JP4236012B1 - 電子回覧システム,管理サーバおよび電子回覧プログラム - Google Patents
電子回覧システム,管理サーバおよび電子回覧プログラム Download PDFInfo
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Abstract
【解決手段】回覧対象電子ファイルが作成されると、その回覧対象電子ファイルからファイル情報(重要度など)が抽出されて管理サーバ20に通知され、管理サーバ20において、そのファイル情報と当該管理サーバ20の動作状況(記憶部の空き容量および処理部の負荷)との少なくとも一方に応じた電子回覧方式が複数種類の電子回覧方式の中から選択・選択変更され、選択・選択変更された電子回覧方式に従った電子回覧が回覧対象利用者端末10Bによって実行される。
【選択図】図1
Description
これらの特許文献のうち特許文献1〜4に開示された技術では、いずれも、基本的に、回覧・承認・稟議されるべきデータ(文書ファイル等)は、回覧・承認・稟議を管理する管理サーバにおいて保存・管理されており、この管理サーバを通じて複数の端末装置による回覧が実行されるようになっている。
を含む回覧情報ファイルとをクライアント端末相互間で送信して回覧を行なうことで、回覧管理用のサーバを介することなく文書ファイルの回覧が行なわれるため、サーバ側において電子回覧に際しての処理負荷の増大やデータ保存量の増大を招くことがないという利点が得られる一方で、暗号化されているとはいえ文書ファイルと回覧情報ファイルとが一体となってサーバ等の管理下から離れ自律的にクライアント端末相互間を転送されてしまうため、情報漏洩のおそれを免れられないほか、万一、情報漏洩が発生した場合、電子回覧状況を把握できておらず漏洩経路等の分析・解明を一切行なえないという課題がある。
(1)本発明の電子回覧システムは、ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の回覧対象利用者端末と、該ネットワークを介して該複数の回覧対象利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、前記電子回覧方式として、少なくとも、前記管理サーバが前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの回覧宛先を含む回覧制御情報との両方を保存しながら前記管理サーバが前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第1方式と、前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第2方式とが含まれており、前記管理サーバが、記憶部の空き容量が所定容量以上であれば前記第1方式を、前記記憶部の空き容量が所定容量未満であれば前記第2方式を、該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されており、前記回覧対象利用者端末が、前記管理サーバで選択あるいは選択変更された方式に従い、前記第1方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信する制御を行うと共に、前記第2方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信した際に前記宛先情報を前記管理サーバに要求し、前記管理サーバから提供された前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行う制御手段を備えて構成されている、ことを特徴とする。
端末へ送信する制御を行い、前記第3方式の電子回覧時には前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行う制御手段を備えて構成されている、ことを特徴とする。
の用語の数をファイル情報のレベルとして抽出する抽出手段を備え、前記電子回覧方式選択手段は、前記ファイル情報が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルについて、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧の中止を選択する、ことを特徴とする。
記回覧制御情報とを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第3方式とが含まれており、前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれる個人情報要素の数もしくは予め設定された特定の用語の数をファイル情報のレベルとして抽出する抽出手段と、前記ファイル情報が所定レベル以上であり且つ記憶部の空き容量が所定容量以上であれば前記第1方式を、前記ファイル情報が所定レベル以上であり且つ前記記憶部の空き容量が所定容量未満であれば前記第2方式を、前記ファイル情報が所定レベル未満であり処理部の負荷が所定レベル未満である場合には前記第2方式を、前記ファイル情報が所定レベル未満であり前記処理部の負荷が所定レベル以上である場合には前記第3方式を、該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されている、ことを特徴とする。
回覧を行なう第3方式とが含まれており、前記管理サーバにおいて、処理部の負荷が所定レベル未満である場合には前記第2方式を、前記処理部の負荷が所定レベル以上である場合には前記第3方式を、該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段として、該管理サーバを構成するコンピュータを機能させ、前記回覧対象利用者端末において、前記管理サーバで選択あるいは選択変更された方式に従い、前記第2方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信した際に前記宛先情報を前記管理サーバに要求し、前記管理サーバから提供された前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行い、前記第3方式の電子回覧時には前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行う制御手段として、該回覧対象利用者端末を構成するコンピュータを機能させる、ことを特徴とする。
としている。
この結果、回覧対象電子ファイルの内容やシステムの状況に応じた方式が選択されて電子回覧が開始されるだけでなく、回覧対象電子ファイルの情報要素の重要度の変化や、管理サーバの動作状況の変化が生じた場合にも、適切な電子回覧方式が選択されて実行(続行)されることになる。
に従って回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第3方式とを採用し、
(A1)重要度が所定レベル以上で且つ記憶部の空き容量が所定容量以上の場合(つまり回覧対象電子ファイルの重要度が高く且つ記憶部の空き容量が十分ある場合)、第1方式を選択する一方、重要度が所定レベル以上で且つ記憶部の空き容量が所定容量未満の場合(つまり回覧対象電子ファイルの重要度が高く且つ記憶部の空き容量が少ない場合)、第2方式を選択し、
(A2)重要度が所定レベル未満で且つ処理部の負荷が所定レベル未満である場合(つまり回覧対象電子ファイルの重要度が低く且つ処理部の負荷が軽い場合)、第2方式を選択する一方、重要度が所定レベル未満で且つ処理部の負荷が所定レベル以上である場合(つまり回覧対象電子ファイルの重要度が低く且つ処理部の負荷が高い場合)、第3方式を選択する。
どを確実に防止したりすることができる。
〔1〕本実施形態の電子回覧システムの構成:
図1は本発明の一実施形態としての電子回覧システムの構成を示すブロック図で、この図1に示すように、本実施形態の電子回覧システム1は、複数の利用者端末10(10A,10B)と管理サーバ20とを備えて構成され、これらの利用者端末10(10A,10B)および管理サーバ20がネットワーク〔例えば、インターネット,社内LAN(Local Area Network)など〕30を介して相互に通信可能に接続されている。
で行なわれるように構成されているものとする。
C)等の端末装置によって構成され、利用者端末10には、回覧対象電子ファイルを作成する、少なくとも一つの利用者端末(以下、回覧作成利用者端末という場合もある)10Aと、この利用者端末10Aにおいて作成された回覧対象電子ファイルを回覧すべき、少なくとも一つの回覧対象利用者端末(以下、回覧先利用者端末という場合もある)10Bとが含まれており、回覧作成利用者端末10Aは、図2および図3を参照しながら後述するような機能構成を有し、回覧対象利用者端末10Bは、図4を参照しながら後述するような機能構成を有している。なお、本実施形態では、回覧作成利用者端末10Aとしての機能と回覧対象利用者端末10Bとしての機能とが別々の利用者端末10に備えられているものとして説明しているが、回覧作成利用者端末10Aとしての機能と回覧対象利用者端末10Bとしての機能とは一つの利用者端末10に備えられていてもよい。
従った、回覧対象電子ファイルの電子回覧を、回覧対象利用者端末10Bに実行させるものである。
、選択変更された電子回覧方式に従った、回覧対象電子ファイルの電子回覧を、回覧対象利用者端末10Bに実行させるものである。
ワークフローに従って回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末10Bへ送信することにより、管理サーバ20から独立して回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第3方式。
なう第3方式が、これら3種類の電子回覧方式の中では最も安全性が低いものと考えられる。
図2は本実施形態の回覧作成利用者端末10Aの機能構成を示すブロック図で、この図2に示すように、本実施形態の回覧作成利用者端末10Aは、各種処理を実行する処理部〔CPU(Central Processin Unit)〕10aと、回覧対象電子ファイルや本発明を実現するためのアプリケーションプログラム(電子回覧プログラム)などの各種データを保持しうる記憶部10bとを備えて構成されており、その処理部10aが、記憶部10bに保持された上記アプリケーションプログラム(電子回覧プログラム)を実行することによって、回覧対象電子ファイル作成手段101(作成手段),管理情報設定手段(ワークフロー設定手段)102,暗号化手段103,送信手段104,調査手段105,問題文作成手段(作成手段)106および抽出手段110としての機能が実現されるようになっている。
アクセス権
とは、
このとき、利用者(回覧作成者;電子回覧サービスを受けようとする者)は、例えば、管理サーバ20から回覧対象電子ファイル作成用のフォーマットをダウンロードし、そのフォーマットを用い回覧対象電子ファイル作成手段101によって回覧対象電子ファイルを作成してもよい。また、管理サーバ20において、どの利用者端末10に対して行なうかを示す回覧制御情報(ワークフロー)と回覧対象電子ファイルに対する回覧対象利用者端末10Bでのアクセス権の内容とについて複数種類の定義を予め設定しておき、利用者(回覧作成者;電子回覧サービスを受けようとする者)は、管理情報設定手段102を通
じ、複数種類の定義の中から一つを選択することによって、回覧制御情報(ワークフロー)およびアクセス権を設定してもよい。
行なようになっている。
図3は本実施形態の回覧作成利用者端末10Aにおける抽出手段110の詳細な機能構成を示すブロック図で、この図3に示すように、本実施形態の抽出手段110は、検疫テーブル117を有するとともに、テキストデータ抽出手段111,切出手段112,判定手段113,文字判定手段114,照合手段115および計数手段116としての機能を有しており、これらの機能も、処理部10aが記憶部10bに保持された個人情報探索プログラム(アプリケーションプログラム)を実行することによって実現される。なお、検疫テーブル117は、管理サーバ20から予め提供されるか、上記個人情報探索プログラムに含まれるもので、個人情報ファイルを判定するための基準となる各種情報を保持している。
)形式のデータ〕を抽出し、ファイルバッファ(図示略)に格納するもので、前記テキスト抽出エンジンとして機能するものである。なお、上記ファイルバッファには、2バイトコード文字(全角文字)がファイルバッファの終端で欠けないように取り込まれる。また、切出手段112によってファイルバッファから後述するデータ整形用バッファ(図示略)へデータが切り出されて取り込まれると、その分だけデータが上記ファイルバッファに取り込まれるようになっている。
字のあとに全角文字が続く部分もしくは全角文字のあとに半角文字/ASCII文字が続く部分)、もしくは、全角算用数字「0」〜「9」と全角算用数字およびハイフンを除く文字との境界位置が含まれている。また、区切り文字は、データの区切りであるデリミタ(delimiter)、具体的には、半角スペース,半角カンマ(半角カンマ+半角スペースも
半角カンマと見なす),タブ文字(半角),CR(Carrige Return),LF(Line Feed
)のほか、「:(コロン)」,「;(セミコロン)」,「>」,「}」,「]」とする。
するか否かを判定するもので、上記文字列が検疫テーブル117に設定されている電子メールアドレス判定条件を満たす場合、上記文字列が電子メールアドレスに該当するものと判定し、その旨を計数手段116に通知し、上記文字列に対する判定手段113による判定処理を終了させるものである。
」+「一文字以上のASCII」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の最後の文字が半角の英字であることとする。この場合、最短の電子メールアドレスは例えば「a@a.a」となり、また、例えば「123@45.67」のごとく英字以外の文字(例えば数字)で終わるような文字列は電子メールアドレスでないと判定されることになる。なお、上記電子メールアドレス判定条件によれば、5バイトに満たないデータは電子メールアドレスの判定対象にならず、判定処理を行なわない。
(Shift-JISの仕様)であり、先頭文字が、日本人に多い苗字上位3000個に属する苗
字の頭文字と一致することである。上位3000個の苗字を対象とすることで、日本人の8割以上を網羅することができる。
、当該文字区間に含まれる文字/文字列と氏名において出現し得ない文字/文字列として予め設定された不適切文字/不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が不適切文字/不適切文字列を含むか否かを判定し、その照合判定結果を計数手段116に通知するものである。
図4は本実施形態の回覧対象利用者端末10Bの機能構成を示すブロック図で、この図4に示すように、本実施形態の回覧対象利用者端末10Bは、利用者端末(回覧作成者用)10Aと同様、各種処理を実行する処理部(CPU)10aと、回覧対象電子ファイルや本発明を実現するためのアプリケーションプログラムなどの各種データを保持しうる記憶部10bとを備えて構成されており、その処理部10aが、記憶部10bに保持された上記アプリケーションプログラム(電子回覧プログラム)を実行することによって、受信手段120,送信手段130,復号化手段141,制御手段142,承認手段144,本人認証手段145,調査手段146および回答入力手段147としての機能が実現されるようになっている。
ェイス)を処理部10aによって制御することで実現されるもので、本実施形態では、少なくとも、第1方式受信手段121,第2方式受信手段122,第3方式受信手段123,管理情報受信手段(宛先情報受信手段)124,復号鍵受信手段125および問題文受信手段126としての機能を果たすものである。
送信手段130は、PC等の端末装置に一般的に備えられる送信機能(送信インターフェイス)を処理部10aによって制御することで実現されるもので、本実施形態では、少なくとも、管理情報提供要求手段(宛先情報提供要求手段)131,第2方式送信手段132,第3方式送信手段133,復号鍵読出要求手段134,回答返信手段135および承認情報設定要求手段(開封通知手段)136としての機能を果たすものである。
管理情報記憶手段202(図5,図6参照)に設定するものである。
制御手段142は、回覧対象利用者端末10Bにおける各種動作を制御しうるもので、例えば、管理サーバ20側で保存される当該回覧対象電子ファイルに対応する管理情報(第1方式実行時)や、管理情報受信手段124によって管理サーバ20から受信された当該回覧対象電子ファイルに対応する管理情報(第2方式実行時)や、当該回覧対象電子ファイルに添付された管理情報(第3方式実行時)に、回覧対象電子ファイル(PDFファイル)に対する処理を回覧対象利用者端末10Bに指示するためのコマンドが含まれている場合に、そのコマンドに従って、回覧対象電子ファイルに対する処理を回覧対象利用者端末10Bにおいて実行させるもので、本実施形態では、具体的には、回覧対象電子ファイルの内容を表示する表示部143の画面上に、既に回覧を行なった利用者もしくは現在の回覧者によって当該ファイルの内容が承認された旨を明示する、後述の承認イメージを表示部143上に表示させるように、表示部143の表示状態を制御するものである。なお、ここでは、コマンドに、後述する承認手段144による承認入力時に回覧対象利用者端末10Bの利用者のマウス操作によって指定された位置情報が含まれており、制御手段142は、そのコマンドに含まれる位置情報に応じた位置に承認イメージを表示させるようになっている。
れなかった場合には、制御手段142によって表示部143にエラー表示がなされる。なお、本実施形態では、本人認証を回覧対象利用者端末10B側で行なっているが、利用者によって入力された本人認証情報を管理サーバ20に送り、管理サーバ20側で本人認証を行なってもよい。
答の入力を行なうように構成されている。
図5は本実施形態の管理サーバ20の機能構成を示すブロック図、図6は本実施形態の管理サーバ20における管理情報記憶手段202に保存される管理情報について説明するための図である。
管理情報記憶手段(ワークフロー記憶手段)202は、図6に示すように、後述する管
理情報受信手段(ワークフロー受信手段)213によって回覧作成利用者端末10Aから受信した、回覧対象電子ファイルについての管理情報〔回覧制御情報(ワークフロー),アクセス権〕や、回覧対象利用者端末10Bの承認情報設定要求手段136によって要求されて設定された承認情報(回覧状況)を、回覧対象電子ファイル〔ファイルを特定しうる識別情報(ID)〕と対応付けて記憶するとともに、電子回覧利用者(回覧作成者や回覧先利用者の端末10)についての管理情報(管理サーバ20側で設定される情報)を、電子回覧利用者を特定しうる利用者識別情報(利用者ID)に対応付けて記憶するもので、管理サーバ20に備えられたRAM(Random Access Memory)によって構成される。
ァイルが監視対象ファイルであると判定された場合にその旨を管理者端末(図示略)や当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末10Aに通知する機能や、後述する重複検知手段244によって時間的重複を検知した場合にその旨を回覧対象利用者端末10Bに通知する機能や、後述する未応答端末検知手段245によって未応答端末として検知された回覧対象利用者端末10B,この回覧対象利用者端末10Bについての管理者端末(図示略),当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末10Aのうちの少なくとも一つに対し、当該回覧対象利用者端末10Bから、後述するごとく問題文に対する回答または回覧対象電子ファイルの開封通知の応答が無い旨を通知する機能を果たすものである。
の中から選択するものである。
最も安全性が低いことに基づくものである。
回覧対象電子ファイルの電子回覧を、回覧作成利用者端末10Aおよび回覧対象利用者端末10Bに実行させる電子回覧制御を行なうものである。特に、第1方式に従った電子回覧を実行させる際には、この電子回覧制御手段233は、各回覧対象利用者端末10Bからの問題文に対する回答が後述する回答判定手段239によって正しいと判定された場合に、管理情報記憶手段202に記憶されたワークフローに従って、ファイル記憶手段201に記憶された回覧対象電子ファイルを、第1方式送信手段221に次の回覧対象利用者端末10Bへ送信させるように制御して、回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させるようになっている。
号化ファイルに対応する復号鍵の読出要求を、当該暗号化ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該暗号化ファイルについての認証情報(ユーザIDおよびパスワード)とともに受信手段210によって受信すると、その認証情報に基づいて回覧対象利用者端末10Bの利用者が暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なうもので、実際には、回覧対象利用者端末10Bの復号鍵読出要求手段134からのユーザIDおよびパスワードが、管理サーバ20の管理情報記憶手段202にその暗号化ファイルに対応付けられて保存されているユーザIDおよびパスワードと一致するか否かを判定することにより、その利用者が正当な利用者であるか否かを判定・認証するものである。なお、復号鍵読出要求手段134からの認証情報に含まれるユーザIDおよびパスワードは、暗号化ファイルを開く際に利用者がキーボードやマウスを操作することにより入力される。
用者端末10Aから受信されたファイル情報が所定レベル以上(例えば重要度としての個人情報要素数が100を超えるもしくは重要度としてのキーワード数が1以上)の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定するものである。
のうち、読出手段241によって読み出された、前記端末情報に含まれる回覧対象利用者端末に対してのみ、問題文を送信するようにする。
述したように、送信手段220における通知手段224が、その旨を当該回覧対象利用者端末10Bに通知する通知手段としての機能を果たすとともに、送信手段220における代理設定要求手段226が、重複したスケジュール情報の一方について回覧対象利用者端末10Bの利用者に代わって当該スケジュールを実行すべき代理の設定を要求する代理設定要求を、当該回覧対象利用者端末10Bに対して発行する。
際には、回覧作成者も、表示部を参照して、回覧対象利用者端末10Bでの回覧状況(誰が承認したか)を参照することができるようになっている。
ことが原則であるが、それ以外のタイミングで行うことも可能である。
10Bから問い合わせがあったタイミング(回覧対象利用者端末10Bが回覧対象電子ファイルを受信し、次の回覧対象利用者端末10Bに送信するタイミング)、予め定めた所定の定期的なタイミング、管理サーバ20の空き記憶容量や処理部付加に変化が検出されたタイミング、などのいずれかでも行うことが望ましい。
次に、図7〜図13を参照しながら、上述のごとく構成された本実施形態の電子回覧システム1の動作について説明する。
図7は本実施形態の回覧作成利用者端末10Aの動作を説明するためのフローチャート(ステップS121〜S138)で、この図7に示すように、まず、利用者(回覧作成者;電子回覧サービスを受けようとする者)は、例えば、管理サーバ20から回覧対象電子ファイル作成用のフォーマットをダウンロードし、そのフォーマットを用い回覧対象電子ファイル作成手段101によって回覧対象電子ファイルを作成するとともに、管理情報設定手段102により所望の回覧制御情報(ワークフロー)やアクセス権の設定をて行なう(ステップS121)。
れる(ステップS125)。
ップS133)、その後、暗号化ファイル(回覧対象電子ファイル)が、第1自動送信手段104dにより、管理情報設定手段102によって設定された回覧制御情報(ワークフロー)に従って、最初(次)の回覧対象利用者端末10Bに自動的に送信される(ステップS134)。このステップS134での詳細な送信手順については図8を参照しながら後述する。
本実施形態の回覧作成利用者端末10Aもしくは回覧対象利用者端末10Bにおける送信手順、つまり図7のステップS134,S136や後述する図10のステップS222,S233,S237,S247で実行される送信手順について、図8に示すフローチャート(ステップS21〜S30)に従って説明する。
(次)の回覧対象利用者端末10Bのログオン/ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。
本実施形態の抽出手段110では、以下のように、個人情報要素としての電話番号,電子メールアドレス,住所および氏名の出現回数を計数し、計数値を回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報(重要度)として抽出している。その際、切出手段112によって切り出された文字区間に、個人情報において出現し得ない文字/文字列として予め設定された不適切文字/不適切文字列が含まれている場合、その文字区間は、個人情報要素(本実施形態では氏名)には該当しないものと見なされて除外される一方、切出手段112によって切り出された文字区間に、個人情報において出現し得ない文字/文字列として予め設定された不適切文字/不適切文字列が含まれていない場合、その文字区間は、個人情報をなす個人情報要素に該当するものと見なされて、つまり個人情報要素が出現したものと見なされ、出現回数のカウントアップを行なっている。
」+「.(ドット)」+「一文字以上のASCII」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の最後の文字が半角の英字であれば、上記文字列が電子メールアドレスに該当するものと判定され(ステップS106のYESルート)、その旨が計数手段116に通知され、この計数手段116において、電子メールアドレスの出現回数に対応する計数値が1だけカウントアップされ(ステップS107)、ステップS113の処理へ移行する。
間に不適切文字/不適切文字列が含まれるか否かが判定される(ステップS111)。当該文字区間に、一つでも不適切文字/不適切文字列と一致する文字/文字列が存在した場合(ステップS111のYESルート)には、その時点で不適切文字/不適切文字列との照合処理を直ちに終了し、ステップS113の処理へ移行する。
図10は本実施形態の回覧対象利用者端末10Bの動作を説明するためのフローチャート(ステップS201〜S247)で、この図10に示すように、まず、受信手段120(第1方式受信手段121,第2方式受信手段122,第3方式受信手段123のいずれか)によって、管理サーバ20,他の利用者端末10Aもしくは10Bからの回覧対象電子ファイル(暗号化ファイル)が受信されると(ステップS201)、処理部10aにおいて、その回覧対象電子ファイルが第1方式受信手段121,第2方式受信手段122,第3方式受信手段123のいずれによって受信されたかを判断する(ステップS202)。
ラー表示を行なった後(ステップS205)、利用者端末10B側でエラー通知を完了した旨を管理サーバ20に通知してステップS201に戻る。
)から読み出すべく、復号鍵読出要求手段134によって、当該暗号化ファイルに対応する復号鍵の読出要求が、当該暗号化ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該暗号化ファイルについての認証情報(ユーザIDおよびパスワード)とともに、管理サーバに通知される(ステップS219)。
)は、第2方式送信手段132によって、管理情報受信手段124で受信した管理情報に含まれる回覧制御情報(ワークフロー)に従って、次の回覧対象利用者端末10Bに自動的に送信される(ステップS230)。このステップS230での送信も、図8を参照しながら前述した手順と同様の手順で実行される。
によって本人認証情報が入力されると、本人認証手段145によって、その本人認証情報に基づいて回覧対象利用者端末10Bの利用者の本人認証が行なわれ(ステップS241)、本人であることが認証された場合(ステップS242のYESルート)、承認手段144による承認入力を完了し、承認情報設定要求手段136によって、回覧対象利用者端末10Bの利用者が回覧対象電子ファイル(PFDファイル)の内容について承認した旨を示す承認情報(開封通知/参照通知)が、回覧対象電子ファイルに添付された管理情報に設定・登録される(ステップS243)。
図11は本実施形態の管理サーバ20の動作を説明するためのフローチャート(ステップS300〜S326)で、この図11に示すように、ファイル情報受信手段211によって回覧要求およびファイル情報が回覧作成利用者端末10Aから受信されると(ステップS300のYESルート)、動作状況検知手段231によって、その回覧要求があった時点での管理サーバ20における記憶部20bの空き容量および処理部20aの負荷(CPUの稼働率等)が管理サーバ20の動作状況として検知される(ステップS301)。
)の中から選択される(ステップS302〜S304)。
、電子回覧方式として第2方式が選択される一方、回覧対象電子ファイルにおける個人情報要素数が10未満(重要度低)であり且つ処理部10aの負荷が所定レベル以上である場合(ステップS302の「低」ルートおよびステップS304のYESルート)、電子回覧方式として第3方式が選択される。
10Aに対し、送信手段220を通じて、第2方式に従った電子回覧を実行する旨が回覧指示として通知されるとともに、管理情報の送信要求が発行される(ステップS312)。この要求に応じて、管理情報が管理情報受信手段212によって回覧作成利用者端末10Aから受信されると(ステップS313のYESルート)、その管理情報に含まれるワークフローに従って、第2方式による電子回覧が開始される(ステップS314)。第2方式による電子回覧は、以降、各回覧対象利用者端末10Bとの間で、管理情報提供要求,管理情報などをやり取りすることで実行される。これにより、利用者端末10A,10Bの間で回覧される回覧対象電子ファイル(暗号化ファイル)の本体と、この回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報とが完全に分離され、管理サーバ20は、回覧制御情報(ワークフロー)を管理情報として保存し、回覧対象利用者端末の要求に応じて管理情報(回覧制御情報;ワークフロー)を回覧対象利用者端末10Bに提供するだけで、回覧対象電子ファイルは、回覧制御情報に従って自動的に回覧対象利用者端末10Bの間で回覧されることになる。
際しては利用者認証を行なうことなく、直ちに、管理情報は各回覧対象利用者端末10Bに送信される。
についての問題文が設定・登録されているか否かを判定し(ステップS346)、問題文が設定・登録されていない場合(ステップS346のNOルート)には、後述するステップS354に移行する。
NOルート)、上述したステップS345に移行する。一方、当該回覧対象電子ファイルの内容がスケジュール情報である場合(ステップS354のYESルート)、スケジュール情報抽出手段242によって、回覧対象電子ファイルの内容に含まれるスケジュール情報(例えば電子回覧内容が会議召集等である場合にはその会議の開催場所や開催日時;例えば社内停電に関する情報である場合には停電日時や停電部署)が抽出される(ステップS355)。
次に、図13に示すフローチャート(ステップS361〜S364)に従って、本実施形態の管理サーバ20による第1方式での電子回覧制御動作の変形例について説明する。
つまり、第1方式に従った電子回覧を実行する際に、読出手段241が、回覧対象となりうる電子ファイルの内容に係るファイル情報に基づいて、当該ファイル情報に対応する関係者の端末情報を関係者リスト記憶手段205から検索して読み出す(ステップS361)。
端末10Aから受信した、回覧作成利用者端末10A側(抽出手段110)で抽出された重要度を用いてもよいが、回覧作成利用者端末10Aにおける抽出手段110と同様の機能を管理サーバ20側にも備え、管理サーバ20側の抽出手段によって、回覧作成利用者端末10Aの抽出手段110と同様に、回覧対象となりうる電子ファイルの内容に係るファイル情報(重要度)を当該電子ファイルから抽出してもよい。
次に、電子回覧の実行中に電子回覧方式の選択変更を行う電子回覧制御動作について説明する。
ついて、回覧対象利用者端末10Bから問い合わせがあったタイミング(回覧対象利用者端末10Bが回覧対象電子ファイルを受信し、次の回覧対象利用者端末10Bに送信するまでのタイミング)で行う(図10中のステップS202)。
この結果、回覧対象電子ファイルの内容やシステムの状況に応じた方式が選択されて電子回覧が開始されるだけでなく、回覧対象電子ファイルの情報要素の重要度の変化や、管理サーバの動作状況の変化が生じた場合にも、適切な電子回覧方式が選択されて実行(続行)されることになる。言い換えると、回覧対象電子ファイルの内容やシステムの状況に応じた方式が選択されて電子回覧が開始された後に、回覧対象電子ファイルの内容の重要度が変化したり、あるいは、システムの状況が変化した場合には、変化後に適した回覧方式に変更されて適切な方式により電子回覧が続行されることになる。
管理サーバ20の電子回覧方式選択手段232は、以上の電子回覧方式(第1方式[I],第2方式[II],第3方式[III]のうちのいずれか一つ)の選択について、予め定めた所
定の定期的なタイミング、あるいは、管理サーバ20の空き記憶容量や処理部付加に変化が検出されたタイミング、などのいずれかで行う。
それまでと同じ電子回覧方式を維持して(図15中のステップS202B’)、電子回覧を続行する。すなわち、回覧対象利用者端末10Bは、管理サーバ20から通知された電子回覧方式、あるいは、それまで実行していた電子回覧方式に従って、電子回覧を続行する。
この結果、回覧対象電子ファイルの内容やシステムの状況に応じた方式が選択されて電子回覧が開始されるだけでなく、回覧対象電子ファイルの情報要素の重要度の変化や、管理サーバの動作状況の変化が生じた場合にも、適切な電子回覧方式が選択されて実行(続行)されることになる。言い換えると、回覧対象電子ファイルの内容やシステムの状況に応じた方式が選択されて電子回覧が開始された後に、回覧対象電子ファイルの内容の重要度が変化したり、あるいは、システムの状況が変化した場合には、変化後に適した回覧方式に変更されて適切な方式により電子回覧が続行されることになる。
このように本発明の一実施形態としての電子回覧システム1によれば、回覧作成利用者端末10Aにおいて、回覧対象電子ファイルが作成されると、その回覧対象電子ファイルからファイル情報〔例えば重要度(個人情報要素数/特定の用語の有無や数など)〕が抽出されて管理サーバ20に通知され、この管理サーバ20において、そのファイル情報と当該管理サーバ20の動作状況(記憶部20bの空き容量および処理部20aの負荷)との少なくとも一方に応じた電子回覧方式が3種類の電子回覧方式(第1〜第3方式)の中から選択され、選択された電子回覧方式に従った電子回覧が回覧対象利用者端末10Bによって実行されることになる。これにより、異なる3種類の電子回覧方式の中から、回覧対象電子ファイルの内容や管理サーバ20の動作状況に応じた方式が選択されて採用されるので、電子回覧システム1の運用に際し各種方式毎に異なる長所を有効に生かすることができる。
バ20の処理能力を逼迫させることなく、電子回覧状況を管理サーバ20側で管理しながら電子回覧を行なうことができる。一方、管理サーバ20における処理部20aの負荷が重ければ第3方式で電子回覧が開始され、あるいは選択変更により続行されるので、管理サーバ20を介することなく電子ファイルの回覧が行なわれ、管理サーバ20側において電子回覧に際しての処理負荷の増大やデータ保存量の増大を招くことが一切ない。
目要素の記載部分を空欄にした文書と、その空欄を埋めることを利用者に指示する回答指示文とを問題文として作成することで、回覧作成者の指示を受けなくても、回覧対象電子ファイルの作成意図に沿った問題文を自動的に作成することが可能になる。
応答の無い回覧対象利用者端末10B、もしくは、抽出されたスケジュール情報に含まれる期日(例えば会議開催日時や停電日時)の所定時間前までに回答または開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末10Bを未応答端末として検知し、検知された未応答端末,管理者端末,回覧作成利用者端末10Aのうちの少なくとも一つに対し当該回覧対象利用者端末10Bから応答が無い旨を通知したり、その未応答端末に対する回覧対象電子ファイルの再送信を行なったりすることで、回覧対象電子ファイルの電子回覧を徹底して行ない、当該回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末10Bの利用者により確実に周知徹底させることができる。
ことが可能になる。
についてのみ不適切文字/不適切文字列との照合処理が行なわれ、さらに、照合手段115において不適切文字/不適切文字列が一つでも文字区間に含まれると判定された時点で、その照合処理を終了させることができるので、氏名リストに含まれる全ての氏名文字列との照合を行なう手法に比べ、氏名の照合処理を高速に行なえ、つまりは個人情報ファイルの判定処理を高速に行なうことが可能になる。
マーク)」+「一文字以上のASCII文字」+「.(ドット)」+「一文字以上のAS
CII文字」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の最後の文字が半角の英字であることを設定することにより、「@(アットマーク)」を単価や単位の表示に用いて
いる文字列であって、「@(アットマーク)」のあとに「一文字以上の半角数字」+「.(ドット)」+「一文字以上の半角数字」となる数字列(例えば「123@45.67」)を、電子
メールアドレスとして誤って判定することを確実に防止することができる。従って、電子メールアドレスなどの個人情報要素の判定を確実に行なえるようになり、個人情報ファイルを効率よく短時間で確実に判定することができる。
個当たりの値段や重さを表示する際、“@100.00”とか“@10.55”というように“@”を用いる場合がある。このため、電子メールアドレス判定条件が、単に判定対象の文字区間における文字列に「一文字以上のASCII文字」+「@(アットマーク)」+「一文字以
上のASCII文字」+「.(ドット)」+「一文字以上のASCII文字」となる文字
列が含まれていることとすると、上記のような“@100.00”や“@10.55”を含む文字列も
電子メールアドレスとして誤って認識してしまうことになるが、文字列の最後の文字が半角の英字であることを電子メールアドレス判定条件に追加することで、上述のような数字列“@100.00”や“@10.55”を含む文字列を電子メールアドレスとして誤認識するのを確
実に防止することができるのである。
なお、本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変形して実施することができる。
,121〜126,131〜136,141〜147としての機能(各手段の全部もしくは一部の機能)は、上述した通り、コンピュータ(CPU,情報処理装置,各種端末を含む)が所定のアプリケーションプログラム(電子回覧プログラム)を実行することによって実現される。
(付記1;)
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末が、
前記回覧対象電子ファイルを作成する作成手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出されたファイル情報を、前記回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに該管理サーバへ送信するファイル情報送信手段とを備えて構成され、
該管理サーバが、
該ファイル情報送信手段によって送信された前記ファイル情報を前記回覧要求とともに受信するファイル情報受信手段と、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段と、
該ファイル情報受信手段によって受信された前記ファイル情報、および、該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況の少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されていることを特徴とする、電子回覧システム。
前記複数種類の電子回覧方式として、少なくとも、前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローとの両方を該管理サーバ側で保存しながら、該管理サーバが前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第1方式と、
前記ワークフローを該管理サーバ側で保存し、該管理サーバが、各回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記ワークフローに含まれる次の回覧対象利用者端末に関する宛先情報を各回覧対象利用者端末に提供し、各回覧対象利用者端末が該管理サーバからの前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第2方式と、
前記回覧対象電子ファイルに前記ワークフローを添付し、各回覧対象利用者端末が前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、該管理サーバから独立して前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第3方式とが含まれていることを特徴とする、付記1記載の電子回覧システム。
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末が、
前記第1方式に従った電子回覧を実行する際に、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを該管理サーバへ送信する回覧対象電子ファイル送信手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローを設定するワークフロー設定手段と、
前記第1方式または前記第2方式に従った電子回覧を実行する際に、該ワークフロー設定手段によって設定された前記ワークフローを該管理サーバへ送信するワークフロー送信手段と、
前記第2方式に従った電子回覧を実行する際に、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを、該ワークフロー設定手段によって設定された前記ワークフローに従って、最初の回覧対象利用者端末へ自動的に送信する第1自動送信手段と、
前記第3方式に従った電子回覧を実行する際に、前記ワークフローを添付された前記回覧対象電子ファイルを、前記ワークフローに従って、最初の回覧対象利用者端末へ自動的に送信する第2自動送信手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記2記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、
該回覧対象電子ファイル送信手段によって送信された前記回覧対象電子ファイルを受信する回覧対象電子ファイル受信手段と、
該ワークフロー送信手段によって送信された前記ワークフローを受信するワークフロー受信手段と、
該回覧対象電子ファイル受信手段によって受信された前記回覧対象電子ファイルを記憶するファイル記憶手段と、
該ワークフロー受信手段によって受信された前記ワークフローを、当該ワークフローに従って回覧されるべき回覧対象電子ファイルを特定しうるファイル識別情報に対応付けて記憶するワークフロー記憶手段と、
前記第1方式に従った電子回覧を実行する際に、該ワークフロー記憶手段に記憶された前記ワークフローに従って、該ファイル記憶手段に記憶された前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信する第1方式送信手段と、
前記第2方式に従った電子回覧を実行する際に、各回覧対象利用者端末からの提供要求に応じて、前記ワークフローに含まれる次の回覧対象利用者端末に関する宛先情報を該ワークフロー記憶手段から読み出して各回覧対象利用者端末に提供する宛先情報提供手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記3記載の電子回覧システム。
各回覧対象利用者端末が、
前記第1方式に従った電子回覧を実行する際に、該管理サーバの該第1方式送信手段によって送信された前記回覧対象電子ファイルを受信する第1方式受信手段と、
前記第2方式に従った電子回覧を実行する際に、他の利用者端末から前記回覧対象電子ファイルを受信する第2方式受信手段と、
該第2方式受信手段によって前記回覧対象電子ファイルを受信すると、次の回覧対象利用者端末に関する宛先情報の提供要求を、当該回覧対象電子ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該利用者端末を特定しうる端末識別情報とともに、該管理サーバに通知する宛先情報提供要求手段と、
該宛先情報提供要求手段による提供要求に応じ該管理サーバの該宛先情報提供手段によって提供された前記宛先情報を受信する宛先情報受信手段と、
該宛先情報受信手段によって前記宛先情報を受信するとともに当該利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照した後に、該宛先情報受信手段によって受信された前記宛先情報に基づいて、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ自動的に送信する第2方式送信手段と、
前記第3方式に従った電子回覧を実行する際に、他の利用者端末から前記ワークフローを添付された前記回覧対象電子ファイルを受信する第3方式受信手段と、
該第3方式受信手段によって前記ワークフローを添付された前記回覧対象電子ファイルを受信するとともに当該利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照した後に、前記回覧対象電子ファイルに添付された前記ワークフローに従って、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ自動的に送信する第3方式送信手段とを備えて構成されていることを特徴とする、付記4記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、
該第1方式送信手段によって送信される前記回覧対象電子ファイルを、完成文書ファイルに変換してから該管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化し、暗号化ファイルとする暗号化手段と、
前記暗号化ファイルを復号化する復号鍵を、前記回覧対象電子ファイルを特定しうるファイル識別情報に対応付けて記憶する復号鍵記憶手段と、
各回覧対象利用者端末から前記復号鍵の読出要求並びに前記暗号化ファイルについてのファイル識別情報および認証情報を受けた場合に、当該認証情報に基づいて当該利用者端末の利用者が前記暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
該認証手段によって当該回覧対象利用者端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合に、前記暗号化ファイルに対応するファイル識別情報に応じた前記復号鍵を、該
復号鍵記憶手段から読み出して、当該回覧対象利用者端末に送信する復号鍵送信手段とをさらに備えて構成されるとともに、
各回覧対象利用者端末が、
該第1方式受信手段によって前記暗号化ファイルを前記回覧対象電子ファイルとして受信すると、当該暗号化ファイルに対応する復号鍵の読出要求を、当該暗号化ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該暗号化ファイルについての認証情報とともに、該管理サーバに通知する復号鍵読出要求手段と、
該復号鍵読出要求手段による読出要求に応じ該管理サーバの該復号鍵送信手段によって送信された前記復号鍵を受信する復号鍵受信手段と、
該復号鍵受信手段によって前記復号鍵を受信すると、当該復号鍵で前記暗号化ファイルを前記完成文書ファイルに復号化する復号化手段とを備えて構成されていることを特徴とする、付記4または付記5に記載の電子回覧システム。
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末が、
前記第2方式または前記第3方式に従って電子回覧される前記回覧対象電子ファイルを、完成文書ファイルに変換してから該管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化し、暗号化ファイルとする暗号化手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバが、
前記暗号化ファイルを復号化する復号鍵を、前記回覧対象電子ファイルを特定しうるファイル識別情報に対応付けて記憶する復号鍵記憶手段と、
各回覧対象利用者端末から前記復号鍵の読出要求並びに前記暗号化ファイルについてのファイル識別情報および認証情報を受けた場合に、当該認証情報に基づいて当該利用者端末の利用者が前記暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
該認証手段によって当該回覧対象利用者端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合に、前記暗号化ファイルに対応するファイル識別情報に応じた前記復号鍵を、該復号鍵記憶手段から読み出して、当該回覧対象利用者端末に送信する復号鍵送信手段とをさらに備えて構成されるとともに、
各回覧対象利用者端末が、
該第2方式受信手段または第3方式受信手段によって前記暗号化ファイルを前記回覧対象電子ファイルとして受信すると、当該暗号化ファイルに対応する復号鍵の読出要求を、当該暗号化ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該暗号化ファイルについての認証情報とともに、該管理サーバに通知する復号鍵読出要求手段と、
該復号鍵読出要求手段による読出要求に応じ該管理サーバの該復号鍵送信手段によって送信された前記復号鍵を受信する復号鍵受信手段と、
該復号鍵受信手段によって前記復号鍵を受信すると、当該復号鍵で前記暗号化ファイルを前記完成文書ファイルに復号化する復号化手段とを備えて構成されていることを特徴とする、付記5記載の電子回覧システム。
該抽出手段が、前記ファイル情報として、前記回覧対象電子ファイルの内容の重要度を抽出することを特徴とする、付記2〜付記7のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該抽出手段が、前記重要度として、前記回覧対象電子ファイルの内容における、特定の個人を識別可能な個人情報要素の数を抽出することを特徴とする、付記8記載の電子回覧システム。
該抽出手段が、前記重要度として、前記回覧対象電子ファイルの内容における、予め設定された特定の用語の有無または数を抽出することを特徴とする、付記8記載の電子回覧システム。
該動作状況検知手段が、該管理サーバの動作状況として、該管理サーバにおける記憶部の空き容量および該管理サーバにおける処理部の負荷を検知することを特徴とする、付記8〜付記10のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該電子回覧方式選択手段は、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上であり且つ前記動作状況として記憶部の空き容量が所定容量以上である場合、前記電子回覧方式として前記第1方式を選択する一方、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上であり且つ前記動作状況として記憶部の空き容量が所定容量未満である場合、前記電子回覧方式として前記第2方式を選択することを特徴とする、付記11記載の電子回覧システム。
該電子回覧方式選択手段は、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル未満であり且つ前記動作状況として処理部の負荷が所定レベル未満である場合、前記電子回覧方式として前記第2方式を選択する一方、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル未満であり且つ前記動作状況として処理部の負荷が所定レベル以上である場合、前記電子回覧方式として前記第3方式を選択することを特徴とする、付記11または付記12に記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、
前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定する監視対象ファイル判定手段と、
該監視対象ファイル判定手段によって当該回覧対象電子ファイルが前記監視対象ファイルであると判定された場合に、その旨を、管理者端末もしくは当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末に通知する通知手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記8〜付記13のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、
前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定する監視対象ファイル判定手段と、
該監視対象ファイル判定手段によって当該回覧対象電子ファイルが前記監視対象ファイルであると判定された場合に、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を禁止する回覧禁止手段をさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記8〜付記14のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
ネットワークを介して複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバであって、
利用者端末において当該回覧対象電子ファイルから抽出された、当該回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を、当該回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに当該利用者端末から受信するファイル情報受信手段と、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段と、
該ファイル情報受信手段によって受信された前記ファイル情報、および、該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況の少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されていることを特徴とする、管理サーバ。
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとからなる電子回覧システムを構築すべくコンピュータによって実行される電子回覧プログラムであって、
該利用者端末もしくは該管理サーバにおいて、
作成された前記回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出する抽出手段としてコンピュータを機能させ、
該管理サーバにおいて、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段、
該抽出手段によって抽出された前記ファイル情報と該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況との少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段、および、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段として、該管理サーバを構成するコンピュータを機能させることを特徴とする、電子回覧プログラム。
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、
該管理サーバが、
前記回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末からの当該回覧対象電子ファイルの回覧要求に応じ、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローに従って、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段と、
該電子回覧制御手段によって電子回覧された当該回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末の利用者が参照したことを確認しうる、当該利用者に対する問題文を各回覧対象利用者端末に送信する問題文送信手段と、
各回覧対象利用者端末からの前記問題文に対する回答を受信する回答受信手段と、
該回答受信手段によって受信された前記回答が正しいか否かを判定する回答判定手段とを備えて構成され、
各回覧対象利用者端末が、
該管理サーバの該問題文送信手段によって送信された前記問題文を受信する問題文受信手段と、
該問題文受信手段によって受信された前記問題文に対する回答入力を、各回覧対象利用者端末の利用者が行なう回答入力手段と、
該回答入力手段によって入力された、前記問題文に対する回答を、該管理サーバに返信する回答返信手段とを備えて構成されていることを特徴とする、電子回覧システム。
該管理サーバが、
該電子回覧制御手段によって電子回覧された当該回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末の利用者が参照したことを確認しうる、当該利用者に対する問題文を各回覧対象利用者端末に送信する問題文送信手段と、
各回覧対象利用者端末からの前記問題文に対する回答を受信する回答受信手段と、
該回答受信手段によって受信された前記回答が正しいか否かを判定する回答判定手段とを備えて構成され、
各回覧対象利用者端末が、
該管理サーバの該問題文送信手段によって送信された前記問題文を受信する問題文受信手段と、
該問題文受信手段によって受信された前記問題文に対する回答入力を、各回覧対象利用者端末の利用者が行なう回答入力手段と、
該回答入力手段によって入力された、前記問題文に対する回答を、該管理サーバに返信する回答返信手段とを備えて構成されていることを特徴とする、付記2〜付記15のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、前記問題文を、当該問題文についての正解情報とともに、前記回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末から受信する受信手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバの該問題文送信手段が、当該受信手段によって受信された前記問題文を各回覧対象利用者端末に送信し、
該管理サーバの該回答判定手段が、該回答受信手段によって受信された前記回答と当該受信手段によって受信された前記正解情報とを照合することによって、前記回答が正しいか否かを判定することを特徴とする、付記18または付記19に記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、前記回覧対象電子ファイルの内容に基づいて、前記問題文を、当該問題文についての正解情報とともに作成する作成手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバの該問題文送信手段が、当該作成手段によって作成された前記問題文を各回覧対象利用者端末に送信し、
該管理サーバの該回答判定手段が、該回答受信手段によって受信された前記回答と当該作成手段によって作成された前記正解情報とを照合することによって、前記回答が正しいか否かを判定することを特徴とする、付記18〜付記20のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該作成手段が、前記回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末からの指示に応じて前記問題文を前記正解情報とともに作成することを特徴とする、付記21記載の電子回覧システム。
該作成手段が、前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれる注目要素を抽出し、抽出された当該注目要素の記載部分を空欄にした文書と、当該文書における空欄に対応する事項を前記回答として入力することを利用者に指示する回答指示文とを前記問題文として作成することを特徴とする、付記21記載の電子回覧システム。
該管理サーバの該問題文送信手段が、前記問題文を、各回覧対象利用者端末への前記回
覧対象電子ファイルの送信タイミングで各回覧対象利用者端末に送信することを特徴とする、付記18〜付記23のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該管理サーバの該電子回覧制御手段が、各回覧対象利用者端末に対する前記回覧対象電子ファイルの開封通知要求(参照通知要求)を付して当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させ、
各回覧対象利用者端末が、当該回覧対象利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを開封(参照)した際に、前記開封通知要求(参照通知要求)に応じて、前記回覧対象電子ファイルを開封(参照)した旨を該管理サーバに対して通知する開封通知(参照通知)を行なう開封通知手段をさらに備えて構成されるとともに、
該管理サーバが、各回覧対象利用者端末からの前記開封通知(参照通知)を受信する受信手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバの該問題文送信手段が、前記問題文を、当該受信手段によって前記開封通知(参照通知)を受信したタイミングで各回覧対象利用者端末に送信することを特徴とする、付記18〜付記23のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該管理サーバの該電子回覧制御手段は、各回覧対象利用者端末からの前記回答が該回答判定手段によって正しいと判定された場合に、前記ワークフローに従って、次の回覧対象利用者端末への前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させることを特徴とする、付記18〜付記25のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、
回覧対象となりうる電子ファイルの内容に係るファイル情報と当該ファイル情報に係る関係者の端末情報とを対応づける関係者リストを予め記憶する関係者リスト記憶手段と、
前記回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出された前記ファイル情報に基づいて、当該ファイル情報に対応する関係者の端末情報を該関係者リスト記憶手段から読み出す読出手段とをさらに備えて構成され、
該管理サーバの該問題文送信手段が、前記ワークフローに含まれる回覧対象利用者端末のうち、該読出手段によって読み出された前記端末情報に含まれる回覧対象利用者端末に対してのみ、前記問題文を送信することを特徴する、付記18〜付記26のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該管理サーバの該電子回覧制御手段が、該読出手段によって読み出された前記端末情報に含まれる回覧対象利用者端末を前記ワークフローから除外した除外後ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させるとともに、該読出手段によって読み出された前記端末情報に含まれる回覧対象利用者端末には、前記除外後ワークフローとは別途、前記回覧対象電子ファイルを送信することを特徴する、付記27記載の電子回覧システム。
前記ファイル情報が、前記回覧対象電子ファイルの内容の重要度であることを特徴とする、付記27または付記28に記載の電子回覧システム。
前記ファイル情報が、前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれるキーワードであることを特徴とする、付記27または付記28に記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、
各回覧対象利用者端末からの前記回答が該回答判定手段によって正しいと判定された場合に、前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれるスケジュール情報を抽出するスケジュール情報抽出手段と、
該スケジュール情報抽出手段によって抽出された前記スケジュール情報を、当該回覧対象利用者端末の利用者について予め設定されている予定表に登録する登録手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記18〜付記30のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該管理サーバの電子回覧制御手段が、各回覧対象利用者端末に対する前記回覧対象電子ファイルの開封通知要求(参照通知要求)を付して当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させ、
各回覧対象利用者端末が、当該回覧対象利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを開封(参照)した際に、前記開封通知要求(参照通知要求)に応じて、前記回覧対象電子ファイルを開封(参照)した旨を該管理サーバに対して通知する開封通知(参照通知)を行なう開封通知手段をさらに備えて構成されるとともに、
該管理サーバが、
各回覧対象利用者端末からの前記開封通知(参照通知)を受信する受信手段と、
当該受信手段によって前記開封通知(参照通知)を受信した場合に、前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれるスケジュール情報を抽出するスケジュール情報抽出手段と、
該スケジュール情報抽出手段によって抽出された前記スケジュール情報を、当該回覧対象利用者端末の利用者について予め設定されている予定表に登録する登録手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記18〜付記31のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、
該登録手段によって登録される前記スケジュール情報と前記予定表に既に登録されたスケジュール情報とを照合し、これらのスケジュール情報の時間的重複を検知する重複検知手段と、
該重複検知手段によって時間的重複を検知した場合に、その旨を当該回覧対象利用者端末に通知する通知手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記31または付記32に記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、
該登録手段によって登録される前記スケジュール情報と前記予定表に既に登録されたスケジュール情報とを照合し、これらのスケジュール情報が時間的重複を検知する重複検知手段と、
該重複検知手段によって時間的重複を検知した場合に、重複したスケジュール情報の一方について当該回覧対象利用者端末の利用者に代わって当該スケジュールを実行すべき代理の設定を要求する代理設定要求を、当該回覧対象利用者端末に対して発行する代理設定要求手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記31〜付記33のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、
前記回覧対象電子ファイルの送信後に所定時間経過しても前記回答または前記開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末、もしくは、該スケジュール情報抽出手段によって抽出された前記スケジュール情報に含まれる期日の所定時間前までに前記回答または前記開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末を、未応答端末として検知する未応答端末検知手段と、
該未応答端末検知手段によって未応答端末として検知された回覧対象利用者端末,当該回覧対象利用者端末についての管理者端末,当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末のうちの少なくとも一つに対し、当該回覧対象利用者端末から前記応答が無い旨を通知する通知手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記18〜付記34のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、
前記回覧対象電子ファイルの送信後に所定時間経過しても前記回答または前記開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末、もしくは、該スケジュール情報抽出手段によって抽出された前記スケジュール情報に含まれる期日の所定時間前までに前記回答または前記開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末を、未応答端末として検知する未応答端末検知手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバの該電子回覧制御手段が、該未応答端末検知手段によって未応答端末として検知された回覧対象利用者端末に対し、当該回覧対象電子ファイルを再送信することを特徴とする、付記18〜付記35のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとをそなえ、
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末が、
前記回覧対象電子ファイルを作成する作成手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出されたファイル情報を、前記回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに該管理サーバへ送信するファイル情報送信手段とをそなえて構成され、
該管理サーバが、
該ファイル情報送信手段によって送信された前記ファイル情報を前記回覧要求とともに受信するファイル情報受信手段と、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段と、
該ファイル情報受信手段によって受信された前記ファイル情報、および、該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況の少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、電子回覧システム。
前記複数種類の電子回覧方式として、少なくとも、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイル
の電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローとの両方を該管理サーバ側で保存しながら、該管理サーバが前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第1方式と、
前記ワークフローを該管理サーバ側で保存し、該管理サーバが、各回覧対象利用者端末からの提供要求に応じて、前記ワークフローに含まれる次の回覧対象利用者端末に関する宛先情報を各回覧対象利用者端末に提供し、各回覧対象利用者端末が該管理サーバからの前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第2方式と、
前記回覧対象電子ファイルに前記ワークフローを添付し、各回覧対象利用者端末が前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、該管理サーバから独立して前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第3方式とが含まれていることを特徴とする、付記A1記載の電子回覧システム。
該抽出手段が、前記ファイル情報として、前記回覧対象電子ファイルの内容の重要度を抽出することを特徴とする、付記A2記載の電子回覧システム。
該抽出手段が、前記重要度として、前記回覧対象電子ファイルの内容における、特定の個人を識別可能な個人情報要素の数を抽出することを特徴とする、付記A3記載の電子回覧システム。
該抽出手段が、前記重要度として、前記回覧対象電子ファイルの内容における、予め設定された特定の用語の有無または数を抽出することを特徴とする、付記A3記載の電子回覧システム。
該動作状況検知手段が、該管理サーバの動作状況として、該管理サーバにおける記憶部の空き容量および該管理サーバにおける処理部の負荷を検知することを特徴とする、付記A3〜付記A5のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該電子回覧方式選択手段は、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上であり且つ前記動作状況としての空き容量が所定容量以上である場合、前記電子回覧方式として前記第1方式を選択する一方、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上であり且つ前記動作状況としての空き容量が所定容量未満である場合、前記電子回覧方式として前記第2方式を選択することを特徴とする、付記A6に記載の電子回覧システム。
該電子回覧方式選択手段は、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル未満であり且つ前記動作状況としての処理部の負荷が所定レベル未満である場合、前記電子回覧方式として前記第2方式を選択する一方、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル未満であり且つ前記動作状況としての処理部の負荷が所定レベル以上である場合、前記電子回覧方式として前記第3方式を選択することを特徴とする、付記A6または付記A7に記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、
前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定する監視対象ファイル判定手段と、
該監視対象ファイル判定手段によって当該回覧対象電子ファイルが前記監視対象ファイルであると判定された場合に、その旨を、当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末に通知する通知手段とをさらにそなえて構成されていることを特徴とする、付記A3〜付記A8のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
該管理サーバが、
前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定する監視対象ファイル判定手段と、
該監視対象ファイル判定手段によって当該回覧対象電子ファイルが前記監視対象ファイルであると判定された場合に、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を禁止する回覧禁止手段をさらにそなえて構成されていることを特徴とする、付記A3〜付記A9のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
ネットワークを介して複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバであって、
前記回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末において当該回覧対象電子ファイルから抽出された、当該回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を、当該回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに当該利用者端末から受信するファイル情報受信手段と、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段と、
該ファイル情報受信手段によって受信された前記ファイル情報、および、該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況の少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、管理サーバ。
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとからなる電子回覧システムを構築すべくコンピュータによって実行される電子回覧プログラムであって、
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末において、
作成された前記回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出する抽出手段、および、
該抽出手段によって抽出されたファイル情報を、前記回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに該管理サーバへ送信するファイル情報送信手段として、
当該利用者端末を構成するコンピュータを機能させ、
該管理サーバにおいて、
該ファイル情報送信手段によって送信された前記ファイル情報を前記回覧要求とともに受信するファイル情報受信手段、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段、
該ファイル情報受信手段によって受信された前記ファイル情報と該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況との少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、
複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段、および、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段として、
該管理サーバを構成するコンピュータを機能させることを特徴とする、電子回覧プログラム。
以上の各付記の電子回覧システム、管理サーバ、電子回覧プログラムに対して、更に以下の特徴を有する。
以上の各付記の電子回覧システム、管理サーバ、電子回覧プログラムに対して、更に以下の特徴を有する。
以上の各付記の電子回覧システム、管理サーバ、電子回覧プログラムに対して、更に以下の特徴を有する。
である場合には前記第2方式を、前記ファイル情報が所定レベル未満であり前記処理部の負荷が所定レベル以上である場合には前記第3方式を、該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されており、前記回覧対象利用者端末が、前記管理サーバで選択あるいは選択変更された方式に従い、前記第1方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信する制御を行い、前記第2方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信した際に前記宛先情報を前記管理サーバに要求し、前記管理サーバから提供された前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行い、前記第3方式の電子回覧時には前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行う制御手段を備えて構成されている、ことを特徴とする。
10 利用者端末
10A 利用者端末(回覧作成利用者端末)
10B 回覧対象利用者端末(回覧対象利用者端末)
10a 処理部(CPU)
10b 記憶部
101 回覧対象電子ファイル作成手段(作成手段)
102 管理情報設定手段(ワークフロー設定手段)
103 暗号化手段
104 送信手段
104a ファイル情報送信手段
104b 回覧対象電子ファイル送信手段
104c 管理情報送信手段(ワークフロー送信手段)
104d 第1自動送信手段
104e 第2自動送信手段
105 調査手段
106 問題文作成手段(作成手段)
110 抽出手段
111 テキストデータ抽出手段
112 切出手段
113 判定手段
113a 電話番号判定手段
113b 電子メールアドレス判定手段
113c 住所判定手段
114 文字判定手段
115 照合手段
116 計数手段
117 検疫テーブル
120 受信手段
121 第1方式受信手段
122 第2方式受信手段
123 第3方式受信手段
124 管理情報受信手段(宛先情報受信手段)
125 復号鍵受信手段
126 問題文受信手段
130 送信手段
131 管理情報提供要求手段(宛先情報提供要求手段)
132 第2方式送信手段
133 第3方式送信手段
134 復号鍵読出要求手段
135 回答返信手段
136 承認情報設定要求手段(開封通知手段)
141 復号化手段
142 制御手段
143 表示部
144 承認手段
145 本人認証手段
146 調査手段
147 回答入力手段
20 管理サーバ
20a 処理部(CPU)
20b 記憶部
201 ファイル記憶手段
202 管理情報記憶手段(ワークフロー記憶手段)
203 復号鍵記憶手段
204 問題文/正解情報記憶手段
205 関係者リスト記憶手段
206 予定表記憶手段
210 受信手段
211 ファイル情報受信手段
212 回覧対象電子ファイル受信手段
213 管理情報受信手段(ワークフロー受信手段)
214 回答受信手段
220 送信手段
221 第1方式送信手段
222 管理情報送信手段(宛先情報提供手段)
223 復号鍵送信手段
224 通知手段
225 問題文送信手段
226 代理設定要求手段
231 動作状況検知手段
232 電子回覧方式選択手段
233 電子回覧制御手段
234 暗号化手段
235 認証手段
236 調査手段
237 監視対象ファイル判定手段
238 回覧禁止手段
239 回答判定手段
240 問題文作成手段(作成手段)
241 読出手段
242 スケジュール情報抽出手段
243 登録手段
244 重複検知手段
245 未応答端末検知手段
246 アクセス権設定変更手段
247 コマンド設定手段
30 ネットワーク
Claims (12)
- ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の回覧対象利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の回覧対象利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、
前記電子回覧方式として、少なくとも、
前記管理サーバが前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの回覧宛先を含む回覧制御情報との両方を保存しながら前記管理サーバが前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第1方式と、
前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第2方式とが含まれており、
前記管理サーバが、
記憶部の空き容量が所定容量以上であれば前記第1方式を、前記記憶部の空き容量が所定容量未満であれば前記第2方式を、
該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されており、
前記回覧対象利用者端末が、
前記管理サーバで選択あるいは選択変更された方式に従い、
前記第1方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信する制御を行うと共に、前記第2方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信した際に前記宛先情報を前記管理サーバに要求し、前記管理サーバから提供された前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行う制御手段を備えて構成されている、
ことを特徴とする電子回覧システム。 - ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の回覧対象利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の回覧対象利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、
前記電子回覧方式として、少なくとも、
前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第2方式と、
前記回覧対象電子ファイルに前記回覧制御情報が添付されており、該回覧対象電子ファイルと該回覧制御情報とを受信した前記回覧対象利用者端末が前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルと前記回覧制御情報とを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第3方式とが含まれており、
前記管理サーバが、
処理部の負荷が所定レベル未満である場合には前記第2方式を、前記処理部の負荷が所定レベル以上である場合には前記第3方式を、該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子
ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されており、
前記回覧対象利用者端末が、
前記管理サーバで選択あるいは選択変更された方式に従い、前記第2方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信した際に前記宛先情報を前記管理サーバに要求し、前記管理サーバから提供された前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行い、前記第3方式の電子回覧時には前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行う制御手段を備えて構成されている、
ことを特徴とする電子回覧システム。 - ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の回覧対象利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の回覧対象利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、
前記電子回覧方式として、少なくとも、
前記管理サーバが前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの回覧宛先を含む回覧制御情報との両方を保存しながら前記管理サーバが前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第1方式と、
前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第2方式と、
前記回覧対象電子ファイルに前記回覧制御情報が添付されており、該回覧対象電子ファイルと該回覧制御情報とを受信した前記回覧対象利用者端末が前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルと前記回覧制御情報とを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第3方式とが含まれており、
該回覧対象利用者端末もしくは該管理サーバが、
前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれる個人情報要素の数もしくは予め設定された特定の用語の数をファイル情報のレベルとして抽出する抽出手段を備えて構成され、
前記管理サーバが、
前記ファイル情報が所定レベル以上であり且つ記憶部の空き容量が所定容量以上であれば前記第1方式を、前記ファイル情報が所定レベル以上であり且つ前記記憶部の空き容量が所定容量未満であれば前記第2方式を、前記ファイル情報が所定レベル未満であり処理部の負荷が所定レベル未満である場合には前記第2方式を、前記ファイル情報が所定レベル未満であり前記処理部の負荷が所定レベル以上である場合には前記第3方式を、該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されており、
前記回覧対象利用者端末が、
前記管理サーバで選択あるいは選択変更された方式に従い、前記第1方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信する制御を行い、前記第2方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信した際に前記宛先情報を前記管理サーバに要求し、前記管理サーバから提供された前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行い、前記第3方式の電子回覧時には前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行う制御手段を備えて構成されている、
ことを特徴とする電子回覧システム。 - 前記管理サーバは、
前記第3方式の電子回覧の実行中に、前記第1方式または前記第2方式の電子回覧に選択変更する場合には、前記第3方式の電子回覧の停止の指示を前記回覧対象利用者端末に与え、
前記回覧対象利用者端末の前記制御手段は、
前記第3方式の電子回覧の停止の指示に基づいて、前記第3方式の電子回覧を停止する、
ことを特徴とする請求項2〜請求項3に記載の電子回覧システム。 - 前記管理サーバは、前記記憶部の空き容量または前記処理部の負荷を検知する動作状況検知手段を備える、
ことを特徴とする請求項1〜請求項4のいずれか一項に記載の電子回覧システム。 - 前記管理サーバが、
前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれる個人情報要素の数もしくは予め設定された特定の用語の数をファイル情報のレベルとして抽出する抽出手段を備え、
前記電子回覧方式選択手段は、前記ファイル情報が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルについて、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧の中止を選択する、
ことを特徴とする請求項1〜請求項5のいずれか一項に記載の電子回覧システム。 - ネットワークを介して複数の回覧対象利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバであって、
前記電子回覧方式として、少なくとも、
前記管理サーバが前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの回覧宛先を含む回覧制御情報との両方を保存しながら前記管理サーバが前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第1方式と、
前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第2方式とが含まれており、
記憶部の空き容量が所定容量以上であれば前記第1方式を、前記記憶部の空き容量が所定容量未満であれば前記第2方式を、該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されている、
ことを特徴とする管理サーバ。 - ネットワークを介して複数の回覧対象利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバであって、
前記電子回覧方式として、少なくとも、
前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第2方式と、
前記回覧対象電子ファイルに前記回覧制御情報が添付されており、該回覧対象電子ファイルと該回覧制御情報とを受信した前記回覧対象利用者端末が前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルと前記回覧制御情報とを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第3方式とが含まれており、
処理部の負荷が所定レベル未満である場合には前記第2方式を、前記処理部の負荷が所定レベル以上である場合には前記第3方式を、該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されている、
ことを特徴とする管理サーバ。 - ネットワークを介して複数の回覧対象利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバであって、
前記電子回覧方式として、少なくとも、
前記管理サーバが前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの回覧宛先を含む回覧制御情報との両方を保存しながら前記管理サーバが前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第1方式と、
前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第2方式と、
前記回覧対象電子ファイルに前記回覧制御情報が添付されており、該回覧対象電子ファイルと該回覧制御情報とを受信した前記回覧対象利用者端末が前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルと前記回覧制御情報とを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第3方式とが含まれており、
前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれる個人情報要素の数もしくは予め設定された特定の用語の数をファイル情報のレベルとして抽出する抽出手段と、
前記ファイル情報が所定レベル以上であり且つ記憶部の空き容量が所定容量以上であれば前記第1方式を、前記ファイル情報が所定レベル以上であり且つ前記記憶部の空き容量が所定容量未満であれば前記第2方式を、前記ファイル情報が所定レベル未満であり処理部の負荷が所定レベル未満である場合には前記第2方式を、前記ファイル情報が所定レベル未満であり前記処理部の負荷が所定レベル以上である場合には前記第3方式を、該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されている、
ことを特徴とする管理サーバ。 - ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の回覧対象利用者端末と、該ネットワークを介して該複数の回覧対象利用者端末と相互に通信可能に接続されて回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとして、前記利用者端末のコンピュータと前記管理サーバのコンピュータとを機能させる電子回覧プログラムであって、
前記電子回覧方式として、少なくとも、
前記管理サーバが前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの回覧宛先を含む回覧制御情報との両方を保存しながら前記管理サーバが前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第1方式と
、
前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第2方式とが含まれており、
前記管理サーバにおいて、
記憶部の空き容量が所定容量以上であれば前記第1方式を、前記記憶部の空き容量が所定容量未満であれば前記第2方式を、該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段として、該管理サーバを構成するコンピュータを機能させ、
前記回覧対象利用者端末において、
前記管理サーバで選択あるいは選択変更された方式に従い、
前記第1方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信する制御を行うと共に、前記第2方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信した際に前記宛先情報を前記管理サーバに要求し、前記管理サーバから提供された前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行う制御手段として、該回覧対象利用者端末を構成するコンピュータを機能させる、
ことを特徴とする電子回覧プログラム。 - ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の回覧対象利用者端末と、該ネットワークを介して該複数の回覧対象利用者端末と相互に通信可能に接続されて回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとして、前記利用者端末のコンピュータと前記管理サーバのコンピュータとを機能させる電子回覧プログラムであって、
前記電子回覧方式として、少なくとも、
前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第2方式と、
前記回覧対象電子ファイルに前記回覧制御情報が添付されており、該回覧対象電子ファイルと該回覧制御情報とを受信した前記回覧対象利用者端末が前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルと前記回覧制御情報とを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第3方式とが含まれており、
前記管理サーバにおいて、
処理部の負荷が所定レベル未満である場合には前記第2方式を、前記処理部の負荷が所定レベル以上である場合には前記第3方式を、該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段として、該管理サーバを構成するコンピュータを機能させ、
前記回覧対象利用者端末において、
前記管理サーバで選択あるいは選択変更された方式に従い、前記第2方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信した際に前記宛先情報を前記管理サーバに要求し、前記管理サーバから提供された前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行い、前記第3方式の電子回覧時には前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行う制御手段として、該回覧対象利用者端末を構成するコンピュータを機能させる、
ことを特徴とする電子回覧プログラム。 - ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の回覧対象利用者端末と、該ネットワークを介して該複数の回覧対象利用者端末と相互に通信可能に接続されて回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとして、前記利用者端末のコンピュータと前記管理サーバのコンピュータとを機能させる電子回覧プログラムであって、
前記電子回覧方式として、少なくとも、
前記管理サーバが前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの回覧宛先を含む回覧制御情報との両方を保存しながら前記管理サーバが前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第1方式と、
前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第2方式と、
前記回覧対象電子ファイルに前記回覧制御情報が添付されており、該回覧対象電子ファイルと該回覧制御情報とを受信した前記回覧対象利用者端末が前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルと前記回覧制御情報とを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第3方式とが含まれており、
該回覧対象利用者端末もしくは該管理サーバにおいて、
前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれる個人情報要素の数もしくは予め設定された特定の用語の数をファイル情報のレベルとして抽出する抽出手段として該回覧対象利用者端末もしくは該管理サーバを構成するコンピュータを機能させ、
前記管理サーバにおいて、
前記ファイル情報が所定レベル以上であり且つ記憶部の空き容量が所定容量以上であれば前記第1方式を、前記ファイル情報が所定レベル以上であり且つ前記記憶部の空き容量が所定容量未満であれば前記第2方式を、前記ファイル情報が所定レベル未満であり処理部の負荷が所定レベル未満である場合には前記第2方式を、前記ファイル情報が所定レベル未満であり前記処理部の負荷が所定レベル以上である場合には前記第3方式を、該電子回覧の開始時に選択すると共に該電子回覧の実行中に選択変更する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段として、該管理サーバを構成するコンピュータを機能させ、
前記回覧対象利用者端末において、
前記管理サーバで選択あるいは選択変更された方式に従い、前記第1方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信する制御を行い、前記第2方式の電子回覧時には前記回覧対象電子ファイルを受信した際に前記宛先情報を前記管理サーバに要求し、前記管理サーバから提供された前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行い、前記第3方式の電子回覧時には前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信する制御を行う制御手段として、該回覧対象利用者端末を構成するコンピュータを機能させる、
ことを特徴とする電子回覧プログラム。
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JP2008274189A JP4236012B1 (ja) | 2008-10-24 | 2008-10-24 | 電子回覧システム,管理サーバおよび電子回覧プログラム |
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JP2010267139A (ja) * | 2009-05-15 | 2010-11-25 | Toshiba Corp | 情報管理システム、サーバ、および情報管理システムの情報管理方法 |
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