JP2003036338A - 作業遅延を防止するワークフローの支援プログラム、支援方法、および支援サーバ - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 複数人が互いの情報を交換しつつ共同作業を
進める業務について、各々の成果物や情報を電子化し、
各作業や順序に関するルールを定義して業務の管理を行
うワークフローシステムにおいて、メールアラーム機能
を作業状況に応じて切り換え、作業が遅延することを防
止する支援のシステムを提供する。 【解決手段】 複数人が共同で作業を行うワークフロー
を支援するサーバにおいて、業務のプロセスが生成さ
れ、アクティビティが発生した時に、アクティビティの
担当者に送るメールの通知内容・通知回数を、アクティ
ビティ担当者の過去の作業状況に応じて切り換えること
により、作業の遅延を防止することを特徴とするワーク
フローの支援サーバに関する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、複数の担当者で共
同作業によって、目的とする業務を遂行させるワークフ
ローシステムにおいて、各作業者が割り当てられた作業
を遅滞なく完了させるための遅延防止支援プログラム、
支援方法、および支援サーバに関する。

【０００２】

【従来の技術】コンピュータの進展とともに、ネットワ
ークのもとで複数のグループや部門間で共有の情報を持
ち、一つの目的とする業務を複数の担当者の共同作業に
よって遂行するシステムとしてワークフローシステムが
普及してきている。オフィス、工場等の業務プロセスに
おいて、従来、各作業担当者がワープロソフトや表計算
ソフト等のアプリケーションプログラムを使って帳票や
集計を行い、その作業の成果物である情報を出力した紙
やフロッピー（登録商標）で、あるいは電子メールで、
個々に扱っていたが、それを組織的に行うようにしたの
がワークフローである。ワークフローは、代表的に、物
品購入、旅費精算、就業勤怠、稟議決裁等業務のプロセ
スに適用される。稟議書や伝票等の書類は、起案者から
リーダ、課長、部長というように同一部門から、さらに
は、経理部門、購買部門等複数の部門にまたがり、必要
に応じた設定ルートで回覧され、電子的に承認・決済が
なされる。

【０００３】以下、物品購入や稟議処理という業務のプ
ロセスのワークフローについて、図８を用いて説明する
と、このプロセスにおける作業には、起案１０１、送付
１０２、承認１０３、事務処理１０４、および保管１０
５がある。これら上記の起案、承認等のワークフローの
各作業は、ＷｆＭＣ（ワークフロー・マネージメント・
コアリション：ワークフロー管理連盟）で提案されてい
るワークフローの用語で、アクティビティと表現され
る。プロセスはいくつかのアクティビティの集合であ
る。

【０００４】起案１０１では、起案者によるクライアン
ト端末からの入力に対する、入力項目のチェック、自動
採番等を行い、送付１０２では、起案された内容をメー
ルによって通知し、承認１０３では、選定された承認者
による承認・却下、及び代理証人、承認期限の設定等を
行い、事務処理１０４では、作業の集計、回覧・滞留状
況等を確認し、そして保管１０５では、決済済みとなっ
た申請書類を保管するといった各作業が存在する。こう
したワークフローの適用により、伝票入力等での入力の
手間や記入ミスを削減でき、作業の手順が標準化され、
誰もが適正な申請処理を行うことが出来る。さらには、
業務プロセスの流れをモニタリングすることで、全体の
処理の中で、どこに滞留箇所があるか等の把握ができ、
業務プロセスの見直しや改善が図れる等の大きなメリッ
トがでてくる。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、ワーク
フローは、複数の担当者による共同作業であるが故に、
構成員の能力や意識のバラツキもあって、指示された作
業期限に対し、遅延を生じ易く、多人数になるほどその
傾向が強くなる問題点をかかえている。従来は、各作業
間の開始時にのみ、メールで作業の通知を行うだけであ
った。これでは、忙しい構成員にとっては印象が薄く、
とくに、遅延気味な構成員にあっては常習的になりがち
である。

【０００６】本発明では、こうした複数の担当者による
共同作業での遅延をなくし、円滑な業務の遂行ができる
ワークフローシステムを提供する。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記してきたワークフロ
ーにおける作業遅延の問題を解決するため、ワークフロ
ーのメール通知機能によって、作業を頻繁に遅延する担
当者、遅延しない担当者に応じて、メールによる通知内
容、通知回数を切り替えるシステムとする。この発明
は、複数人の共同作業によって業務を遂行するワークフ
ローの支援を実行させるためのワークフローの支援プロ
グラム、支援方法、および支援サーバであって、各作業
の担当者毎に、指示した作業時間に対する遅延時間をユ
ーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録段階と、
遅延時間に対応付けられてメールの通知内容と通知回数
の情報が設定された設定テーブルのもとに、前記ユーザ
情報データベースから取得した各作業の担当者の前記遅
延時間から、通知内容と通知回数を決定する通知内容決
定段階と、前記決定された通知内容と通知回数で前記各
作業の担当者にメールを送信する通知メール送信段階と
をコンピュータに実行させるためのワークフローの支援
プログラムであり、その支援方法であり、且つそれらプ
ログラム、方法を有したワークフローの支援サーバであ
る。

【０００８】本発明によれば、ワークフローで共通の業
務のプロセスを複数人に渡って作業する場合に、遅延情
報登録段階において、業務のプロセス開始時に、各担当
者の作業の作業時間を設定しておき、作業担当者が設定
された作業期限を超えた場合に、遅延時間を数値化し度
合いとしてユーザ情報データベースに登録する。前記ユ
ーザ情報データベースからの遅延情報である各担当者の
遅延時間を取得し、該遅延時間と対応付けた通知内容と
通知回数を有する通知内容管理テーブルを参照すること
によって、各担当者宛のメールの通知内容と通知回数を
確定し、該担当者に過去の遅延履歴にしたがい、所定の
通知内容を所定の回数分、メール送信を行わせるシステ
ムを実現する。本発明によって、過去に遅延しがちな作
業担当者に、設定した期限に対し、期限の来る前に何度
も警告通知を発することによって、納期厳守を励行させ
る効果が生じる。

【０００９】すなわち、ワークフローシステムのアラー
ム機能であるメール通知を利用し、作業担当者の過去の
作業状況により、メールの通知内容と通知回数を切り替
え、各担当者に応じた支援を実現することで、作業遅延
を防止する。頻繁に作業を遅延する担当者に対しては、
作業発生後、作業が完了するまで複数回に渡り、作業を
促す内容のメールで通知を行い、遅延のない担当者に対
しては、ワークフローの作業が発生した時点で一度だけ
通知を行うといった支援を実現する。

【００１０】またこの発明は、前記遅延時間は時間単位
で数値化した度合いで前記ユーザ情報データベースに登
録され、前記設定テーブルは前記度合いの数値範囲とメ
ールの通知内容および通知回数の情報が設定されている
ことを特徴とする第一の発明に述べたワークフローの支
援プログラムである。

【００１１】本発明によれば、遅延時間の程度にしたが
って警告メールの通知内容、通知回数が設定された設定
テーブルを持ち、各作業の担当者の遅延時間との照合で
警告メールのレベルが決定され、担当者毎の遅延に対す
る認識を促すことができる。また、各担当者で作業の遅
延に変化のあった場合には、ユーザ情報データベースに
登録されている担当者毎の該遅延時間は更新される。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、図面にもとずいて本発明の
実施形態を説明する。図１に本発明の基本構成例を示
す。本発明は、ワークフロー支援サーバ１、クライアン
ト端末７ａ，７ｂ，・・・，７ｎ、および記憶装置に格
納されたユーザ情報データベース４、通知情報設定テー
ブル５、通知内容フォルダ６とで構成され、それらは通
信回線８で接続されている。ワークフロー支援サーバ１
は、主にプロセス定義２１、プロセス生成２２、ワーク
フロー実行２３からなるワークフロー処理部２と、遅延
履歴登録手段３１、通知内容決定手段３２、通知メール
送信手段３３からなり、アクティビティ（作業）担当者
の遅延情報の格納からメール通知までの処理を行う通知
処理部３とから構成される。

【００１３】ワークフロー処理部２では、プロセス定義
２１において、プロセス内の各アクティビティの作業内
容、開始と終了の条件、担当者、関連するアプリケーシ
ョンプログラムとデータ等を定義し、さらに、アクティ
ビティ間の順序関係も定義する。例えば、伝票の決裁ル
ート等は組織構造や人員構成に依存することが多く、組
織・役割をデータ化しておく。プロセス生成２２におい
て、物品購入、稟議処理、生産管理、給与支払処理等い
くつか登録されたプロセスの中から一つを選択し、ワー
クフロー実行２３において、前記プロセス定義２１にも
とずいたワークフローが実行される。そして、プロセス
内の各アクティビティが前記プロセス定義２１のルール
に則って処理される。

【００１４】図２は、各アクティビティ担当者の指定作
業時間に対する遅延情報の管理表を示す。ユーザＩＤ、
ユーザ名、メールアドレス、および遅延情報が対で登録
される。ユーザ情報の一要素としてデータベース上で管
理する。遅延情報は、アクティビティに設定された作業
期限と実際の作業終了時間との差を時間の単位（Ｈ）で
数値化して表される。つまり、作業期限と作業完了時間
との差が３０分の場合、遅延情報は遅延時間０．５と表
す。作業に遅延した場合は、遅延時間に応じて、データ
ベース上の遅延情報（時間）を増加させる。遅延が変動
した場合は、変動期間に応じて遅延情報を変更する。変
動期間や遅延情報の増減値は、外部から変更可能とす
る。

【００１５】図３はワークフロー支援サーバ１における
各アクティビティ担当者の遅延情報の格納処理の構成を
示す。ユーザａからアクティビティの作業期限を設定し
てプロセスが生成し、作業期限が設定されたアクティビ
ティが起動し、アクティビティ担当者の作業が発生す
る。起案の作業となるアクティビティ１を受けて、次の
アクティビティ２では、担当者であるユーザｂが作業時
間を超えて作業を完了した場合、作業期限（時間）と作
業完了時間との差をユーザｂの遅延情報として、遅延情
報データベース５に登録する。例えば、物品購入のプロ
セスを考えれば、アクティビティ１は、ユーザａが起案
者となる伝票の発行であり、アクティビティ２は、承認
の作業で、アクティビティ担当者は、上司にあたる課長
または部長に相当する。さらに、アクティビティ３は、
経理部の事務処理に相当する。遅延情報の登録では、作
業時間が２００１年２月８日１１時３０分と設定された
アクティビティ２に対して、ユーザＢが２００１年２月
８日１２時００分に作業を完了し、遅延情報（時間）と
して０．５をユーザ情報データベースに書き込んだ場合
の処理例を示している。

【００１６】図４は、遅延時間（時間）に対するメール
の通知内容と通知回数を格納した通知情報設定テーブル
の例を示す。遅延情報（時間）、通知内容（ファイル
名）、および通知回数が対で管理される。遅延時間をＨ
とすると、遅延の度合いに応じて、例えば、以下のよう
なレベル分けでの警告メールを用意する。

【００１７】１）０≦Ｈ＜１０の場合、通知内容conten
t1を、1 回通知する。 ２）１０≦Ｈ＜４０の場合、通知内容content2を、２回
通知する。 ３）４０≦Ｈ＜１５０の場合、通知内容content3を、４
回通知する。 ４）１５０≦Ｈの場合、通知内容content4を、６回通知
する。 この４通りの通知内容を、図２のユーザ別の遅延情報管
理表の遅延の度合いによって振り分けを決定し、各ユー
ザに警告メールを送信する。

【００１８】図５は上記通知内容の例を示す。通知内容
は、各度合い応じた注意を喚起するメール文とする。例
えば、プロセスが稟議書の承認に関するものであれば、
ｃｏｎｔｅｎｔ１は、普通の作業発生時の通知程度で、
「本件の承認をお願いします。期限ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日
ｘｘ時」とし、重度の遅延に対してのｃｏｎｔｅｎｔ４
は、「本件の承認をお願いします。期限ｘｘ年ｘｘ月ｘ
ｘ日ｘｘ時、前回遅延『ｘｘ時間』、厳重注意願いま
す。」と警告調とすることによって喚起を促すようにす
る。

【００１９】図６は、メール通知が有効なアクティビテ
ィが起動し、アクティビティ担当者の遅延情報を取得
し、遅延情報から通知内容と通知回数を決定してメール
を送信する場合の処理例を示す。ユーザａによって、業
務のプロセスが生成される。例えば、稟議書や物品購入
伝票の起案がなされる。それを受けてメール通知が有効
なアクティビティが起動し、ユーザ情報データベース４
からアクティビティ担当者の遅延情報を取得する。遅延
情報（時間）をキーに、通知情報設定テーブル５から、
メールの通知内容（ファイル名）、通知回数を取得し、
通知内容格納フォルダ６から通知内容を取得する。そし
て作業が完了するまで、指定された回数分、取得した通
知内容でメールを、電子メールを配信するプロトコルで
あるＳＭＴＰ（シンプル・メ−ル・トランスファー・プ
ロトコル）サーバ９を通じて、アクティビティ担当者に
送信される。

【００２０】図７は、アクティビティ担当者へメール通
知を行う処理のフローチャートを示す。ステップＳ８１
で、クライアント端末７におけるユーザからの入力で、
業務のプロセスが生成され、ステップＳ８２において、
プロセスの中のアクティビティが発生し、アクティビテ
ィ担当者に作業が割りつけられる。ステップＳ８３で、
ユーザ情報データベース４から該担当者の遅延情報（時
間）を取得する。ステップＳ８４において、通知情報設
定テーブル５から通知内容を取得し、ステップＳ８５
で、該担当者にメールすべき通知内容のレベルを選定す
る。遅延情報としての遅延時間（Ｈ）が、ステップＳ８
６において、１０時間未満であれば、通知内容ｃｏｎｔ
ｅｎｔ１で１回通知を選定し、決定された通知内容・回
数でアクティビティ担当者にメール送信する（ステップ
Ｓ８７、Ｓ９２）。同様に、遅延の度合いが、１０時間
以上４０時間未満では、ｃｏｎｔｅｎｔ２で２回通知を
選定し（ステップＳ８８、Ｓ８９）、また、４０時間以
上１５０時間未満であれば、ｃｏｎｔｅｎｔ３で４回通
知を選定し（ステップＳ９０、Ｓ９１）、さらに、１５
０時間以上であれば、ｃｏｎｔｅｎｔ４で６回通知を選
択され（ステップＳ９２）、ステップＳ９３において、
前記決定された通知メールが送信される。

【００２１】なお、本発明は、本実施例に示した上記内
容だけに限定されるものではない。また、本発明のプロ
グラムを格納したコンピュータ読取可能な記録媒体とし
ては、特に図には示していないが、メモリとして、半導
体メモリやハードディスク等があり、可搬型記憶媒体と
してはＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、フロッピーディ
スク、ＭＯ（光磁気ディスク）などがあり、これらのい
ずれであっても構わない。 （付記１） 複数人の共同作業によって業務を遂行する
ワークフローの支援を実行させるためのワークフローの
支援プログラムであって、各作業の担当者毎に、指示し
た作業時間に対する遅延時間をユーザ情報データベース
に登録する遅延履歴登録段階と、遅延時間に対応付けら
れてメールの通知内容と通知回数の情報が設定された設
定テーブルのもとに、前記ユーザ情報データベースから
取得した各作業の担当者の前記遅延時間から、通知内容
と通知回数を決定する通知内容決定段階と、前記決定さ
れた通知内容と通知回数で前記各作業の担当者にメール
を送信する通知メール送信段階とをコンピュータに実行
させるためのワークフローの支援プログラム。 （付記２） 前記遅延時間は時間単位で数値化した度合
いで前記ユーザ情報データベースに登録され、前記設定
テーブルは前記度合いの数値範囲とメールの通知内容お
よび通知回数の情報が設定されていることを特徴とする
付記１記載のワークフローの支援プログラム。 （付記３） 前記遅延時間が変化した場合には、前記ユ
ーザ情報データベースに登録された遅延時間を更新する
遅延時間更新段階とをさらに有する付記１または２記載
のワークフローの支援プログラム。 （付記４） コンピュータを用いて、複数人の共同作業
によって業務を遂行するワークフロー支援方法であっ
て、各作業の担当者毎に、指示した作業時間に対する遅
延時間をユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登
録段階と、遅延時間に対応付けられてメールの通知内容
と通知回数の情報が設定された設定テーブルのもとに、
前記ユーザ情報データベースから取得した各作業の担当
者の前記遅延時間から、通知内容と通知回数を決定する
通知内容決定段階と、前記決定された通知内容と通知回
数で前記各作業の担当者にメールを送信する通知メール
送信段階とを有するワークフローの支援方法。 （付記５） 複数人の共同作業によって業務を遂行する
ワークフローを支援するワークフロー支援サーバであっ
て、各作業の担当者毎に、指示した作業時間に対する遅
延時間をユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登
録手段と、遅延時間に対応付けられてメールの通知内容
と通知回数の情報が設定された設定テーブルと、前記設
定テーブルと前記ユーザ情報データベースから取得した
各作業の担当者の前記遅延時間から、通知内容と通知回
数を決定する通知内容決定手段と、前記決定された通知
内容と通知回数で前記各作業の担当者にメールを送信す
る通知メール送信手段とを有するワークフロー支援サー
バ。 （付記６） 複数人の共同作業によって業務を遂行する
ワークフローの支援をコンピュータに実行させるための
支援プログラムを記録した記録媒体であって、各作業の
担当者毎に、指示した作業時間に対する遅延時間をユー
ザ情報データベースに登録する遅延履歴登録段階と、遅
延時間に対応付けられてメールの通知内容と通知回数の
情報が設定された設定テーブルのもとに、前記ユーザ情
報データベースから取得した各作業の担当者の前記遅延
時間から、通知内容と通知回数を決定する通知内容決定
段階と、前記決定された通知内容と通知回数で前記各作
業の担当者にメールを送信する通知メール送信段階とを
コンピュータに実行させるためのワークフローの支援プ
ログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。

【００２２】

【発明の効果】本発明を実施することにより、各作業担
当者に応じて、期限内に作業を完了するための支援を実
現し、プロセス内の作業の遅れを減少させることが可能
となる。また、プロセス内の作業の遅れを減少させるこ
とにより、ワークフローシステムで管理している業務全
体の作業効率も向上させることが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による基本構成例を示す図である。

【図２】作業を担当する個人の遅延情報の管理表を示す
図である。

【図３】遅延情報を登録する時の格納処理の構成を示す
図である。

【図４】作業担当者に通知するメール通知内容の設定テ
ーブルを示す図である。

【図５】作業担当者にメール通知を行う時の通知文の例
を示す図である。

【図６】メール通知情報を処理する構成を示す図であ
る。

【図７】通知内容・通知回数を決定するフローチャート
を示す図である。

【図８】ワークフローの従来例を示す図である。

【符号の説明】

１：ワークフロー支援サーバ ２：ワークフロー処理部 ２１：プロセス定義 ２２：プロセス生成 ２３：ワークフロー実行 ３：通知処理部 ３１：遅延履歴登録手段 ３２：通知内容決定手段 ３３：通知メール送信手段 ４：ユーザ情報データベース ５：通知情報設定テーブル ６：通知内容格納フォルダ ７ａ，７ｂ，・・・，７ｎ：クライアント端末 ８：通信回線 ９：ＳＭＴＰサーバ

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数人の共同作業によって業務を遂行す
   るワークフローの支援を実行させるためのワークフロー
   の支援プログラムであって、 各作業の担当者毎に、指示した作業時間に対する遅延時
   間をユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録段
   階と、 遅延時間に対応付けられてメールの通知内容と通知回数
   の情報が設定された設定テーブルのもとに、前記ユーザ
   情報データベースから取得した各作業の担当者の前記遅
   延時間から、通知内容と通知回数を決定する通知内容決
   定段階と、 前記決定された通知内容と通知回数で前記各作業の担当
   者にメールを送信する通知メール送信段階とをコンピュ
   ータに実行させるためのワークフローの支援プログラ
   ム。
2. 【請求項２】 前記遅延時間は時間単位で数値化した度
   合いで前記ユーザ情報データベースに登録され、前記設
   定テーブルは前記度合いの数値範囲とメールの通知内容
   および通知回数の情報が設定されていることを特徴とす
   る請求項１記載のワークフローの支援プログラム。
3. 【請求項３】 コンピュータを用いて、複数人の共同作
   業によって業務を遂行するワークフロー支援方法であっ
   て、 各作業の担当者毎に、指示した作業時間に対する遅延時
   間をユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録段
   階と、 遅延時間に対応付けられてメールの通知内容と通知回数
   の情報が設定された設定テーブルのもとに、前記ユーザ
   情報データベースから取得した各作業の担当者の前記遅
   延時間から、通知内容と通知回数を決定する通知内容決
   定段階と、 前記決定された通知内容と通知回数で前記各作業の担当
   者にメールを送信する通知メール送信段階とを有するワ
   ークフローの支援方法。
4. 【請求項４】 複数人の共同作業によって業務を遂行す
   るワークフローを支援するワークフロー支援サーバであ
   って、 各作業の担当者毎に、指示した作業時間に対する遅延時
   間をユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録手
   段と、 遅延時間に対応付けられてメールの通知内容と通知回数
   の情報が設定された設定テーブルと、 前記設定テーブルと前記ユーザ情報データベースから取
   得した各作業の担当者の前記遅延時間から、通知内容と
   通知回数を決定する通知内容決定手段と、 前記決定された通知内容と通知回数で前記各作業の担当
   者にメールを送信する通知メール送信手段とを有するワ
   ークフロー支援サーバ。
5. 【請求項５】 複数人の共同作業によって業務を遂行す
   るワークフローの支援をコンピュータに実行させるため
   の支援プログラムを記録した記録媒体であって、 各作
   業の担当者毎に、指示した作業時間に対する遅延時間を
   ユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録段階
   と、 遅延時間に対応付けられてメールの通知内容と通知回数
   の情報が設定された設定テーブルのもとに、前記ユーザ
   情報データベースから取得した各作業の担当者の前記遅
   延時間から、通知内容と通知回数を決定する通知内容決
   定段階と、 前記決定された通知内容と通知回数で前記各作業の担当
   者にメールを送信する通知メール送信段階とをコンピュ
   ータに実行させるためのワークフローの支援プログラム
   を記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。