JP2009157422A - 操作制限情報管理システムおよびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】
文書を利用する複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローにおける処理工程の移行に対応して該文書の操作を制限する操作制限情報を更新して管理すると共に、文書が取得されるタイミングに応じて、異なるアクセス制御を行えるようにした操作制限情報管理システムおよびプログラムを提供する。
【解決手段】
文書管理装置１０１が管理する操作制限情報によって文書の操作が制限され、ワークフローシステム３００で管理するワークフローの処理工程ごとに前記操作制限情報が管理されている。ワークフローにおける処理工程が移行すれば、異なる操作制限情報によって文書の操作が制限される。
【選択図】図１

Description

本発明は、操作制限情報管理システムおよびプログラムに関する。

文書管理装置で管理する文書の機密性を確保するために、たとえばその文書に対して操作権限を設定し、操作権限によって可能とする操作を制限する方法や文書を参照する際に特定の部分（語句等）を代替文字に変更したりする方法がある。

また、操作権限によって文書の印刷の操作が許可され、印刷操作によって出力した印刷物を持ち出す場合には、その印刷物の廃棄状態を管理することによって機密性を確保する方法がある。

さらに、以下に示す特許文献１に開示された従来技術では、操作対象となる文書（秘文書）を構成する内容（コンテンツ）に基づいてその文書を操作する際の操作権限を操作者ごとに設定し、その操作者によって操作可能であるかを判定することにより文書の機密性を確保している。特に、操作者の地位や役職によって文書の参照できる範囲を限定し、特定の語句を他の語句に置換することにより機密性を確保している。

このような従来技術では、文書を操作する際においてその文書に対する操作権限が確認できない場合、文書を操作することができない若しくは意図しない操作が行われてしまうことがある。
特開２００７−００４４３５公報

本発明は、文書の利用状態が移行したタイミングに応じて、異なるアクセス制御を行えるようにした操作制限情報管理システムおよびプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の発明は、文書を管理する文書管理装置と、前記文書管理装置で管理される文書を取得して操作する文書操作装置とを備え、前記文書管理装置は、文書を利用する複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローにおける処理工程の移行に対応して該文書の操作を制限する操作制限情報を更新して管理する操作制限情報管理手段と、前記文書操作装置により前記文書が取得されたタイミングに基づき、前記操作制限情報管理手段により管理される前記操作制限情報を前記文書操作装置に発行する操作制限情報発行手段とを具備し、前記文書操作装置は、前記操作制限情報発行手段により発行された操作制限情報に基づき前記文書の操作を制限する操作制限手段を具備する。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記文書管理装置は、前記操作制限情報管理手段により管理される前記操作制限情報の更新履歴を管理する更新履歴管理手段を更に具備する。

また、請求項３の発明は、請求項２の発明において、前記更新履歴管理手段は、前記操作制限情報管理手段により管理される前記操作制限情報に対応して該操作制限情報の更新にかかわる更新内容情報を記憶して管理し、前記操作制限情報発行手段は、前記更新履歴管理手段により記憶された前記更新内容情報を含む操作制限情報を発行し、前記文書操作装置は、前記操作制限情報発行手段により発行された前記操作制限情報に含まれる更新内容情報に基づき前記操作制限情報の更新を報知する報知手段を具備する。

また、請求項４の発明は、請求項３の発明において、前記報知手段は、前記更新内容情報に基づき特定の操作者に対する前記操作制限情報に変更がある場合は、前記操作制限情報の変更を示す変更情報を作成して前記特定の操作者に報知する。

また、請求項５の発明は、請求項１の発明において、前記文書操作装置は、前記文書管理装置から暗号化された文書を取得した後に前記文書管理装置の操作制限情報発行手段から発行された前記暗号化された文書を復号するための復号情報を含む操作制限情報を取得し、前記暗号化された文書を前記操作制限情報に含まれる復号情報に基づき復号化する復号化手段を具備する。

また、請求項６の発明は、コンピュータを、文書操作装置からの文書取得要求により文書管理装置で管理する文書を該文書操作装置に送信する送信制御手段、文書を利用する複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローにおける処理工程の移行に対応して該文書の操作を制限する操作制限情報を更新して管理する操作制限情報管理手段、前記文書操作装置による前記文書が取得されたタイミングに基づき、前記操作制限情報管理手段により管理される前記操作制限情報を前記文書操作装置に発行する操作制限情報発行手段として機能させる。

本発明の請求項１によれば、文書が取得されるタイミングに応じて、異なるアクセス制御を行えるようになるという効果を奏する。

また、請求項２によれば、操作制限情報の更新による変更履歴を管理することが可能になるという効果を奏する。

また、請求項３によれば、更新内容情報によって操作制限情報が変更されたことを通知することが可能となる。

また、請求項４によれば、更新内容情報が報知されることによって操作制限情報の変更が知り得ることができ、また、その変更情報をも確認することが可能となる。

また、請求項５によれば、暗号化により操作制限された文書を、復号情報を含む許可情報によって操作可能となるという効果を奏する。

また、請求項６によれば、文書が取得されるタイミングに応じて、異なるアクセス制御を行えるようになるという効果を奏する。

以下、本発明に係わる操作制限情報管理システムおよびプログラムの一実施例を添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明の実施の形態における操作制限情報管理システムのシステム構成を示す図の一例である。

図１において、操作制限情報管理システムは、文書管理システム１００、アクセスチケット管理装置２００、ワークフローシステム３００、クライアントＰＣ（４００−１、４００−２、４００−３、４００−４）（以下、纏めて「クライアントＰＣ４００」という）を具備して構成する。

文書管理システム１００は、ワークフローシステム３００が提供するワークフローに基づきクライアントＰＣ４００を用いて操作者が操作する文書を管理する。さらに、この文書管理システム１００では、文書ごとにその文書の操作を制限する操作制限情報をその文書が取得されたタイミングに応じて管理しており、操作者は、取得タイミングの操作制限情報に基づいて文書を操作する。

この取得タイミングとは、クライアントＰＣ４００を用いて操作者が文書を文書管理システムから取得したタイミングを示し、この取得タイミングは、文書が取得された時点におけるワークフローの処理工程によって決定する。

クライアントＰＣ４００は、ワークフローシステム３００が提供するワークフロー上の処理工程で指定されている操作者（「ユーザ」ともいう）が操作する端末であって、文書管理システム１００が管理する文書を取得してワークフローの各処理工程で指定された所定の処理を行うためにその文書を操作する。このとき、文書の操作は、該文書を文書管理システム１００から取得したタイミングに対して管理する操作制限情報に基づいて行われる。

ワークフローシステム３００は、文書を利用する複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローを管理し、各作業が行われる処理工程で文書管理システム１００が管理する文書のクライアントＰＣ４００を用いたユーザによる操作を提供するシステムである。なお、このワークフローシステムは、1台の装置で構成されても複数の装置で構成されても良い。ワークフローの一例を図４に示す。

ワークフローにおける処理工程ごとに、ユーザが文書に対して可能な操作の内容が異なっており、文書管理システム１００では、ユーザが文書を文書管理システムから取得したタイミングにより適用する複数の内容が異なる文書の操作制限情報を管理する。

文書管理システム１００は、文書管理装置１０１、データベース１０２を具備して構成され、データベース１０２では、クライアントＰＣ４００がワークフロー上の処理工程で操作する文書を記憶する。また、そのデータベース１０２で記憶する文書の文書情報を文書管理装置１０１が管理、記憶する。

この文書管理装置１０１では、データベース１０２で記憶する文書を一意に識別する文書識別情報（以下、「文書ＩＤ」という）に対応付けてその文書の文書名称や作成日時、作成者などの文書情報を管理する。

この文書情報には、さらに、文書ＩＤによって識別される文書の操作を制限する操作制限情報が設定されており、この操作制限情報は、上記するように、ワークフロー上の各処理工程でクライアントＰＣ４００を用いてユーザが文書を操作する際に適用される情報である。

この操作制限情報は、セキュリティポリシーに基づいて作成されたポリシー情報であり、制限する操作や許可する操作を定義した情報である。例えば、暗号化処理やユーザ認証処理により実現されるセキュリティポリシーに対して、その暗号化処理の際に用いる暗号鍵やユーザ認証処理により認証したユーザに対して許可する操作内容を指定した情報である。

アクセスチケット管理装置２００では、ワークフローシステム３００によるワークフロー上の各処理工程で、クライアントＰＣ４００を用いたユーザによる操作を行う際に文書の操作を制限する操作制限情報を含むアクセスチケットを生成して管理する。このアクセスチケットは、文書を操作する処理工程や操作者などの利用状態に応じた操作制限内容（アクセス権）が設定されている操作制限情報のほか、操作対象の文書を復号する復号情報である復号鍵が含まれる。

なお、このアクセスチケットは、ワークフローの処理工程ごとに生成して管理するほか、クライアントＰＣ４００からワークフローシステム３００を介してアクセスチケットの取得要求が行われた際に生成するような構成であってもよい。

ワークフローシステム３００によるワークフローの各処理工程で文書操作を行う際に、クライアントＰＣ４００は、ワークフローシステム３００を介してアクセスチケット管理装置２００に対してアクセスチケットを要求し、アクセスチケット管理装置２００から受信したアクセスチケットに含まれる復号鍵によって文書を復号し、同じく含まれる操作制限情報に基づいて各処理工程でのクライアントＰＣ４００を用いたユーザによる操作を可能とする。

このワークフローシステム３００によるワークフローの一例を図４に示す。

この図４に示すワークフローは、ある製品に対して見積もりを行った製品情報文書（以下、「文書１」という）に基づいて製品を納品し、その製品のアフターフォローを提供するまでの処理遷移を示しているワークフローであって、「見積もり検討工程４０」、「発注後打合せ工程４１」、「納品後処理工程４２」、「修理工程４３」の４つの処理工程によって構成され、この順で状態が遷移する。

各処理工程には、文書に対してどのような処理を行うかが設定されており、アクセスチケット管理装置２００から取得したアクセスチケットに含まれる操作制限情報に基づいて文書を操作することによって処理を実行する。

これらのワークフローの処理が開始されると、に各処理工程において、ユーザに操作対象の文書がワークフローシステム３００を介して文書管理装置１０１から取得され、各クライアントＰＣに記憶される。

まず、見積もり検討工程４０では、ある製品の「文書１」の見積もりを検討する工程であって、見積もりの内容から製品を発注する発注先を検討、選択する。例えば、「Ａ社、Ｂ社、Ｃ社」の３社に対して行った見積もりの結果、その製品の発注を依頼する依頼先としてＡ社を選択するという処理を行う。このときの「Ａ社、Ｂ社、Ｃ社」はそれぞれ図１のクライアントＰＣ４００に対応する。

この見積もり検討工程４０では、各社が「文書１」を取得してローカルに記憶した状態にあり、アクセスチケットに含まれる操作制限情報に基づいて操作可能となる。この見積もり検討工程４０で発注先として「Ａ社」が選択されるとする。他の「Ｂ社」、「Ｃ社」による「文書１」の操作が禁止されるような制限を行う操作制限情報を文書管理システム１００に登録する。

そして、見積もり検討工程４０で行われた処理に基づく操作制限情報が文書管理システム１００に登録されると、ワークフローシステム３００が次工程へ工程遷移を行う。

見積もり検討工程４０の次に遷移する発注後打合せ工程４１では、製品の発注先との納品に関する打合せを行う工程であって、その製品の納品を準備する処理を行う。この工程への移行に伴い、「Ｂ社」、「Ｃ社」による「文書１」の操作が禁止されるような制限を行う操作制限情報を文書管理システム１００に更新登録する。

例えば、発注先として選択された「Ａ社」との間でいつまでにどのような形で納品されるかを打ち合わせるということを決定する処理を行う。この発注後打合せ工程４１では、文書１に対する操作制限情報として「Ａ社」のみが操作可能であると設定されており、Ｂ社やＣ社がこの発注後打合せ工程４１で「文書１」を操作することは、更新登録された操作制限情報によって拒否されることになる。

この発注後打合せ工程４１で「Ａ社」への納品が確認されることによって、Ａ社による「文書１」の操作を禁止する制限を行う操作制限情報を文書管理システム１００に登録する。

発注後打合せ工程４１で行われた処理に基づく操作制限情報が文書管理システム１００に登録されると、ワークフローシステム３００が次工程へ工程遷移を行う。

発注後打合せ工程４１の次に遷移する納品後処理工程４２では、製品が納品された後の処理を行う工程である。この工程への移行に伴い、「Ｂ社」、「Ｃ社」のみならず、「Ａ社」による「文書１」の操作が禁止されるような制限を行う操作制限情報を文書管理システム１００に更新登録する。よって、この工程では見積もりを依頼した３社いずれに対しても操作制限情報によって「文書１」の操作が不可能な状態に制限されており、見積もりの依頼元のみが操作可能な状態にある。この見積もり依頼元も図１のクライアントＰＣ４００に対応する。

この納品後処理工程４２では、例えば製品の納品後、その製品のメンテナンス依頼が行われた場合の準備を行う。Ａ社よりメンテナンス依頼が行われたことにより再度、Ａ社による「文書１」の操作を可能とする制限を行う操作制限情報を文書管理システム１００に登録する。納品ご処理工程４２で行われた処理に基づく操作制限情報が文書管理システム１００に登録されると、ワークフローシステム３００が次工程へ工程遷移を行う。

納品後処理工程４２の次に遷移する修理工程４３では、納品された製品のメンテナンスを行う工程である。この工程への移行に伴い、「Ａ社」による「文書１」の操作が許可される操作制限情報を文書管理システム１００に更新登録する。よって、この修理工程４３では「文書１」をＡ社のみが操作可能とした操作制限情報が設定されており、納品された製品のメンテナンスに伴ってＡ社が「文書１」を操作することが可能である。この修理工程４３では製品のメンテナンスによる「文書１」の更新、変更等が行われる。

このように、各処理工程に応じた操作制限情報によって文書の操作を制限する。なお、各処理工程の途中からユーザが加わる場合は、その取得した際の工程に応じた操作制限情報が文書管理システム１００に登録されることになる。

図２は、本発明の実施の形態における操作制限情報管理システムの概要を示す概要構成図である。

図２では、文書管理システム１００、アクセスチケット管理装置２００、ワークフローシステム３００の３つのノードを示しており、文書管理システム１００により構成される暗号化処理部を説明の便宜上、文書管理システム１００と分離して配置した構成である。

まず、ワークフローシステム３００は、上記に示すように１または複数の処理工程からなるワークフローを文書が遷移することにより処理を行うシステムであって、このワークフローの各処理工程を担当するユーザが操作するクライアントＰＣが文書管理システム１００に対して、処理する文書のダウンロード要求を行う（１）。

このダウンロード要求には、ユーザ認証情報もが含まれ、クライアントＰＣによって文書を操作するユーザが指定されている。ダウンロード要求を受信した文書管理システム１００では、ダウンロード要求対象の文書を検索し、該当する文書に対する操作制限情報に基づいて暗号化処理部へ暗号化要求（カプセル化要求）を行う（２）。

次に、暗号化処理部では、暗号化要求に対して所定の暗号化アルゴリズムを用いて暗号鍵によって暗号化処理を行う。この暗号鍵は、暗号化された文書を復号する復号鍵と対となり、暗号化処理に際して作成される。

文書が暗号化されることにより暗号化文書（以下、「カプセル化文書」ともいう）が作成されると、作成されたカプセル化文書に対する識別情報とその識別情報により識別される文書を復号する復号鍵と操作制限情報をアクセスチケット管理装置２００へと登録する（３）。

そして、暗号化処理部は暗号化したカプセル化文書を要求元の文書管理システム１００に応答する（４）。ちなみに、文書の暗号化を行った暗号化処理部は文書管理システム１００に含まれることから、暗号化処理部で作成した復号鍵は文書管理システム１００に登録された状態にある。

そして、文書管理システム１００は、カプセル化文書をワークフローシステム３００へ転送する（５）。これにより、ワークフローシステム３００は処理対象となる文書がダウンロードされた状態となる。

続いて、ワークフローシステム３００は、アクセスチケット管理部２００にアクセスチケットの発行要求を行う（６）。このアクセスチケットはワークフローの各処理工程ごとにダウンロードした文書の操作制限情報による操作を可能とする情報が含まれる。例えば、暗号化されている文書を復号するための復号鍵や、処理工程ごとの操作制限情報である。

アクセスチケット管理部２００では、アクセスチケットの発行要求をワークフローシステム３００から受信すると、ダウンロードした文書を操作する処理工程および操作するユーザに対して許可する操作や復号鍵を指定したアクセスチケットを作成して送信する（７）。

アクセスチケットを受信したワークフローシステム３００ではアクセスチケットを管理し、そのアクセスチケットに含まれる操作制限情報に基づいて文書をクライアントＰＣが操作する（８）。

図３は、本発明の実施の形態における操作制限情報管理システムの詳細な構成を示すブロック図である。

図３に示す操作制限情報管理システムは、文書管理部１０、文書情報記憶部１１、文書蓄積部１３、暗号化処理部１４、認証処理部１５、情報登録部１６、アクセスチケット発行部２１、操作制限情報管理部２２、文書処理部３１、文書操作部３２、表示部３３、操作部３４、復号部３５、情報記憶部３６、ワークフロー処理部３７を具備して構成される。

図１のシステム構成では、文書管理部１０、文書情報記憶部１１、文書蓄積部１３、暗号化処理部１４、認証処理部１５、情報登録部１６における処理を文書管理システム１００によって実現し、アクセスチケット発行部２１、操作制限情報管理部２２における処理をアクセスチケット管理装置２００によって実現し、文書操作部３２、表示部３３、操作部３４、文書記憶部３８における処理をクライアントＰＣ４００によって実現し、文書処理部３１、復号部３５、情報記憶部３６、ワークフロー処理部３７における処理をワークフローシステム３００によって実現した例を示している。

文書操作部３２は、表示部３３、操作部３４を具備し、文書蓄積部１３が蓄積する文書を表示部３３に表示させ、操作部３４で文書操作を行う。

この文書操作部３２は、例えば図１のクライアントＰＣ４００によって実現される。すなわち、表示部３３はクライアントＰＣ４００の表示ディスプレイなどによって構成され、操作対象の文書などを表示する。また、操作部３４はクライアントＰＣ４００を用いてユーザが操作するキーボードやポインティングデバイスなどによって構成され、文書に対して操作指示を行う。この操作部３４では文書の操作者であるユーザを認証するためにユーザＩＤやパスワードを入力する操作を行い、認証サーバなどとの通信によってユーザ認証を行う。

ワークフロー処理部３７は、図１のワークフローシステム３００により実現するワークフローを管理し、ワークフローの各処理工程でどのような処理を提供するかを管理する。

このワークフロー処理部３７では、ワークフローを構成する処理工程（図４を例にすると、「見積もり検討工程４０」、「発注後打合せ工程４１」、「納品後処理工程４２」、「修理工程４３」）および各処理工程における処理情報および処理工程間の処理順序（「見積もり検討工程４０」、「発注後打合せ工程４１」、「納品後処理工程４２」、「修理工程４３」の順で遷移）などを管理する。

このときの各処理工程における処理情報は、操作対象となる文書の状態、操作可能とするユーザ、実行する処理内容などにより構成される。

文書処理部３１は、ワークフロー処理部３７で管理するワークフローに基づき、文書操作部３２で操作する文書に対する処理を行う。ワークフロー上の処理工程（取得タイミングを特定する情報）およびその処理工程での操作文書、さらには操作者であるユーザを認証したユーザ情報を含む文書要求およびアクセスチケットの発行要求を、それぞれ文書管理部１０とアクセスチケット発行部２１に送信する。

また、この文書処理部３１では、文書蓄積部１３で蓄積する操作対象の文書を文書管理部１０から取得し、文書記憶部３８に記憶する。また、アクセスチケット発行部２１から当該文書の操作制限情報および復号鍵を含むアクセスチケットを受信することによって、文書の操作が可能となる。

文書処理部３１では、アクセスチケット発行部２１により発行されたアクセスチケットを情報記憶部３６へ記憶し、記憶したアクセスチケットに含まれる復号鍵を用いて復号部３５へ文書記憶部３８で記憶する操作対象の文書の復号要求を行う。

これによって復号された文書が、文書操作部３２で操作可能となる。

文書管理部１０は、文書処理部３１より文書要求を受信してその文書要求を処理する。文書処理部３１より文書の取得要求が送信されてくると、認証処理部１５にその取得要求に含まれるユーザ情報が正しいものであるかの認証要求を行う。認証処理部１５で確認されると、その要求に含まれるワークフローの処理工程の情報（取得タイミングを特定する情報）および認証したユーザ情報（ユーザが属するグループ情報を含む）から、処理対象の文書を特定し、文書蓄積部１３から該当する文書を取得する。

文書蓄積部１３から文書を特定すると、文書管理部１０は、ワークフロー上の処理工程で適用される操作制限情報を指定した情報を作成して文書情報記憶部１１に記憶する。この文書情報記憶部１１で記録する操作制限情報は文書蓄積部１３で蓄積する文書を直接操作する際に適用する操作制限情報である。

それに対して、文書記憶部３８で記憶する文書を操作する場合には、情報記憶部３６で記憶するアクセスチケットに含まれる操作制限情報によって操作制限される。

ちなみに、この文書蓄積部１３は、図１に示すデータベース１０２によって実現される。

文書管理部１０では、文書蓄積部１３から文書を取得すると、暗号化処理部１４に文書の暗号化要求を行う。暗号化処理部１４は、暗号鍵を用いて所定の暗号化アルゴリズムによって文書を暗号化する。

文書管理部１０は暗号化された文書を要求元の文書処理部３１へと応答する。文書管理部１０では情報登録部１６に、文書操作部３２によって文書を操作する際の操作制限情報の登録要求を行い、情報登録部１６がアクセスチケット発行部２１を介して操作制限情報管理部２２に、文書と操作制限情報との対応を記憶する。

操作制限情報管理部２２には、図５に示すような文書の操作制限情報を識別する情報、図６に示すような操作制限情報と文書の対応付けを記録した履歴情報が管理される。

アクセスチケット発行部２１によってアクセスチケットを発行する際にはこれらの情報を用いてアクセスチケットを作成する。

さらに、文書操作部３２は、文書処理部３１を介して文書情報記憶部１１で記憶する操作制限情報を変更する指示を行う。これにより、文書管理部１０が文書情報記憶部１１に記憶されている操作制限情報の項目を変更する。

もちろん、予め変更日時、変更後の操作権限情報を指定しておき、指定された変更日時となることにより文書管理部１０が操作制限情報の項目を変更するように構成してもよい。

文書情報記憶部１１に記憶された操作制限情報が変更されると、文書管理部１０は、情報登録部１６に操作制限情報管理部２２で管理する図６に示すような操作制限情報の変更要求を行い、情報登録部１６は操作制限情報管理部２２の操作制限情報を変更して登録する。

そして、アクセスチケット発行部２１では、文書処理部３１からのアクセスチケットの発行要求を受けると、その発行要求に含まれるワークフロー上の処理工程の情報を元に、操作制限情報管理部２２で管理操作制限情報から最適な操作制限情報を選択して、選択した操作制限情報および復号鍵を含むアクセスチケットを作成する。そして、そのアクセスチケットを文書処理部３１へと応答することによってアクセスチケットを発行する。

文書処理部３１では、アクセスチケットを情報記憶部３６に登録して、文書操作部３２による文書の操作を制限する。

次に、図５および図６を用いて文書操作部３２が操作する文書に適用する操作制限情報について説明する。

図５は、図４に示すワークフロー上の各処理工程で文書を操作する際にその文書に対して設定される情報を時系列に示した図であって、文書に対して設定された情報の変更履歴である。

図５は、[元文書ＩＤ]項目５０１、[持ち出しＩＤ]項目５０２、[日時]項目５０３、[メッセージ]項目５０４、[アクセス権ＩＤ]項目５０５から構成され、[日時]項目５０３の日時が最も新しい[アクセス権ＩＤ]項目５０５に示す識別情報の操作制限情報が[元文書ＩＤ]項目５０１に示す識別情報に適用されることを示す。

[元文書ＩＤ]項目５０１は、文書管理装置１０１で管理した文書の識別情報であり、[持ち出しＩＤ]項目５０２は、ワークフローシステム３００によるワークフローの処理工程に基づきクライアントＰＣ４００で所定の操作を行うためにデータベース１０２から取り出した（持ち出した）状態にある文書を識別する情報である。

[日時]項目５０３は、処理工程が移行して取得タイミングが変更した日時を表す情報であり、[メッセージ]項目５０４は、処理工程の移行時に表示されるメッセージであり、[アクセス権ＩＤ]項目５０５は、ワークフローシステム３００のワークフローの処理工程においてクライアントＰＣ４００で操作する文書の操作制限情報を識別する識別情報である。

[メッセージ]項目５０４に示されるメッセージは、文書の操作制限を行う操作制限情報が更新されたことを示す更新内容情報であって、このメッセージには操作制限情報の変更を示す変更情報が示される。すなわち、変更情報を含む操作制限情報を表示部３３に表示することで報知する。

図５に示す例では、データベース１０２で記憶する文書を識別する識別情報が[元文書ＩＤ]項目５０１に示す「DocID_1」であって、この「DocID_1」で識別される文書を、ワークフローシステム３００のワークフローに基づいてクライアントＰＣ４００で操作するために新たに採番された文書ＩＤが「outID_1」であって、[持ち出しＩＤ]項目５０２に記録されたことを示す。

また、この「outID_1」によって識別される文書は[日時]項目５０３に示される「2007/03/10 10:10」、「2007/03/12 13:12」、「2007/03/12 13:30」、「2007/03/15 15:45」の日時に文書の取得タイミングが変更されたことを示している。すなわち、当該文書を操作する処理工程が遷移したことを示す。

まず、「2007/03/10 10:10」の日時に見積もり検討工程４０へと遷移したことを示し、この見積もり検討工程４０で文書を操作する際の操作制限情報の識別情報が[アクセス権ＩＤ]項目５０５に「acc1」と示されている。

次に、「2007/03/12 13:12」の日時に発注後打合せ工程４１へと遷移したことを示し、この発注後打合せ工程４１で文書を操作する際の操作制限情報の識別情報が[アクセス権ＩＤ]項目５０５に「acc2」と示されている。

さらに、「2007/03/12 13:30」の日時に納品後処理工程４２へと遷移したことを示し、この納品後処理工程４２で文書を操作する際の操作制限情報の識別情報が[アクセス権ＩＤ]項目５０５に「acc3」と示されている。

そして、「2007/03/15 15:45」の日時に修理工程４３へと遷移したことを示し、この修理工程４３で文書を操作する際の操作制限情報の識別情報が[アクセス権ＩＤ]項目５０５に「acc4」と示されている。

続いて、図６は、[アクセス権ＩＤ]項目６０１、[対象ユーザ]項目６０２、[アクセス権]項目６０３により構成され、文書を操作制限する操作制限情報を示している。

[アクセス権ＩＤ]項目６０１は、操作制限情報を識別する識別情報であって、図５に示す[アクセス権ＩＤ]５０５に対応する。[対象ユーザ]項目６０２は、操作制限情報の適用対象となるユーザを示す情報であって、[アクセス権]項目６０３は、文書の操作時に適用する操作制限の内容を示す情報である。

例えば、[アクセス権ＩＤ]項目６０１が「acc1」である操作制限情報は、[対象ユーザ]項目６０２で示す対象ユーザ「Ａ社」に対して[アクセス権]項目６０３で示す操作制限の内容「参照、編集、印刷」が指定されており、対象ユーザ「Ｂ社」に対して操作制限の内容「参照、編集、印刷」が指定されており、対象ユーザ「Ｃ社」に対して操作制限の内容「参照、編集、印刷」が指定されており、対象ユーザ「発売元」に対して操作制限の内容「差し止め、参照、編集、印刷、属性変更、属性参照」が指定されている
ことを示している。

また、同様に、[アクセス権ＩＤ]項目６０１が「acc2」である操作制限情報は、[対象ユーザ]項目６０２で示す対象ユーザ「Ａ社」に対して[アクセス権]項目６０３で示す操作制限の内容「参照、印刷禁止」が指定されており、対象ユーザ「Ｂ社」と対象ユーザ「Ｃ社」に対していずれの操作も拒否するという操作制限が指定されており、対象ユーザ「発売元」に対して操作制限の内容「差し止め、参照、編集、印刷、属性変更、属性参照」が指定されていることを示している。

以上のような図５および図６を用いた説明から、図４に示すワークフローの各処理工程ごとに（取得タイミングごとに）文書に対して異なる操作制限情報を提供することができる。

図７は、図５に示す文書を操作する際にその文書に対して設定される情報を時系列に示した図の変形例である。

図５では文書に対して設定される各種の情報を時系列で管理した例であるが、図７では操作対象の文書に対して設定された情報のうちの最も新しい情報のみを管理した構成である。図５と同様、[元文書ＩＤ]項目５０１、[持ち出しＩＤ]項目５０２、[日時]項目５０３、[メッセージ]項目５０４、[アクセス権ＩＤ]項目５０５によって構成される。

図７（ａ）は図４に示すワークフローの見積もり検討工程４０の取得タイミングで設定された情報を示し、図７（ｂ）は見積もり検討工程４０から遷移した発注後打合せ工程４１の取得タイミングで設定された情報を示す。

すなわち、[日時]項目５０３、[メッセージ]項目５０４、[アクセス権ＩＤ]項目５０５が変更され、見積もり検討工程４０から発注後打合せ工程４１に変更したタイミングの日時として図７（ｂ）の[日時]項目５０３に「2007/03/12 13:12」と示され、そのときに示されたメッセージが[メッセージ]項目５０４に示されており、発注後打合せ工程４１の操作制限情報が[アクセス権ＩＤ]項目５０５に「acc2」として示されている。

図８は、本発明の実施の形態における操作制限情報管理システムの状態遷移を示すシーケンス図である。

図８において、まず、ワークフローの処理工程でクライアントＰＣによって操作する文書をワークフローシステムが文書管理システムに対して要求する（８０１）。この要求を受信した文書管理システムでは、要求された文書の操作制限情報をその文書に適用する処理を行う（８０２）。この適用処理の詳細を図９に示している。

操作制限情報が文書に適用されると、適用した操作制限情報と文書との関係をアクセスチケット管理装置へと送信する（８０３）。

また、文書管理システムでは操作制限情報を暗号鍵を用いて暗号化することでカプセル化文書を作成し（８０４）、作成したカプセル化文書を要求元のワークフローシステムへ送信する（８０５）。

ワークフローシステムでは、文書を受信すると、続いて、その文書（カプセル化文書）を操作するためにアクセスチケットの発行要求をアクセスチケット管理装置へ送信する（８０６）。

アクセスチケット管理装置では文書管理システムから受信した操作制限情報と文書との関係を登録しておき（８０７）、ワークフローシステムからアクセスチケットの発行要求を受信することで、登録した情報からアクセスチケットを作成する（８０８）。この作成処理では、アクセスチケット要求元の利用状態に応じたアクセスチケットを作成する処理であって、要求元のワークフローシステムの処理工程の情報および操作者であるユーザの情報を元に、文書に対する操作制限情報および復号鍵を含むアクセスチケットを作成する。

アクセスチケットを作成したアクセスチケット管理装置は、ワークフローシステムへ応答して、ワークフローシステムがそのアクセスチケットを記憶する（８０９）。

このようにして、ワークフローの処理工程およびユーザに応じた最適なアクセスチケットが記憶され、これを用いて文書を操作することが可能となる。

図９は、本発明の実施の形態における操作制限情報管理システムで文書に適用する操作制限情報を設定する処理の詳細を示すフローチャートである。

図９に示す操作制限情報変更処理は、図１に示す文書管理装置１００の文書管理装置１０１によって行われ、ワークフローシステム３００のワークフロー管理装置３０１から文書の取得要求を受信すると処理が開始される。

まず、ワークフロー管理装置３０１からの文書取得要求に含まれる当該文書を処理する処理工程の情報を解析する（９０１）。図４に示すワークフローでは処理工程が「見積もり検討工程４０」、「発注後打合せ工程４１」、「納品後処理工程４２」、「修理工程４３」のいずれかであるかを解析する。

次に、解析された処理工程で文書を操作する際の操作制限情報を指定するアクセス権ＩＤを読み出す（９０２）。アクセス権ＩＤが読み出されると、そのアクセス権ＩＤにより示される操作制限情報を文書に適用する操作制限情報と設定する（９０３）。

そして、履歴情報として文書に設定した操作制限情報を作成する（９０４）。

なお、本発明は、通信機能を備えた操作制限情報管理システムで上述の動作を実行させ、あるいは上述の手段を構成させるためのプログラムを格納した記録媒体（ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等）から該プログラムをコンピュータにインストールし、これを実行させることにより、上述の処理を実行する操作制限情報管理システムを構成することも可能である。操作制限情報管理システムを構成するコンピュータは、システムバスを介してＣＰＵ（Central Processor Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）、ハードディスクが接続されている。ＣＰＵは、ＲＯＭまたはハードディスクに記憶されているプログラムに従い、ＲＡＭを作業領域にして処理を行う。

また、プログラムを供給するための媒体は、通信媒体（通信回線、通信システムのように一時的または流動的にプログラムを保持する媒体）でもよい。例えば、通信ネットワークの電子掲示板（ＢＢＳ：Bulletin Board Service）に該プログラムを掲示し、これを通信回線を介して配信するようにしてもよい。

本発明は、上記し、且つ図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。

本発明の実施の形態における操作制限情報管理システムのシステム構成を示す図の一例。 本発明の実施の形態における操作制限情報管理システムの概要を示す概要構成図。 本発明の実施の形態における操作制限情報管理システムの詳細な構成を示すブロック図。 ワークフローの一例を示す図。 図４に示すワークフロー上の各処理工程で文書を操作する際にその文書に対して設定される情報を時系列に示した図。 本発明の実施の形態における操作制限情報管理システムの操作制限情報の一例を示す図。 図４に示すワークフロー上の各処理工程で文書を操作する際にその文書に対して設定される情報を時系列に示した他の図。 本発明の実施の形態における操作制限情報管理システムの状態遷移を示すシーケンス図。 本発明の実施の形態における操作制限情報管理システムで文書に適用する操作制限情報を設定する処理の詳細を示すフローチャート。

符号の説明

１０ 文書管理部
１１ 管理対象外文書管理部
１２ 管理外アクセス権蓄積部
１３ 文書蓄積部
１４ 暗号化処理部
１５ 認証処理部
１６ ポリシー登録部
２１ アクセスチケット発行部
２２ ポリシー情報管理部
３１ 文書処理部
３２ 文書操作部
３３ 表示部
３４ 操作部
３５ 複合部
３６ 情報記憶部
１００ 文書管理システム
１０１ 文書管理装置
１０２ データベース
２００ アクセスチケット管理装置
３００ ワークフローシステム
４００ クライアントＰＣ

Claims (6)

1. 文書を管理する文書管理装置と、
   前記文書管理装置で管理される文書を取得して操作する文書操作装置と
   を備え、
   前記文書管理装置は、
   文書を利用する複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローにおける処理工程の移行に対応して該文書の操作を制限する操作制限情報を更新して管理する操作制限情報管理手段と、
   前記文書操作装置により前記文書が取得されたタイミングに基づき、前記操作制限情報管理手段により管理される前記操作制限情報を前記文書操作装置に発行する操作制限情報発行手段と
   を具備し、
   前記文書操作装置は、
   前記操作制限情報発行手段により発行された操作制限情報に基づき前記文書の操作を制限する操作制限手段
   を具備する操作制限情報管理システム。
2. 前記文書管理装置は、
   前記操作制限情報管理手段により管理される前記操作制限情報の更新履歴を管理する更新履歴管理手段
   を更に具備する請求項１記載の操作制限情報管理システム。
3. 前記更新履歴管理手段は、
   前記操作制限情報管理手段により管理される前記操作制限情報に対応して該操作制限情報の更新にかかわる更新内容情報を記憶して管理し、
   前記操作制限情報発行手段は、
   前記更新履歴管理手段により記憶された前記更新内容情報を含む操作制限情報を発行し、
   前記文書操作装置は、
   前記操作制限情報発行手段により発行された前記操作制限情報に含まれる更新内容情報に基づき前記操作制限情報の更新を報知する報知手段
   を具備する請求項２記載の操作制限情報管理システム。
4. 前記報知手段は、
   前記更新内容情報に基づき特定の操作者に対する前記操作制限情報に変更がある場合は、前記操作制限情報の変更を示す変更情報を作成して前記特定の操作者に報知する請求項３記載の操作制限情報管理システム。
5. 前記文書操作装置は、
   前記文書管理装置から暗号化された文書を取得した後に前記文書管理装置の操作制限情報発行手段から発行された前記暗号化された文書を復号するための復号情報を含む操作制限情報を取得し、前記暗号化された文書を前記操作制限情報に含まれる復号情報に基づき復号化する復号化手段
   を具備する請求項１記載の操作制限情報管理システム。
6. コンピュータを、
   文書操作装置からの文書取得要求により文書管理装置で管理する文書を該文書操作装置に送信する送信制御手段、
   文書を利用する複数の作業に対する作業の流れを示したワークフローにおける処理工程の移行に対応して該文書の操作を制限する操作制限情報を更新して管理する操作制限情報管理手段、
   前記文書操作装置による前記文書が取得されたタイミングに基づき、前記操作制限情報管理手段により管理される前記操作制限情報を前記文書操作装置に発行する操作制限情報発行手段
   として機能させる操作制限情報管理プログラム。

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