JPH0457028B2 - - Google Patents

Description

【発明の詳細な説明】 〔発明の技用分野〕 この発明は、複数の端末をネツトワークで結
び、電子的なメツセージを伝送する電子メールシ
ステムに関する。

〔発明の技術的背景とその問題点〕

従来の電子メールシステムでは、情報処理装置
内にメツセージ（メール）の送信、受信、蓄積と
それらの制御を行うメールボツクスをもうけ、端
末から入力された文書あるいは、フアイル中にす
でにある文書を利用者が指定し、あて先を指定あ
るいは入力することでメツセージが作成され、送
信された。一方会社内のオフイスの中の情報伝達
で大きな比重を占めるものに伝票がある。伝票の
場合には、それが記入され、最終的に発注、手配
等の処理（処置）がなされるまでに、伝票に対し
て決められた、各管理責任者、各担当責任者等の
チエツク、修正、確認を経ることになる。また伝
票の中に記入上の不備が見出された時点で、伝票
自体を発信者にさし戻す処置が必要となる場合が
多い。

これは従来の電子メールでは、伝票の送信時に
毎回あて先を指定、記入して送信し、伝票が送ら
れて来る管理者は、それをチエツクした後、次の
あて先を指定して送る必要があつた。また必要事
項の記入漏れの場合など承認できない場合には、
わざわざ発信者のあて先を指定して送り返す必要
があり、大変不便であつた。そこで伝票のような
定められた流れに従つて伝わり、確認処理される
ような対象については、その伝票専用のシステム
をオーダメードでわざわざ新たに構築せざるを得
ないという欠点を持つていた。

〔発明の目的〕

本発明は、このような事情を考慮してなされた
ものであり、その目的とするところは、電子メー
ルシステムにおいて、伝票のような、その送り
方、確認順序、不備の場合の発信元へのさし戻し
などの処置が、発信者、中間受信者の手を煩わす
ことなく、容易に行えることを目的とする。

〔発明の概要〕

各種の伝票は、その送り方、確認する順序、不
備な点が判明時、またそれが承認されない場合、
その伝票の発信元へのさし戻し等が決められてい
る場合が多い。

本発明は、電子メールシステムにおいて、その
機能の一つとして伝票名とその伝票の送る順序、
処理を指定する機能、および伝票から必要な伝送
方法を送信側で解釈する機能を有し、それに従つ
て伝送するとともに受信側において、必要な処理
を解釈実行する機能をもうけることにより、必要
な確認処理がなされる。また、伝票記入上の不備
な点が発見されたり、承認されない場合、その承
認を拒絶した受信者がその旨指示するだけで、発
信人（依頼者）へ返送される機能をもうける。

〔発明の効果〕

本発明によれば、電子メールシステムの発信者
は、伝票とその依頼内容、必要な記入内容を記述
するだけでよく、それがどこへ送られるか、正し
く確認されるかについての判断が不必要になる。
また中間的な確認者は、伝票の最終的な確認処理
を行うだけで良く、また承認、拒絶、修正要求等
を簡単に行うことができるため、伝票の伝達、承
認の為の処理がほとんど自動化され操作が非常に
容易となるだけでなく、伝票の承認、伝票の処理
効率が向上する。

〔発明の実施例〕

第１図は、ネツトワーク１に複数個の情報処理
装置と２，３，４とその夫々に複数個の端末５乃
至１０が接続された分散処理型の電子メールシス
テムの例を示す。情報処理装置２，３，４は、
各々メールボツクス１１，１２，１３を有しメー
ルの蓄積管理を行つている。端末５乃至１０にお
いては、文書の作成機能とあて先の入力機能の他
に、伝票の項目データ入力、伝票のフイールドと
その伝票の送り方、順序、処理手順を指定するこ
とができる。

第２図は、送り方、順序、処理手順を指定する
ための伝票の例である。ここで２１〜２１０はこ
の伝票に対して、送られた部所でチエツクなどの
処理を要求する部分のフイールド部分である。本
例では２１…フイールド１、２２…フイールド
２、２３…フイールド３、２４…フイールド４、
２５…フイールド５、２６…フイールド６、２７
…フイールド７、２８…フイールド８、２９…フ
イールド９、２１０…フイールド10、なる名称が
付けられる。

第３図は、第２図の伝票に対して、その送り
方、順序、処理手順の指定方法を示す図である。
最初に伝票名、あて先数を端まで入力し、あて先
１、処理、承認動作の有無、有の場合承認された
後の処置、次のあて先、承認されなかつた場合の
処置、さし戻すあて先を順次入力する。その後あ
て先２、…に対しても同様である。伝票は伝票記
憶部に蓄えられ、伝票の送り方、順序、処理手順
は、指定された後、伝票送信処理対応記憶部に蓄
えられる。

第４図は、伝票が送信される時の全体のメツセ
ージの構成例である。４１が伝票名、４２があて
先数、４３が第１あて先名及びそこでの伝票の処
理方法、承認要求の有無、承認後の処置、承認さ
れなかつた場合の処置を示す内容のデータが入
る。４４，４５も同様に第２あて先名と処理内
容、第３あて先名と処理内容を示す。４６は発信
先名を示す。４７は、伝票自体がメツセージとし
て入つている。

第５図は、情報処理装置の内部の構成例であ
る。ここでは、伝票の処理の部分のみを記述して
いる。ここで５１は伝票記憶部で、記入送信前の
伝票が格納される。５２は伝票に対し、送信方
法、処理方法等の指定を示す対応データを格納記
憶する伝票送信処理対応記憶部である。５３は、
制御装置、５４は処理待ちキユーであり、他部所
から送られた処理待ち伝票が入る。５５は処理解
読部であり伝票のそのあて先での処理の解読を行
う。５６は制御処理部であり、処理解読部５５で
解読された手順に従つて対応する処理を行う。５
７はフイールドチエツク部、５８は伝票管理記憶
部で保存管理すべき伝票を管理記憶する部分であ
る。５９は承認マーク挿入部であり、承認のキー
動作に従つて承認マークを挿入する部分である。
５１０はチエツク用データ記憶部、５１１は承認
待ちキユーであり、これは、その情報処理装置で
管轄するあて先ごとに承認待ちキユーを持つ。

本発明を、第５図を中心にして述べる。利用者
はあらかじめ第２図のような伝票を作成し、伝票
記憶部に格納するとともに、その伝票の送り方、
順序、処理方法、承認の有無、承認された場合の
処置、承認されなかつた場合の処置を第３図に示
した手法で入力し、伝票送信処理対応記憶部５２
に格納しておく。実際に伝票の記入が必要な利用
者は、端末５２０から伝票記憶部５１に格納され
ている伝票を呼び出し、第２図のように必要な項
目を端末から入力し、記入後、送信要求を出す。
すると、伝票は、あらかじめ伝票送信処理対応記
憶部５２に格納されていた対応する送信方法のデ
ータを送信情報に取り込み、第４図の送信メール
を構成するとともに、メール送信部５３０を経由
して送られる。第４図の例では、発信者から送ら
れたＡ依頼書のメールは、最初に第１あて先（総
務課長）を管轄する情報処理装置へ送られメール
受信部５４０を通じて、伝票の処理待ちキーへ送
られる。これが処理解読部５５により解読され、
処理がなされる。ここでは、まず、フイールド
、題目のチエツクが行われる。その後フイール
ド、希望納期のチエツクがなされる。ここでの
チエツクは、あらかじめチエツク用データ記憶部
５１０にチエツク用データを格納しておき、それ
との大小関係やデータの正当性、記入漏れのチエ
ツク等様々なチエツクを指示に従つて行うことが
できる。この処理の後、この伝票が伝票管理記憶
へフアイルコピーされる。この処理の後、承認要
求に従つて、Ａ依頼書は、『総務課長』の承認待
ちキユー５１１に蓄えられる。総務課長が端末５
２０から、承認待ちキユー５１１に入つている承
認待ち伝票を順次呼び出し、承認か承認しないか
を端末のキー等の手段で指示する。また承認しな
い場合は、その部分に入力するなどして、理由を
記入することも可能である。承認された場合は、
第４図の４３のyesの場合に対応する処理がなさ
れる。まず、フイールドに承認マークが承認マ
ーク挿入部５９により入れられる。それからあて
先２に記入されているあて先へメール送信部５３
０を経由して送られる。また承認されなかつた場
合は、（no）の場合に対処する処理がなされる。
発信者にメール送信部を通じてメールが戻ること
になる。このようにして、順次伝票が送られ、必
要な処置が取られることになる。

〔発明の変形例〕

本発明は上記実施例に限るわけではない。例え
ば、伝票の送り方、順序、処理方法を発信局側で
すべて指定して、メツセージ中に入れるのではな
く、メツセージには、伝票の送り方の方法のみを
指定し、伝票の受信側でその伝票の処理方法、承
認の有、無、承認後の処置を指定することもでき
る。

【図面の簡単な説明】

第１図は電子メールシステムの一構成を示す
図、第２図は伝票の一例を示す図、第３図は伝票
に対し、その送り方、順序、処理手順の指定方法
を示す図、第４図は伝票が送信される時の全体メ
ツセージの構成例を示す図、第５図は、伝票の送
受信、処理を行う情報処理装置の構成例を示す図
である。 ５１……伝票記憶部、５２……伝票送信処理対
応記憶部、５３……制御装置、５４……処理待ち
キユー、５５……処理解読部、５６……制御処理
部、５７……フイールドチエツク部、５８……伝
票管理記憶部、５９……承認マーク挿入部、５１
０……チエツク用データ記憶部、５１１……承認
待ちキユー。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. １ メツセージを蓄積および制御する機能をも
   つ、１個または複数個の情報処理装置が交換網あ
   るいはネツトワークで結合され、各情報処理装置
   は複数個の端末が結合された電子メールシステム
   において、各情報処理装置は、伝票をあらかじめ
   作成し、記憶する手段と、各伝票名に対応する伝
   票処理情報を作成、記憶する手段を有し、前記伝
   票処理情報は伝票を送るべき複数個のあて先と、
   その順序及び伝票の各項目に対する処理、承認時
   の処置を指示する情報からなり、送信時に伝票と
   伝票処理情報を対にして送信する手段と、あて先
   受信側で伝票処理情報を解読し、指示された処理
   を行う手段を有する電子メールシステム。