JP5678990B2 - 処理システム及びプログラム - Google Patents
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Description
図20に決裁経路の一例を示す。
例えば、図20に示すように、Vが行った申請の決裁経路上に複数の決裁者W、X、Yが設定され、かつ、決裁処理を滞留させている決裁者が当該決裁経路における一の所属(甲)の最後の決裁者(X)であった場合を考える。
請求項3は、所定情報に対する処理権限を複数のユーザに対して順次付与して各ユーザの端末に対して順次情報を配信する処理システムであって、前記複数のユーザを複数のグループにグループ分けして記憶する記憶手段と、前記処理権限が付与された第1ユーザが前記情報に対して処理をしない場合、当該第1ユーザの次順位の第2ユーザが存在するか否かを判別する判別手段と、前記判別手段で存在すると判別された場合は、その第2ユーザが前記第1ユーザと同一グループのユーザに該当するか否かを判別する第2判別手段と、前記判別手段で存在しないと判別された場合に、前記第1ユーザと同一グループの第3ユーザに対して前記情報に対する処理権限を付与して前記情報を代行配信する権限付与手段と、を備え、前記権限付与手段は、前記第2判別手段で該当しないと判別された場合に、前記第3ユーザに対して前記処理権限を付与して前記情報を代行配信する、ことを特徴とする。
図1において、申請者端末2及び決裁者端末3はそれぞれ一つずつの構成となっているが、複数の申請者端末2及び決裁者端末3を設けてもよい。
決裁装置10は、決裁装置10の各種処理を行うCPU11と、CPU11が読み込んで処理する各種プログラム及びデータを記憶するROM12と、CPU11の処理において生じるデータを格納するRAM13と、各種のプログラム及びデータを書き換え可能に記憶する記憶装置14と、ネットワーク4と決裁装置10とを接続する通信装置15と、オペレータによる入力操作を可能とする入力装置16と、決裁措置10の出力を表示する表示装置17と、カレンダー及び時計として機能する計時装置18と、これらを接続するバス19と、を有する。
図2において、記憶装置14は決裁装置の構成の一つとして記載されているが、外部に接続された記憶装置でもよいし、ネットワーク4を介して読込可能な記憶装置やデータベースでもよい。
入力装置16は、例えばキーボードやマウス等であり、CPU11が行う処理内容に関する各種入力等を行える。
表示装置17は、例えばCRTや液晶ディスプレイ等であり、CPU11が行う処理における表示出力内容を表示する。
図3に示す組織図は、独立した所属として、総務部内の総務課と、第一開発部とを有する。第一開発部はその下位所属として、「11開発室」及び「12開発室」を有する。「11開発室」はその下位所属として、「11開発室第一チーム」及び「11開発室第二チーム」を有する。「12開発室」はその下位所属として、「12開発室第一チーム」及び「12開発室第二チーム」を有する。
人事情報41は少なくとも、所属情報及び社員情報を有する。所属情報は主として各所属に関する情報を含む情報であり、社員情報は主として各社員に関する情報を含む情報である。以下、順を追って説明する。
所属情報は、所属コード、所属名、上位所属コード及び所属長社員番号の各レコードを有する。図4に示す所属情報の各項目が、一つの所属に関する情報を示すレコード群として設定されている。
所属コードは、各所属名に割り当てられた所定の桁数の数値(例えば5桁の数値)レコードであり、所属名ごとに異なる所属コードが割り当てられている。
上位所属コードは、その所属の上位に該当する所属の所属コードを示すレコードである。例えば、「11開発室第一チーム」及び「11開発室第二チーム」の上位の所属は「11開発室」であるので、「11開発室第一チーム」及び「11開発室第二チーム」の上位所属コードは「11開発室」の所属コード(10110)である。他の上位所属コードについても同様である。
社員情報は、社員番号、社員名、所属コード、役職コード及び担当業務の各レコードを有する。図5に示す社員情報の各項目が、一人の社員に関する情報を示すレコード群として設定されている。
社員番号は、各社員に割り当てられた所定の桁数の数値(例えば5桁の数値)レコードであり、社員名ごとに異なる社員番号が割り当てられている。所属情報の所属長社員番号で対応付けられる社員番号は当該レコードである。
所属コードは、その社員の所属を示すレコードであり、当該所属に対して所属情報で割り当てられた所属コードが設定されている。
役職コードは、その社員の職制上の役職を示す所定の桁数の数値(例えば3桁の数値)レコードである。例えば、101はリーダ、102は室長、103は部長、104は課長を示す。
担当業務は、選定される社員の担当業務を示すレコードであり、所定の桁数の数値(例えば4桁の数値)レコードとして設定される。例えば、1001のレコードは、申請書1による申請の受付担当であることを示す。担当業務に設定されるレコードと業務内容とは図示しない対応付け情報によって対応付けられる。
決裁ルール42は、決裁を必要とする申請における申請書と当該申請書に対する決裁経路の決定ルールとを対応付ける情報であり、決裁経路の雛形情報として機能する。
申請書情報は、申請書番号、申請書名及び決裁ルールIDの各レコードを有する。図6に示す申請書情報の各項目が、一つの申請書に関する情報を示すレコード群として設定されている。
申請書番号は、各申請書名に割り当てられた所定の桁数の数値(例えば5桁の数値)レコードであり、申請書名ごとに異なる申請書番号が割り当てられている。
決裁ルールIDは、その申請書を用いた申請に適用される決裁ルール情報の決裁ルールIDを示すレコードである。決裁ルールIDによって申請書情報と決裁ルール情報とは対応付けられる。
決裁ルール情報は、決裁ルールID、決裁期限日数及び一つ以上の決裁者選定ルールIDの各レコードを有する。図7に示す決裁ルール情報の各項目が、一つの決裁ルールIDに関する情報を示すレコード群として設定されている。図7の例では、一つの決裁ルールID「1001」に対応するレコードしか示していないが、実際には、複数の決裁ルールIDに夫々対応する複数のレコードが決裁ルール情報のレコード群として設定されている。
決裁者選定ルール情報は、決裁者選定ルールID、対象所属、所属長区分及び担当業務の各レコードを有する。図8に示す決裁者選定ルール情報の各項目が、一つの決裁者選定ルールIDに関する情報を示すレコード群として設定されている。
所属長区分は、対象所属が示す所属コードの所属長であることを要件とするか否かを示すレコードであり、1又は空白(null)のいずれかが設定される。1の場合、所属長であることを要件とし、空白の場合は要件としない。所属長であるか否かは、例えば社員情報の役職コードが設定されているか否かによって判断される。
担当業務は、選定される社員の担当業務を指定するレコードであり、その内容は社員情報の同名のレコードに対応する。
決裁申請書情報は、申請整理番号、決裁状態、申請書番号、申請書名、申請者社員番号、申請者社員名及び決裁期限日数の各レコードを有する。図9に示す決裁申請書情報の各項目が、一つの決裁申請書に関する情報を示すレコード群として設定されている。
社員名は、その申請を行った社員の社員名を示すレコードであり、人事情報41において申請者社員番号に設定された社員番号に対応する社員名が設定される。
決裁者情報は、申請整理番号、決裁ステップ、決裁者社員番号、決裁者社員名、所属コード、決裁状態、決裁依頼日、決裁依頼時刻、決裁期限切れフラグ、スキップ権限付与社員番号及びスキップ理由の各レコードを有する。図10に示す決裁者情報の各項目が、一人の決裁者による一つの決裁処理内容に関する情報を示すレコード群として設定されている。
決裁依頼時刻は、その決裁者情報の決裁者社員番号により特定される決裁者に対する決裁処理の開始時刻を示すレコードである。即ち、決裁依頼時刻は、その決裁者に対して決裁の依頼が行われた時刻を示す。決裁依頼時刻は、6桁の数値レコードであり、上の桁から順に2桁が24時間表記での時を、2桁が分を、2桁が秒を示す所謂hhmmss形式により、時分秒が設定される。決裁依頼時刻はシステム時刻に基づき設定される。
スキップ権限付与社員番号は、その決裁者情報の決裁期限フラグが1である場合にその決裁者情報の決裁者社員番号により特定される決裁者による決裁処理をスキップする権限を付与される社員を示すレコードであり、社員情報の社員番号が設定される。即ち、決裁処理の滞留が生じた場合に、スキップ権限付与社員番号に設定された社員番号の社員に滞留した決裁処理をスキップする権限が付与される。
スキップ理由は、スキップ処理が行われた理由を示す所定の桁数の数値(例えば1桁の数値)レコードである。例えば、スキップ理由に1が設定されている場合、スキップ処理の理由が「スキップの権限を付与された社員によるスキップ処理が行われた」ことを示し、2が設定されている場合「次決裁者が上長のため自動スキップ処理された」ことを示す。スキップ理由は、スキップ処理が行われた場合のみ設定され、それ以外の場合は空白である。
Zが図6に示す申請書情報の申請書1による申請を行った場合、第1決裁者としてAが、第2決裁者としてBが、第3決裁者としてDが選定された決裁経路が決定する。以下、決裁者が選定される仕組みを示す。
スキップ処理は、決裁処理が滞留した場合に、滞留した決裁処理をスキップする処理である。スキップ処理が行わると、次の決裁者による決裁処理へ移行する。最後の決裁者による決裁処理に対してスキップ処理が行われると、その申請の決裁処理が全て完了する。
図11に示す決裁経路と同様、図6に示す申請書情報の申請書1による申請を行った場合、第1決裁者としてAが、第2決裁者としてBが、第3決裁者としてDが選定された決裁経路が決定する。
決裁期限監視サーバ50として機能するCPU11は、決裁者情報の決裁依頼日及び決裁依頼時刻の各レコードに基づき、決裁期限日数が経過しても決裁処理を完了させない決裁者を判定する。
具体的には、CPU11は、決裁状態のレコードが「02」即ち決裁処理中の決裁者情報のうち、決裁依頼日及び決裁依頼時刻のレコードに設定されている年月日及び日時から決裁期限日数に対応する日数が経過しているものを滞留している決裁処理とみなす。CPU11は、滞留した決裁処理の決裁者情報(滞留決裁者情報)に対して、決裁期限切れフラグのレコードに「1」を設定する。
CPU11は、滞留決裁者情報即ち決裁期限切れフラグのレコードに「1」が設定された決裁者情報の決裁処理について、滞留決裁者がその所属の所属長であるか否かを判定し、その後、滞留決裁者の上長に該当する社員の社員番号を取得する。
その結果、当該所属長社員番号と滞留決裁者情報の決裁者社員番号とが一致する場合、CPU11は滞留決裁者情報の所属コードを割り当てられた所属情報のレコード群の上位所属コードと同一のレコードが所属コードとして割り当てられた所属情報のレコード群の所属長社員番号を取得する。一方、比較の結果、当該所属長社員番号と滞留決裁者情報の決裁者社員番号とが一致しない場合、CPU11は滞留決裁者情報の所属コードを割り当てられた所属情報のレコード群の所属長社員番号を取得する。
一方、次の決裁者が滞留決裁者の上長でなかった場合、CPU11は滞留決裁者の上長に該当する社員にスキップ権限を付与する。
図13に、自動スキップ処理が行われた決裁者情報の一例を示す。
Aが滞留決裁者である場合について記載する。Aの決裁者情報と申請整理番号が同一であって、かつ、滞留決裁者情報の決裁ステップのレコードより1大きい決裁ステップのレコードを有する決裁者情報のレコード群の決裁者社員番号は「10003」であり、前述の処理で取得される滞留決裁者の上長に該当する社員の社員番号も図4、図5に示すように「10003」であるので、両者の番号は同一である。この場合、図13に示すように、CPU11は滞留決裁者情報の決裁状態を「40」に更新し、スキップ理由に「2」を設定する。さらに、CPU11は、滞留決裁者情報の決裁ステップのレコードより1大きい決裁ステップのレコードを有する決裁者情報の決裁状態を「02」に更新する。これによって、決裁処理は次の決裁者即ち滞留決裁者の上長に該当する社員による決裁処理に自動的に移行する。
Bが滞留決裁者である場合について記載する。スキップボタンに対する入力操作が行われると、図15に示すように、CPU11はスキップ処理が行われた滞留決裁者情報の決裁状態を「40」に更新すると共に、スキップ理由に「1」を設定する。
さらに、CPU11は滞留決裁者情報と申請整理番号が同一であって、かつ、滞留決裁者情報の決裁ステップのレコードより1大きい決裁ステップのレコードを有する決裁者情報を検索し、存在する場合は検索された決裁者情報の決裁状態を「02」に更新し、決裁依頼日、決裁依頼時刻をシステム日付、システム時刻に基づき設定する。
滞留決裁者情報と申請整理番号が同一であって、かつ、滞留決裁者情報の決裁ステップのレコードより1大きい決裁ステップのレコードを有する決裁者情報が存在しない場合、CPU11は滞留決裁者情報の申請整理番号と同一の決裁申請書情報の決裁状態を「03」に更新する。
図16は、決裁装置10による決裁処理の進行の全体を示すフローチャートである。図16(a)はステップS1〜S10を、図16(b)はステップS11〜S18を示す。
まず、CPU11は、決裁申請書情報において決裁状態が「02」であるレコード群を抽出し(ステップS1)、その先頭のレコード群即ち最初に抽出されたレコード群を処理対象とする(ステップS2)。次に、CPU11は処理対象となるレコード群が存在するか否か判定する(ステップS3)。処理対象となるレコード群が存在する場合(ステップS3:YES)、CPU11は、処理対象であるレコード群即ち決裁申請書情報の申請整理番号と同一の申請整理番号を有する決裁者情報のレコード群であって、かつ、決裁状態が「02」である決裁者情報のレコード群を抽出する(ステップS4)。
滞留決裁者の上長の社員番号の取得処理において、CPU11は、図16のステップS4で抽出した決裁者情報の所属コードと同一の所属コードを割り当てられた所属情報のレコード群を抽出し(ステップS21)、その所属情報のレコード群に含まれる所属長社員番号を取得する(ステップS22)。その後、CPU11は、当該所属長社員番号と図16のステップS4で抽出した決裁者情報の決裁者社員番号とを比較する(ステップS23)。比較結果が一致した場合(ステップS24:YES)、CPU11はステップS21で抽出した所属情報のレコード群に含まれる上位所属コードと同一の所属コードを割り当てられた所属情報のレコード群を抽出し(ステップS25)、ステップS25で抽出したレコード群の所属長社員番号を取得する(ステップS26)。ステップS24において、比較結果が一致しない場合(ステップS24:NO)、ステップS22で取得した所属長社員番号を取得する(ステップS27)。ステップS26又はステップS27により、滞留決裁者の上長に該当する社員の社員番号が取得される。以上で滞留決裁者の上長の社員番号の取得処理は終了する。
図18は、図16(b)のステップ17に示す自動スキップ処理の処理内容を示すフローチャートである。
自動スキップ処理において、CPU11は、ステップS4で抽出したレコード群による決裁者情報の決裁状態を「40」に更新し(ステップS31)、併せて当該決裁者情報のスキップ理由に「2」を設定する(ステップS32)。CPU11は、ステップS11で抽出されたレコード群による決裁者情報の決裁状態を「02」に更新し、併せて決裁依頼日及び決裁依頼時刻をシステム日付及びシステム時刻に基づき設定する(ステップS33)。CPU11は、ステップS10で取得した社員番号の社員に対して決裁期限切れ通知メールを送信する処理を行う(ステップS34)と共に、ステップS4で抽出したレコード群による決裁者情報の決裁者社員番号の社員に対して、決裁処理がスキップされたことを通知するメールを送信する(ステップS35)。以上で自動スキップ処理は終了する。
ステップS3において、処理対象となるレコード群が存在しない場合(ステップS3:NO)、CPU11は処理を終了する。
決裁者端末3に対する入力によってスキップボタンが入力されて手動のスキップ処理が行われると、CPU11は、スキップボタンの入力操作が行われた決裁処理内容に対応する決裁者情報のレコード群を抽出する(ステップS41)。CPU11は、ステップS41で抽出した決裁者情報の決裁状態を「40」に更新し(ステップS42)、スキップ理由に「1」を設定する(ステップS43)。CPU11は、ステップS41で抽出した決裁者情報のレコード群の申請整理番号と同一の申請整理番号を有し、かつ、当該決裁者情報の決裁ステップより1大きい決裁ステップを有する決裁者情報のレコード群を検索する(ステップS44)。
さらに、決裁経路の各決裁者及びスキップ権限を付与される社員は人事情報に基づき選定されるので、人事情報の追加、更新、削除等の各種変更に応じて最新の人事情報に応じた社員の選定が自動的になされる。
例えば、決裁処理の滞留の有無を判定する所定の期間は、決裁期限日数に限らず、時間、分、秒等を設定可能としてもよい。
DBサーバ40に記憶された各種情報はあくまで一例であり、実施の形態に応じてその内容を適宜変更してもよい。
10 決裁装置
11 CPU
12 ROM
12a 決裁経路決定プログラム
12b スキップ処理プログラム
12c 決裁期限日数設定プログラム
14 記憶装置
20 メールサーバ
30 WEBサーバ
40 DBサーバ
41 人事情報
42 決裁ルール
43 決裁情報
Claims (6)
- 所定情報に対する処理権限を複数のユーザに対して順次付与する処理システムであって、
前記複数のユーザを複数のグループにグループ分けして記憶する記憶手段と、
前記処理権限が付与された第1ユーザが前記情報に対して処理をしない場合、当該第1ユーザの次順位の第2ユーザが存在するか否かを判別する判別手段と、
前記判別手段で存在すると判別された場合は、その第2ユーザが前記第1ユーザと同一グループのユーザに該当するか否かを判別する第2判別手段と、
前記判別手段で存在しないと判別された場合に、前記第1ユーザと同一グループの第3ユーザに対して前記情報に対する処理権限を付与する権限付与手段と、
を備え、
前記権限付与手段は、前記第2判別手段で該当しないと判別された場合に、前記第3ユーザに対して前記処理権限を付与する、ことを特徴とする処理システム。 - 前記権限付与手段は、前記第2判別手段で該当すると判別された場合は、次順位の第2ユーザに対して前記処理権限を付与する、
ことを特徴とする請求項1記載の処理システム。 - 所定情報に対する処理権限を複数のユーザに対して順次付与して各ユーザの端末に対して順次情報を配信する処理システムであって、
前記複数のユーザを複数のグループにグループ分けして記憶する記憶手段と、
前記処理権限が付与された第1ユーザが前記情報に対して処理をしない場合、当該第1ユーザの次順位の第2ユーザが存在するか否かを判別する判別手段と、
前記判別手段で存在すると判別された場合は、その第2ユーザが前記第1ユーザと同一グループのユーザに該当するか否かを判別する第2判別手段と、
前記判別手段で存在しないと判別された場合に、前記第1ユーザと同一グループの第3ユーザに対して前記情報に対する処理権限を付与して前記情報を代行配信する権限付与手段と、
を備え、
前記権限付与手段は、前記第2判別手段で該当しないと判別された場合に、前記第3ユーザに対して前記処理権限を付与して前記情報を代行配信する、ことを特徴とする処理システム。 - 前記配信手段は、前記第2判別手段で該当すると判別された場合は、次順位の第2ユーザに対して前記処理権限を付与して前記情報を代行配信する、
ことを特徴とする請求項3記載の処理システム。 - 所定情報に対する処理権限を複数のユーザに対して順次付与して情報処理を行う処理システムのコンピュータを制御するためのプログラムであって、
前記コンピュータを、
前記複数のユーザを複数のグループにグループ分けして記憶する記憶手段、
前記処理権限が付与された第1ユーザが前記情報に対して処理をしない場合、当該第1ユーザの次順位の第2ユーザが存在するか否かを判別する判別手段、
前記判別手段で存在すると判別された場合は、その第2ユーザが前記第1ユーザと同一グループのユーザに該当するか否かを判別する第2判別手段、
前記判別手段で存在しないと判別された場合に、前記第1ユーザと同一グループの第3ユーザに対して前記情報に対する処理権限を付与する権限付与手段、
して機能させ、
前記権限付与手段は、前記第2判別手段で該当しないと判別された場合に、前記第3ユーザに対して前記処理権限を付与する、ようにしたコンピュータ読み取り可能なプログラム。 - 所定情報に対する処理権限を複数のユーザに対して順次付与して各ユーザの端末に対して順次情報を配信する処理システムのコンピュータを制御するためのプログラムであって、
前記コンピュータを、
前記複数のユーザを複数のグループにグループ分けして記憶する記憶手段、
前記処理権限が付与された第1ユーザが前記情報に対して処理をしない場合、当該第1ユーザの次順位の第2ユーザが、前記第1ユーザと同一グループのユーザに該当するか否かを判別する判別手段、
前記判別手段で存在すると判別された場合は、その第2ユーザが前記第1ユーザと同一グループのユーザに該当するか否かを判別する第2判別手段、
前記判別手段で存在しないと判別された場合に、前記第1ユーザと同一グループの第3ユーザに対して前記情報に対する処理権限を付与して前記情報を代行配信する権限付与手段、
として機能させ、
前記権限付与手段は、前記第2判別手段で該当しないと判別された場合に、前記第3ユーザに対して前記処理権限を付与して前記情報を代行配信する、ようにしたコンピュータ読み取り可能なプログラム。
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