JP2007316739A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】従来の複合機（ＭＦＰ）では、いわゆるセキュリティプリント処理をさせるためにはその都度、設定を行なう必要があった。また、セキュリティプリント処理の設定はプリンタドライバによって行なわれていた。
【解決手段】予め外部のＰＣ２からセキュリティプリントの設定状態と「パスコード」とを受信してＰＣ２のＩＰアドレスと対応付けて記憶しておく。そして、ＰＣ２からプリント処理の指示を受信した場合に、そのＰＣ２に対応付けて記憶しているセキュリティプリントの設定状態を判断する。セキュリティプリントが必要である場合は、「パスコード」の入力を要求し、予め受信している「パスコード」と一致する「パスコード」が入力された場合にのみプリント処理を実行する。従って、ＰＣ２からプリント処理を指示する都度、セキュリティプリントの設定を行なう必要がなくなる。
【選択図】図２

Description

本発明は文書管理装置、具体的には、多数の文書ファイルを蓄積しており、これらの文書ファイルを外部装置としてのパーソナルコンピュータから閲覧したり、ダウンロードしたり、プリント処理したりすることが可能ないわゆるファイルサーバと称される文書管理装置に関する。

近年、画像処理装置として、用紙にハードコピーされた画像を走査して画像データを取り込み、取り込んだ画像データに基づく画像を形成して出力する複写機能，取り込んだ画像データを外部装置へ送信する送信機能，ファクシミリ通信を用いて他のファクシミリ装置との間でデータを送受信するファクシミリ機能，及び通信線等を介して外部装置から取得したデータを出力するプリンタ機能等、複数の機能を搭載したデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function Printerという）が普及している。このようなＭＦＰは、取り込んだ画像データ及び外部装置から取得した画像データ等を記憶するハードディスク等の不揮発性の大容量の記憶手段を備えることにより、各機能の処理を並行して行なうことが可能に構成されている。

また、ＭＦＰにおいては、上述したように、取り込んだ画像データ及び外部装置から取得した画像データ等を記憶手段に記憶させておき、記憶させてあるデータを必要に応じて記憶手段から読み出して用紙へプリント処理したり、外部に接続されたコンピュータ等の装置へ送信したりする構成を採ることにより、画像データのファイルサーバ、即ち文書管理装置としての機能を有するものもある。このようなファイルサーバとしての機能を有するＭＦＰを用いることにより、ユーザは、一度出力処理を行なった画像データを再利用することが可能になるので、文書または画像を必要に応じて即座に出力させることができると共に、文書または画像を複数のユーザで共用することが可能になる。

ところで、上述したようなファイルサーバ機能を有するＭＦＰでは接続されている種々の装置、たとえばパーソナルコンピュータ、ファクシミリ送信等から送られてきた大量の情報がその内部に蓄積されているので、セキュリティ対策が重要になる。ＭＦＰの内部に蓄積されている情報そのものが電子的に盗まれることを防止する必要があることは勿論であるが、プリント処理した後の印刷物が不用意に第三者の目に触れたり、持ち去られたりすることも防止する必要がある。

このような事情から、従来、ＭＦＰのみならず一般的なプリンタ、ファクシミリ装置等においても、プリント処理された後の印刷物に関する種々のセキュリティ対策が講じられている。たとえば特許文献１には、デジタル複写機において、クライアントコンピュータから送信された画像データを印刷する際に、クライアントコンピュータから入力されたパスワードと、デジタル複写機に直接入力されたパスワードとが一致した場合にのみ、クライアントコンピュータから送信された画像データを印刷する発明が開示されている。また特許文献２には、プリンタ装置において、上位装置から受信したパスワード等が付加された印字データを、プリンタ装置に直接入力されたパスワード等が上位装置から受信したパスワード等と一致した場合にのみ印字する発明が開示されている。

上述のような特許文献１及び２に開示されている発明では、ユーザは自身が操作するクライアントコンピュータ又は上位装置にパスワード等を入力した上でデジタル複写機又はプリンタ装置が設置されている場所へ出向いて直接パスワード等を入力する必要がある。従って、ユーザの目の前で印刷物がプリント処理されることになるので、印刷物が第三者
の目に触れたり、持ち去られたりする虞がない。
特開２００５−１４９３２４号公報 特開２００５−１０４１６０号公報

しかし、上述した特許文献１及び２に開示されている発明は、いずれも、クライアントコンピュータ又は上位装置からプリント処理すべき画像データを送信すると共に、その際にパスワード等を設定することによりセキュリティを図るように構成されている。従って、たとえばＭＦＰの内部に予め蓄積されている情報をプリント処理するような場合には適用できない。

また、引用文献１及び２に記載されている発明のように、画像データをクライアントコンピュータ又は上位装置から送信してプリント処理させる場合には、パスワードの設定等のようなセキュリティの設定は一般的にはプリンタドライバで行なわれるが、この場合にはプリンタドライバがそのような機能を有している必要がある。更に、プリンタドライバを使用せずに画像データのみが送信される場合もあり得る。

また更に、従来のこの種の装置では、ユーザがプリント処理を行なわせる都度、セキュリティ機能を有効にするか否かを設定する必要があった。このため、事業所、役所等では、基本的には全ての印刷文書にセキュリティを設定することが望ましいが、必要の都度、セキュリティ機能を設定する操作を行なうことは煩わしいことであった。

本発明は以上のような事情に鑑みてなされたものであり、個々の印刷文書のプリント処理時に個別にセキュリティの設定を行なう煩わしさを解消すると共に、ＭＦＰの内部に既に蓄積されている情報を印刷文書としてプリント処理させるような場合にもセキュリティの設定を行ない得るようにした文書管理装置の提供を主たる目的とする。

本発明に係る文書管理装置の第１発明は、外部装置からの要求に応じて画像データのファイルを記憶させることが可能なファイル記憶手段と、外部装置から与えられる指示に応じて、前記ファイル記憶手段に記憶されているファイルの画像データ又は前記外部装置から送信されたファイルの画像データをプリント処理するプリント手段と、外部からの操作を受け付ける操作手段とを備えた文書管理装置において、外部装置から予め送信されたパスワードと、画像データをプリント処理する際の前記パスワードの入力の要否を示す情報と、前記外部装置を特定する情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、画像データをプリント処理するプリント処理指示を受信した場合に、プリント処理指示を送信した外部装置を特定する情報に対応付けられて前記記憶手段に記憶されているパスワードの入力の要否を示す情報を判断する判断手段と、該判断手段がパスワードの入力を必要とする旨を示す情報が記憶されていると判断した場合は、パスワードの入力を要求する画面を表示する表示手段と、前記操作手段が前記記憶手段に記憶されているパスワードと一致するパスワードの入力を受け付けた場合に、前記受信したプリント処理指示に従って前記プリント手段にプリント処理を実行させる制御手段とを備えたことを特徴とする。

このような本発明の文書管理装置の第１発明では、外部装置から予め送信されたパスワードと、画像データをプリント処理する際にパスワードの入力の要否を示す情報とが前記外部装置を特定する情報とを対応付けて記憶されているので、外部装置からプリント処理指示を受信した場合に、プリント処理指示を送信した外部装置から先に受信している情報がパスワードの入力が必要である旨を示している場合は、記憶されているパスワードと一致するパスワードの入力を受け付けた場合にのみ、受信したプリント処理指示に従ったプ
リント処理が実行される。

また本発明に係る文書管理装置の第２発明は上記の第１発明において、前記パスワードと、前記パスワードの入力の要否を示す情報とを入力するための画面をウェブページとして前記外部装置へ送信するように構成されていることを特徴とする。

このような本発明の文書管理装置の第２発明では上記の第１発明において、外部装置から文書管理装置へ送信される必要な設定が外部装置側に表示されるウェブページ上で行なわれる。

更に本発明に係る文書管理装置の第３発明は上記の第２発明において、前記ウェブページは、前記パスワードの入力を必要とするように設定されている場合に、前記パスワードの入力を不要とする設定の入力が可能に構成されていることを特徴とする。

このような本発明の文書管理装置の第３発明では上記の第２発明において、パスワードの入力を必要とするように設定されている場合にも、それを解除する設定が外部装置側に表示されるウェブページ上で行なわれる。

本発明に係る文書管理装置の第１発明によれば、外部装置からプリント処理を指示した場合のパスワードの入力の要否を予め外部装置から設定しておくことができる。そして、その外部装置からプリント処理が指示された場合には、その都度、パスワードの入力の要否を設定せずとも、常時事前の設定通りに処理される。従って、従来はプリント処理の設定の都度、必要であったパスワードの要否の設定を行なう必要がなくなる。また、外部装置からプリントデータを送信してプリント処理させる場合には、パスワードの要否の設定が可能なプリンタドライバを使用する必要がなくなる。更に、画像データのみを送信してプリント処理を行なわせる場合にも、事前の設定通りに処理される。このように本発明に係る文書管理装置は種々の優れた効果を奏する。

また本発明に係る文書管理装置の第２発明によれば上記の第１発明において、必要な設定を外部装置側に表示されるウェブページ上で行なうことが可能であるので、直接接続している外部装置のみならず、インターネットを介して接続可能な外部装置からも上述同様の効果を得られる。

更に、本発明に係る文書管理装置の第３発明によれば前記の第２発明において、パスワードの入力を必要とする設定を解除する場合も、外部装置側に表示されるウェブページ上で行なうことが可能であるので、必要に応じて容易にパスワードの入力を必要とする設定を解除することが可能になる。

以下に、本発明に係る文書管理装置をデジタル複合機（以下、ＭＦＰ：Multi Function
Printerという）に適用した場合の実施の形態を示す図面に基づいて詳述する。図１は本発明に係る文書管理装置をＭＦＰに適用した場合のネットワーク構成例を示す模式図であり、図中１は本発明の文書管理装置としてのＭＦＰを示している。

ＭＦＰ１は、ＬＡＮ（Local Area Network）を介して外部装置（クライアントコンピュータ）としての複数のパーソナルコンピュータ（以下、ＰＣという）２，２と接続されている。また、ＭＦＰ１は、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４とも接続されている。なお、ＬＡＮには図示されている他にも多数のＰＣが接続されており、公衆電話交換網ＰＳＴＮには図示されている他にも多数のＭＦＰ及びファ
クシミリ装置が接続されていることは言うまでもない。更に、ＭＦＰ１はＬＡＮを介してインターネットＩＮとも接続している。インターネットＩＮには種々の端末装置、たとえばＰＣ，インターネットファクシミリ装置，携帯電話機，ＰＤＡ等が接続可能であることはいうまでもない。従って、ＭＦＰ１は、ＬＡＮを介して複数のＰＣ２，２と、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して他の多数のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４と、更にインターネットＩＮを介して種々の端末装置と通信可能である。

なお、図１において、参照符号１Ａは後述する読取部１５により原稿の画像を読み取る際に原稿が載置されるＡＤＦ等の原稿載置台を示している。また、参照符号１Ｐは後述する操作部１８及び表示部１９を一体化した操作パネルを示している。

図２は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１の内部構成例を示すブロック図である。ＭＦＰ１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit)又はＭＰＵ（Micro Processor Unit）等で構成された制御部１０を備えている。制御部１０は、バスを介して、ＲＯＭ１１、ＲＡＭ１２、ＮＣＵ（Network Control Unit）１３、モデム１４、読取部１５、画像メモリ１６、プリント部１７、操作部１８、表示部１９、ＬＡＮに接続するためのＬＡＮインタフェース２０、蓄積部２１、画像データの符号化／復号化処理を行なうコーデック（ＣＯＤＥＣ）２２等と接続されている。

制御部１０は、上述したようなハードウェア各部を制御すると共に、ＲＯＭ１１に予め格納されている制御プログラムに従って、種々のソフトウェア的機能を実現する。ＲＯＭ１１に格納されている制御プログラムとしては、ＭＦＰ１としての一般的な動作に必要な種々のプログラム，及びＬＡＮインターフェイス２０を介してＰＣ２とデータ通信を行なうためのプログラム，モデム１４を介して外部のＭＦＰ３，ファクシミリ装置４との間でファクシミリ通信を行なうためのファクシミリ通信プログラム等が含まれる他、本発明の文書管理装置としての動作に必要なプログラムも含まれる。また、ＲＡＭ１２は、ＳＲＡＭ又はフラッシュメモリ等で構成されており、制御部１０による制御プログラムの実行時に発生するデータを一時的に記憶する。

モデム１４は、ファクシミリ通信が可能なファックスモデムで構成されており、ＮＣＵ１３とも直接的に接続されている。ＮＣＵ１３は、公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続されており、必要に応じてモデム１４を公衆電話交換網ＰＳＴＮと接続し、公衆電話交換網ＰＳＴＮを介して外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４との間でのファクシミリ通信を可能としている。

読取部１５は、ＣＣＤ(Charge Coupled Device) を利用したスキャナで構成されており、図１に参照符号１Ａで示されている原稿載置台に載置された原稿を読み取ることにより画像データを取得し、取得した画像データを画像メモリ１６に記憶させる。画像メモリ１６は、ＤＲＡＭにより構成されており、モデム１４及びＮＣＵ１３を介したファクシミリ通信により受信した画像データ、及び読取部１５により読み取った画像データを一時的に記憶する。

プリント部１７は、例えば電子写真方式のプリンタ装置であって、画像メモリ１６に記憶させてある画像データを、Ａ３縦，Ｂ４縦，Ａ４縦，Ｂ５横及びＡ５横等の各サイズの用紙又はＯＨＰ(Over Head Projector) シート等から最適なサイズのものを選択してハードコピーすることによりプリント処理する。

操作部１８は、ＭＦＰ１を直接操作するために、たとえばＭＦＰ１の原稿載置台１Ａに載置された原稿を直接ファクシミリ送信したりするような場合に必要なテンキー、短縮ダイヤルキー及び各種のファンクションキー等を備えた操作パネルとして構成されている。
表示部１９は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）等の表示装置であり、ＭＦＰ１の動作状態、操作部１８から入力された文字、ユーザに通知すべき情報等の表示を行なう。なお、表示部１９をいわゆるタッチパネル方式の操作部とすることにより、操作部１８の全体、又は一部の機能を表示部１９で兼用するように構成することが出来る。なお、図１には操作部１８及び表示部１９が一体化された操作パネル１Ｐが示されている。

上述した構成により、ＭＦＰ１は、原稿載置台１Ａにユーザが載置した原稿を読取部１５により読み取って得られた画像データを画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２によってファクシミリ画像データに符号化してＮＣＵ１３及びモデム１４を介して公衆電話回線網ＰＳＴＮに接続されている他のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４へ送信し、また、外部のＭＦＰ３及びファクシミリ装置４がファクシミリ通信にて送信したファクシミリ画像データを公衆電話回線網ＰＳＴＮを介して受信し、画像メモリ１６に一旦記憶した後、コーデック２２により通常の画像データ、たとえばビットマップ，ＭＰＥＧ，ＴＩＦＦ等の形式に復号するファクシミリ装置として機能する。

また、ＭＦＰ１は、原稿載置台１Ａに載置された原稿を読取部１５により読み取って得られた画像データをプリント部１７で用紙にハードコピーすることにより複写する複写装置としても機能し、更にＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２，２から受信したデータに基づく画像をプリント部１７で用紙にハードコピーしてプリントするネットワークプリンタとしても機能する。更に、ＭＦＰ１は、読取部１５により原稿を読み取って得られた画像データをＬＡＮインタフェース２０を介してＬＡＮに接続されているＰＣ２，２へ送信するネットワークスキャナとしても機能する。

ところで、ＭＦＰ１は、不揮発性で大記憶容量の記憶手段としてハードディスク又はフラッシュメモリ等からなる蓄積部２１を備えている。蓄積部２１にはファイルデータベース（ＤＢ）２１ａが適宜の領域に設定されている。このファイルＤＢ２１ａには上述したようなファクシミリ通信により外部から受信した画像データ、読取部１５により原稿から読み取った画像データ、及びＬＡＮを介して外部のＰＣ２，２から受信した画像データが画像ファイルとして適宜登録されている。また、ＭＦＰ１は、上述したように、各種の画像データをユーザが再利用できるように画像ファイルとして蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに蓄積させておくことにより、画像データのファイルサーバとしても機能する。

ＭＦＰ１はまた、蓄積部２１にウェブサーバ装置としての動作に必要な制御プログラムであるウェブサーバプログラム２１ｂ，上述したような各機能により取得した画像ファイルへのリンクを設定した複数のウェブページ、ＭＦＰ１をＰＣ２等の外部装置から操作するためのウェブページ等の種々のウェブページ２１ｃを記憶させている。これにより、ＭＦＰ１は、蓄積部２１のファイルＤＢ２１ａに登録されている画像ファイルをウェブページ２１ｃ上からＰＣ２，２に提供するウェブサーバ装置としても動作すると共に、ＰＣ２等の外部装置に表示されたウェブページ上に入力された種々の指示に応じてプリント処理を行なうネットワークプリンタとしても動作する。

更に、蓄積部２１の適宜の領域にはファイル情報データベース（ＤＢ）２１ｄが設定されている。ファイル情報ＤＢ２１ｄは、ファイルＤＢ２１ａに登録されている文書ファイルのリンク関係に関する情報のデータベースである。具体的には、ファイルＤＢ２１ａにはページ単位の画像データが登録されており、それぞれがいずれの文書ファイルの何ページ目であるかを特定したリンクが設定されている。またファイル情報ＤＢ２１ｄにはそれぞれの文書ファイルがいずれのユーザ用の文書ファイルであるか等の情報も記憶されている。

従って、たとえばＰＣ２からログインが行なわれてユーザが特定されると、そのユーザ
用の文書ファイルのリスト（各文書ファイルを特定する情報、たとえば文書名等のリスト）がログインしたＰＣ２へウェブページの画面として送信されてＰＣ２側で表示される。このリスト上でＰＣ２のユーザがある文書名を指定すると、指定された文書ファイルを特定する情報がＰＣ２からＭＦＰ１へ送信される。ＭＦＰ１では受信した文書名がファイル情報ＤＢ２１ｄに与えられ、ファイル情報ＤＢ２１ｄは与えられた文書ファイルを特定する情報にリンクされているページ単位の画像データをページ順にファイルＤＢ２１ａから読み出す。これにより、指定された文書ファイルの各ページの画像データをその文書ファイルを指定したＰＣ２へウェブページとして送信したり、プリント部１７でプリント処理したりすることが可能になる。

図３は本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１の操作部１８及び表示部１９の外観の構成例、より具体的には両者を一体化させた操作パネル１Ｐの外観の構成例を示す模式図である。

操作パネル１Ｐは操作部１８の中央部分に、操作部１８の一部として機能するタッチパネル方式の表示部１９を併設して構成されている。左側には、上側から順に、「コピー」キー１０１、「ファックス」キー１０２、「読み込み」キー１０３が配設されている。なお、操作部１８は指示受付手段として機能し、表示部１９は表示手段として機能する。

「コピー」キー１０１は、詳細は後述するが、原稿載置台１Ａにユーザが載置した原稿を読取部１５により読み取らせる指示を与えるキーである。

「ファックス」キー１０２は、原稿載置台１Ａにユーザが載置した原稿を読取部１５により読み取らせてファクシミリ送信させるためのキーである。

「読み込み」キー１０３は、新たな文書ファイルとしてファイルＤＢ２１ａに登録するために原稿載置台１Ａに載置されている原稿を読取部１５に読み取らせる指示を与えるキーである。

操作部１８の右側には、テンキー１０５、短縮キー１０６、「停止」キー１０７、「リセット」キー１０８、「スタート」キー１０９等が配設されている。

テンキー１０５は基本的にはファクシミリ送信の際の送信先のファクシミリ番号（電話番号）を入力するために使用される。しかしその他に、印刷部数の指定、印刷ページの指定等のような、数字を入力する必要がある場合にもテンキー１０５が使用される。更にテンキー１０５の各数字キーはアルファベットを入力するための文字キーも兼ねており、ユーザがパスコード、ＩＤ等のようなセキュリティに関係する情報を入力するためにも使用される。

短縮キー１０６は、ファクシミリ送信の送信先のファクシミリ番号が予め任意の２桁の数字で登録されているキーである。具体的には、ユーザがテンキー１０５を操作してファクシミリ番号を入力した上で、「０１」〜「１６」までのいずれかの短縮キーをたとえば所定時間押し続ける等の操作により、テンキー１０５の操作で入力されたファクシミリ番号が短縮キー１０６のいずれかのキーに登録される。

「停止」キー１０７は何らかの処理の実行中にその処理を停止させるためのキーである。たとえば、読取部１５による原稿の読み取りを開始した後に途中で停止させたいような場合にこの「停止」キー１０７をユーザが操作すると、その時点で読取部１５による原稿の読み取りが停止される。

「リセット」キー１０８は、ユーザが種々の設定、入力をリセットしたり、または取り消したりする場合に使用される。たとえば、ユーザがテンキー１０５を操作して入力したファクシミリ番号が誤りであったような場合に、入力済みのファクシミリ番号を取り消すような場合に使用される。

「スタート」キー１０９は種々の処理の開始を指示するためのキーである。たとえば、ユーザが「ファックス」キー１０２を操作し、原稿載置台１Ａに原稿を載置し、テンキー１０５又は短縮キー１０６の操作により送信先を入力した後、「スタート」キー１０９を操作することにより、原稿が読取部１５により読み取られてファクシミリ送信される。

次に、本発明に係る文書管理装置であるＭＦＰ１の動作例について説明する。但し、以下に説明する動作例は、ＭＦＰ１にＬＡＮ接続されているＰＣ２からＭＦＰ１に文書ファイルをプリント処理させるための動作例であり、ＰＣ２のディスプレイに表示されるＨＴＭＬ画面から操作される。但し、以下の説明においてはＰＣ２からＭＦＰ１にプリント処理を行なわせる場合について説明するが、ＰＣ２に限らず、他の外部装置、たとえばインターネットＩＮに接続可能な携帯電話機、ＰＤＡ等の装置からＭＦＰ１にプリント処理を行なわせることも勿論可能である。

まず、ＰＣ２からＭＦＰ１に対してセキュリティプリントのオン／オフの設定を行なっておく必要がある。ここで、セキュリティプリントとは、ＭＦＰ１の操作パネル１Ｐにユーザがパスワード等を直接入力した場合にのみ、ＭＦＰ１が文書ファイルをプリント処理する機能である。

本発明に係る文書管理装置であるＭＦＰ１では、各１回のプリント処理を行なう際にその都度、セキュリティプリントの設定が行なわれるのではなく、プリント処理とは別に各外部装置において予めセキュリティプリントのオン／オフの設定を行なっておくことが可能に構成されている。従って、各外部装置からＭＦＰ１に対してプリント処理を実行させる場合には予め設定されているセキュリティプリントのオン／オフの状態が自動的に適用される。換言すれば、本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１においては、ある外部装置からのプリント処理に際しては、その都度設定を行なわずとも、その外部装置から予め設定されているセキュリティプリントのオン／オフの状態が常時適用される。

図４はＰＣ２からＭＦＰ１に対してセキュリティプリントの設定を行なう際のＭＦＰ１による処理手順を示すフローチャートである。なお、図４のフローチャートに示す処理手順は、制御部１０がＲＯＭ１１に記憶されている制御プログラムに従って実行することにより実現される。

ＭＦＰ１の制御部１０はＰＣ２からのログインを待機しており、ログインによりセキュリティプリント設定用のウェブページが要求された場合は（ステップＳ１１でＹＥＳ）、要求されたウェブページ２１ｃを蓄積部２１から読み出してＰＣ２に提供（送信）する（ステップＳ１３）。なお、ＰＣ２から他の処理を要求するアクセスがあった場合には（ステップＳ１１でＮＯ）、制御部１０は要求された他の処理を実行する（ステップＳ１２）。

制御部１０はＰＣ２から要求されたセキュリティプリント設定用のウェブページを送信した後、ＰＣ２からの回答を受信するまで待機する（ステップＳ１４でＮＯ）。図５はＰＣ２側で表示されるセキュリティプリント設定用のウェブページの画面の模式図である。この画面は、セキュリティプリントをオンに設定するか、またはオフに設定するかを選択可能なラジオボタン方式の設定領域と、「ユーザ名」及び「パスコード」をユーザ自身が
入力するための領域とを有する。

このようなＰＣ２側に表示される画面上でユーザが必要な入力を行なった後、「設定完了」ボタンを操作（たとえばマウスでクリック）すると、入力された情報がＨＴＭＬプロトコルのポストメソッドによるデータ（ポストデータ:Post Data) としてＰＣ２からＭＦＰ１へ送信される。そして、ＭＦＰ１がＰＣ２から上述のような回答を受信した場合（ステップＳ１４でＹＥＳ）、制御部１０は受信したポストデータからＰＣ２のユーザ自身が入力した「ユーザ名」、「パスコード」及び「セキュリティプリントのオン／オフ」のデータ、及びＰＣ２から自動的に送信されたＰＣ２自身の「ＩＰアドレス」を適宜の記憶手段、たとえばファイル情報ＤＢ２１ｄに一時記憶する（ステップＳ１５）。

なお、ＭＦＰ１がＰＣ２から受信する「ユーザ名」はＰＣ２を使用しているユーザの名前であるが必ずしも本名である必要は無く、ニックネーム等でもよい。「パスコード」は「ユーザ名」に対応してユーザ自身が入力した認証用のパスワードである。ＰＣ２の「ＩＰアドレス」はＰＣ２に付与されているＩＰアドレスであり、ＰＣ２を特定するための情報である。「セキュリティプリントのオン／オフ」はユーザがＰＣ２のディスプレイに表示されたセキュリティプリント設定用のウェブページ上で「セキュリティプリント」の機能をオンに設定したか、オフに設定したかを示す情報である。

「セキュリティプリント」の機能をＰＣ２のユーザがＰＣ２のディスプレイに表示されたセキュリティプリント設定用のウェブページ上でオンに設定することにより、そのＰＣ２からＭＦＰ１に対して文書ファイルのプリント処理が要求された場合は、ＭＦＰ１は後述するように、必ずセキュリティプリントを実行する。なお、ＰＣ２のユーザが上述同様にしてＰＣ２のディスプレイにセキュリティプリント設定用のウェブページを表示させ、「セキュリティプリント」の機能をオフに設定すれば、それまでオンに設定されていた「セキュリティプリント」の機能がオフにされる。この場合には、そのＰＣ２からＭＦＰ１に対して文書ファイルのプリント処理が要求された場合は、ＭＦＰ１は必ず通常の、即ちセキュリティ対策が考慮されていないプリント処理を実行する。

図６及び図７は外部装置であるＰＣ２からプリント処理が要求された場合の本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰ１の動作を示すフローチャートである。なお、図６及び図７のフローチャートに示す処理手順は、制御部１０がＲＯＭ１１に記憶されている制御プログラムに従って実行することにより実現される。

ＭＦＰ１の制御部１０はＰＣ２からのログインを待機しており、ログインが行なわれてプリント処理用のウェブページが要求された場合は（ステップＳ２１でＹＥＳ）、ログインしたユーザ用のプリント処理のためのウェブページ２１ｃを蓄積部２１から読み出してＰＣ２に提供（送信）する（ステップＳ２３）。なお、ＰＣ２からＭＦＰ１へのログインに際しては通常は「ユーザ名」とログイン用のパスワードとを入力する必要があるので、ＭＦＰ１側ではログインしたユーザを特定することが可能である。但し、ＰＣ２から他の処理が要求された場合は（ステップＳ２１でＮＯ）、制御部１０は要求された他の処理を実行する（ステップＳ２２）。

図８はＰＣ２側で表示されるプリント処理用の画面を示す模式図である。この画面では、ＭＦＰ１に保存されている文書を指定するか、またはＰＣ２側に存在する文書をＭＦＰ１へ送信してプリント処理するかのいずれかを選択することが可能なラジオボタン方式の設定領域と、ＰＣ２側に存在する文書をＭＦＰ１へ送信してプリント処理する場合にその文書が存在するＰＣ２内の場所（デスクトップ, マイドキュメント, 3.5インチＦＤドライブ等）を選択するためのウィンドウが表示される。

ユーザがＭＦＰ１に保存されている文書を指定することを選択して「次」ボタンを操作した場合は、ＰＣ２からＭＦＰ１へそのユーザ用の文書リストを要求する回答が送信される。一方、ユーザがＰＣ２側に存在する文書をプリント処理させることを選択して「次」ボタンを操作した場合はＰＣ２からＭＦＰ１へ文書ファイルのデータとそれをプリント処理させる指示とがＭＦＰ１へ送信される。

制御部１０はログインしたユーザ用のプリント処理のためのウェブページをＰＣ２へ送信した後、ＰＣ２からの回答を受信するまで待機する。なお、この回答はＨＴＭＬプロトコルのポストメソッドによるデータ（ポストデータ:Post Data) によりＰＣ２から送信される（以下、同様）。

この場合のＰＣ２からの回答は上述したように、ログインしたユーザ用の文書リストを要求する回答であるか、又は文書データ及びそのプリント処理を指示する回答になる。文書データ及びそのプリント処理を指示する回答を受信した場合、即ちプリント処理すべきデータがＰＣ２から送信されてきた場合（ステップＳ２４でＮＯ、Ｓ２５でＹＥＳ）、制御部１０は受信した文書ファイルのデータをたとえばファイルＤＢ２１ａ等の適宜の記憶手段に一時記憶し（ステップＳ２６）、後述するステップＳ３０へ処理を進める。

一方、文書リストが要求された場合（ステップＳ２４でＹＥＳ）、制御部１０はログインしたユーザ用の文書リスト、即ち「ユーザ名」に対応してファイルＤＢ２１ａに蓄積されている文書（文書ファイル）のリスト（文書リスト）から文書を選択するためのウェブページをＰＣ２に提供する（ステップＳ２７）。この後、回答を受信するまで待機状態になる（ステップＳ２８でＮＯ）。この場合の回答はプリント処理すべき文書（文書ファイル）を指定する回答である。

なお、ユーザ用の文書リストとはたとえば、あるユーザ自身がＭＦＰ１のファイルＤＢ２１ａにそのユーザ用のＰＣ２から送信して保存させてある文書、外部からたとえばファクシミリ通信又は電子メール通信によりそのユーザ宛に着信した文書、他のユーザがそれぞれのＰＣ２等の外部装置からそのユーザ宛に送信した文書等を含む。即ち、ファイルＤＢ２１ａに保存されている多数の文書それぞれがいずれのユーザ用の文書であるかの情報をファイル情報ＤＢ２１ｄが管理している。従って、「ユーザ名」が指定されれば、その「ユーザ名」に対応して各ユーザ用の文書ファイルを特定する情報（たとえば文書名等）がファイル情報ＤＢ２１ｄによりリスト化されてウェブページとして送信可能になる。

ＰＣ２側においていずれかの文書をユーザが指定した回答をＰＣ２から受信した場合（ステップＳ２８でＹＥＳ）、制御部１０は指定された文書（文書ファイル）を特定する情報、たとえば文書名等をファイル情報ＤＢ２１ｄ等の適宜の記憶手段に一時記憶し（ステップＳ２９）、ステップＳ３０へ処理を進める。

次に制御部１０は、送信元のＰＣ２のＩＰアドレスに対応するセキュリティプリントの設定状態を調べる（ステップＳ３０）。なお、ＩＰアドレスとセキュリティプリントの設定状態とは前述した図４のフローチャートに示すＰＣ２からＭＦＰ１に対するセキュリティプリントの設定により、ＭＦＰ１側で記憶されている。送信元のＩＰアドレスに対応するセキュリティプリントの設定がオフであることが記憶されている場合（ステップＳ３１でＮＯ）、制御部１０は通常のプリント処理を実行する（ステップＳ３８）。

具体的には、ＰＣ２から文書ファイルのデータを受信した場合は、制御部１０は先のステップＳ２５で受信してステップＳ２６で一時記憶した文書ファイルのデータを無条件でプリント部１７で用紙にハードコピーさせることによってプリント処理させる（ステップＳ３８）。また、ＰＣ２から文書ファイルが指定されていた場合は、制御部１０は先のス
テップＳ２８で受信してステップＳ２９で一時記憶した文書ファイルを特定する情報に基づいてファイルＤＢ２１ａから文書ファイルのデータを読み出し、読み出した文書ファイルのデータを無条件でプリント部１７で用紙にハードコピーさせることによってプリント処理させる。

一方、送信元のＩＰアドレスに対応するセキュリティプリントの設定がオンであることが記憶されている場合（ステップＳ３１でＹＥＳ）、制御部１０は「パスコード」の入力を要求する画面を自身の表示部１９に表示し（ステップＳ３２）、内蔵タイマによる計時を開始する（ステップＳ３３）。この後、制御部１０は「パスコード」が入力されるまで待機状態になる（ステップＳ３４、Ｓ３６で共にＮＯ）。

先に示した図３中の表示部１９には「パスコード」の入力を要求する画面が表示されている。即ち、ＭＦＰ１の表示部１９には、「パスコード」を入力して下さいとの表示と、「パスコード」をユーザに入力させるための領域とが表示されている。ユーザはＭＦＰ１の操作パネル１Ｐ（操作部１８）のテンキー１０５を操作して、先に図５に示したセキュリティプリントの設定用の画面でＰＣ２側で入力した「パスコード」を入力する。

上述したようにユーザがＭＦＰ１の操作パネル１Ｐ（操作部１８）を操作することによって「パスコード」を入力すると（ステップＳ３４でＹＥＳ）、制御部１０は前述した図４のフローチャートでの処理に際してＰＣ２からＭＦＰ１に対するセキュリティプリントの設定の際に記憶した「ＩＰアドレス」と「パスコード」との対応を調べ、一致した場合は（ステップＳ３５でＹＥＳ）、先のステップＳ２８で受信してステップＳ２９で一時記憶した文書ファイルを特定する情報に基づいてファイルＤＢ２１ａから読み出し、読み出した文書ファイルのデータをプリント部１７で用紙にハードコピーさせることによってプリント処理させる（ステップＳ３８）。

しかし、「パスコード」が入力されないまま所定時間が経過してタイムアップした場合（ステップＳ３４でＮＯ、Ｓ３６でＹＥＳ）、又は「パスコード」が入力されたとしてもＭＦＰ１側で記憶している「ＩＰアドレス」に対応する「パスコード」と一致しないまま所定時間が経過してタイムアップした場合（ステップＳ３５でＮＯ、Ｓ３６でＹＥＳ）、制御部１０は所定の警告画面を表示部１９に表示し（ステップＳ３７）、処理を終了する。この場合、ＰＣ２から直接送信された文書ファイルのデータ又はＰＣ２から指定された文書ファイルのデータのいずれもプリント処理されることはない。

以上のように、本発明に係る文書管理装置であるＭＦＰ１では、ＰＣ２からセキュリティプリントがオンに設定されている場合は、そのＰＣ２から送信された文書ファイルのデータ、又はそのＰＣから指定されたファイルＤＢ２１ａに蓄積されている文書ファイルのデータのいずれも、正しい「パスコード」がＭＦＰ１に入力されない限りはプリント処理されることはない。

上述した実施の形態では外部装置として、ＭＦＰ１にＬＡＮ接続されているＰＣ２からプリント処理をＭＦＰ１に指示した場合について説明した。しかし、ＭＦＰ１に予めユーザ登録されていれば、ＰＣ２に限らず、たとえばインターネットＩＮを介してＭＦＰ１に接続することによりウェブページを表示可能な携帯電話機、ＰＤＡ等からも同様のプリント処理を行なわせることが可能である。

以上に詳述したように本発明に係る文書管理装置であるＭＦＰ１によれば、従来はＰＣ２等の外部装置から文書のプリント処理を行なわせる場合にはその都度、セキュリティプリントを行なうか、又は通常のプリント処理を行なうかを設定する必要があったが、予め外部装置側からセキュリティプリントを行なうか否かを一度設定しておけば、その都度設
定を行なう必要がなくなるので、煩雑さが解消される。また従来は、ＰＣ２等の外部装置からプリント用のデータをＭＦＰ１へ直接送信してプリント処理させる場合には、セキュリティプリントを行なうか否かを設定可能なプリンタドライバが必要であったが、本発明ではそのような余分な機能を有するプリンタドライバを使用する必要がなくなる。更に、プリント用のデータのみを文書管理装置へ送信してプリント処理させる場合には、従来はセキュリティプリントの設定が行なえなかったが、本発明に係る文書管理装置であるＭＦＰ１ではプリント用のデータのみを受信した場合にも、そのデータの送信元の外部装置から予め設定されているセキュリティプリントのオン／オフの状態に応じてプリント処理を実行することが可能になる。

なお上述の実施の形態では、ＰＣ２から直接プリントデータがＭＦＰ１へ送信されてきた場合は、一旦ファイルＤＢ２１ａ等に一時記憶した後にプリント処理するように構成されている。しかし、ＭＦＰ１が受信したデータがＨＴＴＰ又はＩＰＰ（Internet Printing Protocol) である場合は、「パスコード」の一致が確認されるまでの待機中は、プリントデータをスプールできない旨の応答をＰＣ２側へ送信するようにしてもよい。また、ＰＣ２からＭＦＰ１が受信したデータがＬＰＲ（Line PRinter daemon protocol) 又はＰｏｒｔ９１００（Standard TCP/IP Port RAW Protocol)である場合は、「パスコード」の一致が確認されるまでの待機中は、ＴＣＰ／ＩＰデータが無視されるようにしてもよい。

本発明に係る文書管理装置をＭＦＰに適用した場合のネットワーク構成例を示す模式図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰの内部構成例を示すブロック図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰの操作部及び表示部の外観の構成例を示す模式図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによるセキュリティプリントの設定を行なう際の処理手順を示すフローチャートである。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによるセキュリティプリントの設定を行なう際に外部装置側で表示される画面を示す模式図である。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによるプリント処理が要求された場合の処理手順を示すフローチャートである。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによるプリント処理が要求された場合の処理手順を示すフローチャートである。 本発明に係る文書管理装置としてのＭＦＰによるプリント処理が要求された場合に外部装置側で表示される画面を示す模式図である。

符号の説明

１ ＭＦＰ（文書管理装置）
１Ｐ 操作パネル
２ ＰＣ（パーソナルコンピュータ）
１０ 制御部
１５ 読取部
１７ プリント部
１８ 操作部
１９ 表示部
２１ 蓄積部（画像記憶手段）
２１ａ ファイルデータベース
２１ｃ ウェブページ
２１ｄ ファイル情報データベース

Claims (3)

1. 外部装置からの要求に応じて画像データのファイルを記憶させることが可能なファイル記憶手段と、外部装置から与えられる指示に応じて、前記ファイル記憶手段に記憶されているファイルの画像データ又は前記外部装置から送信されたファイルの画像データをプリント処理するプリント手段と、外部からの操作を受け付ける操作手段とを備えた文書管理装置において、
   外部装置から予め送信されたパスワードと、画像データをプリント処理する際の前記パスワードの入力の要否を示す情報と、前記外部装置を特定する情報とを対応付けて記憶する記憶手段と、
   画像データをプリント処理するプリント処理指示を受信した場合に、プリント処理指示を送信した外部装置を特定する情報に対応付けられて前記記憶手段に記憶されているパスワードの入力の要否を示す情報を判断する判断手段と、
   該判断手段がパスワードの入力を必要とする旨を示す情報が記憶されていると判断した場合は、パスワードの入力を要求する画面を表示する表示手段と、
   前記操作手段が前記記憶手段に記憶されているパスワードと一致するパスワードの入力を受け付けた場合に、前記受信したプリント処理指示に従って前記プリント手段にプリント処理を実行させる制御手段と
   を備えたことを特徴とする文書管理装置。
2. 前記パスワードと、前記パスワードの入力の要否を示す情報とを入力するための画面をウェブページとして前記外部装置へ送信するように構成されていることを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記ウェブページは、前記パスワードの入力を必要とするように設定されている場合に、前記パスワードの入力を不要とする設定の入力が可能に構成されていることを特徴とする請求項２に記載の文書管理装置。

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