JP7184106B2 - 文書処理システム及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書処理システム及びプログラムに関する。

例えば特許文献１には、業務全体のスループットを最大化するシステムとして、未処理件数が最も少ないスタッフを未処理案件の担当者に決定する仕組みが記載されている。

特開２０１２－５８９３５号公報

ところが、未処理件数に応じて担当者を機械的に決定する方法では、振り分け対象である案件に精通しないスタッフが担当者に決定される可能性がある他、スタッフの業務負担の状況が必ずしも正確に反映されているとも限らない。このため、振り分けられた案件が未処理のまま放置され、業務全体としてのスループットが低下する可能性がある。

本発明は、引き受け候補者（取得者候補）の処理の実績と意思を反映する機会を与えない場合に比して、未処理案件の処理の促進を実現することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、担当者が特定されていない未処理状態の電子文書のうち特定の条件を満たす電子文書の管理データを取得する取得手段と、前記管理データと処理実績データとに基づいて前記電子文書の取得者候補を特定する特定手段と、前記特定手段が特定した前記取得者候補へ、前記電子文書の取得を催促する催促手段と、前記催促手段により催促された前記電子文書に対する取得の可否の回答を、前記取得者候補から受け付ける受付手段と、を有し、前記催促手段は、前記取得者候補が特定されない場合、管理者に前記電子文書の取得を促す、文書処理システムである。
請求項２に記載の発明は、前記受付手段は、前記取得者候補が前記電子文書を取得しなかった場合、当該取得者候補から他の取得者候補の指名を受け付けることを特徴とする、請求項１に記載の文書処理システムである。
請求項３に記載の発明は、前記取得者候補からの除外者を予め設定できる、請求項１に記載の文書処理システムである。
請求項４に記載の発明は、コンピュータに、担当者が特定されていない未処理状態の電子文書のうち特定の条件を満たす電子文書の管理データを取得する機能と、前記管理データと処理実績データとに基づいて前記電子文書の取得者候補を特定する機能と、前記特定する機能が特定した前記取得者候補へ、前記電子文書の取得を催促する機能と、前記催促する機能により催促された前記電子文書に対する取得の可否の回答を、前記取得者候補から受け付ける機能とを実現させるためのプログラムであり、前記催促する機能は、前記取得者候補が特定されない場合、管理者に前記電子文書の取得を促す、プログラムである。

請求項１記載の発明によれば、取得者候補の処理の実績と意思を反映する機会を与えない場合に比して、未処理案件の処理の促進を実現できる。
請求項２記載の発明によれば、複数の取得者候補の間での調整を期待できる。
請求項３記載の発明によれば、未処理案件の処理の促進を実現できる。
請求項４記載の発明によれば、取得者候補の処理の実績と意思を反映する機会を与えない場合に比して、未処理案件の処理の促進を実現できる。

本実施の形態で使用する文書処理システムの構成例を示す図である。 管理サーバのハードウェア構成の一例を説明する図である。 管理サーバと端末の機能構成を示す図である。 情報データベースに格納されたＦＡＸ文書の管理データの例を示す図である。 担当文書処理部を通じて提供される作業画面の例を示す図である。 回覧催促制御部による処理動作の一例を説明する図である。 回覧催促の際に使用するデータ例を説明する図である。（ａ）は管理データの例であり、（ｂ）は処理実績データの例であり、（ｃ）は回覧リストの例である。 回覧催促を受信したＺさんの端末の表示部に表示される作業画面の変化を説明する図である。（ａ）は処理ボタンが操作される場合の作業画面の例であり、（ｂ）はＦＡＸ文書の１つの担当を引き受けた後の作業画面の例である。 担当決定後のデータ例の変化を説明する図である。（ａ）は管理データの例であり、（ｂ）は回覧リストの例である。 Ｚさんの作業画面の変化と回覧リストの変化を説明する図である。（ａ）及び（ｂ）は回覧開始日時が経過した場合の作業画面の表示例であり、（ｃ）は回覧リストの例である。 Ｘさんの作業画面の変化と回覧リストの変化を説明する図である。（ａ）及び（ｂ）は回覧開始日時が経過した場合の作業画面の表示例であり、（ｃ）は回覧リストの例である。 取得者候補の全員が処理のスキップを選択した場合の回覧リストのデータ例を示す図である。 管理者が操作する端末の表示部に表示されるポップアップ画面の一例を示す図である。 いずれかのスタッフが処理を引き受けた旨を他のスタッフに通知する作業画面の例を示す図である。

以下、添付図面を参照して、実施の形態について詳細に説明する。

＜実施の形態１＞
本実施の形態では、通信回線を通じて受け付けたＦＡＸ（facsimile）文書を処理する担当者の決定を支援する文書処理システムについて説明する。
ここでのＦＡＸ文書は電子文書の一例である。なお、ＦＡＸ文書は社外文書でも、社内文書でもよい。

＜用語＞
本実施の形態において、「スタッフ」とは、受信したＦＡＸ文書を処理する可能性がある者をいい、広義には後述する管理者も含まれる。
本実施の形態の場合、「取得者候補」とは、未処理状態のＦＡＸ文書との間に予め定めた関係を有する一部のスタッフをいう。予め定めた関係の具体例は後述するが、例えば過去の担当経験（処理実績）の有無、担当する内容との関連性の有無、担当する分野との関連性の有無等がある。
本実施の形態の場合、「担当者」とは、未処理状態のＦＡＸ文書を実際に処理するスタッフをいう。
本実施の形態の場合、「管理者」とは、未処理状態のＦＡＸ文書の担当者が予め定めた期間を超えて決まらない場合に連絡先となるスタッフをいう。

＜システム構成＞
図１は、本実施の形態で使用する文書処理システム１の構成例を示す図である。
文書処理システム１は、受信したＦＡＸ文書を含む各種の情報を記憶する情報データベース１０と、受信したＦＡＸ文書の処理の進捗状況を管理する管理サーバ２０と、スタッフが操作する複数台の端末３０とを含んでいる。
図１の例では、Ｘさんが操作する端末３０、Ｙさんが操作する端末３０、Ｚさんが操作する端末３０、管理者であるＡさんが操作する端末３０がネットワークを通じて管理サーバ２０に接続されている。
管理サーバ２０及び端末３０はコンピュータであり、端末３０には入力装置としてのキーボードや出力装置としてのディスプレイ装置等が接続されている。
情報データベース１０には、過去に受信されたＦＡＸ文書、ＦＡＸ文書の管理データ、処理実績データ等も記憶されている。

図２は、管理サーバ２０のハードウェア構成の一例を説明する図である。
管理サーバ２０は、プログラムの実行を通じて装置全体を制御するＣＰＵ（Central Processing Unit）２１と、不揮発性のデータを記憶するＲＯＭ（Read Only Memory）２２と、作業エリアとして使用されるＲＡＭ（Random Access Memory）２３と、オペレーションシステムやアプリケーションプログラム等の記憶に用いられる記憶装置２４と、ネットワークインターフェース（ネットワークＩＦ）２５とを有している。
ここで、記憶装置２４は、ハードディスク装置や半導体メモリなどで構成される。ネットワークインターフェース２５は、情報データベース１０や端末３０との通信に使用される。
なお、端末３０も図２に示すハードウェア構成を有している。もっとも、端末３０には、前述したように入力装置としてのキーボードや出力装置としてのディスプレイ装置等が接続されるため、これらとの接続に用いられるインターフェースが設けられる。

図３は、管理サーバ２０と端末３０の機能構成を示す図である。
図３に示す機能構成は、ＣＰＵ２１（図２参照）によるプログラムの実行を通じて実現される。
まず、管理サーバ２０の機能構成について説明する。
本実施の形態における管理サーバ２０は、処理対象とするＦＡＸ文書の受信処理を実行する文書受信部４１と、受信したＦＡＸ文書の格納処理を実行する文書格納部４２と、閲覧ルールの設定に使用される閲覧ルール設定部４３と、担当の引き受けを促す回覧催促の送信を制御する回覧催促制御部４４と、回覧リストを保持する回覧リスト保持部４５と、回覧リストの生成と動的な更新を実行する回覧リスト生成更新部４６と、回覧リストの動的な更新に必要なデータを保持する更新データ保持部４７と、担当者が特定されない場合の通知先となるスタッフを登録する管理者登録部４８として機能する。

文書受信部４１は、通信回線を通じてＦＡＸ文書を受信する処理を実行する機能部である。
文書格納部４２は、受信したＦＡＸ文書を情報データベース１０に格納する処理を実行する機能部である。文書格納部４２は、受信したＦＡＸ文書に対して管理番号を発行し、発行された管理番号に紐付けて、受信元のＦＡＸ番号（以下「受信元番号」という。）、ＦＡＸ文書の受信日時等を記録する。

図４は、情報データベース１０（図１参照）に格納されたＦＡＸ文書の管理データ５０の例を示す図である。管理データ５０は、例えば情報データベース１０に記憶されてもよいし、管理サーバ２０（図１参照）の記憶装置２４（図２参照）に記憶されてもよい。
図４に示す管理データ５０は、管理番号５１、受信元番号５２、受信日時５３、回覧開始日時５４、処理期限５５、管理者５６、処理済管理欄（図中は「処理済」）５７で構成される。この他、管理データ５０には、ＦＡＸ文書の担当者、処理の進捗情報、処理の完了日時等も記憶される。

回覧開始日時５４は、回覧催促制御部４４による回覧催促が開始される日時である。回覧催促は、担当者が特定されないままＦＡＸ文書の未処理状態が継続している場合に、処理の引き受けを促す目的で送信される催促をいう。従って、回覧開始日時５４が経過するまでの間に、スタッフが自主的に処理を引き受けることを妨げるものではない。
回覧開始日時５４は、設定ルール１に従い、文書格納部４２が設定する。本実施の形態の場合、設定ルール１は、受信日時５３を基準として与えられる。図４の場合、設定ルール１は、受信日時５３から１日後である。勿論、１日後は一例であり、例えば０秒後、１分後、３０分後、１時間後、１２時間後等も可能である。設定ルール１は、管理者等が調整できることが望ましい。

処理期限５５は、ＦＡＸ文書の処理が終わるべき目標の日時である。処理期限５５は、設定ルール２に従い、文書格納部４２が設定する。本実施の形態の場合、設定ルール２は、受信日時５３を基準として与えられる。図４の場合、設定ルール２は、受信日時５３から２日後である。勿論、２日後は例示であり、他の時間情報の設定も可能である。設定ルール２も、管理者等が調整できることが望ましい。
処理期限５５の意味は、文書処理システム１を運用する会社や団体等によっても、業務内容によっても異なる。例えば処理期限５５は、担当者の特定が完了すべき日時の意味でもよいし、ＦＡＸ文書の受領確認の送信が終わるべき日時の意味でもよいし、ＦＡＸ文書に対する応答文書の送信が終わるべき日時の意味でもよいし、ＦＡＸ文書に対する一連の応答作業が完了すべき日時の意味でもよい。
なお、処理済管理欄５７における処理済みの意味も同様である。

図３の説明に戻る。閲覧ルール設定部４３は、スタッフによる閲覧が許容されるＦＡＸ文書か閲覧が許容されないＦＡＸ文書かのルール（閲覧ルール）の設定に使用される。この閲覧ルールはスタッフ別に用意される。閲覧ルールは、スタッフの職種や担当業務等に応じて閲覧を制限する必要がある場合に用いられる。
回覧催促制御部４４は、回覧リストに基づいて、スタッフや管理者に対する回覧催促の送信を制御する機能部である。回覧リストは、担当者が特定されていない未処理状態のＦＡＸ文書毎に用意される。回覧催促は、担当者の特定されていない未処理状態のＦＡＸ文書に対して送信される。
また、回覧催促制御部４４は、取得者候補が存在しない場合、回覧催促の後も担当者が特定されない場合、予め定められている回覧期間を経過しても担当者が特定されない場合、管理者に対してその旨を通知する機能も備える。
なお、回覧催促制御部４４は、管理データと処理実績データとに基づいて取得者候補を特定する機能も有する。
ここでの回覧催促制御部４４は取得手段の一例でもあり、特定手段の一例でもあり、催促手段の一例でもある。

回覧リスト生成更新部４６は、情報データベース１０に保存されている処理実績データを用いて回覧リストを生成する。
処理実績データは、受信履歴が存在する受信元番号別に、ＦＡＸ文書を処理した回数をスタッフ別に集計したテーブルとして与えられる。
回覧リストは、未処理状態のＦＡＸ文書別に生成される。具体的には、未処理状態のＦＡＸ文書の受信元番号について生成されている処理実績データに現れるスタッフを処理回数順に並び替えることで生成される。

本実施の形態では、受信元番号の下１桁だけが異なる受信元番号（以下「類似する受信元番号」という。）に対する処理は、いずれも同じ受信元番号についての処理の実績として扱う。
もっとも、類似する受信元番号を用いた集計は、未処理状態であるＦＡＸ文書の受信元番号についての処理の実績が見つからない場合に限って実行してもよい。また、管理者などが関連性を登録した受信元番号の組だけを、類似する受信元番号の処理の実績として集計してもよい。

更新データ保持部４７は、回覧催促等に対するスタッフの操作の結果を回覧リストに反映する機能部である。ここでの操作には、回覧催促で通知されたＦＡＸ文書の担当を引き受ける旨の入力（処理入力）、担当を引き受けることができない旨の入力（スキップ入力）等がある。
管理者登録部４８は、例えば回覧催促の後も担当者が特定されていない未処理状態のＦＡＸ文書が存在する場合にその旨の通知先となるスタッフ（すなわち管理者）を登録するための機能部である。

次に、端末３０の機能構成について説明する。
本実施の形態における端末３０は、回覧催促を受信する回覧催促受信部３１と、スタッフの操作入力を受け付けて管理サーバ２０に通知する担当文書処理部３２として機能する。
図５は、担当文書処理部３２を通じて提供される作業画面６０の例を示す図である。
作業画面６０は、回覧催促の受信時に限らず、スタッフの作業のために表示される。作業画面６０は、クライアント等の名称の表示に使用される欄６１と、作業用の情報が表示される欄６２と、操作入力のためのボタンが表示される欄６３とで構成される。

図５の場合、欄６２には、回覧催促で通知された未処理状態のＦＡＸ文書のアイコン６５と、表示されているアイコン６５の種類を示す説明文６６が表示されている。ここでのアイコン６５は、管理番号が「２」、「４」、「５」のＦＡＸ文書に対応する。
もっとも、管理番号の表示は、管理データ５０（図４参照）との対応関係の説明のためであり、実際の画面ではクライアントの名称等が表示されてもよい。また、特定のアイコン６５をマウスポインタでダブルクリックした場合には、ＦＡＸ文書のイメージや詳細情報が表示されるようにしてもよい。
図５の場合、説明文６６の表示より、アイコン６５で表された３つのＦＡＸ文書はいずれも未処理文書であることが分かる。

図５の場合、欄６３には、処理ボタン６７、スキップボタン６８、検索ボタン６９、指名ボタン７０が表示される。
処理ボタン６７は、マウスポインタのクリックによって特定したアイコン６５に対応するＦＡＸ文書の処理を引き受ける場合（すなわち担当者となる場合）に使用される。処理ボタン６７をクリックしたことは、担当文書処理部３２（図３参照）から更新データ保持部４７（図３参照）に通知される。
スキップボタン６８は、マウスポインタのクリックによって特定したアイコン６５に対応するＦＡＸ文書の処理を引き受けない場合（すなわち担当者になれない場合）に使用される。スキップボタン６８をクリックしたことは、担当文書処理部３２（図３参照）から更新データ保持部４７（図３参照）に通知される。

検索ボタン６９は、回覧催促の受信時とは別に特定の条件を満たすＦＡＸ文書の情報を欄６２に表示する場合に使用される。例えば回覧催促が開始する前の未処理状態のＦＡＸ文書の一覧、自身が担当者になっているＦＡＸ文書の一覧等の検索に使用される。
指名ボタン７０は、マウスポインタのクリックによって特定したアイコン６５に対応するＦＡＸ文書の処理の担当者として特定のスタッフを指名する場合に用いられる。指名機能があることで、文書処理システム１が機械的に担当者を指名する場合よりも現場の状況が反映され易くなり、結果的に業務全体のスループットの改善も期待される。勿論、指名を受けたスタッフにも引き受けの可否を回答するための機会が用意されることが望ましい。

＜処理動作＞
ここでは、回覧催促の観点から処理動作について説明する。
図６は、回覧催促制御部４４（図３参照）による処理動作の一例を説明する図である。
回覧催促制御部４４は、ＦＡＸ文書の受信から予め定めた時間が経過しても未処理状態のＦＡＸ文書があるか否かを判定する（ステップ１０１）。
予め定めた時間は、回覧開始日時と同じでもよいし、異なってもよい。例えばＦＡＸ文書の受信から１時間後を基準に判定を実行してもよい。
否定結果が得られている間、回覧催促制御部４４は、同じ判断を繰り返す。

肯定結果が得られた場合、回覧催促制御部４４は、取得者候補の有無を判定する（ステップ１０２）。
取得者候補は、発見された未処理状態のＦＡＸ文書の受信元番号に対応する回覧リストから読み出される。
ここで、処理対象とするＦＡＸ文書の受信元番号についての受信履歴が情報データベース１０に存在せず、類似する受信元番号の受信履歴も存在しない場合、処理対象とするＦＡＸ文書のための回覧リストは存在しない。
この場合（否定結果の場合）、回覧催促制御部４４は、管理者の登録情報を取得し（ステップ１０３）、取得者候補が存在しない旨を管理者に通知する（ステップ１０４）。通知を受けた管理者は、スタッフの個別の状況などを確認しながら担当者を指示する。

一方、処理対象とするＦＡＸ文書の受信元番号についての受信履歴が情報データベース１０に存在する場合、処理対象とするＦＡＸ文書の受信元番号には回覧リストが生成されている。
この場合（肯定結果の場合）、回覧催促制御部４４は、回覧リストの上位者（取得者候補）から順番に未処理文書の引き受けを促す回覧催促を送信する（ステップ１０５）。
回覧催促を受信した取得者候補の対応は４通りである。すなわち、予め定めた期間操作がない（何もしない）、スキップを選択する（担当を引き受けない）、他のスタッフを指名する（担当を引き受けない）、処理を選択する（担当を引き受ける）である。

まず、取得者候補として催促を受けたスタッフが、予め定めた期間内に、回覧催促に対する応答を行わなかった場合について説明する。
このような状況は、例えば操作入力を失念した場合、操作入力できない環境にいる場合、休暇中の場合等に起こり得る。なお、予め定めた期間は、回覧に要する時間を考慮して定められる。例えば一人当たり２時間とかである。期間が短いと多くのスタッフに回覧催促を送付できるが、その反面、担当者が決まり難くなる。期間が長いとスタッフの判断時間が長くなるが、その反面、回覧が進み難く、担当者が決定されるまでの時間が長くなる可能性が高くなる。

回覧催促の送信からの経過時間は、更新データ保持部４７（図３参照）が監視している。
更新データ保持部４７は、回覧催促の送信から予め定めた期間が経過しても、現在催促中のスタッフの操作する端末３０からの操作入力が検知されない場合、その旨を更新データとして記録する。
回覧リスト生成更新部４６（図３参照）は、更新データの発生を検知すると、現在催促中のスタッフを回覧リストから除外する（ステップ１０６）。具体的には、回覧リスト生成更新部４６は、現在催促中のスタッフの引き受け状態として回覧リストにスキップを記録する。更新された回覧リストは、回覧リスト保持部４５（図３参照）に反映される。

この後、回覧催促制御部４４は、回覧リストに次の順位のスタッフがいるか否かを判定する（ステップ１０７）。
ここで、次の順位のスタッフがいない場合（すなわち、回覧リストに記載されたスタッフへの回覧催促が完了し、いずれもスキップが記録されている場合）、回覧催促制御部４４は、前述したステップ１０３及び１０４を実行する。
この処理により、管理者は、取得者候補の誰もが処理を引き受けないままの未処理状態のＦＡＸ文書の存在に気付くことができる。
通知を受けた管理者は、スタッフの個別の状況などを確認しながら担当者を指示する。これにより、担当者が未定の状態が長く続くことを避けることができる。しかも、機械的に担当者が決定される場合よりも、スタッフ個人の処理の実績や意思が反映される機会が設けられることになり、未処理案件の処理も促進される。

ステップ１０７の判定で次の順位のスタッフがいる場合（肯定結果の場合）、回覧催促制御部４４は、ステップ１０５を実行する。
今度は、現在催促中のスタッフの操作する端末３０から「スキップ」の入力があった場合について説明する。
この場合、更新データ保持部４７は、「スキップ」の入力があった旨を更新データとして記録する。
回覧リスト生成更新部４６は、更新データの発生を検知すると、現在催促中のスタッフを回覧リストから除外する（ステップ１０６）。更新された回覧リストは、回覧リスト保持部４５に反映される。

ステップ１０７の判定で次の順位のスタッフがいる場合、回覧催促制御部４４は、ステップ１０５を実行する。
今度は、現在催促中のスタッフの操作する端末３０から「指名」の入力があった場合について説明する。
この場合、更新データ保持部４７は、「指名」の入力があった旨及び指名されたスタッフの情報を更新データとして記録する。
回覧リスト生成更新部４６は、更新データの発生を検知すると、回覧リストに指名されたスタッフを追加する（ステップ１０８）と共に、回覧リストから現在催促中のスタッフを除外する（ステップ１０６）。指名されたスタッフの追加処理と現在通知中のスタッフの除外処理の実行順序は入れ替えてもよい。更新された回覧リストは、回覧リスト保持部４５に反映される。

ステップ１０７の判定で次の順位のスタッフがいる場合、回覧催促制御部４４は、ステップ１０５を実行する。
今度は、対象者であるスタッフの操作する端末３０から「処理」の入力があった場合について説明する。
この場合、更新データ保持部４７は、「処理」の入力があった旨を更新データとして記録する。
回覧リスト生成更新部４６は、更新データの発生を検知すると、現在催促中のスタッフを回覧リストに担当者として記録する（ステップ１０９）。更新された回覧リストは、回覧リスト保持部４５に反映される。

＜作業例＞
以下では、具体的な作業例について、スタッフが操作する端末３０に表示される画面が変化する様子や各種データが変化する様子を説明する。

・作業例１
ここでは、取得者候補の一人として回覧催促を受けたスタッフが担当を引き受ける場合について説明する。
図７は、回覧催促の際に使用するデータ例を説明する図である。（ａ）は管理データ５０の例であり、（ｂ）は処理実績データ８０の例であり、（ｃ）は回覧リスト９０の例である。

作業例１の場合、担当者が特定されていない未処理状態のＦＡＸ文書は、管理データ５０における管理番号「２」、「４」、「５」の３つである。
処理実績データ８０は、前述したように受信元番号別に用意されている。（ｂ）に示す処理実績データ８０は、管理番号「２」の受信元番号「９８７－６５４－３２１０」に対応する。（ｂ）に示す処理実績データ８０によれば、受信元番号「９８７－６５４－３２１０」から届いたＦＡＸ文書を、Ｘさんは過去に１０回処理しており、Ｙさんは過去に１回処理しており、Ｚさんは過去に２００回処理している。
不図示であるが、処理実績データ８０は、管理番号「４」及び「５」についても用意されている。

回覧リスト９０は、前述したように受信元番号別に用意されている。（ｃ）に示す回覧リスト９０は、管理番号「２」に対応する。この例の場合、管理番号「２」に対応するＦＡＸ文書の受信元番号「９８７－６５４－３２１０」からのＦＡＸ文書の処理実績の数が多い方から催促順位が定められている。すなわち、催促順位の第１位は２００回処理した経験のあるＺさん、第２位は１０回処理した経験のあるＸさん、第３位は１回処理した経験のあるＹさんである。
なお、回覧リスト９０には、回覧催促の順位に紐付けてステイタスも記録される。ステイタスには、回覧催促に対してスタッフから示された意思（例えばスキップ、担当者）が記録される。
本実施の形態では、処理実績のあるスタッフが取得者候補として抽出されるため、機械的な決定手法の場合のような不慣れなスタッフが担当者としてＦＡＸ文書を処理する事態を回避できる。結果的に、業務全体のスループットの低下を抑制できる。

本作業例では、Ｘさん、Ｙさん、Ｚさんの３名は、いずれも文書処理システム１にログインしているものとする。このため、回覧催促制御部４４は、管理番号「２」のＦＡＸ文書が回覧リスト９０に従い順番に催促する。この例では、最初にＺさんが催促される。
図８は、回覧催促を受信したＺさんの端末３０の表示部に表示される作業画面６０の変化を説明する図である。（ａ）は処理ボタン６７が操作される場合の作業画面６０の例であり、（ｂ）はＦＡＸ文書の１つの担当を引き受けた後の作業画面６０の例である。

（ａ）に示すように、Ｚさんの端末３０の表示部には、管理番号「２」、「４」、「５」のＦＡＸ文書の処理の引き受けを促す作業画面６０が表示されている。ここでは、Ｚさんが管理番号「５」の処理を引き受けることにしたので、管理番号「５」のアイコン６５を選択した状態で、マウスポインタ７１で処理ボタン６７をクリックしている。このクリック操作は、通信手段を通じて更新データ保持部４７に通知され、回覧リスト９０に担当者として記録される。
クリック操作の後の作業画面６０からは、（ｂ）に示すように、管理番号「５」に対応するアイコン６５が消えている。
この作業例に示すように、Ｚさんは自分の意思で処理を引き受けており、機械的に担当が決定される場合と異なり、Ｚさん個人の業務負荷が反映された担当割りが可能になる。

図９は、担当決定後のデータ例の変化を説明する図である。（ａ）は管理データ５０の例であり、（ｂ）は回覧リスト９０の例である。
（ａ）では、担当者となったＺさんによる処理が完了したことで管理データ５０の処理済管理欄５７が処理の完了を示す「Ｙｅｓ」に変化している。また、（ｂ）では、管理番号「５」の回覧リスト９０におけるＺさんのステイタスが「担当者」に変化している。

・作業例２
前述の作業例１の場合では、回覧催促を受信したＺさんが処理を引き受けているが、この使用例では、Ｚさんが処理を引き受けない場合について説明する。
なお、回覧催促は、図７に示すデータ例に基づいて既に実行されているものとする。
図１０は、Ｚさんの作業画面６０の変化と回覧リスト９０の変化を説明する図である。（ａ）及び（ｂ）は回覧開始日時が経過した場合の作業画面６０の表示例であり、（ｃ）は回覧リスト９０の例である。

（ａ）の場合、Ｚさんの端末３０の表示部には、管理番号「２」、「４」、「５」のＦＡＸ文書の処理の引き受けを促す作業画面６０が表示されている。
図１０の場合、管理番号「２」のＦＡＸ文書についてのみ回覧開始日時を経過している。この使用例の場合、回覧開始日時は、より積極的に処理の引き受けを促す表示を開始するための基準日時として与えられている。
図１０では、回覧リスト９０の催促順位が１位であるＺさんの作業画面６０には、管理番号「２」のＦＡＸ文書に対応するアイコン６５に注意喚起のための記号７２と説明文７３が表示されている。
この表示が現れることで、Ｚさんは、処理の引き受けを促されているＦＡＸ文書の中では、管理番号「２」のＦＡＸ文書の処理を優先すべきことを知ることができる。

ただし、Ｚさんは、管理番号「２」の処理を引き受けることができないので、（ｂ）示すように、管理番号「２」のアイコン６５を選択した状態で、マウスポインタ７１でスキップボタン６８をクリックしている。
このクリック操作は、通信手段を通じて更新データ保持部４７に通知され、（ｃ）に示すように回覧リスト９０にスキップとして記録される。
この作業例に示すように、Ｚさんは自分の意思で処理の引き受けを断ることができ、機械的に担当が決定される場合と異なり、Ｚさん個人の業務負荷が反映された担当割りが可能になる。

図１１は、Ｘさんの作業画面６０の変化と回覧リスト９０の変化を説明する図である。（ａ）及び（ｂ）は回覧開始日時が経過した場合の作業画面６０の表示例であり、（ｃ）は回覧リスト９０の例である。
Ｘさんは、管理番号「２」のＦＡＸ文書についての回覧リスト９０の２番目の順位に位置する。管理番号「２」のＦＡＸ文書における回覧開始日時は経過しているので、Ｘさんの作業画面６０でも、管理番号「２」のＦＡＸ文書に対応するアイコン６５には注意喚起のための記号７２と説明文７３が表示されている。
Ｘさんは、自分の業務負荷を考慮して処理を引き受けるか否かを判断するが、この例では、（ｂ）に示すように、マウスポインタ７１でスキップボタン６８をクリックしている。
このため、（ｃ）に示す回覧リスト９０のうちＸさんに対応するステイタスにはスキップが記録される。

催促順位が２番目のＸさんも処理のスキップを選択すると、催促順位が３番目のＹさんに対して処理の引き受けを促す回覧催促が発せられる。ここでは、Ｙさんも管理番号「２」のＦＡＸ文書の処理のスキップを選択したものとする。すなわち、取得者候補の全員が処理のスキップを選択したものとする。
図１２は、取得者候補の全員が処理のスキップを選択した場合の回覧リスト９０のデータ例を示す図である。図１２に示すように、管理番号「２」のＦＡＸ文書に対応する回覧リスト９０のステイタスは全てスキップとなる。
つまり、過去に処理経験がある３人のスタッフのいずれもが処理の引き受けを断っている。

このままでは、管理番号「２」のＦＡＸ文書の担当者がいつまでも特定されない可能性があるので、回覧催促制御部４４は、予め登録されている管理者に対して、管理番号「２」のＦＡＸ文書について取得者候補の全員が処理を引き受けなかった旨を通知する。
図１３は、管理者が操作する端末３０の表示部に表示されるポップアップ画面１００の一例を示す図である。
ポップアップ画面１００の欄１０１には、回覧催促を経ても担当者が決定しなかった事実と決定しなかったＦＡＸ文書の管理番号とが記述されている。ポップアップ画面１００には、状況を確認した管理者が操作するＯＫボタン１０２と、処理の引き受けを個別に指示するための指示ボタン１０３とが用意される。このポップアップ画面１００の表示により、管理者は、担当者を決めるべき案件が存在することを見落とさずに済み、顧客満足度の低下を未然に防ぐことができる。
なお、取得者候補であるＸさん、Ｙさん、Ｚさんのステイタスがいずれもスキップとなったことは、管理者への通知が開始される特定の条件を満たすことに相当する。

＜実施の形態２＞
実施の形態１では、回覧リスト９０の上位者がスキップ操作した場合に次の順位者に対して回覧催促が順番に通知されていく場合を想定しているが、回覧リスト９０に記載されている全員に一斉に回覧催促を通知してもよい。
この催促手法を採用すると、自身が取得者候補になっているＦＡＸ文書の存在に早く気づくことができ、自発的な処理の引き受けを促すことができる。
この場合には、１つのＦＡＸ文書に対して複数人が処理の引き受けを入力することが可能になるので、処理の引き受けがあった場合にその状況を他の取得者候補に通知する仕組みが必要になる。

図１４は、いずれかのスタッフが処理を引き受けた旨を他のスタッフに通知する作業画面６０の例を示す図である。
この作業画面では、管理番号「５」に対応するＦＡＸ文書の処理をＺさんが引き受けたので、「文書５はＺさんが担当します。」とのポップアップ画面７４が表示されている。前述の作業例であれば、このポップアップ画面７４は、Ｚさんを除く取得者候補、すなわちＸさんとＹさんの作業画面６０に表示される。

また、複数人の取得者候補に一斉に回覧催促が通知される場合には、これら複数人の取得者候補をグループとするグループメール機能によってスタッフ間での調整を可能としてもよいし、グループ内での投票によってスタッフ間での調整を可能としてもよい。
この際、自身が処理を引き受け可能な日時に関する情報（例えば「明日であれば対応可能」等のテキスト）を相互に送信できるようにしてもよい。換言すると、条件付きのスキップ機能を用意してもよい。

＜他の実施の形態＞
以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、種々の変更又は改良を加えたものも、本発明の技術的範囲に含まれることは、特許請求の範囲の記載から明らかである。

例えば回覧リスト９０の作成の際に又は回覧リスト９０に基づく回覧催促の際に予め特定のスタッフを除外者として設定できるようにしてもよい。例えば産休、育休、病気、介護等で休暇中のスタッフを除外者として設定できる。これらのスタッフは、事実上、処理の引き受けが困難なためである。

また、前述の実施の形態では、ＦＡＸ文書の属性（例えばＦＡＸ文書の目的が問い合わせか、発注か、納品か、確認か）によらず回覧催促の送信までの判断期間が共通であったが、属性に応じて異なる判断期間を設けてもよい。なお、属性に関する情報は、テキスト認識機能を使用してＦＡＸ文書中から抽出してもよい。

また、前述の実施の形態では、処理実績の数に応じて取得者候補の催促順位を定めているが、ＦＡＸ文書の属性に応じて取得者候補の催促順位を定めてもよい。

また、前述の実施の形態では、催促順位が上位の取得者候補がスキップを選択した場合に次に催促順位が高い取得者候補に順番に回覧催促を送信しているが、予め定めた順位以上の取得者候補がスキップを選択した場合には残る複数人の取得者候補に対して一斉に回覧催促を送信してもよい。

また、前述の実施の形態では、ＦＡＸ文書の受信日時を基準に回覧開始日時５４（図４参照）や処理期限５５（図４参照）を定めているが、ＦＡＸ文書中で指定された処理期限を基準に回覧開始日時５４や処理期限５５を定めてもよい。ここでの処理期限は、前述したテキスト認識機能を用いてＦＡＸ文書から抽出してもよいし、テキスト認識機能と人工知能を組み合わせてＦＡＸ文書の文脈から特定してもよい。

また、前述の実施の形態では、通信回線を通じて受信したＦＡＸ文書の担当者の決定を支援する場合について説明したが、ネットワークを通じて受信される電子メール、帳票類、画像ファイル等の電子文書の担当者の決定を支援する場合にも利用できる。なお、電子文書が電子メールの場合、ヘッダ情報を使用して受信した電子メールの属性情報を抽出することができる。また、帳票類や画像ファイルの場合、テキスト認識機能等を用いて属性情報を抽出したり特定したりしてもよい。

１…文書処理システム、１０…情報データベース、２０…管理サーバ、３０…端末、３１…回覧催促受信部、３２…担当文書処理部、４１…文書受信部、４２…文書格納部、４３…閲覧ルール設定部、４４…回覧催促制御部、４５…回覧リスト保持部、４６…回覧リスト生成更新部、４７…更新データ保持部、４８…管理者登録部、５０…管理データ、６０…作業画面、８０…処理実績データ、９０…回覧リスト

Claims (4)

1. 担当者が特定されていない未処理状態の電子文書のうち特定の条件を満たす電子文書の管理データを取得する取得手段と、
   前記管理データと処理実績データとに基づいて前記電子文書の取得者候補を特定する特定手段と、
   前記特定手段が特定した前記取得者候補へ、前記電子文書の取得を催促する催促手段と、
   前記催促手段により催促された前記電子文書に対する取得の可否の回答を、前記取得者候補から受け付ける受付手段と、
   を有し、
   前記催促手段は、前記取得者候補が特定されない場合、管理者に前記電子文書の取得を促す、文書処理システム。
2. 前記受付手段は、前記取得者候補が前記電子文書を取得しなかった場合、当該取得者候補から他の取得者候補の指名を受け付けることを特徴とする、請求項１に記載の文書処理システム。
3. 前記取得者候補からの除外者を予め設定できる、請求項１に記載の文書処理システム。
4. コンピュータに、
   担当者が特定されていない未処理状態の電子文書のうち特定の条件を満たす電子文書の管理データを取得する機能と、
   前記管理データと処理実績データとに基づいて前記電子文書の取得者候補を特定する機能と、
   前記特定する機能が特定した前記取得者候補へ、前記電子文書の取得を催促する機能と、
   前記催促する機能により催促された前記電子文書に対する取得の可否の回答を、前記取得者候補から受け付ける機能と
   を実現させるためのプログラムであり、
   前記催促する機能は、前記取得者候補が特定されない場合、管理者に前記電子文書の取得を促す、プログラム。

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