JP4353858B2 - データ処理装置 - Google Patents

Description

本発明は、ファクシミリ通信又はプリンタ出力などのデータ処理に必要な設定情報を外部の装置へ送信することができるデータ処理装置に関する。

ファクシミリ装置又はプリンタ装置などのデータ処理装置は、電話番号又はＩＰアドレス等のデータ処理装置自身を指定する情報、データ処理装置の使用者を識別するための識別情報、ファクシミリでのデータの送信先を示す情報等、データ処理のために必要な設定を示す設定情報を記憶しており、設定情報の内容に基づいてデータの処理を行う。これらの設定情報は、使用者の手作業によりデータ処理装置に入力され、データ処理装置内の例えば制御基板に備えられているメモリが記憶しているのが通常である。

データ処理装置を交換する場合、データ処理装置が備えている制御基板を交換する場合、又は事故で設定情報の内容が失われた場合などには、データ処理装置に対して設定情報を改めて入力する必要があり、多くの手間を要するという問題がある。また事業所などでは一般的に複数のデータ処理装置を使用しているが、夫々のデータ処理装置に対して設定情報を入力することは多くの手間を要するという問題がある。

そこで、複数のデータ処理装置を互いに接続させておき、一のデータ処理装置が記憶している設定情報を他のデータ処理装置へ送信する技術が開発されている。特許文献１には、通信ネットワークに複数のデータ処理装置が接続され、一のデータ処理装置が他のデータ処理装置の設定情報をバックアップし、記憶している設定情報を必要に応じて任意のデータ処理装置に対して入力する技術が開示されている。この技術を用いることにより、データ処理装置への設定情報の再入力、新規のデータ処理装置への設定情報の入力、及び複数のデータ処理装置への設定情報の一斉入力を容易に行うことができる。
特開平８−２４４３１７号公報

データ処理装置が処理するデータには、企業秘密を含む文書、又は取引先との取引文書などの機密データが含まれる場合がある。これらの機密データを保護するためにデータの暗号化又は使用者の限定などを行いながらデータの処理を行うデータ処理装置が用いられている。このようなデータ処理装置が記憶している設定情報には、取引先であるデータの送信先を示す情報、使用者を示す情報、データの暗号化を行う場合の暗号鍵など、各種の機密情報が含まれている。しかしながら、前述の特許文献１に開示された技術の如く一のデータ処理装置から他のデータ処理装置へ設定情報を送信する技術を用いた場合は、機密情報を含む設定情報が他のデータ処理装置へ入力可能となるので、機密情報を管理することができないという問題がある。特に、設定情報に含まれるデータの送信先を示す情報は重要な顧客情報であるので、この情報の漏洩を防止する必要がある。

また近年のデータ処理装置は、インターネット等の広域的な通信ネットワークに接続されており、この通信ネットワークを介して電子メールを送受信することでデータを外部と送受信するインターネットファクシミリの機能を有するものがある。このようなデータ処理装置は、電子メールの送受信に関する処理を行うサーバ装置に接続されており、サーバ装置が自身を認証するための情報等のサーバ装置を介してデータ処理を行うために必要な情報を設定情報として記憶している。また、サーバ装置の機能を有するデータ処理装置も使用されており、このようなデータ処理装置は、通信ネットワークを介して外部の装置とデータを送受信するために必要な情報を設定情報として記憶している。サーバ装置を介したデータ処理に必要な情報、及びサーバ装置として機能するために必要な情報を一のデータ処理装置から他のデータ処理装置へ送信した場合は、送信先のデータ処理装置が情報を利用できるとは限らず、また送信元のデータ処理装置の情報セキュリティが低下するという問題がある。

本発明は、斯かる事情に鑑みてなされたものであって、その目的とするところは、他のデータ処理装置へ設定情報を送信する際に機密情報の漏洩を防止することができるデータ処理装置を提供することにある。

また本発明の他の目的とするところは、情報セキュリティを低下させずに、送信先にとって有用な設定情報を送信することができるデータ処理装置を提供することにある。

更に本発明の他の目的とするところは、重要な顧客情報であるデータの送信先を示す情報の漏洩を防止することができるデータ処理装置を提供することにある。

本発明に係るデータ処理装置は、他の装置と通信可能に接続されており、データの処理を行う処理手段と、該処理手段によるデータ処理に必要な設定情報を記憶する記憶手段とを備えるデータ処理装置において、前記設定情報は、機密情報を含んでおり、他の装置から、該他の装置がデータを保護する機能の有無を示す情報又は前記他の装置がデータを保護する強度を示す情報を含む機能情報を受信する受信手段と、該受信手段が受信した機能情報に基づいて、前記記憶手段が記憶している前記設定情報を前記他の装置へ送信することを許可するか否かを判定する判定手段と、該判定手段が送信を許可した場合に、前記記憶手段が記憶している前記設定情報を前記他の装置へ送信する送信手段とを備えることを特徴とする。

本発明においては、データの処理を行うデータ処理装置は、設定を示す設定情報等のデータの処理に必要な情報を他の装置へ送信可能であり、送信先の装置でのデータ保護機能の有無又はデータ保護機能の強度を示す情報を含む機能情報を受信し、受信した機能情報の内容に応じて情報の送信を許可するか否かを判定する。

本発明に係るデータ処理装置は、前記受信手段が受信する前記機能情報は、前記他の装置がデータを処理する機能の内容を示す情報を含むことを特徴とする。

また本発明においては、機能情報は、設定情報の送信先となる他の装置がサーバ装置としての機能を有しているか否か等、データを処理する機能の内容を示す情報を含んでいる。

本発明に係るデータ処理装置は、前記受信手段が受信した前記機能情報に基づいて、前記記憶手段が記憶している前記設定情報の内容のうち、前記他の装置へ送信する情報の内容を選択する選択手段を更に備えることを特徴とする。

また本発明においては、情報の送信先となる他の装置から受信した機能情報の内容に応じて、送信する情報の内容を選択する。

本発明に係るデータ処理装置は、前記処理手段は、外部へデータを送信するデータ送信手段を有し、前記設定情報は、前記データ送信手段がデータを送信する送信先を示す送信先情報を含み、前記選択手段は、前記機能情報に基づいて、前記他の装置へ送信する前記送信先情報の内容を選択するように構成してあることを特徴とする。

更に本発明においては、データ処理装置はファクシミリ通信等によってデータを外部へ送信することが可能であり、データの処理に必要な情報はデータの送信先を示す送信先情報を含んでおり、データ処理装置は、情報の送信先となる他の装置から受信した機能情報の内容に応じて、送信する送信先情報の内容を選択する。

本発明にあっては、設定情報等のデータの処理に必要な情報の送信先となる他の装置がデータ保護機能を有していない又はデータ保護機能の強度が小さい場合に情報の送信を許可しないことにより、データ保護機能を有しているが故に機密データを扱えるデータ処理装置の情報が、データ保護機能を有していないか又はデータ保護機能の強度が小さいが故に機密データを扱えない装置へ送信されることを防止することができる。従って、機密データを扱えるデータ処理装置が記憶する情報に含まれている使用者を示す情報、データの暗号化を行う場合の暗号鍵などの機密情報が漏洩することが防止される。

また本発明にあっては、データの処理に必要な情報の送信先となる他の装置がサーバ装置としての機能を有しているか否か等、装置が有する機能に応じて設定情報を送信するか否かを判定するので、送信先にとって有用な情報を送信することができる。

また本発明にあっては、データの処理に必要な情報の送信先となる他の装置が有する機能の内容に応じて、送信する情報の内容を選択するので、送信先にとって有用な情報を送信することができる。特に、サーバ装置としての機能がない装置に対しては、アカウント設定及びネットワーク設定等のサーバ装置が機能するために必要な情報を除いた情報を選択して送信するので、情報のセキュリティの低下を防止することができる。

更に本発明にあっては、データの送信先を示す送信先情報の内容を、データの処理に必要な情報の送信先となる装置でのデータ保護機能の有無又は強度に基づいて選択するので、重要な顧客情報が漏洩することが防止される等、本発明は優れた効果を奏する。

以下本発明をその実施の形態を示す図面に基づき具体的に説明する。
図１は、本発明のデータ処理装置の利用形態を示す模式図である。プリンタ装置及びファクシミリ装置などの機能を有する複数のデータ処理装置１，１，…が、社内ＬＡＮ等の通信ネットワークＮ１に接続されている。通信ネットワークＮ１は、更にインターネット等の広域通信ネットワークＮ２に接続されている。また、データ処理装置１，１，…は公衆回線網Ｎ３に接続されている。

図２は、本発明のデータ処理装置１の内部の機能構成を示す機能ブロック図である。データ処理装置１は、演算を行うＣＰＵ及び演算に伴う一時的な情報を記憶するＲＡＭ等からなる制御部１１を備えている。制御部１１には、データ処理装置１を制御するための制御プログラムを記憶しているＲＯＭ１６、及びデータ処理装置１が行う処理を管理するための管理情報を記憶するメモリである管理部１７が接続されている。また制御部１１には、記録用紙に記録された画像を読み取って画像データを生成する画像読み取り部１２が接続されている。

また制御部１１には、ファクシミリ通信を行うモデム部１５１が接続されており、モデム部１５１は公衆回線網Ｎ３に接続されている。データ処理装置１は、画像読み取り部１２が生成した画像データを、モデム部１５１に接続された公衆回線網Ｎ３を介して他のファクシミリ装置３へファクシミリ通信にて送信することができる。また、制御部１１には、画像データを一時的に記憶する画像メモリ１４２と、画像メモリ１４２が記憶した画像データから画像を形成して記録用紙に記録する画像形成部１４１とが接続されている。データ処理装置１は、画像読み取り部１２が生成した画像データ、又はモデム部１５１がファクシミリ通信にて受信した画像データを画像メモリ１４２に記憶し、画像形成部１４１で画像を形成することができる。このようにして、データ処理装置１は複写装置及びファクシミリ装置として機能する。

また、制御部１１には、通信ネットワークＮ１に接続された通信部１５２が接続されている。通信部１５２は、通信ネットワークＮ１に接続されたパーソナルコンピュータ（ＰＣ）２との間で通信ネットワークＮ１を介して情報を交換する。データ処理装置１は、画像読み取り部１２が生成した画像データを通信部１５２からＰＣ２へ送信することができる。このようにして、データ処理装置１はスキャナ装置として機能する。

また通信部１５２は、電子メールに画像データを添付して送信するなどの方法により、広域通信ネットワークＮ２に接続された情報処理装置又は他のファクシミリ装置との間で、通信ネットワークＮ１及び広域通信ネットワークＮ２を介して画像データを受信することができる。このようにして、データ処理装置１はインターネットファクシミリ装置として機能する。

また制御部１１には、使用者からの操作を受け付ける操作部１３が接続されている。操作部１３は、操作のために必要な情報を表示する液晶パネル等の表示手段と、使用者の操作により制御命令などの情報が入力されるタッチパネル又はテンキー等の入力手段とからなっている。また、制御部１１には、ハードディスク又は光ディスク等からなる記憶部１８が接続されている。記憶部１８は、画像データを記憶する。

管理部１７は、本発明に係る記憶手段であり、データ処理装置１自身の電話番号又はＩＰアドレス、画像データの送信先の電話番号又はＩＰアドレス等、データ処理装置１がファクシミリ通信などの画像データの処理を行うために必要な設定情報を記憶している。

ところで、本発明のデータ処理装置１，１，…の中には、画像データを保護するためのデータ保護機能を有するデータ処理装置１が含まれている。データ保護機能を有するデータ処理装置１は、企業秘密を含む画像データ、又は特定の取引先との取引文書などの機密データが含まれた画像データを扱うためのものであり、暗号化通信、記憶部１８が記憶する画像データの暗号化、処理済みの画像データの無効化、使用者の制限などの処理を行って画像データを保護する。データ保護機能を有するデータ処理装置１が備えるＲＯＭ１６は、制御部プログラムに加えてセキュリティプログラムを記憶しており、このセキュリティプログラムに従って画像データを保護する処理が実行される。データ保護機能を有するデータ処理装置１がデータ処理の際に利用する設定情報は、取引先であるデータの送信先を示す情報、使用者を示す情報、データの暗号化を行う場合の暗号鍵等の機密情報が含まれている。

更に、本発明のデータ処理装置１，１，…の中には、データ処理装置１が広域通信ネットワークＮ２を介したデータの送受信を行うために必要な処理を行うサーバ装置としての機能を有するデータ処理装置１が含まれている。サーバ装置としての機能を有するデータ処理装置１は、電子メールの送受信、通信ネットワークＮ１及び広域通信ネットワークＮ２を介した通信の管理、及びデータ処理装置１，１，…の認証などのサーバ装置が行うべき処理を行う。サーバ装置としての機能を有するデータ処理装置１では、ＲＯＭ１６は、サーバ装置としての機能を実現するためのプログラムを含む制御プログラムを記憶しており、記憶部１８は、サーバ装置として記憶する必要があるデータを記憶する。また管理部１７が記憶する設定情報には、データ処理装置１に接続するためのアカウント等のデータ処理装置１がサーバ装置としての処理を行うために必要な情報が含まれている。

本発明のデータ処理装置１，１，…は、管理部１７が記憶している設定情報を互いに送受信することができる。データ処理装置１は、他のデータ処理装置１から受信した設定情報を記憶部１８に記憶し、互いの設定情報をバックアップする。またデータ処理装置１は、他のデータ処理装置１から受信した設定情報を管理部１７に記憶することで、設定情報を入力することもできる。

図３は、設定情報の内容例を示す概念図である。日付・時刻設定は、データ処理装置１内部の時計の日付・時刻を規定する。給紙トレイ設定は、データ処理装置１が備える給紙トレイが格納可能な記録用紙のサイズ又は向きを規定する。送信先情報は、ファクシミリ通信又はインターネットファクシミリで画像データを送信する際の送信先を示す電話番号又はＩＰアドレス等である。部門管理設定は、データ処理装置１が設置されている事業所内の部門を示す。省エネルギー設定は、どの程度の時間操作が行われない場合に省電力状態に移行するか等の省電力の設定を規定する。操作設定は、操作部１３が有するタッチパネル上のボタンの配置等の操作部１３の設定を規定する。デバイス設定は、データを暗号化する際の暗号鍵の設定、データを無効化する際の無効化の回数などのデータ保護機能に係る設定を規定する。システム管理設定は、データ処理装置１の使用者及び管理者を規定する情報、データ処理装置１へ画像データを送信できるＰＣ２を規定する情報、電話番号又はＩＰアドレス等のデータ処理装置１自身を示す情報など、データ処理装置１の運用・管理に必要な情報を含む。コピー設定は、コピー時の標準サイズ及び濃度などの複写機能の設定を規定する。ファックス／イメージ送信設定は、ファクシミリ通信で画像データの送信に失敗した場合に行うリトライの回数等、画像データの送信に関する設定を規定する。アカウント設定は、サーバ装置としてのデータ処理装置１に接続するためのアカウントを規定している。ネットワーク設定は、電子メールを送受信する他のデータ処理装置１を示す情報、広域通信ネットワークＮ２に接続された他のサーバ装置を示す情報等、データ処理装置１がサーバ装置として機能するために必要な情報を含む。

図４は、本発明のデータ処理装置１が他の装置へ設定情報を送信する処理の手順を示すフローチャートである。データ処理装置１の制御部１１は、ＲＯＭ１６が記憶している制御プログラムに従って以下の処理を実行する。

制御部１１は、他のデータ処理装置１から送信された設定情報の要求を通信部１５２で受信するか又は他のデータ処理装置１への設定情報の送信指示を使用者が操作部１３を操作することによって受け付けることによる、設定情報の要求又は送信指示の受付を監視している（Ｓ１）。設定情報の要求又は送信指示の受付がなかった場合は（Ｓ１：ＮＯ）、制御部１１は、設定情報の要求又は送信指示の受付を続行する。設定情報の要求又は送信指示を通信部１５２又は操作部１３で受け付けた場合は（Ｓ１：ＹＥＳ）、設定情報の要求の送信元のデータ処理装置１、又は設定情報の送信先として指定されたデータ処理装置１へ、このデータ処理装置１が有している機能に関する機能情報の要求を通信部１５２から送信する（Ｓ２）。機能情報の要求を受信したデータ処理装置１は、要求を送信したデータ処理装置１に対して機能情報を送信する。

機能情報は、データ処理装置１がデータ保護機能を有しているか否かを示す情報を含んでいる。データ処理装置１がデータ保護機能を有している場合、機能情報は、データを暗号化する際の暗号化方法、データを無効化する際の無効化の回数など、データ保護機能がデータを保護する強度を示す情報を含んでいる。また機能情報は、データ処理装置１がサーバ装置の機能を有しているか否かを示す情報を含んでいる。

制御部１１は、次に、設定情報の送信先となるデータ処理装置１から送信された機能情報の通信部１５２での受信を監視する（Ｓ３）。機能情報の受信がない場合は（Ｓ３：ＮＯ）、制御部１１は、機能情報の受信の監視を続行する。機能情報を受信した場合は（Ｓ３：ＹＥＳ）、制御部１１は、受信した機能情報の内容に基づいて、設定情報の送信先となるデータ処理装置１がデータ保護機能を有しているか否かを判定する（Ｓ４）。設定情報の送信先となるデータ処理装置１がデータ保護機能を有していないと判定された場合は（Ｓ４：ＮＯ）、制御部１１は、設定情報の送信を禁止することとし、設定情報を送信できないことを示す情報を、機能情報の送信元のデータ処理装置１へ通信部１５２から送信するか又は操作部１３が有する表示手段に表示させることにより出力し（Ｓ５）、処理を終了する。

ステップＳ４で、設定情報の送信先となるデータ処理装置１がデータ保護機能を有していると判定された場合は（Ｓ４：ＹＥＳ）、受信した機能情報の内容に基づいて、設定情報の送信先となるデータ処理装置１がサーバ装置としての機能を有しているか否かを判定する（Ｓ６）。設定情報の送信先となるデータ処理装置１がサーバ装置の機能を有していると判定された場合は（Ｓ６：ＹＥＳ）、制御部１１は、図３に示す如き設定情報の内容の内、アカウント設定及びネットワーク設定等のサーバ装置が機能するために必要な情報を含む設定情報の内容を、送信すべき設定情報の内容として選択する（Ｓ７）。設定情報の送信先となるデータ処理装置１がサーバ装置の機能を有していないと判定された場合は（Ｓ６：ＮＯ）、制御部１１は、サーバ装置が機能するために必要な情報を除いた設定情報の内容を、送信すべき設定情報の内容として選択する（Ｓ８）。送信すべき設定情報には、画像データの送信先を示す送信先情報が含まれている。

ステップＳ７又はステップＳ８が終了した後は、制御部１１は、選択された内容の設定情報を、送信先の他のデータ処理装置１へ送信する（Ｓ９）。このとき、設定情報に含まれる送信先情報も送信される。制御部１１は、次に、どのデータ処理装置１へどのような内容の設定情報を送信したかを示す送信履歴を記憶部１８に記憶させ（Ｓ１０）、処理を終了する。設定情報を受信したデータ処理装置１は、バックアップとして記憶部１８に記憶させるか、又は管理部１７に記憶させて設定情報の入力を行う。

なお前述の処理では、使用者の操作又は他のデータ処理装置１からの要求に応じて設定情報の送信を行っているが、所定の時刻になる等のその他のトリガーに応じて設定情報を送信する処理を行ってもよい。また、データ保護機能の有無に応じて設定情報の送信の許可又は不許可を判定する処理を行っているが、設定情報の送信先となるデータ処理装置１がデータ保護機能を有していない場合でも、保護する必要のない内容の設定情報を選択して送信する処理を行ってもよい。また設定情報の送信先となるデータ保護機能の強度に応じて、設定情報の送信の許可又は不許可を判定してもよく、また送信する設定情報の内容を選択する処理を行ってもよい。例えば、送信先情報を、機密情報を送信する頻度が高い特定の送信先を示す送信先情報と機密情報を送信することがない一般の送信先を示す送信先情報とに分類しておき、データ保護機能の強度が大きいデータ処理装置１へは全ての送信先情報を送信し、データ保護機能の強度が小さい又はデータ保護機能がないデータ処理装置１へは一般の送信先を示す送信先情報のみを送信することとしてもよい。

また、サーバ装置の機能の有無に応じて送信すべき設定情報の内容を選択する処理を行っているが、設定情報の送信先となるデータ処理装置１がファクシミリ機能を有していない場合に送信すべき設定情報の内容から送信先情報を外す等、データ処理装置１のその他の機能の有無に応じて送信すべき設定情報の内容を選択する処理を行ってもよい。

以上詳述した如く、本発明のデータ処理装置１は、データの処理に必要な設定情報を他のデータ処理装置１へ送信可能であり、送信先となるデータ処理装置１のデータ保護機能の有無又はデータ保護機能の強度に応じて設定情報の送信を許可するか否かを判定する。設定情報の送信先となるデータ処理装置１がデータ保護機能を有していない又はデータ保護機能の強度が小さい場合に設定情報の送信を許可しないことにより、データ保護機能を有しているが故に機密データを扱えるデータ処理装置１の設定情報が、データ保護機能を有していないか又はデータ保護機能の強度が小さいが故に機密データを扱えないデータ処理装置１へ送信されることを防止することができる。従って、機密データを扱うデータ処理装置１が記憶する設定情報に含まれている使用者を示す情報又はデータの暗号化を行う場合の暗号鍵などの機密情報が漏洩することが防止される。特に、ファクシミリ通信等による画像データの送信先を示す送信先情報の送信を、送信先のデータ処理装置１でのデータ保護機能の有無又は強度に基づいて制限することにより、重要な顧客情報が漏洩することが防止される。

また本発明のデータ処理装置１は、設定情報の送信先となるデータ処理装置１が有する機能の内容に応じて、送信する設定情報の内容を選択するので、送信先にとって有用な設定情報を送信することができる。特に、サーバ装置としての機能がないデータ処理装置１に対しては、アカウント設定及びネットワーク設定等のサーバ装置が機能するために必要な情報を除いた設定情報を選択して送信するので、情報のセキュリティの低下を防止することができる。

なお、本実施の形態においては、データ処理装置１が他のデータ処理装置１に対して設定情報を送信する形態を示したが、これに限るものではなく、設定情報をバックアップするサーバ装置に対して設定情報を送信する形態であってもよい。

なお、本実施の形態においては、データ処理装置１は、複写装置、ファクシミリ装置及びプリンタ装置などの複数の機能を備えた複合機であるとしたが、これに限るものではなく、ファクシミリ装置、複写装置、及びプリンタ装置などの単体の機能を有する装置であってもよい。また本実施の形態においては、本発明のデータ処理装置として画像データを処理する画像処理装置を示したが、これに限るものではなく、テキストデータ等の画像データ以外のデータを処理する形態であってもよい。

本発明のデータ処理の利用形態を示す模式図である。 本発明のデータ処理装置の内部の機能構成を示す機能ブロック図である。 設定情報の内容例を示す概念図である。 本発明のデータ処理装置が他の装置へ設定情報を送信する処理の手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１ データ処理装置
１１ 制御部
１５１ モデム部
１５２ 通信部
１６ ＲＯＭ
１７ 管理部
Ｎ１ 通信ネットワーク
Ｎ２ 広域通信ネットワーク

Claims (4)

1. 他の装置と通信可能に接続されており、データの処理を行う処理手段と、該処理手段によるデータ処理に必要な設定情報を記憶する記憶手段とを備えるデータ処理装置において、
   前記設定情報は、機密情報を含んでおり、
   他の装置から、該他の装置がデータを保護する機能の有無を示す情報又は前記他の装置がデータを保護する強度を示す情報を含む機能情報を受信する受信手段と、
   該受信手段が受信した機能情報に基づいて、前記記憶手段が記憶している前記設定情報を前記他の装置へ送信することを許可するか否かを判定する判定手段と、
   該判定手段が送信を許可した場合に、前記記憶手段が記憶している前記設定情報を前記他の装置へ送信する送信手段と
   を備えることを特徴とするデータ処理装置。
2. 前記受信手段が受信する前記機能情報は、前記他の装置がデータを処理する機能の内容を示す情報を含むことを特徴とする請求項１に記載のデータ処理装置。
3. 前記受信手段が受信した前記機能情報に基づいて、前記記憶手段が記憶している前記設定情報の内容のうち、前記他の装置へ送信する情報の内容を選択する選択手段を更に備えることを特徴とする請求項１又は２に記載のデータ処理装置。
4. 前記処理手段は、外部へデータを送信するデータ送信手段を有し、
   前記設定情報は、前記データ送信手段がデータを送信する送信先を示す送信先情報を含み、
   前記選択手段は、前記機能情報に基づいて、前記他の装置へ送信する前記送信先情報の内容を選択するように構成してあること
   を特徴とする請求項３に記載のデータ処理装置。

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