４）記載の電子メールシステム。