JP2005011176A - 電子メール承認・配送システム - Google Patents
電子メール承認・配送システム Download PDFInfo
- Publication number
- JP2005011176A JP2005011176A JP2003176255A JP2003176255A JP2005011176A JP 2005011176 A JP2005011176 A JP 2005011176A JP 2003176255 A JP2003176255 A JP 2003176255A JP 2003176255 A JP2003176255 A JP 2003176255A JP 2005011176 A JP2005011176 A JP 2005011176A
- Authority
- JP
- Japan
- Prior art keywords
- approval
- terminal
- route
- terminals
- Prior art date
- Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
- Withdrawn
Links
Images
Landscapes
- Information Transfer Between Computers (AREA)
- Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
Abstract
【課題】電子メールを一連の承認者による承認を受けてから社外に送信する業務が簡単に行われるシステムを提供する。
【解決手段】電子メールを社外アドレスへ送信する際に、一連の承認者からなる承認ルートを設定する。電子メールは承認ルートに従って順次、自動的に転送され、承認を取り付ける。全ての承認者の承認を取り付けたとき、電子メールは自動的に社外アドレスに送信される。電子メールの承認・送信に関する情報は、任意の端末から随時、閲覧できる。
【選択図】 図1
【解決手段】電子メールを社外アドレスへ送信する際に、一連の承認者からなる承認ルートを設定する。電子メールは承認ルートに従って順次、自動的に転送され、承認を取り付ける。全ての承認者の承認を取り付けたとき、電子メールは自動的に社外アドレスに送信される。電子メールの承認・送信に関する情報は、任意の端末から随時、閲覧できる。
【選択図】 図1
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、所定の承認を取り付けて電子メールを送信する電子メール承認・配送システムに関する。
【0002】
【従来の技術】
組織内で起草された文書のなかには、所定の担当者による承認が求められるものがある。承認は、所定の承認ルートに属する複数の担当者により決められた順番で行われることがある。承認ルートは、複数の部署にまたがることがある。承認は、起草者と個々の承認者との間で、口頭での応答、紙または電子メールの授受などの手段によって行われる。
【0003】
例えば技術部に属する技術者が取引先からさまざまな資材を購入するために起票した際、組織の規則によって決められた承認の手続を経てから取引先に電子メールまたはFaxによって連絡がなされる。承認の手続は複数の部署にまたがることがあり、技術者が起票してから取引先に連絡が届くまでの間に、技術部の承認者、資材部の担当者、資材部の決裁者など多くの担当者の手を経ることが必要となることがある。
【0004】
文書の承認の手続を容易に行うことができる技術が求められている。特に、資材の発注票に例示される文書を作成し、所定の承認ルートによる承認を受け、取引先に送るまでの業務にかかる労力を低減する技術が求められている。
【0005】
原料の発注、納入計画の変更作業にかかる労力を低減することを目的とする技術として、顧客の原料ストッカー内の在庫情報と原料使用計画に基づいて最適な原料出荷計画を計算し、最新の納入計画を顧客に提供する製品受注システムが知られている(特許文献1参照)。
【0006】
【特許文献1】特開2002−133231号公報
【0007】
【発明が解決しようとする課題】
本発明の目的は、電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0008】
本発明の他の目的は、複数の部署にまたがる電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0009】
本発明の更に他の目的は、電子メールの作成を開始してから承認を受けて取引先に届けられるまでの時間が短い電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0010】
本発明の更に他の目的は、電子メールの作成が容易な電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0011】
本発明の更に他の目的は、関係者が電子メールの承認・送信に関する情報を容易に知ることができる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0012】
本発明の更に他の目的は、電子メールの承認・配送業務が確実に行われる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0013】
本発明の更に他の目的は、電子メールが自動的に分類され整理される電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0014】
本発明の更に他の目的は、電子メールが承認を受けて取引先に届けられるまでの業務がペーパーレスで行われる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0015】
【課題を解決するための手段】
以下に、[発明の実施の形態]で使用される番号を括弧付きで用いて、課題を解決するための手段を説明する。これらの番号は、[特許請求の範囲]の記載と[発明の実施の形態]との対応関係を明らかにするために付加されたものである。ただし、それらの番号を、[特許請求の範囲]に記載されている発明の技術的範囲の解釈に用いてはならない。
【0016】
本発明における電子メール承認・配送システムは、第1ネットワーク(19)を介して接続された複数の端末(20−1〜20−n、3、6、9、12)を備えている。第1ネットワーク(19)に属する端末のうちの特定端末(12)は第2ネットワーク(21)に接続されている。
【0017】
第1ネットワーク(19)に接続された複数の端末(20−1〜20−n、3、6、9、12)のうちの1つとしての起案者端末(3)は、承認ルートテーブル(23)に格納されている複数の承認ルート候補(31)の中から承認ルート(4)を選択して宛先アドレスつきの電子メールを生成する。承認ルート候補(31)は、複数の端末(20−1〜20−n、6)のうちの少なくとも1つの承認者端末を示している。
【0018】
承認ルート(4)によって示される全ての承認者端末から承認が得られたとき、特定端末(12)は、電子メールを第2ネットワーク(21)を介して宛先アドレスに自動的に送信する。
【0019】
このような電子メール承認・配送システムによれば、社外あるいは他部門へ電子メールを送る場合に所定の承認手続を経ることが求められているとき、電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる。
【0020】
更に、このような電子メール承認・配送システムは、口頭、Faxあるいは電子メールの授受によって承認を人が確認してから改めて宛先アドレスに送信する手間がなく、電子メールの承認・配送業務が短時間で行われる。
【0021】
更に、承認ルート(4)に含まれる端末は順序を付けられており、承認はその順序に従って行われる。
【0022】
承認業務の速さにおいては、承認ルート(4)に示されている端末に一斉に電子メールを送ることが好ましい。各々の業務において求められる承認の順序が決まっている場合には、承認が承認ルート(4)の順序に従って行われることが好ましい。
【0023】
本発明による電子メール承認・配送システムは、複数の部署にまたがる承認を必要とする電子メールの送信に用いられることがある。その場合、電子メール承認・配送システムは、第1ネットワーク(19)を介して接続された複数の端末(20−1〜20−n、12)を備えている。複数の端末(20−1〜20−n、3、6、9、12)のうちの特定端末(12)は、第2ネットワーク(21)に接続されている。複数の端末(20−1〜20−n、3、6、9、12)は、第1グループ(1)と、特定端末(12)を含む第2グループ(7)とにグループ化されている。
【0024】
第1グループ(1)に属する起案者端末(3)は、承認ルートテーブル(23)に格納されている複数の承認ルート候補(31)の中から1つを第1承認ルート(4)として選択して中継アドレスと宛先アドレス付きの電子メールを生成する。第1承認ルート(4)は、第1グループ(1)に属する少なくとも1つの承認者端末を示す。中継アドレスは、第2グループ(7)に属する中継端末(9)のアドレスを示す。
【0025】
第1承認ルート(4)により示される全ての承認者端末から承認が得られたとき、電子メールは中継端末(9)に自動的に転送される。
【0026】
中継端末(9)は、承認ルートテーブル(23)に格納されている複数の承認ルート候補(31)の中から1つを第2承認ルート(10)として選択する。第2承認ルート(10)は、第2グループ(7)に属する少なくとも1つの承認者端末を示している。
【0027】
第2承認ルート(10)により示される全ての承認者端末から承認が得られたとき、特定端末(12)は、電子メールを第2ネットワーク(21)を介して宛先アドレスに自動的に送信する。
【0028】
第1承認ルート(4)と第2承認ルート(10)とに含まれる端末は更に順序を付けられており、各々の承認はその順序に従って行われる。
【0029】
このような電子メール承認・配送システムによれば、複数の部署にまたがる電子メール承認・配送業務が簡易に行われる。
【0030】
本発明による電子メール承認・配送システムは更に、中継端末(9)が転送された電子メールに対して受付操作を行ったか否かの情報を格納するテーブル(28)を具備している。テーブル(28)は、第1ネットワーク(19)に接続された端末から閲覧することができる。
【0031】
このようなテーブル(28)によって、電子メールがある部署から他の部署へ転送されたとき、他の部署における受付で電子メールが滞っていないかどうか監視することができ、複数の部署にまたがる電子メール承認・配送業務が確実に行われる。
【0032】
本発明における電子メール承認・配送システムは更に、各々の承認者端末における承認の結果(54、59)を格納する承認結果テーブル(27)を具備している。承認結果テーブル(27)は、第1ネットワーク(19)に接続された端末(20−1〜20−n、3、6、9、12)から参照することができる。
【0033】
承認結果テーブル(27)によって、関係者が電子メールの承認と送信に関する情報を容易に知ることができる。例えば起案者は、自分が発信したメールの承認に関する情報を知るために個々の承認者に尋ねる必要がない。更に、承認業務がどこかで滞っている場合に、承認結果テーブル(27)を参照することでどこで滞っているかをすぐに知ることができ、適切な人に直接、督促をすることができる。
【0034】
本発明における電子メール承認・配送システムは更に、電子メールの分類情報(48)を含む電子メールデータベース(26)を具備している。電子メールは、作成されるときに分類情報(48)を付加される。更に電子メールは、付加された分類情報(48)に基づいて、電子メールデータベース(26)に自動的に分類されて格納される。
【0035】
起案者端末(3)は、電子メールデータベース(26)を参照して過去の電子メールの中から雛型として用いる電子メールを選択し、雛型を用いて電子メールを生成する。
【0036】
電子メールの生成が過去の電子メールを参照して行われることで、電子メールの作成が短時間で正確に行われる。特に、内容が類似したメールを繰り返し送信する業務においては、業務の効率が高くなる。電子メールデータベース(26)に過去の電子メールが自動的に分類されて登録されていることで、作成したい電子メールに近い内容の過去の電子メールを探すことが容易である。
【0037】
本発明における電子メール承認・配送システムは更に、電子メールの各々を区別する発信番号を生成する採番部(25)を具備している。発信番号は、電子メールの件名に付加される。
【0038】
発信番号が件名に付加されていると、宛先アドレスから履歴のない返信メールを受け取った場合に、容易にどの電子メールに対する返信であるかを知ることができる。
【0039】
本発明による電子メール承認・配送システムにおいては更に、電子メールにコメント(47)が付加される。コメント(47)は、第1ネットワーク(19)に接続された端末から電子メールを閲覧するときには表示され、第2ネットワーク(21)を介して電子メールが送信されるときには削除される。
【0040】
コメント(47)には、第1ネットワーク(19)に接続された端末(20−1、20−n、3、6、9、12)だけから閲覧される内部情報が記される。このようなコメント(47)が電子メールに付加されることで、当該電子メールに関する社内向けの付帯情報を別途、承認者に回す必要がなく、業務が簡易になる。更に、コメント(47)として電子メールの内容の要約を書いておくと、承認者が電子メールの要件をすばやく把握することを助け承認業務がスピードアップする。更にコメントを参照することで雛型として用いる電子メールを探すときに容易に所望の電子メールを探すことができる。
【0041】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態について説明する。本実施の形態における電子メール承認・配送システムは、設計部1で起案された電子メールが設計部1と資材部7における承認手続を経て社外の端末13に送信される業務に用いられる。
【0042】
図1を参照して、本発明の実施の形態における電子メール承認・配送システムは、設計部1に属する起案者2に割り当てられた起案者端末3、起案者端末3において設定され設計部1の内部における複数の端末の順番を表す承認ルート4、承認ルート4の最後の端末であり最終承認者5に割り当てられた最終承認者端末6を含んでいる。電子メール承認・配送システムは更に、起案者端末3によって設定され資材部7に属する担当者8に割り当てられた担当者端末9、資材部7の内部における複数の端末の順番を表し担当者端末9によって設定される承認ルート10、承認ルート10の最後の端末であり最終承認者11に割り当てられた最終承認者端末12、起案者端末3によって設定される取引先端末13のアドレスを含んでいる。
【0043】
設計部1に属する任意の端末は、起案者端末3または最終承認者端末6となることができる。資材部7に属する任意の端末は、担当者端末9または最終承認者端末12になることができる。図1において承認ルート4、10は2台の端末を含んでいるが、承認ルートに含まれる端末は1台あるいは3台以上でもよい。
【0044】
図2を参照して、本発明における電子メール承認・配送システムは、第1ネットワーク19と、第1ネットワークに接続された複数の端末20−1〜20−n、3、6、9、12と、アドレス帳22と、承認ルートテーブル23と、採番部25と、電子メールデータベース26と、承認結果テーブル27と、資材部受付テーブル28とを備えている。複数の端末20−1〜20−n、3、6、9、12には、承認ルート4および承認ルート10に含まれる端末が含まれている。端末12は第2ネットワーク21に接続されており、第2ネットワークは取引先端末13に接続されている。
【0045】
図3を参照して、承認ルートテーブル23は、複数の承認ルート候補31を格納している。複数の承認ルート候補31は、部・課に例示されるグループ32に分かれていることが、検索のしやすさの点から好ましい。承認ルートテーブル23は、各々の部署によって個別に作成され管理されていることが、検索あるいは管理の容易さにおいて好ましい。
【0046】
図4は、電子メールデータベース26を示している。電子メールデータベース26は、過去に送信した電子メールの一覧である電子メールテーブル41、電子メールを分類する項目を格納する分類テーブル42、電子メールを作成するときに雛型として頻繁に利用される電子メールの一覧である雛型テーブル43を備えている。分類テーブル42に格納される項目としては、電子メールの作成者、資材部に所属するバイヤー、プロジェクト、品名、メーカ名が例示される。
【0047】
図5は、電子メールテーブル41を示している。電子メールテーブル41は、過去に送信された電子メールの送信日44、アドレス45、本文46、コメント47、分類テーブル42から選択された分類48を含んでいる。
【0048】
図6は、承認結果テーブル27を示している。承認結果テーブル27は、起案者2、起案者2がメールを発信した日である上程日52、設計部1に所属する承認者53、各々の承認者53による承認状況54、各々の承認者53が承認を与えた承認日55、資材部7に所属する担当者8、担当者8がメールを発信した日である上程日57、資材部7における承認者58、各々の承認者58による承認状況59、各々の承認者58が承認を与えた承認日60を格納している。
【0049】
図7は、資材部受付テーブル28を示している。資材部受付テーブル28は、担当者欄61、未処理メール欄63を備えている。担当者欄61は、資材部7における担当者8となる可能性のある人のリストを格納している。未処理メール欄63は、担当者欄61に含まれる各々の人が受信し、まだ受信処理を終えていない電子メールの一覧のリストを格納している。
【0050】
このような構成を備える電子メール承認・配送システムは、以下のように動作する。
【0051】
図8は、設計部1に所属する起案者端末3における電子メール作成業務のフローを示している。起案者端末3において、過去に送信した電子メールを雛型として用いるか、雛型を用いないかの選択がなされる(ステップS1)。
【0052】
雛型を用いるとき、電子メールデータベース26が参照される。起案者2は、雛型テーブル43に格納されている過去の電子メールの中から雛型として用いる電子メールを選択する。あるいは起案者2は、分類テーブル42を用いて分類条件を設定し、設定した条件に適合する過去の電子メールの中から雛型として用いる電子メールを選択する。あるいは起案者2は、過去の電子メールの内容をフリーワード検索することによって所望の電子メールの候補を表示し、それらの中から雛型として用いる電子メールを選択する(ステップS2)。
【0053】
業務の性質によって、電子メールの分類48を決めれば承認ルート4が決まるときは、雛型は承認ルート4の情報を含んでいるのが好ましい。承認ルート4の変更が多い業務では、雛型は承認ルート4の情報を含まないのが好ましい。
【0054】
電子メールデータベース26が雛型テーブル43を備えていることによって、頻繁に用いる電子メールの雛型が短時間で容易に検索される。電子メールデータベース26が分類テーブル42を備えていることによって、過去の電子メールを担当者、バイヤー、プロジェクト、品名、メーカに例示されるさまざまな分類項目から検索することができるため、雛型として用いるのに適切な過去の電子メールを探すことが容易である。このように雛型がさまざまな手段を用いて選択されることで、作成したい電子メールの雛型として適切な過去の電子メールを短時間で容易に見つけることができる。
【0055】
過去の電子メールをコピーして雛型として用いることで、電子メールの作成が短時間で容易に行われる。更に、電子メールの作成が正確に行われる。特に内容または体裁に重複する部分が多い電子メールを繰り返し送信するときには、電子メールの作成にかかる時間と労力が大幅に低減される。
【0056】
雛型として用いるために過去の電子メールから選択された電子メールは、必要ならば修正が加えられて完成される(ステップS3)。
【0057】
起案者2が雛型を用いずに電子メールを作成するとき、起案者2は、承認ルート4を新規に作成するか承認ルートテーブル23に格納されている承認ルートの候補の中から選択するかを選択する(ステップS4)。
【0058】
承認ルートテーブル23を用いる場合、起案者2は作成中の電子メールに対して適切な承認ルート4を承認ルートテーブル23から選択する(ステップS5)。
【0059】
新規に承認ルート4を作成する場合、起案者2はアドレス帳22を用いて承認ルート4を設定する(ステップS6)。起案者2は、新規に作成された承認ルート4を承認ルートテーブル23に登録するかしないかを選択する(ステップS7)。設定された承認ルート4が今後も使用されることが予想されるとき、起案者2は承認ルート4を承認ルートテーブル23に登録する(ステップS8)。
【0060】
起案者2は作成中の電子メールに関する分類48を分類テーブル42から選択する。分類項目としては、プロジェクト、品名、メーカ名、資材部7に所属するバイヤーが例示される。選択された分類48は、電子メールの内容に付加される(ステップS9)。
【0061】
こうした分類項目を付加された電子メールは定型化された様式で分類が示されており理解しやすい。更に、分類テーブル42を用いることで、電子メールに含まれることが業務上望ましいあるいは不可欠である各種の情報を書き漏らすことが防がれる。
【0062】
設計部1に所属する起案者2は、資材部7に所属する担当者8を選択する(ステップS10)。起案者2は、コメント47を入力する(ステップS11)。コメント47は、電子メールが表示されるときに、電子メールの本文と同じ画面上に、囲み枠によって電子メールの本文とは区別されて表示される。コメント47は、社内だけで閲覧される情報であり、電子メールが社外に送信されるときには省略される。コメント47の内容としては、電子メールの内容の要約、電子メールの内容に承認を与えた人の情報、残しておきたい備考などが例示される。コメント47は、社内における閲覧の過程で参照される。更にコメント47は、電子メールデータベース26を用いて所望の電子メールを探すときに、内容をすばやく把握するために利用される。
【0063】
電子メールにコメント47が付けられることで、個々の電子メールに関わる社内向けの業務上の情報を電子メールと一緒に承認者に配信することができ、承認業務が簡易に行われる。さらに、コメント47として電子メールの内容の要約が書かれていると、承認者が電子メールの内容をすばやく把握して承認業務を行うことができ、承認業務が短時間で行われる。
【0064】
起案者2は、電子メールの本文46を入力して電子メールを完成する(ステップS12)。
【0065】
図9を参照して、起案者端末3から電子メールが発信される(ステップS21)。承認者端末の順番を示す変数nは、n=1に設定される(ステップS22)。電子メールは承認ルート4のn番目の承認者端末に転送される(ステップS23)。n番目の承認者端末には電子メールを閲覧した結果が承認か却下かが入力される(ステップS24)。
【0066】
電子メールの内容が却下されたとき、その判定結果は、起案者端末3に通知される(ステップS25)。
【0067】
電子メールの内容が承認されたとき、n番目の承認者端末が設計部における最終承認者端末6であるかどうかが判定される(ステップS26)。n番目の承認者端末が設計部1の最終承認者端末6でないとき、nに1が加えられ、ステップS23に戻る(ステップS27)。n番目の承認者端末が設計部1の最終承認者端末6であるとき、電子メールは資材部7における担当者端末9に転送される(ステップS28)。
【0068】
担当者端末9に転送されたメールは、資材部受付テーブル28に登録される(ステップS29)。
【0069】
図10は、電子メールが資材部7における担当者端末9に転送されてからのフローを示している。担当者8が電子メールを開くと、採番部25は電子メールの発信番号を生成する(ステップS30)。発信番号を与えられた電子メールは、資材部受付テーブル28から削除される(ステップS31)。
【0070】
資材部受付テーブル28には、資材部7における担当者端末9に転送され、まだ担当者端末9において開かれていない電子メールが示されている。設計部1における起案者2や最終承認者5は、資材部受付テーブル28を参照して、なかなか電子メールを開かない担当者8には電子メールを送って督促することができる。あるいは起案者2や最終承認者5は、資材部受付テーブル28を参照して担当者8を決め、または変更等をする際にすばやく対処することができる。
【0071】
このような資材部受付テーブル28を備えた電子メール承認・配送システムは、電子メールの承認を複数の部署にまたがって取り付けることが求められるとき、各々の部署の受け付けで業務が滞ることを防止し、電子メールの承認・配送業務が確実に行われるようにする。
【0072】
資材部7における担当者8は、設計部1における起案者2が行ったステップS4〜ステップS8と同じ手順で、資材部7における承認ルート10を設定する(ステップS32)。承認者端末の順番を示す変数nは、n=1に設定される(ステップS33)。
【0073】
電子メールは承認ルート10のn番目の承認者端末に転送される(ステップS34)。n番目の承認者端末には転送された電子メールを閲覧した結果が承認か却下かが入力される(ステップS35)。
【0074】
電子メールの内容が却下されたとき、その判定結果は、担当者端末9に通知される(ステップS36)。
【0075】
電子メールの内容が承認されたとき、n番目の承認者端末が資材部の最終承認者端末12であるかどうかが判定される(ステップS37)。n番目の承認者端末が資材部における最終承認者端末12でないとき、nに1が加えられ、ステップS34に戻る(ステップS38)。
【0076】
ステップS30で生成された発信番号が、電子メールの件名に付加される(ステップS39)。件名に発信番号が付加された電子メールは、電子メールを送信した取引先から電子メールの履歴情報が含まれていない返信メールを受け取った場合、すばやく確実に、どの電子メールに対する返信メールであるかを知ることを可能にする。
【0077】
n番目の承認者端末が資材部における最終承認者端末12であるとき、電子メールは、バイヤー名、プロジェクト名、品名、メーカ名に例示される分類48とともに電子メールテーブル41に登録される(ステップS40)。
【0078】
電子メールが電子メールテーブル41に登録されるときの分類項目は、ステップS5において電子メールを作成する過程で入力されたものである。そのため作成された電子メールは、登録のための作業を別に必要とせず、電子メールデータベース26に自動的に分類されて保存される。
【0079】
続いて取引先が電子メールを使えるかどうかの判定がなされる(ステップS41)。取引先が電子メールを使える場合は、電子メールが取引先に送信される(ステップS42)。取引先が電子メールを使えない場合は、電子メールに適当な責任者のサインの画像が添付されたものが自動的にプリントアウトされる(ステップS43)。プリントアウトされた電子メールは、取引先にファックスで送信される(ステップS44)。
【0080】
取引先への連絡が電子メールで行われることで、取引先の担当者が出先にいる場合などファックスが使えない環境でも、携帯端末を用いて連絡することができ、電子メールがすばやく確実に届けられる。取引先が電子メールを使えない環境のとき、電子メールの内容が適当な責任者のサインの画像を自動的に添付されてプリントアウトされることで、すばやく簡単にファックス送信をすることができる。
なお、本実施形態では取引先が電子メールを使えるかどうかの判定を最終段階のS41で行うこととしたが、この判定はもっと前の段階、例えば資材部の担当者に転送された後の早い段階で行わせることとしてもよい。また、この判定をマニュアルで選択することとしてもよい。
【0081】
本発明における電子メール承認・配送システムを用いると、電子メールが設定された承認ルートに従って自動的に転送されるために、承認ルートに従って順次、承認を取り付けていく業務を人の手で管理する手間が無く、業務が簡素化する。更に、業務が確実に行われる。
【0082】
特に、複数の部署にまたがる承認業務を必要とする文書についても、部署内の所定の承認先への転送と他部署における担当者への転送が一貫して自動的に行われるため、業務が簡素化し、すばやく確実に行われる。
【0083】
承認結果テーブル27に格納されている情報は、設計部1または資材部7に属する任意の端末から閲覧することができ、発信された電子メールの承認・送信についての状況が、いつでも簡単に分かる。そのため、承認や送信などの業務を行った者は、別にそのことを関係者に連絡する必要が無く、業務が簡素化する。
【0084】
更に、承認結果テーブル27を参照することで、承認業務が滞っていないかどうか、あるいは承認ルートのどこで承認業務が滞っているかを直ちに知ることができる。そのために任意の者が容易に業務の督促をすることができ、電子メールの承認・配送業務が確実に行われる。承認結果テーブル27を定期的に閲覧する係の物を決めておけば、電子メールの承認・配送業務がさらに確実に行われる。
【0085】
本発明による電子メール承認・配送システムによれば、電子メールが過去の電子メールを雛型として作成され、承認・配信がオンラインで行われるため、電子メールの作成から取引先に送信されるまでの業務が短時間で行われる。
【0086】
更に、電子メールの作成から承認を経て取引先に送信されるまでの過程がすべてペーパーレスで行われることで、控えのコピーを採って保管するなどの書類に管理に関する業務が省かれる。
【0087】
【発明の効果】
本発明によれば、電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる電子メール承認・配送システムが提供される。
【0088】
更に本発明によれば、複数の部署にまたがる電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる電子メール承認・配送システムが提供される。
【0089】
本発明によれば、電子メールの作成が開始されてから承認を受けて取引先に届けられるまでの時間が短い電子メール承認・配送システムが提供される。
【0090】
本発明によれば、電子メールの作成が容易な電子メール承認・配送システムが提供される。
【0091】
本発明によれば、関係者が電子メールの承認・送信に関する情報を容易に知ることができる電子メール承認・配送システムが提供される。
【0092】
本発明によれば、電子メールの承認・配送業務が確実に行われる電子メール承認・配送システムが提供される。
【0093】
本発明によれば、電子メールが自動的に分類整理される電子メール承認・配送システムが提供される。
【0094】
更に本発明によれば、電子メールの承認・配送業務がペーパーレスで行われる電子メール承認・配送システムが提供される。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の実施の形態を示す図である。
【図2】本発明の実施の形態を示す図である。
【図3】承認ルートテーブルである。
【図4】電子メールデータベースである。
【図5】電子メールテーブルである。
【図6】承認結果テーブルである。
【図7】資材部受付テーブルである。
【図8】電子メールの作成プロセスを示すフローチャートである。
【図9】電子メールの承認プロセスを示すフローチャートである。
【図10】電子メールの承認プロセスを示すフローチャートである。
【符号の説明】
3…起案者端末
4…承認ルート
5…最終承認者
6…最終承認者端末
9…担当者端末
10…承認ルート
12…最終承認者端末
13…取引先端末
19…第1ネットワーク
20−1〜20−n…端末
21…第2ネットワーク
【発明の属する技術分野】
本発明は、所定の承認を取り付けて電子メールを送信する電子メール承認・配送システムに関する。
【0002】
【従来の技術】
組織内で起草された文書のなかには、所定の担当者による承認が求められるものがある。承認は、所定の承認ルートに属する複数の担当者により決められた順番で行われることがある。承認ルートは、複数の部署にまたがることがある。承認は、起草者と個々の承認者との間で、口頭での応答、紙または電子メールの授受などの手段によって行われる。
【0003】
例えば技術部に属する技術者が取引先からさまざまな資材を購入するために起票した際、組織の規則によって決められた承認の手続を経てから取引先に電子メールまたはFaxによって連絡がなされる。承認の手続は複数の部署にまたがることがあり、技術者が起票してから取引先に連絡が届くまでの間に、技術部の承認者、資材部の担当者、資材部の決裁者など多くの担当者の手を経ることが必要となることがある。
【0004】
文書の承認の手続を容易に行うことができる技術が求められている。特に、資材の発注票に例示される文書を作成し、所定の承認ルートによる承認を受け、取引先に送るまでの業務にかかる労力を低減する技術が求められている。
【0005】
原料の発注、納入計画の変更作業にかかる労力を低減することを目的とする技術として、顧客の原料ストッカー内の在庫情報と原料使用計画に基づいて最適な原料出荷計画を計算し、最新の納入計画を顧客に提供する製品受注システムが知られている(特許文献1参照)。
【0006】
【特許文献1】特開2002−133231号公報
【0007】
【発明が解決しようとする課題】
本発明の目的は、電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0008】
本発明の他の目的は、複数の部署にまたがる電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0009】
本発明の更に他の目的は、電子メールの作成を開始してから承認を受けて取引先に届けられるまでの時間が短い電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0010】
本発明の更に他の目的は、電子メールの作成が容易な電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0011】
本発明の更に他の目的は、関係者が電子メールの承認・送信に関する情報を容易に知ることができる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0012】
本発明の更に他の目的は、電子メールの承認・配送業務が確実に行われる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0013】
本発明の更に他の目的は、電子メールが自動的に分類され整理される電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0014】
本発明の更に他の目的は、電子メールが承認を受けて取引先に届けられるまでの業務がペーパーレスで行われる電子メール承認・配送システムを提供することである。
【0015】
【課題を解決するための手段】
以下に、[発明の実施の形態]で使用される番号を括弧付きで用いて、課題を解決するための手段を説明する。これらの番号は、[特許請求の範囲]の記載と[発明の実施の形態]との対応関係を明らかにするために付加されたものである。ただし、それらの番号を、[特許請求の範囲]に記載されている発明の技術的範囲の解釈に用いてはならない。
【0016】
本発明における電子メール承認・配送システムは、第1ネットワーク(19)を介して接続された複数の端末(20−1〜20−n、3、6、9、12)を備えている。第1ネットワーク(19)に属する端末のうちの特定端末(12)は第2ネットワーク(21)に接続されている。
【0017】
第1ネットワーク(19)に接続された複数の端末(20−1〜20−n、3、6、9、12)のうちの1つとしての起案者端末(3)は、承認ルートテーブル(23)に格納されている複数の承認ルート候補(31)の中から承認ルート(4)を選択して宛先アドレスつきの電子メールを生成する。承認ルート候補(31)は、複数の端末(20−1〜20−n、6)のうちの少なくとも1つの承認者端末を示している。
【0018】
承認ルート(4)によって示される全ての承認者端末から承認が得られたとき、特定端末(12)は、電子メールを第2ネットワーク(21)を介して宛先アドレスに自動的に送信する。
【0019】
このような電子メール承認・配送システムによれば、社外あるいは他部門へ電子メールを送る場合に所定の承認手続を経ることが求められているとき、電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる。
【0020】
更に、このような電子メール承認・配送システムは、口頭、Faxあるいは電子メールの授受によって承認を人が確認してから改めて宛先アドレスに送信する手間がなく、電子メールの承認・配送業務が短時間で行われる。
【0021】
更に、承認ルート(4)に含まれる端末は順序を付けられており、承認はその順序に従って行われる。
【0022】
承認業務の速さにおいては、承認ルート(4)に示されている端末に一斉に電子メールを送ることが好ましい。各々の業務において求められる承認の順序が決まっている場合には、承認が承認ルート(4)の順序に従って行われることが好ましい。
【0023】
本発明による電子メール承認・配送システムは、複数の部署にまたがる承認を必要とする電子メールの送信に用いられることがある。その場合、電子メール承認・配送システムは、第1ネットワーク(19)を介して接続された複数の端末(20−1〜20−n、12)を備えている。複数の端末(20−1〜20−n、3、6、9、12)のうちの特定端末(12)は、第2ネットワーク(21)に接続されている。複数の端末(20−1〜20−n、3、6、9、12)は、第1グループ(1)と、特定端末(12)を含む第2グループ(7)とにグループ化されている。
【0024】
第1グループ(1)に属する起案者端末(3)は、承認ルートテーブル(23)に格納されている複数の承認ルート候補(31)の中から1つを第1承認ルート(4)として選択して中継アドレスと宛先アドレス付きの電子メールを生成する。第1承認ルート(4)は、第1グループ(1)に属する少なくとも1つの承認者端末を示す。中継アドレスは、第2グループ(7)に属する中継端末(9)のアドレスを示す。
【0025】
第1承認ルート(4)により示される全ての承認者端末から承認が得られたとき、電子メールは中継端末(9)に自動的に転送される。
【0026】
中継端末(9)は、承認ルートテーブル(23)に格納されている複数の承認ルート候補(31)の中から1つを第2承認ルート(10)として選択する。第2承認ルート(10)は、第2グループ(7)に属する少なくとも1つの承認者端末を示している。
【0027】
第2承認ルート(10)により示される全ての承認者端末から承認が得られたとき、特定端末(12)は、電子メールを第2ネットワーク(21)を介して宛先アドレスに自動的に送信する。
【0028】
第1承認ルート(4)と第2承認ルート(10)とに含まれる端末は更に順序を付けられており、各々の承認はその順序に従って行われる。
【0029】
このような電子メール承認・配送システムによれば、複数の部署にまたがる電子メール承認・配送業務が簡易に行われる。
【0030】
本発明による電子メール承認・配送システムは更に、中継端末(9)が転送された電子メールに対して受付操作を行ったか否かの情報を格納するテーブル(28)を具備している。テーブル(28)は、第1ネットワーク(19)に接続された端末から閲覧することができる。
【0031】
このようなテーブル(28)によって、電子メールがある部署から他の部署へ転送されたとき、他の部署における受付で電子メールが滞っていないかどうか監視することができ、複数の部署にまたがる電子メール承認・配送業務が確実に行われる。
【0032】
本発明における電子メール承認・配送システムは更に、各々の承認者端末における承認の結果(54、59)を格納する承認結果テーブル(27)を具備している。承認結果テーブル(27)は、第1ネットワーク(19)に接続された端末(20−1〜20−n、3、6、9、12)から参照することができる。
【0033】
承認結果テーブル(27)によって、関係者が電子メールの承認と送信に関する情報を容易に知ることができる。例えば起案者は、自分が発信したメールの承認に関する情報を知るために個々の承認者に尋ねる必要がない。更に、承認業務がどこかで滞っている場合に、承認結果テーブル(27)を参照することでどこで滞っているかをすぐに知ることができ、適切な人に直接、督促をすることができる。
【0034】
本発明における電子メール承認・配送システムは更に、電子メールの分類情報(48)を含む電子メールデータベース(26)を具備している。電子メールは、作成されるときに分類情報(48)を付加される。更に電子メールは、付加された分類情報(48)に基づいて、電子メールデータベース(26)に自動的に分類されて格納される。
【0035】
起案者端末(3)は、電子メールデータベース(26)を参照して過去の電子メールの中から雛型として用いる電子メールを選択し、雛型を用いて電子メールを生成する。
【0036】
電子メールの生成が過去の電子メールを参照して行われることで、電子メールの作成が短時間で正確に行われる。特に、内容が類似したメールを繰り返し送信する業務においては、業務の効率が高くなる。電子メールデータベース(26)に過去の電子メールが自動的に分類されて登録されていることで、作成したい電子メールに近い内容の過去の電子メールを探すことが容易である。
【0037】
本発明における電子メール承認・配送システムは更に、電子メールの各々を区別する発信番号を生成する採番部(25)を具備している。発信番号は、電子メールの件名に付加される。
【0038】
発信番号が件名に付加されていると、宛先アドレスから履歴のない返信メールを受け取った場合に、容易にどの電子メールに対する返信であるかを知ることができる。
【0039】
本発明による電子メール承認・配送システムにおいては更に、電子メールにコメント(47)が付加される。コメント(47)は、第1ネットワーク(19)に接続された端末から電子メールを閲覧するときには表示され、第2ネットワーク(21)を介して電子メールが送信されるときには削除される。
【0040】
コメント(47)には、第1ネットワーク(19)に接続された端末(20−1、20−n、3、6、9、12)だけから閲覧される内部情報が記される。このようなコメント(47)が電子メールに付加されることで、当該電子メールに関する社内向けの付帯情報を別途、承認者に回す必要がなく、業務が簡易になる。更に、コメント(47)として電子メールの内容の要約を書いておくと、承認者が電子メールの要件をすばやく把握することを助け承認業務がスピードアップする。更にコメントを参照することで雛型として用いる電子メールを探すときに容易に所望の電子メールを探すことができる。
【0041】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態について説明する。本実施の形態における電子メール承認・配送システムは、設計部1で起案された電子メールが設計部1と資材部7における承認手続を経て社外の端末13に送信される業務に用いられる。
【0042】
図1を参照して、本発明の実施の形態における電子メール承認・配送システムは、設計部1に属する起案者2に割り当てられた起案者端末3、起案者端末3において設定され設計部1の内部における複数の端末の順番を表す承認ルート4、承認ルート4の最後の端末であり最終承認者5に割り当てられた最終承認者端末6を含んでいる。電子メール承認・配送システムは更に、起案者端末3によって設定され資材部7に属する担当者8に割り当てられた担当者端末9、資材部7の内部における複数の端末の順番を表し担当者端末9によって設定される承認ルート10、承認ルート10の最後の端末であり最終承認者11に割り当てられた最終承認者端末12、起案者端末3によって設定される取引先端末13のアドレスを含んでいる。
【0043】
設計部1に属する任意の端末は、起案者端末3または最終承認者端末6となることができる。資材部7に属する任意の端末は、担当者端末9または最終承認者端末12になることができる。図1において承認ルート4、10は2台の端末を含んでいるが、承認ルートに含まれる端末は1台あるいは3台以上でもよい。
【0044】
図2を参照して、本発明における電子メール承認・配送システムは、第1ネットワーク19と、第1ネットワークに接続された複数の端末20−1〜20−n、3、6、9、12と、アドレス帳22と、承認ルートテーブル23と、採番部25と、電子メールデータベース26と、承認結果テーブル27と、資材部受付テーブル28とを備えている。複数の端末20−1〜20−n、3、6、9、12には、承認ルート4および承認ルート10に含まれる端末が含まれている。端末12は第2ネットワーク21に接続されており、第2ネットワークは取引先端末13に接続されている。
【0045】
図3を参照して、承認ルートテーブル23は、複数の承認ルート候補31を格納している。複数の承認ルート候補31は、部・課に例示されるグループ32に分かれていることが、検索のしやすさの点から好ましい。承認ルートテーブル23は、各々の部署によって個別に作成され管理されていることが、検索あるいは管理の容易さにおいて好ましい。
【0046】
図4は、電子メールデータベース26を示している。電子メールデータベース26は、過去に送信した電子メールの一覧である電子メールテーブル41、電子メールを分類する項目を格納する分類テーブル42、電子メールを作成するときに雛型として頻繁に利用される電子メールの一覧である雛型テーブル43を備えている。分類テーブル42に格納される項目としては、電子メールの作成者、資材部に所属するバイヤー、プロジェクト、品名、メーカ名が例示される。
【0047】
図5は、電子メールテーブル41を示している。電子メールテーブル41は、過去に送信された電子メールの送信日44、アドレス45、本文46、コメント47、分類テーブル42から選択された分類48を含んでいる。
【0048】
図6は、承認結果テーブル27を示している。承認結果テーブル27は、起案者2、起案者2がメールを発信した日である上程日52、設計部1に所属する承認者53、各々の承認者53による承認状況54、各々の承認者53が承認を与えた承認日55、資材部7に所属する担当者8、担当者8がメールを発信した日である上程日57、資材部7における承認者58、各々の承認者58による承認状況59、各々の承認者58が承認を与えた承認日60を格納している。
【0049】
図7は、資材部受付テーブル28を示している。資材部受付テーブル28は、担当者欄61、未処理メール欄63を備えている。担当者欄61は、資材部7における担当者8となる可能性のある人のリストを格納している。未処理メール欄63は、担当者欄61に含まれる各々の人が受信し、まだ受信処理を終えていない電子メールの一覧のリストを格納している。
【0050】
このような構成を備える電子メール承認・配送システムは、以下のように動作する。
【0051】
図8は、設計部1に所属する起案者端末3における電子メール作成業務のフローを示している。起案者端末3において、過去に送信した電子メールを雛型として用いるか、雛型を用いないかの選択がなされる(ステップS1)。
【0052】
雛型を用いるとき、電子メールデータベース26が参照される。起案者2は、雛型テーブル43に格納されている過去の電子メールの中から雛型として用いる電子メールを選択する。あるいは起案者2は、分類テーブル42を用いて分類条件を設定し、設定した条件に適合する過去の電子メールの中から雛型として用いる電子メールを選択する。あるいは起案者2は、過去の電子メールの内容をフリーワード検索することによって所望の電子メールの候補を表示し、それらの中から雛型として用いる電子メールを選択する(ステップS2)。
【0053】
業務の性質によって、電子メールの分類48を決めれば承認ルート4が決まるときは、雛型は承認ルート4の情報を含んでいるのが好ましい。承認ルート4の変更が多い業務では、雛型は承認ルート4の情報を含まないのが好ましい。
【0054】
電子メールデータベース26が雛型テーブル43を備えていることによって、頻繁に用いる電子メールの雛型が短時間で容易に検索される。電子メールデータベース26が分類テーブル42を備えていることによって、過去の電子メールを担当者、バイヤー、プロジェクト、品名、メーカに例示されるさまざまな分類項目から検索することができるため、雛型として用いるのに適切な過去の電子メールを探すことが容易である。このように雛型がさまざまな手段を用いて選択されることで、作成したい電子メールの雛型として適切な過去の電子メールを短時間で容易に見つけることができる。
【0055】
過去の電子メールをコピーして雛型として用いることで、電子メールの作成が短時間で容易に行われる。更に、電子メールの作成が正確に行われる。特に内容または体裁に重複する部分が多い電子メールを繰り返し送信するときには、電子メールの作成にかかる時間と労力が大幅に低減される。
【0056】
雛型として用いるために過去の電子メールから選択された電子メールは、必要ならば修正が加えられて完成される(ステップS3)。
【0057】
起案者2が雛型を用いずに電子メールを作成するとき、起案者2は、承認ルート4を新規に作成するか承認ルートテーブル23に格納されている承認ルートの候補の中から選択するかを選択する(ステップS4)。
【0058】
承認ルートテーブル23を用いる場合、起案者2は作成中の電子メールに対して適切な承認ルート4を承認ルートテーブル23から選択する(ステップS5)。
【0059】
新規に承認ルート4を作成する場合、起案者2はアドレス帳22を用いて承認ルート4を設定する(ステップS6)。起案者2は、新規に作成された承認ルート4を承認ルートテーブル23に登録するかしないかを選択する(ステップS7)。設定された承認ルート4が今後も使用されることが予想されるとき、起案者2は承認ルート4を承認ルートテーブル23に登録する(ステップS8)。
【0060】
起案者2は作成中の電子メールに関する分類48を分類テーブル42から選択する。分類項目としては、プロジェクト、品名、メーカ名、資材部7に所属するバイヤーが例示される。選択された分類48は、電子メールの内容に付加される(ステップS9)。
【0061】
こうした分類項目を付加された電子メールは定型化された様式で分類が示されており理解しやすい。更に、分類テーブル42を用いることで、電子メールに含まれることが業務上望ましいあるいは不可欠である各種の情報を書き漏らすことが防がれる。
【0062】
設計部1に所属する起案者2は、資材部7に所属する担当者8を選択する(ステップS10)。起案者2は、コメント47を入力する(ステップS11)。コメント47は、電子メールが表示されるときに、電子メールの本文と同じ画面上に、囲み枠によって電子メールの本文とは区別されて表示される。コメント47は、社内だけで閲覧される情報であり、電子メールが社外に送信されるときには省略される。コメント47の内容としては、電子メールの内容の要約、電子メールの内容に承認を与えた人の情報、残しておきたい備考などが例示される。コメント47は、社内における閲覧の過程で参照される。更にコメント47は、電子メールデータベース26を用いて所望の電子メールを探すときに、内容をすばやく把握するために利用される。
【0063】
電子メールにコメント47が付けられることで、個々の電子メールに関わる社内向けの業務上の情報を電子メールと一緒に承認者に配信することができ、承認業務が簡易に行われる。さらに、コメント47として電子メールの内容の要約が書かれていると、承認者が電子メールの内容をすばやく把握して承認業務を行うことができ、承認業務が短時間で行われる。
【0064】
起案者2は、電子メールの本文46を入力して電子メールを完成する(ステップS12)。
【0065】
図9を参照して、起案者端末3から電子メールが発信される(ステップS21)。承認者端末の順番を示す変数nは、n=1に設定される(ステップS22)。電子メールは承認ルート4のn番目の承認者端末に転送される(ステップS23)。n番目の承認者端末には電子メールを閲覧した結果が承認か却下かが入力される(ステップS24)。
【0066】
電子メールの内容が却下されたとき、その判定結果は、起案者端末3に通知される(ステップS25)。
【0067】
電子メールの内容が承認されたとき、n番目の承認者端末が設計部における最終承認者端末6であるかどうかが判定される(ステップS26)。n番目の承認者端末が設計部1の最終承認者端末6でないとき、nに1が加えられ、ステップS23に戻る(ステップS27)。n番目の承認者端末が設計部1の最終承認者端末6であるとき、電子メールは資材部7における担当者端末9に転送される(ステップS28)。
【0068】
担当者端末9に転送されたメールは、資材部受付テーブル28に登録される(ステップS29)。
【0069】
図10は、電子メールが資材部7における担当者端末9に転送されてからのフローを示している。担当者8が電子メールを開くと、採番部25は電子メールの発信番号を生成する(ステップS30)。発信番号を与えられた電子メールは、資材部受付テーブル28から削除される(ステップS31)。
【0070】
資材部受付テーブル28には、資材部7における担当者端末9に転送され、まだ担当者端末9において開かれていない電子メールが示されている。設計部1における起案者2や最終承認者5は、資材部受付テーブル28を参照して、なかなか電子メールを開かない担当者8には電子メールを送って督促することができる。あるいは起案者2や最終承認者5は、資材部受付テーブル28を参照して担当者8を決め、または変更等をする際にすばやく対処することができる。
【0071】
このような資材部受付テーブル28を備えた電子メール承認・配送システムは、電子メールの承認を複数の部署にまたがって取り付けることが求められるとき、各々の部署の受け付けで業務が滞ることを防止し、電子メールの承認・配送業務が確実に行われるようにする。
【0072】
資材部7における担当者8は、設計部1における起案者2が行ったステップS4〜ステップS8と同じ手順で、資材部7における承認ルート10を設定する(ステップS32)。承認者端末の順番を示す変数nは、n=1に設定される(ステップS33)。
【0073】
電子メールは承認ルート10のn番目の承認者端末に転送される(ステップS34)。n番目の承認者端末には転送された電子メールを閲覧した結果が承認か却下かが入力される(ステップS35)。
【0074】
電子メールの内容が却下されたとき、その判定結果は、担当者端末9に通知される(ステップS36)。
【0075】
電子メールの内容が承認されたとき、n番目の承認者端末が資材部の最終承認者端末12であるかどうかが判定される(ステップS37)。n番目の承認者端末が資材部における最終承認者端末12でないとき、nに1が加えられ、ステップS34に戻る(ステップS38)。
【0076】
ステップS30で生成された発信番号が、電子メールの件名に付加される(ステップS39)。件名に発信番号が付加された電子メールは、電子メールを送信した取引先から電子メールの履歴情報が含まれていない返信メールを受け取った場合、すばやく確実に、どの電子メールに対する返信メールであるかを知ることを可能にする。
【0077】
n番目の承認者端末が資材部における最終承認者端末12であるとき、電子メールは、バイヤー名、プロジェクト名、品名、メーカ名に例示される分類48とともに電子メールテーブル41に登録される(ステップS40)。
【0078】
電子メールが電子メールテーブル41に登録されるときの分類項目は、ステップS5において電子メールを作成する過程で入力されたものである。そのため作成された電子メールは、登録のための作業を別に必要とせず、電子メールデータベース26に自動的に分類されて保存される。
【0079】
続いて取引先が電子メールを使えるかどうかの判定がなされる(ステップS41)。取引先が電子メールを使える場合は、電子メールが取引先に送信される(ステップS42)。取引先が電子メールを使えない場合は、電子メールに適当な責任者のサインの画像が添付されたものが自動的にプリントアウトされる(ステップS43)。プリントアウトされた電子メールは、取引先にファックスで送信される(ステップS44)。
【0080】
取引先への連絡が電子メールで行われることで、取引先の担当者が出先にいる場合などファックスが使えない環境でも、携帯端末を用いて連絡することができ、電子メールがすばやく確実に届けられる。取引先が電子メールを使えない環境のとき、電子メールの内容が適当な責任者のサインの画像を自動的に添付されてプリントアウトされることで、すばやく簡単にファックス送信をすることができる。
なお、本実施形態では取引先が電子メールを使えるかどうかの判定を最終段階のS41で行うこととしたが、この判定はもっと前の段階、例えば資材部の担当者に転送された後の早い段階で行わせることとしてもよい。また、この判定をマニュアルで選択することとしてもよい。
【0081】
本発明における電子メール承認・配送システムを用いると、電子メールが設定された承認ルートに従って自動的に転送されるために、承認ルートに従って順次、承認を取り付けていく業務を人の手で管理する手間が無く、業務が簡素化する。更に、業務が確実に行われる。
【0082】
特に、複数の部署にまたがる承認業務を必要とする文書についても、部署内の所定の承認先への転送と他部署における担当者への転送が一貫して自動的に行われるため、業務が簡素化し、すばやく確実に行われる。
【0083】
承認結果テーブル27に格納されている情報は、設計部1または資材部7に属する任意の端末から閲覧することができ、発信された電子メールの承認・送信についての状況が、いつでも簡単に分かる。そのため、承認や送信などの業務を行った者は、別にそのことを関係者に連絡する必要が無く、業務が簡素化する。
【0084】
更に、承認結果テーブル27を参照することで、承認業務が滞っていないかどうか、あるいは承認ルートのどこで承認業務が滞っているかを直ちに知ることができる。そのために任意の者が容易に業務の督促をすることができ、電子メールの承認・配送業務が確実に行われる。承認結果テーブル27を定期的に閲覧する係の物を決めておけば、電子メールの承認・配送業務がさらに確実に行われる。
【0085】
本発明による電子メール承認・配送システムによれば、電子メールが過去の電子メールを雛型として作成され、承認・配信がオンラインで行われるため、電子メールの作成から取引先に送信されるまでの業務が短時間で行われる。
【0086】
更に、電子メールの作成から承認を経て取引先に送信されるまでの過程がすべてペーパーレスで行われることで、控えのコピーを採って保管するなどの書類に管理に関する業務が省かれる。
【0087】
【発明の効果】
本発明によれば、電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる電子メール承認・配送システムが提供される。
【0088】
更に本発明によれば、複数の部署にまたがる電子メールの承認・配送業務が簡易に行われる電子メール承認・配送システムが提供される。
【0089】
本発明によれば、電子メールの作成が開始されてから承認を受けて取引先に届けられるまでの時間が短い電子メール承認・配送システムが提供される。
【0090】
本発明によれば、電子メールの作成が容易な電子メール承認・配送システムが提供される。
【0091】
本発明によれば、関係者が電子メールの承認・送信に関する情報を容易に知ることができる電子メール承認・配送システムが提供される。
【0092】
本発明によれば、電子メールの承認・配送業務が確実に行われる電子メール承認・配送システムが提供される。
【0093】
本発明によれば、電子メールが自動的に分類整理される電子メール承認・配送システムが提供される。
【0094】
更に本発明によれば、電子メールの承認・配送業務がペーパーレスで行われる電子メール承認・配送システムが提供される。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明の実施の形態を示す図である。
【図2】本発明の実施の形態を示す図である。
【図3】承認ルートテーブルである。
【図4】電子メールデータベースである。
【図5】電子メールテーブルである。
【図6】承認結果テーブルである。
【図7】資材部受付テーブルである。
【図8】電子メールの作成プロセスを示すフローチャートである。
【図9】電子メールの承認プロセスを示すフローチャートである。
【図10】電子メールの承認プロセスを示すフローチャートである。
【符号の説明】
3…起案者端末
4…承認ルート
5…最終承認者
6…最終承認者端末
9…担当者端末
10…承認ルート
12…最終承認者端末
13…取引先端末
19…第1ネットワーク
20−1〜20−n…端末
21…第2ネットワーク
Claims (10)
- 第1ネットワークを介して接続された複数の端末を備え、前記複数の端末のうちの特定端末は第2ネットワークに接続され、
前記複数の端末のうちの1つとしての起案者端末は、承認ルートテーブルに格納されている複数の承認ルート候補の中から承認ルートを選択して宛先アドレス付きの電子メールを生成し、前記承認ルート候補は前記複数の端末のうちの少なくとも1つの承認者端末を示し、
前記承認ルートにより示される全ての前記承認者端末から承認が得られたとき、前記特定端末は、前記電子メールを前記第2ネットワークを介して前記宛先アドレスに自動的に送信する電子メール承認・配送システム。 - 前記承認ルートに含まれる端末は順序を付けられており、
前記承認は、前記順序に従って行われる電子メール承認・配送システム。 - 第1ネットワークを介して接続された複数の端末を備え、前記複数の端末のうちの特定端末は第2ネットワークに接続され、
前記複数の端末は第1グループと、前記特定端末を含む第2グループとにグループ化されており、
前記第1グループに属する起案者端末は、承認ルートテーブルに格納されている複数の承認ルート候補の中から1つを第1承認ルートとして選択して中継アドレスと宛先アドレス付きの電子メールを生成し、前記第1承認ルートは前記第1グループに属する少なくとも1つの承認者端末を示し、前記中継アドレスは前記第2グループに含まれる中継端末のアドレスであり、
前記第1承認ルートにより示される全ての前記承認者端末から承認が得られたとき、前記電子メールは前記中継端末に転送され、
前記中継端末は、承認ルートテーブルに格納されている複数の承認ルート候補の中から1つを第2承認ルートとして選択し、前記第2承認ルートは前記第2グループに属する少なくとも1つの承認者端末を示し、
前記第2承認ルートにより示される全ての前記承認者端末から承認が得られたとき、前記特定端末は、前記電子メールを前記第2ネットワークを介して前記宛先アドレスに自動的に送信する電子メール承認・配送システム。 - 前記第1承認ルートと前記第2承認ルートとに含まれる端末は順序を付けられており、
前記第1グループのなかの承認と前記第2グループのなかの承認とは、各々が前記順序に従って行われる電子メール承認・配送システム。 - 請求項3または4において、
さらに、転送された前記中継端末が受信した各々の前記電子メールに対して受付操作を行ったか否かの情報を格納するテーブルを具備し、
前記テーブルは、前記第1ネットワークに接続された端末から閲覧できる電子メール承認・配送システム。 - 請求項1から5のいずれかにおいて、
更に、各々の前記承認者端末における承認の結果を格納する承認結果テーブルを具備し、
前記承認結果テーブルは、前記第1ネットワークに接続された端末から参照できる電子メール承認・配送システム。 - 請求項1から6のいずれかにおいて、
更に、電子メールの分類情報を含む電子メールデータベースを具備し、
前記電子メールは、作成されるとき前記分類情報を付加され、
前記電子メールは、前記分類情報に基づいて前記電子メールデータベースに自動的に分類されて格納される電子メール承認・配送システム。 - 請求項7において、
更に前記起案者端末は、前記電子メールデータベースを参照して過去の電子メールの中から雛型として用いる電子メールを選択し、前記雛型を用いて前記電子メールを生成する電子メール承認・配送システム。 - 請求項1から8のいずれかにおいて、
更に、前記電子メールの各々を区別する発信番号を生成する採番部を具備し、
前記発信番号は、前記電子メールの件名に付加される電子メール承認・配送システム。 - 請求項1から9のいずれかにおいて、
更に、前記電子メールにはコメントが付加され、
前記コメントは、前記第1ネットワークに接続された端末から前記電子メールを閲覧するときには表示され、
前記第2ネットワークを介して前記電子メールが送信されるときには削除される電子メール承認・配送システム。
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2003176255A JP2005011176A (ja) | 2003-06-20 | 2003-06-20 | 電子メール承認・配送システム |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP2003176255A JP2005011176A (ja) | 2003-06-20 | 2003-06-20 | 電子メール承認・配送システム |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2005011176A true JP2005011176A (ja) | 2005-01-13 |
Family
ID=34099189
Family Applications (1)
Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
---|---|---|---|
JP2003176255A Withdrawn JP2005011176A (ja) | 2003-06-20 | 2003-06-20 | 電子メール承認・配送システム |
Country Status (1)
Country | Link |
---|---|
JP (1) | JP2005011176A (ja) |
Cited By (8)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2007265198A (ja) * | 2006-03-29 | 2007-10-11 | Ricoh Co Ltd | ワークフロー決定方法、ワークフロー決定システムおよびワークフロー決定プログラム |
JP2009163360A (ja) * | 2007-12-28 | 2009-07-23 | Canon It Solutions Inc | 情報処理システム、送信者用端末、電子メール送信制御装置、情報処理方法及びプログラム |
JP2009188618A (ja) * | 2008-02-05 | 2009-08-20 | Mitsubishi Electric Information Systems Corp | Faxサーバおよびプログラム |
US7692810B2 (en) | 2005-02-18 | 2010-04-06 | Sharp Kabushiki Kaisha | Image forming apparatus, information processing apparatus, program, recording medium and data transmission method |
JP2010109642A (ja) * | 2008-10-30 | 2010-05-13 | Sharp Corp | 承認者決定装置及び当該承認者決定装置を有するファクシミリ装置 |
JP2012123815A (ja) * | 2012-01-16 | 2012-06-28 | Dentsu Inc | メール配信システム及びテキストデータ配信システム |
JP2013210700A (ja) * | 2012-03-30 | 2013-10-10 | Fujitsu Ltd | メール処理プログラム,メール処理装置およびメール処理方法 |
JP2015095192A (ja) * | 2013-11-13 | 2015-05-18 | 富士通株式会社 | メール送信プログラム、メール送信方法およびメールシステム |
-
2003
- 2003-06-20 JP JP2003176255A patent/JP2005011176A/ja not_active Withdrawn
Cited By (13)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
US7692810B2 (en) | 2005-02-18 | 2010-04-06 | Sharp Kabushiki Kaisha | Image forming apparatus, information processing apparatus, program, recording medium and data transmission method |
JP2007265198A (ja) * | 2006-03-29 | 2007-10-11 | Ricoh Co Ltd | ワークフロー決定方法、ワークフロー決定システムおよびワークフロー決定プログラム |
US8224908B2 (en) | 2007-12-28 | 2012-07-17 | Canon Kabushiki Kaisha | Information processing system, E-mail transmission control apparatus, information processing method and program |
JP4593615B2 (ja) * | 2007-12-28 | 2010-12-08 | キヤノンItソリューションズ株式会社 | 情報処理システム、情報処理方法及びプログラム |
JP2009163360A (ja) * | 2007-12-28 | 2009-07-23 | Canon It Solutions Inc | 情報処理システム、送信者用端末、電子メール送信制御装置、情報処理方法及びプログラム |
JP2009188618A (ja) * | 2008-02-05 | 2009-08-20 | Mitsubishi Electric Information Systems Corp | Faxサーバおよびプログラム |
JP4651053B2 (ja) * | 2008-02-05 | 2011-03-16 | 三菱電機インフォメーションシステムズ株式会社 | Faxサーバおよびプログラム |
JP2010109642A (ja) * | 2008-10-30 | 2010-05-13 | Sharp Corp | 承認者決定装置及び当該承認者決定装置を有するファクシミリ装置 |
JP4694610B2 (ja) * | 2008-10-30 | 2011-06-08 | シャープ株式会社 | 承認者決定装置及び当該承認者決定装置を有するファクシミリ装置 |
US8345290B2 (en) | 2008-10-30 | 2013-01-01 | Sharp Kabushiki Kaisha | Apparatus for determining facsimile transmission authorizer and facsimile machine having the apparatus |
JP2012123815A (ja) * | 2012-01-16 | 2012-06-28 | Dentsu Inc | メール配信システム及びテキストデータ配信システム |
JP2013210700A (ja) * | 2012-03-30 | 2013-10-10 | Fujitsu Ltd | メール処理プログラム,メール処理装置およびメール処理方法 |
JP2015095192A (ja) * | 2013-11-13 | 2015-05-18 | 富士通株式会社 | メール送信プログラム、メール送信方法およびメールシステム |
Similar Documents
Publication | Publication Date | Title |
---|---|---|
US10474999B2 (en) | System and method for visual communication between buyers and sellers | |
US8239290B2 (en) | Graphical user interface, system and method for managing contacts within an online stationery system | |
US20090182788A1 (en) | Apparatus and method for customized email and data management | |
US20060010054A1 (en) | Purchase order and purchase order response interactive forms | |
US20020002481A1 (en) | Information processing apparatus for management of documents relevant to patent application | |
WO2001082156A1 (fr) | Procede et dispositif de support a la promotion des ventes par utilisation de message electronique | |
US20060217999A1 (en) | Document management system | |
JPH05204795A (ja) | 電子メールシステム | |
JP2005011176A (ja) | 電子メール承認・配送システム | |
JP2010198061A (ja) | デザインのweb受発注システム | |
WO2007007536A1 (ja) | 電子メールシステム | |
JP2011107233A (ja) | 講義または出版物の内容を実践する教育補完システム | |
JP2015130030A (ja) | 発注管理システムおよび発注管理用プログラム | |
JP2008027339A (ja) | 業務管理支援システム | |
JP4814278B2 (ja) | 電子メールデータの管理方法、システム及びコンピュータプログラム | |
JP2007328544A (ja) | 電子チケット関連情報配信システム,電子チケット関連情報配信方法並びにプログラム | |
JPS63120364A (ja) | 電子伝票承認制御方式 | |
JPH1145258A (ja) | 電子文書管理方法および装置並びに電子文書管理プログラムを記録した記録媒体 | |
JP2003316859A (ja) | 広告作成システム | |
JP2001154935A (ja) | メール管理方法 | |
JP2004102650A (ja) | 営業支援システム、営業支援方法及び営業支援プログラム | |
JPS63141176A (ja) | 電子伝票システム | |
JP2001325492A (ja) | 商品発注システムおよび方法ならびに情報報知システム | |
JP2005018208A (ja) | 受注管理プログラム及び受注対象情報を記録した媒体 | |
JP6792940B2 (ja) | ダイレクトメール予約システム及びダイレクトメール予約方法 |
Legal Events
Date | Code | Title | Description |
---|---|---|---|
A300 | Application deemed to be withdrawn because no request for examination was validly filed |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A300 Effective date: 20060905 |