JPH11338797A - 電子メール転送制御装置およびそのプログラム記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 差出人に負担をかけることなく、メールが長
期間未開封状態のままとなることを効果的に防止する。 【解決手段】 メールサーバ１においてクライアント側
から電子メールを受信した際に、ＣＰＵ１１は緊急メー
ルか否かを認識し、緊急メールであればそれを受信して
から所定時間未開封状態にあるかを判別する。この結
果、未開封状態であれば、そのメールの宛先に対応して
予め設定されている緊急転送先を転送先テーブルＴＭか
ら読み出して緊急メールをその転送先へ送信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、電子メールを自
動転送する電子メール転送制御装置およびそのプログラ
ム記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般に、コンピュータネットワークにお
ける電子メールシステムにおいて、差出人は相手が不在
でもメールを送信することができ、相手側は留守中に届
いたメールを開封することができる。そして、差出人は
相手側でメールが開封されたか否かを確認し、長い間、
未開封のままであれば、電話連絡等によって相手側に問
い合せを行うか、他者宛にメールを再送するようにして
いる。また、相手の不在を考慮して差出人は複数の宛先
を指定して同じメールを配信するようにしている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、メール
の開封状態の確認を差出人側に強いることは、差出人に
大きな負担をかけると共に、その確認を怠ると未開封の
まま時間が経過し、緊急性を要する大事な用件を伝達で
きないという問題があった。また、複数の宛先にメール
を配信することは差出人に負担をかける他、通信コスト
の増大を招く。この発明の課題は、差出人に負担をかけ
ることなく、緊急を要するメールが長期間未開封状態の
ままとなることを効果的に防止できるようにすることで
ある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】この発明の手段は次の通
りである。請求項１記載の発明は、受信した電子メール
が所定時間未開封状態にあるか否かを判別する判別手段
と、宛先に対応する緊急転送先を転送制御情報として記
憶する制御情報記憶手段と、前記判別手段によって電子
メールが所定時間未開封状態にあることが判別された際
に、そのメールの宛先に対応する緊急転送先を制御情報
記憶手段から読み出して電子メールを当該緊急転送先へ
送信する送信手段とを具備するものである。なお、前記
送信手段は、電子メールを緊急転送先へ送信した際に、
緊急転送した旨をそのメールの差出人に返信するように
してもよい。また、所定時間未開封状態にある電子メー
ルを緊急転送先へ送信した後において新たな電子メール
を受信した際に、同じ宛先か否かを判別し、同じ宛先で
あれば前記所定時間待つことなく今回の電子メールを緊
急転送先へ送信するようにしてもよい。更に、電子メー
ルに付加されたランク情報を判別するランク判別手段を
設け、前記制御情報記憶手段は、宛先に対応する緊急転
送先をランク別に複数記憶し、前記送信手段は電子メー
ルの宛先に対応する複数の緊急転送先のうち前記ランク
判別手段によって判別されたランクに対応する緊急転送
先を前記制御情報記憶手段から読み出して電子メールを
当該緊急転送先へ送信するようにしてもよい。請求項１
記載の発明においては、電子メールを受信した際に、メ
ールが所定時間未開封状態にあるか否かを判別する。こ
こで、未開封状態にあることが判別されると、メールの
宛先に対応して予め決められている転送先に対してメー
ルを送信する。したがって、差出人に負担をかけること
なく、メールが長期間未開封状態のままとなることを効
果的に防止することができる。

【０００５】

【発明の実施の形態】以下、図１〜図７を参照してこの
発明の一実施形態を説明する。図１は電子メールシステ
ムを概念的に示したシステム構成図である。メールサー
バ１は例えば企業内に設置されたホストコンピュータ
で、ＬＡＮ（構内専用回線）２を介して端末・コンピュ
ータＴＣ１、ＴＣ２……ＴＣｎに接続されていると共
に、電話回線を介してインターネット３に接続されてお
り、各クライアント・コンピュータＣＬ１、ＣＬ２……
ＣＬｎから電子メールが送信されて来ると、メールサー
バ１はそれを受信してメールボックスＭＢＸに蓄えると
共に、電子メールを受信した際に緊急を要する緊急メー
ルか否かを認識し、緊急メールであれば、メール管理フ
ァイルＭＭＦに緊急情報を登録する。ここで、クライア
ント・コンピュータ側において、電子メールを緊急メー
ルとして送信する際には緊急メールであることを示すと
共に緊急度合を示す緊急ランク区分を電子メールに付加
して通信するようにしている。この場合、緊急度合に応
じて緊急ランク区分を例えば５段階に分け、メール本文
に対する付加情報として緊急ランク区分情報を送信する
ようにしている。

【０００６】図２（Ａ）はメールサーバ１の全体構成を
示したブロック図である。ＣＰＵ１１はＲＡＭ１２内に
ロードされている各種プログラムにしたがってこのメー
ルサーバ１の全体動作を制御する中央演算処理装置であ
る。記憶装置１３はオペレーティングシステムや各種ア
プリケーションプログラム、データファイル等が予め格
納されている記憶媒体１４やその駆動系を有している。
この記憶媒体１４は固定的に設けたもの、もしくは着脱
自在に装着可能なものであり、フロッピーディスク、ハ
ードディスク、光ディスク、ＲＡＭカード等の磁気的・
光学的記憶媒体、半導体メモリによって構成されてい
る。また、記憶媒体１４内のプログラムやデータは、必
要に応じてＣＰＵ１１の制御により、ＲＡＭ１２にロー
ドされる。更に、ＣＰＵ１１は通信回線等を介して他の
機器側から送信されて来たプログラム、データを受信し
て記憶媒体１４に格納したり、他の機器側に設けられて
いる記憶媒体に格納されているプログラム、データを通
信回線等を介して使用することもできる。通信装置１５
はＬＡＮ２やインターネット３との間で電子メール等の
送受信を行うもので、ＣＰＵ１１は端末・コンピュータ
側からメールの呼び出しを受けると、メールボックスＭ
ＢＸを検索し、宛先別に管理されている電子メールを呼
び出して端末側に送信する。

【０００７】図２（Ｂ）は記憶装置１３内のメール管理
ファイルＭＭＦを示したもので、このメール管理ファイ
ルＭＭＦには緊急リストテーブルＬＴ、緊急ランク別転
送先テーブルＴＭ、ランク別設定時間テーブルＰＴが設
けられている。緊急リストテーブルＬＴは緊急メール毎
に作成された緊急情報を記憶管理するもので、ＣＰＵ１
１は受信メールが緊急メールであることを認識した際
に、１レコード分の緊急情報を作成する。ここで、図３
は緊急リストテーブルＬＴの構成を示し、ＣＰＵ１１は
緊急メールの宛先、差出人、受信日時、緊急ランク区分
を１レコードとする緊急情報を作成して緊急リストテー
ブルＬＴに登録する。なお、各レコードには緊急メール
を転送したか否かを示す転送済みフラグも組み込まれて
いる。緊急ランク別転送先テーブルＴＭは個人別に緊急
ランクに応じた転送先を記憶管理するもので、図４は緊
急ランク別転送先テーブルＴＭの構成を示している。図
４は１人分の宛先に対する転送先を例示したもので、緊
急ランク区分Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ別に３種類の転送先
（メールアドレス）を記憶する構成となっている。ここ
で、緊急度合はＡ＞Ｂ＞Ｃ＞Ｄ＞Ｅの順であり、緊急度
合が最も高いランクＡに対応する転送先は例えば、直属
の上司や関連部署の上司であり、この緊急ランク別転送
先テーブルＴＭの内容は予め任意に設定されたものであ
る。ＣＰＵ１１は緊急メールが所定時間未開封状態にあ
るか否かを緊急リストテーブルＬＴを参照することによ
って常時監視しており、所定時間未開封状態のままであ
れば、緊急ランク区分に応じた転送先を緊急ランク別転
送先テーブルＴＭを参照することによって決定し、緊急
メールを当該転送先へ強制送信するようにしている。ラ
ンク別設定時間テーブルＰＴは緊急ランク別に任意に設
定された時間を記憶するもので、ＣＰＵ１１は緊急メー
ルが所定時間未開封状態のままか否かを判別する際に、
緊急ランク区分に応じた設定時間をランク別設定時間テ
ーブルＰＴから読み出し、その時間が経過したか否かに
よってその判別を行う。つまり、自動転送するまでの待
ち時間が緊急ランクに応じて異なるようにするためにラ
ンク別設定時間テーブルＰＴが設けられている。

【０００８】次に、メールサーバ１の動作を図５〜図７
に示すフローチャートにしたがって説明する。ここで、
これらのフローチャートに記述されている各機能を実現
するためのプログラムは、ＣＰＵ１１が読み取り可能な
プログラムコードの形態で記憶媒体１４に記憶されてお
り、その内容がＲＡＭ１２にロードされている。図５は
メール受信処理を示したフローチャートである。メール
サーバ１はクライアント側から送信されて来たメールを
受信すると（ステップＡ１）、その受信メールに緊急ラ
ンク区分が付加されているか否かに基づいて緊急指定さ
れた緊急メールか否かを判別する（ステップＡ２）。こ
こで、緊急メールでなければ、通常と同様にメールボッ
クスＭＢＸにメールを宛先別に格納する処理に移るが、
受信メールが緊急メールであると認識した場合には、今
回受信した緊急メールの宛先に基づいて緊急リストテー
ブルＬＴを検索し、同一宛先の緊急情報が緊急リストテ
ーブルＬＴ内に存在するかをチェックする（ステップＡ
３）。いま、同じ宛先が緊急リストに無ければ、ＣＰＵ
１１は緊急メールから宛先、差出人、緊急ランク区分を
抽出すると共に、現在のシステム日時を緊急メールの受
信日時として取り込み、これを１レコード分の緊急情報
として緊急リストテーブルＬＴに登録すると共に（ステ
ップＡ４）、緊急メールをメールボックスＭＢＸに格納
する（ステップＡ５）。

【０００９】ここで、図６は一定時間毎に実行開始され
る緊急メール処理を示したフローチャートである。先
ず、このフローに入るとＣＰＵ１１は緊急リストテーブ
ルＬＴを参照し、緊急情報が１レコードでも格納されて
いるかをチェックし（ステップＢ１）、無ければこのフ
ローから抜けるが、１レコードでも存在していれば、緊
急リストテーブルＬＴから先頭レコードを読み出し（ス
テップＢ２）、そのレコード内に転送済みフラグが組み
込まれているかをチェックする（ステップＢ３）。ここ
で、転送済みであれば、ステップＢ１２に進み、緊急リ
ストテーブルＬＴ内に次のレコードが有れば、そのレコ
ードを読み出す（ステップＢ１３）。そして、ステップ
Ｂ３に戻り、以下、緊急リストテーブルＬＴの内容を１
レコードずつ検索してゆき、転送済みかを調べる。

【００１０】この結果、転送済みでなければ、読み出し
レコード内から受信日時を抽出すると共に、システム日
時を取得し、システム日時から受信日時を減算すること
によって緊急メールを受信してから現在までの経過時間
Ａを求める（ステップＢ４）。そして、読み出しレコー
ド内から緊急ランク区分を抽出し、このランク区分に基
づいてランク別設定時間テーブルＰＴを検索し、ランク
区分に対応する設定時間を求めると共に（ステップＢ
５）、この設定時間と経過時間Ａとを比較する（ステッ
プＢ６）。この結果、緊急メールを受信してから現在ま
での経過時間Ａが緊急ランク区分に応じた設定時間を過
ぎていなければ、ステップＢ１２に進んで次のレコード
有無をチェックするが、設定時間を過ぎていればステッ
プＢ７に進み、緊急ランク別転送先テーブルＴＭを参照
して緊急メールの宛先と緊急ランクに応じた転送先を決
定する（ステップＢ８）。この場合、図４に示す宛先に
対応する緊急ランクＡ、Ｂ、Ｃには複数の転送先が設定
されているので、転送先は複数となり、緊急メールは各
転送先へ送信される（ステップＢ８）。そして、所定時
間、未開封状態にある緊急メールをその宛先に代えて転
送すべき旨の転送通知メールを作成し（ステップＢ
９）、各転送先へこの通知メールを送信する（ステップ
Ｂ１０）。このようにして緊急メールを転送し終ったら
緊急リストテーブルＬＴ内の該当レコードを検索し、転
送済みフラグをオンしてそのレコードに組み込む（ステ
ップＢ１１）。そして、緊急リストテーブルＬＴ内に次
のレコードが有るかを調べ、以下、未転送の緊急メール
を検出する毎にステップＢ４〜Ｂ６を実行し、緊急ラン
クに応じた設定時間が過ぎていれば、それを転送先に送
信する処理（ステップＢ７〜Ｂ１１）を繰り返す。

【００１１】一方、図５のメール受信処理において、上
述のように緊急メールを所定の転送先へ送信した後、同
じ宛先に対して再び緊急メールが送信されて来た場合に
はステップＡ３でそのことが検出される。ここで、今回
受信した緊急メールの宛先に基づいて緊急リストテーブ
ルＬＴを参照することにより同じ宛先の緊急レコードが
有るかをチェックすることにより、緊急メールを転送し
た後に同じ宛先の緊急メールが再び送信されて来たかを
調べ、宛先が同じであれば、その宛先と今回受信した緊
急メールに付加されている緊急ランク区分に基づいて緊
急ランク別転送先テーブルＴＭを参照し、緊急ランクに
応じた転送先を決定する（ステップＡ６）。そして、こ
の転送先へ今回受信した緊急メールを転送すると共に、
転送通知メールを作成してその差出人に送信する（ステ
ップＡ８、Ａ９）。このように緊急メール転送後におい
て同じ宛先に緊急メールが再び送信されて来た場合に
は、所定時間待つことなく緊急メールの転送が行われ
る。

【００１２】図７はメールの読み出しが指示された際の
動作を示したフローチャートである。先ず、メールの読
み出しを受けると、メールボックスＭＢＸから該当メー
ルを読み出すと共に（ステップＣ１）、読み出しメール
は緊急メールかを緊急リストテーブルＬＴを参照するこ
とによって調べ（ステップＣ２）、緊急メールであれ
ば、それに対応するレコードを緊急リストテーブルＬＴ
から削除する（ステップＣ３）。そして、読み出しメー
ルを要求元へ送信すると共に（ステップＣ４）、メール
ボックスＭＢＸから対象メールを削除する（ステップＣ
５）。なお、緊急メールでなければ、通常と同様にステ
ップＣ４、Ｃ５が実行される。

【００１３】以上のようにこの電子メールシステムにお
いては、クライアント側でメールサーバ１に対して電子
メールを発信する際、それが緊急を要する緊急メールで
あれば、その緊急度合に応じた緊急ランク区分をメール
に付加して送信すると、メールサーバ１においては、受
信メールに緊急ランク区分が付加されているか否かに基
づいて緊急メールか否かを認識し、その結果、緊急メー
ルであれば、それを受信してから所定時間未開封状態に
あるか否かを判別し、未開封状態であれば、緊急ランク
別転送先テーブルＴＭを参照することにより転送先を決
定し、その転送先へ緊急メールを転送するようにしたか
ら、緊急メールが未開封状態となることを効果的に防止
することができる。また、緊急メールを転送先に送信し
た際に、緊急転送した旨をそのメールの差出人に返信す
るようにしたから、差出人はそれを確認することがで
き、差出人の負担を軽減することが可能となる。更に、
緊急メール転送後において、同じ宛先の緊急メールが再
び送信された来た場合には所定時間待つことなく今回受
信した緊急メールを転送するようにしたから、更に効果
的なものとなり、即報性に優れたものとなる。また、緊
急ランク区分に応じて転送先を変えるようにしたから、
緊急度合に応じて適切な転送先を選択することが可能と
なる。また、所定時間未開封状態か否かを検出するため
の設定時間を緊急ランク区分に応じて異ならせたから、
緊急メールを受信してから転送するまでの待ち時間を緊
急度合に応じて変えることができるので、緊急度合が高
いものであれば、即座に転送することも可能となる。

【００１４】なお、上述した一実施形態においては、緊
急メールか否かを示す情報をメールに付加するようにし
たが、メール本文の内容を解析し、例えば、緊急、至急
等のキーワードや日時等の期限が含まれているか否かに
基づいて緊急メールか否かを認識するようにしてもよ
い。また、上述した一実施形態においては、受信側で時
間監視を行って緊急メールを転送するようにしたが、差
出人側でも時間監視を行わせ、自動転送すべきことを受
信側に指示するようにしてもよい。更に、メールサーバ
１で集中管理するものに限らないことは勿論である。

【００１５】

【発明の効果】この発明によれば、緊急メールを受信し
てから所定時間開封されない場合に、予め決められてい
る転送先へ緊急メールを転送するようにしたから、差出
人に負担をかけることなく、メールが長期間未開封状態
のままとなることを効果的に防止することが可能とな
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】電子メールシステムを概念的に示したシステム
構成図。

【図２】（Ａ）はメールサーバ１の構成を示したブロッ
ク図、（Ｂ）はネットワーク３内のメール管理ファイル
ＭＭＦの構成を示した図。

【図３】メール管理ファイルＭＭＦ内の緊急リストテー
ブルＬＴの構成を示した図。

【図４】メール管理ファイルＭＭＦ内の緊急ランク別転
送先テーブルＴＭの構成を示した図。

【図５】メール受信処理を示したフローチャート。

【図６】緊急メール処理を示したフローチャート。

【図７】メール読出処理を示したフローチャート。

【符号の説明】

１ メールサーバ １１ ＣＰＵ １２ ＲＡＭ １３ 記憶装置 １４ 記憶媒体 １５ 通信装置 ＣＬ１、ＣＬ２……ＣＬｎ クライアント・コンピュー
タ ＴＣ１、ＴＣ２……ＴＣｎ 端末・コンピュータ ＭＢＸ メールボックス ＭＭＦ メール管理ファイル ＬＴ 緊急リストテーブル ＴＭ 緊急ランク別転送先テーブル ＰＴ ランク別設定時間テーブル

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】受信した電子メールが所定時間未開封状態
   にあるか否かを判別する判別手段と、 宛先に対応する緊急転送先を転送制御情報として記憶す
   る制御情報記憶手段と、 前記判別手段によって電子メールが所定時間未開封状態
   にあることが判別された際に、そのメールの宛先に対応
   する緊急転送先を制御情報記憶手段から読み出して電子
   メールを当該緊急転送先へ送信する送信手段とを具備し
   たことを特徴とする電子メール転送制御装置。
2. 【請求項２】前記送信手段は、電子メールを緊急転送先
   へ送信した際に、緊急転送した旨をそのメールの差出人
   に返信するようにしたことを特徴とする請求項１記載の
   電子メール転送制御装置。
3. 【請求項３】所定時間未開封状態にある電子メールを緊
   急転送先へ送信した後において新たな電子メールを受信
   した際に、同じ宛先か否かを判別し、同じ宛先であれば
   前記所定時間待つことなく今回の電子メールを緊急転送
   先へ送信するようにしたことを特徴とする請求項１記載
   の電子メール転送制御装置。
4. 【請求項４】電子メールに付加されたランク情報を判別
   するランク判別手段を設け、 前記制御情報記憶手段は、宛先に対応する緊急転送先を
   ランク別に複数記憶し、 前記送信手段は電子メールの宛先に対応する複数の緊急
   転送先のうち前記ランク判別手段によって判別されたラ
   ンクに対応する緊急転送先を前記制御情報記憶手段から
   読み出して電子メールを当該緊急転送先へ送信するよう
   にしたことを特徴とする請求項１記載の電子メール転送
   制御装置。
5. 【請求項５】コンピュータに対して、 受信した電子メールが所定時間未開封状態にあるか否か
   を判別する機能と、 電子メールが所定時間未開封状態にあることが判別され
   た際に、宛先に対応する緊急転送先を転送制御情報とし
   て記憶する制御情報記憶手段から、そのメールの宛先に
   対応して予め決められている緊急転送先を読み出して電
   子メールを当該緊急転送先へ送信する機能を実現させる
   ためのプログラムを記録した記録媒体。