JP4360055B2

JP4360055B2 - 作業遅延を防止するワークフローの支援プログラム、支援方法、および支援サーバ

Info

Publication number: JP4360055B2
Application number: JP2001223777A
Authority: JP
Inventors: 光典藤田
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 2001-07-25
Filing date: 2001-07-25
Publication date: 2009-11-11
Anticipated expiration: 2021-07-25
Also published as: JP2003036338A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、複数の担当者で共同作業によって、目的とする業務を遂行させるワークフローシステムにおいて、各作業者が割り当てられた作業を遅滞なく完了させるための遅延防止支援プログラム、支援方法、および支援サーバに関する。
【０００２】
【従来の技術】
コンピュータの進展とともに、ネットワークのもとで複数のグループや部門間で共有の情報を持ち、一つの目的とする業務を複数の担当者の共同作業によって遂行するシステムとしてワークフローシステムが普及してきている。オフィス、工場等の業務プロセスにおいて、従来、各作業担当者がワープロソフトや表計算ソフト等のアプリケーションプログラムを使って帳票や集計を行い、その作業の成果物である情報を出力した紙やフロッピーで、あるいは電子メールで、個々に扱っていたが、それを組織的に行うようにしたのがワークフローである。ワークフローは、代表的に、物品購入、旅費精算、就業勤怠、稟議決裁等業務のプロセスに適用される。稟議書や伝票等の書類は、起案者からリーダ、課長、部長というように同一部門から、さらには、経理部門、購買部門等複数の部門にまたがり、必要に応じた設定ルートで回覧され、電子的に承認・決済がなされる。
【０００３】
以下、物品購入や稟議処理という業務のプロセスのワークフローについて、図８を用いて説明すると、このプロセスにおける作業には、起案１０１、送付１０２、承認１０３、事務処理１０４、および保管１０５がある。これら上記の起案、承認等のワークフローの各作業は、ＷｆＭＣ（ワークフロー・マネージメント・コアリション：ワークフロー管理連盟）で提案されているワークフローの用語で、アクティビティと表現される。プロセスはいくつかのアクティビティの集合である。
【０００４】
起案１０１では、起案者によるクライアント端末からの入力に対する、入力項目のチェック、自動採番等を行い、送付１０２では、起案された内容をメールによって通知し、承認１０３では、選定された承認者による承認・却下、及び代理証人、承認期限の設定等を行い、事務処理１０４では、作業の集計、回覧・滞留状況等を確認し、そして保管１０５では、決済済みとなった申請書類を保管するといった各作業が存在する。こうしたワークフローの適用により、伝票入力等での入力の手間や記入ミスを削減でき、作業の手順が標準化され、誰もが適正な申請処理を行うことが出来る。さらには、業務プロセスの流れをモニタリングすることで、全体の処理の中で、どこに滞留箇所があるか等の把握ができ、業務プロセスの見直しや改善が図れる等の大きなメリットがでてくる。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、ワークフローは、複数の担当者による共同作業であるが故に、構成員の能力や意識のバラツキもあって、指示された作業期限に対し、遅延を生じ易く、多人数になるほどその傾向が強くなる問題点をかかえている。従来は、各作業間の開始時にのみ、メールで作業の通知を行うだけであった。これでは、忙しい構成員にとっては印象が薄く、とくに、遅延気味な構成員にあっては常習的になりがちである。
【０００６】
本発明では、こうした複数の担当者による共同作業での遅延をなくし、円滑な業務の遂行ができるワークフローシステムを提供する。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記してきたワークフローにおける作業遅延の問題を解決するため、ワークフローのメール通知機能によって、作業を頻繁に遅延する担当者、遅延しない担当者に応じて、メールによる通知内容、通知回数を切り替えるシステムとする。
発明の第一の態様は、複数人の共同作業によって業務を遂行するワークフローにおける作業の遅延を防止する支援プログラムであって、業務プロセス開始時に設定された各作業担当者の作業期限に対し、該作業期限を越えて作業完了がなされた場合に、その遅延時間の履歴を作業担当者毎にユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録段階と、前記ユーザ情報データベースから取得した前記作業担当者の遅延時間をキーとして、前記遅延時間に応じて前記作業期限内に通知すべきメールの通知内容と通知回数の情報が設定された通知情報設定テーブルを参照し、前記作業担当者に通知するメールの通知内容と通知回数を決定する通知内容決定段階と、前記決定された通知内容と通知回数にしたがって、当該作業の発生後、作業開始から前記作業期限が来る前まで繰返し所定の回数分、前記作業担当者にメールを送信する通知メール送信段階とをコンピュータに実行させるためのワークフローの支援プログラムに関する。
【０００８】
本発明によれば、ワークフローで共通の業務のプロセスを複数人に渡って作業する場合に、遅延情報登録段階において、業務のプロセス開始時に、各担当者の作業の作業時間を設定しておき、作業担当者が設定された作業期限を超えた場合に、遅延時間を数値化し度合いとしてユーザ情報データベースに登録する。前記ユーザ情報データベースからの遅延情報である各担当者の遅延時間を取得し、該遅延時間と対応付けた通知内容と通知回数を有する通知内容管理テーブルを参照することによって、各担当者宛のメールの通知内容と通知回数を確定し、該担当者に過去の遅延履歴にしたがい、所定の通知内容を所定の回数分、メール送信を行わせるシステムを実現する。本発明によって、過去に遅延しがちな作業担当者に、設定した期限に対し、期限の来る前に何度も警告通知を発することによって、納期厳守を励行させる効果が生じる。
【０００９】
すなわち、ワークフローシステムのアラーム機能であるメール通知を利用し、作業担当者の過去の作業状況により、メールの通知内容と通知回数を切り替え、各担当者に応じた支援を実現することで、作業遅延を防止する。頻繁に作業を遅延する担当者に対しては、作業発生後、作業が完了するまで複数回に渡り、作業を促す内容のメールで通知を行い、遅延のない担当者に対しては、ワークフローの作業が発生した時点で一度だけ通知を行うといった支援を実現する。
【００１０】
また、発明の別な態様は、前記遅延時間は時間単位で数値化した度合いで前記ユーザ情報データベースに登録され、前記通知情報設定テーブルは前記度合いの数値範囲とメールの通知内容および通知回数の情報が設定されていることを特徴とする第一の発明に述べたワークフローの支援プログラムに関する。
【００１１】
本発明によれば、遅延時間の程度にしたがって警告メールの通知内容、通知回数が設定された設定テーブルを持ち、各作業の担当者の遅延時間との照合で警告メールのレベルが決定され、担当者毎の遅延に対する認識を促すことができる。
また、各担当者で作業の遅延に変化のあった場合には、ユーザ情報データベースに登録されている担当者毎の該遅延時間は更新される。
【００１２】
【発明の実施の形態】
以下、図面にもとずいて本発明の実施形態を説明する。
図１に本発明の基本構成例を示す。本発明は、ワークフロー支援サーバ１、クライアント端末７ａ，７ｂ，・・・，７ｎ、および記憶装置に格納されたユーザ情報データベース４、通知情報設定テーブル５、通知内容フォルダ６とで構成され、それらは通信回線８で接続されている。ワークフロー支援サーバ１は、主にプロセス定義２１、プロセス生成２２、ワークフロー実行２３からなるワークフロー処理部２と、遅延履歴登録手段３１、通知内容決定手段３２、通知メール送信手段３３からなり、アクティビティ（作業）担当者の遅延情報の格納からメール通知までの処理を行う通知処理部３とから構成される。
【００１３】
ワークフロー処理部２では、プロセス定義２１において、プロセス内の各アクティビティの作業内容、開始と終了の条件、担当者、関連するアプリケーションプログラムとデータ等を定義し、さらに、アクティビティ間の順序関係も定義する。例えば、伝票の決裁ルート等は組織構造や人員構成に依存することが多く、組織・役割をデータ化しておく。プロセス生成２２において、物品購入、稟議処理、生産管理、給与支払処理等いくつか登録されたプロセスの中から一つを選択し、ワークフロー実行２３において、前記プロセス定義２１にもとずいたワークフローが実行される。そして、プロセス内の各アクティビティが前記プロセス定義２１のルールに則って処理される。
【００１４】
図２は、各アクティビティ担当者の指定作業時間に対する遅延情報の管理表を示す。ユーザＩＤ、ユーザ名、メールアドレス、および遅延情報が対で登録される。ユーザ情報の一要素としてデータベース上で管理する。遅延情報は、アクティビティに設定された作業期限と実際の作業終了時間との差を時間の単位（Ｈ）で数値化して表される。つまり、作業期限と作業完了時間との差が３０分の場合、遅延情報は遅延時間０．５と表す。作業に遅延した場合は、遅延時間に応じて、データベース上の遅延情報（時間）を増加させる。遅延が変動した場合は、変動期間に応じて遅延情報を変更する。変動期間や遅延情報の増減値は、外部から変更可能とする。
【００１５】
図３はワークフロー支援サーバ１における各アクティビティ担当者の遅延情報の格納処理の構成を示す。ユーザａからアクティビティの作業期限を設定してプロセスが生成し、作業期限が設定されたアクティビティが起動し、アクティビティ担当者の作業が発生する。起案の作業となるアクティビティ１を受けて、次のアクティビティ２では、担当者であるユーザｂが作業時間を超えて作業を完了した場合、作業期限（時間）と作業完了時間との差をユーザｂの遅延情報として、遅延情報データベース５に登録する。例えば、物品購入のプロセスを考えれば、アクティビティ１は、ユーザａが起案者となる伝票の発行であり、アクティビティ２は、承認の作業で、アクティビティ担当者は、上司にあたる課長または部長に相当する。さらに、アクティビティ３は、経理部の事務処理に相当する。遅延情報の登録では、作業時間が２００１年２月８日１１時３０分と設定されたアクティビティ２に対して、ユーザＢが２００１年２月８日１２時００分に作業を完了し、遅延情報（時間）として０．５をユーザ情報データベースに書き込んだ場合の処理例を示している。
【００１６】
図４は、遅延時間（時間）に対するメールの通知内容と通知回数を格納した通知情報設定テーブルの例を示す。遅延情報（時間）、通知内容（ファイル名）、および通知回数が対で管理される。
遅延時間をＨとすると、遅延の度合いに応じて、例えば、以下のようなレベル分けでの警告メールを用意する。
【００１７】
１）０≦Ｈ＜１０の場合、通知内容content1を、1 回通知する。
２）１０≦Ｈ＜４０の場合、通知内容content2を、２回通知する。
３）４０≦Ｈ＜１５０の場合、通知内容content3を、４回通知する。
４）１５０≦Ｈの場合、通知内容content4を、６回通知する。
この４通りの通知内容を、図２のユーザ別の遅延情報管理表の遅延の度合いによって振り分けを決定し、各ユーザに警告メールを送信する。
【００１８】
図５は上記通知内容の例を示す。通知内容は、各度合い応じた注意を喚起するメール文とする。例えば、プロセスが稟議書の承認に関するものであれば、ｃｏｎｔｅｎｔ１は、普通の作業発生時の通知程度で、「本件の承認をお願いします。期限ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日ｘｘ時」とし、重度の遅延に対してのｃｏｎｔｅｎｔ４は、「本件の承認をお願いします。期限ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日ｘｘ時、前回遅延『ｘｘ時間』、厳重注意願います。」と警告調とすることによって喚起を促すようにする。
【００１９】
図６は、メール通知が有効なアクティビティが起動し、アクティビティ担当者の遅延情報を取得し、遅延情報から通知内容と通知回数を決定してメールを送信する場合の処理例を示す。ユーザａによって、業務のプロセスが生成される。例えば、稟議書や物品購入伝票の起案がなされる。それを受けてメール通知が有効なアクティビティが起動し、ユーザ情報データベース４からアクティビティ担当者の遅延情報を取得する。遅延情報（時間）をキーに、通知情報設定テーブル５から、メールの通知内容（ファイル名）、通知回数を取得し、通知内容格納フォルダ６から通知内容を取得する。そして作業が完了するまで、指定された回数分、取得した通知内容でメールを、電子メールを配信するプロトコルであるＳＭＴＰ（シンプル・メ−ル・トランスファー・プロトコル）サーバ９を通じて、アクティビティ担当者に送信される。
【００２０】
図７は、アクティビティ担当者へメール通知を行う処理のフローチャートを示す。ステップＳ８１で、クライアント端末７におけるユーザからの入力で、業務のプロセスが生成され、ステップＳ８２において、プロセスの中のアクティビティが発生し、アクティビティ担当者に作業が割りつけられる。ステップＳ８３で、ユーザ情報データベース４から該担当者の遅延情報（時間）を取得する。ステップＳ８４において、通知情報設定テーブル５から通知内容を取得し、ステップＳ８５で、該担当者にメールすべき通知内容のレベルを選定する。遅延情報としての遅延時間（Ｈ）が、ステップＳ８６において、１０時間未満であれば、通知内容ｃｏｎｔｅｎｔ１で１回通知を選定し、決定された通知内容・回数でアクティビティ担当者にメール送信する（ステップＳ８７、Ｓ９２）。同様に、遅延の度合いが、１０時間以上４０時間未満では、ｃｏｎｔｅｎｔ２で２回通知を選定し（ステップＳ８８、Ｓ８９）、また、４０時間以上１５０時間未満であれば、ｃｏｎｔｅｎｔ３で４回通知を選定し（ステップＳ９０、Ｓ９１）、さらに、１５０時間以上であれば、ｃｏｎｔｅｎｔ４で６回通知を選択され（ステップＳ９２）、ステップＳ９３において、前記決定された通知メールが送信される。
【００２１】
なお、本発明は、本実施例に示した上記内容だけに限定されるものではない。
また、本発明のプログラムを格納したコンピュータ読取可能な記録媒体としては、特に図には示していないが、メモリとして、半導体メモリやハードディスク等があり、可搬型記憶媒体としてはＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、フロッピーディスク、ＭＯ（光磁気ディスク）などがあり、これらのいずれであっても構わない。
（付記１）複数人の共同作業によって業務を遂行するワークフローの支援を実行させるためのワークフローの支援プログラムであって、
各作業の担当者毎に、指示した作業時間に対する遅延時間をユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録段階と、
遅延時間に対応付けられてメールの通知内容と通知回数の情報が設定された設定テーブルのもとに、前記ユーザ情報データベースから取得した各作業の担当者の前記遅延時間から、通知内容と通知回数を決定する通知内容決定段階と、
前記決定された通知内容と通知回数で前記各作業の担当者にメールを送信する通知メール送信段階と
をコンピュータに実行させるためのワークフローの支援プログラム。
（付記２）前記遅延時間は時間単位で数値化した度合いで前記ユーザ情報データベースに登録され、前記設定テーブルは前記度合いの数値範囲とメールの通知内容および通知回数の情報が設定されていることを特徴とする付記１記載のワークフローの支援プログラム。
（付記３）前記遅延時間が変化した場合には、前記ユーザ情報データベースに登録された遅延時間を更新する遅延時間更新段階とをさらに有する付記１または２記載のワークフローの支援プログラム。
（付記４）コンピュータを用いて、複数人の共同作業によって業務を遂行するワークフロー支援方法であって、
各作業の担当者毎に、指示した作業時間に対する遅延時間をユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録段階と、
遅延時間に対応付けられてメールの通知内容と通知回数の情報が設定された設定テーブルのもとに、前記ユーザ情報データベースから取得した各作業の担当者の前記遅延時間から、通知内容と通知回数を決定する通知内容決定段階と、
前記決定された通知内容と通知回数で前記各作業の担当者にメールを送信する通知メール送信段階と
を有するワークフローの支援方法。
（付記５）複数人の共同作業によって業務を遂行するワークフローを支援するワークフロー支援サーバであって、
各作業の担当者毎に、指示した作業時間に対する遅延時間をユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録手段と、
遅延時間に対応付けられてメールの通知内容と通知回数の情報が設定された設定テーブルと、
前記設定テーブルと前記ユーザ情報データベースから取得した各作業の担当者の前記遅延時間から、通知内容と通知回数を決定する通知内容決定手段と、
前記決定された通知内容と通知回数で前記各作業の担当者にメールを送信する通知メール送信手段と
を有するワークフロー支援サーバ。
（付記６）複数人の共同作業によって業務を遂行するワークフローの支援をコンピュータに実行させるための支援プログラムを記録した記録媒体であって、
各作業の担当者毎に、指示した作業時間に対する遅延時間をユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録段階と、
遅延時間に対応付けられてメールの通知内容と通知回数の情報が設定された設定テーブルのもとに、前記ユーザ情報データベースから取得した各作業の担当者の前記遅延時間から、通知内容と通知回数を決定する通知内容決定段階と、
前記決定された通知内容と通知回数で前記各作業の担当者にメールを送信する通知メール送信段階と
をコンピュータに実行させるためのワークフローの支援プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。
【００２２】
【発明の効果】
本発明を実施することにより、各作業担当者に応じて、期限内に作業を完了するための支援を実現し、プロセス内の作業の遅れを減少させることが可能となる。また、プロセス内の作業の遅れを減少させることにより、ワークフローシステムで管理している業務全体の作業効率も向上させることが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明による基本構成例を示す図である。
【図２】作業を担当する個人の遅延情報の管理表を示す図である。
【図３】遅延情報を登録する時の格納処理の構成を示す図である。
【図４】作業担当者に通知するメール通知内容の設定テーブルを示す図である。
【図５】作業担当者にメール通知を行う時の通知文の例を示す図である。
【図６】メール通知情報を処理する構成を示す図である。
【図７】通知内容・通知回数を決定するフローチャートを示す図である。
【図８】ワークフローの従来例を示す図である。
【符号の説明】
１：ワークフロー支援サーバ
２：ワークフロー処理部
２１：プロセス定義
２２：プロセス生成
２３：ワークフロー実行
３：通知処理部
３１：遅延履歴登録手段
３２：通知内容決定手段
３３：通知メール送信手段
４：ユーザ情報データベース
５：通知情報設定テーブル
６：通知内容格納フォルダ
７ａ，７ｂ，・・・，７ｎ：クライアント端末
８：通信回線
９：ＳＭＴＰサーバ

Claims

複数人の共同作業によって業務を遂行するワークフローにおける作業の遅延を防止する支援プログラムであって、
業務プロセス開始時に設定された各作業担当者の作業期限に対し、該作業期限を越えて作業完了がなされた場合に、その遅延時間の履歴を作業担当者毎にユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録段階と、
前記ユーザ情報データベースから取得した前記作業担当者の遅延時間をキーとして、前記遅延時間に応じて前記作業期限内に通知すべきメールの通知内容と通知回数の情報が設定された通知情報設定テーブルを参照し、前記作業担当者に通知するメールの通知内容と通知回数を決定する通知内容決定段階と、
前記決定された通知内容と通知回数にしたがって、当該作業の発生後、作業開始から前記作業期限が来る前まで繰返し所定の回数分、前記作業担当者にメールを送信する通知メール送信段階とをコンピュータに実行させるためのワークフローの支援プログラム。
前記遅延時間は時間単位で数値化した度合いで前記ユーザ情報データベースに登録され、前記通知情報設定テーブルは前記度合いの数値範囲とメールの通知内容および通知回数の情報が設定されていることを特徴とする請求項１記載のワークフローの支援プログラム。
複数人の共同作業によって業務を遂行するワークフローにおける作業の遅延を防止するワークフロー支援方法であって、
業務プロセス開始時に設定された各作業担当者の作業期限に対し、該作業期限を越えて作業完了がなされた場合に、その遅延時間の履歴を作業担当者毎にユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録段階と、
前記ユーザ情報データベースから取得した前記作業担当者の遅延時間をキーとして、前記遅延時間に応じて前記作業期限内に通知すべきメールの通知内容と通知回数の情報が設定された通知情報設定テーブルを参照し、前記作業担当者に通知するメールの通知内容と通知回数を決定する通知内容決定段階と、
前記決定された通知内容と通知回数にしたがって、当該作業の発生後、作業開始から前記作業期限が来る前まで繰返し所定の回数分、前記作業担当者にメールを送信する通知メール送信段階とを有するワークフロー支援方法。
複数人の共同作業によって業務を遂行するワークフローにおける作業の遅延を防止するワークフロー支援サーバであって、
業務プロセス開始時に設定された各作業担当者の作業期限に対し、該作業期限を越えて作業完了がなされた場合に、その遅延時間の履歴を作業担当者毎にユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録手段と、
前記ユーザ情報データベースから取得した前記作業担当者の遅延時間をキーとして、前記遅延時間に応じて前記作業期限内に通知すべきメールの通知内容と通知回数の情報が設定された通知情報設定テーブルを参照し、前記作業担当者に通知するメールの通知内容と通知回数を決定する通知内容決定手段と、
前記決定された通知内容と通知回数にしたがって、当該作業の発生後、作業開始から前記作業期限が来る前まで繰返し所定の回数分、前記作業担当者にメールを送信する通知メール送信手段とを有するワークフロー支援サーバ。
複数人の共同作業によって業務を遂行するワークフローにおける作業の遅延を防止する支援プログラムを記録した記録媒体であって、
業務プロセス開始時に設定された各作業担当者の作業期限に対し、該作業期限を越えて作業完了がなされた場合に、その遅延時間の履歴を作業担当者毎にユーザ情報データベースに登録する遅延履歴登録段階と、
前記ユーザ情報データベースから取得した前記作業担当者の遅延時間をキーとして、前記遅延時間に応じて前記作業期限内に通知すべきメールの通知内容と通知回数の情報が設定された通知情報設定テーブルを参照し、前記作業担当者に通知するメールの通知内容と通知回数を決定する通知内容決定段階と、
前記決定された通知内容と通知回数にしたがって、当該作業の発生後、作業開始から前記作業期限が来る前まで繰返し所定の回数分、前記作業担当者にメールを送信する通知メール送信段階とをコンピュータに実行させるためのワークフローの支援プログラムを記録したコンピュータ読取可能な記録媒体。