JP2007299340A - 階層型ワークフローシステム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】上位組織のメインワークフローに従う処理16乃至19の実行と下位組織のサブワークフロー2、3に従う処理26乃至29、36乃至39の実行を支援する処理手段10cと、上位組織と下位組織が連携して一連の処理をする場合に、連携する上位組織と下位組織が従うメインワークフローとサブワークフローの連携関係16、26、36を、メインワークフローとサブワークフローの少なくとも一方に設定する設定手段10aと、連携関係に基づき、支援中のメインワークフローとサブワークフローの一方のワークフローから、引き続き支援する他方のワークフローを指定する指定手段10bを有する。
【選択図】図1
Description
図1に示すように、実施の形態に係る階層型ワークフローは、メインワークフロー1と複数のサブワークフロー2、3を有している。会社組織のような人的組織は、本社Hのような上位組織と工場F、FFのような下位組織とを含む階層を有している。メインワークフロー1は、製造業を営む会社組織の上位組織である本社Hでの一連の処理が規定されている。サブワークフロー2は、製造業を営む会社組織の下位組織である工場Fでの一連の処理が規定されている。サブワークフロー3は、製造業を営む会社組織の下位組織である工場FFでの一連の処理が規定されている。
図2に示すように、実施の形態に係る階層型ワークフローシステム4は、上位組織の本社Hにワークフロー制御サーバAと本社クライアント端末H1を有している。また、階層型ワークフローシステム4は、下位組織の工場Fに工場クライアント端末F1を有し、下位組織の他社工場FFに他社工場ワークフロー制御サーバAAと他社工場クライアント端末FF1を有している。そして、階層型ワークフローシステム4は、ワークフロー制御サーバA、本社クライアント端末H1、工場クライアント端末F1、他社工場ワークフロー制御サーバAAと他社工場クライアント端末FF1に接続するネットワークIを有している。
図3に示すように、ワークフロー制御サーバAは、主制御装置10、記憶装置11、入出力装置12、通信制御装置13を備えており、これらの装置10乃至13をバス14で接続している。主制御装置10は、ワークフロー設定手段10a、ワークフロー指定手段10bとワークフロー処理手段10cを有している。記憶装置11は、ワークフローデータベース11aと文書データベース11bを記憶している。通信制御装置13はネットワークIに接続されている。
図2を参照して、実施の形態に係る階層型ワークフローシステム4の詳細を説明する。なお、図2には、工場F、他社工場FFは、その数を省略して描いているが、実際には、工場および他社工場は多数存在する。
図3を参照して、ワークフロー制御サーバAの構成について詳細に説明する。
図4も参照して、ワークフローデータベース11aについて説明する。ワークフローデータベース11aは、本社H及び工場F、FFが処理するワークフロー1乃至3の情報を格納するデータベースである。ワークフローデータベース11aには、ワークフロー1乃至3ごとにレコードが設けられている。個々のワークフローのレコードは、組織のフィールド、ワークフロー種別のフィールド、文書データ種別のフィールド、ワークフロー内容のフィールド、担当者、配布先のフィールド、許容日数のフィールドと、必要関連データのフィールドを有している。本社H、工場Fにおいて、ワークフロー1乃至3を設定する毎に情報がワークフローデータベース11aの各フィールドに格納される。
図5を参照して、文書データベース11bについて説明する。文書データベース11bは、本社H及び工場Fにおいて、それぞれワークフロー1、2を実行して処理した結果、作成された文書データ等を格納するデータベースである。文書データベース11bには、文書データごとにレコードが設けられている。個々の文書データのレコードは、文書種別のフィールド、文書番号のフィールド、ステータスのフィールド、受任日・制定日のフィールド、文書名のフィールド、作成者のフィールド、関連文書のフィールド、属性情報のフィールドと文書データのフィールドを有している。本社H、工場F、FFにおいてワークフロー1乃至3の処理を実行し、文書データの作成等の処理が開始あるいは終了する毎にデータが格納される。
ワークフロー設定手段10aについて説明する。
図6と図7も参照して、ワークフロー指定手段10bについて具体的に説明する。図6は、図2の本社クライアント端末H1の表示装置に表示される画面の一例であり、図6(a)は、本社Hから文書の作成を依頼する先の工場F、FF、工場F、FFの担当者、工場F、FFに作成を依頼する文書等を検索する不具合調査対象検索画面であり、図6(b)はその検索結果画面であり、図6(c)は作成済みの既存文書、新規文書作成用フォーマットを取得する文書ダウンロード画面である。また、図7は、図2に示す工場クライアント端末F1、FF1において表示される画面の一例であり、図7(a)は本社H、本社Hの担当者、本社Hに送信する文書等を検索する変更の申し出画面であり、図7(b)はその検索結果画面である。
ワークフロー処理手段10cについて説明する。
図2の本社クライアント端末H1の構成について説明する。
図2の工場クライアント端末F1、FF1の構成について説明する。
図8は、図2に示す本社H、工場F、FFのそれぞれが連携せずに独立して単独で終了するメインワークフロー1、サブワークフロー2、3に従う処理を実行する場合のフローチャートである。ワークフロー1乃至3により作成される文書は、例えば製造業における業務手順書や、基準書である。本社H、工場F、FFそれぞれで使用する手順書等をそれぞれで作成し、承認し、登録制定し、一般利用者となる一般従業員に配布し公開するものである。
ステップS1において、ワークフロー処理手段10cは、文書データ種別の選択の支援と、文書データのフォーマットの検索の支援を行う。ワークフロー1乃至3は単独で終了し、連携関係は有していないので、文書の作成の処理からスタートする。そして、対象となる文書を起案した者が文書作成担当者になる。このため、ワークフローデータベース11aに文書の作成の担当者名をワークフローの設定の際に登録して記憶させる必要はない。本社H、工場F、FFの文書作成担当者は、クライアント端末H1、F1、FF1でワークフロー制御サーバAにアクセスする。具体的には、クライアント端末H1、F1、FF1の表示画面に「文書作成」と「フロー設定」と表示されたボタンを表示し、ワークフロー制御サーバAは、「文書作成」のボタン上でマウスをクリックすることを文書作成担当者に促す。文書作成担当者が「文書作成」のボタン上でマウスをクリックすると、ワークフロー処理手段10cは、クライアント端末H1、F1、FF1の表示画面から作成する文書の文書名の入力を促す。文書作成担当者がクライアント端末H1、F1、FF1から作成する文書の文書名を入力する。ワークフロー処理手段10cは、文書データベース11bから、文書種別のフィールドが文書フォーマット(テンプレート)であるレコードを抽出する。さらに、選択されたレコードの中から文書名のフィールドに文書作成担当者が入力した文書名と一致する文書名が記憶されたレコードを抽出する。抽出されたレコードのそれぞれのフィールド内のデータを、クライアント端末H1、F1、FF1の表示画面に表示する。このとき、作成する文書の参考となる文献を関連文書のフィールドから読み出して検索することも可能とする。
また、文書作成担当者が「文書作成」のボタン上でマウスをクリックすると、ワークフロー処理手段10cは、クライアント端末H1、F1、FF1の表示画面に、文書データベース11bから文書種別が文書フォーマットであるすべてのレコードの文書名を表示し、文書作成担当者が作成する文書の文書名の選択を促してもよい。この場合は、文書作成担当者が表示された文書名の上でマウスをクリックすると、ワークフロー処理手段10cは、文書名のフィールドに文書作成担当者がクリックした文書名と一致する文書名が記憶されたレコードを抽出する。ワークフロー処理手段10cは、抽出されたレコードのそれぞれのフィールド内のデータを、クライアント端末H1、F1、FF1の表示画面に表示する。以上でステップS1は終了する。
ステップS2において、ワークフロー処理手段10cは、文書フォーマットと参考文書を取得するための支援を行う。文書作成担当者は、表示されている抽出されたレコードのそれぞれのフィールド内のデータから所望の文書フォーマットの文書番号と、参考にする既存文書の文書番号を選択する。
ステップS3において、ワークフロー処理手段10cは、取得した文書フォーマットに文書番号を付番するための支援を行う。ワークフロー処理手段10cは、新規のレコードの文書番号のフィールドに作成する文書を識別するためのユニークな文書番号を発生させ記憶させる。このことにより、文書作成担当者は、新規文書データに文書番号を付番するという支援をワークフロー処理手段10cから受けることができる。
ステップS4において、ワークフロー処理手段10cは、取得した文書フォーマットに新規文書を作成する支援と、新規文書を登録するための支援を行う。文書作成担当者は、クライアント端末H1、F1、FF1にダウンロードした関連文書を閲覧し、ダウンロードした文書フォーマットへ必要事項を記入することにより、新規文書データを作成する。ワークフロー処理手段10cは、クライアント端末H1、F1、FF1介して文書作成担当者から新規文書データの作成が終了した旨の信号を受信すると、新規文書データを文書データベース11bの文書データのフィールドに登録し記憶する。この記憶の際に、文書の属性情報であるバージョンや有効期限等と、関連文書も併せて登録し記憶してもよい。また、ワークフロー処理手段10cは、ステータスのフィールドに記憶された「文書作成中」を「承認中」に変更する。以上で、ワークフロー1乃至3は、文書の作成の処理を終了し、文書の承認の処理がスタートする。
ステップS5において、ワークフロー処理手段10cは、新規文書を承認するために確認する文書確認者を特定する支援と、文書確認者に確認を依頼することを支援する。ワークフロー処理手段10cは、ワークフローデータベース11aのワークフロー内容の処理の順番に従い、作成文書の承認のための確認の担当者へメール等により確認依頼を送信する。図8においては、作成文書を一段階で確認し承認している例を示すが、図4に示すように確認、照査、承認のように多段階に承認の処理を分割することも可能である。
ステップS6において、ワークフロー処理手段10cは、新規文書を確認することを支援する。ワークフロー制御サーバAから、作成文書の確認依頼のメールを受信した文書の確認の担当者は、クライアント端末H1、F1、FF1でワークフロー制御サーバAにアクセスし、確認依頼のあった文書データをダウンロードしてクライアント端末H1、F1、FF1へ表示し、文書データの内容を確認する。このことにより、文書作成担当者から確認の担当者に処理を迅速に引き継げるという支援をワークフロー処理手段10cから受けることができる。
ステップS7において、ワークフロー処理手段10cは、新規文書を承認または却下することを支援する。確認の担当者は、確認した文書に問題がある場合は、クライアント端末H1、F1、FF1から作成文書の却下の決定と却下の理由を記載する却下処理を行う。ワークフロー処理手段10cは、却下の決定と却下の理由を文書作成者にメール等で送信する。ステップS4に戻り、文書作成者は、受信した却下の決定と却下の理由を確認し、文書の修正作業を実施する。確認した文書に問題がない場合は、確認の担当者がクライアント端末H1、F1、FF1から作成文書の承認の決定を入力する承認処理を行うと、ワークフロー処理手段10cは、文書データベース11bのステータスのフィールドに記憶された「承認中」を「登録・配布中」に変更する。以上で、ワークフロー1乃至3は、文書の承認の処理を終了し、文書の登録・配布の処理がスタートする。
ステップS8において、ワークフロー処理手段10cは、利用者へ新規文書を配布することを支援する。文書確認者から作成文書の承認処理がなされると、ワークフロー処理手段10cは、ワークフローデータベース11aを参照して、文書データの利用者になる事前に設定した配布先へ、文書データをメール等で送信する。また、文書データを所定のサーバにアップロードし、配布先にのみダウンロード可能にしてもよい。この場合は配布先には文書データのアップロード場所を示したメモリアドレス(リンクが張られていないなど秘密状態にあるもの)をメール等で送信する。なお、以下に、文書データ等を送信する旨の記載がある場合は、このように文書データ等をアップロードし、メール等でメモリアドレスを通知する方法も含むものとする。これらのことにより、迅速で漏れのない配布という支援をワークフロー処理手段10cから受けることができる。
ステップS9において、ワークフロー処理手段10cは、利用者による新規文書の受領、確認と受領通知の送信の支援を行う。承認済みの文書を受信した利用者は、クライアント端末H1、F1、FF1でその内容を確認する。このとき、文書利用者は、クライアント端末H1、F1、FF1でワークフロー制御サーバAにアクセスし、承認済み文書の内容を確認した旨の受領通知を返信する。
ステップS10において、ワークフロー処理手段10cは、配布された新規文書の閲覧状況を確認することを支援する。ワークフロー制御サーバAは、文書利用者が承認済み文書を確認した旨を示す受領通知を受信する。ワークフロー処理手段10cは、受信した受領通知を記憶する。文書管理者は、クライアント端末H1、F1、FF1からワークフロー制御サーバAにアクセスし、記憶された受領通知を読み出すことができる。このことにより、文書管理者は、承認済み文書の閲覧状況を確認できるという支援をワークフロー処理手段10cから受けることができる。
ステップS11において、ワークフロー処理手段10cは、新規文書を制定し公開することを支援する。ワークフロー処理手段10cは、配布先の文書利用者全員から受領通知を受信すると、文書データベース11bにおいて、文書データの文書種別を「作成中文書」から「既存文書(制定済み)」に変更する。また、受任日・制定日を当日の日付に変更する。このことにより、新規文書データの制定登録という支援をワークフロー処理手段10cは実施することができる。ワークフロー処理手段10cは、再度、配布先である一般利用者に対して文書データを送信する。
図9は、メインワークフロー1とサブワークフローが連携関係を有する場合であって、図2に示す本社Hが処理する案件によって工場Fを選定し、サブワークフロー2の処理を依頼する場合の処理を示すフローチャートである。例えば、工場Fが製造し、本社Hが市場へ出荷した製品に対し、市場からクレームが入り、本社Hがそのクレームを受け付けた場合、本社Hは実際に製品を製造した工場Fを選定し、その製造過程等について調査依頼を出す場合である。
ステップS21において、本社Hのクレーム処理担当者は、市場からクレームを受け付ける。このクレームは、工場Fで製造し、本社Hが市場へ出荷した製品に対するクレームの例とする。
ステップS22において、ワークフロー指定手段10bは、クレーム製品、工場、不具合調査担当者、必要関連文書(既存・新規)を特定することを支援する。本社Hのクレーム処理担当者は、本社クライアント端末H1からワークフロー制御サーバAにアクセスし、クレームがある旨をワークフロー制御サーバAに送信する。ワークフロー制御サーバAがクレームがある旨を受信することにより、ワークフロー指定手段10bは、図4のワークフローデータベース11aの文書データ種別からクレームの文言を含む文書名を検索し、クレーム処理報告書を取得する。ワークフロー指定手段10bは、クレーム処理報告書を記憶するレコードに記憶されている本社Hのメインワークフローaを読み出し、実行するメインワークフローに設定する。そして、連携関係がスタートする。
ステップS23において、ワークフロー指定手段10bは、不具合調査依頼を送信することを支援する。連携可能なサブワークフローが複数表示された場合は、本社Hのクレーム処理担当者は、図6(b)の検索結果表示領域21aに表示された検索結果を参照し、選択すべきサブワークフローを選択して調査依頼送信ボタンを押下する。ワークフロー指定手段10bは、連携関係の担当者にリンクする工場Fのサブワークフローaの文書作成の担当者に、メール等により、クレームの調査と不具合調査報告書の作成の依頼を送信する。このとき、調査依頼の情報には、本社Hが受け付けたクレームの製品名、ロット番号、製造日、工場Fで作成する文書名、収集する既存文書名を含む。このステップS23での連携関係は、後行するサブワークフローの最初の処理の担当者に処理依頼を送信するような連携関係であり、この連携関係は、ワークフロー設定手段10aにより本社Hのメインワークフローaをワークフローデータベース11aに設定する際に設定される。
ステップS24において、ワークフロー指定手段10bは、不具合調査依頼を受信することを支援する。 工場Fの文書作成担当者は、クレームの調査と不具合調査報告書の作成の依頼を工場クライアント端末F1で受信する。以上で連携関係は終了し、工場Fのサブワークフローaでの文書作成の処理がスタートする。
ステップS25において、ワークフロー指定手段10bは、不具合調査と対策会議の支援を行う。 工場Fの文書作成担当者は、本社Hの調査依頼に基づき、工場クライアント端末F1からワークフロー制御サーバAにアクセスし、調査内容を確認する。このとき、ワークフロー制御サーバAは、工場クライアント端末F1に対し、クレームのあった製品の名称、ロット番号、製造日、関連する既存文書、工場Fで作成する文書名を表示する。そこで、工場Fの文書作成担当者は、関連する既存文書等を基にクレームの原因となった不具合の調査を実施し、場合によっては工場F内で不具合の対策会議を開催する。
ステップS26において、ワークフロー処理手段10cは、文書種別として不具合調査報告書を選択し、不具合調査報告書のフォーマットを検索することを支援する。工場Fの文書作成担当者がステップS25で調査した不具合情報や対策した結果を不具合調査報告書にまとめる支援として、図8のステップS1と同様に、ワークフロー処理手段10cは、文書データベース11bを参照し、不具合調査報告書の文書フォーマット(テンプレート)を検索する。このとき、作成する文書の参考となる関連文書の既文書を併せて検索する。
ステップS27において、ワークフロー処理手段10cは、不具合調査報告書のフォーマットと参考文書を取得することを支援する。ワークフロー処理手段10cは、図8のステップS2と同様に、工場クライアント端末F1に、検索結果である文書フォーマット、参考文書をダウンロードする。
ステップS28において、ワークフロー処理手段10cは、不具合調査報告書のフォーマットに文書番号を付番することを支援する。ワークフロー処理手段10cは、図8のステップS3と同様に、作成する文書を識別するためのユニークな文書番号をダウンロードした文書フォーマットへ付番する。
ステップS29において、ワークフロー処理手段10cは、不具合調査報告書を作成し登録することを支援する。 図8のステップS4と同様に、文書作成担当者は、工場クライアント端末F1から不具合の調査結果、対策結果を文書フォーマットへ記入する。ワークフロー処理手段10cも、図8のステップS4と同様に、記入を終えた作成文書を文書データベース11bに登録し記憶する。さらに、文書の属性情報(バージョン、有効期限等)と関連文書も併せて登録し記憶する。以上で工場Fのサブワークフローaの文書の作成の処理が終了し、文書の承認の処理がスタートする。
ステップS30において、ワークフロー処理手段10cは、不具合調査報告書を承認するために確認する文書確認者を特定する支援と、文書確認者に確認依頼を送信することを支援する。ワークフロー処理手段10cは、図8のステップS5と同様に、ワークフローデータベース11aを参照し、文書の確認の担当者へメール等により確認依頼を送信する。図9においては、文書を一段階で確認している例を示すが、図4のように確認、照査、承認のように多段階の処理も可能である。
ステップS31において、ワークフロー処理手段10cは、不具合調査報告書を確認することを支援する。図8のステップS6と同様に、文書確認の担当者は、確認依頼を受信すると、工場クライアント端末F1でワークフロー制御サーバAにアクセスし、確認依頼のあった文書を工場クライアント端末F1に表示させ、内容を確認する。
ステップS32において、ワークフロー処理手段10cは、不具合調査報告書を承認または却下することを支援する。図8のステップS7と同様に、文書確認の担当者は、確認した文書に問題がある場合は、工場クライアント端末F1から作成文書の却下処理を行い、ワークフロー処理手段10cは、文書作成担当者に却下処理の旨をメール等で送信する。文書作成担当者は、受信した却下処理の旨を確認し、ステップS29に戻り、文書の修正作業を実施する。確認した文書に問題がない場合は、文書確認の担当者は、工場クライアント端末F1から作成文書の承認処理を行う。以上で工場Fのサブワークフローaの文書の承認の処理が終了し、連携関係の処理がスタートする。なお、文書データベース11bにおいて、作成した不具合調査報告書の文書種別を「作成中文書」から「既存文書」に変更し、不具合調査報告書を制定し登録してもよい。
ステップS33において、ワークフロー指定手段10bは、不具合調査報告書、関連文書送信をクレーム処理担当者へ送付することを支援する。工場Fで作成した不具合調査報告書が承認され、承認の旨がワークフロー制御サーバAに入力されると、ワークフロー指定手段10bは、工場Fのサブワークフローaの連携関係の担当者のフィールドに記憶された本社Hのクレーム処理担当者に対して、メール等により不具合調査報告書と、必要関連データ(関連文書)のフィールドの既文書として記憶されている出荷判定書、製品標準書と製造記録書を送信する。このステップS33での連携関係は、先行するメインワークフローの文書作成の処理の担当者に処理依頼を送信するような連携関係であり、この連携関係は、ワークフロー設定手段10aにより工場Fのサブワークフローaをワークフローデータベース11aに設定する際に設定される。以上で工場Fのサブワークフローaの連携関係の処理が終了し、本社Hのメインワークフローaの文書の作成の処理がスタートあるいは再開される。再開されると記載したのは、ステップS33の終了を待たずに、文書作成の処理のステップS34とS35を実施でき、ステップS33が終了するまでステップS36の実施をストップし、ステップS33の終了の後にステップS36をスタートする場合が考えられるからである。
ステップS34において、ワークフロー処理手段10cは、クレーム処理報告書のフォーマットと参考文書を取得することを支援する。図8のステップS2と同様に、ワークフロー処理手段10cは、ステップS23でクレームの調査依頼を送信後、文書データベース11bを参照し、メインワークフローaで作成するクレーム処理報告書のフォーマット(テンプレート)、関連文書の一覧を本社クライアント端末H1に図6(c)の文書ダウンロード画面22のように表示する。本社Hのクレーム処理担当者は、クレーム処理報告書の作成の担当者として、文書ダウンロード画面22から必要なクレーム処理報告書のフォーマットと関連文書を選択する。ワークフロー処理手段10cは、選択されたクレーム処理報告書のフォーマットと関連文書を本社クライアント端末H1へダウンロードする。
ステップS35において、ワークフロー処理手段10cは、クレーム処理報告書のフォーマットに文書番号を付番することを支援する。ワークフロー処理手段10cは、図8のステップS3と同様に、本社クライアント端末H1で作成する文書を識別するためのユニークな文書番号をダウンロードした文書フォーマットへ付番する。
ステップS36において、ワークフロー処理手段10cは、クレーム処理を検討し、クレーム処理報告書を作成し、登録することを支援する。本社Hのクレーム処理担当者は、ステップS33で送信された不具合調査報告書、並びに関連文書を受信する。あるいは、図8のステップS4と同様に、不具合調査報告書も他の既存文書と同様に関連文書として、本社Hのメインワークフローaの必要関連データとして文書データベース11bからダウンロードしてもよい。
ステップS37において、ワークフロー処理手段10cは、クレーム処理報告書を確認する確認者を特定し、確認者に確認の依頼を送信することを支援する。ワークフロー処理手段10cは、図8のステップS5と同様に、ワークフローデータベース11aを参照し、文書の確認の担当者へメール等により確認依頼を送信する。図9においては、文書を一段階で確認している例を示すが、図4のように確認、照査、承認のように多段階の処理も可能である。また、このとき、ワークフロー制御サーバAは、ワークフローデータベース11aを参照し、必要関連データとして登録された文書が全て揃っている場合にのみ文書の確認者へ確認依頼を発行できる。
ステップS38において、ワークフロー処理手段10cは、クレーム処理報告書を確認することを支援する。図8のステップS6と同様に、文書確認の担当者は、確認依頼を受信すると、本社クライアント端末H1でワークフロー制御サーバAにアクセスし、確認依頼のあった文書を本社クライアント端末H1に表示させ、内容を確認する。
ステップS39において、ワークフロー処理手段10cは、クレーム処理報告書を承認または却下することを支援する。図8のステップS7と同様に、文書確認の担当者は、確認した文書に問題がある場合は、本社クライアント端末H1から作成文書の却下処理を行い、ワークフロー処理手段10cは、クレーム処理担当者に却下処理の旨をメール等で送信する。クレーム処理担当者は、受信した却下処理の旨を確認し、ステップS36に戻り、文書の修正作業を実施する。確認した文書に問題がない場合は、文書確認の担当者は、本社クライアント端末H1から作成文書の承認処理を行う。以上で本社Hのメインワークフローaの文書の承認の処理が終了し、登録・配布の処理がスタートする。
ステップS40において、ワークフロー処理手段10cは、クレーム処理報告書を制定し、公開することを支援する。ワークフロー処理手段10cは、文書データベース11bにおいて、文書データの文書種別を「作成中文書」から「既存文書(制定済み)」に変更する。また、受任日・制定日を当日の日付に変更する。新規文書は制定され登録される。ワークフロー処理手段10cは、クレーム処理管理者へ新規文書を送信し、公開する。
図10は、図2の工場Fが処理する案件によって、工場Fがサブワークフロー2の出力結果を能動的に本社Hに送信し、メインワークフロー1の処理を依頼する場合の処理を示すフローチャートである。以下では、工場Fが製造・試験方法の変更を本社Hへ申し出、本社Hがその変更内容を評価・承認する場合を例にとり説明する。
ステップS41で、工場Fにおいて、ある製品または中間製品の製造方法、試験方法の変更がその変更の内容も含めて決定しているものとする。(S41)
ステップS42において、ワークフロー処理手段10cは、既存の必要関連文書を検索することを支援する。図8のステップS1と同様に、工場Fの変更申し出者による工場クライアント端末F1からの変更申し出の旨を受信すると、ワークフロー指定手段10bは、図4のワークフローデータベース11aの文書データ種別から変更の文言を含む文書名を検索し、変更の申し出書を取得する。ワークフロー指定手段10bは、変更の申し出書を記憶するレコードに記憶されている工場Fのサブワークフローbを読み出し、実行するサブワークフローに設定する。そして、最初の処理である文書の作成がスタートする。文書データベース11bを参照し、変更する製造方法、試験方法に関連した既存文書、及び変更の申し出書フォーマット(テンプレート)を検索する。
ステップS43において、ワークフロー処理手段10cは、変更申し出書フォーマット、既存文書、参考文書を取得することを支援する。ワークフロー処理手段10cは、図8のステップS2と同様に、工場クライアント端末F1に、検索結果である製造方法、試験方法の変更に伴い改訂する既存文書、及び改訂文書に関連する参考文書、変更の申し出書フォーマットを工場クライアント端末F1にダウンロードする。
ステップS44において、ワークフロー処理手段10cは、既存文書を書き換え、登録することを支援する。図8のステップS4と同様に、変更の申し出者は、工場クライアント端末F1にダウンロードした参考文書を閲覧し、既存文書の改訂作業を行う。また、変更の申し出書フォーマットに必要事項を記入する。ワークフロー処理手段10cも、図8のステップS4と同様に、改訂した既存文書と記入を終えた変更の申し出書を文書データベース11bに登録し記憶する。さらに、文書の属性情報(バージョン、有効期限等)と関連文書も併せて登録し記憶する。以上で工場Fのサブワークフローbの文書の作成の処理が終了し、文書の承認の処理がスタートする。
ステップS45において、ワークフロー処理手段10cは、変更申し出書と改訂した既存文書を確認する確認者を特定し、確認者に確認を依頼することを支援する。ワークフロー処理手段10cは、図8のステップS5と同様に、ワークフローデータベース11aを参照し、文書の確認の担当者へメール等により確認依頼を送信する。図10においては、文書を一段階で確認している例を示すが、図4のように確認、照査、承認のように多段階の処理も可能である。
ステップS46において、ワークフロー処理手段10cは、変更申し出書と改訂した既存文書を確認することを支援する。図8のステップS6と同様に、文書確認の担当者は、確認依頼を受信すると、工場クライアント端末F1でワークフロー制御サーバAにアクセスし、確認依頼のあった文書を工場クライアント端末F1に表示させ、内容を確認する。
ステップS47において、ワークフロー処理手段10cは、変更申し出書と訂正した既存文書を承認または却下することを支援する。図8のステップS7と同様に、文書確認の担当者は、確認した文書に問題がある場合は、工場クライアント端末F1から改訂文書、変更の申し出書の却下処理を行い、ワークフロー処理手段10cは、文書作成担当者に却下処理の旨をメール等で送信する。文書作成担当者は、受信した却下処理の旨を確認し、ステップS44に戻り、文書の修正作業を実施する。確認した文書に問題がない場合は、文書確認の担当者は、工場クライアント端末F1から改訂文書、変更の申し出書の承認処理を行う。以上で工場Fのサブワークフローbの文書の承認の処理が終了し、連携関係の処理がスタートする。
ステップS48において、ワークフロー指定手段10bは、変更申し出書と訂正した既存文書に記載された変更内容を評価する変更評価者を特定することを支援する。改訂文書、及び変更の申し出書が承認の担当者により承認された旨を受信すると、ワークフロー指定手段10bは、工場クライアント端末F1に、図7(a)の変更の申し出書検索画面30を表示する。変更の申し出書検索画面30には、製造方法、試験方法を変更する製品名・中間製品名、工程名、改訂文書あるいは変更の申し出書の文書番号のそれぞれの入力欄30a、30b、30c及び検索実行ボタン30dを表示する。工場Fの変更の申し出者あるいは承認の担当者によって、製造方法、試験方法の変更を申し出る製品名・中間製品名30a、工程名30b、文書番号30cが入力され、検索実行ボタン30dが押下されると、ワークフロー指定手段10bでは、製品名・中間製品名、工程名、文書番号をキーに、文書データベース11b内を参照し、該当する変更の申し出書、改訂文書を選出する。また、ワークフローデータベース11a内を参照し、変更の申し出に関して評価を担当する本社Hの変更内容の評価担当者(変更評価者)を、工場Fのサブワークフローbの連携関係の担当者から読み出す。ワークフロー指定手段10bは、ワークフローデータベース11a内を参照し、変更の申出書を必要関連データの下位作成文書として有するワークフローを抽出する。この抽出により本社Hのメインワークフローbが抽出され指定される。
ステップS49において、ワークフロー指定手段10bは、変更申し出書、改訂文書と関連文書を評価担当者へ送信することを支援する。ワークフロー指定手段10bは、工場クライアント端末F1に変更の申し出書と改訂文書に関する文書管理番号、ステータス、制定日、文書名、作成者、本社Hの変更内容の評価担当者を検索結果として検索結果表示領域31aに表示する。工場Fの変更の申し出者は、検索結果を参照し、該当する項目を選択して変更の申し出送信ボタン31bを押下する。ワークフロー指定手段10bは、本社Hの変更内容の評価担当者に対して、メール等により変更内容の評価依頼を送信する。このとき、評価依頼の情報には、工場Fが製造方法、試験方法の変更を申し出た当該製品名・中間製品名、工程名、改訂文書名、本社Hで作成する文書名の変更内容評価報告書、関連文書名を含む。このステップS49での連携関係は、後行するメインワークフローbの連携関係の処理の評価担当者に処理依頼を送信するような連携関係であり、この連携関係は、ワークフロー設定手段10aにより工場Fのサブワークフローbをワークフローデータベース11aに設定する際に設定される。以上で工場Fのサブワークフローbの連携関係の処理が終了し、本社Hのメインワークフローbの連携関係の処理がスタートする。
ステップS50において、ワークフロー指定手段10bは、変更申し出書、改訂文書と関連文書を評価担当者が受信することを支援する。本社Hの変更内容の評価担当者は、変更内容の評価依頼をメール等により受信する。
ステップS51において、ワークフロー指定手段10bは、変更内容の評価を支援する。本社Hの変更内容の評価担当者は、変更内容の評価依頼に基づき、本社クライアント端末H1からワークフロー制御サーバAにアクセスし、変更の申し出書と改訂文書をダウンロードする。このとき、ワークフロー指定手順10bは、本社クライアント端末H1に対し、変更の申し出書、改訂文書とともに、製造方法、試験方法の変更を申し出た当該製品名・中間製品名、工程名、本社Hで作成する文書名の変更内容評価報告書と関連文書名を表示する。本社Hの変更内容の評価担当者は、工場Fで改訂した文書、関連文書等を基に変更内容の評価を実施する。
ステップS52において、ワークフロー指定手段10bは、変更内容を承認し、または改善を指示することを支援する。図8のステップS7と同様に、本社Hの変更内容の評価担当者は、評価を実施した結果に問題がある場合は、本社クライアント端末H1から改善指示を含んだ改訂文書、変更の申し出書、変更内容の却下処理を行い、ワークフロー処理手段10cは、変更の申し出者に却下の旨と改善指示をメール等で送信する。評価を実施した結果に問題がない場合は、承認処理を行い、ワークフロー処理手段10cは、承認の旨を変更の申し出者にメール等で送信する。このステップS52での連携関係は、評価担当者による評価を支援し、先行する工場Fのサブワークフローbの文書作成の処理の担当者である変更の申し出者に評価結果を送信するような連携関係であり、この連携関係は、ワークフロー設定手段10aにより本社Hのメインワークフローbをワークフローデータベース11aに設定する際に設定される。以上で本社Hのメインワークフローbの連携関係の処理が終了し、文書作成の処理がスタートし、また、工場Fのサブワークフローbの連携関係の処理がスタートする。
ステップS53において、ワークフロー指定手段10bは、改善指示を受信することを支援する。工場Fの変更の申し出者は、本社Hの変更内容評価者より改訂文書、変更の申し出書、変更内容の却下の旨と改善指示を受信する。工場Fの変更の申し出者が受信した却下・改善情報を確認し、ステップS44に戻り、改善内容及び文書の修正作業を実施する。以上で工場Fのサブワークフローbの連携関係は終了し、文書作成の処理がスタートする。
ステップS54において、ワークフロー指定手段10bは、承認を受信することを支援する。工場Fの変更の申し出者は、本社Hの変更内容評価者より改訂文書、変更の申し出書、変更内容の承認の旨を受信する。以上で工場Fのサブワークフローbの連携関係は終了し、登録・配布の処理がスタートする。
ステップS55において、ワークフロー処理手段10cは、利用者に改訂文書を配布することを支援する。本社Hの変更内容評価者によって、改訂文書、変更の申し出書、変更内容の承認処理がなされると、ワークフロー処理手段10cは、図8のステップS8と同様に、ワークフローデータベース11aを参照して、改訂文書の利用者となる事前に設定した配布先へメール等で改訂文書を送信する。
ステップS56において、ワークフロー処理手段10cは、利用者が改定文書を受領し、確認し、受領通知を送信することを支援する。承認済みの改訂文書を受信した利用者は、工場クライアント端末F1でその内容を確認する。このとき、図8のステップS9と同様に、文書利用者は、工場クライアント端末F1でワークフロー制御サーバAにアクセスし、承認済み改訂文書の内容を確認した旨の受領通知を返信する。
ステップS57において、ワークフロー処理手段10cは、配布文書の利用者による閲覧状況を確認することを支援する。図8のステップS10と同様に、ワークフロー制御サーバAは、文書利用者が承認済み改訂文書を確認した旨を示す受領通知を受信する。ワークフロー処理手段10cは、受信した受領通知を記憶する。文書管理者は、クライアント端末F1からワークフロー制御サーバAにアクセスし、記憶された受領通知を読み出すことができる。このことにより、文書管理者は、承認済み改訂文書の閲覧状況を確認することができる。
ステップS58において、ワークフロー処理手段10cは、改訂文書に差し替え、改訂文書を公開することを支援する。図8のステップS11と同様に、ワークフロー処理手段10cは、配布先の文書利用者全員から受領通知を受信すると、文書データベース11bにおいて、文書データの文書種別を「作成中文書」から「既存文書(制定済み)」に変更する。また、受任日・制定日を当日の日付に変更する。ワークフロー処理手段10cは、再度、配布先である一般利用者に対して文書データを送信する。このことにより、改訂文書は旧文書と差し替えられ、一般利用者に対して改訂文書が公開される。
ステップS59において、ワークフロー処理手段10cは、変更内容評価報告書のフォーマット、参考文書を取得することを支援する。図8のステップS2と同様に、ワークフロー処理手段10cは、ステップS52での変更内容の承認通知の送信後、文書データベース11bを参照し、メインワークフローbで作成する変更内容評価報告書のフォーマット(テンプレート)、関連文書の一覧を本社クライアント端末H1に表示する。本社Hの変更内容の評価担当者は文書作成の担当者として、本社クライアント端末H1に表示された文書の一覧より、必要な変更内容評価報告書のフォーマットと関連文書を選択する。ワークフロー処理手段10cは、選択された変更内容評価報告書のフォーマットと関連文書を本社クライアント端末H1へダウンロードする。
ステップS60において、ワークフロー処理手段10cは、変更内容評価報告書のフォーマットに文書番号を付番することを支援する。図8のステップS2と同様に、ワークフロー処理手段10cは、図8のステップS3と同様に、本社クライアント端末H1で作成する文書を識別するためのユニークな文書番号をダウンロードした文書フォーマットへ付番する。
ステップS61において、ワークフロー処理手段10cは、変更内容評価報告書を作成し、登録することを支援する。本社Hの変更内容の評価担当者は、ステップS49で工場Fの変更申し出者から送信された変更の申し出書、改訂文書、関連文書、及びステップS51で本社Hの変更内容の評価担当者によって評価した内容、ステップS52で変更内容を評価した結果等を基に、ステップS59でダウンロードした変更内容評価報告書の文書フォーマットに報告内容を本社クライアント端末H1から記入する。記入後に変更内容評価報告書を文書データベース11bに登録し記憶させる。この記憶の際に、文書の属性情報(バージョン、有効期限等)、関連文書も併せて登録し記憶する。以上で本社Hのメインワークフローbの文書の作成の処理が終了し、文書の承認の処理がスタートする。(S61)
ステップS62において、ワークフロー処理手段10cは、変更内容評価報告書を確認する確認者を特定し、確認者に確認を依頼することを支援する。ワークフロー処理手段10cは、図8のステップS5と同様に、ワークフローデータベース11aを参照し、文書の確認の担当者へメール等により確認依頼を送信する。図10においては、文書を一段階で確認している例を示すが、図4のように確認、照査、承認のように多段階の処理も可能である。また、このとき、ワークフロー制御サーバAは、ワークフローデータベース11aを参照し、必要関連データとして登録された文書が全て揃っている場合にのみ文書の確認者へ確認依頼を送信できる。
ステップS63において、ワークフロー処理手段10cは、変更内容評価報告書を確認することを支援する。図8のステップS6と同様に、文書確認の担当者は、確認依頼を受信すると、本社クライアント端末H1でワークフロー制御サーバAにアクセスし、確認依頼のあった文書を本社クライアント端末H1に表示させ、内容を確認する。(S63)
ステップS64において、ワークフロー処理手段10cは、変更内容評価報告書を承認し、または却下することを支援する。図8のステップS7と同様に、文書確認の担当者は、確認した変更内容評価報告書に問題がある場合は、本社クライアント端末H1から作成文書の却下処理を行い、ワークフロー処理手段10cは、文書作成担当者に却下処理の旨をメール等で送信する。文書作成担当者は、受信した却下処理の旨を確認し、ステップS61に戻り、文書の修正作業を実施する。確認した文書に問題がない場合は、文書確認の担当者は、本社クライアント端末H1から作成文書の承認処理を行う。以上で本社Hのメインワークフローbの文書の承認の処理が終了し、登録・配布の処理がスタートする。
ステップS65において、ワークフロー処理手段10cは、変更内容評価報告書を制定し、公開することを支援する。ワークフロー処理手段10cは、文書データベース11bにおいて、文書データの文書種別を「作成中文書」から「既存文書(制定済み)」に変更する。また、受任日・制定日を当日の日付に変更する。変更内容評価報告書は制定され登録される。ワークフロー処理手段10cは、変更管理者へ変更内容評価報告書を送信し、公開する。
2、3 サブワークフロー
4 階層型ワークフローシステム
10 主制御装置
10a ワークフロー設定手段
10b ワークフロー指定手段
10c ワークフロー処理手段
11 記憶装置
11a ワークフローデータベース
11b 文書データベース
12 入出力装置
13 通信制御装置
14 バス
16、26、36 連携関係
17、27、37 文書作成の処理
18、28、38 承認の処理
19、29、39 登録・配布の処理
20 不具合調査対象検索画面
21 不具合調査対象検索結果画面
22 文書ダウンロード画面
30 変更の申し出検索画面
31 変更の申し出検索結果画面
A ワークフロー制御サーバ
AA 他社工場ワークフロー制御サーバ
F 工場
F1 工場クライアント端末
FF 他社工場
FF1 他社工場クライアント端末
H 本社
H1 本社クライアント端末
I ネットワーク
Claims (10)
- 人的組織が上位組織と下位組織を含む階層を有する場合に、前記上位組織で実行する一連の処理の順番とそれぞれの処理の担当者を規定するメインワークフローと、前記下位組織で実行する一連の処理の順番とそれぞれの処理の前記担当者を規定するサブワークフローとを記憶するワークフローデータベースと、前記上位組織による前記メインワークフローに従う処理の実行と前記下位組織による前記サブワークフローに従う処理の実行を支援する処理手段とを有する階層型ワークフローシステムであって、
前記上位組織と前記下位組織とが連携して一連の処理をする場合に、連携する前記上位組織と前記下位組織とが従う前記メインワークフローと前記サブワークフローとを関係付ける連携関係を、前記メインワークフローと前記サブワークフローの少なくとも一方に設定するように前記ワークフローデータベースに記憶する設定手段と、
処理の実行を支援中の前記メインワークフローと前記サブワークフローの一方のワークフローから、前記ワークフローデータベースに記憶された前記連携関係で関係付けられた他方のワークフローを前記一方のワークフローに引き続き従うワークフローとして指定する指定手段とを有することを特徴とする階層型ワークフローシステム。 - 前記連携関係は、前記他方のワークフローに従う処理の実行により入力された文書データが前記処理手段によって文書データベースに記憶されると、前記処理手段に前記一方のワークフローに従う一連の処理を再開させる関係を有することを特徴とする請求項1に記載の階層型ワークフローシステム。
- 前記連携関係は、前記他方のワークフローに従う処理の実行により入力される前記文書データの種別が前記一方のワークフローに設定されているという関係を有することを特徴とする請求項2に記載の階層型ワークフローシステム。
- 前記指定手段は、前記指定された前記他方のワークフローの最初の処理を担当する前記担当者の識別子を前記ワークフローデータベースから抽出し、前記抽出された前記他方のワークフローの前記最初の処理を担当する前記担当者に前記最初の処理の依頼を送信することを特徴とする請求項1乃至請求項3のいずれか1項に記載の階層型ワークフローシステム。
- 前記文書データベースは、前記メインワークフローおよび前記サブワークフローに従う処理の実行により入力された文書データを記憶し、
前記連携関係は、前記文書データベースに記憶された前記文書データの識別子が前記一方のワークフローに設定されているような関係を有し、
前記指定手段は、前記一方のワークフローに従う処理の実行の際に、前記文書データの前記識別子に基づいて前記メインワークフローおよび前記サブワークフローに従う処理の実行により入力された前記文書データを前記担当者に参照可能にし、
前記処理手段は、前記担当者に新規の文書データの入力の依頼を送信することを特徴とする請求項2に記載の階層型ワークフローシステム。 - 前記連携関係は、前記一方のワークフローに対して、常に同じ前記他方のワークフローが前記指定手段によって指定されるように設定されている関係であることを特徴とする請求項1乃至請求項5のいずれか1項に記載の階層型ワークフローシステム。
- 前記設定手段は、前記連携関係として、前記一方のワークフローにおける処理の結果に応じて異なる前記他方のワークフローに連携するような前記他方のワークフローの抽出方法を設定し、
前記指定手段は、処理の実行時の前記結果において前記抽出方法を満足する前記他方のワークフローを前記ワークフローデータベースから抽出することを特徴とする請求項1乃至請求項5のいずれか1項に記載の階層型ワークフローシステム。 - 前記指定手段は、前記抽出された前記他方のワークフローの最初の処理を担当する前記担当者の識別子を前記ワークフローデータベースから抽出し、前記抽出された前記他方のワークフローの前記最初の処理を担当する前記担当者に前記最初の処理の依頼を送信することを特徴とする請求項6又は請求項7に記載の階層型ワークフローシステム。
- 前記処理手段は、前記他方のワークフローの支援中の処理の識別子を、前記一方のワークフローの処理の担当者の見られる端末に表示することを特徴とする請求項1乃至請求項8のいずれか1項に記載の階層型ワークフローシステム。
- 前記処理手段は、
前記他方のワークフローに従う実行中の処理が受任された受任日を前記文書データベースに記憶し、
前記受任日から現在までの経過日数をカウントし、
前記経過日数が所定の許容日数を超えた場合に、前記実行中の処理の担当者に前記実行中の処理の早期終了の依頼を送信することを特徴とする請求項2に記載の階層型ワークフローシステム。
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