JP4899949B2 - ドキュメントデータの管理方法、画像処理装置、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、ドキュメントデータを管理する方法およびドキュメントを使用して画像処理を実行する画像処理装置などに関する。

近年、役所または企業などのオフィスにイントラネットが普及している。また、ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）または複合機などと呼ばれる画像処理装置にネットワーク機能が備えられるようになり、イントラネットの中でサーバなどの他の装置とともに用いられるようになった。

例えば、ユーザは、ドキュメントデータを管理するサーバから通信回線を介して所望のドキュメントのドキュメントデータをダウンロードしドキュメントを印刷する、という処理を画像処理装置に実行させることができるようになった。

または、ユーザは、ドキュメントデータを生成し他のユーザに使用させるためにサーバに保存する処理を画像処理装置に実行させることができるようになった。

サーバからデータをダウンロードする方法として、特許文献１、２に記載されるような方法が提案されている。

特許文献１に記載される方法によると、インターネットに接続しているユーザに対して、データ管理部に保存された文書データの保存位置を含むＵＲＬ情報として知らせ、その後、ＵＲＬ情報を受け取った受信ユーザからの応答により保存位置に保存された文書データを受信側のＷＷＷサーバへ送信する。受信ユーザは、ＷＷＷブラウザ上でその文書データを受信する。

特許文献２に記載されるシステムによると、サーバにおいて、ＦＡＸ装置から送信されてきたＵＲＬに対応するＷＥＢとの間をインターネットを経由して接続し、そのホームページデータをダウンロードすると共に、このＨＴＭＬ形式で作成されているホームページデータをＧ３圧縮形式に変換する処理を実行する。そして、その後、ＦＡＸ装置に対してコールバックを実行し、変換してＧ３圧縮形式としたホームページデータをＦＡＸ装置に対して送信する処理を実行する。
特開平１０−１０７８３６号公報 特開２００１−１０１１１３号公報

ところで、ドキュメントデータは、サーバにおいて、セキュリティの保護の点に鑑み、アクセス権が設定されている。

従来、ドキュメントデータのアクセス権は、誰に対して与えるのかを明確に設定しなければならない。セキュリティを重要視するのであれば、そのドキュメントデータを必要とするユーザに対してのみアクセス権を与えることが、好ましい。

しかし、そのドキュメントデータがサーバに保存された当初は必要ではなかったが、その後で必要になる場合がある。上記のアクセス権の与え方によると、そのドキュメントデータの管理者は、そのドキュメントデータが必要になったユーザが現れるごとに、アクセス権を与える作業を行わなければならず、非常に面倒である。

一方、ユーザにとっての利便性を重要視するのであれば、そのドキュメントデータを将来使用する可能性が少しでもあるユーザ全員に対してアクセス権を与えておくことが、考えられる。しかし、このような方法は、セキュリティ上、好ましくない。

特許文献１、２に記載されるような従来の方法では、これらの問題点を解決することはできない。

本発明は、これらの問題点に鑑み、サーバに保存されているドキュメントデータのアクセス権を与えるユーザを最小限に抑えつつ、ユーザがドキュメントデータを容易に使用できるようにすることを、目的とする。

本発明に係るドキュメントデータの管理方法は、ドキュメントの画像を再現するためのドキュメントデータを管理するサーバと、登録ユーザのユーザアカウントをユーザごとに管理しかつ前記ドキュメントデータを用いてドキュメントの画像に関する処理を行う画像処理装置と、によって構成されるネットワークにおいて、前記ドキュメントデータを前記サーバにおいて当該ドキュメントデータのアクセス権を前記登録ユーザのうちの第一のユーザに対してのみ与えて保存する際に、当該第一のユーザのユーザ識別情報を当該ドキュメントデータのデータ識別情報および前記登録ユーザのうちの第二のユーザに対応付けて前記画像処理装置の記憶手段に記憶させるとともに、当該データ識別情報を出力し、前記データ識別情報が前記第二のユーザから前記画像処理装置に送信されてきた後、当該第二のユーザが当該画像処理装置にログインした場合に、当該データ識別情報および当該第二のユーザに対応付けられて前記記憶手段に記憶されている前記ユーザ識別情報に係る前記ユーザアカウントを用いて前記サーバから当該データ識別情報に係る前記ドキュメントデータをダウンロードする処理を当該画像処理装置に実行させる。

好ましくは、前記データ識別情報を、前記第二のユーザへ送信することによって、出力する。

または、前記画像処理装置として、前記ドキュメントデータを生成する機能を有する複合機を用い、前記第一のユーザとして、前記登録ユーザのうちの前記ドキュメントデータを生成するための操作を行ったユーザを選択し、前記第二のユーザとして、前記第一のユーザが前記登録ユーザの中から指定したユーザを選択する。

本発明によると、サーバに保存されているドキュメントデータのアクセス権を与えるユーザを最小限に抑えつつ、ユーザにドキュメントデータを容易に使用させることができる。

図１はネットワークシステム１の全体的な構成の例を示す図、図２は画像処理装置２のプラットフォームの例を示す図、図３は画像処理装置２の機能的構成の例を示す図である。

ネットワークシステム１は、図１に示すように、画像処理装置２、ドキュメント管理サーバ３、端末装置４、および通信回線５などによって構成される。

画像処理装置２、ドキュメント管理サーバ３、および端末装置４は、通信回線５を介して互いに接続することができる。通信回線５として、インターネット、ＬＡＮ回線、公衆回線、または専用線などが用いられる。これらの装置は、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）またはＳＭＢ（Server message Block）などのプロトコルでデータのやり取りを行う。

このネットワークシステム１は、企業、役所、または学校などの施設に構築される。以下、会社Ａおいてネットワーク１が使用される場合を例に説明する。

画像処理装置２は、本発明に係る画像処理装置であって、コピー、スキャナ、ＦＡＸ、ボックス、ＳＣＡＮ−ＴＯ−ＦＴＰ、およびＳＣＡＮ−ＴＯ−ＳＭＢなどの様々な機能を集約した処理装置である。一般に、複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）などと呼ばれることもある。

「ボックス機能」とは、「ボックス」と呼ばれる、パーソナルコンピュータにおけるフォルダまたはディレクトリなどに相当する記憶領域を、ユーザごとに与えておき、ユーザが自分の記憶領域に画像ファイルなどのドキュメントデータを保存しておくことができるようにする機能である。

「ＳＣＡＮ−ＴＯ−ＦＴＰ機能」とは、用紙の印刷面を走査して読み取った画像を画像データ化し、その画像データをユーザが指定する装置にＦＴＰで転送する機能である。

「ＳＣＡＮ−ＴＯ−ＳＭＢ機能」とは、用紙の印刷面を走査して読み取った画像を画像データ化し、その画像データをユーザが指定する装置にＳＭＢで転送する機能である。

図２に示すように、画像処理装置２は、ＣＰＵ２０ａ、ＲＡＭ２０ｂ、ＲＯＭ２０ｃ、ハードディスク２０ｄ、制御用回路２０ｅ、操作パネル２０ｆ、Ｉ/Ｏポート２０ｇ、スキャナ２０ｈ、印刷装置２０ｉ、モデム２０ｊ、およびＮＩＣ（Network Interface Card）２０ｋなどのハードウェアによって構成される。

Ｉ/Ｏポート２０ｇは、ＭＯドライブなどのオプション装置と接続するためのインターフェースである。例えば、ＵＳＢまたはＲＳ−２３２Ｃなどである。

スキャナ２０ｈは、原稿の用紙に描かれている写真、文字、絵、または図表などの画像を光学的に読み取って画像データを生成する装置である。印刷装置２０ｉは、スキャナ２０ｈによって読み取られた画像または端末装置４などから送信されてきた画像データに基づいて再現される画像を用紙に印刷する装置である。

操作パネル２０ｆは、タッチパネル方式のパネルであって、ユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが所望する処理の種類および処理条件を入力するための画面、およびＣＰＵ２０ａで実行された処理の結果を示す画面などを表示する。また、ユーザは、操作パネル２０ｆの所定の位置に触れることによって画像処理装置２に対して指令を与えたり処理条件の指定を行ったりすることができる。このように、操作パネル２０ｆは、画像処理装置２を操作するユーザのユーザインターフェースの役割を果たしている。

モデム２０ｊは、公衆回線を介してＦＡＸ端末とＦＡＸプロトコルで画像データの通信を行うためのインターフェースである。

ＮＩＣ２０ｋは、通信回線５を介して端末装置４と通信を行うためのインターフェースである。

制御用回路２０ｅは、ハードディスク２０ｄ、操作パネル２０ｆ、Ｉ/Ｏポート２０ｇスキャナ２０ｈ、印刷装置２０ｉ、モデム２０ｊ、およびＮＩＣ２０ｋなどの装置を制御するための回路である。

ＲＯＭ２０ｃまたはハードディスク２０ｄには、ＯＳ（Operating System）、Ｉ/Ｏ制御用ブロック、およびエンジン制御ブロックが記憶されている。Ｉ/Ｏ制御用ブロックは、オプション装置とデータのやり取りを行うためにＩ/Ｏポート２０ｇを制御する。エンジン制御ブロックは、印刷装置２０ｉを制御する。

さらに、ＲＯＭ２０ｃまたはハードディスク２０ｄには、図３に示すようなユーザアカウントデータベース２０１、宛先帳データベース２０２、画面表示制御部２０３、アップロード用データ取得部２０４、データ保存処理部２０５、データ保存通知部２０６、電子メール受信部２０７、電子メールチェック部２０８、リンク情報登録処理部２０９、印刷用データ取得部２１０、および印刷制御部２１１などの機能を実現するためのサーバ連携用アプリケーション（サーバ連携用ＡＰＰ）が記憶されている。

サーバ連携用アプリケーションを構成するモジュールは、必要に応じてＲＡＭ２０ｂに読み出される。そして、ＣＰＵ２０ａによって、ＡＰＩ（Application Programming interface）を介してＯＳの機能を適宜呼び出しながらモジュールが実行される。

なお、図３に示す一部の機能を、ＭＦＰに従来備えられている、操作パネル２０ｆを応用するアプリケーション（パネルＡＰＰ）、印刷装置２０ｉを応用するアプリケーション（プリンタＡＰＰ）、スキャナ２０ｈを応用するアプリケーション（スキャナＡＰＰ）、ボックスの管理を行うボックスアプリケーション（ボックスＡＰＰ）、またはユーザアカウントの情報およびネットワークシステム１内の各装置の情報などを管理する管理情報アプリケーション（管理情報ＡＰＰ）などを用いることによって実現してもよい。

そのほか、ハードディスク２０ｄには、ユーザアカウントを有するユーザごとの個人用のボックス（以下、「個人ボックスＫＢ」と記載する。）およびすべてのユーザが共有する１つのボックス（以下、「共有ボックスＣＢ」と記載する。）が設けられている。個人ボックスＫＢはその所有者しか使用することができないが、共有ボックスＣＢはすべてのユーザが使用することができる。臨時の被雇用者が共用するユーザアカウント（いわゆるパブリックユーザのアカウントまたはゲストアカウント。以下、「ゲストアカウント」と記載する。）で画像処理装置２にログインしたユーザも、共有ボックスＣＢを使用することができる。

図１に戻って、端末装置４には、画像処理装置２と連携して処理を行うためのアプリケーションプログラムおよびドライバがインストールされている。端末装置４として、パーソナルコンピュータ、ワークステーション、またはＰＤＡ（Personal Digital Assistant）などが用いられる。

ドキュメント管理サーバ３は、会社Ａの従業員（つまり、ネットワークシステム１のユーザ）が複数人で共有するドキュメントデータを保存し管理する。以下、ドキュメント管理サーバ３に保存されているドキュメントデータおよび画像処理装置２に保存されているドキュメントデータをそれぞれ「ドキュメントデータＤＴＡ」および「ドキュメントデータＤＴＢ」と区別して記載することがある。

ドキュメントデータＤＴＡは、その内容の機密性に応じてアクセス権が設定されている。本実施形態では、次の（Ｌ１）〜（Ｌ３）の三段階の機密レベルＳＬが定義され、各レベルに応じてアクセス権が設定される。
（Ｌ１） 機密性＝高：ドキュメントデータＤＴＡの所有者であるユーザ（以下、「所有者ユーザ」と記載する。）にのみ、アクセス権を与える。
（Ｌ２） 機密性＝中：所有者ユーザだけでなく、ゲストアカウントで画像処理装置２にログインしたユーザにも、アクセス権を与える。
（Ｌ３） 機密性＝低：誰に対してもアクセスを認める。

図４はユーザアカウント情報ＤＴＵの例を示す図、
図５は宛先情報ＤＴ１の例を示す図、図６は電子メールＥＭＡの例を示す図、図７は電子メールＥＭＢの例を示す図、図８はドキュメントデータ一覧画面ＨＧ１、ＨＧ２の例を示す図である。

次に、図３に示す画像処理装置２の各部、ドキュメント管理サーバ３、および端末装置４の処理内容について詳細に説明する。

図３において、画像処理装置２のユーザアカウントデータベース２０１には、図４のように、会社Ａの従業員ごとのユーザアカウントの識別情報（以下、「ユーザＩＤ」と記載する。）およびパスワードを示すユーザアカウント情報ＤＴＵが登録されている。さらに、ゲストアカウントのユーザアカウント情報ＤＴＵも、登録されている。

なお、ドキュメント管理サーバ３にも、ユーザアカウントデータベース２０１と同一のデータベースが設けられている。以下、この、ドキュメント管理サーバ３に設けられているデータベースを、「ユーザアカウントデータベース３０１」と記載する。

宛先帳データベース２０２には、図５のように、ユーザごとの電子メールアドレスおよびユーザＩＤを示す宛先情報ＤＴ１が登録されている。さらに、宛先帳データベース２０２には、ドキュメント管理サーバ３のＩＰアドレスを示すサーバ情報ＤＴ２が登録されている。

画面表示制御部２０３は、所定のタイミングで所定の画面を操作パネル２０ｆに表示させるための処理を行う。例えば、誰も画像処理装置２にログインしていないときは、ユーザＩＤおよびパスワードを入力するためのログイン用画面を表示させる。または、ユーザが所定のボタンを押した場合に、コピー、スキャン、またはファックス送信などのジョブの実行指令およびその処理条件を入力するためのジョブ指定画面を表示させる。

アップロード用データ取得部２０４は、ドキュメント管理サーバ３にアップロードする対象のドキュメントデータＤＴＡを取得するための処理を、次のような手順で行う。

ユーザは、画像処理装置２にログインした後、ドキュメントが記載されている用紙を原稿台にセットし、ドキュメント管理サーバ３へのドキュメントの登録のコマンドを入力する。すると、アップロード用データ取得部２０４は、その用紙のスキャンをスキャナ２０ｈに実行させることによって、そのドキュメントデータＤＴＡを取得する。

または、アップロード用データ取得部２０４は、Ｉ/Ｏポート２０ｇに差し込まれたＵＳＢメモリなどの記憶媒体に記憶されている、ユーザが指定した画像ファイルなどを、ドキュメントデータＤＴＡとして取得する。

なお、ユーザは、ドキュメントデータＤＴＡを画像処理装置２に取得させる際に、そのドキュメントデータＤＴＡの機密レベルＳＬを指定する。さらに、必要に応じて、そのドキュメントデータＤＴＡをドキュメント管理サーバ３にアップロードしたことを誰に通知するのかを指定する。以下、ここで指定されたユーザを「被通知ユーザ」と記載する。

データ保存処理部２０５は、アップロード用データ取得部２０４によって取得されたドキュメントデータＤＴＡを、宛先帳データベース２０２に登録されているサーバ情報ＤＴ２を参照して、ドキュメント管理サーバ３に送信する。この際に、ユーザが指定した機密レベルＳＬをドキュメント管理サーバ３に通知する。

ドキュメント管理サーバ３は、受信したドキュメントデータＤＴＡを、所定の記憶領域に保存する。そして、その画像処理装置２から通知された機密レベルＳＬに基づいて、そのドキュメントデータＤＴＡにアクセス権を設定する。すなわち、前述の通り、機密レベルＳＬが「Ｌ１」である場合は、そのドキュメントデータＤＴＡの所有者ユーザのユーザアカウントに対してのみアクセス権を設定する。「Ｌ２」である場合は、所有者ユーザのユーザアカウントおよびゲストアカウントに対してアクセス権を設定する。「Ｌ３」である場合は、アクセスの制限を行わない。

さらに、ドキュメント管理サーバ３は、受信したドキュメントデータＤＴＡを所定の記憶領域に保存すると、そのドキュメントデータＤＴＡの保存場所（サーバ名およびその記憶領域名）およびデータ名を示すＵＲＬを画像処理装置２に通知する。

画像処理装置２のデータ保存通知部２０６は、図６に示すような、ドキュメント管理サーバ３から通知されたドキュメントデータＤＴＡのＵＲＬを記載した電子メールＥＭＡを生成し、被通知ユーザの電子メールアドレスに宛てて送信する。これにより、ドキュメントデータＤＴＡのＵＲＬが被通知ユーザに対して通知される。なお、被通知ユーザの電子メールアドレスは、宛先帳データベース２０２に登録されている宛先情報ＤＴ１を参照すれば分かる。

被通知ユーザの端末装置４は、電子メールＥＭＡを受信すると、その内容つまり新たにドキュメントデータＤＴＡがドキュメント管理サーバ３にアップロード（登録）された旨のメッセージおよびそのＵＲＬを表示する。

ここで、被通知ユーザは、そのドキュメントデータＤＴＡを用いてドキュメントを画像処理装置２に印刷させたい場合は、そのＵＲＬを記載した電子メールＥＭＢを所定の形式で作成し、画像処理装置２に送信する。

例えば、図７（ａ）に示すような、電子メールＥＭＡの内容をそのまま引用した形式の電子メールＥＭＢを作成し、画像処理装置２に送信する。または、図７（ｂ）に示すような、印刷することを所望する所定のメッセージとＵＲＬとを記載した電子メールＥＭＢを作成し、画像処理装置２に送信する。

なお、電子メールＥＭＢの送信元の欄には、その被通知ユーザの電子メールアドレスが示される。

電子メール受信部２０７は、端末装置４からの電子メールＥＭＢを受信する。電子メールチェック部２０８は、電子メール受信部２０７によって受信された電子メールＥＭＢに、ドキュメント管理サーバ３に保存されているドキュメントデータＤＴＡのＵＲＬが所定の形式で記載されているか否かをチェックする。

リンク情報登録処理部２０９は、ドキュメントデータＤＴＡのＵＲＬが所定の形式で電子メールＥＭＢに記載されている場合は、そのドキュメントデータＤＴＡのＵＲＬおよびそのドキュメントデータＤＴＡにアクセスするために使用するユーザアカウントのユーザＩＤを示す情報を生成し、その電子メールＥＭＢの送信元の電子メールアドレスを有するユーザの個人ボックスＫＢに保存する。この情報は、後に説明するように、そのドキュメントデータＤＴＡへのリンクのボタンのために用いられる。そこで、以下、この情報を「リンク情報ＬＪ」と記載する。

リンク情報ＬＪに示される、ドキュメントデータＤＴＡにアクセスするために使用するユーザアカウントのユーザＩＤは、そのドキュメントデータＤＴＡの機密レベルＳＬによって次のように異なる。

そのドキュメントデータＤＴＡの所有者ユーザが機密レベルＳＬとして「Ｌ１」を指定した場合は、その所有者ユーザ自身のユーザアカウントのユーザＩＤが示される。例えば、ユーザＵＡが所有者ユーザである場合は、ユーザＵＡのユーザＩＤが示される。

一方、「Ｌ２」が指定された場合は、ゲストアカウントのユーザＩＤが示される。「Ｌ３」が指定された場合は、そのドキュメントデータＤＴＡにアクセスするためのユーザアカウントが不要なので、いずれのユーザアカウントのユーザＩＤをも示さない。

また、リンク情報登録処理部２０９は、機密レベルＳＬが「Ｌ２」または「Ｌ３」であるドキュメントデータＤＴＡがドキュメント管理サーバ３にアップロードされた後、電子メールＥＭＢを受信したか否かに関わらず、共有ボックスＣＢにも、そのドキュメントデータＤＴＡのリンク情報ＬＪを保存する。

印刷用データ取得部２１０は、ユーザが指定した印刷用のデータを取得する処理を、画面表示制御部２０３と連携して、次のような手順で行う。

ユーザが自分のユーザアカウントを用いて画像処理装置２にログインし個人ボックスＫＢへのアクセスのコマンドを入力すると、画面表示制御部２０３は、図８（ａ）のような、そのユーザ自身の個人ボックスＫＢに保存されている各ドキュメントデータＤＴＢに対応するボタンおよび各リンク情報ＬＪに示されるＵＲＬのドキュメントデータＤＴＡに対応するボタンを配置したドキュメントデータ一覧画面ＨＧ１を操作パネル２０ｆに表示させる。

または、ユーザが自分のユーザアカウントまたはゲストアカウントを用いて画像処理装置２にログインし共有ボックスＣＢへのアクセスのコマンドを入力すると、画面表示制御部２０３は、図８（ｂ）のような、共有ボックスＣＢに保存されている各ドキュメントデータＤＴＢに対応するボタンおよび各リンク情報ＬＪに示されるＵＲＬのドキュメントデータＤＴＡに対応するボタンを配置したドキュメントデータ一覧画面ＨＧ１を操作パネル２０ｆに表示させる。

ドキュメントデータ一覧画面ＨＧ１、ＨＧ２の各ボタンには、それに対応するドキュメントデータのデータ名が記載されている。

ドキュメントデータ一覧画面ＨＧ１またはＨＧ２が表示されている間に、ユーザは、印刷したいドキュメントのドキュメントデータに対応するボタンを押す。

すると、印刷用データ取得部２１０は、ユーザが押したボタンがドキュメントデータＤＴＢに対応する場合は、従来通り、そのドキュメントデータＤＴＢを個人ボックスＫＢまたは共有ボックスＣＢから呼び出すことによって取得する。

一方、ユーザが押したボタンがドキュメントデータＤＴＡに対応する場合は、そのドキュメントデータＤＴＡを、そのリンク情報ＬＪに基づいて次のようにダウンロードする。

そのドキュメントデータＤＴＡのリンク情報ＬＪに示されるＵＲＬへのアクセス、つまり、ドキュメント管理サーバ３に保存されているドキュメントデータＤＴＡへのアクセスを、試みる。

すると、ドキュメント管理サーバ３は、そのドキュメントデータＤＴＡの機密レベルＳＬが「Ｌ１」または「Ｌ２」の場合は、ユーザ認証のためのユーザＩＤおよびパスワードを要求する。

印刷用データ取得部２１０は、ユーザＩＤおよびパスワードを要求されたら、そのリンク情報ＬＪに示されるユーザＩＤに対応するユーザアカウント情報ＤＴＵをユーザアカウントデータベース２０１から呼び出す。呼び出したユーザアカウント情報ＤＴＵに示されるユーザＩＤおよびパスワードをドキュメント管理サーバ３に送信する。

ドキュメント管理サーバ３は、ユーザアカウントデータベース３０１に登録されているユーザアカウント情報ＤＴＵと送信されてきたユーザＩＤおよびパスワードとを照合することによって、そのドキュメントデータＤＴＡのアクセス権が要求者に与えられているか否かをチェックし、与えられていることをチェックできたら、そのドキュメントデータＤＴＡを画像処理装置２に送信する。

そのドキュメントデータＤＴＡの機密レベルＳＬが「Ｌ３」の場合は、ドキュメント管理サーバ３は、ユーザＩＤおよびパスワードを要求することなく、そのドキュメントデータＤＴＡを画像処理装置２に送信する。

以上のようにして、印刷用データ取得部２１０は、個人ボックスＫＢまたは共有ボックスＣＢからドキュメントデータＤＴＢを取得しまたはドキュメント管理サーバ３からドキュメントデータＤＴＡを取得する。

そして、印刷制御部２１１は、取得したドキュメントデータＤＴＡまたはＤＴＢに基づいてドキュメントの画像を形成し用紙に印刷する処理を印刷装置２０ｉなどに実行させる。

図９はドキュメントデータＤＴＡをドキュメント管理サーバ３に保存させる際の画像処理装置２の処理の流れの例を説明するフローチャートである。

次に、ユーザＵ１がドキュメントＤ１のドキュメントデータＤＴＡをドキュメント管理サーバ３に保存させる場合を例に、画像処理装置２の全体的な処理の流れを、図９のフローチャートを参照しながら説明する。

ユーザＵ１は、自分のユーザアカウントを用いて画像処理装置２にログインする。ドキュメントＤ１が記載されている用紙を原稿台にセットする。そして、被通知ユーザおよび機密レベルＳＬを指定し、所定のコマンドを入力する。ここでは、被通知ユーザとして、ユーザＵ２を指定したとする。

図９において、画像処理装置２は、これらの指定およびコマンドを受け付けると（＃３１）、セットされた用紙をスキャンすることによってドキュメントＤ１のドキュメントデータＤＴＡを取得する（＃３２）。

取得したドキュメントデータＤＴＡを、宛先帳データベース２０２に登録しているサーバ情報ＤＴ２を参照してドキュメント管理サーバ３に送信する（＃３３）。この際に、ユーザＵ１が指定した機密レベルＳＬをドキュメント管理サーバ３に通知する。

ドキュメント管理サーバ３は、受信したドキュメントデータＤＴＡを、所定の記憶領域に保存する。そして、画像処理装置２から通知された機密レベルＳＬに基づいて、そのドキュメントデータＤＴＡにアクセス権を設定する。さらに、保存したドキュメントデータＤＴＡのＵＲＬを画像処理装置２に通知する。

画像処理装置２は、ドキュメント管理サーバ３からドキュメントＤ１のドキュメントデータＤＴＡのＵＲＬの通知を受信すると（＃３４）、そのＵＲＬおよびドキュメントＤ１がドキュメント管理サーバ３に保存された旨を知らせる電子メールＥＭＡを生成し（＃３５）、ユーザＵ１が指定した被通知ユーザつまりユーザＵ２の電子メールアドレスに宛てて送信する（＃３６）。

また、ユーザＵ１が指定した機密レベルＳＬが「Ｌ２」または「Ｌ３」である場合は（＃３７でＹｅｓ）、電子メールＥＭＡを生成する処理と前後してまたは並行して、ドキュメント管理サーバ３から通知されたＵＲＬを示すリンク情報ＬＪを生成し、共有ボックスＣＢに保存する（＃３８）。ただし、機密レベルＳＬが「Ｌ２」である場合は、ゲストアカウントのユーザＩＤをも示すリンク情報ＬＪを生成し保存する。

ユーザＵ２の端末装置４は、電子メールＥＭＡを受信すると、ドキュメントＤ１のドキュメントデータＤＴＡがドキュメント管理サーバ３に保存された旨のメッセージおよびそのＵＲＬを表示する。

ユーザＵ２は、ドキュメントＤ１を画像処理装置２に印刷させたい場合は、そのＵＲＬを記載した電子メールＥＭＢを所定の形式で作成し、画像処理装置２に送信する。

画像処理装置２は、電子メールＥＭＢを受信すると（＃３９）、ドキュメント管理サーバ３に保存されているドキュメントデータＤＴＡのＵＲＬがその電子メールＥＭＢに所定の形式で記載されているか否かをチェックする（＃４０）。

所定の形式で記載されている場合は（＃４１でＹｅｓ）、そのドキュメントデータＤＴＡのＵＲＬ（つまり、ドキュメントＤ１のドキュメントデータＤＴＡのＵＲＬ）およびそのドキュメントデータＤＴＡにアクセスするために使用するユーザアカウントのユーザＩＤを示すリンク情報ＬＪを生成し、その電子メールＥＭＢの送信元の電子メールアドレスを有するユーザ（つまり、ユーザＵ２）の個人ボックスＫＢに保存する（＃４２）。

一方、所定の形式で電子メールＥＭＢに記載されていない場合は（＃４１でＮｏ）、その電子メールＥＭＢを従来通りに処理する（＃４３）。

図１０はドキュメント管理サーバ３に保存されているドキュメントデータＤＴＡを用いてドキュメントを印刷する際の画像処理装置２の処理の流れの例を説明するフローチャートである。

次に、図９の処理によって保存されたドキュメントデータＤＴＡを用いてユーザＵ２がドキュメントＤ１を画像処理装置２に印刷させる場合を例に、画像処理装置２の全体的な処理の流れを、図１０のフローチャートを参照しながら説明する。

ユーザＵ２が自分のユーザアカウントを用いて画像処理装置２にログインし個人ボックスＫＢへのアクセスのコマンドを入力すると、画像処理装置２は、ドキュメントデータ一覧画面ＨＧ１を表示する（＃５１）。

ユーザＵ２が個人ボックスＫＢまたは共有ボックスＣＢに保存されているドキュメントデータ（つまり、ドキュメントデータＤＴＢ）に対応するボタンを押した場合は（＃５２でＮｏ）、従来通り、そのドキュメントデータＤＴＢを呼び出し（＃５３）、そのドキュメントデータＤＴＢを用いてドキュメントの印刷を行う（＃５８）。

一方、ユーザＵ２がドキュメントＤ１のドキュメントデータＤＴＡに対応するボタンを押した場合は（＃５２でＹｅｓ）、そのドキュメントデータＤＴＡのリンク情報ＬＪに示されるＵＲＬに基づいて、ドキュメント管理サーバ３に接続し、そのドキュメントデータＤＴＡへのアクセスを試みる（＃５４）。

ドキュメント管理サーバ３は、そのドキュメントデータＤＴＡにアクセス権を設定している場合は、ユーザＩＤおよびパスワードを画像処理装置２に対して要求する。すると（＃５５でＹｅｓ）、画像処理装置２は、そのリンク情報ＬＪに示されるユーザＩＤ（機密レベルＳＬが「Ｌ１」である場合は所有者ユーザであるユーザＵ１のユーザＩＤ、「Ｌ２」である場合はゲストアカウントのユーザＩＤ。）に係るユーザアカウント情報ＤＴＵを呼び出し、それに示されるユーザＩＤおよびパスワードをドキュメント管理サーバ３に送信する（＃５６）。

ドキュメント管理サーバ３は、そのドキュメントデータＤＴＡにアクセス権を設定している場合は、画像処理装置２から送信されてきたユーザＩＤおよびパスワードによってユーザ認証を行い、要求元にアクセス権があることを確認できたら、そのドキュメントデータＤＴＡを画像処理装置２に送信する。アクセス権を設定していない場合は、ユーザ認証を行うことなくドキュメントデータＤＴＡを送信する。

画像処理装置２は、ドキュメントデータＤＴＡを受信したら（＃５７）、そのドキュメントデータＤＴＡを用いてドキュメントＤ１の印刷を行う（＃５８）。

本実施形態によると、ドキュメント管理サーバ３に保存されているドキュメントデータＤＴＡのアクセス権を与えるユーザを最小限に抑えつつ、ユーザにドキュメントデータＤＴＡを容易に使用させることができる。

本実施形態では、画像処理装置２は、ドキュメントの印刷を要求する電子メールＥＭＢを受信した際に、送信者が誰であるかを問わずその送信者の個人ボックスＫＢにそのドキュメントのドキュメントデータＤＴＡのリンク情報ＬＪを保存したが、その送信者がそのドキュメントに係る被通知ユーザである場合にのみ、リンク情報ＬＪを保存するようにしてもよい。

本実施形態では、ユーザは、ドキュメント管理サーバ３にドキュメントデータＤＴＡが保存されているドキュメントの印刷を画像処理装置２に実行させる際に、端末装置４を用いて電子メールＥＭＢを送信する作業を行い、さらに、画像処理装置２にログインしそのドキュメントデータＤＴＡに対応するボタンを押す作業を行わなければならなかった。しかし、ユーザが電子メールＥＭＢを送信する作業だけでドキュメントの印刷を実行させることができるように、次のように画像処理装置２を構成してもよい。

画像処理装置２は、電子メールＥＭＢを受信すると、その送信者がログインし所定のボタンを押すのを待つことなく直ちに、その電子メールＥＭＢに示されるＵＲＬに基づいてドキュメント管理サーバ３に接続しドキュメントデータＤＴＡをダウンロードする。そして、ダウンロードしたドキュメントデータＤＴＡを用いてドキュメントの印刷を行う。

図８で説明したドキュメントデータ一覧画面ＨＧ１、ＨＧ２において、ドキュメント管理サーバ３に保存されているドキュメントデータつまりドキュメントデータＤＴＡに対応するボタンと画像処理装置２に保存されているドキュメントデータつまりドキュメントデータＤＴＢに対応するボタンとを区別できるように、両ボタンの表示形態を異なるようにしてもよい。例えば、一方のボタンの背景色を青色にし、他方のボタンの背景色を赤色にしてもよい。または、ボタンの形状を異なるようにしてもよい。

画像処理装置２は、ドキュメントデータＤＴＡをダウンロードするために参照したリンク情報ＬＪを個人ボックスＫＢまたは共有ボックスＣＢから削除するようにしてもよい。そして、再度、そのドキュメントデータＤＴＡをダウンロードする必要がある場合は、ユーザに、改めて電子メールＥＭＢを送信させるようにしてもよい。

その他、ネットワークシステム１、画像処理装置２、ドキュメント管理サーバ３の全体または各部の構成、処理内容、処理順序、画面、データベースの構成などは、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。

ネットワークシステムの全体的な構成の例を示す図である。 画像処理装置のプラットフォームの例を示す図である。 画像処理装置の機能的構成の例を示す図である。 ユーザアカウント情報の例を示す図である。 宛先情報の例を示す図である。 電子メールの例を示す図である。 電子メールの例を示す図である。 ドキュメントデータ一覧画面の例を示す図である。 ドキュメントデータをドキュメント管理サーバに保存させる際の画像処理装置の処理の流れの例を説明するフローチャートである。 ドキュメント管理サーバに保存されているドキュメントデータを用いてドキュメントを印刷する際の画像処理装置の処理の流れの例を説明するフローチャートである。

符号の説明

１ ネットワークシステム（ネットワーク）
２ 画像処理装置
３ ドキュメント管理サーバ（サーバ）
２０６ データ保存通知部（第一の識別情報受信手段、識別情報通知手段）
２０７ 電子メール受信部（第二の識別情報受信手段）
２０９ リンク情報登録処理部（識別情報出力手段）
２１０ 印刷用データ取得部（ドキュメントデータダウンロード手段）

Claims (9)

1. ドキュメントの画像を再現するためのドキュメントデータを管理するサーバと、登録ユーザのユーザアカウントをユーザごとに管理しかつ前記ドキュメントデータを用いてドキュメントの画像に関する処理を行う画像処理装置と、によって構成されるネットワークにおいて、
   前記ドキュメントデータを前記サーバにおいて当該ドキュメントデータのアクセス権を前記登録ユーザのうちの第一のユーザに対してのみ与えて保存する際に、当該第一のユーザのユーザ識別情報を当該ドキュメントデータのデータ識別情報および前記登録ユーザのうちの第二のユーザに対応付けて前記画像処理装置の記憶手段に記憶させるとともに、当該データ識別情報を出力し、
   前記データ識別情報が前記第二のユーザから前記画像処理装置に送信されてきた後、当該第二のユーザが当該画像処理装置にログインした場合に、当該データ識別情報および当該第二のユーザに対応付けられて前記記憶手段に記憶されている前記ユーザ識別情報に係る前記ユーザアカウントを用いて前記サーバから当該データ識別情報に係る前記ドキュメントデータをダウンロードする処理を当該画像処理装置に実行させる、
   ことを特徴とするドキュメントデータの管理方法。
2. 前記データ識別情報を、前記第二のユーザへ送信することによって、出力する、
   請求項１記載のドキュメントデータの管理方法。
3. 前記画像処理装置として、前記ドキュメントデータを生成する機能を有する複合機を用い、
   前記第一のユーザとして、前記登録ユーザのうちの前記ドキュメントデータを生成するための操作を行ったユーザを選択し、前記第二のユーザとして、前記第一のユーザが前記登録ユーザの中から指定したユーザを選択する、
   請求項１または請求項２記載のドキュメントデータの管理方法。
4. ユーザごとのユーザアカウントを管理し、かつ、ドキュメントの画像を再現するためのドキュメントデータを当該ドキュメントデータのアクセス権を前記登録ユーザのうちの第一のユーザに対してのみ与えて管理するサーバと通信可能である画像処理装置であって、
   前記サーバに新たに保存される前記ドキュメントデータのデータ識別情報を当該サーバから受信する、第一の識別情報受信手段と、
   前記第一のユーザのユーザ識別情報を、前記第一の識別情報受信手段によって受信された前記データ識別情報および前記登録ユーザのうちの第二のユーザに対応付けて記憶する記憶手段と、
   前記第一の識別情報受信手段によって受信された前記データ識別情報を出力する識別情報出力手段と、
   前記第二のユーザから前記データ識別情報を受信する第二の識別情報受信手段と、
   前記第二の識別情報受信手段によって前記データ識別情報が受信された後、前記第二のユーザが当該画像処理装置にログインした場合に、当該データ識別情報および前記第二のユーザに対応付けられて前記記憶手段に記憶されている前記ユーザ識別情報に係る前記ユーザアカウントを用いて当該データ識別情報に係る前記ドキュメントデータを前記サーバからダウンロードする、ドキュメントデータダウンロード手段と、
   を有することを特徴とする画像処理装置。
5. 前記識別情報出力手段は、前記識別情報を、前記第二のユーザへ送信することによって、出力する、
   請求項４記載の画像処理装置。
6. 前記ドキュメントデータを生成する生成手段、を有し、
   前記サーバには、前記ドキュメントデータとして、前記生成手段によって生成されたドキュメントデータが保存され、
   前記第一のユーザは、前記登録ユーザのうちの前記ドキュメントデータを生成するための操作を行ったユーザであり、前記第二のユーザは、前記第一のユーザが前記登録ユーザの中から指定したユーザである、
   請求項４または請求項５記載の画像処理装置。
7. ユーザごとのユーザアカウントを管理し、かつ、ドキュメントの画像を再現するためのドキュメントデータを当該ドキュメントデータのアクセス権を前記登録ユーザのうちの第一のユーザに対してのみ与えて管理するサーバと通信可能である画像処理装置のために用いられるコンピュータプログラムであって、
   当該画像処理装置に、
   前記サーバに新たに保存される前記ドキュメントデータのデータ識別情報を当該サーバから受信する、第一の識別情報受信処理と、
   前記第一のユーザのユーザ識別情報を、前記第一の識別情報受信処理によって受信された前記データ識別情報および前記登録ユーザのうちの第二のユーザに対応付けて記憶手段に記憶させる処理と、
   前記第一の識別情報受信処理によって受信された前記データ識別情報を出力する識別情報出力処理と、
   前記第二のユーザから前記データ識別情報を受信する第二の識別情報受信処理と、
   前記第二の識別情報受信処理によって前記データ識別情報が受信された後、前記第二のユーザが当該画像処理装置にログインした場合に、当該データ識別情報および前記第二のユーザに対応付けられて前記記憶手段に記憶されている前記ユーザ識別情報に係るユーザアカウントを用いて当該データ識別情報に係る前記ドキュメントデータを前記サーバからダウンロードする、ドキュメントデータダウンロード処理と、
   を実行させる、
   ことを特徴とするコンピュータプログラム。
8. 前記識別情報出力処理として、前記データ識別情報を前記第二のユーザへ送信する処理を当該画像処理装置に実行させる、
   請求項７記載のコンピュータプログラム。
9. 前記ドキュメントデータを生成する生成処理を、当該画像処理装置に実行させ、
   前記ドキュメントデータとして、前記生成処理によって生成されたドキュメントデータを前記サーバに保存させる処理を、当該画像処理装置に実行させ、
   前記第一のユーザは、前記登録ユーザのうちの前記ドキュメントデータを生成するための操作を行ったユーザであり、前記第二のユーザは、前記第一のユーザが前記登録ユーザの中から指定したユーザである、
   請求項７または請求項８記載のコンピュータプログラム。

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