JP4626973B2 - 承認業務支援システム、承認業務支援装置、承認業務支援方法、及び承認業務支援プログラム - Google Patents

Description

本発明は、電子データを用いて承認業務を支援する承認業務支援システム、承認業務支援装置及び承認業務支援プログラムに関する。

従来より、個人の立替金の精算処理において、精算申請者によるデータ入力から決済、会計処理、ファームバンキング処理にいたる全ての処理をペーパーレスで実行できるようにした個人立替経費精算システムが知られている（例えば、特許文献１参照）。

このシステムでは、精算申請者が入力した精算申請情報が、サーバに転送され、さらに会計システムが稼働するホストで処理され、銀行のファームバンクシステムに送られて、申請者の預金口座に該当金額が振り込まれる。このとき上司によって電子承認がなされて、電子データが承認ステータスに変わる。領収書が必要な場合、申請入力時にシステムが自動判定して専用台紙を印刷出力し、申請者はこれに領収書を貼付して上司の承認を受け、経理の小払区担当に提出し、小払区担当から電子承認データをサーバに送信することにより、領収書データを承認ステータスに変更する。

また、このシステムでは、精算に領収書等の証憑（証憑とは、領収書や請求書などで、取引の内容を明らかにする立証資料）が必要な場合は、バーコードを印刷した証憑貼付用台紙を印刷し、サーバが経理セクションにおける台紙の証憑確認結果を示す電子データを記憶しておき、バーコードリーダによって読み取られたバーコード情報によって、この電子データのステータスを承認ステータスに変換している。

また、従来より、領収書の添付が必要な電子伝票が自動的に選別され、この電子伝票に対応した領収書貼付票を発行し、この領収書貼付票に電子伝票と対応付けるためのキーデータや決済ルートを印刷することにより、領収書貼付票が経理部門に戻った場合に光学的読取手段によってキーデータを読み取り、電子伝票の正確かつ迅速な処理が可能なペーパーレスシステムが知られている（例えば、特許文献２参照）。

さらに、証憑の添付を要しない決済・承認業務では、いわゆるワークフローシステムによって、ある決裁・承認者の決裁・承認があると、次の決裁・承認者に自動的に送付される仕組みも広く用いられている。
特開平２００２−２７９１４６号公報 特開平０４−３１３１５１号公報

しかしながら、上記特許文献１及び特許文献２のシステムでは、証憑が経理部門に未着であることは把握できるが、証憑貼付用台紙が経費使用者の手元にあり未承認であるのか、又は承認者の手元にあるが未承認若しくは未送付であるのかが判明しないという問題があり、所定の期限までに承認業務を完了させることが困難になる。

この問題点は、承認に現物の書類である証憑を必要とする業務に共通しており、現物書類を前提としないワークフローシステムでも解決できない。

また、特許文献２のシステムでは、決済ルートが領収書貼付票に印刷されているが、決裁者の出張や有休により所定の締切日に決済が完了しない場合に対応が困難であるという課題は解決されていない。特に、内部統制強化の観点から会計監査が厳密化され、会計監査時に所定の会計期間で本来計上すべき経費や売上等が計上されていない場合への指摘が増えていることにより、会計部門の監査対応の業務負荷が増大しており、伝票承認の期限厳守が求められている。更に承認期限を守ろうとするあまり伝票の内容を確認せずに形式的に承認するといった事態も防止する必要がある。また、伝票を起票した担当者も自分の上長以外の承認者は伝票の内容によって異なるため、現物書類を必要とする場合の承認の進捗を確認することは煩雑である。また、承認者の不在の場合も多いため、特に月末の締切日前の繁忙期には、承認者に電話連絡や電子メールで確認・催促することは極めて困難である。

本発明の目的は、上記課題に鑑みて、証憑等の現物の書類を必要とする承認業務において、所定の期限までに承認業務が完了するよう支援することができる承認業務支援システム、承認業務支援装置、承認業務支援方法、及び承認業務支援プログラムを提供することにある。

上記目的を達成するため、本発明による承認業務支援システムは、承認者が使用する承認装置と、承認内容、証憑貼付用紙の所在情報、承認期限日、承認進捗状況、承認者の勤怠データ、承認者のスケジュール、同一承認者の承認催促メールの送信頻度を記憶する記憶手段を備える承認業務支援装置とを有する承認業務支援システムにおいて、前記承認装置は、前記証憑貼付用紙に付加されている情報を入力する情報入力手段と、前記情報入力手段により入力された情報に基づき前記証憑貼付用紙が承認対象の伝票の証憑貼付用紙であるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段が承認対象の伝票の証憑貼付用紙であると判定した場合に、該承認対象の伝票の承認についての回答情報を前記承認業務支援装置に送信する送信手段とを備え、前記承認業務支援装置は、前記承認装置より前記回答情報を受信する受信手段と、前記受信手段により受信された回答情報に基づいて、前記記憶手段に記憶された承認内容と証憑貼付用紙の所在情報とを更新する更新手段と、前記記憶手段により記憶された承認期限日と前記承認者の勤怠データとを用いて、当該承認期限日までの残日数を算出する残日数算出手段と、前記残日数算出手段により算出された残日数、前記記憶手段により記憶された承認進捗状況、証憑貼付用紙の所在情報、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を用いて、前記承認者への督促が必要であるか否かを判定する承認督促判定手段と、前記承認督促判定手段により督促が必要であると判定された場合、前記承認装置に承認の督促を電子メールで通知する督促通知手段とを備えることを特徴とする。

本発明による承認業務支援装置は、承認期限日、承認進捗状況、承認者の勤怠データ、承認者のスケジュール、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を記憶する記憶手段を備え、承認者が使用する承認装置と通信可能な承認業務支援装置において、前記承認装置より前記回答情報を受信する受信手段と、前記受信手段により受信された回答情報に基づいて、前記記憶手段に記憶された承認内容と証憑貼付用紙の所在情報とを更新する更新手段と、前記記憶手段により記憶された承認期限日と前記承認者の勤怠データとを用いて、当該承認期限日までの残日数を算出する残日数算出手段と、前記残日数算出手段により算出された残日数、前記記憶手段により記憶された承認進捗状況、証憑貼付用紙の所在情報、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を用いて、前記承認者への督促が必要であるか否かを判定する承認督促判定手段と、前記承認督促判定手段により督促が必要であると判定された場合、前記承認装置に承認の督促を電子メールで通知する督促通知手段とを備えることを特徴とする。
また、本発明による承認業務支援方法は、承認期限日、承認進捗状況、承認者の勤怠データ、承認者のスケジュール、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を記憶する記憶手段を備え、承認者が使用する承認装置と通信可能な承認業務支援装置における承認業務支援方法において、前記承認装置より前記回答情報を受信する受信ステップと、前記受信ステップにより受信された回答情報に基づいて、前記記憶手段に記憶された承認内容と証憑貼付用紙の所在情報とを更新する更新ステップと、前記記憶手段により記憶された承認期限日と前記承認者の勤怠データとを用いて、当該承認期限日までの残日数を算出する残日数算出ステップと、前記残日数算出ステップにより算出された残日数、前記記憶手段により記憶された承認進捗状況、証憑貼付用紙の所在情報、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を用いて、前記承認者への督促が必要であるか否かを判定する承認督促判定ステップと、前記承認督促判定ステップにより督促が必要であると判定された場合、前記承認装置に承認の督促を電子メールで通知する督促通知ステップとを備えることを特徴とする。

本発明による承認業務支援プログラムは、承認期限日、承認進捗状況、承認者の勤怠データ、承認者のスケジュール、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を記憶する記憶手段を備え、承認者が使用する承認装置と通信可能な承認業務支援装置において実行可能な承認業務支援プログラムであって、前記承認装置より前記回答情報を受信する受信手段、前記受信手段により受信された回答情報に基づいて、前記記憶手段に記憶された承認内容と証憑貼付用紙の所在情報とを更新する更新手段、前記記憶手段により記憶された承認期限日と前記承認者の勤怠データとを用いて、当該承認期限日までの残日数を算出する残日数算出手段、前記残日数算出手段により算出された残日数、前記記憶手段により記憶された承認進捗状況、証憑貼付用紙の所在情報、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を用いて、前記承認者への督促が必要であるか否かを判定する承認督促判定手段、及び前記承認督促判定手段により督促が必要であると判定された場合、前記承認者に承認の督促を電子メールで通知する督促通知手段として前記承認業務支援装置を機能させることを特徴とする。

本発明によれば、証憑等の現物の書類を必要とする承認業務において、所定の期限までに承認業務が完了するよう支援することができる。

以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係る承認業務支援システムの構成図である。

この承認業務支援システムは、業務管理サーバ１００、経理部門ＰＣ１１０、申請者が使用するＰＣ１２０、承認者１が使用するＰＣ１３１、承認者２が使用するＰＣ１３２、承認者３が使用するＰＣ１３３、携帯端末１４０及びこれらの構成要素を互いに接続する通信回線１５０を備えている。

業務管理サーバ１００は、業務管理データベース（ＤＢ）１０１、経理ＤＢ１０２、勤怠データ１０３、スケジュールＤＢ１０４及び各種のマスタファイル１０５を備えており、さらに、不図示のＯＳ、画面情報を含むアプリケーションプログラム及びメールクライアントプログラムを備えている。なお、これらの各ＤＢは複数の筐体で稼動しても良い。

経理ＤＢ１０２は、保管箱テーブル１０２ａ、保管場所テーブル１０２ｂ及び立替経費伝票テーブル１０２ｃを備えている。

保管箱テーブル１０２ａのデータ項目は、保管箱番号、伝票種別、伝票承認日始、伝票承認日終、保管場所コード、保管開始日、保管終了日、廃棄日、保管フラグ及び廃棄フラグである。

保管場所テーブル１０２ｂのデータ項目は、保管場所コード、保管場所名称、保管箱Ｎｏ．始１、保管箱Ｎｏ．終１、保管箱Ｎｏ．始２、保管箱Ｎｏ．終２、保管箱Ｎｏ．始３、保管箱Ｎｏ．終３、‥‥、保管箱Ｎｏ．始ｎ、保管箱Ｎｏ．終ｎである。

立替経費伝票テーブル１０２ｃのデータ項目としては、伝票Ｎｏ．、起票部門コード、起票日、起票者社員コード、伝票種別、経費使用日、使用金額、使用内容、承認者社員コード１、承認者社員コード２、承認者社員コード３、承認期限日、保管箱Ｎｏ．、勘定科目１、金額１、消費税区分１、負担課コード１、勘定科目２、金額２、消費税区分２、負担課コード２、勘定科目３、金額３、消費税区分３、負担課コード３、勘定科目４、金額４、消費税区分４、負担課コード４、勘定科目５、金額５、消費税区分５、負担課コード５、証憑到着フラグ、差戻フラグ、承認日がある。

業務管理サーバ１００は、ＰＣ１２０、ＰＣ１３１，１３２，１３３及び携帯端末１４０に警告メールや催促メール等を送信するメールサーバの機能を有する。尚、業務管理サーバ１００のメールサーバの機能を実行する不図示のメールサーバを別途設けるようにしてもよい。

携帯端末１４０は、業務管理サーバ１００から送信される警告メールや催促メールを受信する。携帯端末１４０は、典型的には携帯電話であるが、ＰＤＡやモバイルＰＣでも良い。また、図１には説明の便宜上、携帯端末１４０が１つだけ記載されているが、実際には申請者や承認者１〜３が使用する複数の携帯端末が存在する。

図２は、業務管理サーバ１００、経理部門ＰＣ１１０、ＰＣ１２０、ＰＣ１３１，１３２，１３３のハードウェア構成を示すブロック図である。なお、図２では、符号２０ａ〜２９ａは業務管理サーバ１００のデバイスを示し、符号２０ｂ〜２９ｂは経理部門ＰＣ１１０のデバイスを示し、符号２０ｃ〜２９ｃはＰＣ１２０のデバイスを示し、符号２０ｄ〜２９ｄはＰＣ１３１のデバイスを示し、符号２０ｅ〜２９ｅはＰＣ１３２のデバイスを示し、符号２０ｆ〜２９ｆはＰＣ１３３のデバイスを示す。以下、業務管理サーバ１００のデバイスについて説明するが、経理部門ＰＣ１１０、ＰＣ１２０及びＰＣ１３１，１３２，１３３のデバイスについても同様である。

業務管理サーバ１００は、ＣＰＵ２１ａ、ＲＡＭ２２ａ、ＲＯＭ２３ａ、ＬＡＮアダプタ２４ａ、ビデオアダプタ２５ａ、キーボード２６ａ、マウス２７ａ、ハードディスク２８ａ及びＣＤ−ＲＯＭドライブ２９ａを有し、これらデバイスは、システムバス２０ａを介して相互に接続されている。

ＣＰＵ２１ａは、ＲＯＭ２２ａに格納されたブートプログラムに基づいて、ハードディスク２８ａからシステムプログラムを読み込んでＲＡＭ２２ａに展開し、この展開したシステムプログラムと協動してアプリケーションを実行し、キーボード２６ａやマウス２７ａの操作に応答して各種の処理を行う。例えば、或るアプリケーションを起動する操作が行われた場合は、ＣＰＵ２１ａは、ハードディスク２８ａやＣＤ−ＲＯＭドライブ２９ａに装着されたＣＤ−ＲＯＭ等から指定に係るアプリケーションを読み出してＲＡＭ２２ａに展開し、その後のキーボード２６ａやマウス２７ａの操作に応答してＲＡＭ２２ａ上のアプリケーションをシステムプログラムと協動して実行することにより、当該アプリケーションに係る処理を遂行していく。

ハードディスク２８ａやＣＤ−ＲＯＭドライブ２９ａに装填されたＣＤ−ＲＯＭ等には、ＣＰＵ２１ａが後述する図４〜図６のフローチャートにおけるステップＳ４２１〜Ｓ４３５，ステップＳ５２１〜Ｓ５３６，ステップＳ６２１〜Ｓ６３５を実行するためのプログラムが格納されている。

また、ハードディスク２８ａには、上述した業務管理データベース（ＤＢ）１０１、経理ＤＢ１０２、勤怠データ１０３、スケジュールＤＢ１０４及び各種のマスタファイル１０５が格納されている。

さらに、ＰＣ１２０のハードディスク２８ｃやＣＤ−ＲＯＭドライブ２９ｃに装填されたＣＤ−ＲＯＭ等には、図４におけるステップＳ４０１〜Ｓ４１０に対応するプログラムが格納されている。ＰＣ１３１，１３２，１３３のハードディスク２８ｄ〜ｆやＣＤ−ＲＯＭドライブ２９ｄ〜ｆに装填されたＣＤ−ＲＯＭ等には、図５，６におけるステップＳ５０１〜Ｓ５０９、ステップＳ６０１〜Ｓ６０９に対応するプログラムが格納されている。

ＲＯＭ２２ａには、上記ブートプログラムの他に、入出力制御を行うＢＩＯＳも格納されている。ＲＡＭ２２ａは、ＣＰＵ２１ａが各種のプログラムを実行する際のワークエリアとしても利用される。ＬＡＮアダプタ２４ａは、通信回線１５０の一部を構成する不図示のＬＡＮとのインタフェースを司る。ビデオアダプタ２５ａは、不図示のディスプレイ装置に出力する画像信号を生成すると共に、ディスプレイ装置に表示されたＵＩ画面に対する操作信号をＣＰＵ２１ａに転送する。ＣＤ−ＲＯＭドライブ２９ａは、ＣＤ−ＲＯＭを装着し、ＣＤ−ＲＯＭに格納されたアプリケーションをハードディスク２８ａにインストールするのに利用される。

図３は、携帯端末１４０のハードウェア構成を示すブロック図である。

携帯端末１４０は、ＣＰＵ３１、ＲＡＭ３２、ＲＯＭ３３、ＬＡＮアダプタ３４、液晶表示部３５及びボタン３６を有し、これらデバイスは、システムバス３０を介して相互に接続されている。

ＣＰＵ３１は、ＲＯＭ３２に格納されたプログラムに基づいて、ＲＯＭ３３からシステムプログラムを読み込んでＲＡＭ３２に展開し、この展開したシステムプログラムと協動してアプリケーションを実行し、ボタン３６の操作に応答して各種の処理を行う。ＬＡＮアダプタ３４は、通信回線１５０の一部を構成する不図示のＬＡＮとのインタフェースを司る。液晶表示部３５は、送受信された電子メール、アプリケーション及びＵＩ画面等を表示する。

図４は、伝票入力処理を示すフローチャートである。

図４のステップＳ４０１〜ステップＳ４１０はＰＣ１２０のＣＰＵ２１ｃの制御の下で実行され、ステップＳ４２１〜ステップＳ４３５は業務管理サーバ１００のＣＰＵ２１ａの制御の下で実行される。

ＰＣ１２０が伝票入力画面要求を業務管理サーバ１００に送信する（ステップＳ４０１）。このとき、同時に申請者の社員コードも業務管理サーバ１００に送信される。業務管理サーバ１００が伝票入力画面要求を受信し（ステップＳ４２１）、マスタファイル１０５の伝票マスタを照会した結果に基く証憑の要否情報と、伝票入力画面とを生成して（ステップＳ４２２）、生成された証憑の要否情報及び伝票入力画面をＰＣ１２０に送信する（ステップＳ４２３）。

ＰＣ１２０は、業務管理サーバ１００から受信した伝票入力画面を表示する（ステップＳ４０２）。図７は伝票入力画面の一例を示す図であり、ここでは立替経費を精算するための伝票の入力画面である。伝票入力画面において、承認期限日〜負担課の項目の内容が選択又は入力されて、申請ボタン９１０が押下されたか否かを判別し（ステップＳ４０３）、申請ボタン９１０が押下されていない場合には、ステップＳ４０２に戻る一方、申請ボタン９１０が押下された場合には、申請情報（承認期限日〜負担課の項目の内容）が業務管理サーバ１００に送信される（ステップＳ４０４）。

申請情報受信待ちであった業務管理サーバ１００は申請情報をＰＣ１２０から受信すると（ステップＳ４２４）、経理ＤＢ１０２に申請情報を登録する（ステップＳ４２５）。経理ＤＢ１０２の立替経費精算伝票テーブルのデータ項目としては、伝票番号、起票部門コード、起票日、起票者社員コード、伝票種別、経費使用日、使用金額、使用内容、承認者社員コード１、承認者社員コード２、承認者社員コード３、承認期限日、保管箱Ｎｏ．、勘定科目１、金額１、消費税区分１、負担課コード１、勘定科目２、金額２、消費税区分２、負担課コード２、勘定科目３、金額３、消費税区分３、負担課コード３、勘定科目４、金額４、消費税区分４、負担課コード４、勘定科目５、金額５、消費税区分５、負担課コード５、証憑到着フラグ、差戻フラグ、承認日がある。差戻フラグは、経理担当者により承認されなかった場合にオンになる。

業務管理サーバ１００は、マスタファイル１０５の伝票マスタを照会して、証憑の要否を判定する（ステップＳ４２６）。伝票マスタのデータ項目は伝票種別、伝票名称、証憑要否区分、法定保管年月である。

ステップＳ４２６において、証憑が必要ない場合は処理を後述するステップＳ４２９に進め、証憑が必要な場合は、申請情報に基づいて業務管理ＤＢ１０１を更新する（ステップＳ４２７）、具体的には申請者の社員コードに基いて社員マスタ及び伝票処理マスタから必要な承認者（通常複数）、申請情報の承認期限日が業務管理ＤＢ１０１に登録される。

業務管理サーバ１００は、申請された伝票の種類に応じて証憑貼付用紙の印刷情報をＰＣ１２０に送信する（ステップＳ４２８）。印刷情報には、申請者、申請情報（図７の画面での入力内容）が含まれる。

ステップＳ４２５での処理が正常終了した場合、伝票登録済みのメッセージが生成され（ステップＳ４２９）、当該伝票登録済みのメッセージがＰＣ１２０に送信され（ステップＳ４３０）、異常終了した場合、エラーメッセージが生成され、当該メッセージがＰＣ１２０に送信される（ステップＳ４２９及びＳ４３０）。

次いで、業務管理サーバ１００は、業務管理ＤＢ１０１の当該申請の承認期限日と、システム日付及び勤怠データ１０３の稼働日情報から承認期限までの稼働日及び稼動日数とを読み出してＲＡＭ２２ａのワークエリアに記憶し（ステップＳ４３１）、業務管理ＤＢ１０１の当該申請の承認者の社員コードに基いて、スケジュールＤＢ１０４からスケジュール及びスケジュール参照用ＵＲＬを読み出してＲＡＭ２２ａのワークエリアに記憶する（ステップＳ４３２）。

業務管理サーバ１００は、業務管理ＤＢ１０１の当該申請の承認者の勤怠情報を勤怠データ１０３から読み出してＲＡＭ２２ａのワークエリアに記憶し（ステップＳ４３３）、警告メールの送信要否を判定する（ステップＳ４３４）。警告メールの送信要否は、ステップＳ４３１での稼働日の最初の承認者の勤怠及びスケジュールから最短承認日を算出し、以降最終承認者までの最短承認日を算出し、これらの算出結果と承認期限日とを比較することにより判定する。最短承認日と承認期限日との間が、例えば、２日以下の時間しかない場合は、警告メールの送信が必要と判定される。また、最初の承認者が休暇の場合、終日出張又は終日外出の場合、及び１日のうちスケジュールが入っていない時間が合計２時間以下の場合には、承認者の承認が不可能であると判定され、最短承認日が算出される。

次に、業務管理サーバ１００がステップＳ４３４で警告メールの送信が必要であると判定した場合には、警告メールを電子メールサーバ経由で申請者の携帯端末１４０に送信し（ステップＳ４３５）、ステップＳ４２４に戻る。ステップＳ４３４で警告メールの送信が不要であると判定した場合には、直接ステップＳ４２４に戻る。

ステップＳ４３５の警告メールには、図１０に示すような伝票番号び承認期限までの日数（又は稼動日数）を含む警告文言、及び承認者のスケジュール参照用のＵＲＬが含まれている。なお、更に同じ警告メールを申請者のＰＣ１２０にも送信しても良い。

一方、ＰＣ１２０は、ステップＳ４０４の処理後、業務管理サーバ１００から受信した証憑の要否情報に基いて証憑が必要であるか否かを判別する（ステップＳ４０５）。証憑が必要ない場合は、後述するステップＳ４０８に処理を進める一方、証憑が必要な場合は、図８に示すような画面を表示して、業務管理サーバ１００からの証憑貼付用紙の印刷情報の受信を待ち（ステップＳ４０６）、図８の画面で「ＯＫ」ボタンが押下され、業務管理サーバ１００から印刷情報を受信すると処理をステップＳ４０７に進める。

ステップＳ４０７では、プリンタドライバ経由で証憑貼付用紙の印刷情報を不図示のプリンタに送信して証憑貼付用紙の印刷を行い、業務管理サーバ１００からの伝票登録済みのメッセージの受信を待ち（ステップＳ４０８）、伝票登録済みのメッセージを受信すると伝票登録済みのメッセージを表示し（ステップＳ４０９）、エラーメッセージを受信した場合はエラーメッセージを表示する（ステップＳ４０９）。

次に、終了ボタンが押下されたか否かを判定し（ステップＳ４１０）、押下された場合は、本処理を終了し、終了ボタンが押下されずに「次の入力」が押下された場合は画面の入力内容をクリアし、ステップＳ４０２に戻る。

図５は伝票承認処理を示すフローチャートである。

図５のステップＳ５０１〜ステップＳ５０９はＰＣ１３１のＣＰＵ２１ｄの制御の下で実行され、ステップＳ４２１〜ステップＳ４３５は業務管理サーバ１００のＣＰＵ２１ａの制御の下で実行される。

ＰＣ１３１が伝票承認画面要求を業務管理サーバ１００に送信する（ステップＳ５０１）。

業務管理サーバ１００が伝票承認画面要求を受信し（ステップＳ５２１）、伝票承認画面を生成して、ＰＣ１３１に送信する（ステップＳ５２２）。

ＰＣ１３１が、図７の画面で入力された内容が反映された図９の伝票承認画面を表示し（ステップＳ５０２）、承認者が申請に対応する証憑貼付用紙のバーコードをスキャンして、バーコードの情報を入力し、承認ボタン１１１０又は差戻しボタン１１１１を押下すると、処理はＳ５０３に進む。

ステップＳ５０３では、スキャンした証憑貼付用紙のバーコードがテキストデータに変換され、承認対象の伝票の証憑であるか否かが判定され、承認対象の伝票の証憑と一致しない場合は「今回承認対象の伝票の証憑貼付用紙ではありませんので確認後再スキャンして下さい」とのメッセージを表示し、処理はＳ５０２に戻る。承認対象の伝票と一致する場合は、承認ボタン１１１０が押下されたか否かが判定され（ステップＳ５０４）、承認ボタン１１１０が押下された場合は、承認者が承認した旨の回答情報が業務管理サーバ１００に送信される（ステップＳ５０５）。承認ボタン１１１０が押下されなかった場合（差戻しボタン１１１１が押された場合）は、承認者が差戻した旨の回答情報が業務管理サーバ１００に送信される（ステップＳ５０６）。

業務管理サーバ１００は、ステップＳ５０５又はステップＳ５０６の回答情報の受信待ちであり（ステップＳ５２３）、回答情報を受信すると、受信した回答情報が承認者が差戻した旨の回答情報であるか否かを判別し（ステップＳ５２４）、受信した回答情報が承認者が差戻した旨の回答情報である場合は、業務管理ＤＢ１０１を参照して、申請者の携帯端末１４０又はＰＣ１２０に伝票番号及び承認者が差戻した旨を伝える差戻し通知メールを電子メールサーバ経由で送信する（ステップＳ５２５）。

ステップＳ５２４で受信した回答情報が承認者が差戻した旨の回答情報でない場合、即ち承認者が承認した旨の回答情報であった場合、処理をステップＳ５２６に進める。

次いで、業務管理サーバ１００は、業務管理ＤＢ１０１における承認内容（承認者及び承認／否認、承認／否認の日付）とスキャン結果に基づいた証憑貼付用紙の所在情報を更新し（ステップＳ５２６）、承認／差戻しの回答情報に基づき業務管理ＤＢ１０１が更新された旨のメッセージをＰＣ１３１に送信する（ステップＳ５２７）。

ＰＣ１３１は、業務管理ＤＢ１０１が更新された旨のメッセージを表示し（ステップＳ５０７）、次の案件ボタン１１１２が押下されたか否かを判別し（ステップＳ５０８）、次の案件ボタン１１１２が押下された場合には、ステップＳ５０１に戻り、次の案件ボタン１１１２が押下されていない場合には、終了ボタン１１１３が押下されたか否かを判別する（ステップＳ５０９）、終了ボタン１１１３が押下されていない場合は、ステップＳ５０７に進み、終了ボタン１１１３が押下された場合は、本処理を終了する。

一方、業務管理サーバ１００はステップＳ５２７で更新メッセージを送信後、業務管理ＤＢ１０１の承認期限日とシステム日付及び勤怠データの稼動日とから承認期限日までの残日数を算出し（ステップＳ５２８）、ステップＳ５２８で算出された残日数、業務管理ＤＢ１０１に記憶されている承認進捗状況及び証憑貼付用紙の所在情報、並びに業務管理ＤＢ１０１に記憶されている同一承認者の承認催促メールの送信頻度に基づいて、承認者への督促が必要であるか否かを判定する（ステップＳ５２９）。

次いで、業務管理ＤＢ１０１の当該申請の承認者の社員コードに基づいて、スケジュールＤＢ１０４からスケジュールを読み出して、ＲＡＭ２２ａのワークエリアに記憶する（ステップＳ５３０）。ＲＡＭ２２ａのワークエリアに記憶されたスケジュール情報に基いて、承認者の空きスケジュール時間を算出し、図１１に示すような承認入力が止まっている承認者とその承認者の空きスケジュールを含む電子メールを電子メールサーバ経由で申請者の携帯端末１４０又はＰＣ１２０の少なくとも一方に送信する（ステップＳ５３１）。申請者の携帯端末１４０又はＰＣ１２０はこのメールを受信する（ステップＳ５４１）。図１１には、承認者の空きスケジュールが直接記載されているが、その承認者の空きスケジュールを確認するためのＵＲＬが記載されていてもよい。

業務管理サーバ１００は、業務管理ＤＢ１０１を照会して、承認入力が止まっている承認者の社員コード、伝票番号及び承認用ＵＲＬをＲＡＭ２２ａのワークエリアに記憶し（ステップＳ５３２）、ＲＡＭ２２ａのワークエリアに記憶した承認者の社員コード、伝票番号及び承認用ＵＲＬに基づいて、承認者の携帯端末１４０又はＰＣ１３１の少なくとも一方に、図１２に示すような伝票番号及び承認用のＵＲＬが記載された承認催促メールの本文を生成し、この承認催促メールを送信する（ステップＳ５３３）。

次に、承認催促メールを送信した日付を業務管理ＤＢ１０１に記録し（ステップＳ５３４）、承認者が経理課の担当者又は経理課の課長であった場合、経理ＤＢ１０２の証憑到着フラグがオンに変更される（ステップＳ５３５）。更に当該証憑を保管すべき保管箱（ダンボール箱等）の保管箱番号が関連付けられ、経理ＤＢ１０２が更新される。承認者が申請者の同一又は上位組織に所属する場合は、申請者が経理部門に所属する場合を除き、経理ＤＢ１０２は更新されない。ステップＳ５３５の詳細は図１６で後述する。

次に、一定の間隔（例えば１週間、１ヶ月）で経理ＤＢ１０２が検索され、申請がされたが、承認入力がされていない伝票の一覧が出力され、経理課のプリンタで印刷されると共に、対応する各申請者の社員コードに基づいて警告メールが送信され（ステップＳ５３６）、ステップＳ５２３に進む。図１３は警告メールの一例を示す図である。警告メールには、伝票番号、承認期限日又は承認期限日までの残日数、承認者のメールアドレス、及び承認者の内線番号等が記載される。また承認者の空きスケジュールを確認するためのＵＲＬが記載されていてもよい。

以上の説明では、承認者用パソコンがＰＣ１３１であることを前提に説明したが、承認者用パソコンがＰＣ１３２，１３３の場合も同様の処理となる。

図５の伝票承認処理では、ステップＳ５２８の承認期限日までの残日数の算出やステップＳ５３１の承認者の空きスケジュール時間の算出により、承認期限日までの承認の可能性が判別され、承認の可能性が低いと判別された場合（承認入力が止まっている承認者である場合）に、承認催促メールが送信されるので、所定の期限までに承認業務が完了するよう支援することができる。

図６は、図５の伝票承認処理の変形例を示すフローチャートである。

図５では、証憑貼付用紙にバーコードが記入されている場合を想定したが、図６では証憑貼付用紙にＩＣタグが取付られている場合を想定する。

この場合、図４のステップＳ４０７で証憑貼付用紙の印刷実行時に、印刷装置に内臓されているＩＣタグライタにより、図４のステップＳ４０６で受信した申請情報が証憑貼付用紙のＩＣタグに書き込まれる。

以下、図５のフローチャートと異なる点を説明する。

ステップＳ６００では、ＰＣ１３１に取り付けられているＩＣタグリーダが証憑貼付用紙のＩＣタグのデータをＲＡＭ２２ｄのワークエリアに記憶する。ＲＡＭ２２ｄのワークエリアに記憶されるＩＣタグのデータは、今回の伝票申請分以外の応答があった他の証憑貼付用紙の伝票のＩＣタグデータも含まれる。

ステップＳ６０３では、図７の画面で入力された内容が反映された伝票承認用データがＩＣタグのデータと一致するかが判定される。これは、異なる伝票番号のデータが送信されてきて、ＰＣ１３１がそのまま受信することを防止するためである。

ステップＳ６０５，Ｓ６０６では、ＰＣ１３１が回答情報とＩＣタグのデータ（タグＩＤ、伝票番号）を業務管理サーバ１００に送信する。

このとき伝票のＩＣタグのデータには今回の伝票申請分以外の他の伝票申請の証憑貼付用紙のＩＣタグデータも含まれる。これらのデータにより承認者の滞留させている証憑貼付用紙の滞留状況の把握が可能になる。

ステップＳ６２３では、業務管理サーバ１００が回答情報とＩＣタグのデータを受信する。

ステップＳ６２４では、業務管理サーバ１００が業務管理ＤＢ１０１の証憑貼付用紙の所在情報を更新する。例えば、ステップＳ６２３で、業務管理サーバ１００が３件分のＩＣタグデータを受信した場合には、業務管理ＤＢ１０１の３件分の所在情報が更新される。

ステップＳ６２８では、当該承認者での証憑貼付用紙の滞留日数も算出される。

なお、フローチャートには不図示であるが、図５のステップＳ５３６と同様に、一定の間隔（例えば１週間、１ヶ月）で経理ＤＢ１０２が検索され、申請がされたが、経理課の担当者で証憑の承認入力がされていない伝票の一覧が経理課のプリンタで印刷されると共に、対応する各申請者の社員コードに基づいて警告メールが送信される処理を実行しても良い。

図６の処理によれば、証憑貼付用紙の所在や滞留日数が把握できるので、より効果的に承認進捗の把握や催促が可能になり、期限内での伝票承認率がより高くなるという効果がある。

図１４は、ステップＳ５３５及びステップＳ６３５の経理ＤＢ１０２の更新処理を示すフローチャートであり、ステップＳ１４０１〜ステップＳ１４０９は業務管理サーバ１００のＣＰＵ２１ａの制御の下で実行される。

まず、図９の伝票承認画面で経理担当者により承認ボタン１１１０が押下されたか否かが判定される（ステップＳ１４０１）。承認ボタン１１１０が押下された場合には、ＲＡＭ２２ａのワークエリアの証憑到着フラグをオンに設定し（ステップＳ１４０２）、伝票種別をキーにして保管箱テーブル１０６が参照され、最新の保管箱番号の保管開始日が読み出される（ステップＳ１４０３）。

上述したように保管箱テーブル１０２ａのデータ項目は、保管箱番号、伝票種別、伝票承認日始、伝票承認日終、保管場所コード、保管開始日、保管終了日、廃棄日、保管フラグ、廃棄フラグであり、未だ保管場所に保管されておらず経理部門に置かれている箱は、保管開始日、保管終了日、廃棄日に0000／00／00が記憶されている。

次いで、保管開始日が0000／00／00であるか否か、即ち新規の保管箱Ｎｏ．が必要であるか否かが判別される（ステップＳ１４０４）。

ステップＳ１４０４において新規の保管箱Ｎｏ．が必要でない場合には、後述するステップＳ１４０６に進む一方、ステップＳ１４０４において新規の保管箱Ｎｏ．が必要である場合には、最新の保管箱Ｎｏ．に１を加えた番号が新規の保管箱Ｎｏ．として採番され、保管箱テーブルに１レコードが追加される（ステップＳ１４０５）。

次いで、伝票種別と保管箱Ｎｏ．をキーにして保管場所テーブル１０２ｂが検索され、保管箱Ｎｏ．が該当範囲にある（保管箱Ｎｏ．始と保管箱Ｎｏ．終の範囲にある）保管場所の保管場所コードが読み出され、保管箱テーブル１０２ｂの当該保管箱の保管場所コードが更新される（ステップＳ１４０６）。上述したように保管場所テーブル１０２ｂのデータ項目は、保管場所コード、保管場所名称、保管箱Ｎｏ．始１、保管箱Ｎｏ．終１、保管箱Ｎｏ．始２、保管箱Ｎｏ．終２、保管箱Ｎｏ．始３、保管箱Ｎｏ．終３、‥‥、保管箱Ｎｏ．始ｎ、保管箱Ｎｏ．終ｎである。

次に、当該経理ＤＢ１０２の立替経費伝票テーブル１０２ｃの当該伝票Ｎｏ．の保管箱Ｎｏ．及び証憑到着フラグを更新して（ステップＳ１４０７）、本処理を終わる。

ステップＳ１４０１で、承認ボタン１１１０が押下されない場合には、ＲＡＭ２２ａののワークエリアの差戻しフラグをオンに設定し（ステップＳ１４０８）、当該伝票の経理ＤＢ１０２の立替経費伝票テーブル１０２ｃの差戻しフラグをオンに更新し（ステップＳ１４０９）、本処理を終了する。

本処理によれば、経理担当者により承認ボタン１１１０が押下されると、保管箱テーブル１０２ｂの当該保管箱の保管場所コードが更新され（ステップＳ１４０６）、経理ＤＢ１０２の立替経費伝票テーブル１０２ｃの当該伝票Ｎｏ．の保管箱Ｎｏ．が更新される（ステップＳ１４０７）ので、現物の伝票の処理が終了したことが経理ＤＢ１０２に登録される。この結果、上述したステップＳ５３６の処理、即ち申請がされたが、承認入力がされていない伝票の一覧の出力が可能になり、さらに対応する各申請者の社員コードに基づいて警告メールの送信が可能となる。これにより、申請者において、承認者の承認業務が実行されていないことを理解できる。

以上詳細に説明したように、本実施の形態によれば、承認者が使用するＰＣ１３１（ＰＣ１３２，１３３）と、承認内容と証憑貼付用紙の所在情報を記憶する業務管理ＤＢ１０１を備える業務管理サーバ１００とを有する業務支援システムにおいて、ＰＣ１３１（ＰＣ１３２，１３３）は、証憑貼付用紙に付加されているバーコード又はＩＣタグの情報を入力し、入力されたバーコード又はＩＣタグの情報に基づき証憑貼付用紙が承認対象の伝票の証憑貼付用紙であるか否かを判定し（ステップＳ５０３，Ｓ６０３）、その判定結果に基づいた回答情報（承認者が承認した旨又は承認者が差戻した旨の回答情報）を業務管理サーバ１００に送信し（ステップＳ５０５，Ｓ５０５，Ｓ６０５，Ｓ６０６）、業務管理サーバ１００は、ＰＣ１３１よりその回答情報を受信し（ステップＳ５２３，Ｓ６２３）、受信された回答情報に基づいて、業務管理ＤＢ１０１に記憶された承認内容と証憑貼付用紙の所在情報を更新する（ステップＳ５２６）ので、承認されたか否かや証憑貼付用紙がどこにあるのかが業務管理ＤＢ１０１を閲覧することで容易に確認することができ、証憑等の現物の書類を必要とする承認業務において、所定の期限までに承認業務が完了するよう支援することができる。

また、業務管理サーバ１００はＰＣ１３１から受信した回答情報が承認者が差戻した旨の回答情報である場合には、伝票番号及び承認者が差戻した旨の情報を申請者に電子メールで通知するので、申請者において、承認者が承認を拒否したことを理解できる。

さらに、業務管理ＤＢ１０１における承認内容と証憑貼付用紙の所在情報が更新されたことが電子メールで承認者に通知されるので、承認者が自己の承認が終了したことを理解できる。

また、承認者の勤怠データ及び承認者のスケジュールと連携して、承認期限日までの承認の可能性が判別され、承認の可能性が低いと判別された場合に、当該承認者に承認の督促が電子メールで通知されるので、承認者が自己の承認業務が滞っていることを理解できる。この電子メールには承認用ＵＲＬが記載されているので、承認者が承認用ＵＲＬにアクセスすることで素早く承認業務を開始することができる。

また、業務管理サーバ１００は、承認期限日とシステム日付及び前記承認者の勤怠データの稼動日とから承認期限日までの残日数を算出し、当該算出された残日数、承認進捗状況、証憑貼付用紙の所在情報、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度に基づいて、承認者への督促が必要であるか否かを判定し、当該承認者のスケジュールに基づいて当該承認者の空きスケジュール時間を算出し、その承認者とその承認者の空きスケジュールとを含む電子メールを申請者に送信するので、申請者は承認者の空きスケジュールを容易に理解できる。また、この電子メールには前記承認者の空きスケジュールを確認するためのＵＲＬが記載されているので、申請者は当該空きスケジュールを確認するためのＵＲＬにアクセスすることで、承認者の空きスケジュールを素早く容易に理解できる。

さらに、本実施の形態では、承認期限日を含む申請情報を送信するＰＣ１３１（ＰＣ１３２，１３３）に接続される業務管理サーバ１００において、ハードディスク２８ａが勤怠データ１０３及びスケジュールＤＢ１０４を記憶し、申請情報を受信し、勤怠データ１０３及びスケジュールＤＢ１０４から申請情報に関連する承認者の勤怠及びスケジュールを読み出し、当該読み出された承認者の勤怠及びスケジュールから承認者の最短承認日を算出し、当該算出された承認者の最短承認日と前記申請情報に含まれる承認期限日との間が所定期間に満たない場合に、ＰＣ１３１に警告情報を送信するので、承認期限日までの期間が短期間しかないことを承認者へ警告することができ、証憑等の現物の書類を必要とする承認業務において、所定の期限までに承認業務が完了するよう支援することができる。

上記図５及び図６において、督促の際に送信される電子メール、承認者の空きスケジュールを含む電子メール、又は警告の際に送信される電子メールには、所定のＵＲＬが記載されているが、このＵＲＬには、申請者又は承認者以外の第三者がアクセスできないように、セキュリティ設定がされていてもよい。

上記実施の形態では、業務管理サーバ１００、経理部門ＰＣ１１０、ＰＣ１２０及びＰＣ１３１〜１３３と携帯端末１４０とでハードウェア構成に差異があるが、携帯端末１４０が業務管理サーバ１００等と同様の構成を備える場合には、上述したこれらのサーバやＰＣで実行する処理は、携帯端末でも実行可能であることは言うまでもない。

また、本発明の目的は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

又、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

本発明の実施の形態に係る承認業務支援システムの構成図である。 業務管理サーバ１００、経理部門ＰＣ１１０、ＰＣ１２０、ＰＣ１３１，１３２，１３３のハードウェア構成を示すブロック図である。 携帯端末１４０のハードウェア構成を示すブロック図である。 伝票入力処理を示すフローチャートである。 伝票承認処理を示すフローチャートである。 図５の伝票承認処理の変形例を示すフローチャートである。 伝票入力画面の一例を示す図である。 証憑が必要な場合の印刷要求画面を示す図である。 伝票承認画面の一例を示す図である。 警告メールの本文の一例を示す図である。 承認者の空きスケジュールを通知するメールの本文の一例を示す図である。 承認催促メールの本文の一例を示す図である。 警告メールの一例を示す図である。 ステップＳ５３５及びステップＳ６３５の経理ＤＢ１０２の更新処理を示すフローチャートである。

符号の説明

２１ａ ＣＰＵ
２２ａ ＲＡＭ
２３ａ ＲＯＭ
２４ａ ＬＡＮアダプタ
２５ａ ビデオアダプタ
２６ａ キーボード
２７ａ マウス
２８ａ ハードディスク
２９ａ ＣＤ−ＲＯＭドライブ
１００ 業務管理サーバ
１０１ 業務管理データベース（ＤＢ）
１０２ 経理ＤＢ
１０３ 勤怠データ
１０４ スケジュールＤＢ
１０５ マスタファイル
１２０，１３１，１３２，１３３ ＰＣ
１４０ 携帯端末

Claims (9)

1. 承認者が使用する承認装置と、承認内容、証憑貼付用紙の所在情報、承認期限日、承認進捗状況、承認者の勤怠データ、承認者のスケジュール、同一承認者の承認催促メールの送信頻度を記憶する記憶手段を備える承認業務支援装置とを有する承認業務支援システムにおいて、
   前記承認装置は、
   前記証憑貼付用紙に付加されている情報を入力する情報入力手段と、
   前記情報入力手段により入力された情報に基づき前記証憑貼付用紙が承認対象の伝票の証憑貼付用紙であるか否かを判定する判定手段と、
   前記判定手段が承認対象の伝票の証憑貼付用紙であると判定した場合に、該承認対象の伝票の承認についての回答情報を前記承認業務支援装置に送信する送信手段とを備え、
   前記承認業務支援装置は、
   前記承認装置より前記回答情報を受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信された回答情報に基づいて、前記記憶手段に記憶された承認内容と証憑貼付用紙の所在情報とを更新する更新手段と、
   前記記憶手段により記憶された承認期限日と前記承認者の勤怠データとを用いて、当該承認期限日までの残日数を算出する残日数算出手段と、
   前記残日数算出手段により算出された残日数、前記記憶手段により記憶された承認進捗状況、証憑貼付用紙の所在情報、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を用いて、前記承認者への督促が必要であるか否かを判定する承認督促判定手段と、
   前記承認督促判定手段により督促が必要であると判定された場合、前記承認装置に承認の督促を電子メールで通知する督促通知手段と
   を備えることを特徴とする承認業務支援システム。
2. 前記承認者のスケジュールに基づいて前記承認者の空きスケジュール時間を算出する空きスケジュール時間算出手段と、
   前記空きスケジュール時間算出手段により算出された前記承認者の空きスケジュールを含む電子メールを申請者に送信する送信手段と
   を更に備えることを特徴とする請求項１に記載の承認業務支援システム。
3. 前記回答情報が承認者が差戻した旨の回答情報である場合には、伝票番号及び承認者が差戻した旨の情報を申請者に電子メールで通知する第１通知手段と、
   前記更新手段により、前記記憶手段に記憶された承認内容と証憑貼付用紙の所在情報とが更新されたことを電子メールで前記承認者に通知する第２通知手段とを備えることを特徴とする請求項１又は２記載の承認業務支援システム。
4. 前記記憶手段は、伝票番号及び承認用ＵＲＬを記憶し、
   前記督促通知手段は、前記承認者に承認の督促を承認用ＵＲＬが記載されている電子メールで通知することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項記載の承認業務支援システム。
5. 承認期限日、承認進捗状況、承認者の勤怠データ、承認者のスケジュール、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を記憶する記憶手段を備え、承認者が使用する承認装置と通信可能な承認業務支援装置において、
   前記承認装置より前記回答情報を受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信された回答情報に基づいて、前記記憶手段に記憶された承認内容と証憑貼付用紙の所在情報とを更新する更新手段と、
   前記記憶手段により記憶された承認期限日と前記承認者の勤怠データとを用いて、当該承認期限日までの残日数を算出する残日数算出手段と、
   前記残日数算出手段により算出された残日数、前記記憶手段により記憶された承認進捗状況、証憑貼付用紙の所在情報、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を用いて、前記承認者への督促が必要であるか否かを判定する承認督促判定手段と、
   前記承認督促判定手段により督促が必要であると判定された場合、前記承認装置に承認の督促を電子メールで通知する督促通知手段と
   を備えることを特徴とする承認業務支援装置。
6. 承認期限日、承認進捗状況、承認者の勤怠データ、承認者のスケジュール、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を記憶する記憶手段を備え、承認者が使用する承認装置と通信可能な承認業務支援装置における承認業務支援方法において、
   前記承認装置より前記回答情報を受信する受信ステップと、
   前記受信ステップにより受信された回答情報に基づいて、前記記憶手段に記憶された承認内容と証憑貼付用紙の所在情報とを更新する更新ステップと、
   前記記憶手段により記憶された承認期限日と前記承認者の勤怠データとを用いて、当該承認期限日までの残日数を算出する残日数算出ステップと、
   前記残日数算出ステップにより算出された残日数、前記記憶手段により記憶された承認進捗状況、証憑貼付用紙の所在情報、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を用いて、前記承認者への督促が必要であるか否かを判定する承認督促判定ステップと、
   前記承認督促判定ステップにより督促が必要であると判定された場合、前記承認装置に承認の督促を電子メールで通知する督促通知ステップと
   を備えることを特徴とする承認業務支援方法。
7. 承認期限日、承認進捗状況、承認者の勤怠データ、承認者のスケジュール、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を記憶する記憶手段を備え、承認者が使用する承認装置と通信可能な承認業務支援装置において実行可能な承認業務支援プログラムであって、
   前記承認装置より前記回答情報を受信する受信手段、
   前記受信手段により受信された回答情報に基づいて、前記記憶手段に記憶された承認内容と証憑貼付用紙の所在情報とを更新する更新手段、
   前記記憶手段により記憶された承認期限日と前記承認者の勤怠データとを用いて、当該承認期限日までの残日数を算出する残日数算出手段、
   前記残日数算出手段により算出された残日数、前記記憶手段により記憶された承認進捗状況、証憑貼付用紙の所在情報、及び同一承認者の承認催促メールの送信頻度を用いて、前記承認者への督促が必要であるか否かを判定する承認督促判定手段、及び
   前記承認督促判定手段により督促が必要であると判定された場合、前記承認者に承認の督促を電子メールで通知する督促通知手段
   として前記承認業務支援装置を機能させることを特徴とする承認業務支援プログラム。
8. 前記承認者のスケジュールに基づいて前記承認者の空きスケジュール時間を算出する空きスケジュール時間算出手段、及び
   前記空きスケジュール時間算出手段により算出された前記承認者の空きスケジュールを含む電子メールを申請者に送信する送信手段
   として前記承認業務支援装置を機能させることを特徴とする請求項７に記載の承認業務支援プログラム。
9. 前記回答情報が承認者が差戻した旨の回答情報である場合には、伝票番号及び承認者が差戻した旨の情報を申請者に電子メールで通知する第１通知手段、及び
   前記更新手段により、前記記憶手段に記憶された業務管理データベースにおける承認内容と証憑貼付用紙の所在情報とが更新されたことを電子メールで前記承認者に通知する第２通知手段
   として前記承認業務支援装置を機能させることを特徴とする請求項７又は８に記載の承認業務支援プログラム。

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