JP2003296251A - 組織単位メール閲覧管理システムおよび組織単位メール閲覧管理方法、プログラムとコンピュータ読取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 電子メールを組織として全体的に管理し、組
織内での共有化を図ることにより組織内での情報伝達を
完全にし、専任担当者を不要とし、効率化を図り得る組
織単位メール閲覧管理システムを提供する。 【解決手段】 組織単位メール閲覧管理部１はメールボ
ックス５からメールを読み出し、このメールのヘッダ情
報のキー情報となる日時情報およびタイトル（subjec
t）を読み出するとともに、メールにメールＩＤを付与
し、メールＩＤに対応して日時情報およびタイトルを進
捗情報管理データベース３に登録し、メールのタイトル
および内容からメールの担当者を識別し、メールの内容
から報告期限を割り出し、この識別された担当者および
割り出された報告期限を進捗情報管理データベース３に
登録し、進捗情報管理データベース３に登録された担当
者のメールアドレスに対してメールを配信する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えば企業などの
部、課、係、または同じ業務目的で仕事をしているグル
ープなどのような各組織宛または組織内の担当者宛に到
着する電子メールを組織として全体的に管理し、組織内
の担当者に配布するとともに、Ｗｅｂブラウザ上で掲示
板形式または一覧表形式で組織内の各担当者が閲覧し得
るように管理する組織単位メール閲覧管理システムおよ
び組織単位メール閲覧管理方法、プログラムとコンピュ
ータ読取り可能な記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】電子メールは本来個人間の情報伝達の手
段であるが、法人、団体などでは組織単位の情報伝達の
手段としても使用されており、このような場合、組織宛
に到着したメールを各担当者に振り分けたり、各メール
に対する回答の進捗状況などを管理することが必要であ
り、そのため従来は専任のメール担当者を設定し、この
メール専任担当者がメールの各担当者への振り分けや回
答の進捗状況の管理などを行ったり、または組織として
管理するのでなく、各メール宛先である担当者または各
メールの内容から判断される担当者がそれぞれ個人的に
管理していた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述した従来のよう
に、各メールを組織として管理するのでなく、各担当者
が各メールを単独で個人的に管理する方法では、組織単
位での情報伝達に不充分な点が多いという問題がある。

【０００４】また、専任のメール担当者を設定して、こ
の専任のメール担当者だけがメールの各担当者への振り
分けや回答の進捗状況の管理などを行う場合には、転送
によるメール階層の複雑化や送信の重複が多く発生する
とともに管理作業自体に手間がかかるという問題があ
る。

【０００５】また、専任のメール担当者の作業状況に応
じて、特に当該専任のメール担当者が不在時などの場合
には、メール転送に遅配などが生じ、各担当者間での情
報共有が充分に行えないという問題がある。

【０００６】なお、グループウェアを導入する方法も考
えられるが、費用が高くなる上に新たにグループウェア
自体の管理稼動も必要となるという問題がある。

【０００７】本発明は、上記に鑑みてなされたもので、
その目的とするところは、電子メールを組織として全体
的に管理し、組織内での共有化を図ることにより組織内
での情報伝達を完全にし、専任担当者を不要とし、効率
化を図り得る組織単位メール閲覧管理システム、方法、
プログラムおよびコンピュータ読取り可能な記録媒体を
提供することにある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１記載の本発明は、組織宛または組織内の担
当者宛に到着する電子メールを組織として全体的に管理
し、組織内の担当者に配布するとともに、Ｗｅｂブラウ
ザ上で掲示板形式または一覧表形式で組織内の各担当者
が閲覧し得るように管理する組織単位メール閲覧管理シ
ステムであって、インターネットを介して受信した電子
メールを蓄積しているメールボックスからメールを読み
出すメール読出し手段と、この読み出したメールからそ
のヘッダ情報のキー情報となる日時情報およびタイトル
（subject）を読み出すキー情報読出し手段と、前記メ
ールにメールＩＤを付与し、このメールＩＤに対応して
前記日時情報およびタイトルを登録する進捗情報管理デ
ータベースと、前記タイトルおよび前記メールの内容か
ら当該メールの担当者を識別する担当者識別手段と、前
記メールの内容から報告期限を割り出する報告期限割出
し手段と、前記識別された担当者および割り出された報
告期限を前記進捗情報管理データベースに登録するよう
に制御する登録制御手段と、前記進捗情報管理データベ
ースに登録された担当者のメールアドレスに対して当該
メールを配信する配信手段とを有することを要旨とす
る。

【０００９】請求項１記載の本発明にあっては、メール
ボックスからメールを読み出し、このメールのヘッダ情
報のキー情報となる日時情報およびタイトル（subjec
t）を読み出するとともに、メールにメールＩＤを付与
し、メールＩＤに対応して日時情報およびタイトルを進
捗情報管理データベースに登録し、メールのタイトルお
よび内容からメールの担当者を識別し、メールの内容か
ら報告期限を割り出し、この識別された担当者および割
り出された報告期限を進捗情報管理データベースに登録
し、進捗情報管理データベースに登録された担当者のメ
ールアドレスに対してメールを配信するため、従来のよ
うに専任のメール担当者を設けることなく、メールの管
理および配信を確実かつ効率的に行うことができる。

【００１０】また、請求項２記載の本発明は、請求項１
記載の本発明において、組織内の各担当者の担当業務に
関連するキーワードおよび各担当者のメールアドレスを
各担当者名とともに登録する担当者テーブルを有し、前
記担当者識別手段が、前記タイトルおよびメールの内容
からキーワードを検出するキーワード検出手段と、この
検出したキーワードで前記担当者テーブルを検索して、
該当するキーワードの登録されている担当者を前記メー
ルの担当者として設定する担当者設定手段とを有するこ
とを要旨とする。

【００１１】請求項２記載の本発明にあっては、各担当
者の担当業務に関連するキーワードおよびメールアドレ
スを各担当者名とともに登録する担当者テーブルを設
け、メールのタイトル、内容からキーワードを検出し、
このキーワードで担当者テーブルを検索して、該当する
キーワードの登録されている担当者をメールの担当者と
して設定するため、メールの担当者をメールのタイトル
や内容から自動的識別でき、この識別した担当者に対し
てメールを自動的に配信でき、従来のように専任のメー
ル担当者を設けることなく、メールの配信および管理を
効率的に行うことができる。

【００１２】更に、請求項３記載の本発明は、請求項１
記載の本発明において、メールのヘッダ情報と前記進捗
情報管理データベースに登録された情報をマージして、
メールボックスから読み出した各メールをその日時情報
の順に管理番号を付し、各メールに対する管理番号、日
時情報、件名、報告期限情報、進捗状況情報、担当者
名、更新日時情報を含む情報を一覧表形式で一覧画面と
して表示する一覧表示手段と、この一覧表形式で表示さ
れた複数のメールのうちの所望のメールを指定する指定
手段と、この指定されたメールの詳細な内容を全体的に
詳細画面として表示する詳細表示手段と、この詳細画面
に表示されるメールの詳細内容に対して進捗状況を含む
内容の更新を可能とし、この更新内容を登録するととも
に、この更新日時を前記一覧表形式の更新日時情報に登
録するための登録ボタン、前記詳細表示されたメールを
削除する削除ボタン、および詳細内容表示状態から一覧
表形式に戻るための戻りボタンを含むボタン手段とを有
することを要旨とする。

【００１３】請求項３記載の本発明にあっては、進捗情
報管理データベースに登録された各メールを管理番号、
日時情報、件名、報告期限情報、進捗状況情報、担当者
名、更新日時情報からなる一覧表形式で一覧画面として
表示し、この一覧表形式で表示された複数のメールのう
ちの所望のメールを指定すると、この指定されたメール
の詳細な内容を全体的に詳細画面として表示するととも
に、この詳細画面に表示されるメールの詳細内容に対し
て進捗状況を含む内容の更新を可能とし、この更新内容
を登録ボタンで登録でき、メールを削除ボタンで削除で
き、また戻りボタンで詳細内容表示状態から一覧表形式
に戻ることができるため、各担当者はすべてのメールを
一覧表形式で閲覧したり詳細に閲覧しながら進捗状況の
更新、メールの削除などを効率的かつ適確に行うことが
できる。

【００１４】請求項４記載の本発明は、請求項３記載の
本発明において、前記進捗情報管理データベースに登録
された各メールの報告日時を監視し、報告日時が近づい
たことを判定する日時判定手段と、前記詳細画面におい
て表示されたメールの報告日時に対する前記日時判定手
段の判定結果として報告日時が近づいたと判定された場
合、報告日時接近警告を行うか否かについての設定を前
記詳細画面上で行うことを可能とするための警告オンま
たはオフ設定ボタンとを有することを要旨とする。

【００１５】請求項４記載の本発明にあっては、進捗情
報管理データベースに登録された各メールの報告日時を
監視し、報告日時が近づいたと判定した場合、報告日時
接近警告を行うか否かについての設定を詳細画面上の警
告オンまたはオフ設定ボタンで可能とするため、警告オ
ンにすることにより、メールの報告日時が接近したこと
を知ることができ、報告日時を見逃すなどの不具合を無
くすことができる。

【００１６】また、請求項５記載の本発明は、組織宛ま
たは組織内の担当者宛に到着する電子メールを組織とし
て全体的に管理し、組織内の担当者に配布するととも
に、Ｗｅｂブラウザ上で掲示板形式または一覧表形式で
組織内の各担当者が閲覧し得るように管理する組織単位
メール閲覧管理方法であって、インターネットを介して
受信した電子メールを蓄積するメールボックスからメー
ルを読み出し、この読み出したメールからそのヘッダ情
報のキー情報となる日時情報およびタイトル（subjec
t）を読み出し、前記メールにメールＩＤを付与し、こ
のメールＩＤに対応して前記日時情報およびタイトルを
進捗情報管理データベースに登録し、前記タイトルおよ
び前記メールの内容から当該メールの担当者を識別し、
前記メールの内容から報告期限を割り出し、前記識別さ
れた担当者および割り出された報告期限を前記進捗情報
管理データベースに登録し、前記進捗情報管理データベ
ースに登録された担当者のメールアドレスに対して当該
メールを配信することを要旨とする。

【００１７】請求項５記載の本発明にあっては、メール
ボックスからメールを読み出し、このメールのヘッダ情
報のキー情報となる日時情報およびタイトル（subjec
t）をｚ読み出すとともに、メールにメールＩＤを付与
し、メールＩＤに対応して日時情報およびタイトルを進
捗情報管理データベースに登録し、メールのタイトルお
よび内容からメールの担当者を識別し、メールの内容か
ら報告期限を割り出し、この識別された担当者および割
り出された報告期限を進捗情報管理データベースに登録
し、進捗情報管理データベースに登録された担当者のメ
ールアドレスに対してメールを配信するため、従来のよ
うに専任のメール担当者を設けることなく、メールの管
理および配信を確実かつ効率的に行うことができる。

【００１８】更に、請求項６記載の本発明は、請求項５
記載の組織単位メール閲覧管理方法を実施するコンピュ
ータのプログラムであることを要旨とする。

【００１９】請求項７記載の本発明は、請求項６記載の
プログラムをコンピュータ読取り可能な記録媒体に記録
することを要旨とする。

【００２０】

【発明の実施の形態】以下、図面を用いて本発明の実施
の形態を説明する。図１は、本発明の一実施形態に係わ
る組織単位メール閲覧管理システムの構成を示すブロッ
ク図である。同図に示す組織単位メール閲覧管理システ
ムは、組織単位メール閲覧管理部１、進捗情報管理デー
タベース３、メールボックス５、担当者テーブル９から
構成され、例えば企業などの部、課、係、または同じ業
務目的で仕事をしているグループなどのような各組織宛
または組織内の担当者宛にインターネットを介して到着
してメールボックス５に蓄積されている電子メールをメ
ールボックス５から読み出して組織として全体的に管理
し、組織内の各担当者のメールクライアント端末７に配
布するとともに、Ｗｅｂブラウザ上で掲示板形式または
一覧表形式で組織内の各担当者がメールクライアント端
末７のディスプレイ上で閲覧し得るように管理するもの
である。

【００２１】前記組織単位メール閲覧管理システムは、
更に詳しくは、図２に示すように、Ｗｅｂ＆メールサー
バ２１内に設けられ、組織単位メール閲覧管理部１はＷ
ｅｂサーバ１１、ＡＰ（アプリケーション）起動エンジ
ン１３、メール閲覧管理ユニット１５から構成され、Ｗ
ｅｂサーバ１１上のＡＰ起動エンジン１３を経由して動
作するようになっている。なお、組織単位メール閲覧管
理システムはシステムを汎用的、容易かつ安価に実現す
るために一般的に広く使用されているＰＤＳ系ソフトウ
ェアで構築されるが、その他のソフトウェア群での構築
も可能である。また、Ｗｅｂ＆メールサーバ２１はＬＡ
Ｎ（Local Area Network）３１を介して組織内の複数の
担当者のメールクライアント端末７に接続されている。
なお、Ｗｅｂ＆メールサーバ２１はＳＭＴＰ（Simple M
ail Transfer Protocol）２３、ＰＯＰ（Post Office P
rotocol）２５、ＩＭＡＰ（Internet Messaging Access
Protocol）２７などのプロトコルを備えている。なお、
本実施形態の組織単位メール閲覧管理システムは既存の
メールサーバを利用して構成可能であるため、ハードウ
ェアを新規に導入する必要はなく、経済的に実現するこ
とができる。また、通常の電子メール部分のソフトウェ
アには手を加える必要がないため、通常の電子メールシ
ステムは、本システムの導入前と同様に変わりなく使用
することができる。

【００２２】なお、上記構成において、Ｗｅｂサーバ１
１は例えばApache1.3.22、ＡＰ起動エンジン１３は例え
ばTomcat4.0.1、メール閲覧管理ユニット１５は例えばJ
SP1.2（JavaServleｔ2.3）、進捗情報管理データベース
３はテキストファイルベースの簡易データベースで構成
することができる。

【００２３】また、進捗情報管理データベース３および
担当者テーブル９は、それぞれ図３（ａ）、（ｂ）に示
すように構成されている。進捗情報管理データベース３
は、各メールにメールＩＤを付与し、このメールＩＤに
対応してメールの件名（タイトル）、日時、報告期限、
担当者１〜ｎとその進捗状況１〜ｎを登録管理してい
る。また、担当者テーブル９は、組織内の各担当者をそ
のメールアドレス、フォルダ名、および各担当者の担当
業務に関連するキーワードを登録管理している。なお、
本実施形態では、メールボックス５と進捗情報管理デー
タベース３は分離されており、画面の編集時にキー項目
によりデータを結合するようになっている。従って、通
常のメールの動作には影響しないようになっている。な
お、担当者テーブル９は、進捗情報管理データベース３
内に設けられてもよいし、進捗情報管理データベース３
とは独立に設けられてもよいものである。

【００２４】このように構成される組織単位メール閲覧
管理システムの作用について図４に示すフローチャート
を参照して説明する。

【００２５】組織単位メール閲覧管理部１は、インター
ネットを介して受信した電子メールを蓄積しているメー
ルボックス５からメールをメール読出し手段でテキスト
形式で読み込む（ステップＳ１１）。そして、この読み
込んだメールからそのヘッダ情報のキー情報となる日時
情報およびタイトル（subject）をキー情報読出し手段
で読み出し、この読み出したメールにメールＩＤを付与
し、該メールＩＤに対応して日時情報およびタイトルを
進捗情報管理データベース３に登録する（ステップＳ１
３）。

【００２６】また、メールボックス５から読み出した前
記メールのタイトルおよび内容（本文）から当該メール
の担当者を担当者識別手段で識別し、更にメールの内容
から報告期限を報告期限割出し手段で割り出し、前記識
別された担当者および割り出された報告期限を進捗情報
管理データベース３データベースに登録する（ステップ
Ｓ１５）。なお、この担当者の識別は、前記担当者テー
ブル９に上述したように組織内の各担当者の担当業務に
関連するキーワードおよび各担当者のメールアドレスを
各担当者名とともに登録しておくとともに、前記メール
のタイトルおよびメールの内容（本文）からキーワード
をキーワード検出手段で検出し、この検出したキーワー
ドで担当者テーブル９を検索して、該当するキーワード
の登録されている担当者を前記メールの担当者として識
別するようになっている。

【００２７】それから、組織単位メール閲覧管理部１
は、進捗情報管理データベース３に登録された担当者の
メールアドレスを担当者テーブル９から読み出し、この
メールアドレスに当該メールを配信する（ステップＳ１
７）。なお、メールの配信については、担当者テーブル
９を参照し、この担当者テーブル９に登録されているフ
ォルダメール（mbox）読み出し、メールをmboxにコピー
する方法で行ってもよいものである。

【００２８】また、メールのヘッダ情報と進捗情報管理
データベース３の情報をマージして画面（ＨＴＭＬ）を
編集し（ステップＳ１９）、これによりメールボックス
５から読み出した各メールをその日時情報の順に管理番
号を付し、各メールに対する管理番号、日時情報、件名
情報、報告期限情報、進捗状況情報、担当者情報、更新
日時情報などを一覧表形式で一覧画面、すなわちトップ
画面として例えば図６に示すようにメールクライアント
端末７からの要求に応じてメールクライアント端末７の
ディスプレイに表示するようにしている。

【００２９】また、このようにメールクライアント端末
７のディスプレイ画面に一覧表形式で表示された複数の
メールのうちの所望のメールをメールクライアント端末
７から指定し、この指定されたメールの詳細な内容を全
体的に詳細画面として例えば図8に示すように表示する
ことができるようになっている。また、この詳細画面に
表示されるメールの詳細内容に対して進捗状況を含む内
容の更新を可能とし、この更新内容を登録するととも
に、この更新日時を前記一覧表形式の更新日時情報に登
録するための「登録」ボタン、前記詳細表示されたメー
ルを削除する「削除」ボタン、および詳細内容表示状態
から一覧表形式に戻るための「戻る」ボタンを有する。

【００３０】更に、組織単位メール閲覧管理部１は、進
捗情報管理データベース３に登録された各メールの報告
日時を監視し、報告日時が近づいたことを日時判定手段
で判定するとともに、前記詳細画面において表示された
メールの報告日時に対する日時判定手段の判定結果とし
て報告日時が近づいたと判定された場合、報告日時接近
警告を行うか否かについての設定を前記詳細画面上で行
うことを可能とするための警告オンまたはオフ設定ボタ
ンである自動警告メールのオン／オフボタンを有する。

【００３１】次に、図５に示すメールボックス５内の実
際のメール（テキスト）を参照して具体的に説明する。

【００３２】まず、前記ステップＳ１３で説明したメー
ルの日時情報およびタイトル（subject）の読み出し
は、メールのヘッダ情報のうちのキー情報である図５に
おいて囲んで示すような「date」情報および「subjec
t」情報に続く記述から日時情報およびタイトルを識別
することができる。

【００３３】また、ステップＳ１５で説明した報告期限
の割り出しは、メール内容（本文）に対して例えば「報
告期日」や「報告期限」などをキーワードとして検索を
行い、これらのキーワードに該当する部分以降にある例
えば「Ｘ月Ｙ日」や「Ｘ／Ｙ」を抽出することにより行
うことができる。

【００３４】図６および図８にそれぞれ示すトップ画面
および詳細画面は、図１０に示すように、図６のトップ
画面上の管理番号の「Ｎｏ．」をクリックなどして指定
することにより、この指定されたメールの詳細を示す詳
細画面が図８のように表示され、また図８の詳細画面上
で「登録」「削除」「戻る」ボタンをクリックなどして
操作することにより図６に示すトップ画面に戻るように
なっている。

【００３５】トップ画面は、図６に示すように、本実施
形態の組織単位メール閲覧管理システムの愛称としての
「みんなが見メール」なる表示がトップ画面のほぼ中央
のメール一覧の真上に見え、この右側に表示日時が表示
され、この下側にメールボックス５から読み出した複数
のメールの管理番号、日時、件名、報告期限、進捗状
況、担当者、更新日時などが一覧表形式で表示されてい
る。なお、進捗状況は未完成のものに対しては「未」、完
成したものに対しては「完」が表示されるようになって
いる。

【００３６】また、トップ画面は、詳細には図７に示す
ように、各項目について種別、情報取得元、内容を記述
されるが、例えば項番１のＮｏ．の管理番号は種別がボ
タンと表示項目であり、情報取得元がメールボックス５
であり、内容としてはメールボックス５上の格納順序、
具体的には日時情報の順序である。また、項番２の日時
情報は、種別が表示項目であり、情報取得元がメールボ
ックス５のメールヘッダであり、内容はメールヘッダの
日付（Date）である。

【００３７】また、詳細画面は、図８に示すように、本
システムの愛称としての「みんなが見メール」がトップ
画面のほぼ中央の上寄りに表示され、この右側に表示日
時が表示され、この下側に管理番号のＮｏ．進捗状況、
担当者、自動警告メールが表示され、この下側に日時、
件名、差出人が記述され、更にこの下側にメールの本文
が表示されている。なお、進捗状況は未完成のものに対
しては「未」、完成したものに対しては「完」が表示され
るようになっている。自動警告メールは、オンまたはオ
フを設定し得るようになっているが、オンに設定された
場合には、上述したように各メールの報告日時を監視
し、報告日時が近づいたと判定された場合に、警告メー
ルなどで警告を行うようになっている。

【００３８】また、詳細画面は、詳細には図９に示すよ
うに、各項目について種別、情報取得元、内容を記述さ
れるが、例えば項番１のＮｏ．の管理番号は種別が表示
項目であり、情報取得元がメールボックス５であり、内
容としてはメールボックス５上の格納順序、具体的には
日時情報の順序である。また、項番２の進捗情報は、種
別がプルダウンメニューであり、情報取得元が進捗情報
管理データベース３であり、内容は登録された進捗状況
であり、メニュー内容は「未」、「済」である。

【００３９】また、トップ画面は、図１１に示すよう
に、上述した機能を達成するために、画面編集機能、メ
ール編集機能およびメールボックスアクセス機能を有
し、画面編集機能は担当者であるクライアントのメール
クライアント端末７を介した依頼によりメール編集機能
を呼び出し、その結果をＨＴＭＬ形式でメールクライア
ント端末７にレスポンスする。

【００４０】また、メール編集機能は、メールボックス
アクセス機能を呼び出し、メールボックス５のヘッダリ
ストを取得する。そして、この取得したヘッダリストか
ら進捗情報管理データベース３をアクセスし、ヘッダリ
ストに対応する進捗状況情報を取得する。また、メール
編集機能はヘッダリストと進捗状況情報をマージ整形す
る機能も有し、更にメールボックス５から削除されてい
るメールについては進捗情報管理データベース３から削
除する機能も有する。メールボックスアクセス機能は、
ＰＯＰプロトコルによりメールボックス５内のヘッダ情
報を取得する。

【００４１】また、詳細画面は、図１２に示すように、
上述した機能を達成するために、画面編集機能、進捗情
報管理データベース（ＤＢ）登録機能、メール編集機能
およびメールボックスアクセス機能を有し、画面編集機
能は担当者であるクライアントのメールクライアント端
末７を介して依頼により進捗情報管理データベース登録
機能とメール編集機能を呼び出し、その結果をＨＴＭＬ
形式でメールクライアント端末７にレスポンスする。

【００４２】進捗情報管理データベース登録機能は、呼
び出しパラメータの内容を進捗情報管理データベース３
に登録する。メール編集機能は、メールボックスアクセ
ス機能を呼び出し、該当メールのヘッダ、本文を取得す
る。そして、ヘッダ情報から進捗情報管理データベース
３をアクセスし、ヘッダ情報に対応する進捗状況情報を
取得する。また、ヘッダ、進捗状況情報、および本文を
マージ、整形する機能も有する。更に、メールボックス
アクセス機能は、ＰＯＰプロトコルにより該当メールの
ヘッダおよび本文情報を取得する。

【００４３】なお、上記実施形態の組織単位メール閲覧
管理方法の処理手順をプログラムとして例えばＣＤやＦ
Ｄなどの記録媒体に記録して、この記録媒体をコンピュ
ータシステムに組み込んだり、または記録媒体に記録さ
れたプログラムを通信回線を介してコンピュータシステ
ムにダウンロードしたり、または記録媒体からインスト
ールし、該プログラムでコンピュータシステムを作動さ
せることにより、組織単位メール閲覧管理方法を実施す
る装置として機能させることができることは勿論であ
り、このような記録媒体を用いることにより、その流通
性を高めることができるものである。

【００４４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
メールボックスからメールを読み出し、このメールのヘ
ッダ情報のキー情報となる日時情報およびタイトル（su
bject）を読み出するとともに、メールにメールＩＤを
付与し、メールＩＤに対応して日時情報およびタイトル
を進捗情報管理データベースに登録し、メールのタイト
ルおよび内容からメールの担当者を識別し、メールの内
容から報告期限を割り出し、この識別された担当者およ
び割り出された報告期限を進捗情報管理データベースに
登録し、進捗情報管理データベースに登録された担当者
のメールアドレスに対してメールを配信するので、従来
のように専任のメール担当者を設けることなく、メール
の管理および配信を確実かつ効率的に行うことができる
とともに、また本発明の組織単位メール閲覧管理システ
ムは既存のメールサーバを利用して構成可能であるた
め、ハードウェアを新規に導入する必要はなく、経済的
に実現することができる。

【００４５】また、本発明によれば、各担当者の担当業
務に関連するキーワードおよびメールアドレスを各担当
者名とともに登録する担当者テーブルを設け、メールの
タイトル、内容からキーワードを検出し、このキーワー
ドで担当者テーブルを検索して、該当するキーワードの
登録されている担当者をメールの担当者として設定する
ので、メールの担当者をメールのタイトルや内容から自
動的識別でき、この識別した担当者に対してメールを自
動的に配信でき、従来のように専任のメール担当者を設
けることなく、メールの配信および管理を効率的に行う
ことができる。

【００４６】更に、本発明によれば、進捗情報管理デー
タベースに登録された各メールを管理番号、日時情報、
件名、報告期限情報、進捗状況情報、担当者名、更新日
時情報からなる一覧表形式で一覧画面として表示し、こ
の一覧表形式で表示された複数のメールのうちの所望の
メールを指定すると、この指定されたメールの詳細な内
容を全体的に詳細画面として表示するとともに、この詳
細画面に表示されるメールの詳細内容に対して進捗状況
を含む内容の更新を可能とし、この更新内容を登録ボタ
ンで登録でき、メールを削除ボタンで削除でき、また戻
りボタンで詳細内容表示状態から一覧表形式に戻ること
ができるので、各担当者はすべてのメールを一覧表形式
で閲覧したり詳細に閲覧しながら進捗状況の更新、メー
ルの削除などを効率的かつ適確に行うことができる。

【００４７】本発明によれば、進捗情報管理データベー
スに登録された各メールの報告日時を監視し、報告日時
が近づいたと判定した場合、報告日時接近警告を行うか
否かについての設定を詳細画面上の警告オンまたはオフ
設定ボタンで可能とするので、警告オンにすることによ
り、メールの報告日時が接近したことを知ることがで
き、報告日時を見逃すなどの不具合を無くすことができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係わる組織単位メール閲
覧管理システムの構成を示すブロック図である。

【図２】図１に示す組織単位メール閲覧管理システムの
構成を詳細に示ブロック図である。

【図３】図１に示す組織単位メール閲覧管理システムに
使用されている進捗情報管理データベースおよび担当者
テーブルの詳細構成を示す図である。

【図４】図１に示す組織単位メール閲覧管理システムの
作用を示すフローチャートである。

【図５】図１に示す組織単位メール閲覧管理システムの
メールボックス内の実際のメール（テキスト）を示す図
である。

【図６】図１に示す組織単位メール閲覧管理システムに
おいてメールクライアント端末のディスプレイ画面に表
示されるトップ画面を示す図である。

【図７】図６に示すトップ画面の各項目の詳細を説明す
る表である。

【図８】図１に示す組織単位メール閲覧管理システムに
おいてメールクライアント端末のディスプレイ画面に表
示される詳細画面を示す図である。

【図９】図８に示す詳細画面の各項目の詳細を説明する
表である。

【図１０】図６に示すトップ画面と図８に示す詳細画面
間の遷移を示す説明図である。

【図１１】図６に示すトップ画面の機能を示す説明図で
ある。

【図１２】図８に示す詳細画面の機能を示す説明図であ
る。

【符号の説明】

１ 組織単位メール閲覧管理部 ３ 進捗情報管理データベース ５ メールボックス ７ メールクライアント端末 ９ 担当者テーブル １１ Ｗｅｂサーバ １３ ＡＰ起動エンジン １５ メール閲覧管理ユニット ２１ Ｗｅｂ＆メールサーバ ２３ ＳＭＴＰ ２５ ＰＯＰ ２７ ＩＭＡＰ

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 組織宛または組織内の担当者宛に到着す
   る電子メールを組織として全体的に管理し、組織内の担
   当者に配布するとともに、Ｗｅｂブラウザ上で掲示板形
   式または一覧表形式で組織内の各担当者が閲覧し得るよ
   うに管理する組織単位メール閲覧管理システムであっ
   て、 インターネットを介して受信した電子メールを蓄積して
   いるメールボックスからメールを読み出すメール読出し
   手段と、 この読み出したメールからそのヘッダ情報のキー情報と
   なる日時情報およびタイトル（subject）を読み出すキ
   ー情報読出し手段と、 前記メールにメールＩＤを付与し、このメールＩＤに対
   応して前記日時情報およびタイトルを登録する進捗情報
   管理データベースと、 前記タイトルおよび前記メールの内容から当該メールの
   担当者を識別する担当者識別手段と、 前記メールの内容から報告期限を割り出する報告期限割
   出し手段と、 前記識別された担当者および割り出された報告期限を前
   記進捗情報管理データベースに登録するように制御する
   登録制御手段と、 前記進捗情報管理データベースに登録された担当者のメ
   ールアドレスに対して当該メールを配信する配信手段と
   を有することを特徴とする組織単位メール閲覧管理シス
   テム。
2. 【請求項２】 組織内の各担当者の担当業務に関連する
   キーワードおよび各担当者のメールアドレスを各担当者
   名とともに登録する担当者テーブルを有し、 前記担当者識別手段は、 前記タイトルおよびメールの内容からキーワードを検出
   するキーワード検出手段と、 この検出したキーワードで前記担当者テーブルを検索し
   て、該当するキーワードの登録されている担当者を前記
   メールの担当者として設定する担当者設定手段とを有す
   ることを特徴とする請求項１記載の組織単位メール閲覧
   管理システム。
3. 【請求項３】 メールのヘッダ情報と前記進捗情報管理
   データベースに登録された情報をマージして、メールボ
   ックスから読み出した各メールをその日時情報の順に管
   理番号を付し、各メールに対する管理番号、日時情報、
   件名、報告期限情報、進捗状況情報、担当者名、更新日
   時情報を含む情報を一覧表形式で一覧画面として表示す
   る一覧表示手段と、 この一覧表形式で表示された複数のメールのうちの所望
   のメールを指定する指定手段と、 この指定されたメールの詳細な内容を全体的に詳細画面
   として表示する詳細表示手段と、 この詳細画面に表示されるメールの詳細内容に対して進
   捗状況を含む内容の更新を可能とし、この更新内容を登
   録するとともに、この更新日時を前記一覧表形式の更新
   日時情報に登録するための登録ボタン、前記詳細表示さ
   れたメールを削除する削除ボタン、および詳細内容表示
   状態から一覧表形式に戻るための戻りボタンを含むボタ
   ン手段とを有することを特徴とする請求項１記載の組織
   単位メール閲覧管理システム。
4. 【請求項４】 前記進捗情報管理データベースに登録さ
   れた各メールの報告日時を監視し、報告日時が近づいた
   ことを判定する日時判定手段と、 前記詳細画面において表示されたメールの報告日時に対
   する前記日時判定手段の判定結果として報告日時が近づ
   いたと判定された場合、報告日時接近警告を行うか否か
   についての設定を前記詳細画面上で行うことを可能とす
   るための警告オンまたはオフ設定ボタンとを有すること
   を特徴とする請求項３記載の組織単位メール閲覧管理シ
   ステム。
5. 【請求項５】 組織宛または組織内の担当者宛に到着す
   る電子メールを組織として全体的に管理し、組織内の担
   当者に配布するとともに、Ｗｅｂブラウザ上で掲示板形
   式または一覧表形式で組織内の各担当者が閲覧し得るよ
   うに管理する組織単位メール閲覧管理方法であって、 インターネットを介して受信した電子メールを蓄積する
   メールボックスからメールを読み出し、 この読み出したメールからそのヘッダ情報のキー情報と
   なる日時情報およびタイトル（subject）を読み出し、 前記メールにメールＩＤを付与し、このメールＩＤに対
   応して前記日時情報およびタイトルを進捗情報管理デー
   タベースに登録し、 前記タイトルおよび前記メールの内容から当該メールの
   担当者を識別し、 前記メールの内容から報告期限を割り出し、 前記識別された担当者および割り出された報告期限を前
   記進捗情報管理データベースに登録し、 前記進捗情報管理データベースに登録された担当者のメ
   ールアドレスに対して当該メールを配信することを特徴
   とする組織単位メール閲覧管理方法。
6. 【請求項６】 請求項５記載の組織単位メール閲覧管理
   方法を実施するコンピュータのプログラム。
7. 【請求項７】 請求項６記載のプログラムを記録したコ
   ンピュータ読取り可能な記録媒体。