JP5232263B2 - メッセージ管理システム、メッセージ管理方法及びメッセージ管理プログラム - Google Patents

Description

本発明の実施形態は、複数のユーザを表すグループ宛に対して配信されたメッセージを管理するメッセージ管理システム、メッセージ管理方法及びメッセージ管理プログラムに関する。

電子メールの普及に伴い、組織内及び組織外との情報のやり取りに電子メールを用いることが一般的になっている。さらに、組織やプロジェクトなど複数のユーザを表すグループ宛に対してもメッセージを配信できるシステムも普及している。グループ宛てのメッセージが多くなると、ユーザ一人当たりに配信されるメッセージ数が激増するため、ユーザにとって重要なメッセージが緊急度の低いメッセージや参考のためのメッセージなどに埋もれてしまうことが多くなる。

このため、最近では、ユーザ宛てのメッセージの受信形態を指定できるシステムが利用されている。そのシステムでは、例えば、「すぐ受信する」、「(ある一定期間に自分宛に配信されたメッセージを)ダイジェストで受信する」、「受信しない」など複数種類のメッセージの受信形態を指定できる。また、自分宛てのメッセージの受信形態をユーザ自身が自由に変更できるシステムも利用されている。このような自分宛てのメッセージの受信形態を複数種類指定できるメッセージ管理システムにおいては、送信者が電子メールを出す際に、相手がすぐ読むか、遅れて読むか、全く読まないのかという情報を知ることは難しい。その結果、返事が欲しいユーザが読んでいないことに送信者が気付かず、業務の流れが滞ることがある。そこで、次のような対策が考えられる。

（１）送信者が電子メールを送信した後に相手に電話をして確認する。
（２）開封通知メールを自動的に送信するシステムを使う。
（３）インターネットのブラウザ上で相手の閲覧状況を確認するシステムを使う。
（４）文面の意図を解析しメールの配送方法や文面を変更するシステムを使う。

しかし、これら（１）〜（４）の対策では、以下のような問題点がある。
（１）相手が複数人いた場合に手間がかかる。相手が在席していないと連絡がつかない等、送信者の負担が大きい。
（２）相手が複数人いた場合に、受信者は他の受信者の閲覧状況を確認することができない。また、受信者自身以外のすべての受信者及び送信者に開封通知メールを送信するため、１人あたりが受信するメールが増え、本当に重要なメールが埋もれてしまう。
（３）メールを配信する度に、インターネット上の閲覧状況画面にアクセスして確認するのは手間がかかるため、送信者の負担が大きい。
（４）意図の解析は、技術的に非常に難しく、誤判定による本来必要でないメールが配信されるなどのノイズが多くなる可能性がある。

特開２００９−１７５９００号公報

そこで、高度で不確実な意図解析技術を用いることなく、かつ、送信者の負担を増やすことなく、例えば、大量の開封通知メールやブラウザ上でその都度の確認を行う必要がなく、送信者にメールの送信相手の閲覧状況を提示できるメッセージ管理システム、メッセージ管理方法及びメッセージ管理プログラムを提供する。

実施形態のメッセージ管理システムのメッセージ内容解析手段は、投稿されたグループ宛のメッセージの本文にその宛先グループに所属するユーザの宛先が明記されているか否か及び前記グループ宛のメッセージに対する回答メッセージであるか否かを解析する。メッセージ登録手段は、前記投稿されたメッセージの内容及び前記メッセージ内容解析手段の解析結果をメッセージ記録部に登録するとともに前記投稿されたメッセージの宛先グループ及びそのメッセージの本文に明記されたユーザをメッセージ宛先記録部に記録する。メッセージ送信先決定手段は、グループ宛に送られたメッセージに対する各ユーザの購読設定情報を予め記録したメッセージ購読設定記録部の前記購読設定情報及び前記メッセージ記録部に記録されたメッセージの宛先グループ情報に基づき投稿されたメッセージの送信先を決定する。メッセージ閲覧状況付与手段は、前記投稿されたメッセージが前記グループ宛のメッセージに対する回答メッセージであるときは前記メッセージ宛先記録部に記録されたユーザの閲覧状況を記録したユーザ閲覧状況記録部の前記閲覧状況を参照し前記閲覧状況を付与する。メッセージ送信手段は、前記メッセージ閲覧状況付与手段で付与された閲覧状況とともに投稿されたメッセージを前記メッセージ送信先決定手段で決定された送信先に送信し投稿者の閲覧状況を前記ユーザ閲覧状況記録部に更新記録する。メッセージ閲覧状況更新手段は、ユーザから閲覧要求されたメッセージを前記メッセージ記録部から取得してユーザに閲覧提供したときは前記ユーザ閲覧状況記録部の閲覧状況のうちメッセージを閲覧したユーザの閲覧状況を更新する。

実施形態に係るメッセージ管理システムの一例のハードウェア構成図。 実施形態に係るメッセージ管理システムの一例の機能ブロック構成図。 実施形態におけるメッセージ記録部に記憶されるメッセージ内容の一例の説明図。 実施形態におけるメッセージ宛先記録部に記憶される宛先グループ情報の一例の説明図。 実施形態におけるメッセージ購読設定記録部に記憶される購読設定情報の一例を示す説明図。 実施形態におけるユーザ閲覧状況記録部に記憶される閲覧状況の情報の一例を示す説明図。 あるユーザからある宛先グループに回答要メッセージを投稿した場合の一例の説明図。 宛先グループのユーザの一人からその回答要メッセージに対する回答メッセージを投稿した場合の一例の説明図。 実施形態に係るメッセージ管理システムにおける投稿されたメッセージの処理内容の一例を示すフローチャート。 実施形態に係るメッセージ管理システムにおけるメッセージ閲覧の処理内容の一例を示すフローチャート。

以下、実施形態を図面に基づいて説明する。図１は実施形態に係るメッセージ管理システムの一例のハードウェア構成図、図２は実施形態に係るメッセージ管理システムの一例の機能ブロック構成図である。

図１に示すように、メッセージ管理システムは、メールサーバ１１と複数台のクライアント端末装置１２で構成され、メールサーバ１１と複数台のクライアント端末装置１２とは、回線網１３またはネットワーク１４を介して接続されている。メールサーバ１１は、演算制御装置１５及び記憶装置１６を有し、演算制御装置１５はメッセージ管理を行うものであり、記憶装置１６にはメッセージ管理プログラムや各種データが記憶される。

図２において、メッセージ投稿手段１７及びメッセージ閲覧手段１８は、クライアント端末装置１２にインストールされたプログラムの機能に対応する。また、アクセス制御手段１９、メッセージ受信手段２０、メッセージ内容解析手段２１、メッセージ登録手段２２、メッセージ送信先決定手段２３、メッセージ閲覧状況付与判定手段２４、メッセージ送信手段２５、メッセージ取得手段２６、メッセージ閲覧状況更新手段２７は、演算制御装置１５にインストールされたプログラムの機能に対応する。

さらに、メッセージ内容解析手段２１のメッセージ返信元解析手段２８、メッセージ宛先解析手段２９、宛先指定確認手段３０、メッセージ閲覧状況付与判定手段２４のメッセージ閲覧状況付与判定手段３１、メッセージ回答状況判定部３２、ユーザ閲覧状況取得手段３３、メッセージ加工手段３４も演算制御装置１５にインストールされたプログラムの機能に対応する。

そして、記憶装置１６には、データベースとして、メッセージ記録部３５、メッセージ宛先記録部３６、メッセージ購読設定記録部３７、ユーザ閲覧状況記録部３８が格納されている。

メッセージ投稿手段１７は、ユーザがクライアント端末装置１２からメッセージを投稿するものであり、ユーザが作成したメッセージは回線網１３またはネットワーク１４を介してメールサーバ１１に送信される。また、メッセージ閲覧手段１８は、ユーザがクライアント端末装置１２からメールサーバ１１の記憶装置１６のメッセージ記録部３５に記憶したメッセージを閲覧するものである。

アクセス制御手段１９は、ユーザがクライアント端末装置１２からアクセイスしてもよいか否かを判定するものであり、アクセスを許可されているユーザからのメッセージの投稿を許可し、また、メッセージの閲覧を許可する。

メッセージ受信手段２０は、ユーザから送信されたメッセージを受信するものであり、ユーザから投稿されたメッセージを受信したときは、そのメッセージをメッセージ内容解析手段２１に出力する。

メッセージ内容解析手段２１は、メッセージ返信元解析手段２８と、メッセージ宛先解析手段２９と、宛先指定確認手段３０とからなり、投稿されたグループ宛のメッセージの本文にその宛先グループに所属するユーザの宛先が明記されているか否か、さらに、グループ宛のメッセージに対する回答メッセージであるか否かを解析するものである。

メッセージ内容解析手段２１のメッセージ返信元解析手段２８は、メッセージ受信手段２０から渡されたメッセージに返信元があるかを解析し、返信元メッセージがある場合は、その返信元メッセージの識別子を取得して宛先指定確認手段３０に送り、返信元メッセージがない場合は、メッセージを宛先解析手段２９に受信したメッセージを送る。

メッセージ内容解析手段２１のメッセージ宛先解析手段２９は、受信したメッセージ本文を解析し、メッセージ本文の冒頭に宛先グループに所属するユーザの宛先が明記されているか否かを判定し、メッセージ本文の冒頭に宛先が明記されていた場合は、この受信したメッセージは回答要メッセージと判断する。メッセージ宛先解析手段２９は、受信したメッセージが回答要メッセージであると判定したときは、メッセージ記録部３５に記録するメッセージ内容の宛先フラグを真に変更し、明記されていない場合は、通常の新規メッセージと判断する。

宛先指定確認手段３０は、メッセージ返信元解析手段２８から返信元メッセージの識別子が送られてきたときは、その返信元メッセージの識別子を基に、メッセージ記録部３５に記録されたメッセージ内容の返信元メッセージの宛先フラグの値を確認し、宛先フラグが真の場合は、受信したメッセージは回答メッセージであると判断する。そして、宛先指定確認手段３０は、閲覧状況付与フラグを真に変更し、宛先フラグが偽の場合は、メッセージは通常の返信メッセージであると判断する。

メッセージ登録手段２２は、投稿されたメッセージの内容及びメッセージ内容解析手段２１の解析結果をメッセージ記録部３５に登録する。メッセージ内容解析手段２１の解析結果は、宛先フラグの真偽、閲覧状況付与フラグの真偽として記憶される。また、メッセージ登録手段２２は、投稿されたメッセージの宛先グループ及びそのメッセージの本文に明記されたユーザをメッセージ宛先記録部３６に記録する。

メッセージ送信先決定手段２３は、メッセージ記録部３５に記録されたメッセージの宛先グループIDを取得するとともに、宛先グループIDに送られたメッセージに対する各ユーザの購読設定情報（例えば、「メール受信する」、「ダイジェスト受信する」、「メール受信しない」など）を予め記録したメッセージ購読設定記録部３７の購読設定情報を取得し、宛先グループID及び宛先グループIDに基づき投稿されたメッセージの送信先を決定する。つまり、宛先グループに属し、「メール受信する」または「ダイジェスト受信する」のユーザを送信先と決定する。

メッセージ閲覧状況付与手段２４は、メッセージ閲覧状況付与判定手段３１と、メッセージ回答状況判定手段３２と、ユーザ閲覧状況取得手段３３と、メッセージ加工手段３４とからなり、メッセージ送信先決定手段２３で決定された送信先に、投稿されたメッセージを送信するにあたり、投稿されたメッセージに対する宛先グループのユーザの閲覧状況を記録したユーザ閲覧状況記録部３８の閲覧状況（例えば、「返信済み」、「既読」、「未読」など）を参照し、投稿されたメッセージがグループ宛のメッセージに対する回答メッセージであるときは、この閲覧状況をメッセージに付与するものである。

メッセージ閲覧状況付与判定手段３１は、メッセージ記録部３５に記録されたメッセージの返信元メッセージIDを参照し、返信元メッセージがあるときは、メッセージ記録部３５に記録されたメッセージの閲覧状況付与フラグの値を確認し、メッセージに閲覧状況を付加するか否かを判定するものであり、閲覧状況付与フラグが真であるときは閲覧状況を付加すると判定し、閲覧状況付与フラグが偽であるときは閲覧状況を付加しないと判定する。メッセージ閲覧状況付与判定手段３１により閲覧状況を付加しないと判定されたときは、メッセージ送信手段２５は、投稿されたメッセージをメッセージ送信先決定手段２３で決定された送信先に送信する。従って、投稿されたメッセージに閲覧状況は付与されない。

メッセージ回答状況判定手段３２は、メッセージ閲覧状況付与判定手段３１により閲覧状況を付加すると判定されたときは、メッセージ宛先記録部３６に登録されている他のユーザからの返信の有無をメッセージ記録部３５に記録されたメッセージを参照して判定する。すなわち、メッセージ記録部３５に記録されたメッセージの中に、当該他のユーザからの返信メッセージがあるか否かを判定する。当該他のユーザからの返信メッセージがあるときは、そのユーザは「回答有り」と判定し、返信メッセージがないときは「回答なし」と判定する。

ユーザ閲覧状況取得手段３３は、ユーザ閲覧状況記録部３８から宛先に指定されたユーザの閲覧状況を取得するものである。そして、メッセージ閲覧状況付与手段２４のメッセージ加工手段３４は、ユーザ閲覧状況取得手段３３で取得したユーザの閲覧状況情報にメッセージ回答状況判定手段３２からの回答情報を加えて、回答情報が更新されたユーザの閲覧状況情報を作成する。

メッセージ送信手段２５は、メッセージ閲覧状況付与手段２４で付与された閲覧状況とともに投稿されたメッセージをメッセージ送信先決定手段２３で決定された送信先に送信する。それとともに、投稿者の閲覧状況をユーザ閲覧状況記録部３８に更新記録する。例えば、メッセージ回答状況判定手段３２からの回答情報を加えられたユーザの閲覧状況情報を更新記録する。

前述したように、メッセージ閲覧手段１８はユーザがクライアント端末装置１２からメッセージを閲覧するものであり、メッセージ閲覧手段１８からの閲覧要求は、回線網１３またはネットワーク１４を介してメールサーバ１１に送信される。メッセージ取得手段２６は、ユーザからの閲覧要求に際して、要求されたメッセージをメッセージ記録部３５から取得し、メッセージ閲覧手段１８に渡すものである。また、メッセージ閲覧状況更新手段２７は、メッセージ取得手段２６がユーザから閲覧要求されたメッセージをメッセージ記録部２５から取得してユーザに閲覧提供したときは、ユーザ閲覧状況記録部３８の閲覧状況のうち、メッセージを閲覧したユーザの閲覧状況を更新するものである。

次に、記憶装置１６に記憶されたメッセージ記録部３５、メッセージ宛先記録部３６、メッセージ購読設定記録部３７、ユーザ閲覧状況記録部３８について説明する。

図３は、メッセージ記録部３５に記憶されるメッセージ内容の一例の説明図である。メッセージ記録部３５は、受信したメッセージを記録するためのテーブルであり、メッセージID、投稿日時、投稿者、タイトル、本文、添付資料、宛先グループID、返信元メッセージID、宛先フラグ、閲覧状況付与フラグからなる。

メッセージIDは、メッセージ記録部３５にメッセージが登録される際に、割り振られる一意の番号である。投稿日時はメッセージが投稿された日時であり、投稿者はメッセージを投稿したユーザの名前である。タイトルはメッセージの件名であり、本文はメッセージの内容を記載した文章部分である。添付資料はメッセージに添付された資料であり、宛先グループIDは、投稿された宛先グループを識別するための一意の番号である。返信元メッセージIDは、初期値は空でメッセージに返信元がある場合に返信元のメッセージIDが登録される。また、宛先フラグ及び閲覧状況付与フラグは、論理値型のデータで初期値はともに偽である。宛先フラグは、メッセージ内容解析手段２１で本文に宛先が明記されていた場合に真に設定される。閲覧状況付与フラグは、宛先フラグが真となっているメッセージに返信があった場合に真に設定される。

従って、メッセージ記録部３５に記憶されるメッセージ内容の返信元メッセージIDを参照することにより、投稿されたメッセージが回答メッセージであるかどうかを判定できる。また、宛先フラグを参照することにより、本文に宛先が明記されているか否かが分かり、本文に宛先が明記されている場合には回答要メッセージと判断できる。さらに、閲覧状況付与フラグを参照することにより、回答要メッセージに対する返信メッセージであることが分かる。

図４は、メッセージ宛先記録部３６に記憶される宛先グループ情報の一例の説明図である。メッセージ宛先記録部３６は、メッセージに指定された宛先を記録するためのテーブルであり、メッセージ宛先記録部３６に記憶される宛先グループ情報は、メッセージID、グループID及びユーザIDからなる。メッセージIDはメッセージを識別するための番号であり、グループIDはグループを識別するための番号であり、ユーザIDはユーザを識別するための番号であり、これらは、すべてシステム内で一意の番号である。メッセージ宛先記録部３６には、メッセージ記録部３５において、宛先フラグが真であるメッセージについて、宛先グループ及び本文に明記された宛先(ユーザ)が記録される。

図５は、メッセージ購読設定記録部３７に記憶される購読設定情報の一例を示す説明図である。メッセージ購読設定記録部３７は、あるグループ宛に送られたメッセージに対する各ユーザの購読設定を記録するテーブルであり、グループID、ユーザID及び購読モードからなる。購読モードは、「メール受信する」「ダイジェスト受信する」及び「メール受信しない」の３つのモードがある。ダイジェスト受信は、例えば、１週間に一度、予め設定した曜日・時間にそれまでに届いたメッセージをまとめてダイジェストとしてメールで受信するものである。メッセージ購読設定記録部３７の購読設定情報は、メッセージ送信先決定手段２３において、送信先を決定する際に参照される。

図６は、ユーザ閲覧状況記録部３８に記憶される閲覧状況の情報の一例を示す説明図である。ユーザ閲覧状況記録部３８は、メッセージに対するユーザの閲覧状況を記録するテーブルであり、ユーザ閲覧状況記録部３８に記憶される情報は、メッセージID、ユーザID及び閲覧状況からなる。閲覧状況は、「未読」、「既読」、「返信済み」などである。投稿されたメッセージが回答要メッセージであるときは、メッセージ送信手段２５は、その投稿されたメッセージを送信先に送信する際に、送信先のユーザIDの閲覧状況を「未読」とした情報をユーザ閲覧状況記録部３８に登録する。

また、投稿されたメッセージが返信メッセージである場合には、メッセージ送信手段２５は、その投稿されたメッセージを送信先に送信する際に、閲覧状況を「返信済み」とした情報をユーザ閲覧状況記録部３８に登録し閲覧状況を更新する。ユーザがメッセージ閲覧手段１８からメッセージを閲覧したときは、メッセージ閲覧状況更新手段２７は、閲覧状況を「既読」とした情報をユーザ閲覧状況記録部３８に登録し閲覧状況を更新する。

次に、あるユーザからある宛先グループに回答要メッセージを投稿した場合、その宛先グループのユーザの一人からその回答要メッセージに対する回答メッセージを投稿した場合について説明する。

図７は、あるユーザからある宛先グループに回答要メッセージを投稿した場合の一例の説明図であり、図７（ａ）はメッセージの流れの一例の説明図、図７（ｂ）は回答要メッセージの一例の説明図である。いま、あるグループに属するユーザが、山田、ユーザＡ、田中、鈴木、木村、後藤、ユーザＢ、ユーザＣの８人であったとする。

図７（ａ）に示すように、山田から投稿された回答要メッセージ３９は、サーバ１１に送信され、サーバ１１で処理されてグループの各ユーザに送信される。図７（ａ）ではグループ全員に送信されている場合を示しているが、図５に示すメッセージ購読設定記録部３７で受信を許容しているユーザ（鈴木、後藤）が送信先の対象となる。

図７（ｂ）に示すメッセージは、宛先が新製品開発プロジェクトというグループとなっており、本文中には宛先として、そのグループのうちの田中、鈴木、木村、後藤の４人が記載されている。従って、図７（ｂ）に示すメッセージは回答要メッセージである。

図８は、宛先グループのユーザの一人からその回答要メッセージに対する回答メッセージを投稿した場合の一例の説明図であり、図８（ａ）はメッセージの流れの一例の説明図、図８（ｂ）は回答要メッセージに対する回答メッセージの一例の説明図である。

図８（ａ）に示すように、山田から投稿された回答要メッセージ３９に対する鈴木からの返信メッセージ４０は、サーバ１１に送信され、サーバ１１で処理されてグループの各ユーザに送信される。図８（ａ）ではグループ全員に送信されている場合を示しているが、この場合も同様に、図５に示すメッセージ購読設定記録部３７で受信を許容しているユーザ（山田、後藤）が送信先の対象となる。

図８（ｂ）は、図７（ｂ）に示すメッセージに対する回答メッセージであり、回答要メッセージ３９に対する回答メッセージであることから、メッセージ閲覧状況付与手段２４により閲覧状況の情報４１が付与されている。閲覧状況の情報４１は、回答メッセージの本文と返信元メッセージの本文である参照文との間に挿入する。これは、返信元メッセージの末尾に配置すると、返信を繰り返した場合に回答メッセージが長くなり閲覧状況の情報４１が見え難くなるので、それを避けるためである。これにより、メッセージのやり取りの回数が増え、回答メッセージ全体が長くなった場合でも、回答メッセージの本文の直後に閲覧状況が付与されるため、閲覧状況を容易に確認することができる。

次に、メッセージ管理システムの投稿されたメッセージの処理内容について説明する。図９は、メッセージ管理システムにおける投稿されたメッセージの処理内容の一例を示すフローチャートである。メッセージ受信手段１７は、アクセス制御手段１９を介して、メッセージ投稿手段１２からメッセージを受け取る（Ｓ１）。メッセージ受信手段１７はメッセージを受け取ると、メッセージ内容解析手段２０に受信したメッセージを渡す。メッセージ内容解析手段２１はメッセージを受け取ると、メッセージ返信元解析手段２８にてメッセージを解析し、そのメッセージに返信元はあるかを判定する（Ｓ２）。

この判定は、図３に示すようにメッセージ内容の返信元メッセージIDがあるかどうかで判断する。図７に示すメッセージの場合は返信メッセージではないので、返信元メッセージIDが存在しない。従って、図７に示すメッセージの場合は、メッセージ宛先解析手段２９により、メッセージ本文に宛先が記載されているかが判定される（Ｓ３）。この判定により、メッセージ本文に宛先が記載されているときは、メッセージ宛先解析手段２９は宛先フラグを真とする（Ｓ４）。

一方、ステップＳ２の判定で、返信元があると判定されたときは、返信元メッセージの宛先フラグを参照し、返信元メッセージの宛先フラグは真であるかを判定する（Ｓ５）。例えば、図８に示すメッセージの場合は、図３に示すように、返信元メッセージIDに「Ａ００１」が記載されているので、返信メッセージ（回答メッセージ）である。従って、返信元メッセージＡ００１の宛先フラグを参照し、返信元メッセージＡ００１の宛先フラグは真であるかを判定する（Ｓ５）。そして、返信元メッセージの宛先フラグが真であるときは、受信したメッセージＡ００２の閲覧状況フラグを真とする（Ｓ６）。

そして、メッセージ登録手段２２は、受信したメッセージの内容をメッセージ記録部３５に登録する（Ｓ７）。メッセージ記録部３５に登録されるメッセージの内容は、メッセージ内容解析手段２１の解析により得られた宛先フラグや閲覧状況フラグの内容が反映されたものである。また、メッセージ登録手段２２は、登録したメッセージの宛先フラグを参照し、宛先フラグは真か否かを判定する（Ｓ８）。宛先フラグが真であるときは、そのメッセージの宛先グループID及びそのメッセージの本文に明記されたユーザIDをメッセージ宛先記録部３６に記録する（Ｓ９）。

次に、メッセージ送信先決定手段２３は、投稿されたメッセージをメッセージ記録部３５から取得し、そのメッセージの宛先グループの情報を取得し、メッセージ購読設定記録部３７から宛先グループに所属するユーザの購読設定情報を取得してメッセージの送信先を決定する（Ｓ１０）。

例えば、メッセージが図７（ｂ）に示す回答要メッセージである場合には、メッセージ送信先決定手段２３は、図３に示すメッセージ記録部３５からそのメッセージＡ００１の宛先グループ（Ｇ００１）を取得し、図５に示すメッセージ購読設定記録部３７から宛先グループ（Ｇ００１）に所属するユーザの購読設定情報を取得する。そして、「メール受信する」、「ダイジェスト受信する」と設定されているユーザ（山田、鈴木、後藤）を送信先と決定する。メッセージＡ００１の投稿者は山田であるが、宛先が「新製品開発プロジェクト」というグループ宛であるので、投稿者にも送信することとしている。なお、投稿者には送信しないようにしてもよい。

また、メッセージが図８（ｂ）に示す回答メッセージである場合には、メッセージ送信先決定手段２３は、図３に示すメッセージ記録部３５からそのメッセージＡ００２の宛先グループ（Ｇ００１）を取得し、図５に示すメッセージ購読設定記録部３７から宛先グループ（Ｇ００１）に所属するユーザの購読設定情報を取得する。そして、「メール受信する」、「ダイジェスト受信する」と設定されているユーザ（山田、鈴木、後藤）を送信先と決定する。メッセージＡ００１の投稿者は鈴木であるが、宛先が「新製品開発プロジェクト」というグループ宛であるので、投稿者にも送信することとしている。なお、投稿者には送信しないようにしてもよいし、返信元メッセージの投稿者（山田）にのみ送信するようにしてもよい。

送信先決定手段２３で送信先が決定されると、メッセージ閲覧状況付与手段２４のメッセージ閲覧状況付与判定手段３１は、メッセージに返信元があるかどうかを判定する（Ｓ１１）。つまり、投稿されたメッセージがグループ宛のメッセージに対する回答メッセージであるか否かを判定する。

例えば、図７（ｂ）に示す回答要メッセージである場合には、メッセージ記録部３５に記録されたメッセージＡ００１の返信元メッセージIDを参照し、メッセージＡ００１には返信元メッセージがないので、メッセージ閲覧状況付与判定手段３１は返信元がないと判定する。メッセージ閲覧状況付与判定手段３１により返信元がないと判定されると、メッセージ送信手段２５は、投稿されたメッセージをメッセージ送信先決定手段２３で決定された送信先に送信する（Ｓ１２）。例えば、ユーザ（山田、鈴木、後藤）に送信する。投稿者の山田に送信しない場合には、ユーザ（鈴木、後藤）に送信する。この場合、投稿されたメッセージに閲覧状況は付与されない。

一方、メッセージが図８（ｂ）に示す回答メッセージである場合には、メッセージ記録部３５に記録されたメッセージＡ００２の返信元メッセージIDに返信元メッセージＡ００１が存在するので、メッセージ閲覧状況付与判定手段３１は返信元があると判定する。メッセージ閲覧状況付与判定手段３１は返信元があると、さらに、メッセージ記録部３５に記録されたメッセージＡ００２の閲覧状況付与フラグの値を確認し、閲覧状況付与フラグは真か否かを判定する（Ｓ１３）。メッセージ閲覧状況付与判定手段３１は、閲覧状況付与フラグが真であるときは閲覧状況を付加すると判定し、閲覧状況付与フラグが偽であるときは閲覧状況を付加しないと判定する。メッセージ閲覧状況付与判定手段３１により閲覧状況を付加しないと判定されたときは、メッセージ送信手段２５は、投稿されたメッセージをメッセージ送信先決定手段２３で決定された送信先に送信する。

メッセージ回答状況判定手段３２は、メッセージ閲覧状況付与判定手段３１により閲覧状況を付加すると判定されたときは、返信元メッセージＡ００１に対するメッセージ宛先記録部３６に登録されている他のユーザからの返信の有無を確認する（Ｓ１４）。すなわち、メッセージ回答状況判定手段３２は、メッセージ記録部３５に記録されたメッセージの中に、当該他のユーザからの返信メッセージがあるか否かを判定する。当該他のユーザからの返信メッセージがあるときは、そのユーザは「回答有り」と判定し、返信メッセージがないときは「回答なし」と判定する。

そして、ユーザ閲覧状況取得手段３３は、返信元メッセージに対する宛先に指定されたユーザの閲覧状況をユーザ閲覧状況記録部３８から取得する（Ｓ１５）。図８（ｂ）に示すメッセージでは、図６に示すユーザの閲覧状況がユーザの閲覧状況記録部３８に記録されているので、その閲覧状況の情報を取得しメッセージ加工手段３４に出力する。

メッセージ加工手段３４は、閲覧状況の情報を取得すると、他のユーザの返信の有無及びユーザの閲覧情報に基づいて返信元メッセージに対する宛先に指定されたユーザの閲覧状況を作成し、メッセージ本文に追加する（Ｓ１６）。

すなわち、メッセージ加工手段３４は、ユーザ閲覧状況取得手段３３で取得したユーザの閲覧状況情報にメッセージ回答状況判定手段３２からの回答情報を加えて、回答情報が更新されたユーザの閲覧状況情報を作成し、図８（ｂ）に示すように、メッセージ本文にその閲覧状況の情報４１を追加する。そして、メッセージ加工手段３４は、閲覧状況が付与されたメッセージをメッセージ送信手段２５に出力する。

メッセージ送信手段２５は、メッセージ閲覧状況付与手段２４で閲覧状況が付与されたメッセージを入力すると、メッセージを送信するとともに、送信したメッセージ本文に追加したユーザ閲覧状況をユーザ閲覧状況記録部３８に記録する（Ｓ１７）。これにより、ユーザ閲覧状況記録部３８の閲覧状況はメッセージの送信の度に更新される。

次に、メッセージ閲覧手段１８によって、ユーザがメッセージを閲覧する際の処理を説明する。図１０は、メッセージ管理システムにおけるメッセージ閲覧の処理内容の一例を示すフローチャートである。

ユーザによるクライアント端末装置１２のメッセージ閲覧手段１８から、メッセージ記録部３５に記録されたメッセージへの閲覧要求があると、アクセス制御手段１９は、ユーザがクライアント端末装置１２からアクセイスしてもよいか否かを判定し、アクセスを許可されているユーザからのメッセージの閲覧要求である場合には、アクセス制御手段１９はその閲覧要求を許可する。

これにより、メッセージ取得手段２６は、アクセス制御手段１９で許可されたメッセージ閲覧手段１８からの閲覧要求を入力する（Ｓ１）。メッセージ取得手段２６は、閲覧要求を入力すると、閲覧要求のあったユーザの属するグループIDが宛先となっているメッセージを取得する（Ｓ２）。すなわち、メッセージ取得手段２６は、メッセージ記録部３５に記録されたメッセージの中から閲覧要求のあったユーザの属するグループIDが宛先となっているメッセージを検索し、取得したメッセージをメッセージ閲覧手段１８に送信する（Ｓ３）。

メッセージ閲覧状況更新手段２７は、ユーザから閲覧要求されたメッセージをメッセージ記録部から取得してユーザに閲覧提供したときは、ユーザ閲覧状況記録部３８のユーザ閲覧状況を更新する（Ｓ４）。すなわち、メッセージ閲覧状況更新手段２７は、ユーザ閲覧状況記録部３８の閲覧状況のうちメッセージを閲覧したユーザの閲覧状況を「既読」に更新する。

このように、ユーザがメッセージ閲覧手段１８からメッセージを閲覧したときは、メッセージ閲覧状況更新手段２７は、閲覧状況を「既読」とした情報をユーザ閲覧状況記録部３８に登録し閲覧状況を更新する。一方、投稿されたメッセージが返信メッセージ（回答メッセージ）である場合には、メッセージ送信手段２５は、その投稿されたメッセージを送信先に送信する際に、閲覧状況を「返信済み」とした情報をユーザ閲覧状況記録部３８に登録し閲覧状況を更新する。

以上のように、複数の相手に対して回答が必要なメールを送信したときに、そのうちの１人から回答があった際には、他の相手のメッセージ閲覧状況を回答メッセージ内に付加するので、投稿者は追加作業なしで、相手のメッセージ閲覧状況を最初の回答と同時に知ることができ、業務効率を向上させることができる。

ここで、閲覧状況の付与について制限回数を定めるようにしてもよい。これは、グループのメンバーがｎ人である場合には、閲覧状況の更新は投稿者を除いたｎ−１人による更新が最大となるので、制限回数として、例えばｎ−１回と定めるようにしてもよい。制限回数は、例えば、投稿者がメッセージの本文に記載する。

メッセージ登録手段２２は、投稿されたメッセージの本文に閲覧状況の付与上限回数が明記されていた場合には、メッセージ内容をメッセージ記録部３５に記録する際に、その付与上限回数も併せて記録する。そして、メッセージ閲覧状況付与手段２４は、メッセージ記録部３５に記録された閲覧状況の付与回数が付与上限回数を超えたときは、閲覧状況の付与を禁止する。これにより、無駄な閲覧状況の付与を防止できる。また、送信者が望む回数だけ、閲覧状況を付与した回答メッセージを送ることができる。

また、メッセージの本文に回答期限または閲覧付与の期限を記載するようにしてもよい。メッセージ登録手段２２は投稿されたメッセージの本文に回答期限または閲覧付与の期限が明記されていた場合には、メッセージ内容をメッセージ記録部３５に記録する際に、メッセージ記録部３５に回答期限または閲覧付与の期限を併せて記録する。そして、メッセージ閲覧状況付与手段２４は、閲覧状況の情報４１に回答期限も付与するとともに、現在の日時が閲覧付与の期限を経過しているときは閲覧状況の付与を禁止する。これにより、回答メッセージに閲覧状況と併せて回答期限を付与するので、ユーザに早期の回答を促すことができ、また、回答期限が過ぎてしまったメッセージに閲覧状況が付かないので、メッセージの鮮度を保つことができる。

以上の説明では、メッセージの本文にユーザ名が記載された場合について説明したが、メッセージの本文に各位と記載されている場合にも対応できるようにすることも可能である。すなわち、メッセージ登録手段２２は、投稿されたメッセージ本文の宛先が宛先グループに属するユーザの宛先ではなく各位だった場合には、その宛先グループに所属するすべてのユーザをメッセージ宛先記録部３６に記録する。これにより、宛先グループに所属するすべてのユーザにつき、閲覧状況の付与の対象とすることができる。

例えば、グループ全体が参加する会議や懇親会などの出欠確認の場合には、送信者（会議や懇親会の取りまとめ係）が出欠確認表などを別に作成しなくても、ユーザからの回答メッセージを見るだけで、全体の回答状況を把握することができ、雑務に労する時間を節約することができる。

本発明の実施形態を説明したが、この実施形態は、例として提示したものであり、発明の範囲を限定することは意図していない。この新規な実施形態は、その他の様々な形態で実施されることが可能であり、発明の要旨を逸脱しない範囲で、種々の省略、置き換え、変更を行うことができる。この実施形態やその変形は、発明の範囲や要旨に含まれるとともに、特許請求の範囲に記載された発明とその均等の範囲に含まれる。

１１…サーバ、１２…クライアント端末装置、１３…回線網、１４…ネットワーク、１５…演算制御装置、１６…記憶装置、１７…メッセージ投稿手段、１８…メッセージ閲覧手段、１９…アクセス制御手段、２０…メッセージ受信手段、２１…メッセージ内容解析手段、２２…メッセージ登録手段、２３…メッセージ送信先決定手段、２４…メッセージ閲覧状況付与判定手段、２５…メッセージ送信手段、２６…メッセージ取得手段、２７…メッセージ閲覧状況更新手段、２８…メッセージ返信元解析手段、２９…メッセージ宛先解析手段、３０…宛先指定確認手段、３１…メッセージ閲覧状況付与判定手段、３２…メッセージ回答状況判定部、３３…ユーザ閲覧状況取得部、３４…メッセージ加工手段、３５…メッセージ記録部、３６…メッセージ宛先記録部、３７…メッセージ購読設定記録部、３８…ユーザ閲覧状況記録部、３９…回答要メッセージ、４０…返信メッセージ、４１…閲覧状況の情報

Claims (7)

1. グループ宛の投稿メッセージの本文に宛先グループに所属するユーザの宛先が明記されているかを解析するメッセージ内容解析手段と、前記投稿メッセージの内容及び前記解析結果をメッセージ記録部に登録し前記宛先グループ及びその本文に明記されたユーザをメッセージ宛先記録部に記録するメッセージ登録手段と、グループ宛のメッセージに対する前記宛先グループに基づき投稿メッセージの送信先を決定するメッセージ送信先決定手段と、前記投稿メッセージが前記グループ宛のメッセージに対する回答メッセージであるときは前記本文に明記されたユーザの閲覧状況を付与するメッセージ閲覧状況付与手段と、前記付与された閲覧状況及び投稿メッセージを前記決定された送信先に送信し投稿者の閲覧状況を更新記録するメッセージ送信手段と、ユーザから閲覧要求されたメッセージを前記メッセージ記録部から取得してユーザに閲覧提供したときは閲覧したユーザの閲覧状況を更新するメッセージ閲覧状況更新手段とを備えたメッセージ管理システム。
2. 前記メッセージ閲覧状況付与手段は、前記閲覧状況を前記回答メッセージの本文と返信元メッセージの本文である参照文との間に挿入することを特徴とする請求項１記載のメッセージ管理システム。
3. 前記メッセージ登録手段は、前記投稿されたメッセージの本文に前記閲覧状況の付与上限回数が明記されていた場合には前記メッセージ記録部にその付与上限回数を記録し、前記メッセージ閲覧状況付与手段は前記メッセージ記録部に記録された前記閲覧状況の付与回数が前記付与上限回数を超えたときは前記閲覧状況の付与を行わないことを特徴とする請求項１または２記載のメッセージ管理システム。
4. 前記メッセージ登録手段は、前記投稿されたメッセージの本文に回答期限または前記閲覧付与の期限が明記されていた場合には前記メッセージ記録部に前記回答期限または前記閲覧付与の期限を記録し、前記メッセージ閲覧状況付与手段は前記閲覧状況に加えて回答期限を付与するとともに、現在の日時が前記閲覧付与の期限を経過しているときは前記閲覧状況の付与を行わないことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項記載のメッセージ管理システム。
5. 前記メッセージ登録手段は、前記投稿されたメッセージ本文の宛先が前記宛先グループに属するユーザの宛先ではなく各位だった場合には、その宛先グループに所属するすべてのユーザをメッセージ宛先記録部に記録することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項記載のメッセージ管理システム。
6. 投稿メッセージがグループ宛のメッセージであり本文にその宛先グループに所属するユーザの宛先が明記されているかのメッセージ内容解析を行い、前記投稿メッセージの内容及び前記解析結果をメッセージ記録部に登録し前記宛先グループ及びその本文に明記されたユーザをメッセージ宛先記録部に記録し、グループ宛のメッセージに対する前記宛先グループに基づき投稿メッセージの送信先を決定し、前記投稿メッセージが前記グループ宛のメッセージに対する回答メッセージであるときは前記本文に明記されたユーザの閲覧状況を付与し、前記付与された閲覧状況及び投稿メッセージを前記決定された送信先に送信し投稿者の閲覧状況を更新記録し、ユーザから閲覧要求されたメッセージを前記メッセージ記録部から取得してユーザに閲覧提供したときは閲覧したユーザの閲覧状況を更新するメッセージ管理方法。
7. メッセージ管理プログラム、各種データを記憶する記憶装置と、前記メッセージ管理プログラムを演算実行する演算制御装置とを備えメッセージ管理システムとして機能させるためのコンピュータにおいて、前記コンピュータを、グループ宛の投稿メッセージの本文に宛先グループに所属するユーザの宛先が明記されているかを解析するメッセージ内容解析手段と、前記投稿メッセージの内容及び前記解析結果をメッセージ記録部に登録し前記宛先グループ及びその本文に明記されたユーザをメッセージ宛先記録部に記録するメッセージ登録手段と、グループ宛のメッセージに対する前記宛先グループに基づき投稿メッセージの送信先を決定するメッセージ送信先決定手段と、前記投稿メッセージが前記グループ宛のメッセージに対する回答メッセージであるときは前記本文に明記されたユーザの閲覧状況を付与するメッセージ閲覧状況付与手段と、前記付与された閲覧状況及び投稿メッセージを前記決定された送信先に送信し投稿者の閲覧状況を更新記録するメッセージ送信手段と、ユーザから閲覧要求されたメッセージを前記メッセージ記録部から取得してユーザに閲覧提供したときは閲覧したユーザの閲覧状況を更新するメッセージ閲覧状況更新手段として機能させるためのメッセージ管理プログラム。

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