JP2007096385A - ファクシミリ誤送信防止システム及び方法 - Google Patents
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Abstract
【課題】ファクシミリの送信先情報をデータベースで管理し、送信先情報の正確性を確保し、送信先情報の利用状況を管理するようにして、誤送信を確実に防止することができ、ファクシミリを本来の送信先に正確に送信することができるようにする。
【解決手段】送信先情報を記入するファクシミリ送付票を作成する端末と、送信先情報が記入されたファクシミリ送付票を本文とともに送信するファクシミリ装置と、該ファクシミリ装置から送信されるファクシミリを管理するセンタシステム30とを有するファクシミリ誤送信防止システムであって、前記センタシステム30はファクシミリサーバ31を備え、前記ファクシミリ装置から送信されたファクシミリは、前記ファクシミリサーバ31によって受信され、送信先情報がチェックされた後に、前記ファクシミリサーバ31から送信先に送信される。
【選択図】図1
【解決手段】送信先情報を記入するファクシミリ送付票を作成する端末と、送信先情報が記入されたファクシミリ送付票を本文とともに送信するファクシミリ装置と、該ファクシミリ装置から送信されるファクシミリを管理するセンタシステム30とを有するファクシミリ誤送信防止システムであって、前記センタシステム30はファクシミリサーバ31を備え、前記ファクシミリ装置から送信されたファクシミリは、前記ファクシミリサーバ31によって受信され、送信先情報がチェックされた後に、前記ファクシミリサーバ31から送信先に送信される。
【選択図】図1
Description
本発明は、ファクシミリ誤送信防止システム及び方法に関するものである。
従来、各種の企業、団体等の組織においては、本店と支店との間のように、組織内の部署間において情報を伝達するために、また、取引先、顧客等の部外者へ情報を伝達するために、ファクシミリ(Facsimile)によって送信を行うようになっている(例えば、特許文献1参照。)。これにより、伝票等の各種書類のイメージデータを組織内の他の部署や部外者に迅速に送信することができる。
特開平9−35128号公報
しかしながら、前記従来のファクシミリによる情報の送信においては、オペレータがファクシミリ装置の番号ボタン等を操作することによって、送信先のファクシミリ番号を入力して送信するようになっているので、ファクシミリ番号の入力ミスが不可避的に生じ、情報を本来の送信先と相違する送信先に送信する、いわゆる誤送信が発生してしまう。
また、近年のファクシミリ装置は、送信先のファクシミリ番号をあらかじめ登録しておくと、登録された送信先に割り振られた少ない桁(けた)数の番号を入力するだけで桁数の多いファクシミリ番号の入力を省略することができる、いわゆる短縮ダイヤルの機能を備えるものが多い。この場合、登録する際にファクシミリ番号の入力ミスが生じると、短縮ダイヤルを利用したときに誤送信が発生してしまう。また、登録されたファクシミリ番号の更新を怠っていると、送信先のファクシミリ番号が変更されたときに、変更前のファクシミリ番号に情報が送信されてしまう。すなわち、短縮ダイヤルとして登録した内容の正確性及び最新性を確保することが問題となる。
そして、誤送信の発生を防止するには、オペレータがファクシミリ装置の番号ボタンや短縮ダイヤルを操作して入力したファクシミリ番号を管理者等の他者が確認する、いわゆる複数名でのダイヤル確認を行う必要がある。しかし、従来のシステムでは複数名でのダイヤル確認に対応することができなかった。
本発明は、前記従来の問題点を解決して、ファクシミリの送信先情報をデータベースで管理し、送信先情報の正確性を確保し、送信先情報の利用状況を管理するようにして、誤送信を確実に防止することができ、ファクシミリを本来の送信先に正確に送信することができるファクシミリ誤送信防止システム及び方法を提供することを目的とする。
そのために、本発明のファクシミリ誤送信防止システムにおいては、送信先情報を記入するファクシミリ送付票を作成する端末と、送信先情報が記入されたファクシミリ送付票を本文とともに送信するファクシミリ装置と、該ファクシミリ装置から送信されるファクシミリを管理するセンタシステムとを有するファクシミリ誤送信防止システムであって、前記センタシステムはファクシミリサーバを備え、前記ファクシミリ装置から送信されたファクシミリは、前記ファクシミリサーバによって受信され、送信先情報がチェックされた後に、前記ファクシミリサーバから送信先に送信される。
本発明の他のファクシミリ誤送信防止システムにおいては、さらに、前記センタシステムは送信先情報が登録されたデータベースを備え、前記端末は、前記データベースにアクセスしてファクシミリ送付票を作成する。
本発明の更に他のファクシミリ誤送信防止システムにおいては、さらに、送信先情報が前記データベースに登録された送信先にのみ前記ファクシミリサーバからファクシミリが送信される。
本発明の更に他のファクシミリ誤送信防止システムにおいては、さらに、送信先情報は、正当性が確認された場合にのみ前記データベースに登録される。
本発明の更に他のファクシミリ誤送信防止システムにおいては、さらに、一定期間以上送信実績のない送信先の送信先情報は、疎通が確認された場合にのみ前記データベースへの登録が維持される。
本発明のファクシミリ誤送信防止方法においては、端末が、送信先情報を記入するファクシミリ送付票を作成し、ファクシミリ装置が、送信先情報が記入されたファクシミリ送付票を本文とともに送信し、センタシステムが、前記ファクシミリ装置から送信されるファクシミリを管理するファクシミリ誤送信防止方法であって、前記センタシステムはファクシミリサーバを備え、前記ファクシミリ装置から送信されたファクシミリは、前記ファクシミリサーバによって受信され、送信先情報がチェックされた後に、前記ファクシミリサーバから送信先に送信される。
本発明の他のファクシミリ誤送信防止方法においては、さらに、前記センタシステムは送信先情報が登録されたデータベースを備え、前記端末は、前記データベースにアクセスしてファクシミリ送付票を作成する。
本発明の更に他のファクシミリ誤送信防止方法においては、さらに、送信先情報が前記データベースに登録された送信先にのみ前記ファクシミリサーバからファクシミリが送信される。
本発明の更に他のファクシミリ誤送信防止方法においては、さらに、送信先情報は、正当性が確認された場合にのみ前記データベースに登録される。
本発明の更に他のファクシミリ誤送信防止方法においては、さらに、一定期間以上送信実績のない送信先の送信先情報は、疎通が確認された場合にのみ前記データベースへの登録が維持される。
本発明によれば、ファクシミリ誤送信防止システムにおいては、ファクシミリの送信先情報をデータベースで管理し、送信先情報の正確性を確保し、送信先情報の利用状況を管理するようになっている。そのため、誤送信を確実に防止することができ、ファクシミリを本来の送信先に正確に送信することができる。
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら詳細に説明する。
図1は本発明の第1の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの構成を示す図である。
図において、10は企業、団体等の組織における各部署に配設された部署内システムとしての営業店システム、20は前記組織の相手先の事務所等に配設された相手先システムとしての顧客システム、及び、30は前記組織の管理センタに配設されたセンタシステムである。ここで、前記組織は、例えば、製造業、販売業、金融業、サービス業等に属する企業、学校、地方公共団体等の団体のような組織であり、いかなる種類の組織であってもよいが、ここでは銀行、信用金庫、郵便局等の金融機関であるものとして説明する。そして、前記部署は、金融機関の支店等の営業店であるものとする。また、前記管理センタは、金融機関の本店、本社等に配設され、金融機関から送信されるファクシミリの送信先情報を管理する。そして、前記相手先は、例えば、物品等を購入する仕入れ業者、業務を委託する委託先等のように、前記組織外の者、すなわち、部外者であればいかなる種類の者であってもよいが、ここでは金融機関の顧客であるとする。なお、該顧客は、企業、団体等であってもよいし、個人であってもよい。
そして、前記営業店システム10は、部内プリンタ11、端末としての部内端末12及びファクシミリ装置としての部内ファクシミリ装置13を備える。前記部内端末12は、CPU、MPU等の演算装置、磁気ディスク、半導体メモリ等の記憶装置、キーボード、マウス、タッチパネル等の入力装置、CRT、液晶ディスプレイ等の表示装置、通信インターフェイス等を備えるパーソナルコンピュータ等のコンピュータであり、営業店のオペレータ等が使用する。そして、前記部内端末12は、営業店内のネットワークとしての部内LAN(Local Area Network)16に接続されている。
また、前記部内プリンタ11は、例えば、電子写真方式印刷装置、インパクト・ドット方式印刷装置、インクジェット方式印刷装置、熱転写方式印刷装置等であるが、いかなる種類の印刷装置であってもよく、前記部内端末12に接続されている。なお、前記部内プリンタ11は、カラープリンタであってもよいし、モノクロプリンタであってもよい。さらに、前記部内LAN16は、ルータ14を介して、データ通信ネットワーク22に接続されている。該データ通信ネットワーク22は、無線又は有線の専用通信回線網又は公衆通信回線網、インターネット、イントラネット、WAN(Wide Area Network)等であるが、いかなるものであってもよい。
さらに、前記部内ファクシミリ装置13は、いかなる種類のものであってもよく、例えば、通常の電話機と兼用である家庭用の装置であってもよいし、コピー機やプリンタと一体となった複合機であってもよい。そして、前記部内ファクシミリ装置13は、VoIP(Voice over Internet Protocol)ゲートウェイ(Gate Way)15を介して、データ通信ネットワーク22及び電話回線網23に接続されている。該電話回線網23は、専用電話回線網又は公衆電話回線網であり、音声通話用の回線網である。
また、前記顧客システム20は、部外ファクシミリ装置21を有する。該部外ファクシミリ装置21は、いかなる種類のものであってもよく、例えば、通常の電話機と兼用である家庭用の装置であってもよいし、コピー機やプリンタと一体となった複合機であってもよい。なお、前記部外ファクシミリ装置21は電話回線網23に接続されている。
そして、前記センタシステム30は、ファクシミリサーバ31、ウェブサーバ32、イメージサーバ33、センタ端末34及びセンタプリンタ35を有する。なお、前記ファクシミリサーバ31、ウェブサーバ32、イメージサーバ33、センタ端末34及びセンタプリンタ35は、センタLAN38に接続され、相互に通信可能となっている。また、該センタLAN38にはルータ36及びVoIPゲートウェイ37が接続され、前記センタLAN38はデータ通信ネットワーク22及び電話回線網23に接続されている。
前記ファクシミリサーバ31は、CPU、MPU等の演算装置、磁気ディスク、半導体メモリ等の記憶装置を有し、ファクシミリ送受信処理機能を備え、前記部内ファクシミリ装置13及び部外ファクシミリ装置21との間でファクシミリの送受信を行う。また、前記ウェブサーバ32は、CPU、MPU等の演算装置、磁気ディスク、半導体メモリ等の記憶装置を有し、データ送受信処理機能を備え、前記部内端末12との間でデータの送受信を行う。さらに、前記イメージサーバ33は、CPU、MPU等の演算装置、磁気ディスク、半導体メモリ等の記憶装置を有し、イメージデータ、ファクシミリの送信先情報等の各種データを管理する。この場合、前記イメージサーバ33内には、イメージデータ、ファクシミリの送信先情報等の各種データを格納するデータベースが構築されている。なお、前記送信先情報には、送信先、すなわち、相手先の名称(相手先が個人である場合は個人名、相手先が組織である場合は組織の名称及び担当者の名称)、ファクシミリ番号等が含まれる。
また、前記センタ端末34は、CPU、MPU等の演算装置、磁気ディスク、半導体メモリ等の記憶装置、キーボード、マウス、タッチパネル等の入力装置、CRT、液晶ディスプレイ等の表示装置、通信インターフェイス等を備えるパーソナルコンピュータ等のコンピュータであり、管理センタのオペレータ等が使用する。さらに、前記センタプリンタ35は、例えば、電子写真方式印刷装置、インパクト・ドット方式印刷装置、インクジェット方式印刷装置、熱転写方式印刷装置等であるが、いかなる種類の印刷装置であってもよい。
次に、前記構成のファクシミリ誤送信防止システムの動作について説明する。まず、ファクシミリを送信する際の動作について説明する。
図2は本発明の第1の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの処理概要を示す図、図3は本発明の第1の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムのシステムフローを示す図、図4は本発明の第1の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムのファクシミリ送付票のイメージを示す図、図5は本発明の第1の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムのファクシミリ送付チェックの内容を示す図である。
まず、営業店のオペレータ等であってファクシミリを送信しようとする者、すなわち、送信者は、部内端末12を操作して、ファクシミリ送付票を作成する。この場合、部内端末12を経由してセンタシステム30のイメージサーバ33のデータベースにアクセスし、登録されているファクシミリの送信先の中から、所望の送信先を選択する。前記データベースには顧客情報が格納され、顧客の名称やファクシミリ番号は顧客情報内に含まれている。なお、登録されている送信先は、部内端末12の表示装置に、五十音順等の順序でリスト表示されるようになっていることが望ましい。これにより、常に更新されている最新の、かつ、正確な送信先情報を利用することができる。
そして、送信先が選択されると、図4に示されるようなファクシミリ送付票が、ファクシミリ誤送信防止システムによって自動的に作成され、部内端末12に接続された部内プリンタ11によって印刷される。また、ファクシミリ送付票を作成すると、通番が採番され、該通番によってファクシミリの送信先が管理される。図4に示されるように、作成されたファクシミリ送付票には、通番(図示される例において、0630−0001)は印刷されるが、宛(あて)先は印刷されないようになっている。
続いて、送信者は、印刷されたファクシミリ送付票に送信先、すなわち、宛先を記入し、送信者欄に押印する。そして、送信者は、営業店の上長にファクシミリ送付票を渡して承認を依頼する。なお、ファクシミリ送付票には本文が貼(てん)付される。すると、上長は、役席チェックを行い、送信内容をチェックし、検印及び承認欄に押印した後、送信者に返却する。
続いて、送信者は、部内ファクシミリ装置13を操作して、ファクシミリを送信する。本実施の形態においては、部内ファクシミリ装置13から送信されるすべてのファクシミリは、VoIPゲートウェイ15を介して、センタシステム30のファクシミリサーバ31に宛てて送られるようになっている。すなわち、送信先が当該金融機関内であっても、顧客であっても、部内ファクシミリ装置13から送信されるファクシミリは、VoIPゲートウェイ15の機能により、一旦(たん)、ファクシミリサーバ31に送信される。これにより、送信者のファクシミリ番号の入力ミスや、送信先の選択ミスが発生しても、誤った送信先にファクシミリが送信されてしまうことを確実に防止することができる。
そして、部内ファクシミリ装置13からファクシミリサーバ31にデータの転送が行われる。なお、ファクシミリサーバ31が部内ファクシミリ装置13から受信したデータは、イメージデータも含め、送信情報としてイメージサーバ33のデータベースに格納されて管理される。
続いて、管理センタのオペレータは、センタ端末34を操作して、部内ファクシミリ装置13から転送されたデータのファクシミリ番号を確認する。ここで、送信先が当該金融機関内である場合には、オペレータの確認が行われたデータは、ファクシミリサーバ31から送信先へ送信される。
また、送信先が当該金融機関外である場合、すなわち、外線発信である場合には、オペレータの確認が行われたデータは、前記オペレータ以外の者、例えば、上長が操作するセンタ端末34に送信される。そして、上長は、第3者チェックを行う。該第3者チェックでは、通番の確認及び必要に応じたその修正、通番と対応付けて登録されている送信先の名称及びファクシミリ番号と送信者が記入した送信先との同一性の確認、ファクシミリ送付票にされた押印の確認等が行われる。
この場合、上長が操作するセンタ端末34の表示装置には、まず、図5に示されるような選択画面41−1が表示される。該選択画面41−1には、送信情報としてイメージサーバ33のデータベースに格納されているデータの一覧が表示されている。そして、その中から第3者チェックの対象となるデータを選択すると、センタ端末34の表示装置に選択画面41−2が表示される。該選択画面41−2には、ファクシミリ送付票のイメージデータ、該イメージデータのOCR(Optical Character Reader)読取を行って取得された通番とイメージサーバ33のデータベースに登録されている通番との比較欄、イメージデータのOCR読取を行って取得された送信先の名称及びファクシミリ番号とイメージサーバ33のデータベースに登録されている送信先の名称及びファクシミリ番号との比較欄、承認ボタン、保留ボタン、否認ボタン等が表示されている。
そして、第3者チェックの結果が良好であれば、上長はセンタ端末34を操作し、承認ボタンを押して承認を実行する。すると、承認が実行されたデータは、ファクシミリサーバ31から送信先へ送信され、ファクシミリサーバ31が送信先のファクシミリ番号にダイヤルすることによって、部外ファクシミリ装置21に送信される。この場合、ファクシミリ送付票とそれに貼付された本文とが部外ファクシミリ装置21に送信される。
また、第3者チェックの結果が良好でないと、上長はセンタ端末34を操作し、否認ボタンを押して否認を実行する。すると、否認が実行されたデータは、送信者に返信される。また、ファクシミリサーバ31から送信先へ送信された場合も、送信結果が送信者に返信される。これにより、送信者は、ファクシミリ送付票と送信結果が記載された送信結果票とを照合することができる。
次に、処理概要におけるステップについて説明する。
ステップS1 ファクシミリの送信先を選択し、ファクシミリ送付票を作成する。
ステップS2 ファクシミリ送付票に宛先を記入する。
ステップS3 ファクシミリの送信内容をチェックし、承認欄に押印する。
ステップS4 ファクシミリサーバ31に送信する。
ステップS5 部内ファクシミリ装置13からファクシミリサーバ31にデータの転送が行われる。
ステップS6 管理センタのオペレータは、センタ端末34を操作して、ファクシミリ番号を確認する。
ステップS7 管理センタの上長は、センタ端末34を操作して、第3者チェックを行う。
ステップS8 承認ボタン又は否認ボタンを押下して、承認又は否認を実行する。
ステップS9 確認又は承認されたデータは、ファクシミリサーバ31が送信先のファクシミリ番号にダイヤルし、部外ファクシミリ装置21に送信する。
ステップS10 ファクシミリサーバ31から部内ファクシミリ装置13に送信結果を返信する。
ステップS1 ファクシミリの送信先を選択し、ファクシミリ送付票を作成する。
ステップS2 ファクシミリ送付票に宛先を記入する。
ステップS3 ファクシミリの送信内容をチェックし、承認欄に押印する。
ステップS4 ファクシミリサーバ31に送信する。
ステップS5 部内ファクシミリ装置13からファクシミリサーバ31にデータの転送が行われる。
ステップS6 管理センタのオペレータは、センタ端末34を操作して、ファクシミリ番号を確認する。
ステップS7 管理センタの上長は、センタ端末34を操作して、第3者チェックを行う。
ステップS8 承認ボタン又は否認ボタンを押下して、承認又は否認を実行する。
ステップS9 確認又は承認されたデータは、ファクシミリサーバ31が送信先のファクシミリ番号にダイヤルし、部外ファクシミリ装置21に送信する。
ステップS10 ファクシミリサーバ31から部内ファクシミリ装置13に送信結果を返信する。
次に、送信先情報を登録するための動作について説明する。
図6は本発明の第1の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの送信先情報を登録する動作を示す図である。
まず、営業店のオペレータは、部内端末12を操作して、顧客情報を新規登録する。これにより、新しい顧客情報がセンタシステム30のイメージサーバ33のデータベースに格納されて登録される。前記顧客情報には、顧客の名称、電話番号、ファクシミリ番号等の送信先情報が含まれる。なお、顧客情報の修正の場合も新規登録と同様の動作が行われるので、ここでは顧客情報の修正については説明を省略する。また、管理センタのオペレータが顧客情報を新規登録及び修正を行う場合も営業店のオペレータが行う場合と同様の動作が行われるので、ここでは管理センタのオペレータが顧客情報を新規登録及び修正を行う場合については説明を省略する。
続いて、ファクシミリサーバ31は、新規登録された顧客情報に含まれるファクシミリ番号に基づき、新しい顧客の部外ファクシミリ装置21に、図6に示されるような挨拶(あいさつ)ファクシミリ42を送信する。該挨拶ファクシミリ42の本文には、ファクシミリ番号を登録した旨を報知するメッセージとともに、認証コードが記載されている。該認証コードは、ファクシミリ誤送信防止システムによってランダムに採番されたコードであり、挨拶ファクシミリ42が送信されたことを確認するために使用される。
続いて、営業店のオペレータは認証コードの確認を行う。この場合、前記オペレータは、顧客情報が新規登録された顧客に電話をかけ、挨拶ファクシミリ42を送信した旨を告げ、前記挨拶ファクシミリ42の受信の確認を依頼する。そして、受信した挨拶ファクシミリ42に記載されている認証コードを確認する。
続いて、営業店のオペレータは本登録を行う。この場合、前記オペレータは、顧客に電話をかけて確認した認証コードを部内端末12を操作して入力し、入力された認証コードが前記挨拶ファクシミリ42のためにファクシミリ誤送信防止システムによって採番された認証コードと照合し、一致するか否かを判断する。そして、一致する場合には、新規登録された顧客情報の本登録のための操作を行う。すると、前記顧客情報がイメージサーバ33のデータベースに本登録され、顧客番号が付与される。なお、入力された認証コードが挨拶ファクシミリ42のためにファクシミリ誤送信防止システムによって採番された認証コードと一致しない場合には、顧客情報の本登録は行われない。これにより、送信先情報は、正当性が確認された場合にのみデータベースに登録されることになる。
次に、送信先情報を登録する動作のステップについて説明する。
ステップS11 営業店のオペレータは、部内端末12を操作して、顧客情報を新規登録する。
ステップS12 ファクシミリサーバ31は、新しい顧客に挨拶ファクシミリ42を送信する。
ステップS13 営業店のオペレータは、電話にて認証コードの確認を行う。
ステップS14 営業店のオペレータは、部内端末12を操作して、顧客情報の本登録を行う。
ステップS11 営業店のオペレータは、部内端末12を操作して、顧客情報を新規登録する。
ステップS12 ファクシミリサーバ31は、新しい顧客に挨拶ファクシミリ42を送信する。
ステップS13 営業店のオペレータは、電話にて認証コードの確認を行う。
ステップS14 営業店のオペレータは、部内端末12を操作して、顧客情報の本登録を行う。
次に、送信先情報をチェックするための動作について説明する。
図7は本発明の第1の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの送信先情報をチェックする動作を示す図である。
まず、ファクシミリ誤送信防止システムは、あらかじめ設定された一定期間、例えば、6ヶ月に亘(わた)って送信実績のない顧客、すなわち、送信先を抽出する。なお、センタシステム30のイメージサーバ33のデータベースには、各送信先毎の通信履歴が格納されている。
続いて、ファクシミリサーバ31は、抽出された送信先のデータに基づいて、図7に示されるようなメンテナンスファクシミリ43を作成する。そして、ファクシミリサーバ31は、抽出された送信先の部外ファクシミリ装置21にメンテナンスファクシミリ43を送信する。これにより、抽出された送信先のファクシミリ番号に変更があるか否かを判断することができる。
そして、ファクシミリサーバ31は、メンテナンスファクシミリ43の送信結果をイメージサーバ33に返信する。管理センタのオペレータは、センタ端末34を操作して、メンテナンスファクシミリ43の送信結果を確認することができる。この場合、センタ端末34の表示装置には、図7に示されるような送信結果確認画面44が表示される。
メンテナンスファクシミリ43の送信結果が送信不能である場合には、抽出された送信先のファクシミリ番号に変更があったと判断されるので、抽出された送信先のデータは使用不可とされ、以降データの修正が行われるまで使用されないように管理される。これにより、一定期間以上送信実績のない送信先の送信先情報は、疎通が確認された場合にのみデータベースへの登録が維持されることになる。
次に、送信先情報をチェックする動作のステップについて説明する。
ステップS21 ファクシミリ誤送信防止システムは、一定期間に亘り送信実績のない顧客を抽出する。
ステップS22 ファクシミリサーバ31は、メンテナンスファクシミリ43を作成する。
ステップS23 ファクシミリサーバ31は、メンテナンスファクシミリ43を抽出された送信先の部外ファクシミリ装置21に送信する。
ステップS24 ファクシミリサーバ31は、メンテナンスファクシミリ43の送信結果をイメージサーバ33に返信する。
ステップS25 メンテナンスファクシミリ43の送信結果が送信不能である場合には、抽出された送信先のデータは使用不可とされる。
ステップS21 ファクシミリ誤送信防止システムは、一定期間に亘り送信実績のない顧客を抽出する。
ステップS22 ファクシミリサーバ31は、メンテナンスファクシミリ43を作成する。
ステップS23 ファクシミリサーバ31は、メンテナンスファクシミリ43を抽出された送信先の部外ファクシミリ装置21に送信する。
ステップS24 ファクシミリサーバ31は、メンテナンスファクシミリ43の送信結果をイメージサーバ33に返信する。
ステップS25 メンテナンスファクシミリ43の送信結果が送信不能である場合には、抽出された送信先のデータは使用不可とされる。
このように、本実施の形態において、ファクシミリ誤送信防止システムは、ファクシミリの送信先情報をデータベースで管理し、前記送信先情報の正確性を確保し、前記送信先情報の利用状況を管理するようになっている。そして、ファクシミリを送信する際には送信先をチェックする。
そのため、常に最新の送信先情報に基づいてファクシミリを送信することができる。そして、ファクシミリの誤送信や情報の漏洩(えい)を防止することができる。
また、送信先情報を登録する際に、ファクシミリ誤送信防止システムで採番された認証コードを使用して確認を行うので、登録される送信先情報の正当性を確保することができる。さらに、登録された送信先については、送信実績を管理し、一定期間以上送信実績のない場合にはファクシミリを送信して疎通の確認を行うので、最新の送信先情報の管理が可能となる。
次に、本発明の第2の実施の形態について説明する。なお、第1の実施の形態と同じ構造を有するものについては、同じ符号を付与することによってその説明を省略する。また、前記第1の実施の形態と同じ動作及び同じ効果についても、その説明を省略する。
図8は本発明の第2の実施の形態におけるファクシミリ誤送信防止システムの構成を示す図である。
本実施の形態において、営業店システム10は、部内端末12に接続されたスキャナ装置18を有する。該スキャナ装置18は、CCD(Charge Coupled Device:電荷結合素子)装置等の撮影手段を備え、印刷用紙等の媒体のイメージデータを取得することができる。
例えば、営業店Aから営業店Bにファクシミリを送信する場合、ファクシミリ送付票及び本文のイメージデータをスキャナ装置18によって取得し、部内端末12からファクシミリサーバ31にデータを転送する。そして、管理センタのオペレータは、センタ端末34を操作して、部内端末12から転送されたデータを確認し、オペレータの確認が行われたデータは、ファクシミリサーバ31からファクシミリの送信先である営業店Bの部内端末12へ送信される。該部内端末12は、ファクシミリサーバ31から受信したデータを部内プリンタ11から出力する。これにより、ファクシミリ送付票及び本文は、営業店Bの部内プリンタ11によって印刷される。
このように、本実施の形態においては、部内ファクシミリ装置13を使用することなく、ファクシミリの送受信を行うことができる。なお、その他の点の構成及び動作については、前記第1の実施の形態と同様であるので、説明を省略する。
また、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づいて種々変形させることが可能であり、それらを本発明の範囲から排除するものではない。
12 部内端末
13 部内ファクシミリ装置
30 センタシステム
31 ファクシミリサーバ
13 部内ファクシミリ装置
30 センタシステム
31 ファクシミリサーバ
Claims (10)
- (a)送信先情報を記入するファクシミリ送付票を作成する端末と、
(b)送信先情報が記入されたファクシミリ送付票を本文とともに送信するファクシミリ装置と、
(c)該ファクシミリ装置から送信されるファクシミリを管理するセンタシステムとを有するファクシミリ誤送信防止システムであって、
(d)前記センタシステムはファクシミリサーバを備え、
(e)前記ファクシミリ装置から送信されたファクシミリは、前記ファクシミリサーバによって受信され、送信先情報がチェックされた後に、前記ファクシミリサーバから送信先に送信されることを特徴とするファクシミリ誤送信防止システム。 - (a)前記センタシステムは送信先情報が登録されたデータベースを備え、
(b)前記端末は、前記データベースにアクセスしてファクシミリ送付票を作成する請求項1に記載のファクシミリ誤送信防止システム。 - 送信先情報が前記データベースに登録された送信先にのみ前記ファクシミリサーバからファクシミリが送信される請求項2に記載のファクシミリ誤送信防止システム。
- 送信先情報は、正当性が確認された場合にのみ前記データベースに登録される請求項2に記載のファクシミリ誤送信防止システム。
- 一定期間以上送信実績のない送信先の送信先情報は、疎通が確認された場合にのみ前記データベースへの登録が維持される請求項2に記載のファクシミリ誤送信防止システム。
- (a)端末が、送信先情報を記入するファクシミリ送付票を作成し、
(b)ファクシミリ装置が、送信先情報が記入されたファクシミリ送付票を本文とともに送信し、
(c)センタシステムが、前記ファクシミリ装置から送信されるファクシミリを管理するファクシミリ誤送信防止方法であって、
(d)前記センタシステムはファクシミリサーバを備え、
(e)前記ファクシミリ装置から送信されたファクシミリは、前記ファクシミリサーバによって受信され、送信先情報がチェックされた後に、前記ファクシミリサーバから送信先に送信されることを特徴とするファクシミリ誤送信防止方法。 - (a)前記センタシステムは送信先情報が登録されたデータベースを備え、
(b)前記端末は、前記データベースにアクセスしてファクシミリ送付票を作成する請求項6に記載のファクシミリ誤送信防止方法。 - 送信先情報が前記データベースに登録された送信先にのみ前記ファクシミリサーバからファクシミリが送信される請求項7に記載のファクシミリ誤送信防止方法。
- 送信先情報は、正当性が確認された場合にのみ前記データベースに登録される請求項7に記載のファクシミリ誤送信防止方法。
- 一定期間以上送信実績のない送信先の送信先情報は、疎通が確認された場合にのみ前記データベースへの登録が維持される請求項7に記載のファクシミリ誤送信防止方法。
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---|---|---|---|
JP2005279081A JP2007096385A (ja) | 2005-09-27 | 2005-09-27 | ファクシミリ誤送信防止システム及び方法 |
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Cited By (4)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2010114489A (ja) * | 2008-11-04 | 2010-05-20 | Sharp Corp | 承認者決定装置及び当該承認者決定装置を有するファクシミリ装置 |
JP2011211600A (ja) * | 2010-03-30 | 2011-10-20 | Ntt Software Corp | ファックス送信システム、及びファックス送信制御装置 |
US8345290B2 (en) | 2008-10-30 | 2013-01-01 | Sharp Kabushiki Kaisha | Apparatus for determining facsimile transmission authorizer and facsimile machine having the apparatus |
JP7397298B2 (ja) | 2019-11-26 | 2023-12-13 | フリュー株式会社 | サーバ装置、制御方法及びプログラム |
-
2005
- 2005-09-27 JP JP2005279081A patent/JP2007096385A/ja active Pending
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