JP2009124274A - 画像処理装置、画像データ送信方法、およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】画像データの通信を従来よりも効率的に行うことができるようにする。
【解決手段】画像形成装置２に、画像データを保存するハードディスク２０ｄと、画像データの説明をユーザに入力させるための操作パネル２０ｆと、入力された説明を受け付ける説明受付部２０１と、受け付けられた説明と画像データが保存された旨を示すメッセージとを受取人に送信する新規データ通知メール送信部２０３と、メッセージに応答する、画像データの要求を、受取人から受け付ける電子メール受信部２０４と、受取人からの要求が電子メール受信部２０４により受け付けられた場合に、ハードディスク２０ｄに保存されている、上記要求に係る画像データＧＤを送信する画像データ添付メール送信部２０６と、を設ける。
【選択図】図３

Description

本発明は、ＭＦＰ等の画像形成装置および画像データの送信方法等に関する。

従来より、コピー、スキャナ、およびファックス等の様々な機能が備わった、複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）等と呼ばれる画像形成装置がオフィス等に普及している。近年、このような画像形成装置には、イーサネット（登録商標）への接続機能が装備されるようになり、他の画像形成装置と連携して様々な処理を実行することができるようになっている。

複数台の装置が連携して処理を実行することができるようにするために、特許文献１、２に記載されるような方法が提案されている。

特許文献１に記載される方法によると、画像読取装置が送信元から指示用電子メールを受信すると、当該画像読取装置は、当該指示用電子メールの内容に従って、画像データを所定のファイル形式で電子メールに添付して送信元に送信する。

特許文献２に記載される方法によると、蓄積部に保存された画像データの所在を示すＵＲＬ（Uniform Resource Locator）の情報、および当該画像データが蓄積部に保存された旨が通知される。このような方法によって、複数台の画像読取装置の間で画像データの送受信が行われている。
特開２００６−４８１１１号公報 特開平１０−２３３８６０号公報

しかし、特許文献１に記載されるような方法では、画像データのような容量の大きいデータを電子メールに添付し相手先に送信する場合に、メールサーバまたはトラフィックに多大な負担をかけてしまう。

また、特許文献２に記載されるような方法では、画像データの保存先のＵＲＬが一方の装置から他方の装置に通知される。ＵＲＬは、一般に、ハイパーリンクとして表示される。よって、受信者は、これをクリックするだけで、画像データをダウンロードすることができる。しかし、そうすると、本来その画像データが不要であるにも関わらずダウンロードされ、通信回線のトラフィックが無駄に増えてしまう。

本発明は、このような問題点に鑑み、画像データの通信を従来よりも効率的に行うことができるようにすることを目的とする。

本発明の一実施形態に係る画像処理装置は、画像データを保存する保存手段と、前記画像データの説明をユーザに入力させるための入力手段と、前記入力手段により入力された前記説明を受け付ける説明受付手段と、前記説明受付手段により受け付けられた前記説明と前記画像データが保存された旨を示すメッセージとを受取人に送信する第一送信手段と、前記メッセージに応答する、前記画像データの要求を、受取人から受け付ける、要求受付手段と、受取人からの前記要求が前記要求受付手段により受け付けられた場合に、前記保存手段に保存されている、当該要求に係る前記画像データを送信する第二送信手段と、を有する。

好ましくは、前記画像データのフォーマットの変換を行うフォーマット変換手段、を有し、前記第一送信手段は、前記説明とともに、前記フォーマット変換手段によって前記画像データをどのフォーマットに変換することが可能であるかを示すフォーマット情報を送信し、前記要求受付手段は、前記要求として、前記画像データおよびそのフォーマットの要求を受け付け、前記フォーマット変換手段は、前記要求受付手段によって受け付けられた前記要求に係る前記画像データを当該要求に係るフォーマットに変換し、前記第二送信手段は、前記フォーマット変換手段によるフォーマットの変換後の前記画像データを送信する。

または、前記画像データは、複数のページからなる書類の画像を再現するためのページ画像データによって構成され、前記説明受付手段は、前記画像データの前記説明としてページごとの説明を受け付け、前記要求受付手段は、前記要求として、前記ページ画像データの要求を受け付け、前記第二送信手段は、前記画像データのうちの、前記要求受付手段により受け付けられた前記要求に係る前記ページ画像データのみを送信する。

または、前記画像データを前記保存手段に保存する期間を指定するようにユーザに要求する期間要求手段と、ユーザにより指定された前記期間を受け付ける期間受付手段と、前記画像データを、前記期間受付手段により受け付けられた当該画像データに係る前記期間が経過した場合に、前記保存手段から削除する、削除手段と、を有する。

または、前記説明のテンプレートを記憶するテンプレート記憶手段と、ユーザごとの属性を示すユーザ属性情報を記憶するユーザ属性情報記憶手段と、前記説明を入力しようとするユーザの、前記ユーザ属性情報記憶手段に記憶されている前記ユーザ属性情報に示される属性を、前記テンプレート記憶手段に記憶されている前記テンプレートに当てはめて表示する、ユーザ属性適用テンプレート表示手段と、を有し、前記説明受付手段は、ユーザが編集した、前記ユーザ属性情報に示される属性が当てはめられた前記テンプレートを、前記説明として受け付ける。

本発明によると、画像データの通信を従来よりも効率的に行うことができる。

〔第１の実施形態〕
図１は画像処理システム１の全体的な構成の例を示す図、図２は画像形成装置２のハードウェア構成の例を示す図、図３は画像形成装置２の機能的構成の例を示す図である。

本実施形態に係る画像処理システム１は、図１に示すように、画像形成装置２、メールサーバ３、複数の端末装置４（４Ａ、４Ｂ、４Ｃ、…）、および通信回線ＴＣ１、ＴＣ２等によって構成される。通信回線ＴＣ１、ＴＣ２として、ＬＡＮ、インターネット、公衆回線、または専用線等が用いられる。

このような画像処理システム１においては、画像形成装置２とメールサーバ３とが通信回線ＴＣ１を介して接続されており、当該メールサーバ３と３台の端末装置４（４Ａ、４Ｂおよび４Ｃ）とがそれぞれ通信回線ＴＣ２を介して接続されている。なお、画像処理システム１において、複数の画像形成装置２とメールサーバ３とがそれぞれ通信回線ＴＣ１を介して接続されてもよいし、当該メールサーバ３と１台の端末装置４とが通信回線ＴＣ２を介して接続されてもよい。以下の説明では、画像形成装置２を使用する者を「ユーザ」と称し、端末装置４を使用する者を「受取人」と称する。

画像形成装置２は、コピー、スキャナ、ファックス、ネットワークプリンティング、およびドキュメントサーバ等の様々な機能を集約した処理装置である。複合機またはＭＦＰ（Multi Function Peripherals）等と呼ばれることもある。

「ドキュメントサーバ」とは、ユーザごとに「個人ボックス」または「ボックス」等と呼ばれる、パーソナルコンピュータにおけるフォルダまたはディレクトリ等に相当する記憶領域を設け、管理する機能である。「ボックス機能」と呼ばれることもある。ユーザは、自分の個人ボックスに画像データ等をファイル単位で保存しておくことができる。

画像形成装置２は、役所または企業等のオフィス、学校または図書館等の公共施設、コンビニエンスストア等の店舗、その他種々の場所に設置され、複数のユーザによって共用することができる。

画像形成装置２は、図２に示すように、ＣＰＵ２０ａ、ＲＡＭ２０ｂ、ＲＯＭ２０ｃ、ハードディスク２０ｄ、制御用回路２０ｅ、操作パネル２０ｆ、スキャナ２０ｇ、印刷装置（エンジン）２０ｈ、ＬＡＮインタフェース２０ｊ、およびＦＡＸモデム２０ｋ等によって構成される。

制御用回路２０ｅは、ハードディスク２０ｄ、操作パネル２０ｆ、スキャナ２０ｇ、印刷装置２０ｈ、ＬＡＮインタフェース２０ｊ、およびＦＡＸモデム２０ｋ等を制御するための回路である。

スキャナ２０ｇは、原稿に描かれている文章、数式、記号、写真、図表、またはイラスト等のコンテンツの画像を光学的に読み取って画像データを生成する装置である。

印刷装置２０ｈは、スキャナ２０ｇによって得られた画像データまたはパーソナルコンピュータ等から送信されてきた画像データに基づいて画像を用紙に印刷する。

ＬＡＮインタフェース２０ｊは、他の装置と通信を行うためのＮＩＣ（Network Interface Card）であって、画像形成装置２と通信回線ＴＣ１、ＴＣ２を構成するハブまたはルータとを接続するために用いられる。

ＦＡＸモデム２０ｋは、他の画像形成装置２またはＦＡＸ端末とファックスプロトコルによる通信を行う装置である。

操作パネル２０ｆは、タッチパネル式の液晶ディスプレイおよびテンキー等によって構成される。液晶ディスプレイには、ユーザに対してメッセージまたは指示を与えるための画面、ユーザが所望する処理の種類および処理条件を入力するための画面、およびＣＰＵ２０ａ等で実行された処理の結果を示す画面等が表示される。

ユーザは、上記の画面を見ながら液晶ディスプレイまたはテンキーを操作することによって、画像形成装置２に対して、処理の実行開始または中断等の指令を与え、データの宛先、印刷条件、またはスキャン条件等の処理条件を指定し、その他種々の事項を指定することができる。また、後述する画像データの説明の入力のためにも用いられる。つまり、操作パネル２０ｆは、画像形成装置２を操作するユーザのためのユーザインタフェースの役割を果たしている。なお、操作パネル２０ｆの詳細な構成については後述する。

図３に示すように、ハードディスク２０ｄには、説明受付部２０１、新規データ通知メール生成部２０２、新規データ通知メール送信部２０３、電子メール受信部２０４、画像データ添付メール生成部２０５、画像データ添付メール送信部２０６、および画像データ管理部２０７等の各機能を実現するためのプログラムおよびデータ等が格納されている。これらのプログラムは必要に応じてＲＡＭ２０ｂに読み出され、ＣＰＵ２０ａによってプログラムが実行される。これらのプログラムまたはデータの一部または全部を、ＲＯＭ２０ｃに記憶させておいてもよい。または、図３に示す機能の一部または全部を、制御用回路２０ｅによって実現するようにしてもよい。また、ハードディスク２０ｄには、個人ボックスを確保するための個人ボックス記憶領域等が設けられている。

図４は本実施形態における画像形成装置２と端末装置４との間の基本的なシーケンスを示す概略図、図５は画像データ属性入力画面ＨＧ１の例を示す図、図６は画像データ属性入力画面ＨＧ１の他の例を示す図、図７は属性情報テーブルＴＬの例を示す図である。

以下、図３の画像形成装置２の各部の処理内容について詳細に説明する。図３において、説明受付部２０１は、スキャナ２０ｇによって生成された画像データＧＤについての説明等をユーザに入力させそれを受け付ける処理を行う。画像データ管理部２０７は、図７のような属性情報テーブルＴＬを有しており、その画像データＧＤの属性の情報を管理する処理を行う。ここで、画像データＧＤの説明の受付および属性の情報の生成等の手順を、図４を参照しながら説明する。

図４において、ユーザが原稿台に原稿をセットし操作パネル２０ｆに対して所定の操作を行うと、スキャナ２０ｇは、その原稿の画像を光学的に読み取って画像データＧＤを生成する（＃１）。

すると、説明受付部２０１は、図５のような画像データ属性入力画面ＨＧ１を操作パネル２０ｆの液晶ディスプレイに表示させる（＃２）。画像データ属性入力画面ＨＧ１の中のテキストボックスＢＳは、画像データＧＤの説明を入力するための領域である。テキストボックスＢＦは、画像データＧＤの識別情報（ファイル名）を入力するための領域である。そのほか、画像データ属性入力画面ＨＧ１には、画像データＧＤのサイズが示されている。

ここで、ユーザは、テキストボックスＢＳおよびＢＦにその画像データＧＤの説明およびファイル名をそれぞれ入力する。

ユーザが「ＯＫ」ボタンを押すと、説明受付部２０１は、入力された内容を受け付ける（＃３）。そして、画像データＧＤは、入力されたファイル名が付されて所定の個人ボックスに保存される（＃４）。

画像データ管理部２０７は、今回生成し保存した画像データＧＤのファイル名、保存場所、説明、サイズ、およびキーワードを示す画像データ属性情報ＰＪを生成し、図７の属性情報テーブルＴＬに登録する（＃５）。「キーワード」は、画像データ管理部２０７がランダムに生成（発行）した文字列であって、受取人が画像データＧＤをダウンロードする際に用いられる。他の画像データＧＤのキーワードと重複しないように発行する。キーワードの使い方については、後に詳細に説明する。

なお、ユーザは、同時期に複数の原稿の画像データＧＤを生成させ、これらの画像データＧＤに対して共通に説明を入力することができる。この場合は、ユーザは、これらの原稿を順次、スキャナ２０ｇにスキャンさせ各原稿の画像データＧＤを生成させる。

すると、説明受付部２０１は、図６のように、画像データＧＤごとに応じたテキストボックスＢＦを配置した画像データ属性入力画面ＨＧ１を液晶ディスプレイに表示させる。ここで、ユーザは、これらの画像データＧＤの共通の説明をテキストボックスＢＳに入力するとともに、画像データＧＤごとのファイル名を各テキストボックスＢＦに入力する。

説明受付部２０１が入力された内容を受け付けると、各テキストボックスＢＦは、自らについて入力されたファイル名が付されて所定の個人ボックスに保存される。画像データ管理部２０７は、画像データＧＤごとの画像データ属性情報ＰＪを生成し属性情報テーブルＴＬに登録する。

図３および図４に戻って、新規データ通知メール生成部２０２は、生成された画像データＧＤの説明等が説明受付部２０１によって受け付けられた後、その説明、画像データ管理部２０７によって発行されたキーワード、および新たに画像データＧＤがハードディスク２０ｄに保存された旨のメッセージを本文に記載した電子メール（以下、「新規データ通知メールＥＭＡ」と称する。）を生成する（＃６）。画像形成装置２のＩＰアドレスおよびその画像データＧＤの保存場所を示す情報は記載しないようにする。ファイル名も不要である。

新規データ通知メール送信部２０３は、新規データ通知メール生成部２０２によって生成された新規データ通知メールＥＭＡを、ユーザが指定した受取人の電子メールアドレスに宛てて送信する（＃７）。すると、この新規データ通知メールＥＭＡは、メールサーバ３を介してその受取人の端末装置４に届けられる。

端末装置４は、新規データ通知メール送信部２０３により送信された新規データ通知メールＥＭＡを受信し、その内容を表示する（＃２１）。これにより、受取人は、新たに画像データがハードディスク２０ｄに保存されたこととともに、その画像データＧＤの内容およびサイズを認識することができる。

ここで、受取人は、その画像データＧＤが必要であるか否かを判断する。必要であれば、受信した新規データ通知メールＥＭＡに対する返信の電子メールである返信メールＥＭＢを作成する。ただし、返信メールＥＭＢの本文には、少なくとも新規データ通知メールＥＭＡの本文に記載されているキーワードを含めるようにしておく。

すると、端末装置４は、この返信メールＥＭＢを画像形成装置２の電子メールアドレスに宛てて送信する（＃２２）。これにより、画像データＧＤの要求が画像形成装置２に対してなされる。

電子メール受信部２０４が返信メールＥＭＢを受信すると（＃８）、画像データ添付メール生成部２０５は、その返信メールＥＭＢに示されるキーワードに対応する画像データＧＤを個人ボックスから呼び出し、これを添付ファイルとして添付した電子メール（以下、「画像データ添付メールＥＭＣ」と称する。）を生成する（＃９）。キーワードに対応する画像データＧＤは、属性情報テーブルＴＬ（図７参照）に登録されている画像データ属性情報ＰＪを参照することによって特定することができる。

画像データ添付メール送信部２０６は、画像データ添付メール生成部２０５によって生成された画像データ添付メールＥＭＣを、画像データＧＤの要求者である受取人の電子メールアドレスに宛てて送信する（＃１０）。すると、この画像データ添付メールＥＭＣは、メールサーバ３を介してその受取人の端末装置４に届けられる。

そして、端末装置４は、画像データ添付メール送信部２０６により送信された画像データ添付メールＥＭＣを受信する（＃２３）。これにより、受取人は要求した画像データＧＤを得ることができる。

このように、本実施形態では、最初に、新規データ通知メールＥＭＡ、つまり、新たな画像データＧＤの存在を通知する電子メールを、受取人に送信する。そして、受取人からその画像データＧＤの要求があった際に初めて画像データＧＤを送信する。したがって、画像データＧＤを必要とする受取人に対してのみ、画像データＧＤを送信することができる。これにより、無駄なトラフィックをなくし、メールサーバ３および通信回線ＴＣ１、ＴＣ２等の負荷を従来よりも抑制することができる。

しかも、受取人からの要求に応じて画像データＧＤを送信するので、１つの画像データＧＤについて複数の受取人が存在する場合であっても、画像データＧＤの送信の処理を一時期に集中させず分散させることができるので、メールサーバ３および通信回線ＴＣ１、ＴＣ２等を従来よりも安定させることができる。

また、本実施形態では、ユーザは画像データの説明を、操作パネル２０ｆを用いて容易に入力することができる。これにより、原稿のスキャンを開始してから受取人に新規データ通知メールＥＭＡの送信を行うまでの時間を短縮することができる。

さらに、本実施形態では、従来のように、画像データの保存先のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）の情報または当該ＵＲＬのアクセスパスワード等を端末装置４に送信することがないので、セキュリティ性が損なわれることが抑制される。

本実施形態では、画像形成装置２は、受取人から要求された画像データＧＤを送信するだけであったが、画像データＧＤに基づく画像の用紙への印刷を次のように行ってもよい。

受取人は、返信メールＥＭＢの本文に、画像データＧＤのキーワードとともに印刷が必要である旨を記載しておく。

画像形成装置２は、印刷が必要である旨が記載された返信メールＥＭＢを受信すると、その返信メールＥＭＢに示されるキーワードに対応する画像データＧＤを個人ボックスから呼び出すとともに、その受取人の端末装置４の最寄りの画像形成装置を検索する。そして、その画像データＧＤおよび印刷指令を、検索した画像形成装置に送信する。すると、この画像形成装置は、その画像データＧＤに基づいて印刷処理を行う。検索された画像形成装置が画像形成装置２自身であった場合は、画像形成装置２自身が印刷処理を行う。または、印刷を行う画像形成装置を受取人に指定させてもよい。

このような方法により、受取人は、画像データＧＤを得る前に、それがどのような書類のデータであるかを、より明確に認識することが可能となる。したがって、画像データＧＤが受取人にとって必要であるか否かの判断が一層確実になり、メールサーバ３および通信回線ＴＣ１、ＴＣ２等をより効率的に使用することができるようになる。

〔第２の実施形態〕
図８は画像形成装置２ａの機能的構成の例を示す図である。

第１の実施形態では、スキャナ２０ｇによって生成された画像データＧＤをそのままのフォーマット（形式）で端末装置４に送信した。第２の実施形態では、受取人の所望するフォーマットに変換して画像データＧＤを送信する。

第２の実施形態に係る画像形成装置２ａは、図８に示すような機能を有する。図３に示した第１の実施形態に係る画像形成装置２の機能的構成と比較して分かるように、画像形成装置２ａには、フォーマット変換部２１２が追加されている。第１の実施形態と同一の符号を付した構成部による処理は第１の実施形態と基本的に同様である。以下、第１の実施形態との相違点を中心に説明する。共通点については説明を省略する。

フォーマット変換部２１２は、画像データＧＤのフォーマットの変換の処理を行う。つまり、いわゆる画像コンバータである。フォーマットの例としては、ＰＤＦ、ＴＩＦＦ、ＪＰＥＧ、およびこれらのフォーマットに変換された画像データを高圧縮化するコンパクトＰＤＦ等が挙げられる。

第１の実施形態では、新規データ通知メール生成部２０２は、新たに生成された画像データＧＤの説明、画像データ管理部２０７によって発行されたキーワード、およびその画像データＧＤがハードディスク２０ｄに保存された旨のメッセージを本文に記載した電子メール（新規データ通知メールＥＭＡ）を送信した。第２の実施形態では、さらに、フォーマット変換部２１２がその画像データＧＤをどのフォーマットに変換可能であるかを示すフォーマット情報を記載した電子メール（以下、「新規データ通知メールＥＭＡ’」と称する。）を送信する。

端末装置４が新規データ通知メールＥＭＡ’を受信すると、受取人は、それに示されるフォーマット情報を参照し、画像データＧＤをどのフォーマットで得るのかを決定する。そして、その画像データＧＤおよび決定したフォーマットを示す電子メール（以下、「返信メールＥＭＢ’」と称する。）を作成する。端末装置４は、その返信メールＥＭＢ’を画像形成装置２ａに送信する。

電子メール受信部２０４が返信メールＥＭＢ’を受信すると、フォーマット変換部２１２は、その返信メールＥＭＢ’に示されるキーワードに対応する画像データＧＤを呼び出し、その返信メールＥＭＢ’に示されるフォーマットにその画像データＧＤを変換する。

そして、画像データ添付メール生成部２０５は、変換後の画像データＧＤを添付した電子メール（以下、「画像データ添付メールＥＭＣ’」と称する。）を生成し、画像データ添付メール送信部２０６は、この画像データ添付メールＥＭＣ’を要求者である受取人の電子メールアドレスに宛てて送信する。

変換後の画像データＧＤは、ハードディスク２０ｄに保存しておいてもよい。そして、再度、同一の要求があった場合に、その画像データＧＤを再利用してもよい。

第２の実施形態によると、様々なフォーマットの画像データＧＤを一度に端末装置４に送信する場合よりも、トラフィックの量を軽減することができる。これにより、メールサーバ３および通信回線ＴＣ１、ＴＣ２等をより効率的に使用することができるようになる。

〔第３の実施形態〕
図９は画像形成装置２ｂの機能的構成の例を示す図、図１０は画像データの保存および削除の処理を説明するためのフローチャート、図１１は保存期間入力画面ＨＧ２の例を示す図、図１２は新規データ通知メールＥＭＡ３の例を示す図である。

第１および第２の実施形態では、スキャナ２０ｇによって生成された画像データＧＤを、保存期間を定めずに保存した。第３の実施形態では、保存期間を定めて画像データＧＤを保存する。そして、保存期間の経過後、画像データＧＤを削除する。

第３の実施形態に係る画像形成装置２ｂは、図９に示すような機能を有する。図３に示した第１の実施形態に係る画像形成装置２の機能的構成と比較して分かるように、画像形成装置２ｂには、保存期間受付部２２１、保存経過時間計測部２２２、および画像データ削除部２２３が追加されている。第１の実施形態と同一の符号を付した構成部による処理は第１の実施形態と基本的に同様である。以下、画像形成装置２ｂの構成部を、図１０のフローチャート等を参照しながら、第１の実施形態との相違点を中心に説明する。共通点については説明を省略する。

図１０において、画像形成装置２ｂのスキャナ２０ｇが画像データＧＤを生成すると（＃３１）、ハードディスク２０ｄは、その画像データＧＤを、ユーザが図５の画像データ属性入力画面ＨＧ１で入力したファイル名を付して保存する（＃３２）。これらの処理は、第１の実施形態の場合と同様である。

保存期間受付部２２１は、その画像データＧＤの保存期間をユーザに入力させ受け付ける処理を行う。具体的には、図１１のような保存期間入力画面ＨＧ２を操作パネル２０ｆの液晶ディスプレイに表示させることによって、保存期間の入力をユーザに要求する（＃３３）。

ここで、ユーザは、テキストボックスＢＤに画像データＧＤの保存期間を入力し、「ＯＫ」ボタンを押す。すると、保存期間受付部２２１は、入力された保存期間を受け付ける（＃３４）。

保存期間を示す情報は、その画像データＧＤと対応付けられてハードディスク２０ｄに記憶される。また、新規データ通知メール生成部２０２は、図１２に示すような、保存期間をも記載した電子メール（以下、「新規データ通知メールＥＭＡ３」と称する。）を受取人の電子メールアドレスに送信する（＃３５）。

画像データＧＤが個人ボックスに保存されたタイミングで、保存経過時間計測部２２２は、その画像データＧＤについて時間の計測を開始する（＃３６）。つまり、その画像データＧＤが個人ボックスに保存されてからの経過時間を計測する。

経過時間が、その画像データＧＤについてユーザが指定した保存期間を経過したら（＃３７でＹｅｓ）、画像データ削除部２２３はその画像データＧＤを個人ボックスから削除する（＃３８）。なお、保存経過時間計測部２２２は経過時間の計測を終了する。一方、経過時間が保存期間未満である場合は（＃３７でＮｏ）、計測を継続する。

第３の実施形態によると、画像データＧＤが適宜削除されるので、大量の画像データＧＤによるハードディスク２０ｄの残り容量の枯渇の防止を図ることができる。

また、画像データＧＤの保存期間を受取人に把握させることが可能となる。これにより、受取人が知らない間に画像データＧＤが削除されることが防止される。

さらに、ユーザに、画像データＧＤの保存の終了の日時ではなく、保存期間を入力させている。よって、画像形成装置２のタイマが指す時刻と端末装置４のタイマが指す時刻とのずれまたは標準時に対する時差の相違が原因でユーザが画像データＧＤの削除のタイミングを間違えることを防止することができる。

なお、第２の実施形態で説明した、画像データＧＤのフォーマットの変換の機能を、画像形成装置２ｂに加えることもできる。

〔第４の実施形態〕
図１３は画像形成装置２ｃの機能的構成の例を示す図、図１４はユーザ属性テーブルＴＮの例を示す図、図１５は定型フォームの例を示す図、図１６は定型フォームを用いた説明の入力および電子メールの送信の処理の手順を説明するためのフローチャート、図１７は画像データ属性入力画面ＨＧ３の例を示す図である。

第１ないし第３の実施形態では、ユーザは、画像データＧＤの説明を一から入力した。第４の実施形態では、定型フォーム（テンプレート）を用意しておき、それを用いて画像データＧＤの説明を入力できるようにする。

第４の実施形態に係る画像形成装置２ｃは、図１３に示すような機能を有する。図３に示した第１の実施形態に係る画像形成装置２の機能的構成と比較して分かるように、画像形成装置２ｃには、ユーザ属性情報記憶部２３１、定型フォーム記憶部２３２、および認証部２３３が追加されている。第１の実施形態と同一の符号を付した構成部による処理は第１の実施形態と基本的に同様である。以下、画像形成装置２ｃの構成部を、第１の実施形態との相違点を中心に説明する。共通点については説明を省略する。

ユーザ属性情報記憶部２３１は、図１４に示すようなユーザ属性テーブルＴＮを有し、各ユーザの属性を示すユーザ属性情報ＵＪを記憶する。具体的には、ユーザが画像形成装置２にログインする際に使用するユーザＩＤおよびパスワード、ユーザの氏名、ユーザが所属する部署、ユーザの勤務先の郵便番号、住所、電話番号、内線番号、およびファックス番号が示される。

これらの属性の情報のうち、ユーザＩＤは、画像形成装置２の管理者によって与えられる。それ以外の情報は、ユーザ自身が操作パネル２０ｆまたは端末装置４を操作して変更することができる。

定型フォーム記憶部２３２は、図１５に示すような、画像データＧＤの説明の入力のための定型フォーム（テンプレート）のデータ（以下、「定型フォームデータＴＭ」と称する。）を記憶する。定型フォームデータＴＭは、画像形成装置２の管理者が予め用意しておく。定型フォームデータＴＭの使用方法は、後に説明する。認証部２３３は、この画像形成装置２を使用するユーザの認証の処理を行う。

ここで、テンプレートを用いた新規データ通知メールＥＭＡの送信の手順を、図１６のフローチャートを参照しながら説明する。

定型フォームデータＴＭまたはユーザのユーザ属性情報ＵＪが未だ定型フォーム記憶部２３２またはユーザ属性情報記憶部２３１に登録されていない場合は（＃４１でＮｏ）、画像形成装置２の管理者またはユーザ本人に登録の作業を行わせ、定型フォームデータＴＭまたはユーザのユーザ属性情報ＵＪを登録する（＃４２）。

認証部２３３は、ユーザＩＤおよびパスワードを入力するための画面を液晶ディスプレイに表示させることによって、これらを入力するように、画像データＧＤを生成し受取人に送信することを所望するユーザに対して要求する（＃４３）。そして、予め登録されているユーザＩＤおよびパスワードと入力されたユーザＩＤおよびパスワードとを照合することによって、そのユーザの認証を行う（＃４４）。

認証部２３３がユーザの認証ができたら、つまり、ユーザの正当性が確認できたら、第１の実施形態の場合と同様に、スキャナ２０ｇによって画像データＧＤが生成される（＃４５）。

説明受付部２０１は、第１の実施形態の場合と基本的に同様に、その画像データＧＤの説明を入力するための画面をディスプレイに表示させる（＃４６）。ただし、ここでは、定型フォームデータＴＭおよびそのユーザのユーザ属性情報ＵＪを用いて、図１７のような、そのユーザの部署、郵便番号、住所、電話番号、内線番号、およびファックス番号が予め入力された状態のテキストボックスＢＳを含む画像データ属性入力画面ＨＧ３を表示させる。

ここで、ユーザは、第１の実施形態の場合と同様に、その画像データＧＤの説明をテキストボックスＢＳに入力する。ただし、ここでは、テキストボックスＢＳの中の点線の枠で示す領域に画像データＧＤの資料の内容を加筆して編集するだけで済む。また、適宜、予め入力されている内容の一部を削除したり種々の情報を加筆したりして編集することができる。テキストボックスＢＦには、その画像データＧＤのファイル名を入力する。

ユーザが「ＯＫ」ボタンを押すと、説明受付部２０１は、テキストボックスＢＳおよびＢＦに入力された内容を受け付ける（＃４７）。そして、以下、第１の実施形態の場合と同様に、受け付けた内容に基づいて新規データ通知メールＥＭＡが生成され受取人の電子メールアドレスに宛てて送信される（＃４８）。

第４の実施形態によると、ユーザが画像データＧＤの説明を入力する手間を第１の実施形態の場合よりも軽減することができる。複数の定型フォームを用意しておき、ユーザが選択できるようにしてもよい。

なお、第２の実施形態で説明した、画像データＧＤのフォーマットの変換の機能を、画像形成装置２ｃに加えることもできる。または第３の実施形態で説明した、画像データＧＤの削除の機能を、画像形成装置２ｃに加えることもできる。

〔その他の変形例〕
上記各実施形態においては、画像形成装置２と端末装置４との間のやり取りを電子メールによって実施しているが、これに限定されるものではない。例えば、インスタントメッセージや専用アプリケーション等を用いてもよい。

また、上記各実施形態においては、画像形成装置２はスキャナ２０ｇによって生成された画像データＧＤを端末装置４に送信しているが、他の方法で得られた画像データを送信する場合にも本発明の適用が可能である。例えば、他の画像形成装置２またはＷｅｂサーバ等から取得した画像データを端末装置４に送信する場合にも、本発明を適用することができる。

その他、画像処理システム１、画像形成装置２の全体または各部の構成、処理内容、処理順序等は、本発明の趣旨に沿って適宜変更することができる。例えば、新規データ通知メール生成部２０２の処理と新規データ通知メール送信部２０３の処理とを一の構成部により実施し、画像データ添付メール生成部２０５の処理と画像データ添付メール送信部２０６の処理とを一の構成部により実施することができる。また、各実施形態における各構成部を組み合わせて処理を実行することも可能である。

画像処理システムの全体的な構成の例を示す図である。 画像形成装置のハードウェア構成の例を示す図である。 画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 本実施形態における画像形成装置と端末装置の間の基本的なシーケンスを示す概略図 画像データ属性入力画面の例を示す図である。 画像データ属性入力画面の他の例を示す図である。 属性情報テーブルの例を示す図である。 画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 画像データの保存および削除の処理を説明するためのフローチャートである。 保存期間入力画面の例を示す図である。 新規データ通知メールの例を示す図である。 画像形成装置の機能的構成の例を示す図である。 ユーザ属性テーブルの例を示す図である。 定型フォームの例を示す図である。 定型フォームを用いた説明の入力および電子メールの送信の処理の手順を説明するためのフローチャートである。 画像データ属性入力画面の例を示す図である。

符号の説明

２，２ａ，２ｂ，２ｃ 画像形成装置（画像処理装置）
２０ｄ ハードディスク（保存手段）
２０ｆ 操作パネル（入力手段、期間要求手段、ユーザ属性適用テンプレート表示手段）
２０１ 説明受付部（説明受付手段）
２０３ 新規データ通知メール送信部（第一送信手段）
２０４ 電子メール受信部（要求受付手段）
２０６ 画像データ添付メール送信部（第二送信手段）
２１２ フォーマット変換部（フォーマット変換手段）
２２１ 保存期間受付部（期間受付手段）
２２３ 画像データ削除部（削除手段）
２３１ ユーザ属性情報記憶部（ユーザ属性情報記憶手段）
２３２ 定型フォーム記憶部（テンプレート記憶手段）
ＧＤ 画像データ
ＰＪ 画像データ属性情報
ＴＭ 定型フォームデータ
ＵＪ ユーザ属性情報

Claims (7)

1. 画像データを保存する保存手段と、
   前記画像データの説明をユーザに入力させるための入力手段と、
   前記入力手段により入力された前記説明を受け付ける説明受付手段と、
   前記説明受付手段により受け付けられた前記説明と前記画像データが保存された旨を示すメッセージとを受取人に送信する第一送信手段と、
   前記メッセージに応答する、前記画像データの要求を、受取人から受け付ける、要求受付手段と、
   受取人からの前記要求が前記要求受付手段により受け付けられた場合に、前記保存手段に保存されている、当該要求に係る前記画像データを送信する第二送信手段と、
   を有することを特徴とする画像処理装置。
2. 前記画像データのフォーマットの変換を行うフォーマット変換手段、を有し、
   前記第一送信手段は、前記説明とともに、前記フォーマット変換手段によって前記画像データをどのフォーマットに変換することが可能であるかを示すフォーマット情報を送信し、
   前記要求受付手段は、前記要求として、前記画像データおよびそのフォーマットの要求を受け付け、
   前記フォーマット変換手段は、前記要求受付手段によって受け付けられた前記要求に係る前記画像データを当該要求に係るフォーマットに変換し、
   前記第二送信手段は、前記フォーマット変換手段によるフォーマットの変換後の前記画像データを送信する、
   請求項１記載の画像処理装置。
3. 前記画像データは、複数のページからなる書類の画像を再現するためのページ画像データによって構成され、
   前記説明受付手段は、前記画像データの前記説明としてページごとの説明を受け付け、
   前記要求受付手段は、前記要求として、前記ページ画像データの要求を受け付け、
   前記第二送信手段は、前記画像データのうちの、前記要求受付手段により受け付けられた前記要求に係る前記ページ画像データのみを送信する、
   請求項１または請求項２記載の画像処理装置。
4. 前記画像データを前記保存手段に保存する期間を指定するようにユーザに要求する期間要求手段と、
   ユーザにより指定された前記期間を受け付ける期間受付手段と、
   前記画像データを、前記期間受付手段により受け付けられた当該画像データに係る前記期間が経過した場合に、前記保存手段から削除する、削除手段と、を有する、
   請求項１ないし請求項３のいずれかに記載の画像処理装置。
5. 前記説明のテンプレートを記憶するテンプレート記憶手段と、
   ユーザごとの属性を示すユーザ属性情報を記憶するユーザ属性情報記憶手段と、
   前記説明を入力しようとするユーザの、前記ユーザ属性情報記憶手段に記憶されている前記ユーザ属性情報に示される属性を、前記テンプレート記憶手段に記憶されている前記テンプレートに当てはめて表示する、ユーザ属性適用テンプレート表示手段と、を有し、
   前記説明受付手段は、ユーザが編集した、前記ユーザ属性情報に示される属性が当てはめられた前記テンプレートを、前記説明として受け付ける、
   請求項１ないし請求項４のいずれかに記載の画像処理装置。
6. 画像処理装置が取得した画像データを送信する画像データ送信方法であって、
   当該画像処理装置に、
   前記画像データを保存手段に保存する処理を実行させ、
   前記画像データの説明をユーザに入力させるための処理を実行させ、
   ユーザによって入力された前記説明を受け付ける処理を実行させ、
   受け付けた前記説明と前記画像データが保存された旨を示すメッセージとを受取人に送信する処理を実行させ、
   前記メッセージに応答する、前記画像データの要求を、受取人から受け付ける処理を実行させ、
   受取人からの前記要求が受け付けられた場合に、前記保存手段に保存されている、当該要求に係る前記画像データを送信する処理を実行させる、
   ことを特徴とする画像データ送信方法。
7. 画像処理装置に、
   当該画像処理装置が取得した画像データを保存手段に保存する処理を実行させ、
   前記画像データの説明をユーザに入力させるための処理を実行させ、
   ユーザによって入力された前記説明を受け付ける処理を実行させ、
   受け付けた前記説明と前記画像データが保存された旨を示すメッセージとを受取人に送信する処理を実行させ、
   前記メッセージに応答する、前記画像データの要求を、受取人から受け付ける処理を実行させ、
   受取人からの前記要求が受け付けられた場合に、前記保存手段に保存されている、当該要求に係る前記画像データを送信する処理を実行させる、
   ことを特徴とするコンピュータプログラム。

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