JPH114251A - 電子メールの自動転送通知方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】電子メールシステムにおいて期限付きのメール
が不在者に届いた場合でも、メールが自動転送され、そ
の転送状態を不在者が後で確認でき、送信者に対しては
最初に代理でメールの内容を確認した相手の受信通知の
みが返信される方式。 【解決手段】社内においてネットワークに接続された複数のサー
ハ゛、クライアント装置間で各クライアント装置が作成したメールを他のクラ
イアント装置に送信するシステムにおいて、メール送信者が期限付き
のメールを不在者に送信した場合、不在の受信者があらかじ
め定めた自動転送名簿に従って、メールが自動転送され、自
動転送された別な受信者が受信通知をすると自動転送名
簿に反映され、転送状態を、メールの送信者と不在であった
最初の受信者に確認できる事を可能とするプログラム。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークに接続され
た複数のクライアント装置間で利用する電子メールシステムに適用さ
れる。

【０００２】

【従来の技術】従来、対応期限付きのメールを受信者に対応
を促す方法として、特開平6-268802、特開平7-162452、特
開平8-8965、で示される様に期限が近づくと受信メールの一
覧の表示順序を自動的に変えたり表示方法を目立つ様に
する方法、また、受信者が不在の場合は、特開平7-46270で
示される様に、受信者があらかじめ決めておいた単独も
しくは、複数の送信者へ受信したメールを自動転送する方式
等がある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】企業内組織間で対応期
限付きの業務依頼がある場合、その組織の責任者へ文章
書類での依頼があり、責任者からその組織内で展開する
事が一般的であるが、その責任者が長期に不在の場合、紙
等による依頼文書の場合は、依頼される責任者の机上に
届く事により、秘書や、職場の同僚等により、気付かれ、展
開される可能性があるが、現在の電子メールの場合は個人で
ハ゜スワート゛をかけてアクセスできなくなっており、本人以外の者
が不在者の受信している依頼文書を見る事がないため、
期限が過ぎてもそのまま依頼業務が依頼されている組織
内で展開されない場合がある。特開平6-268802、特開平7-
162452、特開平8-8965では対応期限付きのメールには、受信メ
ール一覧表示の際に期限順に表示する事や目立つ様に表示
する方式があるが、基本的効果の対象がメールを送られた受
信者のみであり受信者が不在の場合、その不在者のメール一
覧表を第三者が見る事ができないため期限付きのメールが
滞留する事になる。そのため、特開平7-46270、ではあらか
じめ複数の代理受信者を登録しておき、送信されたメールが
該当者に受信されると同時に登録しておいた複数の送信
者へも同様のメールが送信され、組織としてメールの受信の確
実性を向上させる事で不在者への期限付きメールの滞留を
回避する方式が示されている。ところで、この特開平7-46
270の方式では、メールの受信者が不在中から戻り、受信メール
の一覧を見たときに誰が代理として本メールを受けてくれ
たかが不明である事、また、メールには受信行為を実施する
と自動的に送信者に受信した通知が返信される機能があ
るが、この機能を使用して本方式を実施すると、複数の各
代理受信者から自動受信通知が返信され、組織として一
通の受信確認で十分であるほとんどの場合では余分な受
信通知を送信者が受ける事になる。本発明の目的は上記
課題を解決することにある。

【０００４】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
には、次の様にすれば良い。メールサーハ゛内に個人別の自動転
送名簿を設置し、各個人が自分が不在の際、自動転送する
宛先を入力し、定義しておく、さらに、期限付きのメールが到
着して所定期間中に受信者によるアクセスがない場合は自動
的に受信者があらかじめ登録しておいた自動転送名簿中
の各宛先へ自動的に転送する。自動転送を受けた受信者
の中で誰かが自動転送されたメールの内容を確認すると、そ
の受信通知がはじめに受信を受けた不在の受信者へ返送
される。返送された通知内容は受信メールテーフ゛ル上に登録さ
れ、これが最初の登録であれば、誰に自動転送したものが
受信行為されたかが送信者に送信される、また、最初の登
録でなければ、自動転送テーフ゛ルには代理に受信した事が記
録されるだけであり、送信者への受信通知はされない。ま
た、不在であった受信者が戻り、自身の受信メール一覧を見
ると、どのメールがいつ、誰に代理受信されたかがわかる。

【０００５】

【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施例を図面に
より説明する。図１は本発明の実施例における方式の全
体図であり１０１は本例におけるメールの送信者、１０
２は送信者１０１から送信されたメールの受信者Ａで、
本例では不在者であり１０３、１０４は１０２が不在で
ある場合受信したメールが自動転送される受信者Ｂ、Ｃ
である。クライアント１１１、１１２、１１３、１１４
は送信者１０１受信者Ａ、Ｂ、Ｃが夫々メールを送受信
するために使用する装置であり、サーバー１１５はクラ
イアントが夫々メールの送受信する時のクライアント装
置から使用しているプログラムが稼動している装置であ
り、１１６は送受信されるメールが保存されているＤＩ
ＳＫ装置であり、１１７は自動送信する際の各名簿が保
存されているＤＩＳＫ装置であり、１２１はサーバー１
１５で稼動し、クライアントからメールの送信要求があ
った際に動作するプログラムであり、１２２は同じく、
クライアントでメースの受信があった際に稼動するプロ
グラム、１２３は自動転送を実施するために動作するプ
ログラムであり、１２４も受信したメールの表示要求が
あった際に動作するプログラムであり、１３１は送信者
１０１が受信したメールが保存されているテーブルであ
り、同様に１３２、１３３、１３４は夫々１０２受信者
Ａ、１０３受信者Ｂ、１０４受信者Ｃが受信したメール
が保存されているテーブルであり、１５２は１０２受信
者Ａが不在の際、自動転送する転送先を保存している名
簿であり、同様に１５１は１０１送信者の自動転送名簿
であり、１５３、１５４は１０３、１０４の受信者Ｂ、
Ｃの自動転送名簿であり、１４１は本例で送信者１０１
が１０２の受信者Ａに送信したメールの流れを示してお
り、１４２は１０２受信者Ａが不在であったため、１０
３受信者Ｂへ自動転送されたメールの流れを示してお
り、同様に１４３は１０４受信者Ｃへ自動転送されたメ
ールの流れを示しており、１４５は１０３受信者Ｂが受
信した自動転送メール内容を表示した時に自動に送信さ
れる受信通知の流れを示しており、同様に１４４は１０
４受信者Ｃが受信した自動転送メール内容を表示した時
に自動に送信される受信通知の流れを示しており、１４
６は１４５が１１２に届いた際に１０２受信者Ａから１
０３受信者Ｂに自動転送され、受信者Ｂにより内容を読
まれた事を通知するメールの流れを示している。

【０００６】まず、１０１よりクライアント１１１から
送信プログラム１２１を使用してクライアント１１２に
回答期限つきのメール１４１を送信する。図２では送信
プログラム１２１の動作を示しており２０１で指定され
た宛先に期限付きのメールを送信し、送信されたメール
は１２２の受信プログラムに送られる。図１１は１４１
のメールの内容を示しており、１１０１は本メールを送
信する宛先のアドレスを示しており本例では受信者Ａの
メールアドレスを示しており、１１０２は本メールの題
名を示しており本例では「メールＺ」という題名としてお
り、１１０３は管理者向け識別子を示しており、「管理
者向」は本メールが自動転送される際、管理者のみに自
動転送される事の制限を与える場合であり、「一般向」は
自動転送の際そうした制限を与えない意味であり本例で
は「一般向」としており、１１０４は本メールには送信者
が受信者になんらかの回答もしくは対応行動を期待する
場合、その期限を付与する部分であり、本例では３月１
０日としており、１１０５は送信者氏名を示しており、
１１０６はメールの内容が格納されている。

【０００７】受信プログラム１２２の動作を図３に示
す。受信したメールは３０１で受信を認識し３０２で宛
先の受信者である受信者Ａ１０２の受信メールテーブル
１３２にメールが格納される。この後３０３で受信した
メールが自動転送の受信通知かどうかを判定され、この
場合は受信通知ではないので受信プログラムは終了す
る。格納された受信者Ａ１０２の受信メールテーブル１
３２の内容を図６で示しており、６０１が受信し追加さ
れたメールの内容を示している。図６の受信メールテー
ブルの各項目を以下に説明する。６０２は受信したメー
ルの題名を示しており、６０３はメールを受信した日時
が格納され、６０４は受信したメールに送信者が付与し
たメールの回答等なんらかの期限があった場合その期限
を格納し、６０５はメール送信者のアドレスが格納さ
れ、６０６はこのメールが自動転送される場合、管理者
のみ自動転送する等の制限を格納する、６０７はメール
が自動転送された後「済」の識別子が格納され、６０８
から６１２は本受信メールが自動送信され、自動送信先
で受信通知が返信された際、その自動送信者の項目に受
信通知の返信日時が格納され、６１３はメールの内容が
確認される。

【０００８】本例では、受信者Ａ１０２は不在であり、
ある期間自分の受信したメールはクライアント１１２上
で表示されない事を想定する。自動転送プログラム１２
３はある一定の期間になると自動的に動作するプログラ
ムであり、その期間は自由に設定できるものである。自
動動作した自動転送プログラム１２３は各受信メールテ
ーブルを検索し、自動転送すべきメールを該当の転送者
へメールを自動転送する。各メールを使用する送受信者
は各々自分が不在であった場合に転送する転送先を各自
の自動転送者名簿１５１、１５２、１５３に登録してお
く図１０は受信者Ａが登録した自動転送名簿の本例での
内容であり、１００１は登録した自動転送者先の氏名を
格納しており、１１０２の管理者識別子とは、自動転送
するメールがその組織の管理者向けのみであった場合に
それを判別するための識別子であり、こうする事によっ
て、管理者向けのメールが以外に人間に転送され、閲覧
しない様にしている。１１０３の自動転送者番号は各受
信メールテーブル中の自動転送者欄と対応しており、例
えば図６の状態での受信者Ａ１０２の受信メールテーブ
ル中の自動転送者１とは図１０で番号が対応している通
り受信者Ｂ１０３を示しており、自動転送者２は受信者
Ｃ１０４を示している。本例の図１０では受信者Ａは自
身が不在の際は受信者Ｂと受信者Ｃへ自動転送する様に
登録している。図４は自動転送プログラムの動作の流れ
を示しており、まず４０１で受信メールテーブル中の一
件目図６中で示す６０１を読む、さらに４０３でそのメ
ールが既に自動転送されたものか判別する。判別の仕方
は図６中の自動転送識別子６０７の内容が「済」であれ
ば既に自動転送されたものとして判定する。こうする事
によって、自動的に一定間隔で動作した自動転送プログ
ラムが何度も同じメールを自動転送する事を避ける。次
に４０４でこのメールが他から自動転送されたものかを
判定する。判定はメールの題目の先頭に「転送」の文字が
あるかどうかで判定する。これによって、２者のメール
受信者がお互いを自動転送名簿に登録し、お互いが不在
であった場合、同じメールが何度も２者間で自動転送を
くり返される事を避ける。さらに４０５で受信メールが
期限付きかどうかを判別するために図６中の期限６０４
に日付があるかどうかを検査する。次に４０６で受信メ
ールが管理者向けのものかどうかを判定する。メールが
管理者向けの場合は４０８で図１０で示す自動転送名簿
の管理者識別１１０２で「管理者」を示している宛先の
送信先として自動転送者のアドレスを読むが、そうでな
ければ２０７で図１０の登録されている全員を自動転送
者とする。こうして得た自動転送先に４０９でメールの
題名の先頭に「転送」の文字を付加しメールを送信する。
自動転送したメールは４１０で図６の６０１行の自動転
送欄６０７に「済」を登録する。自動転送プログラム１
２３はこうして全ての受信メールテーブルを処理し４０
２で終了する。本例では、受信者Ａ１０２が不在である
ため受信者Ｂ１０３、受信者Ｃ１０４へ夫々図６の６０
１のメール内容が自動転送される。図１２は受信者Ａ１
０２から受信者Ｂ１０３へ自動転送されたメール１４２
の内容を示しており、１２０１は受信者Ｂの宛先となり
１２０２のメール題名は自動転送前の元のメール題名に
「転送」の文字が付加され本メールが自動転送されたもの
である事を示しており、１２０５の送信者は誰から自動
転送されたものかを示している。尚、受信者Ａ１０２か
ら受信者Ｃ１０４へ自動転送されたメール１４３の内容
は図１２中で１２０１の内容が受信者Ｃの宛先となって
いるだけで他の内容は同様である。

【０００９】受信者Ａ１０２から自動転送されたメール
は受信プログラム１２２で受信される。受信プログラム
１２２の動作を示す図３で受信者Ｂ１０３が受信した例
を以下に説明する。受信したメールは３０１で受信を認
識し３０２で宛先の受信者である受信者Ｂ１０３の受信
メールテーブル１３３にメールが格納される。この後３
０３で受信したメールが自動転送の受信通知かどうかを
判定され、この場合は受信通知ではないので受信プログ
ラムは終了する。格納された受信者Ｂ１０３の受信メー
ルテーブル１３３の内容を図７で示しており、７０１が
受信し追加されたメールの内容を示している。尚、受信
者Ａ１０２から受信者Ｃ１０４へ自動転送した場合の動
作内容も上記と同様で受信メールテーブル１３４に図７
と同様の内容が格納される。

【００１０】次に受信者Ａ１０２からの自動送信を受信
した受信者Ｂ１０３が自動転送されたメールの内容を確
認する動作を説明する。受信者Ｂ１０３はクライアント
１１３を利用して受信メール表示プログラム１２４を起
動する。受信メール表示プログラム１２４の動作の流れ
を図５で説明する。まず、５０１で受信したメールの一
覧をクライアント１１３に表示する。本例では図７の項
目の内、メール題名７０２から７０４までが画面上に表
示される。本例では受信者Ｂ１０３がこの時点で受信し
ているメールは受信者Ａから自動送信された「転送；メ
ールＺ」しかないので、この一通が画面に表示される。
次に５０２で一覧表示されたメールの中から特定のメー
ルを選択し、そのメールの内容をクライラント１１３上
に表示するための操作を実施し、５０３でメールの内容
が表示される。この時点で受信したメールは受信者Ｂ１
０３に内容が確認されたとして、５０４で内容を表示さ
れたメールが自動転送されたものか判定する。本例では
転送；メールＺは受信者Ａより自動転送されたものであ
るため、５０５にて図７の７０５に格納されている受信
者Ａに対して受信通知が自動的に返信される。受信通知
１４５の内容を図１３に示す。１３０２はメール題名の
先頭に「返送」の文字を追加している事を示しており、１
３０６は返信メールの内容を示しており、受信者Ｂ１０
３が受信した受信者Ａ１０２の自動送信の内容を表示し
た(内容を確認した)日付、時刻が示されている。受信者
Ａ１０２から受信者Ｃ１０４に自動送信されたもう一方
のメール１４３も上記と同様の動作が実施され受信者Ａ
１０２に受信通知１４４を返信する。本例では受信者Ｃ
１０４は受信者Ｂ１０３より後にメールの内容を表示し
ているものとし、図１４に１４４の内容を示す。１４０
６に示すように受信した日付、時刻が受信者Ｂ１０３の
時より遅い時刻が示されている。

【００１１】次に受信者Ａに返信された受信通知の返信
メールがどのように処理されるかを説明する。受信通知
の返信メールは他の受信メールの一つとして同様に扱わ
れ受信プログラム１２２で処理される。受信プログラム
１２２の動作を図３に示す。受信したメールは３０１で
受信を認識し３０２で宛先の受信者である受信者Ａ１０
２の受信メールテーブル１３２にメールが格納される。
この後３０３で受信したメールが自動転送の受信通知か
どうかを判定し、この場合は受信通知であるので３０４
にて受信者Ａ１０２の受信メールテーブル１３２内の受
信通知に該当する受信メールの受信者の自動転送者欄に
自動転送受信の通知記録が登録される。登録後の受信メ
ールテーブル１３２の内容を図８に示す。８０２に登録
された受信通知の内容を示している。次に３０５で受信
通知が最初のものかどうかを判定し、この時点では当該
受信通知メールが最初のものであるため３０６で示すよ
うに８０１に格納されているもとの送信者１０１のアド
レスを付加し送信者１０１へ送信する。図１５は送信者
１０１へ送信したメールの内容を示しており、１５０６
に示しているように自動転送されたメールを誰が、何
時、内容を確認したかが格納されている。尚、受信者Ｃ
１０４から受信者Ａ１０２へ受信通知されたメールの処
理は図３の流れの内、３０６までは同様であるが、最初
の受信通知ではないのでもとの送信者である送信者１０
１へのメール送信は実施されない。受信通知メール１４
４を受信した後の受信者Ａ１３２の内容を図９に示す。
９０２に受信者Ｃ１０４の受信通知内容が格納されてい
る。以上によってもとの送信者は、誰に自動送信された
ものが内容を確認されているかがわかり、それ以外の余
分な受信通知を受けずに済む。

【００１２】次に受信者Ａ１０２が不在から戻り、メー
ルを確認する動作を以下に説明する。戻った受信者Ａ１
０２はクライアント１１２を利用して受信メール表示プ
ログラム１２４を動作させる。受信メール表示プログラ
ム１２４の流れを図５に示す。５０１で受信メールの一
覧を表示する。表示されたメールの一覧上で夫々の自動
送信されたメールが誰に、内容を確認されたかが識別で
きる。図１６にメール一覧の表示例を示す。本例では図
９に示す受信者Ａの受信メールテーブル１３２の内容を
表示しており、１６０１は受信したメールの題名、１６
０２は受信したメールの到着日時、１６０３はメールに
期限が付与されていた場合の期限内容、１６０４はメー
ルの送信者、１６０５はメールが自動転送される際の制
限として「管理者向」か「一般向」かを表示しており、
１６０６はメールを自動送信を既に実施したかを示して
おり、１６０７、１６０８は自動転送されたメールが何
時、自動転送受信者によって内容を確認されたかが表示
されている。

【００１３】

【発明の効果】電子メールシステムにおいて回答あるい
は対応の期限付きのメールが不在者に届いた場合でも、
組織内でメールが自動転送され、その転送状態が不在者
が後で確認でき、また複数の人間に自動転送されても、
回答あるいは対応を期待する送信者に対しては最初に代
理でメールの内容を確認した相手の受信通知のみが返信
される事で以降の余分な返信は届かないため、電子メー
ルシステムの通信量を減らす事ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例における電子メールの自動転送
通知方式を示す図である。

【図２】本発明の実施例における送信プログラムの流れ
を示す図である。

【図３】本発明の実施例における受信プログラムの流れ
を示す図である。

【図４】本発明の実施例における自動転送プログラムの
流れを示す図である。

【図５】本発明の実施例における電子メール受信プログ
ラムの動作の流れを示す図である。

【図６】本発明の実施例における１４１を受けた時点の
１３２の状態を示す図である。

【図７】本発明の実施例における１４２を受けた時点の
１３３の状態を示す図である。

【図８】本発明の実施例における１４５を受けた時点の
１３２の状態を示す図である。

【図９】本発明の実施例における１４３を受けた時点の
１３２の状態を示す図である。

【図１０】本発明の実施例における１５２の内容を示す
図である。

【図１１】本発明の実施例における１４１の内容を示す
図である。

【図１２】本発明の実施例における１４２の内容を示す
図である。

【図１３】本発明の実施例における１４５の内容を示す
図である。

【図１４】本発明の実施例における１４４の内容を示す
図である。

【図１５】本発明の実施例における１４６の内容を示す
図である。

【図１６】本発明の実施例における受信者Ａ１０２が最
後にメール一覧を表示した例である。

【符号の説明】

１０１ 送信者 １０２、１０３、１０４ 受信者 １１１、１１２、１１３、１１４ クライアント装置 １１５ サーバ １１６、１１７ サーバに接続されているディスク １２１ 送信プログラム １２２ 受信プログラム １２３ 自動転送プログラム １２４ 受信メール表示プログラム １３１、１３２、１３３、１３４ 受信メールテーブル １４１、１４２、１４３、１４４、１４５、１４６ メ
ールの流れ １５１、１５２、１５３、１５４、 自動転送名簿

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】社内においてネットワークに接続された複数のサー
   ハ゛、クライアント装置間で各クライアント装置が作成したメールを他のクラ
   イアント装置に送信するシステムにおいて、メール送信者がそのメール
   の内容で受信者へ対する何等かの対応行動、回答を送信
   者が定めた期限内に要求する場合に、送信者はメールの内容
   に期限を入力し送信し、受信者が不在でメールが読まれない
   場合、不在の受信者があらかじめ定めた自動転送簿に従
   って、受信した読まれていないメールが自動的に転送される
   事を特徴とするメールシステムの方式。
2. 【請求項２】請求項１のメールシステムにおいて、送信者はメール
   の内容に本メール内容が管理者向けか否かの識別情報を入
   力し、送信し、不在の受信者の自動転送簿には、各転送者
   が管理者か否かの識別情報をあらかじめ定義しておき、メ
   ールが自動転送される際には管理者向け情報は管理者のみ
   に自動転送される事を特徴とするメールシステムの方式。
3. 【請求項３】請求項１のメールシステムにおいて、自動転送され
   たメールが自動転送された受信者にアクセスされ、読まれた場
   合、誰に自動転送され、最終的にアクセスされたかを、メールの送
   信者と不在であった最初の受信者に伝える事を特徴とす
   るメールシステムの方式。