JP4413152B2

JP4413152B2 - 画像形成装置、プログラム、記録媒体、及びデータ送信方法

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Publication number: JP4413152B2
Application number: JP2005041741A
Authority: JP
Inventors: 末弘植田; 昭一郎吉浦; 勉吉本
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 2005-02-18
Filing date: 2005-02-18
Publication date: 2010-02-10
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Description

本発明は、画像形成装置、データ送信用のプログラム、該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体、及びデータ送信方法に関する。

近年、ネットワークの普及に伴って、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）から外部に即座にデータの送信が可能となっている。また、近年、複写機能，ファクシミリ機能，プリント機能を複合化させた複合機が多様化し、送信された印刷データ、読み取った画像データ、或いはハードディスクに蓄積したデータを、外部の装置に送信する機能が付加されており、複合機においても外部へのデータ送信が容易に可能となっている。複合機における外部装置への送信機能としては、「ＳｃａｎｔｏＥｍａｉｌ」，「ＳｃａｎｔｏＦＡＸ」，「ＳｃａｎｔｏＦＴＰ（ＦｉｌｅＴｒａｎｓｆｅｒＰｒｏｔｏｃｏｌ）」といった機能が広く活用されている。なお、これらの機能は、ＰＣにスキャナを直接或いはネットワークを介して接続した場合にも実現できる。

上述のごとくＰＣや複合機などから容易にデータを送信可能となっていることから、データの受信の管理と併せて、送信側装置にはデータ送信に伴い送信先，送信日時などの送信履歴が保存され、データの送信の管理も行われている。

しかしながら、ＰＣが多様化された今日では、一人に複数台のＰＣが割り当てられることもしばしばあり、個人のＰＣから送信された画像データ等のデータに関して、送信履歴を管理することは難しくなっている。その理由としては、ＰＣからデータ送信された場合には、個人が使用しているＰＣに送信履歴が保存され、利用者であれば送信履歴が容易に削除可能になっていることが挙げられる。

従って、データの送受信を集中的に管理するために、データの送受信を行うためのメールサーバ，ＦＴＰサーバ等のサーバが用いられていることが多い。このサーバは、ＰＣとＬＡＮ等のネットワークにより接続されており、ＰＣから送信されるデータは、全てこのネットワーク経由でサーバへ送られてサーバを介して外部に送信される。そして、サーバには、データの受信に伴って蓄積する受信履歴に加えて、データの送信に伴って送信履歴もログ情報として蓄積されている。

このように、サーバで全体としての集中的な管理を行ったとしても、例えば、電子メールの送信に関していえば、社内にメール送信するつもりが送信先を誤って社外に重要なデータを送信するなど機密面での問題があり、さらには、社外の上役などに友達感覚でメール送信するなどマナーの悪さも社会問題となっている。ここで、電子メールに限らず自分や他人のデータを外部へ送信するといったことは、操作方法が判らないにも拘わらず無闇にデータにアクセスすることや不注意で生じ得る利用者の操作ミスである場合に加えて、悪意をもってなされる場合もある。

通信回線を介してデータの送信を行う際に、送信するデータのサイズにより送信を制限する送信装置が提案されている（例えば、特許文献１を参照）。特許文献１に記載の送信装置は、データの送信先を示す送信先情報と共に、該送信先に対して送信許可されたデータサイズを示す送信許可サイズ情報が格納されたデータテーブルを有し、指定された送信先にデータを送信する際、データテーブルを参照することで、該送信先の送信許可サイズ情報に応じた送信可否判定を行う構成としている。

また、受信した電子メールの内容をファクシミリ（ＦＡＸ）転送するに際し、サイズの大きなＦＡＸデータをＦＡＸ転送することによる負荷を軽減し、また、間違い若しくは不要メールによるＦＡＸ転送を防止し、また、転送結果をメールの送信者若しくは転送先に対して適切に通知する画像通信装置が提案されている（例えば、特許文献２を参照）。特許文献２に記載の画像通信装置においては、メール解析部が、メール受信制御部で受信した受信メールを解析して送信元アドレス、転送先アドレスを取得し、補助記憶部に記憶された転送リスト、アドレス帳を参照して転送の要否を判断する。受信メールが転送対象と判断した場合、通信制御部が、転送上限サイズ、転送時間等のシステムデータに基づいて、転送条件をチェックし、転送中止、即時転送、分割転送、時間転送を行うと同時に、転送の指示元（メール送信者の場合は、メール送受信制御部によりレポートをメールで返信し、転送リストの場合は、通信制御部により転送結果をＦＡＸ送信する）に転送結果を送信する。
特開２００３−３３３２９５号公報特開２００４−２８９４４０号公報

上述のごとく、メールサーバによるメール送信、ＦＴＰサーバによるファイル送信、ＦＡＸによるファクシミリ送信などに対し、サーバで全体としての集中的な管理を行ったとしても、送信してはいけないようなデータを、誤送信により或いは悪意をもって送信してしまうといった事態が生じ、セキュリティ上問題となる。また、特許文献１，２に記載の装置であっても、外部への送信に関してはデータの容量を制限できるだけであり、同様な問題が生じ得る。

さらに、サーバで蓄積されるログ情報は、その量が膨大であると共に、サーバの管理者（アドミニストレータ）の権限を持たないとログにアクセスして検索することも当然閲覧することもできないことから、一般の利用者が過去の送信履歴を検索して閲覧することは不可能に近い。また、ＰＣからサーバを介してデータを外部へ送信することにより、サーバに蓄積されるログ情報の他に、ＰＣ内にもログ情報として送信記録が残るが、このログ情報は現状の使用環境では当然個人の管理下に置かれているので、個人のＰＣは多数存在していることに加え、パスワードによる制限などにより、他人のＰＣの送信履歴を検索して閲覧することが不可能に近い。従って、現在の使用環境では外部へのデータ送信に対する包括的なログ管理は不可能であり、このことは、特許文献１，２に記載の装置を適用しても同様である。

本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、利用者が情報処理装置から外部へデータを送信する際に、ログ情報を蓄積すること、並びにデータ送信によりデータの不必要な流出を防止することが可能な画像形成装置、データ送信用のプログラム、該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体、及びデータ送信方法を提供することをその目的とする。

本発明は、上述のごとき課題を解決するために、以下の各技術手段でそれぞれ構成される。

第１の技術手段は、情報処理装置にネットワークを介して接続可能な画像形成装置であって、前記情報処理装置からネットワーク経由で送信されてきた外部送信用のデータを受信するデータ受信手段と、該データ受信手段で受信した外部送信用データを外部に送信するデータ送信手段と、前記データ受信手段で受信した外部送信用データに対し、送信条件テーブルに予め設定された所定条件を満たすか否かを判定し、満たした外部送信用データのみ前記データ送信手段での送信を許可する送信制限手段と、前記所定条件を満たすと判定され前記データ送信手段で外部に送信した外部送信用データについては送信ログ情報を蓄積し、且つ、前記データ受信手段で受信した外部送信用データのうち、前記送信制限手段で前記所定条件を満たさないと判定された外部送信用データについてのみ該外部送信用データを蓄積するログ蓄積手段と、を備えたことを特徴としたものである。

第２の技術手段は、第１の技術手段において、前記ログ蓄積手段は、前記送信ログ情報を、ネットワーク経由で情報処理装置から閲覧可能に蓄積することを特徴としたものである。

第３の技術手段は、第１又は第２の技術手段において、前記所定条件は、前記外部送信用データの送信先及び／又は送信日時に関する条件を含むことを特徴としたものである。

第４の技術手段は、第１乃至第３のいずれかの技術手段において、前記所定条件は、前記情報処理装置の利用者毎に設定されたものであることを特徴としたものである。

第５の技術手段は、第１乃至第３のいずれかの技術手段において、前記所定条件は、前記情報処理装置の利用者に関する条件を含むことを特徴としたものである。

第６の技術手段は、第１乃至第５のいずれかの技術手段において、前記送信制限手段は、外部へのデータ送信を制限したときに、外部送信用データの送信元の情報処理装置の利用者に関連付けられた他の利用者が使用する情報処理装置に対して、前記外部送信用データを承認目的で転送するデータ転送手段を有することを特徴としたものである。

第７の技術手段は、第１乃至第６のいずれかの技術手段において、前記データ受信手段は、複数種類の送信方式の外部送信用データを受信する手段を有し、前記データ送信手段は、前記複数種類の送信方式に対応した外部送信手段を有することを特徴としたものである。

第８の技術手段は、第７の技術手段において、前記外部送信手段は、電子メール送信手段、ファクシミリ送信手段、及びＦＴＰに基づくファイル転送手段のいずれかを少なくとも含むことを特徴としたものである。

第９の技術手段は、情報処理装置にネットワークを介して接続可能な画像形成装置に組み込み、該画像形成装置における中央演算処理装置に実行させるためのプログラムであって、前記情報処理装置からネットワーク経由で送信されてきた外部送信用のデータを受信するデータ受信ステップと、該データ受信ステップで受信した外部送信用データを外部に送信するデータ送信ステップと、前記データ受信ステップで受信した外部送信用データに対し、送信条件テーブルに予め設定された所定条件を満たすか否かを判定し、満たした外部送信用データのみ前記データ送信ステップにおける送信を許可する送信制限ステップと、前記所定条件を満たすと判定され前記データ送信ステップで外部に送信した外部送信用データについては送信ログ情報を前記画像形成装置内の記憶装置に蓄積し、且つ、前記データ受信ステップで受信した外部送信用データのうち、前記送信制限ステップで前記所定条件を満たさないと判定された外部送信用データについてのみ該外部送信用データを前記記憶装置に蓄積するログ蓄積ステップとを、前記中央演算処理装置に実行させることを特徴としたものである。

第１０の技術手段は、第９の技術手段におけるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。

第１１の技術手段は、情報処理装置にネットワークを介して画像形成装置を接続したシステムにおける、データを送信するデータ送信方法であって、データを前記ネットワークの外部へ送信する操作を、前記情報処理装置にて利用者から受け付けるデータ送信受付ステップと、前記情報処理装置にて、前記データ送信受付ステップで送信対象となった外部送信用データを、外部へ直接送信せずに、前記画像形成装置に前記ネットワーク経由で転送するデータ転送ステップと、前記情報処理装置からネットワーク経由で転送されてきた外部送信用データを前記画像形成装置で受信するデータ受信ステップと、該データ受信ステップで受信した外部送信用データを前記画像形成装置にて外部に送信するデータ送信ステップと、画像形成装置にて、前記データ受信ステップで受信した外部送信用データに対し、送信条件テーブルに予め設定された所定条件を満たすか否かを前記画像形成装置で判定し、満たした外部送信用データのみ前記データ送信ステップにおける送信を許可する送信制限ステップと、前記所定条件を満たすと判定され前記データ送信ステップで外部に送信した外部送信用データについては送信ログ情報を前記画像形成装置内の記憶装置に蓄積し、且つ、前記データ受信ステップで受信した外部送信用データのうち、前記送信制限ステップで前記所定条件を満たさないと判定された外部送信用データについてのみ該外部送信用データを前記記憶装置に蓄積するログ蓄積ステップと、を含むことを特徴としたものである。

本発明によれば、利用者が情報処理装置から外部へデータを送信した際に、その情報処理装置にネットワーク接続された画像形成装置でログ情報を蓄積することが可能となる。

また、本発明によれば、利用者が情報処理装置から外部へデータを送信した際に、その情報処理装置にネットワーク接続された画像形成装置でログ情報を蓄積すること、並びにデータ送信によりデータの不必要な流出を防止することが可能となる。

図１は、本発明の一実施形態に係る画像形成装置及び情報処理装置でなるシステムの構成例を示す図で、図中、１は画像形成装置、２は情報処理装置、３はローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、４は電話回線網、５はインターネット、１１はデータ受信手段、１２はデータ送信手段、１３はログ蓄積手段、１４は送信制限手段、２１は送信受付手段、２２は転送判定手段、２３はデータ送信手段、２４はログ蓄積手段、２５はログ閲覧手段、２６はデータ転送手段である。

本発明に係る画像形成装置としては、例えば、複写機能，ファクシミリ機能，プリント機能，スキャナ機能，ファイル送信機能，ファイリング機能等をもつアナログ／デジタルの複合機がそれに該当するが、当然その他の機能も備えてもよく、また、これら全ての機能を備える必要も無く、少なくとも画像形成に関する一機能とデータ送信に関する一機能とを備え、且つＰＣ等の情報処理装置にネットワークを介して接続可能であれば、適用可能である。一方、本発明に係る情報処理装置としては、画像形成装置とネットワークを介して接続可能で、且つ、少なくともデータ送信に関する一機能を備えたものであれば、適用可能である。

そして、本発明に係る画像形成装置１は、データ送信に関する一機能を実行する手段としてデータ送信手段１２を備え、さらにデータ受信手段１１及びログ蓄積手段１３を備えるものとする。データ受信手段１１は、情報処理装置２からネットワーク３経由で送信されてきた外部送信用のデータを受信する手段である。データ送信手段１２は、データ受信手段１１で受信した外部送信用データを外部に送信する。

例えば、電話回線網４を介して外部ＦＡＸ６にデータを送信する手段、インターネット５を介して外部にあるインターネットＦＡＸ７，外部ＰＣ８，外部サーバ９等にデータを送信する手段（電子メール送信手段やＦＴＰに基づくファイル転送手段）が、データ送信手段１２に該当する。このように、データ受信手段１１は、複数種類の送信方式の外部送信用データを受信する手段を有することが好ましく、それに伴ってデータ送信手段１２も、その複数種類の送信方式に対応した外部送信手段（外部送信用データを外部に送信する手段）を有することが好ましい。

そして、ログ蓄積手段１３は、データ送信手段１２で外部に送信した外部送信用データのログ情報を蓄積する。ここで、ログ情報は、情報処理装置２から、例えばブラウザや印刷指示手段などでなるログ閲覧手段２５により、画面表示や印刷などで閲覧可能に蓄積することが好ましい。

また、画像形成装置１には、送信制限手段１４を備えることが好ましい。送信制限手段１４は、データ受信手段１１で受信した外部送信用データに対し、所定条件を満たすもののみデータ送信手段１２での送信を許可する手段である。なお、所定条件については、具体例を参照しながら後述する。

一方、外部送信データの送信元となるＰＣ等の情報処理装置２は、データ送信に関する一機能を実行する手段として一般的な送信手段を備え、さらにそのデータ送信をユーザから受け付ける送信受付手段２１を備えていればよい。送信受付手段２１は、データをネットワーク３の外部へ送信する操作を利用者から受け付ける手段である。上述したように、ここで受け付ける操作としては、複数の送信方式に対応できるものが好ましい。

そして、情報処理装置２は、上述の送信手段として、データ転送手段２６を備えるものとする。データ転送手段２６は、送信受付手段２１で送信対象となった外部送信用データを、外部へ直接送信せずに、画像形成装置１にネットワーク３経由で転送する手段である。また、データ転送手段２６は、送信制限手段１４における送信制限のために、利用者に関する情報（例えば認証情報など）も併せて画像形成装置１に送信するよう構成してもよい。

データ転送手段２６により、全ての送信データを画像形成装置１経由で外部へ送信要求するようにしてもよいが、情報処理装置２側での判定により、直接外部へ送信してもよいデータについては、直接外部へ送信可能としてもよい。このために、情報処理装置２には転送判定手段２２及びデータ送信手段２３を備えることが好ましい。転送判定手段２２は、送信受付手段２１で送信対象となった外部送信用データが、データ転送手段２６で画像形成装置１に転送する必要があるか否かを判定する手段である。データ送信手段２３は、上述の送信手段の一つであり、一般的な情報処理装置に備えられる手段である。但し、データ送信手段２３は、転送判定手段２２により画像形成装置１に転送する必要がないと判定された場合のみ、送信受付手段２１で送信対象となった外部送信用データを、外部へ直接送信する。すなわち、データ送信手段２３は、データ送信要求を、送信受付手段２１からではなく、転送判定手段２２からのみ受け取るものとする。

上述のごとき、情報処理装置２にネットワーク３を介して画像形成装置１を接続したシステムにより、データは例えば次のように外部へ送信される。まず、データをネットワーク３の外部へ送信する操作を、情報処理装置２にて利用者から受け付け、その情報処理装置２にて、送信対象となった外部送信用データを、外部へ直接送信せずに画像形成装置１にネットワーク３経由で転送する。画像形成装置１は、情報処理装置２からネットワーク３経由で転送されてきた外部送信用データを受信し、受信した外部送信用データを外部に送信する。画像形成装置１は、外部に送信した外部送信用データのログ情報を、情報処理装置２からログ閲覧手段２５で閲覧可能に、蓄積する。これは、デジタル複合機などの画像形成装置１が、データの送受信機能をもち、且つログを残すことが可能であることを利用したもので、画像形成装置１を介することで全てのログ管理が可能となる。さらに、画像形成装置１は、一般的なメールサーバやＦＴＰサーバなどと異なり、一般ユーザでもログの閲覧（及び印刷）を可能とすることが好ましい。勿論、ここで蓄積されるログ（送信履歴）は閲覧可能であっても一般ユーザでは管理することができないので、複合機の管理者が管理することで社外へのデータ送信を把握することが可能となる。

そして、このようなシステムにおける、データの外部への送信制限は、情報処理装置２の転送判定手段２２により、及び／又は、画像形成装置１の送信制限手段１４により、実行される。従って、社外などへの対外的な送信については、ＰＣから送信を禁止し複合機から送信することで社外への送信履歴を一元的に管理することで、データの流出などセキュリティの向上が図れる。例えば、ＰＣから社外に対してデータを送信しようとする場合であっても、電子メールなどの送信先情報を判断することで、送信する画像データをネットワークを介して一旦複合機に送信し、複合機からメール送信することで、送信者や送信先など画像データの送信に関する送信履歴を一元管理することができるので、また、複合機に送信制限などを設けることにより、複合機に設定を行うだけで全ての利用者に対する送信制限が可能となるので、不用意に社外に重要なデータの流出などが防止できセキュリティの向上が図れる。また、データを送信する際に、送信先に応じてＰＣ、又は複合機から情報送信を行うかを制御することで、結果的に、送信時の送信履歴の保存場所を選択することも可能である。

図２は、図１のシステムの一構成例を示す図で、１は画像形成装置の一例としてのデジタル複合機、３はネットワーク（ＬＡＮ等）、４は電話回線網、５はインターネット網、６は外部ＦＡＸ、７はインターネットＦＡＸ、８は外部ＰＣ、９は外部サーバ、２ａ，２ｂは情報処理装置の一例としての端末ＰＣ、３１は画像読み取り部、３２は操作部、３３は画像形成部、３４は機器制御部、３５はＦＡＸモデム、３６は通信部、３７はハードディスク（ＨＤ）、３８は消去処理部、３９は管理部、４０はタイマである。

図２で例示するデジタル複合機１には、電話回線網４により例えば外部ＦＡＸ６が接続されていると共に、ＬＡＮ（ＬｏｃａｌＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）やＷＡＮ（ＷｉｄｅＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク３を介して、複数の端末ＰＣ２ａ，２ｂ，．．．及びさらにインターネット網５経由でネットワーク３外部にあるインターネットＦＡＸ７や外部ＰＣ８や外部サーバ９などに接続されている。これらのネットワーク構成により、各種データの送受信が可能となっている。

デジタル複合機１は、画像読み取り部３１，操作部３２，画像形成部３３，機器制御部３４，ＦＡＸモデム３５，通信部３６，ＨＤ３７，消去処理部３８，管理部３９，タイマ４０などで構成される。なお、本発明に係るデジタル複合機１の構成や外部機器との接続形態は、この例に限ったものではなく、また、上述した各手段を備えていればよい。各手段は、全てがハードウェアで構成される必要はなく、デジタル複合機１をそれらの手段として機能させるプログラムを機器制御部３４等の制御部などに組み込み（或いはログ管理プログラムや送信制限プログラムなど、一部を管理部３９に組み込み）、演算装置に実行させることでも容易に実装できる。また、上述のごときプログラムは、例えばデジタル複合機１の機器制御部３４や管理部３９などに、ファームウェアとして実装されることが多い。

このプログラムは、ＰＣ２ａ等にネットワーク３を介して接続可能なデジタル複合機１に組み込み、デジタル複合機１おける中央演算処理装置に実行させるためのプログラムである。そして、このプログラムは、ＰＣ２ａ等からネットワーク３経由で送信されてきた外部送信用のデータを受信し、受信した外部送信用データを外部に送信し、外部に送信した外部送信用データのログ情報を（ＰＣ２ａ等から閲覧可能に）蓄積するといったステップを、中央演算処理装置に実行させるものである。そして、そのステップには、受信した外部送信用データに対し、所定条件を満たすもののみ送信を許可する送信制限ステップを含むことが好ましい。

操作部３２は、操作画面の表示を行う出力部（表示部）３２ｂとその表示を元に利用者に各種設定及び操作内容を入力させる入力部３２ａとを備えるタッチパネル等でなる。画像読み取り部３１は、操作部３２での操作に基づき、原稿検知センサ３１ｂによって原稿の有無を検知しＣＣＤ（電荷結合素子）３１ａでその原稿を読み取り画像データとして出力する。ＦＡＸモデム３５は外部ＦＡＸ６とのファクシミリ通信を行うためのモデムである。通信部３６は、ネットワーク３経由で接続されたデジタル複合機１の外部機器との通信を制御する。

画像形成部３３は、画像読み取り部３１で読み取った画像データやＦＡＸモデム３５或いは通信部３６で受け取った受信データなどをメモリ３３ｂに一時記憶し、レーザスキャナユニット（ＬＳＵ）を搭載した印字部３３ａから用紙等の媒体に画像を形成する。画像形成部３３では、暗号処理部３３ｃにてメモリ３３ｂに記憶された画像データ等のデータを暗号化してＨＤ３７に記憶することも可能となっており、逆に、ＨＤ３７に記憶された暗号化データを復号化してメモリ３３ｂを介してネットワーク３等を経由して外部機器に出力することや印字部３３ａで媒体として印字出力することも可能となっている。消去処理部３８は、ＨＤ３７に記憶されたデータを、セキュリティ保持や記憶容量確保などのために消去する処理を行う。

機器制御部３４は、上述した各部に接続された主制御部であり、管理部３９の管理データ及びタイマ４０からのタイマ時間を参照しながら、デジタル複合機１１の各部間のデータのやり取りをはじめとしてデジタル複合機１の動作を統括的に制御する。管理部３９は、例えばＨＤ３７に格納された、上述のログ情報、後述の図５乃至図７で説明する送信制限情報のテーブル、自機１のＩＰアドレスなどを管理する。タイマ４０は、デジタル複合機１の待機状態の時間を計時し、この時間を機器制御部３４に通知する。機器制御部３４における制御の一例を挙げると、操作部３２は、利用者の操作入力により指示された複写要求や各種の記録条件等を機器制御部３４に通知し、機器制御部３４は、デジタル複合機１の動作状態等を操作部３２の表示部３２ｂの表示画面に表示すると共に、画像形成部３３に印字処理等を指示する。そして、機器制御部３４は、ＰＣ２ａ等から送信された外部送信データに対して管理部３９によってＨＤ３７内の送信制限情報を参照するなどして、送信制限並びにログ管理を制御する。

上述のごとく、デジタル複合機１には、操作部３２にキー入力部３２ａと表示部３２ｂが設けてあり、デジタル複合機１の機能指示操作の他にＩＤ入力が行なえる。ＩＤ入力の他にＩＤカードを入力しその情報を読み取るＩＤカード読み取り器を、デジタル複合機１に具備してもよい。このように、デジタル複合機１には、何らかの利用者識別手段、例えばこのような認証手段を備えることが好ましい。認証手段は、利用者情報に基づいて利用者を認証し自機１の使用を可能とするものであればよく、デジタル複合機１は、まずこの認証手段により使用者を限定する。さらに、デジタル複合機１は、通信部３６により、接続された機器（端末ＰＣ２ａ，２ｂ等）との双方向のデータ通信が行なえる。

図３は、図２におけるＰＣの構成例を示す図で、図中、２はＰＣ、５１はＣＰＵ（ＣｅｎｔｒａｌＰｒｏｃｅｓｓｉｎｇＵｎｉｔ）、５２は表示部、５３はＲＡＭ（ＲａｎｄｏｍＡｃｃｅｓｓＭｅｍｏｒｙ）等のメモリ、５４はオペレーションシステムや他の制御プログラムを格納したＲＯＭ（ＲｅａｄＯｎｌｙＭｅｍｏｒｙ）、５５は印刷管理部、５６はメール管理部、５７は操作部、５８はモデム部、５９は通信部、６０は管理部、６１は記憶部である。

図３で例示するＰＣ２は、各種情報を入力するためのキーボード，マウス等の操作部５７、ハードディスク，外部記録媒体読取装置等の記憶部６１、他の機器からの入力用のネットワーク機器などでなる通信部５９、電話回線を介したファクシミリ通信を行うモデムなどでなるモデム部５８、報知情報やその他の情報を表示するためのＣＲＴ，ＬＣＤなどのディスプレイである表示部５２、ＰＣ２に接続された印刷装置での印刷を制御するプリンタドライバ及びコネクタ等でなる印刷管理部５５、通信部５９やモデム部５８を介してメールの送受信を行うメーラなどでなるメール管理部５６、ログ管理や転送処理などを行うプログラムなどでなる管理部６０、さらには、制御プログラムを記録したハードディスクやＲＯＭ（書き換え可能なＲＯＭでもよい）５４、そこに格納された制御プログラムや各部のプログラムを実行するためのＣＰＵ５１、及びその実行領域としてのメモリ５３をその主要な構成要素とし、それらがバスにより接続されているものとして例示している。

ＰＣ２に搭載されるこれらのプログラムは、ＣＰＵ５１に実行させるためのプログラムであって、データをネットワーク３の外部へ送信する操作を利用者から受け付け、送信対象となった外部送信用データを、外部へ直接送信せずに、デジタル複合機１にネットワーク３経由で転送するといったステップを、ＣＰＵ５１に実行させるものである。その他の応用例については、上述した通りであり、その説明を省略する。また、これらのプログラムは、装置ユーザが使用する際に容易となるように、表示部５２用のグラフィカルユーザインターフェース（ＧＵＩ）を備えるようにするとよい。そして、これら装置で取り扱われる情報は、その処理時に一時的にメモリ５３に蓄積され、その後、各種ＲＯＭ５４やハードディスクに格納され、必要に応じて、ＣＰＵ５１によって読み出し、修正・書き込みが行われる。また、ＰＣ２側の本発明に係る転送プログラムは、ＰＣ２のユーザには起動していることが判らないように、常駐ソフトとしてバックグランドで実行させることが好ましく、さらにこの常駐ソフトを非実行にできないようにしておくことが好ましい。

図４は、図２及び図３で示したシステムにおける、外部データ送信処理の一例を説明するためのフロー図である。また、図５乃至図７は、それぞれ、図４の処理における送信条件の例を説明するための図である。

上述のごとき、ＰＣ２にネットワーク３を介してデジタル複合機１を接続したシステムにより、データは例えば次のように外部へ送信される。まず、データをネットワーク３の外部へ送信する操作を、ＰＣ２の操作部５７にて利用者から受け付け（ステップＳ１）、送信対象となった外部送信用データを、外部へ直接送信せずにデジタル複合機１にネットワーク３経由で転送する（ステップＳ２）。このとき、例えばデータの送信方式が電子メールであれば、操作部５７で受け取った操作をＣＰＵ５１がプログラムに基づきデジタル複合機１に転送するようにメール管理部５６を制御する。例えば、メール管理部５６でデジタル複合機１宛てに送信させて、デジタル複合機１から指定された相手に送信を行う、といった処理手順を踏むことで、個人のＰＣ２にログが残るだけでなく、デジタル複合機１側にも管理用にログが残ることとなる。同様に、ファイル送信であれば通信部５９が、ＦＡＸ送信であればモデム部５８が、ＣＰＵ５１により制御される。

デジタル複合機１は、ＰＣ２からネットワーク３経由で転送されてきた外部送信用データを通信部３６で受信し、受信した外部送信用データを同じく通信部３６或いはＦＡＸモデム３５で外部に送信する。デジタル複合機１は、外部に送信した外部送信用データのログ情報を、管理部３９でログ管理可能な状態でＨＤ３７に蓄積する。

そして、このようなシステムにおける、データの外部への送信制限は、機器制御部３４などで送信制限プログラムを実行することによりなされる。すなわち、デジタル複合機１は、受信した外部送信用データが送信条件を満たすものであるか否かを判定し（ステップＳ３）、満たすものであれば、そのデータを指定された外部機器に送信し（ステップＳ４）、送信履歴（送信ログ）を保存する（ステップＳ５）。一方、送信条件を満たさなかった場合、そのデータを保存し（ステップＳ６）、送信してきたＰＣ２（或いはＰＣ２のユーザの上司が使用するＰＣ）にその旨を報知する（ステップＳ７）。

デジタル複合機１にログが記憶されるだけでは社外などに対して迷惑をかける場合が考えられるが、これにより、重要な取引先などには送信制限を行い、デジタル複合機１の管理者や上司の許可が得られた場合にメール送信を可能にすることで、社外への迷惑メールを防止することが可能となる。単純な例でいうと、デジタル複合機１に登録されていないユーザに対しては検証し、登録されたユーザには外部への送信を許可するようにしてもよい。

また、ステップＳ７に関し、図１の送信制限手段１４には次のデータ転送手段を備えることが好ましい。このデータ転送手段は、外部へのデータ送信を制限したときに、外部送信用データの送信元のＰＣ２の利用者に関連付けられた他の利用者が使用するＰＣ（一般的には他のＰＣ）に対して、その外部送信用データを承認目的で転送する。

このように、本実施形態では、ＰＣ２とデジタル複合機１はネットワーク３を介して接続され、各装置は情報を外部に送信する送信機能を複数備え、送信先に応じて送信経路を特定（制限）することが可能となっている。これにより、ネットワークの発展により社内外に容易にメール送信することが可能になっているだけでなく、社内にメール送信するつもりが送信先を誤って社外に重要なデータを送信するなど機密面での問題が解消でき、さらにログを全利用者から閲覧可能とすることで、社外の上役などに友達感覚でメール送信するなどマナーの悪いデータを送信することも牽制できる。また、ログを全利用者から閲覧可能とすることで、営業において、誰が誰にアクセスしたなどといった仕事の履歴も把握することができる。また、新入社員や担当社員など社外との付き合いが低い場合には個人のＰＣからは公共機関や役所などの社外へのメール直接のメールを禁止し、社外にメール送信する場合には複合機を介して社外に送信するような構成にすることで、個人が発信したメールであっても複合機にメール送信のログが保存されるので、送信の管理が容易となる。また、このような構成により、部門内に設置された複合機に部門内の利用者を登録するだけで、部門から社外へのメール送信ログの管理が容易となり、誤送信が発生しても、即座に対処することが可能となる。

送信制限の例を、図５で送信条件テーブル７１等を参照して説明する。送信制限は、送信先７１ａに基づいてもよく、またその電子メールアドレス７１ｂにより行ってもよい。例えば、Ａ社の営業部の送信先として登録されている電子メールアドレス全てに対して送信可能なようにしてもよいし、Ａ社の営業部の或る電子メールアドレスに対してのみ送信可能なようにしてもよい。逆に、図６で送信条件テーブル７２として例示するように、送信を制限（禁止）する一覧を、同様に送信先７２ａ及び電子メールアドレス７２ｂで登録しておいてもよい。なお、送信制限の例として、電子メールのみを示したが、他のデータ送信方式に適用させるためには、同様の送信可能リスト或いは送信禁止リストを格納しておけばよい。これにより、送信ログの管理が必要な送信先についてはデジタル複合機１を介して例えばメール送信することで、各部門や各グループで管理されているデジタル複合機１に送信ログが記憶されるので、ログ管理が容易に行える上に、送信制限も課すことができる。また、これらテーブルは、ＰＣ２のユーザ別に、或いは全ユーザに対するものとして、リレーショナルデータベース形式などでＨＤ３７に格納され、管理部３９により管理するとよい。このように、ＰＣ２の利用者毎に送信制限を設定することで、より細かな送信制限が可能となる。例えば、新入社員，係長クラス，管理者などと利用者をレベル付けしてレベル毎に所定条件を設定するようにしてもよい。また、外部送信用データの送信先に関する他の条件、例えば電子メールアドレスのドメインなどにより、送信制限を行うようにしてもよい。

また、送信制限としては、外部送信用データの送信日時に関する条件を含むような所定条件により実行されるよう構成してもよい。ここで、送信日時に関する条件とは、時間帯毎及び／又はカレンダ情報に基づき条件であり、例えば、定時か、それ以外か、出勤日か休日かなどの条件である。これにより、夜間や休日など、他人が居ない時間帯にデータを外部に送信しようとすることが回避でき、セキュリティが向上する。

また、送信制限を利用者毎に設定することとは別に、送信制限、すなわち所定条件としてＰＣ２の利用者に関する条件を含むようにしてもよい。例えば、図７で送信条件テーブル７３として例示するように、利用者名又はＩＤ、さらにはグループ名などの利用者情報７３ａに対し、電子メール許可情報７３ｂ，ＦＡＸ許可情報７３ｃ，ＦＴＰ許可情報７３ｄなどの情報を格納しておく。送信条件テーブル７３には、例えば、「利用者Ｂは、電子メール送信及びＦＴＰ送信は許可できないが、ＦＡＸ送信は許可する」といった情報を格納しておき、その情報に基づき、デジタル複合機１は送信許可／制限を実行する。

また、デジタル複合機１では、ＰＣ２からの外部送信用データを受け取って外部へ送信するだけでなく、同様のログ蓄積及び送信制限を伴った、自機１からから外部へのデータ送信も可能とすることが好ましい。すなわち、デジタル複合機１で、利用者から外部へのデータ送信を受け付け、受け付けたデータを外部へ制限をかけて送信し、ログ情報も蓄積する。このように、外部送信用データだけではなく、デジタル複合機１そのものから送信するデータにも同様の制限をかけることが好ましく、このとき、送信制限及びログ蓄積に用いる利用者情報は、ＩＣカードを読み取ることやＩＤ（及びパスワード）の入力結果などにより利用者を識別することで行えばよい。

図８は、図２及び図３で示したシステムにおける、外部データ送信処理の他の例を説明するためのフロー図である。

図４で説明した送信制限は、デジタル複合機１のみで行っていたが、同様の送信制限をＰＣ２側と分担して行うようにしてもよい。すなわち、データの外部への送信制限が、ＰＣ２でＣＰＵ５１が転送判定プログラムを実行すること、及び機器制御部３４などで送信制限プログラムを実行することによりなされる。分担は、どのように振り分けてもよいが、基本的にＰＣ２側に送信制限のための情報を格納しないように、デジタル複合機１側に格納された情報を読み取るようなプログラムをＰＣ２側に格納しておくことが好ましい。このような構成により、例えば、メール管理部５６で、特定の人と認識した場合にデジタル複合機１宛てに送信させて、デジタル複合機１から指定された相手に送信を行う、といった処理手順を踏むことで、個人のＰＣ２にログが残るだけでなく、デジタル複合機１側にも管理用にログが残ることとなる。

上述のごとき、ＰＣ２にネットワーク３を介してデジタル複合機１を接続したシステムにより、データは例えば次のように外部へ送信される。まず、データをネットワーク３の外部へ送信する操作を、ＰＣ２の操作部５７にて利用者から受け付ける（ステップＳ１１）。ＰＣ２は、その外部送信データから送信先等の送信条件を判別する（ステップＳ１２）。ステップＳ１２での判別により、ＰＣ２から直接送信が可能か否かを判定し、可能であればデータを外部機器に直接送信して（ステップＳ１４）、その送信履歴をＰＣ２内に保存する（ステップＳ１５）。一方、ステップＳ１３で可能でないと判定された場合、外部送信用データをデジタル複合機１にネットワーク３経由で送信し（ステップＳ１６）、その送信履歴をＰＣ２内に保存する（ステップＳ１５）。なお、ステップＳ１４を経た後には、ステップＳ１５を実行しなくてもよい。

ステップＳ１６により送信された外部送信用データを受信したデジタル複合機１は、ＰＣ２からネットワーク３経由で転送されてきた外部送信用データを通信部３６で受信し、受信した外部送信用データを同じく通信部３６或いはＦＡＸモデム３５で外部に送信する。デジタル複合機１は、外部に送信した外部送信用データのログ情報を、管理部３９でログ管理可能な状態でＨＤ３７に蓄積する。その際、デジタル複合機１は、受信した外部送信用データが送信条件を満たすものであるか否かを判定し（ステップＳ１７）、満たすものであれば、そのデータを指定された外部機器に送信し（ステップＳ１８）、送信履歴（送信ログ）を保存する（ステップＳ１９）。一方、送信条件を満たさなかった場合、そのデータを保存し（ステップＳ２０）、送信してきたＰＣ２（或いはＰＣ２のユーザの上司が使用するＰＣ）にその旨を報知する（ステップＳ２１）。

以上、図１乃至図８を参照しながら、本発明の画像形成装置、情報処理装置、システム、プログラムを中心に各実施形態を説明してきたが、本発明は、上述した各実施形態で処理フローに基づいて説明したように、データ送信方法としての形態も採用でき、さらに、上述したようにプログラム、或いはそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体としての形態も採用可能である。

本発明によるデータ送信の機能を実現するためのプログラムやデータを記憶した記録媒体の実施形態を説明する。記録媒体としては、具体的には、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、フラッシュメモリ、及びその他各種ＲＯＭやＲＡＭ等が想定でき、上述したプログラムを、これら記録媒体に記録して流通させることにより、当機能の実現を容易にする。そして、図３で例示したようなコンピュータ等の情報処理装置が備えている記録媒体、或いは図２で例示したような画像形成装置に、当プログラムを記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に係わるデータ送信の機能を実行することができる。

本発明の一実施形態に係る画像形成装置及び情報処理装置でなるシステムの構成例を示す図である。図１のシステムの一構成例を示す図である。図２におけるＰＣの構成例を示す図である。図２及び図３で示したシステムにおける、外部データ送信処理の一例を説明するためのフロー図である。図４の処理における送信条件の例を説明するための図である。図４の処理における送信条件の例を説明するための図である。図４の処理における送信条件の例を説明するための図である。図２及び図３で示したシステムにおける、外部データ送信処理の他の例を説明するためのフロー図である。

符号の説明

１…画像形成装置（デジタル複合機）、２，２ａ，２ｂ…情報処理装置（ＰＣ）、３…ネットワーク（ＬＡＮ）、４…電話回線網、５…インターネット網、６…外部ＦＡＸ、７…インターネットＦＡＸ、８…外部ＰＣ、９…外部サーバ、１１…データ受信手段、１２…データ送信手段、１３…ログ蓄積手段、１４…送信制限手段、２１…送信受付手段、２２…転送判定手段、２３…データ送信手段、２４…ログ蓄積手段、２５…ログ閲覧手段、２６…データ転送手段、３１…画像読み取り部、３２…操作部、３３…画像形成部、３４…機器制御部、３５…ＦＡＸモデム、３６…通信部、３７…ハードディスク（ＨＤ）、３８…消去処理部、３９…管理部、４０…タイマ、５１…ＣＰＵ、５２…表示部、５３…メモリ、５４…ＲＯＭ、５５…印刷管理部、５６…メール管理部、５７…操作部、５８…モデム部、５９…通信部、６０…管理部、６１…記憶部。

Claims

情報処理装置にネットワークを介して接続可能な画像形成装置であって、前記情報処理装置からネットワーク経由で送信されてきた外部送信用のデータを受信するデータ受信手段と、該データ受信手段で受信した外部送信用データを外部に送信するデータ送信手段と、前記データ受信手段で受信した外部送信用データに対し、送信条件テーブルに予め設定された所定条件を満たすか否かを判定し、満たした外部送信用データのみ前記データ送信手段での送信を許可する送信制限手段と、前記所定条件を満たすと判定され前記データ送信手段で外部に送信した外部送信用データについては送信ログ情報を蓄積し、且つ、前記データ受信手段で受信した外部送信用データのうち、前記送信制限手段で前記所定条件を満たさないと判定された外部送信用データについてのみ該外部送信用データを蓄積するログ蓄積手段と、を備えたことを特徴とする画像形成装置。
前記ログ蓄積手段は、前記送信ログ情報を、ネットワーク経由で情報処理装置から閲覧可能に蓄積することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
前記所定条件は、前記外部送信用データの送信先及び／又は送信日時に関する条件を含むことを特徴とする請求項１又は２に記載の画像形成装置。
前記所定条件は、前記情報処理装置の利用者毎に設定されたものであることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の画像形成装置。
前記所定条件は、前記情報処理装置の利用者に関する条件を含むことを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の画像形成装置。
前記送信制限手段は、外部へのデータ送信を制限したときに、外部送信用データの送信元の情報処理装置の利用者に関連付けられた他の利用者が使用する情報処理装置に対して、前記外部送信用データを承認目的で転送するデータ転送手段を有することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の画像形成装置。
前記データ受信手段は、複数種類の送信方式の外部送信用データを受信する手段を有し、前記データ送信手段は、前記複数種類の送信方式に対応した外部送信手段を有することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の画像形成装置。
前記外部送信手段は、電子メール送信手段、ファクシミリ送信手段、及びＦＴＰに基づくファイル転送手段のいずれかを少なくとも含むことを特徴とする請求項７に記載の画像形成装置。
情報処理装置にネットワークを介して接続可能な画像形成装置に組み込み、該画像形成装置における中央演算処理装置に実行させるためのプログラムであって、前記情報処理装置からネットワーク経由で送信されてきた外部送信用のデータを受信するデータ受信ステップと、該データ受信ステップで受信した外部送信用データを外部に送信するデータ送信ステップと、前記データ受信ステップで受信した外部送信用データに対し、送信条件テーブルに予め設定された所定条件を満たすか否かを判定し、満たした外部送信用データのみ前記データ送信ステップにおける送信を許可する送信制限ステップと、前記所定条件を満たすと判定され前記データ送信ステップで外部に送信した外部送信用データについては送信ログ情報を前記画像形成装置内の記憶装置に蓄積し、且つ、前記データ受信ステップで受信した外部送信用データのうち、前記送信制限ステップで前記所定条件を満たさないと判定された外部送信用データについてのみ該外部送信用データを前記記憶装置に蓄積するログ蓄積ステップとを、前記中央演算処理装置に実行させることを特徴とするプログラム。
請求項９に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
情報処理装置にネットワークを介して画像形成装置を接続したシステムにおける、データを送信するデータ送信方法であって、データを前記ネットワークの外部へ送信する操作を、前記情報処理装置にて利用者から受け付けるデータ送信受付ステップと、前記情報処理装置にて、前記データ送信受付ステップで送信対象となった外部送信用データを、外部へ直接送信せずに、前記画像形成装置に前記ネットワーク経由で転送するデータ転送ステップと、前記情報処理装置からネットワーク経由で転送されてきた外部送信用データを前記画像形成装置で受信するデータ受信ステップと、該データ受信ステップで受信した外部送信用データを前記画像形成装置にて外部に送信するデータ送信ステップと、画像形成装置にて、前記データ受信ステップで受信した外部送信用データに対し、送信条件テーブルに予め設定された所定条件を満たすか否かを前記画像形成装置で判定し、満たした外部送信用データのみ前記データ送信ステップにおける送信を許可する送信制限ステップと、前記所定条件を満たすと判定され前記データ送信ステップで外部に送信した外部送信用データについては送信ログ情報を前記画像形成装置内の記憶装置に蓄積し、且つ、前記データ受信ステップで受信した外部送信用データのうち、前記送信制限ステップで前記所定条件を満たさないと判定された外部送信用データについてのみ該外部送信用データを前記記憶装置に蓄積するログ蓄積ステップと、を含むことを特徴とするデータ送信方法。