JPH0897850A - 往復電子メール方式 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】回答期限付きの往復電子メールに対し、受信側
においてタイマ監視を行い、着信メール一覧に回答期限
が間近いことを警告表示し回答を促進させる。 【構成】発信者から回答期限付きメールの送信指示があ
ると、発信メール送信手段５が往復フラグと回答期限を
付加し発信メールを送信する。これを受信してタイマ監
視手段７が監視を開始し、受信者からの着信問い合わせ
に対し、メール一覧表示手段８は一覧表に期限付きを示
すマークを表示し、回答期限が近いと点滅または反転な
どで警告する。受信者が回答を作成すると、返信メール
送信手段９があて先を自動生成して返送しタイマ監視を
中止させる。回答を作成せず保留，廃棄すると確認情報
返送手段１１が確認済みフラグを付したメールを、期限
までに回答作成がない場合は強制回答返送手段１０が期
限切れフラグを付したメールを返送する。回答状況管理
手段６は回答状況を一括管理し随時端末表示する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子メール方式に関し、
特に受信者からの回答を要求する電子メールの送信およ
び受信を処理する往復電子メール方式に関する。

【０００２】

【従来の技術】電子メールシステムにおいては、従来か
ら、回答を必要とする着信メールに対して受信者が回答
を行う場合、受信者が返信用文書を作成して返信コマン
ドを実行すると、電子メールシステムが着信メールの発
信者の情報から返信メールのあて先を自動的に生成し、
受信者があて先指定を行わなくても返信メールを送信で
きる方法が知られている。例えば、特開昭６０―２０６
２４４号公報には、受信者が当該着信メールを呼び出す
と自動的に返信メールの作成手順となり、返信用文書の
作成が終了すると発信元に自動的に返送される方式が提
案されている。

【０００３】この方式は、受信者が返信メールを送信す
る際、あて先指定を行わなくてもよいが返信用文書を全
文作成する必要があるため、これを更に改善して受信者
が着信文書に回答のみを記入して返信できる方式が、特
開平２―６７０４１号公報および特開平２―１２８５４
６号公報に提案されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来の往復電
子メール方式は、受信者が着信メールを呼び出して直ち
に回答を作成し返信メールを返送する際には便利である
が、即座に回答を作成できないために一時保留して後で
回答を行う場合には、着信メール本文に記載されている
回答期限を記憶し、受信者自身でその期限管理を行う必
要があった。このため、忘れて回答期限に間に合わなか
ったりすることも少なくないという問題点があった。

【０００５】本発明の目的は、受信側においてタイマ監
視を行い、受信者ごとの着信メール一覧に回答期限付き
であること及び回答期限が迫っていることを表示させる
ことにより上記の問題点を解消できる往復電子メール方
式を提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１の往復電子メー
ル方式は、受信者からの回答を要求する電子メールの送
信および受信を処理する往復電子メール方式において、
発信側電子メール処理部に、回答期限を定めた往復電子
メールに対して往復フラグと回答期限情報とを付加して
送信する発信メール送信手段を備え、受信側電子メール
処理部に、往復フラグを有する往復電子メールを受信し
たとき管理リストに回答期限情報を登録してタイマ監視
を行うタイマ監視手段と、受信者端末からの要求により
着信メール一覧を表示するとき前記タイマ監視手段の管
理リストを参照して該当する往復電子メールに回答期限
付きを示す表示と回答期限が近いことを示す警報とを表
示するメール一覧表示手段と、返信メールを送信したと
き該当する往復電子メールを前記タイマ監視手段の管理
リストから削除しタイマ監視を中止させる返信メール送
信手段とを備えて構成されている。

【０００７】請求項２の往復電子メール方式は、請求項
１記載の往復電子メール方式において、前記発信側電子
メール処理部に、送信した往復電子メールの回答状況を
管理し発信者に集計結果を通知する回答状況管理手段を
備え、前記受信側電子メール処理部に、前記タイマ監視
手段によるタイマ監視により回答期限を超過した往復電
子メールに対して期限切れフラグを付した無回答返送メ
ールを作成し発信元に送付する強制回答返送手段を備え
たことを特徴としている。

【０００８】請求項３の往復電子メール方式は、請求項
２記載の往復電子メール方式において、前記受信側電子
メール処理部に、受信者端末が回答期限付き往復電子メ
ールを呼び出して返信メールを送信することなく保留ま
たは廃棄したときに確認済みフラグを付加した受信確認
返送メールを作成して発信元に送付する確認情報返送手
段を備えたことを特徴としている。

【０００９】

【実施例】次に、本発明の実施例について図面を参照し
て説明する。

【００１０】図１は本発明の一実施例の構成を示すブロ
ック図である。

【００１１】本実施例の往復電子メール方式は、図１に
示すように、発信者端末１と、発信側電子メール処理部
２と、受信者端末３と、受信側電子メール処理部４とで
構成されている。発信側電子メール処理部２は、電子メ
ールの送受信に必要な通常処理を行う送信処理部２ａ及
び受信処理部２ｂに加え、回答期限付き往復電子メール
の場合に往復フラグと回答期限情報とを付加して発信メ
ールを編集し送信する発信メール送信手段５と、送信し
た往復電子メールの回答状況を管理し集計結果を通知す
る回答状況管理手段６とを備え、受信側電子メール処理
部４には、送信処理部４ａ及び受信処理部４ｂに加え、
受信した回答期限付き往復電子メールのタイマ監視を行
うタイマ監視手段７と、タイマ監視手段７からの情報に
基づいて受信者端末３に表示する着信メール一覧に回答
期限付き往復電子メールであることを示す表示と回答期
限が近いことを示す警報とを表示するメール一覧表示手
段８と、返信メールを送信したときタイマ監視を中止さ
せる返信メール送信手段９と、回答期限に到達した往復
電子メールに対して期限切れフラグを付した無回答返送
メールを作成し発信元に送信する強制回答返送手段１０
と、受信者端末３が回答期限付き往復電子メールを呼び
出し返信メールを送信することなく保留または廃棄した
とき確認済みフラグを付加した受信確認返送メールを作
成して発信元に送付する確認情報返送手段１１とが含ま
れている。

【００１２】発信者がアンケート調査を目的として、回
答期限を指定した期限付き往復電子メールを発信する場
合について、各手段の動作を詳細に説明する。まず発信
者端末１により、アンケート依頼の趣旨や回答期限など
を含む通知文と、質問内容と回答記入欄とを含むアンケ
ート文（回答用紙）を作成し、発信者名，主題（タイト
ル），受信者名と共に回答期限を入力し、期限付き往復
電子メールである旨の指定を行って発信側電子メール処
理部２に発信要求を行う。

【００１３】発信者端末１から発信要求を受け付けた発
信側電子メール処理部２では、発信メール送信手段５が
期限付き往復電子メールの指定を検出すると、図２に示
すようなデータ構造の往復電子メール電文を生成し、送
信処理部２ａを介し各あて先受信者の属する受信側電子
メール処理部４に送信する。送信される往復電子メール
電文には、図２に示すように、基本的なメール管理情報
である発信者２１，受信者２２，主題２３に加え、付加
的なメール管理情報として往復フラグ２４，回答期限２
５が含まれている。これらのメール管理情報の後に、識
別情報により区分された通知文２６とアンケート文２７
とから成るメール本文が送信される。

【００１４】回答状況管理手段６は、アンケートの回答
状況（回答率など）を一括管理するために設けられてお
り、発信メール送信手段５から送信された期限付き往復
電子メールの情報（主題，発信者名など）が登録され、
受信者からの返信メール又は処理情報が受信されるごと
に回答状況が記録され、発信者からの要求により随時指
定の形式に編集され発信者端末１に表示される。

【００１５】受信側電子メール処理部４では、受信した
電子メールを受信処理部４ｂのメールボックスに格納す
ると共に、往復フラグを検出するとタイマ監視手段７が
電文中の回答期限を内部の管理リストに登録してタイマ
監視を開始する。タイマ監視手段７は、回答期限に対し
てあらかじめ定めた条件（当日または前日）になったと
き管理リストにその旨を示すフラグを設定すると共に、
回答期限を過ぎた場合には制御信号を送出して強制回答
返送手段１０を起動する。

【００１６】受信者が受信者端末３から電子メールの呼
び出し処理を行うと、まずメール一覧表示手段８により
受信者端末３の画面にその受信者あての着信メール一覧
が表示される。このとき、メール一覧表示手段８はタイ
マ監視手段７内の管理リストを参照して、管理リストに
登録されている電子メールに対しては一覧表の該当する
タイトル行の先頭に往復電子メールであることを示すマ
ークを表示し、回答期限が近いことを示すフラグが設定
されている場合には、該当するタイトル行を反転表示ま
たは明滅表示するなどの方法で警告表示を行う。

【００１７】受信者が一覧表から往復電子メールのタイ
トルを指定すると、該当する往復電子メールが受信処理
部４ｂによりメールボックスから読み出され、受信者端
末３の画面にはメール本文（通知文＋アンケート文）が
表示されると共に、回答を促すメッセージが表示され回
答モードとなる。受信者が表示されたアンケート文の回
答記入欄に回答を記入して返信コマンドを実行すると、
返信メール送信手段９が該当する往復電子メールの発信
者，受信者を入れ替えてメール管理情報（あて先情報）
を生成し、送信処理部４ａを介し記入済みのアンケート
文をメール本文とする返信メールを発信元の発信側電子
メール処理部２に向けて送信する。同時に、タイマ監視
手段７の管理リストから該当する往復電子メールを削除
しタイマ監視を中止させる。

【００１８】図３は、返信メール送信手段９により送信
される返信メール電文の構造説明図である。返信メール
電文は、発信者３１，受信者３２，主題３３で示す基本
的なメール管理情報と、往復電子メールに対する返信メ
ールであることを示す返信フラグ３４と、記入済みアン
ケート文から成るメール本文３５とで構成される。

【００１９】受信側電子メール処理部４で受信した往復
電子メールは、上述したようにタイマ監視手段７の管理
リストに登録されてタイマ監視が行われ、回答が返送さ
れると管理リストから削除されるが、受信者不在などの
ため回答期限までに読み出し要求がなく、管理リストに
登録されたまま期限切れとなると、タイマ監視手段７は
制御信号を出力して強制回答返送手段１０を起動する。
強制回答返送手段１０はメールボックスから該当する往
復電子メールを読み出し、図４に示すように、期限切れ
フラグ４１を付加した電文を自動生成し、無回答返送メ
ールとして発信側電子メール処理部２に送信する。

【００２０】なお、受信者が受信者端末３から往復電子
メールを読み出した後、回答作成を行わずに保留処理ま
たは廃棄処理を行った場合、確認情報返送手段１１が確
認済みフラグを付加した受信確認返送メールを作成し、
発信元の発信側電子メール処理部２に送信する。廃棄処
理の場合には、該当する往復電子メールがメールボック
スから削除されると共に、タイマ監視手段７の管理リス
トからも削除されタイマ監視は中止されるが、保留処理
の場合には、該当する往復電子メールは削除されずタイ
マ監視も継続される。

【００２１】発信側電子メール処理部２の受信処理部２
ｂは、返信フラグを有する返信メールを受信した場合に
は、メール本文をメールボックスに格納すると共に、メ
ール管理情報を受信日時情報と共に回答状況管理手段６
に渡す。回答状況管理手段６はメール管理情報から該当
する受信者（返送メールの発信者）の欄に回答済みを表
す返信フラグと受信日時を登録する。期限切れフラグを
有する無回答返送メール又は確認済みフラグを有する受
信確認返送メールを受信した場合には、メールボックス
に格納することなく回答状況管理手段６に渡され、それ
ぞれを識別するフラグと受信日時が登録される。これに
より、発信者は任意の時点で回答状況を確認することが
可能となる。すなわち、任意の時点で、返信フラグがあ
れば既に回答済みであることが、確認済みフラグがあれ
ば受信者は内容を見たが未回答であることが、何もフラ
グが無ければ受信者が内容を見ていないことが分かる。
回答期限後であれば、期限切れフラグのみであれば不在
等で受信者が内容を見ることなく期限切れとなったこと
が、確認済みフラグと期限切れフラグとがあれば回答の
意志は有ったが何らかの理由で回答できなかったこと
が、確認済みフラグのみであれば回答の意志なく廃棄処
理としたことが分かる。

【００２２】上述の実施例では、発信者が任意の時点で
回答状況を管理するため、発信側電子メール処理部２に
回答状況管理手段６を、受信側電子メール処理部４には
強制回答返送手段１０及び確認情報返送手段１１を備え
ているが、回答状況の管理を必要としない場合には、こ
れらが無くても受信者が着信メール一覧を見ることによ
り回答期限の切迫した往復電子メールを容易に認識する
ことができ、回答の意志が有るにもかかわらず忘れて回
答もれとなる事態を解消することができる。

【００２３】又、回答状況管理を行う場合において、確
認情報返送手段１１は無くてもよいが、これを設けるこ
とにより受信者が内容を確認したことを発信者が知るこ
とができ、きめ細かな管理が可能となる。なお、確認情
報返送手段１１により保留処理と廃棄処理とを区別して
別々のフラグを設定し、更にきめ細かい管理を行うこと
も可能である。

【００２４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の往復電子
メール方式は、往復電子メールのメール管理情報として
発信側から回答期限情報を送信し、受信側でこの回答期
限情報に対してタイマ監視を行い、着信メール一覧に期
限の切迫した往復電子メールに対して明滅表示などの方
法で警告表示を行うため、受信者の記憶に依存する期限
管理を不要とし回答を促進させる効果がある。更に、期
限切れとなった場合には期限切れフラグを含むメールの
自動返信を行うことも可能となり、発信者側において回
答状況管理を確実にきめ細かく行うことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例の構成を示すブロック図であ
る。

【図２】回答期限を指定した往復電子メールの電文デー
タ構造の説明図である。

【図３】受信者からの返信メールの電文データ構造の説
明図である。

【図４】期限切れとなった場合の無回答返送メールの電
文データ構造の説明図である。

【符号の説明】

１ 発信者端末 ２ 発信側電子メール処理部 ２ａ，４ａ 送信処理部 ２ｂ，４ｂ 受信処理部 ３ 受信者端末 ４ 受信側電子メール処理部 ５ 発信メール送信手段 ６ 回答状況管理手段 ７ タイマ監視手段 ８ メール一覧表示手段 ９ 返信メール送信手段 １０ 強制回答返送手段 １１ 確認情報返送手段 ２１，３１ 発信者 ２２，３２ 受信者 ２３，３３ 主題 ２４ 往復フラグ ２５ 回答期限 ２６ 通知文 ２７ アンケート文 ３４ 返信フラグ ３５ メール本文 ４１ 期限切れフラグ

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 受信者からの回答を要求する電子メール
   の送信および受信を処理する往復電子メール方式におい
   て、発信側電子メール処理部に、回答期限を定めた往復
   電子メールに対して往復フラグと回答期限情報とを付加
   して送信する発信メール送信手段を備え、受信側電子メ
   ール処理部に、往復フラグを有する往復電子メールを受
   信したとき管理リストに回答期限情報を登録してタイマ
   監視を行うタイマ監視手段と、受信者端末からの要求に
   より着信メール一覧を表示するとき前記タイマ監視手段
   の管理リストを参照して該当する往復電子メールに回答
   期限付きを示す表示と回答期限が近いことを示す警報と
   を表示するメール一覧表示手段と、返信メールを送信し
   たとき該当する往復電子メールを前記タイマ監視手段の
   管理リストから削除しタイマ監視を中止させる返信メー
   ル送信手段とを備えたことを特徴とする往復電子メール
   方式。
2. 【請求項２】 前記発信側電子メール処理部に、送信し
   た往復電子メールの回答状況を管理し発信者に集計結果
   を通知する回答状況管理手段を備え、前記受信側電子メ
   ール処理部に、前記タイマ監視手段によるタイマ監視に
   より回答期限を超過した往復電子メールに対して期限切
   れフラグを付した無回答返送メールを作成し発信元に送
   付する強制回答返送手段を備えたことを特徴とする請求
   項１記載の往復電子メール方式。
3. 【請求項３】 前記受信側電子メール処理部に、受信者
   端末が回答期限付き往復電子メールを呼び出して返信メ
   ールを送信することなく保留または廃棄したときに確認
   済みフラグを付加した受信確認返送メールを作成して発
   信元に送付する確認情報返送手段を備えたことを特徴と
   する請求項２記載の往復電子メール方式。