JP2003337782A - ワークフロー管理装置 - Google Patents

ワークフロー管理装置

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JP2003337782A
JP2003337782A JP2002144679A JP2002144679A JP2003337782A JP 2003337782 A JP2003337782 A JP 2003337782A JP 2002144679 A JP2002144679 A JP 2002144679A JP 2002144679 A JP2002144679 A JP 2002144679A JP 2003337782 A JP2003337782 A JP 2003337782A
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Hideji Akiyama
秀司 秋山
Naoto Kataoka
直人 片岡
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Murata Machinery Ltd
Original Assignee
Murata Machinery Ltd
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Abstract

(57)【要約】 (修正有) 【課題】 ワークフロー対象の文書自体を編集せずに、
コメントを付加できるようにする。 【解決手段】 ワークフロー対象の文書とは別に、該文
書へのワークフローに参加したユーザのコメントを記入
するためのコメント欄を設け、次の人へのコメントなど
を書き込めるようにする。コメント欄はユーザ毎に区分
けして設け、ワークフロー管理装置をインターネツトフ
ァクシミリ装置に設ける

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の利用分野】この発明は、ワークフローの管理装
置に関する。
【0002】
【従来技術】紙に印刷された文書を回覧するようなワー
クフローにおいて、紙の文書そのもには書き込みをした
くないが、何かコメントを付けて次の担当者に回したい
場合、付箋を付けることが良くある。文書を電子的に配
信するワークフローにおいても、同じように文書自体に
は手を加えずに、コメントを付けて次の担当者に配信す
ることが考えられる。発明者は、このような要求に応え
ることができるワークフローの管理装置を考えて、この
発明に到った。
【0003】
【発明の課題】この発明の基本的課題は、ワークフロー
対象の文書自体を編集せずに、コメントを付加できるよ
うにすることにある(請求項1〜4)。請求項2の発明
での追加の課題は、コメントを付加する際に、他のユー
ザのコメントを編集したりすることがないようにするこ
とにある。請求項3の発明での追加の課題は、インター
ネットファクシミリ装置に新たな付加機能を与えること
にある。請求項4の発明での追加の課題は、ファクシミ
リ受信した文書をワークフローの対象とし、しかも受信
文書自体は編集せずに、ユーザのコメントを付加できる
ようにすることにある。
【0004】
【発明の構成】この発明のワークフロー管理装置は、ワ
ークフロー対象の文書とは別に、該文書へのワークフロ
ーに参加したユーザのコメントを記入するためのコメン
ト欄を設けたものである(請求項1)。
【0005】好ましくは、前記コメント欄を、ユーザ毎
に区分けして設ける(請求項2)。
【0006】また好ましくは、ワークフロー管理装置を
インターネットファクシミリ装置に設ける(請求項
3)。より好ましくは,HTTPサーバ機能を備えたインタ
ーネットファクシミリ装置に、ワークフロー管理装置を
設ける。
【0007】特に好ましくは、前記ワークフロー対象の
文書を、ファクシミリの受信文書とする(請求項4)。
【0008】
【発明の作用と効果】この発明では、ワークフロー対象
の文書自体とは、別にユーザ(担当者)が記入できるコ
メント欄を設けるので、ワークフロー対象の文書自体を
編集せずに、コメントを書き込むことができて便利であ
る(請求項1)。
【0009】請求項2の発明では、コメント欄をユーザ
毎に区分けして設けるので、コメントを記入する際に、
他のユーザのコメントを誤って編集したり、あるいは消
去したり、改変したりすることがなく、コメント欄の記
載の信頼性が増す。
【0010】請求項3の発明では、ワークフロー管理装
置をインターネットファクシミリ装置に設けるので、フ
ァクシミリ受信した文書等をワークフローの対象にで
き、LAN等を介してユーザに電子的に配信して、ワー
クフローを管理できる。このため、インターネットファ
クシミリ装置で、ワークフローの管理が行える。
【0011】請求項4の発明では、ファクシミリ受信し
た文書をワークフローの対象とする。業務用のファクシ
ミリは、日常の事務連絡、発注、見積もりの依頼、など
に用いられることが多い。請求項4の発明では、受信し
たファクシミリ文書を、インターネットファクシミリ装
置を中心にして、ワークフローの対象として管理し、ユ
ーザのコメントを付加しながら円滑に処理することがで
きる。
【0012】
【実施例】図1等において、2はインターネットファク
シミリ装置で、ワークフロー管理装置を兼ねている。4
はLANで、6はメールサーバで、電子メール形式での
インターネットファクシミリ通信を仲立ちし、8はルー
タで、9はインターネットである。10はユーザの端末
で、インターネットファクシミリ装置2〜ユーザの端末
10はLAN4を介して互いに接続されている。
【0013】インターネットファクシミリ装置2には、
G3ファクシミリ機能処理部12を設けて、公衆電話回
線網などを介してG3ファクシミリ通信し、これ以外にG
4ファクシミリ通信などが可能なようにしても良い。1
4はインターネットファクシミリ機能処理部で、例えば
電子メール形式でインターネットファクシミリの送受信
を行うためのものである。16はHTTPサーバ機能処理部
で、ユーザの端末10などに対してWebページを送出
し、Webページ上で受信文書のダウンロードやファクシ
ミリ送信、回覧されてきたワークフロー対象の文書に対
するコメントの付加、などを行えるようにするためのも
のである。
【0014】18はメッセージ管理部で、20はワーク
フロー管理部、22は回覧管理部である。メッセージ管
理部18は、端末10から簡単なメッセージをクライア
ントが登録できるようにして、登録したメッセージを記
憶して、Webページの余白などに表示するためのもので
ある。また回覧管理部22は、ファクシミリ受信文書な
どの回覧文書を、所定の順序で端末10に対して送付し
て回覧し、回覧が遅れると、回覧文書をプリントアウト
する、ポップアップ表示などにより警告する、などによ
り、回覧が滞り無く行われるようにするためのものであ
る。
【0015】ワークフロー管理部20については、図2
〜図7を参照して後で説明する。30はコピー機能処理
部で、32はネットワークプリンタ機能処理部で、これ
以外にインターネットファクシミリ装置2は、ネットワ
ークスキャナとしても作用する。
【0016】図2に、ワークフローでの文書の流れを示
すと、G3ファクシミリ受信やインターネットファクシ
ミリ受信により着信した受信文書、あるいはインターネ
ットファクシミリ装置2で読み込んだスキャン文書など
がワークフローの対象となる。このような文書として
は、日常の業務連絡や発注書、見積書の依頼、予約など
がある。そしてこのような文書に対して、処理の流れを
定めて、所定の期間内に、発注に対する発送業務、見積
書の作成、予約の入力、その他の業務事項の処理、など
の処理を行う。この結果、インターネットファクシミリ
装置2がワークフローの受け付け部となり、紙による作
業ではなく、LANを介しての電子的な配信により、ワ
ークフローが行われる。
【0017】インターネットファクシミリ装置2と端末
10との間の通信は、eメールや、HTTP(ハイパー・テ
キスト・トランスファー・プロトコール)に基づく通信
などにより行われる。ワークフローの進行がeメールに
よってユーザへ通知され、ユーザは端末からWebページ
を開いて、ワークフロー対象の文書にアクセスし、コメ
ントをWebページから書き込むことができる。またワー
クフローでの期限管理は、ワークフロー管理部20で行
う。
【0018】ワークフロー文書の例を図3に示すと、3
4はワークフロー対象の文書で、例えばここでは見積書
を送付して欲しい旨の、ファクシミリ受信文書とする。
36,37はコメント欄で、コメント欄36のように、
ワークフロー対象の文書34の末尾にコメントを付加す
るようにしても良く、あるいはコメント欄37のよう
に、ワークフロー対象の文書34とは別にコメントを記
載するようにしても良い。コメント欄36,37は、ワ
ークフロー対象の文書34とは別ファイルにして、ワー
クフロー対象の文書34への編集を防止するのが好まし
い。しかし、文書34の編集には、コメントを記載する
のとは別のキーワードなどが必要なようにして、コメン
トの記載と文書の編集とで権限レベルを異ならせるよう
にして、ワークフロー対象の文書34が書き換えられる
のを防止しても良い。
【0019】コメント欄36,37は、好ましくは担当
者(ユーザ)毎に区分けし、別の担当者の欄への書込や
消去などの編集を許さないようにする。例えば各ユーザ
は、自分に割り当てられたコメント欄にしか、書き込
み、消去、編集などの権限が無いようにしておくとよ
い。38は見積書で、ワークフローによって作成された
文書の例であり、39はワークフローを管理するための
管理テーブルである。
【0020】管理テーブル39に必要なデータは、 ・ワークフローに対する処理担当者(1名〜複数名)を
記載し、所定の順序で担当者に配信すること、 ・各担当者での処理状態を配信元で確認できること、 ・担当者の未読が続く場合、配信元や配信先に通知する
こと.これによって少なくとも、担当者が処理を開始し
ないとの自体を防止できる、 ・配信先での未処理が続く場合、警告すること.警告
は、例えばワークフロー対象の文書やコメント欄などを
プリントアウトしたりすることにより行えばよい、 ・処理を完了した際に、ワークフロー対象の文書を処理
済みの保存フォルダに保存すること、 である。
【0021】そこで管理テーブル39では、処理担当者
を順番に記載し、各担当者での処理状態(未読/既読
と、未処理/処理済み)を記憶し、処理担当者がワーク
フロー対象の文書をブラウザ上に表示すると、処理状態
が未読から既読に変更され、各処理担当者が処理を完了
すると、状態が未処理から処理済みへと変更される。さ
らに各処理担当者が未読/既読かチェックするための時
間間隔、例えばここでは4時間、を記憶し、この時間が
経過する毎に未読か既読かチェックし、未読であれば、
配信元と担当者とに、端末でのポップアップ表示やeメ
ールなどにより、ワークフロー対象の文書を処理するよ
うに要求する。各担当者に対する処理期限が記載され、
この期限内に処理が終わらない場合に、ワークフロー対
象の文書やコメント欄をプリントアウトするなどによ
り、警告する。
【0022】担当者がブラウザでワークフロー対象の文
書を表示し、処理の完了を入力すると、自動的に次の担
当者にワークフロー対象の文書が配信され、または、e
メールによりURLが通知されると、前記と同様にして次
の担当者がワークフロー対象の文書を表示し、期限内に
処理を完了するように、管理する。全ての担当者の処理
が終了すると、配信元に処理完了の通知がなされ、配信
元では必要な処理があれば、例えばここでは見積書の発
送などがあれば、それを実行する。そして処理が完了し
たワークフロー対象の文書は、コメント欄の記載と共
に、保存フォルダに保存される。
【0023】図4〜図7に、ワークフローの発生から終
了までの、インターネットファクシミリ装置でのWebペ
ージの表示を示す。図4の新着フォルダ表示では、新着
のファクシミリ文書が新着フォルダへ送られたことを示
しており、差出人はワークフローの配信元である。ここ
で配信元は、図5のように、担当者(相手先)に対し
て、新着文書の処理を依頼し、コメントがあれば、コメ
ント欄に記載する。また指定時刻は、担当者が処理を完
了すべき時刻の意味である。
【0024】図6は、別のワークフロー対象の文書に対
して、処理完了の入力がされる画面を示し、担当者はコ
メントがあればコメント欄に記入して、処理完了ボタン
をクリックすると、該当文書がアーカイブに保存され
る。図7はアーカイブの画面であり、処理が完了された
ワークフロー対象の文書が保存されている。
【0025】実施例では、HTTPサーバ機能を備えたイン
ターネットファクシミリ装置を例にしたが、これに限る
ものではない。HTTPサーバ機能を備えないインターネッ
トファクシミリ装置でも、Webページでのワークフロー
管理ができないものの、ワークフローの管理自体は行う
ことができる。またユーザの端末とインターネットファ
クシミリ装置とをLANを介して接続したが、インター
ネットなどを介して接続する遠隔のユーザに対しても、
同じ構成でワークフローに参加させることができる。
【0026】実施例では、受信文書などを紙にプリント
アウトして、各担当者に回しながら処理するのではな
く、受信文書をLANを介して電子的に各担当者に配信
しながらワークフローを管理し、所定の期限までに完了
するように、管理することができる。そして各担当者
は、ワークフロー対象の文書自体とは別のコメント欄に
コメントを書き込むことができるので、ワークフロー対
象の文書自体を編集せずにコメントを記載でき、コメン
ト欄は担当者毎に区分されているので、コメント欄の記
載の信頼性を高く保つことができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】 実施例での、インターネットファクシミリ装
置を用いたワークフロー管理装置の使用環境を示すブロ
ック図
【図2】 実施例でのワークフローの発生と処理とを概
念的に示す図
【図3】 実施例での、ワークフロー対象の文書と管理
テーブルとを示す図
【図4】 実施例での、新着フォルダの表示画面を示す
【図5】 実施例での、処理依頼画面を示す図
【図6】 実施例での、処理画面を示す図
【図7】 実施例での、アーカイブ画面を示す図
【符号の説明】
2 インターネットファクシミリ装置 4 LAN 6 メールサーバ 8 ルータ 9 インターネット 10 ユーザの端末 12 G3ファクシミリ機能処理部 14 インターネットファクシミリ機能処理部 16 HTTPサーバ機能処理部 18 メッセージ管理部 20 ワークフロー管理部 22 回覧管理部 30 コピー機能処理部 32 ネットワークプリンタ機能処理部 34 ワークフロー対象の文書 36,37 コメント欄 39 管理テーブル

Claims (4)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 ワークフロー対象の文書とは別に、該文
    書へのワークフローに参加したユーザのコメントを記入
    するためのコメント欄を設けた、ワークフロー管理装
    置。
  2. 【請求項2】 前記コメント欄を、ユーザ毎に区分けし
    て設けたことを特徴とする、請求項1のワークフロー管
    理装置。
  3. 【請求項3】 ワークフロー管理装置がインターネット
    ファクシミリ装置に設けられていることを特徴とする、
    請求項1または2のワークフロー管理装置。
  4. 【請求項4】 前記ワークフロー対象の文書が、ファク
    シミリの受信文書であることを特徴とする、請求項3の
    ワークフロー管理装置。
JP2002144679A 2002-05-20 2002-05-20 ワークフロー管理装置 Withdrawn JP2003337782A (ja)

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Cited By (4)

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