JP5812911B2

JP5812911B2 - ワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法及びワークフロー管理プログラム

Info

Publication number: JP5812911B2
Application number: JP2012069190A
Authority: JP
Inventors: 裕一岩切
Original assignee: Hitachi Systems Ltd
Current assignee: Hitachi Systems Ltd
Priority date: 2012-03-26
Filing date: 2012-03-26
Publication date: 2015-11-17
Anticipated expiration: 2032-03-26
Also published as: JP2013200753A

Description

本発明は、作業手続きの処理手順をワークフローとして規定することによって関係者間の情報及び業務が円滑に流れるようにするワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法及びワークフロー管理プログラムに係り、特に承認者の承認手続きの遅れによるワークフローの期限切れを防止することができるワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法及びワークフロー管理プログラムに関する。

近年の企業等においては、多数の作業を多数の作業者が分担して業務を円滑に遂行するため、各作業手続きの処理手順をコンピュータシステムによって管理することが行われている。従来技術によるワークフローの管理技術が記載された文献としては、下記の特許文献１が挙げられ、該特許文献１には、ワークフローサーバが、次作業の承認・決裁者による電子文書のワークフロー処理が所定の滞留期限を超過している滞留電子文書を検知し、この検知された滞留電子文書の配送経路上で次作業の承認・決裁者の上長にあたる承認・決裁者のスケジュールを参照し、該上長にあたる参照した承認・決裁者のスケジュールと、前記滞留期限とに基づいて決裁代行者として委任設定する上長を決定することによって、ワークフロー上の正規の決裁担当者が不在の場合にも、起案者の決裁完了希望日を満足できるようにする技術が記載されている。

特開２００７−１５６６７８号公報

前述の特許文献１記載技術は、滞留期限を超過した作業の決済担当者が不在の場合であっても決済担当者の上長決裁によりワークフローを継続することができるものの、滞留期限を超過する前に決済担当者に超過の決裁を得ることが考慮されておらず、ワークフローが承認を得る以前に期限を超過してしまう可能性があるという不具合があった。また、従来技術においては、一般的なワークフロー機能を持つシステムでは、ワークフローを作成する際、システムが自動で申請者が所属する組織の上位組織を辿り、権限を持つ人物を承認者に割り当てるものの、承認行為を行うために必要な時間は考慮されないため、承認者の予定が詰まっており実現困難なことや実現不可能なワークフローが作成される可能性があるという不具合があった。

更に、従来技術は、実現困難又は実現不可能なワークフローが作成された場合、承認者に対して通常より迅速な対応が求められ、事前に申請者からの連絡がない場合、承認者が遅延に気づくことが困難であるという課題や、遅延が発生した際には、承認者と調整し至急の対応を行う必要があるが、従来の仕組みでは実現不可であるか否かの情報は提供されず、自身で承認者のスケジュールを調べなければならないという課題があった。また、従来技術は、日程的に余裕のあるワークフローが作成された場合であっても、承認者が複数ステップに跨って存在する場合、最終承認者へ行きつくまでにバッファ（余裕期間）を使い切ってしまい、期限を守れないことや、このためにワークフローが遅延し始めた際の対応は一般的に滞留情報をトリガーに行われるため、事後対応となりリカバリできないケースが発生するという課題があった。

本発明の目的は、承認行為を行うために必要な時間及び承認者のスケジュールを考慮したワークフローを作成することができるワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法及びワークフロー管理プログラムを提供することである。

本発明は、作業案件の登録及び承認担当者の承認経路を登録するための案件及び経路担当情報登録処理部並びに社員スケジュールを管理する空きスケジュール処理を行う制御部を備え、システム利用者からのリクエスト情報を基にワークフロー情報を作成するワークフロー管理システムであって、
案件情報毎の経路順番と承認者処理時間と検索対象組織番号と承認者を組織上位方向に検索するか否かを指定する承認者検索方法と承認者ロール番号とを格納する案件経路マスタを備え、制御部が、案件経路マスタに格納した承認者処理時間と承認者ロール番号を抽出し、抽出した承認者ロール番号を承認者ロール番号として設定し、前記承認者ロール番号と申請日時と累計処理時間と検索対象組織番号と承認者バッファとに基づいて承認者バッファ及び承認期限日時とを満足する承認者の承認者リストを作成し、社員空きスケジュール管理マスタに格納した空きスケジュール情報及び承認者リストを入力とし、空きスケジュールのある承認者を承認者リストから抽出する。

また、本発明は、前記ワークフロー管理システムにおいて、申請案件テーブルに格納した申請日時及び承認期限日時に基づいた案件毎の処理に要する合計処理時間が承認期限日時を満足しないと判定したとき、利用者に警告し、申請案件テーブルに格納した承認者検索方法が上位と判定したとき、申請者組織番号を検索対象組織番号として設定し、上位でないと判定したとき、検索起点組織番号を検索対象組織番号として設定する。

また、本発明は、作業案件の登録及び承認担当者の承認経路を登録するための案件及び経路担当情報登録処理部並びに社員スケジュールを管理する空きスケジュール処理を行う制御部を備え、システム利用者からのリクエスト情報を基にワークフロー情報を作成するコンピータシステムのワークフロー管理方法であって、
案件情報毎の経路順番と承認者処理時間と検索対象組織番号と承認者を組織上位方向に検索するか否かを指定する承認者検索方法と承認者ロール番号とを格納する案件経路マスタを設け、制御部が、案件経路マスタに格納した承認者処理時間と承認者ロール番号を抽出し、抽出した承認者ロール番号を承認者ロール番号として設定し、前記承認者ロール番号と申請日時と累計処理時間と検索対象組織番号と承認者バッファとに基づいて承認者バッファ及び承認期限日時とを満足する承認者の承認者リストを作成し、社員空きスケジュール管理マスタに格納した空きスケジュール情報及び承認者リストを入力とし、空きスケジュールのある承認者を承認者リストから抽出する。

また、本発明は、前記ワークフロー管理方法において、申請案件テーブルに格納した申請日時及び承認期限日時に基づいた案件毎の処理に要する合計処理時間が承認期限日時を満足しないと判定したとき、利用者に警告し、申請案件テーブルに格納した承認者検索方法が上位と判定したとき、申請者組織番号を検索対象組織番号として設定し、上位でないと判定したとき、検索起点組織番号を検索対象組織番号として設定する。

また、本発明は、作業案件の登録及び承認担当者の承認経路を登録するための案件及び経路担当情報登録処理部並びに社員スケジュールを管理する空きスケジュール処理を行う制御部を備え、システム利用者からのリクエスト情報を基にワークフロー情報を作成するコンピータシステムのワークフロー管理プログラムであって、
案件情報毎の経路順番と承認者処理時間と検索対象組織番号と承認者を組織上位方向に検索するか否かを指定する承認者検索方法と承認者ロール番号とを格納する案件経路マスタを設け、制御部が、案件経路マスタに格納した承認者処理時間と承認者ロール番号を抽出し、抽出した承認者ロール番号を承認者ロール番号として設定し、前記承認者ロール番号と申請日時と累計処理時間と検索対象組織番号と承認者バッファとに基づいて承認者バッファ及び承認期限日時とを満足する承認者の承認者リストを作成し、社員空きスケジュール管理マスタに格納した空きスケジュール情報及び承認者リストを入力とし、空きスケジュールのある承認者を承認者リストから抽出する。

また、本発明は、前記ワークフロー管理プログラムにおいて、申請案件テーブルに格納した申請日時及び承認期限日時に基づいた案件毎の処理に要する合計処理時間が承認期限日時を満足しないと判定したとき、利用者に警告し、申請案件テーブルに格納した承認者検索方法が上位と判定したとき、申請者組織番号を検索対象組織番号として設定し、上位でないと判定したとき、検索起点組織番号を検索対象組織番号として設定する。

本発明によるワークフロー管理システム、ワークフロー管理方法及びワークフロー管理プログラムは、社員空きスケジュール管理マスタに格納した空きスケジュール情報及び前記承認者リストを入力とし、空きスケジュールのある承認者を前記承認者リストから抽出すると共に承認行為を行うために必要な時間を加味することによって、承認者の承認時間及びスケジュールを考慮したワークフローを作成することができる。

本発明の実施形態によるワークフロー管理システムの構成図。本実施形態によるワークフロー管理フローを示す図。本実施形態によるワークフロー管理フローを示す図。本実施形態によるワークフロー管理フローを示す図。本実施形態によるワークフロー管理フローを示す図。本実施形態によるワークフロー管理フローを示す図。本実施形態によるワークフロー管理フローを示す図。本実施形態によるワークフロー管理フローを示す図。本実施形態による空きスケジュール作成処理フローを示す図。本実施形態によるテーブル構成を示す図。本実施形態によるテーブル構成を示す図。本実施形態による各テーブルの相関関係を示す図。

以下、本発明によるワークフロー管理方法及びプログラムを採用したワークフロー管理システムの一実施形態を図面を参照して詳細に説明する。
本発明によるワークフロー管理システムは、マスタ登録されている各作業案件に紐づくプロセスステップ（最小単位の作業、以下、ステップという）と各ステップにて承認を行うために必要なロール（担う「役割」）とステップごとの処理時間と全利用者の空きスケジュール情報とを元に、各ステップ毎の承認者・想定処理時間・バッファ・承認期限をファクターとし、空きスケジュールを元にワークフローを作成することによって、承認者の承認時間及びスケジュールを考慮したワークフローを作成することができ、受け取った情報を全承認者に展開する事により全承認者が自身の作業量や時間的猶予、承認期限を明確に意識することができ、承認の遅延や全ての後続承認者のバッファを使い切ることを防ぐことができ、詳細を次に説明する。

なお、一般にロールとは、ユーザを特定する為のルールを定義したものであって、例えば、ロール名「申請者」のロール定義が「ログイン中のユーザ」、ロール名「課長」のロール定義が「申請者所属課の課長」、ロール名「部長」のロール定義が「申請者所属部の部長」等の如く、「役割（ロール）」から「社員（ユーザ）」への変換ルール定義であり、プロセスステップとは、業務を行う際の最小単位の作業をいう。

［構成］
本実施形態によるワークフロー管理システム１０３は、図１に示す如く、システムの利用者１０１からネットワーク１０２を介して受け取ったリクエスト情報を基にワークフロー情報を作成するものであって、作業案件の登録及び承認担当者の承認経路を登録するための案件及び経路担当情報登録処理部１０５及び社員スケジュールを管理する空きスケジュール作成処理部１０６を有する制御部１１７と、該制御部１１７によってアクセスされる多数のテーブルやマスタを有するデータベース（ＤＢ）１１８とを備える。

該データベース１１８は、次に挙げるテーブル等を備える。
（１）ユーザが申請する案件情報（申請案件と呼ぶこともあり、申請日及び承認期限日を含む）を格納する申請案件テーブル１０７。
（２）前記申請案件の経路情報（複数作業を遂行する際に承認を得る承認者の順番を含み、例えば、申請案件ｎ番の各ステップ目の申請者名も含む）を格納する申請経路担当テーブル１０８。
（３）前記案件情報を保持する案件の種類に紐づく情報を格納する案件マスタ１０９。
案件情報毎の経路設定を格納する案件経路マスタ１１９。
（４）作業を行う社員及び承認者を含む社員情報を格納する社員マスタ１１０。
本ワークフローを遂行する会社等の組織情報を格納する組織マスタ１１１。
（５）「役割（ロール）」から「社員（ユーザ）」への変換ルールの定義であるロール情報を格納するロールマスタ１１２。
（６）社員と該社員の所属する組織との紐づけ情報を格納する社員組織マスタ１１３。
（７）社員同士のロール情報の紐づけ情報を格納する社員ロールマスタ１１４。
（８）社員のスケジュール情報を格納する社員スケジュール管理マスタ１１５。
（９）社員の空きスケジュール情報を格納する社員空きスケジュール管理マスタ１１６。

前記データベース１１８の各テーブルやマスタは、図４Ａ及び図４Ｂに示す如く、申請案件テーブル１０７が、「案件番号」・「案件種別番号」・「申請日時」・「承認期限日時」の各項目情報を含み、申請経路担当テーブル１０８が、「案件番号」・「氏名番号」・「経路順番」・「処理期限」・「メッセージ」の各項目情報を含み、案件マスタ１０９が、「案件種別番号」・「案件種別名称」の各項目情報を含み、案件経路マスタ１１９が、「案件種別番号」・「経路順番」・承認者が承認に要する時間を示す「承認者処理時間」・処理担当者を検索する際の対象組織をボトムアップ又はボトムダウンで示す「承認者検索方法」・「承認者ロール番号」の各項目情報を含み、社員マスタ１１０が、「氏名番号」・「姓」・「名」の各項目情報を含み、組織マスタ１１１が、課部等の「組織番号」・「組織名称」・「上位組織番号」の各項目情報を含み、ロールマスタ１１２が、ロールを一意に識別するための「ロール番号」・ロール番号に紐づく名称（職制）を示す「ロール名称」の各項目情報を含み、社員組織マスタ１１３が、「氏名番号」・「組織番号」・「主務兼務」の各項目情報を含み、社員ロールマスタ１１４が、「氏名番号」・「ロール番号」の各項目情報を含み、社員スケジュール管理マスタ１１５が、「氏名番号」・「スケジュール番号」・「タイトル」・「開始日時」・「終了日時」の各項目情報を含み、社員空きスケジュール管理マスタ１１６が、「氏名番号」・「空きスケジュール番号」・「開始日時」・「終了日時」の各項目情報を含むように構成されている。

また、前記データベース１１８の各テーブルやマスタは、図５に示す如く、申請案件テーブル１０７の案件番号が申請経路担当テーブル１０８の案件番号に紐付き、該申請経路担当テーブル１０８の氏名番号が社員マスタ１１０の社員番号に紐付き、該社員マスタ１１０の氏名番号が社員ロールマスタ１１４と社員スケジュール管理マスタ１１５と社員空きスケジュール管理マスタ１１６と社員組織マスタ１１３と紐付くことができると共に、全てのテーブルやマスタが共通項目によって紐付けられように構成されている。

［動作］
さて、前述のように構成されたワークフロー管理システム１０３は、制御部１１７の経路担当情報登録処理部１０５がワークフローの経路担当情報を登録するとき、初期処理として、図２Ａ及び図２Ｂに示す如く、利用者１０１からのセッション２０１に基づいて、セッション及び氏名番号を氏名番号２８５の変数として図示しないワークメモリに格納するステップＳ２０１と、利用者１０１からのリクエスト２０３に基づいて案件種別と申請組織番号と承認期限日時とメッセージと検索起点組織番号と検索開始時間と検索終了時間とを取得し、案件種別２１１と申請者組織番号２１３と承認期限日時２１５とメッセージ２１７と検索起点組織番号２５１と検索開始時間２８７と検索終了時間５８９とを変数として図示しないワークメモリに格納するステップＳ２０２〜２０６，ステップＳ２１１〜２１２と、申請案件テーブル１０７から案件番号の最大値を取得し、プラス１（カウントアップ）した値を案件番号２１８の変数として図示しないワークメモリに格納するステップＳ２１３と、コンピュータのシステム年月時刻に基づいて申請日時２２０を変数として図示しないワークメモリに格納するステップＳ２１４と、前記ステップによってワークメモリに格納した情報２０７を新レコードとして申請案件テーブル１０７へ格納するステップＳ２１５とを実行するように動作する。

次いで、ワークフロー管理システム１０３は、図２Ｂに示す如く、利用者１０１から入力された氏名番号及びメッセージに基づいて申請経路担当テーブル１０８に経路順番「１」、処理期限「ＮＵＬＬ」とした申請経路担当者を新レコードとして格納するステップＳ２１６を実行して申請者情報を登録し、図２Ｃに示す如く、案件経路マスタ１１９（案件種別番号・経路順番・承認者処理時間・承認者検索方法・承認者ロール番号を格納）から案件種別に紐付く全レコードの案件リスト２４６を取得するステップＳ２２１と、当該案件のワークフローに要する合成処理時間値を「０」に初期化するために時間「０」を合計処理時間２２１として図示しないワークメモリに格納するステップＳ２２２と、申請者の処理時間はカウントしないためにカウンタ（ｃｎｔ）の値を「１」とした前記案件リストの処理ループを開始するステップＳ２２３と、前記案件リスト２４６の全経路を介した処理時間の合計値を合計処理時間として算出し、該算出した合計処理時間２２１を変数として図示しないワークメモリに格納するステップＳ２２５と、全ての案件に対する合計処理時間２２１の算出及び格納が終了するまで前記ステップＳ２２３との間で繰り返すステップＳ２２６とを実行する。

更に本システムは、前記ステップＳ２２５によって格納した合計処理時間２２１と申請日時との和と承認期限の情報２３５を入力とし、申請日時と合計処理時間の和が承認期限日時を過ぎるか否か（想定時間内に処理を完了するか否か）を判定し、過ぎると判定したときにエラー処理３００を行うステップＳ２２７とを実行することによって、利用者１０１はここで時間内に終わらせることが困難であり、スケジュール調整が必要であると認識でき、その後は本システムを利用せずに電話等で調整し処理可能な担当者をマニュアル設定する等の対応が考えられる。

更に、本実施形態によるワークフロー管理システム１０３は、前記ステップＳ２２７において申請日時と合計処理時間の和が承認期限日時を過ぎないと判定したとき、図２Ｄに示す如く、累計処理時間を初期化するために累計処理時間を「０」に初期化するステップＳ２３１と、カウンタ（ｃｎｔ）２の値を「１」とした前記案件リストの処理ループを開始するステップＳ２３２と、案件リスト２４６から該当ステップの承認者処理時間と承認者検索方法と第１候補の承認者ロール番号を取得し、案件番号ｃｎｔ番目の承認者処理時間２３９と承認者検索方法２４０と承認者ロール番号２４２と承認者バッファ２４５を変数として図示しないワークメモリに格納するステップＳ２３３〜ステップＳ２３６とを実行することによって、案件番号ｃｎｔ番目に対する承認者が期限内に承認に要する時間である承認者バッファを取得することができる。前記ステップＳ２３６による承認者バッファの算出は、「（（承認期限日時−申請日時）−合計処理時間）×（承認者処理時間／合計処理時間）」の計算式によって、申請日時から承認期限日時までの期間のうち、合計処理時間を除いた期間を、各ステップに割り振ることによって算出し、作業時間が長いステップほど長いバッファが割り当てられるものである。

次いで、本実施形態は、図２Ｅに示す如く、承認者検索方法がボトムアップ（組織の上位を検索対象とする検索処理）が否かを判定するステップＳ２４１と、該ステップＳ２４１においてボトムアップと判定したとき、申請者組織番号２１３を検索対象組織番号に代入してワークメモリに検索対象組織番号２６８として格納するステップＳ２４２と、前記ステップＳ２４１においてボトムアップでないと判定したとき、検索起点組織番号２５１を検索対象組織番号に代入してワークメモリに検索対象組織番号２７５として格納するステップＳ２４３と、前記ステップＳ２４２又は２４３によりワークメモリに格納した検索対象組織番号に対する第２候補の承認者ロール番号に、案件リストのｃｎｔと案件マップの承認者ロール番号とを代入するステップＳ２４４とを実行する。

なお、前記ステップＳ２４２におけるボトムアップの処理は、自身の直属の上長から承認が必要な案件に適し、例えば、半期毎の仕事内容の評価は、自身の課長、部長に承認をもらう事が一般的だが、そのような案件は自身が所属する組織から上位組織を辿るボトムアップが適しているためである。前記ステップＳ２４３におけるボトムアップで無いトップダウンの処理は、トップダウンが事業部単位に部や課を跨いで、係が選出される案件に適し、例えばフロア防災係の書類回覧等は、様々な組織から選出された係の間で担当・責任者が選ばれる事が一般的だが、そのような案件は任意の上位組織から下位組織を辿るトップダウンが適しているためであり、前述のステップＳ２４１による判定処理によって案件内容に適した承認者を設定することができる。

更に、本実施形態によるワークフロー管理システム１０３は、図２Ｆに示すごとく、社員ロールマスタ１１４と社員組織マスタ１１３と社員スケジュール空き管理マスタ１１５の各情報を紐付けて検索し、前記ステップにより取得した情報２６３（検索対象組織番号・承認者ロール番号・申請日時・累計処理時間・承認者処理時間・承認者バッファ・検索範囲開始・検索範囲終了の各情報）及び承認者の氏名番号リストとに基づいて案件番号ｃｎｔ番目に対する承認者氏名番号リストを抽出するステップＳ２５１と、指定組織内に承認権限保持者が存在するか否かを判定し、存在する場合に後述のステップＳ２６１に移行するステップＳ２５２と、該ステップＳ２５２において存在しないと判定したとき、検索方法を基に処理の切り分けを行うため検索方法がボトムアップか否かを判定するステップＳ２５３と、該ステップＳ２５３においてボトムアップであると判定したとき、組織マスタ１１１から申請者組織番号に比べて上位の上位組織番号を検索対象組織番号に代入するステップＳ２５４と、ボトムアップでない（トップダウン）と判定したとき、組織マスタ１１１から検索起点組織番号を検索対象組織番号に代入するステップＳ２５５を実行することによって、作業内容に応じたボトムアップ又はトップダウンによる承認者を検索対象に設定することができる。

次いで本システムは、図２Ｇに示す如く、カウンタ（ｃｎｔ）３の値を「０」とした前記案件リストの処理ループを開始するステップＳ２６１と、前記取得した各情報（案件番号・承認者氏名リスト・申請日時・累計処理時間・承認者処理時間・承認者バッファの各情報）を入力として申請経路担当テーブル１０８に新レコードとして追加格納するステップＳ２６２と、該ステップＳ２６２に続き後述の処理の繰り返しを開始するステップＳ２６３と、該申請経路担当テーブル１０８に格納した案件の累計承認時間と担当者処理時間と承認者バッファ時間とを積算して累計処理時間２８１としてワークメモリに格納するステップＳ２６４と、該ステップＳ２６４を対象案件が終了（全ステップに処理担当者を割り当てる処理の終了）するまで繰り返すステップＳ２６４とを実行することによって、本実施形態による制御部１１７の経路担当情報登録処理部１０５は、申請情報と承認者権限（ボトムアップ、ボトムダウン）と承認者の空きスケジュールを考慮したワークフローを作成することができる。

また、前記空きスケジュール作成処理部１０６は、図４に示す如く、社員スケジュール管理マスタ１１５から社員全員のレコードを抽出してソートし、社員スケジュールリスト９００として図示しないワークメモリに格納するステップＳ３０１と、カウンタｃｎｔの初期値を「０」、終了条件をカウンタが全レコード数−１になったときに設定して以降の処理を繰り返す処理を開始するステップＳ３０２と、前記カウンタが指すレコードの氏名番号とカウンタ＋１のレコードの氏名番号が等しいか否かを判定するステップＳ３０３と、該ステップＳ３０３において等しいと判定したとき、前記社員スケジュールリスト９００のスケジュール情報を社員空きスケジュール管理マスタ１１５に登録するステップＳ３０４と、終了時宇検を満たすまで前記ステップＳ３０３及び３０４を繰り返して処理を終了するステップＳ３０５とを実行するように動作することによって、社員の空きスケジュールを本システムに適用することができる。

１０１利用者、１０２ネットワーク、１０３ワークフロー管理システム、
１０５経路担当情報登録処理部、１０６スケジュール作成処理部、
１０７申請案件テーブル、１０８申請経路担当テーブル、１０９案件マスタ、
１１０社員マスタ、１１１組織マスタ、１１２ロールマスタ、
１１３社員組織マスタ、１１４社員ロールマスタ、
１１５社員スケジュール管理マスタ、１１６社員空きスケジュール管理マスタ、
１１７制御部、１１８データベース、１１９案件経路マスタ、
２１３申請者組織番号、２１５承認期限日時、２１７メッセージ、
２１８案件番号、２２０申請日時、２２１合計処理時間、
２３９承認者処理時間、２４０承認者検索方法、２４２承認者ロール番号、
２４５承認者バッファ、２４６案件リスト、２５１検索起点組織番号、
２６８検索対象組織番号、２７５検索対象組織番号、２８１累計処理時間、
２８５氏名番号、２８７検索開始時間、３００エラー処理、
５８９検索終了時間、９００社員スケジュールリスト

Claims

作業案件の登録及び承認担当者の承認経路を登録するための案件及び経路担当情報登録処理部並びに社員スケジュールを管理する空きスケジュール処理を行う制御部を備え、システム利用者からのリクエスト情報を基にワークフロー情報を作成するワークフロー管理システムであって、
ユーザが申請する申請者の氏名番号と申請日時と申請者組織番号と承認期限日時とを含む案件情報を格納する申請案件テーブルと、
前記案件情報に含まれる複数作業を遂行する際に承認を得る承認順を示す経路情報を格納する申請経路担当テーブルと、
前記案件情報を保持する案件の種類に紐づく情報を格納する案件マスタと、
案件情報毎の経路順番と承認者処理時間と検索対象組織番号と承認者を組織上位方向に検索するか否かを指定する承認者検索方法と承認者ロール番号とを格納する案件経路マスタと、
作業を行う社員及び承認者を含む社員情報を格納する社員マスタと、
ワークフローを遂行する組織情報を格納する組織マスタと、
職制に基づく役割をロール情報として格納するロールマスタと、
社員と該社員の所属する組織との紐づけ情報を格納する社員組織マスタと、
前記ロール情報の紐づけ情報を格納する社員ロールマスタと、
社員のスケジュール情報を格納する社員スケジュール管理マスタと、
社員の空きスケジュール情報を格納する社員空きスケジュール管理マスタと、
を備え、
前記制御部が、
前記申請案件テーブルに格納した申請日時及び承認期限日時に基づいた複数案件の処理に要する累計処理時間を算出する第１工程と、
前記案件経路マスタに格納した承認者処理時間と承認者ロール番号を抽出し、該抽出した承認者ロール番号を第１承認者ロール番号として設定し、該第１承認者ロール番号に対応した承認者バッファを、前記申請日時から承認期限日時までの期間のうち、合計処理時間を除いた期間を各作業に割り振って算出する第２工程と、
前記案件経路マスタに格納した承認者検索方法により指定された組織の上位又は下位の検索対象組織番号を設定する第３工程と、
該第３工程によって設定した検索対象組織番号を検索起点組織番号として前記申請案件テーブルに格納した申請者の氏名番号に対する上位又は下位の第２承認者のロール番号を前記ロールマスタから抽出する第４工程と、
前記第１承認者ロール番号及び第２承認者ロール番号と前記申請日時と前記累計処理時間と前記検索対象組織番号と前記承認者バッファとに基づいて承認者バッファ及び承認期限日時とを満足する承認者の承認者リストを作成する第５工程と、
前記社員空きスケジュール管理マスタに格納した空きスケジュール情報及び前記承認者リストを入力とし、空きスケジュールのある承認者を前記承認者リストから抽出する第６工程と、
を実行するワークフロー管理システム。
前記第１工程において、前記申請案件テーブルに格納した申請日時及び承認期限日時に基づいた案件毎の処理に要する合計処理時間を算出し、前記申請日時を基準とした合計処理時間が前記承認期限日時を満足しないと判定したとき、利用者に警告する第７工程を実行する請求項１記載のワークフロー管理システム。
前記第３工程において、申請案件テーブルに格納した承認者検索方法が上位か否かを判定する第８工程と、
前記第３工程において上位と判定したとき、前記申請者組織番号を検索対象組織番号として設定し、前記第３工程において上位でないと判定したとき、前記検索起点組織番号を検索対象組織番号として設定する第９工程と、
を実行する請求項１又は２のいずれか一つに記載のワークフロー管理システム。
作業案件の登録及び承認担当者の承認経路を登録するための案件及び経路担当情報登録処理部並びに社員スケジュールを管理する空きスケジュール処理を行う制御部を備え、システム利用者からのリクエスト情報を基にワークフロー情報を作成するコンピュータシステムにおけるワークフロー管理方法であって、
該コンピュータシステムに、ユーザが申請する申請者の氏名番号と申請日時と申請者組織番号と承認期限日時とを含む案件情報を格納する申請案件テーブルと、
前記案件情報に含まれる複数作業を遂行する際に承認を得る承認順を示す経路情報を格納する申請経路担当テーブルと、
前記案件情報を保持する案件の種類に紐づく情報を格納する案件マスタと、
案件情報毎の経路順番と承認者処理時間と検索対象組織番号と承認者を組織上位方向に検索するか否かを指定する承認者検索方法と承認者ロール番号とを格納する案件経路マスタと、
作業を行う社員及び承認者を含む社員情報を格納する社員マスタと、ワークフローを遂行する組織情報を格納する組織マスタと、
職制に基づく役割をロール情報として格納するロールマスタと、
社員と該社員の所属する組織との紐づけ情報を格納する社員組織マスタと、
前記ロール情報の紐づけ情報を格納する社員ロールマスタと、
社員のスケジュール情報を格納する社員スケジュール管理マスタと、
社員の空きスケジュール情報を格納する社員空きスケジュール管理マスタと、
を設け、
前記制御部に、
前記申請案件テーブルに格納した申請日時及び承認期限日時に基づいた複数案件の処理に要する累計処理時間を算出する第１工程と、
前記案件経路マスタに格納した承認者処理時間と承認者ロール番号を抽出し、該抽出した承認者ロール番号を第１承認者ロール番号として設定し、該第１承認者ロール番号に対応した承認者バッファを、前記申請日時から承認期限日時までの期間のうち、合計処理時間を除いた期間を各作業に割り振って算出する第２工程と、
前記案件経路マスタに格納した承認者検索方法により指定された組織の上位又は下位の検索対象組織番号を設定する第３工程と、
該第３工程によって設定した検索対象組織番号を検索起点組織番号として前記申請案件テーブルに格納した申請者の氏名番号に対する上位又は下位の第２承認者のロール番号を前記ロールマスタから抽出する第４工程と、
前記第１承認者ロール番号及び第２承認者ロール番号と前記申請日時と前記累計処理時間と前記検索対象組織番号と前記承認者バッファとに基づいて承認者バッファ及び承認期限日時とを満足する承認者の承認者リストを作成する第５工程と、
前記社員空きスケジュール管理マスタに格納した空きスケジュール情報及び前記承認者リストを入力とし、空きスケジュールのある承認者を前記承認者リストから抽出する第６工程と、
を実行させるワークフロー管理方法。
前記第１工程において、前記申請案件テーブルに格納した申請日時及び承認期限日時に基づいた案件毎の処理に要する合計処理時間を算出し、前記申請日時を基準とした合計処理時間が前記承認期限日時を満足しないと判定したとき、利用者に警告する第７工程を実行させる請求項４記載のワークフロー管理方法。
前記第３工程において、申請案件テーブルに格納した承認者検索方法が上位か否かを判定する第８工程と、
前記第３工程において上位と判定したとき、前記申請者組織番号を検索対象組織番号として設定し、前記第３工程において上位でないと判定したとき、前記検索起点組織番号を検索対象組織番号として設定する第９工程と、
を実行させることを特徴とする請求項４又は５のいずれか一つに記載のワークフロー管理方法。
作業案件の登録及び承認担当者の承認経路を登録するための案件及び経路担当情報登録処理部並びに社員スケジュールを管理する空きスケジュール処理を行う制御部を備え、システム利用者からのリクエスト情報を基にワークフロー情報を作成するコンピュータシステムのワークフロー管理プログラムであって、
該コンピュータシステムが、
ユーザが申請する申請者の氏名番号と申請日時と申請者組織番号と承認期限日時とを含む案件情報を格納する申請案件テーブルと、
前記案件情報に含まれる複数作業を遂行する際に承認を得る承認順を示す経路情報を格納する申請経路担当テーブルと、
前記案件情報を保持する案件の種類に紐づく情報を格納する案件マスタと、
案件情報毎の経路順番と承認者処理時間と検索対象組織番号と承認者を組織上位方向に検索するか否かを指定する承認者検索方法とを格納する案件経路マスタと、
作業を行う社員及び承認者を含む社員情報を格納する社員マスタと、
ワークフローを遂行する組織情報を格納する組織マスタと、
職制に基づく役割をロール情報として格納するロールマスタと、
社員と該社員の所属する組織との紐づけ情報を格納する社員組織マスタと、
前記ロール情報の紐づけ情報を格納する社員ロールマスタと、
社員のスケジュール情報を格納する社員スケジュール管理マスタと、
社員の空きスケジュール情報を格納する社員空きスケジュール管理マスタと、
を備え、
前記制御部に、
前記申請案件テーブルに格納した申請日時及び承認期限日時に基づいた複数案件の処理に要する累計処理時間を算出する第１工程と、
前記案件経路マスタに格納した承認者処理時間と承認者ロール番号を抽出し、該抽出した承認者ロール番号を第１承認者ロール番号として設定し、該第１承認者ロール番号に対応した承認者バッファを、前記申請日時から承認期限日時までの期間のうち、合計処理時間を除いた期間を各作業に割り振って算出する第２工程と、
前記案件経路マスタに格納した承認者検索方法により指定された組織の上位又は下位の検索対象組織番号を設定する第３工程と、
該第３工程によって設定した検索対象組織番号を検索起点組織番号として前記申請案件テーブルに格納した申請者の氏名番号に対する上位又は下位の第２承認者のロール番号を前記ロールマスタから抽出する第４工程と、
前記第１承認者ロール番号及び第２承認者ロール番号と前記申請日時と前記累計処理時間と前記検索対象組織番号と前記承認者バッファとに基づいて承認者バッファ及び承認期限日時とを満足する承認者の承認者リストを作成する第５工程と、
前記社員空きスケジュール管理マスタに格納した空きスケジュール情報及び前記承認者リストを入力とし、空きスケジュールのある承認者を前記承認者リストから抽出する第６工程と、
を実行させるワークフロー管理プログラム。
前記第１工程において、前記申請案件テーブルに格納した申請日時及び承認期限日時に基づいた案件毎の処理に要する合計処理時間を算出し、前記申請日時を基準とした合計処理時間が前記承認期限日時を満足しないと判定したとき、利用者に警告する第７工程を実行させる請求項７記載のワークフロー管理プログラム。
前記第３工程において、申請案件テーブルに格納した承認者検索方法が上位か否かを判定する第８工程と、前記第３工程において上位と判定したとき、前記申請者組織番号を検索対象組織番号として設定し、前記第３工程において上位でないと判定したとき、前記検索起点組織番号を検索対象組織番号として設定する第９工程と、
を実行させる請求項７又は８のいずれか一つに記載のワークフロー管理プログラム。