JP4330545B2 - データ処理装置、誤操作報知方法、プログラム、及び記録媒体 - Google Patents

Description

本発明は、データ処理装置、該装置における誤操作報知方法、該装置に組み込むための誤操作報知用のプログラム、及び、該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。

近年、複写機能，ファクシミリ機能，プリント機能を複合化させた複合機が多様化し、様々な機能が付加されている。その一例として、近年の複合機は、記録紙に印刷を行う機能だけでなく、送信された印刷データや読み取った画像データを外部の装置に送信する機能が付加され、外部へのデータ送信を容易にしている。外部装置への送信機能としては、「Ｓｃａｎ ｔｏ Ｅｍａｉｌ」，「Ｓｃａｎ ｔｏ ＦＡＸ」，「Ｓｃａｎ ｔｏ ＦＴＰ」といった機能が広く活用されている。

その一方、利用者が操作を誤ることで、機密文書などが誤った送信先に送信されるなどの問題が生じている。また、複合機には、ハードディスクなどの大容量の記憶装置を併せて備え、外部から送信されたデータやスキャナで読み取ったデータをハードディスクに記憶する機能をもった装置もある。このような複合機は、データの活用性が向上する一方で、データの改ざん、無断持ち出し、消去されてしまうなどの問題が生じている。他人のデータを、改ざん、無断持ち出し、或いは消去するといったことは、悪意をもってなされる場合も考えられるが、一般的には操作方法が判らないにも拘わらず無闇にデータにアクセスすることで生じ得る利用者の操作ミスが大半である。また、このような操作ミスにより、利用者自身が自分のデータを改ざんしたり、他の記憶領域に持ち出したり、さらには消去したりしてしまうといった事態も生じ得る。

このような問題は複合機に限ったものではなく、操作ミスはプリンタ，パーソナルコンピュータ（ＰＣ）や各種専用機器など様々なデータ処理装置で生じ得るもので、外部へのデータの誤送信は送受信が可能なデータ処理装置であれば生じ得る。

誤発信を防止する従来技術として、発呼履歴にない新規の宛先が入力された場合に警告することにより、発呼前にオペレータに誤入力を認識させる通信装置が提案されている（例えば、特許文献１を参照）。

また、ファクシミリ送信失敗の原因種別に応じて適切な対処をとることで、ファクシミリ送信時の誤ダイヤルを未然に防ぐファクシミリ装置も提案されている（例えば、特許文献２を参照）。特許文献２に記載のファクシミリ装置では、送信失敗の履歴を記録する履歴記憶部と、ファクシミリ送信に際して入力された送信相手先電話番号が履歴記憶部に記録されている送信相手先のものか否かを判定する比較判定部と、規制実行部とを備える。比較判定部は、履歴管理部から当該電話番号についての失敗の原因毎の失敗回数を索出すると共に、索出された失敗回数が、予め設定された失敗許容回数を超える場合に、規制実行部にファクシミリ送信を規制させる。

さらに、監視対象コンピュータシステムの操作履歴ログを常に監視することによって、不正入力・操作をリアルタイムで監視することのできる不正操作監視装置も提案されている（例えば、特許文献３を参照）。特許文献３に記載の装置は、監視対象コンピュータシステムから操作履歴ログ情報を取得する操作履歴ログ情報取得手段と、この操作履歴ログ情報を記憶する操作履歴ログメモリと、不正操作を発見するための情報である不正発見情報を登録する不正発見情報登録手段と、不正発見情報であるキー入力間隔や入力警告値などの入力情報を記憶する入力情報メモリと、不正発見情報である操作パターン情報を記憶する操作パターン情報メモリと、不正発見情報と操作履歴ログ情報とを比較して不正操作を監視する不正操作監視手段とを含んでいる。
特開平５−９１２１３号公報 特開平１０−２６２１４３号公報 特開２００２−２５８９７２号公報

しかしながら、特許文献１，２に記載のごとき技術では、一般的な操作ミスを防げるものでもなく、送信したい宛先とは異なる宛先に機密文書を送信してしまうといった事態を防止できるものではなく、データの改ざん等を防止できるものでもない。

また、特許文献３に記載のごとき技術では、不正発見情報によって、他人の悪意による不正入力・不正操作をリアルタイムで監視することができるものの、送信したい宛先とは異なる宛先に利用者自身が機密文書を送信してしまうといった事態を防止できるものではなく、さらに、操作ミスにより利用者自身が自分のデータを改ざんするなどしてしまうといった事態を防止できるものでもない。

本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなされたものであり、利用者の操作ミスや操作ミスによるデータの誤送信や消去などを防止することが可能なデータ処理装置、該装置における誤操作報知方法、該装置に組み込むための誤操作報知用プログラム、及び、該プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することをその目的とする。

本発明は、上述のごとき課題を解決するために、以下の各技術手段でそれぞれ構成される。

第１の技術手段は、利用者の操作に基づいたデータ処理を施すデータ処理装置であって、当該データ処理装置の利用者を識別する利用者識別手段と、該利用者識別手段で識別した利用者からの操作を受け付ける操作受付手段と、前記利用者識別手段で識別された利用者毎の操作履歴を蓄積する履歴蓄積手段と、該履歴蓄積手段で蓄積された過去の操作履歴に基づいて、前記操作受付手段で受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かを判定する操作判定手段と、該操作判定手段での判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、前記操作受付手段で受け付けた操作が誤操作であるとみなし、前記利用者に報知する報知手段とを備え、前記操作判定手段は、前記操作受付手段で受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かの判定を、過去の操作履歴における前記操作の実行頻度に基づいて行い、前記操作判定手段は、当該データ処理装置を使用している時間帯毎及び／又はカレンダ情報に基づき、前記判定のための閾値を複数の閾値の中から登録する手段を有することを特徴としたものである。

第２の技術手段は、第１の技術手段において、前記操作判定手段での判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、前記操作受付手段で受け付けた操作の前までになされた一連の操作の内容、及び該一連の操作によって取得したデータを、保持する保持手段を備えたことを特徴としたものである。

第３の技術手段は、第１又は第２の技術手段において、前記報知手段は、前記操作判定手段での判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、前記操作受付手段で受け付けた操作が誤操作であるか否かを確認する旨を報知する手段と、該確認の結果を前記利用者に入力させる手段とを有することを特徴としたものである。

第４の技術手段は、第１乃至第３のいずれかの技術手段において、前記操作判定手段は、利用者毎に前記判定のための閾値を複数の閾値の中から登録する手段を有することを特徴としたものである。

第５の技術手段は、利用者の操作に基づいたデータ処理を施すデータ処理装置において、利用者の誤操作を報知する誤操作報知方法であって、前記データ処理装置の利用者を識別する利用者識別ステップと、該識別した利用者からの操作を受け付ける操作受付ステップと、前記識別された利用者毎の操作履歴を蓄積する履歴蓄積ステップと、該蓄積された過去の操作履歴に基づいて、前記受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かを判定する操作判定ステップと、該判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、前記受け付けた操作が誤操作であるとみなし、前記利用者に報知する報知ステップとを含み、前記操作判定ステップは、前記操作受付ステップで受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かの判定を、過去の操作履歴における前記操作の実行頻度に基づいて行い、前記操作判定ステップは、前記データ処理装置を使用している時間帯毎及び／又はカレンダ情報に基づき、前記判定のための閾値を複数の閾値の中から登録するステップを有することを特徴としたものである。

第６の技術手段は、利用者の操作に基づいたデータ処理を施すデータ処理装置に組み込み、該データ処理装置における中央演算処理装置に実行させるためのプログラムにおいて、当該プログラムは、前記データ処理装置の利用者を識別する利用者識別ステップと、該識別した利用者からの操作を受け付ける操作受付ステップと、前記識別された利用者毎の操作履歴を蓄積する履歴蓄積ステップと、該蓄積された過去の操作履歴に基づいて、前記受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かを判定する操作判定ステップと、該判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、前記受け付けた操作が誤操作であるとみなし、前記利用者に報知する報知ステップとを、前記中央演算処理装置に実行させるためのプログラムであり、前記操作判定ステップは、前記操作受付ステップで受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かの判定を、過去の操作履歴における前記操作の実行頻度に基づいて行い、前記操作判定ステップは、前記データ処理装置を使用している時間帯毎及び／又はカレンダ情報に基づき、前記判定のための閾値を複数の閾値の中から登録するステップを有することを特徴としたものである。

第７の技術手段は、第６の技術手段におけるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体である。

本発明によれば、データ処理装置において、利用者の操作ミスや操作ミスによるデータの誤送信や消去などを防止することが可能となる。

図１は、本発明の一実施形態に係るデータ処理装置の構成例を示す図で、図中、１はデータ処理装置、１１は利用者識別手段、１２は操作受付手段、１３は操作履歴データベース（操作履歴ＤＢ）、１４は操作判定手段、１５は報知手段、１６はデータ処理手段である。

本発明に係るデータ処理装置は、利用者の操作に基づいたデータ処理を施す装置であって、ユーザが求める処理に応じた操作が可能であればよく、複写機能，ファクシミリ機能，プリント機能等をもつ複合機やプリンタなどの画像形成装置をはじめ、ＰＣ等の情報処理装置、或いは各種専用機器など様々なデータ処理装置がそれに該当する。また、データ処理装置が多機能であることでより操作ミスも増えるので、多機能な装置ほど本発明はより有益となり、またデータの送受信が可能なデータ処理装置であればさらに有益となる。

本発明に係るデータ処理装置は、後述する利用者識別手段１１、操作受付手段１２、操作履歴ＤＢ１３、操作判定手段１４、及び報知手段１５を備え、また、ユーザ操作に応じたデータ処理を施す各種データ処理手段１６を通常の装置と同様に備える。

利用者識別手段１１は、データ処理装置１の利用者を識別する手段で、個人或いはグループ利用者のＩＤ（及びパスワード）を入力させ、予め記録された情報と照合する手段や、個人情報或いはグループ情報を記録したＩＣカードから情報を読み込む手段など、様々な形態が採用できる。このように、本発明は、利用者として部門等のグループで認証する場合にも適用できる。また、単に識別するだけでなく利用者の認証まですることが好ましい。

操作受付手段１２は、利用者識別手段１１で識別した利用者からの操作を受け付ける手段で、操作用のタッチパネルや操作キーをはじめとする情報入力手段がそれに該当し、利用者識別手段１１もこの手段で入力を受け付けるよう構成してもよい。さらに、識別後の利用者からの操作を受け付けるので、利用者と操作内容とを関連付けておくとよい。

操作履歴ＤＢ１３は、利用者識別手段１１で識別された利用者毎の操作履歴を蓄積するデータベースで、データ処理装置１の記憶装置に格納されているものでる。なお、このような蓄積が可能であればデータベース形式に限ったものではない。

操作判定手段１４は、操作履歴ＤＢ１３で蓄積された過去の操作履歴に基づいて、操作受付手段１２で受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かを判定する手段で、操作履歴ＤＢ１３での検索プログラムなどがそれに該当する。また、受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるかは、例えば、その操作が利用頻度が少ないものであることによって判定可能である。

報知手段１５は、操作判定手段１４での判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、操作受付手段１２で受け付けた操作が誤操作であるとみなし、利用者に報知する手段である。報知の方法としては、警告文や確認文を、操作パネル等で画像表示するか、或いは音声出力するか、より単純な手法としては該当するＬＥＤランプを点灯や点滅させるなどが、その例として挙げられる。誤操作でない場合、データ処理手段１６が利用者の操作に基づいたデータ処理を実行する。

このように、本実施形態では、データ処理装置１の利用者を識別し、利用者の過去の利用履歴に基づいて、過去の利用履歴と異なる（利用頻度が少ないなど）場合には誤操作であることを予測して利用者に報知を行う。これは、利用者の装置の使用方法が何時もと異なる操作を行った場合には誤操作であることが予測できることを利用したもので、そのような操作を行った場合には報知により操作ミスを利用者に知らせること（利用者に誤操作を認識させること）で、利用者の無駄な作業の軽減を行うとともに、例えば印刷機能が付加された装置の場合には、無駄なデータを印刷するようなことも防げ、結果として印刷ミスによるサプライ品の消耗を防止することもできる。また、誤操作により機密データを社外や他部門に送信することが予測されるが、過去の送信履歴から誤操作を予測して警告を行うことで、機密データなどのデータの流出や誤操作によるデータの消去などが防止でき、セキュリティの向上が図れる。

また、他の実施形態として、次の保持手段を備えておくことが好ましい。この保持手段は、操作判定手段１４での判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、操作受付手段１２で受け付けた操作の前までになされた一連の操作の内容、及び一連の操作によって取得したデータを保持する。すなわち、この実施形態では、過去の利用履歴と異なる（利用頻度が少ない）場合には操作内容やデータをホールドするよう構成している。利用者に確認（警告）を行ったり、プリントホールドすることで、誤操作による機密データの漏洩や装置の不正な利用を防止する。すなわち、これにより、利用者が印刷指示したデータであったり、スキャナで読み込んだデータを一旦ホールドし、利用者に再確認することで、利用者の確認がとれた時点で即座に処理が可能となるので、利用者の負担を軽減し、高速処理が可能となる。

また、他の実施形態として、報知手段１５に次の手段を備えることが好ましい。報知手段１５は、操作判定手段１４での判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、操作受付手段１２で受け付けた操作が誤操作であるか否かを確認する旨を報知する手段と、確認の結果を利用者に入力させる手段とを有する。

また、上述したように、本発明の他の実施形態として、操作判定手段１４は、操作受付手段１２で受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かを判定を、過去の操作履歴における操作の実行頻度に基づいて行うようにすることが好ましい。ここで、操作の実行頻度とは、その利用者（又は利用者グループ）での各操作の回数、或いは各操作に対応する機能の使用回数、或いはそれぞれの全集合に対する割合などを指す。そして、判定は、操作の実行頻度に対して閾値を設けておくことで可能となる。

また、他の実施形態として、操作判定手段１４は、利用者毎に判定のレベルを複数レベルの中から登録する手段を有することが好ましい。従って、この形態においては、利用者識別手段１１で利用者を識別し、登録した利用者毎の判定レベル（登録レベル）に応じて判定を行う。

また、登録は、利用者毎に一部デフォルトで設定してもよいし、利用者を階級別に分け、各階級に対して各レベルを割り当てるなど、様々な方法が挙げられる。例えば、判定レベルは、管理者レベル，一般ユーザレベルなど、利用者のデータ処理装置１に対する習熟度などに応じて設定すればよく、設定されたレベルにより報知レベルを異ならせればよい。習熟度に応じて判定レベルを設定することで、装置の設定や操作方法を理解し操作ミスが少ないと予想される管理者レベルには余り報知しないようにできる。併せて、一般ユーザは、一般的な操作であれば理解しているが、複雑な操作については理解していないと考えられ、複雑な操作については操作ミスが多いと予想されるので、より報知し易いような閾値を設けるとよい。また、特に、会社では新入社員などに対しては、ミス判定の閾値を下げて、なるべく些細なことでも報知するようにすることができる。このように、利用者の登録レベルに応じて報知を行うレベルを異ならせることで利用者に違和感を与えることがなくなる。また、上述の実行頻度に基づく判定を行う場合には、例えば、各操作に対して、実行頻度の判定レベル毎の閾値を用意しておくとよい。

また、本発明における操作判定手段１４は、次の手段を備える。この手段では、データ処理装置１を使用している時間帯毎及び／又はカレンダ情報に基づき、判定のレベルを複数レベルの中から登録する。すなわち、装置の使用の時間帯（就業時刻／残業時刻／深夜等）や曜日（例えば休日／出勤日）により報知レベルを異ならしめる。これにより、深夜や早朝など人が少ないと考えられる時間帯に装置を利用したり、印刷指示があれば、不正な利用であると考えられる。特に、危惧されるものとして、ハードディスクからデータが読み出されることが想定できる。そこで、そのような場合には、通常より報知レベルを上昇させることで、不正なアクセスの抑制が可能となる。

図２は、図１のデータ処理装置における誤操作報知処理の一例を説明するためのフロー図で、本発明の一実施形態に係る誤操作報知方法を説明するためのフロー図でもある。

まず、利用者認証があるか否かを判定し（ステップＳ１）、認証があった時点で以下の処理を進める。次に、入力終了を判定する（ステップＳ３）まで、操作入力を受け付ける（ステップＳ２）。ステップＳ３では、ステップＳ２での一連の操作によって動作可能状態（データ処理手段での動作が可能な状態）になったときに、入力終了と判定する。また、ステップＳ２では操作内容を利用者と関連付けて今後のために操作履歴ＤＢ１３に格納するとよい。さらに、後述するステップＳ８で再設定する場合に、利用者の手間を省かせるために、操作内容と共にそれに関連するデータ（例えば送信対象データ等）或いはそのリンク情報も、いずれかに格納しておくとよい。

次に、操作履歴ＤＢ１３からその利用者の過去の操作履歴（利用履歴ともいう）があるか否かを、利用者名（又はＩＤ等）をキーとして検索することで判定して（ステップＳ４）、なければ誤操作報知処理を終了する。ステップＳ４で過去の利用履歴があると判定された場合、ステップＳ２で入力された操作入力を、操作履歴ＤＢ１３の該当者の過去の利用履歴と比較する（ステップＳ５）。

ステップＳ５での比較の結果、過去の利用履歴と不一致があるか否かを判定し（ステップＳ６）、不一致がなければ、正しい操作であったとみなして、誤操作報知処理を終了する。一方、ステップＳ６で不一致があったと判定されたときには、受け付けた操作が誤操作であるとみなして、誤操作（誤設定）を報知する（ステップＳ７）。ステップＳ７では、利用者に、設定を再設定するか（再操作するか）否かを問うような表示又は音声出力を行っておくとよい。そして、利用者の応答を受け付け、それによって設定を再設定すると判定された場合、ステップＳ２へ戻り、逆に再設定しないと判定された場合、処理を終了する。

図３は、図１のデータ処理装置の一適用例としてのデジタル複合機並びにその接続形態の一例を説明するための図である。図３において、２１はデータ処理装置の一例としてのデジタル複合機、２２は電話回線網、２３は管理者用ファクシミリ機（管理者用ＦＡＸ）、２４はネットワーク、２５はインターネット網、２６はインターネットＦＡＸ、２７は外部ＰＣ、２８，２９は端末ＰＣ、３１は画像読み取り部、３２は操作部、３３は画像形成部、３４は機器制御部、３５はＦＡＸモデム、３６は通信部、３７はハードディスク（ＨＤ）、３８は消去処理部、３９は管理部、４０はタイマである。

図３で例示するデジタル複合機２１には、電話回線網２２により例えば管理者が使用するＦＡＸ２３が接続されていると共に、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）やＷＡＮ（Ｗｉｄｅ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワーク２４を介して、複数の端末ＰＣ２８，２９，．．．及びさらにインターネット網２５経由でネットワーク２４外部にあるインターネットＦＡＸ２６や外部ＰＣ２７などに接続されている。これらのネットワーク構成により、各種データの送受信が可能となっている。

デジタル複合機２１は、画像読み取り部３１，操作部３２，画像形成部３３，機器制御部３４，ＦＡＸモデム３５，通信部３６，ＨＤ３７，消去処理部３８，管理部３９，タイマ４０などで構成される。なお、本発明に係るデジタル複合機２１の構成や外部機器との接続形態は、この例に限ったものではなく、また、上述した各手段を備えていればよい。各手段は、全てがハードウェアで構成される必要はなく、デジタル複合機２１をそれらの手段として機能させるプログラムを機器制御部３４等の制御部などに組み込み（或いは操作履歴管理プログラムなど、一部を管理部３９に組み込み）、演算装置に実行させることでも容易に実装できる。

操作部３２は、操作画面の表示を行う出力部（表示部）３２ｂとその表示を元に利用者に各種設定及び操作内容を入力させる入力部３２ａとを備えるタッチパネル等でなる。画像読み取り部３１は、操作部３２での操作に基づき、原稿検知センサ３１ｂによって原稿の有無を検知しＣＣＤ（電荷結合素子）３１ａでその原稿を読み取り画像データとして出力する。ＦＡＸモデム３５は管理者ＦＡＸ２３とのファクシミリ通信を行うためのモデムである。通信部３６は、ネットワーク２４経由で接続されたデジタル複合機２１の外部機器との通信を制御する。

画像形成部３３は、画像読み取り部３１で読み取った画像データやＦＡＸモデム３５或いは通信部３６で受け取った受信データなどをメモリ３３ｂに一時記憶し、レーザスキャナユニット（ＬＳＵ）を搭載した印字部３３ａから用紙等の媒体に画像を形成する。画像形成部３３では、暗号処理部３３ｃにてメモリ３３ｂに記憶された画像データ等のデータを暗号化してＨＤ３７に記憶することも可能となっており、逆に、ＨＤ３７に記憶された暗号化データを復号化してメモリ３３ｂを介してネットワーク２４等を経由して外部機器に出力することや印字部３３ａで媒体として印字出力することも可能となっている。消去処理部３８は、ＨＤ３７に記憶されたデータを、セキュリティ保持や記憶容量確保などのために消去する処理を行う。

機器制御部３４は、上述した各部に接続された主制御部であり、管理部３９の管理データ及びタイマ４０からのタイマ時間を参照しながら、デジタル複合機２１の各部間のデータのやり取りをはじめとしてデジタル複合機２１の動作を統括的に制御する。管理部３９は、上述の操作履歴ＤＢ及び後述の図４乃至図６で説明する管理テーブルや、自機２１のＩＰアドレスなどを管理する。タイマ４０は、デジタル複合機２１の待機状態の時間を計時し、この時間を機器制御部３４に通知する。機器制御部３４における制御の一例を挙げると、操作部３２は、利用者の操作入力により指示された複写要求や各種の記録条件等を機器制御部３４に通知し、機器制御部３４は、デジタル複合機２１の動作状態等を操作部３２の表示部３２ｂの表示画面に表示すると共に、画像形成部３３に印字処理等を指示する。そして、図４乃至図９を参照して後述するように、機器制御部３４は、操作に対して管理部３９によってＨＤ３７内の操作履歴を参照するなどして、図２で例示した処理手順で誤操作を判定し、表示部３２ｂで報知する。

上述のごとく、デジタル複合機２１には、操作部３２にキー入力部３２ａと表示部３２ｂが設けてあり、デジタル複合機２１の機能指示操作の他にＩＤ入力が行なえる。ＩＤ入力の他にＩＤカードを入力しその情報を読み取るＩＤカード読み取り器を、デジタル複合機２１に具備してもよい。本発明に係るデジタル複合機２１は、何らかの利用者識別手段を備え、好ましくはこのような認証手段を備えるものとする。認証手段は、利用者情報に基づいて利用者を認証し自機２１の使用を可能とするものであればよく、デジタル複合機２１は、まずこの認証手段により使用者を限定する。さらに、デジタル複合機２１は、通信部３６により、外部の機器（ＰＣ端末など）との双方向のデータ通信が行なえる。本発明に係るデジタル複合機２１は、このような何らかの通信手段を備えることが好ましい。

図４乃至図６は、図３のデジタル複合機の管理部で管理される操作履歴の一例を示す図で、図４は印刷条件に対する操作履歴の例、図５は設定条件に対する操作履歴の例、図６はデータ送信先に対する操作履歴の例を示している。また、図７は、図３のデジタル複合機の操作部における操作パネルの一例を示す図、図８は、図７の操作パネルにおける表示例を示す図、図９は、図７の操作パネルにおける報知例を示す図である。また、図４乃至図６で説明する例は、図１のデータ処理装置における操作履歴ＤＢの例でもあり、図７乃至図９で説明する例は、図１のデータ処理装置における報知手段の一例を説明するための図でもある。

操作履歴は、図４で例示するような印刷条件に対する管理テーブル４１、図５で例示するような設定条件に対する管理テーブル４２、図６で例示するような送信先に対する管理テーブル４３などの形式で、利用者別にＨＤ３７に格納され、管理部３９により管理されている。

管理テーブル４１は、印刷条件４１ａとそれに対応する利用者の使用頻度に関する情報４１ｂが関連付けられて格納されたものである。印刷条件４１ａとしては、例えば「Ｎ−ＵＰ」，「両面印刷」，「中綴じ」，「用紙サイズ（Ｂ５）」，「用紙サイズ（Ａ４）」，「用紙サイズ（Ｂ４）」，「用紙サイズ（Ａ３）」などが挙げられる。そして、この例では、或る利用者に対して、「用紙サイズ（Ａ４）」の使用頻度は一番高く３０回で、「用紙サイズ（Ｂ５）」の使用頻度は１８回で最大値に対して６０％と中位、「中綴じ」の操作の使用頻度は４回で最大値に対して１３％と低め、といった操作履歴が残されている。この操作履歴に基づいて、例えば印刷条件全体に対してこの利用者に設定されている閾値が５０％であったとすると、この３つの中では「中綴じ」の操作がなされたときだけ、警告がなされる。同じく、閾値が７０％であったとすると、「中綴じ」に加え、「用紙サイズ（Ｂ５）」の操作に対しても、警告がなされる。

管理テーブル４２は、設定条件４２ａとそれに対応する利用者の使用頻度に関する情報４２ｂが関連付けられて格納されたものである。設定条件４２ａとしては、例えば「両面コピー」，「拡大コピー」，「縮小コピー」，「印刷部数」，「Ｓｃａｎ ｔｏ Ｅｍａｉｌ」，「Ｓｃａｎ ｔｏ ＦＡＸ」，「Ｓｃａｎ ｔｏ ＦＴＰ」，「装置メモリ（ＨＤ３７）への記憶」，「装置メモリ（ＨＤ３７）からの読み出し」などが挙げられる。そして、管理テーブル４２でも、管理テーブル４１で説明したのと同様に、所定条件を満たしたときに警告がなされる。

管理テーブル４３は、送信先４３ａとそれに対応する利用者の使用頻度に関する情報４３ｂが関連付けられて格納されたものである。送信先４３ａとしては、例えばＥｍａｉｌアドレス，ＦＡＸ番号，ＩＰアドレスなどが挙げられ、この例では、送信した履歴に基づき、新規の送信先であった場合に、管理テーブル４３に行が加わっていく例を示している。そして、管理テーブル４３でも、管理テーブル４１で説明したのと同様に、所定条件を満たしたときに警告がなされる。また、送信先が膨大になることも考えられ、利用者毎に、或いは部門毎に、特定の送信先に対する操作にだけ操作履歴を残しておき、そうでない送信先並びに操作履歴中の送信頻度の少ない送信先に対してのみ、警告を発するようにしてもよい。

また、各テーブル４１〜４３は、利用者情報（識別情報、及び閾値セット等でなる判定レベルの情報など）に関連付けられて、利用者毎にリレーショナルＤＢ形式で格納されていることが好ましい。そして、テーブル内の値は、利用者の操作がなされる度に随時更新されるか、所定期間毎に更新されていればよい。また、例えばテーブル４１〜４３の全てのテーブルを利用者情報に関連付けてリレーショナルＤＢ形式で格納するなど、様々な管理方法が挙げられる。

機器制御部３４は、操作に対して管理部３９によってＨＤ３７内に格納された上述のごとき操作履歴を参照するなどして、図２で例示した処理手順で誤操作を判定し、表示部３２ｂで報知する。この処理手順を、利用者側に立って、図７で例示する操作部５０をもつデジタル複合機で説明する。

操作部５０には、タッチパネルでなる操作パネル５１をはじめ、文書ファイリングボタン５２、ＦＡＸ／イメージ送信ボタン５３、コピーボタン５４、及びユーザ設定ボタン５５などの専用ボタン、さらにはテンキー及びスタートボタン等の一般入力ボタン５６が設けられている。図７における操作パネル５１には、コピーに関する複数の機能（可能な操作）が表示されており、例えば、両面コピー設定領域５１ａ、仕上げ設定領域５１ｂ、及びファイリング設定領域５１ｃが押下可能に表示されている。

図８で例示する、操作パネル５１における表示例は、利用者がＦＡＸ／イメージ送信ボタン５３を押下した後の画面であり、Ｅ−ｍａｉｌ送信／ＦＴＰ送信のモードを切り替える設定領域５１ｄ、アドレスを入力する設定領域５１ｅ、並びに送信の詳細設定を行う設定領域５１ｆが表示されている。利用者が、例えば設定領域５１ｄの設定でＦＴＰ送信を選んだとする。その場合、機器制御部３４は、管理部３９に、その利用者の操作履歴を参照させて、その利用者が通常行っている操作かを判定させる。この判定により、通常行っていない、すなわち使用頻度の低い操作であった場合には、図９（Ａ）又は図９（Ｂ）で例示するような警告文を出す。また、これと同時に、問題なければ「再送信」の設定領域５８を押下可能にしておくとよい。図９（Ａ）では単に「送信設定は間違いないですか？」と問い合わせる文５７を、図９（Ｂ）では「何時もと設定内容が異なります。問題なければ送信ボタンを押してください。」と問い合わせると共に、このまま送信する際の案内文５９も報知している。

また、例えば、利用者が図６の操作履歴の操作を過去に実行し、且つ、設定領域５１ｄの設定でＦＴＰ送信を、さらにＩＰアドレスとして「１９８．１６８．０．１」を選んだ場合には、図６で例示した送信先リストのいずれにも無いので報知する。また、同じ仮定で且つ閾値を中位としている場合には、利用者が、設定領域５１ｄの設定でＦＴＰ送信を、さらにＩＰアドレスとして「１９２．１６７．０．１２」を選んだ場合には、図６で例示した送信先リストのうち使用頻度が低いものであるので報知する。

図１０は、図１のデータ処理装置の他の適用例としてのＰＣの構成例を示す図で、図中、６０はＰＣ、６１はＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）、６２は表示部、６３はＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）等のメモリ、６４はオペレーションシステムや他の制御プログラムを格納したＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）、６５は印刷管理部、６６はメール管理部、６７は操作部、６８はモデム部、６９は通信部、７０は管理部、７１は記憶部である。

図１０で例示するＰＣ６０は、各種情報を入力するためのキーボード，マウス等の操作部６７、ハードディスク，外部記録媒体読取装置等の記憶部７１、他の機器からの入力用のネットワーク機器などでなる通信部６９、電話回線を介したファクシミリ通信を行うモデムなどでなるモデム部６８、報知情報やその他の情報を表示するためのＣＲＴ，ＬＣＤなどのディスプレイである表示部６２、ＰＣ６０に接続された印刷装置での印刷を制御するプリンタドライバ及びコネクタ等でなる印刷管理部６５、通信部６９やモデム部６８を介してメールの送受信を行うメーラなどでなるメール管理部６６、本発明に係る誤操作の管理を行うプログラムなどでなる管理部７０、さらには、制御プログラムを記録したハードディスクやＲＯＭ（書き換え可能なＲＯＭでもよい）６４、そこに格納された制御プログラムや各部のプログラムを実行するためのＣＰＵ６１、およびその実行領域としてのメモリ６３をその主要な構成要素とし、それらがバスにより接続されているものとして例示している。

ＰＣ６０に搭載されるこれらのプログラムは、ＣＰＵ６１に実行させるためのプログラムであって、ＰＣ６０の利用者を識別する利用者識別ステップと、識別した利用者からの操作を受け付ける操作受付ステップと、識別された利用者毎の操作履歴を蓄積する履歴蓄積ステップと、蓄積された過去の操作履歴に基づいて、受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かを判定する操作判定ステップと、判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、受け付けた操作が誤操作であるとみなし、利用者に報知する報知ステップとを、ＣＰＵ６１に実行させるものである。その他の応用例は、図１乃至図９で例示した通りであり、その説明を省略する。また、これらのプログラムは、装置ユーザが使用する際に容易となるように、表示部６２用のグラフィカルユーザインターフェース（ＧＵＩ）を備えるようにするとよい。そして、これら装置で取り扱われる情報は、その処理時に一時的にメモリ６３に蓄積され、その後、各種ＲＯＭ６４やハードディスクに格納され、必要に応じて、ＣＰＵ６１によって読み出し、修正・書き込みが行われる。

また、デジタル複合機やＰＣ以外のデータ処理装置でも同様に構成可能である。このことは、上述のごときプログラムが、例えば図３等で例示したデジタル複合機の機器制御部や管理部などに、ファームウェアとして実装されることが多いことからも理解できる。

以上、図１乃至図１０を参照しながら、本発明のデータ処理装置、プログラムを中心に各実施形態を説明してきたが、本発明は、上述した各実施形態で処理フローに基づいて説明したように、データ処理方法としての形態も採用でき、さらに、上述したようにプログラム、あるいはそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体としての形態も採用可能である。

本発明による誤操作報知の機能を実現するためのプログラムやデータを記憶した記録媒体の実施形態を説明する。記録媒体としては、具体的には、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＦＤ、フラッシュメモリ、及びその他各種ＲＯＭやＲＡＭ等が想定でき、上述したプログラムを、これら記録媒体に記録して流通させることにより、当機能の実現を容易にする。そして、図１０で例示したようなコンピュータ等の情報処理装置に、上述のごとくの記録媒体を装着してプログラムを読み出すか、若しくは情報処理装置が備えている記録媒体に当プログラムを記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本発明に係わる誤操作報知の機能を実行することができる。

本発明の一実施形態に係るデータ処理装置の構成例を示す図である。 図１のデータ処理装置における誤操作報知処理の一例を説明するためのフロー図で、本発明の一実施形態に係る誤操作報知方法を説明するためのフロー図でもある。 図１のデータ処理装置の一適用例としてのデジタル複合機並びにその接続形態の一例を説明するための図である。 図３のデジタル複合機の管理部で管理される操作履歴の一例を示す図である。 図３のデジタル複合機の管理部で管理される操作履歴の他の例を示す図である。 図３のデジタル複合機の管理部で管理される操作履歴の他の例を示す図である。 図３のデジタル複合機の操作部における操作パネルの一例を示す図である。 図７の操作パネルにおける表示例を示す図である。 図７の操作パネルにおける報知例を示す図である。 図１のデータ処理装置の他の適用例としてのＰＣの構成例を示す図である。

符号の説明

１…データ処理装置、１１…利用者識別手段、１２…操作受付手段、１３…操作履歴データベース（操作履歴ＤＢ）、１４…操作判定手段、１５…報知手段、１６…データ処理手段、２１…デジタル複合機、２２…電話回線網、２３…管理者用ファクシミリ機（管理者用ＦＡＸ）、２４…ネットワーク、２５…インターネット網、２６…インターネットＦＡＸ、２７…外部ＰＣ、２８，２９…端末ＰＣ、３１…画像読み取り部、３２…操作部、３３…画像形成部、３４…機器制御部、３５…ＦＡＸモデム、３６…通信部、３７…ハードディスク（ＨＤ）、３８…消去処理部、３９…管理部、４０…タイマ、６０…ＰＣ、６１…ＣＰＵ、６２…表示部、６３…メモリ、６４…ＲＯＭ、６５…印刷管理部、６６…メール管理部、６７…操作部、６８…モデム部、６９…通信部、７０…管理部、７１…記憶部。

Claims (7)

1. 利用者の操作に基づいたデータ処理を施すデータ処理装置であって、
   当該データ処理装置の利用者を識別する利用者識別手段と、該利用者識別手段で識別した利用者からの操作を受け付ける操作受付手段と、前記利用者識別手段で識別された利用者毎の操作履歴を蓄積する履歴蓄積手段と、該履歴蓄積手段で蓄積された過去の操作履歴に基づいて、前記操作受付手段で受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かを判定する操作判定手段と、該操作判定手段での判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、前記操作受付手段で受け付けた操作が誤操作であるとみなし、前記利用者に報知する報知手段とを備え、
   前記操作判定手段は、前記操作受付手段で受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かの判定を、過去の操作履歴における前記操作の実行頻度に基づいて行い、
   前記操作判定手段は、当該データ処理装置を使用している時間帯毎及び／又はカレンダ情報に基づき、前記判定のための閾値を複数の閾値の中から登録する手段を有することを特徴とするデータ処理装置。
2. 前記操作判定手段での判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、前記操作受付手段で受け付けた操作の前までになされた一連の操作の内容、及び該一連の操作によって取得したデータを、保持する保持手段を備えたことを特徴とする請求項１に記載のデータ処理装置。
3. 前記報知手段は、前記操作判定手段での判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、前記操作受付手段で受け付けた操作が誤操作であるか否かを確認する旨を報知する手段と、該確認の結果を前記利用者に入力させる手段とを有することを特徴とする請求項１又は２に記載のデータ処理装置。
4. 前記操作判定手段は、利用者毎に前記判定のための閾値を複数の閾値の中から登録する手段を有することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のデータ処理装置。
5. 利用者の操作に基づいたデータ処理を施すデータ処理装置において、利用者の誤操作を報知する誤操作報知方法であって、前記データ処理装置の利用者を識別する利用者識別ステップと、該識別した利用者からの操作を受け付ける操作受付ステップと、前記識別された利用者毎の操作履歴を蓄積する履歴蓄積ステップと、該蓄積された過去の操作履歴に基づいて、前記受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かを判定する操作判定ステップと、該判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、前記受け付けた操作が誤操作であるとみなし、前記利用者に報知する報知ステップとを含み、前記操作判定ステップは、前記操作受付ステップで受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かの判定を、過去の操作履歴における前記操作の実行頻度に基づいて行い、前記操作判定ステップは、前記データ処理装置を使用している時間帯毎及び／又はカレンダ情報に基づき、前記判定のための閾値を複数の閾値の中から登録するステップを有することを特徴とする誤操作報知方法。
6. 利用者の操作に基づいたデータ処理を施すデータ処理装置に組み込み、該データ処理装置における中央演算処理装置に実行させるためのプログラムにおいて、当該プログラムは、前記データ処理装置の利用者を識別する利用者識別ステップと、該識別した利用者からの操作を受け付ける操作受付ステップと、前記識別された利用者毎の操作履歴を蓄積する履歴蓄積ステップと、該蓄積された過去の操作履歴に基づいて、前記受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かを判定する操作判定ステップと、該判定の結果、過去の操作履歴と異なった場合に、前記受け付けた操作が誤操作であるとみなし、前記利用者に報知する報知ステップとを、前記中央演算処理装置に実行させるためのプログラムであり、前記操作判定ステップは、前記操作受付ステップで受け付けた操作が過去の操作履歴と異なるか否かの判定を、過去の操作履歴における前記操作の実行頻度に基づいて行い、前記操作判定ステップは、前記データ処理装置を使用している時間帯毎及び／又はカレンダ情報に基づき、前記判定のための閾値を複数の閾値の中から登録するステップを有することを特徴とするプログラム。
7. 請求項６に記載のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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