JP2010114489A

JP2010114489A - 承認者決定装置及び当該承認者決定装置を有するファクシミリ装置

Info

Publication number: JP2010114489A
Application number: JP2008282897A
Authority: JP
Inventors: Mikihiro Hayashi; 林　　幹広
Original assignee: Sharp Corp
Current assignee: Sharp Corp
Priority date: 2008-11-04
Filing date: 2008-11-04
Publication date: 2010-05-20

Abstract

【課題】承認者による承認機能を持つファクシミリ装置において、承認者の作業負担を軽減することができる承認者決定装置及びファクシミリ装置を提供する。
【解決手段】ファクシミリ装置の承認者決定装置は、ファクシミリ送信について予め選択された、第１及び第２の属性を含む複数の属性の値の組合せごとに、承認者を記憶するための承認者記憶部と、ファクシミリ送信の依頼を受信したことに応答して、当該依頼に係るファクシミリ送信の複数の属性の値の組合せを決定し、承認者記憶部から当該組合せに対応する承認者を読出してファクシミリ送信の承認者に決定するための承認者決定部（Ｓ８１８、８１９）とを含む。
【選択図】図８

Description

本発明は、画像データを送信するファクシミリ装置に関し、特に送信データの誤送信防止のための送信承認機能を備えたファクシミリ装置、及びそのための承認者決定装置に関する。

ファクシミリ装置を用いてのデータ送信は、主に公衆電話回線を用いて行なわれる。そのため、操作者が送信先の入力間違いをし、誤送信が生じる可能性がある。間違った送信先にデータが送信されると、そこから重要な情報が漏洩する危険性がある。そのため、データ送信の際の送信先の確認には十分に気を配る必要がある。

誤送信を防止するために、操作者とは別の第三者（承認者）による承認を得てからデータ送信を行なう技術が知られている。承認者がデータの送信先の確認を行なうことで、操作者と承認者によるダブルチェックを行なうことができ、誤送信発生の可能性を低くすることができる。

特許文献１には、送信先番号が登録されたファクシミリサーバにおいて、操作者は送信画像データを含む送信依頼をファクシミリサーバへ送り、承認者による承認が得られると、ファクシミリサーバがファクシミリ送信を行なう技術が開示されている。
特開２００７−９６３８５号

特許文献１に開示の技術では、承認者は、ファクシミリを送信する送信先及び送信される内容などを考慮して、ファクシミリ送信の承認又は拒否を決定する。ファクシミリ送信の度に承認作業が必要となると、承認者の業務量が増大し、承認業務以外の他の業務に影響を及ぼすという問題点がある。また、複数の承認者が特定端末を操作して承認動作を行なう構成にしたとしても、複数の承認者自身が承認すべき情報を探し出すのに手間と時間を要し、承認間違い及び承認漏れなどを生じる可能性があるという問題点がある。

それゆえに、本発明の目的は、承認者による承認機能を持つファクシミリ装置において、承認者の承認作業の負担を軽減することができるファクシミリ装置、及びそのための承認者決定装置を提供することである。

本発明の他の目的は、承認者による承認機能を持つファクシミリ装置において、承認者の作業負担を複数の承認者に分散させ、承認者の承認作業の負担を少なくすることができるファクシミリ装置、及びそのための承認者決定装置を提供することである。

本発明の第１の局面に係る承認者決定装置は、ファクシミリ送信の承認者を決定するための承認者決定装置であって、ファクシミリ送信について予め選択された、第１及び第２の属性を含む複数の属性の値の組合せごとに、承認者を記憶するための承認者記憶手段と、ファクシミリ送信の依頼を受信したことに応答して、当該依頼に係るファクシミリ送信の複数の属性の値の組合せを決定し、承認者記憶手段から当該組合せに対応する承認者を読出してファクシミリ送信の承認者に決定するための承認者決定手段とを含む。

承認者記憶手段は、ファクシミリ送信について予め選択された、第１及び第２の属性を含む複数の属性の値の組合せごとに承認者を記憶する。承認者決定手段は、ファクシミリ送信の依頼を受信したことに応答して、当該依頼に係るファクシミリ送信の複数の属性の値の組合せを決定し、承認者記憶手段から当該組合せに対応する承認者を読出してファクシミリ送信の承認者に決定する。

ファクシミリ送信の承認者を決めるにあたり、依頼に係るファクシミリ送信の複数の属性の値の組合せが異なれば、異なる承認者を当該ファクシミリ送信の承認者として決定するようにできる。したがって、承認者が少数の承認者に固定されることはない。この承認者決定装置を用いることで、承認者が少数に固定されることなく、複数の承認者で業務を分散することができる。その結果、承認者による承認機能を持つファクシミリ装置において、承認者の作業負担を軽減することができる承認者決定装置を提供することができる。

好ましくは、第１の属性はファクシミリ送信の依頼者の識別名である。

第１の属性として依頼者の識別名を用いることで、ファクシミリ装置を依頼した利用者が誰であるかを、承認者決定の一つの要因にすることができる。したがって、承認者として適切な者を決定することが可能になる。ユーザが誰であるかは承認者決定の一つの要因に過ぎないので、少数の承認者に承認作業が集中することは防止できる。その結果、承認者による承認機能を持つファクシミリ装置において、承認者の選択の妥当性を担保しながら、承認者の作業負担を軽減することができる承認者決定装置を提供することができる。

好ましくは、第２の属性は、送信先の識別名である。承認者決定手段は、ファクシミリ送信番号と、送信先の識別名との対応関係を記憶した送信先記憶手段と、ファクシミリ送信の依頼を受信したことに応答して、送信先のファクシミリ番号に対応する送信先の識別名を送信先記憶手段から読出すための送信先読出手段と、第１の属性及び送信先の識別名の組合せに対応する承認者を承認者記憶手段から読出してファクシミリ送信の承認者に決定するための手段とを含む。

送信先記憶手段は、ファクシミリ送信番号と送信先の識別名との対応関係を記憶する。送信先読出手段は、ファクシミリ送信の依頼を受信したことに応答して、送信先のファクシミリ番号に対応する送信先の識別名を送信先記憶手段から読出す。決定するための手段は、第１の属性及び送信先の識別名の組合せに対応する承認者を承認者記憶手段から読出してファクシミリ送信の承認者に決定する。

第２の属性として、ファクシミリ番号ではなく、送信先の識別名を用いる。ある送信相手先が、複数のファクシミリ番号を持つ時などに、複数の送信先ファクシミリ番号を１つの送信先の識別名でまとめて管理することができる。その結果、承認者記憶手段に登録される情報が少なくなり、その管理が簡単になる。承認者記憶手段の管理者の作業負担を減らすことができる。

好ましくは、第２の属性は送信先のファクシミリ番号である。

第２の属性として送信先のファクシミリ番号を用いることで、承認者記憶手段を設定する際の作業を簡略にすることができる。その結果、承認者記憶手段の管理作業が簡単になり、管理者の作業負担を減らすことができる。

好ましくは、承認者記憶手段は、第１及び第２の属性の値の組合せを検索キーとして、当該検索キーに対応する承認者を出力するデータベースを含む。

第１及び第２の属性の値の組合せを検索キーとし、当該検索キーに対応する承認者を出力するデータベースを構成することで、データの管理及び保守の作業負担が少なくなる。その結果、データベース保守に係る作業負担を軽減することが可能な承認者決定装置を提供することができる。

好ましくは、承認者決定装置は、承認者記憶手段に複数の属性の値の組合せに対応する承認者が登録されていないことに応答して、当該値の組合せに対応する承認者が登録されていないことを承認者記憶手段の管理者に対して通知するための通知手段を含む。

通知手段は、承認者記憶手段に複数の属性の値の組合せに対応する承認者が登録されていないときにはその値の組合せに対応する承認者が登録されていないことを承認者記憶手段の管理者に通知する。承認者記憶手段の管理者はその情報をすぐに承認者記憶手段に登録することが可能になる。その結果、それ以後に同じ値の組合せのファクシミリ送信の依頼が発生したときには承認者がすぐに決定できる。その結果、承認者が決定できないためにファクシミリ送信ができないという事態の発生を少なくすることができる。

好ましくは、承認者決定装置は、ファクシミリ送信の依頼をネットワークから受信するための受信手段と、承認者決定手段により決定された承認者を、ファクシミリ送信の依頼の送信元にネットワークを介して送信するための手段とをさらに含む。

受信手段は、ファクシミリ送信の依頼をネットワークから受信する。送信するための手段は、承認者決定手段により決定された承認者を、ファクシミリ送信の依頼の送信元にネットワークを介して送信する。

承認者決定装置は、受信手段によりネットワークからファクシミリ送信の依頼を受け、その送信依頼に対する承認者を決定し、送信するための手段により送信する。これにより、ネットワーク上に繋がれた任意のファクシミリ装置からのファクシミリ送信の承認者の決定について、承認者決定装置で一元管理することが可能になる。その結果、ネットワーク上のファクシミリ装置において、承認者情報の保守管理の作業負担を少なくすることができる。

本発明の第２の局面に係るファクシミリ装置は、ファクシミリ送信の依頼を受けて当該ファクシミリ送信の承認者を決定する承認者決定装置と、承認者決定装置により決定された承認者に対し、ファクシミリ送信の承認依頼を発行するための承認依頼手段と、承認依頼手段によって承認依頼が行なわれたファクシミリ送信のうち、承認者により承認されたファクシミリ送信を当該ファクシミリ送信の属性にしたがって実行するためのファクシミリ送信実行手段とを含む。

承認者決定装置は、ファクシミリ送信の依頼を受けて当該ファクシミリ送信の承認者を決定する。承認依頼手段は、承認者決定装置により決定された承認者に対し、ファクシミリ送信の承認依頼を発行する。ファクシミリ送信実行手段は、承認依頼手段によって承認依頼が行なわれたファクシミリ送信のうち、承認者により承認されたファクシミリ送信を当該ファクシミリ送信の属性にしたがって実行する。

ファクシミリ送信の承認者を決定するための承認者決定装置を含むことで、ファクシミリ装置内で承認者を決定し、その承認者に送信依頼をだし、承認されたファクシミリ送信を送信先のファクシミリ番号に送信することが可能になる。また、決定される承認者はファクシミリ送信の属性の組合せによって決定された承認者であるため、特定の承認者に限定されることはない。その結果、承認者による承認機能を持つファクシミリ装置において、承認者の承認作業の負担を軽減することができるファクシミリ装置を提供することができる。

以上のように、この承認者決定装置によれば、ファクシミリ送信の承認者を決めるにあたり、承認者が少数の承認者に固定されることはない。これにより、承認者が少数に固定されることなく、多数の承認者で業務を分散することができる。その結果、承認者による承認機能を持つファクシミリ装置において、承認者の作業負担を軽減することができるファクシミリ装置、及びそのための承認者決定装置を提供することができる。

以下の説明及び図面においては、同一部品には同じ参照符号および名称を付してある。それらの機能も同一である。したがって、それらについての詳細な説明は繰返さない。

―構成―
図１は、本実施の形態に係るファクシミリ送信機能及び承認機能を有するデジタル複合機３０を含む、データ通信システム２０の全体構成を表す模式図である。図１を参照して、デジタル複合機３０は、電話回線網４４及びＬＡＮ（ＬｏｃａｌＡｒｅａＮｅｔｗｏｒｋ）４２に接続される。データ通信システム２０はさらに、ＬＡＮ４２に接続されたデータベースサーバ３２と、コンピュータ３４と、ＤＢ管理者用コンピュータ４０と、メールサーバ３６と、ゲートウェイサーバ４８とを含む。電話回線網４４にはさらに、不特定多数の送信先ファクシミリ装置４６が接続される。ＬＡＮ４２は、ゲートウェイサーバ４８を介してインターネット網５０に接続され、インターネット網５０にはさらに、不特定多数のインターネットファクシミリ装置５２（以下送信先ファクシミリ装置５２という）が接続される。

デジタル複合機３０は、電話回線網を介したファクシミリ通信、及びインターネット回線網を介したインターネットファクシミリ通信を行なうことができる。

メールサーバ３６は、ＬＡＮ４２の利用者として登録されているアカウントのメール管理を行なう。このシステムでは、電子メールは、ファクシミリ装置から承認者への承認依頼の通知、及びファクシミリ装置からファクシミリ送信の依頼者への処理結果の通知に使用される。

デジタル複合機３０の内部には、後述のようにＷＥＢサーバが立ち上がっている。このＷＥＢサーバは、外部からのリクエストに応答して、リクエストされたＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）文書を外部に返送する。ＨＴＭＬ文書中に画像送信の記述があればその画像をＨＴＭＬ文書とともに送信する。

いずれのコンピュータ３４にもウェブブラウザが備えられている。デジタル複合機３０から承認者のメールアカウントへは、承認対象のファクシミリ送信画像へのアクセス情報を含む電子メールが送信される。承認者が自分のメールアカウントからこの電子メールを読出し、アクセス情報の部分をクリックするとウェブブラウザが起動し、承認対象のファクシミリ送信画像を含むＨＴＭＬ文書に対するリクエストをデジタル複合機３０内部のＷＥＢブラウザに送り、ＷＥＢブラウザから返送されるＨＴＭＬ文書を見ることでファクシミリ画像の内容を確認できる。

データベースサーバ３２の詳細については後述するが、データベース３２は、ファクシミリ送信の属性の一つである、ファクシミリ送信を使用する利用者の情報を管理するためのユーザ管理テーブル１２０、ファクシミリの他の属性の一つである、ファクシミリ送信の送信先情報を管理するための送信先管理テーブル１３０、承認者に関する情報を管理するための承認者管理テーブル１４０、及び利用者と送信先番号とに応じて承認者を決定するための承認者検索データベース１５０を記憶しており、外部から照会要求を受信すると要求された情報をデータベースうちから検索して送信する作業を行なう。データベースサーバ３２に記憶されるこれらのテーブル及びデータベースの設定は、データベース管理者がＤＢ管理者用コンピュータ４０から行なう。データベースサーバ３２は、データベースサーバ３２内のファイルの更新操作に関してＤＢ管理者用コンピュータ４０からのアクセスのみを許可している。

図２は本実施の形態に係るデジタル複合機３０の構成を表すブロック図である。図２を参照して、デジタル複合機３０は、ＣＰＵ（ＣｅｎｔｒａｌＰｒｏｃｅｓｓｉｎｇＵｎｉｔ）で構成されデジタル複合機３０の全体の制御を行なうための制御部６２と、制御部６２に接続されたバス９０と、いずれもバス９０に接続された、原稿画像を読取るための画像読取部６４、記録紙に画像データを出力するための画像出力部６６、画像読取部６４で読取った画像から送信ファクシミリ用画像データを作成するための画像処理部７４、操作者からの入力指示を受付けるための操作パネル８０、読取った画像データを符号化し、受信した符号化データを元の画像データに復号化するための符号化復号化部８４、及び、符号化された状態の画像データを記憶するための画像蓄積部８２とを含む。

デジタル複合機３０はさらに、ＬＡＮに接続するためのＬＡＮインターフェイス８８と、電話回線網と接続され回線の制御を行なうための網制御部７６と、電話回線網と接続しファクシミリ通信を行なうためのファクシミリモデム７８とを含む。

ファクシミリ装置はさらに、操作パネル８０からのファクシミリ送信に関する設定を行うための入力を受け、入力された設定情報を記憶するための入力情報記憶部６８と、画像処理部で生成された送信ファクシミリ用画像データを記憶するための画像記憶部８６と、ＬＡＮ４２を介してデジタル複合機３０内のＵＲＬ（ＵｎｉｆｏｒｍＲｅｓｏｕｒｃｅＬｏｃａｔｏｒ）に対するＨＴＴＰプロトコルによるアクセスが発生した時に、そのアクセスを処理して必要な返答を行なうＷＥＢサーバ７０と、承認者の操作するブラウザからの送信ファクシミリ用画像の確認要求をＷＥＢサーバ７０が受信したことに応答して、画像記憶部８６に記憶された送信ファクシミリ用画像へのリンク情報を含む承認用画面をブラウザ上に表示させるＨＴＭＬ（ＨｙｐｅｒＴｅｘｔＭａｒｋｕｐＬａｎｇｕａｇｅ）文書を動的に作成しＷＥＢサーバ７０を介して承認者の使用しているコンピュータに送信するためのＨＴＭＬ文書作成部７２とを含む。

画像読取部６４と、画像出力部６６と、画像処理部７４と、操作パネル８０と、符号化復号化部８４と、画像蓄積部８２と、ＬＡＮインターフェイス８８と、網制御部７６と、ファクシミリモデム７８と、入力情報記憶部６８と、画像記憶部８６と、ＨＴＭＬ文書作成部７２と、ＷＥＢサーバ７０とは、バス９０を介して接続されており、全体の制御は制御部６２によって行なわれる。

図３は、操作パネル８０の外観を表す図である。図３を参照して、操作パネル８０は、各種ハードウェアキーからなる操作部１０２と、操作部１０２に隣接して設けられ、液晶ディスプレイ及びタッチパネルにより構成される表示部１００とを含む。操作部１０２は、数値入力のためのテンキー１０４と、入力した設定値をクリアするためのクリアキー１０６と、入力した各種設定を全解除するための全解除キー１０８と、スタートキー１１０とを含む。

図４は、データベースサーバ３２に記憶される、ファクシミリ送信を行なうユーザに関する情報を記憶したユーザ管理テーブル１２０の構成を示す図である。このテーブルは、このデジタル複合機３０を使用する際のユーザ認証にも使用される。図４を参照して、ユーザ管理テーブル１２０は、ユーザＩＤと、ユーザの名前と、ユーザの連絡先メールアドレスと、ユーザのファクシミリ番号とを１レコードとして記録する。このユーザ管理テーブル１２０は、ＤＢ管理者により、ＤＢ管理者用コンピュータ４０を使用してあらかじめ設定されるテーブルである。また、デジタル複合機３０を用いてファクシミリ送信を行なうすべての利用者にあらかじめユーザＩＤが割当てられるものとし、ユーザ管理テーブル１２０には、全てのユーザＩＤが登録されているものとする。

図５は、データベースサーバ３２に記憶される、送信先に関する情報を管理するための送信先管理テーブル１３０の構成を示す図である。図５を参照して、送信先管理テーブル１３０は、宛先ＩＤと、宛先の名前と、宛先のメールアドレスと、宛先のファクシミリ番号とを１レコードとして記録する。この送信先管理テーブル１３０は、ＤＢ管理者により、ＤＢ管理者用コンピュータ４０を使用してあらかじめ設定されるテーブルである。

図６は、データベースサーバ３２に記憶される、承認者に関する情報を管理するための承認者管理テーブル１４０の構成を示す図である。図６を参照して、承認者管理テーブル１４０は、承認者ＩＤと、承認者の名前と、承認者のメールアドレスと、承認者のファクシミリ番号とを１レコードとして記録する。この承認者管理テーブル１４０は、ＤＢ管理者により、ＤＢ管理者用コンピュータ４０を使用してあらかじめ設定されるテーブルである。

図７は、データベースサーバ３２に記憶される、ユーザＩＤと宛先ＩＤとの組合せに基づいて承認者を決定するために使用される承認者検索データベース１５０の構成を示す図である。図７を参照して、承認者検索データベース１５０は、ユーザＩＤと、宛先ＩＤと、承認者ＩＤとを１レコードとして記録する。この承認者検索データベース１５０は、ＤＢ管理者により、ＤＢ管理者用コンピュータ４０を使用してあらかじめ登録されるデータベースである。

承認者検索データベース１５０は、検索キーとして、ユーザＩＤと宛先ＩＤとを持つ。ユーザＩＤと宛先ＩＤとの組合せをキーとして承認者検索データベース１５０を検索し、該当レコードが登録されていれば、そのレコードに記載されている承認者ＩＤがそのファクシミリ送信に関する承認者に決定される。承認者情報の詳細は、承認者ＩＤをキーとして承認者管理テーブル１４０を検索することで得られる。承認者検索データベース１５０に検索キーのユーザＩＤと宛先ＩＤとを有するレコードが登録されていない場合は、「承認者情報登録なし」と判定される。

図８は、デジタル複合機３０の制御部６２で実行される、誤送信防止のためにファクシミリ送信の承認者を判定し、承認依頼を発行する承認者判定プログラムの制御構造をフローチャート形式で表わす図である。このプログラムは、操作者が画像読取部６４に原稿をセットした時に実行される。

図８を参照して、このプログラムは、操作者によって画像読取部６４に送信原稿がセットされたことを検知するステップＳ８０２と、ステップＳ８０２に続き、操作パネル８０からファクシミリ送信に関する設定の入力を受けるステップＳ８０４と、ステップＳ８０４に続き、スタートキー１１０が押されるまで待機するステップＳ８０６と、スタートキー１１０が押されると実行され、誤送信防止機能を利用する設定がなされているか否かを判定し、判定結果によって制御の流れを分岐させるステップＳ８０８とを含む。なお、ステップＳ８０２に先立ち、ユーザの認証が行なわれるため、ユーザＩＤとその連絡先は予めわかっている。また、このデジタル複合機３０には、承認者検索データベース１５０を使用したファクシミリ送信の承認機能を利用するか否かに関する設定が予め管理者によりされているものとする。ステップＳ８０４で入力される送信設定は、少なくとも送信先のファクシミリ送信先番号を含む。

このプログラムはさらに、ステップＳ８０８で誤送信防止機能を利用する設定ではないと判定された場合（ＮＯの場合）に実行され、画像読取部６４にセットされた送信原稿を読取るステップＳ８３０と、ステップＳ８３０に続き、ステップＳ８０４で入力された送信先番号にファクシミリ送信を実行してプログラムの実行を終了するステップＳ８３２とを含む。

このプログラムはさらに、ステップＳ８０８で誤送信防止機能を利用する設定であると判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、画像読取部６４にセットされた送信原稿を読取り、画像記憶部８６にファクシミリ送信画像を保存するステップＳ８１０と、ステップＳ８１０に続き、ステップＳ８０４で入力されたファクシミリ送信先番号をキーとしてデータベースサーバ３２の送信先管理テーブル１３０を検索し、該当するレコードを読出すステップＳ８１４と、ステップＳ８１４に続き、ユーザ認証で取得したユーザＩＤ、及びステップＳ８１４で読出された送信先管理テーブル１３０のレコードから得た宛先ＩＤの組合せを検索キーとして承認者検索データベース１５０を検索し、該当するレコードを読出すステップＳ８１６と、ステップＳ８１６に続き、承認者検索データベース１５０を検索し、ステップＳ８１６での検索キーに該当する承認者ＩＤが承認者検索データベース１５０に登録されているか否かを判定し、判定結果に応じて制御の流れを分岐させるステップＳ８１８とを含む。

このプログラムはさらに、ステップＳ８１８で、承認者検索データベース１５０に該当する承認者が登録されてないと判定された場合（ＮＯの場合）に実行され、ファクシミリ送信ができないことをファクシミリ送信の依頼者に通知するステップＳ８２２と、ステップＳ８２２に続き、ＤＢ管理者へ、承認者検索データベース１５０に登録されていない承認者があることを通知するステップＳ８２４と、ステップＳ８２４に続き、ステップＳ８１０で画像記憶部８６に記憶した画像データを削除してプログラムの実行を終了するステップＳ８２６とを含む。

このプログラムはさらに、ステップＳ８１８で、ステップＳ８１６で読出された承認者ＩＤを持つレコードが承認者検索データベース１５０に存在すると判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、承認者管理テーブル１４０を検索し、その承認者ＩＤに対応するレコードから承認者情報を取得するステップＳ８１９と、ステップＳ８１９に続き、承認者管理テーブル１４０の該当するレコードに記載された電子メールアドレスに、現在処理しているファクシミリ送信に関する承認依頼の電子メールを発行するステップＳ８２０とを含む。ステップＳ８２０で発行される承認依頼の電子メールには、承認対象となっているファクシミリ送信画像のファイル名と、デジタル複合機３０においてそのファイル名に基づいてファクシミリ送信画像と承認／拒否を承認者が入力するフォームとを表示するためのＨＴＭＬ文書を動的に作成するためのプログラム名と、ＷＥＢサーバ７０のホスト名とを含むＵＲＬが記載されている。ステップＳ８２０実行後、このプログラムは終了する。承認者が承認依頼の電子メールのこのＵＲＬ部分をクリックすると、そのコンピュータにおいてＷＥＢブラウザが自動的に起動し、上記したＵＲＬをアクセスする。

このアクセスに応答して、デジタル複合機３０のＷＥＢブラウザがＵＲＬ中のファイル名をＨＴＭＬ文書作成部７２に渡す。以下の処理は、典型的なＷＥＢアプリケーションの構造をとる。すなわち、ＨＴＭＬ文書作成部７２は、このファイル名と、そのファイルが保存されているディレクトリのパス（これは予め決められている。）とに基づいて、ファクシミリ送信画像と、承認／拒否のフォームとを表示するためのＨＴＭＬ文書を動的に作成し、承認者のＷＥＢブラウザに返信する。承認者のＷＥＢブラウザはこのＨＴＭＬ文書を表示する。この文書には、承認依頼の対象となっているファクシミリ送信画像と、承認／拒否のフォーム（ボタン）とが表示される。承認者が承認又は拒否のボタンを押すと、そのアクションに対応した値をもつパラメータを含むメッセージがＷＥＢサーバ７０に送信される。ＷＥＢサーバ７０はこのメッセージを受けると制御部６２に対してこのメッセージを渡す。制御部６２は以下のような処理を実行する。

図９は、このとき制御部６２で実行され、承認者からの返答メッセージを受信し、返答メッセージに対応した処理を実行するファクシミリ送信処理プログラムの制御構造をフローチャート形式で表した図である。

図９を参照し、このプログラムは、ＷＥＢサーバ７０を介して承認者からメッセージを受信するステップＳ９０２と、ステップＳ９０２に続き、受信したメッセージがファクシミリ送信を承認するもの（承認メッセージ）か、拒否するもの（拒否メッセージ）かを判定し、判定結果に応じて制御の流れを分岐させるステップＳ９０４と、ステップＳ９０４でこのメッセージが承認メッセージであると判定された場合（ＹＥＳの場合）に実行され、ステップＳ８０４で入力を受けた送信先番号にファクシミリ送信を行なうステップＳ９０６と、ステップＳ９０６に続き、ステップＳ９０６で実行したファクシミリ送信の実行結果（成功又は失敗）をファクシミリ送信の依頼元であるユーザに通知するステップＳ９０８と、ステップＳ９０８に続き、画像記憶部８６に記憶されていたこのファクシミリ送信に関する画像データを削除してプログラムの実行を終了するステップＳ９１０とを含む。

このプログラムはさらに、ステップＳ９０４でメッセージが拒否メッセージであると判定された場合（ＮＯの場合）に実行され、承認依頼が拒否されたことを送信者へ通知して制御をステップＳ９１０に進めるステップＳ９１２とを含む。

―動作―
本実施の形態に係るデータ通信システム２０は、以下のように動作する。

以下の動作に先立ち、データベース管理者は、データベースサーバ３２に、ユーザ管理テーブル１２０、送信先管理テーブル１３０、承認者管理テーブル１４０、及び承認者検索データベース１５０に必要な情報をあらかじめ登録しておく。また、デジタル複合機３０を用いてファクシミリ送信を行なうすべての利用者には、あらかじめユーザＩＤが割当てられる。ユーザ管理テーブル１２０は、全てのユーザＩＤが登録されている。上記した誤送信防止機能を利用するか否かについても予め設定されている。

デジタル複合機３０は、ユーザ管理テーブル１２０を利用して、最初に利用者の認証を行なう。この認証により利用者のユーザＩＤを得ることができる。利用者の認証後、利用者により送信原稿がセットされ、送信先番号を含むファクシミリ送信設定が入力され、スタートキーが押されると、誤送信防止機能を利用する設定かどうか判定する（ステップＳ８０２、Ｓ８０４、Ｓ８０６、Ｓ８０８）。

誤送信防止機能を利用しない設定である場合、デジタル複合機３０は、セットされた原稿を読取り、入力された送信先番号へファクシミリ送信を行ない（ステップＳ８３０、８３２）送信動作を終了する。

誤送信防止機能を利用する設定である場合、デジタル複合機３０は、セットされた原稿を読取り、ファクシミリ送信画像を生成して画像記憶部８６に記憶する（ステップＳ８１０）。デジタル複合機３０は、データベースサーバ３２にアクセスし、送信先管理テーブル１３０から、入力された送信先番号に対応する宛先ＩＤを取得し（ステップＳ８１４）、承認者検索データベース１５０においてユーザＩＤと宛先ＩＤを検索キーに持つレコードを検索する（ステップＳ８１６、Ｓ８１８）。

そのレコードが登録されていない場合、デジタル複合機３０は、利用者に「ＤＢに情報が登録されていないため承認不可」という旨のメッセージを通知し（ステップＳ８２２）、ＤＢ管理者に「承認者検索データベースに登録されていないユーザＩＤと宛先ＩＤとの組合せがある」というメッセージを送信し（ステップＳ８２４）、保存した送信画像データを削除して（ステップＳ８２６）、承認動作を終了する。メッセージを受けたデータベース管理者は、そのメッセージの内容を検討し、後日承認者検索データベースに情報を追加する。

ユーザＩＤと宛先ＩＤとの組合せをキーに持つレコードが承認者検索データベース１５０に登録されている場合、デジタル複合機３０はそのレコードから承認者ＩＤを読出す。デジタル複合機３０はさらに、読出した承認者ＩＤを検索キーとして承認者管理テーブル１４０を検索し、該当するレコードから承認者情報を取得する（ステップＳ８１９）。デジタル複合機３０は、取得した情報をもとに承認者へファクシミリ送信の承認依頼の電子メールを送信する（ステップＳ８２０）。承認依頼の電子メールの本文には、画像記憶部８６に記憶されている、承認対象のファクシミリ送信画像のファイル名と、ＷＥＢサーバ７０のホスト名と、ファクシミリ送信画像を承認者のウェブブラウザに表示するためのＨＴＭＬ文書を動的に作成するプログラムの名称とが記載されたＵＲＬが記載されている。承認依頼を受けた承認者がこのＵＲＬをクリックすると、承認者のコンピュータでウェブブラウザが起動され、デジタル複合機３０のＷＥＢサーバ７０にアクセスする。

デジタル複合機３０のＷＥＢサーバ７０は、このアクセスに対応して、アクセスのＵＲＬに含まれるプログラム名のプログラムに対し、ＵＲＬに含まれているファイル名を渡してＨＴＭＬ文書の作成を依頼する。このプログラムは、通常のウェブアプリケーションと同様の動作で、既定のパスと、ファイル名とに基づいて、ファクシミリ送信画像と承認／拒否を入力するためのフォームとを含むＨＴＭＬ文書を作成し、ＷＥＢサーバ７０を介して承認者のウェブブラウザに返送する。承認者のウェブブラウザがこのＨＴＭＬ文書を表示することで、承認者はファクシミリ送信画像を確認し、承認又は拒否をフォームから入力することができる。この入力がされると、ファクシミリ送信を承認又は拒否することを示す値を持つパラメータを含むメッセージがＷＥＢサーバ７０に送信される。

デジタル複合機３０のＷＥＢサーバ７０は、承認者からこのメッセージを受信するとそのメッセージを制御部６２に渡す。制御部６２は、このメッセージを受取ると（図９のステップＳ９０２）、そのメッセージが承認メッセージか拒否メッセージかを判定する（ステップＳ９０４）。

メッセージが拒否メッセージである場合、制御部６２は、送信者へ「承認者によりファクシミリ送信が拒否された」ことを通知し（ステップＳ９１２）、画像記憶部８６に保存していたファクシミリ送信画像データを削除して（ステップＳ９１０）、プログラムの実行を終了する。

メッセージが承認メッセージであった場合、制御部６２は、入力された送信先番号へファクシミリ送信を実行し（ステップＳ９０６）、送信者に対してファクシミリ送信の実行結果を通知し（ステップＳ９０８）、画像記憶部８６に保存していた送信画像データを削除して（ステップＳ９１０）、プログラムの実行を終了する。

以上のように、本実施の形態に係るデータ通信システム２０では、デジタル複合機３０で入力された情報をもとに、データベースサーバ３２を参照し、登録してあるテーブル及びデータベースから承認者を決定する。承認者を決定するデータベースには、利用者を表すユーザＩＤと送信先番号を表す宛先ＩＤとの組合せにより承認者が登録されており、データベースサーバ３２を用いることで、ファクシミリ送信における利用者及び送信先の組合せに対応した承認者を決定することができる。この承認者を送信者と送信先との組合せに応じてできるだけ分散させることで、特定の承認者に承認依頼が集中することが防止できる。このとき、送信者と送信先との組合せに応じて適切な承認者を選択し承認者検索データベース１５０に登録しておくようにすると、送信者及び送信先の組合せを考慮した形で承認者を決定することができる。その結果、承認者による承認機能を持つファクシミリ装置において、ファクシミリ送信に関する情報を考慮して承認者を決定し、承認者の作業負担を分散させることができるファクシミリ装置を提供することができる。

また、データベースサーバ３２を用いることで、利用者、送信先及び承認者に関する情報を一元管理することができる。情報を一元管理することで、複数の送信装置を使用し多くの送信者が様々な送信先に対して送信を行なう環境において、組織変更などで承認者が変わる場合でも、登録されているテーブルの内容を変更することで、送信装置に変更内容を反映することができる。その結果、設定変更に伴う更新作業を軽減することができる。

データベースサーバ３２に関しても、データベース管理者のみが記憶されているテーブル及びデータベースの変更を行なうこととし、アクセスできる端末もＤＢ管理者用コンピュータ４０に限定している。その結果、一般ユーザによるデータベースサーバの改ざんを防ぐことができ、登録されている情報の信頼性を高めることができる。

また、ファクシミリ送信終了後、及びファクシミリ送信が拒否された場合には、送信ファクシミリ用画像データを破棄し、デジタル複合機３０内には不要な画像データを残さない。その結果、必要のないデータがデジタル複合機３０内に残ることはなく、外部から不正にアクセスされた場合でも、記憶されたデータからの情報の漏洩を最低限にすることができる。

また、上述したようにデジタル複合機３０は、ネットワークを利用したインターネットファクシミリ通信にも対応可能である。インターネットファクシミリ通信を行なう場合は、送信先のファクシミリ番号としてＥ−Ｍａｉｌアドレスが用いられる。

デジタル複合機３０をインターネットファクシミリ通信端末として利用する場合は、以下の点が変更になる。図８で示すプログラムにおいて、ステップＳ８０４では、入力される送信設定において少なくとも送信先のＥ−Ｍａｉｌアドレスを含む。ステップＳ８１４では、ステップＳ８０４で入力された送信先のＥ−Ｍａｉｌアドレスをキーとしてデータベースサーバ３２の送信先管理テーブル１３０を検索し、該当するレコードを読出して宛先ＩＤを取得する。図８のステップＳ８３２及び図９のステップＳ９０６では、入力を受けたＥ−Ｍａｉｌアドレス宛にネットワーク経由で画像データが送信される。

上記の変更を考慮しても、承認者ＩＤの検索及び設定においては宛先ＩＤを用いて行なわれるため影響を及ぼさない。そのため、デジタル複合機３０をインターネットファクシミリ通信端末として用いても良い。

本実施の形態では、デジタル複合機３０において、ＷＥＢサーバを立て、承認依頼の電子メールに承認画面の参照用ＵＲＬを記載して、承認者からの承認を受ける形をとった。しかし本発明はそのような実施の形態には限定されず、承認者が直接ファクシミリ送信用画像を閲覧できるようなネットワークパスを記載しても良い。

さらに、上記した実施の形態では、データベースを集中管理しており、それによってファクシミリ送信の承認処理のための管理が簡略になるという効果がある。しかし本発明はそのような形には限定されない。例えば、これら情報の全部又は一部をデジタル複合機３０のメモリにテーブル形式で記憶させるようにしてもよいし、プログラム中に固定した形で記載するようにしても、承認動作そのものの効果は変わらない。

今回開示された実施の形態は単に例示であって、本発明が上記した実施の形態のみに制限されるわけではない。本発明の範囲は、発明の詳細な説明の記載を参酌した上で、特許請求の範囲の各請求項によって示され、そこに記載された文言と均等の意味および範囲内でのすべての変更を含む。

本実施の形態に係るデジタル複合機３０を含む、データ通信システム２０の全体構成を表す模式図である。本実施の形態に係るデジタル複合機３０の構成を表すブロック図である。操作パネル８０を表す図である。データベースサーバ３２に記憶される、ユーザ管理テーブル１２０を示す図である。データベースサーバ３２に記憶される、送信先管理テーブル１３０を示す図である。データベースサーバ３２に記憶される、承認者管理テーブル１４０を示す図である。データベースサーバ３２に記憶される、承認者検索データベース１５０を示す図である。デジタル複合機３０の制御部６２で実行され、誤送信防止機能を行ない、ファクシミリ送信における承認者を判定し、承認依頼を発行するまでのプログラムの制御構造をフローチャート形式で表わす図である。デジタル複合機３０の制御部６２で実行され、承認者からの返答メッセージを受信し、ファクシミリ送信を終了するまでのプログラムの制御構造をフローチャート形式で表した図である。

符号の説明

３０デジタル複合機
３２データベースサーバ
４０管理者用コンピュータ
６２制御部
６４画像読取部
１１０スタートキー
１２０ユーザ管理テーブル
１３０送信先管理テーブル
１４０承認者管理テーブル
１５０承認者検索データベース

Claims

ファクシミリ送信の承認者を決定するための承認者決定装置であって、
ファクシミリ送信について予め選択された、第１及び第２の属性を含む複数の属性の値の組合せごとに、承認者を記憶するための承認者記憶手段と、
ファクシミリ送信の依頼を受信したことに応答して、当該依頼に係るファクシミリ送信の前記複数の属性の値の組合せを決定し、前記承認者記憶手段から当該組合せに対応する承認者を読出して前記ファクシミリ送信の承認者に決定するための承認者決定手段とを含む、承認者決定装置。
前記第１の属性はファクシミリ送信の依頼者の識別名である、請求項１に記載の承認者決定装置。
前記第２の属性は、送信先の識別名であり、
前記承認者決定手段は、
ファクシミリ送信番号と、送信先の識別名との対応関係を記憶した送信先記憶手段と、
ファクシミリ送信の依頼を受信したことに応答して、送信先のファクシミリ番号に対応する前記送信先の識別名を前記送信先記憶手段から読出すための送信先読出手段と、
前記第１の属性及び前記送信先の識別名の組合せに対応する承認者を前記承認者記憶手段から読出して前記ファクシミリ送信の承認者に決定するための手段とを含む、請求項１又は請求項２に記載の承認者決定装置。
前記第２の属性は送信先のファクシミリ番号である、請求項１又は請求項２に記載の承認者決定装置。
前記承認者記憶手段は、前記第１及び第２の属性の値の組合せを検索キーとして、当該検索キーに対応する承認者を出力するデータベースを含む、請求項１〜請求項４のいずれかに記載の承認者決定装置。
前記承認者記憶手段に前記複数の属性の値の組合せに対応する承認者が登録されていないことに応答して、当該値の組合せに対応する承認者が登録されていないことを前記承認者記憶手段の管理者に対して通知するための通知手段を含む、請求項１に記載の承認者決定装置。
前記ファクシミリ送信の依頼をネットワークから受信するための受信手段と、
前記承認者決定手段により決定された承認者を、前記ファクシミリ送信の依頼の送信元に前記ネットワークを介して送信するための手段とをさらに含む、請求項１〜請求項６のいずれかに記載の承認者決定装置。
ファクシミリ送信の依頼を受けて当該ファクシミリ送信の承認者を決定する、請求項１又は請求項２に記載の承認者決定装置と、
前記承認者決定装置により決定された承認者に対し、前記ファクシミリ送信の承認依頼を発行するための承認依頼手段と、
前記承認依頼手段によって承認依頼が行なわれたファクシミリ送信のうち、前記承認者により承認されたファクシミリ送信を当該ファクシミリ送信の属性にしたがって実行するためのファクシミリ送信実行手段とを含む、ファクシミリ装置。