JP3736758B2

JP3736758B2 - ワークフロー管理装置とその方法

Info

Publication number: JP3736758B2
Application number: JP2002151861A
Authority: JP
Inventors: 秀司秋山; 直人片岡
Original assignee: Murata Machinery Ltd
Current assignee: Murata Machinery Ltd
Priority date: 2002-05-27
Filing date: 2002-05-27
Publication date: 2006-01-18
Anticipated expiration: 2022-05-27
Also published as: JP2003348284A

Description

【０００１】
【発明の利用分野】
この発明は、インターネットファクシミリ装置などを用いたワークフローの管理に関する。
【０００２】
【従来技術】
オフィスでの事務作業をワークフローとして管理することが提案されている。通常のワークフローでは数名程度の担当者を定めて、共同でワークフローを処理する。発明者はこれとは別に、ファクシミリ装置を用いたワークフローの管理を検討した。ここでの着眼点は以下のようなものである。
【０００３】
・発注やその請け書、見積もりの依頼、問い合わせ、予約、日常の業務連絡、通信教育での添削文書などは、ファクシミリで送信されることが多い。
・この場合、受信したファクシミリ文書が処理の対象となる。
・このような業務は、多くの場合１人の担当者で実行できる。即ち通常のワークフローのように、複数人の共同作業としてワークフローをとらえる必要はない。
・受信したファクシミリ文書を紙にプリントして担当者に配り、管理台帳やメモなどに期限を書き込んで管理するよりも、ファクシミリ装置から担当者のフォルダに受信文書を入れて、ファクシミリ装置で期限を管理する方が便利である。
・これによって得られる効果は、オフィス業務の合理化で、極めて大きい。
【０００４】
しかしながら発明者は、以下のような問題点が生じることも考慮した。
・受信文書を担当者のフォルダに入れておくと、いつまでも読まれずに放置される可能性がある。
・担当者が１人の場合、期限内に処理が行われなかったことをその担当者に通知しても意味のないことがある。例えば担当者が不在であれば、その担当者の端末に警告を送っても意味がない。
・不在の担当者にワークフローを割り当てると、処理期限が経過するまで誰も気付かない恐れがある。
【０００５】
【発明の課題】
この発明の課題は以下の点にある。
・ファクシミリ装置をワークフローの管理に活用できるようにし、かつ
・期限内に処理が行われなかった場合、警告できるようにする（請求項１〜３）。
・ワークフロー対象の文書が、担当者に読み出されないまま放置されることを防止する（請求項１）。
・期限内にワークフロー対象の文書の処理が行われなかった場合、確実に対策が取られるようにする（請求項１，３）
・しかしながら、秘密の文書を対象としている場合、期限内に処理が行われなかった場合でも、文書の秘密が保たれるようにする（請求項１）。
・不在の担当者に、ワークフローの処理を割り当てることがないようにする（請求項２）。
【０００６】
【発明の構成】
この発明のワークフロー管理装置は、ファクシミリ装置を用いたワークフローの管理装置であって、ファクシミリ受信文書に対する処理をワークフローとして管理するための管理手段を設けて、該管理手段に、１人の担当者を記憶すると共に、この担当者に前記受信文書をアクセス自在にし、この担当者から新たな担当者に引き継ぐ場合、新たな担当者を記憶して該新たな担当者に前記受信文書をアクセス自在にし、かつ各ワークフローに対する処理期限を記憶し、処理期限内に前記受信文書に対する処理がなされなかった場合に警告する手段と、担当者毎のフォルダを設けて、前記受信文書を担当者のフォルダに入れると共に、担当者のフォルダから前記受信文書が読み出されたか否かを監視し、所定時間内に受信文書が読み出されなかった場合に担当者に通知する手段とを設け、さらに前記警告手段には、受信文書毎にセキュリティの有無を記憶し、前記受信文書にセキュリティが設定されていなければ、前記警告及び前記受信文書をファクシミリ装置でプリントする手段と、前記受信文書にセキュリティが設定されていれば、担当者に前記警告を送出し、担当者のパスワードの入力があれば前記受信文書をファクシミリ装置でプリントする手段とを設けるようにする（請求項１）。
【００１０】
好ましくは、担当者の端末から不在の設定を受け付けて記憶するようにする（請求項２）。
【００１１】
この発明のワークフロー管理方法では、受信文書に対する処理をワークフローとしてファクシミリ装置で管理するに際して、１人の担当者を記憶すると共に、この担当者に前記受信文書をアクセス自在にし、この担当者から新たな担当者に引き継ぐ場合、新たな担当者を記憶して該新たな担当者に前記受信文書をアクセス自在にし、かつ各ワークフローに対する処理期限を記憶し、処理期限内に前記受信文書に対する処理がなされなかった場合に警告すると共に、担当者毎のフォルダを設けて、前記受信文書を担当者のフォルダに入れると共に、担当者のフォルダから前記受信文書が読み出されたか否かを監視し、所定時間内に受信文書が読み出されなかった場合に担当者に通知するようにし、さらに受信文書毎に記憶したセキュリティの有無を用い、前記受信文書にセキュリティが設定されていなければ、前記警告及び前記受信文書をファクシミリ装置でプリントし、前記受信文書にセキュリティが設定されていれば、担当者に前記警告を送出し、担当者のパスワードの入力があれば前記受信文書をファクシミリ装置でプリントするようにする（請求項３）。
【００１３】
【発明の作用と効果】
この発明では、ファクシミリ受信した文書を、ファクシミリ装置でワークフローとして管理する。処理すべき文書は、例えばファクシミリ装置から担当者の端末へと配信され、あるいはファクシミリ装置などに設けた担当者のフォルダに入れられて、担当者がフォルダを開いて参照できるようにする。そして各ワークフローに対して処理期限を記憶して、処理期限内に処理されないと警告する。このようにして期限管理を行う。また担当者は基本的に１人であり、担当者が交代する場合、新たな次の担当者へと引き継がれるので、１人の担当者で処理できる程度の定型的な業務を確実に処理できる。期限の管理や担当者のアクセス管理は、対象となる文書を受信したファクシミリ装置で行えるので合理的で、ペーパーレスなオフィスを構築できる（請求項１，３）。
【００１４】
さらにこの発明では、担当者毎のフォルダを設けて、ワークフロー対象の受信文書を担当者のフォルダに入れる。そして担当者がフォルダから受信文書を読み出したかどうかをチェックするので、ワークフロー対象の文書が未読のまま放置されることを防止できる。
【００１５】
またこの発明では、処理期限内に受信文書の処理が完了されなかった場合、ファクシミリ装置でその文書をプリントして警告する。担当者は原則として１人なので、担当者がその処理を放置しても、例えば処理したくないので握りつぶしてしまっても、周囲には気付かれないことがある。ファクシミリで対象文書をプリントすれば、処理すべき文書が何であり、かつ期限が経過していることが一目瞭然である。そこで、処理期限の経過した文書を緊急に処理できる。
【００１６】
さらにこの発明では、ワークフロー対象の文書に対してセキュリティの有無を記憶し、セキュリティのある文書に対しては期限内に処理が完了しなかった際に、予め担当者に警告を送出し、担当者がパスワードを入力すればこれに応じて対象文書をプリントする。このようにして、期限内に処理が完了しなかった文書をプリントすることと、セキュリティとを両立させることができる。
【００１７】
請求項２の発明では、担当者が不在である旨の設定を受け付けて記憶するので、不在の担当者に対して処理を割り当てることを防止できる。例えば担当者を受信文書のヘッダ欄の宛先やサブジェクト欄の記載から自動的に割り当てる場合、不在であるとの設定をしておかないと、不在の担当者に処理が割り当てられる。また人手で担当者を割り当てる場合でも、不在なのか少しだけ席を外しているのかは分かりにくい。不在の設定を受け付けて記憶すれば、担当者の自主申告に基づいて、不在の担当者に処理を依頼することを防止できる。
【００１８】
【実施例】
図１〜図１２に、インターネットファクシミリ装置２を用いた実施例を示す。インターネットファクシミリ装置２は、ＬＡＮ４を介してメールサーバ６やルータ８に接続され、ルータ８はインターネット１０に接続されている。ＬＡＮ４には、受付端末１２と担当者の端末１３〜１６とが接続され、これらは例えばパーソナルコンピュータである。そしてインターネットファクシミリ装置２は、公衆電話回線網１８を介して、在来のＧ３やＧ４ファクシミリの送受信ができるようにしてある。
【００１９】
インターネットファクシミリ装置２には、Ｇ３ファクシミリ機能処理部２０があり、公衆電話回線網１８を介して、Ｇ３やＧ４のファクシミリの送受信を行う。またインターネットファクシミリ機能処理部２２では、メールサーバ６やルータ８などを介して、例えば電子メール形式で、インターネットファクシミリの送受信を行う。
【００２０】
コピー機能処理部２４は、インターネットファクシミリ装置２に設けられたスキャナとプリンタとを用いて、コピーを行い、ネットワークプリンタ機能処理部２６は、端末１２〜１６などからの依頼に応じて、ネットワークプリンタとしてプリントを行う。スキャナ機能処理部２８は画像を読み取り、端末１２〜１６などに送信するなどの処理を行う。HTTPサーバ機能処理部３０は、インターネットファクシミリ装置２にブラウザを用いてアクセスした端末に対し、Webページを送出し、端末からの要求に応じて様々なコンテンツを送出し、かつ端末からの入力を受け付ける。
【００２１】
インターネットファクシミリ装置２が置かれている環境は、数人〜１０人以下の人が勤務している小規模なオフィスに対応し、外部との文書通信はインターネットファクシミリ装置２を中心としたものになる。受付端末１２のユーザは、例えば着信したファクシミリ文書をチェックし、この文書を処理するのに適切な担当者を選んで、その担当者に処理を依頼する。また期限内に処理が行われるように配慮する。そして受信したファクシミリ文書の内容は、発注書やそれに対する請け書、見積書、日常の業務連絡、様々な予約、通信教育の場合の添削用のレポートや答案などとする。これらの受信ファクシミリ文書は定型的な処理が可能で、原則として１人の担当者で、決められた時間内に処理することが可能なものである。そこで受付端末１２のユーザは、受信したファクシミリ文書のうちでワークフローとして処理すべきものを選択し、担当者を指定する。
【００２２】
またインターネットファクシミリ装置ではなく、単にＧ３やＧ４のファクシミリ装置でも良い。受信したファクシミリ文書に対するワークフローを割り当てる担当者は、ＬＡＮ４に接続された端末を持つ担当者に限らず、インターネットファクシミリ装置２に、ファクシミリやインターネットなどで接続された遠隔の端末を持つ担当者でも良い。
【００２３】
３２はワークフロー管理部で、管理対象のワークフロー対象となる文書をリストして管理するための、ワークフロー管理テーブル３４を備えている。タイムアウト処理部３６は、期限内に処理対象の文書への処理が完了しなかった場合、その文書をインターネットファクシミリ装置２でプリントする。このプリントは強制的に行われるので、強制プリントと言う。またタイムアウト処理部３６は、プリント時に警報音を発する、全ての端末１２〜１６に通知を行う、などの追加的な処理を行っても良い。ワークフロー対象の文書が秘密の文書である場合、単純に強制プリントを行うと問題がある。そこでセキュリティ処理部３８は、担当者にしか分からないように強制プリントを行うなどの処理をして、秘密文書に対するセキュリティを保つ。
【００２４】
不在処理部４０は、端末１２〜１６から担当者が不在であるとの設定を受け付けて記憶し、不在の担当者に受信ファクシミリ文書の処理が割り当てられないようにする。４２はメモリで、受信したファクシミリ文書やスキャンした文書、ワークフローでの処理が終わった文書などを保存する。なおメモリ４２には各担当者専用のフォルダが設けられている。また処理済みの文書を保存するフォルダをアーカイブと呼び、処理完了の入力がされると、ワークフロー対象の文書はアーカイブに移される。
【００２５】
図２に、ワークフローの発生から処理までの流れを示す。ワークフローは何らかの処理を要するファクシミリ文書を受信することなどにより発生し、受付端末１３で受信ファクシミリ文書の概要をチェックし、担当者と処理期限とを指定する。なおマニュアルで担当者や処理期限を発生させることに代えて、インターネットファクシミリを受信した際のヘッダやサブジェクトの記載などから、処理の要否と担当者並びに処理期限を定めるようにしても良い。また在来のＧ３ファクシミリなどの場合、受信したファクシミリ原稿に対するOCR処理により、処理の要否と担当者並びに処理期限を定めるようにしても良い。ワークフローはこれ以外に、スキャンした文書や担当者が端末で作成した文書などに対しても発生する。
【００２６】
受信したファクシミリ文書などに対して担当者が定まり、処理期限が指定されると、この受信文書は担当者のフォルダに入れられる。担当者がフォルダを開くことにより、担当者の端末１４などに配信され、担当者は指定された期限内に処理を行う。そして処理が行われると、受信したファクシミリ文書はアーカイブに移される。一方担当者が自己のフォルダから処理すべき文書を開かない場合には通知がなされ、また処理期限内に処理が行われない場合には、強制プリントなどにより警告される。
【００２７】
次に、担当者が自分１人では処理できない場合や、自分が処理するには適していない文書である場合、次の担当者を定めて文書の処理を引き渡す。このように実施例では、ワークフローに対して原則として１人の担当者が指定され、その担当者では処理できない場合、次の１人の担当者にバトンタッチする。ワークフローに対しては、受け付け端末と指定された担当者の端末が関係する端末であり、担当者が交替すると、元の担当者の端末と新しい担当者の端末とが関係する端末となる。なお各担当者はオフィスを不在にする場合、インターネットファクシミリ装置２に不在にすることを設定でき、その場合、不在処理部４０がその旨を記憶する。
【００２８】
図３に、ワークフロー管理テーブル３４の例を示す。各ワークフローに対して文書ＩＤが指定され、件名として受注処理や問い合わせなどが記憶され、ワークフローとして登録した時刻、並びに処理を完了した時刻（処理時刻）が記憶される。ワークフローでの処理対象の文書は、担当者のフォルダに入れられ、担当者がフォルダからこの文書を読み出すと、既読のフラグがセットされる。処理期限はワークフローの処理を完了すべき期限であり、通知間隔は例えば分単位で、この間隔の時間が経過する毎に、ワークフロー管理部は既読か未読かをチェックし、未読であれば、配信元の受付端末並びに担当者の端末にその旨をｅメールなどで通知する。
【００２９】
担当者はこのワークフローを処理することを担当し、原則として１人である。依頼者は受付端末１２のユーザで、担当者の交代が行われた場合、元の担当者が新たな依頼者となり、依頼者を配信元と呼ぶことがある。また担当者を配信先と呼ぶことがある。セキュリティはワークフロー対象の文書に対するセキュリティのレベルを示し、例えばここで、φはセキュリティが設定されず、セキュリティが設定されている場合、そのレベルは１〜３の３レベルとする。
【００３０】
ここで文書ＩＤ1236のワークフローへの処理を示すと、当初の担当者である山田氏が、自分よりも秋山氏が担当することが相応しいと感じた場合、受付担当者がしたのと同様にして、秋山氏にワークフローの処理を依頼する。これによって依頼者は元の担当者の山田氏に上書きされ、新たな担当者として秋山氏が指定される。担当者が交代しても処理期限は同じであるが、担当者が交代すると、未読／既読の状態は原則として未読に戻される。このように担当者が交代した場合、元の担当者を新たな依頼者とすることにより、処理の経過が分かりやすくなる。秋山氏が処理期限前に文書の処理を完了すると、処理時刻が記憶され、該当する文書は秋山氏のフォルダからアーカイブへと移される。
【００３１】
図４に、ワークフローの処理の依頼画面を示す。これは例えば受付端末からインターネットファクシミリのHTTPサーバ機能処理部にアクセスし、ワークフローの処理依頼のページの送出を受けた際のものである。新着文書として新着ファクシミリ文書と新規スキャン文書とがあるものとし、例えば新着ファクシミリ文書に対して秋山秀司氏に処理を依頼するものとする。
【００３２】
処理を依頼する相手先は、インターネットファクシミリ装置に登録されているユーザの範囲で、ボタンをクリックして変更できる。コメント欄には「処理をお願いします」などの適宜のコメントを書き込むことができ、重要度などに応じて種別の選択ができる。さらにセキュリティを設定する場合、セキュリティの設定ボタンからセキュリティを設定する旨とそのレベルとを指定する。指定時刻は処理期限であり、これ以外に通知間隔を設定できる。なお各端末で不在を設定する場合、不在設定をONすればよく、不在設定を解除する場合にはOFFすればよい。そして不在の担当者に処理を依頼しようとする、その担当者は不在なので依頼できませんとの旨の表示が、受け付け端末に表示される。なお不在設定をした担当者への依頼を禁止するのではなく、外出先へ転送するようにしても良い。この場合は例えば、不在設定時に転送先を同時に設定できるようにし、不在設定をした担当者に処理を依頼すると、転送先に処理対象の文書を転送する、あるいは転送先に処理を依頼した旨の通知が送信されるようにすると良い。処理の依頼を行うと、ワークフロー管理テーブルに管理用のデータがワークフロー１件分書き込まれる。
【００３３】
このようにして、受付端末から１人の担当者を指定され、文書の処理が依頼される。依頼された文書は、指定された担当者のフォルダに入れられ、担当者がフォルダを開いてその文書を読み出すと、状態が未読から既読に変更され、処理が終了すると、アーカイブにその文書が移される。ワークフローの処理状態はワークフロー管理テーブルを見ると確認でき、このテーブルは例えば受付端末から見ることができる。さらに通知間隔の時間毎に、未読／既読の状態がチェックされ、未読であると、配信元の端末と担当者の端末とに通知がされる。この通知は、受付端末に対しては「ＩＤ＊＊で担当者○○様に依頼した文書が未読です」などのもので、担当者の端末に対しては、「フォルダを開いてワークフロー文書を読み出して下さい」などとする。なお担当者が交替している場合、受け付け端末と元の担当者の双方、あるいは元の担当者に前記の通知を行う。
【００３４】
処理期限内に文書が処理されなかった場合、処理対象の文書を強制プリントする。これ以外に例えば処理期限の３０分前に受付端末と担当者の端末とに「○○の文書が未処理です」などをｅメールなどで通知するようにしても良い。ここで、期限内に処理されなかった文書がある場合に強制プリントするのは、オフィスの全員の目にとまるようにして緊急に対策がとれるようにするためである。これに対して複数の担当者を定める通常のワークフローであれば、ワークフローの処理が遅れれば、他の担当者が気づき、強制プリントを行う必要はあまりない。
【００３５】
図５〜図１０に、強制プリントの例を示す。図５はワークフロー対象の文書のヘッダの部分に、未処理である旨をプリントし、インターネットファクシミリ装置からプリントするようにしたものである。ここで配信先（担当者）などを同時に印刷しても良い。
【００３６】
図６は、ワークフロー対象の文書とは別のページに、タイムアウトした文書である旨のチェックメッセージを添付するようにしたものである。この場合も同様に、担当者の氏名などを印刷しても良い。
【００３７】
図７は、タイムアウトした文書をプリントする際に、例えばプリント終了時に通常の警告音とは異なる音色を出して、緊急性を通知するようにした例である。
【００３８】
図８は、図７の警告音付きのプリントをさらに目立つようにしたもので、プリントアウト時の終了音は、マニュアルで止めない限り止まらないようにし、誰かが必ず強制プリントした文書を見るようにしたものである。
【００３９】
図９は、プリントアウトと同時に全クライアントのＰＣ（担当者や受付の端末）にｅメールなどで通知するようにしたものである。なおここで図１０に示すように、全クライアントＰＣではなく、配信元（依頼者）と現在の担当者などの指定クライアントＰＣにのみ通知するようにしても良い。
【００４０】
タイムアウト（タイムアップ）の前の予防措置として、配信元ユーザに対してタイムアウトの恐れがある旨の通知をｅメールなどでしてもよい。このようにすると、受け付け端末などの配信元ユーザ（依頼者）が事情を確認して、他の担当者に変更するなどの対応が容易になる。
【００４１】
以上のようにすると、ファクシミリ受信した文書に対して、マニュアルで、あるいは自動的に、担当者と処理期限とを定め、処理を依頼することができる。依頼された処理に対して文書を読み出したか、期限内に処理を完了したかがチェックされ、文書の読み出しが遅れている場合には文書を読み出すようにとの通知がｅメールなどでされ、期限内に処理が行われない場合、強制プリントにより緊急にバックアップできるようにしてある。このようにすると、受信したファクシミリ文書をハードコピーして受付担当者が個々の担当者に手渡し、管理台帳やメモなどに処理期限を定めてマニュアルで管理するのを、ペーパーレス的な運用に変更することができる。担当者への処理の依頼や処理期限の管理などは、ワークフロー管理部などで行われ、受信文書の配布はＬＡＮを通じて行われる。
【００４２】
ワークフロー対象の文書に対してセキュリティが設定されている場合、強制プリントの方法を変更する。なおここではセキュリティのレベルは１〜３の３段階とし、セキュリティの確認に用いるパスワードは担当者のパスワード（暗証番号など）とする。セキュリティレベル１では強制プリントを行う旨をプリントし、このプリント自体は人目に触れても良いものとする。そしてこのプリントには受取人の担当者の氏名が記載され、担当者がインターネットファクシミリ装置の側まで行き、パスワードを入力すると強制プリントが行われる。ただしこの強制プリントはあまり人目に付かないようにし、警告音などは伴わないようにする。セキュリティレベル２では、強制プリントを行う旨のプリントを省略し、代わって担当者の端末に強制プリント行う旨を通知する。セキュリティレベル３では、強制プリントを省略し、担当者の端末に未処理文書を処理するようにとの警告を送出する。
【００４３】
図１２において、セキュリティが設定されているかどうかをステップ１でチェックし、セキュリティが設定されていない場合、結合子▲１▼からステップ▲６▼へジャンプして、通常の強制プリントを行えばよい。セキュリティが設定されている場合、ステップ２でそのレベルをチェックし、レベル１の場合、ステップ３で強制プリントを行う旨をプリントする。レベル２の場合、担当者の端末に強制プリント行う旨のメッセージを送出する（ステップ４）。レベル１の場合、強制プリント行うこと自体は他人目に触れるが、レベル２の場合はそれも他人の目には触れない。いずれの場合にも担当者がインターネットファクシミリ装置の側まで行き、キーボードやタッチパネルなどからパスワードを入力すると（ステップ５）、ステップ６で強制プリントする。
【００４４】
セキュリティレベル３の場合、担当者の端末に未処理文書を処理するようにとと警告を送出する（ステップ７）。ここでいきなり未処理文書を送出せずに、警告を送出するのは、担当者が席を外している場合などに、未処理文書を覗き見されるのを防止するためである。そして担当者が自己の端末でパスワードを入力すると（ステップ８）、未処理文書が送出される（ステップ９）。このようにすれば、セキュリティが設定された文書に対しても、タイムアウト時に強制プリントやそれに準ずる処理を行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施例のインターネットファクシミリ装置の使用環境を示すブロック図
【図２】実施例でのファクシミリ文書の受信に基づくワークフローの発生と、管理とを示す図
【図３】実施例でのワークフロー管理テーブルと、担当者の交替や処理の完了に基づくテーブルのデータの推移を示す図
【図４】実施例での、処理の依頼設定画面を示す図
【図５】実施例での、タイムアウト時の強制プリントの例を示す図
【図６】変形例での、タイムアウト時の強制プリントの例を示す図
【図７】タイムアウト時に、強制プリントを行うと共に、通常の警告音とは異なる音色で警報するようにした例を示す図
【図８】タイムアウト時の警告音を、マニュアルで止めるまで止まらないようにした例を示す図
【図９】タイムアウト時に強制プリントを行うと共に、全クライアントＰＣに通知するようにした例を示す図
【図１０】タイムアウト時に強制プリントを行うと共に、指定されたクライアントＰＣに通知するようにした例を示す図
【図１１】タイムアウト前に、ワークフローの配信元ユーザに通知するようにした例を示す図
【図１２】実施例でのセキュリティプリントのアルゴリズムを示すフローチャート
【符号の説明】
２インターネットファクシミリ装置
４ＬＡＮ
６メールサーバ
８ルータ
１０インターネット
１２受付端末
１３〜１６担当者の端末
１８公衆電話回線網
２０Ｇ３ファクシミリ機能処理部
２２インターネットファクシミリ機能処理部
２４コピー機能処理部
２６ネットワークプリンタ機能処理部
２８スキャナ機能処理部
３０ HTTPサーバ機能処理部
３２ワークフロー管理部
３４ワークフロー管理テーブル
３６タイムアウト処理部
３８セキュリティ処理部
４０不在処理部
４２メモリ

Claims

ファクシミリ装置を用いたワークフローの管理装置であって、
ファクシミリ受信文書に対する処理をワークフローとして管理するための管理手段を設けて、
該管理手段に、１人の担当者を記憶すると共に、この担当者に前記受信文書をアクセス自在にし、この担当者から新たな担当者に引き継ぐ場合、新たな担当者を記憶して該新たな担当者に前記受信文書をアクセス自在にし、かつ各ワークフローに対する処理期限を記憶し、処理期限内に前記受信文書に対する処理がなされなかった場合に警告する手段と、
担当者毎のフォルダを設けて、前記受信文書を担当者のフォルダに入れると共に、担当者のフォルダから前記受信文書が読み出されたか否かを監視し、所定時間内に受信文書が読み出されなかった場合に担当者に通知する手段とを設け、
さらに前記警告手段には、受信文書毎にセキュリティの有無を記憶し、前記受信文書にセキュリティが設定されていなければ、前記警告及び前記受信文書をファクシミリ装置でプリントする手段と、前記受信文書にセキュリティが設定されていれば、担当者に前記警告を送出し、担当者のパスワードの入力があれば前記受信文書をファクシミリ装置でプリントする手段とを設けたことを特徴とする、ワークフロー管理装置。
担当者の端末から不在の設定を受け付けて記憶するようにしたことを特徴とする、請求項１のワークフロー管理装置。
受信文書に対する処理をワークフローとしてファクシミリ装置で管理するに際して、
１人の担当者を記憶すると共に、この担当者に前記受信文書をアクセス自在にし、この担当者から新たな担当者に引き継ぐ場合、新たな担当者を記憶して該新たな担当者に前記受信文書をアクセス自在にし、かつ各ワークフローに対する処理期限を記憶し、処理期限内に前記受信文書に対する処理がなされなかった場合に警告すると共に、
担当者毎のフォルダを設けて、前記受信文書を担当者のフォルダに入れると共に、担当者のフォルダから前記受信文書が読み出されたか否かを監視し、所定時間内に受信文書が読み出されなかった場合に担当者に通知するようにし、
さらに受信文書毎に記憶したセキュリティの有無を用い、前記受信文書にセキュリティが設定されていなければ、前記警告及び前記受信文書をファクシミリ装置でプリントし、前記受信文書にセキュリティが設定されていれば、担当者に前記警告を送出し、担当者のパスワードの入力があれば前記受信文書をファクシミリ装置でプリントするようにした、ワークフローの管理方法。