JP4214267B1 - 電子回覧システム，管理サーバおよび電子回覧プログラム - Google Patents

電子回覧システム，管理サーバおよび電子回覧プログラム Download PDF

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Abstract

【課題】複数の電子回覧方式の中から適した方式を選択する。
【解決手段】回覧対象電子ファイルが作成されると、その回覧対象電子ファイルからファイル情報（重要度など）が抽出されて管理サーバ２０に通知され、管理サーバ２０において、そのファイル情報と当該管理サーバ２０の動作状況（記憶部の空き容量および処理部の負荷）との少なくとも一方に応じた電子回覧方式が複数種類の電子回覧方式の中から選択され、選択された電子回覧方式に従った電子回覧が回覧対象利用者端末１０Ｂによって実行される。
【選択図】図１

Description

本発明は、ネットワークに接続された複数の端末装置にファイルを電子的に順次回覧する技術に関する。
一般に、ネットワークに接続された複数の端末装置に、ファイルを電子的に順次回覧するシステムとしては、例えば下記特許文献１〜６に開示された技術が挙げられる。
これらの特許文献のうち特許文献１〜４に開示された技術では、いずれも、基本的に、回覧・承認・稟議されるべきデータ（文書ファイル等）は、回覧・承認・稟議を管理する管理サーバにおいて保存・管理されており、この管理サーバを通じて複数の端末装置による回覧が実行されるようになっている。
また、下記特許文献５に開示された技術は、回覧管理用のサーバを介することなく文書ファイルの回覧を行なえるようにしたワークフローシステムに関し、暗号化された文書ファイルと回覧先情報を含む回覧情報ファイルとをクライアント端末相互間で送信して回覧を行なうようになっている。
さらに、下記特許文献６に開示された技術は、管理サーバにおいて回覧・承認すべきファイル本体を保存することなく管理サーバの管理下でファイルの回覧を行なえるようにした電子回覧システムに関し、回覧先利用者端末の間で回覧される回覧対象電子ファイルの本体と、この回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報とを分離し、管理サーバは、回覧制御情報を管理情報として保存し、回覧先利用者端末の要求に応じて管理情報を回覧先利用者端末に提供することにより、回覧対象電子ファイルが、回覧制御情報に従って自動的に回覧先利用者端末の間で回覧されるようになっている。
特開２００２−０７７２２１号公報 特開２００３−２９６２５６号公報 特開２００４−２２０６３０号公報 特開２００４−２２７２８６号公報 特開２００５−１８４２２２号公報 特開２００７−１２８３８７号公報
ところで、上記特許文献１〜４に開示された技術では、上述のごとく、回覧・承認・稟議されるべきデータ（文書ファイル等）が管理サーバにおいて保存・管理されることになるため、例えば、社内ＬＡＮ（Local Area Network）を通じて社内で文書ファイルを回覧する場合や、ＡＳＰ（Application Service Provider）によりインターネットを通じて電子回覧サービスを利用者に提供する場合などには、管理サーバにおいて極めて多量のデータを保存しなければならなくなるほか、管理サーバが電子回覧を常に管理し制御しなければならず管理サーバに対する処理負荷が大きくなる。ただ、このような短所もあるが、上述のごとく文書ファイルの本体を管理サーバで保存して管理するとともに文書ファイルの電子回覧を管理サーバ側で管理し制御するため、管理サーバが文書ファイルの本体や電子回覧状況を常に管理することができ、文書ファイルのセキュリティを確保し情報漏洩を確実に防止できるとともに、万一、情報漏洩が発生した場合には電子回覧状況から漏洩経路等の分析・解明を容易に行なえるといった長所もある。
また、上記特許文献５に開示された技術では、暗号化された文書ファイルと回覧先情報
を含む回覧情報ファイルとをクライアント端末相互間で送信して回覧を行なうことで、回覧管理用のサーバを介することなく文書ファイルの回覧が行なわれるため、サーバ側において電子回覧に際しての処理負荷の増大やデータ保存量の増大を招くことがないという利点が得られる一方で、暗号化されているとはいえ文書ファイルと回覧情報ファイルとが一体となってサーバ等の管理下から離れ自律的にクライアント端末相互間を転送されてしまうため、情報漏洩のおそれを免れられないほか、万一、情報漏洩が発生した場合、電子回覧状況を把握できておらず漏洩経路等の分析・解明を一切行なえないという課題がある。
さらに、上記特許文献６に開示された技術では、管理サーバが、回覧制御情報を管理情報として保存し、回覧先利用者端末の要求に応じて管理情報を回覧先利用者端末に提供することにより、回覧対象電子ファイルが、回覧制御情報に従って自動的に回覧先利用者端末の間で回覧されるため、管理サーバ側においてデータ保存量の増大を招くことがなくなるほか、万一、情報漏洩が発生した場合には管理サーバで管理される電子回覧状況から漏洩経路等の分析・解明を容易に行なえるという利点が得られる一方で、管理サーバが電子回覧を常に管理し制御しなければならないため、管理サーバに対する処理負荷を低減することができないほか、電子ファイル本体が管理サーバ側で管理されることなく利用者端末間で回覧されるため、電子ファイルのセキュリティを確保できず情報漏洩を防止できなくなるおそれがあるという課題がある。
上述のように、電子回覧方式としては、それぞれ一長一短のある各種方式が提案され用いられているが、上述した特許文献１〜６に開示された各電子回覧システム（ワークフローシステム）においては、一種類の電子回覧方式が単独で用いられているだけである。このため、上述のごとく異なる複数種類の電子回覧方式の中から、回覧対象電子ファイルの内容や管理サーバの動作状況（記憶部の空き容量や処理部の負荷）に応じた方式を、選択的に切り換えて採用できるようにして、電子回覧システムの運用に際し各種方式毎に異なる長所を有効に生かせるようにすることが望まれている。
すなわち、異なる複数種類の電子回覧方式の中から、回覧対象電子ファイルの内容や管理サーバの動作状況に応じた方式を選択して採用できるようにして、電子回覧システムの運用に際し各種方式毎に異なる長所を有効に生かせることが望まれている。
一方、上記特許文献１〜６に開示された各電子回覧システム（ワークフローシステム）では、回覧先の端末において回覧先の利用者によって電子回覧内容の承認・決済が行なわれているが、その回覧先の利用者が電子回覧内容を把握しているかどうかを管理サーバ側で確認することは、現状の電子回覧システムではできない。このため、電子回覧に際して管理サーバ側で回覧先の利用者が電子回覧内容を本当に把握しているか否かを判断できるようにして、電子回覧内容の、回覧先利用者に対する周知徹底を実現することも望まれている。
すなわち、電子回覧に際して管理サーバ側で回覧先の利用者が電子回覧内容を本当に把握しているか否かを判断できるようにして、電子回覧内容の、回覧先利用者に対する周知徹底を実現できることが望まれている。
本発明は、このような課題に鑑み創案されたもので、複数の電子回覧方式の中から適した方式を選択することを目的としている。
上記目的を達成するために、本発明では、以下に記載する電子回覧システム，管理サーバおよび電子回覧プログラムを用いる。
(1)本発明の電子回覧システムは、ネットワークを介して相互に通信可能に接続された
複数の利用者端末と、該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、該利用者端末もしくは該管理サーバが、前記回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出する抽出手段を備えて構成され、該管理サーバが、該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段と、該抽出手段によって抽出された前記ファイル情報、および、該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況の少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段と、該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されていることを特徴としている（請求項１、２）。
(2)上記項目(1)に記載の電子回覧システムにおいて、前記複数種類の電子回覧方式として、少なくとも、前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローとの両方を該管理サーバ側で保存しながら、該管理サーバが前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第１方式と、前記ワークフローを該管理サーバ側で保存し、該管理サーバが、各回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記ワークフローに含まれる次の回覧対象利用者端末に関する宛先情報を各回覧対象利用者端末に提供し、各回覧対象利用者端末が該管理サーバからの前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第２方式と、前記回覧対象電子ファイルに前記ワークフローを添付し、各回覧対象利用者端末が前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、該管理サーバから独立して前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第３方式とが含まれている（請求項１、２）。
(3)上記項目(1)，(2)に記載の電子回覧システムにおいて、該電子回覧方式選択手段は
、前記ファイル情報が所定レベル以上であり且つ前記動作状況として記憶部の空き容量が所定容量以上である場合、前記電子回覧方式として前記第１方式を選択する一方、前記ファイル情報が所定レベル以上であり且つ前記動作状況として記憶部の空き容量が所定容量未満である場合、前記電子回覧方式として前記第２方式を選択する（請求項１）。
(4)上記項目(1)，(2)または(3)に記載の電子回覧システムにおいて、該電子回覧方式選択手段は、前記ファイル情報が所定レベル未満であり且つ前記動作状況として処理部の負荷が所定レベル以上である場合、前記電子回覧方式として前記第２方式を選択する一方、前記ファイル情報が所定レベル未満であり且つ前記動作状況として処理部の負荷が所定レベル未満である場合、前記電子回覧方式として前記第３方式を選択する（請求項２）。
(5)上記項目(4)に記載の電子回覧システムにおいて、該抽出手段が、前記ファイル情報として、前記回覧対象電子ファイルの内容の重要度を抽出してもよい。
(6)上記項目(5)に記載の電子回覧システムにおいて、該抽出手段が、前記重要度として、前記回覧対象電子ファイルの内容における、特定の個人を識別可能な個人情報要素の数を抽出してもよい。
(7)上記項目(5)に記載の電子回覧システムにおいて、該抽出手段が、前記重要度として、前記回覧対象電子ファイルの内容における、予め設定された特定の用語の有無または数を抽出してもよい。
(8)上記項目(5)〜(7)のいずれか一つに記載の電子回覧システムにおいて、該動作状況検知手段が、該管理サーバの動作状況として、該管理サーバにおける記憶部の空き容量および該管理サーバにおける処理部の負荷を検知してもよい（請求項３；サーバ動作状況の一例）。
(9)上記項目(3)〜(8)のいずれか一つに記載の電子回覧システムにおいて、該管理サーバが、前記ファイル情報が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定する監視対象ファイル判定手段と、該監視対象ファイル判定手段によって当該回覧対象電子ファイルが前記監視対象ファイルであると判定された場合に、その旨を、管理者端末もしくは当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末に通知する通知手段とをさらに備えて構成されていてもよい（請求項４）。
(10)上記項目(3)〜(9)のいずれか一つに記載の電子回覧システムにおいて、該管理サーバが、前記ファイル情報が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定する監視対象ファイル判定手段と、該監視対象ファイル判定手段によって当該回覧対象電子ファイルが前記監視対象ファイルであると判定された場合に、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を禁止する回覧禁止手段をさらに備えて構成されていてもよい（請求項５）。
(11)本発明の管理サーバは、ネットワークを介して複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理するものであって、当該回覧対象電子ファイルの回覧要求を当該利用者端末から受信するファイル情報受信手段と、該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段と、該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段と、該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されていることを特徴としている（請求項６、７）。
なお、以上の管理サーバにおいて、前記複数種類の電子回覧方式として、少なくとも、前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローとの両方を該管理サーバ側で保存しながら、該管理サーバが前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第１方式と、前記ワークフローを該管理サーバ側で保存し、該管理サーバが、各回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記ワークフローに含まれる次の回覧対象利用者端末に関する宛先情報を各回覧対象利用者端末に提供し、各回覧対象利用者端末が該管理サーバからの前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第２方式と、前記回覧対象電子ファイルに前記ワークフローを添付し、各回覧対象利用者端末が前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、該管理サーバから独立して前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第３方式とが含まれている（請求項６、７）。
そして、以上の管理サーバにおいて、該電子回覧方式選択手段は、前記動作状況として記憶部の空き容量が所定容量以上である場合、前記電子回覧方式として前記第１方式を選択する一方、前記動作状況として記憶部の空き容量が所定容量未満である場合、前記電子回覧方式として前記第２方式を選択する（請求項６）。
また、以上の管理サーバにおいて、該電子回覧方式選択手段は、前記動作状況として処理部の負荷が所定レベル以上である場合、前記電子回覧方式として前記第２方式を選択する一方、前記動作状況として処理部の負荷が所定レベル未満である場合、前記電子回覧方式として前記第３方式を選択する（請求項７）。
(12)本発明の電子回覧プログラムは、ネットワークを介して複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとして、コンピュータを機能させるものであって、該管理サーバにおいて、該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段、該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況との少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段、および、該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段として、該管理サーバを構成するコンピュータを機能させることを特徴としている（請求項８、９）。
なお、以上の管理プログラムにおいて、前記複数種類の電子回覧方式として、少なくとも、前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローとの両方を該管理サーバ側で保存しながら、該管理サーバが前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第１方式と、前記ワークフローを該管理サーバ側で保存し、該管理サーバが、各回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記ワークフローに含まれる次の回覧対象利用者端末に関する宛先情報を各回覧対象利用者端末に提供し、各回覧対象利用者端末が該管理サーバからの前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第２方式と、前記回覧対象電子ファイルに前記ワークフローを添付し、各回覧対象利用者端末が前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、該管理サーバから独立して前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第３方式とが含まれている（請求項８、９）。
そして、以上のプログラムにおいて、該電子回覧方式選択手段は、前記動作状況として記憶部の空き容量が所定容量以上である場合、前記電子回覧方式として前記第１方式を選択する一方、前記動作状況として記憶部の空き容量が所定容量未満である場合、前記電子回覧方式として前記第２方式を選択する（請求項８）。
また、以上の管理サーバにおいて、該電子回覧方式選択手段は、前記動作状況として処理部の負荷が所定レベル以上である場合、前記電子回覧方式として前記第２方式を選択する一方、前記動作状況として処理部の負荷が所定レベル未満である場合、前記電子回覧方式として前記第３方式を選択する（請求項９）。
(13)本発明の電子回覧システムは、ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接
続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、該管理サーバが、前記回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末からの当該回覧対象電子ファイルの回覧要求に応じ、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローに従って、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段と、該電子回覧制御手段によって電子回覧された当該回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末の利用者が参照したことを確認しうる、当該利用者に対する問題文を各回覧対象利用者端末に送信する問題文送信手段と、各回覧対象利用者端末からの前記問題文に対する回答を受信する回答受信手段と、該回答受信手段によって受信された前記回答が正しいか否かを判定する回答判定手段とを備えて構成され、各回覧対象利用者端末が、該管理サーバの該問題文送信手段によって送信された前記問題文を受信する問題文受信手段と、該問題文受信手段によって受信された前記問題文に対する回答入力を、各回覧対象利用者端末の利用者が行なう回答入力手段と、該回答入力手段によって入力された、前記問題文に対する回答を、該管理サーバに返信する回答返信手段とを備えて構成されていることを特徴としている。
(14)上記項目(2)〜(10)のいずれか一つに記載の電子回覧システムにおいて、該管理サ
ーバが、該電子回覧制御手段によって電子回覧された当該回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末の利用者が参照したことを確認しうる、当該利用者に対する問題文を各回覧対象利用者端末に送信する問題文送信手段と、各回覧対象利用者端末からの前記問題文に対する回答を受信する回答受信手段と、該回答受信手段によって受信された前記回答が正しいか否かを判定する回答判定手段とを備えて構成され、各回覧対象利用者端末が、該管理サーバの該問題文送信手段によって送信された前記問題文を受信する問題文受信手段と、該問題文受信手段によって受信された前記問題文に対する回答入力を、各回覧対象利用者端末の利用者が行なう回答入力手段と、該回答入力手段によって入力された、前記問題文に対する回答を、該管理サーバに返信する回答返信手段とを備えて構成されていてもよい。
上述した本発明の電子回覧システム，管理サーバおよび電子回覧プログラムによれば、利用者端末において、回覧対象電子ファイルが作成されると、その回覧対象電子ファイルからファイル情報〔例えば重要度（個人情報要素数／特定の用語の有無や数など）〕が抽出されて管理サーバに通知され、管理サーバにおいて、そのファイル情報と当該管理サーバの動作状況（記憶部の空き容量および処理部の負荷）との少なくとも一方に応じた電子回覧方式が複数種類の電子回覧方式の中から選択され、選択された電子回覧方式に従った電子回覧が回覧対象利用者端末によって実行されることになる。
これにより、異なる複数種類の電子回覧方式の中から、回覧対象電子ファイルの内容や管理サーバの動作状況に応じた方式が選択されて採用されるので、電子回覧システムの運用に際し各種方式毎に異なる長所を有効に生かすることができる。
すなわち、異なる複数種類の電子回覧方式の中から、回覧対象電子ファイルの内容やシステムの状況に応じた方式が選択されて採用されるため、適した方式が採用されることになる。
このような電子回覧システムにおいて、複数種類の電子回覧方式として、回覧対象電子ファイルとワークフロー（回覧制御情報）との両方を管理サーバ側で保存しながら管理サーバ主導で回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第１方式と、ワークフローを管理サーバ側で保存し管理サーバが各回覧対象利用者端末からの要求に応じて宛先情報を提供しながら各回覧対象利用者端末間で回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第２方式と、
回覧対象電子ファイルにワークフローを添付し各回覧対象利用者端がワークフローに従って回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第３方式とを採用し、
(A1)重要度が所定レベル以上で且つ記憶部の空き容量が所定容量以上の場合（つまり回覧対象電子ファイルの重要度が高く且つ記憶部の空き容量が十分ある場合）、第１方式を選択する一方、重要度が所定レベル以上で且つ記憶部の空き容量が所定容量未満の場合（つまり回覧対象電子ファイルの重要度が高く且つ記憶部の空き容量が少ない場合）、第２方式を選択し、
(A2)重要度が所定レベル未満で且つ処理部の負荷が所定レベル未満である場合（つまり回覧対象電子ファイルの重要度が低く且つ処理部の負荷が軽い場合）、第２方式を選択する一方、重要度が所定レベル未満で且つ処理部の負荷が所定レベル以上である場合（つまり回覧対象電子ファイルの重要度が低く且つ処理部の負荷が高い場合）、第３方式を選択する。
これにより、重要度の高い電子ファイルについては、管理サーバにおける記憶部の空き容量が十分あれば第１方式で電子回覧が行なわれるので、管理サーバが文書ファイルの本体や電子回覧状況を常に管理することができ、重要度の高い電子ファイルのセキュリティを確保し情報漏洩を確実に防止できるとともに、万一、情報漏洩が発生した場合には電子回覧状況から漏洩経路等の分析・解明を容易に行なうことができる。一方、管理サーバにおける記憶部の空き容量が少なければ第２方式で電子回覧が行なわれるので、管理サーバ側においてワークフロー（回覧制御情報）のみを保存するだけで電子ファイル本体を保存する必要がなくなるためデータ保存量の増大を招くことなく、重要度の高い電子ファイルを回覧する場合にその電子ファイルに含まれる情報が漏洩するのを確実に防止することができるほか、万一、情報漏洩が発生した場合には管理サーバで管理される電子回覧状況から漏洩経路等の分析・解明を容易に行なうことができる。
また、重要度の低い電子ファイルについては、管理サーバにおける処理部の負荷が軽ければ第２方式で電子回覧が行なわれるので、管理サーバ側においてワークフロー（回覧制御情報）のみを保存するだけで電子ファイル本体を保存する必要がなくなるためデータ保存量の増大を招くことなく、且つ、管理サーバの処理能力を逼迫させることなく、電子回覧状況を管理サーバ側で管理しながら電子回覧を行なうことができる。一方、管理サーバにおける処理部の負荷が重ければ第３方式で電子回覧が行なわれるので、管理サーバを介することなく電子ファイルの回覧が行なわれ、管理サーバ側において電子回覧に際しての処理負荷の増大やデータ保存量の増大を招くことが一切ない。
このように、重要度の高い電子ファイルについては、セキュリティを確保しながら管理サーバの空き記憶容量に応じた電子回覧方式（第１方式／第２方式）が選択されることになる一方、重要度の低い電子ファイルについては、セキュリティを重要視することなく管理サーバの処理部負荷に応じた電子回覧方式（第２方式／第３方式）が選択されることになるので、電子回覧システムの運用に際し各種方式毎に異なる長所を有効に生かすることができるのである。
また、重要度が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルとして判定・認識し、このような監視対象ファイルを認識した場合に、その旨を、当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末に通知したり、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を禁止したりすることで、例えば個人情報ファイルや機密情報ファイルなどの重要度の高い電子ファイルの存在を管理者や利用者に意識させたり、重要度の高い電子ファイルに含まれる重要情報（個人情報や機密情報）の、電子回覧に伴う不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止したりすることができる。
一方、本発明の電子回覧システムによれば、各回覧対象利用者端末に対し、回覧対象電
子ファイルの内容についての問題文が管理サーバから各回覧対象利用者端末へ送信し、各回覧対象利用者端末からの問題文に対する回答を正解情報と照合・比較することによりその回答が正しいか否かを判定することで、電子回覧に際して管理サーバ側で回覧先の利用者が電子回覧内容を本当に把握しているか否かを判断することができ、電子回覧内容を回覧先利用者に周知徹底させることができる。
このような電子回覧システムにおいて、ワークフローに含まれる回覧対象利用者端末のうち、回覧対象電子ファイルの内容に係るファイル情報〔例えば、当該ファイルの内容の重要度（個人情報要素数／特定の用語の有無や数など）や当該ファイルの内容に含まれるキーワード（出現頻度の高い用語や、タイトル，見出し等に含まれる用語）〕に対応付けられた関係者の端末に対してのみ問題文を送信することで、回覧対象電子ファイルの内容に係る関係者にその内容を周知徹底させることができるほか、ワークフローに従って電子回覧を行なう場合に、その関係者が問題文に対する回答を行なわないことによって、関係者以外の利用者に対する回覧対象電子ファイルの電子回覧の停滞が発生するのを確実に防止することができる。
以下、図面を参照して本発明の実施の形態を説明する。
〔１〕本実施形態の電子回覧システムの構成：
図１は本発明の一実施形態としての電子回覧システムの構成を示すブロック図で、この図１に示すように、本実施形態の電子回覧システム１は、複数の利用者端末１０（１０Ａ，１０Ｂ）と管理サーバ２０とを備えて構成され、これらの利用者端末１０（１０Ａ，１０Ｂ）および管理サーバ２０がネットワーク〔例えば、インターネット，社内ＬＡＮ（Local Area Network）など〕３０を介して相互に通信可能に接続されている。
なお、本実施形態では、回覧対象電子ファイルの回覧を行なう利用者端末１０（１０Ａ，１０Ｂ）の相互間の通信はSkype（スカイプ）等のピア・ツー・ピア（Peer-to-Peer）
で行なわれるように構成されているものとする。
また、本実施形態では、例えば、社内ＬＡＮとしてのネットワーク３０を通じて社内で文書ファイル（回覧対象電子ファイル）を回覧する場合、もしくは、ＡＳＰ（Application Service Provider）によりインターネットとしてのネットワーク３０を通じて電子回覧サービスを利用者に提供する場合について説明する。
ここで、利用者端末１０は、各利用者によって使用されるパーソナルコンピュータ（ＰＣ）等の端末装置によって構成され、利用者端末１０には、回覧対象電子ファイルを作成する、少なくとも一つの利用者端末（以下、作成者端末という場合もある）１０Ａと、この利用者端末１０Ａにおいて作成された回覧対象電子ファイルを回覧すべき、少なくとも一つの回覧対象利用者端末（以下、回覧先利用者端末という場合もある）１０Ｂとが含まれており、作成者端末１０Ａは、図２および図３を参照しながら後述するような機能構成を有し、回覧先利用者端末１０Ｂは、図４を参照しながら後述するような機能構成を有している。なお、本実施形態では、作成者端末１０Ａとしての機能と回覧先利用者端末１０Ｂとしての機能とが別々の利用者端末１０に備えられているものとして説明しているが、作成者端末１０Ａとしての機能と回覧先利用者端末１０Ｂとしての機能とは一つの利用者端末１０に備えられていてもよい。
管理サーバ２０は、作成者端末１０Ａで作成された回覧対象電子ファイルを管理情報に従って管理するとともに、各回覧先利用者端末１０での回覧対象電子ファイルに対するアクセスを管理するほか、作成者端末１０Ａで作成された回覧対象電子ファイルが管理対象ファイル（本実施形態では個人情報ファイル）であると判定された場合にその回覧対象電
子ファイルを管理するもので、図５および図６を参照しながら後述するような機能構成を有している。
また、本実施形態の電子回覧システム１では、管理サーバ２０が、後述するごとく、下記３種類の電子回覧方式[Ｉ]〜[III]のうちの一つを選択し、選択された電子回覧方式に
従った、回覧対象電子ファイルの電子回覧を、回覧対象利用者端末１０Ｂに実行させるものである。
[Ｉ]作成者端末１０Ａの作成手段１０１（後述；図２参照）によって作成された回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローとの両方を管理サーバ２０側で保存しながら、管理サーバ２０がワークフローに従って回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末１０Ｂへ送信することにより、回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第１方式。
[II]ワークフローを管理サーバ２０側で保存し、管理サーバ２０が、各回覧対象利用者端末１０Ｂからの要求に応じて、ワークフローに含まれる次の回覧対象利用者端末１０Ｂに関する宛先情報を各回覧対象利用者端末１０Ｂに提供し、各回覧対象利用者端末１０Ｂが管理サーバ２０からの宛先情報に従って回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末１０Ｂへ送信することにより、回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第２方式。
[III]回覧対象電子ファイルにワークフローを添付し、各回覧対象利用者端末１０Ｂが
ワークフローに従って回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末１０Ｂへ送信することにより、管理サーバ２０から独立して回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第３方式。
これらの電子回覧方式のうち、回覧対象電子ファイルおよびワークフローの両方を管理サーバ２０側で保存・管理しながら電子回覧を行なう第１方式が回覧対象電子ファイルについて最も安全性が高いものと考えられ、この第１方式の次に安全性の高い電子回覧方式が、ワークフローのみを管理サーバ２０側で保存・管理しながら電子回覧を行なう第２方式であると考えられ、管理サーバ２０から独立して回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第３方式が、これら３種類の電子回覧方式の中では最も安全性が低いものと考えられる。
〔１−１〕本実施形態の作成者端末の機能構成：
図２は本実施形態の作成者端末１０Ａの機能構成を示すブロック図で、この図２に示すように、本実施形態の作成者端末１０Ａは、各種処理を実行する処理部〔ＣＰＵ（Central Processin Unit）〕１０ａと、回覧対象電子ファイルや本発明を実現するためのアプリケーションプログラム（電子回覧プログラム）などの各種データを保持しうる記憶部１０ｂとを備えて構成されており、その処理部１０ａが、記憶部１０ｂに保持された上記アプリケーションプログラム（電子回覧プログラム）を実行することによって、回覧対象電子ファイル作成手段１０１（作成手段），管理情報設定手段（ワークフロー設定手段）１０２，暗号化手段１０３，送信手段１０４，調査手段１０５，問題文作成手段（作成手段）１０６および抽出手段１１０としての機能が実現されるようになっている。
なお、記憶部１０ｂは、利用者端末１０に内蔵されるハードディスクや、利用者端末１０に接続・外付けされる記憶装置、例えばフレキシブルディスク，ＣＤ（ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷなど），ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＤＶＤ＋Ｒ，ＤＶＤ＋ＲＷなど），磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスクのほかＩＣカード，ＲＯＭカートリッジ，磁気テープなどの記録媒体を用いる記憶装置である。
回覧対象電子ファイル作成手段（作成手段）１０１は、作成者の指示（キーボードやマウスからの操作入力）に応じて回覧対象電子ファイルを作成するもので、一般的な文書作成ソフトウエア等を実行することによって実現される機能である。
管理情報設定手段（ワークフロー設定手段）１０２は、回覧対象電子ファイル作成手段１０１によって作成された回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報（ワークフロー）を管理情報として設定するとともに、回覧対象電子ファイル作成手段１０１によって作成された回覧対象電子ファイルに対する、回覧先利用者端末１０Ｂでのアクセス権を、管理情報として設定するものである。これにより、本実施形態では、後述する回覧先利用者端末１０Ｂにおいて、回覧対象電子ファイルに対しては、管理情報としてアクセス権に応じたアクセスのみが許可されるようになっている。
このとき、利用者（作成者；電子回覧サービスを受けようとする者）は、例えば、管理サーバ２０から回覧対象電子ファイル作成用のフォーマットをダウンロードし、そのフォーマットを用い回覧対象電子ファイル作成手段１０１によって回覧対象電子ファイルを作成してもよい。また、管理サーバ２０において、どの利用者端末１０に対して行なうかを示す回覧制御情報（ワークフロー）と回覧対象電子ファイルに対する回覧先利用者端末１０Ｂでのアクセス権の内容とについて複数種類の定義を予め設定しておき、利用者（作成者；電子回覧サービスを受けようとする者）は、管理情報設定手段１０２を通じ、複数種類の定義の中から一つを選択することによって、回覧制御情報（ワークフロー）およびアクセス権を設定してもよい。
暗号化手段１０３は、後述するごとく管理サーバ２０からの指示を受けて第２方式または第３方式に従って電子回覧される回覧対象電子ファイルを、完成文書ファイル〔ここでは、改竄操作の困難なＰＤＦ（Portable Document Format）ファイル〕に変換してから、このＰＤＦファイルを、後述する管理サーバ２０によって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成するものである。
なお、ＰＤＦファイルへの変換は例えばＰＤＦドライバによって行なわれ、このＰＤＦドライバを起動することにより、電子ファイルがＰＤＦ化され、ＰＤＦファイルファイルが生成されるようになっている。また、暗号鍵は、予め作成者端末１０Ａに保存しておいてもよいし、暗号化時に暗号化手段１０３が管理サーバ２０から受け取るようにしてもよい。さらに、ＰＤＦファイルのコンテナ機能を用いてＰＤＦファイルに当該回覧対象電子ファイルのオリジナルファイルを格納してから、暗号化を行なってもよい。
送信手段１０４は、ＰＣ等の端末装置に一般的に備えられる送信機能（送信インターフェイス）を処理部１０ａによって制御することで実現されるもので、本実施形態では、少なくとも、ファイル情報送信手段１０４ａ，回覧対象電子ファイル送信手段１０４ｂ，管理情報送信手段（ワークフロー送信手段）１０４ｃ，第１自動送信手段１０４ｄおよび第２自動送信手段１０４ｅとしての機能を果たすものである。
ファイル情報送信手段１０４ａは、電子回覧を実行するのに先立って、後述する抽出手段１１０によって抽出されたファイル情報（後述する重要度に関する情報）を、回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに管理サーバ２０へ送信するものである。
回覧対象電子ファイル送信手段１０４ｂは、管理サーバ２０からの指示を受けて第１方式に従った電子回覧を実行する際に、回覧対象電子ファイル作成手段１０１によって作成された回覧対象電子ファイルを管理サーバ２０へ送信するものである。
管理情報送信手段（ワークフロー送信手段）１０４ｃは、管理サーバ２０からの指示を受けて第１方式または第２方式に従った電子回覧を実行する際に、管理情報設定手段１０２によって設定された、ワークフローやアクセス権などを含む管理情報を管理サーバ２０へ送信するものである。
第１自動送信手段１０４ｄは、管理サーバ２０からの指示を受けて第２方式に従った電子回覧を実行する際に、回覧対象電子ファイル作成手段１０１によって作成され暗号化手段１０３によって暗号化された回覧対象電子ファイルである暗号化ファイルを、管理情報設定手段１０２によって設定されたワークフローに従って、最初の回覧対象利用者端末１０Ｂへ自動的に送信するものである。
第２自動送信手段１０４ｅは、管理サーバ２０からの指示を受けて第３方式に従った電子回覧を実行する際に、回覧対象電子ファイル作成手段１０１によって作成され暗号化手段１０３によって暗号化された回覧対象電子ファイルである暗号化ファイルに、ワークフローやアクセス権などを含む管理情報を添付した状態で、この暗号化ファイルを、ワークフローに従って、最初の回覧対象利用者端末１０Ｂへ自動的に送信するものである。
そして、本実施形態では、第１自動送信手段１０４ｄおよび第２自動送信手段１０４ｅが送信処理を行なう際には、調査手段１０５が以下のように機能し、その調査結果に従って第１自動送信手段１０４ｄおよび第２自動送信手段１０４ｅが以下のような送信処理を行なようになっている。
調査手段１０５は、自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅによって回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信されるべき最初の回覧先利用者端末１０ＢをＩＰアドレスから見て、その回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしているか否かを調査するものである。そして、調査手段１０５による調査の結果、その回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしている場合、第１自動送信手段１０４ｄは、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をその回覧先利用者端末１０Ｂに送信する一方、第２自動送信手段１０４ｅは、管理情報（ワークフロー）付きの回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をその回覧先利用者端末１０Ｂに送信するようになっている。
一方、調査手段１０５による調査の結果、最初の回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしていない場合（つまりログオフの場合）、自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅは、最初の回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の予定表を参照し、その利用者の在席予定時間（在席予定時刻）に基づいてその回覧先利用者端末１０Ｂへの回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の送信を待機するか否かを判断し、待機しない場合には、管理情報（後述する回覧状況／承認情報）を参照し、その管理情報に基づいて、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂを一つ選択し、選択された回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信するようになっている。また、待機する場合には、自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅは、送信時刻を設定しその送信時刻になった時点で、最初の回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信するようになっている。
また、上述のごとく送信待機しない場合、自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅは、管理情報として予め設定されている、最初の回覧先利用者端末１０Ｂについての代理設定を参照し、代理の利用者端末１０Ｂが設定されていれば、その代理の利用者端末１０Ｂを他の回覧先利用者端末１０Ｂとして選択し、その代理の利用者端末１０Ｂを経由して回覧を行なうようにしてもよい。
なお、待機するか否かの判定は、例えば、利用者の在席予定時間と現在時刻との差が所
定時間（例えば３０分）以内であるか否かによって行なう。つまり、自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅは、所定時間以内であれば待機し、所定時間を超える場合には待機せず、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信する。また、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信を行なう際や待機後に最初の回覧先利用者端末１０Ｂに送信を行なう際にも、調査手段１０５の調査を行ない、上述と同様の送信処理を行なってもよい。ただし、予定表を参照して待機を繰り返すことになると、回覧に時間を要してしまうことになるので、２回連続して待機することになる場合には、２回目の待機は行なわず、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信する。さらに、代理の利用者端末１０Ｂがログオフしている場合には、待機せず、直ちに他の回覧先利用者端末１０Ｂに送信してもよい。
問題文作成手段（作成手段）１０６は、管理サーバ２０からの指示を受けて第１方式に従った電子回覧を実行する際に、回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末１０Ｂの利用者が参照したことを確認するための、回覧先の利用者に対する問題文（電子回覧内容に関する問題文）を作成するものである。この問題文作成手段１０６による問題作成は、作成者が望む場合に起動されるもので、作成者自らが指示入力を行なって問題を作成するものであってもよいし、管理サーバ２０の問題文作成手段２４０について後述するごとく、回覧対象電子ファイルの内容に基づいて問題文を自動的に作成するものであってもよい。いずれの場合も、問題文作成手段１０６によって作成された問題文は、送信手段１０４によって管理サーバ２０に送信される。
抽出手段１１０は、回覧対象電子ファイル作成手段１０１によって回覧対象電子ファイルが作成されると、この回覧対象電子ファイルについての回覧要求を管理サーバ２０に対して行なう前に、その回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出するものである。このファイル情報としては、回覧対象電子ファイルの内容の重要度、より具体的には、回覧対象電子ファイルの内容における、特定の個人を識別可能な個人情報要素の数、あるいは、回覧対象電子ファイルの内容における、予め設定された特定の用語（キーワード；例えば企業等における極秘プロジェクト名など）の有無または数が抽出される。以下、本実施形態において、抽出手段１１０は、上記個人情報要素の数を重要度（ファイル情報）として抽出するものとして説明する。
本実施形態において、個人情報は、単体もしくは組合せによって特定の個人を識別することのできる情報（各種個人情報要素）、例えば氏名，生年月日，連絡先（住所，居所，電話番号，メールアドレス）などを含むものである。なお、個人情報としては、これら以外に、役職名，住民基本台帳番号，口座番号，クレジットカード番号，免許証番号，パスポート番号なども挙げられる。
抽出手段１１０は、処理部１０ａが記憶部１０ｂに保持された個人情報探索プログラム（上記電子回覧プログラムに含まれるアプリケーションプログラム）を実行することにより、回覧対象電子ファイルをテキストファイルにするテキスト抽出エンジンとして機能するとともに、検疫テーブル１１７（図３参照）を用いてその回覧対象電子ファイルの内容における個人情報要素数を重要度（ファイル情報）として抽出する抽出エンジンとして機能するものである。
〔１−２〕本実施形態の抽出手段の詳細な機能構成：
図３は本実施形態の作成者端末１０Ａにおける抽出手段１１０の詳細な機能構成を示すブロック図で、この図３に示すように、本実施形態の抽出手段１１０は、検疫テーブル１１７を有するとともに、テキストデータ抽出手段１１１，切出手段１１２，判定手段１１３，文字判定手段１１４，照合手段１１５および計数手段１１６としての機能を有しており、これらの機能も、処理部１０ａが記憶部１０ｂに保持された個人情報探索プログラム
（アプリケーションプログラム）を実行することによって実現される。なお、検疫テーブル１１７は、管理サーバ２０から予め提供されるか、上記個人情報探索プログラムに含まれるもので、個人情報ファイルを判定するための基準となる各種情報を保持している。
テキストデータ抽出手段１１１は、回覧対象電子ファイル作成手段１０１によって作成された回覧対象電子ファイルのテキストデータ〔例えばＣＳＶ（Comma Separated Value
）形式のデータ〕を抽出し、ファイルバッファ（図示略）に格納するもので、前記テキスト抽出エンジンとして機能するものである。なお、上記ファイルバッファには、２バイトコード文字（全角文字）がファイルバッファの終端で欠けないように取り込まれる。また、切出手段１１２によってファイルバッファから後述するデータ整形用バッファ（図示略）へデータが切り出されて取り込まれると、その分だけデータが上記ファイルバッファに取り込まれるようになっている。
切出手段１１２は、テキストデータ抽出手段１１１によって抽出されたテキストデータから、所定の区切り位置で区切られた文字区間を切り出して、判定対象／照合対象として後述するバッファ（図示略）に順次書き出すものである。
ここで、上記所定の区切り位置としては、予め設定された区切り文字の出現位置、もしくは、１バイトコード文字と２バイトコード文字との境界位置（半角文字／ＡＳＣＩＩ文字のあとに全角文字が続く部分もしくは全角文字のあとに半角文字／ＡＳＣＩＩ文字が続く部分）、もしくは、全角算用数字「０」〜「９」と全角算用数字およびハイフンを除く文字との境界位置が含まれている。また、区切り文字は、データの区切りであるデリミタ（delimiter）、具体的には、半角スペース，半角カンマ（半角カンマ＋半角スペースも
半角カンマと見なす），タブ文字（半角），ＣＲ（Carrige Return），ＬＦ（Line Feed
）のほか、「：（コロン）」，「；（セミコロン）」，「＞」，「｝」，「］」とする。
切出手段１１２は、ファイルバッファからテキストデータをデータ整形用バッファへ１文字ずつ切り出して取り込み、上述した区切り位置が出現すると、その区切り位置で取り込みを終了する。このときも２バイトコード文字（全角文字）がデータ整形用バッファの終端で欠けないようにデータ取込みを行なう。これにより、本実施形態では、例えば「佐藤太郎09012341234東京都港区」や「佐藤太郎sato@xxxx.com東京都港区」のごとく全角文字で記載された住所や氏名などと半角文字で記載された電話番号や電子メールアドレスなどの文字列とがテキストデータにおいて区切り文字によって区切られることなく混在する場合や、例えば「佐藤太郎０９０１２３４１２３４東京都港区」のごとく全角文字で記載された住所や氏名などと全角文字で記載された電話番号などの数字列とがテキストデータにおいて区切り文字によって区切られることなく混在する場合であっても、住所，氏名，電話番号，電子メールアドレスなどの個人情報要素毎に文字区間「佐藤太郎」，「09012341234」，「東京都港区」，「sato@xxxx.com」，「０９０１２３４１２３４」を切り出すことが可能になる。
このようにデータ整形用バッファに取り込まれたデータ（判定対象の文字区間）は、データ整形用バッファからデータ解析用バッファ（図示略）へ取り込まれるが、その際、その文字区間からは、英数文字，カタカナ，ひらがな，漢字以外の記号等が取り除かれる。このとき除去されるもの（不要文字）としては、例えば、半角スペース，全角スペースのほか、半角ハイフン，全角ハイフン，アンダバー，括弧記号，！，＃，＄，％，＝，＋，＊，疑問符，￥，／，｜などの記号文字が定義される。本実施形態では、切出手段１１２が、上述のような不要文字を除去する機能を有しているものとする。
判定手段１１３は、上記データ解析用バッファに取り込まれた文字列、つまり、切出手段１１２によって切り出され不要文字を除去された文字区間における文字列（以下、単に
文字列という）が、氏名以外の個人情報要素（具体的に本実施形態では電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれか一つ）に該当するか否かを判定すべく、電話番号判定手段１１３ａ，電子メールアドレス判定手段１１３ｂおよび住所判定手段１１３ｃとしての機能を備えている。なお、本実施形態の判定手段１１３では、判定処理の負荷の軽いものから順に、つまり電話番号，電子メールアドレス，住所の順で、上記文字列の判定処理を行なっている。また、判定手段１１３は、上記データ解析用バッファに取り込まれたデータのサイズをチェックし、そのサイズが３バイト以下の場合、そのデータを個人情報と判断せず、判定処理を行なわないようにしてもよい。
電話番号判定手段１１３ａは、上記文字列が電話番号に該当するか否かを判定するもので、上記文字列が検疫テーブル１１７に設定されている電話番号判定条件を満たす場合、上記文字列が電話番号に該当するものと判定し、その旨を計数手段１１６に通知し、上記文字列に対する判定手段１１３による判定処理を終了させるものである。本実施形態において、電話番号判定条件は、上記文字列が９〜１１桁の半角数字もしくは全角数字の連続であり、且つ、１文字目（先頭文字）が「０」で２文字目が「０」以外であることとする。
電子メールアドレス判定手段１１３ｂは、電話番号判定手段１１３ａによって上記文字列が電話番号に該当しないと判定された場合に、上記文字列が電話メールアドレスに該当するか否かを判定するもので、上記文字列が検疫テーブル１１７に設定されている電子メールアドレス判定条件を満たす場合、上記文字列が電子メールアドレスに該当するものと判定し、その旨を計数手段１１６に通知し、上記文字列に対する判定手段１１３による判定処理を終了させるものである。
本実施形態において、電子メールアドレス判定条件は、上記文字列中に「一文字以上のＡＳＣＩＩ」＋「@（アットマーク）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ」＋「．（ドット）
」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の最後の文字が半角の英字であることとする。この場合、最短の電子メールアドレスは例えば「a@a.a」となり、また、例えば「123@45.67」のごとく英字以外の文字（例えば数字）で終わるような文字列は電子メールアドレスでないと判定されることになる。なお、上記電子メールアドレス判定条件によれば、５バイトに満たないデータは電子メールアドレスの判定対象にならず、判定処理を行なわない。
住所判定手段１１３ｃは、電子メールアドレス判定手段１１３ｂによって上記文字列が電子メールアドレスに該当しないと判定された場合に、上記文字列が住所（居所）に該当するか否かを判定するもので、上記文字列が検疫テーブル１１７に設定されている住所判定条件を満たす場合、上記文字列が住所に該当するものと判定し、その旨を計数手段１１６に通知するものである。
本実施形態において、住所判定条件は、上記文字列中に「１文字以上１３文字以下の全角文字」＋「市」または「区」または「郡」＋「一文字以上の全角文字または半角文字」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の先頭文字が日本全国における４７都道府県名もしくは市区郡名の頭文字と一致することとする。これにより、例えば「受入区分名」といった「区」を途中に含む文字列であるが住所とは全く関係の無い文字列を誤って住所として判定することがなくなる。このとき、処理部１０ａの演算処理能力が十分に高い場合には、上記文字列に加え、郵便番号に対応する７桁の数字が含まれていることを住所判定条件に加えてもよい。なお、上記住所判定条件によれば、５バイトに満たないデータは電子メールアドレスの判定対象にならず、判定処理を行なわない。
文字判定手段１１４は、判定手段１１３によって上記文字列が電話番号，電子メールア
ドレス，住所のうちのいずれにも該当しないと判定された場合に、その文字列が、検疫テーブル１１７に設定されている文字判定条件を満たすか否か、具体的には、上記文字列における文字の数が所定範囲内であり且つその文字列における文字が全て漢字であるか否か、さらに、上記文字列の先頭文字が、日本人に多い苗字上位所定数に属する苗字の頭文字と一致するか否かを判定するものである。
本実施形態において、文字判定条件は、上述したように、上記文字列における文字の数が所定範囲内であり且つその文字列における文字が全て漢字であることであるが、ここで、上記所定範囲は、氏名の文字数として一般的（適切）な数の範囲、例えば２以上６以下に設定される。より具体的には、文字判定手段１１４による判定条件は、上記文字列が、４バイト〜１２バイトの２バイトコード文字であり、且つ、0x889F〜0xEEECの範囲内のデータ（Shift-JISの漢字領域）であり、且つ、第２バイトは0x40〜0x7Eまたは0x80〜0xFC
（Shift-JISの仕様）であり、先頭文字が、日本人に多い苗字上位３０００個に属する苗
字の頭文字と一致することである。上位３０００個の苗字を対象とすることで、日本人の８割以上を網羅することができる。
照合手段１１５は、判定手段１１３によって電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれにも該当しないと判定された文字区間であって、さらに文字判定手段１１４によって上記所定範囲内であり且つ全ての文字が漢字であると判定された文字区間について、当該文字区間に含まれる文字／文字列と氏名において出現し得ない文字／文字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列とを照合することにより、当該文字区間が不適切文字／不適切文字列を含むか否かを判定し、その照合判定結果を計数手段１１６に通知するものである。
ここで、不適切文字／不適切文字列は、検疫テーブル１１７に予め設定されており、例えば、東京，大阪，名古屋，横浜，九州，北海道，京都，首都，個人，学園，店，株，県，大学，学院，東証，研究，管理，総務，経理，営業，統括，製薬，販売，学校，教育，専門，建築，機械，法人，工場，製，技術，商，図書，不明，次長，公開，出版，広告，放送，対象，卸売，小売，企画，人事，情報，部門，社長，取締，部長，課長，係長，役員，本社，支社，事業，業務，教務，精密，石油，運輸，経営，戦略，資材，技師，電気，生産，税務，広報，運送，主任，電算，財務，事務，開発，政策，制作，経済，産業，金融，銀行，調査，英語，品質，保証，設備，担当，主席，主事，監査，支援，設計，保険，金庫，事業，代表，交通，第一，第二，第三，第四，第五，第六，第七，第八，第九，特販，施設，氏名，郵便，名前，名称，市役，所属，特色，幼稚，基督，協会，教会，組合，教団，商工，全国，支部，連絡，議会，生活，消費，推進，市役所，区役所，総合，修正，機能，概要，構成，企業，組織，関連，削除，文書，期限，有効，整備といった、一般的な氏名において出現し得ない文字／文字列、つまり、氏名としては不適切な文字／文字列である。
計数手段１１６は、判定手段１１３における電話番号判定手段１１３ａ，電子メールアドレス判定手段１１３ｂおよび住所判定手段１１３ｃからの判定結果の通知を受け電話番号，電子メールアドレス，住所のそれぞれに該当すると見なされた文字区間の数を計数するとともに、照合手段１１５からの照合判定結果を受け、照合手段１１５によって不適切文字／不適切文字列を含まないと判定された文字区間を氏名に該当するものと見なし、その数を計数するものである。
そして、計数手段１１６は、電話番号，電子メールアドレス，住所，氏名のそれぞれについての計数結果（４つの計数値；電話番号数，電子メールアドレス数，住所数，氏名数）に基づいて、重要度を算出して出力する。例えば、これらの計数値の総和を重要度として算出してもよいし、電話番号，電子メールアドレス，住所，氏名のそれぞれについて重
み係数を予め設定しておき、各個人情報要素についての重み係数と計数値との乗算結果の総和を重要度として算出してもよく、上記重要度の算出手法は種々考えられる。
このように算出された重要度は、上述した通り、回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに、ファイル情報送信手段１０４ａおよびネットワーク３０を介して管理サーバ２０へ送信される。
〔１−３〕本実施形態の回覧先利用者端末の機能構成：
図４は本実施形態の回覧先利用者端末１０Ｂの機能構成を示すブロック図で、この図４に示すように、本実施形態の回覧先利用者端末１０Ｂは、利用者端末（作成者用）１０Ａと同様、各種処理を実行する処理部（ＣＰＵ）１０ａと、回覧対象電子ファイルや本発明を実現するためのアプリケーションプログラムなどの各種データを保持しうる記憶部１０ｂとを備えて構成されており、その処理部１０ａが、記憶部１０ｂに保持された上記アプリケーションプログラム（電子回覧プログラム）を実行することによって、受信手段１２０，送信手段１３０，復号化手段１４１，制御手段１４２，承認手段１４４，本人認証手段１４５，調査手段１４６および回答入力手段１４７としての機能が実現されるようになっている。
受信手段１２０は、ＰＣ等の端末装置に一般的に備えられる受信機能（受信インターフェイス）を処理部１０ａによって制御することで実現されるもので、本実施形態では、少なくとも、第１方式受信手段１２１，第２方式受信手段１２２，第３方式受信手段１２３，管理情報受信手段（宛先情報受信手段）１２４，復号鍵受信手段１２５および問題文受信手段１２６としての機能を果たすものである。
第１方式受信手段１２１は、管理サーバ２０からの指示を受けて第１方式に従った電子回覧を実行する際に、管理サーバ２０の第１方式送信手段２２１（図５参照）によって送信された回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を受信するものである。
第２方式受信手段１２２は、管理サーバ２０からの指示を受けて第２方式に従った電子回覧を実行する際に、他の利用者端末１０Ａもしくは１０Ｂから回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を受信するものである。
第３方式受信手段１２３は、管理サーバ２０からの指示を受けて第３方式に従った電子回覧を実行する際に、他の利用者端末１０Ａもしくは１０Ｂからワークフローを添付された回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を受信するものである。
管理情報受信手段（宛先情報受信手段）１２４は、後述する管理情報提供要求手段（宛先情報提供要求手段）１３１による提供要求に応じ管理サーバ２０の管理情報送信手段（宛先情報提供手段）２２２によって提供された、宛先情報を含む管理情報を受信するものである。
復号鍵受信手段１２５は、後述する復号鍵読出要求手段１３４による読出要求に応じ、後述する管理サーバ２０の復号鍵送信手段２２３（図５参照）によって送信された復号鍵を受信するものである。
問題文受信手段１２６は、後述する管理サーバ２０の問題文送信手段２２５（図５参照）によって送信された問題文を受信するものである。
送信手段１３０は、ＰＣ等の端末装置に一般的に備えられる送信機能（送信インターフェイス）を処理部１０ａによって制御することで実現されるもので、本実施形態では、少なくとも、管理情報提供要求手段（宛先情報提供要求手段）１３１，第２方式送信手段１
３２，第３方式送信手段１３３，復号鍵読出要求手段１３４，回答返信手段１３５および承認情報設定要求手段（開封通知手段）１３６としての機能を果たすものである。
管理情報提供要求手段（宛先情報提供要求手段）１３１は、第２方式受信手段１２２によって回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を受信すると、その回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の識別情報を参照し、その識別情報（当該回覧対象電子ファイル）に対応付けられた管理情報に含まれるワークフロー（つまり、次の回覧対象利用者端末１０Ｂに関する宛先情報を含む管理情報）を管理サーバ２０から読み出すべく、次の回覧対象利用者端末１０Ｂに関する宛先情報を含む管理情報の提供要求を、当該回覧対象電子ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該利用者端末１０Ｂを特定しうる端末識別情報とともに、管理サーバ２０に通知するものである。
第２方式送信手段１３２は、管理情報受信手段１２４によって宛先情報を含む管理情報（ワークフロー）を受信するとともに当該利用者端末１０Ｂにおいて利用者が回覧対象電子ファイルを参照した後（もしくは開封した後）に、管理情報受信手段１２４によって受信された宛先情報に基づいて、第２方式受信手段１２２で受信した暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）をそのまま次の回覧対象利用者端末１０Ｂへ自動的に送信するものである。
この第２方式送信手段１３２において、利用者が回覧対象電子ファイルを参照・開封したことの確認は、後述する承認手段１４４によって承認入力が行なわれたこと（ここでは本人であることが認証されたこと）によって行なう。また、第２方式送信手段１３２は、利用者の本人認証がなされなかった場合にも、回覧制御情報（ワークフロー）に基づいて暗号化ファイルをそのまま次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信するようになっている。さらに、第２方式送信手段１３２が送信処理を行なう際には、上述した自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅと同様、上述した調査手段１０５と同じ機能を有する調査手段１４６が以下のように機能し、その調査結果に従って第２方式送信手段１３２が以下のような送信処理を行なようになっている。
第３方式送信手段１３３は、ワークフローを含む管理情報を添付された回覧対象電子ファイルを第３方式受信手段１２３によって受信するとともに当該利用者端末１０Ｂにおいて利用者が回覧対象電子ファイルを参照（開封）した後に、回覧対象電子ファイルに添付されたワークフローに従って、第３方式受信手段１２３で受信した管理情報（ワークフロー）付き暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）を、そのまま次の回覧対象利用者端末１０Ｂへ自動的に送信するものである。
この第３方式送信手段１３３においても、利用者が回覧対象電子ファイルを参照・開封したことの確認は、後述する承認手段１４４によって承認入力が行なわれたこと（ここでは本人であることが認証されたこと）によって行なう。また、第３方式送信手段１３３は、利用者の本人認証がなされなかった場合にも、回覧制御情報（ワークフロー）に基づいて、管理情報（ワークフロー）付き暗号化ファイルをそのまま次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信するようになっている。さらに、第３方式送信手段１３３が送信処理を行なう際には、上述した自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅと同様、上述した調査手段１０５と同じ機能を有する調査手段１４６が以下のように機能し、その調査結果に従って第３方式送信手段１３３が以下のような送信処理を行なようになっている。
復号鍵読出要求手段１３４は、第１方式受信手段１２１，第２方式受信手段１２２，第３方式受信手段１２３のうちのいずれか一つによって回覧対象電子ファイルである暗号化ファイルを受信すると、管理サーバ２０の復号鍵記憶手段２０３（図５参照）に保存されている、暗号化ファイルを復号化する復号鍵を読み出すべく、当該暗号化ファイルに対応
する復号鍵の読出要求を、当該暗号化ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該暗号化ファイルについての認証情報（ユーザＩＤおよびパスワード）とともに、該管理サーバに通知するものである。
回答返信手段１３５は、管理サーバ２０からの指示を受けて第１方式に従った電子回覧を実行する際に、後述する回答入力手段１４７によって入力された、問題文に対する回答を、管理サーバ２０に返信するものである。
承認情報設定要求手段（開封通知手段）１３６は、管理サーバ２０からの指示を受けて第１方式に従った電子回覧を実行する際であって、回覧対象利用者端末１０Ｂにおいて利用者が回覧対象電子ファイルを開封（参照）した際に、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に付された開封通知要求（参照通知要求）に応じて、その回覧対象電子ファイルを開封（参照）した旨を管理サーバ２０に対して通知する開封通知（参照通知）を行なうものである。
より具体的に、本実施形態の承認情報設定要求手段（開封通知手段／参照通知手段）１３６は、承認手段１４４によって承認入力が行なわれると（ここでは本人であることが認証された場合）、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイル（ＰＦＤファイル）の内容について承認した旨を示す承認情報を、管理情報として管理サーバ２０の管理情報記憶手段２０２（図５，図６参照）に設定するものである。
なお、本人認証がなされなかった場合も、承認情報設定手段１３６は、その旨を管理情報として管理サーバ２０の管理情報記憶手段２０２（図５，図６参照）に設定するようになっている。本実施形態では、このような承認情報設定要求手段１３６によって管理サーバ２０に対して発行される承認情報設定要求を、管理サーバ２０に対する、回覧対象電子ファイルの開封通知（参照通知）として用いている。
また、開封通知手段／参照通知手段としては、上述のような承認情報設定要求手段１３６に代えて、電子メールシステムの開封通知手段として一般的に用いられるような手段（例えば、回覧対象電子ファイルの開封を検知して自動的に通知したり、利用者が開封通知チェックボックスにチェックを記入したことで通知したりする手段）を用いてもよい。
復号化手段１４１は、復号鍵受信手段１２５によって復号鍵を受信すると、当該復号鍵で暗号化ファイルをＰＤＦファイルに復号化するものである。
制御手段１４２は、回覧先利用者端末１０Ｂにおける各種動作を制御しうるもので、例えば、管理サーバ２０側で保存される当該回覧対象電子ファイルに対応する管理情報（第１方式実行時）や、管理情報受信手段１２４によって管理サーバ２０から受信された当該回覧対象電子ファイルに対応する管理情報（第２方式実行時）や、当該回覧対象電子ファイルに添付された管理情報（第３方式実行時）に、回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）に対する処理を回覧先利用者端末１０Ｂに指示するためのコマンドが含まれている場合に、そのコマンドに従って、回覧対象電子ファイルに対する処理を回覧先利用者端末１０Ｂにおいて実行させるもので、本実施形態では、具体的には、回覧対象電子ファイルの内容を表示する表示部１４３の画面上に、既に回覧を行なった利用者もしくは現在の回覧者によって当該ファイルの内容が承認された旨を明示する、後述の承認イメージを表示部１４３上に表示させるように、表示部１４３の表示状態を制御するものである。なお、ここでは、コマンドに、後述する承認手段１４４による承認入力時に回覧先利用者端末１０Ｂの利用者のマウス操作によって指定された位置情報が含まれており、制御手段１４２は、そのコマンドに含まれる位置情報に応じた位置に承認イメージを表示させるようになっている。
表示部１４３は、前述した通り、制御手段１４２によって表示状態を制御され、ＰＤＦファイル（回覧対象電子ファイル）の内容を表示するとともに、後述する承認イメージを所定位置に表示するものである。
承認手段１４４は、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が表示部１４３に表示された回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）の内容を参照しその内容を承認した場合に承認入力を行なうもので、本実施形態では、利用者がマウス等を操作することにより実現され、後述する本人認証手段１４５と協働する。
具体的には、利用者が、マウスを操作し、マウスポインタを表示部１４３に表示されたファイル内容上の押印欄もしくはサイン記入欄等に合わせてクリックすると、本人認証情報の入力を指示するポップアップウインドウが表示部１４３に表示され、利用者は、そのポップアップウインドウを参照して本人認証情報（例えばパスワード，バイオメトリクス情報等）を入力する。
このようにして承認手段１４４による承認入力時に回覧先利用者端末１０Ｂの利用者によって本人認証情報が入力されると、本人認証手段１４５は、その本人認証情報に基づいて回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の本人認証を行ない、本人であることが認証された場合に承認手段１４４による承認入力は完了することになる。本人であることが認証されなかった場合には、制御手段１４２によって表示部１４３にエラー表示がなされる。なお、本実施形態では、本人認証を回覧先利用者端末１０Ｂ側で行なっているが、利用者によって入力された本人認証情報を管理サーバ２０に送り、管理サーバ２０側で本人認証を行なってもよい。
調査手段１４６は、第２方式送信手段１３２もしくは第３方式送信手段１３３によって回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信されるべき次の回覧先利用者端末１０ＢをＩＰアドレスから見て、その回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしているか否かを調査するものである。そして、調査手段１４６による調査の結果、その回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしている場合、第２方式送信手段１３２は、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をその回覧先利用者端末１０Ｂに送信する一方、第３方式送信手段１３３は、管理情報（ワークフロー）付きの回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をその回覧先利用者端末１０Ｂに送信するようになっている。
一方、調査手段１４６による調査の結果、次の回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしていない場合（つまりログオフの場合）、送信手段１３２，１３３は、次の回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の予定表を参照し、その利用者の在席予定時間（在席予定時刻）に基づいてその回覧先利用者端末１０Ｂへの回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の送信を待機するか否かを判断し、待機しない場合には、管理情報（後述する回覧状況／承認情報）を参照し、その管理情報に基づいて、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂを一つ選択し、選択された回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信するようになっている。また、待機する場合には、送信手段１３２，１３３は、送信時刻を設定しその送信時刻になった時点で、次の回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信するようになっている。
また、上述のごとく送信待機しない場合、送信手段１３２，１３３は、管理情報として予め設定されている、次の回覧先利用者端末１０Ｂについての代理設定を参照し、代理の利用者端末１０Ｂが設定されていれば、その代理の利用者端末１０Ｂを他の回覧先利用者端末１０Ｂとして選択し、その代理の利用者端末１０Ｂを経由して回覧を行なうようにしてもよい。
なお、待機するか否かの判定は、例えば、利用者の在席予定時間と現在時刻との差が所定時間（例えば３０分）以内であるか否かによって行なう。つまり、送信手段１３２，１３３は、所定時間以内であれば待機し、所定時間を超える場合には待機せず、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信する。また、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信を行なう際や待機後に次の回覧先利用者端末１０Ｂに送信を行なう際にも、調査手段１４６の調査を行ない、上述と同様の送信処理を行なってもよい。ただし、予定表を参照して待機を繰り返すことになると、回覧に時間を要してしまうことになるので、２回連続して待機することになる場合には、２回目の待機は行なわず、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信する。さらに、代理の利用者端末１０Ｂがログオフしている場合には、待機せず、直ちに他の回覧先利用者端末１０Ｂに送信してもよい。
回答入力手段１４７は、管理サーバ２０からの指示を受けて第１方式に従った電子回覧を実行する際に、後述するタイミングで管理サーバ２０（問題文送信手段２２５；図５参照）から送信され問題文受信手段１２６によって受信された問題文（電子回覧内容に関する問題文）に対する回答入力を、各回覧対象利用者端末１０Ｂの利用者が行なうもので、実際には、利用者が、表示部１４３上に制御手段１４２によって制御されて表示される問題文を参照しながらキーボードやマウスを操作することによって、その問題文に対する回答の入力を行なうように構成されている。
〔１−４〕本実施形態の管理サーバの機能構成
図５は本実施形態の管理サーバ２０の機能構成を示すブロック図、図６は本実施形態の管理サーバ２０における管理情報記憶手段２０２に保存される管理情報について説明するための図である。
図５に示すように、本実施形態の管理サーバ２０は、利用者端末（作成者用）１０Ａと同様、各種処理を実行する処理部（ＣＰＵ）２０ａと、本発明を実現するためのアプリケーションプログラム（電子回覧システム）などの各種データを保持する記憶部２０ｂとを備えて構成されており、その処理部２０ａが、記憶部２０ｂに保持された上記アプリケーションプログラムを実行することによって、受信手段２１０，送信手段２２０，動作状況検知手段２３１，電子回覧方式選択手段２３２，電子回覧制御手段２３３，暗号化手段２３４，認証手段２３５，調査手段２３６，監視対象ファイル判定手段２３７，回覧禁止手段２３８，回答判定手段２３９，問題文作成手段（作成手段）２４０，読出手段２４１
スケジュール情報抽出手段２４２，登録手段２４３，重複検知手段２４４，未応答端末検知手段２４５，アクセス権設定変更手段２４６およびコマンド設定手段２４７としての機能が実現されるようになっている。
なお、記憶部２０ｂは、管理サーバ２０に内蔵されるハードディスクや、管理サーバ２０に接続・外付けされる記憶装置、例えばフレキシブルディスク，ＣＤ（ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷなど），ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＤＶＤ＋Ｒ，ＤＶＤ＋ＲＷなど），磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスクのほかＩＣカード，ＲＯＭカートリッジ，磁気テープなどの記録媒体を用いる記憶装置である。
本実施形態の管理サーバ２０における記憶部２０ｂは、上述のごとくアプリケーションプログラム（電子回覧システム）を記憶するほか、ファイル記憶手段２０１，管理情報記憶手段（ワークフロー記憶手段）２０２，復号鍵記憶手段２０３，問題文／正解情報記憶手段２０４，関係者リスト記憶手段２０５および予定表記憶手段２０６としての機能を果たすものである。
ファイル記憶手段２０１は、後述する回覧対象電子ファイル受信手段２１２によって作成者端末１０Ａから受信された回覧対象電子ファイルを記憶するものである。
管理情報記憶手段（ワークフロー記憶手段）２０２は、図６に示すように、後述する管理情報受信手段（ワークフロー受信手段）２１３によって作成者端末１０Ａから受信した、回覧対象電子ファイルについての管理情報〔回覧制御情報（ワークフロー），アクセス権〕や、回覧先利用者端末１０Ｂの承認情報設定要求手段１３６によって要求されて設定された承認情報（回覧状況）を、回覧対象電子ファイル〔ファイルを特定しうる識別情報（ＩＤ）〕と対応付けて記憶するとともに、電子回覧利用者（作成者や回覧先利用者の端末１０）についての管理情報（管理サーバ２０側で設定される情報）を、電子回覧利用者を特定しうる利用者識別情報（利用者ＩＤ）に対応付けて記憶するもので、管理サーバ２０に備えられたＲＡＭ（Random Access Memory）によって構成される。
この管理情報記憶手段２０２には、上述のような管理情報（回覧制御情報，アクセス権，承認情報）のほか、図６に示すように、回覧対象電子ファイル〔ファイルを特定しうる識別情報（ＩＤ）〕に対応付けられて、復号鍵の送信時の認証に用いられる各利用者の認証情報（ユーザＩＤ，パスワード）や、各回覧対象電子ファイルについて利用者端末（作成者用）１０Ａのファイル情報送信手段１０４ａによって送信されたファイル情報（重要度）や、後述するコマンド設定手段２４７によって各回覧対象電子ファイルに対して設定されるコマンド（承認イメージの表示コマンド等）が設定・保存されている。
さらに、管理情報記憶手段２０２には、図６に示すように、電子回覧サービスの提供を受ける利用者〔利用者を特定しうる識別情報（ＩＤ）〕に対応付けられて、各利用者の代理の有無および有る場合にはその代理に関する情報を含む代理設定や、各利用者の承認イメージとして用いられる各利用者の印鑑もしくはサインのイメージ情報が設定・保存されている。
復号鍵記憶手段２０３は、第１〜第３方式によって回覧先利用者端末１０Ｂ間を電子回覧される回覧対象電子ファイルとしての暗号化ファイルを復号化する復号鍵を、回覧対象電子ファイルを特定しうるファイル識別情報（ファイルＩＤ）に対応付けて記憶するものである。
問題文／正解情報記憶手段２０４は、後述する問題文作成手段２４０によって作成された問題文およびその問題文についての正解情報、あるいは、受信手段２１０によって作成者端末１０Ａから受信した、作成者端末１０Ａ側（問題文作成手段１０６）で作成された問題文およびその問題文についての正解情報を記憶するものである。
関係者リスト記憶手段２０５は、回覧対象となりうる電子ファイルの内容に係るファイル情報〔ここでは、後述するごとく、ファイル情報受信手段２１１によって作成者端末１０Ａから受信した、作成者端末１０Ａ側（抽出手段１１０）で抽出された重要度や、キーワード（例えば、回覧対象電子ファイルの内容において出現頻度の高い用語や、タイトル，見出し等に含まれる用語）に関する情報を用いる〕と当該ファイル情報に係る関係者の端末情報とを対応づける関係者リストを予め記憶するものである。
この関係者リスト記憶手段２０５においては、例えば、個人情報要素数が多くて重要度が高い回覧対象電子ファイル（例えば個人情報要素数１０以上）についての関係者の端末情報としては、その個人情報を直接取り扱う可能性の高い利用者の端末情報が登録されるほか、所定のキーワード（特定用語）を含むものとして重要度が高い回覧対象電子ファイルについての関係者の端末情報としては、そのキーワードに関わる部署（例えばキーワードがプロジェクト名であればそのプロジェクトを実行する部署など）に所属する利用者の
端末情報が登録される。また、停電等の告知を行なう回覧対象電子ファイルの場合には、その停電部署における利用者にとって特にそのファイル内容の重要度が高くなるので、部署毎に、その部署に所属する利用者の端末情報が関係者の端末情報として登録される。
予定表記憶手段２０６は、電子回覧サービスの提供を受ける利用者〔利用者を特定しうる識別情報（ＩＤ）〕に対応付けられて、各利用者の在席予定時間や出張予定などの情報を有する予定表（電子スケジュール帳）を記憶するものである。
受信手段２１０は、管理サーバ２０を構成しうるコンピュータ等に一般的に備えられる受信機能（受信インターフェイス）を処理部２０ａによって制御することで実現されるもので、本実施形態では、少なくとも、ファイル情報受信手段２１１，回覧対象電子ファイル受信手段２１２，管理情報受信手段（ワークフロー受信手段）２１３および回答受信手段２１４としての機能を果たすものである。
ファイル情報受信手段２１１は、作成者端末１０Ａのファイル情報送信手段１０４ａによって送信された、回覧対象電子ファイルについての重要度（ファイル情報）を回覧要求とともに受信するものである。
回覧対象電子ファイル受信手段２１２は、第１方式に従った電子回覧を実行する際に、作成者端末１０Ａの回覧対象電子ファイル送信手段１０４ｂによって送信された回覧対象電子ファイルを受信するものである。
管理情報受信手段（ワークフロー受信手段）２１３は、作成者端末１０Ａの管理情報送信手段（ワークフロー送信手段）１０４ｃによって送信された、ワークフローを含む管理情報を受信するものである。
回答受信手段２１４は、第１方式に従った電子回覧を実行する際に、各回覧対象利用者端末１０Ｂからの問題文に対する回答（各回覧対象利用者端末１０Ｂの回答返信手段１３５によって返信された回答）を受信するものである。
送信手段２２０は、管理サーバ２０を構成しうるコンピュータ等に一般的に備えられる送信機能（送信インターフェイス）を処理部２０ａによって制御することで実現されるもので、本実施形態では、少なくとも、第１方式送信手段２２１，管理情報送信手段（宛先情報提供手段）２２２，復号鍵送信手段２２３，通知手段２２４，問題文送信手段２２５および代理設定要求手段２２６としての機能を果たすものである。
第１方式送信手段２２１は、第１方式に従った電子回覧を実行する際に、管理情報記憶手段２０２に記憶されたワークフローに従って、ファイル記憶手段２０１に記憶された回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末１０Ｂへ送信するものである。
管理情報送信手段（宛先情報提供手段）２２２は、第２方式に従った電子回覧を実行する際に、各回覧対象利用者端末１０Ｂからの提供要求に応じて、回覧対象電子ファイルについてのワークフロー（次の回覧対象利用者端末１０Ｂに関する宛先情報のみを抽出してもよい）を含む管理情報を、ファイルＩＤに基づいて管理情報記憶手段２０２から読み出し、提供要求を行なった回覧対象利用者端末１０Ｂに提供するものである。この管理情報送信手段２２２によって送信を行なう際には、後述する認証手段２３５による認証と同様の認証を行ない、正当な利用者に対してのみ、管理情報を送信するようにしてもよい。
復号鍵送信手段２２３は、後述する認証手段２３５によって回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が正当な利用者であることを認証した場合に、暗号化ファイルに対応するファイル
識別情報に応じた復号鍵を、ファイルＩＤに基づいて復号鍵記憶手段２０３から読み出して、当該回覧対象利用者端末に送信するものである。
通知手段２２４は、後述する監視対象ファイル判定手段２３７によって回覧対象電子ファイルが監視対象ファイルであると判定された場合にその旨を管理者端末（図示略）や当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末１０Ａに通知する機能や、後述する重複検知手段２４４によって時間的重複を検知した場合にその旨を回覧対象利用者端末１０Ｂに通知する機能や、後述する未応答端末検知手段２４５によって未応答端末として検知された回覧対象利用者端末１０Ｂ，この回覧対象利用者端末１０Ｂについての管理者端末（図示略），当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末１０Ａのうちの少なくとも一つに対し、当該回覧対象利用者端末１０Ｂから、後述するごとく問題文に対する回答または回覧対象電子ファイルの開封通知の応答が無い旨を通知する機能を果たすものである。
問題文送信手段２２５は、第１方式に従った電子回覧を実行する際に、後述する電子回覧制御手段２３３によって電子回覧された回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末の利用者が参照したことを確認しうる、当該利用者に対する問題文（後述する問題文作成手段２４０によって作成されたもの、もしくは、作成者端末１０Ａ側（問題文作成手段１０６）で作成されたもの）を、問題文／正解情報記憶手段２０４から読み出して各回覧対象利用者端末１０Ｂに送信するものである。
その問題文の送信タイミングとしては、例えば、各回覧対象利用者端末１０Ｂへの回覧対象電子ファイルの送信タイミング（つまり回覧対象電子ファイルと同時に送信）、あるいは、受信手段２１０によって各回覧対象利用者端末１０Ｂ（承認情報設定要求手段１３６）から開封通知（参照通知）としての承認情報を受信したタイミングなどが挙げられる。
なお、後者の開封通知（参照通知）としての承認情報を送信タイミングとして用いる場合には、後述する電子回覧制御手段２３３によって、各回覧対象利用者端末１０Ｂに対する回覧対象電子ファイルの開封通知要求（参照通知要求）を付して当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させるとともに、管理サーバ２０の受信手段２１０が、各回覧対象利用者端末１０Ｂ（承認情報設定要求手段１３６）からの開封通知（参照通知）としての承認情報を受信する機能をさらに備えて構成される。
代理設定要求手段２２６は、後述する重複検知手段２４４によって時間的重複を検知した場合に、重複したスケジュール情報の一方について回覧対象利用者端末１０Ｂの利用者に代わって当該スケジュールを実行すべき代理の設定を要求する代理設定要求を、当該回覧対象利用者端末１０Ｂに対して発行するものである。
動作状況検知手段２３１は、作成者端末１０Ａから電子回覧要求があった際に、その時点での管理サーバ２０の動作状況として、管理サーバ２０における記憶部２０ｂの空き容量および処理部２０ａの負荷（ＣＰＵの稼働率等）を検知するものである。
電子回覧方式選択手段２３２は、ファイル情報受信手段２１１によって受信されたファイル情報（回覧対象電子ファイルの重要度）、および、動作状況検知手段２３１によって検知された管理サーバ２０の動作状況（記憶部２０ｂの空き容量および処理部２０ａの負荷）の少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、上記３種類の電子回覧方式[Ｉ]〜[III]
の中から選択するものである。
この電子回覧方式選択手段２３２は、例えば、回覧対象電子ファイルの重要度が所定レベル以上（つまり個人情報要素数が所定数以上；例えば１０以上）であり且つ記憶部１０
ｂの空き容量が所定容量以上である場合、電子回覧方式として第１方式[Ｉ]を選択する一方、重要度が所定レベル以上であり且つ記憶部１０ｂの空き容量が所定容量未満である場合、電子回覧方式として第２方式[II]を選択する。
また、電子回覧方式選択手段２３２は、例えば、回覧対象電子ファイルの重要度が所定レベル未満（つまり個人情報要素数が所定数未満；例えば１０未満）であり且つ処理部１０ａの負荷が所定レベル未満である場合、電子回覧方式として第２方式[II]を選択する一方、重要度が所定レベル未満であり且つ処理部１０ａの負荷が所定レベル以上である場合、電子回覧方式として第３方式[III]を選択する。
なお、作成者端末１０Ａの抽出手段１１０によって抽出される、回覧対象電子ファイルの重要度が、回覧対象電子ファイルの内容における、予め設定された特定の用語（キーワード；例えば企業等における極秘プロジェクト名など）の有無または数である場合には、キーワードの数が所定数以上か未満かに応じて重要度が所定レベル以上か未満かを判断してもよいし、数に関係なくキーワードが一つでも有る場合に重要度が所定レベル以上であると判断する一方、キーワードが無い場合に重要度が所定レベル未満であると判断してもよい。
また、電子回覧方式選択手段２３２による選択方式としては、動作状況に関係なく、重要度が高い場合（例えば個人情報要素数が１００以上もしくはキーワード数が１０以上の場合）に第１方式[Ｉ]を選択し、重要度が中程度の場合（例えば個人情報要素数が１０〜１００もしくはキーワード数が１〜１０の場合）に第２方式[II]を選択し、重要度が低い場合（例えば個人情報要素数が１０未満もしくはキーワード数が０の場合）に第３方式[III]を選択するようにしてもよい。
この選択方式は、上述したように、上記３種類の電子回覧方式のうち、回覧対象電子ファイルおよびワークフローの両方を管理サーバ２０側で保存・管理しながら電子回覧を行なう第１方式[Ｉ]が回覧対象電子ファイルについて最も安全性が高く、この第１方式[Ｉ]の次に安全性の高い電子回覧方式が、ワークフローのみを管理サーバ２０側で保存・管理しながら電子回覧を行なう第２方式[II]であり、管理サーバ２０から独立して回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第３方式[III]が、これら３種類の電子回覧方式の中では
最も安全性が低いことに基づくものである。
電子回覧制御手段２３３は、電子回覧方式選択手段２３２によって選択された電子回覧方式（第１方式[Ｉ]，第２方式[II]，第３方式[III]のうちのいずれか一つ）に従った、
回覧対象電子ファイルの電子回覧を、作成者端末１０Ａおよび回覧対象利用者端末１０Ｂに実行させる電子回覧制御を行なうものである。特に、第１方式に従った電子回覧を実行させる際には、この電子回覧制御手段２３３は、各回覧対象利用者端末１０Ｂからの問題文に対する回答が後述する回答判定手段２３９によって正しいと判定された場合に、管理情報記憶手段２０２に記憶されたワークフローに従って、ファイル記憶手段２０１に記憶された回覧対象電子ファイルを、第１方式送信手段２２１に次の回覧対象利用者端末１０Ｂへ送信させるように制御して、回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させるようになっている。
暗号化手段２３４は、第１方式に従って電子回覧される回覧対象電子ファイルを、完成文書ファイル〔ここでは、改竄操作の困難なＰＤＦ（Portable Document Format）ファイル〕に変換してから、このＰＤＦファイルを、管理サーバ２０によって管理される所定の暗号鍵で暗号化して暗号化ファイルを作成するものである。なお、ＰＤＦファイルへの変換は例えばＰＤＦドライバによって行なわれ、このＰＤＦドライバを起動することにより、電子ファイルがＰＤＦ化され、ＰＤＦファイルファイルが生成されるようになっている
。また、ＰＤＦファイルのコンテナ機能を用いてＰＤＦファイルに当該回覧対象電子ファイルのオリジナルファイルを格納してから、暗号化を行なってもよい。
認証手段２３５は、各回覧先利用者端末１０Ｂ（復号鍵読出要求手段１３４）から暗号化ファイルに対応する復号鍵の読出要求を、当該暗号化ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該暗号化ファイルについての認証情報（ユーザＩＤおよびパスワード）とともに受信手段２１０によって受信すると、その認証情報に基づいて回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なうもので、実際には、回覧先利用者端末１０Ｂの復号鍵読出要求手段１３４からのユーザＩＤおよびパスワードが、管理サーバ２０の管理情報記憶手段２０２にその暗号化ファイルに対応付けられて保存されているユーザＩＤおよびパスワードと一致するか否かを判定することにより、その利用者が正当な利用者であるか否かを判定・認証するものである。なお、復号鍵読出要求手段１３４からの認証情報に含まれるユーザＩＤおよびパスワードは、暗号化ファイルを開く際に利用者がキーボードやマウスを操作することにより入力される。
調査手段２３６は、第１方式送信手段２２１によって回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信されるべき次の回覧先利用者端末１０ＢをＩＰアドレスから見て、その回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしているか否かを調査するものである。そして、調査手段２３６による調査の結果、その回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしている場合、第１方式送信手段２２１は、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をその回覧先利用者端末１０Ｂに送信するようになっている。
一方、調査手段２３６による調査の結果、次の回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしていない場合（つまりログオフの場合）、第１方式送信手段２２１は、次の回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の予定表を参照し、その利用者の在席予定時間（在席予定時刻）に基づいてその回覧先利用者端末１０Ｂへの回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の送信を待機するか否かを判断し、待機しない場合には、管理情報（後述する回覧状況／承認情報）を参照し、その管理情報に基づいて、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂを一つ選択し、選択された回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信するようになっている。また、待機する場合には、第１方式送信手段２２１は、送信時刻を設定しその送信時刻になった時点で、次の回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信するようになっている。
また、上述のごとく送信待機しない場合、第１方式送信手段２２１は、管理情報として予め設定されている、次の回覧先利用者端末１０Ｂについての代理設定を参照し、代理の利用者端末１０Ｂが設定されていれば、その代理の利用者端末１０Ｂを他の回覧先利用者端末１０Ｂとして選択し、その代理の利用者端末１０Ｂを経由して回覧を行なうようにしてもよい。
なお、待機するか否かの判定は、例えば、利用者の在席予定時間と現在時刻との差が所定時間（例えば３０分）以内であるか否かによって行なう。つまり、第１方式送信手段２２１は、所定時間以内であれば待機し、所定時間を超える場合には待機せず、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信する。また、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信を行なう際や待機後に次の回覧先利用者端末１０Ｂに送信を行なう際にも、調査手段２３６の調査を行ない、上述と同様の送信処理を行なってもよい。ただし、予定表を参照して待機を繰り返すことになると、回覧に時間を要してしまうことになるので、２回連続して待機することになる場合には、２回目の待機は行なわず、他の回覧先利用者端末１０Ｂもしくは代理の利用者端末１０Ｂに送信する。さらに、代理の利用者端末１０Ｂがログオフしている場合には、待機せず、直ちに
他の回覧先利用者端末１０Ｂに送信してもよい。
監視対象ファイル判定手段２３７は、ファイル情報受信手段２１１によって作成者端末１０Ａから受信されたファイル情報が所定レベル以上（例えば重要度としての個人情報要素数が１００を超えるもしくは重要度としてのキーワード数が１以上）の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定するものである。
回覧禁止手段２３８は、監視対象ファイル判定手段２３７によって監視対象ファイルであると判定された回覧対象電子ファイルの電子回覧を禁止するもので、例えば、電子回覧制御手段２３３による回覧対象電子ファイルの電子回覧制御動作を停止させたり、回覧対象電子ファイルを暗号化することで閲覧を不可能にしたり、後述するアクセス権設定手段２４７によって回覧対象電子ファイルに対するアクセス権の設定を変更したりすることにより、電子回覧を禁止にすることが可能である。
回答判定手段２３９は、回答受信手段２１４によって受信された回答と問題文／正解情報記憶手段２０４に記憶された正解情報とを照合することによって、各回覧先利用者１０Ｂの利用者による回答が正しいか否かを判定するものである。
ここで、本実施形態で用いられる、回覧先利用者に対する問題文（回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末の利用者が参照したことを確認しうる問題文）およびその問題文の正解情報は、作成者端末１０Ａ側の問題文作成手段１０６によって作成され、管理サーバ２０の受信手段２１０によって作成者端末１０Ａから受信されたものでもよいし、管理サーバ２０側の問題文作成手段２４０によって作成されたものでもよい。これらの問題文および正解情報は、記憶部２０ｂの問題文／正解情報記憶手段２０４に記憶される。
問題文作成手段２４０は、回覧対象電子ファイルの内容に基づいて、問題文を、当該問題文についての正解情報とともに作成するもので、作成者端末１０Ａからの指示に応じて問題文を正解情報とともに作成してもよいし、回覧対象電子ファイルの内容に含まれる注目要素（例えば電子回覧内容が会議召集等である場合にはその会議の開催場所や開催日時；例えば社内停電に関する情報である場合には停電日時や停電部署）を抽出し、抽出された当該注目要素の記載部分を空欄にした文書と、当該文書における空欄に対応する事項を回答として入力することを、回覧先利用者に指示する回答指示文とを問題文として、自動的に作成してもよい。
読出手段２４１は、第１方式に従った電子回覧を実行する際に、回覧対象となりうる電子ファイルの内容に係るファイル情報に基づいて、当該ファイル情報に対応する関係者の端末情報を関係者リスト記憶手段２０５から読み出すものである。
ここで、ファイル情報としては、ファイル情報受信手段２１１によって作成者端末１０Ａから受信した、作成者端末１０Ａ側（抽出手段１１０）で抽出された重要度を用いるが、作成者端末１０Ａにおける抽出手段１１０と同様の機能を管理サーバ２０側にも備え、管理サーバ２０側の抽出手段によって、作成者端末１０Ａの抽出手段１１０と同様に、回覧対象となりうる電子ファイルの内容に係るファイル情報（重要度）を当該電子ファイルから抽出してもよい。
また、ファイル情報としては、抽出手段１１０によって重要度として抽出されるものと同様、回覧対象電子ファイルの内容における、特定の個人を識別可能な個人情報要素の数や、予め設定された特定の用語の有無または数を用いることができるほか、回覧対象電子ファイルの内容に含まれるキーワード（例えば、回覧対象電子ファイルの内容において出
現頻度の高い用語や、タイトル，見出し等に含まれる用語）などを用いてもよい。
そして、問題文送信手段２２５が、ワークフローに含まれる回覧対象利用者端末１０Ｂのうち、読出手段２４１によって読み出された、前記端末情報に含まれる回覧対象利用者端末に対してのみ、問題文を送信するようにする。
この場合、電子回覧制御手段２３２が、読出手段２４１によって読み出された端末情報に含まれる回覧対象利用者端末１０Ｂを対応ワークフローから除外した除外後ワークフローに従って、回覧対象電子ファイルの、第１方式に従った電子回覧を実行させるとともに、読出手段２４１によって読み出された端末情報に含まれる回覧対象利用者端末１０Ｂ（問題文を送信すべき利用者端末１０Ｂ；つまりは、回覧先利用者による問題文に対する回答を受け取りその回答について正解判定を行なうべき利用者端末１０Ｂ）には、前記除外後ワークフローとは別途、回覧対象電子ファイルを送信する。
なお、問題文送信対象である複数の回覧対象利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイルを送信する場合には、前記対応ワークフローに従った順序で順に利用者端末１０Ｂへのファイル送信を行なってもよいし、前記対応ワークフローと関係なく複数の利用者端末１０Ｂへ同時にファイル送信（ブロードキャスト；放送出力）を行なってもよい。なお、この読出手段２４１を用いて回覧対象電子ファイルの内容に係る関係者に対し問題文を送信する場合の詳細動作については、図１３を参照しながら、本実施形態の変形例として後述する。
スケジュール情報抽出手段２４２は、各回覧対象利用者端末１０Ｂからの回答が回答判定手段２３９によって正しいと判定された場合に、回覧対象電子ファイルの内容に含まれるスケジュール情報（例えば電子回覧内容が会議召集等である場合にはその会議の開催場所や開催日時；例えば社内停電に関する情報である場合には停電日時や停電部署）を抽出するものである。このとき、スケジュール情報抽出手段２４２は、回覧対象電子ファイルの内容における、例えば「場所」，「年」，「月」，「日」，「時」，「分」，「日時」といった記述や、ファイルのタイトル／項目情報に基づいて、場所や日時や会議名などを含むスケジュール情報を抽出する。
なお、電子回覧制御手段２３３が、各回覧対象利用者端末１０Ｂに対する回覧対象電子ファイルの開封通知要求（参照通知要求）を付して当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させている場合には、スケジュール情報抽出手段２４２が、上述のごとく回覧対象電子ファイルの内容に含まれるスケジュール情報を抽出するようにしてもよい。
登録手段２４３は、スケジュール情報抽出手段２４２によって抽出されたスケジュール情報を、当該回覧対象利用者端末１０Ｂの利用者について予め設定されている予定表（電子スケジュール帳）に登録するものである。この予定表（電子スケジュール帳）は、図６を参照しながら前述したように、記憶部２０ｂの管理情報記憶手段２０２において利用者ＩＤに対応付けられて登録されており、登録手段２４３は、当該回覧対象利用者端末１０Ｂの利用者ＩＤに基づいて特定された予定表の対応日時に、抽出されたスケジュール情報〔例えば、会議召集であれば会議名（ファイルタイトル）、停電等であれば停電する旨〕を記入・登録する。
重複検知手段２４４は、登録手段２４３による登録を行なう前に、登録手段２４３によって登録されるスケジュール情報と予定表に既に登録されたスケジュール情報とを照合し、これらのスケジュール情報の時間的重複を検知する、つまり、今回、登録手段２４３によってスケジュール情報を登録しようとした日時に、既に他のスケジュール情報が登録されている場合に、その状況を時間的重複として検知するものである。
重複検知手段２４４によって時間的重複を検知されない場合には、登録手段２４３による登録を実行する一方、重複検知手段２４４によって時間的重複を検知した場合には、上述したように、送信手段２２０における通知手段２２４が、その旨を当該回覧対象利用者端末１０Ｂに通知する通知手段としての機能を果たすとともに、送信手段２２０における代理設定要求手段２２６が、重複したスケジュール情報の一方について回覧対象利用者端末１０Ｂの利用者に代わって当該スケジュールを実行すべき代理の設定を要求する代理設定要求を、当該回覧対象利用者端末１０Ｂに対して発行する。
未応答端末検知手段２４５は、回覧対象電子ファイルの送信後に所定時間経過しても問題文に対する回答または開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末１０Ｂ、もしくは、スケジュール情報抽出手段２４２によって抽出されたスケジュール情報に含まれる期日（例えば会議開催日時や停電日時）の所定時間前までに問題文に対する回答または開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末１０Ｂを、未応答端末として検知するものである。
また、このとき、未応答端末検知手段２４５によって未応答端末が検知された場合、上述したように、送信手段２２０における通知手段２２４が、その未応答端末として検知された回覧対象利用者端末１０Ｂ，当該回覧対象利用者端末１０Ｂについての管理者端末（図示略），当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末１０Ａのうちの少なくとも一つに対し、当該回覧対象利用者端末１０Ｂから応答が無い旨を通知するほか、電子回覧制御手段２３３が、未応答端末検知手段２４５によって未応答端末として検知された回覧対象利用者端末に対し、当該回覧対象電子ファイルを再送信する。
アクセス権設定変更手段２４６は、第１方式もしくは第２方式に従った電子回覧を実行する際に、回覧制御情報（ワークフロー）に従って暗号化ファイルを受信する順番となった回覧先利用者端末１０Ｂのみに復号鍵が送信されその回覧先利用者端末１０Ｂのみが回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に対するアクセスが可能になるように、管理情報記憶手段２０２に管理情報として保存されている回覧状況（承認情報）および回覧制御情報（ワークフロー）に基づいて、各回覧先利用者端末１０Ｂの、当該回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に対するアクセス権を自動的に設定変更するほか、前述した回覧禁止手段２３８と連動し、回覧対象電子ファイルに対するアクセス権の設定を変更することで、監視対象ファイル判定手段２３７によって監視対象ファイルであると判定された回覧対象電子ファイルの電子回覧を禁止するものである。
コマンド設定手段２４７は、回覧先利用者端末１０Ｂの承認情報設定要求手段１３６によって承認情報が管理サーバ２０の管理情報記憶手段２０２に設定されると、その回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の内容を承認した旨を明示する承認イメージ（印鑑もしくはサインのイメージ）を、各利用者端末１０Ｂにおいて回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の内容を表示する画面上で表示させるコマンドを管理情報として管理情報記憶手段２０２に自動的に設定するものである。
なお、コマンドとしては、承認イメージを表示させるコマンド以外にも、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に対する処理を回覧先利用者端末１０Ｂに指示するためのコマンドを管理情報として管理サーバ２０の管理情報記憶手段２０２に設定・保存することが可能で、このようなコマンドを設定しておくことにより、回覧先利用者端末１０Ｂの制御手段１４２によって、そのコマンドに従った回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に対する処理を回覧先利用者端末１０Ｂにおいて実行させることが可能になっている。
また、本実施形態の作成者端末１０Ａには、回覧先利用者端末１０Ｂにおける管理情報提供要求手段１３１や制御手段１４２や表示部１４３が備えられていないが、実際には、
これらの手段１３１，１４２や表示部１４３は、作成者端末１０Ａにも備えられており、これにより、第１方式もしくは第２方式に従った電子回覧を実行する際には、作成者も、表示部を参照して、回覧先利用者端末１０Ｂでの回覧状況（誰が承認したか）を参照することができるようになっている。
〔２〕本実施形態の電子回覧システムの動作：
次に、図７〜図１３を参照しながら、上述のごとく構成された本実施形態の電子回覧システム１の動作について説明する。
〔２−１〕本実施形態の作成者端末の動作：
図７は本実施形態の作成者端末１０Ａの動作を説明するためのフローチャート（ステップＳ１２１〜Ｓ１３８）で、この図７に示すように、まず、利用者（作成者；電子回覧サービスを受けようとする者）は、例えば、管理サーバ２０から回覧対象電子ファイル作成用のフォーマットをダウンロードし、そのフォーマットを用い回覧対象電子ファイル作成手段１０１によって回覧対象電子ファイルを作成するとともに、管理情報設定手段１０２により所望の回覧制御情報（ワークフロー）やアクセス権の設定をて行なう（ステップＳ１２１）。
回覧対象電子ファイルが作成されると、この回覧対象電子ファイルについての回覧要求を管理サーバ２０に対して行なう前に、抽出手段１１０によって、その回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報（重要度／個人情報要素数）が当該回覧対象電子ファイルから抽出される（ステップＳ１２２）。このステップＳ１２２での詳細な重要度抽出手法については図９を参照しながら後述する。
この抽出手段１１０によって抽出された重要度（ファイル情報）は、電子回覧を実行するのに先立ち、ファイル情報送信手段１０４ａによって、回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに管理サーバ２０へ送信される（ステップＳ１２３）。この後、作成者端末１０Ａは、回覧要求に応じた管理サーバ２０から回覧指示が返信されてくるのを待機する（ステップＳ１２４）。
管理サーバ２０からの回覧指示が、作成者端末１０Ａの受信手段（図示略；受信インターフェイス）によって受信されると（ステップＳ１２４のＹＥＳルート）、処理部１０ａにおいて、回覧指示の内容が参照され、管理サーバ２０で電子回覧方式選択手段２３２によって選択され電子回覧制御手段２３３によって実行指示された電子回覧方式が第１方式〜第３方式のいずれかであるか、または、回覧禁止指示であるかの判断が行なわれる（ステップＳ１２５）。
管理サーバ２０からの回覧指示が、第１方式に従った電子回覧の実行を指示するものである場合（ステップＳ１２５の「第１方式」ルート）、作成者端末１０Ａにおいては、作成者に対し、今回電子回覧するファイルの内容についての問題文を作成するか否かを表示部（図示略）上で問い合わせる（ステップＳ１２６）。
作成者が問題文の作成を望まない旨を選択した場合（ステップＳ１２６のＮＯルート）には、回覧対象電子ファイル作成手段１０１によって作成された回覧対象電子ファイルが回覧対象電子ファイル送信手段１０４ｂによって管理サーバ２０へ送信されるとともに、管理情報設定手段１０２によって設定された、ワークフローやアクセス権などを含む管理情報が、管理情報送信手段１０４ｃによって管理サーバ２０へ送信される（ステップＳ１２７）。
作成者が問題文の作成を望む旨を選択した場合（ステップＳ１２６のＹＥＳルート）に
は、作成者に対し、問題文の作成を作成者端末１０Ａ側で行なうか管理サーバ２０側で行なうかについて問い合わせる（ステップＳ１２８）。
作成者が問題文の作成を作成者端末１０Ａ側で行なう旨を選択した場合（ステップＳ１２８の「端末」ルート）には、問題文作成手段１０６が起動され、この問題文作成手段１０６によって、回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末１０Ｂの利用者が参照したことを確認するための、回覧先の利用者に対する問題文（電子回覧内容に関する問題文）と、その問題文の正解情報とが作成される（ステップＳ１２９）。この問題文作成手段１０６においては、前述したように、作成者自らが指示入力を行なって問題文および正解情報が作成されてもよいし、管理サーバ２０の問題文作成手段２４０と同様、回覧対象電子ファイルの内容に基づいて問題文が自動的に作成されてもよい。
問題文作成手段１０６によって問題文およびその正解情報が作成されると、ステップＳ１２７と同様にして回覧対象電子ファイルおよび管理情報が管理サーバ２０へ送信されるとともに、問題文および正解情報も送信手段１０４によって管理サーバ２０へ送信される（ステップＳ１３０）。
作成者が問題文の作成を管理サーバ２０側で行なう旨を選択した場合（ステップＳ１２８の「サーバ」ルート）には、ステップＳ１２７と同様にして回覧対象電子ファイルおよび管理情報が管理サーバ２０へ送信されるとともに、管理サーバ２０に対する問題文作成要求が送信手段１０４によって送信される（ステップＳ１３１）。
なお、ステップＳ１２７，Ｓ１３０，Ｓ１３１において、送信手段１０４ｂによって回覧対象電子ファイルを管理サーバ２０へ送信する際、その回覧対象電子ファイルを、後述するステップＳ１３３の処理と同様、暗号化手段１０３によって暗号化してから、暗号化ファイルとして管理サーバ２０へ送信するようにしてもよい。これにより、作成者端末１０Ａから管理サーバ２０へ送信する間における、回覧対象電子ファイルのセキュリティを確保することができる。
管理サーバ２０からの回覧指示が、第２方式に従った電子回覧の実行を指示するものである場合（ステップＳ１２５の「第２方式」ルート）、管理情報設定手段１０２によって設定された、ワークフローやアクセス権などを含む管理情報が、管理情報送信手段１０４ｃによって管理サーバ２０へ送信されるとともに（ステップＳ１３２）、回覧対象電子ファイルが、暗号化手段１０３により、ＰＤＦファイルに変換されてから管理サーバ２０によって管理される所定の暗号鍵で暗号化され、暗号化ファイルに自動的に変換され（ステップＳ１３３）、その後、暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）が、第１自動送信手段１０４ｄにより、管理情報設定手段１０２によって設定された回覧制御情報（ワークフロー）に従って、最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信される（ステップＳ１３４）。このステップＳ１３４での詳細な送信手順については図８を参照しながら後述する。
管理サーバ２０からの回覧指示が、第３方式に従った電子回覧の実行を指示するものである場合（ステップＳ１２５の「第３方式」ルート）、上述したステップＳ１３３と同様にして回覧対象電子ファイルが暗号化手段１０３により暗号化されてから（ステップＳ１３５）、その暗号化ファイルに、ワークフローやアクセス権などを含む管理情報が添付された状態で、この暗号化ファイルが、第２自動送信手段１０４ｅにより、管理情報設定手段１０２によって設定された回覧制御情報（ワークフロー）に従って、最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信される（ステップＳ１３６）。このステップＳ１３５での詳細な送信手順については図８を参照しながら後述する。
作成利用者端末１０Ａで作成された回覧対象電子ファイルが、管理サーバ２０（監視対象ファイル判定手段２３７）においてファイル情報（重要度）に基づき監視対象ファイルであると判定され、回覧禁止手段２３８の機能によってその回覧対象電子ファイルの回覧が禁止されることになった場合、つまり、管理サーバ２０からの回覧指示が回覧禁止指示である場合（ステップＳ１２５の「回覧禁止」ルート）、作成者端末１０Ａにおいて作成者（利用者）に対しその旨がポップアップウインドウやビープ音等によって通知され（ステップＳ１３７）、回覧対象電子ファイルの回覧が中止される（ステップＳ１３８）。
〔２−２〕本実施形態の利用者端末における送信手順：
本実施形態の作成者端末１０Ａもしくは回覧先利用者端末１０Ｂにおける送信手順、つまり図７のステップＳ１３４，Ｓ１３６や後述する図１０のステップＳ２２２，Ｓ２３３，Ｓ２３７，Ｓ２４７で実行される送信手順について、図８に示すフローチャート（ステップＳ２１〜Ｓ３０）に従って説明する。
この図８に示すように、作成者端末１０Ａの自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅもしくは回覧先利用者端末１０Ｂの送信手段１３２，１３３が回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信する際には、まず、調査手段１０５もしくは１４６によって最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査する（ステップＳ２１）。その調査の結果、ログオン状態であれば（ステップＳ２２のＹＥＳルート）、自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅもしくは送信手段１３２，１３３によって、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）が最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂに送信される（ステップＳ２３）。
一方、調査手段１０５もしくは１４６による調査の結果、最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしていない場合（つまりログオフ状態の場合；ステップＳ２２のＮＯルート）、自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅもしくは送信手段１３２，１３３が、管理サーバ２０の管理情報記憶手段２０２における最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の予定表を参照し（ステップＳ２４）、その利用者の在席予定時間（在席予定時刻）に基づいてその回覧先利用者端末１０Ｂへの回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の送信を待機するか否かを判断する（ステップＳ２５）。
待機する場合（ステップＳ２５のＹＥＳルート）、自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅもしくは送信手段１３２，１３３は、送信時刻を設定し（ステップＳ２６）、その送信時刻になった時点で（ステップＳ２７のＹＥＳルート）、ステップＳ２１に戻り、再度、最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。
待機しない場合（ステップＳ２５のＮＯルート）、自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅもしくは送信手段１３２，１３３は、管理情報として予め設定されている、最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂについての代理設定を参照し、代理の利用者端末１０Ｂが設定されていれば（ステップＳ２８のＹＥＳルート）、その代理の利用者端末１０Ｂを他の回覧先利用者端末１０Ｂとして選択し（ステップＳ２９）、ステップＳ２１に戻り、その代理の利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。なお、代理の利用者端末１０Ｂについて送信待機する場合には代理設定の有無は参照しない。つまり、ステップＳ２８ではＹＥＳルートは選択されず、ＮＯルート経由でステップＳ３０へ移行する。
代理の利用者端末１０Ｂが設定されていなければ（ステップＳ２８のＮＯルート）、自動送信手段１０４ｄ，１０４ｅもしくは送信手段１３２，１３３は、管理情報（回覧状況／承認情報）を参照し、その管理情報に基づいて、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂを一つ選択し（ステップＳ３０
）、選択された回覧先利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。
〔２−３〕本実施形態の作成者端末における抽出手段の動作：
本実施形態の抽出手段１１０では、以下のように、個人情報要素としての電話番号，電子メールアドレス，住所および氏名の出現回数を計数し、計数値を回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報（重要度）として抽出している。その際、切出手段１１２によって切り出された文字区間に、個人情報において出現し得ない文字／文字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列が含まれている場合、その文字区間は、個人情報要素（本実施形態では氏名）には該当しないものと見なされて除外される一方、切出手段１１２によって切り出された文字区間に、個人情報において出現し得ない文字／文字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列が含まれていない場合、その文字区間は、個人情報をなす個人情報要素に該当するものと見なされて、つまり個人情報要素が出現したものと見なされ、出現回数のカウントアップを行なっている。
本実施形態の作成者端末１０Ａにおいて、上述した抽出手段１１０によって実行される個人情報要素数の計数・抽出動作の一連の手順を、図９に示すフローチャート（ステップＳ１０１〜Ｓ１１４）に従って説明する。
図９に示すように、本実施形態の作成者端末１０Ａにおいて、回覧対象電子ファイル作成手段１０１によって回覧対象電子ファイルが作成されると（ステップＳ１０１のＹＥＳルート）、その回覧対象電子ファイルからテキストデータ抽出手段（テキスト抽出エンジン）１１１によりテキストデータが抽出され、上記ファイルバッファに取り込まれる（ステップＳ１０２）。
このようにファイルバッファに取り込まれたテキストからは、切出手段１１２により、文字区間が、上述した所定の区切り位置で区切られて切り出され、判定対象／照合対象として上記データ整形用バッファを経由して上記データ解析用バッファに順次書き出される（ステップＳ１０３）。文字区間の切り出しに際し、前述したように、切出手段１１２により、文字区間からは、英数文字，カタカナ，ひらがな，漢字以外の不要文字、例えば半角スペース，全角スペースのほか、半角ハイフン，全角ハイフン，アンダバー，括弧記号，！，＃，＄，％，＝，＋，＊，疑問符，￥，／，｜などの記号文字が除去される。
そして、切出手段１１２によって切り出され記号文字を除去された文字区間における文字列（以下、単に文字列という）が、電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれか一つに該当するか否かを、電話番号判定手段１１３ａ，電子メールアドレス判定手段１１３ｂおよび住所判定手段１１３ｃによって順次判定する（ステップＳ１０４，Ｓ１０６，Ｓ１０８）。
まず、電話番号判定手段１１３ａにより、上記文字列が電話番号に該当するか否かが判定される（ステップＳ１０４）。その際、上記文字列が検疫テーブル１１７に設定されている電話番号判定条件を満たしていれば、つまり上記文字列が９〜１１桁の半角数字もしくは全角数字の連続であり、且つ、１文字目（先頭文字）が「０」で２文字目が「０」以外であれば、上記文字列が電話番号に該当するものと判定され（ステップＳ１０４のＹＥＳルート）、その旨が計数手段１１６に通知され、この計数手段１１６において、電話番号の出現回数に対応する計数値が１だけカウントアップされ（ステップＳ１０５）、ステップＳ１１３の処理へ移行する。
上記文字列が電話番号に該当しないと判定された場合（ステップＳ１０４のＮＯルート）、電子メールアドレス判定手段１１３ｂにより、上記文字列が電話メールアドレスに該
当するか否かが判定される（ステップＳ１０６）。その際、上記文字列が検疫テーブル１１７に設定されている電子メールアドレス判定条件を満たしていれば、つまり上記文字列中に「一文字以上のＡＳＣＩＩ」＋「@（アットマーク）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ
」＋「．（ドット）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の最後の文字が半角の英字であれば、上記文字列が電子メールアドレスに該当するものと判定され（ステップＳ１０６のＹＥＳルート）、その旨が計数手段１１６に通知され、この計数手段１１６において、電子メールアドレスの出現回数に対応する計数値が１だけカウントアップされ（ステップＳ１０７）、ステップＳ１１３の処理へ移行する。
上記文字列が電子メールアドレスに該当しないと判定された場合（ステップＳ１０６のＮＯルート）、住所判定手段１１３ｃにより、上記文字列が住所（居所）に該当するか否かが判定される（ステップＳ１０８）。その際、上記文字列が検疫テーブル１１７に設定されている住所判定条件を満たしていれば、つまり上記文字列中に「１文字以上１３文字以下の全角文字」＋「市」または「区」または「郡」＋「一文字以上の全角文字または半角文字」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の先頭文字が日本全国における４７都道府県名もしくは市区郡名の頭文字と一致していれば、上記文字列が住所に該当するものと判定され（ステップＳ１０８のＹＥＳルート）、その旨が計数手段１１６に通知され、この計数手段１１６において、住所（居所）の出現回数に対応する計数値が１だけカウントアップされ（ステップＳ１０９）、ステップＳ１１３の処理へ移行する。
上記文字列が住所に該当しないと判定された場合（ステップＳ１０８のＮＯルート）、つまり判定手段１１３によって上記文字列が電話番号，電子メールアドレス，住所のうちのいずれにも該当しないと判定された場合、文字判定手段１１４により、その文字列が、検疫テーブル１１７に設定されている文字判定条件（文字数が２以上６以下であり且つ全ての文字が漢字であり且つ上記文字列の先頭文字が日本人に多い苗字上位所定数に属する苗字の頭文字と一致すること）を満たすか否かが判定される（ステップＳ１１０）。この文字判定条件を満たさない場合（ステップＳ１１０のＮＯルート）、ステップＳ１１３の処理へ移行する。
一方、この文字判定条件を満たす場合（ステップＳ１１０のＹＥＳルート）、照合手段１１５により、当該文字区間（上記文字列）に含まれる文字／文字列と検疫テーブル１１７に設定されている氏名についての不適切文字／不適切文字列とが照合され、当該文字区間に不適切文字／不適切文字列が含まれるか否かが判定される（ステップＳ１１１）。当該文字区間に、一つでも不適切文字／不適切文字列と一致する文字／文字列が存在した場合（ステップＳ１１１のＹＥＳルート）には、その時点で不適切文字／不適切文字列との照合処理を直ちに終了し、ステップＳ１１３の処理へ移行する。
また、当該文字区間に不適切文字／不適切文字列が含まれていない場合（ステップＳ１１１のＮＯルート）、その照合判定結果が計数手段１１６に通知され、この計数手段１１６において、当該文字区間が氏名に該当するものと見なされ、氏名の出現回数に対応する計数値が１だけカウントアップされ（ステップＳ１１２）、ステップＳ１１３の処理へ移行する。
ステップＳ１１３では、対象ファイルから抽出されたテキストデータから未だ切り出されていない文字区間の有無が判定され、有る場合（ＹＥＳルート）には、ステップＳ１０３に戻り、上述と同様の処理（ステップＳ１０３〜Ｓ１１２）を繰り返し実行する。このようにして全ての文字区間がテキストデータから切り出され全ての文字区間に対する判定処理，照合処理，計数処理等を終了すると（ステップＳ１１３のＮＯルート）、計数手段１１６において、電話番号，電子メールアドレス，住所，氏名のそれぞれについての計数
値に基づいて、重要度が算出され出力される（ステップＳ１１４）。例えば、これらの計数値の総和を重要度として算出する。そして、このように算出された重要度は、回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに、ファイル情報送信手段１０４ａによって管理サーバ２０へ送信される（図７のステップＳ１２３）。
〔２−４〕本実施形態の回覧先利用者端末の動作：
図１０は本実施形態の回覧先利用者端末１０Ｂの動作を説明するためのフローチャート（ステップＳ２０１〜Ｓ２４７）で、この図１０に示すように、まず、受信手段１２０（第１方式受信手段１２１，第２方式受信手段１２２，第３方式受信手段１２３のいずれか）によって、管理サーバ２０，他の利用者端末１０Ａもしくは１０Ｂからの回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）が受信されると（ステップＳ２０１）、処理部１０ａにおいて、その回覧対象電子ファイルが第１方式受信手段１２１，第２方式受信手段１２２，第３方式受信手段１２３のいずれによって受信されたかを判断する（ステップＳ２０２）。
ここで、回覧対象電子ファイルが管理サーバ２０から受信された場合、第１方式受信手段１２１によって受信された、つまり第１方式に従った電子回覧を実行するものと判断し、回覧対象電子ファイルが他の利用者端末１０Ａもしくは１０Ｂから受信され且つ管理情報（ワークフロー等を含む）を添付されていない場合、第２方式受信手段１２２によって受信された、つまり第２方式に従った電子回覧を実行するものと判断し、回覧対象電子ファイルが他の利用者端末１０Ａもしくは１０Ｂから受信され且つ管理情報（ワークフロー等を含む）を添付されている場合、第３方式受信手段１２３によって受信された、つまり第３方式に従った電子回覧を実行するものと判断する。
第１方式に従った電子回覧を実行する場合（ステップＳ２０２の「第１方式」ルート）、受信した暗号化ファイルを復号化する復号鍵を管理サーバ２０（復号鍵記憶手段２０３）から読み出すべく、復号鍵読出要求手段１３４によって、当該暗号化ファイルに対応する復号鍵の読出要求が、当該暗号化ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該暗号化ファイルについての認証情報（ユーザＩＤおよびパスワード）とともに、管理サーバに通知される（ステップＳ２０３）。
復号鍵受信手段１２５によって管理サーバ２０から復号鍵を受信できなかった場合（管理サーバ２０での認証ＮＧの場合；ステップＳ２０４のＮＯルート）、表示部１４３でエラー表示を行なった後（ステップＳ２０５）、利用者端末１０Ｂ側でエラー通知を完了した旨を管理サーバ２０に通知してステップＳ２０１に戻る。
復号鍵受信手段１２５によって管理サーバ２０から復号鍵を受信した場合（管理サーバ２０での認証ＯＫの場合；ステップＳ２０４のＹＥＳルート）、第１方式受信手段１２１で受信された暗号化ファイルは、復号化手段１４１によって、管理サーバ２０から読み出された復号鍵でＰＤＦファイルに復号化され（ステップＳ２０７）、本実施形態では、制御手段１４２により、回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）の内容が表示部１４３の画面上に表示されるとともに、管理サーバ２０から読み出された表示コマンドに従って、既に回覧を行なった利用者によって当該ファイルの内容を承認した旨を明示する承認イメージが、表示部１４３において回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）の内容の所定位置（押印欄もしくはサイン欄）に表示される（ステップＳ２０８）。
表示部１４３において上述のような表示を参照した利用者は、その内容について承認した場合（もしくはその内容を参照したことを通知する場合）、マウスを操作し、マウスポインタを表示部１４３に表示されたファイル内容上の押印欄もしくはサイン記入欄等に合わせてクリックすると、本人認証情報の入力を指示するポップアップウインドウが表示部１４３に表示され、利用者は、そのポップアップウインドウを参照して本人認証情報（例
えばパスワード，バイオメトリクス情報等）を入力する（ステップＳ２０９）。
このようにして承認手段１４４による承認入力時に回覧先利用者端末１０Ｂの利用者によって本人認証情報が入力されると、本人認証手段１４５によって、その本人認証情報に基づいて回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の本人認証が行なわれ（ステップＳ２１０）、本人であることが認証された場合（ステップＳ２１１のＹＥＳルート）、承認手段１４４による承認入力は完了し、承認情報設定要求手段１３６によって、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイル（ＰＦＤファイル）の内容について承認した旨を示す承認情報（開封通知／参照通知）が、管理情報として管理サーバ２０に通知され（ステップＳ２１２）、管理情報記憶手段２０２に設定される。
この後、処理部１０ａにおいて、今回受信した回覧対象電子ファイルに対する問題文が登録・設定されているか否かが判断され（ステップＳ２１３）、問題文が設定されていない場合（ステップＳ２１３のＮＯルート）、ステップＳ２０１に戻る一方、問題文が設定されている場合（ステップＳ２１３のＹＥＳ）、問題文が、問題文受信手段１２６によって管理サーバ２０（問題文送信手段２２５）から受信され、制御手段１４２によって表示部１４３に表示される（ステップＳ２１４）。
回覧先利用者端末１０Ｂの利用者は、表示部１４３に表示された問題文を参照しながら、回答入力手段１４７としてのキーボードやマウスを操作することによって、その問題文に対する回答の入力を行ない、その回答入力を終了すると（ステップＳ２１５のＹＥＳルート）、その回答結果が、回答返信手段１３５によって管理サーバ２０に返信されてから（ステップＳ２１６）、ステップＳ２０１に戻る。
一方、本人認証手段１４５によって、本人であることが認証されなかった場合（ステップＳ２１１のＮＯルート）、制御手段１４２によって表示部１４３にエラー表示がなされてから（ステップＳ２１７）、承認情報設定要求手段１３６によって、本人認証がなされなかった旨が管理情報として管理サーバ２０に通知され（ステップＳ２１８）、管理サーバ２０の管理情報記憶手段２０２に設定されてから、ステップＳ２０１に戻る。
第２方式に従った電子回覧を実行する場合（ステップＳ２０２の「第２方式」ルート）、受信した暗号化ファイルを復号化する復号鍵を管理サーバ２０（復号鍵記憶手段２０３）から読み出すべく、復号鍵読出要求手段１３４によって、当該暗号化ファイルに対応する復号鍵の読出要求が、当該暗号化ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該暗号化ファイルについての認証情報（ユーザＩＤおよびパスワード）とともに、管理サーバに通知される（ステップＳ２１９）。
復号鍵受信手段１２５によって管理サーバ２０から復号鍵を受信できなかった場合（管理サーバ２０での認証ＮＧの場合；ステップＳ２２０のＮＯルート）、表示部１４３でエラー表示を行なった後（ステップＳ２２１）、第２方式受信手段１２２で受信された暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）は、そのまま、第２方式送信手段１３２により回覧制御情報（ワークフロー）に従って次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信され（ステップＳ２２２）、ステップＳ２０１に戻る。このステップＳ２２２での送信も、図８を参照しながら前述した手順と同様の手順で実行される。
復号鍵受信手段１２５によって管理サーバ２０から復号鍵を受信した場合（管理サーバ２０での認証ＯＫの場合；ステップＳ２２０のＹＥＳルート）、第２方式受信手段１２２によって受信された回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の識別情報が参照され、その識別情報（当該回覧対象電子ファイル）に対応付けられた管理情報に含まれるワークフロー（つまり、次の回覧対象利用者端末１０Ｂに関する宛先情報を含む管理情報）を管理
サーバ２０（管理情報記憶手段２０２）から読み出すべく、管理情報提供要求手段１３１によって、管理情報の提供要求が、当該回覧対象電子ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該利用者端末１０Ｂを特定しうる端末識別情報とともに、管理サーバ２０に通知され、この管理情報提供要求に応じた管理情報が、管理サーバ２０から読み出され、管理情報受信手段１２４によって受信される（ステップＳ２２３）。
この後、第２方式受信手段１２２で受信された暗号化ファイルは、復号化手段１４１によって、管理サーバ２０から読み出された復号鍵でＰＤＦファイルに復号化され（ステップＳ２２４）、本実施形態では、制御手段１４２により、回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）の内容が表示部１４３の画面上に表示されるとともに、管理サーバ２０から読み出された表示コマンド（管理情報）に従って、既に回覧を行なった利用者によって当該ファイルの内容を承認した旨を明示する承認イメージが、表示部１４３において回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）の内容の所定位置（押印欄もしくはサイン欄）に表示される（ステップＳ２２５）。
表示部１４３において上述のような表示を参照した利用者は、その内容について承認した場合（もしくはその内容を参照したことを通知する場合）、マウスを操作し、マウスポインタを表示部１４３に表示されたファイル内容上の押印欄もしくはサイン記入欄等に合わせてクリックすると、本人認証情報の入力を指示するポップアップウインドウが表示部１４３に表示され、利用者は、そのポップアップウインドウを参照して本人認証情報（例えばパスワード，バイオメトリクス情報等）を入力する（ステップＳ２２６）。
このようにして承認手段１４４による承認入力時に回覧先利用者端末１０Ｂの利用者によって本人認証情報が入力されると、本人認証手段１４５によって、その本人認証情報に基づいて回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の本人認証が行なわれ（ステップＳ２２７）、本人であることが認証された場合（ステップＳ２１１のＹＥＳルート）、承認手段１４４による承認入力は完了し、承認情報設定要求手段１３６によって、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイル（ＰＦＤファイル）の内容について承認した旨を示す承認情報（開封通知／参照通知）が、管理情報として管理サーバ２０に通知され（ステップＳ２２９）、管理情報記憶手段２０２に設定される。
そして、第２方式受信手段１２２で受信された暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）は、第２方式送信手段１３２によって、管理情報受信手段１２４で受信した管理情報に含まれる回覧制御情報（ワークフロー）に従って、次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信される（ステップＳ２３０）。このステップＳ２３０での送信も、図８を参照しながら前述した手順と同様の手順で実行される。
一方、本人認証手段１４５によって、本人であることが認証されなかった場合（ステップＳ２２８のＮＯルート）、制御手段１４２によって表示部１４３にエラー表示がなされてから（ステップＳ２３１）、承認情報設定要求手段１３６によって、本人認証がなされなかった旨が管理情報として管理サーバ２０に通知され（ステップＳ２３２）、管理サーバ２０の管理情報記憶手段２０２に設定されてから、第２方式受信手段１２２で受信された暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）が、第２方式送信手段１３２により回覧制御情報（ワークフロー）に従って次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信され（ステップＳ２３３）、ステップＳ２０１に戻る。このステップＳ２３３での送信も、図８を参照しながら前述した手順と同様の手順で実行される。
第３方式に従った電子回覧を実行する場合（ステップＳ２０２の「第３方式」ルート）、受信した暗号化ファイルを復号化する復号鍵を管理サーバ２０（復号鍵記憶手段２０３）から読み出すべく、復号鍵読出要求手段１３４によって、当該暗号化ファイルに対応す
る復号鍵の読出要求が、当該暗号化ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該暗号化ファイルについての認証情報（ユーザＩＤおよびパスワード）とともに、管理サーバに通知される（ステップＳ２３４）。
復号鍵受信手段１２５によって管理サーバ２０から復号鍵を受信できなかった場合（管理サーバ２０での認証ＮＧの場合；ステップＳ２３５のＮＯルート）、表示部１４３でエラー表示を行なった後（ステップＳ２３６）、第３方式受信手段１２３で受信された、管理情報付き暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）は、そのまま、第３方式送信手段１３３により、管理情報における回覧制御情報（ワークフロー）に従って次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信され（ステップＳ２３７）、ステップＳ２０１に戻る。このステップＳ２３７での送信も、図８を参照しながら前述した手順と同様の手順で実行される。
復号鍵受信手段１２５によって管理サーバ２０から復号鍵を受信した場合（管理サーバ２０での認証ＯＫの場合；ステップＳ２３５のＹＥＳルート）、第３方式受信手段１２３で受信された暗号化ファイルは、復号化手段１４１によって、管理サーバ２０から読み出された復号鍵でＰＤＦファイルに復号化され（ステップＳ２３８）、本実施形態では、制御手段１４２により、回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）の内容が表示部１４３の画面上に表示されるとともに、電子ファイルに添付された管理情報から読み出された表示コマンド（管理情報）に従って、既に回覧を行なった利用者によって当該ファイルの内容を承認した旨を明示する承認イメージが、表示部１４３において回覧対象電子ファイル（ＰＤＦファイル）の内容の所定位置（押印欄もしくはサイン欄）に表示される（ステップＳ２３９）。
表示部１４３において上述のような表示を参照した利用者は、その内容について承認した場合（もしくはその内容を参照したことを通知する場合）、マウスを操作し、マウスポインタを表示部１４３に表示されたファイル内容上の押印欄もしくはサイン記入欄等に合わせてクリックすると、本人認証情報の入力を指示するポップアップウインドウが表示部１４３に表示され、利用者は、そのポップアップウインドウを参照して本人認証情報（例えばパスワード，バイオメトリクス情報等）を入力する（ステップＳ２４０）。
このようにして承認手段１４４による承認入力時に回覧先利用者端末１０Ｂの利用者によって本人認証情報が入力されると、本人認証手段１４５によって、その本人認証情報に基づいて回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の本人認証が行なわれ（ステップＳ２４１）、本人であることが認証された場合（ステップＳ２４２のＹＥＳルート）、承認手段１４４による承認入力を完了し、承認情報設定要求手段１３６によって、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイル（ＰＦＤファイル）の内容について承認した旨を示す承認情報（開封通知／参照通知）が、回覧対象電子ファイルに添付された管理情報に設定・登録される（ステップＳ２４３）。
そして、第３方式受信手段１２３で受信された管理情報付き暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）は、第３方式送信手段１３３によって、添付の管理情報に含まれる回覧制御情報（ワークフロー）に従って、次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信される（ステップＳ２４４）。このステップＳ２４４での送信も、図８を参照しながら前述した手順と同様の手順で実行される。
一方、本人認証手段１４５によって、本人であることが認証されなかった場合（ステップＳ２４２のＮＯルート）、制御手段１４２によって表示部１４３にエラー表示がなされてから（ステップＳ２４５）、承認情報設定要求手段１３６によって、本人認証がなされなかった旨が、電子ファイルに添付の管理情報に設定・登録されてから（ステップＳ２４
６）、第３方式受信手段１２３で受信された管理情報付き暗号化ファイル（回覧対象電子ファイル）が、第３方式送信手段１３３により回覧制御情報（ワークフロー）に従って次の回覧先利用者端末１０Ｂに自動的に送信され（ステップＳ２４７）、ステップＳ２０１に戻る。このステップＳ２４７での送信も、図８を参照しながら前述した手順と同様の手順で実行される。
〔２−５〕本実施形態の管理サーバの動作：
図１１は本実施形態の管理サーバ２０の動作を説明するためのフローチャート（ステップＳ３００〜Ｓ３２６）で、この図１１に示すように、ファイル情報受信手段２１１によって回覧要求およびファイル情報が作成者端末１０Ａから受信されると（ステップＳ３００のＹＥＳルート）、動作状況検知手段２３１によって、その回覧要求があった時点での管理サーバ２０における記憶部２０ｂの空き容量および処理部２０ａの負荷（ＣＰＵの稼働率等）が管理サーバ２０の動作状況として検知される（ステップＳ３０１）。
そして、電子回覧方式選択手段２３２において、ファイル情報受信手段２１１によって受信されたファイル情報（回覧対象電子ファイルの重要度；ここでは、回覧対象電子ファイルの内容における個人情報要素数）、および、動作状況検知手段２３１によって検知された管理サーバ２０の動作状況（記憶部２０ｂの空き容量および処理部２０ａの負荷）に応じた電子回覧方式が、上記３種類の電子回覧方式（第１方式〜第３方式；[Ｉ]〜[III]
）の中から選択される（ステップＳ３０２〜Ｓ３０４）。
より具体的に、電子回覧方式選択手段２３２においては、例えば、回覧対象電子ファイルにおける個人情報要素数が１０〜１００（重要度中）であり且つ記憶部１０ｂの空き容量が所定容量以上である場合（ステップＳ３０２の「中」ルートおよびステップＳ３０３のＹＥＳルート）、電子回覧方式として第１方式が選択される一方、個人情報要素数が１０〜１００（重要度中）であり且つ記憶部１０ｂの空き容量が所定容量未満である場合（ステップＳ３０２の「中」ルートおよびステップＳ３０３のＮＯルート）、電子回覧方式として第２方式が選択される。
また、電子回覧方式選択手段２３２においては、例えば、回覧対象電子ファイルにおける個人情報要素数が１０未満（重要度低）であり且つ処理部１０ａの負荷が所定レベル未満である場合（ステップＳ３０２の「低」ルートおよびステップＳ３０４のＮＯルート）、電子回覧方式として第２方式が選択される一方、回覧対象電子ファイルにおける個人情報要素数が１０未満（重要度低）であり且つ処理部１０ａの負荷が所定レベル以上である場合（ステップＳ３０２の「低」ルートおよびステップＳ３０４のＹＥＳルート）、電子回覧方式として第３方式が選択される。
ただし、本実施形態においては、例えば、回覧対象電子ファイルにおける個人情報要素数が１００を超える場合（重要度高の場合）には、監視対象ファイル判定手段２３７によって、その回覧対象電子ファイルは、監視対象ファイルであると判定され（ステップＳ３０２の「高」ルート）、その判定結果が通知手段２２４によって管理者端末（図示略）や作成者端末１０Ａに通知されるとともに（ステップＳ３１６）、回覧禁止手段２３８によって、監視対象ファイルであると判定された回覧対象電子ファイルの電子回覧が禁止され（ステップＳ３１７）、ステップＳ３００に戻る。このとき、その回覧対象電子ファイルを作成者端末１０Ａから管理サーバ２０に強制的に回収してもよい。
電子回覧方式選択手段２３２によって第１方式が選択された場合、作成者端末１０Ａに対し、送信手段２２０を通じて、第１方式に従った電子回覧を実行する旨が回覧指示として通知されるとともに、管理情報および回覧対象電子ファイルの送信要求が発行される（ステップＳ３０５）。この要求に応じて、管理情報および回覧対象電子ファイル（場合に
よって問題文自体もしくは問題文の作成要求・作成指示を含む）が受信手段２１２，２１３によって作成者端末１０Ａから受信されると（ステップＳ３０６のＹＥＳルート）、処理部２０ａにおいて、作成者端末１０Ａからの応答に問題文の作成要求（管理サーバ２０側での問題文作成要求）が含まれているか否かを判断する（ステップＳ３０７）。
問題文の作成要求が含まれている場合（ステップＳ３０７のＹＥＳルート）、問題文作成手段２４０によって、回覧対象電子ファイルの内容に基づき、問題文が、当該問題文についての正解情報とともに作成される（ステップＳ３０８）。このとき、前述した通り、作成者端末１０Ａからの指示に応じて問題文を正解情報とともに作成してもよいし、回覧対象電子ファイルの内容に含まれる注目要素（例えば電子回覧内容が会議召集等である場合にはその会議の開催場所や開催日時；例えば社内停電に関する情報である場合には停電日時や停電部署）を抽出し、抽出された当該注目要素の記載部分を空欄にした文書と、当該文書における空欄に対応する事項を回答として入力することを、回覧先利用者に指示する回答指示文とを問題文として、自動的に作成してもよい。
このようにして作成された問題文および正解情報を、問題文／正解情報記憶手段２０４に記憶・保存してから（ステップＳ３０９）、電子回覧制御手段２３３および第１方式送信手段２２１などによって第１方式に従った電子回覧が実行される（ステップＳ３１０）。また、問題文の作成要求が含まれていない場合（ステップＳ３０７のＮＯルート）、作成者端末１０Ａ（問題文作成手段１０６）において作成された問題文およびその正解情報自体が含まれているか否かを判断し（ステップＳ３１１）、含まれている場合（ステップＳ３１１のＹＥＳルート）、問題文およびその正解情報を、問題文／正解情報記憶手段２０４に記憶・保存してから（ステップＳ３０９）、電子回覧制御手段２３３および第１方式送信手段２２１などによって第１方式に従った電子回覧が実行される（ステップＳ３１０）。一方、問題文およびその正解情報自体も含まれていない場合（ステップＳ３１１のＮＯルート）、直ちに、電子回覧制御手段２３３および第１方式送信手段２２１などによって第１方式に従った電子回覧が実行される（ステップＳ３１０）。なお、ステップＳ３１０で実行される、第１方式に従った電子回覧の詳細な手順（第１方式での電子回覧制御動作）については、図１２を参照しながら後述する。
電子回覧方式選択手段２３２によって第２方式が選択された場合、作成者端末１０Ａに対し、送信手段２２０を通じて、第２方式に従った電子回覧を実行する旨が回覧指示として通知されるとともに、管理情報の送信要求が発行される（ステップＳ３１２）。この要求に応じて、管理情報が管理情報受信手段２１２によって作成者端末１０Ａから受信されると（ステップＳ３１３のＹＥＳルート）、その管理情報に含まれるワークフローに従って、第２方式による電子回覧が開始される（ステップＳ３１４）。第２方式による電子回覧は、以降、各回覧対象利用者端末１０Ｂとの間で、管理情報提供要求，管理情報などをやり取りすることで実行される。これにより、利用者端末１０Ａ，１０Ｂの間で回覧される回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の本体と、この回覧対象電子ファイルの回覧を制御する回覧制御情報とが完全に分離され、管理サーバ２０は、回覧制御情報（ワークフロー）を管理情報として保存し、回覧先利用者端末の要求に応じて管理情報（回覧制御情報；ワークフロー）を回覧先利用者端末１０Ｂに提供するだけで、回覧対象電子ファイルは、回覧制御情報に従って自動的に回覧先利用者端末１０Ｂの間で回覧されることになる。
電子回覧方式選択手段２３２によって第３方式が選択された場合、作成者端末１０Ａに対し、送信手段２２０を通じて、第３方式に従った電子回覧を実行する旨が回覧指示として通知され（ステップＳ３１５）、以降は、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に管理情報（ワークフロー）が添付された状態で、作成者端末１０Ａや各回覧対象利用者端末１０Ｂがワークフローに従って回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末１０Ｂ
へ送信することにより、管理サーバ２０から独立して回覧対象電子ファイルの電子回覧が実行されることになる。
一方、管理サーバ２０において、受信手段２１０によって復号鍵読出要求が認証情報（例えば利用者によって入力されたユーザＩＤおよびパスワード）とともに回覧先利用者端末１０Ｂから受信されると（ステップＳ３００のＮＯルートおよびステップＳ３１８のＹＥＳルート）、認証手段２３５は、認証情報に含まれるユーザＩＤによって管理情報記憶手段２０２を検索し、そのユーザＩＤに対応するパスワードを管理情報記憶手段２０２から読み出し、認証情報に含まれるパスワードと、管理情報記憶手段２０２から読み出されたパスワードとを比較し、これらのパスワードが一致するか否かの判定（利用者認証；ステップＳ３１９）を行なう。
これらのパスワードが一致し、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が正当な利用者であることが認証されると（ステップＳ３２０のＹＥＳルート）、復号鍵送信手段２２３によって、暗号化ファイルを復号化するための復号鍵が、復号鍵記憶手段２０３から読み出され、その回覧先利用者端末１０Ｂに送信される（ステップＳ３２１）。一方、管理サーバ２０の認証手段２３５によってパスワードが不一致であると判定された場合には、利用者が正当な利用者ではないと判定され（ステップＳ３２０のＮＯルート）、管理サーバ２０から回覧先利用者端末１０Ｂにエラー通知が行なわれる（ステップＳ３２２）。
また、管理サーバ２０において、受信手段２１０によって管理情報提供要求が回覧対象電子ファイルの識別情報（ファイルＩＤ）とともに回覧先利用者端末１０Ｂから受信されると（ステップＳ３００のＮＯルート，ステップＳ３１８のＮＯルートおよびステップＳ３２３のＹＥＳルート）、管理情報送信手段２２２によって、そのファイルＩＤに基づき、対応する管理情報が、管理情報記憶手段２０２から読み出され、当該回覧先利用者端末１０Ｂに送信される（ステップＳ３２４）。
なお、本実施形態では、図１０を参照しながら説明したように、第２方式に従った電子回覧を実行する際、各回覧先利用者端末１０Ｂから管理サーバ２０に対する管理情報の提供要求は、暗号化ファイル用復号鍵の読出要求時に送信された認証情報に基づいて利用者認証を行なった後に行なわれるので、その提供要求を受けると、管理情報の提供要求に際しては利用者認証を行なうことなく、直ちに、管理情報は各回覧先利用者端末１０Ｂに送信される。
また、管理サーバ２０において、受信手段２１０によって承認情報設定要求（開封通知／参照通知）が回覧対象電子ファイルの識別情報（ファイルＩＤ）とともに回覧先利用者端末１０Ｂから受信されると（ステップＳ３００のＮＯルート，ステップＳ３１８のＮＯルート，ステップＳ３２３のＮＯルートおよびステップＳ３２５のＹＥＳルート）、処理部２０ａによって、そのファイルＩＤに対応する管理情報記憶手段２０２における管理情報に、承認情報（開封通知／参照通知）が設定される（ステップＳ３２６）。
ついで、図１２に示すフローチャート（ステップＳ３３１〜Ｓ３５８）に従って、本実施形態の管理サーバ２０による第１方式での電子回覧制御動作、つまり、図１１のステップＳ３１０で実行される、第１方式に従った電子回覧の詳細な手順について説明する。
この図１２に示すように、管理サーバ２０の第１方式送信手段２２１が回覧対象電子ファイル（作成者端末１０Ａの暗号化１０３と同様にして暗号化手段２３４によって暗号化された暗号化ファイル）を送信する際には、まず、調査手段２３６によって最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査する（ステップＳ３３１）。その調査の結果、ログオン状態であれば（ステップＳ３３２のＹＥＳルート）、第１方式送
信手段２２１によって、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）が最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂに送信される（ステップＳ３３３）。
一方、調査手段２３６による調査の結果、最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしていない場合（つまりログオフ状態の場合；ステップＳ３３２のＮＯルート）、第１方式送信手段２２１が、管理サーバ２０の管理情報記憶手段２０２における最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の予定表を参照し（ステップＳ３３４）、その利用者の在席予定時間（在席予定時刻）に基づいてその回覧先利用者端末１０Ｂへの回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）の送信を待機するか否かを判断する（ステップＳ３３５）。
待機する場合（ステップＳ３３５のＹＥＳルート）、第１方式送信手段２２１は、送信時刻を設定し（ステップＳ３３６）、その送信時刻になった時点で（ステップＳ３３７のＹＥＳルート）、ステップＳ３３１に戻り、再度、最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。
待機しない場合（ステップＳ３３５のＮＯルート）、第１方式送信手段２２１は、管理情報として予め設定されている、最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂについての代理設定を参照し、代理の利用者端末１０Ｂが設定されていれば（ステップＳ３３８のＹＥＳルート）、その代理の利用者端末１０Ｂを他の回覧先利用者端末１０Ｂとして選択し（ステップＳ３３９）、ステップＳ３３１に戻り、その代理の利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。なお、代理の利用者端末１０Ｂについて送信待機する場合には代理設定の有無は参照しない。つまり、ステップＳ３３８ではＹＥＳルートは選択されず、ＮＯルート経由でステップＳ３４０へ移行する。
代理の利用者端末１０Ｂが設定されていなければ（ステップＳ３３８のＮＯルート）、第１方式送信手段２２１は、管理情報（回覧状況／承認情報）を参照し、その管理情報に基づいて、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂを一つ選択し（ステップＳ３４０）、ステップＳ３３１に戻り、選択された回覧先利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。
ところで、ステップＳ３３３において回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）が最初（次）の回覧先利用者端末１０Ｂに送信された後には、受信手段２１０によって、承認情報設定要求（回覧対象電子ファイルについての開封通知／参照通知）を、回覧対象電子ファイルの識別情報（ファイルＩＤ）とともに回覧先利用者端末１０Ｂから受信するのを待機する（ステップＳ３４１）。
回覧先利用者端末１０Ｂから承認情報設定要求が受信されず（ステップＳ３４１のＮＯルート）、回覧先利用者端末１０Ｂにおいて当該回覧対象電子ファイルについての本人認証がなされなかった旨が回覧先利用者端末１０Ｂから通知された場合（図１０のステップＳ２１８および図１２のステップＳ３４２のＹＥＳルート）、もしくは、管理サーバ２０において当該回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を復号化する復号鍵の送信時に利用者が正当な利用者ではないと判定された場合（図１１のステップＳ３２０のＮＯルートおよび図１２のステップＳ３４２のＹＥＳルート）、第１方式送信手段２２１によって、管理情報（回覧状況／承認情報）を参照し、その管理情報に基づいて、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂを一つ選択し（ステップＳ３４５）、ステップＳ３３１に戻り、選択された回覧先利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。
承認情報設定要求（開封通知／参照通知）が受信されず且つ本人認証の失敗（ＮＧ）に関する情報も受信されない状態（ステップＳ３４１のＮＯルートおよびステップＳ３４２のＮＯルート）が、ステップＳ３３３での回覧対象電子ファイルの送信後、所定時間だけ続くと（ステップＳ３４３のＹＥＳルート）、未応答端末検知手段２４５によって、ステップＳ３３３で回覧対象電子ファイルを送信した回覧先利用者端末１０Ｂが未応答端末として検知され、通知手段２２４によって、その未応答端末として検知された回覧対象利用者端末１０Ｂ，当該回覧対象利用者端末１０Ｂについての管理者端末（図示略），当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末１０Ａのうちの少なくとも一つに対し、当該回覧対象利用者端末１０Ｂから応答が無い旨が通知され、必要に応じて、電子回覧制御手段２３３によって、未応答端末検知手段２４５によって未応答端末として検知された回覧対象利用者端末に対し、当該回覧対象電子ファイルが再送信される（ステップＳ３４４）。
再送信する場合には、ステップＳ３３１に戻り、再送信対象の回覧先利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。なお、再送信については、例えば、管理情報等において再送信についての設定が予め行なわれている場合や、未応答端末を検知した時点で管理サーバ２０（管理者端末）あるいは作成者端末１０Ａの表示部等にポップアップ表示を行なって再送信を行なうべきか否かの問い合わせを管理者もしくは作成者に対して行ないその返答が再送信を指示するものである場合に、実行されるようにする。
ステップＳ３４４において、通知だけ行なった場合には、ステップＳ３４５に移行し、第１方式送信手段２２１によって、管理情報（回覧状況／承認情報）を参照し、その管理情報に基づいて、回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）をまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂを一つ選択し、ステップＳ３３１に戻り、選択された回覧先利用者端末１０Ｂのログオン／ログオフ状態を調査し、上述と同様の処理を実行する。
一方、受信手段２１０によって、回覧先利用者端末１０Ｂから当該回覧対象電子ファイルについての承認情報設定要求（開封通知／参照通知）が受信されると（ステップＳ３４１のＹＥＳルート）、処理部２０ａが、管理情報記憶手段２０２の管理情報もしくは問題文／正解情報記憶手段２０４の内容を参照することにより、当該回覧対象電子ファイルについての問題文が設定・登録されているか否かを判定し（ステップＳ３４６）、問題文が設定・登録されていない場合（ステップＳ３４６のＮＯルート）には、後述するステップＳ３５４に移行する。
また、問題文が設定・登録されている場合（ステップＳ３４６のＹＥＳルート）には、問題文送信手段２２５によって、当該回覧対象電子ファイルに対応する問題文（当該回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末１０Ｂの利用者が参照したことを確認しうるもの）が、問題文／正解情報記憶手段２０４から読み出され、ステップＳ３３３で回覧対象電子ファイルを送信した回覧対象利用者端末１０Ｂに送信される（ステップＳ３４７）。
そして、回覧対象利用者端末１０Ｂからの、問題文に対する回答の返信を待機し（ステップＳ３４８）、問題文に対する回答が、ステップＳ３３３での回覧対象電子ファイルの送信後に所定時間だけ経過しても受信されない場合（ステップＳ３４８のＮＯルートおよびステップＳ３４９のＹＥＳルート）、未応答端末検知手段２４５によって、ステップＳ３３３で回覧対象電子ファイルを送信した回覧先利用者端末１０Ｂが未応答端末として検知され、上述したステップＳ３４４以降の処理〔未応答端末に関する通知（回答の返信が無い旨の通知）や、必要に応じて回覧対象電子ファイルの再送信〕が実行される。
回覧対象利用者端末１０Ｂから問題文に対する回答が返信され回答受信手段２１４によ
って受信された場合（ステップＳ３４８のＹＥＳルート）、回答受信手段２１４によって受信された回答と、問題文／正解情報記憶手段２０４から読み出された当該回覧対象電子ファイルの問題文に対応する正解情報とが、回答判定手段２３９によって照合され、回覧先利用者１０Ｂの利用者による回答が正しいと判断された場合（ステップＳ３５０のＹＥＳルート）、後述するステップＳ３５４に移行する。
また、回覧先利用者１０Ｂの利用者による回答が正しくないと判断された場合（ステップＳ３５０のＮＯルート）には、問題文送信手段２２５によって、当該回覧対象電子ファイルに対応する問題文が回覧対象利用者端末１０Ｂに再送信され（ステップＳ３５１）、回覧対象利用者端末１０Ｂからの、問題文に対する回答の再返信を待機する（ステップＳ３５２）。
問題文に対する回答が、ステップＳ３３３での回覧対象電子ファイルの送信後に所定時間だけ経過しても受信されない場合（ステップＳ３５２のＮＯルートおよびステップＳ３５３のＹＥＳルート）、未応答端末検知手段２４５によって、ステップＳ３３３で回覧対象電子ファイルを送信した回覧先利用者端末１０Ｂが未応答端末として検知され、上述したステップＳ３４４以降の処理〔未応答端末に関する通知（回答の再返信が無い旨の通知）や、必要に応じて回覧対象電子ファイルの再送信〕が実行される。回覧対象利用者端末１０Ｂから問題文に対する回答が再返信され回答受信手段２１４によって受信された場合（ステップＳ３５２のＹＥＳルート）、上述したステップＳ３５０に移行する。
問題文が設定・登録されていない場合（ステップＳ３４６のＮＯルート）、あるいは、回覧先利用者１０Ｂの利用者による回答が正しいと判断された場合（ステップＳ３５０のＹＥＳルート）、処理部２０ａによって、当該回覧対象電子ファイルの内容が、スケジュール情報（例えば、電子回覧内容が会議召集等に関する情報でその会議の開催場所や開催日時を告知するものである場合や、社内停電に関する情報で停電日時や停電部署を告知するものである場合）であるか否かをその内容（日時情報の有無等）に基づいて判断する（ステップＳ３５４）。
当該回覧対象電子ファイルの内容がスケジュール情報でない場合（ステップＳ３５４のＮＯルート）、上述したステップＳ３４５に移行する。一方、当該回覧対象電子ファイルの内容がスケジュール情報である場合（ステップＳ３５４のＹＥＳルート）、スケジュール情報抽出手段２４２によって、回覧対象電子ファイルの内容に含まれるスケジュール情報（例えば電子回覧内容が会議召集等である場合にはその会議の開催場所や開催日時；例えば社内停電に関する情報である場合には停電日時や停電部署）が抽出される（ステップＳ３５５）。
この後、スケジュール情報抽出手段２４２によって抽出されたスケジュール情報と、管理情報記憶手段２０２の予定表（当該回覧先利用者端末１０Ｂの利用者に対応するもの）に既に登録されたスケジュール情報とが、重複検知手段２４４によって照合され、これらのスケジュール情報の時間的に重複していないかが判定される（ステップＳ３５６）。
時間的に重複していない場合（ステップＳ３５６のＮＯルート）には、スケジュール情報抽出手段２４２によって抽出されたスケジュール情報が、登録手段２４３によって、当該回覧対象利用者端末１０Ｂの利用者について予め設定されている予定表（電子スケジュール帳）に登録されてから（ステップＳ３５７）、上述したステップＳ３４５に移行する。このとき、登録手段２４３は、当該回覧対象利用者端末１０Ｂの利用者ＩＤに基づいて特定された予定表の対応日時に、抽出されたスケジュール情報〔例えば、会議召集であれば会議名（ファイルタイトル）、停電等であれば停電する旨〕を記入・登録する。
一方、予定表において、今回、スケジュール情報抽出手段２４２によって抽出されたスケジュール情報の日時に、既に他のスケジュール情報が登録されている場合には、その状況が、重複検知手段２４４によって時間的重複として検知され（ステップＳ３５６のＹＥＳルート）、通知手段２２４によって、その旨（時間的重複が発生していること）が当該回覧対象利用者端末１０Ｂに通知されるとともに、代理設定要求手段２２６によって、重複したスケジュール情報の一方について回覧対象利用者端末１０Ｂの利用者に代わって当該スケジュールを実行すべき代理の設定を要求する代理設定要求が当該回覧対象利用者端末１０Ｂに対して発行された後（ステップＳ３５８）、上述したステップＳ３４５に移行する。
なお、ステップＳ３４３，Ｓ３４９，Ｓ３５３において回覧対象電子ファイルの送信後に所定時間だけ経過した場合に、未応答端末検知手段２４５が、回覧対象利用者端末１０Ｂを未応答端末として検知しているが、スケジュール情報抽出手段２４２によって抽出されたスケジュール情報に含まれる期日（例えば会議開催日時や停電日時）の所定時間前までに問題文に対する回答または開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末１０Ｂを未応答端末として検知し、このような未応答端末に対して、上述したステップＳ３４４以降の処理を実行してもよい。
〔２−６〕変形例：
次に、図１３に示すフローチャート（ステップＳ３６１〜Ｓ３６４）に従って、本実施形態の管理サーバ２０による第１方式での電子回覧制御動作の変形例について説明する。
この図１３に示すように、本変形例では、記憶部２０ｂに予め記憶された関係者リスト記憶手段２０５を用いて第１方式に従った電子回覧を実行するものである。
つまり、第１方式に従った電子回覧を実行する際に、読出手段２４１が、回覧対象となりうる電子ファイルの内容に係るファイル情報に基づいて、当該ファイル情報に対応する関係者の端末情報を関係者リスト記憶手段２０５から検索して読み出す（ステップＳ３６１）。
ここで、ファイル情報としては、ファイル情報受信手段２１１によって作成者端末１０Ａから受信した、作成者端末１０Ａ側（抽出手段１１０）で抽出された重要度を用いてもよいが、作成者端末１０Ａにおける抽出手段１１０と同様の機能を管理サーバ２０側にも備え、管理サーバ２０側の抽出手段によって、作成者端末１０Ａの抽出手段１１０と同様に、回覧対象となりうる電子ファイルの内容に係るファイル情報（重要度）を当該電子ファイルから抽出してもよい。
また、関係者リスト記憶手段２０５においては、前述した通り、回覧対象となりうる電子ファイルの内容に係るファイル情報と当該ファイル情報に係る関係者の端末情報とを対応づける関係者リストが予め記憶されている。例えば、個人情報要素数が多くて重要度が高い回覧対象電子ファイル（例えば個人情報要素数１０以上）についての関係者の端末情報としては、その個人情報を直接取り扱う可能性の高い利用者の端末情報が登録されるほか、所定のキーワード（特定用語）を含むものとして重要度が高い回覧対象電子ファイルについての関係者の端末情報としては、そのキーワードに関わる部署（例えばキーワードがプロジェクト名であればそのプロジェクトを実行する部署など）に所属する利用者の端末情報が登録される。また、停電等の告知を行なう回覧対象電子ファイルの場合には、その停電部署における利用者にとって特にそのファイル内容の重要度が高くなるので、部署毎に、その部署に所属する利用者の端末情報が関係者の端末情報として登録される。
また、ファイル情報としては、抽出手段１１０によって重要度として抽出されるものと同様、回覧対象電子ファイルの内容における、特定の個人を識別可能な個人情報要素の数
や、予め設定された特定の用語の有無または数が用いられるほか、回覧対象電子ファイルの内容に含まれるキーワード（例えば、回覧対象電子ファイルの内容において出現頻度の高い用語や、タイトル，見出し等に含まれる用語）などが用いられる。
そして、問題文送信手段２２は、ワークフローに含まれる回覧対象利用者端末１０Ｂのうち、読出手段２４１によって読み出された、前記端末情報に含まれる回覧対象利用者端末に対してのみ、問題文を送信するようにする。
つまり、電子回覧制御手段２３２が、読出手段２４１によって読み出された端末情報に含まれる回覧対象利用者端末１０Ｂのみからなる関係者ワークフローと、読出手段２４１によって読み出された端末情報に含まれる回覧対象利用者端末１０Ｂを対応ワークフローから除外した除外後ワークフローとを作成してから（ステップＳ３６２）、除外後ワークフローに従って、図１２のステップＳ３３１〜Ｓ３４０の手順で、回覧対象電子ファイルの、第１方式に従った電子回覧を実行させる一方（ステップＳ３６３）、読出手段２４１によって読み出された端末情報に含まれる回覧対象利用者端末１０Ｂ（問題文を送信すべき利用者端末１０Ｂ；つまりは、回覧先利用者による問題文に対する回答を受け取りその回答について正解判定を行なうべき利用者端末１０Ｂ）には、前記除外後ワークフローとは別途、前記関係者ワークフローに従って、回覧対象電子ファイルを送信する（ステップＳ３６４）。
このとき、問題文送信対象である複数の回覧対象利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイルを送信する場合には、前記対応ワークフローに従い、図１２のステップＳ３３１〜Ｓ３５８の手順で、利用者端末１０Ｂへのファイル送信を行なってもよいし、前記対応ワークフローと関係なく複数の利用者端末１０Ｂへ同時にファイル送信（ブロードキャスト；放送出力）を行なってもよい。
〔３〕本実施形態の電子回覧システムの効果：
このように本発明の一実施形態としての電子回覧システム１によれば、作成者端末１０Ａにおいて、回覧対象電子ファイルが作成されると、その回覧対象電子ファイルからファイル情報〔例えば重要度（個人情報要素数／特定の用語の有無や数など）〕が抽出されて管理サーバ２０に通知され、この管理サーバ２０において、そのファイル情報と当該管理サーバ２０の動作状況（記憶部２０ｂの空き容量および処理部２０ａの負荷）との少なくとも一方に応じた電子回覧方式が３種類の電子回覧方式（第１〜第３方式）の中から選択され、選択された電子回覧方式に従った電子回覧が回覧対象利用者端末１０Ｂによって実行されることになる。これにより、異なる３種類の電子回覧方式の中から、回覧対象電子ファイルの内容や管理サーバ２０の動作状況に応じた方式が選択されて採用されるので、電子回覧システム１の運用に際し各種方式毎に異なる長所を有効に生かすることができる。
また、本実施形態の電子回覧システム１においては、重要度の高い電子ファイルについては、管理サーバ２０における記憶部２０ｂの空き容量が十分あれば第１方式で電子回覧が行なわれるので、管理サーバ２０が文書ファイルの本体や電子回覧状況を常に管理することができ、重要度の高い電子ファイルのセキュリティを確保し情報漏洩を確実に防止できるとともに、万一、情報漏洩が発生した場合には電子回覧状況から漏洩経路等の分析・解明を容易に行なうことができる。一方、管理サーバ２０における記憶部２０ｂの空き容量が少なければ第２方式で電子回覧が行なわれるので、管理サーバ２０側においてワークフロー（回覧制御情報）のみを保存するだけで電子ファイル本体を保存する必要がなくなるためデータ保存量の増大を招くことなく、重要度の高い電子ファイルを回覧する場合にその電子ファイルに含まれる情報が漏洩するのを確実に防止することができるほか、万一、情報漏洩が発生した場合には管理サーバ２０で管理される電子回覧状況から漏洩経路等
の分析・解明を容易に行なうことができる。
また、重要度の低い電子ファイルについては、管理サーバ２０における処理部の負荷が軽ければ第２方式で電子回覧が行なわれるので、管理サーバ２０側においてワークフロー（回覧制御情報）のみを保存するだけで電子ファイル本体を保存する必要がなくなるためデータ保存量の増大を招くことなく、且つ、管理サーバ２０の処理能力を逼迫させることなく、電子回覧状況を管理サーバ２０側で管理しながら電子回覧を行なうことができる。一方、管理サーバ２０における処理部２０ａの負荷が重ければ第３方式で電子回覧が行なわれるので、管理サーバ２０を介することなく電子ファイルの回覧が行なわれ、管理サーバ２０側において電子回覧に際しての処理負荷の増大やデータ保存量の増大を招くことが一切ない。
このように、重要度の高い電子ファイルについては、セキュリティを確保しながら管理サーバ２０の空き記憶容量に応じた電子回覧方式（第１方式／第２方式）が選択されることになる一方、重要度の低い電子ファイルについては、セキュリティを重要視することなく管理サーバ２０の処理部負荷に応じた電子回覧方式（第２方式／第３方式）が選択されることになるので、電子回覧システム１の運用に際し各種方式毎に異なる長所を有効に生かすることができるのである。
また、重要度が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルとして判定・認識し、このような監視対象ファイルを認識した場合に、その旨を、作成者端末１０Ａに通知したり、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を禁止したりすることで、例えば個人情報ファイルや機密情報ファイルなどの重要度の高い電子ファイルの存在を管理者や利用者に意識させたり、重要度の高い電子ファイルに含まれる重要情報（個人情報や機密情報）の、電子回覧に伴う不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止したりすることができる。
さらに、第１方式での電子回覧実行時には管理サーバ２０において、また、第２方式／第３方式での電子回覧実行時には作成者端末１０Ａにおいて、回覧対象電子ファイルを暗号化ファイル（管理対象ファイルをＰＤＦファイルに変換しこのＰＤＦファイルを所定の暗号鍵で暗号化したもの）に変換し、管理サーバ２０によって認証された暗号化ファイルの正当な利用者（正当な回覧者）のみが、暗号化ファイルをＰＤＦファイルに復号化してその内容に対するアクセス（閲覧・参照）することができ、その他の利用者は、暗号化ファイルを復号化することができず、その内容に対するアクセスを行なうことは不可能になっている。つまり、回覧対象電子ファイルは、改竄不能なＰＤＦファイルに変換され、さらに正当な利用者のみがアクセス可能な暗号化ファイルに変換された上で回覧されるので、特に重要度の高い情報を回覧する場合、その情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
一方、本実施形態の電子回覧システム１によれば、各回覧対象利用者端末１０Ｂに対し、回覧対象電子ファイルの内容についての問題文が管理サーバ２０から各回覧対象利用者端末１０Ｂへ送信し、各回覧対象利用者端末１０Ｂからの問題文に対する回答を正解情報と照合・比較することによりその回答が正しいか否かを判定することで、電子回覧に際して管理サーバ２０側で回覧先の利用者が電子回覧内容を本当に把握しているか否かを判断することができ、電子回覧内容を回覧先利用者に周知徹底させることができる。
このような電子回覧システム１において、問題文およびその正解情報として、作成者端末１０Ａ側で作成され管理サーバ２０側で受信されたものや、作成者端末１０Ａからの指示に応じて管理サーバ２０側で作成されたものを用いることで、回覧対象電子ファイルの作成意図に沿った問題文を用いることができるので、回覧対象電子ファイルの内容を各回
覧対象利用者端末１０Ｂの利用者が参照したか否かをより正確に判断することができる。
また、管理サーバ２０側において、回覧対象電子ファイルの内容に含まれる注目要素（例えば電子回覧内容が会議召集等である場合にはその会議の開催場所や開催日時；例えば社内停電に関する情報である場合には停電日時や停電部署）を抽出し、抽出された当該注目要素の記載部分を空欄にした文書と、その空欄を埋めることを利用者に指示する回答指示文とを問題文として作成することで、作成者の指示を受けなくても、回覧対象電子ファイルの作成意図に沿った問題文を自動的に作成することが可能になる。
さらに、各回覧対象利用者端末１０Ｂへの回覧対象電子ファイルの送信タイミングで（つまり回覧対象電子ファイルと同時もしくはほぼ同時に）問題文を管理サーバ２０から各回覧対象利用者端末１０Ｂに送信することで、送信タイミングを逸することなく問題文を確実に各回覧対象利用者端末１０Ｂに送信することができる。
また、電子回覧時に各回覧対象利用者端末１０Ｂに対し回覧対象電子ファイルの開封通知要求（参照通知要求）も併せて行ない、管理サーバ２０が、各回覧対象利用者端末１０Ｂからその要求に応じた開封通知（参照通知）を受けたタイミングで、問題文を管理サーバ２０から各回覧対象利用者端末１０Ｂに送信することで、回覧先利用者が回覧対象電子ファイルの内容を参照した場合にのみ問題文が送信されることになるので、回覧先利用者が回覧対象電子ファイルの内容を参照していないのに無駄に問題文を送信してしまうのを回避することができる。
またさらに、各回覧対象利用者端末１０Ｂからの回答が正しいと判定された場合、つまり回覧先の利用者が電子回覧内容を本当に把握していることを確認した場合に、次の回覧対象利用者端末１０Ｂへの電子回覧を実行することにより、より確実に電子回覧内容を回覧先利用者に周知徹底させることができる。
そして、図１３を参照しながら説明したように、ワークフローに含まれる回覧対象利用者端末１０Ｂのうち、回覧対象電子ファイルの内容に係るファイル情報〔例えば、当該ファイルの内容の重要度（個人情報要素数／特定の用語の有無や数など）や当該ファイルの内容に含まれるキーワード（出現頻度の高い用語や、タイトル，見出し等に含まれる用語）〕に対応付けられた関係者の端末に対してのみ問題文を送信することで、回覧対象電子ファイルの内容に係る関係者にその内容を周知徹底させることができるほか、ワークフローに従って電子回覧を行なう場合に、その関係者が問題文に対する回答を行なわないことによって、関係者以外の利用者に対する回覧対象電子ファイルの電子回覧の停滞が発生するのを確実に防止することができる。
また、各回覧対象利用者端末１０Ｂからの回答が正しいと判定された場合、あるいは、各回覧対象利用者端末１０Ｂから開封通知要求（参照通知要求）に応じた開封通知（参照通知）を受けた場合に、回覧対象電子ファイルの内容に含まれるスケジュール情報（例えば電子回覧内容が会議召集等である場合にはその会議の開催場所や開催日時；例えば社内停電に関する情報である場合には停電日時や停電部署）を抽出し、抽出されたスケジュール情報を、当該回覧対象利用者端末の利用者についての予定表（電子スケジュール帳）に登録することで、利用者によって確認された回覧対象電子ファイルに含まれるスケジュール情報については、利用者が意識することなく、自動的に予定表（電子スケジュール帳）に登録されることになり、利用者の利便性を大幅に高めることができる。
その際、新たに登録されるスケジュール情報と予定表に既に登録されたスケジュール情報とを照合し、これらのスケジュール情報の時間的重複を検知した場合に、その旨を当該回覧対象利用者端末１０Ｂに通知したり、重複したスケジュール情報の一方について代理
の設定を要求する代理設定要求を当該回覧対象利用者端末１０Ｂに対して発行したりすることで、ダブルブッキングのごとき不都合が生じる事態を事前に認知することができ、利用者の利便性をより高めることができる。
さらに、回覧対象電子ファイルの送信後に、所定時間経過しても回答または開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末１０Ｂ、もしくは、抽出されたスケジュール情報に含まれる期日（例えば会議開催日時や停電日時）の所定時間前までに回答または開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末１０Ｂを未応答端末として検知し、検知された未応答端末，管理者端末，作成者端末１０Ａのうちの少なくとも一つに対し当該回覧対象利用者端末１０Ｂから応答が無い旨を通知したり、その未応答端末に対する回覧対象電子ファイルの再送信を行なったりすることで、回覧対象電子ファイルの電子回覧を徹底して行ない、当該回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末１０Ｂの利用者により確実に周知徹底させることができる。
このとき、第１方式もしくは第２方式に従った電子回覧を実行する際に、管理サーバ２０に、回覧対象電子ファイルに対する、回覧先利用者端末１０Ｂでのアクセス権を管理情報として設定しておくことにより、各回覧先利用者端末１０Ｂでは設定されたアクセス権に応じたアクセスしか行なうことができず、回覧対象電子ファイルの作成者の意図に応じたアクセス権限のみを各利用者（各回覧者）に対して設定することが可能になり、機密性の高い情報を回覧する場合、その情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などをより確実に防止することができる。
また、第１方式もしくは第２方式に従った電子回覧を実行する際に、管理サーバ２０に設定されているアクセス権を、暗号化ファイルを受信する順番となった回覧先利用者端末１０Ｂのみに復号鍵が送信されその回覧先利用者端末１０Ｂのみが回覧対象電子ファイルに対するアクセスが可能になるように、アクセス権設定変更手段２４６によって自動的に設定変更することにより、既に回覧（回覧対象電子ファイルの内容参照）を終えた回覧先利用者端末１０Ｂでは回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）に対するアクセスができなくなるため、機密性の高い情報を回覧する場合、その情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などをより確実に防止することができる。
さらに、利用者端末１０Ａ，１０Ｂや管理サーバ２０が次の回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信する際、その次の回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしていない場合には、回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂ、または、次の回覧先利用者端末１０Ｂについての代理の利用者端末１０Ｂが設定されていればその代理の利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイルが送信されるので、在席者を優先して回覧対象電子ファイルを遅滞させることなく確実に回覧させることができる。
同様に、利用者端末１０Ａ，１０Ｂや管理サーバ２０が次の回覧先利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイル（暗号化ファイル）を送信する際、その次の回覧先利用者端末１０Ｂがログオンしていない場合、次の回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の予定表を参照し、在席予定時間が近ければ回覧対象電子ファイルの送信を待機し、出張等により在席予定時間がかなり先であれば、回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂ、または、代理の利用者端末１０Ｂに回覧対象電子ファイルを送信するようにすることができるので、スケジュールを把握して在席者を優先しながら回覧対象電子ファイルを遅滞させることなく確実に回覧させることができる。
一方、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイルの内容を参照し承認入力を行なうと、その旨を示す承認情報が管理情報として管理サーバ２０に設定されるので
、管理サーバ２０において、どの端末で（誰が）回覧対象電子ファイルの参照・承認を行なったかを確実に把握することができる。そして、その承認情報を参照することにより、回覧済の回覧先利用者端末１０Ｂを把握することができるので、管理サーバ２０は、承認情報（回覧状況）に従って、前述したようなアクセス権の自動設定変更や、回覧対象電子ファイルをまだ回覧されていない他の回覧先利用者端末１０Ｂの選択などを行なうことが可能になる。
また、このとき、上記承認入力のタイミングを次の回覧先利用者端末１０Ｂへの回覧対象電子ファイルの自動送信タイミングとして用いることで、利用者（回覧者）が送信のための特別な操作を行なうことなく、つまり利用者が意識することなく、回覧対象電子ファイルが自動的に次の回覧先利用者端末１０Ｂに送信されるので、回覧対象電子ファイルの送信し忘れが生じることがなく、回覧対象電子ファイルを遅滞させることなく確実に回覧させることができる。
さらに、承認入力時に回覧先利用者端末１０Ｂの利用者の本人認証情報を行ない、本人認証がなされた場合に承認情報を管理サーバ２０に設定することで、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者本人のみが承認入力を行なうことができる。従って、利用者本人が回覧対象電子ファイルの内容を参照・承認した場合にのみに次の回覧先利用者端末１０Ｂへの送信が行なわれ、回覧先利用者端末の利用者本人に対して回覧対象電子ファイルの内容を確実に参照・承認させることができる。
上述のごとく本人認証がなされた場合に所定のコマンドを管理サーバ２０に設定することにより、回覧先利用者端末１０Ｂの利用者が回覧対象電子ファイルの内容を承認した旨を明示する承認イメージ（利用者の印鑑もしくはサインのイメージ）を、回覧対象電子ファイルの内容を表示する表示部１４３の画面上に表示させることができる。従って、各回覧先利用者端末１０Ｂで回覧対象電子ファイルを表示した際には、それまでに回覧を行なって承認した利用者を直ちに視認し把握することができ、利用者の利便性を高めることができる。このとき、コマンドに、承認入力時に回覧先利用者端末１０Ｂの利用者のマウス操作によって指定された位置情報を含ませておき、その位置情報に応じた位置に承認イメージを表示させることで、承認イメージを利用者の望む位置（実際には回覧対象電子ファイルの内容として表示される押印欄内もしくはサイン欄内）に承認イメージを表示させることが可能になる。
また、回覧先利用者端末１０Ｂで回覧対象電子ファイルの内容を参照する際にこの回覧先利用者端末１０Ｂにおいて回覧対象電子ファイルに対して実行させたい処理がある場合、その処理の実行を指示するコマンドを、予め管理情報として設定・保存しておくことにより、その処理を回覧先利用者端末１０Ｂで自動的に実行させることができ、回覧対象電子ファイルの作成者や管理者の利便性を高めることができる。
さらに、作成された回覧対象電子ファイルが所定条件を満たす管理対象ファイル（個人情報ファイルや機密情報ファイル）であると判定されると、その旨が管理サーバ２０に通知されるので、管理サーバ２０で管理対象ファイルが回覧対象になったことを把握し管理することが可能になり、個人情報や機密情報の不用意な流出・漏洩や不正利用などを確実に防止することができる。
このとき、本実施形態のごとく、特定の個人を識別可能な個人情報要素を所定数以上保有している個人情報ファイルを管理対象ファイルとする場合、本実施形態の抽出手段１１０の計数手段１１６において、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文字／不適切文字列を含む文字区間は、個人情報に関するものではないと見なされる一方、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当せず且つ不適切文
字／不適切文字列を含まない文字区間は、氏名に関するものであると見なされる。
従って、判定手段１１３において電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれか一つに該当すると判定された文字区間については、その判定がなされた時点で判定処理を終了し、電話番号，電子メールアドレス，住所のいずれにも該当しないと判定された文字区間についてのみ不適切文字／不適切文字列との照合処理が行なわれ、さらに、照合手段１１５において不適切文字／不適切文字列が一つでも文字区間に含まれると判定された時点で、その照合処理を終了させることができるので、氏名リストに含まれる全ての氏名文字列との照合を行なう手法に比べ、氏名の照合処理を高速に行なえ、つまりは個人情報ファイルの判定処理を高速に行なうことが可能になる。
このとき、判定手段１１３において、判定処理の負荷の軽いものから順に、つまり電話番号，電子メールアドレス，住所の順で文字区間における文字列の計数処理を行なうことで、計数処理をより高速に効率良く実行することが可能になる。
また、本実施形態では、文字判定手段１１４により、文字区間の文字数が１以上６以下であって且つその文字区間の文字が全て漢字であるか否かを判定し、この文字判定条件を満たす文字区間のみを照合手段１１５による照合対象としているので、照合手段１１５による照合対象の文字区間が、より氏名の可能性の高い文字区間に絞り込まれることになり、氏名の照合精度を向上させることができるとともに、氏名の照合処理を高速に行なうことができる。また、文字数が６を超える長い文字区間が、照合手段１１５による照合対象から除外されるので、氏名の照合処理のさらなる高速化、つまりは個人情報ファイルの判定処理のさらなる高速化に寄与することになる。
特に、本実施形態の抽出手段１１０によれば、切出手段１１２によりテキストデータから判定対象の文字区間として切り出す際、テキストデータ内の要素が明確な区切り文字によって区切られていない場合であっても、１バイトコード文字と２バイトコード文字との境界位置つまり半角文字と全角文字との境界位置（半角文字のあとに全角文字が続く部分もしくは全角文字のあとに半角文字が続く部分）や、全角算用数字と全角算用数字およびハイフンを除く文字との境界位置で、テキストデータが区切られて文字区間として切り出されることになる。
これにより、全角文字で記載された住所や氏名などと半角文字で記載された電話番号や電子メールアドレスなどの文字列とがテキストデータにおいて区切り文字によって区切られることなく混在する場合や、全角文字で記載された住所や氏名などと全角文字で記載された電話番号などの数字列とがテキストデータにおいて区切り文字によって区切られることなく混在する場合であっても、住所，氏名，電話番号，電子メールアドレスなどの個人情報要素毎に文字区間を切り出すことができる。従って、住所，氏名，電話番号，電子メールアドレスなどの個人情報要素の判定を確実に行なえるようになり、個人情報ファイルを効率よく短時間で確実に判定することができる。
また、電子メールアドレス判定手段１１３ｂによる電子メールアドレス判定条件として、判定対象の文字区間における文字列に「一文字以上のＡＳＣＩＩ文字」＋「@（アット
マーク）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ文字」＋「.（ドット）」＋「一文字以上のＡＳ
ＣＩＩ文字」となる文字列が含まれており、且つ、当該文字列の最後の文字が半角の英字であることを設定することにより、「@（アットマーク）」を単価や単位の表示に用いて
いる文字列であって、「@（アットマーク）」のあとに「一文字以上の半角数字」＋「.（ドット）」＋「一文字以上の半角数字」となる数字列（例えば「123@45.67」）を、電子
メールアドレスとして誤って判定することを確実に防止することができる。従って、電子メールアドレスなどの個人情報要素の判定を確実に行なえるようになり、個人情報ファイ
ルを効率よく短時間で確実に判定することができる。
電子メールアドレスにおいて“@”以降の最後の「.（ドット）」以降の文字列は、現在のところ、必ず、例えば“com”，“net”，“jp”などの英字列になっている。また、“@”は、一般に、単価や単位の表示に用いられることが多々ある。例えば、ある物品の１
個当たりの値段や重さを表示する際、“@100.00”とか“@10.55”というように“@”を用いる場合がある。このため、電子メールアドレス判定条件が、単に判定対象の文字区間における文字列に「一文字以上のＡＳＣＩＩ文字」＋「@（アットマーク）」＋「一文字以
上のＡＳＣＩＩ文字」＋「.（ドット）」＋「一文字以上のＡＳＣＩＩ文字」となる文字
列が含まれていることとすると、上記のような“@100.00”や“@10.55”を含む文字列も
電子メールアドレスとして誤って認識してしまうことになるが、文字列の最後の文字が半角の英字であることを電子メールアドレス判定条件に追加することで、上述のような数字列“@100.00”や“@10.55”を含む文字列を電子メールアドレスとして誤認識するのを確
実に防止することができるのである。
さらに、住所判定手段１１３ｃによる住所判定条件として、判定対象の文字区間における文字列に「一文字以上の全角文字」＋「市」または「区」または「郡」＋「一文字以上の全角文字または半角文字」となる文字列が含まれていることに加え、判定対象の文字区間の先頭文字と４７都道府県名もしくは市区郡名の頭文字との一致をみることで、「市」，「区」，「郡」を途中に含む文字列であるが住所とは全く関係の無い文字列を誤って住所として判定することがなくなり、４７都道府県名もしくは市区郡名の完全一致を判定する場合に比べ極めて短時間で、住所としての確度の高い文字区間を効率よく確実に判定することができる。
またさらに、文字判定手段１１４による文字判定条件（氏名判定条件）に、判定対象の文字列の先頭文字が、日本人に多い苗字上位所定数（例えば上位３０００種類）に属する苗字の頭文字と一致することを追加することにより、苗字の完全一致を判定する場合に比べ極めて短時間で、氏名としての確度の高い文字区間を効率よく確実に判定することができる。
〔４〕その他：
なお、本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で種々変形して実施することができる。
例えば、上述した実施形態では、第１方式に従った電子回覧の実行時にのみ、問題文を送信して回答判定を行なっているが、第２方式や第３方式に従った電子回覧の時にも、同様にして、問題文を送信して回答判定を行なうようにしてもよい。その際、第２方式に従った電子回覧の実行時には、回覧先利用者端末１０Ｂからの回覧要求に伴い管理サーバ２０側から問題文を送信し回答判定を管理サーバ２０で行なう。第３方式に従った電子回覧の実行時には、問題文および正解情報も管理情報とともに回覧対象電子ファイルに添付し、正解した場合に次の回覧対象利用者端末１０Ｂへ送信を許可するような構成とすることで、管理サーバ２０に対する負荷をできる限り抑えることが望ましい。
また、上述した実施形態では、氏名の判定条件に、氏名において出現し得ない漢字／漢字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列を判定対象の文字区間に含まないことを設定しているが、住所判定条件にも、住所において出現し得ない漢字／漢字列として予め設定された不適切文字／不適切文字列を判定対象の文字区間に含まないことをさらに追加してもよい。
さらに、上述した実施形態では、氏名以外の個人情報要素が、電話番号，電子メールア
ドレス，住所の３要素である場合について説明したが、本発明は、これに限定されるものでなく、氏名以外の個人情報要素としては、例えば、生年月日，住民基本台帳番号，口座番号，クレジットカード番号，免許証番号，パスポート番号などを用いてもよい。
ところで、利用者端末１０Ａ，１０Ｂにおける、上述した手段１０１〜１０６，１１０，１２１〜１２６，１３１〜１３６，１４１〜１４７としての機能（各手段の全部もしくは一部の機能）は、上述した通り、コンピュータ（ＣＰＵ，情報処理装置，各種端末を含む）が所定のアプリケーションプログラム（電子回覧プログラム）を実行することによって実現される。
また、管理サーバ２０における、上述した手段２１１〜２１４，２２１〜２２６，２３１〜２４７としての機能（各手段の全部もしくは一部の機能）は、上述した通りコンピュータ（ＣＰＵ，情報処理装置，各種端末を含む）が所定のアプリケーションプログラム（電子回覧プログラム）を実行することによって実現される。
上述した所定のアプリケーションプログラムは、例えばフレキシブルディスク，ＣＤ（ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷなど），ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＤＶＤ＋Ｒ，ＤＶＤ＋ＲＷなど）等のコンピュータ読取可能な記録媒体に記録された形態で提供される。この場合、コンピュータはその記録媒体から所定のアプリケーションプログラムを読み取って内部記憶装置または外部記憶装置に転送し格納して用いる。また、そのプログラムを、例えば磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスク等の記憶装置（記録媒体）に記録しておき、その記憶装置から通信回線を介してコンピュータに提供するようにしてもよい。
ここで、コンピュータとは、ハードウエアとＯＳ（オペレーティングシステム）とを含む概念であり、ＯＳの制御の下で動作するハードウエアを意味している。また、ＯＳが不要でアプリケーションプログラム単独でハードウェアを動作させるような場合には、そのハードウェア自体がコンピュータに相当する。ハードウエアは、少なくとも、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサと、記録媒体に記録されたコンピュータプログラムを読み取るための手段とを備えている。上記個人情報探索プログラムや上記個人情報管理サーバ用プログラムとしてのアプリケーションプログラムは、上述のようなコンピュータに、各手段１０１〜１０６，１１０，１２１〜１２６，１３１〜１３６，１４１〜１４７，２１１〜２１４，２２１〜２２６，２３１〜２４７としての機能を実現させるプログラムコードを含んでいる。また、その機能の一部は、アプリケーションプログラムではなくＯＳによって実現されてもよい。
さらに、本実施形態における記録媒体としては、上述したフレキシブルディスク，ＣＤ，ＤＶＤ，磁気ディスク，光ディスク，光磁気ディスクのほか、ＩＣカード，ＲＯＭカートリッジ，磁気テープ，パンチカード，コンピュータの内部記憶装置（ＲＡＭやＲＯＭ等のメモリ），外部記憶装置等や、バーコードなどの符号が印刷された印刷物等の、コンピュータ読取可能な種々の媒体を利用することもできる。
〔５〕付記：
（付記１；請求項１に対応）
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末が、
前記回覧対象電子ファイルを作成する作成手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出されたファイル情報を、前記回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに該管理サーバへ送信するファイル情報送信手段とを備えて構成され、
該管理サーバが、
該ファイル情報送信手段によって送信された前記ファイル情報を前記回覧要求とともに受信するファイル情報受信手段と、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段と、
該ファイル情報受信手段によって受信された前記ファイル情報、および、該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況の少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されていることを特徴とする、電子回覧システム。
（付記２；請求項１に対応；第１〜第３方式の詳細）
前記複数種類の電子回覧方式として、少なくとも、前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローとの両方を該管理サーバ側で保存しながら、該管理サーバが前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第１方式と、
前記ワークフローを該管理サーバ側で保存し、該管理サーバが、各回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記ワークフローに含まれる次の回覧対象利用者端末に関する宛先情報を各回覧対象利用者端末に提供し、各回覧対象利用者端末が該管理サーバからの前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第２方式と、
前記回覧対象電子ファイルに前記ワークフローを添付し、各回覧対象利用者端末が前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、該管理サーバから独立して前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第３方式とが含まれていることを特徴とする、付記１記載の電子回覧システム。
（付記３；第１〜第３方式を実行するファイル作成端末の構成）
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末が、
前記第１方式に従った電子回覧を実行する際に、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを該管理サーバへ送信する回覧対象電子ファイル送信手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローを設定するワークフロー設定手段と、
前記第１方式または前記第２方式に従った電子回覧を実行する際に、該ワークフロー設定手段によって設定された前記ワークフローを該管理サーバへ送信するワークフロー送信手段と、
前記第２方式に従った電子回覧を実行する際に、該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルを、該ワークフロー設定手段によって設定された前記ワークフローに従って、最初の回覧対象利用者端末へ自動的に送信する第１自動送信手段と、
前記第３方式に従った電子回覧を実行する際に、前記ワークフローを添付された前記回覧対象電子ファイルを、前記ワークフローに従って、最初の回覧対象利用者端末へ自動的に送信する第２自動送信手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記２記載の電子回覧システム。
（付記４；第１および第２方式を実行する管理サーバの構成）
該管理サーバが、
該回覧対象電子ファイル送信手段によって送信された前記回覧対象電子ファイルを受信する回覧対象電子ファイル受信手段と、
該ワークフロー送信手段によって送信された前記ワークフローを受信するワークフロー受信手段と、
該回覧対象電子ファイル受信手段によって受信された前記回覧対象電子ファイルを記憶するファイル記憶手段と、
該ワークフロー受信手段によって受信された前記ワークフローを、当該ワークフローに従って回覧されるべき回覧対象電子ファイルを特定しうるファイル識別情報に対応付けて記憶するワークフロー記憶手段と、
前記第１方式に従った電子回覧を実行する際に、該ワークフロー記憶手段に記憶された前記ワークフローに従って、該ファイル記憶手段に記憶された前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信する第１方式送信手段と、
前記第２方式に従った電子回覧を実行する際に、各回覧対象利用者端末からの提供要求に応じて、前記ワークフローに含まれる次の回覧対象利用者端末に関する宛先情報を該ワークフロー記憶手段から読み出して各回覧対象利用者端末に提供する宛先情報提供手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記３記載の電子回覧システム。
（付記５；第１〜第３方式を実行する回覧対象端末の構成）
各回覧対象利用者端末が、
前記第１方式に従った電子回覧を実行する際に、該管理サーバの該第１方式送信手段によって送信された前記回覧対象電子ファイルを受信する第１方式受信手段と、
前記第２方式に従った電子回覧を実行する際に、他の利用者端末から前記回覧対象電子ファイルを受信する第２方式受信手段と、
該第２方式受信手段によって前記回覧対象電子ファイルを受信すると、次の回覧対象利用者端末に関する宛先情報の提供要求を、当該回覧対象電子ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該利用者端末を特定しうる端末識別情報とともに、該管理サーバに通知する宛先情報提供要求手段と、
該宛先情報提供要求手段による提供要求に応じ該管理サーバの該宛先情報提供手段によって提供された前記宛先情報を受信する宛先情報受信手段と、
該宛先情報受信手段によって前記宛先情報を受信するとともに当該利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照した後に、該宛先情報受信手段によって受信された前記宛先情報に基づいて、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ自動的に送信する第２方式送信手段と、
前記第３方式に従った電子回覧を実行する際に、他の利用者端末から前記ワークフローを添付された前記回覧対象電子ファイルを受信する第３方式受信手段と、
該第３方式受信手段によって前記ワークフローを添付された前記回覧対象電子ファイルを受信するとともに当該利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを参照した後に、前記回覧対象電子ファイルに添付された前記ワークフローに従って、前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ自動的に送信する第３方式送信手段とを備えて構成されていることを特徴とする、付記４記載の電子回覧システム。
（付記６；第１方式実行時のファイル暗号化／復号化構成）
該管理サーバが、
該第１方式送信手段によって送信される前記回覧対象電子ファイルを、完成文書ファイルに変換してから該管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化し、暗号化ファイルとする暗号化手段と、
前記暗号化ファイルを復号化する復号鍵を、前記回覧対象電子ファイルを特定しうるファイル識別情報に対応付けて記憶する復号鍵記憶手段と、
各回覧対象利用者端末から前記復号鍵の読出要求並びに前記暗号化ファイルについての
ファイル識別情報および認証情報を受けた場合に、当該認証情報に基づいて当該利用者端末の利用者が前記暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
該認証手段によって当該回覧先利用者端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合に、前記暗号化ファイルに対応するファイル識別情報に応じた前記復号鍵を、該復号鍵記憶手段から読み出して、当該回覧対象利用者端末に送信する復号鍵送信手段とをさらに備えて構成されるとともに、
各回覧対象利用者端末が、
該第１方式受信手段によって前記暗号化ファイルを前記回覧対象電子ファイルとして受信すると、当該暗号化ファイルに対応する復号鍵の読出要求を、当該暗号化ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該暗号化ファイルについての認証情報とともに、該管理サーバに通知する復号鍵読出要求手段と、
該復号鍵読出要求手段による読出要求に応じ該管理サーバの該復号鍵送信手段によって送信された前記復号鍵を受信する復号鍵受信手段と、
該復号鍵受信手段によって前記復号鍵を受信すると、当該復号鍵で前記暗号化ファイルを前記完成文書ファイルに復号化する復号化手段とを備えて構成されていることを特徴とする、付記４または付記５に記載の電子回覧システム。
（付記７；第２または第３方式実行時のファイル暗号化／復号化構成）
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末が、
前記第２方式または前記第３方式に従って電子回覧される前記回覧対象電子ファイルを、完成文書ファイルに変換してから該管理サーバによって管理される所定の暗号鍵で暗号化し、暗号化ファイルとする暗号化手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバが、
前記暗号化ファイルを復号化する復号鍵を、前記回覧対象電子ファイルを特定しうるファイル識別情報に対応付けて記憶する復号鍵記憶手段と、
各回覧対象利用者端末から前記復号鍵の読出要求並びに前記暗号化ファイルについてのファイル識別情報および認証情報を受けた場合に、当該認証情報に基づいて当該利用者端末の利用者が前記暗号化ファイルの正当な利用者であるか否かの認証判定を行なう認証手段と、
該認証手段によって当該回覧先利用者端末の利用者が正当な利用者であることを認証した場合に、前記暗号化ファイルに対応するファイル識別情報に応じた前記復号鍵を、該復号鍵記憶手段から読み出して、当該回覧対象利用者端末に送信する復号鍵送信手段とをさらに備えて構成されるとともに、
各回覧対象利用者端末が、
該第２方式受信手段または第３方式受信手段によって前記暗号化ファイルを前記回覧対象電子ファイルとして受信すると、当該暗号化ファイルに対応する復号鍵の読出要求を、当該暗号化ファイルを特定しうるファイル識別情報、および、当該暗号化ファイルについての認証情報とともに、該管理サーバに通知する復号鍵読出要求手段と、
該復号鍵読出要求手段による読出要求に応じ該管理サーバの該復号鍵送信手段によって送信された前記復号鍵を受信する復号鍵受信手段と、
該復号鍵受信手段によって前記復号鍵を受信すると、当該復号鍵で前記暗号化ファイルを前記完成文書ファイルに復号化する復号化手段とを備えて構成されていることを特徴とする、付記５記載の電子回覧システム。
（付記８；請求項３に対応；ファイル情報の一例：重要度）
該抽出手段が、前記ファイル情報として、前記回覧対象電子ファイルの内容の重要度を抽出することを特徴とする、付記２〜付記７のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記９；請求項４に対応；重要度の第１例）
該抽出手段が、前記重要度として、前記回覧対象電子ファイルの内容における、特定の個人を識別可能な個人情報要素の数を抽出することを特徴とする、付記８記載の電子回覧システム。
（付記１０；請求項５に対応；重要度の第２例）
該抽出手段が、前記重要度として、前記回覧対象電子ファイルの内容における、予め設定された特定の用語の有無または数を抽出することを特徴とする、付記８記載の電子回覧システム。
（付記１１；請求項６に対応；サーバ動作状況の一例）
該動作状況検知手段が、該管理サーバの動作状況として、該管理サーバにおける記憶部の空き容量および該管理サーバにおける処理部の負荷を検知することを特徴とする、付記８〜付記１０のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記１２；請求項１に対応；第１方式／第２方式の選択条件）
該電子回覧方式選択手段は、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上であり且つ前記動作状況として記憶部の空き容量が所定容量以上である場合、前記電子回覧方式として前記第１方式を選択する一方、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上であり且つ前記動作状況として記憶部の空き容量が所定容量未満である場合、前記電子回覧方式として前記第２方式を選択することを特徴とする、付記１１記載の電子回覧システム。
（付記１３；請求項２に対応；第２方式／第３方式の選択条件）
該電子回覧方式選択手段は、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル未満であり且つ前記動作状況として処理部の負荷が所定レベル未満である場合、前記電子回覧方式として前記第２方式を選択する一方、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル未満であり且つ前記動作状況として処理部の負荷が所定レベル以上である場合、前記電子回覧方式として前記第３方式を選択することを特徴とする、付記１１または付記１２に記載の電子回覧システム。
（付記１４；請求項７に対応；監視対象ファイルの判定＆通知）
該管理サーバが、
前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定する監視対象ファイル判定手段と、
該監視対象ファイル判定手段によって当該回覧対象電子ファイルが前記監視対象ファイルであると判定された場合に、その旨を、管理者端末もしくは当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末に通知する通知手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記８〜付記１３のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記１５；請求項８に対応；監視対象ファイルの判定＆回覧禁止）
該管理サーバが、
前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定する監視対象ファイル判定手段と、
該監視対象ファイル判定手段によって当該回覧対象電子ファイルが前記監視対象ファイルであると判定された場合に、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を禁止する回覧禁止手段をさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記８〜付記１４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記１６；請求項９、１０に対応）
ネットワークを介して複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子フ
ァイルの電子回覧を管理する管理サーバであって、
利用者端末において当該回覧対象電子ファイルから抽出された、当該回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を、当該回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに当該利用者端末から受信するファイル情報受信手段と、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段と、
該ファイル情報受信手段によって受信された前記ファイル情報、および、該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況の少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されていることを特徴とする、管理サーバ。
（付記１７；請求項１１、１２に対応）
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとからなる電子回覧システムを構築すべくコンピュータによって実行される電子回覧プログラムであって、
該利用者端末もしくは該管理サーバにおいて、
作成された前記回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出する抽出手段としてコンピュータを機能させ、
該管理サーバにおいて、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段、
該抽出手段によって抽出された前記ファイル情報と該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況との少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段、および、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段として、該管理サーバを構成するコンピュータを機能させることを特徴とする、電子回覧プログラム。
（付記１８）
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、
該管理サーバが、
前記回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末からの当該回覧対象電子ファイルの回覧要求に応じ、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローに従って、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段と、
該電子回覧制御手段によって電子回覧された当該回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末の利用者が参照したことを確認しうる、当該利用者に対する問題文を各回覧対象利用者端末に送信する問題文送信手段と、
各回覧対象利用者端末からの前記問題文に対する回答を受信する回答受信手段と、
該回答受信手段によって受信された前記回答が正しいか否かを判定する回答判定手段とを備えて構成され、
各回覧対象利用者端末が、
該管理サーバの該問題文送信手段によって送信された前記問題文を受信する問題文受信手段と、
該問題文受信手段によって受信された前記問題文に対する回答入力を、各回覧対象利用者端末の利用者が行なう回答入力手段と、
該回答入力手段によって入力された、前記問題文に対する回答を、該管理サーバに返信する回答返信手段とを備えて構成されていることを特徴とする、電子回覧システム。
（付記１９；付記１８の内容の従属項）
該管理サーバが、
該電子回覧制御手段によって電子回覧された当該回覧対象電子ファイルの内容を各回覧対象利用者端末の利用者が参照したことを確認しうる、当該利用者に対する問題文を各回覧対象利用者端末に送信する問題文送信手段と、
各回覧対象利用者端末からの前記問題文に対する回答を受信する回答受信手段と、
該回答受信手段によって受信された前記回答が正しいか否かを判定する回答判定手段とを備えて構成され、
各回覧対象利用者端末が、
該管理サーバの該問題文送信手段によって送信された前記問題文を受信する問題文受信手段と、
該問題文受信手段によって受信された前記問題文に対する回答入力を、各回覧対象利用者端末の利用者が行なう回答入力手段と、
該回答入力手段によって入力された、前記問題文に対する回答を、該管理サーバに返信する回答返信手段とを備えて構成されていることを特徴とする、付記２〜付記１５のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記２０；端末側問題文作成）
該管理サーバが、前記問題文を、当該問題文についての正解情報とともに、前記回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末から受信する受信手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバの該問題文送信手段が、当該受信手段によって受信された前記問題文を各回覧対象利用者端末に送信し、
該管理サーバの該回答判定手段が、該回答受信手段によって受信された前記回答と当該受信手段によって受信された前記正解情報とを照合することによって、前記回答が正しいか否かを判定することを特徴とする、付記１８または付記１９に記載の電子回覧システム。
（付記２１；管理サーバ側問題文作成）
該管理サーバが、前記回覧対象電子ファイルの内容に基づいて、前記問題文を、当該問題文についての正解情報とともに作成する作成手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバの該問題文送信手段が、当該作成手段によって作成された前記問題文を各回覧対象利用者端末に送信し、
該管理サーバの該回答判定手段が、該回答受信手段によって受信された前記回答と当該作成手段によって作成された前記正解情報とを照合することによって、前記回答が正しいか否かを判定することを特徴とする、付記１８〜付記２０のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記２２；問題文作成詳細第１例）
該作成手段が、前記回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末からの指示に応じて前記問題文を前記正解情報とともに作成することを特徴とする、付記２１記載の電子回覧システム。
（付記２３；問題文作成詳細第２例）
該作成手段が、前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれる注目要素を抽出し、抽出された当該注目要素の記載部分を空欄にした文書と、当該文書における空欄に対応する事項
を前記回答として入力することを利用者に指示する回答指示文とを前記問題文として作成することを特徴とする、付記２１記載の電子回覧システム。
（付記２４；問題文送信タイミング第１例）
該管理サーバの該問題文送信手段が、前記問題文を、各回覧対象利用者端末への前記回覧対象電子ファイルの送信タイミングで各回覧対象利用者端末に送信することを特徴とする、付記１８〜付記２３のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記２５；問題文送信タイミング第２例）
該管理サーバの該電子回覧制御手段が、各回覧対象利用者端末に対する前記回覧対象電子ファイルの開封通知要求（参照通知要求）を付して当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させ、
各回覧対象利用者端末が、当該回覧対象利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを開封（参照）した際に、前記開封通知要求（参照通知要求）に応じて、前記回覧対象電子ファイルを開封（参照）した旨を該管理サーバに対して通知する開封通知（参照通知）を行なう開封通知手段をさらに備えて構成されるとともに、
該管理サーバが、各回覧対象利用者端末からの前記開封通知（参照通知）を受信する受信手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバの該問題文送信手段が、前記問題文を、当該受信手段によって前記開封通知（参照通知）を受信したタイミングで各回覧対象利用者端末に送信することを特徴とする、付記１８〜付記２３のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記２６；電子ファイル送信タイミング）
該管理サーバの該電子回覧制御手段は、各回覧対象利用者端末からの前記回答が該回答判定手段によって正しいと判定された場合に、前記ワークフローに従って、次の回覧対象利用者端末への前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させることを特徴とする、付記１８〜付記２５のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記２７；関係者のみ問題文送信）
該管理サーバが、
回覧対象となりうる電子ファイルの内容に係るファイル情報と当該ファイル情報に係る関係者の端末情報とを対応づける関係者リストを予め記憶する関係者リスト記憶手段と、
前記回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出された前記ファイル情報に基づいて、当該ファイル情報に対応する関係者の端末情報を該関係者リスト記憶手段から読み出す読出手段とをさらに備えて構成され、
該管理サーバの該問題文送信手段が、前記ワークフローに含まれる回覧対象利用者端末のうち、該読出手段によって読み出された前記端末情報に含まれる回覧対象利用者端末に対してのみ、前記問題文を送信することを特徴する、付記１８〜付記２６のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記２８；関係者はワークフローから除外し別途送信）
該管理サーバの該電子回覧制御手段が、該読出手段によって読み出された前記端末情報に含まれる回覧対象利用者端末を前記ワークフローから除外した除外後ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させるとともに、該読出手段によって読み出された前記端末情報に含まれる回覧対象利用者端末には、前記除外後ワークフローとは別途、前記回覧対象電子ファイルを送信することを特徴する、付記２７記載の電子回覧システム。
（付記２９；ファイル情報第１例：重要度）
前記ファイル情報が、前記回覧対象電子ファイルの内容の重要度であることを特徴とする、付記２７または付記２８に記載の電子回覧システム。
（付記３０；ファイル情報第２例：キーワード）
前記ファイル情報が、前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれるキーワードであることを特徴とする、付記２７または付記２８に記載の電子回覧システム。
（付記３１；スケジューリング第１例）
該管理サーバが、
各回覧対象利用者端末からの前記回答が該回答判定手段によって正しいと判定された場合に、前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれるスケジュール情報を抽出するスケジュール情報抽出手段と、
該スケジュール情報抽出手段によって抽出された前記スケジュール情報を、当該回覧対象利用者端末の利用者について予め設定されている予定表に登録する登録手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記１８〜付記３０のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記３２；スケジューリング第２例）
該管理サーバの電子回覧制御手段が、各回覧対象利用者端末に対する前記回覧対象電子ファイルの開封通知要求（参照通知要求）を付して当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を実行させ、
各回覧対象利用者端末が、当該回覧対象利用者端末において利用者が前記回覧対象電子ファイルを開封（参照）した際に、前記開封通知要求（参照通知要求）に応じて、前記回覧対象電子ファイルを開封（参照）した旨を該管理サーバに対して通知する開封通知（参照通知）を行なう開封通知手段をさらに備えて構成されるとともに、
該管理サーバが、
各回覧対象利用者端末からの前記開封通知（参照通知）を受信する受信手段と、
当該受信手段によって前記開封通知（参照通知）を受信した場合に、前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれるスケジュール情報を抽出するスケジュール情報抽出手段と、
該スケジュール情報抽出手段によって抽出された前記スケジュール情報を、当該回覧対象利用者端末の利用者について予め設定されている予定表に登録する登録手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記１８〜付記３１のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記３３；予定表に登録されたスケジュールに時間的重複が生じた場合の対応１）
該管理サーバが、
該登録手段によって登録される前記スケジュール情報と前記予定表に既に登録されたスケジュール情報とを照合し、これらのスケジュール情報の時間的重複を検知する重複検知手段と、
該重複検知手段によって時間的重複を検知した場合に、その旨を当該回覧対象利用者端末に通知する通知手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記３１または付記３２に記載の電子回覧システム。
（付記３４；予定表に登録されたスケジュールに時間的重複が生じた場合の対応２）
該管理サーバが、
該登録手段によって登録される前記スケジュール情報と前記予定表に既に登録されたスケジュール情報とを照合し、これらのスケジュール情報が時間的重複を検知する重複検知手段と、
該重複検知手段によって時間的重複を検知した場合に、重複したスケジュール情報の一
方について当該回覧対象利用者端末の利用者に代わって当該スケジュールを実行すべき代理の設定を要求する代理設定要求を、当該回覧対象利用者端末に対して発行する代理設定要求手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記３１〜付記３３のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記３５；未応答端末等に対する通知）
該管理サーバが、
前記回覧対象電子ファイルの送信後に所定時間経過しても前記回答または前記開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末、もしくは、該スケジュール情報抽出手段によって抽出された前記スケジュール情報に含まれる期日の所定時間前までに前記回答または前記開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末を、未応答端末として検知する未応答端末検知手段と、
該未応答端末検知手段によって未応答端末として検知された回覧対象利用者端末，当該回覧対象利用者端末についての管理者端末，当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末のうちの少なくとも一つに対し、当該回覧対象利用者端末から前記応答が無い旨を通知する通知手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、付記１８〜付記３４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記３６；未応答端末に対する再送信）
該管理サーバが、
前記回覧対象電子ファイルの送信後に所定時間経過しても前記回答または前記開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末、もしくは、該スケジュール情報抽出手段によって抽出された前記スケジュール情報に含まれる期日の所定時間前までに前記回答または前記開封通知の応答の無い回覧対象利用者端末を、未応答端末として検知する未応答端末検知手段をさらに備えて構成され、
該管理サーバの該電子回覧制御手段が、該未応答端末検知手段によって未応答端末として検知された回覧対象利用者端末に対し、当該回覧対象電子ファイルを再送信することを特徴とする、付記１８〜付記３５のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記Ａ１）
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、
該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとをそなえ、
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末が、
前記回覧対象電子ファイルを作成する作成手段と、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出する抽出手段と、
該抽出手段によって抽出されたファイル情報を、前記回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに該管理サーバへ送信するファイル情報送信手段とをそなえて構成され、
該管理サーバが、
該ファイル情報送信手段によって送信された前記ファイル情報を前記回覧要求とともに受信するファイル情報受信手段と、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段と、
該ファイル情報受信手段によって受信された前記ファイル情報、および、該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況の少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、電
子回覧システム。
（付記Ａ２）
前記複数種類の電子回覧方式として、少なくとも、
該作成手段によって作成された前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を制御する回覧制御情報としてのワークフローとの両方を該管理サーバ側で保存しながら、該管理サーバが前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第１方式と、
前記ワークフローを該管理サーバ側で保存し、該管理サーバが、各回覧対象利用者端末からの提供要求に応じて、前記ワークフローに含まれる次の回覧対象利用者端末に関する宛先情報を各回覧対象利用者端末に提供し、各回覧対象利用者端末が該管理サーバからの前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第２方式と、
前記回覧対象電子ファイルに前記ワークフローを添付し、各回覧対象利用者端末が前記ワークフローに従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信することにより、該管理サーバから独立して前記回覧対象電子ファイルの電子回覧を行なう第３方式とが含まれていることを特徴とする、付記Ａ１記載の電子回覧システム。
（付記Ａ３）
該抽出手段が、前記ファイル情報として、前記回覧対象電子ファイルの内容の重要度を抽出することを特徴とする、付記Ａ２記載の電子回覧システム。
（付記Ａ４）
該抽出手段が、前記重要度として、前記回覧対象電子ファイルの内容における、特定の個人を識別可能な個人情報要素の数を抽出することを特徴とする、付記Ａ３記載の電子回覧システム。
（付記Ａ５）
該抽出手段が、前記重要度として、前記回覧対象電子ファイルの内容における、予め設定された特定の用語の有無または数を抽出することを特徴とする、付記Ａ３記載の電子回覧システム。
（付記Ａ６）
該動作状況検知手段が、該管理サーバの動作状況として、該管理サーバにおける記憶部の空き容量および該管理サーバにおける処理部の負荷を検知することを特徴とする、付記Ａ３〜付記Ａ５のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記Ａ７）
該電子回覧方式選択手段は、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上であり且つ前記動作状況としての空き容量が所定容量以上である場合、前記電子回覧方式として前記第１方式を選択する一方、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上であり且つ前記動作状況としての空き容量が所定容量未満である場合、前記電子回覧方式として前記第２方式を選択することを特徴とする、付記Ａ６に記載の電子回覧システム。
（付記Ａ８）
該電子回覧方式選択手段は、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル未満であり且つ前記動作状況としての処理部の負荷が所定レベル未満である場合、前記電子回覧方式として前記第２方式を選択する一方、前記ファイル情報としての重要度が所定レベル未満であり且つ前記動作状況としての処理部の負荷が所定レベル以上である場合、前記電子回
覧方式として前記第３方式を選択することを特徴とする、付記Ａ６または付記Ａ７に記載の電子回覧システム。
（付記Ａ９）
該管理サーバが、
前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定する監視対象ファイル判定手段と、
該監視対象ファイル判定手段によって当該回覧対象電子ファイルが前記監視対象ファイルであると判定された場合に、その旨を、当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末に通知する通知手段とをさらにそなえて構成されていることを特徴とする、付記Ａ３〜付記Ａ８のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記Ａ１０）
該管理サーバが、
前記ファイル情報としての重要度が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定する監視対象ファイル判定手段と、
該監視対象ファイル判定手段によって当該回覧対象電子ファイルが前記監視対象ファイルであると判定された場合に、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を禁止する回覧禁止手段をさらにそなえて構成されていることを特徴とする、付記Ａ３〜付記Ａ９のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
（付記Ａ１１）
ネットワークを介して複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバであって、
前記回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末において当該回覧対象電子ファイルから抽出された、当該回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を、当該回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに当該利用者端末から受信するファイル情報受信手段と、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段と、
該ファイル情報受信手段によって受信された前記ファイル情報、および、該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況の少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段と、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とをそなえて構成されていることを特徴とする、管理サーバ。
（付記Ａ１２）
ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、該複数の利用者端末のうちの一つで作成された回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとからなる電子回覧システムを構築すべくコンピュータによって実行される電子回覧プログラムであって、
前記回覧対象電子ファイルを作成する利用者端末において、
作成された前記回覧対象電子ファイルの内容に関するファイル情報を当該回覧対象電子ファイルから抽出する抽出手段、および、
該抽出手段によって抽出されたファイル情報を、前記回覧対象電子ファイルの回覧要求とともに該管理サーバへ送信するファイル情報送信手段として、
当該利用者端末を構成するコンピュータを機能させ、
該管理サーバにおいて、
該ファイル情報送信手段によって送信された前記ファイル情報を前記回覧要求とともに受信するファイル情報受信手段、
該管理サーバの動作状況を検知する動作状況検知手段、
該ファイル情報受信手段によって受信された前記ファイル情報と該動作状況検知手段によって検知された該管理サーバの動作状況との少なくとも一方に応じた電子回覧方式を、複数種類の電子回覧方式の中から選択する電子回覧方式選択手段、および、
該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、該複数の利用者端末のうちの回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段として、
該管理サーバを構成するコンピュータを機能させることを特徴とする、電子回覧プログラム。
本発明の一実施形態としての電子回覧システムの構成を示すブロック図である。 本実施形態の作成者端末の機能構成を示すブロック図である。 本実施形態の作成者端末における抽出手段の詳細な機能構成を示すブロック図である。 本実施形態の回覧対象利用者端末の機能構成を示すブロック図である。 本実施形態の管理サーバの機能構成を示すブロック図である。 本実施形態の管理サーバにおける記憶手段（管理情報記憶手段）に保存される各種情報について説明するための図である。 本実施形態の作成者端末の動作を説明するためのフローチャートである。 本実施形態の作成者端末および回覧対象利用者端末における送信手順を説明するためのフローチャートである。 本実施形態の作成者端末における抽出手段の動作を説明するためのフローチャートである。 本実施形態の回覧対象利用者端末の動作を説明するためのフローチャートである。 本実施形態の管理サーバの動作を説明するためのフローチャートである。 本実施形態の管理サーバによる第１方式での電子回覧制御動作を説明するためのフローチャートである。 本実施形態の管理サーバによる第１方式での電子回覧制御動作の変形例を説明するためのフローチャートである。
符号の説明
１ 電子回覧システム
１０ 利用者端末
１０Ａ 利用者端末（作成者端末）
１０Ｂ 回覧対象利用者端末（回覧先利用者端末）
１０ａ 処理部（ＣＰＵ）
１０ｂ 記憶部
１０１ 回覧対象電子ファイル作成手段（作成手段）
１０２ 管理情報設定手段（ワークフロー設定手段）
１０３ 暗号化手段
１０４ 送信手段
１０４ａ ファイル情報送信手段
１０４ｂ 回覧対象電子ファイル送信手段
１０４ｃ 管理情報送信手段（ワークフロー送信手段）
１０４ｄ 第１自動送信手段
１０４ｅ 第２自動送信手段
１０５ 調査手段
１０６ 問題文作成手段（作成手段）
１１０ 抽出手段
１１１ テキストデータ抽出手段
１１２ 切出手段
１１３ 判定手段
１１３ａ 電話番号判定手段
１１３ｂ 電子メールアドレス判定手段
１１３ｃ 住所判定手段
１１４ 文字判定手段
１１５ 照合手段
１１６ 計数手段
１１７ 検疫テーブル
１２０ 受信手段
１２１ 第１方式受信手段
１２２ 第２方式受信手段
１２３ 第３方式受信手段
１２４ 管理情報受信手段（宛先情報受信手段）
１２５ 復号鍵受信手段
１２６ 問題文受信手段
１３０ 送信手段
１３１ 管理情報提供要求手段（宛先情報提供要求手段）
１３２ 第２方式送信手段
１３３ 第３方式送信手段
１３４ 復号鍵読出要求手段
１３５ 回答返信手段
１３６ 承認情報設定要求手段（開封通知手段）
１４１ 復号化手段
１４２ 制御手段
１４３ 表示部
１４４ 承認手段
１４５ 本人認証手段
１４６ 調査手段
１４７ 回答入力手段
２０ 管理サーバ
２０ａ 処理部（ＣＰＵ）
２０ｂ 記憶部
２０１ ファイル記憶手段
２０２ 管理情報記憶手段（ワークフロー記憶手段）
２０３ 復号鍵記憶手段
２０４ 問題文／正解情報記憶手段
２０５ 関係者リスト記憶手段
２０６ 予定表記憶手段
２１０ 受信手段
２１１ ファイル情報受信手段
２１２ 回覧対象電子ファイル受信手段
２１３ 管理情報受信手段（ワークフロー受信手段）
２１４ 回答受信手段
２２０ 送信手段
２２１ 第１方式送信手段
２２２ 管理情報送信手段（宛先情報提供手段）
２２３ 復号鍵送信手段
２２４ 通知手段
２２５ 問題文送信手段
２２６ 代理設定要求手段
２３１ 動作状況検知手段
２３２ 電子回覧方式選択手段
２３３ 電子回覧制御手段
２３４ 暗号化手段
２３５ 認証手段
２３６ 調査手段
２３７ 監視対象ファイル判定手段
２３８ 回覧禁止手段
２３９ 回答判定手段
２４０ 問題文作成手段（作成手段）
２４１ 読出手段
２４２ スケジュール情報抽出手段
２４３ 登録手段
２４４ 重複検知手段
２４５ 未応答端末検知手段
２４６ アクセス権設定変更手段
２４７ コマンド設定手段
３０ ネットワーク

Claims (9)

  1. ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、
    該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、
    前記電子回覧方式として、少なくとも、
    該管理サーバが前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの回覧宛先を含む回覧制御情報との両方を保存しながら該管理サーバが前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第１方式と、
    前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第２方式とが含まれており、
    該管理サーバが、
    記憶部の空き容量が所定容量以上である場合には前記第１方式を選択する一方、前記記憶部の空き容量が所定容量未満である場合には前記第２方式を選択する電子回覧方式選択手段と、
    該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されていることを特徴とする、電子回覧システム。
  2. ネットワークを介して相互に通信可能に接続された複数の利用者端末と、
    該ネットワークを介して該複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとを備え、
    前記電子回覧方式として、少なくとも、
    前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第２方式と、
    前記回覧対象電子ファイルに前記回覧制御情報が添付されており、該回覧対象電子ファイルと該回覧制御情報とを受信した前記回覧対象利用者端末が前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第３方式とが含まれており、
    該管理サーバが、
    処理部の負荷が所定レベル未満である場合には前記第２方式を選択する一方、前記処理部の負荷が所定レベル以上である場合には前記第３方式を選択する電子回覧方式選択手段と、
    該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されていることを特徴とする、電子回覧システム。
  3. 前記管理サーバは、前記記憶部の空き容量または前記処理部の負荷を検知する動作状況検知手段を備える、ことを特徴とする、請求項１〜請求項２に記載の電子回覧システム。
  4. 該管理サーバが、
    前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれる個人情報要素の数もしくは予め設定された特定の用語の数をファイル情報のレベルとして抽出する抽出手段と、
    前記ファイル情報が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定する監視対象ファイル判定手段と、
    該監視対象ファイル判定手段によって当該回覧対象電子ファイルが前記監視対象ファイルであると判定された場合に、その旨を、当該回覧対象電子ファイルを作成した利用者端末に通知する通知手段とをさらに備えて構成されていることを特徴とする、請求項１〜請求項３のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
  5. 該管理サーバが、
    前記回覧対象電子ファイルの内容に含まれる個人情報要素の数もしくは予め設定された特定の用語の数をファイル情報のレベルとして抽出する抽出手段と、
    前記ファイル情報が所定レベル以上の回覧対象電子ファイルを監視対象ファイルと判定する監視対象ファイル判定手段と、
    該監視対象ファイル判定手段によって当該回覧対象電子ファイルが前記監視対象ファイルであると判定された場合に、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を禁止する回覧禁止手段をさらに備えて構成されていることを特徴とする、請求項１〜請求項４のいずれか一項に記載の電子回覧システム。
  6. ネットワークを介して複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバであって、
    前記電子回覧方式として、少なくとも、
    該管理サーバが前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの回覧宛先を含む回覧制御情報との両方を保存しながら該管理サーバが前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第１方式と、
    前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第２方式とが含まれており、
    記憶部の空き容量が所定容量以上である場合には前記第１方式を選択する一方、前記記憶部の空き容量が所定容量未満である場合には前記第２方式を選択する電子回覧方式選択手段と、
    該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されていることを特徴とする、管理サーバ。
  7. ネットワークを介して複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバであって、
    前記電子回覧方式として、少なくとも、
    前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第２方式と、
    前記回覧対象電子ファイルに前記回覧制御情報が添付されており、該回覧対象電子ファイルと該回覧制御情報とを受信した前記回覧対象利用者端末が前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第３方式とが含まれており、
    処理部の負荷が所定レベル未満である場合には前記第２方式を選択する一方、前記処理部の負荷が所定レベル以上である場合には前記第３方式を選択する電子回覧方式選択手段と、
    該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段とを備えて構成されていることを特徴とする、管理サーバ。
  8. ネットワークを介して複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとして、コンピュータを機能させる電子回覧プログラムであって、
    前記電子回覧方式として、少なくとも、
    該管理サーバが前記回覧対象電子ファイルと当該回覧対象電子ファイルの回覧宛先を含む回覧制御情報との両方を保存しながら該管理サーバが前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを各回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第１方式と、
    前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを前記次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第２方式とが含まれており、
    該管理サーバにおいて、
    記憶部の空き容量が所定容量以上である場合には前記第１方式を選択する一方、前記記憶部の空き容量が所定容量未満である場合には前記第２方式を選択する電子回覧方式選択手段、および、
    該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段として、
    該管理サーバを構成するコンピュータを機能させることを特徴とする、電子回覧プログラム。
  9. ネットワークを介して複数の利用者端末と相互に通信可能に接続され、回覧対象電子ファイルの電子回覧を管理する管理サーバとして、コンピュータを機能させる電子回覧プログラムであって、
    前記電子回覧方式として、少なくとも、
    前記回覧制御情報を該管理サーバ側で保存しており、回覧対象電子ファイルを受信した前記回覧対象利用者端末からの要求に応じて、前記管理サーバが次の回覧対象利用者端末の宛先情報を提供し、各回覧対象利用者端末が前記管理サーバから受信した前記宛先情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第２方式と、
    前記回覧対象電子ファイルに前記回覧制御情報が添付されており、該回覧対象電子ファイルと該回覧制御情報とを受信した前記回覧対象利用者端末が前記回覧制御情報に従って前記回覧対象電子ファイルを次の回覧対象利用者端末へ送信して電子回覧を行なう第３方式とが含まれており、
    該管理サーバにおいて、
    処理部の負荷が所定レベル未満である場合には前記第２方式を選択する一方、前記処理部の負荷が所定レベル以上である場合には前記第３方式を選択する電子回覧方式選択手段、および、
    該電子回覧方式選択手段によって選択された電子回覧方式に従った、当該回覧対象電子ファイルの電子回覧を、前記回覧対象利用者端末に実行させる電子回覧制御を行なう電子回覧制御手段として、
    該管理サーバを構成するコンピュータを機能させることを特徴とする、電子回覧プログラム。
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