JP2003044636A - ワークフロー管理装置及びワークフロー管理用プログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 従来例に比較して各担当者の作業を簡単化
し、構成が簡単であるワークフロー管理装置及びワーク
フロー管理用プログラムを提供する。 【解決手段】 ＨＴＴＰサーバ装置２０は、所定のワー
クフロー上の複数の作業工程における進捗状況を管理す
るためのデータベースを格納するデータベースメモリ４
０ａを備えたデータベースサーバ装置４０と接続され、
ワークフロー上の各作業工程のステータスの遷移順序を
定義するワークフロー定義テーブル４０ｃを格納するハ
ードディスクドライブ８を備える。ＨＴＴＰサーバ装置
２０の主制御部１は、１つのステータスから別のステー
タスへの進捗の変化時に、ワークフロー定義テーブル４
０ｃを参照して作業工程の現在地のステータスを移動さ
せるようにデータベースを更新する（図１５のステップ
Ｓ２−Ｓ３）とともに、進捗の変化時に、当該進捗の変
化を電子メールによって所定の宛先に通知する（ステッ
プＳ５）。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ワークフローを管
理するためのワークフロー管理装置及びワークフロー管
理用プログラムに関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、流れ作業を複数の工程に分けて、
各工程での作業の進捗状況を、ワークフロー上でコンピ
ュータシステムを用いて管理することが行われている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、各工程
での作業の後、次の工程へのステータスの遷移は、前の
担当者が手動にて指定して移動させていたために、各担
当者の作業が煩雑であった。また、各工程での作業が進
み、次の工程での作業や滞貨が発生したことを通知する
ことができなかった。さらに、各工程での非定型の情報
もデータベースに残せなかった。

【０００４】本発明の第１の目的は以上の問題点を解決
し、従来例に比較して各担当者の作業を簡単化し、しか
も構成が簡単であるワークフロー管理装置及びワークフ
ロー管理用プログラムを提供することにある。

【０００５】本発明の第２の目的は以上の問題点を解決
し、各工程での作業が進み、次の工程での作業や滞貨が
発生したことを通知することができるワークフロー管理
装置及びワークフロー管理用プログラムを提供すること
にある。

【０００６】本発明の第３の目的は以上の問題点を解決
し、各工程での非定型の情報もデータベースに残すこと
ができるワークフロー管理装置を提供することにある。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明に係るワークフロ
ー管理装置は、所定のワークフロー上の複数の作業工程
における進捗状況を管理するためのデータベースを格納
する第１の記憶手段を備えたワークフロー管理装置にお
いて、上記ワークフロー上の各作業工程のステータスの
遷移順序を定義するワークフロー定義テーブルを格納す
る第２の記憶手段と、１つのステータスから別のステー
タスへの進捗の変化時に、上記ワークフロー定義テーブ
ルを参照して作業工程の現在地のステータスを移動させ
るように上記データベースを更新する制御手段を備えた
ことを特徴とする。

【０００８】上記ワークフロー管理装置において、上記
制御手段は、上記進捗の変化時に、当該進捗の変化を電
子メールによって所定の宛先に通知することを特徴とす
る。

【０００９】また、上記ワークフロー管理装置におい
て、上記制御手段は、上記進捗の変化時に当該進捗の変
化を電子メールによって所定の宛先に通知するときの電
子メールに、当該宛先へのメッセージを追加させるとと
もに、当該メッセージを上記データベースに追加格納す
ることを特徴とする。

【００１０】さらに、上記ワークフロー管理装置におい
て、任意のファイルを上記データベースに追加格納させ
る手段をさらに備えたことを特徴とする。

【００１１】またさらに、上記ワークフロー管理装置に
おいて、所定期間を経過しても全工程が完了しない場合
に、電子メールによって所定の宛先に通知する手段をさ
らに備えたことを特徴とする。

【００１２】本発明に係るワークフロー管理用プログラ
ムは、所定のワークフロー上の複数の作業工程における
進捗状況を管理するためのデータベースを格納する第１
の記憶手段を備えたワークフロー管理装置のためのワー
クフロー管理用プログラムにおいて、１つのステータス
から別のステータスへの進捗の変化時に、上記ワークフ
ロー上の各作業工程のステータスの遷移順序を定義する
ワークフロー定義テーブルを参照して作業工程の現在地
のステータスを移動させるように上記データベースを更
新するステップを含むことを特徴とする。

【００１３】上記ワークフロー管理用プログラムにおい
て、上記進捗の変化時に、当該進捗の変化を電子メール
によって所定の宛先に通知するステップをさらに含むこ
とを特徴とする。

【００１４】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明に係
る実施形態について説明する。

【００１５】図１は、本発明に係る実施形態である、Ｈ
ＴＴＰサーバ（ウエブサーバ又はＷＷＷサーバともい
う。）機能を有するＨＴＴＰサーバ装置２０と、データ
ベースサーバ装置４０と、メールサーバ装置５０とを備
えたワークフロー管理システムの構成を示すブロック図
である。ここで、ＨＴＴＰサーバ装置２０と、データベ
ースサーバ装置４０とにより、所定のワークフロー上の
複数の作業工程における進捗状況を管理する「ワークフ
ロー管理装置」を構成している。

【００１６】ここで、ＨＴＴＰサーバ機能とは、いわゆ
るホームページ用などの、例えばＨＴＭＬ言語などで記
述されたデータに対して、クライアントパーソナルコン
ピュータ（以下、クライアントＰＣと略す。）ＰＣ３０
−１乃至３０−Ｎ及び３０−（Ｎ＋１）乃至３０−Ｍ
（以下、総称して符号３０を付す。）からＬＡＮ７０を
介して、もしくはインターネット９０及びＬＡＮ７０を
介してＨＴＴＰサーバ装置２０に対してアクセスして所
定のＨＴＴＰタスクを実行する機能であり、ＨＴＴＰタ
スクは、例えば、データベースサーバ装置４０のデータ
ベースメモリ４０ａ内のデータベースのデータをクライ
アントＰＣ３０−１乃至３０−Ｍに転送して表示し、所
定の電子メールの送信機能、上記電子メールへのメッセ
ージ追加機能、添付ファイルのデータベースへの追加格
納機能などの所定の処理を実行するタスクを含む。この
実施形態に係るワークフロー管理システムは、複数Ｎ台
のクライアントＰＣ３０−１乃至３０−Ｎと、ＨＴＴＰ
サーバ装置２０と、データベースを格納したデータベー
スメモリ４０ａ（例えば、ハードディスクドライブで構
成される）を備えたデータベースサーバ装置４０と、イ
ンターネット９０に接続されたルータ装置６０とがＬＡ
Ｎ７０を介して接続され、さらに、ＬＡＮ７０はルータ
装置６０及びインターネット９０を介してクライアント
ＰＣ３０−（Ｎ＋１）乃至３０−Ｍに接続されて構成さ
れる。

【００１７】この実施形態に係るＨＴＴＰサーバ装置２
０は、所定のワークフロー上の複数の作業工程における
進捗状況を管理するためのデータベースを格納し、上記
ワークフロー上の各作業工程のステータスの遷移順序を
定義するワークフロー定義テーブル４０ｃを格納するデ
ータベースメモリ４０ａを備えたデータベースサーバ装
置４０と接続され、ＨＴＴＰサーバ装置２０の主制御部
１は、１つのステータスから別のステータスへの進捗の
変化時に、上記ワークフロー定義テーブル４０ｃを参照
して作業工程の現在地のステータスを移動させるように
上記データベースを更新する（図１５のステップＳ２−
Ｓ３）とともに、上記進捗の変化時に、当該進捗の変化
を電子メールによって所定の宛先に通知する（ステップ
Ｓ５）ことを特徴としている。

【００１８】また、ＨＴＴＰサーバ装置２０の主制御部
１は、上記進捗の変化時に当該進捗の変化を電子メール
によって、現在地のステータスの次のステータスの担当
者のクライアントパーソナルコンピュータ３０に通知す
るときの電子メールに、当該宛先へのメッセージを追加
させる（ステップＳ５）とともに、当該メッセージを上
記データベースに追加格納する（ステップＳ４）。さら
に、ＨＴＴＰサーバ装置２０の主制御部１は、各工程の
担当者の指示により、任意のファイルを上記データベー
スに追加格納させる（図１６のステップＳ１４）。また
さらに、データベースサーバ装置４０のバッチ処理にお
いて、データベースサーバ装置４０は、所定期間を経過
しても全工程が完了しない場合に、電子メールによって
現在のステータスの担当者のクライアントＰＣ３０に対
して通知する（図１７のステップＳ２１−Ｓ２２）。

【００１９】図１において、メールサーバ装置５０は、
ＬＡＮ７０に接続された各装置３０−１乃至３０−Ｎ及
び２０間でＳＭＴＰ又はＰＯＰ３を用いて電子メールの
送受信を行うとともに、クライアントＰＣ３０−（Ｎ＋
１）乃至３０−Ｍからの電子メールをインターネット９
０及びルータ装置６０を介して受信するとともに、イン
ターネット９０及びルータ装置６０を介してクライアン
トＰＣ３０−（Ｎ＋１）乃至３０−Ｍに対して送信す
る。

【００２０】図２は、図１のクライアントＰＣ３０の構
成を示すブロック図である。図２において、クライアン
トＰＣ３０は、公知のパーソナルコンピュータであっ
て、画像データや文字データの生成や記録などの処理を
実行する。本実施形態においては、クライアントＰＣ３
０は、一例として、ワークフローを管理するためのＨＴ
ＴＰサーバのウエブの画像データや文字データを閲覧
し、コメントやメッセージを入力して送信される通知用
電子メールに追加したりデータベースに追加格納し、さ
らには、任意の添付ファイルをデータベースに追加格納
するための端末装置として用いられる。

【００２１】主制御部１０１は具体的にはＣＰＵで構成
されており、バス１１０を介して以下のハードウェア各
部と接続されていてそれらを制御するほか、後述する種
々のソフトウェアの機能を実行する。このクライアント
ＰＣ３０において、画像読取部１０２及び画像記録部１
０３はオプションで設けられ、画像読取部１０２は、Ｃ
ＣＤ等を利用したスキャナで原稿を読み取り、白黒２値
に変換したドットイメージデータを出力する。画像記録
部１０３は例えば電子写真方式等のプリンタ装置であ
り、ＨＴＴＰサーバ装置２０から受信したイメージデー
タをハードコピーとしてプリントアウトして記録した
り、文字データを記録する。表示部１０４は、液晶表示
装置（ＬＣＤ）又はＣＲＴディスプレイ等の表示装置で
あり、当該クライアントＰＣ３０の動作状態を表示した
り、送信すべき原稿のイメージデータ、及び受信したイ
メージデータの表示を行う。操作部１０５は、例えばキ
ーボード及びマウスであり、文字データや指示コマンド
を入力するためのものである。

【００２２】ＲＯＭ１０６は、当該クライアントＰＣ３
０の動作に必要であって主制御部１０１によって実行さ
れる種々のソフトウェアのプログラムを予め格納する。
また、ＲＡＭ１０７は、ＳＲＡＭ、ＤＲＡＭ、ＳＤＲＡ
Ｍ等で構成され、主制御部１０１のワーキングエリアと
して使用されてプログラムの実行時に発生する一時的な
データを記憶する。

【００２３】さらに、ハードディスクドライブ１０８
は、記録媒体を内蔵する記憶装置であり、実行するアプ
リケーションプログラムや画像メモリを格納する。例え
ばＷＷＷウエブのデータをアクセスするためのブラウザ
プログラム、及び電子メールを送受信するためのいわゆ
るメーラーと呼ばれるソフトウエアプログラムは当該ハ
ードディスクドライブ１０８内のブラウザプログラム領
域１０８ａにおいて格納される。当該ブラウザプログラ
ム領域１０８ａ内のブラウザプログラムを操作部１０５
から指示して実行することにより、ＬＡＮ７０を介して
ＨＴＴＰサーバ装置２０内のＨＴＴＰタスクを実行する
ためのＨＴＴＰリクエストメッセージを送信し、これに
応答してＨＴＴＰレスポンスメッセージを受信し、もし
くは、ルータ装置６０及びインターネット９０を介して
別のところのウエブサーバ装置（図示せず。）にアクセ
スして操作部１０５を用いて操作することにより別のＨ
ＴＴＰタスクを実行するためのＨＴＴＰリクエストメッ
セージを送信し、これに応答してＨＴＴＰレスポンスメ
ッセージを受信し、これにより必要な情報やデータをダ
ウンロードして例えばハードディスクドライブ１０８に
格納する。なお、ＬＡＮインターフェース１０９は、Ｌ
ＡＮ７０に接続され、ＬＡＮ７０からの信号やデータを
受信する一方、ＬＡＮ７０に対して信号やデータを送信
して信号変換やプロトコル変換などのインターフェース
処理を実行する。さらに、当該ブラウザプログラム領域
１０８ａ内のメーラーのソフトウエアプログラムを操作
部１０５から指示して実行することにより、メールサー
バ装置５０を介して電子メールの送受信を行うことがで
きる。本実施形態では、ＨＴＴＰサーバ装置２０からメ
ールサーバ装置５０を介して各クライアントＰＣ３０に
対して送信される通知用電子メールを、クライアントＰ
Ｃ３０は例えばメールサーバ装置５０に対してＰＯＰ３
を用いてアクセスすることにより、通知用電子メールを
受信する。

【００２４】図３は、図１のＨＴＴＰサーバ装置２０の
構成を示すブロック図である。図３において、ＨＴＴＰ
サーバ装置２０は、ワークフローを管理するためのＨＴ
ＴＰサーバ機能を備えている。主制御部１は具体的には
ＣＰＵで構成されており、バス１０を介して以下のハー
ドウェア各部と接続されていてそれらを制御するほか、
後述する種々のソフトウェアの機能を実行する。

【００２５】表示部４は、液晶表示装置（ＬＣＤ）又は
ＣＲＴディスプレイ等の表示装置であり、当該ＨＴＴＰ
サーバ装置２０の動作状態を表示したり、送信すべき原
稿のイメージデータ、及び受信したイメージデータの表
示を行う。操作部５は、当該ＨＴＴＰサーバ装置２０を
操作するためのキーボードやマウスを含む。

【００２６】ＲＯＭ６は、当該ＨＴＴＰサーバ装置２０
の動作に必要であって主制御部１によって実行される種
々のソフトウェアのプログラムを予め格納する。ＲＡＭ
７は、ＳＲＡＭ、ＤＲＡＭ、ＳＤＲＡＭ等で構成され、
主制御部１のワーキングエリアとして使用されてプログ
ラムの実行時に発生する一時的なデータを記憶する。ま
た、ハードディスクドライブ８は、記録媒体を内蔵する
記憶装置であり、ワークフロー管理用のＨＴＴＰサーバ
機能のためのプログラムを格納するプログラム領域８ａ
を含む。

【００２７】さらに、ＬＡＮインターフェース９は、Ｌ
ＡＮ７０に接続され、ＬＡＮ７０からの信号やデータを
受信する一方、ＬＡＮ７０に対して信号やデータを送信
して信号変換やプロトコル変換などのインターフェース
処理を実行する。また、ＣＤ−ＲＯＭドライブ１１は、
挿入されたＣＤ−ＲＯＭ１１ａに含まれるＨＴＴＰサー
バ装置２０のためのプログラムのデータを再生してハー
ドディスクドライブ８に転送してロードし格納する。

【００２８】以上のように構成されたＨＴＴＰサーバ装
置２０は、ワークフローを管理するためのＨＴＴＰサー
バ機能を備えており、各クライアントＰＣ３０からＨＴ
ＴＰサーバ装置２０のＨＴＴＰタスクを実行するとき
は、手順として公知のＨＴＴＰ（Hypertext Transfer P
rotocol）を用いる。また、ＨＴＴＰを用いて画面デー
タを送信するときに、ＨＴＭＬファイルの形式を用い
る。これにより、クライアントＰＣ３０は、ウエブブラ
ウザのアプリケーションプログラムをインストールする
のみで、画面データに加えて、メッセージや添付ファイ
ルを送受信できる。さらに、ワークフローの進捗の変化
のときに、ＨＴＴＰサーバ装置２０から次のステータス
の担当者のクライアントＰＣ３０に対して電子メールを
用いてメールサーバ装置５０を介して送信する。この場
合、クライアントＰＣ３０は、いわゆるメーラーと呼ば
れる電子メールを送受信するためのソフトウエアプログ
ラムををインストールするのみで、電子メールを送受信
できる。

【００２９】図１に図示されたデータベースサーバ装置
４０は、ＨＴＴＰサーバ装置２０と比較して、ＨＴＴＰ
サーバ機能に代えてデータベースサーバ機能を有するこ
とを除いて、同様の構成を有するが、特に、ワークフロ
ーを管理するためのデータベースを含むデータベースメ
モリ４０ａを備える。データベースメモリ４０ａは、例
えばハードディスクドライブで構成され、ワークフロー
管理用のデータベースのデータに加えて、ワークフロー
管理用のデータベースサーバ機能のためのプログラムを
格納するプログラム領域４０ｂ及びワークフロー定義テ
ーブル４０ｃを含む。データベースサーバ装置４０は、
ＨＴＴＰサーバ装置２０からのデータベースの検索指示
メッセージに応答して、データベースに格納されたデー
タを含む応答メッセージを返信する。

【００３０】図４は、図１のワークフロー管理システム
において用いるワークフローの一例を示すブロック図で
ある。このワークフローは、例えば、機械設計製造メー
カーで用いる設計・製造工程でのワークフローであり、
当該データベースの主キーである管理票番号毎に管理さ
れ、カテゴリとして、例えば、再発防止、設計変更依
頼、ユーザクレームなどを含む。図４において、ステー
タスＡの受付者は、所定のカテゴリを有する１つのワー
クを受理したとき、１つの管理票番号を付した後、当該
ワークをデータベースサーバ装置４０のデータベースメ
モリ４０ａ内のデータベースに登録する。次いで、この
データベース内のワークについて、ステータスＢの送付
承認者、ステータスＤの受付承認者、ステータスＥの回
答記入者、ステータスＧの回答承認者の各担当者の処理
を経て、ステータスＪの回答承認者による決済が終了す
れば、当該ワークはステータスＺの終了状態となる。以
上は、承認や回答がＯＫ（承認）の場合であるが、ＮＧ
（未承認又は承認拒否）の場合は、図４の後戻りするフ
ローに示すように、処理のステータスが所定の前のステ
ータスに戻る。

【００３１】図４のワークフローをテーブル形式で表示
したのが、図５のワークフロー定義テーブル４０ｃであ
り、データベースサーバ装置４０内のデータベースメモ
リ４０ａに格納される。ワークフロー定義テーブル４０
ｃにおいては、図５に示すように、カテゴリ、送信先の
部門、ＯＫ又はＮＧ毎に、ワークフロー上の各作業工程
のステータスの遷移順序が定義されており、ワークフロ
ー定義テーブル４０ｃを参照すれば、現在地のステータ
スからＯＫ又はＮＧに応じてどこのステータスに進み又
は戻るべきかがわかる。

【００３２】図６は、図１のクライアントＰＣ３０にお
ける操作画面のフローを示す図であり、これらの操作は
すべてブラウザを用いて、ＨＴＴＰサーバ装置２０に対
してＨＴＴＰリクエストメッセージによりアクセスし、
それに対する応答としてＨＴＴＰレスポンスメッセージ
を受信することにより行う。以下、図６の操作画面のフ
ローについて、図７乃至図１４の各画面の一例を参照し
て説明する。

【００３３】図７の処理選択画面Ｇ１においては、その
画面上部に、「検索・更新」、「新規登録」などの処理
選択のためのボタンが用意されている一方、その下側
に、右側から、データベースメニュー選択用小画面、検
索条件表示用の小画面、検索結果表示用小画面が設けら
れている。この処理選択画面Ｇ１において「新規登録」
ボタンをクリックすると、図８の新規登録画面Ｇ２に遷
移する。新規登録画面Ｇ２では、受付の担当者が、カテ
ゴリ、発行者、発行日、機台番号（機械のモデル番号を
いう。）、具体的な内容などを記入して当該画面Ｇ２の
右上の「次へ」のボタンをクリックすることにより、当
該ワークに対して固有のシリアル番号である管理票番号
が自動的に付与されてデータベースに格納された後、図
９の登録確認画面Ｇ３に遷移する。登録確認画面Ｇ３で
は、上記受付の担当者が社員番号、パスワード、コメン
ト、次の担当者（電子メールの宛先）を指定する送信先
（Ｔｏ）及び送信先（ＣＣ）を入力した後、その画面の
右上の「ＯＫ」及び「実行」を順次クリックしたとき、
次のステータス更新確認画面Ｇ４（図示せず。）に遷移
する。なお、２つの送信先については、予め登録された
担当者名リストから選択的に指定できるようになってい
る。さらに、ステータス更新確認画面Ｇ４では、先の新
規登録画面Ｇ２で入力された事項について、登録確認画
面Ｇ３で指定された宛先に対して電子メールを送信済み
である旨を報告する画面が表示され、この画面を閉じた
とき、新規登録画面Ｇ２に戻る。

【００３４】また、処理選択画面Ｇ１において、「更新
・検索」のボタンをクリックしたとき、図１０の検索画
面Ｇ５（ただし、検索結果が表示されていない）に遷移
し、その画面中央部の検索条件の各事項に記入した後、
「検索」ボタンをクリックすれば、データベースサーバ
装置４０内のデータベースに対してアクセスして検索処
理を実行する。ここで、検索条件の項目は、社員番号、
ステータス、発信部門、代表宛先、発行部課、管理票番
号、登録日、機台番号、内容などを含む。なお、検索結
果の表示項目を変更したいときは、その画面右上の「オ
プション」ボタンをクリックすることにより、検索オプ
ション画面Ｇ６（図示せず。）の小画面が表示され、検
索結果の表示項目を変更、更新、保存できるようになっ
ている。この検索オプション画面Ｇ６の小画面を閉じれ
ば、検索画面Ｇ５に戻る。次いで、上記検索処理が実行
されて検索結果が得られれば、図１０の検索結果表示画
面Ｇ７となる。ここで、検索結果表示画面Ｇ７において
は、検索項目の下側に、検索結果のデータが上記指定さ
れた検索項目毎にテーブルの形式で表示される。この検
索結果表示画面Ｇ７の検索結果の管理票番号の部分をク
リックすることにより、その管理票番号のワークに関す
る詳細を表示する図１１の詳細表示画面Ｇ１１に遷移す
る。なお、詳細表示画面Ｇ１１へは、図６のＧ１０にお
いて、詳細後述するように、次のステータスの担当者が
ステータスの更新通知の電子メールを受信したとき、そ
の電子メールに記載のＵＲＬリンクをクリックして指定
することにより、公知技術の通り、ウエブブラウザのプ
ログラムが自動的に起動して、ＨＴＴＰサーバ装置２０
に対してＨＴＴＰを用いてアクセスすることによりＨＴ
ＴＰリクエストメッセージを送信し、これに応答して、
ＨＴＴＰサーバ装置２０は詳細表示画面Ｇ１１のＨＴＭ
Ｌファイルを含むＨＴＴＰレスポンスメッセージを返信
することで、詳細表示画面Ｇ１１に遷移できる。

【００３５】図１１の詳細表示画面Ｇ１１においては、
その上部表示部に以下の項目が表示されている。 （ａ）［詳細表示］である旨、（ｂ）カテゴリ、（ｃ）
現在日時、（ｄ）添付資料の有無、（ｅ）中間回答、最
終回答の別、（ｆ）「添付資料」ボタン、（ｇ）「コメ
ント表示」ボタン、及び（ｈ）「データ更新」ボタン。 上記上部表示部の下側の中央表示部において、当該ワー
クの各ステータスの担当者の所属、氏名、ステータス終
了日が表示され、現在地のステータスでは、例えば赤色
などで明確に区別して視認できるように表示している。
また、上記中央表示部の下側には、詳細表示の内容が表
示され、この例では、管理票番号、機台番号、具体的な
内容、回答（回答の内容、回答者の氏名、その回答日を
含む。）が表示されている。

【００３６】この詳細表示画面Ｇ１１において、「添付
資料」ボタンをクリックしたときは、図１２の添付資料
画面Ｇ１２に遷移し、この添付資料画面Ｇ１２におい
て、手動で添付ファイルを指定することにより、この管
理票番号のワークのデータベースに対して、添付ファイ
ルを追加格納できるようになっている。なお、添付ファ
イルの指定箇所の右側の「参照」ボタンをクリックする
ことにより、自機及びネットワークワーク内のフォルダ
やファイルを参照して指定できる。次いで、詳細表示画
面Ｇ１１の右上の「追加」ボタンをクリックすることに
より、詳細表示画面Ｇ１１に戻る。また、この詳細表示
画面Ｇ１１において、「コメント表示」ボタンをクリッ
クしたときは、コメント表示画面Ｇ１３に遷移し、この
管理票番号のワークに添付された各担当者のコメントを
表示でき、この画面を閉じることにより、詳細表示画面
Ｇ１１に戻る。

【００３７】上記詳細表示画面Ｇ１１において、「デー
タ更新」ボタンをクリックしたとき、図１３の更新画面
Ｇ１４に遷移し、詳細表示画面Ｇ１１の一部の項目につ
いて（図１３の例では、回答の欄）修正、追加して更新
できるようになっている。なお、この更新画面Ｇ１４に
おいても、詳細表示画面Ｇ１１と同様に、添付資料画面
Ｇ１２又はコメント表示画面Ｇ１３に遷移した後、戻っ
てくることが可能である。上記更新画面Ｇ１４におい
て、「完了」ボタンをクリックすれば、図１４の確認承
認画面Ｇ１５に遷移する。この確認承認画面Ｇ１５へ
は、詳細表示画面Ｇ１１において現在のステータスをク
リックしても遷移できる。

【００３８】次いで、図１４の確認承認画面Ｇ１５にお
いては、上述の登録確認画面Ｇ３と同様に、当該現在地
のステータスの担当者が社員番号、パスワード、コメン
ト、次の担当者（電子メールの宛先）を指定する送信先
（Ｔｏ）及び送信先（ＣＣ）を入力した後、その画面の
右上の「ＯＫ」及び「実行」を順次クリックしたとき、
次のステータス更新確認画面Ｇ１６（図示せず。）に遷
移する。なお、２つの送信先については、予め登録され
た担当者名リストから選択的に指定できるようになって
いる。さらに、ステータス更新確認画面Ｇ１６では、先
の詳細表示画面Ｇ１１の事項又は更新画面Ｇ１４で更新
入力された事項について、確認承認画面Ｇ１５で指定さ
れた宛先に対して電子メールを送信済みである旨を報告
する画面が表示され、この画面を閉じたとき、詳細表示
画面Ｇ１１に戻る。

【００３９】上記の登録確認画面Ｇ３又は確認承認画面
Ｇ１５において電子メールの宛先指定をした後、送信さ
れる電子メールの一例を以下に示す。

【００４０】

【表１】 ――――――――――――――――――――――――――――――――――― 件名：

【更新通知】管理票番号：Ｆ００００ＸＸ（井上敬二） 送信者：<inoue@xxx.co.jp> 日付：2001/06/20 13:11 下記のフィードバックの内容が変更されました 管理票No.：Ｆ００００ＸＸ 発行日：2001/06/20 コメント：フィードバック票の送付を承認して下さい。 ↓このＵＲＬにアクセスして下さい http://xxx:8000/F/Show_Detail2?K_NOHYO=F0000XX&K_EMPN0=9220Y 又は http://xxx.xxx.co.jp:8000/F/Show_Detail2?K_NOHYO=F0000XX&K_EMPN0=9220Y ―――――――――――――――――――――――――――――――――――

【００４１】この電子メールの一例から明らかなよう
に、ワークフローのステータスの更新時（すなわち、進
捗の変化時）に送付される電子メールにおいて、元の担
当者のコメントが付加されているとともに、次のステー
タスの担当者がアクセスすべきＵＲＬリンクが示されて
いる。この電子メールを受信した次のステータスの担当
者は、このＵＲＬリンクをクリックすることにより、詳
細表示画面Ｇ１１に遷移することができる。

【００４２】図１５は、図３のＨＴＴＰサーバ装置２０
の主制御部１及び図１のデータベースサーバ装置４０に
よって実行されるステータス更新処理を示すフローチャ
ートである。

【００４３】図１５のステップＳ１において、ＨＴＴＰ
サーバ装置２０は、現在地のステータスの担当者のコメ
ントを含む画面データであるＨＴＴＰリクエストメッセ
ージを受信し、データベースサーバ装置４０へアクセス
してデータベースのステータスの更新処理を行う。具体
的には、受信されたＨＴＴＰリクエストメッセージに含
まれるデータをデータベースサーバ装置４０に転送して
以下の処理を行う。データベースサーバ装置４０は、ス
テップＳ２において、ワークフロー定義テーブル４０ｃ
を参照して、対応する管理票番号のワークにおいて、現
在地のステータスとＯＫ／ＮＧより次のステータスを求
める。次いで、データベースサーバ装置４０は、ステッ
プＳ３においてデータベースメモリ４０ａ内のデータベ
ースにおけるステータスを上記求められた次のステータ
スに更新し、ステップＳ４において上記受信されたコメ
ントをデータベースメモリ４０ａ内の対応する管理票番
号のデータベースに追加する。さらに、データベースサ
ーバ装置４０は、ステップＳ５において、上記受信され
たコメントを含み、詳細表示画面Ｇ１１を表示するため
のＵＲＬアドレスのリンク付きの電子メールを次のステ
ータスの担当者の電子メールアドレスに送信し、さら
に、この処理の終了をＨＴＴＰサーバ装置２０に通知す
る。そして、ＨＴＴＰサーバ装置２０は、ステップＳ６
において元のステータスの担当者のクライアントＰＣ３
０に対して「メール送信済み」の旨のステータス更新確
認画面Ｇ４又はＧ１６のＨＴＭＬファイルを含むＨＴＴ
Ｐレスポンスメッセージを送信して、当該ステータス更
新処理を終了する。

【００４４】図１６は、図３のＨＴＴＰサーバ装置２０
の主制御部１によって実行される添付資料更新処理を示
すフローチャートである。

【００４５】図１６のステップＳ１１で、添付資料画面
Ｇ１２において追加をクリックしたときその画面データ
であるＨＴＴＰリクエストメッセージを受信し、ステッ
プＳ１２において添付資料用フォルダはデータベースサ
ーバ装置４０のデータベースメモリ４０ａ内で実在する
か否かが判断され、このステップＳ１２においてＹＥＳ
のときは直接にステップＳ１４に進む一方、ＮＯのとき
はステップＳ１３に進む。ステップＳ１３においてデー
タベースサーバ４０内のデータベースメモリ４０ａ内で
新しいフォルダを生成して、ステップＳ１４に進む。次
いで、ステップＳ１４においてＨＴＴＰリクエストメッ
セージで指定されたファイルを上記フォルダにコピー
し、ステップＳ１４Ａにおいてデータベースフラグを１
とする。ここで、データベースフラグは、図１１の詳細
画面Ｇ１１において「添付資料有り」又は「添付資料無
し」の表示を選択するために使用されるとともに、図１
２の添付資料画面Ｇ１２において添付資料用フォルダ内
の表示を判断するために使用される（空白もしくはフォ
ルダ内容の表示。）。そして、当該データベースフラグ
は、ＨＴＴＰサーバ装置２０のＲＡＭ１０７内の一時メ
モリに、管理票番号毎に格納され、初期値は０に設定さ
れる。次いで、ステップＳ１５において添付資料画面Ｇ
１２の下側の小画面において「指定されたファイルをデ
ータベースにコピーした」旨を表示する確認画面のＨＴ
ＭＬファイルを含むＨＴＴＰレスポンスメッセージを送
信して当該添付資料更新処理を終了する。

【００４６】図１７は、図１のデータベースサーバ装置
４０によって、例えば月１回のバッチ処理で実行される
督促処理を示すフローチャートである。

【００４７】図１７のステップＳ２１において管理票受
付から３０日を越えて終了ステータス（Ｚ）になってい
ない管理票をデータベースメモリ４０ａ内のデータベー
スから抽出した後、ステップＳ２２において抽出された
管理票の現在地のステータスの担当者の電子メールアド
レスに対して詳細表示画面Ｇ１１のＵＲＬのリンク付き
の督促の電子メール（例えば、表１参照。）を送信して
当該督促処理を終了する。

【００４８】以上説明したように本実施形態によれば、
ＨＴＴＰサーバ装置２０は、所定のワークフロー上の複
数の作業工程における進捗状況を管理するためのデータ
ベースを格納し、上記ワークフロー上の各作業工程のス
テータスの遷移順序を定義するワークフロー定義テーブ
ル４０ｃを格納するデータベースメモリ４０ａを備えた
データベースサーバ装置４０と接続され、ＨＴＴＰサー
バ装置２０の主制御部１は、１つのステータスから別の
ステータスへの進捗の変化時に、上記ワークフロー定義
テーブル４０ｃを参照して作業工程の現在地のステータ
スを移動させるように上記データベースを更新する（図
１５のステップＳ２−Ｓ３）。本実施形態においては、
上記ＨＴＴＰサーバ装置２０にアクセスするクライアン
トＰＣ３０などの端末装置にインストールすべきアプリ
ケーションプログラムは、例えばウエブブラウザと、い
わゆるメーラーと呼ばれる電子メール送受信用クライア
ントソフトウエアのみでよいので、端末装置の構成はき
わめて簡単である。また、各工程での作業の後、次の工
程へのステータスの遷移は、ワークフロー定義テーブル
４０ｃに基づいて自動的に実行されるので、各担当者の
作業を簡単化できる。さらに、上記進捗の変化時に、当
該進捗の変化を電子メールによって所定の宛先に通知す
る（ステップＳ５）。従って、各担当者の作業を簡単化
できる。

【００４９】また、ＨＴＴＰサーバ装置２０の主制御部
１は、上記進捗の変化時に当該進捗の変化を電子メール
によって、現在地のステータスの次のステータスの担当
者のクライアントパーソナルコンピュータ３０に通知す
るときの電子メールに、当該宛先へのメッセージを追加
させる（ステップＳ５）とともに、当該メッセージを上
記データベースに追加格納する（ステップＳ４）。従っ
て、宛先へのメッセージをワークフローのデータとして
データベースに一括管理でき、各担当者は、容易に検
索、閲覧することが可能となる。

【００５０】さらに、ＨＴＴＰサーバ装置２０の主制御
部１は、各工程の担当者の指示により、任意のファイル
を上記データベースに追加格納させる（図１６のステッ
プＳ１４）。従って、宛先への添付ファイルをワークフ
ローのデータとしてデータベースに一括管理でき、各担
当者は、容易に検索、閲覧することが可能となる。

【００５１】またさらに、データベースサーバ装置４０
のバッチ処理において、データベースサーバ装置４０
は、所定期間を経過しても全工程が完了しない場合に、
電子メールによって現在のステータスの担当者のクライ
アントＰＣ３０に対して通知する（図１７のステップＳ
２１−Ｓ２２）。従って、ワークフローにおける期限管
理及び督促管理を自動的に行うことができ、ワークフロ
ーの管理者の作業を大幅に簡単化できる。

【００５２】以上の実施形態においては、ＨＴＴＰサー
バ装置２０と、データベースサーバ装置４０とにより、
所定のワークフロー上の複数の作業工程における進捗状
況を管理する「ワークフロー管理装置」を構成してお
り、別々の装置２０，４０で構成しているが、これに限
らず、１つの装置で構成してもよい。

【００５３】

【発明の効果】以上詳述したように本発明に係るワーク
フロー管理装置によれば、所定のワークフロー上の複数
の作業工程における進捗状況を管理するためのデータベ
ースを格納する第１の記憶手段を備えたワークフロー管
理装置において、上記ワークフロー上の各作業工程のス
テータスの遷移順序を定義するワークフロー定義テーブ
ルを格納する第２の記憶手段と、１つのステータスから
別のステータスへの進捗の変化時に、上記ワークフロー
定義テーブルを参照して作業工程の現在地のステータス
を移動させるように上記データベースを更新する制御手
段を備える。本発明においては、ワークフロー管理装置
にアクセスする端末装置にインストールすべきアプリケ
ーションプログラムは、例えばウエブブラウザと、いわ
ゆるメーラーと呼ばれる電子メール送受信用クライアン
トソフトウエアのみでよいので、端末装置の構成はきわ
めて簡単である。また、各工程での作業の後、次の工程
へのステータスの遷移は、ワークフロー定義テーブルに
基づいて自動的に実行されるので、各担当者の作業を簡
単化できる。

【００５４】上記ワークフロー管理装置において、上記
制御手段は、上記進捗の変化時に、当該進捗の変化を電
子メールによって所定の宛先に通知する。従って、各担
当者の作業を簡単化できる。

【００５５】また、上記ワークフロー管理装置におい
て、上記制御手段は、上記進捗の変化時に当該進捗の変
化を電子メールによって所定の宛先に通知するときの電
子メールに、当該宛先へのメッセージを追加させるとと
もに、当該メッセージを上記データベースに追加格納す
る。従って、宛先へのメッセージをワークフローのデー
タとしてデータベースに一括管理でき、各担当者は、容
易に検索、閲覧することが可能となる。

【００５６】さらに、上記ワークフロー管理装置におい
て、任意のファイルを所定のフォルダ（別のファイルサ
ーバー装置にある。データベースサーバ装置にあっても
よい。）に追加格納させる手段をさらに備える。従っ
て、宛先への添付ファイルをワークフローのデータとし
てデータベースに一括管理でき、各担当者は、容易に検
索、閲覧することが可能となる。

【００５７】またさらに、上記ワークフロー管理装置に
おいて、所定期間を経過しても全工程が完了しない場合
に、電子メールによって所定の宛先に通知する手段をさ
らに備える。従って、ワークフローにおける期限管理及
び督促管理を自動的に行うことができ、ワークフローの
管理者の作業を大幅に簡単化できる。

【００５８】本発明に係るワークフロー管理用プログラ
ムによれば、所定のワークフロー上の複数の作業工程に
おける進捗状況を管理するためのデータベースを格納す
る第１の記憶手段を備えたワークフロー管理装置のため
のワークフロー管理用プログラムにおいて、１つのステ
ータスから別のステータスへの進捗の変化時に、上記ワ
ークフロー上の各作業工程のステータスの遷移順序を定
義するワークフロー定義テーブルを参照して作業工程の
現在地のステータスを移動させるように上記データベー
スを更新するステップを含む。本発明においては、ワー
クフロー管理装置にアクセスする端末装置にインストー
ルすべきアプリケーションプログラムは、例えばウエブ
ブラウザと、いわゆるメーラーと呼ばれる電子メール送
受信用クライアントソフトウエアのみでよいので、端末
装置の構成はきわめて簡単である。また、各工程での作
業の後、次の工程へのステータスの遷移は、ワークフロ
ー定義テーブルに基づいて自動的に実行されるので、各
担当者の作業を簡単化できる。

【００５９】上記ワークフロー管理用プログラムにおい
て、上記進捗の変化時に、当該進捗の変化を電子メール
によって所定の宛先に通知するステップをさらに含む。
従って、各担当者の作業を簡単化できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明に係る実施形態である、ＨＴＴＰサー
バ機能を有するＨＴＴＰサーバ装置２０と、データベー
スサーバ装置４０と、メールサーバ装置５０とを備えた
ワークフロー管理システムの構成を示すブロック図であ
る。

【図２】 図１のクライアントＰＣ３０の構成を示すブ
ロック図である。

【図３】 図１のＨＴＴＰサーバ装置２０の構成を示す
ブロック図である。

【図４】 図１のワークフロー管理システムにおいて用
いるワークフローの一例を示すブロック図である。

【図５】 図１のデータベースサーバ装置４０のデータ
ベースメモリ４０内のワークフロー定義テーブル４０ｃ
の一例を示す図である。

【図６】 図１のクライアントＰＣ３０における操作画
面のフローを示す図である。

【図７】 図６の処理選択画面Ｇ１の一例を示す正面図
である。

【図８】 図６の新規登録画面Ｇ２の一例を示す正面図
である。

【図９】 図６の登録確認画面Ｇ３の一例を示す正面図
である。

【図１０】 図６の検索画面Ｇ５及び検索結果表示画面
Ｇ７の一例を示す正面図である。

【図１１】 図６の詳細表示画面Ｇ１１の一例を示す正
面図である。

【図１２】 図６の添付資料画面Ｇ１２の一例を示す正
面図である。

【図１３】 図６の更新画面Ｇ１４の一例を示す正面図
である。

【図１４】 図６の確認承認画面Ｇ１５の一例を示す正
面図である。

【図１５】 図３のＨＴＴＰサーバ装置２０の主制御部
１及び図１のデータベースサーバ装置４０によって実行
されるステータス更新処理を示すフローチャートであ
る。

【図１６】 図３のＨＴＴＰサーバ装置２０の主制御部
１によって実行される添付資料更新処理を示すフローチ
ャートである。

【図１７】 図１のデータベースサーバ装置４０によっ
て実行される督促処理を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１…主制御部、 ４…表示部、 ５…操作部、 ６…ＲＯＭ、 ７…ＲＡＭ、 ８…ハードディスクドライブ、 ８ａ…プログラム領域、 ９…ＬＡＮインターフェース、 １０…バス、 １１…ＣＤ−ＲＯＭドライブ、 １１ａ…ＣＤ−ＲＯＭ、 ２０…ＨＴＴＰサーバ装置、 ３０，３０−１乃至３０−Ｎ、３０−（Ｎ＋１）乃至３
０−Ｍ…クライアントパーソナルコンピュータ（クライ
アントＰＣ）、 ４０…データベースサーバ装置、 ４０ａ…データベースメモリ、 ４０ｂ…プログラム領域、 ４０ｃ…ワークフロー定義テーブル、 ５０…メールサーバ装置、 ６０…ルータ装置、 ７０…ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）、 ９０…インターネット。

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 所定のワークフロー上の複数の作業工程
   における進捗状況を管理するためのデータベースを格納
   する第１の記憶手段を備えたワークフロー管理装置にお
   いて、上記ワークフロー上の各作業工程のステータスの
   遷移順序を定義するワークフロー定義テーブルを格納す
   る第２の記憶手段と、１つのステータスから別のステー
   タスへの進捗の変化時に、上記ワークフロー定義テーブ
   ルを参照して作業工程の現在地のステータスを移動させ
   るように上記データベースを更新する制御手段を備えた
   ことを特徴とするワークフロー管理装置。
2. 【請求項２】 上記制御手段は、上記進捗の変化時に、
   当該進捗の変化を電子メールによって所定の宛先に通知
   することを特徴とする請求項１記載のワークフロー管理
   装置。
3. 【請求項３】 上記制御手段は、上記進捗の変化時に当
   該進捗の変化を電子メールによって所定の宛先に通知す
   るときの電子メールに、当該宛先へのメッセージを追加
   させるとともに、当該メッセージを上記データベースに
   追加格納することを特徴とする請求項１又は２記載のワ
   ークフロー管理装置。
4. 【請求項４】 任意のファイルを上記データベースに追
   加格納させる手段をさらに備えたことを特徴とする請求
   項１乃至３のうちの１つに記載のワークフロー管理装
   置。
5. 【請求項５】 所定期間を経過しても全工程が完了しな
   い場合に、電子メールによって所定の宛先に通知する手
   段をさらに備えたことを特徴とする請求項１乃至４のう
   ちの１つに記載のワークフロー管理装置。
6. 【請求項６】 所定のワークフロー上の複数の作業工程
   における進捗状況を管理するためのデータベースを格納
   する第１の記憶手段を備えたワークフロー管理装置のた
   めのワークフロー管理用プログラムにおいて、１つのス
   テータスから別のステータスへの進捗の変化時に、上記
   ワークフロー上の各作業工程のステータスの遷移順序を
   定義するワークフロー定義テーブルを参照して作業工程
   の現在地のステータスを移動させるように上記データベ
   ースを更新するステップを含むことを特徴とするワーク
   フロー管理用プログラム。
7. 【請求項７】 上記進捗の変化時に、当該進捗の変化を
   電子メールによって所定の宛先に通知するステップをさ
   らに含むことを特徴とする請求項６記載のワークフロー
   管理用プログラム。