JPH10326315A

JPH10326315A - 企業間ワークフロー管理システム

Info

Publication number: JPH10326315A
Application number: JP13472197A
Authority: JP
Inventors: Shiyunsuke Akifuji; 俊介秋藤; Toshiaki Sakaguchi; 俊昭阪口; Takashi Saito; 隆斉藤; Michiharu Kimura; 道開木村
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 1997-05-26
Filing date: 1997-05-26
Publication date: 1998-12-08

Abstract

(57)【要約】【課題】不特定の企業間の取引で、他ワークフロー管理
システムの情報を直接指定せずに、ワークフローの連携
を実現できるワークフロー管理システムを提供する。【解決手段】連携制御部（３０）は、連携情報データベ
ース２８に記憶した連携規則と状態管理テーブル３２の
情報を検索し、入力したデータの種類を満たす連携規則
があれば、ワークフロー制御部２４へ指定されたフロー
プロセスの実行を指示し、満たしていないときは、ユー
ザ端末１へ条件を満たす連携規則が存在しない意味のメ
ッセージを出力し、条件を満たす連携規則を入力し、上
述の処理を繰り返す。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、通信回線で接続し
たコンピュータ間で電子化した伝票などの書類を回覧す
るワークフロー管理システムに係り、特にワークフロー
管理システムを用いた電子商取引に関する。

【０００２】

【従来の技術】グループで行う事務作業の効率化のため
に計算機を用いた様々な方法が考案されてきた。そのひ
とつとして伝票などの書類を電子化し、その電子化した
書類を予め設定した規則に従ってユーザに回覧するワー
クフロー管理システムがある。ワークフロー管理システ
ムの概念については、例えば、秋藤俊介、伊勢広敏、馬
嶋宏著、「ワークフロー管理システムの動向」、システ
ム／制御／情報、第４０巻、第５号、２０３頁から２０
８頁（平成８年５月）に記載されている。

【０００３】従来、ワークフロー管理システムは、融資
審査や旅費精算など一つの組織内の業務に利用されるこ
とが多かったが、近年のインタネットの発達に伴い、電
子取引のような相異なるワークフロー管理システムを連
携するニーズがでてきた。そこで、例えば、Workflow M
anagement CoalitionのドキュメントＷＦＭＣ−ＴＣ−
１−１２（１９９６年１０月２０日）に記載されている
ように、異なるワークフローエンジン（本明細書ではワ
ークフロー制御部）を連携するパタンや、そのために必
要な各種のＡＰＩの仕様が記述されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術では、ワ
ークフローエンジンやフロープロセスの識別子など連携
するフロープロセスの情報を指定するので、他ワークフ
ロー管理システムの連携に関する情報、例えばフロープ
ロセス名などを詳細に知る必要がある。また、連携する
側で、そのフロープロセス名を指定するので、連携を受
ける側で、その情報を自由に変更することができない。

【０００５】本発明の目的は、他ワークフロー管理シス
テムの情報を詳細に知らなくても連携可能で、連携され
る側で自由に連携に関する情報を変更可能なワークフロ
ー管理システムを提供することにある。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的達成のため、本
発明では、他のシステムからデータが入力されたとき、
起動するプロセスフローの順序を記憶する連携規則と、
処理の履歴を記憶する状態管理テーブルを参照し、起動
するプロセスフローを選択するようにしたものである。

【０００７】

【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施例を図１か
ら図５を用いて詳細に説明する。本実施例のワークフロ
ー管理システムでは、事務処理の順序をあらかじめ決め
た形式で記述し、それをワークフローマネージャが解釈
し、適当な事務担当者に回覧し、事務処理を効率的に行
う。

【０００８】図１は本発明の実施例のワークフロー管理
システムのシステム構成図であり、１と２０は、それぞ
れ商品を購入する発注側と製造、販売するのユーザが操
作するユーザ端末であり、回覧されてきた電子化書類の
処理と連携規則の変更を行う。２と２２は、処理の手順
を記述したフロープロセスを記憶するフロープロセス・
データベースであり、４と２４は、フロープロセス・デ
ータベース２と２２にあるフロープロセスを読み込み、
ユーザ端末への回覧と他のシステムへデータ転送を行う
ワークフロー制御部であり、６と２６は、ワークフロー
制御部の実行した処理の結果を記憶するフローデータ・
データベースであり、８と２８は、フロープロセスの実
行順序を記述した連携情報を記憶する連携情報データベ
ースであり、１０と３０は、連携情報データベース８と
２８に記憶した連携情報に従って以下に説明する処理を
行う連携制御部であり、通信ネットワークで接続されて
いる。１２と３２は、連携制御部１０と３０の実行結果
をワーク毎に記憶する状態管理テーブルである。ここ
で、ワークとは、ある一つの仕事の一連の続いた処理の
流れである。例えば、１件の発注が一つのワークであ
る。１４と３４は、それぞれ電子メールシステムであ
る。

【０００９】図２は、ある商品の見積請求、見積回答、
発注、受注の手順を記述したフロープロセスの例であ
り、２０４、２１０、２１６を除く２００から２２４
は、それぞれユーザへの回覧を意味するノードであり、
２０４と２１０と２１６は他の連携制御部１１０と１３
０へのデータ転送を意味するノードである。

【００１０】図３は、連携処理部１０と３０が行う状態
遷移の変更を記述した状態遷移表であり、「入力」は、
他の連携制御部からの入力であり、「状態」は自分の連
携制御部の状態であり、「変更なし」は状態の変更がな
く、以前と同じ状態であることを示し、エラーは、その
状態が正常な処理では存在しないことを示し、「連携規
則に従う」は、図４のステップ１０６で「その他」に該
当し、その他の「中断」「キャンセル」などは、次に遷
移する状態を示す。

【００１１】図４は、連携処理部１０と３０が行う処理
を示したフローチャートであり、図５は、状態管理テー
ブル１２と３２の経過を説明するための図である。

【００１２】以下、図４のフローチャートに基づき、図
１の各部の処理を詳細に説明する。

【００１３】まず、ワークフロー制御部４が、フロープ
ロセス・データベースに記憶されている一つのフロープ
ロセスに従ってユーザ経の回覧を行ったとする。ここで
は、企業間の商取引を行うとし、ノード２００と２０２
の処理を行ったとする。このときの状態は図５では、
（１）見積請求（社内）である。

【００１４】次に、ノード２０４へ至り、連携処理部１
０へ他の企業へ見積請求を行ったとする。このとき、連
携処理部１０は、他企業のシステムへ見積請求のデータ
を送る。データを送る先のネットワークアドレスは、あ
らかじめ分かっていたとする。

【００１５】次に、データを受け取った連携処理部３０
は、図２のフローチャートに従って処理を行う。

【００１６】処理が開始する（１００）と、他企業のデ
ータ入力があるか否かを検査し（１０２）、入力がない
ときはステップ１０２へ戻り、再び、入力を検査する。
入力があったときは、入力データの種類を検査する（１
０６）。

【００１７】ステップ１０６では、入力したデータの種
類を判定し、入力が「照会」であるときは、状態管理テ
ーブル３２からワークの処理の履歴を取得し（１２
０）、電子メールで回答し（１６０）、再びステップ１
０２へ戻る。入力が、「中断」であるときは、フロープ
ロセス・データベース１２２に記憶したフロープロセス
を読みだし、中断可能な段階で、かつ中断可能な期日で
あるか否かを検査し（１３０）、可能であれば、ステッ
プ１３２へ進み、中断処理を行い、ステップ１３４へ進
む。中断できないときはステップ１０６へ進み、中断で
きない意味のメールを送る。ステップ１３４へ進んだと
きは、状態管理テーブルとフローデータ・データベース
を検索し、関係するユーザ名を抽出し（１３４）、状態
管理テーブルの状態を変更し（１３６）、ステップ１６
０へ進む。また、入力が、「再開」であるときは、フロ
ープロセス・データベース１２２に記憶したフロープロ
セスを読みだし、再開可能な段階で、かつ再開可能な期
日であるか否かを検査し（１４０）、可能であれば、ス
テップ１４２へ進み、再開処理を行い、ステップ１３４
へ進む。再開できないときはステップ１０６へ進み、再
開できない意味のメールを送る。また、入力が、「中
止」であるときは、フロープロセス・データベース２２
に記憶したフロープロセスを読みだし、中止可能な段階
で、かつ中止可能な期日であるか否かを検査し（１５
０）、可能であれば、ステップ１５２へ進み、中止処理
を行い、ステップ１３４へ進む。中止できないときはス
テップ１０６へ進み、中止できない意味のメールを送
る。また、入力が、上述以外のときは、連携情報データ
ベース２８に記憶した連携規則を検索し（１０８）、状
態管理テーブル３２の情報を検索し（１１０）、条件を
満たす規則があれば、ワークフロー制御部２４へ指定さ
れたフロープロセスの実行を指示し（１１４）、満たし
ていないときは、ステップ１１６へ進み、ユーザ端末へ
条件を満たす連携規則が存在しない意味のメッセージを
出力し、条件を満たす連携規則を入力し、ステップ１０
６へ進み、上述の処理を繰り返す。

【００１８】いま、ある商品を発注するために、受注側
に見積請求を行ったとする。すると、連携処理部３０で
は、ステップ１０２で、他企業のデータ入力があったの
でステップ１０６へ進み、入力データの種類を検査す
る。ここでは、入力データが「見積請求」であったの
で、ステップ１０８へ進む。ステップ１０８で連携規則
として、入力が「見積請求」のときは、フロープロセス
ＢＰ１０を起動するとし、ステップ１１０で状態管理テ
ーブル３２を検査し、ステップ１１２で条件を満たして
いるので、ステップ１１４でフロープロセスＢＰ１０の
起動をワークフロー制御部２４へ指示する。このときの
連携制御部３０は、図３の状態遷移表に従って、状態を
「処理中」に変更する。この状態が図５の（２）であ
る。

【００１９】次に、ワークフロー制御部２４は、ＢＰ１
０の見積回答の処理を行い、その実行結果を逐次、フロ
ーデータ・データベースに記憶し、見積もり処理が終了
したとする。すると、処理終了の信号を受け取った連携
処理部３０は、発注側の連携処理部１０へ上述と同様に
見積回答のデータを送る。

【００２０】次に、連携処理部１０は、ステップ１０６
で、入力したデータの種類を判定し、入力データが「見
積回答」であったので、ステップ１０８へ進む。ステッ
プ１０８で連携規則として、入力が「見積回答」で同じ
ワークの「見積もり請求」が終了しているときは、フロ
ープロセスＢＰ２を起動するとし、ステップ１０で状態
管理テーブル２を検査し、ステップ１１２で条件を満た
しているので、ステップ１１４でフロープロセスＢＰ２
の起動をワークフロー制御部４へ指示する。このときの
連携制御部１０は、図３の状態遷移表に従って、状態を
「処理中」に変更する。この状態が図５の（３）であ
る。

【００２１】次に、発注側では、ワークフロー制御部４
が、ＢＰ１に記録した順序にしたがって電子化した書類
を回覧し、商品を発注するとする。ノード２１６で上述
と同様に、連携制御部１０へ他の企業へ発注を行ったと
する。すると、上述と同様に連携処理部３０へデータを
送り、ワークフロー制御部２４はＢＰ１１の処理を行
う。このときの状態管理テーブル１２は、図５の（４）
である。

【００２２】次に、発注側の発注側ユーザ端末１から発
注案件、ワーク１の進捗の照会を行ったとする。この指
示は、ワークフロー制御部２を通じで連携制御部１０へ
送られ、連携制御部３０へ送信される。ここで、連携処
理部３０は、入力が「照会」であるので、ステップ１２
０で状態管理テーブル３２からワークの処理の履歴を取
得し、ステップ１６０で電子メールで回答し、再びステ
ップ１０２へ戻る。ここでは、ワーク１の状態はＢＰ１
０が終了、ＢＰ１１が処理中であるので、そのデータを
ユーザが読みやすい状態に変換してメールで送信する。
ここで、読みやすい状態への変換とは、例えば、ＢＰ１
０の終了、ＢＰ１１の処理中を、それぞれ処理段階の判
るように変換し、「見積回答済み、受注しています」な
どの形式にすることである。このときの状態管理テーブ
ル３２の状況は図５の（５）である。図３に示すように
照会では状態の変更はない。

【００２３】次に、発注側の発注側ユーザ端末１から発
注案件、ワーク１の進捗の一時的な中断を行ったとす
る。この指示は、ワークフロー制御部２を通じで連携制
御部１０へ送られ、連携制御部３０へ送信される。ここ
で、連携処理部３０は、入力が「中断」であるので、フ
ロープロセス・データベース２２に記憶したフロープロ
セスを読みだし、ステップ３０で中断可能な段階で、か
つ中断可能な期日であるか否かを検査しする。ここで
は、ＢＰ１１で「製造開始」のノード２２２までは、中
断可能であり、「工完待ち」のノード２２４以降は中断
できないとする。ここでは、まだ「製造指示」のノード
２２０までしか進んでいなかったとし、ステップ１３２
へ進み、中断処理を行う。次に、ステップ１３４で状態
管理テーブルとフローデータ・データベースを検索し、
関係するユーザ名を抽出し、ステップ１３６で状態管理
テーブルの状態を変更し、ステップ１６０へ進み、再び
ステップ１０２へ進む。ここでは、状態管理テーブル３
２でワーク１のＢＰ１０が終了、ＢＰ１１が動作中なの
で、ワーク１を処理したユーザをフローデータ・データ
ベース２６から検索し、該当するユーザを関係者とし、
ステップ１３６で状態を状態遷移表３に従い、「中断」
に変更し、ステップ１６０でステップ１３４で求めたユ
ーザへメールを送る。このときの状態管理テーブルの状
態は、図５の（６）である。

【００２４】次に、発注側の発注側ユーザ端末１から発
注案件、ワーク１の進捗の再開を行ったとする。この指
示は、ワークフロー制御部２を通じで連携制御部１０へ
送られ、連携制御部３０へ送信される。ここで、連携処
理部３０は、入力が「再開」であるので、フロープロセ
ス・データベース２２に記憶したフロープロセスを読み
だし、ステップ１３０で再開可能な段階で、かつ再開可
能な期日であるか否かを検査しする。ここでは、ＢＰ１
１で「製造開始」のノードまでは、再開可能であるとす
る。ここでは、一時中断した段階が「製造指示」のノー
ド２２０であったので、ステップ１４２へ進み、中断処
理を行う。次に、「中断」と同様に、ステップ１３４で
状態管理テーブルとフローデータ・データベースを検索
し、関係するユーザ名を抽出し、ステップ１３６で状態
管理テーブルの状態を変更し、ステップ１６０へ進み、
再びステップ１０２へ進む。ここでは、状態管理テーブ
ル３２でワーク１のＢＰ１０が終了、ＢＰ１１が中断な
ので、ワーク１を処理したユーザをフローデータ・デー
タベース２６から検索し、該当するユーザを関係者と
し、ステップ１３６で状態を状態遷移表３に従い、「動
作中」に変更し、ステップ１６０でステップ１３４で求
めたユーザへメールを送る。このときの状態管理テーブ
ルの状態は、図５の（７）である。

【００２５】次に、発注側の発注側ユーザ端末１から発
注案件、ワーク１の進捗の中止を行ったとする。この指
示は、ワークフロー制御部２を通じで連携制御部１０へ
送られ、連携制御部３０へ送信される。ここで、連携処
理部３０は、入力が「中止」であるので、フロープロセ
ス・データベース２２に記憶したフロープロセスを読み
だし、ステップ１３０で中止可能な段階で、かつ再開可
能な期日であるか否かを検査する。ここでは、ＢＰ１１
で「製造開始」のノード２２２までは、中止可能である
とする。ここでは、「製造開始」のノード２２２であっ
たので、ステップ１５２へ進み、中止処理を行う。次
に、「中断」と同様に、ステップ１３４で状態管理テー
ブルとフローデータ・データベースを検索し、関係する
ユーザ名を抽出し、ステップ１３６で状態管理テーブル
の状態を変更し、ステップ１６０へ進み、再びステップ
１０２へ進む。ここでは、状態管理テーブル３２でワー
ク１のＢＰ１０が終了、ＢＰ１１が中断なので、ワーク
１を処理したユーザをフローデータ・データベース２６
から検索し、該当するユーザを関係者とし、ステップ１
３６で状態を状態遷移表３に従い、「キャンセル」に変
更し、ステップ１６０でステップ１３４で求めたユーザ
へメールを送る。このときの状態管理テーブルの状態
は、図５の（８）である。

【００２６】上述の動作例では、他の連携制御部からの
入力に対応する連携規則が存在していたが、該当しない
データが入力されることもある。例えば、「発注」の入
力の代わりに「在庫確認」が入力されたとする。

【００２７】このとき、ステップ１０２からステップ１
１２までの処理を実行し、ステップ１１２で該当する連
携規則が存在しないので、ステップ１１６へ進む。

【００２８】ステップ１１６で、連携制御部３０は、ユ
ーザ端末へ条件を満たす連携規則が存在しない意味のメ
ッセージを出力し、条件を満たす連携規則を入力する。

【００２９】ここでは、メッセージを受けたユーザは、
「在庫確認」に対応する処理を行うフロープロセスを新
たに記述し、フロープロセス・データベース２２へ記憶
し、連携規則データベース２８の連携規則を変更したと
する。

【００３０】次に、ステップ１０６へ進み、再びステッ
プ１１２へ至り、該当する連携規則が存在するので、ス
テップ１１４へ進み、指定されたフロープロセスを実行
する。

【００３１】上記実施例によると、フロープロセス名を
直接指定しないので、連携させる側、つまりデータを送
る側では、連携に関する情報を詳細に知らなくても連携
可能なワークフロー管理システムを提供できる。

【００３２】また、上記実施例によると、連携するフロ
ープロセスを決める規則を記憶する連携規則データベー
スは、連携される側、つまりデータを受ける側に存在す
るので、連携する情報は、自由に変更可能である。

【００３３】さらに、「中断」、「再開」、「中止」の
とき、関係するユーザを検索し、そのユーザへ電子メー
ルを送るので、該当する案件の処理を行ったユーザに自
動的に通知が届き、処理の経過を知ることができる。

【００３４】また、条件を満たす連携規則が存在しない
ときは、ユーザに問い合わせ、条件を満たす規則を入力
するので、予め予定していないデータが入力されたとき
にもシステムを停止することなく、処理を続けることが
できる。

【００３５】本実施例では、ステップ１３０、１４０、
１５０で、それぞれ、中断、再開、中止、可能な範囲と
時期を判定し、条件を満たさないときは、ステップ１６
０へ進み、それぞれ、中断不可能、再開不可能、中止不
可能の意味のメールを出すようにしていたが、その場合
に関係者のユーザへ連絡し、ユーザの判断によって、そ
れぞれ、中断、再開、中止処理を行うステップ１３２、
１４２、１５２へ進むようにしてもよい。このときのフ
ローチャートの例を図６に示す。

【００３６】図６は、ステップ１３４を置き換える処理
であり、ステップ１３４へ至ったときに、ステップ６０
０を開始し、状態管理テーブルとフローデータ・データ
ベースから履歴を取得し（６０２）、ステップ１３４と
同様に関係者を選択し（６０４）、その関係者に、「中
断」可能か否かのメッセージを送り、その回答を集計
し、その結果を判定する（６０６）。ここで、判定は、
例えば、全員一致で行うとする。ステップ６０６で「中
断」可能と判断した場合は、ステップ１３２へ進み、不
可能と判定した場合は、ステップ１６０へ進み、以下、
上述の通り処理を行う。

【００３７】この実施例では、中断可能な範囲と時期を
超えた場合でも、関係者の判断により中断できるので、
発注側からの指示に対し、柔軟に対応できる。

【００３８】この実施例では「中断」の場合について説
明したが、「再開」「中止」の場合も上述と同様に実現
可能である。

【００３９】

【発明の効果】本発明では、フロープロセス名を直接指
定しないので、連携させる側、つまりデータを送る側で
は、連携に関する情報を詳細に知らなくても連携可能な
ワークフロー管理システムを提供できる。

【００４０】また、本発明では、連携するフロープロセ
スを決める規則を記憶する連携規則データベースは、連
携される側、つまりデータを受ける側に存在するので、
連携する情報は、自由に変更可能である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施例のワークフロー管理システムの
システム構成図である。

【図２】実施例の手順を記述したフロープロセスの例を
示す図である。

【図３】連携処理部１０と３０が行う状態遷移の変更を
記述した状態遷移表である。

【図４】連携処理部１０と３０が行う処理を示したフロ
ーチャートである。

【図５】状態管理テーブル１２と３２の経過を説明する
ための図である。

【図６】他の実施例のフローチャートの一部を示す図で
ある。

【符号の説明】

１…ユーザの端末、２…フロープロセス・データ
ベース、４…ワークフロー制御部、６…フローデータ・
データベース、８…連携情報データベース、１
０…連携制御部、１２…状態管理テーブル、１４…電子
メールシステム、２０…ユーザの端末、２２…フロ
ープロセス・データベース、２４…ワークフロー制御
部、２６…フローデータ・データベース、２
８…連携情報データベース、３０…連携制御
部、３２…状態管理テーブル、３４…電子メールシステ
ム、２００、２０２、２０６、２０８、２１２、２１
４、２１８、２２０、２２２、２２４…回覧ノード、
２０４、２１０、２１６…連携ノード。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者木村道開神奈川県横浜市戸塚区戸塚町5030番地株式会社日立製作所ソフトウェア開発本部内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】２つ以上のワークフロー管理システムがデ
ータの送受を行う企業間ワークフローシステムにおい
て、受信側のワークフロー管理システムが、起動するプロセ
スフローの順序を記憶する連携規則と、処理の履歴を記
憶する状態管理テーブルの両者を参照し、参照結果を判
断することにより、起動するプロセスフローを選択する
ことを特徴とする企業間ワークフローシステム。
【請求項２】請求項１の企業間ワークフロー管理システ
ムにおいて、データを送信する側のワークフロ管理シス
テム（送信側ワークフロー管理システム）からの入力が
状態照会であったときは、受信側のワークフロー管理シ
ステム（受信側ワークフロー管理システム）が、プロセ
スフローの起動に代えて、履歴を送信側ワークフロー管
理システムに返答することを特徴とする企業間ワークフ
ロー管理システム。
【請求項３】請求項１または２の企業間ワークフロー管
理システムにおいて、送信側ワークフロー管理システム
からの入力が取り消しであったときは、受信側ワークフ
ロー管理システムが、該当するフロープロセスを中止
し、過去に関係する処理を行った送信側ワークフロー管
理システムに電子メールで通知を行うことを特徴とする
企業間ワークフロー管理システム。
【請求項４】請求項３の企業間ワークフロー管理システ
ムにおいて、連携規則に中止可能な期間である解約期間
を記憶し、送信側ワークフロ管理システムからの入力が
取り消しであったときは、受信側ワークフロー管理シス
テムは、入力があった時刻と解約期日を比較し、解約期
日に達していないときだけ、該当するフロープロセスを
中止し、過去に関係する処理を行った送信側ワークフロ
ー管理システムに電子メールで通知を行うことを特徴と
する企業間ワークフロー管理システム。
【請求項５】請求項４の企業間ワークフロー管理システ
ムにおいて、処理の順序を記録したフロープロセスに、
中止可能な処理の段階である解約可能範囲を設定し、送
信側ワークフロー管理システムからの入力が取り消しで
あったときは、受信側ワークフロー管理システムが、入
力があった時刻における処理の進捗を検査し、該段階が
解約可能範囲であるときは、該当するフロープロセスを
中止し、過去に関係する処理を行った送信側ワークフロ
ー管理システムに電子メールで通知を行うことを特徴と
する企業間ワークフロー管理システム。
【請求項６】請求項１から５の企業間ワークフロー管理
システムにおいて、受信側ワークフロー管理システム
が、連携規則を変更したときは、状態管理テーブルを参
照し、過去に関係する処理を行った送信側ワークフロー
管理システムに電子メールで通知を行うことを特徴とす
る企業間ワークフロー管理システム。