JP2008124545A - ファクシミリ装置 - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザの直接操作によるファクシミリ送信時に、ファクシミリ送信を制限すると共に、ファクシミリ送信における送信者及び送信内容を確認できるファクシミリ装置を提供する。
【解決手段】ファクシミリ複合装置１では、ファクシミリ送信が許可されているユーザを識別するためのユーザ情報として、ユーザＩＤとパスワードとを予めメモリ２４に記憶させておく。ユーザが操作部１５を操作してファクシミリ送信モードを選択すると、ファクシミリ複合装置１はユーザに、ユーザＩＤとパスワードとの入力を要求し、入力内容と記憶内容とが一致した場合はファクシミリ送信モードを設定し、一致しない場合はファクシミリ送信を拒否する。ファクシミリ送信後、その通信ログデータを、ユーザ情報と関連付けてメモリ２４に記憶させる。
【選択図】図１

Description

本発明は、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）などのネットワークを介して複数のパーソナルコンピュータなどの外部処理装置に接続され、外部処理装置で作成された画像を前記ネットワーク外部に送信するファクシミリ装置に関する。

近年、１台のファクシミリ装置と複数のＰＣ（パーソナルコンピュータ）とをＬＡＮで接続し、１台のファクシミリ装置を複数のＰＣで共用する情報処理システムが普及してきている（例えば、特許文献１参照）。

このような情報処理システムでは、ＰＣで作成した画像を一旦ファクシミリ装置に送信し、そしてファクシミリ装置から当該画像に基づくファクシミリ送信を行うことができるように構成されている。

このファクシミリ装置は、ネットワーク外部へのファクシミリ送信を許可されているユーザを識別するユーザ情報として、ＰＣを識別するＩＰアドレスなどの端末識別情報とユーザが設定したパスワードとをＰＣごとに予め記憶している。そして、ＰＣからファクシミリ送信が指示されると、ファクシミリ装置は、ＰＣから送信されるユーザ情報と予め記憶しているユーザ情報とを照合し、一致した場合にファクシミリ送信を行い、一致しない場合はファクシミリ送信を拒否するようにしている。また、ファクシミリ送信が行われた場合は、送信内容、相手先、送信時刻などの通信ログデータが、ユーザ情報に関連付けて記憶される。これによって、ファクシミリ装置による通信を管理し、情報漏洩等を防止することが可能となる。
特開２０００−１０１７７６号公報

上述した従来のファクシミリ装置では、ユーザが操作パネルを直接操作してファクシミリ送信を行う場合は、ユーザ情報の入力要求や照合は行われず、誰でも自由にファクシミリ送信を行うことができるように構成されている。また、ファクシミリ装置では、ユーザの直接操作によるファクシミリ送信時の相手先、送信時刻、送信枚数、送信結果等の送信結果データは記憶されているが、誰が何を送信したかまでは記憶されていない。そのため、ファクシミリ装置の通信管理が不充分になり、情報漏洩等が生じる可能性が高くなる。

そこで、本発明の解決すべき課題は、ユーザの直接操作によるファクシミリ送信時にファクシミリ送信を制限すると共に、ファクシミリ送信における送信者及び送信内容を確認することができるファクシミリ装置を提供することである。

上記の課題を解決するため、請求項１の発明では、ユーザを識別するユーザ情報が予め記憶されている記憶手段と、ユーザ情報をユーザが入力する入力手段と、ファクシミリ送信モードをユーザが選択する選択手段と、前記選択手段によってファクシミリ送信モードが選択されると、ユーザ情報の入力をユーザに要求し、前記入力手段からユーザ情報が入力されると、前記記憶手段に記憶されているユーザ情報と照合し、情報が一致した場合は、ファクシミリ送信モードを設定し、ファクシミリ送信後に、その通信ログデータを前記ユーザ情報に関連付けて記憶するファクシミリ制御手段とを備える。

また、請求項２の発明では、請求項１の発明に係るファクシミリ装置において、前記ユーザ情報として、ネットワークを介した当該ファクリミリ装置へのアクセス権限を管理するために予め登録されたユーザ情報が兼用される。

また、請求項３の発明では、請求項１又は請求項２の発明に係るファクシミリ装置において、前記ユーザ情報は、ユーザＩＤとパスワードとを含む。

また、請求項４の発明では、請求項３の発明に係るファクシミリ装置において、前記ファクシミリ制御手段は、ユーザ情報の入力をユーザに要求するとき、予め登録された複数のユーザＩＤを表示してその中から１つを選択させ、その後パスワードを入力させる。

また、請求項５の発明では、請求項１ないし請求項４のいずれかの発明に係るファクシミリ装置において、前記ファクシミリ制御手段は、前記入力手段から入力されたユーザ情報が、前記記憶手段に記憶されているユーザ情報と一致しない場合は、前記ネットワークに接続され、全てのユーザ情報が記憶されている外部記憶装置のユーザ情報と照合し、情報が一致したときに、ファクシミリ送信モードを設定する。

請求項１に記載の発明によれば、ユーザが選択手段を操作してファクシミリ送信モードを選択すると、ユーザ情報の入力がユーザに要求される。ユーザが入力手段からユーザ情報を入力すると、記憶手段に予め記憶されているユーザ情報と照合され、情報が一致すると、ファクシミリ送信モードが設定される。これによって、誰もが自由にファクシミリ送信するのを禁止することができ、情報漏洩等を防止できるようになる。また、ユーザの直接操作によるファクシミリ送信後には、その通信ログデータが、ユーザ情報に関連付けて記憶される。これによって、誰が何を送信したかを確認することができるようになるので、ファクシミリ装置による通信に関して充分な情報管理を実現できる。

請求項２に記載の発明によれば、ユーザ情報としてネットワークを介した当該ファクリミリ装置へのアクセス権限を管理するために予め登録されたユーザ情報が兼用されるため、類似した２種類のユーザ情報を重複して管理する必要がなく、ユーザ情報の登録・管理の負担軽減及びメモリ使用量の削減等が図れる。

請求項３に記載の発明によれば、ユーザ情報として、ユーザＩＤ及びパスワードの２種類の情報を用いるので、１種類の情報を用いる場合に比べて、機密性が高くなる。

請求項４に記載の発明によれば、ユーザ情報を入力する際、ユーザは、表示された複数のユーザＩＤの中から自己のユーザＩＤを選択し、その後パスワードを入力する。これによって、ユーザ情報の入力操作が簡単になる。

請求項５に記載の発明によれば、ユーザの直接操作によるファクシミリ送信の際に、ユーザが入力したユーザ情報がファクシミリ装置内の記憶手段のユーザ情報と一致しない場合は、全てのユーザ情報が記憶されている外部記憶装置のユーザ情報と照合し、情報が一致したときにファクシミリ送信モードが設定される。これによって、ユーザが普段使っていないファクシミリ装置からでもファクシミリ送信を行うことができるようになる。

図１は、本発明の一実施形態に係るファクシミリ装置としてのファクシミリ複合装置１の構成を示すブロック図である。ファクシミリ複合装置１は、ネットワーク（例えばＬＡＮ）１８を介してパーソナルコンピュータなどの複数の外部処理装置３１と接続されて情報処理システムを構成している。

ファクシミリ複合装置１は、図１に示すように、制御部１１、読取部１２、記録部１３、表示部１４、操作部１５、通信部１６、モデム１７、ＮＣＵ１８及びネットワークユニット１９等を備えている。また、このファクシミリ複合装置１の機能には、ファクシミリ機能、インターネットファクシミリ機能、コピー機能、スキャナ機能、及びプリンタ機能等が含まれている。

制御部１１は、このファクシミリ複合装置１の制御を統括するものであり、ＣＰＵ等を備えて構成されている。この制御部１１には、機能要素として、ファクシミリ制御手段としてのファクシミリ制御部１１ａが備えられている。ファクシミリ制御部１１ａの役割等については、後に詳述する。

読取部１２は、原稿の読み取りを行うものであり、ファクシミリ送信時の原稿の読み取りや、スキャナ機能使用時の原稿の読み取り等に用いられる。記録部１３は、プリンタ装置等を備えて構成され、画像データの紙等への印刷を行う。

表示部１４は、液晶表示装置等によって構成され、このファクシミリ複合装置１の操作情報等の表示に用いられる。入力手段及び選択手段としての操作部１５は、複数の操作ボタンやタッチパネル等によって構成され、このファクシミリ複合装置１の操作に用いられる。本実施形態では、ユーザは、ファクシミリ送信モードの選択時及びユーザ情報の入力時に、操作部１５を操作する。

記憶部１６は、半導体メモリ等の記憶装置を備えて構成されている。この記憶部１６の記憶内容としては、スキャナ機能使用時に読み取られた画像データ、及びファクシミリ複合装置１の設定や保守管理等に関するデータ等が含まれている。

モデム１８は、ファクシミリ通信が可能なファクシミリモデムから構成されている。また、モデム１８は、ＮＣＵ（Network Control Unit）１７と直接的に接続されている。ＮＣＵ１７は、アナログの公衆電話回線網（ＰＳＴＮ）２１との回線の閉結及び開放の動作を行なうハードウェアであり、必要に応じてモデム１８を公衆電話回線網２１と接続する。なお、ＩＳＤＮ用インタフェースを備えることにより、デジタル回線網（ＩＳＤＮ）に接続するようにしてもよい。

ネットワークユニット１９は、このファクリミリ複合装置１をＬＡＮ、インターネット等を含むネットワーク２２へ接続するためのインタフェースとして機能するものである。このネットワークユニット１９には、ネットワーク２２を介した通信処理を司るネットワーク通信部２３、及びネットワーク通信部２３の処理等に用いられる記憶手段としてのメモリ２４等が備えられている。

ネットワーク通信部２３は、ＳＭＴＰ（Simple Mail Transfer Protocol）、ＰＯＰ（Post Office Protocol）、ＳＭＢ（Server Message Block）、ＨＴＴＰ（HyperText Transfer Protocol）等を取り扱うための機能が備えられている。このネットワーク通信部２３の具体的な機能としては、電子メールの送受、電子メールに画像データを添付して送受するインターネットファクシミリの送受、及び、ＬＡＮ又はインターネットを介したデータの送受等が含まれている。

メモリ２４には、ネットワーク２２を介したこのファクリミリ複合装置１へのアクセス権限を管理するためのユーザ情報が登録されている。そして、このユーザ情報は、ファクシミリ（インターネットファクリミリを含む、以下同様）送信が許可されているユーザを識別するためのユーザ情報としても兼用されるようになっている。そのユーザ情報は、例えばユーザＩＤとパスワードとかなっている。ユーザＩＤとして、外部処理装置３１を識別する端末識別情報（外部処理装置３１に付与された名称情報、ＩＰアドレス等）を兼用して用いるようにしてもよい。また、メモリ２４には、ファクリミリの送受信情報の内容を含む通信ログデータが記録されるようになっている。

また、各外部処理装置３１には、制御部４１、表示部４２、操作部４３、ネットワーク通信部４４、及び記憶部４５等が備えられている。

制御部４１は、この外部処理装置３１の制御を統括するものであり、ＣＰＵ等を備えて構成されている。表示部４２は、液晶表示装置等によって構成され、外部処理装置３１の操作情報や処理結果等の表示に用いられる。操作部４３は、複数の操作ボタン等で構成され、外部処理装置３１の操作に用いられる。

ネットワーク通信部４４には、ファクシミリ複合装置１のネットワーク通信部２３と略同様な通信機能が備えられ、外部処理装置３１とファクシミリ複合装置１との間で種々のデータ通信が行われるようになっている。

記憶部４５は、ハードディスク装置等の大容量記憶装置を備えて構成されている。記憶部４５の記憶内容としては、プリンタドライバやスキャナドライバ等の外部処理装置３１で実行する処理プログラム、処理プログラムによる処理結果、外部処理装置３１の設定や保守管理等に関するデータ等が含まれている。

ファクシミリ複合装置１は、外部処理装置３１からの指示によるファクシミリ送信が実行可能であるとともに、ユーザによるファクリミリ複合装置１への直接操作によるファクリミリ送信実行可能である。

このファクシミリ複合装置１では、前述のように、ファクシミリ送信を許可されているユーザを識別するユーザ情報として、ユーザＩＤとパスワードとがメモリ２４に予め記憶されている。一方、外部処理装置３１では、ユーザの操作に従って送信画像が作成され、さらに専用クライアントソフトウェア、専用プリンタドライバ、Ｗｅｂブラウザなどを用いて、作成された送信画像をファクシミリ複合装置１から送信することを指示することも可能である。

外部処理装置３１からファクシミリ送信を指示するときは、送信画像データ、相手先情報（ＦＡＸ番号又はメールアドレス）、及びユーザ情報を含むファクシミリ送信命令が、外部処理装置３１からファクシミリ複合装置１に送信される。外部処理装置３１からファクシミリ送信命令が与えられると、ファクシミリ複合装置１のファクシミリ制御部１１ａは、外部処理装置３１から送信されたユーザ情報と予め記憶しているユーザ情報とを照合し、一致した場合は、外部処理装置３１から送信された送信画像データのファクシミリ送信を行い、一致しない場合はインターネットファクシミリ送信を拒否するようにしている。ファクシミリ送信では、送信画像データ及び相手先情報を、ユーザ情報に関連付けて一旦メモリ２４に蓄積した後、相手先に応じた送信制御によって送信画像データが送信される。

また、ファクシミリ送信が行われた場合は、送信内容（送信画像データ）、相手先情報、送信時刻、送信枚数、送信結果などの通信ログデータが、ユーザ情報に関連付けてメモリ２４に記憶される。この通信ログデータは、外部処理装置３１から、Ｗｅｂブラウザや専用クライアントソフトウェアなどを用いて閲覧することが可能である。

なお、ファクシミリ複合装置１は、ファクシミリを受信したときは、受信信号に含まれる受信者識別情報や発信元識別情報等に基づいて、ユーザ別に受信画像データをメモリ２４に記憶する。ユーザは、ファクシミリ複合装置１の操作部１５を操作して、受信画像データを紙等にプリントすることができ、また外部処理装置３１から、Ｗｅｂブラウザや専用クライアントソフトウェアなどを用いて、受信画像データをダウンロードしたり、閲覧したりできる。

本実施形態は、ユーザによるファクリミリ複合装置１への直接操作によるファクシミリ送信時に、ファクシミリ送信を制限すると共に、ファクシミリ送信における送信者及び送信内容を確認できるようにすることを主眼とするものである。

図２は、ユーザの直接操作によるファクシミリ送信時のファクシミリ制御部１１ａによる処理動作を示すフローチャートである。この処理動作は、ファクシミリ複合装置１の操作部１５が操作されると開始される。

ステップＳ１では、操作部１５からファクシミリ送信モードが選択されたか否かが判断される。ファクシミリ送信モードが選択された場合はステップＳ２に進み、そうでない場合は、操作部１５から入力された操作内容に従う処理を実行する。

ステップＳ２では、ユーザ情報としてユーザＩＤとパスワードの入力をユーザに要求する。この要求は、表示部１４にその旨のメッセージを表示することによって実現される。

ステップＳ３では、ユーザＩＤ及びパスワードが入力されたか否かを判断する。入力された場合は、ステップＳ４に進み、入力されたユーザ情報（ユーザＩＤ及びパスワード）とメモリ２４に記憶されているユーザ情報とを照合する。

ステップＳ５では、ユーザ情報が一致したか否かを判断する。一致した場合は、ステップＳ６に進み、ファクシミリ送信モードを設定する。

その後、ステップＳ７では、ユーザの操作に従ってファクシミリ送信が実行される。ユーザは、送信原稿を読取部１２にセットし、操作部１５から相手先情報を入力し、送信開始を指示するためにスタートボタンを押す。相手先情報は、通常のファクシミリの場合はＦＡＸ番号、インターネットファクシミリの場合はメールアドレスである。送信開始が指示されると、読取部１２において送信原稿の読み取りが行われ、読み取られた送信画像データ及び相手先情報が、ユーザ情報に関連付けて一旦メモリ２４に蓄積され、その後、相手先に応じた送信制御によって送信画像データが送信される。

ステップＳ８では、ファクシミリ送信が終了したか否かを判断する。ファクシミリ送信が終了した場合は、ステップＳ１０に進む。

ステップＳ９では、送信内容（送信画像データ）、相手先情報、送信時刻、送信枚数、送信結果等の通信ログデータを、ユーザ情報と関連付けてメモリ２４に記憶し、処理を終了する。ユーザの直接操作によるファクシミリ送信に関する通信ログデータも、外部処理装置３１からの指示によるファクシミリ送信に関する通信ログデータと同様に、外部処理装置３１から、Ｗｅｂブラウザや専用クライアントソフトウェアなどを用いて閲覧することが可能である。

一方、ステップＳ５においてユーザ情報が一致しないと判断した場合は、ステップＳ１０に進み、例えば「ユーザ情報が一致しません。ファクシミリ送信はできません。」とのメッセージを表示部１４に表示して処理を終了する。

このように、ユーザ情報が一致したときにファクシミリ送信が可能となるので、ファクシミリ複合装置１を直接操作して誰もが自由にファクシミリ送信するのを禁止することができ、情報漏洩等を防止できるようになる。また、送信画像データを含む通信ログデータがユーザ情報に関連付けて記憶されるので、誰が何を送信したかを確認できるようになり、ファクシミリ複合装置１による通信に関して充分な情報管理を実現することができる。

また、ユーザ情報としてネットワーク２２を介したファクリミリ複合装置１へのアクセス権限を管理するためにネットワークユニット１９に登録されたユーザ情報が兼用されるため、類似した２種類のユーザ情報を重複して管理する必要がなく、ユーザ情報の登録・管理の負担軽減及びメモリ使用量の削減等が図れる。

また、ユーザ情報として、ユーザＩＤ及びパスワードの２種類の情報を用いるので、１種類の情報を用いる場合に比べて、機密性が高くなる。

なお、上記実施形態では、ユーザ情報としてユーザＩＤ及びパスワードの２種類の情報を用いる場合を説明したけれども、ユーザ情報は１種類の情報を用いても良いし、また３種類以上の情報を用いても良い。ユーザ情報として複数種類の情報を用いた方が、機密性が向上する。

ユーザ情報としてのユーザＩＤ及びパスワードの入力は、予め登録された複数のユーザＩＤを表示部１４に表示してその中から１つを選択させ、その後パスワードを入力させるようにしても良い。この場合は、ユーザ情報の入力操作が簡単になる。

ところで、２台以上のファクシミリ複合装置１がネットワーク２２に接続されている場合は、ユーザは通常いずれか１台のファクシミリ複合装置１を使用するのが一般的である。例えば、会社において複数の部署がある場合は、部署ごとにファクシミリ複合装置１を設置し、社員は自分が所属している部署のファクシミリ複合装置１を使用するように定められているのが一般的である。しかし、ユーザ情報が自分の部署のファクシミリ複合装置１だけに記憶されていると、社員は他の部署のファクシミリ複合装置１は使用できず、不便である。ファクシミリ複合装置１に全ての社員のユーザ情報を記憶させることも可能であるが、記憶容量の大きなメモリを必要とし、コストアップの要因となる。

そこで、全てのユーザのユーザ情報が記憶されている外部記憶装置をネットワーク２２に接続しておき、ユーザの直接操作によるファクシミリ送信の際に、ユーザが入力したユーザ情報がファクシミリ複合装置１に記憶されているユーザ情報と一致しない場合は、前記外部記憶装置に記憶されているユーザ情報と照合し、情報が一致したときにファクシミリ送信モードが設定されるようにしてもよい。これによって、ユーザが普段使っていないファクシミリ複合装置１からでもファクシミリ送信を行うことができるようになる。

なお、上述の実施形態では、コピー処理については、利用権限に関する認証処理を行うことなく誰でも自由にコピー処理を行えるようになっているが、情報管理の観点からは、書類のコピーも制限した方が好ましい場合がある。そのような場合には、ファクシミリ複合装置１においてコピーモードを選択したときにも、ファクシミリ送信モードを選択した場合と同様に、ユーザ情報の入力を要求し、照合し、情報が一致したときにコピーモードを設定するようにしても良い。

また、上述の実施形態では、ファクリミリ送信操作権限に関する認証処理を、電話回線を利用した通常のファクリミリ送信とインターネットファクリミリ送信との両方に適用するようにしたが、ファクリミリ送信及びインターネットファクリミリ送信のいずれか一方にのみ適用するようにしてもよい。

本発明の一実施形態に係るファクシミリ装置としてのファクシミリ複合装置の構成を示すブロック図である。 ユーザの直接操作によるファクシミリ送信時の処理動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ファクシミリ複合装置
１１ 制御部
１１ａ ファクシミリ制御部
１４ 表示部
１５ 操作部
１６ 記憶部
１７ ＮＣＵ
１８ モデム
１９ ネットワークユニット
２３ ネットワーク通信部
２４ メモリ
３１ 外部処理装置

Claims (5)

1. ユーザを識別するユーザ情報が予め記憶されている記憶手段と、
   ユーザ情報をユーザが入力する入力手段と、
   ファクシミリ送信モードをユーザが選択する選択手段と、
   前記選択手段によってファクシミリ送信モードが選択されると、ユーザ情報の入力をユーザに要求し、前記入力手段からユーザ情報が入力されると、前記記憶手段に記憶されているユーザ情報と照合し、情報が一致した場合は、ファクシミリ送信モードを設定し、ファクシミリ送信後に、その通信ログデータを前記ユーザ情報に関連付けて記憶するファクシミリ制御手段と、を備えることを特徴とするファクシミリ装置。
2. 請求項１に記載のファクシミリ装置において、
   前記ユーザ情報として、ネットワークを介した当該ファクリミリ装置へのアクセス権限を管理するために予め登録されたユーザ情報が兼用されることを特徴とするファクリミリ装置。
3. 請求項１又は請求項２に記載のファクシミリ装置において、
   前記ユーザ情報は、ユーザＩＤとパスワードとを含むことを特徴とするファクシミリ装置。
4. 請求項３に記載のファクシミリ装置において、
   前記ファクシミリ制御手段は、ユーザ情報の入力をユーザに要求するとき、予め登録された複数のユーザＩＤを表示してその中から１つを選択させ、その後パスワードを入力させることを特徴とするファクシミリ装置。
5. 請求項１ないし請求項４のいずれかに記載のファクシミリ装置において、
   前記ファクシミリ制御手段は、前記入力手段から入力されたユーザ情報が、前記記憶手段に記憶されているユーザ情報と一致しない場合は、前記ネットワークに接続され、全てのユーザ情報が記憶されている外部記憶装置のユーザ情報と照合し、情報が一致したときに、ファクシミリ送信モードを設定することを特徴とするファクシミリ装置。

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