JPH04172835A - 電子メールシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】本公報は電子出願前の出願データであるた
め要約のデータは記録されません。

Description

【発明の詳細な説明】 ［産業上の利用分野〕 本発明は、電子メールシステムに係り、例えば往復メー
ルに対して返答を出す場合のように、特にある期日に、
あるいは期日までに応答を行う必要がある場合のスケジ
ュール管理に好適な電子メールシステムに関する。

〔従来の技術］ ネットワークの進展に伴い、電子メールシステムが広く
普及するようになってきた。

この電子メールシステムでやりとりする電子メールには
、一般の郵便と同様に、受信者に対して期日を指定して
相手の行動を促したり、自分のこれからの行動を知らせ
るなど、スケジュールに関する内容のものがある。従来
、このような電子メールにおいて、電子メールにスケジ
ュール情報を付加し、受信側で受信メールからスケジュ
ールカレンダーを自動生成することは、例えば特開昭６
２−１５５６５２号公報に記載されている。また、例え
ば往復メールに対する返信の要求等の注意喚起のため、
送信側で送り手本人が指定した注意喚起の期日を管理テ
ーブルに保存し、指定の期日になった時に送り手本人に
注意を喚起することは、例えば、特開昭６３−２１１８
４１号公報に記載されている。更に、センタ装置で往復
メールを認識して、復信メールの期限管理を行い、受信
者に対して復メール送信の注意を喚起することは、例え
ば特開平２−７９６３９号公報に記載されてい〔発明が
解決しようとする課題］ 上記従来技術においては、次のような問題点がある。

同報メール内に同報ルール送信先の各々に対して別のス
ケジュール情報を付加した場合、従来の電子メールシス
テムにおいては、どのスケジュール情報が脛に関するも
のであるか識別する手段がないため、適切なスケジュー
ルカレンダーを自動生成することができない。

また、電子メールに含まれるスケジュール情報には次の
４種類がある。つまり、自分に行動を依頼してくるスケ
ジュール情報、相手が自分に対して行動を約束してくる
スケジュール情報、相手に行動を依頼するスケジュール
情報、自分が相手に行動を約束するスケジュール情報と
いう４種類である。これらのスケジュール情報は全て個
人の仕事に深く関わっているが、従来の電子メールシス
テムは、その全てのスケジュール情報を一括して管理す
る手段がない。また、これら４種類のスケジュール情報
のうち、受信メールに含まれるスケジュール情報を管理
する場合においても、自動生成されたスケジュールを自
分のスケジュールと、自分に関係のある相手スケジュー
ルに分けておらず、大変わかりにくいものとなっている
。

さらに、往復メールの管理に関しては、１通の往メール
にて２通の復信メールを要求してい場合や、復信メール
がさらにそれに対する復信メールを要求している場合な
どの複雑な往復メールに対する注意喚起や、受発信の記
録などの管理は出来ない。

本発明の目的は、上述した従来技術の欠点を除去する電
子メールシステムを提供することにある。

〔課題を解決するための手段〕

上記目的を達成するために、請求項（１）は、電子メー
ルの特定領域に、自分に関係のある相手のスケジュール
情報や、相手に関係のある自分のスケジュール情報を記
入するとともに、電子メールの受発信時に、上記スケジ
ュール情報を用いて自分に関係のある相手のスケジュー
ルカレンダーと自分のスケジュールカレンダーを各々の
ユーザごとに作成して保持することを特徴とする請求項
（２）では、電子メールの特定領域に、自分に関係のあ
る相手のスケジュール情報や、相手に関係のある自分の
スケジュール情報を複数記入できるレコード領域を設け
、１通の電子ルメールで複数のスケジュール情報を、あ
るいは同じ回報メールを受信する受信者間で違うスケジ
ュール情報を伝達することを特徴とする 請求項（３）では、スケジュールカレンダーを定期的に
サーチし、指定期間に近いスケジュール情報があると、
ユーザに注意を喚起することを特徴とする 請求項（４）では、スケジュールカレンダーに登録され
ているスケジュール情報に対する電子メールを送受信し
た際に、スケジュールカレンダー、より該当スケジュー
ル情報を削除することを特徴とする。

〔作　用］ 電子メールのスケジュール情報から自分に関係のある他
人のスケジュールカレンダーと自分のスケジュールカレ
ンダーの２種類が作成されることにより、自分のスケジ
ュールと自分に関わる相手のスケジュールを容易に区別
することが出来、さらに複雑な往復メースに関する注意
喚起が可能となる。また、電子メールの特定領域にスケ
ジュール情報を複数記入できるレコード領域を設けるこ
とにより、１つの電子メールで複数のスケジュール情報
を伝達することが可能となる。さらに、スケジュールカ
レンダーに登録されている事項の用件に対する復信メー
ルを送受信した際には、スケジュールカレンダーよりそ
の事項を削除することにより、復信メール送受信された
あとに注意喚起が行われることを防ぐことが出来る。

〔実施例〕

以下、本発明の一実施例について図面により説明する。

第１図は本発明で対象とする電子メールシステムの全体
構成図を示したものである。第１図において、１００は
通信回線網、１１０はメツセージ蓄積交換機能を有する
端末装置、１２０は端末装置間で伝達される電子メール
である。端末装置１１０は、装置全体の制御の他、後述
するスケジュールカレンダーの作成、その内容の更新、
削除などを行う中央処理装置１１１、キーボードやプリ
ンタ等のデータ入出力装置１１２、送受信メールやスケ
ジュールカレンダーを蓄積する記憶装置１１３、及び、
他端末装置との通信制御を行う通信制御装置１１４より
なる。

端末装置１１０間で伝達される電子メール１２０にはス
ケジュール情報が含まれる。このスケジュール情報は、
次の４種類に分類できる。つまり。

■相手が自分に対して行動を約束してくるもの、■相手
が自分に行動を要求してくるもの、■自分が相手に対し
て行動を約束するもの、■自分が相手に行動を要求する
ものの４つである。本実施例においては、これらのうち
、■と■の相手が自分に対して行動を約束してくるもの
と、自分が相手に行動を要求するものについては、自分
に関係のある相手のスケジュールという意味でｒｙｏｕ
ｒ−ａｃｔｉｏｎＪと名付ける。また、■と■の相手が
自分に行動を要求してくるものと、自分が行動を約束す
るものについては、相手に関係のある自分のスケジュー
ルという意味でｒ＋ａｙ−ａｃｔｉｏｒＢと名付ける。

そして、ｒ　ｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎ　Ｊに係わるスケ
ジュールカレンダーをｒ　ｙｏｕｒ−ａｃｔ　ｉｏｎス
ケジュールカレンダー」、ｒ＋５ｙ−ａｃｔｉｏｎＪに
係わるスケジュールカレンダーをｒ＋＊ｙ−ａｃｔｉｏ
ｎスケジュールカレンダー」と名付け、それぞれ区別し
て作成して記憶装置１０５に保持する。

第２図は本発明により電子メールに付加されるスケジュ
ール情報のフォーマット例である。第２図において、２
０１にはｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎＪｌｉｍｙ−ａｃｔ
ｉｏｎＪの別（受能動の別）を記入する。２０２は原則
として、２０１がｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎ」なら行動
を促す相手名を、ｒａｙ−ａｃｔｉｏｎ」なら行動を約
束する相手名を記入するが、空白の場合はそれに準　′
するもの、例えば２０１がｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎ　
Ｊなら受信者名、ｒａｙ−ａｃｔｉｏｎＪなら発信者名
が指定されているものとみなす。２０３にはスケジュー
ルの期限、または期日を、２０４はその用件を記入する
。電子メールの発信者は、電子メールの特定領域に、２
０１〜２０４のスケジュール情報を必要に応じて複数付
加することができる。２０５はイベント識別子（１０）
であり、２０１〜２０４のスケジュール情報が１つある
いはそれ以上付加された電子メールを発信する場合に付
加される。

第３図にスケジュール情報の具体例を示す。ここで、（
ａ）はＡからＢへの発信メールに含まれるスケジュール
情報の具体例、（ｂ）はＢからＡへの着信メールに含ま
れるスケジュール情報の具体例である。

！４図は記憶装置１１３内に月意されるスケジュールカ
レンダーの構成例を示したものである。

第４図において、４００−１は［＠ｙ−ａｃｔｉｏｎス
ケジュールカレンダー」、４００−２はｒｙｏｕｒ−ａ
ｃｔｉｏｎスケジュールカレンダー」である。スケジュ
ールカレンダー４００−１，４００−２の１つのローは
電子メールにおける１つのスケジュール情報に対応する
。スケジュールカレンダーの檎成４０２〜４０５は、ｒ
ｍｙ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレンダー」４００−
１およびｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレン
ダーＪ４００−２ともに同様である。なお、スケジュー
ルカレンダー４００−１，４００−２の相手各欄４０２
と第２図のスケジュール情報の相手名２０２とは、必ず
しも同一とは限らない。

受信メールの場合、それのスケジュール情報のａｃｔｉ
ｏｎ別（受能動の別）２０１がｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏ
ｎ　Ｊを示していると、当該スケジュール情報をｒＩｌ
ｙ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレンダーＪ４００−１
に登録しく受信者から見るとｒ　ｍｙ−ａｃｔｉｏｎ　
Ｊであるため）、［履ｙ−ａｃｔｉｏｎＪ　を示してい
ると、当該スケジュール情報をｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏ
ｎスケジュールカレンダーＪ４００−２の登録する（受
信側から見るとｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎＪであるため
）。送信メールの場合は、スケジュール情報のａｃｔｉ
ｏｎ別２０１がｒｔｉｙ−ａｃｔ、ｉｏｎノを示してい
ると、当該スケジュール情報をｒｍｙ−ａｃｔｆｏｎス
ケジュールカレンダーツ４００−１に登録し、ｒｙｏｕ
ｒ−ａｃｔｉｏｎＪを示していると、当該スケジュール
情報をｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレンダ
ー４４００−２に登録する。

次に、本実施例における種々の動作を第５図乃至第１３
図のフローチャートに従って詳述する。

第５図は電子メール受信時のスケジュールカレンダー登
録手順のフローチャートである。受信メールにスケジュ
ール情報が含まれているか判定しくステップ５０１）、
含まれていない場合には、該受信メールを単に蓄積する
などして終了となる。

受信メールにスケジュール情報が含まれている場合は、
まず、１つ目のスケジュール情報を取り出しくステップ
５０２）、そのａｃｔｉｏｎ別の欄が［訃−ａｃｔｉｏ
ｎＪかｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎＪか判定しくステップ
５０３）、ｆｌｙ−ａｃＬｉｏｎ」の場合は該スケジュ
ール情報をｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレ
ンダー」に登録しくステップ５０４　）　、　　ｒｙｏ
ｕｒ−ａｃｔｉｏｎ」−の場合は該スケジュール情報を
ｒ　ｍｙ−ａｃ　ｔ　ｉｏｎスケジュールカレンダー」
に登録する（ステップ５０５）。その後、受信メールに
更にスケジュール情報が含まれているかどうか判定しく
ステップ５０６）、含まれている場合は次のスケジュー
ル情報を取り出しくステップ５０７）、ステップ５０３
以降の処理を繰り返すこととなる。

なお、復信メールの受信時は、対応するスケジュール情
報が既にｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレン
ダー」に登録されているはずであり、第５図の処理に替
えてｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏΩスケジュールカレンダー
」から当該スケジュール情報を削除する必要があるが、
これについては後述する。

第６図は第５図におけるステップ５０４の詳細フローチ
ャートである。まず、スケジュール情報に相手名が記入
されているかどうが判定する（ステップ６０１）、相手
名が記入されている場合は、該相手名が受信者（自分）
であるかどうか判定する（ステップ６０２）、ここで、
相手名と受信者が等しくない場合は、該スケジュール情
報を管理する必要がないので（第３図（ｂ）の（ｉｖ）
のケース）、直ち・に第５図のステップ５０６に進む。

また、相手名と受信者が等しい場合（第３図（ｂ）の（
ｊｉｉ）のケース）には、ｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎス
ケジュールカレンダー」に発信者名（相手名１）、期日
（期限ｌ）、用件（用件１）、イベント識別子（ＩＤｉ
）を登録する（ステップ６０３）。相手名が記入されて
いない場合は、そのままステップ６０３の処理を行う。

第７図は第５図におけるステップ５０５の詳細フローチ
ャートである。まず、スケジュール情報に相手名が記入
されているかどうか判定する（ステップ７０１）、相手
名が記入されている場合は、該相手名が受信者（自分）
であるかどうか判定する（ステップ７０２）。そして、
相手名と受信者が等しくない場合（第３図（ｂ）の（ｎ
）のケース）は、直ちに第５図のステップ５０６に進む
。

また、相手名と受信者が等しい場合（５８３図（ｂ）の
（ｉ）のケース）あるいは相手名が記入されていない場
合には、Ｉ＋＊ｙ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレンダ
ー」に発信者名（相手名ｉ）、期日（ｗＩ限１ン、用件
（用件ｉ）、イベント識別子（ＩＤｉ）を登録する（ス
テップ７０３）。

第８図は電子メール発信時のスケジュールカレンダー登
録手順のフローチャートである。発信メ−ルにスケジュ
ール情報が含まれているか判定しくステップ８０１）、
含まれていない場合には、該登録処理を行わない。発信
メールにスケジュール情報が含まれている場合は、まず
、１つ目のスケジュール情報を取り出しくステップ８０
２）、そのａｃｔｉｏｎ別の欄がｒａｙ−ａｃｔｉｏｎ
」かｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉＯｎＪか判定しくステップ８
０３）、ｒｍｙ−ａｃｔｊｏｎ　Ｊの場合は該スケジュ
ール情報をｒｍｙ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレンダ
ー」に登録しくステップ８０４）、ｒ　ｙｏｕｒ−ａｃ
ｔｉｏｎ　Ｊの場合は該スケジュー）Ｌｉ情報ヲｒｙｏ
ｕｒ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレンダー」に登録す
る（ステップ８０５）。その後１発信メールに更にスケ
ジュール情報が含まれているかどうか判定しくステップ
８０６）、含まれている場合は次のスケジュール情報を
取り出しくステップ８０７）、ステップ８０３以降の処
理を繰り返すこととなる。

第９図は第８図におけるステップ８０４の詳細フローチ
ャートである。まず、スケジュール情報が相手名に記入
されているかどうか判定する（ステップ９０１）。相手
名が記入されている場合（第３図（ａ）の（ｉｉｊ　）
のケース）は、ｒｍｙ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレ
ンダー」に該スケジュール情報の相手名（相手名ｌ）、
期日（期限１）、用件（用件１）、イベント識別子（Ｉ
Ｄｉ）を登録する（ステップ９０２）。また、相手名が
記入されていない場合は、ｒａｙ−ａｃｔｉｏｎスケジ
ュールカレンダー」に受信者名（相手名１）、期日（期
限１）、用件（用件１）、イベント識別子（ＩＤｉ）を
登録する。

第１０図は第８図におけるステップ８０５の詳細フロー
チャートである。まず、スケジュール情報に相手名が記
入されているかどうか判定する（ステップ１００１）。

相手名が記入されている場（第３図（ａ）の（１）のケ
ース）は、ｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレ
ンダー」に該スケジュール情報の相手名（相手名ｉ）、
期日（期限１）、用件（用件ｉ）、イベント識別子（Ｉ
Ｄｉ）を登録する（ステップ１００２）。また、相手名
が記入されていない場合は、ｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎ
スケジュールカレンダー」に受信者名（相手名ｌ）、期
日（期限ｌ）、用件（用件１）、イベント識別子（ＩＤ
ｉ）を登録する。

第１１図はスケジュールカレンダーを定期的にサーチし
て、指定期限の近いスケジュール情報が残っている場合
、本人に注意を喚起する手順のフローチャートである。

タイマにより起動されると（ステップ＋１０１）、まず
当該カレントの日付に、ユーザにより指定された日数を
加えた日付以前の期日のスケジュール情報がＩｌｙ／ｙ
ｏｕｒのいずれかのスケジュールカレンダー内にあるか
調べ（ステップ１１０２）、その条件をみたすスケジュ
ール情報があれば、それらをユーザ当てにメールで送信
する（ステップ１１０３）。

第１２図及び第１３図はスケジュールカレンダーからス
ケジュール情報を削除する手順のフローチャートである
。

スケジュールカレンダーからスケジュール情報を自動削
除する代表的な例として、相手から要求されているメー
ルを発信する場合と、相手がそれを受信する場合、また
発信者が自分から相手に約束していたメールを発信する
場合と、相手がそれを受信する場合の４つが挙げられる
。

第１２図は相手から要求されている復メール発信時のス
ケジュール情報の削除処理手順を示したものである。こ
の場合、既にｒｍｙ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレン
ダー」には復メールに対応するスケジュール情報が登録
されている。復メールを作成したユーザは、ｒａｙ−ａ
ｃｔｉｏｎスケジュールカレンダー」からその復メール
に対応するスケジュール情報を指定し発信要求を行う。

これを契機に、まず、ｒ　ｍｙ−ａｃｔｉｏｎカレンダ
ー」内の指定されたスケジュール情報から、相手名、Ｉ
Ｄを取出しくステップ１２０１）、復信メールのイベン
ト領域に取出したＩＤをセットし、相手先に発信する（
ステップ１２０２）、その後、ｒＩＩｌｙ−ａｃｔｉｏ
ｎスケジュールカレンダー」内から指定されたスケジュ
ール情報を削除する（ステップ１２０３）。

第１３図は、この復信メールの受信時のスケジュール情
報の削除処理手順を示したものである。

受信要求により起動されると、受信メールのイベント識
別領域からＩＤを取出しくステップ＋３０１）、ｒｙｏ
ｕｒ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレンダーｊ内から受
信したメールに対応するスケジュール情報を探し出す（
ステップ１３０２）、そして、なかった場合はそのまま
通常の受信処理に戻り（先の第５図はこの場合の処理手
順を示している）、あった場合は、そのスケジュール情
報をｒｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレンダー
ツから削除する（ステップ１３０３）。

なお、ｒｍｙ−ａｃｔ、ｉｏｎ　Ｊで約束したメールの
送受信に関しても同様である。

〔発明の効果］ 以上の説明から明らなように、本発明によれば、電子メ
ールに付加されるスケジュール情報から自分に関係のあ
る相手のスケジュールカレンダーと、相手に関係のある
自分のスケジュールカレンダーの２種類を作成し、この
スケジュールカレンダーに予定された電子メールの受発
信時にはその旨スケジュールカレンダーに登録するため
、複錐な往復メールに対する注意喚起、受発信の記録な
どのスケジュール管理が容易になる。また、電子メール
の特定領域にスケジュール情報を複数記入できるレコー
ド領域を設けることにより、１つの電子メールで複数の
スケジュール情報を伝達することが可能になる。

【図面の簡単な説明】

第１図は本発明で対象とする電子メールシステムの全体
構成図、第２図は本発明によるスケジュール情報のフォ
ーマット例を示す図、第３図はスケジュール情報の具体
例を示す図、第４図はスケジュールカレンダーの構成例
を示す図、第５図は電子メール受信時のスケジュールカ
レンダー登録手順の全体フローチャート、第６図は電子
メール受能動の別の欄にｍｙ−ａｃｔｉｏｎと記入され
た電子メール受信時のスケジュールカレンダー登録手順
の詳細フローチャート、第７図は受能動の別の欄にｙｏ
ｕｒ−ａｃｔｉｏｎと記入された電子メール受信時のス
ケジュールカレンダー登録手順の詳細フローチャート、
第８図は電子メール発信時のスケジュールカレンダー登
録手順の全体フローチャート、第９図は受能動の別の橢
にｍｙ−ａｃｔｉｏｎと記入された電子メール発信時の
スケジュールカレンダー登録手順の詳細フローチャート
、第１Ｏ図は受能動の別の欄にｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎ
と記入された電子メール発信時のスケジュールカレンダ
ー登録手順の詳細フローチャート、第１１図はユーザへ
の注意喚起手順のフローチャート、第１２図は電子メー
ルの発信時のスケジュールカレンダーからのスケジュー
ル情報削除手順のフローチャート、第１３図は電子メー
ルの受信時のスケジュールカレンダーからのスケジュー
ル情報削除手順のフローチャートである。 １００・・・通信回線網、　　１１０・・・端末装置、
１２０　・・・電子メール、　４００−１　・・ｍｙ−
ａｃｔｉｏｎスケジュールカレンダー、　４００−２・
・・ｙｏｕｒ−ａｃｔｉｏｎスケジュールカレンダー。 第３図 第４図 一叶一α０ｔｉＯｈスし”ユールクレク゛−第１３図

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. （１）端末装置間で通信回線を介して電子メールを伝達
   する電子メールシステムにおいて、 電子メールの特定領域に、自分に関係のある相手のスケ
   ジュール情報や、相手に関係のある自分のスケジュール
   情報を記入するとともに、電子メールの受発信時に、上
   記スケジュール情報を用いて自分に関係のある相手のス
   ケジュールカレンダーと自分のスケジュールカレンダー
   を各々のユーザごとに作成して保持することを特徴とす
   る電子メールシステム。
2. （２）電子メールの特定領域に、自分に関係のある相手
   のスケジュール情報や、相手に関係のある自分のスケジ
   ュール情報を複数記入できるレコード領域を設け、１通
   の電子ルメールで複数のスケジュール情報を、あるいは
   同じ同報メールを受信する受信者間で違うスケジュール
   情報を伝達することを特徴とする請求項（１）記載の電
   子メールシステム。
3. （３）スケジュールカレンダーを定期的にサーチし、指
   定期間に近いスケジュール情報があると、ユーザに注意
   を喚起することを特徴とする請求項（１）もしくは（２
   ）記載の電子メールシステム。
4. （４）スケジュールカレンダーに登録されているスケジ
   ュール情報に対する電子メールを送受信した際に、スケ
   ジュールカレンダーより該当スケジュール情報を削除す
   ることを特徴とする請求項（１）、（２）もしくは（３
   ）記載の電子メールシステム。