JP2004287554A - 電子決裁処理システムおよび電子決裁処理プログラム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】上記の課題は、決裁者毎に決裁すべき伝票の決裁に要する日数に関する情報を記憶している記憶手段と、伝票の決裁予定日の問合せ要求に対し、前記記憶手段に基づいて、該伝票に指定されている決裁者毎に決裁に要する日数を算出し、決裁予定日を通知する通知手段を備えることにより、解決される。
【選択図】 図1
Description
【発明の属する技術分野】
本発明は、決裁処理をオンラインで行う電子決裁システムに関する。
【0002】
【従来の技術】
従来の電子決裁システムでは、以下のように、伝票の申請、決裁の処理が行われる。まず、伝票の申請者が、申請する伝票に必要な事項を入力し、決裁者を指定し、決裁依頼を行うと、伝票の中で最初に指定された決裁者の未決の伝票としてデータベースに記憶される。決裁者は「可決」か「否決」の処理を行い、その決裁処理の結果がデータベースに記憶され、当該伝票の次の決裁者として指定されている決裁者の未決の伝票としてデータベースに記憶される。この伝票の申請者が、伝票の状況確認要求を電子決裁システムにすると、電子決裁システムは、該当する伝票ついてどの決裁者がすでに決裁をしたかの情報を出力する。
【0003】
【特許文献1】特開平11−272777号公報
【0004】
【発明が解決しようとする課題】
従来の電子決裁システムでは、現在の伝票の状況を把握することができるが、最終の決裁が下りる予定日付を予め知ることができず、毎日状況を調べ、希望の決裁日に間に合いそうか否かを判断し、間に合いそうにない場合には、決裁者に決裁の処理を電話等でお願いする必要があった。
本発明は、予め、決裁が下りる予定日付を通知する機能を備えた電子決裁システムを提供することを目的とする。
また、決裁者のスケジュールを考慮した決裁予定日付の通知機能を提供することを目的とする。
さらに、予定されている組織、人事異動情報を考慮した決裁予定日付の通知機能を提供することを目的とする。
【0005】
【課題を解決するための手段】
上記の課題は、決裁者毎に決裁すべき伝票の決裁に要する日数に関する情報を記憶している記憶手段と、伝票の決裁予定日の問合せ要求に対し、前記記憶手段に基づいて、該伝票に指定されている決裁者毎に決裁に要する日数を算出し、決裁予定日を通知する通知手段を備えることにより、解決される。
【0006】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施の形態について図面を用いて説明する。図1は本発明のシステム構成図である。図示のように、サーバコンピュータ(以下サーバ)であるサーバ1と、サーバ1に処理依頼を送信したりサーバ1からの処理結果を受信したりするコンピュータである利用者端末2と、サーバ1と利用者端末2とを接続する例えばインタネット等のネットワーク3とから構成される。
【0007】
サーバ1は、申請処理プログラム11、決裁処理プログラム12、決裁日予測プログラム13、人事異動処理プログラム14等のプログラムと、伝票DB21、未決箱DB22、平均決裁日数DB23、スケジュールDB24、職制DB25等のデータベースを備えている。
【0008】
申請処理プログラム11は、利用者端末2から、伝票の申請者が申請を行う際に、実行されるプログラムであって、サーバ1が利用者端末2から伝票申請の依頼を受信し、申請に必要なデータを利用者に入力させ、入力された申請データを決裁者に回送する処理を行うプログラムである。
【0009】
決裁処理プログラム12は、利用者端末2から、決裁者が決裁を行う際に、実行されるプログラムであって、サーバ1が利用者端末から決裁処理の依頼を受信すると、当該決裁者が決裁すべき伝票を表示し、可決または否決等の入力をさせるための処理、次の決裁者への回送処理等を行うプログラムである。
【0010】
決裁日予測プログラム13は、決裁者の平均決裁日数のデータ、スケジュールデータ、人事異動のデータ等より、各伝票の決裁日の予測を行うプログラムである。
【0011】
人事異動処理プログラム14は、人事異動のデータを参照して、人事異動により決裁者を変更すべき伝票データを抽出し、決裁者の変更および決裁日の予測を行うプログラムである。
【0012】
伝票DB21は、申請処理プログラム11で申請された伝票データを記憶し、決裁処理プログラム12等で処理された伝票データの内容を記憶しているデータベースである。伝票DB21に記録されている伝票データのフォーマットは、図6にあるように、伝票番号に対応して、申請者の情報、決裁者の情報、最終決裁希望日、更新日付、申請内容等の情報を有している。申請者の情報としては、決裁申請者の識別コード(職員番号)と職制、申請日があり、決裁者の情報としては、決裁者の数、決裁者の数分だけ決裁者の識別コード(職員番号)と職制、決裁内容(可決または否決)、決裁日、決裁予定日の情報を有している。
【0013】
未決箱DB22は、伝票DB21で記憶されている伝票データのうち、決裁者毎に決裁すべき伝票データの伝票番号を記録しているデータベースである。
【0014】
平均決裁日数DB23は、決裁者毎に、決裁に要する日数を記憶しているデータベースであり、各決裁者が決裁した伝票データについて、決裁依頼された日付から決裁される日付までの日数の平均値を定期的に求めて記憶したものである。平均決裁日数DB23のフォーマットは、図7にあるように、職員番号毎に決裁者の未決箱DB22に伝票データが滞留している平均の滞留日数の情報を有している。
【0015】
スケジュールDB24は、各決裁者のスケジュールを記録しているデータベースである。スケジュールDB24のフォーマットは、図8にあるとおり、職員番号毎に、日付、予定、決裁可否の情報を有している。図8の例では、職員Cは、2003年3月25日に会議の予定であるが、決裁の処理はできることを示している。
【0016】
職制DB25は、職員毎に現在の職制、異動予定の新職制の情報を記憶しているデータベースである。職制DB25のフォーマットは、図9にあるとおり、職員番号毎に現在の職制、新職制、新職制の日付、チェック済みの情報を有している。チェック済みの情報は、新職制のデータ(人事異動)により影響のある伝票を処理したか否かを示している。
【0017】
次に、図2至図5に示すフローチャートを用いて、本発明の動作例を説明する。
【0018】
図2は、伝票申請時の処理を行う申請処理プログラム11のフローチャートである。ステップS51において、申請処理プログラムは、伝票申請者の申請データ作成の要求を受信し、伝票データを入力するための画面を表示する。申請者は、表示された画面(図示せず)に従って、申請内容を入力する。申請内容を入力後、さらに、申請者は、図10の(A)決裁日予測処理前の画面で、決裁者の指定を行う。
【0019】
ステップS52において、申請者より決裁日予測の指示を受信したかを判定する。具体的には、申請者が、図10の(A)決裁日予測処理前の画面で、「決裁日予測」の釦を押下したかを判定する。
【0020】
決裁日予測の指示があった場合には、ステップS53の処理を行う。ステップS53の詳細の処理については図3を用いて後述するが、図10の(B)決裁日予測処理後の画面例にあるように、各々の決裁者の決裁予測日を表示する。最終決裁者の決裁予測日が、最終決裁希望日を超えてしまう場合には、申請者に警告メッセージを表示する。
【0021】
ステップS54において、申請者より決裁依頼の指示があったかを判定する。具体的には、申請者が、図10の画面で、「回送」の釦を押下したかを判定する。
【0022】
決裁依頼の指示があった場合には、ステップS55の処理を行う。ステップS55では、申請者が入力した伝票データを、図1の伝票DBに格納する。
【0023】
次に、ステップS56において、当該伝票データの伝票番号を次の決裁者の未決箱DBに格納する。図6の伝票データの例では、最初の決裁者である職員Cの未決箱DBに伝票番号「1」を格納する。
【0024】
図3は、決裁日予測の処理を行う決裁日予測プログラム13のフローチャートである。
【0025】
ステップS61において、決裁日予測を行う対象の伝票データを参照して、決裁者の職員番号を取り出す。最初に本処理を行う場合には、まだ決裁されていない最初の決裁者を取り出す。
【0026】
ステップS62において、すべての決裁者について処理を終了したかを判定し、全て終了した場合には本処理を終了する。
【0027】
ステップ63において、取り出した決裁者に対する決裁依頼日(または依頼予定日)を、第1作業域に格納する。最初の決裁者の場合には、本伝票の申請者の、申請日の格納する。また、2人目以降の決裁者の場合には、前の決裁者の、決裁日、または、決裁予定日を格納する。
【0028】
図6の伝票データの場合で、決裁者1については、第1の作業域には、申請日は3月24日を、第1作業域に格納する。
【0029】
ステップS64において、図7の平均決裁日数DBを参照して、決裁者に対応する伝票の平均滞留日数を求める。図6の伝票データの決裁者1については、決裁者は職員Cであることより、3日を取り出す。
【0030】
ステップS65で、第1作業域に日付に、ステップS64で求めた日数分の仕事日を、第2作業域に格納する。図6の伝票データの場合で、決裁者1については、3月24日に、3日分の仕事日を加算する。図11のカレンダにあるとおり、3日分の仕事日は27日となり、3月27日を第2作業域に格納する。
【0031】
ステップS66で、第1作業域と第2作業域の日付の間で、スケジュールDB24で決裁不可となっている日数を求める。図6の伝票データの場合で、決裁者1については、第1作業域には3月24日、第2作業域には3月27日が、格納されていることより、3月25日から3月27日の間で、決裁者1である職員Cのスケジュールを参照し、決裁不可となっているのは、3月26日の1日であることを求める。そして、求めた日数分の仕事日を、第2作業域に格納されている日付に加算した後の日付を、第2作業域に格納する。この場合は、3月28日を第2作業域に格納する。
【0032】
なお、加算した日付についても、再度、スケジュールDB24で決裁不可となっている日数を求め、求めた日数分の仕事日を、第2作業域に格納されている日付に加算した後の日付を、第2作業域に格納する。この場合、加算した日付(3月28日)については、スケジュールDBでは決裁不可となっていないため、3月28日が第2作業域の値となる。
【0033】
ステップ67において、決裁者が第2作業域の日付までに人事異動になるかを、職制DBを参照して判定を行う。職員Cについては、対応する人事異動の情報(新職制、新職制日付)が職制DBにないことより、ステップS69で、第2作業域の日付を該当する決裁者の決裁予定日の欄に格納する。
【0034】
そして、ステップS61の処理に進み、以降の決裁者についても同様に決裁予定日を算出する。図6の伝票データの職員Bについては、決裁依頼予定日が3月28日であり、平均滞留日数が1日である。決裁依頼予定日から最初の仕事日である3月31日(図11のカレンダ参照)は、スケジュールDBで決裁不可となっておらず、人事異動の情報が職制DBにないことより、3月31日を該当する決裁者の決裁予定日の欄に格納する。
【0035】
図6の伝票データの職員Aについては、決裁依頼予定日が3月31日であり、平均滞留日数が2日である。該当する仕事日の4月1日、4月2日は、スケジュールDBで決裁不可となっていないが、4月2日までに、職制DB上で職員Aの人事異動の情報がある。
【0036】
そして、ステップS68において、職制DBを参照して後任の職員を検索する。図6の伝票データの場合では、「X部・課長」と新職制の欄に格納されている職員Eを検索する。そして、職員Eを決裁者に変更し、決裁予定日の処理を行う。
【0037】
職員Eについては、決裁依頼予定日が3月31日であり、平均滞留日数は3日である。仕事日の4月1日、2日、3日に、スケジュールDBで決裁不可となっていないため、4月3日が決裁予定日となる。
【0038】
すべての決裁予定日を求めた後は、図10の(B)決裁日予測処理後の画面例にあるように、変更後の回送ルートの情報、各々の決裁者の決裁予測日を表示する。
【0039】
職員Eの決裁予定日が最終決裁予定日となる。図示していないが、この最終決裁予定日と最終決裁希望日と比較して、最終決裁希望日を最終決裁予定日が越えている場合には、申請者に警告のメッセージを表示する。
【0040】
図4は、決裁時の処理を行う決裁処理プログラム12のフローチャートである。
【0041】
S71において、決裁者より決裁開始の指示を受けると、未決箱DBより決裁者に対応する未決の伝票番号を取り出す。そして、未決裁の伝票を決裁者の端末にリスト表示を行う(ステップS72)。リスト表示されたものの中から決裁者が処理しようとする伝票の指定を、決裁者の端末より受信すると、該当する伝票を端末に表示する(ステップS73)。
【0042】
ステップS74において、決裁者の端末より、可決か否決かの指示を受信し、否決の場合には、図6の伝票データの「可決/否決」の欄に、「否決」を格納し、「決裁日」の欄に現在の日付を格納する(ステップS75)。そして、当該決裁者の未決箱DBから当該伝票番号を削除する(ステップS76)。
【0043】
ステップS74において、可決の場合には、「可決/否決」の欄に、「可決」を格納し、「決裁日」の欄に現在の日付を格納する(ステップS77)。当該伝票について決裁日予測の処理を実行し、その予測の結果を申請者へ通知する(ステップS78)。そして、当該決裁者の未決箱DBから当該伝票番号を削除し、次の決裁者の未決箱DBに当該伝票の伝票番号を格納する(ステップS79)。
【0044】
図4は、人事異動のデータを参照して決裁者の変更および決裁日の予測を行う人事異動処理プログラム14のフローチャートである。人事異動処理プログラム14は日に1度程度実行されるバッチプログラムである。
【0045】
ステップS81において、図9に示されている、職制DB25の「チェック済み」の欄が「NO」となっているレコードを抽出する。
【0046】
抽出したレコードについて全て処理済みとなれば、処理を終了する(ステップS82、ステップS83)。
【0047】
ステップS84において、伝票DBの伝票データで未決のものについて、上記で抽出した職制DBのレコードの職員が決裁者として指定されていて、当該職員の処理が未決の伝票データを抽出する。
【0048】
抽出したすべての伝票データについて処理済みとなれば、当該職制DBのレコードの「チェック済み」の欄を「YES」にする(ステップS85、ステップS86)。
【0049】
ステップS87において、抽出した伝票データについて図3の決裁日予測の処理を実行する。
【0050】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明は、決裁者毎に決裁すべき伝票の決裁に要する日数に関する情報を記憶している記憶手段と、伝票の決裁予定日の問合せ要求に対し、前記記憶手段に基づいて、該伝票に指定されている決裁者毎に決裁に要する日数を算出し、決裁予定日を通知する通知手段を備えている。従って、本発明により、伝票の申請者は、予め、決裁が下りる予定日付を知ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明のシステム構成図である。
【図2】申請処理プログラムのフローチャートである。
【図3】決裁日予測プログラムのフローチャートである。
【図4】決裁処理プログラムのフローチャートである。
【図5】人事異動処理プログラムのフローチャートである。
【図6】伝票データの説明図
【図7】平均決裁日数DBの説明図
【図8】スケジュールDBの説明図
【図9】職制DBの説明図
【図10】決裁日予測の画面例
【図11】カレンダ
【符号の説明】
1 サーバ
2 利用者端末
3 ネットワーク
11 申請処理プログラム
12 決裁処理プログラム
13 決裁日予測プログラム
14 人事異動処理プログラム
21 伝票DB
22 未決箱DB
23 平均決裁日数DB
24 スケジュールDB
25 職制DB
Claims (5)
- 伝票に指定された決裁者の決裁処理を管理する電子決裁処理システムにおいて、
決裁者毎に決裁すべき伝票の決裁に要する日数に関する情報を記憶している記憶手段と、
伝票の決裁予定日の問合せ要求に対し、前記記憶手段に基づいて、該伝票に指定されている決裁者毎に決裁に要する日数を算出し、決裁予定日を通知する通知手段を備えたことを特徴とする電子決裁処理システム。 - 前記記憶手段には、決裁者毎の伝票の平均滞留日数を記憶したことを特徴とする請求項1記載の電子決裁処理システム。
- 前記記憶手段には、決裁者毎のスケジュールに関する情報を記憶したことを特徴とする請求項1記載の電子決裁システム。
- 決裁者の人事異動情報および異動日付情報を記憶した人事異動記憶手段と、
前記人事異動記憶手段に基づいて、伝票に指定されている決裁者を、人事異動後の決裁者に変更する手段を備えたことを特徴とする請求項1記載の電子決裁処理システム。 - コンピュータを動作させるためのプログラムであって、コンピュータを動作させて、決裁者毎に決裁すべき伝票の決裁に要する日数に関する情報を記憶している記憶手段と、
伝票の決裁予定日の問合せ要求に対し、前記記憶手段に基づいて、該伝票に指定されている決裁者毎に決裁に要する日数を算出し、決裁予定日を通知する通知手段として機能させることを特徴とする電子決裁処理プログラム。
Priority Applications (1)
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Publications (1)
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JP2009157463A (ja) * | 2007-12-25 | 2009-07-16 | Canon It Solutions Inc | ワークフローサーバ及びその制御方法、プログラム、日程管理システム。 |
JP2011118686A (ja) * | 2009-12-03 | 2011-06-16 | Nomura Research Institute Ltd | 業務支援装置 |
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2003
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